A . CONTROL DE DOCUMENTOS EN UNA EMPRESA INDUSTRIAL SEGÚN NORMAS ISO 9000-2000 Juan Carlos Escobar Asesorado por Ing. Eduardo Enrique Sarceño Zepeda Guatemala, octubre de 2004 Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ingeniería Escuela de Ingeniería Mecánica Industrial U C A A C R S N O C P I N I L A O R A T E E B S A O R PLUS I S C O A C A D M E A ULTRA I C N T R E A M I I S S N E L C E T A
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Transcript
A
. CONTROL DE DOCUMENTOS EN UNA EMPRESA INDUSTRIAL
SEGÚN NORMAS ISO 9000-2000
Juan Carlos Escobar Asesorado por Ing. Eduardo Enrique Sarceño Zepeda
Guatemala, octubre de 2004
Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ingeniería Escuela de Ingeniería Mecánica Industrial
UC A AC RSNOC
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MEAULTRA
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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE INGENIERÍA
CONTROL DE DOCUMENTOS EN UNA EMPRESA INDUSTRIAL SEGÚN NORMAS ISO 9000-2000
TRABAJO DE GRADUACIÓN
PRESENTADO A JUNTA DIRECTIVA DE LA
FACULTAD DE INGENIERÍA
POR
JUAN CARLOS ESCOBAR
ASESORADO POR ING. EDUARDO ENRIQUE ZARCEÑO ZEPEDA
AL CONFERÍRSELE EL TÍTULO DE
INGENIERO INDUSTRIAL
GUATEMALA, OCTUBRE DE 2004
UC A AC RSNOC
PI NIL
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BS A
ORPLUS
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COACAD
MEAULTRA
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NTRE AMII S SNEL
C ETA
C
HONORABLE TRIBUNAL EXAMINADOR
Cumpliendo con los preceptos que establece la ley de la Universidad de San Carlos de Guatemala, presento a su consideración mi trabajo de graduación titulado:
CONTROL DE DOCUMENTOS EN UNA EMPRESA INDUSTRIAL SEGÚN NORMAS ISO 9000-2000
Tema que me fuera asignado por la Dirección de Escuela de Ingeniería Mecánica Industrial con fecha 16 de noviembre de 2003
Juan Carlos Escobar
D
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE INGENIERÍA
NÓMINA DE JUNTA DIRECTIVA
DECANO Ing. Sydney Alexander Samuels Milson VOCAL I Ing. Murphy Olympo Paiz Recinos VOCAL II Lic. Amahán Sánchez Alvarez VOCAL III Ing. Julio David Galicia Celada VOCAL IV Br. Kenneth Issur Estrada Ruiz VOCAL V Br. Elisa Yazmina Vides Leiva SECRETARIO Ing. Pedro Antonio Aguilar Polanco
TRIBUNAL QUE PRACTICÓ EL EXAMEN GENERAL PRIVADO DECANO Ing. Sydney Alexander Samuels Milson EXAMINADOR Ing. Rossana Margarita Castillo Rodríguez EXAMINADOR Ing. José Vicente Guzmán Shaul EXAMINADOR Ing. Hernán Leonardo Cortes Urioste SECRETARIO Ing. Pedro Antonio Aguilar Polanco
UC A AC RSNOC
PI NIL
A
O
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ORPLUS
IS
COACAD
MEAULTRA
IC
NTRE AMII S SNEL
C ETA
E
DEDICATORIA
Jesús MI SEÑOR Y SALVADOR Jehová es mi luz y salvación; ¿de quien temeré? Jehová es la fortaleza de mi vida; ¿de quien he de atemorizarme? Salmos 27:1
Mis padres Hermenegildo Wenceslao Sandoval Mendoza Clementa América Escobar Lám Por su amor, su apoyo y sus oraciones en todo momento para alcanzar la meta
Mi esposa Carla Celeste Zuleta Boror Por su apoyo incondicional en este proceso y ser la ayuda idónea en mi vida. El que halla esposa halla el bien, y alcanza la benevolencia de Jehová. Proverbios 18:22
Mis hijos Lihnda Kristhal, Johan Estuardo, Angela Celeste. Por ser la llama motivadora de cada día para seguir superándome.
Mis hermanos Wendy, Beatriz, Selvin, Alex, Jhonathan, Yesenia, Noelia Por su amor, al estar cada día a mi lado, espero que la meta alcanzada sea un ejemplo para ellos.
Mi abuela Josefina Rafaela Lám Barrios (Q.E.P.D) Por todo su amor brindado en mi niñez.
Mis tíos Juan Heron Escobar Lám, Rodolfo René Escobar Lám, Pablo Lám. Por su apoyo en todo momento
Mi amigo Oscar Isaías Navarro Escobar Por su apoyo y amor hacia mi persona. Gracias, Coca, no lo hubiera logrado si su ayuda.
Mis primos Gracias por estar siempre con migo, especialmente a Loydi Eunice Escobar Orozco.
F
Mis compañeros de estudio
Wellington Aguilar, Víctor Oliva, Ronal Coronado, Marlon Ortega. Por estar conmigo en este proceso. ¡Lo logramos muchá!
Mis maestros y docentes
Por transmitirme su conocimientos desde la primaria hasta la universidad, para hacer de mi una persona de bien.
Familia Zuleta Boror
Por el apoyo incondicional a mi persona.
Familia Sandoval Mendoza
Por el apoyo brindado a mi persona en todo momento
Mi asesor Ing. Eduardo Enrique Sarceño Zepeda Por compartir tus conocimientos conmigo en la elaboración de este trabajo de graduación, gracias por tu apoyo profesional, moral y personal.
Familia Orantes Ruano
Por su apoyo incondicional a mi persona y mi familia. Gracias por todo.
Facultad de Ingeniería
Por brindarme los conocimientos necesarios para enfrentarme al diario vivir de mi nueva profesión.
Universidad de San Carlos de Guatemala
Por permitirme se un profesional digno de dicha casa de estudios.
Al pueblo de Guatemala
Porque sin su tributo no hubiese sido posible mi formación académica.
8. Custodio y preservación de IN-GC-05 FO-GC-01 Gestor de calidaddocumentos maestros y copias Usuariocontroladas.
9. Control de registros generados IN-GC-07 FO-GC-05 Usuariopor documentos. FO-GC-06 Gestor de calidad
10. Aplicación de correcciones al PR-GC-002 FO-GC-10 Gestor de calidadsistema de calidad FO-GC-11
FLUJO DE ACTIVIDADES ResponsableRegistroActividad Documento
Inicio
Aprobado?
Fin
Disposición
S
Identificación y estructuración
Control de registros generados
Corrección o Acción correctiva y/o
preventiva
Elaboración de:documentos nuevos
o cambio de documentos
n
Custodio y preservación
Control de documentos
externos
Documento Externo...?
Capacitación y/o entrenameinto
Eficaz? S
n
Revisión
S
S
Aprobación
38
3.2.7.1 Instructivo para el manejo de documentos externos e internos
Según la figura 6 es el IN-GC-06. El adoptante de un documento
externo debe:
a) Consultar al gestor de calidad si el documento aplica para el sistema de
calidad.
Si el documento aplica para el sistema de calidad pasar al punto
3.2.7.1.b
Si el documento no aplica para el sistema de calidad se emite un
dictamen de documento no controlado según criterio del adoptante y
no se controla según el sistema de calidad.
b) Codificar el nuevo documento de acuerdo al IN-GC-02 (descrito en el punto
3.7.7.3) para identificar y estructurar documentos.
c) Solicitar al gerente de área para incorporar al sistema el nuevo documento.
La autorización se ejecuta en la primera página del documento, firmando
en el sello:
39
Figura 7. Sello para documentación externa
d) Entregar al gestor de calidad el documento aprobado quien actualiza el
registro maestro de documentos FO-GC-02 y a partir de ello, el sistema lo
administra como documento interno.
Si el documento es desarrollado internamente este debe de regirse por
el flujo de la figura 6.
Figura 8. Formato para el registro maestro de documentos
DOCUMENTO EXTERNO Código__________________________ Versión_________________________ Fecha de Aplicación______________________ Reviso_________________________________
Logo de la empresa
FechaHoja 1 de 1
Versión Usuarios Aprobado por
Logo de la empresaRegistro M aestro de Docum entos
Aseguram iento de Calidad (G estor de Calidad)
Código: FO -GC-02
Código Descripción del docum ento
40
3.2.7.2 Instructivo par la elaboración o adopción de documentos nuevos o modificaciones de los ya existentes
Este instructivo es el IN-GC-01 según flujo de la figura 6 el cual se
detalla a continuación:
a) Elaboración de documentos
El emisor de documentos debe:
I. Elaborar el documento del sistema de calidad en papel o software
electrónico.
II. Consultar al gestor de calidad para determinar si el nuevo documento
debe de controlarse según el sistema de calidad.
i. Si el documento aplica para el sistema de calidad pasar al punto III.
ii. Si el documento no aplica para el sistema de calidad se emite
según criterio del emisor y no se controla según el sistema de
calidad.
III. Estructurar e identificar el documento según el punto 3.2.7.3 (IN-GC-02)
IV. Enviar borrador a gestor de calidad para revisión del documento. Dicha
revisión incluye una verificación de la estructura y una revisión del
contenido para preservar los propósitos del sistema de calidad.
41
V. Recibir del gestor de calidad el documento con observaciones
VI. Realizar los cambios según observaciones del gestor de calidad
VII. Solicitar aprobación y distribución según punto 3.7.7.4 (IN-GC-03) y
3.2.7.5 (IN-GC-004).
b) Modificación de documentos ya existentes
El emisor de la modificación del documento debe:
I. Solicitar aprobación al gerente de área para efectuar la corrección
II. Entregar el documento corregido al gestor de calidad para su revisión
con respecto al sistema de calidad.
III. Efectuar las correcciones sugeridas por el gestor de calidad.
IV. Solicitar la gerente de área la aprobación del documento requerido
de acuerdo al punto 3.2.7.4 (IN-GC-03) para aprobación de
documentos.
V. Entregar el documento modificado y aprobado al gestor de calidad
para la distribución según punto 3.2.7.4 (IN-GC-03) y punto 3.2.7.5
(IN-GC-04), identificando la modificación, dicha identificación
solamente es aplicable para el manual de calidad, planes y
procedimientos y solo se anotan cambios de fondo, no de forma.
42
3.2.7.3 Instructivo para la identificación única y estructuración de documentos
Este instructivo es el IN-GC-02 según flujo de la figura 6 el cual se
detalla a continuación:
Para desarrollar correctamente una identificación de documentos el
gestor de calidad debe:
a) Coordinar con el emisor la asignación de la clave al documento a emitir,
considerando que todos los documentos del sistema de calidad serán
identificados, asignándole una clave única que nos permitirá conocer y
controlar el tipo de documento y el área emisora.
b) Asignar un código alfanumérico, que conste de tres partes de acuerdo a lo
siguiente:
DD-AA-CC
Donde:
DD Indica el tipo de documento que se emite, consta de dos letras y es
deacuerdo a la siguiente tabla.
43
Tabla I. Codificación de tipo de documento
DD Significado
MG Manual de gestión de la calidad
PC Plan de calidad
PR Procedimiento
PT Política
IN Instructivo
PG Programa
DP Descripción del puesto
FO Formato
CU Curso
CA Catalogo
AV Ayuda Visual
Diagrama
Organigrama
Despliegues
Tablas
Graficas.
AA Indica el área que emite el documento, consta de dos dígitos y es
deacuerdo a la siguiente tabla:
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Tabla II. Codificación de área de trabajo
AA Significado
GG Gerencia General
GC Gestión de Calidad
PD Producción
AF Administrativo Financiero
RI Recursos Industriales
DI Diseño, Métodos y Desarrollos
CO Compras
BO Bodega
MT Mantenimiento.
Nota:
Si existieran mas áreas de las no previstas en la anterior tabla, el gestor
de calidad debe codificarlas.
CC
Indica el numero correlativo del documento generado por cada área,
consta de varios números los cuales van desde el 01 al 999.
c) Cuando un documento sea dado de baja, la clave de identificación no podrá
se utilizada por algún otro documento.
d) Cuando en algún documento se hace referencia a un formato, solo se
escribirán las tres primeras partes del código (sin el numero de revisión) y
se aplicara la revisión vigente en ese momento.
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e) Ejemplo de clave de un documento
IN-CO-01
IN = Instructivo
CO = Area de compras
01 = Correlativo del documento emitido en dicha área.
f) La estructura de documentos (manual, planes, procedimientos) debe de
contener un encabezado y pie de pagina de la siguiente forma:
I. Encabezado de pagina, este debe de aparecer en forma de recuadro
en la primera pagina tal como se indica:
Figura 9. Diseño de un encabezado de página
Logo de la empresa
Titulo:
Código
Fecha de Emisión Versión Hoja # de N
En las siguientes paginas solo deben identificar con un encabezado que
incluya el código del documento, versión y que numero de pagina corresponde
del total.
II. Pie de pagina, este debe de aparecer en forma de recuadro y
solamente en la primera pagina tal como se indica a continuación:
46
Figura 10. Diseño de un pie de página Elaboro:
(Firma)
(Puesto)
Reviso:
(Firma)
(Puesto)
Aprobó:
(Firma)
(Puesto)
g) El contenido del documento debe de seguir el siguiente orden:
I. Usuarios
II. Objetivo
III. Alcance
IV. Responsabilidades y autoridad
V. Definiciones (si aplica)
VI. Descripción de actividades
VII. Control de registros
VIII. Control de cambios
h) Estructuración en instructivos, ayudas visuales, y resto de documentos tal y
como se indica a continuación:
I. Encabezado de página
i. Instructivos: idéntica a manual, planes y procedimientos.
47
ii. Resto de tipo de documentos, formato libre, pero conteniendo al
menos, titulo de documento, código, fecha, pagina de/total.
Preferentemente debe poseer el logotipo de la organización. Un
cambio de versión de logo, solo aplica posteriormente a la fecha de
aprobación.
II. Pie de página, resto de documentos no aplica.
III. Contenido en:
I. Instructivos de producción, si se aplica el uso de determinado
equipo o se requiere de algún cuidado especial de seguridad e
higiene industrial, estos pueden agregarse después del
contendió del instructivo preferentemente como incisos 2 y 3.
Resto de documentos, forma libre o se recomienda que para documentos
repetitivos como descripciones del puesto y cursos, el contenido de uno u otro
documento sea estandarizado en un formato, sin necesidad de registrarlo como
tal.
3.2.7.4 Instructivos para la revisión y aprobación
de documentos
Este instructivo es el IN-GC-03 flujo de la figura 6, el cual se detalla a
continuación:
Para poder revisar y aprobar un documento se deben de seguir los
siguientes pasos:
48
a) Elaborar un borrador del documento a realizar tomando en cuenta todos los
parámetros según la Norma ISO 9001-2000, la responsabilidad de elaborar
dicho borrador se indica en la Tabla III en la columna Elabora. El nombre
del puesto que ocupa y firma de la persona que elabora el documento debe
de ir al pie de la página inicial tal como se indica en el punto (3.2.7.3.f.) en
página 46.
b) La persona que elabora el borrador del documento debe de presentar dicho
borrador primeramente al gestor de calidad para que éste verifique su
estructura, compatibilidad y adecuaciones con el sistema de gestión de
calidad, ya revisado por el gestor de calidad y corregido todos las
observaciones por este, el borrador pasara a manos del revisor el cual se
indica en la Tabla III. en la columna Revisa. El nombre del puesto que
ocupa y firma de la persona que revisa el documento debe de ir al pie de
la página inicial tal como se indica en el punto (3.2.7.3.f.) en Pág. 46
c) La aprobación del documento se efectúa en el pie de la página en el
apartado específico donde debe de aparecer nombre del puesto y firma de
la persona que aprueba según la tabla V, en la columna aprueba. En
ausencia el documento puede ser aprobado por la persona que ocupa el
puesto sustituto descrito en la correspondiente descripción del puesto. Si se
trata de un documento que no posea pie de pagina o firma en su estructura,
este debe de ser sellado por el gestor de calidad con el siguiente texto
manuscrito:
49
Figura 11. Sello para la aprobación de un documento sin pie de página
d) Todo documento nuevo o modificación de uno existente debe de estar
elaborado, revisado, y aprobado según la siguiente tabla:
Tabla III. Responsabilidades en el desarrollo de documentos
Área Elabora Revisa Aprueba
Gerencia General Gerente General / otro
Representante ante la Gerencia General Gerencia General
Producción Gerente de producción / otro Gestor de calidad Representante ante la
Gerencia General.
Gestión de calidad Gestor de calidad / otro Gestor de calidad Representante ante la
Gerencia General. Recursos Humanos
Jefe de Recursos humanos / otro Gestor de calidad Representante ante la
Gerencia General
Administrativa Financiera
Gerente administrativo
financiera / otro
Gerente administrativo
financiera
Representante ante la Gerencia General
Compras Gerente
administrativo y financiero / otro
Gerente administrativo
financiero
Representante ante la Gerencia General
Métodos y procesos
productivos
Gerente de producción / otro Gestor de calidad Representante ante la
Gerencia General
Seguridad e higiene industrial
Supervisor de seguridad e higiene
industrial
Gerente de Mantenimiento
Representante ante la Gerencia General
Materias primar y mantenimiento
Gerente de materias primas / otro
Gerente de materias primas y
mantenimiento
Representante ante la Gerencia General
Bodega Gerente
Administrativo y financiero / otro
Gestor de calidad Representante ante la Gerencia General
Si en la tabla no esta descrita el área, quien elabora, quien revisa y quien
aprueba el documento, el gestor de calidad debe de adecuar la tabla a la
industria donde se desarrollara el control de documentos según la norma ISO
9001-2000.
3.2.7.5 Disposición de documentos
Este instructivo es el IN-GC-04 según flujo de la figura 6, el cual se
detalla a continuación:
Para poder realizar la disposición o distribución de copias controladas el
gestor de calidad debe:
a) Verificar la cantidad de usuarios del nuevo documento o modificación del
documento.
b) Registrar el nuevo documento o modificación de documento en el registro
maestro de documentos FO-AC-02.
c) Elaborar las copias del documento maestro (original) en igual número de
usuarios.
d) Marcar la portada o página inicial de cada copia del documento con el sello
COPIA CONTROLADA, escribiendo a mano con lapicero color negro el
número de copia controlada del mismo y el puesto del usuario a quien será
entregado. Toda copia que no posea el sello de copia controlada se
considerara copia NO controlada.
51
Figura 12. Sello para copias controladas
e) Marcar preferentemente, el resto de paginas con el sello descrito en el
inciso 3.2.7.5.d, no siendo necesario describir los datos que allí se piden.
f) Entregar el documento a cada usuario, si se hace entrega de cartapacio
junto con los documentos, se debe de registrar en el formato de cartapacios
entregados en el formato FO-GC-004.
Figura 13. Formato para el registro de cartapacios entregados
COPIA CONTROLADA Fecha de Aplicación:________________________ No. de Copia:______________________________ Usuario:__________________________________
Logo de la empresa
Código: FO-GC-04Fecha
Hoja 1 de 1
Fecha de entrega de cartapacio:________________________________________ Nombre / Puesto de receptor: __________________________________________
VersiónFecha de
entrega del documento
Firma de recibido
Registro de cartapacios entregados
Codigo y nombre de documentos entregados en cartapacio
Logo de la empresa
52
g) Registrar entrega de copias a usuarios en el formato FO-GC-008.
Figura 14. Formato para el registro de copias controladas entregadas a usuarios
h) Si el usuario ya tiene un documento, el gestor de calidad debe de
asegurarse que este no haga uso involuntario de documentos obsoletos o
inválidos para tal caso el gestor de calidad debe:
I. Entregar la versión reciente contra entrega de la versión anterior y
trasladarla al cartapacio de documentos obsoletos, debidamente
sellado como tal y registrándola en el formato FO-AC-03 de registros
obsoletos.
Código: FO-GC-08Fecha
Hoja 1 de 1
Indice de Carpeta
Fecha de actualizacion
Codigo Descripcion del documento Version No. de copia
Registro de copias controladas entregadas a usuarios Logo de la empresa
53
Figura 15. Formato para el registro de documentos obsoletos
II. Entregar la copia controlada justo en la estación del usuario (puesto
de trabajo) y debe de constatar que este lo coloque en el cartapacio
correspondiente.
i. Si el usuario no devuelve la versión anterior del documento por
extravió, deterioro u otro motivo, el gestor de calidad debe dejar
constancia de ello en el registro FO-GC-008.
ii. En el caso de que sé el entregue una copia a un usuario no oficial,
simplemente el gestor de calidad no colocara el sello de copia
controlada, ya que todo documento sin este sello se considera un
documento no controlado o invalido.
Descripción del documento: PaginasFecha desalida delsistema
Cartapacioasignado
Razón desalida
Código Documento que losustituye (código)
Logo de la empresa Registro de Documentos ObsoletosCódigo: FO-GC-03
Fecha
Hoja 1 de 1
54
i) El entrenamiento o capacitación de las nuevas actividades descritas en el
documento entregado se efectuara según el procedimiento para el
entrenamiento y capacitación del personal PR-MR-001. El cual esta descrito
en el punto 3.2.7.6.
3.2.7.6 Capacitación del personal para la ejecución de documentos nuevos o modificación de documentos
A todo el personal involucrado en el proceso de certificación de la
empresa debe de capacitársele en el uso, manejo e interpretación de cada uno
de los documentos nuevos o modificaciones de los ya existentes en el proceso
de gestión de calidad. Dicha capacitación debe estar dirigida por el gestor de
calidad para lo cual debe de desarrollar un procedimiento para el
entrenamiento y capacitación del personal.
3.2.7.7 Entrenamiento del personal para la ejecución de
Documentos nuevos o modificación de documentos
Este instructivo es la segunda parte del IN-GC-04 según flujo de la
figura 6, el cual se detalla a continuación:
Las personas con responsabilidad directa en el uso de un documento
debe de entrenársele hasta que el contenido del documento este claro y pueda
ser eficiente en la aplicación del mismo. Dichos entrenamientos deben
realizarse previo a la implementación del mismo.
55
3.2.7.8 Custodio y preservación de documentos maestros
Este instructivo es el IN-GC-05 según figura 6 Pág. 39, el cual se detalla
a continuación:
Para poder custodiar y preservar los documentos maestros, se
realizara una rutina trimestral de inspección para verificar el correcto manejo,
preservación, custodio de documentos, registros y datos. La rutina se realizara
según el programa PG-GC-01 (se refiere a la figura 6 Pág. 39), los hallazgos
de las inspecciones se anotaran en el formato FO-AC-06
Figura 16. Formato para el registro de verificación del adecuado manejo, preservación de documentos, registro y datos
Logo de la empresa
Registro de Verificación del adecuado manejo, preservación de documentos, registros y datos
Código FO-GC-06 Fecha (autorización del formato)
Hoja 1 de 1
Fecha Mes Evaluado (según PG-GC-006) Área / lugar de trabajo Puesto:
Cartapacios
(anotar únicamente hallazgos) Correlativo Desde Hasta Código de Registro(s) Observaciones
ESTE ESPACIO LLENARLO CUANDO LAS ACTIVIDADES SE HAN EJECUTADO
Observaciones Generales:
Conclusiones:
56
3.2.7.9 Control de registros emanados de la ejecución de documentos
Este instructivo es el IN-GC-07 según flujo de la figura 6 Pág. 39, el cual
se detalla a continuación:
Para realizar un control de registros, el gestor de calidad debe:
a) Velar porque todo registro de calidad corresponda a un propósito
previamente definido en un procedimiento o instructivo generador del
mismo.
b) Velar porque todo plan, procedimiento o instructivo generador indique
claramente en el inciso 3.2.7.9.g. de su contenido:
Responsable de la generación del registro
Formato oficial a utilizar
Cartapacio de indización o software.
Lugar de conservación y acceso.
Tiempo de retención
Disposición y eliminación
c) Definir como registro de calidad, todo aquel registro que exige el manual de
calidad, cada plan, procedimiento, instructivo o método de trabajo y de lo
cual debe poseer identificados en el registro maestro de formatos del mismo
(FO-AC-02).
57
d) Si los registros son ejecutados manualmente, velar a través de los jefes o
gerente de área, que de preferencia debe efectuarse con tinta color negro.
En cada celda repetitiva de un formato, puede utilizarse comillas para indicar
el mismo texto. Si se realizan correcciones a datos de registros, se debe
colocar a la par el valor correcto así como la firma de quién realizó el
cambio, el dato incorrecto puede ser tachado o cubierto con corrector.
e) Coordinar, que al momento de diseñar formatos de registros, éstos deben
poseer al menos los siguientes datos:
Figura 17. Diseño de un encabezado de página
Figura 18. Ejemplo de un encabezado de página
f) Velar que en el diseño de cada formato de registro este posea firma y
nombre de responsable de efectuar los datos en registro.
Logo de la empresa
Titulo: Nombre de la actividad de donde provienen
los datos del registro
Código:________ Fecha de emisión
Pág. __ de ___
Registro de autorización, distribución y revisión de
documentos del Sistema de Calidad
FO-SC-001 31/08/03
Pág. 1 de 1
58
g) Coordinar, por medio de los jefes directos de cada área todo registro sea
recolectado por el responsable y conservando secuencial mente en un
cartapacio con la siguiente información en el lomo.
I. Logo de la empresa.
II. Numero de cartapacio. 4
III. Cuadro de color según el asignado al área
IV. Nombre del registro
V. Cartapacio con registros de____ hasta______
Figura 19. Ejemplo del lomo de cartapacio
h) Establecer el registro y custodio de cartapacios y registros de la siguiente
forma:
R
egis
tro
de:
Mue
bles
insp
ecci
onad
os
CARTAPACIO No. .
De: Hasta:
59
I. Actualizar registro de los cartapacios de registros en el formato FO-GC-
05 y el lugar donde se les puede acceder, descrita en el inciso
3.2.7.9.g. de cada procedimiento y cuyo mantenimiento para su
conservación es responsabilidad del recolector o indexador de
documentos.
Figura 20. Formato para el registro de cartapacios de registro y datos
II. Efectuar trimestralmente una rutina de verificación de custodio y
preservación de registros, dejando registro de los hallazgos en el registro
de verificación FO-GC-06 del adecuado manejo, preservación y custodio
de documentos, registros y datos. Después de un año de efectuada la
primera rutina, la verificación se efectuará semestralmente.
III. Para facilitar el acceso a cualquier dato, todo registro debe indexarse
correlativamente en el tiempo, es decir debe indexarlo por fecha.
Cógido: FO-GC-05
Pag. 1 de 1
No. de Cartapacio de
registroRegistro de De fecha: Hasta fecha:
Logo de la empresa Registro de cartapacios de registro y datos
Código del formato de registro
60
En el caso de registros electrónicos se realizarán instructivos de la forma en
que deben indexarse.
i) Realizar el archivo y disposición de los registros de la forma siguiente:
I. Los registros en papel se almacenarán correlativamente ya sea por la
fecha o por el número de correlativo del documento (si este lo tiene). Si
el almacenamiento no puede realizarse de la forma anteriormente
descrita, entonces se almacenaran dé forma que sea de fácil consulta de
ser necesario.
II. En los instructivos o procedimientos se definirá el tiempo en el que los
registros deben permanecer accesibles, después de este tiempo se
definirá si los registros se almacenan por un período mínimo de dos años
(disposición o descarte), o se desecharán. En el caso de los registros
electrónicos se debe tener acceso a registros de un año antes y se
desecharan al transcurrir tres años.
III. Cuando el responsable de un registro o cartapacio de registro crea que
ya no le es útil, de inmediato debe cambiarlo de lugar donde lo posee,
debe trasladarlo al sistema de control de documentos y datos (gestor de
calidad), debiendo registrarse dicho traslado en el formato FO-GC-07
control de cartapacios de registros entregados a control de documentos y
datos. En común acuerdo con el gerente de área puede determinarse si
dichos registros le son o no útiles al sistema de calidad.
61
Figura 21. Formato para el control de cartapacios de registro entregados a control de documentos, registro y datos
IV. Si los registros son digitales, los encabezados de formatos en software
deben de desplegar al menos la siguiente información:
Nombre del formato o registro
Código
Fecha de emisión
Numeración (si se imprime el formato)
Nota: Los registros en software muestran normalmente varias ventanas o
menús, la identificación del formato aplicara únicamente al despliegue final de
los datos ingresados.
Registro de De fecha: Hasta fecha: Entregado por:
Fecha de entrega
Código del form ato de
registroFirm a
Contro l de cartapacios de registro entregados a control de docum entos, registrosy datos.
Cógido: FO-G C-07 31/08/31
H oja 1 de 1
62
V. Verificar el almacenamiento en software. Los registros electrónicos se
almacenarán según los programas de back up del departamento de
cómputo y se deberá realizar un instructivo de operación de la forma en
que los mismos se consultan.
VI. Verificar el análisis de datos y registros. Cada responsable de
procedimientos que generen registros o datos, debe diseñar reportes
especiales (si son requeridos), siguiendo los lineamientos del
procedimiento descrito en el punto 3.2.7.4 (PR-GC-03) Pág. 48, para la
utilización de técnicas estadísticas, los cuales lo orientan para efectuar el
análisis de los mismos y generar acciones correctivas o preventivas
según el procedimiento descrito en el punto 3.2.7.5 (PR-GC-04) Pág. 51,
para el análisis del sistema de calidad.
Cada reporte debe estandarizarse en formato que cumpla los
lineamientos del procedimiento descrito en el punto 3.2 (PR-GC-01) para
el control de documentos, registros y datos del Sistema de Calidad.
El período de ejecución de cada reporte debe ser definido por el usuario
principal del mismo. Todo registro, tales como programas de producción,
inventarios son validos por el período en él indicado.
La distribución a usuarios que toman decisiones en base a la información
allí depositada se efectuará únicamente firmando de recibido en el
formato original del mismo, en el caso de información enviada por medio
electrónico (e-mail), se considera como distribución el envío de la
información por esta vía.
63
3.2.8. Control de cambios del procedimiento
Este es el procedimiento PR-GC-00 según flujo de la figura 6 el cual se
detalla a continuación:
Identificar y controlar todo cambio realizado en el procedimiento de
ejecución de documentos y que estos así lo ameriten. Todo cambio debe
quedar registrado.
Los cambios que valla generando la mejora continua del procedimiento
PR-GC-01 (ver ejemplo en el anexo 3) de control de documentos se anotara
en forma de resumen en el capitulo 8 punto de dicho procedimiento descrito en
el punto 3.2.
Ejemplo
8. Control de Cambios:
El día 01 de Julio del año 2004 se modifico el instructivo IN-GC-07
control de registros que estos deben escribirse preferentemente en
color negro.
3.2.9. Registros del procedimiento
Los procedimientos realizados en la documentación para la gestión de
calidad deben de estar registrados para su plena identificación y función que
este tenga.
64
Este apartado debe de realizarse para cada procedimiento ya que este
tendrá sus propios registros los cuales eran realizados por el gestor de calidad.
La siguiente tabla nos da un breve ejemplo de lo que pretende este apartado:
Tabla IV. Registro de procedimiento
Código Descripción Responsable
Indexador
Cartapacio Lugar Acceso Tiempo
FO-GC-01 Registro de aprobación, distribución y revisión de
documentos
Gestor de Calidad
Asistente de Gestor AC1 Oficina
Gestor General 2 años
FO-GC-02 Registro Maestro de Documentos
Gestor de Calidad
Asistente de Gestor AC1 Oficina
Gestor General 2 años
FO-GC-03 Registro de documentos obsoletos
Gestor de Calidad
Asistente de Gestor AC1 Oficina
Gestor General 2 años
FO-GC-04 Registro de cartapacios entregados
Gestor de Calidad
Asistente de Gestor AC1 Oficina
Gestor General 2 años
FO-GC-05 Registro de cartapacios de registros y datos
Gestor de Calidad
Asistente de Gestor AC1 Oficina
Gestor General 2 años
FO-GC-06
Registros de verificación del adecuado manejo,
preservación de documentos, registros y
datos
Gestor de Calidad
Asistente de Gestor AC1 Oficina
Gestor General 2 años
FO-GC-07
Control de cartapacios de registros entregados a control de documentos
y datos
Gestor de Calidad
Asistente de Gestor AC1 Oficina
Gestor General 2 años
FO-GC-08 Registro de entrega de copias controladas a usuarios del sistema.
Gestor de Calidad
Asistente de Gestor AC1 Oficina
Gestor General 2 años
FO-GC-09 Registro de documentos externos
Gestor de Calidad
Asistente de Gestor AC1 Oficina
Gestor General 2 años
65
4. IMPLANTACIÓN DE ACTIVIDADES DOCUMENTADAS
La implantación de actividades documentadas consiste en el desarrollo
del sistema que planificara, ejecutara, controlara y corregirá continuamente los
documentos que sean necesarios para la certificación de la empresa con la
Norma ISO 9001-2000.
Por consiguiente se debe de seguir los siguientes pasos
1. Hacer un diagnostico de la industria en cuestión de la
documentación existente de cómo la maneja e indexarla al
mapeo de documentación.
2. Hacer el mapeo de documentación a desarrollar
3. Desarrollar los documentos
4. Capacitar a los usuarios de los documentos
5. Implantar los documentos desarrollados
6. Mejorar los documentos desarrollados continuamente.
Con estos pasos definidos, la implantación de las actividades
documentadas viene a dar el panorama del trabajo a desarrollar en el sistema
de calidad a implantar.
66
4.1. Principales actividades para la implantación de operaciones documentadas en una empresa industrial
En el desarrollo de las actividades para implantar los documentos
en una empresa industrial conlleva el desarrollo de una logística secuencial,
que amarra una actividad con otra y viceversa por lo que al desarrollar una
actividad se va cayendo en el detalle de cada una de las actividades que se
realizan en el proceso productivo de la industria en cuestión para poder
documentar todo y no recayendo en el empapelamiento de la industria, para
que esto suceda se deben de cumplir dos partes tales como:
1. Planificación de actividades industriales
2. Documentación de actividades industriales.
4.1.1. Planificación de actividades industriales
Para poder planificar las actividades industriales se deben de seguir los
siguientes pasos:
a. Realizar una evaluación de recursos e insumos y partes interesadas
b. Establecer los objetivos
c. Identificar las alternativas de los cursos de acción
d. Evaluarlas y escoger un curso de acción
e. Crear planes de apoyo en base a el curso de acción a seguir
67
f. Presupuestar el plan
g. Hacer el cronograma de actividades
h. Ejecutar y dar seguimiento del plan industrial
4.1.2. Documentación de actividades industriales
El proceso normal para documentar las actividades industriales se rige
por una secuencia definida y establecida por el gestor de calidad el cual el dará
la forma al proceso de gestión de calidad. Dichas actividades se desarrollan de
la forma siguiente:
a. Realizar un diagnostico de documentación
b. Hacer la propuesta de documentación
c. Hacer el mapeo de las actividades de proceso de cada departamento
con que cuenta la industria el cual incluye descripción de actividades,
responsables de las mismas y la codificación de los documentos
necesarios. (ver anexo 1)
d. Crear un cronograma de desarrollo de documentos (ver anexo 2)
e. Desarrollar los documentos
f. Capacitar a los usuarios de los documentos
g. Implementar el uso de los documentos.
68
4.1.2.1. Técnica de documentar en forma estructurada las actividades planificadas
La técnica de documentar en forma estructurada se basa en la jerarquía
de documentos donde el documento principal es el manual de calidad le
prosigue los planes, después los procedimientos que pide la norma ISO 9001-
2000 y los que amerite el sistema, le prosiguen los instructivos y finalmente
todos aquellos documentos que generan información extra tal como los
catálogos, formatos, revistas, folletos, etc. Para poder entender mejor lo
expuesto anteriormente ver figura 4.
4.1.2.2. El empapelamiento de la industria
Por la misma magnitud del la gestión de la calidad la norma ISO
9001-2000 (requisitos) pide siete procedimientos y los cuales en conjunto
tiene 231 requisitos de los cuales se derogan procedimientos, instructivos,
catálogos, planes, etc. Por lo que el empapelamiento es inevitable con tal de
tener un control total de todos los procesos productivos, administrativos,
financieros, etc. que realizase la empresa en cuestión.
Tales procedimientos son:
Tabla V. Procedimientos obligatorios por la norma ISO 9001-2000
No.
Nombre del Procedimiento
Punto de la Norma ISO 9001-2000
1 Procedimiento para el control de documentos 4.2.3 2 Procedimiento para el control de registros. 4.2.4 3 Procedimiento para el producto no conforme 8.3 4 Procedimiento auditorias internas 8.2.2.b 5 Procedimiento para acciones preventivas. 8.5.3 6 Procedimiento para acciones correctivas 8.5.2
69
Tabla VI. Registros obligatorios por la norma ISO 9001-2000.
No.
Nombre del Registro
Punto de la Norma ISO 9001-2000
1 Revisiones por la dirección 5.6.1 2 Competencia laboral 6.2.2.e 3 Evidencia de que los procesos cumplen de
realización y el producto resultante cumplen los requisitos
7.1.d
4 Resultados de las revisiones del contrato y de los resultados originados
7.2.2.c
5 Elementos de entrada del diseño 7.3.2 6 Verificación del diseño 7.3.5 7 Validación del diseño 7.3.6 8 Cambios al diseño 7.3.7 9 Resultados de la revisión de los cambios 7.3.7 10 Evaluación de proveedores 7.4.1 11 Validación de los procesos especiales 7.5.2 12 Trazabilidad 7.5.3 13 Propiedad del cliente 7.5.4 14 Calibración del equipo seguimiento y control 7.6 15 Personas que autorizan la liberación del producto 8.2.4 16 Naturaleza de las no conformidades 8.3.c 17 Resultados de las acciones correctivas tomadas 8.5.2.e 18 Resultados de las acciones preventivas tomadas 8.5.3.d
Tabla VII. Programas obligatorios por la norma ISO 9001-2000
No.
Nombre del Programa
Punto de la Norma ISO 9001-2000
1 Revisiones por la dirección 5.6.1 2 Calibración del equipo de medición 7.6.a 3 Auditorias internas 8.2.2 4 Evaluación de los proveedores 7.4.1 5 Medición de percepción del cliente 8.2.1
70
Los procedimientos, registros y programas mencionados anteriormente
son los que pide obligatoriamente la Norma ISO 9001-2000 pero queda a
criterio del gestor de calidad y de la complejidad del proceso de la industria
en proceso de certificación el desarrollar mas documentos según lo amerite el
sistema de gestión de calidad, o por las definiciones de la norma ISO 9001-
2000 o los procesos a gestar dentro del sistema de gestión de calidad.
4.2. Resistencia al cambio
La resistencia al cambio se da por naturaleza humana ya que todos
creen en algún grado que en el nivel o situación en que están, se encuentran
bien, por lo que no ven más allá de lo que su experiencia o visión les dicta.
Dentro de las razones de la resistencia que más afectan a un proceso son:
Educación y comunicación
Participación en la tona de decisiones
Facilitación y apoyo
Negociación
Manipulación y cooperación
Cohesión.
Las fuerzas de cambio pueden ser:
Externas
Internas
71
Dentro de las fuerzas externas de cambio tenemos:
Mercado
Leyes y reglamentaciones
Tecnología
Mercado laboral
Cambio económico
Actitudes del consumidor, etc.
Dentro de las fuerzas internas de cambio tenemos:
Los Administradores modifican su estrategia
Gerentes con nuevas ideas
Fuerza laboral
Equipos.
Necesidad de expansión y crecimiento, etc.
4.2.1. Resistencia por naturaleza humana
Las personas por su misma naturaleza se resisten a cualquier cambio
en su entorno aun conociendo los beneficios que dicho cambio les puede
generar por lo tanto los ignoran y se resisten.
72
4.2.2. Resistencia por implicación en revisión de actividades acorde a lo planificado
Cuando un documento esta finalizado en su redacción y viene la
revisión por la persona designada, este aduce su falta de tiempo para dicha
revisión, su inconformidad con lo expuesto en dicho documento,
reinsistiéndose a que este pueda seguir su proceso.
4.2.3. Resistencia por desconocimiento de los aportes de la documentación de las actividades planificadas
Los empleados se resisten al uso de los nuevos documentos realizados
por la gestión de la calidad desconociendo los grandes beneficios que este
traerá tanto a los empleados como a la empresa donde se realiza dicha
documentación. Por lo tanto el instructivo de trabajo debe partir de las
funciones que desarrolla el empleado y estructurarlo deacuerdo a la actividad,
tales como reglas de trabajo, trazabilidad, criterios de aceptación y rechazo,
logrando hacer ver que autoridad y responsabilidad tiene el empleado, siendo
así el empleado el autor principal de dicho documento de trabajo, sintiéndose
así como el diseñador y ejecutor del documento, eliminando así dicha
resistencia.
4.2.4. Resistencia proporcional a la cultura organizacional
La cultura de las empresas con respecto a la documentación en función
de la Norma ISO 9001-2000 es grande ya que las empresas las desconocen
en alguna parte y la mayoría en su totalidad, por lo tanto las empresas no ven
los beneficios, inculcándole el vicio a sus empleados dándose así la resistencia
de la organización.
73
4.3. Principales obstáculos para la implantación de operaciones documentadas
Como todo cambio sustancial o radical que se genera en una industria,
tendrá sus partidarios y sus opositores, ya sean personas, el desconocimiento
minucioso del proceso productivo / administrativo, la falta de un equipo
necesario para la realización de un trabajo en particular u otro no definido en lo
particular, lo que conlleva llenar un vació, el cual no estaba previsto, buscando
la forma de poder superar dicho obstáculo lo que nos lleva tomar acciones de
consentimiento para superarlo y seguir adelante con lo planificado.
4.3.1. Desfase de lo planificado y documentado con la realidad
Frecuentemente cuando se planifica la actividad a documentar y
resulta que cuando ya se esta documentando y redactando salen a luz muchas
situaciones que son necesarias plasmarlas en el documento, pero que en
realidad no se habían tomado en cuenta en la etapa de la planificación de
dicho documento, incluso no es remoto que antes de implementar un
documento, este quede obsoleto, por lo que hay que efectuar los cambios, todo
es por la misma dinámica que tiene el sistema de gestión de calidad.
4.3.2. Falta de involucramiento gerencial
Resulta que cuando se esta realizando la documentación y la
envergadura es tal que los gerentes de la alta dirección se ven invadidos y
obligados a realizar una nueva operación en sus que haceres diarios que les
resulta un poco difícil acoplarse a las nuevas actividades como lo son las de
documentación.
74
En tal caso seria el de la revisión o autorización de dichos documentos
respecto al área donde se desempeñen por lo tanto hacen caso omiso a su
involucramiento directo.
4.3.3. Desconocimiento de la forma simple y efectiva De Implantar la sistemática de actividades documentadas
En el inicio del proceso de documentación se ve claramente el total
desconocimiento de un proceso para poder implantar el sistema de
documentación, siendo el personal involucrado en el proceso de
documentación (gestor de calidad, indexador, documentador o persona del
departamento de calidad involucrado) los únicos que conocen realizan y
ejecutan los documentos, pero el resto del personal de la empresa desconoce
dicho proceso por lo que viene a ser un tabú para ellos generándose una
resistencia del desconocimiento, siendo necesaria una ardua capacitación y
entrenamiento en el tema.
4.3.4. Mal manejo de los propósitos reales y efectivos de la documentación de actividades
Se considera que un documento su finalidad es tener clara la función de
cada uno de los elementos que conforman el proceso productivo gestando la
calidad continuamente y este no es para buscar culpables si no las causas de
los problemas siendo el documento quien nos dará la guía del como actuar en
nuestra área de trabajo, pero lamentablemente se recae en un uso personal a
su antojo y beneficio y no se le da el uso real para el cual se diseña el
documento. Donde el propósito no es documentar por documentar, el
documento en si es una referencia para la mejora.
75
5. SEGUIMIENTO Y MEJORA EN EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Como parte de un sistema de gestión de calidad la Norma ISO 9001-
2000 en el punto 8.5.1 indica claramente que la organización debe mejorar
continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad mediante el uso
de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las
auditorias, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la
revisión por la dirección.
Por lo que no estar dándole seguimiento y mejora continua al sistema
documentado se recaería a una no conformidad, dictada por una auditoria
interna o una auditaría de seguimiento de certificación por lo que se correría el
grave riesgo de perder la certificación ISO 9001-2000.
5.1. Verificación de resultados de un sistema de administración gerencial
Según el punto 8.4 de la Norma ISO 9001-2000 la La organización debe
determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la
idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar dónde
puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de la
calidad. Esto debe incluir los datos generados del resultado del seguimiento y
medición y de cualesquiera otras fuentes pertinentes.
El análisis de datos debe proporcionar información sobre:
a. La satisfacción del cliente
76
b. la conformidad con los requisitos del producto
c. las características y tendencias de los procesos y de los productos,
incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas, y
d. los proveedores.
Por lo antes expuesto se debe de diseñar los indicadores de calidad para
poder evaluar el sistema de calidad objetivamente.
5.1.1. Revisión de indicadores de objetivos de calidad
Es revisar los objetivos de calidad los cuales son medibles. Realizando
una tabla comparativa de lo que se obtenido y de lo que falta por cumplir de lo
definido en al documentación. Para poder comprender mejor léase las
siguientes figuras 22 y tabla VII:
77
Figura 22. Estructura de política de calidad con su desglose ponderado
Tabla VIII. Descripción de medición de una política de calidad
Absoluto % Absoluto %Encuesta de satisfacción 300 30 300 30Cumplimiento programa capacitación 120 12 420 42Efectividad 90 9 510 51Eficiencia programa capacitación 84 8.4 594 59.4Indice de reclamos 80 8 674 67.4Mantenimiento de medias 72 7.2 746 74.6No conformidad interna 54 5.4 800 80Disminución de incertidumbres 48 4.8 848 84.8Mejora de medias 48 4.8 896 89.6Utilización de la capacidad instalada 36 3.6 932 93.2Retrabajos 36 3.6 968 96.8Proyectos de mejora 32 3.2 1000 100
Indicador de cumplimiento de la politica de calidad, por medio de la integracion de indices ponderados, es tambien un indicador del desempeño de todo el sistema
sistemaη
79
Figura 24. Ejemplo de cálculo del modelo matemático para la medición del cumplimiento de la política de calidad
5.1.2. Revisión de cumplimiento de metas especificas
Al momento realizar la documentación necesaria para el proceso de
gestión de calidad cada procedimiento, instructivo, plan, se torna una meta
especifica que hay que implantar, monitorear y revisar su estricto control para
que cada uno de esos documentos genere el resultado deseado para la futura
certificación de la empresa, por lo tanto se debe revisar cada una de esas
actividades cronológicamente programadas.
Descripcion de la medicion Noracion % obtenido ComentarioEncuesta de satisfaccion Esc 80 Resultado de la encuesta
Cumplimiento del programa de capacitacion Cpc 75Durante ha pasado el año un 75% de los cursos
no se han movido de fecha
Efectividad Ef 95 95% egresados trabajan en lo que estan formados
Eficiencia del programa de capacitacion Ep 90Aun con los movimientos del año hay cambios en
algun cursoIndice de reclamos Ir 2 Reclamos de clientes
Mantenimiento de medidas M 90Las medidas cayeron dentro de los rangos
IN PD 004 ProducciónCarga del mueble a las bandejas transportadoras. Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 005 Producción Aplicación de tinte al producto Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 006 Producción Inspección de Entintado Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 007 Producción Corrección de Entintado Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 008 Producción Aplicación de Washcoat Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 009 Producción Lijado del producto de acabados Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 010 Producción Aplicación de Glaze Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 011 Producción Limpieza del producto de acabados Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 012 Producción Inspección del producto de acabados Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 013 Producción Primera reparación de producto de acabados Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 014 Producción Primera aplicación de sellador Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 015 Producción Aplicación de Sombra Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 016 Producción Segunda aplicación de sellador Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 017 Producción Aplicación de pasta Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 018 Producción Primera aplicacíon de laca Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 019 Producción Aplicación de sombreado de canto Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 020 Producción Emparejado de color Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 021 Producción Segunda aplicación de laca Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 022 Producción Reparacion de inspeccion Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 023 Producción Aplicación de pringa Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 024 Producción Tercera aplicacíon de laca Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 025 Producción Reparacion de inspeccion total Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 026 Producción Aplicación de woolwax Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 027 Producciónsta ac ó de acceso os de p oducto, e ea
de empaque Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 028 Producción Instalacíon de otros accesorios Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
IN PD 029 Producción Limpiar y preparar mueble para empaque Gte. Produccion 30-Jun-04 25-Jul-04 19-Aug-04 13-09-2004 10-Aug-04
Acabados y empaque
Control de avance en documentación Maderas Milpas Altas Actualizado
hasta:
105
Anexo 3. Empresas asesoras en implantación de
sistemas de gestión de calidad ISO 9001-2000. Sistemas Estudios y Producciones y EDUEN.
106
Nacionales
1. EDUEN, Sistemas Estudios y Producciones
(Ing. Eduardo Sarceño)
2. Evolución, Asesores Gerenciales
(Ing. Héctor Ocampo, Julio García Vettorazzi)
3. DSI, Asesoria en Sistemas de Gestión
(Ing. Brahim Andrade)
4. SI, Calidad
(Ing. Leonel de la Roca)
5. Rivara, Consultig
(Ing. Carlos Luna Rivara)
6. Aragón Valencia Consultores (franquicia)
(Ing. José Víctor Aragón)
Extranjeras
1. SCCAP (Medico)
2. COMPITTE (México)
3. O’campo, Consulting (Costa Rica)
107
Anexo 4. Ejemplo de un instructivo, Maderas Milpas Altas S.A.
108
Figura 30. Ejemplo de un instructivo, Maderas Milpas Altas S.A.
El Jefe de Control de Producción debe:
1.1 Recibir del Digitador de control de producción preferentemente 4 días antes de comenzar a operar con
los materiales requeridos, la requisición de materiales de acabados y registro de interno de consumo FO-PD-001 correspondientes para los futuros 7 días de producción, a partir, de la fecha estipulada de entrega de materiales por parte de Bodega de suministros como también los formatos de registro interno de consumo por orden de producción FO-PD-007 que sean requeridos de acuerdo a la cantidad de ordenes que se encuentren en el periodo mencionado. La recepción de la requisición debe ser a través de correo electrónico.
1.2 Verificar, una vez recibida la requisición de materiales de acabados, si las cantidades y tipos de
acabados requeridos son los correctos, de acuerdo a lo estipulado en el programa de producción FO-PD-005 correspondiente a la ultima revisión del mes en curso, y de acuerdo a las cantidades requeridas por modelo descritas en el Catalogo de recetas de materiales de acabados por modelo CA-PD-001
1.3 Realizar los cambios necesarios en la requisición de materiales de acabados y registro de consumo FO-
PD-001, si se requieren, para luego otorgar la autorización de la misma. 1.4 Aprobar la requisición de materiales de acabados, enviando en ese mismo día, 3 copias de la requisición
firmada de autorizada a la Bodega de suministros, y enviando además dos copias de los formatos de registro interno de consumo por orden de producción FO-PD-007 que sean requeridos de acuerdo a la cantidad de ordenes que se encuentren en el periodo mencionado, con el propósito que bodega de suministros se los entregue a el bodeguero de acabados y a el supervisor de acabados o a su auxiliar.
Nota: La bodega de suministros debe entregar los materiales de acabados requeridos, durante el periodo de 4 días de anterioridad de operación, preferentemente no despachar todos los materiales en un mismo día, sino que se realice en periodos diarios, o al menos en raciones constantes. Archivando una copia de la requisición recibida para un registros histórico.
1.5 Verificar que los materiales requeridos se hayan despachado, recibiendo de Bodega de suministros una
copia con las firmas de entregado (por Bodeguero de suministros) y recibido (por Bodeguero de Acabados) que se encuentran en el formato de requisición de materiales y registro de consumo FO-PD-001. Y otra copia de los materiales despachados, no líquidos, de la misma requisición que fueron entregados al supervisor de acabados o su auxiliar, incluyendo también las firmas de entregado (por Bodeguero de suministros) y recibido (por supervisor de acabados o su auxiliar).
1.6 Verificar que el Catálogo de recetas de materiales de acabados por modelo CA-PD-001 se encuentre
actualizado de acuerdo al instructivo de actualización de materiales de acabados IN-PD-033
Elaboró
Analista de Métodos
Revisó
Jefe de Métodos
Aprobó
Gerente de Producción
Titulo
Instructivo para la requisición de materiales de acabados
Código: IN-PD-01 20-07-04 Hoja 1 de 1
109
Anexo 5. Empresas certificadas con la norma ISO 9000 en
Guatemala, al 20-05-2004. Cámara de Industria de Guatemala
110
1. Zeneca agrícola 2. Centro químico 3. Ginsa 4. Bandegua 5. Demagusa 6. Envases de Guatemala, 7. Constructora Made 8. DHL Guatemala 9. Vigua 10. Industrias Látex, Industrias Tropicales S.A. 11. Refco S.A. 12. Clariant (Guatemala) S.A. 13. Fabrica de Envases Layta 14. Cajas y Empaques de Guatemala (Cegsa) 15. Litografía Byron Sadik, S.A. 16. Atento de Centro América 17. Laboratorios Lavet 18. Amanco de Guatemala, 19. Tapametal de Guatemala S.A. 20. Sacos Agroindustriales S.A. 21. Pepsi Guatemala (Cabco, tres plantas) 22. Durman Esquivel (Guatemala) 23. Ingasa 24. Metalenvases S.A. 25. Expogranel 26. Intecap 27. Darsa 28. Cementos Progreso 29. Expro, S.A. (ina/gama) 30. Cepensa 31. Inversiones Moka 32. Cervecería Centroamericana 33. Maycom 34. SM Cortijo (Colegio Suger Montano)