Control

ADMINISTRACINSilvia A. Durand Bautista

Definicin de ControlContra y Rol

Freeman Stoner: Proceso que Garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas

Hermanos MaHugh: Funcin que consiste en determinar si la organizacin avanza o no hacia sus metas y tomar medidas correctivas en caso negativo Reyes Ponce: Establecimiento de Sistemas que permiten medir resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, con el fin de saber si se han obtenido losque se esperaban; corregir, mejorar y formular planes

PREMISAS DEL CONTROLConsistenciaSntesis de informacin relevanteEconmicoTendencias y frecuenciasMedidas correctivasEstratgicoExcepcinDistincin entres sntomas y causasOportuno y jerrquico

4 Variables del ControlCantidad

Calidad

Tiempo

Costo

Por qu es Importante el Control?TODO LO QUE SE MIDE SE PUEDE MEJORAR

HASTA EL MEJOR DE LOS PLANES SE PUEDE DESVIAR

UNA ORGANIZACIN EN EQUILIBRIO LOGRA LA HOMEOSTASIS

CREAR MEJOR CALIDAD

ENFRENTAR EL CAMBIO

AGREGAR VALOR

FACILITAR LA DELEGACION Y EL TRABAJO EN EQUIPO

CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA DE CONTROL EFICAZSISTEMA DE CONTROL EFICAZCriterios mltiplesnfasis en las excepcionesLocalizacin estratgicaEconomaFlexibilidadInteligibilidadAccin CorrectivaOportunidadCriterios razonablesPrecisin

TIPOS DE CONTROL

CONTROL PRELIMINARPolticas

Procedimientos

Manuales de Organizacin

PresupuestosDe OperacinFinancierosUn presupuesto es una estimacin deseada con la que se medir el desempeo

MEDIDAS CORRECTIVAS PREVIASTienen por objeto sealar qu hacer cuando se presenta una falla. Resuelven problemas con anticipacin, pero tambin pueden generar que el personal se apegue al manual.

CONTROL CONCURRENTEControl que se aplica en la fase de accin de los planes, para vigilar y sincronizar las actividades.

Una herramienta es el SIA que parte deQu informacin se necesita?Qu tipos de decisiones se tomas en los diferentes departamentos?Cmo generar, obtener, sistematizar, transmitir y conservar informacin?Cmo verificar la confiabilidad de la informacin?

CONTROL DE RETROALIMENTACIONHace uso de la informacin de los resultados para corregir desviaciones a partir del estndar aceptable

Auditorias Inernas y ExternasAdministrativasFInancieras

NIVELES DE CONTROLEL CONTROL EN LOS TRES NIVELES DE LA EMPRESANivel de laempresaTipo decontrolInstitucionalEstratgicoGenrico ysintticoOrientadoa largoplazoMacroorientado.Considera a laempresa en sutotalidad como unsistemaIntermedioTcticoMenosgenrico ymsdetalladoOrientadoa medianoplazoConsidera cadaunidad de laempresa(departamento) ocada conjunto derecursos porseparadoOperacionalOperacionalDetalladoy analticoOrientadoa cortoplazoMicroorientado.Considera cadatarea u operacin.AmplitudTiempoContenido

TIPOS DE CONTROL SEGN NIVELESTIPOS DE CONTROL EN LOS NIVELES DE LA EMPRESANivel de laempresaTipo decontrolTipos de control por niveles:InstitucionalEstratgico1. Desempeo global de la empresa2. Informes contables3. Control de ganancias y prdidas4. Control mediante el anlisis delretorno sobre la inversin.IntermedioTctico1. Control presupuestal2. Presupuesto programa3. Contabilidad de costosOperacionalOperacional1. Produccin en lnea de montaje2. Cuadros de productividad3. Automatizacin4. Control de calidad

EL PROCESO DE CONTROL

MEDICIONQu se mide?Tasas de Satisfaccin de PersonalRotacinAusentismoCantidad de Unidades producidas por daRechazos devueltos por los clientesTiempo requerido para tramitacin de documentos

PUNTOS CRTICOS DE CONTROL El mtodo ms importante consiste en concentrarse en los elementos ms significativos de una operacin dada.Identificar los puntos del proceso productivo donde ocurren los cambios.Otro medio de control es la comparacin del desempeo de la compaa con el de otras empresas, lo que se conoce como benchmarking.

PREGUNTAS PARA LA SELECCIN DE PUNTOS CRTICOS DE CONTROLQu reflejar mejor las metas de mi departamento?Cul ser la mejor seal de que estas metas no estn cumplindose?Con qu recurso puedo medir mejor las desviaciones crticas?Qu me indicar quin es responsable de cualquier falla?Qu normas sern las de menor costo?Para cules normas dispongo de informacin de bajo costo?

COMPARACINDeterminacin del grado de variacin entre el rendimiento real y el estndar.

Definicin de homeostasis aceptable

Magitud y direccin de las variaciones

ACCION CORRECTIVANo hacer Nada

Corregir Rendimiento RealCambio de Estrategias y TcticasProgramas de CapacitacinSustitucin de personalReingeniera

Revisar Estndares

Elementos de Medicin y Comparacin

PARAMETOSSon unidades que sirven para medir el comportamiento de un proceso y su resultado: producto y/o servicio. Se obtienen de los sistemas de medicin universal: metro, Kg, pesos, dlares, etc.

ESTANDARESSon la norma de comportamiento deseada en los resultados de la operacin de un proceso y de las caractersticas cuantitativas que debe tener un producto o servicio. Se representa mediante el nivel cuantitativo del parmetro

INDICADORESSon las manifestaciones de la alteracin a la normalidad o precisiones cuantitativas de sta.

TIPOS DE NORMAS DE PUNTOS ESTRATGICOSNormas fsicasNormas de costosNormas de capitalNormas de ingresosNormas de programasNormas intangiblesMetas como normasPlanes estratgicos como puntos de control para el control estratgico

Benchmarking

Mtodo para el establecer metas y medidas de productividad con base en las mejores prcticas de la industria. Existen 3 tipos de benchmarking. El benchmarking estratgico, operativo y el benchmarking administrativo.

CLASIFICACINMonitoreo Informacin continua de los resultados de los procesos a travs de monitores de computadoras gigantes.

Coeficientes indicadores Razones matemticas de la relacin entre dos medidas.

Score Cards Instrumentos de medicin de las principales variables de los cuatro puntos crticos de una organizacin.

SCORE CARDS Tablero de direccin de estrategiasSatisfaccin de clientes internos y externosSocios financierosClima organizacional y formacin de capital humanoCostos, calidad y procesos

MEDICIN Y EVALUACIN DEL DESEMPEO ORGANIZATIVOCaractersticas:

Analizar e interpretar los datos que arroja el sistema de informacin.

Verificar que se realicen los procesos contables , administrativos, comerciales, productivos, etc. conforme a lo planeado.

Detectar posibles alteraciones y que se cumplan polticas y normas.

Evaluar la efectividad de la operacin de la empresa y generar recomendaciones, despues de haber hecho diagnsticos.

MEDIDAS CORRECTIVAS PREVIASTienen por objeto sealar que hacer cuando se presenta una falla.

Ventajas: a)Resolver problemas con anticipacin. b)Administracin ms cientfica y sistemtica.

Que el personal, supervisores y gerentes se apeguen solo al manual y no saber que hacer ante fallas no programadas.Desventajas:

EVALUACIN GENERAL DEL CONTROLEs necesario que el diseador de un proceso administrativo y de los controles continuamente se formulen las siguientes preguntas:

Cul es la razn de ser de esta informacin?

En qu enriquece la toma de decisiones a la buena administracin?

Cul es el costo beneficio del mismo?

TCNICAS DE CONTROLSistemas de informacin

Grficas y diagramas

Estudio de mtodos

Mtodos cuantitativos

Control interno y programas

EVALUACIN GENERAL DEL CONTROLEl control mismo debe ser objeto de evaluacin continua basado en:

Cul es la razn de ser de la Informacin medida?

En qu enriquece la toma de decisiones o la buena administracin?

Cul es el Costo-Beneficio del mismo?