Tipo de Proceso Participantes del proceso: Requisitos ISO 9001:2015 Requisitos ISO 14001:2015 6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8.1, 8.2, 9.1.1, 9.1.2, 9.2.1, 9.2.2, 9.3, 10.1, 10.2, 10.3 Requisitos OHSAS 18001:2007 4.4.5, 4.4.6, 4.5.4, 4.5.5 Requisitos Decreto 1072 de 2015 2.2.4.6.10, 2.2.4.6.27, 2.2.4.6.28, 2.2.4.6.33, 2.2.4.6.34 PROVEEDOR CICLO MEJORA CONTINUA SALIDA CLIENTE Norma NTC ISO 9001:2015 Norma NTC ISO 14001:2015 Planear Matriz de gestión del riesgo Contratación y Compras. Contratación y compras Todos los procesos Contratación y compras Hacer Matriz de gestión del riesgo Planeación Estratégica Gestión HSEQ Gestión HSEQ Hacer Prevención de incidentes y accidentes de trabajo, enfermedades laborales Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y determinación de controles. Protección medio ambiente Contratación y Compras Planeación Estratégica Gestión HSEQ Contratación y compras Hacer Solicitud de cotización Contratación y Compras. Proveedores potenciales Hacer Comparativo de cotizaciones Contratación y Compras. Proveedores potenciales Contratación y compras Versión: 6.0 Código: CC-CA-001 Fecha: 22/01/2019 ACTIVIDAD DESARROLLO DEL PROCESO SALIDA PROCESO Profesional Administrativo y Financiero - Compras, Profesional Administrativo y Financiero - Contratación y Compras. Coordinadora Administrativo - Contratación y Compras Soporte Adquirir bienes y servicios oportunamente y calidad requeridos. 4.4.1, 4.4.2, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2, 6.3, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 8.4, 9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2.1, 10.2.2, 10.3 Objetivo del proceso: Responsable del proceso: Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y determinación de controles. Programa uso eficiente energia, programa uso eficiente agua, programa prácticas sostenibles. Identificación de los riesgos y oportunidades (matriz de gestión del riesgo) CONTRATACIÓN Y COMPRAS CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CONTRATACIÓN Y COMPRAS ENTRADA Matriz DOFA. Requisición ENTRADA PROCESO Identificar los riesgos y oportunidades del proceso. Análizar, evaluar y valorar el riesgo Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente Comparativo de cotizaciones Hacer Realizar comité de compras para selección de proveedores con cuantias superiores a 82 SMLV. Acta de comité de compras Contratación y Compras Listado maestro de proveedores Planear Identificar proveedores para la prestación de bienes y/o servicio. Proveedores potenciales Contratación y Compras. Provedores potenciales Hacer la solicitud de cotización a los proveedores potenciales para la prestación del servicio. Realizar comparativo de las cotizaciones presentadas por los proveedores potenciales (aplica para cuantias superiores a 82 SMLV). siempre y cuando el proveedor no haya sido seleccionado del listado maestro de proveedores o el bien y/o servicio a adquirir tenga un único proveedor en el mercado, se aceptará única cotización en reemplazo de cuadros comparativos Cotización Cotización
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CONTRATACIÓN Y COMPRAS CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ...€¦ · Todos los procesos Contratación y compras Hacer Matriz de gestión del riesgo Planeación Estratégica Gestión HSEQ
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Planear Matriz de gestión del riesgo Contratación y Compras.
Contratación y compras
Todos los procesos
Contratación y compras Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica
Gestión HSEQ
Gestión HSEQ Hacer
Prevención de incidentes y
accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos
y determinación de controles.
Protección medio ambiente
Contratación y Compras
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Contratación y compras Hacer Solicitud de cotización Contratación y Compras.
Proveedores potenciales Hacer Comparativo de cotizaciones Contratación y Compras.
Proveedores potenciales
Contratación y compras
Versión: 6.0
Código: CC-CA-001
Fecha: 22/01/2019
ACTIVIDAD
DESARROLLO DEL PROCESO SALIDA PROCESO
Profesional Administrativo y Financiero - Compras, Profesional Administrativo y Financiero - Contratación y Compras.Coordinadora Administrativo - Contratación y
Compras
SoporteAdquirir bienes y servicios oportunamente y calidad requeridos.
4.4.1, 4.4.2, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2,
6.2.2, 6.3, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1,
7.5.3.2, 8.4, 9.1.1, 9.1.3, 10.1,
10.2.1, 10.2.2, 10.3
Objetivo del proceso:
Responsable del proceso:
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos y
determinación de controles.
Programa uso eficiente energia,
programa uso eficiente agua,
programa prácticas sostenibles.
Identificación de los riesgos y
oportunidades (matriz de gestión del
riesgo)
CONTRATACIÓN Y COMPRAS
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CONTRATACIÓN Y COMPRAS
ENTRADA
Matriz DOFA.
Requisición
ENTRADA PROCESO
Identificar los riesgos y oportunidades del proceso.
Análizar, evaluar y valorar el riesgo
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
Comparativo de cotizaciones
Hacer Realizar comité de compras para selección de proveedores con cuantias superiores a 82 SMLV. Acta de comité de compras Contratación y Compras
Listado maestro de proveedores
Planear Identificar proveedores para la prestación de bienes y/o servicio. Proveedores potenciales Contratación y Compras.
Provedores potenciales Hacer la solicitud de cotización a los proveedores potenciales para la prestación del servicio.
Realizar comparativo de las cotizaciones presentadas por los proveedores potenciales (aplica para cuantias
superiores a 82 SMLV). siempre y cuando el proveedor no haya sido seleccionado del listado maestro de
proveedores o el bien y/o servicio a adquirir tenga un único proveedor en el mercado, se aceptará única
cotización en reemplazo de cuadros comparativos
Cotización
Cotización
Versión: 6.0
Código: CC-CA-001
Fecha: 22/01/2019
CONTRATACIÓN Y COMPRAS
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CONTRATACIÓN Y COMPRAS
Contratación y compras Hacer Minuta Contrato u Orden . Contratación y Compras
Proveedor seleccionado HacerActa de aprobación de garantías
Acta de inicio Contratación y Compras
Todos los procesos Hacer Minuta - Acta de liquidación de
proveedores Contratación y Compras
Contratación y compras Hacer Acta de liquidación Contratación y Compras
Talento Humano Hacer
Minuta de contrato de prestación de
servicio
Contrato laboral.
modificacion contractual
Contratación y Compras
Contratista Hacer Acta de aprobación de garantías Contratación y Compras
Supervisor de contrato HacerCertificado de cumplimiento
aprobado Contratación y Compras
Supervisor de contrato VerificarCertificado de cumplimiento de
proveedores.Contratación y Compras
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Planeación Estratégica
Contratación y Compras
Gestión HSEQ
Elaborar acta de liquidación
Reporte de acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Medir el desempeño del proceso y analizar resultados. Plantilla de indicadores.
Pólizas Realizar el acta de aprobación de garantías.
Certificado de cumplimiento
(contrato de prestación de servicios
profesionales y/o apoyo a la gestión
y ordenes de trabajo).
Revisar y aprobar el certificado de cumplimiento.
Despliegue estratégico
Matriz indicadores de gestión
Ficha técnica de indicadores
Plantilla de indicadores.
Solicitud de contratación de personal
de prestación de servicios.
Requirimiento de personal
Solicitud de tramites contractuales
Elaborar la minuta de contrato de prestación de servicios, contrato laboral, modificaciones contractuales
Certificado de cumplimiento de
proveedores.Evaluar y reevaluar los proveedores de la Asociación.
Certificado de cumplimiento .
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Revisión por la dirección
Seguimiento al proceso, matriz de
gestión del riesgo, matriz DOFA y
estrategias.
Informe de auditoria interna o
externa
Actuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso.
Acta de reunión.
Acta de comité de comprasElaborar minuta de, contrato u orden,.
Pólizas Elaborar acta aprobación de garantías y/o acta de inicio.
Gestión HSEQ
Planeación EstratégicaVerificar
Solicitud de tramite contractuales,
terminacion anticipada. Elaborar la minuta de trámites contractuales (modificacion, adicion, prorroga). terminacion anticipada.
Versión: 6.0
Código: CC-CA-001
Fecha: 22/01/2019
CONTRATACIÓN Y COMPRAS
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CONTRATACIÓN Y COMPRAS
INDICADORES DE
GESTIÓNDOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOS
Ver Matriz Indicadores de
gestión GH-MT-009
Ver Listado Maestro de
Documentos y Registros GH-FT-
002
Ver matriz de requisitos legales PE-
MT-005
Ver matriz de gestión del
riesgo CC-MT-002
Ver matriz de identificación de
peligros, evaluación y
valoración de riesgos GH-MT-
007
Elaboró Revisó Anderson Romero - Profesional del SIG AprobóCoordinadora Administrativo - Contratación y Compras -
Maria Teresa Vera
Coordinadora Administrativo - Contratación y Compras - Maria
Teresa Vera
RECURSOS
Tecnológicos (Hardware y Software),
internet.
Plataforma tecnológica (SIGECA,
Panda).
Personal competente para la realización
del proceso.
Recursos económicos para el desarrollo
de todos los procesos
Recursos físicos: puestos de trabajo
SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Certificados de cumplimiento.
Evaluación y reevaluación de proveedores.
Acta de aprobación de garantías.
Comité de compras.
Seguimiento indicadores de gestión.
Auditorias Internas.
Auditorías Externas.
Revisión por la dirección.
Seguimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Seguimiento matriz de gestión del riesgo, DOFA y estrategias.
Evaluación cumplimiento de requisitos legales y otros que suscriba la organización.
Planear Base de datos de convocatorias Planes, programas y proyectos
(Formulación de proyectos)
Productores y organizaciones PlanearAspecto problemática a resolver, en el documento de
proyectoProductores y organizaciones
Entidades gubernamentales que registran
información del sector agrícolaPlanear
Consolidación de bases de datos del sector
confiables y actualizadas
Planes, programas y proyectos
(Formulación de proyectos)
Planes, programas y proyectos (Ejecución
de proyectos)Planear Registros para ser usados en futuras iniciativas
Planes, programas y proyectos
(Formulación de proyectos)
Todos los procesos PlanearSolicitud por correo eléctronico a las diferentes
procesos
Planes, programas y proyectos
(Formulación de proyectos)
Planes, Proyectos y Programas Planear Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica
Gestión HSEQ
Entidades o actores públicos o privados,
organismos de cooperación internacional
(cofinanciadores)
Hacer
Perfil y/o documentos del proyecto
Ficha de presentación de proyectos al FNFH (cuando
aplique) o Ficha de solicitudes de apoyo proyectos
de difusión y divulgación.
Actas de reunión y/o correos electrónicos.
Entidades públicas y privadas
cofinanciadoras,organismos de
cooperación internacional
Productores y/ o organizaciones HacerCorreo de comunicación al interesado acerca de los
ajustes necesariosProductores y/o organizaciones
Profesional de operaciones técnicas formulador.
Coordinador de Proyectos Estrategicos, Coordinador Financiero de Proyectos, Coordinador de Prensa y Comunicaciones, Profesional de Operaciones
Técnicas - Supervisor Técnico, Profesional de Operaciones Administrativas y Financieras, Coordinadora de Seguimiento y Control Técnico, Coordinadora
de Operaciones Financieras, Profesional de Apoyo Seguimiento y Control Jurídico.
Director Gestión Economica y Empresarial -
Ejecución , Director Técnico y Formulación
y Director de Seguimiento y Control de
proyectos.
MisionalGestionar, elaborar, ejecutar y controlar planes, programas y proyectos.
4.4.1, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2,
6.3, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1,
7.5.3.2, 8.1, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3.1,
8.2.3.2, 8.2.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3,
8.5.4, 8.5.5, 8.5.6, 8.6, 8.7.1, 8.7.2,
9.1.1, 9.1.2, 9.1.3, 10.1, 10.2.1,
10.2.2 y 10.3
SALIDA PROCESO
Objetivo del proceso:
Responsable del proceso:
PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS Fecha: 21/01/2019
ENTRADA PROCESO
Análizar, evaluar y valorar el riesgo
Términos de referencia , pliegos de
condiciones, necesidades u
oportunidades de Entidades
Territoriales, y convocatorias entre
otros
Elaborar el oficio de presentación del proyecto o propuesta y radicar o enviar por correo a la entidad
correspondiente.
Realizar preguntas relacionadas con la convocatoria y asisitir a las reuniones de socialización
convocadas por la entidad respectiva y/o se envía correo electrónico.
Proyecto en documento, perfil o
Ficha del FNFH
Documentos legales, técnicos y
financieros de Asohofrucol para la
presentación de propuestas y
proyectos
Reflexionar y analizar críticamente sobre los factores que pueden haber afectado positiva o
negativamente la ejecución los proyectos desde la formulación .
Realizar los ajustes técnicos, financieros y/o jurídicos pertinentes.
Identificar los documentos necesarios para la presentación de una propuesta en las convocatorias
nacionales y de cooperación internacional , o modalidades de contratación pública
Identificación de los riesgos y
oportunidades
Acta de lecciones aprendidadas y
presentación
Términos de referencia , pliegos de
condiciones, necesidades u
oportunidades de Entidades
Territoriales, y convocatorias entre
otros
Identificar convocatorias nacionales y de cooperación internacional, o modalidades de contratación
pública que atiendan las iniciativas oportunidades o necesidades del sector.
Idenfiticación de las necesidades y/o
oportunidades
Identificar la idea de proyecto a partir de la revisión de una problemática o necesidad del sector
a través de medios como: diagnósticos existentes del sector,
orientaciones de las fuentes de financiamiento, políticas públicas, planes de desarrollo, entre
otras, fuentes primarias y secundarias).
Bases de datos de cifras del sector
en aspectos productivos (área,
producción, rendimientos, entre
otros)
Identificar diagnósticos, estadísticas de diferentes lineas productivas.
ACTIVIDAD
DESARROLLO DEL PROCESO
ENTRADA
Versión: 14.0
Código: PP-CA-001 PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS Fecha: 21/01/2019
Entidades gubernamentales que registran
información del sector agrícolaHacer
Documentos y estadísticas
Bases de datos
Entidades públicas y privadas
cofinanciadoras,organismos de
cooperación internacional
Todos los procesos Hacer Compilación en carpetas digitalesPlanes, programas y proyectos
(Formulación de proyectos)
Planes, programas y proyectos (Ejecución
de proyectos)Hacer
Perfil y/o documentos del proyecto
Ficha de presentación de proyectos al FNFH (cuando
aplique) o Ficha de solicitudes de apoyo proyectos
de difusión y divulgación.
Planes, programas y proyectos
(Formulación de proyectos)
Gestión HSEQ Hacer
Prevención de incidentes y accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de peligros, evaluación y
valoración de riesgos y determinación de controles.
Protección medio ambiente
Planes, proyectos y programas
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Entidades o actores públicos o privados,
organismos de cooperación internacional
(cofinanciadores)
VerificarActa de reunión comité de priorización de proyectos y
acta de reunión JD-FNFH y/o convenio firmado.Planes, programas y proyectos
Productores y organizaciones VerificarActa de reunión comité de priorización de proyectos y
acta de reunión JD-FNFH y/ o convenio firmado.
Planes, programas y proyectos
(Formulación de proyectos)
Planes, programas y proyectos
(formulación)
Tercera entidad.
PlanearFormato plan operativo diligenciado.
Anexo 2.
Planes, programas y proyectos
(ejecución)
Planes, programas y proyectos
(formulación)
Tercera entidad.
Hacer
Solicitud de creación de circuito del proyecto.
Radicación de documentos legales (proyecto, contrato
+ póliza, acta de inicio entre otros) y factura del primer
desembolso de la tercera entidad que ejecuta.
Presupuesto.
Tecnología de la información,
Contabilidad.
Unidad de Seguimiento y Control
Proyectos.
Tercera entidad.
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
Términos de referencia , pliegos de
condiciones, necesidades u
oportunidades de entidades
territoriales, y convocatorias entre
otros
Evaluar si la iniciativa, situación problemática o necesidad se enmarca dentro de los objetivos del
PNFH, Planes de desarrollo a nivel nacional, departamental o municipal, otros.
Evaluar la propuesta y pertinencia técnica y financiera del proyectoProyecto en documento, perfil o
Ficha del FNFH
Ejecutar planes, programas y proyectos cofinanciados por el FNFH y ejecutados por terceras
entidades.
Acta de lecciones aprendidadas y
presentación
Aplicar en la formulación de nuevos proyectos, los aprendizajes teniendo en cuenta los aciertos y
errores por causa de la formulación.
Bases de datos de cifras del sector
en aspectos productivos (área,
producción, rendimientos, entre
otros)
Analizar y utilizar la información de los diagnósticos, estadísticas de diferentes lineas productivas en
la elaboración de propuestas.
Documentos legales, técnicos y
financieros de Asohofrucol para la
presentación de propuestas y
proyectos
Actualizar los documentos legales, técnicos financieros de Asohofrucol
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos
y determinación de controles.
Programa uso eficiente energia,
programa uso eficiente agua,
programa prácticas sostenibles.
Acta de junta FNFH de aprobación
del proyecto.
Ficha presentación proyecto.
Documentos legales
Revisar el documento de la ficha o propuesta del proyecto, su presupuesto y generar el Plan
operativo, si es un proyecto del FNFH en el formato de Asohofrucol y si es un proyecto de otra fuente
de financiación en el formato entregado por la entidad.
Acta de junta FNFH de aprobación
del proyecto.
Ficha presentación proyecto.
Documentos Legales
Versión: 14.0
Código: PP-CA-001 PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS Fecha: 21/01/2019
PPP-Unidad Técnica de proyectos
(formulación).
PPP- Unidad de Seguimiento y Control de
Proyectos.
Productores.
Planeación Estratégica , Contabilidad,
Presupuesto, Tesorería, Tecnología de la
Información, Talento humano,
Contratación y Compras, Gestión
Documental y Gestión HSEQ. PPP-
Unidad Técnica de proyectos
(Comunicaciones).
Entidad Cofinanciadora.
Hacer
Informes de avance y finales Técnicos y Financieros.
Certificados de cumplimiento de contratistas y
proveedores.
De acuerdo a las necesidades del proyecto se utilizan
los formatos correspondientes como Acta entrega de
bienes y servicios, listados de asistencia, fichas de
inscripción, fichas de diagnóstico, fichas de asistencia
técnica entre otros.
Transferencia documental.
Solicitud de cierre de proyecto.
Modificaciones (Prorrogas/Adiciones/Reducciones).
Lecciones aprendidas.
PPP-Unidad de Seguimiento y
Control Proyectos.
PPP-Unidad Técnica de
proyectos(Comunicaciones).
Auditorias Externas.
Productores beneficiarios de
proyectos.
Junta directiva de Asohofrucol y
FNFH.
Entidades cofinanciadoras.
Planeación Estratégica ,
Contabilidad, Presupuesto,
Tesorería, Tecnología de la
Información, Talento Humano,
Contratación y Compras, Gestión
Documental y Gestión HSEQ.
PPP-Unidad Técnica de
proyectos (Formulación).
Desarrollo Gremial.
Productores y otros actores públicos o
privados.
Recaudo.
PPP-Unidad Técnica de Proyectos
(formulación/ejecución) y Unidad Técnica
de seguimiento y control de proyectos.
Tecnología de la Información,
Contratación y Compras.
Hacer
Artículos, videos, revista Frutas y Hortalizas, boletines,
pendones entre otros.
Publicaciones, boletines, presentaciones. Manual de
marca.
Eventos (Congresos, seminarios, talleres, ferias entre
otros).
Comportamiento y tendencias del sector.
Productores, Recaudadores,
Entidades del sector público y
privado nacionales e
internacionales, Junta Directiva
del FNFH y de Asohofrucol.
Planeación Estratégica,
Contabilidad, Presupuesto,
Tesorería, Tecnología de la
información, Talento humano,
Contratación y Compras, Gestión
documental y Gestión HSEQ.
Cliente interno, externo y partes
interesadas.Hacer Respuesta a consultas técnicas.
Todos los procesos, cliente
externo y demás partes
interesadas.
PPP-Unidad Técnica de Proyectos
(ejecución-equipo técnico de los
proyectos).
Terceras entidades
Verificar
Aprobación de informes y pagos.
Actas de reunión. Desiciones sobre la ejecución.
PPP-Unidad Técnica de
Proyectos (ejecución).
Terceras entidades
PPP-Unidad Técnica de Proyectos
(ejecución).
Terceras entidades
Actuar Informes de avance y finales Técnicos y Financieros.
PPP-Unidad Técnica de
Proyectos (ejecución).
Terceras entidades
Acta de junta de aprobación del
proyecto.
Ficha presentación proyecto.
Convenio, propuesta, contratos.
Instructivo de archivo.
Acompañamiento en la difusión y
divulgación.
Ejecutar planes programas y proyectos cofinanciados por el FNFH y ejecutados por Asohofrucol.
Ejecutar de proyectos marco ejecutados por Asohofrucol y derivados ejecutados por terceros,
financiados por el FNFH.
Ejecutar planes programas y proyectos financiados por fuentes diferentes al FNFH y ejecutados por
Asohofrucol.
Información del sector.
Resultados del proyecto.
Noticias.
Informes de avances técnicos y
financieros.
Informes finales.
Difundir y socializar los resultados de Planes, Programas y Proyectos.
Redactar y editar artículos y boletines.
Elaborar y diseñar cartillas, pendones y otro material divulgativo. Realizar entrevistas.
Logística de eventos (Congresos, seminarios, talleres, ferias entre otros).
Gestionar la imagen corporativa y manual de marca.
Análizar información y datos estadísticos.
Actas de reunión. Desiciones sobre
la ejecución.Tomar las acciones pertinentes según las desiciones del Comité y el seguimiento a proyectos.
Requerimiento de consultas. Tramitar y direccionar las consultas técnicas.
Informes de equipo técnico de los
proyecto.
Revisar los informes de los contratistas y soportes de ejecución.
Participar en comités de los proyectos / reuniones del equipo técnico para hacer seguimiento a
proyectos.
Versión: 14.0
Código: PP-CA-001 PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS Fecha: 21/01/2019
Planes, programas y proyectos
(Seguimiento y Control)Planear Plan de Seguimiento y control de proyectos Ejecutor
PlanearInstructivo con la metodologia del seguimiento técnico,
financiero y legal al proyectoEjecutor
Informe de visita de Seguimiento y control técnico Ejecutor
Informe de visita de campo Ejecutor
Matriz de seguimiento y control Ejecutor
Acta de visita de seguimiento y control Ejecutor
Informe Seguimiento y Control Financiero a Proyectos Ejecutor
Informe de Visita Seguimiento y Control Financiero Ejecutor
Matriz de seguimiento y control Ejecutor
Matriz Contractual
Informe de Seguimiento y Control Financiero a
Proyectos.
Ejecutor
Para Terceros:
Cuadro de Legalizaciones
Ficha Aprobación Desembolso
Factura Desembolso
Procedimiento de pagos.
Entidad Ejecutora. ActuarInforme con plan de choque y soportes que subsan
las observaciones Ejecutor
Verificar Informe de Resultados Técnico Final.
VerificarInforme de Seguimiento y Control Financiero a
Proyectos Final.
Actuar
Actuar
Entidades Ejecutoras. ActuarActa de Liquidación/ Acta de Terminación/ acta de
Cierre.
Gestión Documental (Radicación
Procedimiento de Pagos)
Planes, Proyectos y Programas Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica
Gestión HSEQ
Gestión HSEQ Hacer
Prevención de incidentes y accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de peligros, evaluación y
valoración de riesgos y determinación de controles.
Protección medio ambiente
Planes, proyectos y programas
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos
y determinación de controles.
Programa uso eficiente energia,
programa uso eficiente agua,
programa prácticas sostenibles.
Identificación de los riesgos y
oportunidadesAnálizar, evaluar y valorar el riesgo
Acta de Liquidación/ Acta de
Terminación/ Acta de Cierre
Suscritas.
Realizar el cierre de Seguimiento y control, Administrativo y Contable del Proyecto.
Informe Final de Ejecución Técnica
y Financiero.
Proyecto Aprobado, Convenio
revisado y aceptado.Elaborar el Plan de seguimiento y control a proyectos
Elaborar instructivo para el seguimiento y control
Entidad Ejecutora
PPP SyC (Liquidación).
Planes, programas y proyectos
(Seguimiento y Control)Realiazar proyección Acta Liquidación/ Acta de Terminación/ Acta de Cierre.
Acta de Liquidación/ Acta de Terminación/ Acta de
Cierre.Entidad Ejecutora
Planes, programas y proyectos
(Seguimiento y Control)
Plan de Seguimiento y Control a
Proyectos. Visitas de Seguimiento y Control Tecnico y de campo
Visitas de Seguimiento y Control Financiero
Visita de Seguimientto y Control Legal
Entidad Ejecutora. Efectuar revisión de avance ejecución técnica y financiera.
Informe de Avance Financiero.
Informe de Seguimiento y Control
Financiero a Proyectos Final.
Realizar revisión final de ejecución técnica y financiera
Revisión Final de ejecución técnica y financiera
Informe de Resultados Técnico
Final.
Observaciones Informes El ejecutor diseña plan de choque y acciones documentadas que subsanan las observaciones dadas
por la Unidad de Segumiento y Control.
Informes de Avance técnico.
Hacer / Verificar
Verificar
Entidad Ejecutora.
Versión: 14.0
Código: PP-CA-001 PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS Fecha: 21/01/2019
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Cliente externo
Planeación Estratégica
Planes, Proyectos y Programas
Planes, Proyectos y Programas
Gestión HSEQ
INDICADORES DE
GESTIÓNDOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOSSEGUIMIENTO Y MONITOREO
1) Seguimiento indicadores de gestión. 2)Base de datos de formulación de proyectos, 3) Cronograma de publicaciones de
la revista y formato de cumplimiento de la labores de comunicaciones;
Programación de las visitas de seguimiento y control para la ejecución del proyecto y fechas de entrega de informes
técnicos y financieros por parte del ejecutor; 5) Documento donde se reporta el avance de ejecución financiera de los
proyectos, verificado en los informes financieros entregados por el ejecutor y/o la visita respectiva; 6) Formato donde se
da la aprobación técnica y financiera de un determinado desembolso a los ejecutores terceros, en él se dan los
porcentajes de avance técnico y financiero requeridos contractualmente, con sus respectivas recomendaciones,
observaciones y alertas; 7) Documento final del seguimiento técnico realizado al proyecto en toda su ejecución, donde se
da el porcentaje final técnico para su posterior liquidación;
8) Documento de terminación que agrupa los conceptos legales, técnicos y financieros globales de la finalización del
proyecto (Asohofrucol); 9) Seguimiento y control de la Dirección Técnica y Formulación, Dirección de Gestión Económica
y Empresarial, Dirección Administrativa y Financiera y Gerencia General;
9) PPP-la Unidad Técnica de Proyectos (ejecución) utiliza la herramienta del plan operativo del proyecto para hacer la
planificación y el seguimiento de las actividades, control técnico y financiero, programación de informes, control de
desembolsos, control de equipo técnico, control de proveedores, matriz de riesgos y lecciones aprendidas. base de datos
de proyectos Asohofrucol por año;
Despliegue estratégico
Matriz indicadores de gestión
Ficha técnica de indicadores
Plantilla de Indicadores Plantilla de indicadoresGestión HSEQ
Planeación EstratégicaMedir el desempeño del proceso y analizar resultados.
Reporte de acciones correctivas, preventivas y de
mejora
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Matriz de gestión del riesgo
Quejas, sugerencias, reclamos,
encuestas de satisfacción
Revisión por la dirección
Informe de auditoria interna o
externa
RECURSOS
Verificar
Salidas no conformes, seguimiento
al proceso Actuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.
Humanos
Económicos
Tecnológicos y Técnicos
Ver Matriz Indicadores
de gestión GH-MT-009
Ver Listado Maestro de Documentos y Registros GH-
FT-002
Ver Matriz de Requisitos Legales PE-MT-005
Ver matriz de gestión del riesgo
PP-MT-002
10) Directrices y lineamientos para el seguimiento y control de proyectos cofinanciados con los recursos del Fondo
Nacional de Fomento Hortifrutícola; así como la estructura operativa de la unidad, las funciones, procedimientos, formatos,
instructivos y demás responsabilidades de la Unidad de Seguimiento y Control; 11) Documento que recopila el avance de
ejecución técnica de los proyectos, verificado en la visita de seguimiento con sus respectivas observaciones y
recomendaciones; 12) Formato donde se reporta al proceso de contabilidad, el monto y porcentaje legalizado de un
determinado desembolso dado a un ejecutor tercero en calidad de anticipo; 13) Documento final del seguimiento y control
financiero al proyecto, donde se dan los resultados finales, (valor total ejecutado, saldo si lo hay y porcentaje final
financiero), para su posterior liquidación; 14) Documento de liquidación o terminación que agrupa los conceptos legales,
técnicos y financieros globales de la finalización del proyecto. 15) Auditorias entes de control 16) Auditorias Internas 16)
Auditorias Externas, Revisión por la dirección; 17) Seguimiento acciones correctivas preventivas y de mejora; 19)
Encuestas de satisfacción.
Versión: 14.0
Código: PP-CA-001 PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS Fecha: 21/01/2019
Elaboró RevisóAnderson Romero - Profesional del
SIGAprobó
Jesus Rivera (Director Técnico y formulación) ; Martha Orozco (Director Gestión
Economica y Empresarial - Ejecución ); Jordan Alegría ( Director de Seguimiento y
Control de proyectos)
Jesus Rivera (Director Técnico y formulación) ; Martha
Orozco (Director Gestión Economica y Empresarial -
Ejecución ); Jordan Alegría ( Director de Seguimiento y
Control de proyectos), Kalet Morat - Catalina Cuervo -
Coordinador de Proyectos Estrategicos
Tipo de Proceso
Participantes del proceso:
Requisitos ISO 9001:2015Requisitos ISO
14001:2015
6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 10.1,
10.2, 10.3Requisitos OHSAS 18001:2007
4.4.5,
4.5.4,
4.5.5
Requisitos Decreto 1072 de 2015
2.2.4.6.8. literal 4,
2.2.4.6.10,
2.2.4.6.33,
2.2.4.6.34.
PROVEEDORCICLO MEJORA
CONTINUASALIDA CLIENTE
Ministerio de Agricultura y
desarrollo rual
Todos los procesos
Junta Directiva de
ASOHOFRUCOL
Planeación estrategica
Todos los procesos
Todos los procesos PlanearAcuerdo de aprobación del
presupuesto trimestral
Todos los procesos PlanearRegistro del presupuesto en el
software
Presupuesto Planear Matriz de gestión del riesgo
Planeción estrategica
gestión HSEQ
Presupuesto
Presupuesto Hacer Matriz de gestión del riesgo
Planeción estrategica
gestión HSEQ
Presupuesto
Todos los procesos Hacer
Requisición, requerimiento de
personal, solicitud de contratación
con visto bueno de presupuesto.
Todos los procesos
Acuerdos presupuestales,
presupuesto anual de ingresos y
gastos PAI
Ministerio de Agricultura y
desarrollo Rural, Junta
Directiva del FNFH y auditoria
interna del FNFH. Todos los
procesos
Presupuesto del proceso o proyecto
Planearconsolidar y elaborar del presupuesto de ASOHOFRUCOL para la aprobación de la Junta Directiva
del FNFHPresupuesto de ASOHOFRUCOL
Junta Directiva de
ASOHOFRUCOL
Planeación Estratégica Todos
los procesos
Versión: 7.0
Código: PT-CA-001
Fecha: 22/01/2019
ACTIVIDAD
DESARROLLO DEL PROCESO SALIDA PROCESO
Profesional de Control Presupuestal de Recaudo, Profesional de control presupuestal y operaciones financieras, Profesional de Control
Financiero y presupuestal, Profesional de Operaciones Presupuestales.Coordinador de presupuesto
Soporte
1.Realizar el manejo adecuado del presupuesto tanto de ingreso como de gastos, efectuando el control y seguimiento y
realizando los ajustes o modificaciones necesarias de acuerdo al comportamiento presentado durante la vigencia.
2. Realizar el manejo y control fisico de los activos fijos.
4.4.1, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2, 6.3,
7.1.1, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1, 7.5.3.2,
9.1.1, 9.1.3, 10,1, 10.2.1, 10.2.2, 10.3
Objetivo del proceso:
Responsable del proceso:
PRESUPUESTO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTO
ENTRADA PROCESO
Verificar la dispobiblidad presupuestal para aprobación del tramite y generación del visto bueno de
disponibilidad presupuestal.
Identificar riesgos y oportinudades del proceso
ENTRADA
Resolución 09554 de 2000 por la cual se
aprueba el instructivo para la presentación
de los presupuestos y los proyectos de
inversión de los Fondos Parafiscales y
Pesqueros
estatutos y lineamientos para la elaboración
del presupuesto de ASOHOFRUCOL
Presupuesto del proceso o proyecto
Planear
Presupuesto apropado por proyecto o centro
de costosRegistrar el presupuesto del proyecto en el software panda y asignar el valor por cada rubro
Información de apropiación presupuestal
para el trimestre por proyecto o centro de
costos
Analizar la información, consolidar y elaborar el acuerdo de solicitud del presupuesto de ingresos y
gastos del trimestre
Consolidar y elaborar el presupuesto para posterior aprobación por parte de la Junta Directiva del
FNFH
Requisición, requerimiento de personal,
solicitud de contratación de personal de
prestación de servicios
Matriz de gestión del riesgo (riesgos y
oportunidades)Analizar, evaluar y valorar el riesgo
Ministerio de Agricultura y
desarrollo Rural, Junta
Directiva del FNFH , auditoria
interna del FNFH, todos los
procesos
Matriz DOFA, Caracterización del proceso
Versión: 7.0
Código: PT-CA-001
Fecha: 22/01/2019
PRESUPUESTO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTO
Contratación y Compras Hacer Comprometido presupuestal Contratación y Compras
Gestión Documental Hacer
Workflows de cuenta por pagar
con visto bueno y con registro
presupuestal (comprometido u
Contabilidad
Todos los procesos HacerDocumento de traslado o acuerdo
de ajuste presupuestal.
Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural
Auditoria Interna , Junta
Directiva FNFH, todos los
proceso (proceso solicitante).
Presupuesto HacerAcuerdo presupuestal de cierre de
ejecución presupuestal
Presupuesto, Auditoria Interna
del FNFH, Junta Directiva del
FNFH, Ministerio de
Agricultura, Entes de Control,
Todos los procesos
Contabilidad Hacer / Verificar Conciliación de activos fijos
Presupuesto, Contabilidad,
Auditoria Interna, Revisoria
Fiscal, Entes de Control
Contabilidad Hacer / Verificar ConciliaciónContabilidad
Presupuesto
Todos los procesos Hacer Acuerdo presupuestal.
Junta Directiva del FNFH,
Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural, todos los
procesos
Ejecutores de proyectos,
organismos de vigilancia y
control
Todos los procesos
HacerInforme de ejecución
presupuestal.
Ejecutores de proyecto, Unidad
de seguimiento y control
Organismos de vigilancia y
control
todos los procesos
Entidades de control
Talento humano Hacer
Registro de activo por responsable
en el modulo de activos del
software Panda
presupuesto y tecnologia de la
información
Todos los procesos HacerActa de entrega préstamo y estado
del activopresupuesto y tecnologia de la
información y tercero
responsable
Todos los procesos Hacer / VerificarActa de devolución y calificación
estado activo
presupuesto y tecnologia de la
información y tercero
responsable
Solicitud de apropiación trimestral de
recursos.Realizar la consolidación de presupuesto trimestral y elaborar el acuerdo presupuestal trimestral.
Necesidades de asignación, prestamo de
activos fijos
correo para creación de activo fijo y
asignación de responsableCreación de activo, asignación de responsable en software contable
Elaboración de informe de ejecución presupuestal
Asignación y elaboración de acta de entrega préstamo y estado del activo
Solicitud de informe de ejecución
presupuestal
Necesidades de devolución de activos fijos Recibir y calificar el estado del activo
formato conciliación entre presupuesto y
contabilidad
Cargar en el formato de conciliación los reportes de ejecución presupuestal, revisar, analizar y
aclarar las diferencias que se presenten por cada uno de los rubros
correo de notificación de que ya se
encuentra el libro auxiliar de activos del
periodo a conciliar en el formato de
conciliación de activos
Cargar la información de los activos en el formato de conciliación de activos fijos, analizar la
información, verificar que no se presenten diferencias entre la información de contabilidad vs
presupuesto y si las hay, informar al proceso de contabilidad para que se realicen los ajustes
correspondientes.
Solicitudes de modificación presupuestal.Concepto y elaboración del documento de modificación (documento de traslado interno o acuerdo
de ajuste presupuestal).
Informe de ejecución del trimestre conciliadoAnálisis de información y elaboración del acuerdo de cierre de ejecucion presupuestal del trimestre o
año
correo electronico informando la consulta de
contratos y órdenes de compra o de servicio
en carpeta compartida
Elaborar los comprometidos presupuestales.
Workflows de cuentas por pagar.Dar concepto sobre la disponibilidad presupuestal, visto bueno y elaborar registro presupuestal
(obligación).
Versión: 7.0
Código: PT-CA-001
Fecha: 22/01/2019
PRESUPUESTO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTO
Gestión HSEQ Hacer
Prevención de incidentes y
accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos
y determinación de controles.
Protección medio ambiente
Presupuesto
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Tecnologia de la información,
contabilidadVerificar Informe inventario de activos fijos
Contabilidad, Tecnología de la
Información, Audioria Interna y
Entes de Control
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Planeación Estratégica
Presupuesto
Gestión HSEQ
INDICADORES DE
GESTIÓNDOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOS
Ver Matriz Indicadores de
gestión GH-MT-009
Ver Listado Maestro de
Documentos y Registros GH-FT-
002
Ver matriz de requisitos legales PE-
MT-005
Ver matriz de gestión del
riesgo PT-MT-002
Ver matriz de identificación de
peligros, evaluación y
valoración de riesgos
Elaboró Revisó Anderson Romero - Profesional del SIG AprobóCoordinadora de Presupuesto - Gloria E. Torres Ortigoza Coordinadora de Presupuesto - Gloria Torres.
RECURSOS
Técnológicos (equipos de computo,
Software Panda y Sevenet)
Humano ( profesionales en carreras
administrativas)
Físicos (infraestructura de oficina, equipos
de comunicaciones)
SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Seguimiento mensual y trimestral a la ejecución presupuestal,
Seguimiento indicadores de gestión
Auditoria interna del SIG, Revisoria Fiscal (ASOHOFRUCOL), Audiotoria interna del FNFH, Auditoria externa del SIG, entes de
control, seguimiento a acciones correctivas, preventivas y de mejora, Seguimiento matriz de gestión del riesgo
Despliegue estratégico
Matriz indicadores de gestión
Ficha técnica de indicadores
Plantilla de Indicadores
Revisión por la dirección
Seguimiento al proceso, matriz de gestión
del riesgo, matriz DOFA y estrategias.
Informe de auditoria interna o externa
Actuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora. Reporte de acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Verificar Medir el desempeño del proceso y analizar resultados. Plantilla de indicadoresGestión HSEQ
Planeación Estratégica
Equipos de computos, muebles y enseres
(activos fijos)Apoyar el proceso de verificación en la realización del inventario fisico de activos fijos
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos y
determinación de controles.
Programa uso eficiente energia, programa
uso eficiente agua, programa prácticas
sostenibles.
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
Tipo de Proceso
Participantes del
proceso:
Requisitos ISO 9001:2015Requisitos ISO
14001:2015
6.1.1/6.1.2/6.1.4/10.1/10.2/
10.3Requisitos OHSAS 18001:2007 4.4.5/4.5.4/4.5.5
Requisitos Decreto 1072 de
2015
2.2.4.6.10/2.2.4.6.33/2.2.4.6.3
4
PROVEEDORCICLO MEJORA
CONTINUASALIDA CLIENTE
Recaudo, junta directiva
del FNFH, planeación
estratégica
Entes gubernamentales
Entes externos Planear Bases de trabajo Recaudo
Congreso de la Republica PlanearBase de recaudadores
RecaudonetRecaudo
Recaudo Planear Cronograma de visitas Recaudo
Recaudo Hacer Notificación Recaudadores
Recaudador Hacer1. Acta de visita de seguimiento
2. Acuerdo de pagoRecaudador
Entidades Bancarias HacerReporte de ingresos por concepto
de cuota trasladadaContabilidad / Tesoreria
Recaudo HacerReporte de recaudadores en
mora por el trasladoRecaudo
Congreso de la republica y
MADRHacer Base de datos Recaudo
Gestión HSEQ Hacer
Prevención de incidentes y
accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de
peligros, evaluación y valoración
de riesgos y determinación de
controles.
Protección medio ambiente
Planes, programas y
proyectos y Planeación
Estratégica
Gestión HSEQ
Programa nacional de recaudoJunta directiva FNFH y
Planeación estratégica
Normatividad legal
Estudio pronóstico de recaudo
lineamientos de la junta directiva del FNFH
Base de datos recaudonet Notificar al recaudador la responsabilidad de realizar la retención.
Bases de trabajo Realizar el cronograma de visitas a recaudadores y potenciales recaudadores.
Planear Planear y estructurar el programa nacional de recaudo con base a las metas fijadas
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
RECAUDO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO RECAUDO
ENTRADA
Versión:12.0
Código: RE-CA-001
Fecha: 21/01/2019
ACTIVIDAD
DESARROLLO DEL PROCESO
Asesor Jurídico de Asohofrucol y del FNFH, abogado-Gestor de Recaudo, contador Gestor de Recaudo, Economista - Estadístico,
Profesional de Recaudo, Auxiliar de Recaudo, Auxiliar Operativo de Recaudo, Auxiliar Administrativo y Documental de Recaudo, Auxiliar
de Digitación de Recaudo.
Director de Recaudo
MisionalAdministrar de manera eficiente el recaudo de la contribución parafisal Cuota de Fomento Hortifrutícola, a través de la implementación de
información Planear Matriz de gestión del riesgoGestión HSEQ
Planeación Estratégica
Tecnología de la
información PlanearCronograma de mantenimiento
equipos de tecnologiaTodos los procesos
Tecnología de la
información
Presupuesto
Planear PAI anual por centro de costos Todos los procesos
Todos los procesos PlanearAnálisis técnico de los desarrollos
solicitadosTodos los procesos
Tecnología de la
informaciónPlanear Cronograma de actividades Tecnología de la Información
Todos los procesos PlanearCronograma de limpieza y
desinfección (planeación)Todos los procesos
Tecnología de la
informaciónHacer
Prevención de incidentes y
accidentes de trabajo,
enfermedades laborales
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos
y determinación de controles.
Protección medio ambiente
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Versión: 12. 0
Código: TI-CA-001
Fecha: 22/01/2019
ACTIVIDAD
DESARROLLO DEL PROCESO SALIDA PROCESO
Coordinador de Tecnología, Profesional de Sistemas, Auxiliar de Tecnología de la Información, Auxiliar de Aseo y CafeteriaCoordinador de Tecnología de la Información
Soporte
1.Garantizar la disponibilidad los recursos tecnológicos como hardware, software, comunicaciones que permitan a todos
los procesos a cumplir con la misión y vision de la empresa.
2. Gestionar y controlar el mantenimiento de instalaciones físicas de la Asociación.
4.4.1, 4.4.2
5.3
6.1.1, 6.1.2., 6.2.2. 6.3
7.1.3, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1, 7.5.3.2
9.1.1 9.1.3
10.1, 10.2.1, 10.2.2, 10.3
Objetivo del proceso:
Responsable del proceso:
Analisis funcional de los
requerimientos a desarrollar en los
proyectos de inversión
Matriz DOFA, caracterización del
proceso
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
Identificar los riesgos y oportunidades del proceso tecnología de la información
ENTRADA
Mantenimiento preventivo equipos de
Tecnologia
Plan anual de inversión (PAI)
tecnología de la información
ENTRADA PROCESO
Realizar la planeación del mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo.
Elaborar por centro de costos los requerimientos tecnológicos en cuanto a adquisición, mejora y
mantenimiento
Elaborar a partir del análisis del marco lógico de cada proyecto los objetivos y módulos a desarrollar
con el fin de satisfacer las necesidade del cliente
Proyectos informaticos - SIG - NC -
AM - AUDITORIASElaborar del cronograma de actividades del proceso de tecnología
Infraestructura fisica (baños, pasillos,
paredes, pisos, ventanas, puntos
ecológicos, cocina)
Establecer la programación de la limpieza y desinfección de la infraestructura fisica.
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos y
determinación de controles.
Programa uso eficiente energia,
programa uso eficiente agua,
programa prácticas sostenibles.
Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente
Versión: 12. 0
Código: TI-CA-001
Fecha: 22/01/2019
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
Tecnología de la
informaciónHacer Matriz de gestión del riesgo,
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica
Tecnología de la
informaciónHacer Informes del mantenimiento
Todos los procesos
Tecnología de la información
Todos los procesos HacerRegistros de solicitud y respuesta
plataforma GLPI TecnologíaTodos los procesos
Tecnología de la
informaciónHacer
Adquisición de bienes y/o servicios
del area de tecnología Todos los procesos
Tecnología de la
informaciónHacer
Módulos, formularios, listados e
indicadoresTodos los procesos
Tecnología de la
informaciónHacer
Entrega a satisfacción de los
trabajos de mantenimiento fisicoTodos los procesos
Todos los procesos HacerRegistros de solicitud y respuesta
plataforma GLPI TecnologíaTodos los procesos
Tecnología de la
información
Procesos de Presupuesto
Hacer Acta de novedades activos fijosTecnología de la información
Procesos de Presupuesto
Todos los procesos Verificar Copias de seguridad Todos los procesos
Tecnología de la
información
Planeación Estratégica
Tecnología de la
informaciónVerificar Soportes Tecnología de la información
Tecnología de la
informaciónVerificar
Cuadros de ejecución por centro de
costos
Tecnología de la información -
Presupuesto
Gestión HSEQ Verificar GLPI infraestructura Todos los procesos
Tecnología de la
InformaciónVerificar
Cronograma de limpieza y
desinfección (ejecución)Tecnología de la Información
Análizar, evaluar y valorar el riesgo
Verificar los soportes de manteniento de la infraestructura tecnológica y del mantenimiento de la
infraestructura física
Verificación de los informes técnicos
de mantenimiento preventivo como
correctivos
Despliegue estratégico
Matriz indicadores de gestión
Ficha técnica de indicadores
Plantilla de indicadores
Cronograma de actividades locativas Ejecutar mantenimiento preventivo a la instalaciones locativas.
Verifcar la realización de copias de seguridad.
Verificación avance ejecución PAI
Gestión HSEQ
Planeación EstratégicaVerificar Medir el desempeño del proceso y analizar resultados. Plantilla de indicadores
Realizar la verificación del avance de la ejecución presupuestal
Verificar la realización de la limpieza y desinfección a la infraestructura fisica.
Supervisar la realización de mantenimiento correctivos a las instalaciones locativas (infraestructura
física)
Cronograma de limpieza y
desinfección (planeación)
Reporte de actos y condiciones
inseguras, inspecciones de
seguridad
Carpetas usuarios
Ejecución cronograma de
mantenimiento preventivo equipos de
Tecnologia
Identificación de los riesgos y
oportunidades (matriz de gestión del
riesgo)
Realizar el mantenimiento preventivo a los equipos de tecnología
Ejecución del PAIEjecución trimestral del Plan anual de inversión por centro de costo teniendo en cuenta la
disponibilidad presupuestal
Control de activos fijos Realizar la conciliación de acivos fijos de tecnología vs hoja de vida equipos tecnológicos
Mesa de Ayuda GLPI Tecnología Ejecutar mantenimiento correctivo a los equipos de tecnología, internet.
Elaboración del análisis técnico y
ejecución de los requerimientos a
desarrollar en los proyectos de
inversión
Realizar el desarrollo de modulos, formularios, listados e indicadores solicitados
Mesa de Ayuda GLPI Infraestructura Ejecutar mantenimiento correctivo a las instalaciones
Versión: 12. 0
Código: TI-CA-001
Fecha: 22/01/2019
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
Planeación Estratégica
Tecnología de la
información
Gestión HSEQ
INDICADORES DE
GESTIÓNDOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOS
Matriz Indicadores de gestión
GH-MT-009
Ver Listado Maestro de
Documentos y Registros GH-FT-
002
Ver matriz de requisitos legales PE-
MT-005
Ver matriz de gestión del
riesgoTI-MT-002
Ver matriz de identificación de
peligros, evaluación y
valoración de riesgos GH-MT-
007
Elaboró Revisó Anderson Romero - Profesional del SIG AprobóCoordinador de Tecnología de la Información - Germán
Vicente Gómez Robledo
Coordinador de Tecnología de la Información - Germán Vicente
Gómez Robledo
RECURSOS
Personal calificado,
Hardware, software, Datacenter,
internet, herramienta GLPI
Recursos Económicos
SEGUIMIENTO Y MONITOREO
Seguimiento indicadores de proceso
Auditorias internas
Auditorias externas
Revisoria Fiscal
Seguimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Seguimiento matriz de gestión del riesgo
Revisión por la dirección
Copias de seguridad
Inventario activos fijos
Revisión por la dirección
Seguimiento al proceso, matriz de
gestión del riesgo, matriz DOFA y
estrategias,
Informe de auditoria interna o
externa, reporte de actos y
condiciones inseguras.
Reporte de acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Gestión HSEQ
Planeación EstratégicaActuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.
Tipo de Proceso
Participantes del proceso
Requisitos ISO 9001:2015
4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3,
6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2.1,
6.2.2, 7.1, 7.3, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3,
7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8.1, 8.2, 9.1.1,
9.1.2, 9.2.1, 9.2.2, 9.3, 10.1, 10.2,
10.3.
Requisitos OHSAS
18001:2007
Requisitos Decreto
1072 de 2015
PROVEEDOR CLIENTE
Gestión HSEQ
Planeación estratégica
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ
Gestión HSEQPresupuesto
Planeación Estratégica
Todos los procesos Todos los procesos
Gestión HSEQ
ARL
Programa de auditoria
Plan de auditoria.
Controles operacionales en
seguridad y salud en el trabajo y
gestión ambiental (matriz de
peligros, matriz de aspectos e
impactos ambientales, progamas de
gestión, plan de emergencias, plan
anual de trabajo).
Matriz de gestión del riesgo, matriz
DOFA y estrategias.
Planear Establecer el presupuesto para el mantenimiento y mejora del sistema de gestión integral. Presupuesto HSEQ
Representante de la Dirección, Asesores de gestión - mantenimiento y administración del Sistema Integrado de Gestión, Profesional del sistema integrado de gestión
Control y Mejora
CICLO MEJORA
CONTINUA
Planear
Planear
Planear Establecer el plan anual de trabajo en seguridad y salud en el trabajo, calidad y gestión ambiental Plan anual de trabajo. Gestión HSEQ
Establecer el programa de auditorias, plan de auditoria.
Controles operacionales en
seguridad y salud en el trabajo y
gestión ambiental (matriz de
peligros, matriz de aspectos e
impactos ambientales, progamas de
gestión de seguridad y salud en el
trabajo y gestión ambiental, plan de
emergencias, plan anual de trabajo).
Matriz de gestión del riesgo, matriz
DOFA y estrategias, reportes de
incidentes y/o accidentes de trabajo,
informe de auditoria interna y/o
externa, plan de acción de acciones
correctivas, preventivas y de mejora.
Plan de educación
ENTRADA
Resultado de auditorías previas.
Estado e importancia de los
procesos.
Asegurar el mantenimiento y la mejora continua del sistema de gestión integral a través del seguimiento, medición, análisis y control de los
procesos garantizando el cumplimiento de los requisitos ambientales, de seguridad y salud en el trabajo y de calidad.Objetivo del proceso