Contoh Salah Surat

Kementerian Pelajaran MalaysiaBahagian Teknologi Pendidikan

KESALAHAN KECIL DALAM SURAT RASMI

Oleh:

Hj.Abdul Kadir bin Zainal

Kementerian Pelajaran MalaysiaBahagian Teknologi Pendidikan

Kementerian Pelajaran MalaysiaBahagian Teknologi Pendidikan

Kementerian Pelajaran MalaysiaBahagian Teknologi Pendidikan

Kementerian Pelajaran MalaysiaBahagian Teknologi Pendidikan

Kementerian Pelajaran MalaysiaBahagian Teknologi Pendidikan

CONTOH SURAT KPM YANG BAIK

Kementerian Pelajaran MalaysiaBahagian Teknologi Pendidikan

3. Kandungan Maklumat

Maklumat yang terkandung dalam surat rasmi hendaklah betul, lengkap dan tepat. Namun, manusia semangnya lemah dan terdedah pada pelbagai kesilapan. Kelemahan pentadbiran, yang berpunca daripada manusia atau peralatan, juga memungkinkan kesilapan sukar dielakkan. Antara kesilapan yang sering berlaku adalah seperti yang di bawah ini.

(a) Kesilapan tarikh. Tarikh yang silap itu mungkin tarikh surat, tarikh pelaksanaan sesuatu aktiviti dan mungkin kedua-duanya sekali.

(b) Kesilapan penulisan tempat. Contohnya, sesuatu aktiviti akan berlangsung di tempat A tetapi dalam surat tercatat tempat B.

(c) Silap nama sasaran. Surat itu sepatutnya ditujukan kepada A tetapi tertulis nama B di alamat yang sama.

(d) Silap alamat. Kesilapan alamat pada sampul surat dan kesilapan memasukkan surat ke dalam sampul juga dapat dianggap sebagai kesilapan teknikal.

Kementerian Pelajaran MalaysiaBahagian Teknologi Pendidikan

(e) Maklumat yang sangat perlu tidak terdapat dalam surat itu. Misalnya, penulis tidak menyatakan tarikh akhir penerimaan sesuatu borang.

(f) Tiada maklumat latar belakang sesuatu kes. Misalan pertama, penulis tidak mencatatkan butiran perbualan melalui telefon. Jikalau penerima surat itu sudah lupa atau pegawai lain yang menerima surat itu, sudah tentu timbul masalah. Misalan kedua, penulis tidak mencatatkan butiran ketetapan mesyuarat. Hal ini menyukarkan ketua atau penerima surat melakukan tindakan.

(g) Tiada maklumat tambahan. Misalan pertama, penulis tidak menyatakan nama pegawai yang menangani perkara yang berkenaan. Misalan kedua, penulis tidak melampirkan jadual, profil, senarai dan sebagainya. Hal ini mungkin menyukarkan ketua atau penerima surat melaksanakan tindakan.