SRI HANTORO 2013PROJECT: SISTEM INFORMASI AKUNTANSISUB SYSTEM:
ORDER ENTRY & SALES SYSTEMSSCENE:
Sistem yang ada selama ini kurang objektif dalam pemberian limit
kredit dan laporan yang dihasilkan kurang mendukung dalam
pengambilan keputusan.
PROBLEM DEFINITION
Pengamatan awal kami menunjukkan bahwa sistem pemrosesan
transaksi dan sistem informasi yang berkaitan yang ada sedang
menghadapi masalah sebagai berikut:Sistem informasi yang ada selama
ini kurang memberikan data konsumen penerima piutang secara
lengkap, sehingga kurang objektif dalam pemberian piutang. Laporan
yang dihasilkan pun kurang mendukung dalam pengambilan keputusan.
Hal ini dapat menyebabkan semakin tingginya resiko piutang tidak
tertagih.
REQUIREMENTS DETERMINATION
Saran kami untuk mengatasi masalah tersebut adalah:Menghadirkan
sistem pemrosesan transaksi yang bisa memproses transaksi dan
menyediakan informasi kelayakan kredit secara objektif dan
melakukan pengecekan dokumen para calon konsumen penerima piutang
yang berupa KTP, Slip gaji, Rekening Listrik, Rekening Telepon,
dll
MANFAAT DIHADIRKANNYA SISTEM INFORMASI YANG BARUKehadiran sistem
informasi yang kami ajukan akan memberikan manfaat sebagai
berikut:NoKlausul ManfaatArgumen
1.Menghemat waktuKarena dengan adanya sistem informasi yang baru
maka akan menghemat waktu dalam pemrosesan pemberian piutang.
Perusahaan mempunyai sistem yang mendukung dalam pemberian
informasi mengenai riwayat klien. Sehingga akan mempercepat proses
dalam pemberian persetujuan piutang
2.Meminimalkan kesalahanKarena dengan adanya sistem informasi
yang baru maka akan dapat meminimalkan terjadinya piutang yang
tidak tertagih, karena kita mempunyai data yang lengkap mengenai
riwayat keuangan dari konsumen yang memenuhi kriteria dalam
menerima piutang dan kemampuannya untuk melunasi hutang nya. Dan
apabila perusahaan akan melakukan penagihan secara langsung dengan
mendatangi tempat konsumen, kita memiliki informasi keberadaanya,
sehingga kesempatan untuk kabur membawa kewajibannya akan semakin
kecil.
3.Menghemat biayaKarena dengan adanya sistem informasi yang baru
maka akan mempermudah segalanya. Semua terasa efisien, efektif dan
cepat. Sumber daya yang digunakan pun tidak akan banyak, sehingga
biaya yang dikeluarkan pun akan sedikit.
4.Meningkatkan kontrol & keamanan asetKarena dengan adanya
sistem informasi yang baru maka akan mempunyai kontrol yang lebih
bagus dalam objektifitas pemberian piutang dagang. Perusahaan dapat
dengan tepat memberikan piutang kepada konsumen yang memenuhi
kriteria, sehingga risiko piutang yang tidak tertagih dimana itu
juga berarti risiko aset perusahaan yang hilang akan semakin
kecil.
5.Meningkatkan kualitas proses dan kinerja organisasiKarena
dengan adanya sistem informasi yang baru maka kualitas dalam
pemrosesan pemberian putang kepada klien akan meningkat, efisien
dan efektif. Kinerja organisasi pun akan meningkat karena terbantu
dengan sistem informasi yang lebih baik.
SKUP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI YANG AKAN DIHADIRKAN
The purchasing process begins with a request (or an order) for
goods or services and ends with payments to the vendor. (Bagranoff,
h.230)
Sub SIA ini mencakup kewenangan sebagai berikut:a. menyediakan
layanan jawaban atas pertanyaan tentang produk yang berasal dari
pelanggan/peminat/calon pembeli;b. menangkap potensi penjualan yang
mungkin dilakukan dari penanya potensial;c. memproses order
penjualan dari klien dengan terlebih dahulu mengecek kelengkapan
dokumen dokumen untuk persetujuan pemberian piutang kepada kliend.
memberikan bukti penjualan kepada klien; ?????e. menyediakan
informasi penjualan yang bisa digunakan bidang piutang/sub-sistem
piutang/penagihan agar dapat menjalankan fungsinya menjadi lebih
baik;Dan tidak menangani kewenangan-kewenangan yang lain. Beberapa
contoh yang bukan kewenangan sub SIA ini adalah:a. ......b.
......c. ......
PROSEDUR/FUNGSI YANG DITANGANI UNTUK MENJAWAB KEBUTUHANSecara
umum terdapat tiga prosedur/fungsi yang akan dihadirkan dalam sub
SIA ini untuk menangani/menjawab masalah di atas yaitu:1. Memproses
order penjualan (Hall 2008, h. 163)2. Menerima pembayaran kas (Hall
2008, h. 173)3. Memproses Pengembalian Penjualan (Hall 2008, h.
170)Detail langkah-langkah yang diperlukan dalam masing-masing
prosedur akan dituangkan dalam perincian langkah yang
diperlukan.
PIHAK (PERAN) YANG TERLIBAT DI DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
YANG BARUNo.Peran/PelakuDeskripsi Peran
1Seksi PenjualanMenerima order dari pembeli, kemudian membuat
faktur penjualan dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang
lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam
melayani order dari pembeli.
2Seksi Persetujuan KreditMenerima faktur penjualan dari seksi
penjualan kemudian melakukan pengecekan terhadap dokumen dokumen
para calon konsumen penerima piutang yang berupa KTP, Slip gaji,
Rekening Listrik, Rekening Telepon, dll. Setelah merasa bahwa dari
data dokumen-dokumen tersebut si konsumen memenuhi kriteria dalam
menerima piutang, maka seksi persetujuan kredit akan memberikan
persetujuan.
3Seksi GudangMenerima faktur penjualan dari seksi penjualan dan
seksi persetujuan kredit. Setelah mendapat persetujuan, maka bagian
gudang akan langsung mengecek gudang dan memberikan informasi
mengenai ketersediaan barang yang diminta. Jika terdapat barang nya
maka seksi gudang akan menyerahkan barang nya kepada seksi
pengiriman.
4Seksi PengirimanMenerima faktur penjualan dari seksi penjualan
dan seksi persetujuan kredit. Kemudian melakukan pengiriman atas
dasar jaminan tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa
adanya otorisasi dari yang berwenang.
5Seksi AkuntansiMencatat piutang yang muncul dan membuat serta
mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur dan juga membuat
laporan penjualan.
6
Seksi PenagihanMembuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada
pelanggan untuk penagihan dan menyediakan copy faktur untuk
pencatatan transaksi penjualan.
DFDGambaran langkah-langkah kerja sistem informasi baru ini
dipaparkan dalam bagan DFD sebagai berikut:
DFD (Context Diagram)
DFD LEVEL 1
DFD (Level 1):Sub proses 1DFD LEVEL 1
DFD (Level 1):Sub proses 2
DFD LEVEL 2
DFD (Level 2)Sub Proses 1.1
DFD (Level 2)Sub Proses 1.2dan seterusnya.
DFD LEVEL 3
DFD (Level 3)Sub Proses 1.1.1
DFD (Level 3)Sub Proses 1.2.1dan seterusnya.
DATA MODEL (ERD & PHYSICAL DATA MODEL)Hubungan dan
keterkaitan antar data yang digunakan digambarkan sebagai
berikut:
DATA DICTIONARYData yang digunakan di atas secara rinci
dijelaskan sebagai berikut:TABLE: AAAAA
No.KODETIPE DATADESKRIPSI
TABLE: BBBBB
No.KODETIPE DATADESKRIPSI
PERINCIAN LANGKAH YANG DIPERLUKANUntuk menjamin bahwa
kebutuhan-kebutuhan utama di atas dapat dipenuhi dengan baik maka
setiap kebutuhan dituangkan dalam detil-detil pemprosesan sebagai
berikut:Memproses order penjualan (Hall 2008, h.
163):No.Langkah
Receive Order. The sales process begins with the receipt of a
customer order indicating the type and quantity of merchandise
desired. At this point, the customer order is not in a standard
format and may or may not be a physical document. Orders may arrive
by mail, by telephone, or from a field representative who visited
the customer.
Check Credit. Before processing the order further, the customers
creditworthiness needs to be established. The circumstances of the
sale will determine the nature and degree of the credit check. For
example, new customers may undergo a full financial investigation
to establish a line of credit. Once a credit limit is set, however,
credit checking on subsequent sales may be limited to ensuring that
the customer has a history of paying his or her bills and that the
current sale does not exceed the pre-established limit.
Pick Goods. The receive order activity forwards the stock
release document (also called the picking ticket) to the pick goods
function, in the warehouse. This document identifies the items of
inventory that must be located and picked from the warehouse
shelves. It also provides formal authorization for warehouse
personnel to release the specified items. After picking the stock,
the order is verified for accuracy and the goods and verified stock
release document are sent to the ship goods task. If inventory
levels are insufficient to fill the order, a warehouse employee
adjusts the verified stock release to reflect the amount actually
going to the customer. The employee then prepares a back-order
record, which stays on file until the inventories arrive from the
supplier (not shown in this diagram). Back-ordered items are
shipped before new sales are processed.Finally, the warehouse
employee adjusts the stock records to reflect the reduction in
inventory. These stock records are not the formal accounting
records for controlling inventory assets. They are used for
warehouse management purposes only. Assigning asset custody and
accounting record-keeping responsibility to the warehouse clerk
would violate a key principle of internal control. The inventory
control function, discussed later, maintains the formal accounting
inventory records.
Ship Goods. Before the arrival of the goods and the verified
stock release document, the shipping department receives the
packing slip and shipping notice from the receive order function.
The packing slip will ultimately travel with the goods to the
customer to describe the contents of the order. The shipping notice
will later be forwarded to the billing function as evidence that
the customers order was filled and shipped.
Menerima pembayaran kas (Hall 2008, h. 173):NoLangkah
Open Mail and Prepare Remittance Advice. A mail room employee
opens envelopescontaining customers payments and remittance
advices. Remittance advices (see Figure 4-10) contain information
needed to service individual customers accounts. This includes
payment date, account number, amount paid, and customer check
number. Only the portion above the perforated line is the
remittance advice, which the customer removes and returns with the
payment.
Record and Deposit Checks. A cash receipts employee verifies the
accuracy and completeness of the checks against the prelist. Any
checks possibly lost or misdirected between the mail room and this
function are thus identified. After reconciling the prelist to the
checks, the employee records the check in the cash receipts
journal. All cash receipts transactions, including cash sales,
miscellaneous cash receipts, and cash received on account, are
recorded in the cash receipts journal. Figure 4-11 illustrates this
with an example of each type of transaction. Notice that each check
received from a customer is listed as a separate line item.
Update Accounts Receivable. The remittance advices are used to
post to the customersaccounts in the AR subsidiary ledger.
Periodically, the changes in account balances are summarized and
forwarded to the general ledger function.
Update General Ledger. Upon receipt of the journal voucher and
the account summary, the general ledger function reconciles the
figures, posts to the cash and AR control accounts, and files the
journal voucher.
Reconcile Cash Receipts and Deposits. Periodically (weekly or
monthly), a clerk from the controllers office (or an employee not
involved with the cash receipts procedures) reconciles cash
receipts by comparing the following documents: (1) a copy of the
prelist, (2) deposit slips received from the bank, and (3) related
journal vouchers.
Memproses Pengembalian Penjualan (Hall 2008, h.
170):No.Langkah
Prepare Return Slip. When items are returned, the receiving
department employeecounts, inspects, and prepares a return slip
describing the items. The goods, along with a copy of the return
slip, go to the warehouse to be restocked. The employee then sends
the second copy of the return slip to the sales function to prepare
a credit memo.
Prepare Credit Memo. Upon receipt of the return slip, the sales
employee prepares a credit memo. This document is the authorization
for the customer to receive credit for the merchandise returned.
Note that the credit memo illustrated in Figure 4-8 is similar in
appearance to a sales order. Some systems may actually use a copy
of the sales order marked credit memo.
Approve Credit Memo. The credit manager evaluates the
circumstances of the return and makes a judgment to grant (or
disapprove) credit. The manager then returns the approved credit
memo to the sales department.
Update Sales Journal. Upon receipt of the approved credit memo,
the transaction is recorded in the sales journal as a contra entry.
The credit memo is then forwarded to the inventory control function
for posting. At the end of the period, total sales returns are
summarized in a journal voucher and sent to the general ledger
department.
Update Inventory and AR Records. The inventory control function
adjusts the inventory records and forwards the credit memo to
accounts receivable, where the customers account is also adjusted.
Periodically, inventory control sends a journal voucher summarizing
the total value of inventory returns to the general ledger update
task. Similarly, accounts receivable submits an AR account summary
to the general ledger function.
Update General Ledger. Upon receipt of the journal voucher and
account summaryinformation, the general ledger function reconciles
the figures and posts to the control accounts.
SYSTEM FLOWCHARTBerikut ini bagan systems frowchart yang
digunakan untuk menjelaskan pemprosesan transaksi dan alur dokumen
yang digunakan:
PHYSICAL & ELECTRONIC FORMBerikut ini adalah form-form yang
akan digunakan dalam memproses transaksi-transaksi yang
terjadi.Form Elektronik:
Kode:Nama:OKBATAL
Form Fisik:Lihat juga masing-masing dokumen (Hall 2008, h.
163-180)
SUMBER DAYA YANG PERLU DIHADIRKANBerbagai sumber daya material,
komputer, software, dan sumber daya manusia yang diperlukan beserta
perhitungan biayanya ditampilkan sebagai berikut:Settlement
Cost:No.Sumber DayaSpesifikasiKuantitasHarga (Rp.)
Komputer23.000.000,00
Lisensi SoftwareSatu lisensi berlaku untuk 15 user/15
komputer.1100.000.000,00
Maintenance Cost:No.Sumber DayaSpesifikasiKuantitasHarga
(Rp.)
Komputer23.000.000,00
Lisensi SoftwareSatu lisensi berlaku untuk 15 user/15
komputer.1100.000.000,00
Training Cost:No.Sumber DayaSpesifikasiKuantitasHarga (Rp.)
Operating Cost:No.Sumber DayaSpesifikasiKuantitasHarga (Rp.)
CONTROL MATRIXBerikut ini kontrol-kontrol yang digunakan dalam
sistem informasi akuntansi ini untuk menjamin bahwa SIA yang akan
dihadirkan benar-benar dapat berjalan dengan baik dan menyelesaikan
masalah serta menjamin keamanan aset-aset yang digunakan.1. PROCESS
CONTROL MATRIX.PROCESS
1.11.22.1 N
ACTIONC1:
C2:V
C3:
Cn:
SRI HANTORO 2013C n adalah langkah yang diambil untuk menerapkan
kontrol agar proses yang bersangkutan berjalan dengan baik.Proses
bisa didetilkan tergantung dari kedalaman proses dan siklus yang
dikaji.Jika ada pengaruh dari suatu langkah kontrol atas proses
yang bersangkutan maka sel pertemuan keduanya diisi dengan V.2.
FIXED ASSET CONTROL MATRIXASSET
ABCD X
CONTROLC 1:
C 2:
C3:
Cn:
SRI HANTORO 2013
3. SECURITY CONTROL MATRIX
4. DATA ACCESS CONTROL MATRIXDATA
D1D2D3D4
ROLER1
R2
R3
Rn
SRI HANTORO 2013Diisi dengan CAD, IUD, ATAU R/SC = create A =
alter Dr = drop I = insert U = update Dl = delete R = read S =
select
5. RISK-OCCURRENCE CONTROL MATRIXRISK-OCCURRENCE CONTROL MATRIX:
SEVERITY (CONSEQUENCE) & FREQUENCY (PROBABILITY)SEVERITY
(CONSEQUENCE)
FREQUENCY (PROBABILITYRISK ARISK BRISK CRISK N
C = C = C = C =
LRO3 = RO4 =
MRO2 =
HRO1 =
SRI HANTORO 2013L = LOW, M = MEDIUM, H = HIGH atau bisa diisi
dengan nilai kemungkinan (0 s.d 1) (L, M, H hanya terjadi dalam
salah satu kemungkinan saja).C diisi nilai yang harus ditanggung
jika risiko yang bersangkutan terjadi.Hasil perkalian F x S
diisikan di sel yang bersangkutan.
6. RISK OCCURRENCE-ACTION TAKEN (RISK-ANTICIPATION) CONTROL
MATRIXNo.ROACTION TAKEN
1.RO1
2.RO2
3.RO3
NRO4
SRI HANTORO 2013Alternatif 2:RISK
ANTICIPATIONR1R2R3
A1
A2
An
COMPUTER PROGRAM LAYOUTBerikut ini gambaran (layout) tentang
program/aplikasi komputer yang akan digunakan dalam sistem
informasi akuntansi yang baru untuk memproses transaksi atau data
lain dan menghasilkan informasi yang diperlukan.A. Layout Awal
(Program Baru Dibuka)
B. Layout window ketika menu masukkan data penanya diklik:
C. Layout Report yang dihasilkan:
SYSTEMS MANUAL: FORMAL PROCEDURES, REWARDS, AND PUNISHMENTSBAB I
LINGKUNGAN RELEVAN SISTEMPASAL 1: BAB M: IMBALANPASAL M1:BAB N:
SANKSIPASAL N1:BAB O: PERUBAHANPASAL O1:
=====================================================================================PAKTA
INTEGRITASMencakup:- Keaslian karya- Keterbatasan karya-
Kemungkinan perbaikannya- Kemungkinan revisi atas kesalahan
penulisan yang tidak disengaja
=====================================================================================LAMPIRAN1.
Systems Flowchart dari sistem yang sedang berjalan/akan
diperbaiki2. Data Flow Diagram dari sistem yang sedang
berjalan/akan diperbaiki3. ERD sistem yang sedang berjalan/akan
diperbaiki4. Physical Data Model sistem yang sedang berjalan5. Form
fisik dan elektronis yang digunakan dalam sistem yang sedang
berjalan6. Report fisik dan elektronis yang digunakan dalam sistem
yang sedang berjalan7. Foto aktivitas/layout dari sistem yang
sedang berjalan/akan diperbaiki