Constitutional Open Forum/ Forum sur la réforme constitutionnelle AÉÉCLSS, 2012-2013.

Constitutional Open Forum/

Forum sur la réforme constitutionnelle

AÉÉCLSS, 2012-2013

Purpose of Reforms

Design a constitution reflecting current student body values

Build a more democratic process

Build an inclusive school reflective of UO mandate

Design positions that provide a better division of labour

Design more coherent position descriptions

But des réformes

Créer une constitution qui incorpore les valeurs de la population étudiantes

Créer un processus plus démocratique

Créer une faculté inclusive qui reflète le mandate de l’université.

Concevoir des postes avec une meilleure division de responsabilité

Développer les descriptions de postes

Major Reforms

The preamble:

Whereas the AÉÉCLSS is founded upon principles that recognize equity, accessibility, diversity and promoting an inclusive law school environment for all members of the AÉÉCLSS.

This is important, much like the Canadian constitution we expect this to be a ‘Living Tree Document’. In years to come the executive will determine how to interpret this constitution in a manner congruent with the preamble

Réformes importantes

Le préambule:

Attendu que l’AÉÉCLSS est fonde sur des principes qui reconnaissent la

Major Reforms Continued

Democratic processes:

Bi-annual French/English Caucus meetings: members can vote to make decisions

Transparent Funding decisions: the formula the executive follows will be posted on the website

Annual Budget Meeting: September, budget must be approved by majority of attendees

Annual General Meeting: March

Réformes majeures

Processus démocratiques:

Le Caucus français sera convoqué deux fois par an/ Le Caucus anglais sera convoqué deux fois par an.

Les décisions de financement transparentes:

Au début de chaque année scolaire, l'Exécutif doit convoquer une réunion budgétaire annuelle. Les résolutions adoptées lors de l'Assemblée générale à moins de cinq pour cent des membres de l’Association exigent les deux tiers des voix pour passer.

une Assemblée générale annuelle: mars

Major Reforms Continued

Position reform (we will go in detail with this below)

Language Requirements:

VP Internal, External and French must be fluently bilingual in English and French. Each person must have ability to translate documents and write and speak in French and English.

President must have a working knowledge of French and English. They must be able to communicate in both official languages, however, all communications are reviewed and edited by those meeting the requirements of positions above.

Réformes majeures

Position Réformes:

Maîtrise de la langue:

VP des affaires internes, des affaires externes et du programme français doivent être parfaitement bilingues.

Les candidats au poste de président doivent avoir une connaissance de pratique du français.

President

Old constitution:

Chair meetings of the executive and of general assemblies

Represent the AEECLSS on matters relating to the SFUO

Sit on Faculty council

Select student representatives

New constitution:

Shall oversee all AEECLSS activities

Shall be the AEECLSS’ official spokesperson

Président

Ancienne constitution:

Préside les réunions du conseil exécutif et les assemblées générales

Represente l’AÉÉCLSS au sein de la FEUO

Siège sur le conseil de la faculté

Choisit les representants étudiants des comités de l’université

Nouvelle constitution:

Supervise toutes les activités de l’AÉÉCLSS

Est le porte-parole de l’AÉÉCLSS

VP Academic/Internal

Old Constitution:

Prevailing norms established the following responsibilities: clubs, committees, French and English program concerns, administrative meetings, academic committee, academic event planning, working knowledge of French.

New Constitution:

Makes position more manageable

VP Académique/affaires

internes Ancienne constitution:

Nouvelle constitution:

VP Communications/External

Old Constitution: formerly too vague, fragmented & outdated

13. (3) sit on the Extracurricular Council and as an ex-officio member, without voting privileges, of the Academic Council;

13. (6) organize the publication of the C.L.S.S. directory 13. (7) provide interpretation services at Executive

Council meetings when necessary;

New Constitution: specific tasks ensuring uniform and effective official communication

Coordinate sponsorship Maintain all communications platforms (website & social

media) Ensure all official AEECLSS communications are bilingual

VP Communications/Affaires

externes Anciennement: Poste vague, tâches dispersées,

description désuète

13. (3) siège au conseil des activités sociales et est membre d’office sans droit de vote du conseil des affaires scolaires

13. (6) organise la publication du répertoire de l’AÉÉCL 13. (7) fournit des services d’interprétation aux réunions

Maintenant: tâches précises qui assure une communication officielle qui est uniforme et efficace

Coordonner les efforts de financement Entretenir toutes les plateformes de communications (site

web & médias sociaux) Assurer que toutes communications officielles de

l’AEECLSS sont bilingues

VP Finance Old Constitution: 1. receive all accounts due to the C. L. S. S.;

2. subject to sections 75 and 76, pay all debts of the C.L.S.S.;

3. maintain accurate accounts of the C.L.S.S.'s books;

4. prepare, for the Executive Council, the figures necessary to elaborate a preliminary budget;

5. publish, at least once before the end of his or her term in office, a financial statement;

6. chair the budget meeting at the general assembly in both languages of the C.L.S.S.;

7. sit as a member of the Extracurricular Council and as an ex-officio member, without voting privileges, of the Academic Council.

New Constitution: a. Be a signing officer of the Society;

b. Together with the President, assume responsibility for ensuring that all contracts entered into by the Society are with due authority and in the best interests of the Society;

c. Develop, recommend and present the annual budget at the Annual Budget Meeting in consultation with the Executive Committee;

d. Monitor the financial status of the Society including budget variances, and make recommendations to the Society regarding major expenditures;

e. Together with the Vice‐President, Academic, process and keep accurate account of all club funding requests received and granted by the Society;

f. Take responsibility for all record‐keeping and book‐keeping necessary for AÉÉCLSS finances;

g. Oversee, with the President, the operations of the AÉÉCLSS Bookstore management.

h. Create transition documents for the incoming Vice‐President, Finance, and train and advise them.

VP aux finances Ancienne constitution: 1. reçoit toutes les sommes dues à l’AÉÉCL;

2. paie les dettes de l’AÉÉCL, sous réserve des articles 75 et 76;

3. tient à jour les comptes de l’AÉÉCL;

4. prépare, au profit du conseil exécutif, les chiffres nécessaires à l’élaboration d ’un budget préliminaire;

5. publie des états financiers au moins une fois avant la fin de son mandat;

6. préside dans les deux langues officielles de l’AÉÉCL la réunion portant sur le budget lors de l’assemblée générale;

7. siège au conseil des activités sociales et est membre d’office sans droit de vote du conseil des affaires scolaires.

Nouvelle constitution: a. Être un signataire autorisé de l’Association;

b. Collaborer avec le Président pour assumer la responsabilité de veiller à ce que tous les contrats conclus par l’Association soient dûment autorisés et dans les meilleurs intérêts de l’Association;

c. Élaborer, recommander et présenter le budget annuel à l'Assemblée budgétaire annuelle en consultation avec le Comité Exécutif;

d. Surveiller la situation financière de l’Association, y compris les écarts budgétaires, et faire des recommandations à l’Association en ce qui concerne les dépenses importantes;

e. En collaboration avec le Vice‐Président aux affaires académiques, tenir une comptabilité précise de toutes les demandes de financement des clubs reçues et approuvées par l’Association;

f. Être responsable pour la tenue de tous les dossiers et de la comptabilité nécessaires pour les finances de l’AÉÉCLSS;

g. Superviser, avec le Président, la gestion de la librairie de l’AÉÉCLSS.

h. Créer les documents de transition pour le nouveau vice‐président aux finances élu, le former et le conseiller.

VP English

Old Constitution:

New Constitution:

VP anglais

Ancienne constitution:

Nouvelle constitution:

VP French

Old Constitution: Fragmented and outdated tasks

New Constitution: More focused on actually ensuring adequate representation of French student body

Report on academic matters affecting French Common Law members of the AÉÉCLSS to the Executive Committee, the student body, and the administration

Translate Society communications from English to French, where necessary

Create transition documents for incoming VP French and train and advise them

VP français

Ancienne constitution: Tâches dispersées et désuète

Nouvelle constitution: Vise la représentation adéquate des élèves francophones

Documenter les questions académiques touchant les membres franâis de l’AÉÉCLSS au Comité Exécutif, aux étudiants en général et à l’administration

Traduire les communications de l’Association de l’anglais au français, le cas échéant

Créer les documents de transition pour le nouveau vice-président français, le former et le conseiller

VP Social

This position is remaining the same.

VP Social

Ce post ne change pas.

VP Equity

Old Constitution: this position did not exist.

New Constitution: will chair the student Equity committee, will sit as student representative on the Faculty Equity committee, will complete Equity report for faculty and student body, responsible for running events promoting equity on campus, responsible for managing Dean’s Conference Fund

VP Équité

Ancienne constitution: ce poste n’existait pas.

Nouvelle constitution: présider les réunions du Comité d'équité, représentant des étudiants au sein du comité d'équité faculté, Préparer et publier un rapport annuel sur l'équité, développer des campagnes pour l'équité, coordonner et gérer les demandes pour la Conférence du doyen / Fonds de conférenciers.

Academic Committee

Old Constitution: 2 representatives from every year

New Constitution: 1 representative from every year

Le Comité académique

Ancienne constitution: de

Nouvelle constitution:

Equity Committee

Old Constitution: did not exist

New Constitution: 1 representative from every year, shall be involved in preparing equity report, shall attend Equity committee meetings, may attend Faculty Equity Committee meetings

Comité sur l'équité

Ancienne constitution:

Nouvelle constitution:

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