CONJUNTO RESIDENCIAL ALMENDRO NIT. 900640353 INFORME DE GESTION AGOSTO 2021 CONSEJO DE ADMINISTRACION AÑO 2021 Respetados señores del consejo y copropietarios: Reciban un cordial saludo el presente informe tiene la finalidad de darles a conocer el trabajo realizado entre el periodo comprendido del 01 al 31 de agosto de 2021, dando cumplimiento a las normas contempladas en el Reglamento de propiedad Horizontal y de conformidad con la ley 675 de 2001 – Régimen de propiedad Horizontal, el administrador presenta al consejo de Administración el informe resumen de los aspectos más relevantes de la función administrativa. GESTION ADMINISTRATIVA INGRESOS Movimientos de la cuenta principal de la copropiedad para el mes de agosto de 2021 cuenta # 66802845-9 movimiento crédito ingreso $ 46.743.973, y con un debito (salida) de $42.365.995, saldo final del periodo
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
CONJUNTO RESIDENCIAL ALMENDRO NIT. 900640353
INFORME DE GESTION AGOSTO 2021
CONSEJO DE ADMINISTRACION AÑO 2021
Respetados señores del consejo y copropietarios:
Reciban un cordial saludo el presente informe tiene la finalidad de darles a conocer el trabajo
realizado entre el periodo comprendido del 01 al 31 de agosto de 2021, dando cumplimiento a las
normas contempladas en el Reglamento de propiedad Horizontal y de conformidad con la ley 675
de 2001 – Régimen de propiedad Horizontal, el administrador presenta al consejo de Administración
el informe resumen de los aspectos más relevantes de la función administrativa.
GESTION ADMINISTRATIVA
INGRESOS
Movimientos de la cuenta principal de la copropiedad para el mes de agosto de 2021 cuenta #
66802845-9 movimiento crédito ingreso $ 46.743.973, y con un debito (salida) de $42.365.995,
saldo final del periodo
CONJUNTO RESIDENCIAL ALMENDRO NIT. 900640353
Movimientos de la cuenta No 66886937-8 con un movimiento crédito (ingreso) $32.611 y con un
debito (salida) $0 con un saldo final $ 12.198.309
Movimientos de la cuenta No 66802846-7 con un movimiento crédito (ingreso) $90.001 y con un
debito (salida) 0 con un saldo final $ 477 CUENTA DE IMPREVISTOS.
CONJUNTO RESIDENCIAL ALMENDRO NIT. 900640353
COMPARATIVO INGRESOS CUENTA PRINCIPAL DE LA COPROPIEDAD 2021
INGRESO DE PARQUEADERO PARA EL MES DE AGOSTO DE 2021
CAJA GENERAL AGOSTO 2021
(+) SALDO EN CAJA CIERRE JULIO = $240.720 (+) INGRESO DE PARQUEADERO MES AGOSTO = $1.208.750 (-) DESEMBOLSO CAJA MENOR = $ 600.000 (-) CONSIGNACION CUENTA PRINCIPAL = $849.470 SALDO EN CAJA CIERRE AGOSTO = $0
ENCUESTA APROBACION DECISIÓN POR COMUNICACIÓN ESCRITA
El día 25 de agosto se publicó en la página web la aprobación decisión por comunicación escrita conforme a la ley 675 de 2001 en sus artículos 43 y 45 1 Resolución 398 de 03-03-2020, Articulo 13”.
TEMAS PARA APROBACIÓN:
1. AUDITORIA EXTERNA: la administración y el consejo de administración solicitan a los propietarios la aprobación de la realización de la auditoría externa del conjunto residencial Almendro para los periodos comprendidos entre el 2016 al 2020, debido a algunas situaciones encontradas que requieren ser revisadas a profundidad y aclarar, así mismo con la finalidad de revisar toda la gestión financiera y administrativa en estos periodos, así como identificar las inconsistencias de manejo de efectivo y de los cumplimientos de las obligaciones con proveedores. Los costos de la auditoría externa estarán cubiertos con el presupuesto que se tiene aprobado para la revisoría fiscal y el cual no ha sido ejecutado ya que no tenemos revisor fiscal actualmente, costo de la auditoria $6.000.000.
2. ASAMBLEA EXTRAORDINARIA: La administración y el consejo de administración propone sea cancelada la asamblea extraordinaria que estaba programada para ser celebrada en este año, por las siguientes razones:
De ser aprobada la auditoria, los resultados de dicha auditoria serán entregados a finales del mes de noviembre, por lo cual se podría celebrar la asamblea extraordinaria en el mes de diciembre, con el fin de entregar a la asamblea los resultados de la auditoria, sin embargo, la administración y el consejo de administración, considera que celebrar una asamblea en el mes de diciembre, cuando se tiene próxima la asamblea ordinaria del mes de marzo son dos costos muy cercanos y son significativos para el conjunto, se solicita sea cancelada la asamblea extraordinaria y los resultados de la auditoria se puedan entregar en la asamblea ordinaria, que será celebrada de enero a marzo del próximo año.
Según el reglamento de propiedad horizontal de la copropiedad, Capitulo XI Articulo 62. Reuniones Extraordinarias: Tratándose de reuniones no presenciales, en el aviso de convocatoria se insertará el orden del día y en las mismas no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos. No se podrá aprobar cuota extraordinaria para la impermeabilización de la copropiedad en una asamblea virtual, solo en asamblea presencial debido a que el monto de la cuota extraordinaria supera 4 veces el valor de la administración enunciado en la ley 675 de 2001.
CONJUNTO RESIDENCIAL ALMENDRO NIT. 900640353
En virtud la situación del covid-19 no es posible realizar reuniones presenciales debido a que no contamos con el espacio exigido para la prevención, y su alquiler en otro sitio sería un sobre costo innecesario.
RESULTADOS DE LA ENCUESTA:
TOTAL VOTOS 206 APARTAMENTO / COEFICIENTE 42.56 %
1. De conformidad al numeral 1. ¿Aprueba usted la realización de la auditoría externa?
SI / 160
no / 46
TOTAL VOTOS = 206
2. De conformidad al numeral 2. ¿Está usted de acuerdo en cancelar la asamblea extraordinaria?
SI / 148
NO / 58
TOTAL VOTOS = 206
No se cumplió con el quórum requerido según la ley 675 de 2001, del 50 % más uno para la
realización de la auditoria y la cancelación de la asamblea extraordinaria, la administración y el
consejo de administración fijara fecha lo antes posible para la realización de la asamblea
extraordinaria, para la elección de revisor fiscal, aprobación de presupuesto y presentación de
empresas de impermeabilización.
COMUNICADOS
1. Comunicado representación legal actual
2. Cartera morosa cierre 31 de julio de 2021
3. Informe administrativo y contable cierre 31 de julio de 2021
4. Circular de Convivencia 01-2021
5. Aprobación de decisión comunicación escrita
ADMINISTRATIVO
1. Se realizó la compra del computador para la contadora, implementando el multiusuario al
software sisco.
2. Se implementó el reglamento de caja menor y acta de responsabilidad.
3. Se radico el derecho de petición a la Agrupación ciudad verde solicitando estado de cuenta
discriminado de cada propietario que tiene deuda de cuota en los periodos 2013 -2014
CONJUNTO RESIDENCIAL ALMENDRO NIT. 900640353
4. Se realizó la actualización de firmas en el banco, donde se activó el segundo toque para la
autorización de los pagos de la copropiedad por parte del consejo de administración.
MANTENIMIENTO Y ASEO GENERAL
1. Se realizó el mantenimiento más urgente del enrejado
2. Se realizó el mantenimiento de la caja de aguas residuales torre 12
3. Se realizó el arreglo de tubería de la torre 12 por filtración de agua.
4. Se realizó el decapado de las torres
5. Se guadaño el césped.
ASISTENCIA POLIZA AXA COLPATRIA Y SOLUCIONES RECLAMACIONES
1. Se realizó cambio de vidrio del apartamento 3104
2. Se realizó la asistencia del apartamento 2104 por humedad donde la póliza no cubre el daño.
3. Se realizó la asistencia del apartamento 14602 por humedad, se concluyó que ese daño es
por la canal y lo debe realizar la administración.
4. Se realizó cambio de vidrio apartamento 14102.
5. Se realizó asistencia del apartamento 12 102 y 12 103 por tubería área común se realizó el
procedimiento y arreglo por la póliza.
6. Se realizó asistencia del apartamento 6304 humedad baño social.
7. Se realizó asistencia al apartamento 12 104 por sonda eléctrica y taponamiento de tubería
interna.
8. Se realizó cambio de vidrio del apartamento 3202.
9. Se realizó solicitud cambio de vidrio apartamento 16204 pendiente cambio, por
disponibilidad de residente.
Cordialmente,
DANIELA IZQUIERDO NOVOA
Administradora y representante legal
CONJUNTO RESIDENCIAL ALMENDRO NIT. 900640353
Soacha, 14 de septiembre de 2021
Señora(es) ADMINISTRACION Y CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Conjunto Residencial Almendro PH. Ciudad
Ref.: Informe Contable independiente correspondiente al mes de agosto de 2021
Dando cumplimiento al marco normativo que rige nuestra gestión como contador
público, en la ética profesional y control de calidad, e implementación de las niif’s a
nuestra profesión, a continuación, se presenta el informe contable correspondiente al mes de agosto de 2021 de la propiedad horizontal Conjunto Residencial Almendro
identificada con Nit No. 900.640.353-5, actividad principal está dedicada a la
administración de las expensas comunes de la propiedad horizontal residencial; donde
se dará a conocer las actividades contables más relevantes ejecutadas en el mes de la referencia:
1. IMPUESTOS.
Registro de los comprobantes de Egreso sistema sisco. Liquidación soportada de retención en la fuente. Registro de Retención en la fuente en la plataforma Dian.
2. CONTABLE ADMINISTRATIVO
Registro pagos en el sistema Sisco. Registro actualizado de parqueaderos motos y vehículos, bicicletero en el sistema sisco. Actualización de correos en el sistema sisco. Impresión y pdf de paz y salvos de pagos de cartera a agosto de 2021. Liquidación facturación de despensas, parqueaderos y otros. Cruce de anticipos, envió de liquidación final de facturación por mail a copropietarios, y
exportación de facturación para impresión. Registro de ingresos de despensas, parqueadero y otros en el sistema sisco, enviados por mail a
copropietarios. Descarga de informe de cartera en Excel. Descarga de cuentas por pagar en Excel. Contabilización Reembolsos mes de Agosto de 2021. Listado de morosos. Se contabilizó Arqueo de Caja mes de agosto de 2021. Se contabilizó salida de $300.000 de caja general para constitución de caja menor.
CONJUNTO RESIDENCIAL ALMENDRO NIT. 900640353
Se reclasifico cuenta de salones comunales según escritura de propiedad horizontal, en Salón Comunal 1, Salón Disponible 2(SP), Salón No. 3(p).
FINANCIERO Y FISCAL
Revisión de registro mes de agosto de bancos, y conciliación bancos. Exportación de Presupuesto aprobado vs ejecutado. Exportación flujo de efectivo.
RECOMENDACIONES
De acuerdo con los hallazgos encontrados para el mejoramiento de las actividades y
organización adecuada de la copropiedad, con el fin de que continúen acorde a las leyes
y las normas de información Financiera Niif grupo 3 contabilidad simplificada
correspondiente a propiedad horizontal y a la obligatoriedad de lo estipulado en la ley
675 de 2001 y conceptos emitidos por el consejo técnico de la contaduría, es necesario:
1. Es necesario conciliar los estados de cuenta según correo recibidos de algunos propietarios, esto debido a que en su momento fueron contabilizados y se encuentra en una cuenta puente de ingresos y no fueron cargados a pagos de cartera.
2. Presentar al final de cada semana el registro ingreso de bancos (Excel)
3. Presentar al final de cada semana cambios a los parqueaderos y novedades (Excel).
4. Presentar facturación de compras al final de cada semana con forma a la norma tributaria, soportes como: si posee personal pago de seguridad social (salud, pensión y riesgos) y parafiscales (en caso de que aplique), RUT.
5. Formato y soportes de reembolso de caja menor a cumplimiento del reglamento del mismo.
6. Se requiere publicar los pagos sin identificar en el banco para que los propietarios que posean el soporte se acerquen.
7. Valoración de tiempo completo para revisión general año 2021.
8. Para transparencia en el arqueo de caja, es recomendable que sea realizado por Tesorera, consejo de Administración.
9. Para control de caja menor, es recomendable que sea realizado por Tesorera, consejo de Administración.
10. Es recomendable el incremento de la base de caja menor para el mes de septiembre de 2021.
Pendientes próximo mes:
a. Aun falta por contabilizar bicicleteros meses de junio y julio de 2021.
b. Verificación del banco registros que aparecen en Excel y no en el extracto mes de agosto de 2021, pendiente respuesta del banco.
c. Depuración correos de Contabilidad, pendientes aun correos. d. Conciliar cuentas de pagar de proveedores. e. Conciliar algunas cuentas de cartera de propietarios que cuenta con errores. f. Pendiente revisión y reclasificación de cuentas de gastos esto con apoyo de administración.
g. Revisión de acuerdos de pago con el sistema.
CONJUNTO RESIDENCIAL ALMENDRO NIT. 900640353
h. Revisión cuenta de ciudad verde. i. Consultar listado de cuota de inasistencia en el 2021.
j. Revisión y ajuste de anticipos de administración y parqueadero, bicicletero 270595 de 2021.
Cordialmente,
Contadora Pública
Se adjunta Flujo de Efectivo y Presupuesto comparativo mes de agosto de
2021, comportamiento de ingresos, y pagos en el mes de agosto de 2021.