CONCOURS INTERNE POUR L'ACCES AU GRADE … · mission qui a été validé par le chef de service mais qui n'a pas encore été contrôlé par l'agent gestionnaire au sein du service

CONCOURS INTERNE POUR L'ACCES AU GRADE D'INSPECTEUR DES FINANCES PUBLIQUES

ANNÉE 2017

_____

ÉPREUVE ÉCRITE D’ADMISSIBILITÉ N° 2

Durée : 3 heures - Coefficient : 5

_____

Budget, immobilier, gestion des ressources humaines, logistique et organisation de la DGFiP

_____

Toute note inférieure à 5/20 est éliminatoire.

_____

Recommandations importantes Le candidat trouvera au verso la manière de servir la copie dédiée. Sous peine d’annulation de sa copie, le candidat ne doit porter aucun signe distinctif (nom, prénom, signature, numéro de candidature, etc.) en dehors du volet rabattable d’en-tête. Il devra obligatoirement se conformer aux directives données.

J. 16 1629

Tournez la page S.V.P.

CONCOURS INTERNE POUR L'ACCÈS AU GRADED'INSPECTEUR DES FINANCES PUBLIQUES

CONCOURS INTERNE POUR L'ACCES AU GRADE D'INSPECTEUR DES FINANCES PUBLIQUES

ANNEE 2017

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EPREUVE ECRITE D’ADMISSIBILITE N° 2

Durée : 3 heures - Coefficient : 5

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Budget, immobilier, gestion des ressources humaines, logistique et organisation de la DGFiP

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Toute note inférieure à 5/20 est éliminatoire.

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Recommandations importantes Le candidat trouvera au verso la manière de servir la copie dédiée. Sous peine d’annulation de sa copie, le candidat ne doit porter aucun signe distinctif (nom, prénom, signature, numéro de candidature, etc.) en dehors du volet rabattable d’en-tête. Il devra obligatoirement se conformer aux directives données.

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Décimales

RéseRvé à L’ADMinistRAtion

à L’Attention Du cAnDiDAt

à L’Attention Du coRRecteuR

en dehors de la zone d’identification rabattable, les copies doivent êtretotalement anonymes et ne comporter aucun élément d’identification telque nom, prénom, signature, paraphe, localisation, initiale, numéro, ou touteautre indication même fictive étrangère au traitement du sujet.

il est demandé aux candidats d’écrire et de souligner si nécessaire austylo bille, plume ou feutre, de couleur noire ou bleue uniquement.une autre couleur pourrait être considérée comme un signe distinctif par lejury, auquel cas la note de zéro serait attribuée. De même, l’utilisationde crayon surligneur est interdite.

Les étiquettes d'identification codes à barres, destinées à permettre àl'administration d'identifier votre copie, ne doivent être détachées et colléesdans les deux cadres prévus à cet effet qu'en présence d'un membre de lacommission de surveillance.

Pour remplir ce document :utilisez un stylo ou une pointe feutre

de couleur noiRe ou BLeue.

eXeMPLe DeMARquAGe :

Pour porter votre note, cochezles gélules correspondantes.

Reportez la note dans les zones note / 20 et dansle cadre AEn cas d’erreur de codification dans le report desnotes cochez la case erreur et reportez la notedans le cadre B.

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Ne rabattre le cache qu'en présence d'un membre de la commission de surveillance

Concours externe - interne - professionnel - ou examen professionnel (1)

(1) Rayer les mentions inutiles

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Date :

Nombre d’intercalaires supplémentaires :

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Décimales

145112_BAT_Examen 2014 v2.qxd:Mise en page 1 13/03/14 15:07 Page1

Inspecteur des Finances publiques

081 – Budget, immobilier, gestion desressources humaines, logistique et organisationde la DGFiP

Interne

Le candidat devra compléter l’intérieur du volet rabattable des informations demandéeset se conformer aux instructions données

EN AUCUN CAS, LE CANDIDAT NE FERMERA LE VOLET RABATTABLE AVANT D’Y AVOIR ÉTÉ AUTORISÉ PAR LA COMMISSION DE SURVEILLANCE

– 2 –

Nom de naissance

Prénom usuel

Jour, mois etannée

Signature

obligatoireNuméro decandidature

Suivre les instructions donnéespour les étiquettes

d'identification

Préciser éventuellement le nombred'intercalaires supplémentaires

2

2 0 0 9 2 0 1 6

Le candidat devra compléter l’intérieur du volet rabattable des informations demandéeset se conformer aux instructions données

‒ 3 ‒ Tournez la page S.V.P.

SUJET

BUDGET, IMMOBILIER, GESTION DES RESSOURCES HUMAINES,

LOGISTIQUE ET ORGANISATION DE LA DGFIP

Code matière : 081

L'usage de la calculatrice est autorisé, à l'exclusion de celle des téléphones portables.

Les matériels autorisés sont les suivants :

• les calculatrices non programmables sans mémoire alphanumérique ;

• les calculatrices avec mémoire alphanumérique et/ou avec écran graphique qui disposent

d'une fonctionnalité « mode examen ».

EXERCICE N°1

Vous êtes M/Mme DURAND, inspecteur(trice), affecté(e) au sein du service ressources humaines

(RH) d'une direction départementale des Finances publiques.

QUESTION

Le responsable du pôle pilotage et ressources vient de recevoir le message suivant de Monsieur Y,

chef de service de Madame X. Il vous demande d'en prendre rapidement connaissance et d'élaborer

le courriel de réponse à Monsieur Y.

« Cher collègue,

Je soumets à ton expertise la situation de Madame X, agent titulaire.

Celle-ci a eu un accident en rentrant du bureau hier soir. Elle pense s'être cassée le bras. Elle m'a

immédiatement téléphoné pour m'informer et me demander la procédure à suivre.

J'ignore si cet accident peut être assimilé à un accident de travail et si je dois lui adresser l'imprimé

dédié (90-I-SD) pour qu'elle puisse faire une déclaration en ce sens.

En effet, Madame X n'était plus en voiture au moment des faits. Elle m'a expliqué qu'elle était

tombée en sortant de son véhicule pour aller ouvrir le portail de sa maison qui constitue sa résidence

principale. Elle a manifestement glissé sur le trottoir verglacé. En outre, elle m'a confié que ce soir

là elle n'était pas rentrée directement chez elle. En effet, sur son trajet habituel qui dure environ

trente minutes, elle avait pris dix minutes de plus pour s'arrêter à la boulangerie et acheter du pain.

C'est pour cette raison que je souhaite que tu me fasses part de ton analyse sur cette situation et que

tu m'indiques les suites à donner.

Je reste à ta disposition pour toute information complémentaire.

Cordialement.

Monsieur Y »

‒ 4 ‒

EXERCICE N°2

Vous êtes M/Mme DUPONT, inspecteur(trice) affecté(e) au sein du service ressources humaines

d'une direction départementale des Finances publiques.

QUESTION 1

Le responsable du pôle pilotage et ressources doit faire une intervention sur l'application Frais De

Déplacement (FDD) en collège des chefs de service. En effet, le service RH a constaté que depuis

sa mise en service, celle-ci est mal utilisée. Il est donc important de sensibiliser les chefs de service

aux principales caractéristiques à maîtriser. Il vous demande de lui préparer une fiche synthétique

(2 pages au maximum) qui lui servira de support en vue de son intervention.

Il insiste sur la nécessité d'axer cette fiche sur deux volets majeurs : un rappel des principes et un

focus sur les éléments essentiels de la saisie des ordres de mission et des états de frais. Il vous

précise également que cette fiche devra insister sur la différence entre les ordres de mission

classiques et les ordres de mission permanents ou ponctuels.

QUESTION 2

Un nouveau chef de service vous contacte par courriel. Il veut savoir ce qu'il doit vérifier avant de

valider un état de frais. Il vous scanne l'état de frais ainsi que l'ordre de mission correspondant. Il

concerne la formation suivie durant deux jours consécutifs par un huissier au Centre interrégional

de formation qui dispose d'un restaurant administratif. Ce centre de formation est situé en dehors

des résidences administrative et familiale de l'agent.

Vous lui répondez par courriel.

N.B. : Avant de lui adresser le courriel de réponse, vous faites des recherches puis vous examinez

cet état de frais. Vous constatez que la convocation n'est pas jointe. Vous vous reportez à l'ordre de

mission qui a été validé par le chef de service mais qui n'a pas encore été contrôlé par l'agent

gestionnaire au sein du service RH. Il s'agit d'un ordre de mission ponctuel. Les repas du midi ont

été validés à hauteur de 15,25 €. Enfin, à l'appui de l'état de frais, vous trouvez une attestation

d'hébergement rédigée par les parents de l'agent chez lesquels il a visiblement passé la nuit.

EXERCICE N°3

Vous êtes M/Mme MARTIN, inspecteur(trice) affecté(e) au sein du service budget immobilier

logistique (BIL) de la direction départementale des Finances publiques de X.

QUESTION

Le responsable du pôle pilotage et ressources vous indique qu'il prépare une note sur les dépenses

d'affranchissement de votre DDFiP.

En effet, après trois années de baisse, les dépenses sont reparties à la hausse en 2015.

Il vous demande de rédiger une fiche synthétique (2 pages au maximum) sur ce sujet. Après avoir

rapidement rappelé la situation de la DDFiP et les enjeux locaux que représente cette

problématique, cette fiche devra lui fournir les principaux leviers d'actions qui serviront de base à sa

note.

Vous rédigerez cette fiche à partir de la documentation jointe, de vos connaissances propres et desconstats spécifiques à votre direction locale détaillés ci-dessous :

- le poste affranchissement représente plus du quart du budget de votre DDFiP ;- la centralisation de l'affranchissement est effective et donne satisfaction grâce à l'emploi deplusieurs machines à affranchir ;- les tarifs "Écopli " (en nombre : 400 plis minimum - Grand Compte : 1 000 plis minimum) sontappliqués ;- de nombreux services continuent d'apposer une adresse manuscrite sur les enveloppes sansfenêtre, en particulier pour la réexpédition des courriers ;- depuis peu, tous les services ont pu être équipés d'un mopieur RICOH MP 2554 qui permetl'impression d'une adresse sur une enveloppe au moyen de la commande Insertion-Enveloppe dutraitement de texte Writer.


Vous rédigerez cette fiche à partir de la documentation jointe, de vos connaissances propres et desconstats spécifiques à votre direction locale détaillés ci-dessous :

- le poste affranchissement représente plus du quart du budget de votre DDFiP ;- la centralisation de l'affranchissement est effective et donne satisfaction grâce à l'emploi deplusieurs machines à affranchir ;- les tarifs "Écopli " (en nombre : 400 plis minimum - Grand Compte : 1 000 plis minimum) sontappliqués ;- de nombreux services continuent d'apposer une adresse manuscrite sur les enveloppes sansfenêtre, en particulier pour la réexpédition des courriers ;- depuis peu, tous les services ont pu être équipés d'un mopieur RICOH MP 2554 qui permetl'impression d'une adresse sur une enveloppe au moyen de la commande Insertion-Enveloppe dutraitement de texte Writer.

‒ 6 ‒

DOCUMENT N°1

Guide du bureau RH-2C sur les accidents de service et les maladies professionnelles

Fonctionnaires titulaires ou stagiaires - Titre 2 « La notion d'accident de service »

- 3 janvier 2009 - Extraits

(…)

(...)

Liste des documents

Document n°1 : Guide du bureau RH-2C sur les accidents de service et les maladies

professionnelles - Fonctionnaires titulaires ou stagiaires - Titre 2 « La notion

d'accident de service » - 3 janvier 2009 - Extraits (5 pages)

Document n°2 : Extrait de la fiche pédagogique du bureau RH-2C du 2/10/2000 « Accident de

service - utilisation de la carte vitale » (1 page)

Document n°3 : Ulysse - Application « Frais de déplacement » - Dépliant de prise en main de

l'application (2 pages)

Document n°4 : Fiche pratique du bureau BP-2B du 18/04/2014 - Diaporama de présentation de

l'application « Frais de déplacement » - Extraits (4 pages)

Document n°5 : Fiche pratique du bureau RH-1A du 03/04/2014 - « Taux de remboursement

forfaitaire » (2 pages)

Document n°6 : Fiche pratique du bureau BP-2B du 22/09/2015 « Maîtrise des dépenses

d'affranchissement à la DGFiP » (10 pages)

Document n°7 : Tarifs postaux d'affranchissement 2015 et polices de caractères compatibles

avec un traitement mécanisable du courrier (1 page)

Le fonds documentaire comporte 25 pages


DOCUMENT N°1

Guide du bureau RH-2C sur les accidents de service et les maladies professionnelles

Fonctionnaires titulaires ou stagiaires - Titre 2 « La notion d'accident de service »

- 3 janvier 2009 - Extraits

(…)

(...)

‒ 8 ‒


‒ 10 ‒

(...)‒ 11 ‒ Tournez la page S.V.P.

DOCUMENT N°2

Extrait de la fiche pédagogique du bureau RH-2C du 2/10/2000 « Accident de

service - utilisation de la carte vitale »

(...) ‒ 12 ‒

DOCUMENT N°3


2

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utre

bar

ème

appl

icab

le).

Séle

ctio

nnez

le

« Véh

icul

e » u

tilis

é et

le

« Bar

ème

kilo

mét

rique

» as

soci

é.

Ren

seig

nez

ensu

ite le

dét

ail d

u tra

jet «

Dat

e » /

« Tra

jet »

/ « K

m re

mbo

ursé

» /

« Nb

de tr

ajet

s ».

L’ap

plic

atio

n ca

lcul

e au

tom

atiq

uem

ent l

es in

dem

nité

s ki

lom

étriq

ues

en

fonc

tion

du n

ombr

e de

km

, du

barè

me

et d

u no

mbr

e de

traj

ets.

Déc

lara

tion

d’ik

m

impo

ssib

le s

ans

décl

arat

ion

au p

réal

able

de

véh

icul

e(s)

dan

s la

fic

he p

rofil

.

Ulysse - Application « Frais de déplacement » -Dépliant de prise en main de l'application

5

Cré

er u

n Et

at d

e Fr

ais

( EF

)Pr

inci

pe :

un E

F es

t dép

osé

aprè

s la

réal

isat

ion

de c

haqu

e m

issi

on.

Cas

par

ticul

iers

: la

cré

atio

n de

deu

x ty

pes

d’E

F es

t aut

omat

ique

et

ne n

éces

site

pas

l’ut

ilisa

tion

de la

fonc

tion

créa

tion

: les

EF

d’av

ance

et

les

EF

sur O

M p

onct

uel s

aisi

apr

ès la

réal

isat

ion

de la

mis

sion

. C

lique

z su

r « M

enu

» / «

Eta

t de

Frai

s » /

Bou

ton

« C

réer

».

Pui

s, d

ans

la fe

nêtre

« C

réat

ion

d’un

nou

vel E

F »,

cliq

uez

sur «

Initi

alis

atio

n à

part

ir d’

un O

rdre

de

Mis

sion

» p

our

ouvr

ir l’é

cran

de

séle

ctio

n de

s O

M.

Sél

ectio

nnez

un

OM

(au

sta

tut V

ou

T), a

fin d

e gé

nére

r un

EF

qui r

epre

ndra

to

utes

les

info

rmat

ions

de

l’OM

dan

s l’o

ngle

t « G

énér

al »

.N

B :

deux

typ

es d

’EF

sont

cré

és a

utom

atiq

uem

ent

et t

rans

mis

dire

ctem

ent

au s

ervi

ce g

estio

nnai

re p

our

inst

ruct

ion,

san

s in

terv

entio

n du

mis

sion

né d

ans

l’app

licat

ion,

les

EF d

’ava

nce

et le

s EF

sur

OM

pon

ctue

l sai

sis

aprè

s la

mis

sion

.

L’on

glet

« F

rais

» :

vérifi

ez,

ajus

tez

et c

réez

éve

ntue

llem

ent

des

frais

(de

la

mêm

e m

aniè

re q

ue le

s fra

is p

révi

sion

nels

dan

s l’O

M)

en v

ous

aida

nt d

e la

lis

te. R

ense

igne

z le

s dé

tails

du

frais

et c

lique

z su

r « E

nreg

istr

er »

.D

écoc

hez

la c

ase

« Ju

stifi

catif

join

t » d

ans

le c

as o

ù vo

us n

e po

uvez

four

nir

de ju

stifi

catif

. Ren

seig

nez

alor

s un

com

men

taire

.L’

ongl

et «

Inde

mni

tés

kilo

mét

rique

s » :

vérifi

ez e

t aj

uste

z si

néc

essa

ire le

s tra

jets

à la

réal

ité d

e la

mis

sion

.Tr

ansm

ette

z en

suite

vot

re E

F po

ur v

alid

atio

n.

1

2

G

V

T

En c

ours

de

créa

tion

Atte

nte

de v

alid

atio

n VH

1 (s

upér

ieur

hié

rarc

hiqu

e)

Valid

é Tr

aité

At

tent

e de

val

idat

ion

Serv

ice

Ges

tionn

aire

Atte

nte

de C

ontr

ôle

Ges

tionn

aire

Con

trôl

eur

Atte

nte

de V

alid

atio

n

Ges

tionn

aire

Val

ideu

r

GC

GV

C1

Payé

par

Cho

rus

SF S

ans

Frai

s

1

2

En c

ours

de

créa

tion

Atte

nte

de v

alid

atio

n VH

1 (s

upér

ieur

hié

rarc

hiqu

e)

R R

évis

ion

Les

OM

et l

es E

F pe

uven

t êt

re m

odifi

és p

ar le

cré

ateu

r av

ant v

alid

atio

n pa

r le

serv

ice

gest

ionn

aire

. F

Ref

usé

Les

OM

peu

vent

être

refu

sés

par l

e cr

éate

ur, l

e su

périe

ur

hiér

arch

ique

ou

le s

ervi

ce

gest

ionn

aire

.Rec

onna

ître

les

stat

uts

des

docu

men

tsPrincipes

clés

6

Une

foi

s qu

e vo

us a

vez

fini d

e re

nsei

gner

un

OM

ou

un E

F, c

lique

z su

r le

bo

uton

« V

alid

er / M

odifi

er »

en

bas

de l’

écra

n. C

hois

isse

z le

sta

tut

auqu

el

vous

so

uhai

tez

pass

er

le

docu

men

t, sé

lect

ionn

ez

le

« D

estin

atai

re »

, dé

cide

z de

l’en

voi d

’un

cour

riel d

e no

tifica

tion,

sai

siss

ez é

vent

uelle

men

t un

«

Com

men

taire

» p

uis

cliq

uer s

ur «

Con

firm

ez le

cha

ngem

ent d

e st

atut

».

Dan

s ch

aque

doc

umen

t, l’o

ngle

t « H

isto

rique

» p

erm

et d

e vi

sual

iser

le c

ircui

t de

val

idat

ion

suiv

i par

le d

ocum

ent e

t d’e

n co

nnaî

tre le

sta

tut (

exem

ple

: pou

r sa

voir

si u

n E

F a

été

inté

gré

dans

CH

OR

US

pou

r pai

emen

t).

Tran

smet

tre

des

docu

men

ts p

our v

alid

atio

nPrincipes

clés

La ta

ille d

e ch

aque

piè

ce n

umér

isée

est

lim

itée

à 1 M

o.Le

nom

bre

tota

l de

pièc

es n

umér

isée

s pa

r doc

umen

t est

lim

ité à

99.

La ta

ille to

tale

des

piè

ces

num

éris

ées

atta

chée

s à

un m

ême

docu

men

t est

limité

e à

5 M

o.

Un

mes

sage

app

araî

t dan

s le

cas

d’u

ne a

nom

alie

blo

quan

te.

Con

sulte

r l’h

isto

rique

des

doc

umen

tsPrincipes

clésPui

s, à

l’ai

de d

e l’e

xplo

rate

ur d

u po

ste

de tr

avai

l,

séle

ctio

nner

le fi

chie

r à

atta

cher

.

Rat

tach

er le

s pi

èces

just

ifica

tives

Il es

t pos

sibl

e de

join

dre

à to

us le

s ty

pes

d’or

dre

de m

issi

on e

t d’é

tats

de

frai

s le

s pi

èces

just

ifica

tives

s’y

rapp

orta

nt :

– po

ur le

s O

M

: co

nvoc

atio

n à

un s

tage

... ;

– po

ur le

s E

F :

just

ifica

tifs

de tr

ansp

orts

en

com

mun

, fac

ture

s d’

hôte

l, tic

kets

de

par

king

…A

ttent

ion

: il

est

indi

spen

sabl

e de

rat

tach

er le

s PJ

de

dépe

nses

dan

s l’O

M p

our

les

OM

pon

ctue

ls s

aisi

s ap

rès

la m

issi

on c

ar v

ous

n’av

ez p

as a

ccès

à l’

EF q

ui e

st

auto

mat

ique

men

t cré

é et

tran

smis

au

serv

ice

gest

ionn

aire

apr

ès v

alid

atio

n de

l’O

M.

Éta

pe p

réal

able

:

scan

ner

ses

just

ifica

tifs

et l

es s

tock

er l

ocal

emen

t su

r so

n di

sque

dur

.C

lique

z, d

uran

t la

créa

tion

de l’

OM

ou

de l’

EF,

sur

le b

outo

n «

Rat

tach

er »

dan

s la

zo

ne d

édié

e «

Pièc

es jo

inte

s ».

La n

ouve

lle a

pplic

atio

n «

Frai

s de

dép

lace

men

t »

Les

étap

es d

ans

l’app

licat

ion

po

ur o

bten

ir un

rem

bour

sem

ent

L’ac

cès

à l’a

pplic

atio

n se

fait

via

le

Por

tail

App

licat

if

Cré

ati

on

de l

’OM

(M

issio

nn

é o

u a

ssis

tan

t)

Validation h

iéra

rchiq

ue

Validation g

est

ionnair

e

Mis

e à

jo

ur

des f

rais

Valid

ation h

iéra

rchiq

ue d

e l'o

pport

unité d

e la m

issi

on

Validation g

est

ionnair

e

Tra

nsf

ert

dans

Choru

s pour

rem

bours

em

ent

hié

rarc

hiq

ue

dation

gest

ionnaire

pour

rem

bours

em

ent

Va

Valid

ation h

iéra

rchiq

ue

Ord

re d

e m

issi

on

Eta

t de f

rais

�

�

C �

�

Dépla

cem

ent

1

Tra

nsm

ett

re d

es d

ocu

men

ts p

ou

r valid

ati

on

Une

foi

s qu

e v

ous

ave

z fin

i de

ren

seig

ner

un O

M o

u u

n E

F,

cliq

uez

sur

le b

outo

n

« V

alid

er/M

od

ifie

r »

en

bas

de

l’é

cra

n. C

hois

isse

z le

sta

tut

auqu

el v

ous

souh

aite

z pa

sse

r le

do

cum

ent,

sél

ectio

nne

z le

« D

esti

nat

aire

»,

déci

dez

de l’

envo

i d’u

n c

ou

rrie

l de

no

tific

atio

n,

sais

isse

z év

entu

elle

me

nt u

n «

Co

mm

enta

ire

» pu

is «

Co

nfi

rmez

le

chan

gem

ent

de

stat

ut

».

5/6

6

/6

Cré

er

un

Eta

t d

e F

rais

Cliq

uez

sur

« M

enu

» /

« E

tat

de

Fra

is »

/

Bou

ton

« C

réer

»

Pui

s, d

ans

la fe

nêtr

e «

Cré

atio

n d

’un

no

uve

l E

F »

, cl

ique

z su

r «

Init

ialis

atio

n

à p

arti

r d

’un

Ord

re d

e M

issi

on

» p

our

ouvr

ir l’é

cran

de

séle

ctio

n de

s O

M.

Sél

ectio

nnez

un

OM

(au

sta

tut

V o

u T

), a

fin d

e gé

nére

r un

EF

qui

rep

rend

ra

tout

es le

s in

form

atio

ns d

e l’O

M d

ans

l’ong

let

« G

énér

al »

. L’

ongl

et «

Fra

is »

: v

érifi

ez,

aju

ste

z e

t cr

éez

éven

tuel

lem

ent

des

frai

s (d

e la

m

ême

man

ière

que

les

frai

s pr

évis

ionn

els

dans

l’O

M)

en v

ous

aida

nt

de la

list

e.

Ren

seig

nez

les

déta

ils d

u fr

ais

et c

lique

z su

r «

En

reg

istr

er »

. D

écoc

hez

la c

ase

« J

ust

ific

atif

jo

int

» da

ns le

cas

où

vous

ne

pou

vez

fou

rnir

de

just

ifica

tif p

our

un f

rais

. R

ense

igne

z al

ors

un c

omm

enta

ire.

L’on

glet

« I

nd

emn

ités

kilo

mét

riq

ues

» :

vé

rifie

z e

t aj

uste

z si

néc

essa

ire

les

traj

ets

à la

réa

lité

de la

mis

sion

. T

rans

met

tez

ensu

ite v

otre

EF

pou

r va

lidat

ion.

Co

nsu

lter

l’h

isto

riq

ue d

es d

ocu

men

ts

Dan

s ch

aqu

e d

ocum

ent,

l’o

ngle

t «

His

tori

qu

e »

pe

rme

t de

vis

ual

iser

le

circ

uit

de

va

lidat

ion

suiv

i par

le d

ocu

men

t. U

tilis

ez c

et

ong

let

pour

vé

rifie

r q

u’un

OM

a é

té v

alid

é

avan

t la

dat

e lim

ite d

e va

lidité

d’é

mis

sion

des

bill

ets

par

exem

ple.

Reco

nn

aît

re l

es s

tatu

ts d

es d

ocu

men

ts

Cliq

uez,

du

ran

t la

cré

atio

n d

e l

’OM

ou

de l

’EF

, su

r le

bou

ton

« R

atta

cher

»

dans

la z

one

dédi

ée «

Piè

ces

join

tes

».

Pui

s, à

l’ai

de d

e l’e

xplo

rate

ur d

u po

ste

de

trav

ail,

séle

ctio

nner

le fi

chie

r à

atta

cher

.

La

taille

de c

haque p

ièce

num

éri

sée e

st lim

itée à

1M

o.

La

taille

maxim

ale

des

piè

ces

num

éri

sées

att

ach

ées

à u

n m

êm

e d

ocu

ment est

de 5

Mo.

Le

nom

bre

maxim

um

de p

ièce

s num

éri

sées

par

docu

ment est

de 9

9.

7.

Ratt

ach

er

les p

ièces j

usti

ficati

ves

De la p

rép

ara

tio

n d

e la m

issio

n..

. ..

.au

rem

bo

urs

em

en

t C

réati

on

de l

’OM

(M

issio

nn

é o

u a

ssis

tan

t)

Validation h

iéra

rchiq

ue

Validation g

est

ionnaire

Mis

e à

jou

r d

es f

rais

Validation d

e l’o

pport

unité d

e la m

issi

on

Validation g

est

ionnaire

Tra

item

ent

dans

Choru

s pour

rem

bours

em

ent

1/6

O

rdre

de m

issi

on

Eta

t de f

rais

Accès à

Ch

oru

s D

T

L’ac

cès

à l’a

pplic

atio

n «

Fra

is d

e dé

plac

emen

ts »

se

fait

via

le P

ort

ail

app

licat

if

Un m

ess

age a

ppara

ît d

ans

le c

as

d’u

ne a

nom

alie

blo

quante

1

2

R

G

V

T

En c

ours

de c

réation

Att

ente

de v

alidation V

H1

(supéri

eur

hié

rarc

hiq

ue)

Validé

Tra

ité

Révis

ion

Att

ente

de v

alidation

Serv

ice G

est

ionnaire

Att

ente

de C

ontr

ôle

G

est

ionnaire C

ontr

ôle

ur

Att

ente

de V

alidation

Gest

ionnaire V

alideur

GC

GV

C1

Payé p

ar

Choru

s

SF

Sans

Fra

is

Les

OM

et

les

EF

peuvent

êtr

e

modifié

s par

le

créate

ur

avant

validation

par

le

serv

ice

gest

ionnaire

Les

OM

peuvent

êtr

e a

nnulé

s par

le

créate

ur,

le

su

péri

eur

hié

rarc

hiq

ue

ou le s

erv

ice g

est

ionnaire

1

2

En c

ours

de c

réation

Att

ente

de v

alidation V

H1

(supéri

eur

hié

rarc

hiq

ue)

F

Refu

sé

Cré

ati

on

d’u

n o

rdre

de m

issio

n e

t d

’un

éta

t d

e f

rais

D

épla

cem

ent

Tran

smis

sio

n

Val

idat

ion

IMPRESSION SDNC-DGFiP- 1437 (Avril 2015)

Pou

r plu

s d’

info

rmat

ions

, n’

hési

tez

pas

à co

nsul

ter d

ans

ULY

SS

E la

rubr

ique

«L

es A

GEN

TS /

Vie

de l’

agen

t / F

rais

de

dép

lace

men

t»

1

Tran

smet

tre

des

doc

um

ents

pou

r va

lidat

ion

Une

foi

s qu

e vo

us a

vez

fini

de r

ense

igne

r un

OM

ou

un E

F, c

lique

z su

r le

bou

ton

« Va

lider

/Mod

ifier

» e

n ba

s de

l’éc

ran.

Cho

isis

sez

le s

tatu

t au

quel

vou

s so

uhai

tez

pass

er le

doc

umen

t, sé

lect

ionn

ez le

« D

estin

atai

re »

, déc

idez

de

l’env

oi d

’un

cour

riel

de n

otifi

catio

n, s

aisi

ssez

éve

ntue

llem

ent

un «

Com

men

taire

» p

uis

« C

onfir

mez

le

chan

gem

ent d

e st

atut

».

5/6

6

/6

Cré

er u

n E

tat

de

Frai

s

Cliq

uez

sur «

Men

u »

/ « E

tat d

e Fr

ais

» /

Bou

ton

« C

réer

»

Pui

s, d

ans

la fe

nêtre

« C

réat

ion

d’un

nou

vel E

F »,

cliq

uez

sur «

Initi

alis

atio

n à

part

ir d’

un O

rdre

de

Mis

sion

» p

our o

uvrir

l’éc

ran

de s

élec

tion

des

OM

. S

élec

tionn

ez u

n O

M (

au s

tatu

t V o

u T)

, afin

de

géné

rer

un E

F qu

i rep

rend

ra

tout

es le

s in

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atio

ns d

e l’O

M d

ans

l’ong

let «

Gén

éral

».

L’on

glet

« F

rais

» :

vér

ifiez

, aj

uste

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‒ 14 ‒

16

Zoom sur l’ordre de mission

Qu’est-ce qu’un OM ?

L’OM comporte :- l’identité du bénéficiaire ;- les caractéristiques du déplacement (lieu de départ, d’arrivée, dates, etc)- le coût prévisionnel du déplacement.

Il existe plusieurs types d’OM, en fonction :- des barèmes indemnitaires associés (mission, formation) ;- de la nature du déplacement (urgence/fréquence).

La dématérialisation des pièces justificatives est désormais offerte : il est possible de

joindre à tout type d’OM les pièces justificatives s’y rapportant (par ex une convocation pour un

OM de formation)..

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La saisie de l’OM dans l’application-FDD permet à la DGFiP de se conformer à la règlementation en vigueur. L’état de frais reprenant toutes les données saisies dans l’OM, sa saisie en est simplifiée.

La saisie de l’OM dans l’application-FDD permet à la DGFiP de se conformer à la règlementation en vigueur. L’état de frais reprenant toutes les données saisies dans l’OM, sa saisie en est simplifiée.

Un missionné est en déplacement lorsqu’il effectue un déplacement ordonné ou

autorisé par l’autorité compétente.

L’autorisation préalable du déplacement sous toutes ses composantes correspond à l’ordre de

mission (OM).

17


Les onglets de l’OM dans l’application FDD

Demandes d’autorisations (ex:

taxi)

Renseignement de cet onglet

permet la génération

automatique des étapes

Prestations

Destination principale

Dates / horaires

Lieu de départ & d’arrivée

Les informations générales de

la mission contenues dans cet

onglet déterminent

automatiquement une partie

des données des autres

ongletsJoindre à tout type d’OM

les éventuelles pièces

justificatives s’y rapportant

Général

Description du déroulé de la

mission (où et quand)

indispensable pour le calcul

des indemnités

Préciser les destinations

intermédiaires

Saisie des étapes

Déclaration des trajets

que le missionné prévoit

de réaliser avec son

véhicule personnel

Déclaration de tous les frais

prévisionnels susceptibles

d ’être engagés :

- indemnités de mission

générées automatiquement ;

- autres dépenses saisies

manuellement (exemple :

taxi).

A tout moment, permet de

suivre l’état d’avancement

de la demande

Historique

Déclaration des demandes

d’avance sur frais

Avances

DOCUMENT N°4Fiche pratique du bureau BP-2B du 18/04/2014 - Diaporama deprésentation de l'application « Frais de déplacement » - Extraits


18


Les catégories d’OM

OM classique

OM permanent

OM ponctuel

OM formation continue

OM urgent

OM tournée outre-mer

OM tournée étranger

déposé dans les 24h avant le début de la mission

OM de type

« régularisationdéposé après le début de la mission

déposé dans le cas d’un déplacement en outre-mer

déposé dans le cas d’un déplacement à l’étranger

permet le remboursement de frais supportés à l’occasion de stages de

formation continue

créé à partir d’un OM permanent

autorisation annuelle de déplacement, attribuée à des agents

essentiellement itinérants (vérificateurs, huissiers, géomètres, etc)

déposé dans le cas général d’un déplacement en métropole

Principe : sauf cas exceptionnel, un OM doit être déposé avant tout déplacement.

NB : il est n’est pas possible de solliciter le versement d’une avance dans le cas des OM de régularisation. NB : il est n’est pas possible de solliciter le versement d’une avance dans le cas des OM de régularisation.

19


Les points d’attention

Le complètement exhaustif de l’OM permet de retrouver toutes les informations dans

l’EF. L’EF représentant les frais réels du missionné au cours de sa mission, seuls les

ajustements des frais prévisionnels saisis dans l’OM (déductions ou ajouts) seront nécessaires.

Conformément à la la politique de dématérialisation, il ne sera plus nécessaire de se munir

de l’OM qui ne devra donc pas être « re matérialisé » (via le bouton « Imprimer ») sauf

dans les cas suivants :

- lors d’une mission à

l’étranger ;

- dans le cas d’une mission

hors de sa zone de

délégation ;

- afin de bénéficier du tarif

ministériel dans les

restaurants administratifs

ou assimilés.

Seuls les stages donnant lieu au remboursement de frais supportés par le stagiaire feront

l’objet d’un OM dans l’application FDD.

‒ 16 ‒

20


OM permanent et OM ponctuel

▶ L’OM permanent :

- les agents qui exercent des missions essentiellement itinérantes ou les agents qui se

déplacent fréquemment et régulièrement vers une même destination ou vers plusieurs

destinations ciblées peuvent disposer d'un OM "permanent" (autorisation générale de se

déplacer) d'une validité maximale de douze mois.

- Il est établi dans l’application FDD par le service gestionnaire de la direction

d’affectation de l’agent. Il s’agit d’un pré-requis essentiel avant l’ouverture de

l’application aux agents.

- il précise le lieu de départ, le périmètre géographique de la mission et le cas échéant

l’immatriculation du véhicule personnel que le missionné est autorisé à utiliser.

▶ L’OM ponctuel

- l’OM ponctuel (autorisation de déplacement réel) est initialisé par le missionné à partir de

l’OM permanent ;

- Il permet le remboursement de frais avant la date de fin de l’OM permanent et précise les

bases de remboursement qui ne figurent pas dans l’OM permanent ;

- Il peut être récapitulatif pour les agents se déplaçant fréquemment (selon une périodicité

validée par la direction de rattachement).

21


Les circuits de création et de validation de l’OM

1

Création

R

Révision

2Attente de

validation

VH1

GAttente de

Gestionnaire

V

Rôle VH1 (supérieur hiérarchique)

Rôle SG (service gestionnaire

VValidé

TTraité (au

moins un EF

associé)

SFSans frais

V

M

Le circuit de validation des OM comporte 2 niveaux de validation : le Valideur Hiérarchique

(VH1) et le Service Gestionnaire (SG).

Le créateur de l’OM peut rappeler son OM pour le modifier :- à tout moment, avant validation (passage au statut R-Révision) ;- après validation, avant réalisation d’un état de frais -EF- (passage au statut RM-Rectification).

Validation de l’opportunité du déplacement

Par le supérieur hiérarchique (VH1)

Validation

Par un gestionnaire (SG)

Nature de la validation

C

V

C

M

: correction

: validation

: modification


23

Zoom sur l’état de frais

Présentation globale de l’EF (1/2)

Au retour de mission, le missionné dépose un état de frais pour demander le remboursement des frais à sa charge :

- le montant de l’EF représente les frais réels du missionné au cours de sa mission ;

- l’EF est toujours créé en référence à un OM. L’EF reprend de l’OM les éléments suivants :

- l’identité du bénéficiaire ;- les détails de la mission ;- les indemnités de mission calculées automatiquement en fonction des dates

et heures (frais prévisionnels).

(...)

(...)

‒ 18 ‒

DOCUMENT N°5

Fiche pratique du bureau RH-1A du 03/04/2014 - « Taux de remboursement forfaitaire »


DOCUMENT N°5

Fiche pratique du bureau RH-1A du 03/04/2014 - « Taux de remboursement forfaitaire »

‒ 20 ‒

DEPENSER MIEUX

Bureau SPiB-2B

Date de mise à jour : septembre 2015

1. Contexte

L'affranchissement représente le 2ème poste de dépenses de fonctionnement de la DGFiP, après les loyers. Les efforts menés ces dernières années ont permis de faire baisser cette dépense de 239,5 M€ en 2011 à 202,2 M€ en 2014.

Durant la même période, La Poste a réévalué annuellement ses tarifs d'environ 2 à 3 % sur les produits postaux utilisés à la DGFiP. Au1er janvier 2015, les tarifs postaux ont augmenté de 3 à 15 % selon les produits utilisés par la DGFiP (+ 2,5 % à + 7 % prévus en 2016), alors que le contexte budgétaire est de plus en plus contraint.

2. Enjeux

La DGFiP a affranchi 359,7 millions de plis en 2014, dont 111,5 issus des services déconcentrés.

La composition du courrier égrené et la valeur moyenne d'affranchissement du pli étaient les suivants :

Le taux moyen d'envois en nombre (écopli en nombre et écopli grand compte) se situait à 65 % du volume total du courrier égrené. Certaines directions parviennent à affranchir 85 % à 95 % à ces tarifs, d'autres ne dépassant pas 10 %.

La lettre recommandée représente 3,3 % du nombre de plis du courrier égrené (3,9 % en 2013).

Les enjeux principaux pour la DGFiP sont de faire baisser le coût du pli moyen, et de réduire progressivement le volume de courrier produit et affranchi localement.

Fiche n°2

Maîtrise des dépenses d'affranchissement à la DGFiP

Produits postaux utilisés Part volum. Pli moyen

Ecopli 28,79% 0,64 €

Ecopli en nombre (EEN) 51,81% 0,49 €

Ecopli Grand Compte (EGC) 13,48% 0,45 €

Lettre recommandée (LRAR) 3,30% 4,90 €

Lettre prioritaire 0,96% 1,86 €

Lettre verte 0,57% 2,21 €

Autres produits 1,09% 2,55 €


Fiche pratique du bureau BP-2B du 22/09/2015 - « Maîtrise des dépenses d'affranchissement à la DGFiP » DOCUMENT N°6

3. Leviers d’action

3.1 Une analyse fine de la dépense

L'ensemble des directions disposent d'outils de restitution et de fiches-analyses, leur permettant de mieux connaître la composition de leur dépense, afin de la maîtriser.

3-1-1 Les fiches-analyse

Des fiches d'analyse locale ont été rédigées en 2012 par la MNA. Disponibles dans Nausicaa1, elles portent sur les thèmes suivants :

- connaissance de la dépense d'affranchissement ;

- informations issues des applications métiers ;

- machines à affranchir ;

- sacoches ;

- contrats collecte/remise ;

- centralisation de l'affranchissement.

3-1-2 Les outils de restitution

Les outils de restitution (portail de La Poste, statistiques Neopost, statistiques PB, Delphes) qui permettent d'évaluer les quantités de courriers affranchis mais également la répartition et les caractéristiques de ceux-ci.

● Portail La Poste

Le bureau SPiB-2B, en collaboration avec La Poste, a déployé le portail Clients Grands Comptes Courrier, appelé également portail Facturation. Il permet de suivre en temps réel l'ensemble des contrats, des consommations par produits postaux et surtout de consulter les factures au format PDF dès leur émission par La Poste, ce qui permet de donner l'ordre de payer directement au SFACT.

Le portail constitue une aide aux directions pour visualiser la composition de leur dépense d'affranchissement : analyse des produits postaux utilisés, recours au recommandé ou encore évaluation de l'opportunité de basculer dans une tarification plus avantageuse - Ecopli en Nombre ou Ecopli Grand Compte ou d'optimiser la gestion des contrats postaux.

Les informations statistiques sont disponibles à M+1 (M pour Mois), contrat par contrat.

Chaque direction/délégation dispose d'un identifiant et un pas-à-pas est disponible pour les utilisateurs à partir du lien Nausicaa (http://nausicaadoc.appli.impots/2014/010283). Il décrit les principales fonctionnalités offertes par le portail.

1 Lien nausicaa : http://nausicaadoc.appli.impots/2013/006045

BAO Dépenser mieux – Fiche Maîtrise des dépenses d'affranchissement de la DGFiP 2/10‒ 22 ‒

● Restitutions des fournisseurs de matériel d'affranchissement (Neopost / Pitney Bowes)

Depuis fin 2010, Neopost a mis à disposition des directions un outil extranet nommé Myneopost qui présente les caractéristiques d'affranchissement du courrier, sous forme de requêtes et d'extractions de données pour traitement statistique. L'information est disponible au plus tard le 15 du mois suivant celui de l'affranchissement et la direction dispose d'informations précises sur la nature des courriers (exemple : nombre d'ASAP) ou le service émetteur sous réserve qu'un paramétrage détaillé et un niveau de tri suffisant ont été mis en place dans les services-courriers.

Depuis 2015, dans le cadre du nouveau marché d'affranchissement industriel, Pitney Bowes fournit également les données statistiques relatives à l'affranchissement au niveau local.

3.2 L’optimisation du processus de traitement du courrier

3-2-1 : La centralisation du courrier

L'ensemble des directions a entamé une centralisation de l'affranchissement sur un nombre restreint de sites (idéalement 1 à 5, en fonction de la taille du département, de la géographie).

Après un état des lieux des flux de courrier, des modalités de ramassage possibles, et la réorganisation du service courrier (aménagement d'une salle dédiée, renforcement du service courrier), les directions centralisent pour la plupart leur courrier en vagues successives, résiliant parallèlement les contrats de machines à affranchir inutiles des services concernés.

L'acheminement du courrier peut s'effectuer selon plusieurs modalités :

- tournée effectuée par les agents de service de la direction en utilisant un véhicule utilitaire ;

- sacoches ou contrats In'verso : s'assurer de l'adéquation des contrats In'verso avec les besoins réels, en vue d'une éventuelle renégociation (abandon de la sacoche journalière au profit d'un rythme bi hebdomadaire) ;

- contrats de collecte et remise : réduction du nombre de contrats et renégociation des contrats maintenus afin d'obtenir une remise et une collecte simultanée (ex. passage uniquement le matin, le seul pré-requis est de post dater les courriers affranchis la veille) ;

- marché TNT : recours au marché national TNT, en vigueur jusqu’au 26 janvier 2016, pour acheminer des colis de courrier supérieurs à 3kg ;

- offre TCS : la société TCS est spécialisée dans la collecte, le tri, le transport, et la distribution de documents et petits colis, et propose d'effectuer l'acheminement du courrier vers un point unique ;

- offre TESSI : la société TESSI dispose d'une activité éditique permettant une gestion optimisée de la filière courrier pour en maîtriser les enjeux ;

- offre Chronopost : offre commerciale de La Poste, similaire à celle de TCS.

Pour ces trois dernières solutions, une mise en concurrence locale préalable est indispensable.

BAO Dépenser mieux – Fiche Maîtrise des dépenses d'affranchissement de la DGFiP 3/10‒ 23 ‒ Tournez la page S.V.P.

3-2-2 : Développer les tarifs "Ecopli En Nombre" (400 plis minimum) et "Ecopli Grand Compte" (1 000 plis minimum) grâce à la centralisation du courrier

• Règle majeure : l’envoi en écopli (courrier économique) est le droit commun.

Produits postaux Tarifs 2015 Variation Tarifs 2014

Ecopli Grand Compte

(<35g, mécanisable, tri départemental)

0,447 € +2,8 % 0,435 €

Ecopli en nombre (<35g) 0,51 € +4,1 % 0,49 €

Ecopli (<35g) 0,63 € +12,5 % 0,56 €

Lettre verte ( 250 à 500g) 3,51 € +12,40% 3,13 €

Lettre AR (<20g, taux R1) 4,64 € +2,4 % 4,53 €

Consigne : utiliser la gamme Ecopli pour tous les envois

Le processus de traitement du courrier par La Poste est le même pour le courrier au tarif lettre et pour le courrier au tarif économique, et le choix de tarifs « urgent » ou « non urgent » n'a que peu d'impact sur les délais de distribution.De plus, sauf exception, le courrier administratif « classique » n'a pas un degré d’urgence à un jour près. Le tarif « écopli » doit donc toujours être choisi par défaut par la personne chargée de l’affranchissement des plis (plis jusqu'à 250 g).

Représentation du gain tarifaire

Tarif économique « Ecopli » *

0,63 €

Tarif économique « Ecopli En Nombre» **

0,51 €

Tarif économique « Ecopli Grand Compte» ***

0.447 €

* tarif pour des plis de moins de 20g à compter du 1er janvier 2015

** tarif pour des plis de moins de 35g à compter du 1er janvier 2015

*** tarif pour des plis de moins de 35g, mécanisable, et en tri départemental au 1er janvier 2015

BAO Dépenser mieux – Fiche Maîtrise des dépenses d'affranchissement de la DGFiP 4/10

-19%

-29%

‒ 24 ‒

• La convention signée avec La Poste sur l'Ecopli en nombre

Les travaux menés par les directions locales pour centraliser leur courrier et bénéficier du tarif Ecopli en nombre de La Poste (400 plis par dépôt) ont mis en évidence des disparités quant à l'appréciation faite par les services postaux des critères de présentation du courrier, conduisant parfois au déclassement de certains dépôts. Afin que les tolérances admises sur certains points du territoire soient étendues à l'ensemble des dépôts en Ecopli en Nombre de la DGFiP, un protocole d'accord a été signé le 27 avril 2015 entre la DGFiP et La Poste.

Ainsi, ce protocole2 précise que le tarif Ecopli en nombre est applicable, y compris si :

- les rectos des plis ne présentent pas de caractéristiques identiques en termes de police de caractère entre les plis d'un même dépôt et/ou au sein d'un même pli ;

- les adresses expéditeurs sont différentes entre les plis d'un même dépôt.

• Critères à respecter dans le cadre de la mise en place d'une solution de courrier industriel (Ecopli Grand Compte)

Les plis marqués “ CI ” doivent respecter des règles imposées par La Poste, en termes de volumétrie, de formalisme et de formats d’enveloppe qui lui permettront d’affranchir au tarif industriel (Ecopli Grand Compte).

A) Critères généraux imposés par La Poste

• Chaque dépôt doit comporter un minimum de 1 000 plis.

• Ces plis doivent être d’un même format d’enveloppes et d’une même tranche de poids (exemple : 0-35g) et d’un même produit postal (exemple : Lettre grand Compte ou Ecopli Grand Compte).

B) Les adresses devant être lues par les machines de tri de La Poste, elles doivent par conséquent respecter une normalisation de caractères et un emplacement spécifiques sur les enveloppes. Il est à noter que des tests de lecture optique (LO) seront effectués par La Poste avant toute contractualisation.

C) Les enveloppes doivent être insérées dans des caissettes en plastique fournies par La Poste (2 formats pour les différents formats d’enveloppes). Chaque caissette doit peser au minimum 5 kg.

D) En fonction du tri des plis qui pourra être effectué, le tarif postal sera dégressif - dans la mesure où le volume de 1 000 plis minimum est respecté :

• Pas de tri : tarif toute France (minimum 1 000 plis)

• Tri par département : tarif inférieur (minimum 1 000 plis)

• Tri par code postaux : tarif le plus bas (minimum 1 000 plis)

2 Lien sur Nausicaa : http://nausicaadoc.appli.impots/2015/008094


E) Un marquage particulier est imposé par La Poste pour chaque pli :

• la gamme de produit du contrat : tempost, ecopli,Grand compte etc…

• le niveau de service s’il est existant : G2, G4, LG2, etc….

• la Poste, dans la zone d’affranchissement

• la date de dépôt : JJ MM AA

• le lieu de dépôt en toutes lettres (ex : 44 NANTES CTC)

• le numéro du contrat CI

F) Chaque caissette La Poste doit être munie d’une étiquette SILOE (Suivi Informatisé des Lots Expédiés) permettant de tracer son expédition dans le réseau postal

Pour chaque dépôt de CI, un bordereau récapitulatif conforme aux spécifications techniques doit être remis à la cellule de contrôle de La Poste. Ce document permet à La Poste de facturer le client.

3.3 Les consignes métiers et mesures de simplification

L'objectif de réduction des dépenses d'affranchissement passe également par la limitation des recours aux envois en recommandé avec accusé de réception au profit de l'envoi en courrier simple ou dématérialisé. Les notes suivantes, disponibles sur Nausicaa, précisent les consignes des bureaux métiers :

- note 2015-04-2027 de CAP NUMERIQUE, des bureaux GF1B et GF1C du 7 avril 2015 relative à la dématérialisation des procédures d'Avis à Tiers Détenteurs et d'Opposition Administrative auprès des établissements bancaires3 ;

- note 2013-12-2494 du bureau GF2A du 7 février 2014 relative à la limitation de l'envoi en lettre recommandée avec accusé réception pour les actes de gestion des professionnels et l'action en recouvrement 4 ;

3 Lien Nausicca : http://nausicaadoc.appli.impots/2015/005286

4 Lien Nausicaa : http://nausicaadoc.appli.impots/2014/002329


- note 2013-14741 du bureau JF2A du 12 septembre 2013 relative aux modalités d'envoi des courriers dans l'exercice de la mission contentieuse fiscale5 ;

- instruction 2013-04-13292 des bureaux CF1 et CF2 du 6 juin 2013 relative aux modalités d'envoi des courriers pour la mission du contrôle fiscal, notamment par voie dématérialisée6 .

Représentation du gain tarifaire suite à abandon du recommandé :

Tarif « recommandé avec AR » * Tarif économique « ecopli » *

4,64 € 0,63 €

*tarif pour des plis de moins de 20g à compter du 1er janvier 2015

L’usage de l’envoi en recommandé avec AR doit être réservé aux courriers :

- pour lesquels un texte ou la jurisprudence exigent ce mode d’expédition ;

- après appréciation des enjeux : appréciation du tissu fiscal local, orientations de la direction, « analyse-risque » à mener (montant, situation du contribuable, moralité fiscale, risques de prescription, existence de contentieux antérieurs, actions offensives envisagées…)

En effet, la lettre recommandée avec accusé de réception n’apporte aucune garantie supplémentaire de rapidité ou de sécurité de l’acheminement. Elle sert à justifier de la réalisation de l’acte et de sa date mais elle a un coût.

Seul le recommandé R1 doit être utilisé et la lettre recommandée doit être pesée sans le formulaire postal.

Remarques :

=> La Poste s’est engagée à fournir gratuitement les liasses recommandées autocopiantes dites « manuelles ».

L'obtention du tarif relatif à la lettre recommandée en nombre nécessite des pré-requis techniques et organisationnels de La Poste :

- respecter un seuil minimum de 400 plis par dépôt ;

- les lettres recommandées doivent être regroupées par service expéditeur ;

- utiliser un format d'enveloppe unique (format C5 - demi-format A4) ;

Lien Nausicaa de la fiche de simplification : http://nausicaa.appli.impots/2014/009461



BAO Dépenser mieux – Fiche Maîtrise des dépenses d'affranchissement de la DGFiP 7/10

-86 %


- adaptation du cadre adresse (expéditeur et destinataire) ;

- la liasse recommandée doit être collée directement sur l'enveloppe par le service émetteur. Le poids de la liasse sera déduit automatiquement lors de l'affranchissement (s'assurer du paramétrage adapté de la machine) ;

- chaque service doit remplir un bordereau récapitulatif des envois en recommandés, en indiquant le numéro du courrier, le nom et l'adresse du destinataire. Sa rédaction doit être la plus précise possible car celui-ci doit être joint obligatoirement avec les lettres recommandées à expédier.

- Les envois dématérialisés :

➢ Les échanges entre services doivent être effectués prioritairement par messagerie

La plate-forme sécurisée ESCALE peut également être utilisée tant pour les échanges entre services qu'avec les contribuables ou d'autres administrations (http://nausicaadoc.appli.impots/2013/008895). L'utilisation de l'application ESCALE offre plus d'avantages que l'envoi en courrier simple puisque, outre les économies papier et d’affranchissement, elle présente des fonctionnalités de suivi des envois (message automatique de relance du destinataire, avis de lecture et téléchargement du courrier).

➢ Les échanges vers l'extérieur

Les évolutions législatives et réglementaires permettent progressivement de proposer les échanges dématérialisés avec les usagers et partenaires. Les bureaux métier de la DGFiP proposent régulièrement des mesures de simplification relative à la dématérialisation des envois (exemples : dématérialisation de l'imprimé 1235 issus d'ILIAD concernant la mise à jour d'information relatives à la taxe d'habitation, états statistiques 1386 bis TH et 1386 TF à destination des collectivités territoriales7, etc.).

L'ensemble de ces mesures est disponible sur Nausicaa dans la rubrique Simplifications.

3.4 Une utilisation optimisée des MAI

L’accord-cadre relatif à la location/maintenance de machines et matériels à affranchir conclu par le SAE, le 22/07/2013, comprend trois lots8 :

- le lot n°1 permet la location de machines à affranchir intelligentes (MAI) selon quatre configurations. Le marché subséquent Finances a été notifié à la société Néopost, le 28 avril 2014, par le SAE.

- le lot n°2 propose une solution complète d'affranchissement au tarif écopli Grand Compte, dit "industriel". Le marché subséquent Finances a été notifié le 25 février 2014 à la société Pitney Bowes.

- le lot 3, notifié le 9 février 2015 à la société Néopost, comprend les machines de mise sous plis, ouvre lettre, et autres matériels accessoires.

7 Lien Nausicaa : http://nausicaadoc.appli.impots/2014/0181668 Les documents relatifs aux lots n°1, 2 et 3 sont disponibles sur le site intranet du SAE et sur Nausicaa

dans l’espace Pilotage et moyens > La documentation Gestion budgétaire / moyens / structures et emplois > Achats- Marchés publics > Marchés SAE > Solutions d'affranchissement - machines à affranchir.


Les actions de centralisation de l'affranchissement et de réduction du parc de machines à affranchir doivent être poursuivies en s'appuyant sur les nouveaux marchés mis à disposition (lots n°2 et n°3 plus particulièrement) pour optimiser l'organisation.

Ainsi, l'affranchissement des plis des SPF peut désormais être centralisé, et suivi au moyen d'un compte dédié sur une machine départementale.

3.5 CLIC'ESI

• Le projet "Courrier Local Industrialisé et Centralisé en ESI - CLIC'ESI" constitue un nouveau levier pour optimiser la dépense d'affranchissement

➢ Les objectifs de la mise en place du p rojet "CLIC'ESI"

Le projet « Courrier Local Industrialisé et Centralisé en Etablissement de Services Informatiques - CLIC'ESI » a pour objet le traitement en filière industrielle des courriers édités, mis sous pli et affranchis dans les services des directions.

Les courriers éligibles à ce dispositif doivent remplir les critères suivants :

- être dispensés de signature originale ;

- être adressé en simple (non recommandé) ;

- intégrer les normes éditique et postale du courrier industriel (Cf. gabarit fournit dans le kit de déploiement) ;

- être composé de 5 feuilles au format A4 au maximum par pli (limitation du poids à 35 g).

Le transfert de la préparation et de l'expédition des plis vers un ESI permettra ainsi :

- de diminuer les coûts de traitement (fournitures, affranchissement) ;

- d'alléger les tâches des agents par la diminution des manipulations liées à l'impression, la mise sous plis et l'affranchissement des courriers ;

- de fiabiliser les processus d'envoi du courrier9 et de mieux suivre les envois réalisés.

Les directions qui bénéficient déjà des tarifs « Ecopli en nombre » et/ou « Grand compte » doivent s’assurer que le traitement du courrier via l’imprimante CLIC’ESI ne risque pas de les priver du volume nécessaire (400 ou 1 000 plis par envoi) en deçà duquel elles perdraient le bénéfice de ces tarifs et reviendraient au tarif « Ecopli ».

➢ Nouvelle organisation du traitement des courriers bureautiques : déploiement de l' imprimante virtuelle CLIC'ESI

Afin d'industrialiser la production des courriers bureautiques des services, chaque poste de travail est doté d'une imprimante virtuelle. Le déploiement s'est effectué dans un premier temps sur les sites ayant participé aux expérimentations courant juin puis a été généralisé à compter du 15 septembre 2015.

9 Le courrier est transmis instantanément à l'ESI qui l'expédie selon un processus industriel


La solution est constituée :

• d'un éditeur de courrier installé sur le poste de travail de l'agent qui s'ajoutera au gestionnaire d'imprimantes ;

• d'une interface web de suivi des courriers émis par l'agent. Cet outil, mis à disposition de l'agent permet d'obtenir instantanément le statut du courrier (En attente de traitement, En cours de traitement, Traitement différé ou Remis à la Poste). L'interface de suivi est accessible depuis le portail applicatif par authentification et s’intitule « Suivi CLIC'ESI ».

Les moyens complémentaires à disposition :

- sur le plan juridique :

Le dispositif est prévu pour les courriers dispensés de la signature originale et non accompagnés de pièce jointe originale. La note n°2015/06/10993 du 4 août 2015 des bureaux Cap Particuliers, SPiB-2B et SI-2A détaille les courriers éligibles suite à l'évolution législative de décembre 201410, qui s'ajoutent aux courriers éligibles suite à mesures de simplification.

La liste des courriers éligibles est ainsi régulièrement mise à jour sur Nausicaa.

- sur le plan de l'accompagnement :

Le bureau SPiB-2B est en charge de l'accompagnement du déploiement du nouvel outil CLIC'ESI.

Le kit de déploiement est disponible sur Nausicaa :

Le dispositif s'appuie sur les correspondants départementaux, chargés de faciliter la mise en œuvre du déploiement, et relais des préoccupations des utilisateurs locaux.

- sur le plan technique :

Le bureau SI-2A est en charge des modalités techniques du déploiement et de l'assistance aux utilisateurs (via le dispositif local habituel en matière de support informatique).

4. Contacts

Bureau SPiB-2B – secteur «logistique des productions éditiques, imprimés, courrier»

BALF : bureau.spib2b- imprimes-courrier @dgfip.finances.gouv.fr

10 Loi n°2014-1545 du 20/12/2014 relative à la simplification de la vie des entreprises.


DOCUMENT N°7Données d'affranchissement propres à la DDFIP de X

TARIFS D'AFFRANCHISSEMENT

Comparaison du tarif Écopli égréné avec les tarifs courrier industrialisémécanisable

2015

Type de pli Poids Volume et conditions Prix unitaire

Écopli égréné 0 – 20 g 1 pli 0, 630 €


Écopli grand compte 0 – 35 g 1000 plis – même codepostal mécanisable

0, 442 €

Écopli grand compte 0 – 35 g Département mécanisable 0, 447 €

Écopli grand compte 0 – 35 g Toute France mécanisable 0, 475 €

POLICES DE CARACTÈRES COMPATIBLES AVEC UN MOPIEUR RICOH MP 2554

‒ 31 ‒

DOCUMENT N°7

Tarifs postaux d'affranchissement 2015 et polices de caractères compatibles avec untraitement mécanisable du courrier

TARIFS D'AFFRANCHISSEMENT 2015

Comparaison du tarif Écopli égréné avec les tarifs courrier industrialisé mécanisable

2015




Écopli grand compte 0 – 35 g 1000 plis – même code postal mécanisable 0, 442 €

Écopli grand compte 0 – 35 g 1000 plis – Département mécanisable 0, 447 €

Écopli grand compte 0 – 35 g 1000 plis – Toute France mécanisable 0, 475 €

POLICES DE CARACTÈRES COMPATIBLES AVEC UN TRAITEMENT MÉCANISABLEDU COURRIER

DOCUMENT N°7

Tarifs postaux d'affranchissement 2015 et polices de caractères compatibles avec untraitement mécanisable du courrier

TARIFS D'AFFRANCHISSEMENT 2015

Comparaison du tarif Écopli égréné avec les tarifs courrier industrialisé mécanisable

2015




Écopli grand compte 0 – 35 g 1000 plis – même code postal mécanisable 0, 442 €

Écopli grand compte 0 – 35 g 1000 plis – Département mécanisable 0, 447 €

Écopli grand compte 0 – 35 g 1000 plis – Toute France mécanisable 0, 475 €

POLICES DE CARACTÈRES COMPATIBLES AVEC UN TRAITEMENT MÉCANISABLEDU COURRIER

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CONCOURS INTERNE POUR L'ACCES AU GRADE … · mission qui a été validé par le chef de service mais qui n'a pas encore été contrôlé par l'agent gestionnaire au sein du service

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