Competitic guide comment faire webinaire

GUIDE COMMENT FAIRE

Mettre en place des webinaires dans mon entreprise

Ce guide entre dans le cadre du projet performance PME Competitic

• Les enjeux liés à la prise en charge des TIC par les entreprises sont vitaux pour le développement de la compétitivité d’un territoire ; le lien entre niveau d’appropriation des usages des TIC et compétitivité n’est plus à démontrer. Les opportunités liées à l’usage des TIC ne se limitent pas à la création d’un site Internet :

• L’usage des TIC ouvre de nouvelles opportunités en termes d’organisation au sein de l’entreprise : entreprise étendue, développement du télétravail, connexion des salariés en situation de mobilité … autant d’évolutions qui contribuent à proposer de nouvelles opportunités pour le travail des femmes, le maintien de l’emploi, etc.

• La généralisation de l’accès au « haut débit » et les nouveaux services qu’elle rend accessible aux TPE/PME (visioconférence, etc.) permet aux entreprises de faire évoluer leur comportement environnemental (ex : réduction des déplacements, réduction de l’usage du papier, etc.)

• Compte tenu de l’importance de cette problématique pour l’économique territoriale, le réseau consulaire des Chambres de Commerce et d’Industrie de la région Provence Alpes Côte d’Azur avec le soutien de la DIRRECTE PACA et de l’Europe pilote un projet d’accompagnement « Performance PME CompetiITIC » dont l’objectif est de développer l’usage des TIC par les TPE/PME ; toutes les informations sont disponibles sur le portail Internet www.lenumeriquepourmonentreprise.com.

• Ce guide constitue l’un de ces contenus à destination des dirigeants de TPE PME qui souhaitent mettre en place une solution de webinaire.

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http://www.lenumeriquepourmonentreprise.com/

INTRODUCTION

Aujourd’hui encore beaucoup de PME n’ont pas saisi les opportunités que peut représenter le webinaire pour leur business

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Toucher plus de monde

•Les participants assistent à la conférence dans leurs locaux devant un PC, le webinaire se traduit par une suppression des coûts de déplacement et surtout par une réduction du temps nécessaire à la participation par la disparition du temps de déplacement. Alors que les "petits déjeuners" ou "conférences produits d’entreprises" se multiplient, les prospects deviennent de plus en plus difficiles à convaincre. Ils éprouvent la peur légitime de perdre leur temps pour une présentation le plus souvent perçue comme trop commerciale et peu porteuse d’informations utiles. Le webinaire est alors pour eux une alternative séduisante puisqu’elle ne nécessite pas de déplacement et que le participant peut abandonner très facilement et à tout moment.

•Ce gain de temps et d’argent pour les participants se traduit pour l’organisateur par une espérance de fréquentation plus forte à son évènement.

Réduire les coûts

•Le webinaire présente un avantage certain : le coût de revient est moindre que d’organiser une réunion physique puisque on économise de fait les coûts logistiques (restauration, location de salle, etc.)

Améliorer le reporting

•Les solutions complètes de mise en oeuvre de webinaire comportent des fonctionnalités de reporting très poussées. pour chaque participant il est ainsi possible de connaître les questions posées, le temps de présence théorique devant la présentation en direct mais également sous forme d’archives ainsi que les réponses aux différentes questions sondage posées lors de l’évènement.

Capitaliser sur les contenus

•Les solutions de webinaire permettent d’enregistrer un évènement et permette ainsi de produire quasi instantanément des contenus média (videocast, podcast) qui peuvent être ensuite diffusés sur les réseaux sociaux. Vous augmenter donc votre audience qui aura pour effet de booster le nombre de la participants à votre prochain webinaire

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•Encore beaucoup de PME n’utilisent pas ces outils pourtant aujourd’hui accessibles à des TPE PME.

•Vous trouverez dans ce guide des bonnes pratiques pour pouvoir réussir avec succès votre projet de mise en place de webinaire

Un webinaire est séminaire que l’on peut suivre sur internet

• Un webinaire, terme issu de la contraction de web et de séminaire est un séminaire multimédia et interactif. Il est accessible en ligne sur inscription, et on peut le suivre, en direct ou en différé sur le Web.

• Un webinaire comprend généralement un diaporama, des commentaires audio voire vidéo, la possibilité de poser des questions, soit en direct par chat si la session se déroule en temps réel, soit par courrier électronique si le retransmission se fait en différé.

• Pour accéder à un webinaire, on doit généralement choisir la session et s'inscrire en remplissant le formulaire en ligne. Une fois l'inscription validée, on reçoit une confirmation automatique par le Web, suivie d'une confirmation par courrier électronique avec les instructions pour visualiser le webinaire.

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Les usages des webinaires sont multiples et vont bien au-delà des retransmission de conférences (1/2)• Un potentiel d’usages très différents :

• Présentation d’un nouveau produit, d’une innovation

• Réunion de communication « corporate »

• Formation elearning• Présentation d’une étude• Présentation d’un débat / émission• Echange de bonnes pratiques client• Etc.

• Tous les secteurs d’activités peuvent être intéressés : • Industrie,• Services,• Commerces,• Etc.

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Les usages des webinaires sont multiples et vont bien au-delà des retransmission de conférences (2/2)

La webTV Le webinaire hybride/retransmis La vidéo conférence

Semblable à une émission de TV mais diffusée en live sur le web

Ce dispositif fait appel à d’important moyens matériels (plusieurs caméras, un plateau, éclairage, régie, etc.) pour un contenu de qualité

Ce type de webinaires sont généralement peu interactifs sauf à y mettre les moyens (intégration de flux sur les réseaux sociaux, chat)

Ce type de webinaire permet d’avoir des contenus de très bonne qualité (sur le forme)

Ce concept vise à mixer présentiel et distanciel en donnant accès à distance au déroulement d’une présentation

L’audio et le support d’animation sont les principaux contenus. La vidéo est un besoin secondaire

L’interactivité est possible grâce au chat. La prise de parole à distance n’est pas recommandée pour éviter une dégradation de la qualité sonore

Ce dispositif demande peu de moyens matériels

Généralement une vidéo conférence regroupe un nombre inférieur à 25 personnes.

Elle permet de collaborer : de partager du contenu, échanger par voix sur IP, de se filmer avec sa webcam, etc…

Ce dispositif ne demande pas d’investissement matériel, mais n’est pas adapté à un grand nombre d’auditeurs

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Il existe plusieurs concepts de webinaire

ETUDE D’OPPORTUNITE

Mettre en place un service de webinaire est un « projet »

• Il a un début, une fin• Il disposera d’exigences et des souhaits qui permettront de définir la qualité attendue• Un budget y sera alloué

• Nous recommandons d’utiliser la démarche modélisée ci-dessous qui commence par l’étude d’opportunité

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• Installer et prototyper• Tester avant de mettre en

service• Structurer la stratégie de

communication• Former et conduire le

changement

• Définir le besoin• Analyser le marché

fournisseur• Mettre en concurrence• Analyser les offres• Négocier les conditions• Piloter le service rendu

• Structurer le concept à grosse maille

• et marketer votre webinaire

• Evaluer le ROI

Etudier l’opportunité : définir le concept de votre webinaire

Faire de la communication :• présenter un produit, un service• présenter votre société ou ses actualités (se faire

connaitre)

Donner une formation ou de l’information

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Pour quoi faire / Quel bénéfice ?

Pour qui ?

Prospects Clients Grand public Autres (experts, chercheurs)

A quel prix ?

Gratuit Payant

Comment?

Full distanciel Hybride distanciel/présentiel

Etudier l’opportunité : définir le concept de votre webinaire

• Analyse des besoins clients : • Les sujets,• La durée,• Les types de contenus (vidéo, démonstration, etc.).

• Analyse concurrentielle : • Mes concurrents ont-ils recours à des webinaires ? Si oui sous quelle forme, pour qui, sur quels

sujets et dans quel objectif ?• Existe t’il déjà beaucoup de contenus sur les sujets que je souhaite aborder (sur slideshare,

youtube, etc.)?

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Etudier l’opportunité : définir son budget (1/2)Questions clés Impact budgétaire Estimation du coûtCombien d’auditeurs sont attendus en moyenne ? Moins de 100 ou plus de 100

Peuvent ils écouter le webinaire par téléphone ?

Cette spécificité impacte le prix unitaire d’une licence.Le prix d’une licence pour un webinaire pouvant accueillir jusqu’à 1000 personnes est 5 fois plus cher (entre 3500 euros et 5000 euros) qu’une licence pouvant accueillir jusqu’à 100 personnes (entre 700 et 1000 euros)Certains prestataires peuvent facturer des minutes d’audio conférence pour un accès à partir d’un téléphone. Le prix va alors dépendre du nombre d’auditeurs moyens et du temps moyen d’un webinaire en minute

Hypothèse : Pour un webinaire avec max 100 auditeurs, 850 euros par licenceSans accès par téléphone

Licences : 2 X 850 euros (soit 1700 euros par an)

Formation : deux sessions d’une demie journée : 2X 400 euros (soit 800 euros)

Combien de collaborateurs seront organisateurs ?

Cette spécificité impacte le nombre de licences et éventuellement le volume de formations à prévoir

Hypothèse : 2 organisateurs

Combien de webinaires pourront être réalisés en même temps ?

Certain fournisseur peuvent proposer des licences avec un prix spécifique pour les entreprises qui veulent animer plusieurs webinaires en même temps.

Hypothèse : pas plus d’un webinaire à la fois 0 euros

A première vu en regardant les solutions ai-je des exigences en matière de développements spécifiques ?

Compter une journée d’intervention à 600 euros HT pour des prestations de graphisme ou d’intégrationSi vous ne souhaitez pas l’interface standard, le prix de la création (bandeau de bas de page, configuration de l’environnement graphique, etc.) prendra 1 à 2 jours de prestationL’intégration est plus complexe a évaluée car dépend de votre système d’information, notamment les besoins d’interface avec le CRM, la gestion commerciale et la plateforme pédagogique/learning management system pour les entreprises de formation. Compter 5 à 15 jours de prestations par interface

Hypothèse : Pas de création nécessaire1 interface nécessaire avec le CRM : 10 jours à 600 euros

6000 euros

Ai-je besoin de filmer l’intervention ?

Ce poste n’aura pas d’impact sur le couts de licences mais aura un impact sur le budget matériel : compter 5000 à 10000 euros supplémentaires par rapport à un webinaire sans vidéo ou seulement avec webcam

Hypothèse : Pas de camera nécessaire

0 euros

Combien de microphones seront nécessaires ?

Compter 200 à 500 euros par microphone sans fils et 500 euros pour une interface midi/wave

Hypothèse : 2 microphones et une interface midi

1200 euros

Etudier l’opportunité : définir son budget (2/2)

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1° année Années suivantes

Budget moyen selon les hypothèses de la diapositive précédente

9 700 euros HT 1 700 euros HT

Evaluer le retour sur investissement

• Le calcul d’un retour sur investissement permet d’évaluer l’intêret économique du projet de webinaire. Il consiste à comparer les gains attendus avec les coûts du projet

• Les gains peuvent par exemple être évalués par le CA marginal généré à l’issue des webinaires, par exemple

• Je souhaite réaliser 12 webinaires cette année• Chaque webinaire permet de toucher 50 auditeurs• 10% des auditeurs me contactent à l’issue d’un webinaire. 20% d’entres eux signent un contrat• Les enregistrements des webinaires diffusés sur les réseaux sociaux génèrent par an 10 contacts.

20% d’entre eux me signe un contrat.• Ma marge brut moyenne par contrat est de 2000 euros⇒ Les gains annuels sont donc de : 12x2000 + 2X2000 soit 28 000 euros⇒ Le dispositif est rentabilisé en 4 mois !!! (sur la base du coût présenté dans la diapositive

précédente)

• Les hypothèses peuvent être affinées à partir d’informations que vous pouvez trouver sur internet (pour des cas proches de votre secteur d’activité), auprès de votre réseau professionnel, de votre CCI, de consultants, etc.

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ACHAT

La phase d’achat se décompose en 6 phases

• Pour la description des différentes étapes, nous vous invitons à vous référer au guide « comment faire acheter du logiciel et des prestations »

• Nous nous focaliserons donc, dans la suite du document, sur les spécificités de l’achat de webinaire

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Analyser le marché

fournisseurs

Définir le besoin dans un cahier des charges (1/3)

• Décrivez votre besoin fonctionnel sur le volet logiciel : • Mettez en avant les éléments qui permettront au fournisseur de dimensionner

son offre : • Nombre d’organisateurs

• Nombre d’auditeurs maximum attendus par webinaire

• Nombre d’auditeurs moyens attendus par webinaire

• L’accès au son du webinaire sera-t-il possible à partir d’un téléphone

• Le nombre de webinaires simultanément

• Le nombre de webinaires prévue par an

• Décrivez les fonctionnalités attendues : • Gestion de campagne de mailing pour le webinaire

• Gestion d’une page d’inscription, d’authentification à chaque évènement

• Import de fichiers de contact (.csv, .xml, .xls)

• Capacité à charger des documents de formats courants (.pdf, .ppt, .xls, .doc, etc.)

• Capacité à faire du partage d’écran

• Capacité à intégrer de la vidéo

• Capacité à intégrer un chat

• Capacité à intégrer un outil de Question/réponses

• Enregistrement du webinaire (.avi, .flv)

• Capacité à retravailler l’enregistrement (post production)

• Gestion des participants

• Décrivez les exigences concernant les fonctionnalités du logiciel :

• Prérequis pour les utilisateurs : sur ce point, il est conseillé d’exiger le minimum de prérequis logiciel (Adobe flash à la rigueur)

• Hébergement : il est préférable de recourir au SAAS, qui vous évite de gérer l’installation et les mises à jour du logiciel sur vos infrastructures

• Multilangues, • Compatible avec les principaux navigateurs : safari,

Chrome, IE, Firefox, Opera• Etc.

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• Expliquez le contexte de votre entreprise

• Décrivez le concept de webinaire que vous souhaitez mettre en place (défini dans la phase précédente)


• Décrivez votre besoin sur le volet matériel : • Nombre de micros, dont les caractéristiques devront être décrite :

• Captation/amplification : • Capter le son uniquement,

• ou bien capter et amplifier le son

• Typologie : • Microcravate

• Microphone classique

• Autres

• Sans fil/ filaire

• Nombre de cameras numériques• Interface audio : MIDI/Wave

• Nombre d’entrée/sortie

• Branchement sur port USB

• autres

• Décrivez les exigences concernant le matériel: • En matière de compatibilité avec votre matériel existant (poste, matériel d’amplification)• En matière de réseaux/débit

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• Décrivez le système d’information existant et cibler la description sur les applications qui pourraient être en interface avec la solution de webinaire : • Votre site web• Le CRM• La gestion commerciale• Etc.

• Décrivez le besoin en prestations : • Intégration et création :

• Interfaces nécessaire avec le système d’information

• Créations graphiques nécessaires : bas de page, logo, page d’accueil, balise cliquable, etc.

• Formation : • nombre de sessions

• Présentiel ou distanciel

• Assistance utilisateur• Nombre de webinaires pour lesquels vous souhaitez être assisté à distance ou sur place

• Indiquez votre Planning prévisionnel

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• Des éditeurs en direct (achat de la solution uniquement)

• Certains éditeurs peuvent proposer des services en périphérie de l’achat de licences

Analyse du marché fournisseur : qui sont les acteurs* susceptibles de répondre au besoin ?

• Des prestataires qui fournissent les licences, les prestations, le support, les services d’audio conférence voir achètent le matériel pour vous

• Il adapte donc la solution à votre besoin

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*Liste non exhaustive d’acteurs du marché, informations datant de septembre 2014

Mettre en concurrence et analyser les offres

• Suivre la démarche proposée dans le guide « Comment acheter des logiciels et des prestations »

• Les spécificités de l’achat de solutions de webinaire résident dans :• le choix des composants du critères de « qualité technique) :

• Couverture fonctionnelle• Gestion d’inscription• Scalabilité (possibilité d’augmenter rapidement le nombre d’auditeurs si nécessaire)• Simplicité du processus d’accès à la conférence pour les participants ( nécessité de télécharger ou non un plug in spécifique)• Fonctionnalités d’enregistrement et de post production natives ( outil de montage de vidéo)• Consommation de bandes passantes en fonction des usages : chargement préalable de documents, partage d’écrans, etc.)• Accès audio pour les auditeurs (VOIP, téléphone, etc.)• Gestion de l’interface de réunion : habillage de la page d’accueil, de la salle de réunion, mise en place de bandeaux, de logis,

etc.• Gestion du backoffice (création d’événements, suivi de statistiques)

• La manière dont les formation sont délivrées : sur place ou à distance ?• Profils des formateurs et des techniciens : nombre d’années d’expérience sur la solution proposée, références• Services d’assistance (pages de disponibilité, temps d’intervention en cas sinistre, etc.)

• Un intérêt a demander une démonstration aux candidats avant de faire le choix.• Pour évaluer le prix notamment pour les solutions SAAS (facturées à l’usage), ne pas oublier de faire des

hypothèses de consommation en fonction des unités d’œuvre de facturation proposées par le fournisseur (volumes de minutes en audio conf, volumes de minutes en VOIP) afin de pouvoir comparer les offres

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Négocier et piloter le service rendu : peu de spécificités propres aux webinaires

• Il vous sera plus ou moins facile de négocier en fonction de la taille du fournisseur et du volume d’achat

• Si vous envisagez de négocier : référez vous au chapitre « Négocier les condition » du guide « comment faire acheter du logiciel et des prestations ».

• Les négociation porte rarement sur le prix des licences mais sur le prix des prestations annexes : l’assistance, la formation, etc.

• Dans la négociation, essayer de demander une maquette, c’est-à-dire une démonstration qui colle le plus possible à vos besoins

• Le pilotage du service rendu se déroule sur la base des même principe que pour tout projet informatique : référez vous au chapitre « piloter le service rendu » du guide « comment faire acheter du logiciel et des prestations »

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METTRE EN OEUVRE

Installer et prototyper la solution de webinaire

• L’installation est simple, puisque techniquement, et pour la majorité des solutions du marché, elle n’est pas nécessaire. Cette étape est remplacée par la mise à disposition des comptes et des environnements qui devront être ensuite paramétrés.

• Le prototypage consiste à habiller ses environnements est les configurer de telle sorte que vous puissiez dans un premier temps réaliser les tests.

• La configuration porte notamment sur les points suivants : • Habillage de votre interface de gestion (logo, fond d’écran, etc.)• Création des salles dans lesquels vont se dérouler les webinaires• Gestion des droits : création des groupes, configuration des droits pour les utilisateurs• Gestion d’évènements (configuration des fonctionnalités de gestion des invitations, des inscriptions,

gestion des relances, gestion de l’envoie d’informations post évènement, etc.)• Configuration matériel pour vous assurer du bon fonctionnement des outils de captation audio et video

dans votre salle virtuelle• Etc.

• Si vous souhaitez réaliser vous-même ces étapes, un formation « administrateur » serait certainement nécessaire au préalable.

• Si des développements spécifiques sont envisagés, il devront être réalisés dans cette phase.

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Tester avant de mettre en service votre premier webinaire ouvert au public

• Il est préférable de réaliser plusieurs tests, pour être sur du bon fonctionnement du service, le jour ou le premier webinaire sera ouvert au public.

• Des tests peuvent être réalisés sur certaines fonctionnalités dans un premier temps : • Le processus d’inscription• Les interfaces• Le déroulé de l’évènement• L’enregistrement et la post production

• Puis, mener le test sur l’ensemble du processus : • Organisez une « recette » : Une dizaine de testeurs peuvent suffire• Décrivez des scénarios de tests dans un fichier excel qui détaillent toutes les étapes à suivre par les testeurs (je

clique sur le lien d’information, je m’inscrit, je valide mon inscription, je reçoit un mail de validation, je reçoit un mail de rappel avec le lien, je me connecte, etc.). Les scénarios peuvent être différents (connexion en dehors de la plage horaire de l’évènement, connexion avec une tablette, inscription a plusieurs reprise avec les mêmes identifiants, etc.)

• Si l’un d’entre eux constate une anomalie bloquante ou mineure, il la reporte sur le tableau qui sera collecté par le chef de projet.

• Procéder aux correctifs (à 95%, des erreurs de paramétrage pour les principales solutions du marché)• (Optionnel) Lancer à nouveau un test sur l’ensemble du processus avec des auditeurs « tests » (qui peuvent

être des clients). Ce nouveau test permettra d’affiner vos correctifs et d’identifier des cas d’usages pour résoudre des problèmes qu’ils peuvent rencontrer (souvent causés par la configuration ou le non respect des prérequis techniques de leur poste)

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Définir la stratégie de communication autour de votre webinaire

• Pour avoir une audience, il est essentiel que vos prospects ou clients soient informés de l’horaire et du contenu de votre webinaire. La stratégie de communication de votre webinaire est donc très importante

• Intégrez une communication dans une page de votre site internet intégrant un lien vers la page d’inscription

• La clé réside dans l’utilisant au maximum les outils numérique pour diffuser l’information et faire venir les internautes sur la page de votre site :• Les réseaux sociaux (Linkedin, Viadeo, Twitter, Facebook, etc.)• Les plateformes de curation (scoop-it, pearltrees)

• Utilisez également vos fichiers clients ou votre CRM

• Enfin : travaillez vos messages pour inciter le prospect à s’inscrire !

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Conduire le changement, prévoir un dispositif d’assistance et évaluer la satisfaction (1/3)

• Vis-à-vis des organisateurs• La conduite de changement d’un projet de webinaire consiste à accompagner les futurs organisateurs

dans la prise en main de la solution de webinaire. Il existe plusieurs types actions possibles : • La formation à la solution : réalisée souvent par le fournisseur (et donc à intégrer dans le cahier des charge

comme évoqué précédemment)• La formalisation d’un guide utilisateur qui décrit des actions permettant aux utilisateurs non aguerris de pouvoir

mettre en place un webinaire (pas à pas) en toute autonomie

• Vis-à-vis des auditeurs• Il ne faut pas oublier de prévoir un dispositif d’assistance capable de répondre aux réponses des

auditeurs. Les auditeurs sollicitent majoritaire l’assistance dans un laps de temps de 30 minutes compris entre 15 minutes avant l’évènement et 15 minutes après le démarrage.

• L’assistance ne doit pas être réalisée par l’animateur (qui par définition anime et donc n’est pas disponible)

• Enfin, il est préconisé de prévoir une évaluation du webinaire à l’issue de l’évènement qui peut prendre plusieurs formes : • Une enquête en ligne (soit intégrer nativement dans la solution de webinaire, soit réalisée à partir de solution tiers :

spinx, surveymonkey, etc.)• Une enquête téléphonique sur la base des données téléphoniques recueillies lors de l’inscription

• Cette évaluation doit permettre d’identifier des axes d’amélioration du dispositif de webinaire comme du contenu de l’évènement.

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Exemple de guide


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Exemple de questionnaire d’évaluation

Ce contenu a été réalisé avec le soutient de

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