8 , COMO PLAN EAR Y ESTABLECER EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO , DE CONSULTORIA E n todo s los proyectos de consultoria, salvo quizas los mas senci- llo s, es de crucial importancia plan ear y establecer un cronograma. Esto no s610 es necesario para preparar la propue sta, sino que, una vez firma do el contrato, tener un cronograma estricto y bien planeado Ie ahorrara tiempo y dinero, y mejorara la cali dad de su trabajo como consultor. Todas la s empresas con las cuales he trabajado y que han tenido problemas con la administraci6n de proyec to s tienen un ra sgo comun sobre sa liente: la incapacidad de planear sus proyectos y fijarles cronogramas validos antes de iniciar el trabajo. No es dificil establecer cronogramas adecuados. En este breve capitulo, Ie enseiiare una f6r- mula especial que Ie ayudara a hacerlo. EL CRONOGRAMA DE DESARROllO DE PROYECTO Ob se rve el cronograma de d esa rrollo de proyecto que aparece en la figura 8-1. Empiece por la co lumna titulada "Tarea". Lo primero que debe hacer es escribir todas la s tareas relacionadas co n el proyecto de consultoria que piensa realizar. En seguida, defina cuanto tie mpo se requerira para co mpl etar cada tare a, en dia s, seman as 0 meses (e n la figura 8-1, los numero s en la parte superior de las co lumnas represen- tan el perio do de tiempo que escogi6). Las horas que toma cada tarea se incluiran des pue s numeri ca me nt e. La medic i6n de la duraci6n de cada tarea (dia s, se manas 0 me ses) y el tiempo de la tarea (horas) no son
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COMO PLAN EAR Y ESTABLECER EL CRONOGRAMA DEL …biblio3.url.edu.gt/Publi/Libros/2014/consultorExito/08.pdf · TAREA 1 Hrs/S Hrs/$ Hrs/S Hrs/S Hrs/S Hrs/$ Hrs/S Hrs/$ Hrs/S Hrs/S Hrs/$
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8 ,
COMO PLAN EAR Y ESTABLECER EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO ,
DE CONSULTORIA
En todos los proyectos de consultoria, salvo quizas los mas senci
llos, es de crucial importancia plan ear y establecer un cronograma.
Esto no s610 es necesario para preparar la propuesta, sino que, una vez
firma do el contrato, tener un cronograma estricto y bien planeado Ie
ahorrara tiempo y dinero, y mejorara la cali dad de su trabajo como
consultor. Todas las empresas con las cuales he trabajado y que han
tenido problemas con la administraci6n de proyectos tienen un rasgo
comun sobresaliente : la incapacidad de planear sus proyectos y fijarles
cronogramas validos antes de iniciar el trabajo. No es dificil establecer
cronogramas adecuados. En este breve capitulo, Ie enseiiare una f6r
mula especial que Ie ayudara a hacerlo.
EL CRONOGRAMA DE DESARROllO DE PROYECTO
Observe el cronograma de desarrollo de proyecto que aparece en la
figura 8-1. Empiece por la columna titulada "Tarea". Lo primero que
debe hacer es escribir todas las tareas relacionadas con el proyecto de
consultoria que piensa realizar. En seguida, defina cuanto tiempo se
requerira para completar cada tarea, en dias, seman as 0 meses (en la
figura 8-1, los numeros en la parte superior de las columnas represen
tan el periodo de tiempo que escogi6). Las horas que toma cada tarea
se incluiran despues numericamente. La medici6n de la duraci6n de
cada tarea (dias, semanas 0 meses) y el tiempo de la tarea (horas) no son
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LO QUE USTEO DEBE SABER SOBRE LOS CONTRATOS DE CONSULTORiA 131
10 mismo. Es posible que una encuesta para invesrigacion de mercado
requiera ochenta horas de trabajo, que equivaldria ados semanas de was
de ocho horas cada uno, 0 cuatro semanas si s610 se emplean cuatro
horas diarias en eI proyecto. Una auditoria de una empresa para la cual es
preciso entrevistarse con veinte ejecurivos de la compaiiia podria reque
rir cuatto semanas calendario (debido a la dificultad de concertar las
citas con los ejecutivos), pero solo de cuarenta horas de su tiempo.
Tambien tiene que decidir quien estari a cargo de cada tarea. Si
piensa hacer to do eI trabajo usted mismo, esto es facil. Sin embargo, en
algunos casos tendra que subcontratar a otros consultores 0 incluso a
otras orgaruzaclOnes.
En la figura 8-2 se aprecia un cronograma de desarrollo de pro
yecto en el cual ya se han determinado las tareas por realizar. Despues
de escribir cada tarea en eI cronograma, trace hacia la derecha una
linea horizontal doble, desde ellugar donde comienza la tarea y hasta
que esta se complete. Cada fila horizontal corresponde a los was, se
manas 0 meses despues de que se de la autorizacion de proceder. (Ob
serve que en eI ejemplo de la figura 8-2, eI periodo de tiempo que se
utiliza son meses.) Despues, cuando Ie adjudiquen el contrato, podri
escribir los dias, semanas 0 meses reales y utilizar este cronograma para
administrar eI proyecto. Convierta las horas a gastos en d61ares para
cada periodo y sume las horas y los costos. Use una figura de diamante
como esta 0 para indicar las fechas y los momentos criticos, es decir
cuando debe ocurrir algo muy importante en el proyecto, por ejemplo
si hay que presentar un informe. (Mas tarde, cuando ya se haya com
pletado la tarea cririca, se colorea eI diamante.)
Cuando ya Ie hayan asignado el contrato y este autorizado para
proceder, puede utilizar eI cronograma como aparece en la figura 8-3.
En un nuevo formato, sustituya las fechas reales por periodos de tiem
po estimados. (En la figura 8-3, observe que, por ejemplo, eI mes 1 se
reemplaz6 por junio, eI mes 2 por julio.) Copie en el nuevo formato
las lineas horizon tales dobles que indican cuando debe comenzar y
terminar cada tarea.A medida que va ejecutando eI proyecto, sombree
Figura 8-2. Crenograma de ~esarrollo de proyecto propuesto, indicando las tareas y las estimaciones de horas y costos