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SEMINRIO
COMO PARTICIPAR DE UMA FEIRA OU
EXPOSIO
PLANO DE AO
Elaborado por Jos Maria Melim
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1 - INTRODUO H uma grande confuso quando se deseja diferenciar
os vrios tipos de eventos que apresentam produtos ou servios de
diversas empresas em um mesmo local fsico. Denominaes tais como
feira, exposio, mostra, salo e outras so comumentemente empregadas,
sem que seja feita nenhuma distino adequada entre elas. Em outros
pases, conceitua-se feira como o evento em que se apresenta novos
produtos e exposio aquele em que se comercializa e se entrega o
produto no prprio ambiente. 2 - TIPOS DE FEIRAS E EXPOSIES Diversos
so os tipos de feiras e exposies que so oferecidas s empresas.
necessrio identificar claramente o tipo de evento em que se deseja
participar para se obter o mximo resultado. As feiras e exposies
podem ser classificadas em trs grandes grupos:
por abrangncia geogrfica de expositores e visitantes; por tipo
de pblico que se deseja atingir; por tipo de produto e/ou servio
que ser exposto.
a) Abrangncia geogrfica de expositores e visitantes - Neste
grupo podem ser subdivididas as feiras e exposies em:
Locais: eventos voltados expositores e visitantes da prpria
cidade ou municpios vizinhos. Normalmente so de pequeno porte e com
nmero reduzido de visitantes (no mximo 5.000 a 10.000 visitantes).
Regionais: eventos que buscam atrair expositores e visitantes de
uma regio, parte de um estado ou at mesmo um conjunto de estados).
Estas feiras e exposies conseguem atrair um nmero mais
significativo de visitantes, de 10.000 a 100.000 pessoas,
dependendo da abrangncia regional coberta (parte de um estado ou um
conjunto de estados). So consideradas de mdio a grande porte.
Estaduais: pretendem cobrir todo um estado. Dependendo do tamanho
do estado ou do objeto da feira ou exposio, a expectativa de
visitao tambm se situa entre 10.000 e 100.000 pessoas (mdio a
grande porte). Nacionais: so normalmente caracterizados como
grandes eventos, atraindo mais de 100.000 visitantes (podendo
atingir at 500.000), e visam reunir todos os principais produtores
ou prestadores de servios de um determinado setor da economia
nacional. Internacionais: grandes ou mega eventos destinados s
empresas de determinada rea da economia mundial, realizados em
grandes parques de exposies de cidades tradicionalmente ligadas
quele setor (Ex.: So Paulo, Santiago, Hannover, Munique, etc.)
b) Pblico que se deseja atingir - Em relao a este parmetro
possvel classificar as feiras e exposies em dois subgrupos.
Voltadas ao pblico em geral: Neste tipo de evento o expositor
dever estar preparado para atrair o visitante sem conhecimento do
produto/ servio ou do processo que o elabora e tambm para atender
ao especialista que busca informaes mais tcnicas e especficas.
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So feiras e exposies que atraem maior quantidade de visitantes,
o que no obrigatoriamente significa maiores negcios. Entretanto, so
interessantes pelo grande efeito de divulgao da marca e do produto
ou servio. Indicadas para empresas que ofeream produtos/servios de
grande aceitao e de boa penetrao no mercado e que sejam utilizados
por uma variedade muito grande de clientes (independente de faixa
etria, sexo, poder aquisitivo, etc). Voltadas pblico especializado:
Neste tipo de evento o pblico visitante menor em quantidade, mas
muito mais exigente com os atendentes do estande. A empresa dever
apresentar aos visitantes as caractersticas e propriedades que
diferenciem os seus produtos ou servios dos demais fornecidos pelo
mercado. Os atendentes devero ter conhecimento mais aprofundado do
produto/servio para poder responder as dvidas dos visitantes.
c) Tipo de produtos e servios que sero expostos: Em funo dos
produtos e servios que sero expostos, as feiras e exposies podero
ser classificadas em dois subgrupos:
Multisetoriais: Eventos que expem produtos ou servios de
diversos setores ou reas da economia. Unisetorial ou Especializada:
Exposies e feiras voltadas um determinado tipo de produto/ servio
de um setor da economia.
3 - POR QUE PARTICIPAR DE FEIRAS E EXPOSIES? Uma empresa que
deseja estar presente em uma feira ou exposio dever analisar
cuidadosamente as vantagens e desvantagens, os resultados esperados
e os riscos de sua participao. Utilizando a sua experincia pessoal,
procure relacionar os resultados e os riscos da participao em uma
feira ou exposio. 4 - OBJETIVOS DA PARTICIPAO EM UMA FEIRA OU
EXPOSIO A participao em uma feira ou exposio, como qualquer outro
empreendimento da empresa, deve prever resultados quantificveis a
curto, mdio ou longo prazo. Para garantir resultados, todo
empreendimento deve ser planejado para que o empresrio seja o
condutor do processo e no conduzido por ele. Por esta razo, o
planejamento prvio imprescindvel para se maximizar resultados. A
empresa dever ter bem claro porque deseja participar de uma feira
ou exposio. Para tanto ela dever traar um plano simples, mas claro,
dos objetivos a atingir com a sua participao no evento. A redao dos
objetivos fcil desde que se siga algumas regras bsicas. Iniciar os
objetivos com um verbo de ao no infinitivo.
Ex.: Vender ..., Atrair .., Desenvolver .., Apresentar ....,
Conquistar ..., etc.
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Indicar sempre que possvel metas quantitativas (tempo, volume,
quantidade, R$, etc). Ex.: Vender 50 unidades do produto XX durante
a feira; Conquistar 10% do mercado, com a participao na feira, at
junho/98; Atrair 40 visitantes/ dia para o nosso estande, durante
os dias teis, e 80/dia nos fins de semana; etc.
Agora, utilizando o seu PLANO DE AO PARA PARTICIPAO NA FEIRA OU
EXPOSIO, defina os objetivos da sua empresa ao participar do
evento. Procure relacionar no mnimo 3 (trs) objetivos. Lembre-se!
Use verbos de ao no infinitivo e metas quantificveis, sempre que
possvel. Caso tenha alguma dvida consulte o instrutor, ele est ai
para lhe auxiliar. 5 - COMO MONTAR O SEU ESTANDE Ao participar de
uma feira ou exposio, a empresa deseja contatar o maior nmero
possvel de clientes, vender o mximo, iniciar conversaes para
negcios futuros, apresentar um novo produto/servio e consolidar a
imagem do produto/servio e da empresa, entre outros objetivos. Para
tanto, ela precisar montar o seu estande de tal forma que seus
objetivos sejam alcanados. Assim, uma empresa, cujo objetivo
principal seja lanar um novo produto, no dever atulhar o estande
com os seus produtos tradicionais, pois isto dispersar a ateno do
visitante. Outro exemplo: uma softhouse que deseje atrair
profissionais para seu novo soft, no poder permitir que os
microcomputadores de seu estande estejam rodando, constantemente,
joguinhos para as crianas. A partir da definio clara dos objetivos,
de participao da empresa no evento, fica mais simples decidir como
ser montado o estande e o que ele dever apresentar. Nos itens
seguintes, procura-se chamar ateno para os pontos bsicos que devem
ser levados em considerao na montagem de um estande. No se pretende
esgotar o assunto e nem afirmar que todas as sugestes aqui
apresentadas sejam verdades incontestveis. Procurou-se listar os
itens que normalmente mais tem atrapalhado o expositor novato e
inexperiente. a) Atratividade do estande A primeira regra para
garantir o sucesso da participao de uma empresa em uma feira ou
exposio ela saber atrair os visitantes ao seu estande. O estande
nem sempre poder estar na melhor localizao da feira, mas este fato
no impedimento para que a empresa tenha uma boa visitao. A regra
fundamental : o estande tem ser atrativo ao visitante!
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Existem muitas formas de atrair o visitante, entretanto, aqueles
estande que apresentam:
movimento de peas, conjunto, dispositivos, miniaturas, etc; sons
agradveis ou rudos chamativos; iluminao especial ou jogos de luzes;
decorao agradvel e bom uso das cores; recepcionistas atraentes; ou
espetculos (mgicos, palhaos, malabaristas, etc);
tem demonstrado mais eficcia na atrao do pblico. Lembre-se!
Primeiro voc tem que conseguir colocar o visitante dentro do
estande, depois ser possvel mostrar a ele o seu produto/servio. b)
Tipos de produtos ou servios apresentados no estande Em funo dos
objetivos fixados para a participao na feira, a empresa deve
escolher os produtos e servios e a forma como ir apresent-los aos
visitantes. Lembre-se! Apresente somente aqueles produtos ou
servios que voc deseja promover ou vender. No transforme o seu
estande numa barraquinha de mercado! c) Poluio visual do estande
Evitar sobrecarregar o estande com:
muitos produtos e de tipos variados; muitos mveis, expositores,
manequins, vitrines, etc; muitos quadros e cartazes nas paredes;
muitos atendentes; cores berrantes e descombinadas.
O estande deve ser um local agradvel e atraente para o
visitante. Deve ser fcil ao visitante identificar rapidamente o
tipo de produto ou servio oferecido. A empresa deve apresentar o
que o visitante gostaria de ver. Este processo de empatia deve ser
praticado pela empresa ao projetar o seu estande e escolher o que
apresentar ao visitante. Lembre-se! Voc est preparando um estande
para o seu cliente e no para a sua empresa. Coloque-se na posio do
visitante!
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d) Mveis Sempre que possvel os mveis devem ser escolhidos para
combinarem com o conjunto arquitetnico do seu estande. Evitar usar
mveis de grandes dimenses, s porque esto disponveis na sua empresa.
Caso a empresa no disponha de mveis adequados possvel alug-los por
um custo razovel. Analise com cuidado que mveis necessitar no
estande, antes de definir o que colocar. A rea do estande
normalmente pequena e cara e deve ser muito bem utilizada. Tipos de
mveis que podero ser necessrios, conforme o objetivo do
estande:
* mesas e cadeiras para reunies com cliente;
* mesas especiais para computadores, impressoras e plotters;
* balces para atendimento de clientes, demonstrao de produtos e
para emisso de
notas fiscais;
* poltronas e banquetas;
* pranchetas para desenho;
* barzinhos e geladeiras;
* prateleiras para estoque de produtos e outros materiais;
* e outros. Alm dos mveis, a empresa poder ter necessidade de
equipamentos ou montagens especiais para demonstrar seus produtos
ou servios, tais como fornos, passadeiras, escadas, etc. Lembre-se!
A rea do estande limitada e cara. Utilize o mnimo possvel de mveis
e outros equipamentos. O cliente ir ao estande para ver o produto
ou ouvir falar do servio! e) Expositores Pelo nome genrico de
expositores procura-se denominar todos os tipos de instalaes,
equipamentos ou acessrios utilizados para demonstrar o produto ou o
servio. Assim como os mveis, os expositores devem combinar com o
projeto arquitetnico do estande e permitir uma
apresentao/demonstrao adequada e atrativa do produto/servio. Os
tipos de expositores mais comuns so:
Vitrines: So pequenas reas do estande, normalmente envidraadas,
com iluminao especial, para destacar determinado tipo de produto ou
para proteg-los (Ex.: jias). Na vitrine deve se restringir a
exposio alguns produtos, para garantir concentrao do visitante.
Deve ter uma decorao adequada ao produto exposto. Citam os
especialistas
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que em menos do que 3 segundos o visitante tem captar a mensagem
que se deseja transmitir com a vitrine. Displays: So suportes
especiais para expor produtos. So construdos em formas e com
materiais variados de acordo com o produto que se deseja destacar.
Podero ou no ser envidraados, a exemplo das vitrines. O display
poder ter sua eficcia aumentada atravs de iluminao adequada que
realar o objeto exposto. Manequins: um dos suportes mais adequados
para exposio de roupas, pois d volume e permite efeitos de luz e
sombra, realando detalhes. Araras e outros suportes para confeces:
Indicados especialmente para confeces, podem ser fabricados de
diversos materiais (metais, madeira, plsticos, etc). Aparelhos de
TV e videocassetes: Utilizados para a apresentao de produtos e
servios que se tornariam difceis de serem demonstrado ao vivo no
estande. O som e a imagem em movimento conseguem captar a ateno do
visitante. Com este recurso pode se potencializar o pequeno tempo
que cada futuro cliente dispensa ao visitar um estande.
Microcomputadores: A exemplo da TV e do videocassete, o
microcomputador pode ser um interessante meio de apresentao de
produtos e servios. As apresentaes podem ser enriquecidas com
recursos multimdias (som, movimento, interatividade, etc).
Quiosques multimdia: Recurso mais recente, utilizado para
demonstrar aplicaes e caractersticas de produtos e servios. Permite
auto-atendimento do cliente que determina o nvel de detalhe que
deseja atingir. Quando bem produzida, a apresentao multimdia,
consegue atrair intensamente a ateno do visitante.
f) Quadros, fotos, painis e uso das paredes Um estande de 9m2 e
2,10m de p direito ter mais de 18m2 de paredes. Este espao
utilizado adequadamente, poder se tornar um forte atrativo para os
visitantes e uma forma simples de fixar em sua mente o nome e ou o
logotipo da empresa e os produtos e servios oferecidos. As paredes
podero receber letreiros pintados, painis, quadros e fotos. Quando
se deseja apenas apresentar o nome/logotipo da empresa e a relao
dos principais produtos/servios a simples pintura sobre a parede
suficiente. Eventualmente estas mesmas informaes podero ser
pintadas sobre painis e banners afixados sobre as paredes. A grande
vantagem desta ltima opo a possibilidade de utilizar estes painis
em outros eventos. A utilizao de textos deve levar em considerao o
tamanho das letras em relao distncia em que se encontrar o leitor.
A tabela abaixo serve de referncia bsica:
DISTNCIA TAMANHO DA LETRA
Metros Centmetros
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3 8
5 20
10 30
15 45
20 55
25 65
30 80 Tabela transcrita do Manual Acesso a Feiras - O que voc
deve saber para uma boa participao - SEBRAE - SP
O grfico, apresentado a seguir, da publicao alem Messe-und
Kongress-Vorschau 1995, n 9501, p. 72, procura relacionar tamanho
de letras, distncia do leitor ao texto e o seu campo visual.
Grfico extrado da publicao Messe-und Kongress-Vorschau, 1995, n
9501, p.72 Ao criar um slogan para a sua empresa no utilize mais do
que quatro palavras (conselho dos especialistas). O uso de fotos
recurso de grande atratividade para o visitante. A foto poder
apresentar o produto ou o resultado de um servio ou, ainda, o
processo, a fbrica, os equipamentos e as instalaes utilizadas pela
empresa. Uma foto para apresentar uma mensagem adequada, em um
estande, dever ter uma dimenso mnima de 18 x 24 cm. mais
aconselhvel poucas fotos de maiores dimenses do que uma grande
quantidade de pequenas fotografias. As paredes podero ser
utilizadas ainda para afixar produtos leves. Entretanto, importante
evitar a poluio das paredes com produtos, cartazes, painis, fotos,
etc. g) Identificao da Empresa
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de fundamental importncia que a empresa esteja muito bem
identificada no seu estande. O uso de painis, letreiros ou
luminosos em neon devem garantir que o visitante, ao sair da feira
ou exposio, tenha gravado na sua mente o nome e/ou o logotipo da
sua empresa. Entretanto, considerado vital que os visitantes levem
consigo uma memria fsica da empresa, que poder ser um carto de
visita, folheto, catlogo, brinde, etc. h) Uso das cores O uso das
cores um reforo importante na atratividade do estande. Est
comprovado que as cores so fundamentais na comunicao visual de uma
feira ou exposio pois atuam diretamente na percepo psicolgica das
pessoas. As cores amarelo, alaranjado e vermelho so denominadas
cores quentes e produzem um maior estmulo visual no visitante. J as
derivadas do azul e verde so consideradas cores frias. Os tons de
cinza so considerados neutros. Assim dependendo do efeito visual
que se deseja passar ao visitante devem ser escolhidas as cores
mais adequadas. Normalmente as paredes dos estandes so pintadas de
cores claras, tais como gelo, areia, cinza claro, etc, de forma a
destacar letreiros, painis, quadros, fotos, objetos expostos, etc.
A cor clara das paredes produz a sensao de maior espao ao estande.
O estande poder ser pintado com cores mais quentes, entretanto,
necessrio um bom equilbrio com o restante dos objetos expostos para
evitar que o visitante tenha a sensao de opresso, quando estiver
dentro dele. Na montagem de vitrines, displays e outros expositores
o contraste das cores entre o fundo e o objeto exposto necessrio
para real-lo. Desta forma usa-se fundo escuro para objetos claros e
o inverso quando as peas expostas so de cores escuras. Lembre-se!
Quando da composio da decorao do estande, a escolha cuidadosa das
cores auxilia a tornar o ambiente agradvel, acolhedor e atrativo.
i) Iluminao A exemplo das cores, a iluminao outro fator de
fundamental importncia para a boa apresentao de um estande. O uso
da iluminao adequada:
torna o ambiente mais agradvel (lmpadas que produzem mais ou
menos calor, ambientes mais ou menos iluminados);
evidencia melhor as formas e os volumes dos objetos expostos;
cria efeitos especiais (uso de sombras ou de luz negra); evita a
distoro das cores dos produtos expostos; evita a degradao de
produtos.
Para a iluminao de estandes pode se utilizar dos seguintes tipos
de lmpadas:
Incandescentes: So lmpadas de baixo custo, mas que produzem
muito calor, consomem mais energia e tem menor rendimento. Menos
indicadas para ambientes
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pequenos e pouco ventilados. Para estandes so recomendadas as
lmpadas do tipo spot-light. Incandescentes halgenas: A exemplo da
incandescentes comuns, tambm produzem calor, mas com mais
rendimento e duram at 3 vezes mais. So apresentadas em tamanho
pequeno que concentra o seu facho de luz no objeto exposto. O seu
uso permitido em objetos sensveis aos raios infravermelhos
Fluorescentes: Lmpadas que praticamente no produzem calor, de baixo
consumo e longa vida til. A iluminao obtida com as fluorescentes
uniforme e sem contraste, mas normalmente distorce as cores
originais dos produtos expostos. De descarga de alta presso: So as
lmpadas de vapor de mercrio ou de sdio, as mistas e as de
multivapores metlicos. Muito potentes, estas lmpadas so adequadas
para grandes reas.
Como forma adicional de iluminao possvel combinar efeitos da luz
negra e das luminrias a base de neon:
Luz negra: Usada quando se deseja efeitos especiais e para
ativar substncias fluorescentes. Para se obter um bom efeito, o
local, iluminado por este tipo de lmpada, deve estar o mais escuro
possvel. Neon: Montadas em vidros dobrados, produzem luzes
coloridas de grande efeito esttico, podendo ser usadas para
identificar o nome e logotipo da empresa. So utilizadas tambm como
elementos decorativos em vitrines e displays para realar os
produtos expostos.
j) Ocupao da rea do estande A ocupao adequada da rea disponvel
do estande essencial para o resultado que se espera da participao
em uma feira ou exposio. Ao se projetar o lay-out do estande deve
se levar em considerao os objetivos fixados para a participao no
evento, o que se deseja apresentar e os mveis e equipamentos que se
necessitar. A empresa deve ter em mente que necessitar de alguns
espaos imprescindveis, conforme o que pretende apresentar no
estande:
rea para expor os produtos; rea para atender os clientes, que
poder ser simplesmente um espao livre ou poder
ter mesa de reunio, barzinho ou pequena sala de estar; rea para
apresentao e demonstrao de produtos e servios e provadores,
quando
se tratar de roupas; reas para embalagens, obteno de notas
fiscais ou pedidos e caixa, se houver venda
no estande; rea para estocagem do produto e outros
materiais.
A distribuio harmnica destes espaos dar ao estande uma boa
funcionalidade e ser agradvel aos visitantes e atendentes.
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Alguns cuidados importantes:
o lay-out, os objetos expostos e os letreiros, painis, fotos,
etc, devem conseguir imediatamente levar o visitante a entender o
que a empresa deseja apresentar a ela (independente de
explicaes);
a frente do estande deve estar livre e desimpedida para convidar
o visitante a entrar.
Entretanto, dever ter algo acontecendo (movimento, sons, etc)
para chamar a sua ateno;
sempre que possvel deixar os produtos expostos para que o
visitante possa manuse-
los. Ver com as mos auxilia o visitante no reconhecimento das
caractersticas do produto. A imagem do produto ficar mais marcada
na sua mente se ele tiver a oportunidade de manuse-lo, alm de
garantir mais tempo ao atendente para impressionar o futuro
cliente;
o estande deve ter rea livre para circulao dos visitantes. Os
visitantes e atendentes
tem que se sentirem bem dentro do estande e no no meio de um
amontoado de mveis e produtos;
a rea de atendimento (mesa de reunio, barzinho ou sala de estar)
dever estar aos
fundos para garantir uma maior privacidade aos visitantes nos
seus contatos com os atendentes;
sempre que possvel o estande dever ter uma rea fechada para
estoque e para
proteger objetos mais valiosos ao final do expediente. Esta rea
deve ser localizada aos fundos do estande.
d) Projeto arquitetnico do estande Sempre que possvel a empresa
deve recorrer aos servios de especialistas na montagem do seu
estande. O arquiteto, por formao, tem uma boa viso de espaos,
volumes, uso de cores, decorao, etc, podendo ser muito til no
projeto do estande. Um estande projetado adequadamente poder custar
mais na hora de sua montagem, mas ter eficcia maior na atrao dos
visitantes, ressarcindo a empresa, do custo do projeto
arquitetnico, atravs de um maior volume de negcios. Independente de
utilizar ou no os servios de um profissional, a empresa ao definir
o seu estande dever levar em considerao, no mnimo, os seguintes
pontos:
os objetivos definidos para a sua participao no evento; os
produtos ou servios que deseja apresentar; inteno de entrega de
produtos vendidos no prprio evento; a rea e o p direito disponveis;
recursos necessrios: redes especiais de energia, gua, esgoto,
exausto de gases,
depsitos de detritos, etc.
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Como j citado anteriormente, o estande deve se constituir de um
conjunto harmnico que rapidamente transmita ao visitante a mensagem
desejada e ser agradvel aos clientes e aos atendentes. Lembre-se! O
estande no deve simplesmente reproduzir a loja, escritrio ou
show-room existente na sua empresa. O visitante deseja ver coisas
novas e atraentes. 6 - ATRAO DE VISITANTES Reafirmando citao
anterior, necessrio primeiro atrair o visitante ao estande, para
depois apresentar a ele o produto ou servio. A seguir, procura-se
indicar alguns caminhos para criar ou aumentar esta atratividade:
a) Recepcionistas Os recepcionistas so peas fundamentais no
estande. Podem ter funo somente de atrair o visitante ou tambm de
atend-lo. Em funo dos objetivos fixados para a feira ou exposio,
pela empresa, a escolha do tipo de recepcionista pode recair em
moas jovens e bonitas, rapazes altos e musculosos, senhoras
vestidas com esmero ou senhores com gravata e/ou terno. Um regra
importante: evitar a vulgaridade (por exemplo: situaes que
demonstrem discriminaes de sexo ou raa, exploraes erticas, etc),
pois a empresa deseja transmitir tambm a sua imagem atravs dos seus
recepcionistas. b) Shows A atratividade do estande pode ser
aumentada com pequenos shows, que podero ou no ter horrio especfico
para ocorrerem. Entre os vrios tipos de shows ou de atividades que
atraiam visitantes podem ser listados os seguintes:
mgicos; malabaristas; palhaos; teatro de marionetes; magos e
adivinhos; cantores; danarinos; instrumentistas musicais; poetas
declamando poesias; escritores autografando suas obras; manequins
vivos; atores e artistas famosos; robs; demonstraes especiais dos
produtos;
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e outros; c) Distribuio de materiais A distribuio de materiais
promocionais um dos recursos utilizados para atrair visitantes ao
estande. Dependendo dos objetivos da empresa diversos materiais
podem ser distribudos:
guloseimas (balas, chocolates, doces, etc) e bebidas; ingresso
para shows, cinemas, boates, etc; brindes (chaveiros, bons,
camisetas, canetas, etc); amostras de produtos; folhetos e catlogos
dos produtos e servios; e outros.
d) Degustao de produtos Estratgia indispensvel para produtos
alimentcios novos ou pouco conhecidos. Normalmente atraem muito os
visitantes. O aspecto fsico do produto, a higiene, os acessrios
(pratinhos, copos, guardanapos, etc), o local para a degustao e o
atendente que serve o produto devem formar um conjunto harmnico que
atraia o visitante a provar o que se est oferecendo. e) Utilizao do
produto pelo visitante Se o ver com as mos j uma atrao para o
visitante, o fato de ele poder experimentar ou usar o produto no
estande um chamariz muito forte para captar a sua ateno. A
experimentao/uso do produto pelo visitante deve ser bem planejada
para:
demonstrar a facilidade de uso do produto; estimular o visitante
a testar o produto; agradar a todos os tipos de visitantes
potenciais compradores; eliminar qualquer possibilidade de risco
para o usurio.
f) Jogos e atividades para o visitante Uma das tcnicas para
atrair visitantes ao estande oferecer a ele a possibilidade de
participar diretamente de alguma atividade, que poder ter carter de
divertimento (jogos, pequenas brincadeiras, concursos, etc) ou de
prestar um servio (medio da capacidade aerbica, grfico do
biorritmo, check-up, etc). A atividade dever estar sempre
relacionada ao negcio da empresa e aos produtos ou servios
ofertados no estande. A atividade dever ter um resultado
gratificante ao visitante e nunca frustrante (o visitante tem que
ser recompensado pelo tempo que despendeu no estande).O aumento da
permanncia do
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visitante no estande gera maior intimidade com os atendentes e
facilita a apresentao do produto/servio. g) Premiaes Antes de
programar um processo de premiao imprescindvel verificar com o
Organizador da feira ou exposio ou com as autoridade de fiscalizao
a necessidade ou no de autorizao prvia. A possibilidade de ganhar
um prmio sempre uma atrao especial para o visitante. Para
participar do processo de premiao o visitante dever ser induzido a
entrar no estande. Para participar, o visitante dever preencher um
pequeno cupom com seu nome e endereo e reas/produtos/servios de
interesse. Assim procedendo, a empresa estar gerando um cadastro
para futuros contactos e para a sua mala direta. Sempre que
possvel, o prmio dever ser um dos produtos ou servios da empresa.
Quando no for possvel ou recomendvel, deve se recorrer a um prmio
que se relaciona com a rea de negcio da empresa. Uma outra forma de
recompensar o visitante, pela ateno dedicada sua empresa, dar a ele
um vale que proporcione um desconto na sua prxima aquisio de
produto ou servio de sua empresa. Dependendo do tipo de negcio da
empresa possvel optar por um prmio nico, de maior valor, sorteado
ao final do evento, ou vrios, de menor valor, distribudos
diariamente. O expositor deve analisar qual dos dois mtodos atrair
mais visitantes ao seu estande. 7 - ATENDENTES DO ESTANDE O uso de
atendentes no adequados ou no preparados uma das causas mais
freqentes de insucesso na participao em feiras ou exposies. A
empresa tem que dedicar especial ateno na escolha e na preparao dos
seus atendentes. Um estande bem projetado, harmonioso, com boa
atratividade, um marca comercial reconhecida no mercado, entre
outros fatores, conseguem atrair o visitante. Entretanto, a
negociao do produto ou servio da empresa ser efetuada pelo
atendente. Ou seja, a concretizao dos objetivos da empresa ao
participar do evento estar nas mos do atendente. Um atendente
despreparado jogar fora todo o elevado investimento efetuado pela
empresa no seu estande. Lembre-se! O investimento na preparao dos
atendentes to importante quanto o efetuado no estande da empresa.
a) Escolha adequada dos atendentes A empresa dever escolher
atendentes para seu estande de acordo com o tipo de produto ou
servio oferecido. Assim, ao escolher, a empresa dever considerar o
sexo, a faixa etria, o
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tipo fsico (estatura, peso, etc) e a personalidade dos
candidatos e atendentes que mais se relacione ao tipo de produto ou
servios. Ex.: Para a venda de aparelhos de musculao recomendvel
usar jovens saudveis e
de boa compleio fsica. Para a venda de artigos de beleza os
atendentes devem ser apresentveis , com boa
pele e demonstrar cuidados constantes com sua aparncia pessoal.
Para a venda ou apresentao de produtos ou servios para idosos
conveniente
usar atendentes de maior faixa etria que transmitam mais
confiana ao visitante e se identifiquem melhor com ele.
Em funo do tipo de produto ou servio oferecido, do grau de
especializao do evento ou do pblico visitante pode ser necessrio
atendentes com maior grau de formao escolar (tcnicos, engenheiros,
enfermeiros, mdicos, arquitetos, agrnomos, advogados, etc.) b)
Treinamento dos atendentes Aps a escolha do atendente, o seu
treinamento adequado vital para o sucesso das negociaes da empresa
no evento. O treinamento dever, no mnimo, abranger os seguintes
tpicos:
Objetivos da empresa ao participar do evento. Linha de produtos
ou servios da empresa. Visita s instalaes da empresa, recebendo
informaes sobre os processos utilizados. Informaes detalhadas sobre
o produto ou servio que ir apresentar ou vender. Treinamento no uso
e na demonstrao do produto ou servio. Tcnicas bsicas de abordagem
dos visitantes, de negociao e de vendas. Extrao de notas fiscais e
pedidos. Embalagem de produtos. Registros de contactos, de controle
de nmero de visitantes, de necessidade de visitas
futuras, etc. c) Postura do atendente Como o atendente a
pea-chave na negociao do produto ou servio apresentado no estande,
a sua postura pessoal deve ser irrepreensvel. O atendente deve se
apresentar com roupas adequadas ao evento e ao produto ou servio
que ir demonstrar. A sua higiene e seu aspecto pessoal (barba,
cabelo, maquiagem, adereos, etc) so fatores importantes no sucesso
de seus contactos com os visitantes. O atendente deve evitar fumar,
comer ou beber dentro do estande, principalmente na frente de
visitantes. Postura inadequadas de atendentes, tais como:
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demonstrar cansao, desmotivao ou desinteresse; permanecer lendo
revistas e jornais ou assistindo televiso; fisionomia fechada,
demonstrando irritao ou impacincia; permanecer sentado enquanto
atende um visitante que se encontra em p; desconsiderar ou ignorar
o visitante que se encontra no estande; tratar com descortesia e de
maneira brusca o visitante; usar grias e palavras chulas e baixo
calo;
so formas ideais de afugentar clientes e perder bons negcios.
Procedimentos como barreira de atendentes, na frente do estande, e
rodinhas de atendentes conversando, tambm so meios eficazes de
afastar possveis clientes. A postura do atendente deve estimular o
visitante a perguntar e desejar conhecer melhor/ experimentar o
produto ou servio que est sendo apresentado. d) Condies de trabalho
para o atendente A empresa deve garantir ao atendente condies
adequadas de trabalho para que este desempenhe bem o seu papel.
Entre os principais cuidados que uma empresa deve ter para que seu
atendente tenha a mxima eficcia, pode-se listar os seguintes:
Evitar longas jornadas de trabalho. O trabalho no estande
cansativo porque realizada quase sempre em p. O atendimento de
grande nmero de pessoas em momentos de pico causa stress nos
atendentes. Criar intervalos mais freqentes para descanso e sadas
do estande a soluo mais simples.
Tornar o estande o mais confortvel possvel para o atendente.
Neste tpico, a
iluminao adequada (suficiente, no ofuscante, no geradora de
calor), ventilao correta, mveis ergonmicos e rea de circulao tornam
o seu trabalho agradvel.
Fornecer refeies e lanches nutritivos e revigorantes. Fornecer,
quando for o caso, roupas ou uniformes confortveis. Fornecer o
suporte necessrio: resolver suas dvidas, no deixar faltar
mercadorias,
disponibilizar materiais e instrumentos adequados ao seu
trabalho. 8 - MATERIAIS COMPLEMENTARES Os brindes, amostras,
folhetos e catlogos devem ser atraentes ao visitante e devem
despertar nele interesse em receb-lo. Estes materiais, ditos
complementares, so importantes memrias fsicas para o visitante se
recordar da empresa ou dos seus produtos ou servios.
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Os brindes abrangem uma variedade enorme de pequenos objetos
que, normalmente, tem estampado sobre eles o nome, logotipo ou
tipos de produtos e servios da empresa. Entre os diversos tipos
pode-se citar: canetas, chaveiros, cinzeiros, porta-papis,
porta-trecos, camisetas, agendas, blocos de anotaes, adesivos,
calendrios, relgios, fitas cassetes, discos, compact-discs., etc.
Como amostras so utilizadas pequenas quantidades do produto,
suficientes para o cliente poder experimentar e avaliar as suas
caractersticas e propriedades. Usadas para uma variedade muito
grande de produtos, tais como: alimentos, guloseimas, bebidas,
produtos de beleza, de higiene pessoal e de limpeza, revistas e
jornais, softwares, etc. possvel tambm usar amostras de servios
(Ex.: aulas demonstrativas, servios de aplicao de produtos de
beleza, reparos de veculos, etc). Na montagem e estruturao de
folhetos e catlogos, agncias de publicidade podem ser
imprescindveis quando se deseja o melhor retorno. Entretanto,
possvel ao leigo montar o seu prprio material desde que siga
algumas regras bsicas:
definir o objetivo pretendido com o catlogo ou folheto; usar
mensagem clara e objetiva; combinar tamanho adequado de letras para
chamar ateno para o que importante; usar fotos, desenhos, gravuras
sempre que possvel (comunicam melhor); fazer uso adequado das
cores; escolha do tipo de papel de acordo com o objetivo fixado
para o catlogo ou folheto.
9 - MEDIO DE RESULTADOS A empresa deve atribuir a mesma
importncia fixao dos seus objetivos e medio dos resultados obtidos
com a participao em um evento. A participao em uma feira ou exposio
deve ser considerada como um investimento que dever produzir um
retorno. As empresas esto mais acostumadas a medir o valor do
investimento e por esta razo consideram este procedimento como
natural e fcil de ser executado. Ao tentar medir resultados,
encontram algumas barreiras e acabam acreditando ser difcil e
talvez at impossvel. A causa desta dificuldade normalmente no ter
fixado inicialmente objetivos quantificveis. Caso a empresa no
tenha fixados objetivos quantificveis e no dirigiu os seus esforos
para atingi-los, torna-se difcil ou quase impossvel saber se os
resultados obtidos foram bons ou no. a) Indicadores de resultados
Aps fixado os objetivos quantificveis, importante buscar-se
indicadores que possam mostrar a evoluo dos resultados alcanados.
Os indicadores so diferentes para os diversos objetivos de uma
empresa. Em geral um indicador suficiente para medir um tipo de
objetivo. Algumas vezes a combinao de dois ou mais indicadores pode
ser conveniente para melhor medir o resultado que se deseja obter.
Entre os indicadores mais comuns possvel relacionar os
seguintes:
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volume de vendas por dia de feira em R$; volume de vendas por
produto em R$; volume de vendas em unidades; nmero de pessoas
atendidas; relao entre nmero de vendas efetuadas e pessoas
atendidas; tipo de visitantes do estande (crianas, jovens, idosos,
mulheres, homens, etc); nmero de pessoas que provaram/
experimentaram o produto; nmero de pessoas que se interessaram pelo
servio; nmero de contactos futuros agendados; interesse demonstrado
por outros produtos ou servios no expostos; aumento das vendas ou
negcios fechados aps a feira ou exposio.
b) Importncia dos registros A ausncia de registros sistemticos e
organizados praticamente impede uma avaliao objetiva dos
resultados. Expresses, tais como, muito, pouco, bastante,
insuficiente e outras, so subjetivas e tem significado muito
variado entre as pessoas. Somente se consegue avaliaes objetivas
com nmeros, porque indiscutvel que 20 maior do que 15. Para
garantir bons registros necessrio demonstrar a importncia deles
para os atendentes e criar formulrios simples e prticos. Os
registros podem ser to simples como fazer um tracinho para cada
cliente atendido ou colocar uma pequena bolinha em uma caixa a cada
visitante que entra no estande. Os blocos de notas fiscais e de
pedidos fornecem dados sobre quantidades, tipos de produtos ou
servios, valor faturado, etc. Registro de contacto com clientes
podem indicar interesse em produtos ou servios especficos. 10 -
FECHAMENTO DA FEIRA OU EXPOSIO Ao trmino da feira ou exposio
importantssimo avaliar os resultados obtidos e analisar as causas
do sucesso e do insucesso, procurando-se identificar o que produziu
resultado e o que no funcionou. Nesta avaliao e anlise os registros
dos resultados so fundamentais. As informaes apresentadas por estes
registros devem ser complementadas atravs de reunies com os
atendentes para obteno de dados adicionais. a) Comparao dos
resultados obtidos com os objetivos fixados Ao trmino da participao
no evento deve-se comparar os resultados obtidos, medidos atravs
dos indicadores, com os objetivos quantificveis estabelecidos
inicialmente. importante dar um pequeno tratamento estatstico aos
dados, atravs de tabulao ou montagem de grficos simples, para uma
melhor visualizao das informaes.
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b) Anlise dos resultados Com os resultados obtidos, devidamente
registrados, possvel comparar adequadamente com os objetivos e a
partir deste ato avaliar o retorno do investimento efetuado.
importante fazer uma avaliao criteriosa de todos os objetivos
fixados atingidos ou no com a participao na feira ou exposio.
Deve-se identificar as razes do sucesso ou da superao dos objetivos
e as causas do insucesso. O resultado desta anlise produzir
elementos importantes para as prximas participaes em eventos
semelhantes. Ao analisar o insucesso, procurar identificar o mais
objetivamente possvel as causas e a sua origem. Entre as principais
causas de insucesso so encontradas as seguintes:
estabelecimentos de objetivos superestimados e fora da
realidade; estande de pouca atratividade; produtos ou servios que
no oferecem um diferencial em relao aos concorrentes; produtos ou
servios pouco conhecidos pelos visitantes; tcnicas de vendas e de
negociao inadequadas ao tipo de evento; atendentes inadequados e no
preparados; feira ou exposio no adequada aos produtos ou servios
oferecidos pela empresa.
c) Retorno aos clientes aps a feira ou exposio Durante o evento
muitos contactos so iniciados e devero ser continuados aps o seu
trmino. Por esta razo so muito importantes os registros para evitar
esquecimentos. A empresa tem por obrigao cumprir com suas promessas
efetuadas durante a feira ou exposio, enviando os catlogos e
amostras, respondendo as dvidas tcnicas ou mais especficas ou mesmo
efetuando visitas aos clientes. Este o procedimento adequado para a
conquista de novos clientes e a consolidao dos atuais. Lembre-se! O
investimento efetuado em uma feira ou exposio dever ter retorno.
Por esta razo o acompanhamento dos resultados e a sua anlise
fornecero ao empresrio informaes sobre o grau de retorno deste
investimento.
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BIBLIOGRAFIA - SEBRAE/SC - Como participar com sucesso em feiras
e exposies. Florianpolis, SC, 1994. - SEBRAE/SP - Acesso a feiras -
O que voc deve saber para uma boa participao. So Paulo, SP, 1993. -
___________- Messe- und Kongress-Vorschau. no 9501, Alemanha, 1955.
- Reisbeck, Franz; Mller-Glodde, Rainer; Sarquis, Alssio B. -
Seminrio de Feiras e
Exposies - Relatrio. Brusque, SC, 1995.
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1 - OBJETIVOS PARA PARTICIPAO DA MINHA EMPRESA
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2 - QUE PRODUTOS OU SERVIOS IREI APRESENTAR OU VENDER?
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3 - COMO IREI ATRAIR OS VISITANTES PARA O ESTANDE DE MINHA
EMPRESA?
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4 - QUE TIPO DE REAS IREI PRECISAR NO ESTANDE DA MINHA EMPRESA?
(circulao, estoques, atendimento a clientes, apresentao/demonstrao
de produtos, servios, degustao, provadores, embalagem, etc).
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5 - QUE TIPOS DE MVEIS IREI PRECISAR NO MEU ESTANDE? (estantes,
armrios, mesas, cadeiras, balces, poltronas, etc).
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6 - QUE TIPO DE EXPOSITORES IREI NECESSITAR NO MEU ESTANDE?
(vitrines, displays, manequins, araras, aparelhos de TV e
vdeocassete, microcomputadores, quiosque multimdia, etc).
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7 - QUE TIPOS DE QUADROS, FOTOS, PAINIS IREI NECESSITAR NO MEU
ESTANDE?
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8 - COMO IREI IDENTIFICAR A MINHA EMPRESA PARA O VISITANTE? (painel
ou testeira com nome e logotipo, cartes de visita, catlogo,
folhetos, brindes, etc).
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9 - LAY-OUT DO ESTANDE
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10 - QUE OUTROS ATRATIVOS IREI USAR NO MEU ESTANDE? shows
(quais, como, quando), jogos e atividades para visitantes (quais,
como fazer, quanto), distribuio de brindes e amostras (quais,
quanto, como), degustao de produtos (quais, como fazer, quanto),
premiaes (prmios, quantos, como fazer).
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11 - IREI DISTRIBUIR FOLDER E CATLOGOS? (quantidade necessria, para
quem distribuir, quem far o material, qual o seu objetivo).
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12 - QUANTIDADE E TIPO DE RECEPCIONISTAS E ATENDENTES QUE
NECESSITAREI (nmero, quem, como contratar).
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13 - COMO FAREI O TREINAMENTO DOS ATENDENTES? (quando, como
fazer, quem far, que temas abordar, que itens so muito
importantes).
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14 - QUE INDICADORES UTILIZAREI PARA MEDIR OS RESULTADOS DA
PARTICIPAO DA MINHA EMPRESA?
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15 - QUE MODELOS DE FORMULRIOS DE REGISTRO IREI UTILIZAR?
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16 - COMPARAO DE RESULTADOS
OBJETIVO FIXADO META QUANTITATIVA
RESULTADO OBTIDO ANLISE