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U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce
l)
Sem
ana
10 Presentacin
En esta sesin revisaremos cmo se pueden insertar grficos e
imgenes en las hojas de clculo que se elaboren de acuerdo con los
datos que stas con-tienen. Asimismo, revisaremos cmo se importan
datos de otras aplicaciones (como de Word), la creacin y el trabajo
de tablas dinmicas, y algunas otras funciones como los macros.
Objetivos especficos
El alumno identificar los elementos ms importantes de la
estructura y funcio-namiento de Excel.El alumno describir el uso de
las aplicaciones disponibles en Excel.El alumno aplicar el uso de
los diferentes componentes de Excel en la vida prctica.
VI.4 Grficos e imgenes
VI.5 Importar datos a Excel
VI.6 Tablas dinmicas
VI.7 Otras funciones
I. Hojas de clculo (Microsoft Excel)
Tema y subtemas
VI
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238
I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va
VI.4 Grficos e imgenes
Un grfico es la representacin visual de los datos de una hoja de
clculo que facilita su interpretacin. Sin duda, un grfico dice ms
que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Al
insertarse un grfico en Excel se puede establecer hacer como:
Grfico incrustado en una hoja normal como cualquier otro
objeto.Hoja de grfico aadida a una hoja exclusiva para el grfico
(en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de
objeto).
De igual manera, se puede crear un grfico de forma manual o con
la ayuda del Asistente.
Crear grficos por el usuario
Antes de insertar un grfico debemos asegurarnos de tener
disponible la barra de herramientas Grfico. Para acceder a la
misma, debemos ejecutar men Ver > Barras de herramientas >
Grfico (imagen 1).
Imagen 1
Esta barra contiene varios comandos, entre ellos, el tipo de
grfico , que permite seleccionar alguno de los tipos disponibles
(imagen 2).
Para insertar un grfico por este mtodo, ser necesario tener
datos registra-dos en las celdas. Para convertirlos se deben seguir
estos pasos:
Seleccionar las celdas que contienen los datos a graficar.Pulsar
el icono Tipo de grfico de la barra de Grfico.Seleccionar el tipo
de grfico.
En la imagen 3 se observan las celdas seleccionadas, la barra de
Grficos y el grfico creado despus de ejecutar los pasos
descritos.
Creando grficos por el usuario
Definicin de grfico
Imagen 2
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U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce
l)
Crear grficos con el Asistente
Excel dispone de un Asistente que gua la creacin de grficos de
forma fcil. Los pasos para crear un grfico con el Asistente
son:
Seleccionar los datos a representar en el grfico.Ejecutar el men
Insertar > Grfico, o bien pulsar sobre el icono Gr-fico de la
barra de herramientas. En ambos casos, se desplegar el Asistente de
Grficos en su primer paso (imagen 4).
Imagen 4
Paso 1: Tipo de Grfico
En esta pantalla se tienen varias opciones:
Elegir el tipo de grfico.1. En la pestaa Tipos estndar estn los
tipos ms comunes.En la pestaa Tipos personalizados hay otros.
Elegir un subtipo. En el recuadro de la derecha se muestran
varios subti-2. pos (en la parte inferior del recuadro aparece una
breve descripcin del grfico seleccionado; de igual manera, se
pueden previsualizar los grfi-cos si se mantiene presionado el botn
Presionar para ver muestra).
Utilizando el Asistente para crear grficos
Paso 1. Tipo de Grafico
Imagen 3
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240
I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va
En todos los pasos del asistente, dispone de cuatro botones para
dirigir 3. la creacin del grfico: Cancelar: para no realizar el
grfico. Atrs: para ir al paso anterior del asistente. Siguiente:
para ir al paso siguiente del asistente (en este caso aparece-
r el segundo paso del asistente Datos de origen). Finalizar:
para salir del asistente, creando el grfico con las opciones
que tiene por defecto.
Paso 2: Datos de origen
En este paso (imagen 5) se definen los datos que aparecern en el
grfico. Dispo-ne de dos fichas: Rango de datos y Serie. En el
recuadro Rango de datos apa-rece el rango de celdas seleccionado
antes de entrar en el asistente. Si ste ltimo se realiz
correctamente, no ser necesario modificarlo pero, en caso
contrario, al hacer clic sobre el botn el Asistente se convierte en
una barra ms pequea y se podr rectificar el rango haciendo una
nueva seleccin. Para regresar al asis-tente se debe pulsar el botn
.
Imagen 5
Seleccionar la opcin 1. Filas o Columnas dependiendo de cmo estn
organizadas en la hoja de clculo cada serie de datos. Hacer clic
sobre la ficha 2. Serie para completar la informacin.En el recuadro
3. Serie aparecer cada serie de datos representada en nues-tro
grfico, nombradas como Serie1, Serie2,..., (imagen 6).
En Serie, se colocar el nombre de cada columna representada por
un color y un nombre. Para cambiarlo se debe seleccionar la serie y
escri-bir el ttulo en el recuadro Nombre. Si ste se encuentra en
alguna celda de la hoja de clculo, sera aconsejable indicar la
celda donde se encuen-tra utilizando el botn del recuadro. En el
recuadro 4. Valores estar el rango de celdas donde se encuentran
los datos a representar para esta serie de datos. Si es necesario
aadir o eliminar alguna serie de datos, se puede reali-5. zaar
utilizando el botn Agregar o Quitar, respectivamente.
Paso 2. Datos de origen
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241
U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce
l)
El recuadro 6. Rtulo del eje de categoras (X) sirve para darle
un nom-bre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro
est vaco, utili-zar los valores por defecto, es decir, 1, 2, 3.
Para asignar un nombre se pueden utilizar las celdas de la hoja de
clculo 7. mediante el botn , o bien escribiendo directamente los
valores en el recuadro y separando cada uno de ellos por punto y
coma (;). Esta op-cin puede variar dependiendo del tipo de
grfico.
Paso 3: Opciones de grfico
En este paso se definen varios aspectos del grfico (imagen
7):
Pestaa Ttulos1. (imagen 8).En Ttulo del grfico el nombre
aparecer en la parte superior de ste. En el recuadro Eje de
categoras (X), se asigna el ttulo al eje de abs-cisas (eje
horizontal). En el recuadro Eje de valores (Y), se asigna el ttulo
al eje de ordena-da (eje vertical).
Paso 3. Opciones de grfico
Caractersticas de la pestaa Ttulos
Imagen 6
Imagen 7
Imagen 8
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242
I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va
Pestaa Eje2. (imagen 9). Esta opcin permite visualizar los datos
de los ejes X y Y.
Imagen 9
Pestaa Lneas de divisin3. (imagen 10). Las lneas de divisin se
utilizan para clarificar la posicin de los marcadores de datos
respec-to a las escalas de los ejes. stas pueden ser horizontales y
verticales. Las lneas de divisin principales parten de unas
subdivisiones del eje denominadas marcas de graduacin principales.
Las lneas de divisin secundarias parten de subdivisiones menores
denominadas marcas de graduacin secundarias.
Imagen 10
Pestaa Leyenda4. (imagen 11). sta se utiliza para nombrar los
datos mos-trados en el eje. Es posible establecer alguna de las
siguientes opciones:
Mostrar leyenda (en caso contrario, se debe desactivar la
casilla). Elegir la Ubicacin (se debe marcar la opcin deseada).
Imagen 11
Caractersticas de la pestaa Eje
Caractersticas de la pestaa Lneas
de divisin
Caractersticas de la pestaa Leyenda
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243
U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce
l)
Pestaa Rtulos de datos5. (imagen 12). Se pueden asignar varios
mar-cadores a los datos de nuestro grfico, ubicndolo en la parte
superior de cada barra representada. Para definir los rtulos se
debe:
Seleccionar el tipo de rtulo deseado. Activar la casilla Clave
de leyenda para que aparezca el color de la serie representada
junto con el rtulo.
Imagen 12
Pestaa Tabla de datos6. (imagen 13). Segn el tipo de grfico, se
puede anexar la tabla de datos a ste sealando los valores con los
cuales se for-mul el grfico. Para ello, se debe:
Activar la casilla Mostrar tabla de datos.
Imagen 13
Al concluir la configuracin de las diferentes pestaas de
Opciones de grfico, se pulsa el botn Siguiente para completar el
asistente para grficos.
Paso 4: Ubicacin del grfico
Este paso permite decidir la ubicacin del grfico (imagen 14). La
opcin En una hoja nueva ubica al grfico en una hoja del libro de
trabajo distinta a la de los datos, a continuacin podrs nombrar la
nueva hoja. La opcin Como objeto ubica el grfico junto con los
datos de la hoja de clculo. Puedes elegir en cul hoja situarlo. Haz
clic en el botn Finalizar para terminar el grfico.
Paso 4: Ubicacin del grfico
Caractersticas de la pestaa Rtulos de datos
Caractersticas de la pestaa Tabla de datos
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244
I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va
Imagen 14
Cambiando las caractersticas del grfico
Para modificar las caractersticas del grfico es necesario que
est seleccionado. Al hacerlo aparecer remarcado con un cuadro, y
con unos indicadores en cada esquina y un punto medio de cada
borde.
Cambiar la posicin de un grfico1. . Para cambiar de posicin un
grfico dentro de una hoja de clculo:
Selecciona el grfico y sita el puntero del ratn sobre l para que
el puntero del ratn se convierta en una flecha blanca apuntando
hacia la izquierda. Arrastra el grfico mientras mantienes pulsado
el botn derecho del ratn.
Cambiar el tamao de un grfico2. .
Selecciona el grfico y sita el puntero del ratn sobre cualquiera
de los indicadores alrededor del cuadro del grfico (como si
quisiera cambiar el tamao de una ventana). El puntero del ratn se
conver-tir en una flecha de dos puntas. Arrastra el indicador
mientras mantienes pulsado el botn derecho del ratn hasta que el
grfico tenga el tamao deseado y seltalo. Para mantener la relacin
de proporcin de longitud y altura, se debe mantener pulsada la
tecla CTRL o MAYUS mientras se arrastra.
Modificar las caractersticas de un grfico3. . Si deseas
rectificar las ca-ractersticas del cuadro y hacer modificaciones,
contina con el siguien-te procedimiento:
Selecciona el grfico a rectificar. Ejecuta men Grfico >
Modificar y elige alguna de las siguientes opciones:
a. Tipo de grficob. Datos de origenc. Opciones de grficod.
Ubicacin
En qu podras utilizar un grfico?
Modificando las caractersticas
de un grfico
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245
U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce
l)
Aadir una serie de datos4. . Para realizar esta accin se puede
ejecutar alguno de los siguientes mtodos:
Primer mtodo: selecciona los datos a aadir y arrstralos hasta el
grfico. Al soltar el botn del ratn stos aparecern directamente en
el grfico.Segundo mtodo: seleccion el grfico y ejecuta Grfico >
Agregar datos. Dando clic en el botn del recuadro Rango, el men se
reducir para que puedas seleccionar los datos a aadir. Pulsar
IN-TRO para volver al men y Aceptar.
Eliminar una serie de datos5. . Selecciona una de las
representaciones de la serie en el grfico y pulsar la tecla
SUPR.
Aadir texto al grfico6. . Para ello se debe escribir
directamente el texto a aadir y pulsar INTRO. A partir de ese
momento el texto es un objeto del grfico y aparecer sobre el grfico
en cualquier posicin.
Cambiar la posicin de los textos del grfico7. . Selecciona el
texto de-seado y arrstralo a la nueva posicin.
Eliminar un objeto8. . Selecciona el objeto y pulsa la tecla
SUPR.
Cambiar el tamao de un objeto9. . Selecciona el objeto y
arrstralo has-ta alguno de los indicadores con el tamao
deseado.
Modificar el aspecto de un objeto10. . Seleccionar el objeto y
ejecutar Formato > Modificar, realizar la modificacin y
Aceptar.
Insertar imgenes en un grfico
Desde Archivo.1. Coloca el cursor en la celda donde se insertar
la imagen.Ejecuta Insertar > Imagen > Desde archivoElige la
imagen y Aceptar.
Prediseadas.2. Coloca el cursor en la celda donde se insertar la
imagen.Ejecuta Insertar > Imagen > Imgenes prediseadasElige
la imagen y Aceptar.
Cmara o escner3. . Para importar imgenes desde un escner o cmara
de fotos digital se debe conectar el dispositivo al ordenador y
seguir los pasos siguientes:
Coloca el cursor en la celda donde se insertar la imagen.Ejecuta
Insertar > Imagen > Desde escner o cmaraElige la imagen y
Aceptar.
Agregando imgenes al grfico
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246
I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va
Otras imgenes4. . Se pueden insertar otros tipos de imgenes o
dibujos, tales como Autoformas, WordArt y Organigramas.
Coloca el cursor en la celda donde se insertar la imagen.Ejecuta
Insertar > Imagen > Autoformas o WordArt u
Orga-nigramas.Elige la imagen y Aceptar.
VI.5 Importar datos a ExcelEn muchas ocasiones tenemos la
necesidad de trabajar en Excel con datos proce-dentes de otras
aplicaciones. Para lograrlo tenemos dos alternativas:
Introducir los datos en un libro de trabajo de forma manual.1.
Usar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar
da-2. tos, como:
El portapapeles de Windows, copia los datos de la aplicacin
externa y los pega en una hoja de Excel.Importar los datos de un
archivo Excel o de alguna otra aplicacin.
La primera opcin es la ms directa, pero tiene la desventaja de
ser ms labo-riosa. La segunda opcin es ms rpida, pero pueden surgir
problemas de com-patibilidad dependiendo del formato del archivo a
importar, algunos de stos pueden ser:
Algunas de las frmulas no se ajustan correctamente.El formato no
se ajusta al original.No copia las frmulas y funciones que no
entiende.
Importar desde el Asistente
Existen archivos de texto con formato como los que se generan en
Word (.doc y .rtf). Algunos otros como ASCII o .txt son archivos de
texto sin formato que se importan de manera distinta a Excel. Sin
embargo, para importar archivos de texto con el asistente se puede
hacer de dos formas distintas:
Ejecutar Datos > Obtener datos externos > Importar
datos...Ejecutar Archivo > Abrir > Tipo de datos > Todos
los archivos.
Paso 1: Asistente para importar texto
En esta ventana (imagen 15) aparecen varias opciones:
Se debe indicar si el texto importado tiene los campos
delimitados o no para que Excel sepa dnde comienza un campo y dnde
acaba. Se entien-de por delimitado al campo que ir colocado dentro
de una celda.
Importar datos a Excel
Importar datos con ayuda del Asistente
Paso 1: Asistente para importar Texto
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247
U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce
l)
Se debe indicar a partir de qu fila se quiere importar por si se
quieren descartar ttulos, por ejemplo.Decidir el origen del
archivo.Si todos los datos son correctos pulsar sobre
Siguiente.
Imagen 15
Paso 2: Asistente para importar texto
En esta ventana (imagen 16) aparecen varias opciones:
Se pueden elegir los separadores de los datos. Por defecto viene
marcado el separador de Tabulacin y le hemos agre-gado que est
separado por coma. Esto quiere decir que se colocar cada dato
separado por una coma dentro de una celda de la tabla y har el
cambio de lnea cuando haya una tabulacin.Si se hubiera seleccionado
Espacio, el carcter espacio en blanco de-limitar los campos, es
decir, aparecern varias columnas (varios cam-pos).Cuando se utiliza
esta opcin (separar con espacios en blanco), es conveniente activar
Considerar separadores consecutivos como uno solo para que los
considere como uno solo si encuentra dos o ms carac-teres
separadores juntos. Para continuar con el asistente, pulsar
Siguiente.
Imagen 16
Paso 2: Asistente para importar texto
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248
I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va
Paso 3: Asistente para importar texto
En la tercera y ltima pantalla del asistente (imagen 17), se
selecciona el Formato de los datos. Excel puede determinar el tipo
de los datos de una columna por los valores contenidos en ella,
pero se puede cambiar ese formato. Para ello se hace clic en la
columna para seleccionarla (aparece con fondo negro), y seleccionar
el formato en la seccin Formato de los datos en columnas. Esta
opcin tambin permite sealar si no deseamos importar alguna columna
a la hoja de clculo (No importar columna). En el botn Avanzadas se
pueden completar ciertas caractersticas para los nmeros como los
separadores de decimales y millares, as como la posicin del signo
en los negativos.
Imagen 17
Una vez completada o comprobada la definicin, se hace clic sobre
Finalizar para que termine el asistente e importe los datos
(imagen. 18),
Imagen 18
Tambin se pueden importar datos mediante la barra del men Ver
> Ba-rras de herramientas > Datos externos.
De Word a Excel y viceversa
Importar datos de Word a Excel1. . Se puede importar una tabla
de Word a Excel mediante copiar y pegar:
Seleccionar la tabla de Word y pulsar las teclas CTRL+C, o bien
eje-cutar el men Edicin > Copiar. Seleccionar la hoja de Excel y
pulsar las teclas CTRL+V, o bien eje-cutar el men Edicin >
Pegar.
Importar datos de Excel a Word2. . Para importar datos de Excel
a Word se usa el mismo procedimiento descrito anteriormente, pero
adems se
Paso 3: Asistente para importar texto
Importando datos de Word a Excel
y viceversa
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249
U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce
l)
puede hacer que los datos queden vinculados, es decir, que si se
hacen cambios en el documento de Word automticamente se reflejen en
la hoja de Excel. Para realizar este proceso se debe hacer lo
siguiente:
Seleccionar la informacin a copiar de la hoja de Excel y copiar
los datos pulsando CTRL+C, o bien desde el men Edicin > Copiar.
Ir al documento de Word y pulsar las teclas CTRL+V, o bien
ejecu-tar Edicin > Pegar.Despus de pegar los datos en Word
aparecer un icono de pegado
con distintas opciones. Por defecto se conservar el mismo
for-mato que tena en la hoja de Excel.Si se quiere insertar en una
tabla de Word, se debe seleccionar la op-cin Hacer coincidir estilo
de tabla de destino.Si se quieren vincular los datos de Excel para
que se actualicen au-tomticamente en Word, se debe seleccionar la
opcin Conservar formato de origen y vincular a Excel.
VI.6 Tablas dinmicasUna tabla dinmica es un resumen de un
conjunto de datos que considera varios criterios de agrupacin y se
representa como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque permite obtener
di-ferentes totales filtrando datos, cambiando la presentacin de
stos, visualizando o no los datos origen, y otros aspectos. Veamos
cmo crear una tabla dinmica a partir de datos existentes.
Uso del Asistente
Utilizaremos de ejemplo la tabla de la imagen 19 donde se
muestran los artculos de un almacn con el nmero de referencia, el
mes de compra, la cantidad com-prada y el importe del mismo. Vamos
a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder
examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes.
Imagen 19
Para entrar al asistente para tablas dinmicas se debe ejecutar
Datos > In-forme de tablas y grficos dinmicos. Aparecer la
primera pantalla de tres para la configuracin de tablas
dinmicas.
Definicin de tabla dinmica
El Asistente de tablas dinmicas
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250
I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va
Paso 1 . Indicar que la seleccin ser una Lista de Excel y que se
crear una Tabla dinmica (imagen 20). Pulsar Siguiente.
Paso 2 . Seleccionar las celdas (incluyendo las cabeceras) dnde
se ubica-rn los datos a utilizar (imagen 21).
Imagen 21
Paso 3 . Indicar el lugar dnde se situar el resultado de la
tabla din-mica (imagen 22).
Imagen 22
Si se pulsa sobre el botn Diseo (imagen 23) se abrir un cuadro
de dilogo donde se puede personalizar la forma en que se vern los
datos en la tabla dinmica.
Imagen 23
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Imagen 20
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251
U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce
l)
En la imagen se puede apreciar que aparece una estructura
formada por las filas, columnas, datos y un campo para el nmero de
pgina. En el lateral derecho se aprecian los campos disponibles de
la tabla, los cuales se pueden arrastrar a las diferentes partes
del diagrama de la izquierda. Por ejemplo, se podra construir una
tabla dinmica con la siguiente estructura:
a. Arrastrar REF (las referencias de nuestros artculos) al campo
Fila.b. Arrastrar MES al campo Columna.c. Arrastrar IMPORTE al
campo Datos.
Al final quedar una estructura como la mostrada en la imagen
24.
Imagen 24
Se puede observar que la estructura corresponde a la definida
ante-riormente: en el campo Fila tenemos las referencias, en el
campo Co-lumna estn los meses, y en el centro de la tabla las sumas
de los impor-tes. Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los
resultados. Una vez creada la tabla dinmica nos aparece en la hoja
la barra de herramien-tas Tabla dinmica (imagen 25). En esta barra
se encuentran diversos botones como el de Formato predifinido .
Imagen 25
Operaciones
Aplicar filtros a una tabla dinmica1. . Las tablas dinmicas
permiten fil-trar los resultados y ver slo lo seleccionado. En la
imagen 24 se observa que los campos principales estn acompaados, en
su parte derecha, de una flecha indicando una lista
desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes de la
imagen 24, aparecer una lista con los distintos meses disponibles
en la tabla y una casilla de verificacin al lado para indicar si
los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones
(imagen 26).
Diferentes operaciones en tablas dinmicas
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252
I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va
Imagen 26
Si se dejan marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses
desaparecern de la tabla, pero sin perderse ya que en cualquier
momen-to se podrn visualizar tras desplegar nuevamente la lista y
marcando la casilla Mostrar todo.
Calcular promedios en una tabla dinmica2. . Al crear una tabla
din-mica Excel genera una sumatoria por defecto. Para cambiar esta
frmula por otra en un momento determinado, se coloca el cursor en
cualquier celda del rea donde se quiere aplicar, se despliega el
men contextual y se elige la opcin Campo de tabla dinmica para
desplegar el cuadro de dilogo y entonces seleccionar el tipo de
resumen que se quiere hacer (imagen 27).
Imagen 27
Grficos con tablas3. . Para crear una grfica en una tabla
dinmica, se debe seleccionar una celda y ejecutar Grfico dinmico
del men con-textual. Por defecto se generar un grfico de barras en
una nueva hoja. Tambin se puede utilizar el icono de la barra Tabla
dinmica.
VI.7 Otras funcionesCrear listas
En Excel una lista es un conjunto de datos organizados en filas
o registros, en la cual la primera fila contiene las cabeceras de
las columnas y las dems filas con-tienen los datos. Es como una
tabla de base de datos, por eso se conocen tambin como listas de
base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por lo tanto
po-dremos componer como mximo una lista con 255 campos y 65,535
registros.
Definicin de lista
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U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce
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Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar el rango de celdas a incluir en la lista.Ejecutar
men Datos > Lista > Crear lista. Aceptar.
En la imagen 28 se observa el resultado de seleccionar un rea de
la tabla y crear una lista. Se ha creado una nueva lista en el rea
de la tabla y se ha desple-gado la barra de Lista.
Imagen 28
Tambin se pueden modificar las listas mediante el uso de
Formularios. Para esto se puede:
Colocar el cursor en una celda de la fila a modificar.Ejecutar
Datos > Formularios para desplegar la ventana de opciones
(imagen 29).
Imagen 29
Las opciones de esta ventana son:Nuevo : introduce un nuevo
registro.Eliminar : borra el registro que est activo. Restaurar :
deshace los cambios efectuados. Buscar anterior : se desplaza al
registro anterior. Buscar siguiente : se desplaza al siguiente
registro. Criterios : aplica un filtro de bsqueda.Cerrar : cierra
el formulario.
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254
I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va
Macros
Si creamos un libro personalizado que ha sido definido con una
serie de caracte-rsticas especficas como tipo de letra, color de
ciertas celdas, formatos de clcu-los y otras caractersticas, se
perdera mucho tiempo en formatear todo el libro si es de muchas
hojas. Las macros sirven para automatizar varias tareas y
fusio-narlas en una sola. Por ejemplo, se puede aadir un botn en el
libro para que, al pulsarlo, realice todas esas tareas. Para crear
macros se usa el grabador de macros de Excel que permite guardar
las acciones deseadas que posteriormente se traducen en
instrucciones. Para grabar una macro se debe ejecutar Herramientas
> Macro > Grabar nueva macro. El men Macro tiene otras
opciones, entre ellas:
Macros : donde accedemos a un listado de las macros creadas en
ese libro.Seguridad : cambia el nivel de seguridad para evitar
MacroVirus. Editor de Visual Basic : permite acceder al
editor.Editor de secuencias de comando de Microsoft : esta funcin
slo es-tar activa si se ha instalado.
Al seleccionar la opcin Grabar nueva macro, se desplegar una
ventana para asignar un nombre a la macro (imagen 30). No est
permitido insertar espa-cios en blanco en el nombre de la
macro.
Se puede asignar un Mtodo abreviado mediante la combinacin de
las te-clas CTRL+una tecla del teclado siempre y cuando sta no est
asignada por el programa. En Guardar macro en se puede seleccionar
guardar la macro en el libro ac-tivo, en el libro de macros
personal, o en otro libro. En Descripcin se puede describir cul es
el cometido de la macro o cual-quier otro dato que creamos
conveniente. Para la grabacin de la macro se pulsa el botn Aceptar
y a continuacin aparecer la barra Macro (imagen 31).
En la barra de estado se informa que se est grabando y que a
partir de entonces se realizarn las acciones que se quieran grabar.
Es convenien-te no seleccionar ninguna celda a partir de la
grabacin, ya que si se selecciona alguna celda posteriormente,
cuando se ejecute la macro, la seleccin puede oca-sionar problemas
de celdas fuera de rango.
Imagen 30
Imagen 31
Macros en Excel
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255
U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce
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Una vez concluidas las acciones a grabar se puede detener la
grabacin pul-sando el icono de la barra Macro.
Caractersticas avanzadas
Formato condicional1. . Permite aplicar un formato especial a
una celda. Puede utilizarse para resaltar errores, valores que
cumplan una deter-minada condicin, resaltar las celdas segn el
valor contenido en ella, entre otras funciones. Para aplicar un
formato condicional a una celda se debe:
Seleccionar la celda a la que se aplicar el formato
condicional.Ejecutar Formato > Formato condicional... para
deplegar el cua-dro de dilogo en el que se indica la condicin y el
formato que debe-rn tener los valores que cumplan esa condicin. Se
puede seleccio-nar entre una condicin basada en el Valor de la
celda o basada en una Frmula(imagen 32).
Imagen 32
Seleccionar el Valor de la celda.Al seleccionar Formato se abre
un cuadro de dilogo que permite escoger el formato con el que se
mostrar la celda cuando la con-dicin se cumpla. ste se puede
modificar en cuanto al color de la fuente, estilo, borde de la
celda, color de fondo de la celda y otros.Al seleccionar Agregar
>> se pueden aplicar hasta tres condiciones distintas. Al
seleccionar Eliminar aparece un cuadro de dilogo donde pode-mos
escoger la condicin a eliminar. Con Aceptar se aplica el formato
condicional sobre la celda.Cancelar , revierte los cambios
efectuados en el formato condicional.Si el valor incluido en la
celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningn
formato especial.
Para localizar celdas con formatos condicionales, se ejecuta
Edi-cin > Ir a > Especial> Celdas con formatos
condicionales o pulsar la tecla F5.
Formato condicional de un libro Excel
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Reactivos de autoevaluacin
Instrucciones: Relaciona las columnas, colocando en el parntesis
de la derecha la letra de la opcin correcta.
1. Icono ( ) Pegado2. Icono ( ) Formato3. Icono : ( ) Crear
grfico4. Icono ( ) Celda tabla5. Icono ( ) Campo tabla dinmica6.
Icono ( ) Detener macro
Instrucciones: Escribe en la lnea la letra correspondiente, F
para falso y V para verdadero.
Un grfico nicamente se puede incrustar en la hoja de clculo 1.
donde se encuentran los datos. _____
El grfico puede modificarse cuantas veces sea necesario.
_____2.
Microsoft Excel permite la insercin de imgenes en las hojas de
clculo. _____3.
(.doc) es el nico tipo de texto que se puede importar a Excel.
_____4.
Las tablas dinmicas son un tipo de tabla que se puede crear en
Excel. _____5.
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I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va
-
257
U n i da d V I . H o ja s d e c l c ul o (M i cro s o f t E xce
l)
ASCII: Es un set de 95 caracteres, basado en el alfabeto latino
que se utiliza en Europa-Oeste y en el ingls moderno. Su mayor
aplicacin se concentra en la operacin de equipos computarizados y
de comunicacin para repre-sentar caracteres de texto o identificar
dispositivos que trabajan exclusi-vamente con texto y no tienen
capacidad de procesamiento de imgenes.
Rango de celdas: Los rangos son una referencia a un conjunto de
celdas de una hoja de clculo. Se definen mediante letras y nmeros.
Se denomina mediante la celda de una esquina del rango
(generalmente la superior iz-quierda), luego dos puntos y la
esquina opuesta.
Serie: Es lo que permite la funcin de autocompletar, poniendo el
inicio de esa serie o secuencia y el incremento.
Minasi, Mark (2002). Windows XP Professional. Madrid: Anaya
Multimedia. Microsoft Corporation (2007). Microsoft Windows XP.
Consultado en
mayo 8, 2007 en:
http://www.microsoft.com/spain/technet/productos/windowsxp/
default.mspx
Lecturas complementariasUn buen recurso de consulta para el
usuario de Windows XP es la propia utili-dad de men Ayuda que trae
el sistema operativo. Tambin se puede acceder a la gran variedad de
artculos tcnicos sobre Windows XP en el sitio en espaol de
Microsoft con la siguiente direccin:
http://www.microsoft.com/spain/technet/productos/windowsxp/default.mspx
Por ltimo, se recomienda la lectura del Manual Fundamental de
Windows XP escrito por Jorge Rodrguez Vega y editado por Anaya
Multimedia en el 2002 en Madrid, Espaa.
Fuentes de informacin
Glosario
-
Panel de verificacin
Instrucciones: Relaciona las columnas, colocando en el parntesis
de la derecha la letra de la opcin correcta.
1. Icono ( 2 ) Pegado2. Icono ( 3 ) Formato3. Icono : ( 1 )
Crear grfico4. Icono ( 6 ) Celda tabla5. Icono ( 5 ) Campo tabla
dinmica6. Icono ( 4 ) Detener macro
Instrucciones: Escribe en la lnea la letra correspondiente, F
para falso y V para verdadero.
Un grfico nicamente se puede incrustar en la hoja de clculo 1.
donde se encuentran los datos. _____
El grfico puede modificarse cuantas veces sea necesario.
_____2.
Microsoft Excel permite la insercin de imgenes en las hojas de
clculo. _____3.
(.doc) es el nico tipo de texto que se puede importar a Excel.
_____4.
Las tablas dinmicas son un tipo de tabla que se puede crear en
Excel. _____5.
F
V
V
F
V
I n f o r m t i ca a d m i n i st r at i va
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