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ComMusic-VereinssoftwareReporter 8.1 – Auswertung und Druck
Grundstruktur des Systems und Bedienung
Umgang mit der Datensicherung
Zentrale Steuerungselemente
Erstellung einer vereinsspezifischen Auswertung
Anpassung von Kopfbögen
Erstellung und Anpassung von Serienbriefen
Inhaltsüberblick
© Prof. Dr. Hubert KempterVordere Neue Wiesen 2 - 88477 Schönebürg
Tel. 07353/981545 - eMail: [email protected]
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Aufruf und Hilfe
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Aufruf
Hauptmenü - Vereinsprogramm
Reporter
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Hilfefunktionen
Hauptmenü - HilfeKontextspezifische
Hilfe
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Grundstruktur des Reporters
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Grundstruktur – zentrale Komponenten
Standard-Menüleiste
Dokument-Explorer
(Dokumenten-fenster)
Bearbeitungs-fenster und
Ergebnisanzeige
Standard-Funktionsleiste
Dokumenttyp „Tabelle“
Dokumenttyp „Formular“
Verzeichnis bzw. Hauptordner
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Grundstruktur – zentrale Komponenten
Bearbeitungs-fenster für Tabellen
Dokumenttyp „Tabelle“
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Grundstruktur – zentrale Komponenten
Bearbeitungs-fenster für Formulare
Dokumenttyp „Formular“
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Eigene DokumenteStandardauswertungen, die für den Verein nützlich sinderzeugt aus den vorgefertigten Dokumenten durch individuelle Anpassung an den eigenen Zweck
Vorgefertigte DokumenteEin Pool an vorbereiteten Standardauswertungen für alle Gebiete der VereinsverwaltungEigene Anpassungen werden nach Fertigstellung in Hauptkatalog „Eigene Dokumente“ verlagert
mit Kopfbögen als Briefbogenvorlagen für SerienbriefeVorsicht: Vorlagen werden beim Update überschrieben!
Grundstruktur – Hauptverzeichnisse
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Grundstruktur – Hauptverzeichnisse
Inhaltlicher Überblick zu den Vorgefertigten Dokumenten
Vorlagen aus dem ComMusic-Anwenderforum
Zentrale Vorlagen für die gesamte Vereinssoftware, u.a. Briefbögen
Benutzerhandbuch zum Reporter
Listen über die aktuellen Voreinstellungen im Hauptsystem
Listen zum Check der Korrektheit von Mitgliederdaten
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Grundstruktur – Hauptverzeichnisse
Unterverzeichnis „Formulare“enthält Vorlagen, die im gesamten System der Vereinssoftware explizit und implizit Verwendung findenAngepasste Formulare müssen im Hauptverzeichnis „Eigene Dokumente“ unter dem selben Namen abgespeichert werden und dominieren die Formulare in „Vorgefertigte Dokumente“
Vorlagen für die Gestaltung von Briefbögen
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Grundstruktur – Hauptverzeichnisse
Unterverzeichnis „Kopfbögen“enthält Vorlagen, für die flexible Gestaltung von Briefbögenein Briefbogen setzt sich i.a. zusammen aus den 3 Einzelfolien Falzstriche, Grafik und KopfbogenDie Zusammenstellung eines Briefbogens ist durch den Anwender völlig frei definierbar!
Falzstriche - Falthilfen
Grafik – das Vereinslogo für den Briefbogen
Kopfbogen – Absenderinformationen
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Grundstruktur – Menüleiste und Programme
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Datensicherung
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ZielsetzungErstellung einer Datensicherungsdatei über die Dokumentvorlagen und Abfragen
Zu beachten:Die Datensicherung im Reporter ist völlig unabhängig zur Datensicherung im Basissystem
AnwendungshinweiseReporter-Dokumente können über die Datensicherungsdatei zwischen den Vereinsmitgliedern ausgetauscht werdenAktuelle Reporterdokumente sind auch im ComMusic-Forum unter www.commusic.de/forum verfügbar
Datensicherung
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Datensicherung
Zu sichernden Ordner oder Dokument markieren
Datensicherung starten
(auch über Datei-Menü möglich!)
Name der Backup-Datei
Standard-Verzeichnis für
Backups
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Datenbank-Grundlagen
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Datenbank – Beziehungen in den Tabellen
Datenbanktabelle
Verweis (1:1-Tabelle)1 Person hat genau 1 Art
Untertabelle (1:N-Tabelle)1 Person hat N Tel.Anschlüsse
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Datenbank – Beziehungen in den Tabellen
Verweis (1:1-Tabelle)1 Person hat genau 1 Art
Untertabelle (1:N-Tabelle)1 Person hat N Tel.Anschlüsse
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Zentrale Steuerelemente
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Steuerelemente und Zugriff
Die Erstellung und Ausgestaltung von Abfragen in Tabellen- oder Formularform wird durch folgende Steuerelemente definiert:
Formulare: via Menü – DatenListen: via Menü-Daten und via Buttons
Steuerelemente für Tabellen
Steuerelemente für Formulare und Tabellen
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Steuerelemente – Bearbeitungsfenster für Tabellen
Aktivierung und Druck der Ergebnisliste
Aktivierung der Auswertung und Voransicht
Abfragebedingungen und Filter
Formatanweisungen z.b. Gitternetzlinien
Seitenlayout für Ergebnistabelle, z.b.
Randgrößen
Einfügen und Bearbeiten der Spalten
aus der ErgebnistabelleDatenquelle für die
aktuelle Abfrage, z.B. Tabelle „Personen“ oder ein SQL-Query
Ablage der Ergebnistabelle in Zwischenablage
Weiterverarbeitung in MS Office, z.B. Word u. Excel
Ergebnisdaten verwerfen
(Re-initialisierung)
Schriftarten für Tabelleninhalte Anordnung nach
Datensatzgruppen
Datensätze sortieren
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Steuerelemente – Menü für Formulare und Tabellen
Auswahl über Menü - Daten
Spezialfilter zur Erweiterung der Filtermöglichkeiten hinsichtlich
Untertabellen und Einsatz von Formeln
Einfügen und Bearbeiten von Formeln innerhalb des Dokuments
Steuerelemente in Anlehnung an
Bearbeitungsfenster für Tabellen
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Felderauswahl
Formeln
Grundtabelle der Datenbank / alternativ: SQL-Query
Feld (Spalte) der Grundtabelle
Verweis (1:1-Tabelle)1 Instrument hat genau 1 Art
Untertabelle (1:N-Tabelle)1 Instrument hat N Ausleihen
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Abfragebedingungen und Spezialfilter
Haupttabelle = COMPersonen
Status prüfen
Untertabellen in Haupttabelle
COMPersonen
Formulierung von Abfragen: zwei sich ergänzende Varianten
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Maske für Einrichtung
Steuerelement – Spezialfilter
Standard-Abfrage für Benutzereingabe (siehe
„Eingabe anfordern“)
Feld „Nummer“ aus Haupttabelle
Standard-Funktion für Zugriff auf Eingabewerte
der Benutzer
Untertabellen, die in Abfrage eingebunden
sind
Definiert Filter für markierte Untertabelle
Feld aus Haupttabelle in obigen Filter aufnehmen
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Beispiel – Aktive Mitglieder des Stammorchesters
Steuerelement – Spezialfilter
Feld „Aktiv“ aus Haupttabelle
Standard-Funktion für Bereich prüfen
Markierung: Filter in Untertabelle ist aktiv
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Filter für Untertabelle „COMPFunktionen“ in Beispiel
Steuerelement – Spezialfilter in Untertabelle
Filteranweisung für markierte Untertabelle
„COMPFunktionen“
Abgrenzung für Detaildatensätze
Abgrenzung für Hauptdatensätze in
Abhängigkeit der Detaildatensätze
Feld aus Untertabelle in Filter aufnehmen
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Tabellenformat festlegen
Attribute im Tabellenformat
Überschrift 1 Überschrift 2
Datum rechts oben
Gleiche Felder untereinander
Laufende Nummer
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AllgemeinesMit einem Doppelklick auf den jeweiligen Namen der Formel gelangen Sie in die Dialogbox, die es Ihnen ermöglicht diese Formel zu bearbeiten.
Steuerelement – Formel bearbeiten
zu bearbeitende Formel
Inhalt der Formel definieren
Spaltenüberschrift für Formel
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Hilfe – vordefinierte Funktionen für Formeln
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Hilfe – vordefinierte Operatoren für Formeln
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ZielsetzungAnpassung einer vorgefertigten Auswertungsliste an die Bedürfnisse des Vereins
Beispiel zur Erstellung einer vereinsspezifischen Liste
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Beispiel
Vorlage: Abgleichsliste der Ehrungen
Siehe Verzeichnis„Vorgefertigte Dokumente Personen Ehrungen“
Vorgehensweise
Auswahl einer vorgefertigten Standardauswertung
Anpassen der Standardauswertung an Anforderungen (z.B. Sortierung, usw.)
Testen der Auswertung
Abspeichern der Auswertung als eigenes Dokument – siehe Katalog „Eigene Dokumente“ wird automatisch bei „Speichern“ abgefragt
Vereinsspezifische Liste – ein Beispiel
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Vereinsspezifische Liste – Auswahl einer Vorlage
Auswahl der passenden Standard-
auswertung
Hauptmenü für die Bearbeitung und Aktivierung der
Auswertung
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Vereinsspezifische Liste – Felderauswahl
Funktion „Felder“
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Vereinsspezifische Liste – Abfragebedingung formulieren
Funktion „Abfrage“
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Vereinsspezifische Liste – Start der Voransicht
Parametereingabe bei Aktivierung der Abfrage-
siehe Nutzereingabe
Start der Auswertung über „Seitenansicht“-Funktion
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Vereinsspezifische Liste – diverse Funktionen
Funktion „Datenbank“:Zugrunde liegende Datenbank wählen(meist vordefiniert)
Funktion „Gruppieren“:Gruppenbildung in
Auswertung
Funktion „Sortieren“:Auswahl der Spalten für
die Sortierung
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Vereinsspezifische Liste – diverse Funktionen
Funktion „Schriftart“Funktion „Format“
Funktion „Layout“
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Vereinsspezifische Liste – Übernahme in „Eigene Dokumente“
Angepasste Auswertung speichern Dokument in Katalog „Eigene
Dokumente“ übernehmen
Kontext-Menü über rechte Maustaste aktivieren und dann
„Speichern unter“ (auch über Datei-Menü möglich!)
vorgeschlagener Name ok?
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Vereinsspezifische Liste – Übernahme in „Eigene Dokumente“
Katalog für die vereinsspezifischen
Auswertungen
Meine spezielle Auswertung „Abgleichsliste Ehrungen“
nach „Speichern unter“
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Vereinsspezifische Liste – Test der Funktionalität
Aktivierung der Auswertung via „Seitenansicht“
Ergebnis der Auswertung
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ZielsetzungGestaltung eines vereinsspezifischen Briefbogens für die Hinterlegung von Briefen und Serienbriefen
Kopfbogen
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Kopfbogen – Prinzip der Folienzusammensetzung
Folienschicht-Oben„Kopfbogen“
Folienschicht-Mitte „Grafik“
Folienschicht-Unten „Falzstriche“
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Kopfbogen – Übersicht der Verwaltung
Vorgefertigte Kopfbögen
Eigene Kopfbögen – angepasst an meinen Verein
Eigene Namensgebung
Abspeichern über „Speichern unter“
(siehe Datei-Menü)
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Kopfbogen – Zuordnung der Folien zum Dokument
Aufbau und Zuordnung der Schichten über
Format Kopfbogen
dem markierten Objekt „Kopfbogen mein Briefkopf“ wird hier als nächste Schicht
die Folie „Grafik-meinBriefkopf“ zugeordnet
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Erstellung von Serienbriefen
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Serienbrief – Grundstruktur und Anpassung
SerienbriefRundschreiben an
alle Mitglieder
Datenfelder für Serienbrief
Frei editierbarer Text des Briefes
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Serienbrief – Aktivierung der Voransicht mit Daten
Aktivierung der
Datenansicht
Rundschreiben ist nach Mitglieder-Status
parametrisiert
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Serienbrief – Voransicht mit Daten
Felder sind durch Daten
ersetzt.
Vor- und Rückwärtsblättern in allen ausgewählten
Datensätzen
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Serienbrief – Zuordnung des richtigen Kopfbogens
Zuordnung des zugehörigen
Kopfbogens für Druck des Serienbriefes
Siehe Eigene Dokumente „Kopfbogen“ – hier unser
Briefbogen „Kopfbogen-meinBriefkopf“
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Serienbrief – Beispiel als Ergebnis