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En cumplimento del artículo 21 “Sesiones” de la Resolución No. 5503 de 2012, la Oficina de Control Interno en su calidad de Secretario del Comité envió a través de correo electrónico de fecha 9 de Julio de 2013 convocatoria a los Miembros del Comité.
A fin de dar inicio al comité se informa que mediante Resolución No. 3050 de Julio 16 de 2013 se delega a la Secretaria General del MinCIT para presidir el Comité de Coordinación de Control Interno.
De acuerdo con el artículo 20 “Conformación” de la Resolución No. 5503 de 2012 y su modificatoria Resolución No. 6195 de 2012, se efectuó la verificación de los asistentes convocados a esta reunión.
En atención al artículo 22 “Quórum” de la Resolución No. 5503 de 2012, se procede a informar que se cuenta con la presencia de los Directivos con quienes se conforma quorum para sesionar y a quienes les compete la toma de decisiones a que haya lugar.
2. PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL.
Resultados con Corte a Junio 30 de 2013
La Oficina de Control Interno presenta al Comité el informe de seguimiento al cumplimiento y avance de metas del Plan de Mejoramiento Institucional vigente con la Contraloría General de la República, con corte a 30 de Junio de 2013, conformado por 159 metas de las cuales se cumplieron 126 que corresponde al 79.24% del total del plan y el 20.75% restante corresponde a 33 metas que se ejecutaran durante el período Julio – Agosto de 2013.
A continuación se presenta el detalle del estado del total metas.
El Dr. Chamorro informa al Comité que el próximo 22 de Julio de 2013, se realizará en el Sistema de Información SIRECI – CGR el registro del Informe de Seguimiento al cumplimiento y avance del Plan de Mejoramiento vigente, conforme lo establece la Resolución Orgánica – CGR No. 6289 del 8 de Marzo de 2011 “por la cual se establece el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes – “SIRECI”, que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentación de la Rendición de Cuenta e Informes a la Contraloría General de la República.”
3. INFORME AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL - CGR VIGENCIA 2012
La Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral a la vigencia 2012 efectuada por la Contraloría General de la República detalla 51 Hallazgos, de los cuales 9 hallazgos tiene connotación Disciplinaria y uno (1) connotación Disciplinaria-Penal, los cuales se relacionan a continuación.
HD1. Obligaciones contractuales.
HD3. Deficiencias en los informes de supervisión.
HD12. Falta de oportunidad en la rendición de informes de interventoría.
HD14. Información sustento de la liquidación de contratos.
HD16. Información y control a los recursos Impuesto al Turismo.
HD18. Rendición de informes de interventoría.
HDP33. Utilización de los recursos de Fondo Fomipyme
HD34. Convenio de Cooperación No. 136 de 2012 suscrito con la Corporación para el desarrollo de las Microempresas-Propaís- por $ 330 millones.
HD36. Debilidades supervisión y control Convenio 114 de 2011.
HD48. Presupuesto: compromisos que no reunían los requisitos para registrarse como cuentas por pagar al cierre de la vigencia.
La Contraloría General de la República para la Vigencia Fiscal 2012, No Fenece la Cuenta Fiscal, por considerar que la gestión es “Desfavorable” en razón a que se obtuvo una Opinión Adversa o Negativa del análisis a la razonabilidad de los estados financieros.
No obstante, es de precisar, que la vigencia 2012 presentó el número de hallazgos es más bajo de los últimos tres años, como se observa en el cuadro siguiente:
4. FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO – AUDITORÍA GEI – GCR VIGENCIA 2012.
La Oficina de Control Interno presenta el Cronograma de Mesas de Trabajo para la Formulación del Plan de Mejoramiento a ejecutarse a partir de Agosto de 2013 a Agosto de 2014, y suscripción del Plan en SIRECI – CGR, de acuerdo con lo establecido en la Resolución Orgánica – CGR No. 6289 de 2011. Para el efecto, a continuación se presentan:
Temas observados y reiterados en vigencias anteriores, como son:
⇀ Contratación – Supervisión - Interventoría
• No registro de las obligaciones contractuales.
• Debilidades en las obligaciones de supervisión y control.
• Incumplimiento de la obligación de actualizar los informes en el aplicativo “Contratación”
• Deficiencias en el control a la ejecución contractual por parte de la Entidad a los informes de los contratistas.
• Inefectividad del proceso de supervisión.
• Falta de oportunidad en la rendición de informes de interventoría.
• Los informes de supervisión no se constituyen en herramientas de control efectivas, para el seguimiento al cumplimiento de los objetivos propuestos en los contratos ni de verificación de las actividades realizadas.
• Deficiencias en la información de valores, contenida en el acta de terminación, relacionada con la ejecución financiera de los contratos.
• Carencia de Indicadores de Impacto que permitan medir la eficiencia y eficacia de los programas, lo que afecta el seguimiento al cumplimiento de los objetivos misionales.
⇀ Gestión Contable
⇀ Ejecución de Proyectos de Inversión
• Debilidades en la gestión de los proyectos de inversión que afecta:
• Ficha EBI
• Carencia de Indicadores de Impacto que permitan medir la eficiencia y eficacia de los programas, lo que afecta el seguimiento al cumplimiento de los objetivos misionales.
Recomendaciones
• Las acciones de mejoramiento a implementar deben ser estructurales, es decir que ataquen la causa que originó el hallazgo, específicamente en temas reiterativos tales como:
• Supervisión e Interventoría
• Ejecución de Proyectos de Inversión
• Formulación de Planes Operativos
• Indicadores
El cronograma de mesas de trabajo con las Áreas Responsables de implementar las acciones de mejoramiento
5. RESULTADOS AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD 2013 – FASE 1
El objetivo del Ciclo de Auditorías Internas 2013 – Fase I es verificar la conformidad del Sistema Integrado de Gestión del MinCIT, frente a los requisitos de la NTC GP 1000-2009 para determinar si se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.
De otra parte, presentar el diagnóstico del cumplimiento regulatoria en materia de Seguridad y Salud Ocupacional y de Gestión Ambiental con el propósito de que sea insumo para la implementación de los Sistemas de Gestión de las Normas OSHAS 18001:2007 y ISO 14001-2004.
El Primer Ciclo de Auditorías Internas de Calidad 2013, contó con un Equipo Auditor conformado por 14 auditores certificados como “Auditores Internos de Calidad” y con experiencia en auditorias anteriores, evaluo10 Procesos y 11 Dependencias y generó cinco (5) auditorías una por cada numeral evaluado de la NTC – GP 1000: 2009, que se encuentran registradas en el Sistema de Información ISOlucion – Módulo Mejoramiento - Cronograma de Auditorías.
Es de precisar que el Grupo de Comunicaciones no fue auditado según lo programado, en razón a que el área mencionada a la solicitud efectuada por la Secretaría General.
A continuación se presentan los resultados por cada Numeral evaluado de la NTC GP 1000:2009:
NUMERAL 4. NTC GP 1000 2009
NUMERAL PROCESOS AUDITADOS ÁREAS AUDITADAS AUDITOR LÍDER EQUIPO AUDITOR
4.1.
REQUISITOS
GENERALES
GESTIÓN DE POLITICAS
DIRECCION DE MIPYMES,
DIRECCION DE
INTEGRACIÓN
ECONÓMICA
ALBA LUCIA
BUITRAGO OSPINA
IXEL RODRIGUEZ, PAOLA
ANDREA CABALLERO.
LUZ STELLA BOTIA 4.2.
GESTIÓN
DOCUMENTAL
PROCESO DE
NEGOCIACIÓN Y
ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
PROFESIONALES
OFICINA JURÍDICA
Conclusiones
Gestión Jurídica – Oficina Asesora Jurídica
Se observa que los auditados tienen un amplio conocimiento en la operación del Sistema y en la interacción de su proceso con los procesos de apoyo, estratégicos y de mejora continua. Ejercen un control adecuado para la eficiencia en el desarrollo de sus procesos.
Se evidencia el conocimiento del Sistema y claridad de la interacción de su proceso con los procesos de apoyo, estratégicos, y de mejora continua.
Negociación y Administración de Relaciones Comerciales – Dirección Integración Económica.
Se evidencia un buen conocimiento del Sistema u claridad de la interacción de sus procesos con los proceso de apoyo estratégicos y mejora continua.
NUMERAL 5. NTC GP 1000 2009
NUMERAL PROCESOS AUDITADOS ÁREAS AUDITADAS AUDITOR LÍDER EQUIPO AUDITOR
5.2
ENFOQUE AL CLIENTE
FOMENTO Y
PROMOCIÓN
DIRECCION DE
REGULACIÓN
ESPERANZA DEL
CARMEN AVILA LUZ MIRYAM ZULUAGA
5.4 PLANIFICACIÓN
PROCESO DE
PLANEACIÓN
ESTRATEGICA
OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN
SECTORIAL
Observaciones
Hubo lugar a una observación y/ o No Conformidad que encuentra en discusión y tiene el siguiente texto:
“Se evidenció que las acciones de mejora resultantes del análisis de la encuesta de percepción a empresas, evaluadores y jurados que participan en el proceso de premiación, aplicada en el marco del contrato suscrito con la Corporación Calidad no se encuentran registradas, incumpliendo el procedimiento MC-PR-005 "Acciones correctivas y preventivas" y el numeral 8.5.2 de la norma NTCGP 1000, afectando el adecuado desempeño del sistema”.
NUMERAL 7. NTC GP 1000 2009
NUMERAL PROCESOS AUDITADOS ÁREAS AUDITADAS AUDITOR LÍDER EQUIPO AUDITOR
Se sugiere modificar el procedimiento AC-PR-006 Comisiones Regionales de Competitividad del Proceso Asesoría Capacitación Y Asistencia Técnica:
En la actividad 1, teniendo en cuenta lo señalado por el auditado la Dirección no es la encargada de la "conformación" de la CRC sino que promueve la conformación de la misma. Igualmente se sugiere incluir todos los registros que fueron señalados por el auditado como Acuerdos de Voluntades, Decretos y actos administrativos de cada Región.
En la actividad 3 del procedimiento AC-PR-006 Comisiones Regionales de Competitividad del Proceso Asesoría Capacitación Y Asistencia Técnica se sugiere incluir los registros porque existen según lo informado en esta auditoría como los Términos de referencia los Convenios, las Actas de Junta y los demás registros que se generen en esta actividad.
Se sugiere que cuando se realicen reuniones o visitas se expidan ayudas de memoria con sus registros de asistencia.
NUMERAL 8. NTC GP 1000 2009
NUMERAL PROCESOS AUDITADOS ÁREAS AUDITADAS AUDITOR LÍDER EQUIPO AUDITOR
8.
MEDICIÓN, ANÁLISIS
Y MEJORA
MEJORA CONTINUA Y
CONTROL DE LA
GESTIÓN
SECRETARIA GENERAL
EDGAR HEREDIA NUBIA SANCHEZ
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
No se presentaron observaciones ni No Conformidades.
6. PLAN DE TRABAJO OCI.
Plan de Trabajo 2012 - Planes de Mejoramiento
La ejecución del Plan de Trabajo OCI 2012 formalizó 83 informes, así:
42 Informes de gestión presentaron la evaluación a temas como Delegaciones del Señor Ministro, Administración de Bienes Muebles e Inmuebles, Proyectos de inversión, Programas y Convenios.
41 Informes de ley presentaron la evaluación en temas como Austeridad del Gasto, Trámites, Plan Desarrollo Administrativo, Plan de Mejoramiento, Quejas y Reclamos, Planeación Estratégica, Sismeg, etc.
OCI-073-2012 INFORME ENTREGA DE TERRITORIALEL IPIALES (BIENES MUEBLES E INMUEBLES) A LA ALCALDIA DE
IPIALES Y MINISTERIO DE TRANSPORTE 1
OCI-074-2012 INFORME RENDICION DE CUENTAS SECTOR COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO 1 DE OCTUBRE DE
2012 1
OCI-077-2012 INFORME INSPECCION OCULAR ENTREGA DE LAS ZONAS FRANCAS DE PALMASECA (CALI),
BARRANQUILLA, CARTAGENA, CUCUTA Y SANTA MARTA 1
OCI-080-2012 INFORME DE INSPECCION FISICA DE FORMAS VALORADAS A DAR DE BAJA 1
OCI-082-2012
INFORME DE INSPECCION OCULAR Y ENTREGA DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LAS
TERRITORIALES, CIUDADES DE CARTAGENA, BARRANQUILLA Y ENTREGA DE LOS BIENES MUEBLES
DEL HOTEL GIMAURA RIOHACHA
2
OCI-039-2012 INFORME FINAL DE AUDITORIA DELEGADOS DEL MCIT EN DIFERENTES JUNTAS, CONSEJOS, COMITES
Y COMISIONES 32
OCI-046-2012 INFORME DE SEGUIMIENTO A LOS INDICADORES DE LOS PROYECTOS DE INVERSION 4
OCI-052-2012 INFORME DE SEGUIMIENTO REVISION SOPORTES EN ISOLUCION SOBRE METAS DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO CON VENCIMIENTO 30 DE AGOSTO DE 2012 1
OCI-083-2012 INFORME EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL A DICIEMBRE DE 2012 1
VVIICCEEMMIINNIISSTTEERRIIOO TTUURRIISSMMOO
OCI-078-2012 INFORME DE INSPECCION PARQUE TEMATICO DE FLORA Y FAUNA DE PEREIRA 2011 11
TOTAL OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES 110
Plan de Trabajo 2013
La Oficina de Control Interno presento a los Viceministros de Comercio Exterior, Desarrollo Empresarial y Turismo y la Secretaría General el Plan de Trabajo OCI 2013, el cual se relaciona a continuación:
OCI – PLAN DE TRABAJO 2013 - INFORMES DE GESTIÓN
INFORMES DE AUDITORIA ÁREAS
VICEMINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR
AUDITORIA AL PROYECTO IMPLANTACIÓN DEL PROGRAMA DE APOYO INTEGRAL PARA LOS
USUARIOS DE COMERCIO EXTERIOR DIRECCIÓN COMERCIO EXTERIOR
AUDITORIA A NEGOCIACIONES Y ADMINISTRACIÓN DE ACUERDOS COMERCIALES DIRECCIÓN RELACIONES COMERCIALES
DIRECCIÓN INTEGRACIÓN ECONÓMICA
AUDITORIA AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL TLC CON ESTADOS UNIDOS DESPACHO MINISTRO
OFICINA ASUNTOS LEGALES INTERNACIONALES
VICEMINISTERIO DE DESARROLLO EMPRESARIAL
AUDITORIA AL PROGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE DISEÑO INDUSTRIA DIRECCIÓN PRODUCTIVIDAD Y COMPETITIVIDAD
Una vez puesto a consideración del Comité el Plan de Trabajo 2013, este es aprobado por unanimidad.
⇀ Plan de Trabajo 2013 – Auditorias en desarrollo.
Durante el periodo Abril – Junio de 2013, se han desarrollado los siguientes informes:
INFORME OBSERVACIONES /
RECOMENDACIONES PLAN DE
MEJORAMIENTO OBSERVACIONES DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN
VICEMINISTERIO DESARROLLO EMPRESARIAL
OCI-016-2013 INFORME AUDITORIA PROYECTO ELABORACION Y CONSOLIDACIÓN DE LOS PLANES REGIONALES DE COMPETITIVIDAD
8 FORMULADO SE ENCUENTRA AGENDADA LA REUNIÓN PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO CON EL ASESOR DE LA DIRECCIÓN PRODUCTIVIDAD Y COMPETITIVIDAD
SECRETARÍA GENERAL
OCI-022-2013 INFORME FINAL DE AUDITORIA IMPLEMENTACION DEL CENTRO INTEGRADO DEL SERVICIO AL CIUDADANO EN BOGOTA
11 SI
EL GRUPO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO HA VENIDO SUBSANANDO UNA A UNA LAS OBSERVACIONES PLANTEADAS EN EL INFORME. AUN SE ENCUENTRAN PENDIENTES ALGUNAS LIQUIDACIONES DE CONTRATOS PARA DAR POR CULMINADO EL PLAN DE MEJORAMIENTO.
OCI-029-2013 INFORME EVALUACION DEL SISTEMA SIIF NACION- MINCIT
7 FORMULADO NO SE HA RECIBIDO PLAN DE MEJORAMIENTO GRUPO DE CONTABILIDAD
TROTAL OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES 26
Así mismo se han presentado los informes de ley dando cumplimiento a las normas vigentes que les aplican, los cuales no han requerido la implementación de acciones de mejoramiento:
EN AVANCE LA DIRECCIÓN DE REGULACIÓN INFORMA QUE YA SE CONCRETÓ UNA PRIMERA VERSIÓN DE DECRETO REGLAMENTARIO DE LOS MENCIONADOS ARTÍCULOS, LA CUAL FUE SOMETIDA A CONSULTA PÚBLICA LOS DÍAS 13 AL 27 DE JUNIO DE 2013. EN ESTE MOMENTO SE ESTÁ ANALIZANDO LA VIABILIDAD DE LOS COMENTARIOS RECIBIDOS DE PARTE DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS RESPECTO DEL PARTICULAR, PARA CON BASE EN ELLO AJUSTAR EL PROYECTO DE DECRETO EN LO QUE ESTIME PERTINENTE Y ACERTADO. POSTERIORMENTE SE EVALUARÁ LA CONVENIENCIA DE SOMETER LA REGLAMENTACIÓN A UN SEGUNDO PERÍODO DE CONSULTA PÚBLICA.
2
164-173 CUMPLIDO
JUNTA CENTRAL DE CONTADORES X X 4
INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGÍA X X 2
Open Government Partnership - Iniciativa OECD - Organización para la Cooperación Económica y el Desarrollo
Al respecto, e Dr. Chamorro informa al Comité que:
La OECD, es un organismo internacional que ayuda a los gobiernos a encarar los desafíos económicos, sociales y de gobierno en una economía global.
El grupo de 30 países miembros (México es el único de Latinoamérica) comparten un compromiso por un estado democrático y por la economía de mercado. Con una relación activa con 70 otros países, organismos no gubernamentales y la sociedad civil, el OECD tiene un alcance mundial. Mejor conocido por sus publicaciones y sus estadísticas, su trabajo cubre temas económicos y sociales desde la macroeconomía al intercambio, educación, desarrollo y ciencia e innovación.
El OECD juega un rol prominente en fomentar la probidad y el funcionamiento de los servicios públicos y la actividad corporativa. Ayuda a los gobiernos a asegurar el manejo de áreas económicas claves con un monitoreo sectorial. Saca a la luz pública temas emergentes e identificas políticas que funcionen, ayudando a los que toman decisiones públicas que adopten visiones estratégicas.
La OECD es muy conocida por sus investigaciones de países y de sus revisiones.
El compromiso como Sector consiste en vigilar y controlar que las diferentes actuaciones que realicen las entidades, estén basadas en principios de transparencia y ética.
⇀ Seguimiento a las directrices de Gobierno en Línea.
⇀ Fomentar las herramientas que garanticen la Transparencia y la Lucha contra la Corrupción.
⇀ Propender por el ágil acceso a la información.
⇀ Fortalecimiento de herramientas para la participación y el control ciudadano.
ITN – índice de Transparencia
El Dr. Chamorro informa al Comité, que aún no se recibido comunicación por parte de la Corporación Transparencia sobre la evaluación del ÍTN que avaluaría a tres (3) entidades: Ministerio de Comercio Industria y Turismo, Superintendencia de Industria y Comercio y Superintendencia Sociedades
No obstante, se adelantó a través de la Planeación Estratégica de Gestión Administrativa una serie de acciones para mejorar los aspectos observados en la última medición.
8. VIDEO DAFP - INTERINSTITUCIONAL PARA EL FOMENTO DEL CONTROL INTERNO”
El Jefe de la Oficina de Control Interno invitó a ver el video preparado por el DAFP con el propósito de fomentar la cultura de control interno a nivel institucional.
9. VARIOS.
o SIRECI – CGR: Prorroga a la Presentación del Plan
Teniendo en cuenta el plan de trabajo propuesto por la Oficina de Control Interno para la formulación del Plan de Mejoramiento Institucional, se propone solicitar la prórroga a la suscripción de la Formulación de acuerdo a lo establecido en la Resolución Orgánica – CGR No. 6289 del 8 de Marzo de 2011.
Pare el efecto la Oficina de Control Interno prepara el Oficio respectivo y realizará la presentación de la prórroga, e informará a la Alta Dirección sobre la decisión de la Contraloría General de la República sobre el tema.
TAREAS
TAREA RESPONSABLE FECHA DE ENTREGA OBSERVACIONES
OFICIO SOLICITUD PRORROGA PRESNTACIÓN PLAN DE
MEJORMAIENTO OFICINA CONTROL INTERNO JULIO DE 2013
SUSCRIPCION FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO EN SIRECI -