4.1Generacin y envo masivos de documentos.Combinacin de
correspondenciaImagen tomada dehttp://office.microsoft.com
ndice deltema:1. Conceptos bsicos de la combinacin de
correspondencia2. El archivo de datos y los campos de combinacin3.
Creacin de una combinacin de correspondencia4. La barra de
herramientas de combinacin5. Generacin de informes automatizada
Con frecuencia es necesario el envo de documentos o de mensajes
a distintos destinatarios pero con un contenido en gran parte comn
a todos ellos. Normalmente la tarea de crear por separado los
documentos o los mensajes incluyendo en cada uno la informacin
personalizada que le corresponde, como el nombre del destinatario,
su direccin de correo, o similar, suele ocupar bastante tiempo.
Aunque esto corresponde normalmente a tareas administrativas,
siempre se dan circunstancias en que es necesario realizar estos
envos personalmente.Es en estos casos en los que una de las
funciones especializadas de los programas ofimticos,
denominadacombinacin de correspondencia, ayuda al usuario a
agilizar las operaciones a realizar. Mediante la combinacin de
correspondencia se debe crear un slo documento que contenga la
informacin comn a todas las copias y agregarle marcas de posicin
para situar en l la informacin que debe ser diferente en cada
copia. La combinacin puede llevarse a cabo utilizando MS Word.
1. Conceptos bsicos de la combinacin de correspondenciaEn
cualquier combinacin de correspondencia se manejan tres elementos:
eldocumento principalque sirve de punto de partida para preparar
los diferentes documentos; lainformacin diferenciadaque se desea
combinar en el documento principal para crear el conjunto de
documentos nicos, por ejemplo, nombres y direcciones; esta
informacin se puede almacenar en un archivo aparte,
denominadoarchivo de datos(puede ser una hoja de clculo de MS Excel
o una lista de contactos de MS Outlook); y elconjunto acabado de
documentos.
Documento principal de la combinacin, archivo de datos y
conjunto acabo de documentosAs pues, eldocumento principalinicial
deber contener:1. Lainformacin que ser idntica en cada copia, como
el texto del cuerpo principal de una carta modelo. Slo se tiene que
escribir esta informacin una vez, independientemente del nmero de
cartas que deseen enviar. El documento principal se configura con
la misma forma y tamao que se desea que tengan las cartas, mensajes
de correo electrnico o etiquetas finales, o cualquier otro tipo de
documento. Por ejemplo, en un documento principal de correo
electrnico se podra insertar el logotipo de la organizacin y el
texto del mensaje dirigido a todos los destinatarios.2. Loscampos o
marcadores donde se situar la informacin diferenciada. Por ejemplo,
en una carta modelo, el bloque de la direccin y el nombre del
saludo sern nicos para cada copia (rodeados en rojo en la figura).
Los marcadores indican la ubicacin en la que aparecer la informacin
nica y el tipo de informacin del que se trata. Por ejemplo, se
puede agregar un marcador para las direcciones de los destinatarios
a un documento principal de sobres, o agregar un marcador para el
nombre despus de la frmula "Estimado/a" a un documento principal de
carta modelo.Lainformacin nica o diferenciadaes la que debe diferir
en cada copia que se cree. Ejemplos de informacin nica pueden ser
las direcciones de los destinatarios, los nombres en la lnea de
saludo de una carta modelo o las notas personales aadidas a cada
destinatarios.Al efectuar una combinacin la informacin nica
sustituye a los marcadores insertados en el documento principal. Al
finalizar la combinacin se obtiene el conjunto de documentos
individuales listos para imprimir (por ejemplo, cartas o etiquetas)
o para transmitir electrnicamente (por ejemplo, los mensajes de
correo electrnico y faxes enviados durante el proceso de
combinacin). Puesto que la combinacin de correspondencia no guarda
las copias del conjunto acabado de documentos, deber guardarse el
documento principal. MS Word recuerda el archivo de datos que se ha
conectado con el documento principal y cuando ste se vuelva a abrir
se podr realizar una nueva combinacin rpidamente.El proceso de
combinacin de correspondencia implica, generalmente, 6 pasos:1.
Definir el tipo de documento que se pretende crear: carta, mensaje
de correo electrnico, etc.2. Establecer el documento principal de
partida.3. Crear un archivo de datos con la informacin
individualizada que identifica a los destinatarios, o seleccionar
uno ya existente.4. incluir en el documento principal, por una
parte, la informacin comn y, por otra, los campos donde se insertar
la informacin diferenciada, que debern recibir todos los
destinatarios.5. Presentar una vista previa del conjunto de los
documentos finales6. Finalizar la combinacin con el envo o la
impresin de cada uno de los documentos finales.Observamos que el
tercer paso del proceso supone la creacin de un archivo de datos o
la eleccin de uno ya existente. Para poder ms tarde realizar
ininterrumpidamente el proceso de combinacin dedicaremos ahora un
tiempo a la preparacin de este archivo de datos.
2. El archivo de datos y los campos de combinacinEn elarchivo de
datos (a veces denominadoorigen de datos o lista de datos) se
debern almacenar los datos individuales que se vayan a utilizar en
la combinacin de correspondencia, como los nombres y las
direcciones. La estructura de un archivo de datos deber permitir
introducir informacin concreta en cada marcador o campo del
documento principal pero, en definitiva, un archivo de datos es
cualquier archivo que organice la informacin en columnas y filas.
Es posible la creacin de archivos de datos con muchos programas
distintos, pero los ms comunes son las hojas de clculo de MS Excel
y los archivos de contactos de Outlook.Las columnas de un archivo
de datos representancategoras. Por ejemplo, en un archivo de datos
de docentes puede haber columnas para el nombre, el apellido y la
direccin. Y cada fila del archivo representa unregistrocompleto. En
el archivo de datos de docentes, por ejemplo, una fila contiene
toda la informacin sobre cada uno de ellos. La informacin contenida
en el archivo de datos y determinados marcadores de MS Word, como
los denominados Nombre y Direccin (que veremos ms adelante),
colaboran para hacer posible la combinacin de correspondencia.
Nota: Para obtener los mejores resultados es conveniente
configurar el archivo de datos para que cada columna represente una
categora que sea lo ms restrictiva que sea posible. Por ejemplo, es
preferible usar columnas diferentes para el nombre y el apellido en
lugar de una sola columna para el nombre completo. Esto
proporcionar mayor flexibilidad al organizar los campos en el
documento principal y permitir, por ejemplo, dirigirse a los
destinatarios por su nombre de pila.La siguiente imagen muestra una
sencilla hoja de clculo que constituye el archivo de datos para la
combinacin de correspondencia a las reas de Inspeccin educativa. En
la primera fila de la hoja se escribe el nombre de la categora de
informacin que aparece en cada columna:Nombre, Apellidos,
Organizacin, Direccin, ..., y en el resto de las filas aparece la
informacin completa de cada destinatario de la correspondencia:
Por otra parte, loscamposson marcas que se incluyen en el
documento principal para indicar dnde y qu informacin del archivo
de datos ser incluida en el mismo. En el documento principal un
campo que representa informacin procedente de un archivo de datos
aparece siempre entre comillas angulares ( ). Por ejemplo, en la
carta que aparece en la figura se han agregado campos para la
insertar la informacin almacenada en las columnasDireccinyNombrede
un archivo de datos de docentes.
Tcnicamente, un campo es un conjunto de cdigos que proporciona
instrucciones a MS Word para que inserte informacin en un documento
de forma automtica (sin la intervencin directa del usuario). Los
campos que insertan en el documento principal informacin del
archivo de datos deberan corresponderse con los encabezados de las
columnas de ste. Al colocar un campo en un documento, se indica la
categora de informacin concreta (por ejemplo, apellidos, ciudad o
nota personal) que se desea que aparezca en esa ubicacin. La
informacin especfica que se imprima o aparezca en un documento
combinado individuar proceder de una fila (o registro) del archivo
de datos.Algunos de los campos que se pueden utilizar en una
combinacin de correspondencia se componen en realidad de otros
campos. Por ejemplo, el campo Bloque de direcciones que se
represent en la carta de la figura puede ser en realidad una
combinacin de varios campos, como elnombre, losapellidos,
ladireccin, laciudady elcdigo postaldel destinatario.
De hecho se pueden combinar campos y separarlos mediante signos
de puntuacin. Por ejemplo, para crear el campo Bloque de
direcciones, se pueden incluir campos como:Nombre
ApellidosDireccinCdigo postal Ciudad, EstadoTambin se puede
modificar el aspecto con que se presenta la informacin nica en los
documentos combinados utilizando aplicando formato como se hace con
el texto "normal".Nota: Algunos de los campos de MS Word que se
utilizan con mayor frecuencia en las combinaciones de
correspondencia estn disponibles haciendo clic en el botnInsertar
campoen la barra de herramientasCombinar correspondencia. Para ver
la barra de herramientas, en el menVer, seleccineseBarras de
herramientasy, a continuacin, haga clic enCombinar
correspondencia.
3. Creacin de una combinacin de correspondenciaIlustraremos
ahora la creacin de correspondencia combinada para la generacin de
cartas (por ser un caso intuitivo y sencillo) a numerosos
destinatarios. Para ello abriremos un documento vaco de MS Word y
acudiremos a la opcin de menHerramientas > Cartas y
correspondencia > Combinar correspondencia:
En cuanto se selecciona esta opcin, a la derecha de MS Word se
abre unasistente para combinar correspondenciaque, en primer lugar,
solicita que se especifique qu tipo de documento se desea generar.
La opcin predeterminada es precisamenteCartas:
El siguiente paso, al que se puede acceder haciendo clic en el
hipervnculo inferior:Siguiente: Inicie el documento, consiste en
definir eldocumento principalde partida para la combinacin. Aunque
se podran utilizar plantillas o documentos ya existentes, se
puedeUtilizar el documento actualque se acaba de abrir:
Al hacer clic enSiguiente: Seleccione los destinatariosse puede
utilizar un archivo de datos creado en MS Excel como el
mencionadoantespara extraer los nombres, direcciones y dems datos
identificativos de los destinatarios de la correspondencia:
MarcandoUtilizar una lista existentey despusExaminar: se abre un
cuadro de dilogo que pide el archivo (de origen) de datos:
Indicando la ubicacin y el nombre de la hoja de MS Excel donde
est:
al pulsarAbrirWord detecta el contenido del archivo:
Segn lo mostrado en la ventana anterior aparentemente el archivo
de Excel contiene dos hojas con informacin. En realidad slo la
primera es til (la segunda es una referencia interna al archivo) ya
que el archivo de datos tiene una sola hoja:
El archivo podra contener ms hojas con informacin en cuyo caso
en la ventanaSeleccionar tablahabra que seleccionar la conveniente.
Cuando en dicha ventana se pulsaAceptar, se presentan los contactos
incluidos en el archivo de datos con todas las categoras de datos
(nombre, apellidos, ...):
En principio todos los registros contactos) estn marcados para
su uso pero si se desease prescindir de alguno se podra retirar la
marca presente a la izquierda (Borrar todoquita todas las marcas
ySeleccionar todolas recupera). Cuando se hace clic enAceptarWord
informa de la lista de destinatarios que se acaba de elegir:
y si fuera necesario realizar alguna operacin de ltima hora
sobre ella se podra recuperar utilizandoEditar lista de
destinatarios.Si en el pie del asistente se hace clic enSiguiente:
escriba la cartase abre paso a la posibilidad de incluir en el
documento principal eltexto de la cartay los campos que marcarn
dnde incluir la informacin personalizada para cada
destinatario:
En particular, en el asistente se muestran cuatro de los campos
ms frecuentes que se usan en la correspondencia combinada, entre
otros: elbloque de direcciones: que es un campo compuesto por el
nombre, la organizacin y la direccin postal del destinatario. Al
seleccionarlo se abre un cuadro de dilogo que permite ajustar el
formato del bloque de direcciones:
As el nombre del destinatario se podra incluir con el
tratamiento o no -Sr.- (si en el archivo de datos haba una categora
para ello), si se inserta la direccin postal y cmo, etc. Al final
se presenta una vista previa de cmo quedar este campo. la lnea de
saludo: un texto de inicio del texto de la carta propiamente dicho.
Al seleccionarlo se abre un nuevo cuadro de dilogo para su
ajuste:
Si se utilizan estos campos y se escribe el cuerpo de texto de
la carta por el momento el documento principal ofrecer este
aspecto:
Ntense los cdigos de campo entrecomillados Bloque de direccin y
Lnea de saludo en la parte superior del texto, que constituyen los
marcadores donde luego se sustituirn los datos individuales de cada
destinatario.Llegados a este punto y antes de continuar podra
surgir la pregunta de cmo Word reconoce la informacin del archivo
de datos para situarla exactamente en el campo que le corresponde.
Podemos obtener la respuesta retornando, por ejemplo, al cuadro de
dilogoInsertar bloque de direcciones. Al pie del mismo existe un
botn denominadoAsignar camposque antes no mencionamos. Si lo
pulsamos se abre la ventana del mismo nombre:
donde se observa que los campos que Word utiliza (situados
debajo deInformacin requerida) tienen una correspondencia con las
categoras definidas en el archivo de datos (la hoja de clculo), que
aparecen a la derecha en sendos cuadros de lista
desplegable.Nota:recordemos que los nombres de las categoras
(columnas del archivo de datos) se escriben en la primera fila del
archivo de datos.As, comprobamos que, de forma predeterminada el
campoApellidosse corresponde con la categoraApellidos,Nombrecon la
categoraNombre, el campoTratamiento de cortesa con la
categoraTtulo, etc. SI algn campo previsto por Word no tiene
correspondencia en el archivo de datos, comoNombre del cnyuge, a la
derecha se muestra(no coincide). En este caso, puede que
efectivamente en el archivo de datos no haya una categora para
elNombre del cnyugedel destinatario o, simplemente, que el nombre
de la categora en el archivo de datos no es el esperado por Word.
Si estamos seguro deque hemos incluido este campo (u otro,
anlogamente) podramos hacerlo corresponder con el campo sin ms que
desplegar la lista y elegir el nombre de la categora que convenga
(en la imagen siguiente se observa que se ha hecho corresponder el
campo de WordTratamiento de cortesacon la categoraTtulo del
archivode datos):
Igualmente existen todava ms campos que se podran utilizar
(denominados opcionales) y que podramos hacer corresponder con una
categora del archivo de datos (por ejemplo, en la imagen se ha
hecho corresponder el campoSobrenombrecon la
categoraSobrenombre):
Vemos pues, en el caso de los campos requeridos (aqullos que
Word siempre intenta extraer del archivo de datos si puede) no
necesitaremos asignarlos uno a uno a la categora correspondiente si
los nombres de estas en el archivo de datos son exactamente iguales
a los que aparecen en las imgenes anteriores.No obstante, podramos
incluir directamente en el documento principal una categora del
archivo de datos como si fuese un campo de Word sin ms que utilizar
la opcinMs elementosque aparece todava en el asistente:
de forma que se abre la ventanaInsertar campo de combinaciny si
marcamosCampos de base de datos(del archivo de datos) podramos
insertar directamente cualquier categora del archivo de datos:
Retornando al hilo normal de uso del asistente, si damos por
completa la redaccin e inclusin de campos en el documento principal
y hacemos clic al pie, enSiguiente: Vista previa de las cartas,
obtenemos la vista del documento principal personalizado con los
datos del primer detinatario:
y utilizando los controlespodramos previsualizar uno a uno todos
los documentos resultantes de la combinacin. Igualmente, mediante
el botnExcluir destinatariopodramos retirar a un destinatario en
particular, e incluso podramos de nuevo volver aEditar la lista de
destinatarios.Nota:siempre se puede volver un paso atrs en el
proceso de la combinacin utilizando el enlaceAnterior: ...situado
al pie del asistente.El proceso finaliza cuando se hace clic
enSiguiente: Complete la combinacin:
Ahora se puedenImprimirlos documentos combinados, en cuyo caso
todava se puede elegir qu subconjunto particular de ellos se
imprimir:
o bien, se podranEditar las cartas individuales. En este caso,
en lugar de enviarse los documentos combinados uno a uno a la
impresora se almacenan dentro de un solo documento de Word -todos,
o slo aqullos que se elijan-:
de modo que todava se podran realizar operaciones de edicin
sobre ellos antes de imprimir.En lo anterior hemos seguido el
proceso de creacin de documentos combinados de tipo carta, pero
igualmente se podra hacer con otro tipo de documentos (etiquetas,
sobres, etc.). En particular, es especialmente til lacombinacin de
documentos para enviar mensajes de correoelectrnico a mltiples
destinatarios. A iniciar el asistente para combinar, en el primer
paso se puede elegir esta opcin:
y operar exactamente igual que en el caso de las cartas.
Obviamente, el paso final del proceso cambia de la impresin de los
documentos a su envo por correo-e:
Al hacer clic enCorreo electrnicose abre una ventana en la que
se pueden establecer las direcciones de los destinatarios (Para),
elAsuntoque figurar en el mensaje y elFormatodel mensaje:
EnAsuntose puede escribir directamente un texto mientras
que"Para"es una lista desplegable mediante la cual se elige qu
categora (columna) del archivo de datos utilizado contiene las
direcciones de los destinatarios. En el caso del ejemplo de la
figura en el archivo de datos usado (archivo de MS Excel) exista
una columna etiquetada en su primera
filaDireccin_de_correo_electrnico:
Del mismo modoFormato de correoes una lista desplegable:
en la que se puede seleccionar el formatoHTMLoTexto sin
formato.En el momento en que se pulsaAceptaren la ventanaCombinar
en correo electrnicoMS Word se comunica con MS Outlook y enva el
conjunto de mensajes individuales resultantes de la combinacin,
cada uno a su destinatario. Este proceso puede pasar desapercibido
puesto que en pantalla sigue apareciendo la ventana actual de Word,
pero acudiendo a la bandeja de salida o a la bandeja de elementos
enviados de correo se observan los mensajes
saliendo/envindose.Existe todava una opcin ms para el formato de
los mensajes, denominadaDatos adjuntos, cuyo resultado es que el
contenido del documento principal que se ha generado en el proceso,
es decir, el contenido del mensaje, se enve como un archivo adjunto
al mensaje que se transmitir en lugar de aparecer directamente en
el cuerpo del mensaje (obsrvese en la siguiente imagen que el
cuadro de mensaje est vaco pero en datos adjuntos figura el
documento resultante de la combinacin):
Decamos antes que de envo de los mensajes puede pasar
desapercibido pero tambin podramos recibir durante el mismo este
mensaje de advertencia de MS Outlook:
que nos informa de que un programa est intentando enviar correo.
Su origen radica en que Outlook advierte que no se trata de una
operacin manual habitual de envo de mensajes, sino que es un
programa (MS Word) el que le "exige" los envos (y podra tratarse de
una operacin despam). Al responderSy el proceso de envo se reanuda
(el mensaje podra aparecer ms de una vez).Nota: Una limitacin de
este envo combinado de correo-e es que no se pueden adjuntar
directamente archivos a los mensajes combinados. Esto se podra
hacer utilizando Macros, pero requiere un mayor conocimiento de los
programas de MS Office, que queda fuera de los objetivos
actuales.En lo anterior se ha considerado que el archivo de datos
consista en una hoja de MS Excel con la lista de destinatarios
pero, en el panel deSeleccin de destinatariosfigura la
opcinSeleccionar de los contactos de Outlookque permite que la
combinacin de correspondencia contacte con las carpetas de
contactos de MS Outlook para extraer los destinatarios:
Se recomienda explorar esta opcin alternativa para el envo de
correspondencia combinada si se tiene una libreta de contactos
completa y ordenada.
4. La barra de herramientas de combinacin de correspondenciaEn
la seccin anterior hemos utilizado el asistente para la combinacin
de correspondencia para llevar a cabo una combinacin desde cero.
Pero tambin existe en MS Word una barra de herramientas que permite
acceder a todas las funciones de la combinacin en cualquier
momento. Para visualizarla en pantalla se debe utilizar la opcin de
menVer > Barra de herramientas > Combinar
correspondencia:
As aparece bajo las barras estndar y de formato la
siguiente:
con los siguientes elementos:
En particular, el icono(ver campos o datos combinados) permite
conmutar entre una vista de los cdigos de campo de combinacin o de
los datos que sustituyen al campo con los datos de un
destinatario:
y el icono(resaltar campos) permite sombrear los campos
combinados -como en la imagen anterior- o dejarlos sin sombrear.El
resto de iconos dan acceso a cada una de las funciones de
combinacin estudiadas en la seccin anterior.Nota: Tambin se puede
utilizar la combinacin de correspondencia para crear directorios
(por ejemplo, listas de profesores o de centros). A diferencia de
los tipos de documentos que se crean mediante combinacin de
correspondencia para cartas o correo-e, en los que cada conjunto de
datos nicos aparece en un documento separado, un directorio crea
una entrada para cada conjunto de informacin nica en un solo
documento.
5. Generacin de informes automatizadaLo explicado anteriormente
puede ser aplicado a la generacin masiva de informes. Tomemos, por
ejemplo, la emisin de informes de escolarizacin de alumnos/as con
necesidades educativas especiales. En determinados momentos hay que
realizar decenas de informes que involucran a muchos alumnos y, por
ende, muchos datos individualizados y diferenciados. La combinacin
de correspondencia puede ayudar sobremanera en estos casos.Por
fijar ideas, centrmonos en un informe modelo sobre escolarizacin de
alumnos/as con necesidades educativas especiales en el caso de
solicitud de plaza escolar en el Programa de Cualificacin
Profesional Inicial. Por el momento contamos con un informe
desarrollado en la modalidad de formulario de MS Word tal que su
cumplimentacin, siendo "manual", est basada en campos de lista
desplegable y en campos de texto que facilitan la tarea de forma
notable:
No obstante, la tarea resultara todava ms gil y ordenada si la
abordramos desde la perspectiva de la combinacin de
correspondencia. En tal caso deberamos: por una parte, elaborar un
archivo de datos que incluyese los datos identificativos de cada
alumno, sus datos escolares, los relativos a sus necesidades
educativas especiales y algunos otros datos de ndole general, como
fechas de emisin de informe, nombre del inspector, etc. por otra
parte, preparar un documento principal de combinacin que tenga el
formato y el contenido del informe, y que incorpore los campos de
combinacin de datos necesarios.El documento principal puede ser el
mismo que el informe de formulario que ya tenemos, pero
sustituyendo los campos de lista desplegable y de texto por los
campos de combinacin que sern sustituidos por la informacin
oportuna del archivo de datos. As, el documento principal debera
ser un texto como ste:
En este documento se han sealado en rojo las posiciones que
debern ocupar los campos de combinacin y se han utilizando nombres
descriptivos de lo que representan (y que sern precisamente los que
podramos usar como categoras del archivo de datos).Por su parte, el
archivo de datos sera una hoja de MS Excel como la que se muestra
en la figura:
es decir, una tabla en la que cada fila es el registro de un
alumno con todos los datos necesarios para su informe, y cada
columna es una categora que se convertir en un campo de combinacin
del documento principal (Nombre_Alumno, Modalidad_PCPI, Centro,
Localidad, etc.).Podemos comenzar ahora la combinacin utilizando la
barra de herramientas de combinacin de correspondencia. En primer
lugar haremos clic sobre el iconoConfiguracin del documento
principal:
y en la ventanaTipo de documento
principalseleccionaremosCartas:
A continuacin especificaremos el archivo de datos haciendo clic
en el iconoAbrir origen de datos:
e indicaremos la hoja de MS Excel elaborada segn lo explicado
hace poco; supongamos que su nombre
esInforme-Escolariz_NEE_PCPI.xls:
Seleccionaremos la nica hoja que contiene (con la precaucin de
indicar queLa primera fila contiene los nombre de los encabezados
de cada columna):
Ahora insertaremos en los lugares precisos del documento los
campos que contiene el archivo de datos mediante el iconoInsertar
campos combinados:
Situamos sucesivamente el puntero delante de los textos sealados
en rojo y vamos insertando cadaCampo de la base de datos(es decir,
cada campo de la hoja de Excel):
con lo que el documento principal va tomado la forma (obsrvese
que los campos sombreados ya son los campos de combinacin
insertados; los campos se puede sombrear mediante el icono de la
barra de herramientasResaltar campos de combinacin):
Nota: los textos en rojo, que nicamente nos servan de referencia
para situar los campos de combinacin, deben ser borrados tras
introducir los campos de combinacin. Obviamente, estos campos
podran ser incluidos sin necesidad de haber escrito antes los
textos en rojo; esto se ha hecho nicamente con el propsito de, en
la exposicin, clarificar la estructura del documento principal y el
proceso de introduccin de los campos.Podramos ver los datos
individuales de cada alumno sustituidos en cada campo de combinacin
al hacer clic en el iconoVer datos combinadosy pulsar en las
flechasAdelanteyAtrs, de modo que recorremos los diferentes
alumnos:
Para finalizar, no hay ms que hacer clic en el iconoCombinar en
un documento nuevo,
de forma que todos los informes, cada uno con sus datos
diferenciados, se acumulan en las diferentes pginas de un slo
documento, que puede ser imprimido a voluntad.En el videotutorial
tituladoGeneracin de informes automtica mediante combinacin de
correspondenciapuede verse de forma muy detallada todo este
proceso.
Fuentes* Sitio web deMicrosoft Office Online