Collectiebeleidsplanning (Overlegplatform voor erfgoedbibliotheken 2015)

24 november 2015 / Stadhuis / Brugge

Bart De Nil en Jeroen Walterus

Platform Erfgoedbibliotheken24 november 2015

Wat is een collectieplan?

Wat is een collectieplan niet

In zes stappen naar een collectieplan

Traject Archieven

INZICHT

SAMENSTELLING EN BETEKENIS

COLLECTIEBELEID

PRAKTIJK

STENEN TAFELS

STAAT OP ZICHZELF

100 PAGINA’S WAARMEE JE IEMAND KANDOODSLAAN

IN ZES STAPPEN NAAR EEN COLLECTIEPLAN

AANLEIDINGTRAJECT COLLECTIEBELEIDSPLAN VLAAMSE

ERFGOEDBIBLIOTHEEK Wie?

• Collegagroep Vlaamse Erfgoedbibliotheek o.b.v. FARO Motivatie?

• Erkende instellingen met kwaliteitslabel: visie op de collectievorming / collectieplan

• Strategische doelstelling Vlaamse Erfgoedbibliotheek: afstemming collectiebeleid partners

Hoe?• Stappenplan, leidraad (FARO): een mogelijk model

COLLECTIEBELEIDSPLAN –MOTIVATIE/HAALBAARHEID

Waarom starten met een collectiebeleidsplan? Mogelijke redenen

• Inzicht, kennis over de collecties verdiepen• Bijsturing/evaluatie van interne processen (efficiëntie,

professionalisering)• Draagvlak bij interne en externe stakeholders te vergroten (bv.

transitietrajecten, (bestuurlijke) reorganisaties…)• Dienstverlening verbeteren• Maatschappelijk draagvlak organisatie/collecties versterken

Haalbaarheid ? • Een collectieplan vraagt tijd, inzet… is die er?• Is er een draagvlak voor? (Beleid, stakeholders)• Enkel voor grotere geprofessionaliseerde organisaties?

• Eventueel werken met beperkte deelplannen (een behoudsplan, een digitaliseringsplan, een dienstverleningsplan…)

STAPPENPLAN

Doel• Doel, context, scope

Status

• Beschrijving v/d collectie• Huidig collectievormingsprofiel• Gebruikers en dienstverlening

Strategie• Prioriteiten toekomstig collectiebeleid• Samenwerking

PROCESMATIGE ASPECTEN

Interne organisatie:• (Interne) werkgroep• Afstemming/terugkoppeling met stakeholders of bestuur,

directies…• Participatie: feedback/aftoetsingsmomenten voorzien voor

bredere groep betrokkenen (collega’s…) Timing, planning, taakafspraken… Hoe communiceren? (interne en externe transparantie)

(1) DOEL, CONTEXT, SCOPE COLLECTIEPLAN Context van het plan ( interne en externe omgevingsanalyse)

• Organisatiecontext: bestaan en al plannen? Bv. beleidsplan (stad, provincie, inrichtende macht…)

• Beleidscontext: Cultureel-erfgoeddecreet (kwaliteitslabel, 4 basisfuncties), andere decreten (onderwijs), lokale beleidskaders, wettelijke opdrachten?

• Omgevingscontext: welke ‘erfgoedgemeenschappen’, maatschappelijke evoluties en trends

Doel(en) v/h plan• wat wil je bereiken, veranderen, voor wie?• Passen eigen doelen in de doelstelling en missie van de ev.

overkoepelende organisatie? Scope van het plan

• Welke collecties (erfgoed scope), diensten…?• Periode (van/tot) plan? • Voor wie is het plan bedoeld? (communicatie)

-> goed aflijnen, scherp stellen!

(2) BESCHRIJVING V/D (ERFGOED)COLLECTIE Historiek

• herkomst en positionering van de collectie Beschrijving onderdelen v/d collectie

• materiaaltypes (gedrukte publicaties, archieven, objectcollecties, beeldmateriaal…), thematisch… (fysiek/digitaal/digital born)

• cijfers omvang/aangroei v/d collectie• fysieke staat (conditie, bewaaromstandigheden)• status v/d collectieregistratie, digitalisering, digitale ontsluiting-> deelcollectiebeschrijvingen (Cometa)

Inschaling niveau v/d collectie (waardering)• Waarderingskader ‘erfgoed’ te ontwikkelen (vb. Significance 2.0)• Cf. studiedag FARO en prov. consulenten ‘Niet al goud wat blinkt’• Themadossier ‘waardering en selectie’, faro | Tijdschrift over cultureel

erfgoed, sept. 2015 (artikel in map)-> zie www.faro.be

(3) BESCHRIJVING HUIDIGCOLLECTIEVORMINGSPROFIEL

Collectie-indeling (huidig profiel van de collectie)• Zwaartepunt(en) v/d collectie (kerncollecties)• hiaten in de collectie?

Kritische analyse v/d sterktes en zwaktes collectievorming (selectiebeleid)• Bijsturen van selectie- en acquisitiebeleid?• Afstoting van collecties?

(4) GEBRUIKERS EN DIENSTVERLENING

Wie zijn de gebruikers?• Gebruikersonderzoek

Wat is het gebruik v/d (digitale) collecties?• Evolutie (aantal) consultaties, bruiklenen…

Hoe verloopt de dienstverlening? (evaluatie) Valorisatie v/d (digitale) erfgoedcollectie

• Educatie, informatie, onderzoek, onderwijs, vrijetijd…• Valorisatie erfgoedwerking: tentoonstellingen, publicaties,

maatschappelijke projecten…

(5) PRIORITEITEN COLLECTIEBELEIDFormuleer op basis van (1), (2), (3) en (4): Prioriteiten of streefdoelen voor het toekomstig

collectiebeleid • waar willen we staan over x jaar en waarom? Wat moet er veranderen,

enz. de acties om deze streefdoelen te realiseren

• Verwervingsbeleid (criteria (de)selectie, vormen van verwerving…)• Registratie en digitalisering• Bewaring, preventieve conservering• Duurzame ontsluiting (digitale leeszaal)• Ontwikkeling v/d dienstverlening• Erfgoedgerichte valorisatie

De middelen voor deze acties inschatten • personeel/financieel/infrastructureel

(6) SAMENWERKING ROND COLLECTIEBELEID Positionering en samenwerking

• (internationale) netwerken, overlegplatformen (CERL, IFLA, Liber….)• (culturele) partners (lokaal, regionaal, internationaal…)• Met wie samenwerken? Voor welke acties? Hoe?

Afstemming collectiebeleid met andere bibliotheken• Afspraken over acquisitie, selectie- en verzamelbeleid• Afspraken over bewaring (bv. kranten, overheidspublicaties, enz.)• Afspraken over digitalisering, born digital collecties • …

-> impulsen voor samenwerking vanuit het erfgoedbeleid nodig.-> rol van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek is daarbij essentieel.

TRAJECT ARCHIEVEN

COLLEGAGROEP WEST-VLAANDEREN

Stadsarchief Ieper Stadsarchief Kortrijk Stadsarchief Waregem Gemeentearchief

Anzegem Gemeentearchief Koksijde Intergemeentelijke

archiefdienst Poperinge-Vleteren

Provinciaal Archief West-Vlaanderen

Stadsarchief Wervik

COLLEGAGROEP REST-VAN-VLAANDEREN

Stadsarchief Leuven Stadsarchief Mechelen Stadsarchief Halle Stadsarchief Tongeren Stadsarchief Turnhout Stadsarchief Lier Stadsarchief Diest

VRAGEN?

FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzwPriemstraat 51B-1000 Brusseltel: +32 (0)2 213 10 60fax: +32 (0)2 213 10 99e-mail: [email protected]

Bart De Nil , Jeroen Walterus

[email protected] , [email protected]