ORDIN nr
ORDIN nr. 400 din 12 iunie 2015pentru aprobarea Codului
controlului intern/managerial al entitilor publice
EMITENT: SECRETARIATUL GENERAL AL GUVERNULUI
PUBLICAT N: MONITORUL OFICIAL nr. 444 din 22 iunie 2015
Data intrarii in vigoare : 22 iunie 2015
Avnd n vedere prevederile art. 5 alin. (2^1) din Ordonana
Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i
controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare,
n temeiul art. 5 alin. (4) din Hotrrea Guvernului nr. 405/2007
privind funcionarea Secretariatului General al Guvernului, cu
modificrile i completrile ulterioare,
secretarul general al Guvernului emite urmtorul ordin:
ART. 1 Se aprob Codul controlului intern/managerial al entitilor
publice, cuprinznd standardele de control intern/ managerial,
prevzut n anexa nr. 1.
ART. 2 (1) Conductorul fiecrei entiti publice dispune, innd cont
de particularitile cadrului legal de organizare i funcionare,
precum i de standardele prevzute n cuprinsul anexei nr. 1, msurile
necesare pentru elaborarea i/sau dezvoltarea sistemului de control
intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe
activiti.
(2) Obiectivele, aciunile, responsabilitile, termenele, precum i
alte componente ale msurilor respective se cuprind n programul de
dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, elaborat i
actualizat la nivelul fiecrei entiti publice.
(3) n program se evideniaz, n mod distinct, i aciunile de
perfecionare profesional, att pentru persoanele cu funcii de
conducere, ct i pentru cele cu funcii de execuie, prin cursuri
organizate de Secretariatul General al Guvernului, Agenia Naional a
Funcionarilor Publici sau de alte organisme abilitate.
ART. 3 (1) n vederea monitorizrii, coordonrii i ndrumrii
metodologice a implementrii i/sau dezvoltrii sistemului de control
intern/managerial, conductorul entitii publice constituie, prin act
de decizie intern, o structur cu atribuii n acest sens.
(2) Componena, modul de organizare i de lucru, precum i alte
elemente privind structura prevzut la alin. (1) se stabilesc, n
funcie de volumul i de complexitatea activitilor din fiecare
entitate public, de ctre conductorul acesteia.
(3) n vederea elaborrii procedurilor formalizate pe activiti,
entitile publice pot utiliza modelul prezentat n anexa nr. 2 -
Procedura operaional.
ART. 4 (1) Programele elaborate i actualizate conform art. 2
alin. (2), inclusiv actele administrative de constituire i
modificare a structurilor prevzute la art. 3 alin. (1), se
transmit, n vederea informrii i armonizrii, la entitile publice
ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea, dar nu mai
trziu de data de 15 martie a fiecrui an.
(2) Stadiul implementrii i dezvoltrii sistemelor de control
intern/managerial la nivelul entitilor publice, precum i situaiile
deosebite, constatate n aciunile de monitorizare, coordonare i
ndrumare metodologic, derulate de structurile prevzute la art. 3
alin. (1), fac obiectul informrii, prin ntocmirea de situaii
centralizatoare semestriale/anuale, pe formatul-model prezentat n
anexa nr. 3, care se transmit entitilor publice ierarhic
superioare, la termenele stabilite de acestea. Entitile publice
care, conform reglementrilor legale, nu se subordoneaz unei entiti
publice superioare ntocmesc aceste situaii centralizatoare ca
documente doveditoare ale dezvoltrii controlului
intern/managerial.
(3) Instituiile publice n care se exercit funcia de ordonator
principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurrilor
sociale de stat sau al bugetului oricrui fond special transmit
Secretariatului General al Guvernului - Direcia de control intern
managerial i relaii interinstituionale situaiile centralizatoare
semestriale/anuale, prevzute la alin. (2), ntocmite pe
formatul-model prezentat n anexa nr. 3, pn la data de 25 a lunii
urmtoare fiecrui semestru ncheiat, respectiv pn la 20 februarie a
anului urmtor, pentru anul precedent.
ART. 5 (1) Se aprob Instruciunile privind ntocmirea, aprobarea i
prezentarea raportului asupra sistemului de control
intern/managerial, prevzute n anexa nr. 4.
(2) Secretariatul General al Guvernului, prin Direcia de control
intern managerial i relaii interinstituionale, elaboreaz, n temeiul
art. 4 alin. (5) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind
controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, un raport
anual privind controlul intern, care va cuprinde analiza i stadiul
implementrii sistemelor de control intern/managerial la nivelul
instituiilor publice la care se exercit funcia de ordonator
principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurrilor
sociale de stat sau al bugetului oricrui fond special.
ART. 6 Anexele nr. 1-4 fac parte integrant din prezentul
ordin.
ART. 7 Raportarea pentru primul semestru al anului 2015 privind
stadiul implementrii sistemelor de control intern/managerial la
nivelul instituiilor publice se va realiza n conformitate cu
cerinele prezentului ordin.
ART. 8 Toate prevederile din legislaia n vigoare privind Ordinul
ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului
controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de control
intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea
sistemelor de control intern/managerial, republicat, cu modificrile
ulterioare, se consider a fi fcute la dispoziiile prezentului
ordin.
ART. 9 La data intrrii n vigoare a prezentului ordin orice
dispoziie contrar se abrog.
ART. 10 Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial al
Romniei, Partea I, i se afieaz pe pagina de internet a
Secretariatului General al Guvernului.
Secretarul general al Guvernului, Ion Moraru
Bucureti, 12 iunie 2015.
Nr. 400.
ANEXA 1Codul controlului intern/managerial al entitilor
publice
STANDARDELE DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA ENTITILE PUBLICE
I. Consideraii generale
1. Conceptul de control intern/managerial
Legislaia comunitar n domeniul controlului intern este alctuit,
n mare parte, din principii generale de bun practic, acceptate pe
plan internaional i n Uniunea European.
Modalitatea n care aceste principii se transpun n sistemele de
control intern este specific fiecrei ri, fiind determinat de
condiiile legislative, administrative, culturale etc.
n contextul principiilor generale de bun practic regsite n
legislaia comunitar, controlului intern i se asociaz o accepie mai
larg, acesta fiind privit ca o funcie managerial i nu ca o
operaiune de verificare. Prin exercitarea funciei de control,
conducerea constat abaterile rezultatelor de la intele stabilite,
analizeaz cauzele care le-au determinat i dispune msurile corective
sau preventive care se impun.
Necesitatea i obligativitatea organizrii controlului intern n
entitile publice sunt reglementate prin Ordonana Guvernului nr.
119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar
preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare.
Conform acestui act normativ, controlul intern/managerial este
definit ca reprezentnd ansamblul formelor de control exercitate la
nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de
conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile
legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor publice n mod
economic, eficient i eficace; acesta include, de asemenea,
structurile organizatorice, metodele i procedurile.
n pofida faptului c definiiile date pe plan naional i
internaional controlului intern sunt numeroase, acestea nu sunt
contradictorii n esen, toate preciznd c nu este vorba de o singur
funcie, ci de un ansamblu de dispozitive implementate de ctre
responsabilii de la toate nivelurile organizaiei pentru a deine
controlul asupra funcionrii activitilor lor.
Organizarea sistemului de control intern/managerial al oricrei
entiti publice are n vedere realizarea a trei categorii de
obiective permanente, care pot fi grupate astfel:
1. obiective cu privire la eficacitatea i eficiena funcionrii -
cuprind obiectivele legate de scopurile entitii publice i de
utilizarea n condiii de economicitate, eficacitate i eficien a
resurselor, incluznd i obiectivele privind protejarea resurselor
entitii publice de utilizare inadecvat sau de pierderi, precum i
identificarea i gestionarea pasivelor;
2. obiective cu privire la fiabilitatea informaiilor externe i
interne - includ obiectivele legate de inerea unei contabiliti
adecvate, de calitatea informaiilor utilizate n entitatea public
sau difuzate ctre teri, precum i de protejarea documentelor
mpotriva a dou categorii de fraude: disimularea fraudei i
distorsionarea rezultatelor;
3. obiective cu privire la conformitatea cu legile,
regulamentele i politicile interne - cuprind obiectivele legate de
asigurarea c activitile entitii se desfoar n conformitate cu
obligaiile impuse de legi i de regulamente, precum i cu respectarea
politicilor interne.
Proiectarea i implementarea unui sistem de control intern viabil
sunt posibile numai cu condiia ca sistemul s respecte urmtoarele
cerine:
a) s fie adaptat dimensiunii, complexitii i mediului specific
entitii;
b) s vizeze toate nivelurile de conducere i toate
activitile/operaiunile;
c) s fie construit cu acelai "instrumentar" n toate entitile
publice;
d) s ofere asigurri rezonabile c obiectivele entitii vor fi
atinse;
e) costurile aplicrii sistemului de control intern s fie
inferioare beneficiilor rezultate din acesta;
f) s fie guvernat de regulile minimale de management cuprinse n
standardele de control intern/managerial.
Sistemul de control intern/managerial al oricrei entiti publice
opereaz cu o diversitate de procedee, mijloace, aciuni, dispoziii,
care privesc toate aspectele legate de activitile entitii, fiind
stabilite i implementate de conducerea entitii pentru a-i permite
deinerea unui bun control asupra funcionrii entitii n ansamblul ei,
precum i a fiecrei activiti/operaiuni n parte.
Instrumentarul de control intern/managerial poate fi clasificat
n ase grupe mari: obiective; mijloace; sistem informaional;
organizare; proceduri; control.
Construirea unui sistem de control intern solid este un proces
de durat, care necesit eforturi importante din partea ntregului
personal al entitii i n mod deosebit din partea angajailor cu
funcii de conducere.
Controlul intern/managerial este n responsabilitatea
conductorilor, care au obligaia de a-l defini, proiecta, implementa
i de a-l perfeciona continuu. n acest sens, se poate afirma c un
conductor care ar ncredina unor teri controlul intern/managerial al
entitii nu i va mai ndeplini atribuiile cu bune rezultate.
Activitile de control intern/managerial fac parte integrant din
procesul de gestiune orientat spre realizarea obiectivelor
stabilite i includ o gam divers de politici i proceduri privind:
autorizarea i aprobarea, separarea atribuiilor, accesul la resurse
i documente, verificarea, reconcilierea, analiza performanei de
funcionare, revizuirea operaiilor, proceselor i activitilor,
supravegherea.
2. Scopul i definirea standardelor de control intern/
managerial
Standardele de control intern/managerial definesc un minimum de
reguli de management pe care toate entitile publice trebuie s le
urmeze.
Scopul standardelor este de a crea un model de control
intern/managerial uniform i coerent care s permit comparaii ntre
entiti de acelai fel sau n cadrul aceleiai entiti, la momente
diferite, i s fac posibil evidenierea rezultatelor entitii i a
evoluiei sale. Standardele constituie un sistem de referin n raport
cu care se evalueaz sistemele de control intern/managerial, se
identific zonele i direciile de schimbare.
Stabilirea sistemelor de control intern/managerial intr n
responsabilitatea conducerii fiecrei entiti publice i trebuie s aib
la baz standardele de control intern promovate de Secretariatul
General al Guvernului, n temeiul legii. Formularea ct mai general a
acestora a fost necesar pentru a da posibilitatea tuturor
conductorilor s le aplice, n pofida deosebirilor semnificative ntre
diferitele entiti publice.
Sistemele de control intern/managerial trebuie dezvoltate innd
cont de specificul legal, organizaional, de personal, de finanare
etc. al fiecrei entiti publice n parte.
Standardele sunt grupate n cadrul a cinci elemente-cheie ale
controlului intern/managerial:
- mediul de control. Acesta grupeaz problemele legate de
organizare, managementul resurselor umane, etic, deontologie i
integritate;
- performane i managementul riscului. Acest element-cheie vizeaz
problematica managementului legat de fixarea obiectivelor,
planificare (planificarea multianual), programare (planul de
management) i performane (monitorizarea performanelor);
- activiti de control. Standardele grupate n acest element-cheie
al controlului intern/managerial se focalizeaz asupra: documentrii
procedurilor; continuitii operaiunilor; nregistrrii excepiilor
(abaterilor de la proceduri); separrii atribuiilor; supravegherii
etc.;
- informarea i comunicarea. n aceast seciune sunt grupate
problemele ce in de crearea unui sistem informaional adecvat i a
unui sistem de rapoarte privind execuia planului de management, a
bugetului, a utilizrii resurselor, precum i a gestionrii
documentelor;
- evaluare i audit. Problematica vizat de aceast grup de
standarde privete dezvoltarea capacitii de evaluare a controlului
intern/managerial, n scopul asigurrii continuitii procesului de
perfecionare a acestuia.
Fiecare standard este structurat pe trei componente:
- descrierea standardului - prezint trsturile definitorii ale
domeniului de management la care se refer standardul, domeniul
fixat prin titlul acestuia;
- cerine generale - prezint direciile determinante n care
trebuie acionat n vederea respectrii standardului;
- referine principale - listeaz actele normative reprezentative
care cuprind reglementri aplicabile standardului.
Componenta "referine principale" a fiecrui standard are un
coninut neexhaustiv.
II. Lista standardelor de control intern/managerial la entitile
publice
Mediul de control:
- Standardul 1 - Etica i integritatea
- Standardul 2 - Atribuii, funcii, sarcini
- Standardul 3 - Competena, performana
- Standardul 4 - Structura organizatoric
Performane i managementul riscului:
- Standardul 5 - Obiective
- Standardul 6 - Planificarea
- Standardul 7 - Monitorizarea performanelor
- Standardul 8 - Managementul riscului
Activiti de control:
- Standardul 9 - Proceduri
- Standardul 10 - Supravegherea
- Standardul 11 - Continuitatea activitii
Informarea i comunicarea:
- Standardul 12 - Informarea i comunicarea
- Standardul 13 - Gestionarea documentelor
- Standardul 14 - Raportarea contabil i financiar
Evaluare i audit:
- Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control
intern/managerial
- Standardul 16 - Auditul intern
Standardul 1 - Etica i integritatea
1.1. Descrierea standardului
Conducerea i salariaii entitii publice cunosc i susin valorile
etice i valorile organizaiei, respect i aplic reglementrile cu
privire la etic, integritate, evitarea conflictelor de interese,
prevenirea i raportarea fraudelor, actelor de corupie i semnalarea
neregularitilor.
1.2. Cerine generale
1.2.1. Conducerea entitii publice sprijin i promoveaz, prin
deciziile sale i prin puterea exemplului personal, valorile etice,
integritatea personal i profesional a salariailor.
1.2.2. Conducerea entitii publice adopt un cod etic/cod de
conduit, dezvolt i implementeaz politici i proceduri privind
integritatea, valorile etice, evitarea conflictelor de interese,
prevenirea i raportarea fraudelor, actelor de corupie i semnalarea
neregularitilor.
1.2.3. Conducerea entitii publice nlesnete comunicarea deschis
de ctre salariai a preocuprilor acestora n materie de etic i
integritate, prin crearea unui mediu adecvat.
1.2.4. Aciunea de semnalare de ctre salariai a neregularitilor
trebuie s aib un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii
de delaiune i trebuie privit ca exercitarea unei ndatoriri
profesionale.
1.2.5. Salariaii care semnaleaz neregulariti de care, direct sau
indirect, au cunotin sunt protejai mpotriva oricror discriminri,
iar managerii au obligaia de a ntreprinde cercetrile adecvate, n
scopul elucidrii celor semnalate, i de a lua, dac este cazul,
msurile ce se impun.
1.2.6. Conducerea i salariaii entitii publice au o abordare
pozitiv fa de controlul intern/managerial, a crui funcionare o
sprijin n mod permanent.
1.3. Referine principale:
- Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduit a personalului
contractual din autoritile i instituiile publice;
- codul de conduit al entitii publice;
- Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduit a funcionarilor
publici, republicat;
- Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i
sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Legea nr. 115/1996 privind declararea i controlul averii
demnitarilor, magistrailor, funcionarilor publici i a unor persoane
cu funcii de conducere, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Legea nr. 161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea
transparenei n exercitarea demnitilor publice, a funciilor publice
i n mediul de afaceri, prevenirea i sancionarea corupiei, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 176/2010 privind integritatea n exercitarea
funciilor i demnitilor publice, pentru modificarea i completarea
Legii nr. 144/2007 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea
Ageniei Naionale de Integritate, precum i pentru modificarea i
completarea altor acte normative, cu modificrile ulterioare;
- Legea nr. 251/2004 privind unele msuri referitoare la bunurile
primite cu titlu gratuit cu prilejul unor aciuni de protocol n
exercitarea mandatului sau a funciei;
- Legea nr. 571/2004 privind protecia personalului din
autoritile publice, instituiile publice i din alte uniti care
semnaleaz nclcri ale legii;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei
naionale anticorupie pe perioada 2012-2015, a Inventarului msurilor
preventive anticorupie i a indicatorilor de evaluare, precum i a
Planului naional de aciune pentru implementarea Strategiei naionale
anticorupie 2012-2015.
Standardul 2 - Atribuii, funcii, sarcini
2.1. Descrierea standardului
Conducerea entitii publice asigur ntocmirea i actualizarea
permanent a documentului privind misiunea entitii publice, a
regulamentelor interne i a fielor posturilor, pe care le comunic
angajailor.
2.2. Cerine generale
2.2.1. Regulamentul de organizare i funcionare al entitii
publice cuprinde ntr-o manier integral sarcinile entitii, rezultate
din actul normativ de organizare i funcionare, precum i din alte
acte normative; acesta se comunic salariailor i se public pe pagina
de internet a entitii publice.
2.2.2. Fiecare salariat trebuie s cunoasc misiunea ncredinat
entitii, obiectivele i atribuiile entitii publice i ale
compartimentului din care face parte, rolul su n cadrul
compartimentului, stabilit prin fia postului, precum i obiectivele
postului pe care l ocup.
2.2.3. Conductorii compartimentelor entitii publice au obligaia
de a ntocmi i de a actualiza, ori de cte ori este cazul, fiele
posturilor pentru personalul din subordine.
2.2.4. Sarcinile trebuie s fie clar formulate i strns relaionate
cu obiectivele postului, astfel nct s se realizeze o deplin
concordan ntre coninutul sarcinilor i coninutul obiectivelor
postului.
2.2.5. Conductorii compartimentelor entitii publice trebuie s
identifice sarcinile noi i dificile ce revin salariailor i s le
acorde sprijin n realizarea acestora.
2.3. Referine principale:
- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea nr. 90/2001 privind organizarea i funcionarea Guvernului
Romniei i a ministerelor, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea administraiei publice locale nr. 215/2001, republicat,
cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 365/2004 pentru ratificarea Conveniei Naiunilor
Unite mpotriva corupiei, adoptat la New York la 31 octombrie
2003;
- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea
unor msuri de reorganizare n cadrul administraiei publice centrale,
aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 228/2004, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 64/2003 pentru stabilirea
unor msuri privind nfiinarea, organizarea, reorganizarea sau
funcionarea unor structuri din cadrul aparatului de lucru al
Guvernului, a ministerelor, a altor organe de specialitate ale
administraiei publice centrale i a unor instituii publice, aprobat
cu modificri prin Legea nr. 194/2004, cu modificrile
ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor
privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici,
cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizrii
principalelor funcii de sprijin pe care le asigur ministerele,
celelalte organe centrale i organizaiile neguvernamentale privind
prevenirea i gestionarea situaiilor de urgen;
- actul normativ de organizare i funcionare a entitii
publice;
- alte reglementri n domeniul muncii.
Standardul 3 - Competena, performana
3.1. Descrierea standardului
Conductorul entitii publice asigur ocuparea posturilor de ctre
persoane competente, crora le ncredineaz sarcini potrivit
competenelor, i asigur condiii pentru mbuntirea pregtirii
profesionale a angajailor.
Performanele profesionale individuale ale angajailor sunt
evaluate anual n scopul confirmrii cunotinelor profesionale,
aptitudinilor i abilitilor necesare ndeplinirii sarcinilor i
responsabilitilor ncredinate.
3.2. Cerine generale
3.2.1. Conductorul entitii publice i salariaii dispun de
cunotinele, abilitile i experiena care fac posibil ndeplinirea
eficient i efectiv a sarcinilor, precum i buna nelegere i
ndeplinire a responsabilitilor legate de controlul
intern/managerial.
3.2.2. Competena angajailor i sarcinile ncredinate trebuie s se
afle n echilibru permanent, pentru asigurarea cruia conducerea
entitii publice acioneaz prin: - definirea cunotinelor i
deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munc;
- conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document
de evaluare prestabilit;
- ntocmirea planului de pregtire profesional a noului angajat,
nc din timpul procesului de recrutare;
- revederea necesitilor de pregtire profesional i stabilirea
cerinelor de formare profesional n contextul evalurii anuale a
angajailor, precum i urmrirea evoluiei carierei acestora;
- asigurarea faptului c necesitile de pregtire identificate sunt
satisfcute;
- dezvoltarea capacitii interne de pregtire complementar
formelor de pregtire externe entitii publice.
3.2.3. Performanele profesionale individuale ale angajailor se
evalueaz cel puin o dat pe an n raport cu obiectivele anuale
individuale i sunt discutate cu acetia de ctre evaluator.
3.2.4. Competena i performana trebuie susinute de instrumente
adecvate, care includ tehnica de calcul, programele informatice,
brevetele, metodele de lucru etc.
3.2.5. Conductorii compartimentelor entitii publice asigur
fiecrui angajat participarea n fiecare an la cursuri de pregtire
profesional n domeniul su de competen.
3.3. Referine principale:
- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea administraiei publice locale nr. 215/2001, republicat,
cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea-cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitar a
personalului pltit din fonduri publice, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiar a personalului
care gestioneaz fonduri comunitare, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesional
a adulilor, republicat;
- Hotrrea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al
funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor
metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei Guvernului nr.
129/2000 privind formarea profesional a adulilor, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 595/2009 pentru aplicarea Legii nr.
490/2004 privind stimularea financiar a personalului care
gestioneaz fonduri comunitare, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor
privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici,
cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului
comun european de curriculum vitae;
- hotrrile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a
funciilor publice anuale;
- actele normative prin care au fost aprobate statutele
specifice ale personalului din entitile sistemului de aprare i
ordine public, precum i statutele corpurilor profesionale.
Standardul 4 - Structura organizatoric
4.1. Descrierea standardului
Conductorul entitii publice definete structura organizatoric,
competenele, responsabilitile, sarcinile, liniile de raportare
pentru fiecare component structural i comunic salariailor
documentele de formalizare a structurii organizatorice.
Conductorul entitii publice stabilete, n scris, limitele
competenelor i responsabilitilor pe care le deleag.
4.2. Cerine generale
4.2.1. Structura organizatoric este stabilit astfel nct s
corespund scopului i misiunii entitii i s serveasc realizrii n
condiii de eficien, eficacitate i economicitate a obiectivelor
stabilite.
4.2.2. n temeiul actului normativ privind organizarea i
funcionarea entitii publice, conductorul entitii publice aprob
structura organizatoric: departamente, direcii generale, direcii,
servicii, birouri, posturi de lucru.
4.2.3. ncadrarea cu personal de conducere i personal de execuie
a acestor structuri se regsete n statul de funcii al entitii i se
realizeaz cu respectarea concordanei dintre natura posturilor i
competenele profesionale i manageriale necesare ndeplinirii
sarcinilor fixate titularilor de posturi.
4.2.4. Competena, responsabilitatea, sarcina i obligaia de a
raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie s fie bine
definite, clare, coerente i s reflecte elementele avute n vedere
pentru realizarea obiectivelor entitii publice.
4.2.5. Conducerea entitii publice analizeaz i determin periodic
gradul de adaptabilitate a structurii organizatorice la modificrile
intervenite n interiorul i/sau exteriorul entitii, pentru a asigura
o permanent relevan i eficien a controlului intern.
4.2.6. n fiecare entitate public delegarea se realizeaz, n
principal, prin regulamentul de organizare i funcionare, fiele
posturilor i, n unele cazuri, prin ordine exprese de a executa
anumite operaiuni.
4.2.7. Delegarea este condiionat n principal de potenialul i
gradul de ncrcare cu sarcini a conducerii entitii i a salariailor
implicai.
Actul de delegare este conform atunci cnd:
- respect raportul dintre complexitatea sarcinilor/atribuiilor
delegate i cunotinele, experiena i capacitatea necesar efecturii
actului de autoritate ncredinat;
- sunt precizate n cuprinsul acestuia termenele-limit de
realizare i criteriile specifice pentru ndeplinirea cu succes a
sarcinilor/atribuiilor delegate;
- sunt furnizate de ctre manager toate informaiile asupra
responsabilitii ce va fi ncredinat;
- este confirmat, prin semntur, de ctre salariatul cruia i s-au
delegat sarcinile/atribuiile.
4.2.8. Salariatul delegat rspunde integral de realizarea
sarcinii, iar managerul care a delegat i menine n faa superiorilor
responsabilitatea final pentru realizarea acesteia.
4.3. Referine principale:
- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea administraiei publice locale nr. 215/2001, republicat,
cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor
privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici,
cu modificrile i completrile ulterioare;
- actul normativ de organizare i funcionare a entitii
publice;
- regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor i
organigrama entitii publice.
Standardul 5 - Obiective
5.1. Descrierea standardului
Conducerea entitii publice definete obiectivele determinante,
legate de scopurile entitii, precum i pe cele complementare, legate
de fiabilitatea informaiilor, conformitatea cu legile,
regulamentele i politicile interne, i comunic obiectivele definite
tuturor salariailor i terilor interesai.
5.2. Cerine generale
5.2.1. Conducerea entitii publice stabilete obiectivele generale
astfel nct acestea s fie concordante cu misiunea entitii publice i
s se refere la realizarea unor servicii publice de bun calitate, n
condiii de eficien, eficacitate i economicitate.
5.2.2. Conducerea entitii publice transpune obiectivele generale
n obiective specifice i n rezultate ateptate pentru fiecare
activitate i le comunic salariailor.
5.2.3. Obiectivele specifice trebuie astfel definite nct s
rspund pachetului de cerine "S.M.A.R.T."*).
*) S - Precise (n limba englez: Specific); M - Msurabile i
verificabile (n limba englez: Measurable and verifiable); A -
Necesare (n limba englez: Appropriate); R - Realiste (n limba
englez: Realistic); T - Cu termen de realizare (n limba englez:
Time-dependent).
5.2.4. Stabilirea obiectivelor este n competena conducerii
entitii publice, iar responsabilitatea realizrii acestora este att
a conducerii, ct i a salariailor.
5.2.5. Stabilirea obiectivelor are la baz formularea de
ipoteze/premise acceptate contient prin consens.
5.2.6. Conducerea entitii publice actualizeaz/reevalueaz
obiectivele ori de cte ori constat modificarea
ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixrii obiectivelor, ca
urmare a transformrii mediului intern i/sau extern.
5.3. Referine principale:
- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- legile bugetare anuale;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.159/2004 pentru
aprobarea instruciunilor privind coninutul, forma de prezentare i
structura programelor elaborate de ordonatorii principali de
credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni;
- actul normativ de organizare i funcionare a entitii
publice.
Standardul 6 - Planificarea
6.1. Descrierea standardului
Conducerea entitii publice ntocmete planuri prin care se pun n
concordan activitile necesare pentru atingerea obiectivelor cu
resursele maxim posibil de alocat, astfel nct riscurile
susceptibile s afecteze realizarea obiectivelor entitii s fie
minime.
6.2. Cerine generale
6.2.1. Conducerea entitii publice elaboreaz planuri/programe de
activitate pentru toate obiectivele entitii, identific i
repartizeaz resursele, pornind de la stabilirea nevoilor pentru
realizarea obiectivelor, i organizeaz procesele de munc n vederea
desfurrii activitilor planificate.
6.2.2. Repartizarea resurselor necesit decizii cu privire la cel
mai bun mod de alocare, dat fiind caracterul limitat al
resurselor.
6.2.3. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau a altor elemente
ale procesului de fundamentare impune actualizarea
planului/programului.
6.2.4. Pentru atingerea obiectivelor, conductorul entitii
publice asigur coordonarea deciziilor i aciunilor compartimentelor
entitii i organizeaz consultri prealabile att n cadrul
compartimentelor entitii, ct i ntre compartimentele respective.
6.3. Referine principale:
- Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- legile bugetare anuale;
- Ordonana Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor
normative de cheltuieli pentru autoritile administraiei publice i
instituiile publice, aprobat cu modificri prin Legea nr. 247/2002,
cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea
normativelor privind spaiile cu destinaia de birou sau pentru
activiti colective ori de deservire ce pot fi utilizate de
ministere, alte organe de specialitate ale administraiei publice
centrale, de instituiile publice din subordinea acestora, precum i
de prefecturi;
- Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de
aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de
achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006
privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor
de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de
servicii, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.159/2004 pentru
aprobarea instruciunilor privind coninutul, forma de prezentare i
structura programelor elaborate de ordonatorii principali de
credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni.
Standardul 7 - Monitorizarea performanelor
7.1. Descrierea standardului
Conductorul entitii publice asigur monitorizarea performanelor
pentru fiecare obiectiv i activitate, prin intermediul unor
indicatori cantitativi i calitativi relevani, inclusiv cu privire
la economicitate, eficien i eficacitate.
7.2. Cerine generale
7.2.1. Conductorii compartimentelor entitii publice monitorizeaz
performanele activitilor aflate n coordonare, prin intermediul unor
indicatori cantitativi i calitativi, care trebuie s fie: msurabili;
specifici; accesibili; relevani; stabilii pentru o anumit durat n
timp.
7.2.2. Conducerea entitii publice se asigur c pentru fiecare
obiectiv specific exist cel puin un indicator de performan cu
ajutorul cruia se raporteaz realizrile.
7.2.3. Sistemul de monitorizare a performanelor este influenat
de mrimea i complexitatea entitii publice, de
modificarea/schimbarea obiectivelor sau/i a indicatorilor, de modul
de acces al salariailor la informaii.
7.2.4. Conducerea entitii publice evalueaz performanele, constat
eventualele abateri de la obiective i ia msurile corective ce se
impun.
7.3. Referine principale:
- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- legile bugetare anuale;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.159/2004 pentru
aprobarea instruciunilor privind coninutul, forma de prezentare i
structura programelor elaborate de ordonatorii principali de
credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni.
Standardul 8 - Managementul riscului
8.1. Descrierea standardului
Conductorul entitii publice instituie i pune n aplicare un
proces de management al riscurilor care s faciliteze realizarea
eficient i eficace a obiectivelor sale.
8.2. Cerine generale
8.2.1. Fiecare entitate public trebuie s i defineasc propria
strategie n privina riscurilor cu care se poate confrunta i s
asigure documentarea complet i adecvat a strategiei, precum i
accesibilitatea documentaiei n ntreaga organizaie.
8.2.2. Conducerea entitii publice trebuie s i defineasc clar
obiectivele, n vederea identificrii i definirii riscurilor asociate
acestora.
8.2.3. Conductorul entitii publice are obligaia crerii i
meninerii unui sistem eficient de management al riscurilor, n
principal, prin:
a) identificarea riscurilor n strns legtur cu obiectivele a cror
realizare ar putea fi afectat de materializarea riscurilor;
identificarea ameninrilor/vulnerabilitilor prezente n cadrul
activitilor curente ale entitii care ar putea conduce la svrirea
unor fapte de corupie i fraude;
b) evaluarea riscurilor, prin msurarea probabilitii de apariie i
a impactului asupra obiectivelor n cazul n care acestea se
materializeaz; ierarhizarea i prioritizarea riscurilor n funcie de
tolerana la risc stabilit de conducerea entitii;
c) stabilirea celor mai adecvate modaliti de tratare a
riscurilor, astfel nct acestea s se ncadreze n limitele toleranei
la risc stabilite, i delegarea responsabilitii de gestionare a
riscurilor ctre cele mai potrivite niveluri decizionale;
d) monitorizarea implementrii msurilor de control, precum i a
eficacitii acestora;
e) revizuirea i raportarea periodic a situaiei riscurilor.
8.2.4. Toate activitile i aciunile iniiate i puse n aplicare n
cadrul procesului de gestionare a riscurilor sunt riguros
documentate, iar sinteza informaiilor/datelor i deciziilor luate n
acest proces este cuprins n Registrul riscurilor, document care
atest c n organizaie s-a introdus un sistem de management al
riscurilor i c acesta funcioneaz.
8.2.5. Conducerea entitii publice analizeaz mediul extins de
risc n care acioneaz i stabilete modul n care acesta i afecteaz
strategia de gestionare a riscurilor.
8.3. Referine principale:
- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei
naionale anticorupie pe perioada 2012-2015, a Inventarului msurilor
preventive anticorupie i a indicatorilor de evaluare, precum i a
Planului naional de aciune pentru implementarea Strategiei naionale
anticorupie 2012-2015;
- Hotrrea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizrii
principalelor funcii de sprijin pe care le asigur ministerele,
celelalte organe centrale i organizaiile neguvernamentale privind
prevenirea i gestionarea situaiilor de urgen;
- Metodologie de implementare a standardului de control intern
"Managementul riscurilor", elaborat de Ministerul Finanelor
Publice, publicat pe adresa de internet a Ministerului Finanelor
Publice, www.mfinante.ro.
Standardul 9 - Proceduri
9.1. Descrierea standardului
Conducerea entitii publice asigur elaborarea procedurilor scrise
pentru activitile derulate n entitate i le aduce la cunotina
personalului implicat.
9.2. Cerine generale
9.2.1. Conducerea entitii publice se asigur c pentru toate
procesele majore, activitile, aciunile i/sau evenimentele
semnificative exist o documentaie adecvat i c operaiunile sunt
consemnate n documente.
9.2.2. Pentru ca procedurile s devin instrumente eficace de
control intern, acestea trebuie: - s se refere la toate procesele i
activitile importante;
- s asigure o separare corect a funciilor de iniiere,
verificare, avizare i aprobare a operaiunilor;
- s fie precizate n documente scrise;
- s fie simple, complete, precise i adaptate activitii
procedurate;
- s fie actualizate n permanen;
- s fie aduse la cunotina personalului implicat.
9.2.3. Conducerea entitii publice se asigur c, pentru toate
situaiile n care datorit unor circumstane deosebite apar abateri fa
de politicile sau procedurile stabilite, se ntocmesc documente
adecvate, aprobate la un nivel corespunztor, nainte de efectuarea
operaiunilor.
Circumstanele i modul de gestionare a situaiilor de abatere de
la politicile i procedurile existente se analizeaz periodic, n
vederea desprinderii unor concluzii de bun practic pentru viitor,
ce urmeaz a fi formalizate.
9.2.4. Procedurile concepute i aplicate de personalul entitii
publice trebuie s asigure o separare a funciilor de iniiere i
verificare, astfel nct atribuiile i responsabilitile de aprobare,
efectuare i control al operaiunilor s fie ncredinate unor persoane
diferite. n acest mod se reduc considerabil riscul de eroare,
fraud, nclcare a legislaiei, precum i riscul de nedetectare a
acestor probleme.
9.2.5. Conductorii entitilor publice n care, datorit numrului
mic de salariai, se limiteaz posibilitatea de aplicare a separrii
atribuiilor i responsabilitilor trebuie s fie contieni de riscul
cumulrii atribuiilor i responsabilitilor i s compenseze aceast
limitare prin alte msuri de control.
9.2.6. n entitatea public, accesul la resursele materiale,
financiare i informaionale, precum i protejarea i folosirea corect
a acestora se reglementeaz prin acte administrative, care se aduc
la cunotina salariailor. Restrngerea accesului la resurse reduce
riscul utilizrii inadecvate a acestora.
9.3. Referine principale:
- Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat n
active corporale i necorporale, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor,
constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea
bunurilor agenilor economici, autoritilor sau instituiilor publice,
cu modificrile ulterioare;
- Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea nr. 182/2002 privind protecia informaiilor clasificate,
cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 213/1998 privind bunurile proprietate public, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- legile bugetare anuale;
- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea,
constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i
utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale
aferente acestora, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr.
142/2012, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 94/2011 privind organizarea
i funcionarea inspeciei economico-financiare, aprobat cu modificri
i completri prin Legea nr. 107/2012, cu modificrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea i
utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 781/2002 privind protecia informaiilor
secrete de serviciu;
- Hotrrea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de
transmitere fr plat i de valorificare a bunurilor aparinnd
instituiilor publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.151/2012 pentru aprobarea Normelor
metodologice privind modul de organizare i exercitare a controlului
financiar de gestiune;
- Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului
operaiilor de cas ale unitilor socialiste;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 923/2014 pentru
aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea
controlului financiar preventiv i a Codului specific de norme
profesionale pentru persoanele care desfoar activitatea de control
financiar preventiv propriu;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.235/2003 pentru
aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor
Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea i
utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobat cu
modificri prin Legea nr. 201/2003, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.661 bis/2003
pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de ncasare i
utilizare a fondurilor bneti primite sub forma donaiilor i
sponsorizrilor de ctre instituiile publice;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.718/2011 pentru
aprobarea Precizrilor privind ntocmirea i actualizarea inventarului
centralizat al bunurilor din domeniul public al statului;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.792/2002 pentru
aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,
ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i
organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale,
cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 2.861/2009 pentru
aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii
elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor
proprii.
Standardul 10 - Supravegherea
10.1. Descrierea standardului
Conducerea entitii publice iniiaz, aplic i dezvolt controale
adecvate de supraveghere a activitilor, operaiunilor i
tranzaciilor, n scopul realizrii eficace a acestora.
10.2. Cerine generale
10.2.1. Conducerea entitii publice trebuie s monitorizeze
efectuarea controalelor de supraveghere pentru a se asigura c
procedurile sunt respectate de ctre salariai n mod efectiv i
continuu.
10.2.2. Controalele de supraveghere implic revizuiri ale
activitii realizate de salariai, rapoarte despre excepii, testri
prin sondaje sau orice alte modaliti care confirm respectarea
procedurilor.
10.2.3. Conductorii compartimentelor verific i aprob activitile
salariailor, dau instruciunile necesare pentru a asigura
minimizarea erorilor i pierderilor, eliminarea neregulilor i
fraudei, respectarea legislaiei i corecta nelegere i aplicare a
instruciunilor.
10.2.4. Supravegherea activitilor este adecvat, n msura n care:
- fiecrui salariat i se comunic atribuiile, responsabilitile i
limitele de competen atribuite;
- se evalueaz sistematic activitatea fiecrui salariat;
- se aprob rezultatele activitii n diverse etape de realizare a
acesteia.
10.3. Referine principale:
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- actul normativ de organizare i funcionare a entitii
publice;
- regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice.
Standardul 11 - Continuitatea activitii
11.1. Descrierea standardului
Conducerea entitii publice identific principalele ameninri cu
privire la continuitatea derulrii proceselor i activitilor i asigur
msurile corespunztoare pentru ca activitatea acesteia s poat
continua n orice moment, n toate mprejurrile i n toate planurile,
indiferent care ar fi natura unei perturbri majore.
11.2. Cerine generale
11.2.1. Entitatea public este o organizaie a crei activitate
trebuie s se deruleze continuu, prin structurile componente.
Eventuala ntrerupere a activitii acesteia afecteaz atingerea
obiectivelor stabilite.
11.2.2. Conducerea entitii publice inventariaz situaiile care
pot conduce la discontinuiti n activitate i ntocmete un plan de
continuitate a activitii, care are la baz identificarea i evaluarea
riscurilor care pot afecta continuitatea operaional.
Situaii generatoare de discontinuiti: - fluctuaia
personalului;
- lipsa de coordonare, rezultat al unui management
defectuos;
- fraude;
- dificulti i/sau disfuncionaliti n funcionarea echipamentelor
din dotare;
- disfuncionaliti produse de unii prestatori de servicii;
- schimbri de proceduri etc.
11.2.3. Planul de continuitate a activitii trebuie s fie
cunoscut, accesibil i aplicat n practic de salariaii care au
stabilite sarcini i responsabiliti n implementarea acestuia.
11.2.4. Conducerea entitii publice acioneaz n vederea asigurrii
continuitii activitii prin msuri care s previn apariia situaiilor
de discontinuitate, de exemplu:
- angajarea de personal n locul celor pensionai sau plecai din
entitatea public din alte considerente;
- delegarea, n cazul absenei temporare (concedii, plecri n
misiune etc.);
- proceduri formalizate pentru administrarea situaiilor care pot
afecta continuitatea operaional i a tranzaciilor financiare
relevante;
- achiziii pentru nlocuirea unor echipamente necorespunztoare
din dotare;
- service pentru ntreinerea echipamentelor din dotare.
11.2.5. Conducerea entitii publice asigur revizuirea i mbuntirea
planului de continuitate a activitii, astfel nct acesta s reflecte
ntotdeauna toate schimbrile ce intervin n organizaie.
11.3. Referine principale:
- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, cu modificrile
ulterioare;
- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice,
cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al
funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor
privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici,
cu modificrile i completrile ulterioare. Standardul 12 - Informarea
i comunicarea
12.1. Descrierea standardului
n entitatea public sunt stabilite tipurile de informaii,
coninutul, calitatea, frecvena, sursele, destinatarii acestora i se
dezvolt un sistem eficient de comunicare intern i extern, astfel
nct conducerea i salariaii s i poat ndeplini n mod eficace i
eficient sarcinile, iar informaiile s ajung complete i la timp la
utilizatori.
12.2. Cerine generale
12.2.1. Calitatea informaiilor i comunicarea eficient sprijin
conducerea i angajaii entitii n ndeplinirea sarcinilor, a
responsabilitilor i n atingerea obiectivelor i intelor privind
controlul intern/managerial.
12.2.2. Informaia trebuie s fie corect, credibil, clar, complet,
oportun, util, uor de neles i receptat.
12.2.3. Informaia trebuie s beneficieze de o circulaie rapid, n
toate sensurile, inclusiv n i din exterior, care s necesite
cheltuieli reduse, prin evitarea paralelismelor, adic a circulaiei
simultane a acelorai informaii pe canale diferite sau de mai multe
ori pe acelai canal i a transcrierii inutile de date.
12.2.4. Conducerea entitii publice stabilete metode i ci de
comunicare care s asigure transmiterea eficace a datelor,
informaiilor i deciziilor necesare desfurrii proceselor
organizaiei, inclusiv ndeplinirii obiectivelor de control.
12.2.5. Sistemul de comunicare trebuie s fie flexibil i rapid,
att n interiorul entitii publice, ct i ntre aceasta i mediul
extern, i s serveasc scopurilor utilizatorilor.
12.2.6. Comunicarea cu prile externe trebuie s se realizeze prin
canale de comunicare stabilite i aprobate, cu respectarea limitelor
de responsabilitate i a delegrilor de autoritate, stabilite de
manager.
12.2.7. Conducerea entitii publice reevalueaz sistematic i
periodic cerinele de informaii i stabilete natura, dimensiunea i
sursele de informaii i date care corespund satisfacerii nevoilor de
informare a entitii.
12.3. Referine principale:
- Legea nr. 52/2003 privind transparena decizional n
administraia public, republicat;
- Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de
interes public, cu modificrile i completrile ulterioare;
- legile bugetare anuale;
- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura
aprobrii tacite, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr.
486/2003, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 26/2003 privind transparena relaiilor
financiare dintre autoritile publice i ntreprinderile publice,
precum i transparena financiar n cadrul anumitor ntreprinderi;
- Hotrrea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor
metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces
la informaiile de interes public;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.085/2003 pentru aplicarea unor
prevederi ale Legii nr. 161/2003 privind unele msuri pentru
asigurarea transparenei n exercitarea demnitilor publice, a
funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i sancionarea
corupiei, referitoare la implementarea Sistemului Electronic
Naional, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.723/2004 privind aprobarea
Programului de msuri pentru combaterea birocraiei n activitatea de
relaii cu publicul, cu modificrile ulterioare;
- bugetul aprobat al fiecrei entiti publice;
- analize periodice asupra execuiei bugetare;
- ordine/decizii ale conductorului entitii publice;
- adresa de internet a entitii publice.
Standardul 13 - Gestionarea documentelor
13.1. Descrierea standardului
Conductorul entitii publice organizeaz i administreaz procesul
de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, identificare
i arhivare a documentelor interne i a celor provenite din
exteriorul organizaiei, oferind control asupra ciclului complet de
via al acestora i accesibilitate conducerii i angajailor entitii,
precum i terilor abilitai.
13.2. Cerine generale
13.2.1. n fiecare entitate public sunt definite reguli clare i
sunt stabilite proceduri cu privire la nregistrarea, expedierea,
redactarea, clasificarea, ndosarierea, protejarea i pstrarea
documentelor.
13.2.2. Conductorul entitii publice organizeaz un compartiment
distinct pentru primirea, nregistrarea i expedierea documentelor,
iar la nivelul fiecrui compartiment se ine, n mod obligatoriu, o
eviden a documentelor primite i expediate.
13.2.3. n entitatea public sunt implementate msuri de securitate
pentru protejarea documentelor mpotriva distrugerii, furtului,
pierderii, incendiului etc.
13.2.4. Conducerea entitii publice asigur condiiile necesare
cunoaterii i respectrii de ctre angajai a reglementrilor legale
privind accesul la documentele clasificate i modul de gestionare a
acestora.
13.2.5. n entitatea public este creat un sistem de
pstrare/arhivare exhaustiv i actualizat a documentelor, potrivit
unor reguli i proceduri stabilite, n vederea asigurrii conservrii
lor n bune condiii i pentru a fi accesibile personalului competent
n a le utiliza.
13.3. Referine principale:
- Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, republicat;
- Legea nr. 182/2002 privind protecia informaiilor clasificate,
cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 455/2001 privind semntura electronic,
republicat;
- Ordonana Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea
activitii de soluionare a petiiilor, aprobat cu modificri i
completri prin Legea nr. 233/2002;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.007/2001 pentru aprobarea Strategiei
Guvernului privind informatizarea administraiei publice;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.259/2001 privind aprobarea Normelor
tehnice i metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind
semntura electronic, cu modificrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.349/2002 privind colectarea,
transportul, distribuirea i protecia, pe teritoriul Romniei, a
corespondenei clasificate, cu modificrile i completrile
ulterioare.
Standardul 14 - Raportarea contabil i financiar
14.1. Descrierea standardului
Conductorul entitii publice asigur buna desfurare a proceselor i
exercitarea formelor de control intern adecvate, care garanteaz c
datele i informaiile aferente utilizate pentru ntocmirea situaiilor
contabile anuale i a rapoartelor financiare sunt corecte, complete
i furnizate la timp.
14.2. Cerine generale
14.2.1. Conductorul entitii publice este responsabil de
organizarea i inerea la zi a contabilitii i de prezentarea la
termen a situaiilor financiare asupra situaiei patrimoniului aflat
n administrarea sa, precum i a execuiei bugetare, n vederea
asigurrii exactitii tuturor informaiilor contabile aflate sub
controlul su.
14.2.2. Conductorul compartimentului financiar-contabil asigur
calitatea informaiilor i datelor contabile utilizate la realizarea
situaiilor contabile, care reflect n mod real activele i pasivele
entitii publice.
14.2.3. Situaiile financiare anuale sunt nsoite de rapoarte
anuale de performan, n care se prezint pentru fiecare program
obiectivele, rezultatele preconizate i cele obinute, indicatorii i
costurile asociate.
14.2.4. n entitatea public sunt elaborate proceduri i controale
contabile documentate n mod corespunztor, viznd corecta aplicare a
actelor normative din domeniul financiar-contabil i al controlului
intern.
14.3. Referine principale:
- Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 81/2003 privind reevaluarea i
amortizarea activelor fixe aflate n patrimoniul instituiilor
publice, aprobat prin Legea nr. 493/2003, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.792/2002 pentru
aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,
ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i
organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale,
cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.802/2014 pentru
aprobarea Reglementrilor contabile privind situaiile financiare
anuale individuale i situaiile financiare anuale consolidate;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.917/2005 pentru
aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea
contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru
instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- norme metodologice privind ntocmirea i depunerea situaiilor
financiare trimestriale, precum i a unor raportri financiare
lunare, elaborate de Ministerul Finanelor Publice;
- norme metodologice privind principalele aspecte legate de
ntocmirea i depunerea situaiilor financiare anuale i a raportrilor
contabile anuale ale operatorilor economici la unitile teritoriale
ale Ministerului Finanelor Publice.
Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control
intern/managerial
15.1. Descrierea standardului
Conductorul entitii publice instituie o funcie de evaluare a
controlului intern/managerial, elabornd n acest scop politici,
planuri i programe.
Conductorul entitii publice elaboreaz anual, prin asumarea
responsabilitii manageriale, un raport asupra propriului sistem de
control intern/managerial.
15.2. Cerine generale
15.2.1. Conductorul entitii publice asigur verificarea i
evaluarea n mod continuu a funcionrii sistemului de control
intern/managerial i a componentelor sale, pentru a identifica la
timp slbiciunile/deficienele controlului intern i pentru a lua
msuri de corectare/eliminare n timp util a acestora.
15.2.2. Conducerea entitii publice efectueaz, cel puin o dat pe
an, pe baza unui program/plan de evaluare i a unei documentaii
adecvate, o verificare i autoevaluare a propriului sistem de
control intern/managerial, pentru a stabili gradul de conformitate
a acestuia cu standardele de control intern/managerial.
15.2.3. Conductorul entitii publice ia msuri adecvate i prompte
pentru remedierea deficienelor/slbiciunilor identificate n procesul
de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial.
15.2.4. Conductorul entitii publice elaboreaz anual un raport
asupra sistemului de control intern/managerial, ca baz pentru un
plan de aciune care s conin zonele vulnerabile identificate,
instrumentele de control necesar a fi implementate, msuri i direcii
de aciune pentru creterea capacitii controlului intern/managerial n
realizarea obiectivelor entitii.
15.3. Referine principale:
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat,
cu modificrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- actul normativ de organizare i funcionare a entitii
publice;
- regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice.
Standardul 16 - Auditul intern
16.1. Descrierea standardului
Entitatea public nfiineaz sau are acces la o capacitate de audit
competent, care are n structura sa auditori competeni, a cror
activitate se desfoar, de regul, conform unor programe bazate pe
evaluarea riscurilor.
16.2. Cerine generale
16.2.1. Auditul intern asigur evaluarea independent i obiectiv a
sistemului de control intern/managerial al entitii publice.
16.2.2. Domeniul activitii de audit intern trebuie s permit
obinerea unei asigurri cu privire la procesul de management al
riscurilor, de control i de conducere (guvernan).
16.2.3. Compartimentul de audit public intern este dimensionat
pe baza volumului de activitate i a mrimii riscurilor asociate,
astfel nct s asigure auditarea activitilor cuprinse n sfera
auditului public intern.
16.2.4. Atribuiile efului compartimentului de audit intern
trebuie asumate prin semntur de ctre un responsabil.
16.2.5. Auditorii interni din cadrul compartimentului de audit
public intern trebuie s posede competenele profesionale necesare
pentru realizarea activitilor cuprinse n sfera auditului public
intern.
16.2.6. Auditorii interni trebuie s i mbunteasc cunotinele,
abilitile i valorile n cadrul formrii profesionale continue i s
asigure compatibilitatea pregtirii cu tipul i natura misiunilor de
audit intern care trebuie realizate.
16.2.7. Auditorul intern finalizeaz aciunile sale prin rapoarte
de audit, n care enun punctele slabe identificate n sistem i
formuleaz recomandri pentru eliminarea acestora.
16.2.8. Conductorul entitii publice dispune msurile necesare,
avnd n vedere recomandrile din rapoartele de audit intern, n scopul
eliminrii punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.
16.3. Referine principale:
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat,
cu modificrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 235/2003 pentru aprobarea Normelor
privind modul de nominalizare a membrilor Comitetului pentru Audit
Public Intern;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.086/2013 pentru aprobarea Normelor
generale privind exercitarea activitii de audit public intern;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.183/2012 pentru aprobarea Normelor
privind sistemul de cooperare pentru asigurarea funciei de audit
public intern;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.259/2012 pentru aprobarea Normelor
privind coordonarea i desfurarea proceselor de atestare naional i
de pregtire profesional continu a auditorilor interni din sectorul
public i a persoanelor fizice;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 252/2004 pentru
aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern.
III. GLOSAR DE TERMENI
Activitate - totalitatea atribuiilor de o anumit natur care
determin procese de munc cu un grad de omogenitate i similaritate
ridicat; cunotinele necesare realizrii activitii sunt din domenii
limitate, personalul utilizat putnd avea astfel o pregtire
profesional sensibil unitar; activitatea cuprinde atribuii omogene
ce revin compartimentelor entitii publice.
Activitate procedurabil - totalitatea atribuiilor de o anumit
natur care determin procese de munc cu un grad de complexitate i
omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli i metode de
lucru general valabile n vederea ndeplinirii, n condiii de
regularitate, eficacitate, economicitate i eficien, a obiectivelor
compartimentului/entitii publice.
Atribuie - un ansamblu de sarcini de acelai tip, necesare pentru
realizarea unei anumite activiti sau unei pri a acesteia, care se
execut periodic sau continuu i care implic cunotine specializate
pentru realizarea unui obiectiv specific.
Audit public intern - activitate funcional independent i
obiectiv de asigurare i consiliere, conceput s adauge valoare i s
mbunteasc activitile entitii publice; ajut entitatea public s i
ndeplineasc obiectivele, printr-o abordare sistematic i metodic,
evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea managementului
riscului, controlului i proceselor de guvernan.
Autoevaluarea controlului intern - un proces n care eficacitatea
controlului intern este examinat i evaluat n scopul furnizrii unei
asigurri rezonabile c toate obiectivele entitii publice vor fi
realizate.
Competena - capacitatea de a lua decizii, n limite definite,
pentru realizarea sarcinii.
Competena profesional - capacitatea de a aplica, a transfera i a
combina cunotine i deprinderi n situaii i medii de munc diverse,
pentru a realiza activitile cerute la locul de munc, la nivelul
calitativ specificat n standardul ocupaional.
Comunicare - transmiterea i schimbul de informaii (mesaje) ntre
persoane; proces prin care un emitor transmite o informaie
receptorului prin intermediul unui canal, cu scopul de a produce
asupra receptorului anumite efecte.
Coordonare - armonizarea deciziilor i a aciunilor componentelor
structurale ale organizaiei, pentru a se asigura realizarea
obiectivelor acesteia.
Control intern/managerial - ansamblul formelor de control
exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern,
stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu
reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n
mod economic, eficient i eficace; acesta include, de asemenea,
structurile organizatorice, metodele i procedurile. Sintagma
"control intern/managerial" subliniaz responsabilitatea tuturor
nivelurilor ierarhice pentru inerea sub control a tuturor
proceselor interne desfurate pentru realizarea obiectivelor
generale i a celor specifice.
Alte definiii ale controlului intern:
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat,
cu modificrile ulterioare: control intern - totalitatea politicilor
i procedurilor elaborate i implementate de managementul entitii
publice pentru a asigura: atingerea obiectivelor entitii ntr-un mod
economic, eficient i eficace; respectarea regulilor specifice
domeniului, a politicilor i deciziilor managementului; protejarea
bunurilor i informaiilor, prevenirea i depistarea fraudelor i
erorilor; calitatea documentelor contabile, precum i furnizarea n
timp util de informaii de ncredere pentru management;
- Comisia European: controlul intern reprezint ansamblul
politicilor i procedurilor concepute i implementate de ctre
managementul i personalul entitii publice, n vederea furnizrii unei
asigurri rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entitii publice
ntr-un mod economic, eficient i eficace; respectarea regulilor
externe i a politicilor i regulilor managementului; protejarea
bunurilor i a informaiilor; prevenirea i depistarea fraudelor i
greelilor; calitatea documentelor de contabilitate i producerea n
timp util de informaii de ncredere, referitoare la segmentul
financiar i de management;
- INTOSAI: controlul intern este un instrument managerial
utilizat pentru a furniza o asigurare rezonabil c obiectivele
managementului sunt ndeplinite;
- Comitetul Entitilor Publice de Sponsorizare a Comisiei
Treadway (S.U.A.) - COSO: controlul intern este un proces
implementat de managementul entitii publice, care intenioneaz s
furnizeze o asigurare rezonabil cu privire la atingerea
obiectivelor, grupate n urmtoarele categorii: eficacitatea i
eficiena funcionrii; fiabilitatea informaiilor financiare;
respectarea legilor i regulamentelor.
- Institutul Canadian al Contabililor Autorizai (Criteria of
Control): controlul intern este ansamblul elementelor unei
organizaii (inclusiv resursele, sistemele, procesele, cultura,
structura i sarcinile) care, n mod colectiv, i ajut pe oameni s
realizeze obiectivele entitii publice, grupate n trei categorii:
eficacitatea i eficiena funcionrii; fiabilitatea informaiei interne
i externe; respectarea legilor, regulamentelor i politicilor
interne.
Cultura entitii publice - form de cultur organizaional, ce
reprezint armonizarea valorilor individuale, n vederea orientrii
lor convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale
entitii publice. Cultura reflect atitudinea pe care o are entitatea
public fa de schimbare. ntr-o entitate public cultura se transmite
prin reguli scrise, reguli nescrise i prin standarde de etic social
i de comportare. Acestea sunt relativ stabile n timp. n entitile
publice exist, n general, o cultur de tip normativ, n care accentul
se pune pe urmrirea corect a procedurilor, care sunt mai importante
dect rezultatele. De asemenea, n acest tip de cultur organizaional
standardele profesionale, morale etc. sunt ridicate.
Deficien/Slbiciune de control intern - o condiie/situaie care
afecteaz capacitatea instituiei de a-i atinge obiectivele generale.
Conform documentului "Liniile directoare privind standardele de
control intern n sectorul public", emise de INTOSAI, o deficien
poate fi un defect perceput, potenial sau real ori o oportunitate
de a consolida controlul intern pentru a spori probabilitatea c
obiectivele generale ale instituiei vor fi atinse.
Delegare - procesul de atribuire de ctre un manager, pe o
perioad limitat, a unora dintre sarcinile sale unui subordonat,
mpreun cu competenele i responsabilitile aferente.
Economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru
atingerea rezultatelor estimate ale unei activiti, cu meninerea
calitii corespunztoare a acestor rezultate.
Eficacitate - gradul de ndeplinire a obiectivelor programate
pentru fiecare dintre activiti i raportul dintre efectul proiectat
i rezultatul efectiv al activitii respective.
Eficiena - maximizarea rezultatelor unei activiti n relaie cu
resursele utilizate.
Entitate public - autoritate public, instituie public,
companie/societate naional, regie autonom, societate comercial la
care statul sau o unitate administrativ-teritorial este acionar
majoritar, cu personalitate juridic, care utilizeaz/administreaz
fonduri publice i/sau patrimoniu public.
Etica - etica n sectorul public acoper patru mari domenii:
stabilirea rolului i a valorilor serviciului public, precum i a
rspunderii i nivelului de autoritate i responsabilitate; msuri de
prevenire a conflictelor de interese i modaliti de rezolvare a
acestora; stabilirea regulilor (standarde) de conduit a
funcionarilor publici; stabilirea regulilor care se refer la
neregulariti grave i fraud.
Evaluare - funcie managerial care const n compararea
rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzal a principalelor
abateri (pozitive i negative) i luarea unor msuri cu caracter
corectiv sau preventiv.
Fia postului - document care definete locul i contribuia
postului n atingerea obiectivelor individuale i organizaionale,
caracteristic att individului, ct i entitii, i care precizeaz
sarcinile i responsabilitile care i revin titularului unui post. n
general, fia postului cuprinde: denumirea postului, obiectivele
individuale, sarcinile, competenele, responsabilitile, relaiile cu
alte posturi, cerinele specifice privind pregtirea, calitile,
aptitudinile i deprinderile necesare realizrii obiectivelor
individuale stabilite pentru postul respectiv.
Flux informaional - totalitatea tipurilor de informaii transmise
ntr-un interval de timp determinat, asamblate ntr-un circuit logic
pe care datele l parcurg din momentul colectrii lor de la sursa de
informare i pn n momentul furnizrii la un receptor sub form de
informaii, prin canale informaionale adecvate destinaiei
acestora.
Funcie - totalitatea posturilor care au caracteristici
asemntoare din punctul de vedere al sarcinilor, obiectivelor,
competenelor, responsabilitilor i procedurilor.
Funcie public - ansamblul atribuiilor i responsabilitilor
stabilite n temeiul legii n scopul realizrii prerogativelor de
putere public de ctre administraia public central, administraia
public local i autoritile administrative autonome.
Gestionarea documentelor - procesul de administrare a
documentelor unei organizaii, pentru a servi intereselor acesteia,
pe parcursul ntregii lor durate de via, de la nceput, prin procesul
de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare,
identificare, arhivare, i pn la distrugerea lor.
Guvernana - ansamblul proceselor i structurilor implementate de
management n scopul informrii, direcionrii, conducerii i
monitorizrii activitilor entitii publice ctre atingerea
obiectivelor sale.
Indicator - expresie numeric ce caracterizeaz din punct de
vedere cantitativ un fenomen sau un proces economic, social,
financiar etc. sau i definete evoluia n funcie de condiiile
concrete de loc i timp i legtura reciproc cu alte fenomene.
Indicatorii se pot exprima n mrime absolut, medie sau relativ.
Instituie public - Parlamentul, Administraia Prezidenial,
ministerele, celelalte organe de specialitate ale administraiei
publice, alte autoriti publice, instituiile publice autonome,
precum i instituiile din subordinea/coordonarea acestora, finanate
din bugetele prevzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 500/2002
privind finanele publice, cu modificrile i completrile
ulterioare.
Integritate - caracter integru; sentiment al demnitii, dreptii i
contiinciozitii, care servete drept cluz n conduita omului;
onestitate, cinste, probitate.
Managementul riscului - metodologie care vizeaz asigurarea unui
control global al riscului, ce permite meninerea unui nivel
acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea public, cu costuri
minime.
Managementul riscului cuprinde o gam larg de activiti riguros
definite i organizate, plecnd de la condiiile de existen i
obiectivele fundamentale ale entitii publice, precum i analiza
factorilor de risc ntr-o concepie de funcionare optim i
eficient.
Misiune - scopul fundamental al unei organizaii, precizeaz
identitatea entitii publice i legitimitatea existenei sale n mediul
nconjurtor, contribuind la crearea imaginii interne i externe a
entitii publice.
Monitorizare - procesul continuu de colectare a informaiilor
relevante despre modul de desfurare a activitii.
Monitorizarea performanelor - supravegherea, urmrirea de ctre
conducerea entitii publice, prin intermediul unor indicatori
relevani, a performanelor activitilor aflate n coordonare.
Neregul - orice abatere de la legalitate, regularitate i
conformitate n raport cu dispoziiile naionale i/sau europene,
precum i cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente
legale ncheiate n baza acestor dispoziii, ce rezult dintr-o aciune
sau inaciune a beneficiarului ori a autoritii cu competene n
gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate
prejudicia bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor publici
internaionali i/sau fondurile publice naionale aferente acestora
printr-o sum pltit necuvenit.
Obiective - efectele pozitive pe care conducerea entitii publice
ncearc s le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care
conducerea ncearc s le evite.
Obiective individuale - exprimri cantitative sau calitative ale
scopului pentru care a fost creat i funcioneaz postul respectiv.
Aceste obiective se realizeaz prin intermediul sarcinilor, ca
urmare a competenei profesionale, a autonomiei decizionale i a
autoritii formale de care dispune persoana angajat pe postul
respectiv.
Obiective generale - inte exprimate sub form de efect, fixate pe
termen mediu sau lung, la nivelul global al entitii publice i/sau
al funciunilor acesteia, enunate n actul normativ de organizare i
funcionare al entitii sau stabilite de conducere n planul strategic
i documentele de politici publice.
Obiective specifice - obiective rezultate prin derivare din
obiectivele generale i care constituie, de regul, inte intermediare
ale unor activiti care trebuie atinse pentru ca obiectivul general
corespunztor s fie ndeplinit. Acestea sunt exprimate descriptiv sub
form de rezultate i se stabilesc la nivelul fiecrui compartiment
din cadrul entitii publice.
Planificare - ansamblul proceselor de munc prin care se
stabilesc principalele obiective ale organizaiei i ale
componentelor sale, resursele i mijloacele necesare realizrii
obiectivelor.
Politici - politicile decurg din obiectivele i strategia entitii
publice, orienteaz deciziile managerilor i permit implementarea
planurilor strategice ale organizaiei.
Post - ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenelor i
responsabilitilor desemnate pe un interval de timp unui membru al
organizaiei, reprezentnd n acelai timp elementul primar al
structurii organizatorice.
Procedur - totalitatea pailor ce trebuie urmai, a metodelor de
lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea executrii
activitii, atribuiei sau sarcinii.
Procedur operaional - procedur care descrie o activitate sau un
proces care se desfoar la nivelul unuia sau mai multor
compartimente dintr-o entitate public.
Procedur de sistem - procedur care descrie o activitate sau un
proces care se desfoar la nivelul tuturor
compartimentelor/structurilor dintr-o entitate public.
Proces - o succesiune de activiti logic structurate, organizate
n scopul atingerii unor obiective definite, care utilizeaz resurse,
adugndu-le valoare.
Responsabilitate - obligaia de a ndeplini sarcina atribuit, a
crei nendeplinire atrage sanciunea corespunztoare tipului de
rspundere juridic.
Responsabilitate managerial - definete un raport juridic de
obligaie a ndeplinirii sarcinilor de ctre managerul entitii publice
sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune s
exercite managementul n limitele unor determinri interne i externe,
n scopul realizrii eficace, eficiente i n conformitate cu
dispoziiile legale a obiectivelor stabilite, s comunice i s rspund
pentru nendeplinirea obligaiilor manageriale n conformitate cu
rspunderea juridic. Rspunderea managerial deriv din
responsabilitatea managerului pentru toate cele cinci componente
ale controlului intern/managerial n sectorul public: mediul de
control; performane i managementul riscului; activiti de control;
informarea i comunicarea; evaluare i audit.
Resurse - totalitatea elementelor de natur fizic, uman,
informaional i financiar, necesare ca input pentru ca strategiile s
fie operaionale.
Risc - o problem (situaie, eveniment etc.) care nu a aprut nc,
dar care poate aprea n viitor, caz n care obinerea rezultatelor
prealabil fixate este ameninat sau potenat. n prima situaie, riscul
reprezint o ameninare, iar n cea de-a doua, riscul reprezint o
oportunitate. Riscul reprezint incertitudinea n obinerea
rezultatelor dorite i trebuie privit ca o combinaie ntre
probabilitate i impact.
Sarcina - cea mai mic unitate de munc individual i care
reprezint aciunea ce trebuie efectuat pentru realizarea unui
obiectiv primar asociat acesteia; realizarea unei sarcini fr
atribuirea de competene adecvate nu este posibil; atribuirea de
sarcini presupune fixarea de responsabiliti.
Strategie - ansamblul obiectivelor majore ale organizaiei pe
termen lung, principalele modaliti de realizare, mpreun cu
resursele alocate, n vederea obinerii avantajului competitiv
potrivit misiunii organizaiei. Strategia presupune stabilirea
obiectivelor i prioritilor organizaionale (pe baza previziunilor
privind mediul extern i capacitile organizaiei) i desemnarea
planurilor operaionale prin intermediul crora aceste obiective pot
fi atinse.
Strategie de risc - abordarea general pe care o are organizaia n
privina riscurilor. Aceasta trebuie s fie documentat i uor
accesibil n organizaie. n cadrul strategiei de risc se definete
tolerana la risc.
Supervizare - o activitate care transfer cunotine, abiliti i
atitudini de la o persoan cu mai mult experien ntr-o anumit
profesie ctre una cu mai puin experien n profesia respectiv. Aceast
relaie este evaluativ, se ntinde n timp i are, n principal, scopul
de a mbunti funcia profesional a persoanei supervizate.
Tolerana la risc - cantitatea de risc pe care organizaia este
pregtit s o tolereze sau la care este dispus s se expun la un
moment dat.
Valori etice - valori ce fac parte din cultura entitii publice i
constituie un cod nescris, pe baza cruia sunt evaluate
comportamentele. Separat de acesta, entitatea public trebuie s aib
un cod de conduit oficial, scris, care este un mijloc de comunicare
uniform a valorilor etice tuturor salariailor. Codul etic stabilete
care sunt obligaiile rezultate din lege crora trebuie s li se supun
salariaii, n plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de
munc: depunerea declaraiei de avere, a declaraiei pentru prevenirea
conflictului de interese. Exist i cazuri n care legea prevede
incompatibiliti pentru ocuparea unor funcii publice.
Viziune - Definete modul n care o organizaie se vede sau se
transpune n viitor.
ANEXA 2PROCEDURA OPERAIONAL
*T**Font 8*
Model
Entitatea public ..........
Departamentul (Direcia) ..........
..........
..........
COD: P.O. ..........
Ediia ..........
Revizia ..........
Entitatea public ........ Procedura operaional ..... Ediia
....... Nr. de ex. ......
Departamentul (Direcia) ...... Cod: P.O. ..........
Revizia ..... Nr. de ex. .......
Pagina ........ din ......
Exemplar nr. ..........
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea
ediiei sau, dup caz, a
reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale
Elemente privind responsabilii/operaiuneaNumele i prenumele
Funcia Data Semntura
1 2 3 4 5
1.1.Elaborat
1.2.Verificat
1.3.Aprobat
Entitatea public .......... Procedura operaional ......Ediia ...
Nr. de
Departamentul (Direcia) .... Cod: P.O. .......... ex.
........
Revizia ..... Nr. de
ex. ..........
Pagina .... din ....
Exemplar nr. ......
2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii
operaionale
Ediia sau, dup caz, reviziaComponenta revizuitModalitatea
reviziei Data de la care se
n cadrul ediiei aplic prevederile
ediiei sau reviziei
ediiei
1 2 3 4
2.1.Ediia I x x
2.2.Revizia 1
2.3.Revizia 2
..... Revizia .......
....Ediia a II-a x x
....Revizia 1
2.n...........
Entitatea public .......... Procedura operaional ........Ediia
.... Nr. de ex. .....
Departamentul (Direcia) ....... Cod: P.O. ..........
Revizia ..... Nr. de ex. ......
Pagina ..... din .........