Fondo de Empleados de Instituciones Colombianas Agropecuarias
(CORVEICA)
Fondo de Empleados de Instituciones Colombianas Agropecuarias
(CORVEICA)
CDIGO DE CONVIVENCIA INSTITUCIONALINDICE DE CONTENIDOS
1. INTRODUCCIN2. OBJETIVO3. MISION Y VISION INSTITUCIONALES4.
VALORES CORPORATIVOS5. PRINCIPIOS QUE SOPORTAN LA CONVIVENCIA 6.
NORMAS ETICAS PRINCIPALES7. PERTINENCIA Y APLICABILIDAD8. IMAGEN
PERSONAL 8.1 Presentacin personal8.2. Presentacin Personal
Femenina8.3. Presentacin Personal Masculina9. PRESENTACIN DE LOS
PUESTOS DE TRABAJO10. PRESENTACION DE LOS ESPACIOS
INSTITUCIONALES10.1. Parqueaderos10.2. Baos11.3. Cafetera11.4.
Salones y Auditorios12. CORTESIA EN EL TRATO PERSONAL13. GUIA PARA
LA PRESTACION DEL SERVICIO TELEFONICO14. CONCLUSIONES
1. INTRODUCCINElCdigo de Convivencia Institucional en CORVEICA,
es un documento que busca organizar de manera uniforme varios
aspectos del funcionamiento interno, protocolos, procesos,
comportamientos y reglamentacin o normatividad
institucional.Brindar un ambiente de compaerismo, respeto, orden y
calidad, requiere ante todo de la voluntad y el compromiso de cada
uno de los integrantes de la Institucin, cualquiera que sea nuestro
lugar de trabajo. Los protocolos de servicio son una herramienta
til para mejorar de manera importante la imagen que los
funcionarios y visitantes y son una muestra de coherencia y
confiabilidad; tienen, adems, la ventaja de convertir las
cualidades generales de un buen trato en actos especficos que
permiten ofrecer el mismo nivel de servicio hoy, maana y siempre. A
este propsito comn, tenemos que ponerle corazn y mstica, para el
servicio de los dems.2.OBJETIVOEl Fondo de Empleados de
Instituciones Colombianas Agropecuarias, (CORVEICA) es una
institucin establecida de acuerdo a las leyes Colombianas y
propende en todo momento por cumplir con la misin para la cual fue
creada, en un ambiente de armona laboral, fundamentado en el
respeto entre los funcionarios, inspirados en el principio de que
la dignidad humana es de los ms elevados principios que conforman a
la persona, por tal razn dentro de su entorno, se procurar
propiciar un ambiente de trabajo respetuoso, que permita a sus
funcionarios sentirse en confianza y exponer sus ideas con
claridad, en la seguridad de que sern tomadas en cuenta, para
beneficio colectivo e individual. Por tal razn, se establece este
Cdigo de Convivencia Institucional que igualmente contiene
principios de tica Empresarial, para generar confianza y mejorar la
convivencia entre las diferentes instancias de la Institucin y
entre sta y la sociedad en general. En este Cdigo se enuncian
pautas bsicas de comportamiento y convivencia que deben ser de
cumplimiento por cada uno de los miembros que conforman el Fondo,
desde directivos y funcionarios, como colaboradores externos que
sean contratistas y/o proveedores. 3. MISION Y VISION
INSTITUCIONALESMisin: Contribuir al mejoramiento de la calidad de
vida de los asociados y su ncleo familiar, basados en los
principios de la economa solidaria.Visin: Ser una empresa
asociativa con respaldo financiero y talento humano idneo en la
gestin de alternativas socio-econmicas, para solucionar las
demandas y necesidades bsicas de los asociados.4. VALORES
CORPORATIVOSValores: Se consideran valores prioritarios de
CORVEICASolidaridad: Brindar oportunidades de mejoramiento a los
asociados, y que a su vez estos correspondan de igual manera con el
patrimonio colectivo.Lealtad: Demostrar la fidelidad con los
compromisos adquiridos con uno mismo y con los dems; procurando los
medios para mantenerlos firmes a travs del tiempo.Servicio: Tener
una actitud de disponibilidad y ayuda; satisfaciendo y superando
las expectativas de quienes reciben el resultado de nuestro trabajo
o nuestra colaboracin.Autenticidad: Ser uno mismo, transparente y
coherente en su conducta.Autogestin: Poseer la capacidad de sacar
adelante un trabajo con base en la propia iniciativa, autonoma y
creatividad; sin que sea necesario estar recibiendo rdenes o
indicaciones de hacerlo.Responsabilidad: Contar con la capacidad de
dar respuestas adecuadas a lo que se espera en el cumplimiento de
nuestros deberes y obligaciones.Transparencia: Actuar con pulcritud
y con una conducta ejemplar.5. PRINCIPIOS QUE SOPORTAN LA
CONVIVENCIA.Principio de la Fidelidad: Todo funcionario cualquiera
que sea su categora est obligado a observar fidelidad a CORVEICA,
es decir que est obligado a mantener tan inviolables los secretos
de la Institucin como estaban antes que se le confiaran, estos
secretos pueden ser estrategias de mercado, frmulas de elaboracin,
planes de desarrollo organizacional, situacin financiera, objetivos
a corto, mediano y largo plazo, sistemas de seguridad, datos
estadsticos de produccin y ventas, productos publicitarios y de
promocin y de todos aquellos aspectos de la vida institucional que
forman parte de la estrategia global, que respaldan la estabilidad
econmica y social de la institucin y que constituyen sus buenas
herramientas para afrontar el futuro y cumplir con su
misin.Principio de Honestidad: La calidad del funcionario, implica
observar en todo momento firmeza de carcter, templanza, decencia,
es decir debe ser sincero consigo y con los dems, decir siempre la
verdad por muy contrario que pueda parecer ante sus propios
intereses, no incurrir en abuso a la propiedad de la empresa, ni en
abuso a la autoridad que se le confiere, esto es: Utilizar los
medios que la institucin le ha confiado para realizacin de su
trabajo, exclusivamente para ese fin.Principio de Colaboracin:
CORVEICA aspira a que todo funcionario se esfuerce por robustecer
la idea de trabajar en equipo, pues es permanente preocupacin
alcanzar la excelencia laboral del equipo, que es como
verdaderamente se logra que las acciones se hagan bien desde la
primera vez, evitando repeticiones innecesarias, minimizando
desperdicios y elevando el ndice de productividad, con la
satisfaccin de todos los que confluyen en la labor. Principio de
Iniciativa: En el entorno a la Institucin se favorece la vocacin
creativa y el espritu de iniciativa, encaminando a que las cosas se
hagan bien ahora, dejando para maana solo lo que es propio del
futuro inmediato. Se aceptan las sugerencias de todos y se
gratifican las originales realizadas e importantes.Principio de
Convivencia: Todo funcionario debe contribuir a mantener un
ambiente laboral de convivencia armnica, observando siempre una
conducta de respeto a sus semejantes, enmarcando sus acciones
dentro de la moral y las buenas costumbres y de acuerdo a las
polticas y normas establecidas en la empresa, tales como reglamento
interno, contrato de trabajo, Polticas Institucionales y el
presente Cdigo de Convivencia Institucional.La mejor conducta de
convivencia es aquella en que a cada quin se le da el trato que le
corresponde como persona digna, teniendo siempre en cuenta que
mandar como ser mandado es una participacin de dos o ms personas
para alcanzar un objetivo comn.6. NORMAS TICAS PRINCIPALES6.1. De
Contratacin: La contratacin de personal se rige por lo establecido
en las Polticas de Personal y Manuales de Contratacin.6.2. De libre
administracin: CORVEICA tiene el pleno derecho de administrar sus
bienes de capital, con las injerencias de sus directivos y
funcionarios contratados para este fin.6.3. De comportamiento
ideolgico: CORVEICA se sustenta en la filosofa de libre empresa que
deriva del sistema democrtico y no permite dentro de sus entornos
laborales ningn tipo de actividades polticas partidistas,
religiosas diferentes a las propias, ni de otra ndole. 6.4. De
comportamiento religioso: CORVEICA, como persona jurdica, respeta
el precepto constitucional de libertad de culto que establece la
Constitucin de la Repblica y prohbe terminantemente toda forma de
discriminacin o coaccin religiosa en sus entornos.6.5. De
presentacin personal: La direccin de CORVEICA exige de sus
funcionarios que observen una presentacin personal, tanto en lo que
se refiere al vestuario como a los arreglos, maquillajes,
perforaciones corporales, bisuteras y dems, que estn de acuerdo con
su nivel personal, profesional y acorde con la imagen
Institucional, es decir que observen siempre seriedad, decoro,
pulcritud y decencia en su presentacin. En captulo posterior se
darn normas ms especficas sobre el particular.6.6. De
comportamiento social: CORVEICA se enorgullece de que el
comportamiento social de sus funcionarios sea ejemplo de honestidad
y respeto en la comunidad donde resida, alejado de los vicios y de
todo tipo de actividades regidas con la moral y buenas costumbres y
que pudieren ser punibles ante la ley, tales como:- Frecuentar
lugares pblicos de mala reputacin.- Consumir o vender drogas o
alucingenos.- Comprar para su uso personal artculos de dudoso
origen, es decir contrabando o robados.-Vender o ayudar en la venta
de artculos robados o introducirlos al pas Ilegalmente, es decir
contrabando.- Explotar o participar en la explotacin de malos
negocios tales como trata de personas, venta de materiales txicos,
alucingenos y materiales o equipos prohibidos por la ley. - Prestar
vehculos, materiales y equipos de su propiedad para la realizacin
de actividades prohibidas por ley.- Practicar y participar directa
o indirectamente en actividades que atenten en contra de la
tranquilidad social y estabilidad del Estado.7. PERTINENCIA Y
APLICABILIDAD.Es en inters del funcionario, admitir que este Cdigo
de Convivencia Institucional, forme parte de la relacin
contractual, concertada con CORVEICA y que debe ser rigurosamente
observado en su comportamiento personal, dentro y fuera de la
institucin, tanto en sus relaciones de trabajo como particulares de
ndole social y familiar, mientras prevalezca la relacin de trabajo
pactada.8. IMAGEN PERSONAL8.1. PRESENTACION PERSONAL: La apariencia
personal de los funcionarios en general produce un gran impacto en
las personas con quienes compartimos espacios y a quienes servimos.
Los uniformes mal tenidos o incompletos o una forma de vestir
demasiado osada o descuidada crea una impresin negativa; hace que
los compaeros, usuarios o visitantes se formen una impresin de
anomala en el funcionamiento institucional.ObjetivoReforzar la
imagen integral de CORVEICA a travs de la presentacin personal de
los funcionarios adscritos.Qu hacer?Los funcionarios en general
estarn siempre bien presentados, uniformados, cuando as se
determine, e identificados con su respectivo carn.Los funcionarios
a quienes se les otorgue uniforme, debe portarlo siempre, en horas
laborales.Los elementos de dotacin sern entregados a los
funcionarios de acuerdo con las normas vigentes y segn el esquema
que defina cada Dependencia. El uniforme debe estar siempre
impecable.
8.2. Presentacin personal femeninaLas siguientes recomendaciones
aplican tanto a las funcionarias uniformadas como a las que no lo
estn.Vestuario y calzado La chaqueta o saco debe portarse en todo
momento. La blusa debe usarse siempre por dentro del pantaln y/o
falda. La blusa No debe ser escotada ni transparente. No se le
deben hacer modificaciones estratgicas del cuello de las blusas,
camisas, camisetas y piezas de ropa de mujer, o soltar los botones,
que permita mostrar sus protuberancias. La falda se usar a una
altura media, se sugiere como mximo cuatro centmetros arriba de la
rodilla y el largo puede variar desde esta altura hasta debajo de
la rodilla. El pantaln deber usarse siempre hasta mximo dos y mnimo
un centmetro debajo de donde se inicia el tacn del zapato. No deben
ser muy ajustados. Los zapatos deben ser de un color que combine
con el vestido y estar bien lustrados. El carnet de identificacin
se utilizar al lado izquierdo de la chaqueta o blusa y debe
portarse siempre que la servidora se encuentre al interior del
sitio de trabajo.El uso de Jean solo est permitido para los das
viernes (no descaderados, no descoloridos, no rotos) y debidamente
portados. Su combinacin no podr ser con tenis, ni baletas, ni
sandalias. Su uso ser casual, no deportivo.PeinadoEl cabello debe
lucir bien arreglado.Para recoger el cabello se deben utilizar
elementos como moos, hebillas o cauchos siempre del color del
uniforme o que salgan con el vestido utilizado.MaquillajeEl
maquillaje debe ser natural, reflejando una imagen sobria y
agradable.Las funcionarias no se deben maquillar en el puesto de
trabajo, ni hacer retoques al maquillaje en pblico.Las uas deben
estar siempre bien arregladas.OtrosLos accesorios que se vayan a
utilizar con el uniforme (collares, pulseras, anillos) deben ser
discretos.Si se est uniformado, no debe usar durante las horas de
trabajo elementos ajenos a este tales como paoletas, chales, sacos,
abrigos, gabardinas, prendedores, etc.8.3. Presentacin personal
masculinaVestuario y calzadoLa chaqueta o saco debe portarse en
todo momento.La camisa debe usarse completamente abotonada y muy
bien planchada.La corbata para personal directivo y de atencin al
pblico debe estar siempre bien ajustada al cuello y
planchada.Siempre debe usarse correa.Los zapatos siempre sern de
cuero y estarn muy bien lustrados.Con el uniforme siempre se deben
usar medias oscuras.El carnet de identificacin se utilizar al lado
izquierdo de la chaqueta y debe portarse siempre que el funcionario
se encuentre al interior del sitio de trabajo. El personal
directivo deber portal vestido completo, con saco y corbata, con
excepcin de los das en que se autorice otra prenda diferente. El
uso de Jean solo est permitido para los das viernes (no
descoloridos, no rotos) y debidamente portados. Su combinacin no
podr ser con tenis. Su uso ser casual, no deportivo.OtrosEl cabello
debe usarse corto o recogido.Los servidores debern afeitarse a
diario a menos que usen barba; en tal caso, sta ir siempre bien
arreglada.Deben mantener las uas limpias y bien arregladas.Si se
est uniformado, no debe usar durante las horas de trabajo elementos
ajenos al uniforme tales como chalecos, sacos, abrigos, gabardinas,
etc.9. PRESENTACIN DE LOS PUESTOS DE TRABAJOEl cuidado y apariencia
de los espacios fsicos donde trabajamos tiene un impacto inmediato
en la demostracin de la cultura personal y corporativa. Un puesto
de trabajo sucio, desordenado y lleno de elementos ajenos a la
labor que se desarrolla, da la sensacin de desorden, descuido y
desorganizacin no solo atribuible al funcionario sino a
CORVEICA.Objetivo:Ofrecer a travs del orden y la pulcritud de
nuestros puestos de trabajo, una sensacin de armona en el puesto de
trabajo y eficiencia en el desempeo de la funcin a nuestro cargo,
adems de facilitar nuestra labor individual.Qu hacer?Mantener los
puestos individuales de trabajo organizados, en gran medida, se
percibir cun organizado y competente es tanto el funcionario como
CORVEICA, por el aspecto de los puestos de trabajo.El puesto de
trabajo estar siempre bien presentado; para esto se deben seguir
las siguientes recomendaciones:Mantenerlo en perfecto orden y
aseo.Las carteras y dems elementos personales deben ser guardados
fuera de la vista del pblico o compaeros.No se deben tener
elementos distractores tales como radios, revistas, fotos, adornos
y juegos en el puesto de trabajo.No se consumirn comidas en los
puestos de trabajo.La papelera e insumos deben estar guardados en
las gavetas del escritorio y solamente una cantidad suficiente en
el dispensador de papel (impresora o porta-papel).Los documentos
deben ser archivados lo antes posible, cuando se trate de un
archivo temporal.La papelera de basura no debe estar desbordada y
preferiblemente deber tener una bolsa interior para evitar el
contacto directo con la basura.Consejo adicional:Los sellos,
esferos, cosedora, entre otros deben ser revisados diariamente
antes de iniciar su labor y contar con el soporte o cargue
oportuno.10. PRESENTACIN DE LOS ESPACIOS
INSTITUCIONALESObjetivoOfrecer a los funcionarios, usuarios y
visitantes espacios agradables, limpios y organizados, que puedan
ser identificados fcilmente y donde puedan recibir de una manera
digna un ptimo servicio.Qu hacer?Los Espacios Institucionales deben
ser limpios, ordenados, y en lo posible, cumplir con los parmetros
de la imagen corporativa.Espacios InstitucionalesSe consideran
Espacios Institucionales, los que de una u otra forma son
utilizados por funcionarios, usuarios o visitantes, tales como:
portera, parqueaderos, sala de recepcin, pasillos, salones de
conferencias, jardines, depsitos, oficinas, auditorios, baos,
cocinas, cafeteras, comedores y escaleras. Cada espacio
institucional debe ser mantenido, adecuado, administrado, cuidado,
organizado por los funcionarios asignados y que pertenezcan al rea
implicada.10.1. ParqueaderosLos sitios establecidos para parquear
automviles o motocicletas debern ser administrados de acuerdo a la
norma que determine el directivo a cargo. Condiciones y manejo del
parqueadero: El horario del servicio de parqueadero ser de
veinticuatro (24) horas continuas para los funcionarios de
COERVEICA. Para los visitantes ser nicamente durante las horas
laborales. La velocidad mxima al interior del parqueadero de los
vehculos debe ser 5 Km. por hora, con el fin de mantener la
integridad fsica de los peatones; se prohbe y se considera falta
grave, el ingresar o salir del parqueadero a velocidades que
impliquen riesgo para los mismos. El servicio de parqueadero se
prestar dando prioridad a los Funcionarios, siempre y cuando la
capacidad de los parqueaderos as lo permita. Todos los vehculos y
motos deben ser registrados ante la Portera al iniciar el mes, con
el propsito de entregar la credencial de uso respectiva. Ningn
usuario podr argumentar omisin, olvido o ignorancia de ninguna
ndole, para exigir el ingreso de un vehculo o motocicleta que no
est debidamente autorizado. Todo vehculo o motocicleta registrado
ante la Portera deber portar la credencial de uso, para ingreso y
salida, y as lograr una rpida identificacin y revisin por parte del
Vigilante de turno, ningn vehculo o motocicleta podr entrar o salir
sin la respectiva tarjeta de identificacin, la tarjeta se entrega a
la entrada y se retira a la salida. En caso de prdida de la tarjeta
el usuario del parqueadero, deber cancelar el valor de la misma. Se
debe permitir la requisa de los vehculos que ingresen o salgan del
parqueadero de CORVEICA. Prohibiciones para los usuarios: Se prohbe
el parqueo de vehculos de ms de tres (3) toneladas de capacidad
(buses, camiones, colectivos, busetas)Se prohbe el parqueo de
vehculos y motos en zonas o reas que no hayan sido demarcadas o
asignadas para tal fin. Los Visitantes del parqueadero no podrn
ofrecer dinero o especie para hacer reservas de espacios y su
utilizacin se considera opcional de manera diaria, sin compromiso
de reservas, dada la ocupacin y disponibilidad en el momento. Queda
prohibido a todos los Visitantes y funcionarios, la reparacin,
lavado total, limpieza, pintura, uso de pitos, bocinas, radios a
alto volumen y cualquier otro medio que perturbe la calma del
entorno, y todas aquellas acciones u omisiones que vayan en
detrimento de la presentacin, tranquilidad, seguridad de los
residentes, funcionarios o visitantes.Se prohbe expresamente
utilizar los espacios del parqueadero para cualquier otro fin
diferente al establecido, salvo eventos comunitarios de inters
general y de carcter transitorio, autorizados por la Direccin de
CORVEICA. Se prohbe abandonar vehculos en la zona de parqueo as se
pague por el servicio, el parqueadero no es depsito de automviles,
daados, estrellados o en situacin de abandono, en caso tal, el
Propietario dispondr de treinta (30) das calendario, para hacer el
correspondiente retiro del vehculo, o la administracin tomar las
medidas legales del caso para proceder a su retiro mediante
querella policiva, cuyos costos asumir el infractor de la norma. La
direccin de CORVEICA o su representante se abstendrn de prestar el
servicio de parqueadero al visitante que infrinja repetitivamente
las normas establecidas para su uso. Los vehculos deben ser
parqueados dentro de las lneas demarcadas para tal fin, y se deben
parquear en reversa en cumplimiento de la norma internacional para
facilitar la salida en caso de emergencia. CORVEICA no se
responsabiliza por prdida de objetos tales como Maletas, carteras,
documentos, dineros, radios extrables, herramientas y otros,
dejados en el interior de los vehculos. No se considera este
servicio como parqueadero pblico sino privado y regirn normas
internas.El propietario del vehculo deber informar cualquier
anomala que presente su vehculo, una vez constate el hecho, antes
de retirarlo o moverlo del sitio aparcado, dando parte al vigilante
inmediatamente, haciendo la anotacin en el libro de portera y
comunicando por escrito el hecho a la Direccin de CORVEICA, o su
representante. Una vez retirado el vehculo del sitio donde fue
aparcado, sin el lleno de los requisitos exigidos para su
reclamacin, no dar lugar a atender dicha anomala. Los espacios
disponibles para visitantes sern asignados por el vigilante
portero, de manera diaria, con ficha y sin obligatoriedad alguna de
que al tener espacio anterior se garantice al da. Se permitir el
ingreso a los parqueaderos de CORVEICA, a los vehculos de las
empresas de servicios pblicos nicamente cuando vengan en ejercicio
de sus funciones y que los empleados sean previamente
identificados. Se permite el ingreso de taxis para recoger y dejar
personas con limitaciones fsicas, adultos mayores, residentes, y
personas en delicado estado de salud, siempre y cuando se informe
de manera clara y amable al vigilante de turno; dicho ingreso no
requiere la autorizacin de la administracin. En las mismas
condiciones se permite el ingreso de Vehculos de Emergencia,
ambulancias, bomberos, carros de oxgeno, vehculos militares y de la
fuerza pblica en caso necesario. Los parqueaderos de visitantes,
sern autorizados solo cuando haya disponibilidad de cupo de
visitante, el vehculo visitante. Por ningn motivo de debern dejar
las llaves del vehculo con el vigilante o portero o en la recepcin
del edificio.Causales por las cuales se pierde el derecho a los
parqueaderos: No utilizacin del parqueadero sin causa justa.
Abandono del vehculo en el parqueadero. Toda violacin al reglamento
por parte de los usuarios, dar lugar a sanciones, como suspensin
del servicio de parqueo de sesenta (60) a ciento veinte (120) das
calendario. Se considera falta grave, el insultar, agredir,
agraviar de palabra o hecho, a las personas que por naturaleza de
sus funciones Administrativas deban velar por el cumplimiento de
este reglamento; Vigilante o Portero. El infractor ser suspendido
del servicio de parqueo por sesenta (60) das la primera vez y un
(1) ao la segunda, y la tercera vez perdiendo el cupo
indefinidamente. El presente reglamento es susceptible de
modificacin, segn las necesidades que surjan, realizadas por la
Direccin de CORVEICA, o su representante.10.2. BaosEl bao es el
lugar donde se manifiesta el grado de cultura que posee el
funcionario. Antes de hacer uso de l, asegurarse de que est
disponible para su utilizarlo. No se debe ser impaciente y golpear
la puerta para anunciar su llegada, simplemente preguntar si est
ocupado.No pise el borde de la taza ni de los accesorios que la
protegen, estos sirven para sentarse no para subirse.Se debe
arrojar el papel usado al vertedero o al lugar especialmente
acomodado para este fin, jams fuera de ellos. Verter el agua a la
taza accionando la manija, botn pertinente u otro mecanismo
similar.No desperdiciar los elementos que se colocan a disposicin
de funcionarios, utilizarlos adecuadamente sin botar residuos al
piso, ni llevrselos a casa.No salpicar espejos ni paredes con crema
dental, jabn o lociones.Al utilizar el bao, aplicar ambientador
adecuadoEl escribir y rayar las paredes es seal de bajsima cultura
y moralidad. Silbar y cantar en su interior demuestra el poco
respeto que tienes para con los dems.No hacer del bao lugar de
esparcimiento y lectura, porque no es de uso exclusivo y perjudica
a otros usuarios.Una de las imgenes que ms nos molestan al entrar a
un bao es la presencia de restos de vello corporal, tanto en el
lavado como sobre el suelo, pero no slo resulta antiesttico, sino
que esos cabellos pueden servir fcilmente de vehculo de transmisin
de dolencias como los piojos, por poner un ejemplo. Es preciso
recoger los cabellos que caigan al peinarnos y tirarlos a la
papelera.Es conveniente bajar el agua depositada en el inodoro,
antes de usarlo para evitar infecciones de anteriores usos. Tras
usarlo, es imprescindible retirar todo residuo que pueda quedar,
tanto en el inodoro como en el suelo.10.3. Cafetera:Las siguientes
son las normas recomendadas para su utilizacin: Respetar el horario
establecido para el servicio del consumo de alimentos. Mantener el
volumen de voz apropiado. Dar trato cortes y respetuoso a las
personas que prestan el servicio. Practicar normas de urbanidad en
la mesa. Cuidar los cubiertos, bandejas, mesas, sillas, saleros y
dems elementos. Depositar los elementos desechables en los
recipientes previstos para tal fin. Organizar la silla y la mesa
antes de retirarse. Dejar limpio el horno microondas y dems
implementos despus de utilizarlos. Depositar los residuos de
acuerdo al tipo en los recipientes provistos para tal fin. Respetar
los alimentos dejados en la nevera, a excepcin de los que estn
deteriorados. Los tiempos de utilizacin del comedor y cafetera
deben ser racionales y solo se debe estar en el este sitio cuando
se est ingiriendo alimentos y no haciendo visita. 10.4. Salones y
auditorios:Las siguientes con las normas recomendadas para su
utilizacin. La utilizacin de los salones y auditorios se ajustarn a
las normas y condiciones que se establecen en el presente Cdigo de
Convivencia Institucional.Coordinacin: El organismo o persona
coordinadora de la utilizacin de estos espacios establecer en cada
caso cules sern los baos, cafeteras e instalaciones o recorridos
que accesoriamente sern facilitados y accesos habilitados para cada
actividad.Prioridades: El orden de prioridades para el caso en que
se solicite el uso de alguno de los salones, cuya utilizacin se
regula, ser definido por el superior inmediato del organismo o
persona coordinadora.Actividades permitidas: Se permitir el uso de
los salones y auditorios para la realizacin de actividades
institucionales, culturales, de divulgacin cientfica o preparatoria
para antedichas, incluyendo proyecciones o exposiciones y
filmaciones.Actividades prohibidas: No se permitir el uso de los
salones y auditorios cuando el fin sea comercial o de ndole poltica
partidista. Tampoco se autorizarn actividades a realizarse los das
sbado, domingo o festivos.Coordinacin: La coordinacin de las
actividades que se lleven a cabo en los espacios fsicos sealados en
este numeral, estarn a cargo de la Sub Direccin de Gestin Humana.
Como tal tendr la misin de controlar el efectivo cumplimiento de la
presente normativa en las actividades que se desarrollen y tendr el
facultamiento suficiente para ordenarle a los requirentes, la
realizacin de cualquier cambio o modificacin que considere
pertinente, a los efectos de ajustar la realizacin del acto al
ordenamiento vigente. La negativa de los requirentes a las
instrucciones impartidas por la Sub - Direccin de Gestin Humana,
importar la inmediata suspensin del acto, por su exclusiva
responsabilidad, sin perjuicio para CORVEICA.Procedimiento para la
obtencin de la autorizacin: La solicitud de uso por parte de las
personas que se encuentren en la necesidad, debern presentarse,
confeccionando el formulario o la solicitud que disee el
funcionario a cargo.Requisitos: Los solicitantes debern acompaar al
formulario de solicitud, lo siguiente: Listado de asistentes al
evento. Declaracin jurada sobre asuncin de los riesgos de
responsabilidad en el uso del espacio. Carta del solicitante en la
que se asume la entrega del espacio en las condiciones iguales a
las que se recibe. Tiempo que va a ser utilizado el espacio y ser
precisos en su inicio y culminacin.
Publicidad: Se prohbe todo tipo de publicidad comercial o
poltica durante las actividades que se realicen en los espacios
fsicos permitidos. De verificarse o comprobarse actos en contra de
las condiciones pactadas, el funcionario a cargo podr de manera
inmediata cancelar la autorizacin otorgada, en cualquier estado de
la actividad, sin perjuicio para CORVEICA.Elementos: Sern previstos
por los autorizados, todos los elementos necesarios para la
actividad que pretendan desarrollar, con excepcin del mobiliario y
equipos que habitualmente se encuentran en cada uno de los espacios
permitidos, segn el inventario que realice la Sub - Direccin de
Gestin Humana y que estar a disposicin de los
interesados.Conformidad: La Sub - Direccin de Gestin Humana
extender al finalizar cada actividad autorizada, un certificado de
conformidad con el estado en que se devuelven las instalaciones y
espacios, de lo que quedar copia firmada por el autorizado en poder
de dicha Sub - Direccin. En caso de existir deterioros o faltantes,
se dejar debida constancia, a fin de que se establezca el debido
resarcimiento por parte del autorizado. 11. CORTESIA EN EL TRATO
PERSONAL ObjetivoOfrecer a los compaeros, clientes internos,
usuarios y visitantes un trato y un servicio eficiente y oportuno,
con la dedicacin, calidad y respeto que ellos y ellas se
merecen.Posicionar un protocolo de servicio personalizado en
CORVEICA, para que el servicio en cualquiera de las dependencias
sea siempre similar.Qu hacer?Los modales hablan por cada uno; stos
brindan una imagen positiva o negativa, tanto del individuo como de
la Institucin. Se debe tener en cuenta que como funcionarios somos
la representacin del mismo.Desde el primer contacto con otra
persona hasta que se despide, se debe hacer sentir al otro bien
tratado y atendido mientras trabajamos o nos visita; para lograr
este propsito los funcionarios seguirn el siguiente protocolo:
Hacer contacto visual con el otro, desde el momento en que se les
acerque.Saludar de manera sincera, amable y sin esperar a que sea
el otro quin salude primero, demostrando entusiasmo y cordialidad.
Utilizar siempre las palabras mgicas: Buenos das o tardes, Por
favor, Con su permiso y Gracias
Evitar los chismes o comentarios sin fundamento. Prohibidos los
Rumores.
Cuando se recibe un visitante, debe ir un funcionario a recepcin
para orientar su ingreso y ser anfitrin a su llegada. De igual
manera cuando ese visitante abandona la Institucin, debe salir
acompaado de su anfitrin.
Los reclamos y llamadas de atencin deben ser en privado y con
respeto.
Respetar el conducto regular.
Las conversaciones en trminos respetuosos y sin palabras
soeces.Usarn el sentido comn para resolver los inconvenientes que
se presenten.Recepcionista:La primera persona que recibe a los
funcionarios y visitantes cuando se acercan a CORVEICA, es la
recepcionista:Si es del caso, abrir la puerta cuando el funcionario
se aproxima, siempre y cuando sea conocido, proceder al saludo
protocolario y hacer contacto visual.Para visitantes hacer contacto
visual, hacer el saludo protocolario y escuchar su solicitud.
Contactar a la persona requerida, registrar su entrada si es
admitido y permitir su ingreso, anunciando al anfitrin.
12. GUIA PARA LA PRESTACIN DEL SERVICIO
TELEFONICOObjetivoBrindar un contacto telefnico oportuno, clido y
amable.Qu hacer?En recepcin se atender el telfono de manera rpida,
amable. Recuerde que su actitud tambin puede ser percibida a travs
del telfono.Cmo hacerlo?Contestar el telfono antes del tercer
timbre, con el saludo protocolario: Buenos das (tardes) CORVEICA.Si
debe hacer que el interlocutor espere: Explquele porqu debe pedirle
que espere y dele un clculo aproximado del tiempo que tendr que
esperar. Pdale permiso antes de hacerlo(a) esperar. Espere a que el
interlocutor le conteste. Al volver a tomar la llamada diga:
"Gracias por esperar".Nota: Si la espera es de 1 a 3 minutos, d la
opcin al interlocutor de esperar en la lnea o devolverle usted la
llamada posteriormente; si la espera es de ms de 3 minutos, es
mejor que le pida al interlocutor su nmero telefnico y le diga que
lo llamar.Nota: Cuando el interlocutor haya aceptado esperar un
tiempo largo en la lnea, retome la llamada cada cierto tiempo
prudencial y explquele cmo va su gestin.Si se ve en la necesidad de
transferir la llamada: Explquele porqu debe transferir la llamada.
Pregunte si tiene o no inconveniente en que lo haga. Dgale a la
persona a quien le transfiere la llamada el nombre de quien llama y
el asunto.Nota: Asegrese de no colgar hasta que alguien conteste la
llamada transferida.Termine la llamada adecuadamente: Retroalimente
con lo que se va a hacer, si queda alguna tarea pendiente.
Pregunte: "Hay algo ms en que le pueda ayudar?" Agradezca el
habernos dado la oportunidad de servirle. Permita al interlocutor
colgar primero. Deje por escrito las tareas pendientes. Haga
seguimiento hasta que se d respuesta al ciudadano(a)Otras
recomendaciones generalesSi las llamadas entrantes son personales
para algn funcionario, deben recordar que no pueden dejar su puesto
de trabajo por ms de cinco minutos y no debern tomar la llamada
hasta haber terminado de atender satisfactoriamente al interlocutor
que se est atendiendo en ese momento.Las llamadas particulares y de
celular se realizarn en los horarios de descanso
establecidos.Sonrer al hablar por telfono transmite amabilidad.13.
CONCLUSIONESEl carcter normativo reglamentario, prescriben
conductas de lo que debe hacerse o no, es decir, lo que est
prohibido, raras veces de lo permitido. En ellos se establecen
normas de tipo procedimental, administrativo y funcional.Su diseo,
socializacin y aplicacin son de dominio de los funcionarios de
CORVEICA, quienes proponen y asumen su cumplimiento, dado por las
sentidas necesidades individuales y grupales.Al estar dirigidos a
reglar la conducta, comportamientos, deberes y derechos de los
funcionarios de CORVEICA, evitan la existencia de conflictos ms
significativos en la vida laboral con repercusin social.
Elaborado por Csar Lpez Bandera Consultor EmpresarialBogot
Octubre de 201421