Closing Documents: Tips and Traps · Closing Documents: Tips and Traps Real Property Law Real Property Undertakings in Ontario Georgea S. Wolfe, Goldman, Sloan, Nash and Haber LLP

Closing Documents: Tips and Traps   Real Property Law    Real Property Undertakings in Ontario Georgea S. Wolfe, Goldman, Sloan, Nash and Haber LLP 

REAL PROPERTY UNDERTAKINGS IN ONTARIO  

Georgea S. Wolfe  Goldman, Sloan, Nash & Haber LLP 1 2 

The purpose of a  closing or  funding undertaking  in a  realty  transaction  is  to provide  for  the delivery of an item, or the completion of a matter, which cannot be delivered or completed by the appointed closing or funding date.3  

An undertaking creates a  legal obligation between the giver and the recipient and obliges the giver  to undertake or perform  the  specified action at a  later date.   The  consideration  for an undertaking given by a solicitor or his or her client is typically expressed in the opening language of the undertaking.4 

An undertaking is considered a solemn promise on which the recipient is entitled to rely. Only the recipient may lessen or forgive the obligations set out in an undertaking after it is given.  

Civil,  disciplinary,  cost  or  penal  consequences  may  flow  from  the  failure  to  perform  an undertaking.5 

It has been observed that the best undertaking is no undertaking and that an undertaking should not replace the completion of matters which could have been attended to before closing.6   

Source Materials  LSUC  The following Rules and practice materials pertaining to real property undertakings  in Ontario have been published by The Law Society of Upper Canada (the “LSUC”):7  

                                                            1 This paper was prepared for  inclusion  in Closing Documents – Tips and Traps, a seminar presented by the Real Property Section of the Ontario Bar Association at the OBA  Institute on February 9, 2017.   The contents are not intended as legal advice and the author disclaims any liability arising from reliance on any aspect of this article. 2 The author thanks the following individuals for their comments in respect of title insurance: Raymond G. Leclair (LAWPRO®), Robert Clarke (First Canadian Title), Andrea Campbell (Chicago Title), Wayne Lipton (Stewart Title) and Lisa M. Weinstein  (TitlePLUS®).   As well,  the author wishes  to acknowledge  the  research assistance provided by GSNH articling student Jordan Barris. 3 This paper explores matters pertaining to real property undertakings in Ontario in the context of purchase and sale transactions and/or mortgage  fundings. For an  informative article on undertakings  in  the  litigation context, see, Undertakings in and out of Court, Igor Ellyn and Nadine J.L. Barmania. 4 The typical consideration expressed in a closing undertaking would read, “In consideration of and notwithstanding the closing of the transaction…”. 5 More detailed comment on the consequences of breach of undertaking is provided in a later section of this paper. 6 See, for example: Silverstein, Alan G, Crafting and Drafting Undertakings, 2nd Annual Real Estate for Law Clerks, the Law  Society  of  Upper  Canada,  Continuing  Legal  Education,  Toronto,  2002;  Kady,  Ian,  Commercial  Mortgage Transactions – Complex Issues in Documentation and Due Diligence, the Law Society of Upper Canada, Continuing Legal Education, Toronto, 2008 [Kady, Commercial Mortgage Transactions]. 7 This list is current as of the date of this paper, however, it may not be exhaustive. 

2  

 o Rules of Professional Conduct (“Rules”)8 

o Paralegal Rules of Conduct 

o Residential Real Estate Transactions Practice Guidelines9 

o Practice Guidelines for Electronic Registration of Title Documents (“Practice Guidelines 

for Electronic Registration)10 

o Electronic  Registration  –  Rules  of  Professional  Conduct  and  Practice  Guidelines 

(“Electronic Registration Guidelines”)11 

o Real Estate Practice Guide for Lawyers, 2010 (“Real Estate Practice Guide”)12 

o The Advisor Supplement, September 1992, Undertakings to Discharge Mortgages (“1992 

Practice Directive”)13 14 

o Mortgage Transactions in Electronic Registration  

o Ethical Issues and Practice Management 

o Overview of Undertakings and Trust Conditions (“Undertakings and Trust Conditions”)15  

o Licensing Process, Examination Study Materials 2016 – Solicitor – Real Estate  

Guidelines  published  by  the  LSUC  reflect  best  practices  from  a  risk management  and  loss prevention perspective.   By way of example,  the executive  summary  to  the Residential Real Estate Transactions Practice Guidelines16 notes that,  

                                                            8 Law Society of Upper Canada, Rules of Professional Conduct [Rules]; The rules pertaining to undertakings  in the Rules of Professional Conduct were revised several years ago to conform to the text set out in the Model Code of Professional Conduct published by the Federal of Law Societies of Canada. 9 Law Society of Upper Canada, Residential Real Estate Transactions Practice Guidelines  [Residential Real Estate Transactions Practice Guidelines]. 10 Law Society of Upper Canada, Practice Guidelines for Electronic Registration of Title Documents (June 28, 2002) [Practice Guidelines for Electronic Registration] 11 Law Society of Upper Canada, Electronic Registration – Rules of Professional Conduct and Practice Guidelines (June 28, 2002) [Electronic Registration Guidelines]. 12 Law Society of Upper Canada, Real Estate Practice Guide (June 2010) [Real Estate Practice Guide]. 13 Law Society of Upper Canada, 1992 Advisor Supplement – Undertakings to Discharge Mortgages [1992 Practice Directive]; This publication replaces the earlier publication Law Society of Upper Canada, Undertakings on Closing – Mortgage Discharges (February 20, 1981) [1981 Practice Directive].   14  This  publication  should  be  read  in  conjunction with  Practice  Guideline  5,  Electronic  Closings  and Mortgage Transactions contained in Practice Guidelines for Electronic Registration. 15  Law  Society  of  Upper  Canada,  Overview  of  Undertakings  and  Trust  Conditions,  online: <http://www.lsuc.on.ca/undertaking> [Undertakings and Trust Conditions]. 16 Supra note 9.  

3  

The  Guidelines  are  not  intended  to  replace  a  lawyer’s  professional  judgment  or  to establish a rigid approach to the practice of law or the conduct of a real estate transaction.  Subject to those provisions of the Guidelines that  incorporate  legal, by‐law or Rules of Professional Conduct requirements, a  lawyer should consider the circumstances of the individual  transaction  and  choose  and  recommend  to  the  client  the  practice  and procedure that best suits the  individual transaction.    In appropriate circumstances the lawyer may deviate from the Guidelines.  

LAWPRO® 

LawPRO® has published the following helpful materials on real property undertakings: 

o Avoid A Claim:  Undertakings 101: Manage your risk 

o Show me the Money – Fund handling and the benefits of wire transfers 

o What is LVTS v. ACCS & why should you care? 

o Overview of Undertakings & Exclusions  in  the Professional  Liability Policy: Real Estate 

Issues 

o Avoid a Claim – Warning re: Claims exposure where private mortgage advance goes to 

third party, posted October 7, 2014 by LAWPRO® 

o Avoid a Claim – Coverage exception in title insurance policies catches lenders’ lawyers off 

guard, posted February 3, 2015 by Kathleen Waters. 

Other Materials 

Case law and discipline cases are of assistance in determining standards for, and qualifications pertaining to, real property undertakings given in this province. 

Lastly,  regard  should also be had  to  the obligations  imposed on your client as  set out  in  the applicable purchase agreement, mortgage instructions and/or loan agreement pertaining to the transaction.   

Types of Undertakings  It is generally considered that there are three types of undertakings: (a) client undertakings; (b) solicitor’s undertakings given on behalf of clients; and, (c) solicitor’s personal undertakings.17  

                                                            17 Some authors are of the view that a “best efforts” undertaking is a fourth type of undertaking.  In the writer’s view “best efforts” is merely a form of undertaking qualifier. 

4  

1. Client Undertakings  Client  undertakings  are  given  in  the  context  of  all  purchase  and  sale  transactions.  A standard  client  undertaking  by  a  vendor  in  a  sale  transaction would  be  the  vendor’s undertaking  to deliver keys and possession,  to pay  taxes and utilities,  to  re‐adjust  the statement of adjustments and to pay and discharge the mortgages from the title to the property.  

Client undertakings can be specific to the transaction, such as on a sale transaction to close and satisfy a work order or to repair an item which has been broken. 

All client undertakings should be reviewed with the client prior to closing.   Pay special attention to specific client undertakings to ensure that your client agrees with the terms of the undertaking and that the language is clear.  Preferably, obtain written instructions from your client authorizing the giving or receiving of a specific undertaking. 

An undertaking given by a client will not generally expose a solicitor to personal liability, unless the solicitor’s advice is sought with respect to the undertaking, in which case the solicitor assumes responsibility for giving proper advice to the client in connection with the undertaking.18 

Pursuing  specific  undertakings  after  closing  can  be  a  protracted  and  sometimes unsatisfactory process.  If your client will be receiving a specific undertaking, ensure that he or she understands that if the undertaking is not performed that they may have to sue the giver of the undertaking in order to obtain satisfaction. 

Consider whether the specific undertaking should be supported by a holdback, a letter of credit or a reserve.  In the case of a holdback, consider which solicitor will hold the monies, for how long, and the conditions which apply to the release of the holdback monies.19 20 

If a specific undertaking is proposed to be given, ensure that it is authorized by the terms of  the  mortgage  instructions  and/or  loan  commitment,  and  if  not,  obtain  written instructions from the lender to provide or accept such an undertaking.21 

                                                            18 Traub, Walter M., Undertakings: The Necessary Evil, Annual Institute on Continuing Legal Education, Canadian Bar Association, Toronto, 1987 [Traub, Undertakings: The Necessary Evil].    19 For two informative articles on this subject, see the following: Kady, Commercial Mortgage Transactions, supra note 6; Caplan, Gary M., Holdbacks and Undertakings: Traps for the Unwary, 12th Annual Real Estate Law Summit, the Law Society of Upper Canada, Continuing Legal Education, Toronto, 2015. 20 Note that the holdback constitutes a trust obligation on the solicitor and is therefore subject to Rules, supra note 

8, Rule 7.2‐11. 21 More detailed comment on the drafting and management of undertakings  is provided  in a  later section of this paper. 

5  

2. Solicitor’s Undertaking on Behalf of Client 

This type of undertaking is another form of client undertaking.  It is typically given by the solicitor  when  a  client  is  unavailable  to  sign  the  undertaking,  however  it  has  been authorized by the client (for example) by telephone.  

When giving an undertaking on behalf of the client it has been observed that,22 

… there is an implied warranty to the recipient party that the undertaking solicitor has  the client’s authority  to grant  the undertaking. Accordingly, solicitors must ensure that the undertaking is only given with express instructions from the client.  

Unless clearly qualified, an undertaking given by a lawyer is considered to be given on a personal basis.23  If there is no intention to accept personal liability, then the solicitor’s undertaking on behalf of the client should be phrased, “on behalf of my client and without personal liability”.24 

3. Solicitor’s Personal Undertaking 

A  solicitor’s personal undertaking  is  a direct obligation on  the part of  the  solicitor. A typical solicitor’s personal undertaking would be an undertaking to pay out and discharge an institutional mortgage from title following the closing or funding of the transaction.  

It has been commented that, “A solicitor’s personal undertaking … should rarely be given, and then only with the greatest care”.25 

In Hammond v. Law Society of British Columbia,26 Madam Justice Prowse of the British Columbia Court of Appeal commented that, 

[Solicitor’s] undertakings are regarded as solemn, if not sacred, promises made by lawyers, not only to one another, but also to members of the public with whom they communicate in the context of legal matters.  These undertakings are integral to  the practice of  law and play a particularly  important role  in  the area of real estate transactions as a means of expediting and simplifying those transactions. 

When a lawyer's undertaking is breached, it reflects not only on the integrity of that member, but also on  the  integrity of  the profession as a whole.  For  that reason,  the  importance  of  undertakings  is  also  stressed  by  the  Canadian  Bar Association in its Code of Professional Conduct. 

                                                            22 Kady, Commercial Mortgage Transactions, supra note 6. 23 Rules, supra note 8, Rule 7.2‐11. 24 Undertakings and Trust Conditions, supra note 15. 25 Traub, Undertakings: The Necessary Evil, supra note 18.  26 2004 BCCA 560, [2005] B.C.W.L.D. 404 (B.C. C.A.)[Hammond]. 

6  

The Law Society of British Columbia has further commented that, 

After a  lawyer accepts an undertaking,  it  is not open to the  lawyer to pick and choose which elements of  the undertaking will be performed or  to  improperly delay the performance of the undertaking. 

The Discipline Committee emphasises that undertakings are critical to the proper conduct of legal work and to public confidence in the profession.  As expressed on many occasions over the past few years, the events surrounding the Martin Wirick matter  should  not  leave  anyone  in  doubt  about  the  need  to  perform  an undertaking and in a timely manner.27 28  

An undertaking given by a solicitor has a special character apart from other undertakings. In Bank of British Columbia v. M.,29 Legg J. observed that, 

This gives the undertaking a special status because it is given as an officer of this court.30  The undertaking of a solicitor may be enforced notwithstanding that the circumstances  under  which  it  is  given  might  give  rise  to  defences  if  the undertaking we considered to merely amount to a contract. Thus, an undertaking given gratuitously, or an undertaking which might otherwise be unenforceable by reason of the Statute of Frauds, will be enforced by the courts: see Cordery on Solicitors, 3rd ed. (1899), pp. 150‐151, cited in United Mining & Finance Corpn. V. Becker, [1910] 2 K.B. 296 T 303, and Re Hilliard; Ex parte Smith (1845), 2 Dow. & L. 919. 

In certain circumstances a solicitor’s undertaking may have the strength of a guaranty or indemnity.  Walter Traub has noted that, 31 

Where a solicitor categorically and unequivocally undertakes to a third party that he is in a position to, or shall pay a certain sum to a third party, he may be held to have guaranteed the obligation directly. 

Some matters  are not properly dealt with by  solicitor’s undertaking.    For example,  it would be  inadvisable  to either  give or  accept  a  solicitor’s undertaking  to discharge  a construction  lien as an undertaking to discharge does not satisfy the mechanics of the 

                                                            27 Hammond, ibid. 28 For further comment on the Martin Wirick matter, see a later section of this paper. 29 108 D.L.R. (3d) 170, [1980] 3 W.W.R. 502 (B.C. S.C.) [Bank of British Columbia] (Overturned on appeal on another point). 30 The same point holds true in Ontario.  Law Society Act, R.S.O. 1990. C. L.8, Section 29 provides that “Every person who is licensed to practice law in Ontario as a barrister and solicitor is an officer of every court of record in Ontario.” 31 Traub, Undertakings: The Necessary Evil, supra note 18.     Note that this was the argument,  in part, of the trial judge in Bank of British Columbia, supra note 29. 

7  

Construction Lien Act (Ontario). 32 33  It has also been noted that it would be unwise for a solicitor  to  give  an  undertaking  in  respect  of  environmental  matters  due  to  the complexities and uncertainties inherent in such an undertaking.34  

Care should be taken  if a solicitor’s undertaking  is not a customary one to be given  in connection with a real estate transaction.  The solicitor may have voluntarily assumed a risk over and above the standard of care required of his retainer and the giving of the undertaking may not be covered by errors and omissions insurance.35  

Lastly, recognize that the standard form of Document Registration Agreement,36 which governs most  residential  closings  in  Ontario,  contains  undertakings  as  between  the solicitors pertaining to escrow, deliveries and registrations which are personally binding on the respective solicitors.  

Consideration  The  matter  of  consideration  remains  fundamental  to  all  undertakings.    Walter  Traub  has commented that,37 

Since  it  is  the  author’s  view  that  certain  undertakings  may  constitute  contracts  or 

covenants of the party giving same, it would be prudent for the solicitor accepting such 

undertaking to insist that it specifically recites consideration or be under seal.  Although 

one can argue that the consideration flowing from the contract itself may be sufficient, 

there is always the possibility that the undertaking may vary somewhat or go beyond the 

terms  of  the  contract.    Based  on  the  cases  dealing with  variation  of  contracts,  any 

variation unsupported by fresh consideration may not be enforceable (Gilbert Steele Ltd. 

v. University Constructions Ltd. (1976) 67 D.L.R. 607).  A perfect example of an instance 

where  fresh  consideration  may  be  required,  would  be  an  undertaking  to  perform 

obligations which would otherwise have merged on completion of the transaction.  Since 

the survival of an obligation, which would have merged if not for the undertaking, would 

constitute a new obligation between the parties, fresh consideration is required to make 

it enforceable. 

                                                            32 An undertaking to discharge is not a discharge for the purposes of the Construction Lien Act (Ontario).  A mortgagee who advances in the face of an undischarged construction lien or notice of lien loses priority for the amount of the advance not only to the amount of the construction lien but also to every other construction lien which later arises in respect to the project.  33  For an article on  this  subject,  see Bowles, Brendan, Undertakings and Holdbacks –  Issues Relating  to Escrow Accounts,  Commercial Mortgage  Transactions  2015,  the  Law  Society of Upper  Canada,  Continuing  Professional Development, Toronto, 2015.  34 Shier, Donna S. K. and Greorgakopoulos, John, Environmental Undertakings: Making the Deal Stick, 6th Annual Real Estate Law Summit, the Law Society of Upper Canada, Continuing Legal Education, Toronto, 2009. 35 Traub, Undertakings: The Necessary Evil, supra note 18.    36 Adopted by the Joint LSUC‐CBAO Committee on Electronic Registration of Title Documents on March 29, 2004. 37 Traub, Undertakings: The Necessary Evil, supra note 18.     

8  

Mortgage Discharge Undertakings  1. Contractual Obligations 

OREA® Form of Purchase Agreement 

Residential resale transactions  in Ontario are most typically completed pursuant to the standard form of purchase agreement published by the Ontario Real Estate Association (“OREA®”).   The standard OREA®  form of residential purchase agreement contains the following language pertaining the discharge of mortgages:  

12.  DOCUMENTS AND DISCHARGE: Buyer shall not call for the production of any title deed, abstract, survey or other evidence of title to the property except such as are in the possession or control of Seller. If requested by Buyer, Seller will deliver any sketch or survey of the property within Seller’s control to Buyer as soon as possible and prior to the Requisition Date. If a discharge of any Charge/Mortgage held by a corporation  incorporated pursuant to the Trust and Loan Companies Act (Canada), Chartered Bank, Trust Company, Credit Union, Caisse Populaire or Insurance Company and which is not to be assumed by Buyer on completion, is not available  in registrable form on completion, Buyer agrees to accept Seller’s lawyer’s personal undertaking to obtain, out of the closing funds, a discharge in registrable form and to register same, or cause same to be registered, on title within a reasonable period of time after completion, provided that on or before completion Seller shall provide to Buyer a mortgage statement prepared by the mortgagee setting out the balance required to obtain the discharge, and, where a real‐time electronic cleared funds transfer system is not being used, a direction executed by Seller directing payment to the mortgagee of the amount required to obtain the discharge out of the balance due on completion. 

The  OREA®  form  of  purchase  agreement  for  a  commercial  transaction  contains  the identical language. 

Note that the OREA® forms of purchase agreement provide that institutional mortgages may be discharged by solicitor’s personal undertaking.  The definition of an institutional mortgage  in  the  OREA®  purchase  agreements  is  similar  to  the  definition  of institutional mortgage provided  in the 1992 Practice Directive which describes an institutional mortgage  as  a  “mortgage held by  a bank,  trust  company,  insurance company, credit union or finance company”.  

If  a  solicitor’s  personal  undertaking  to  discharge  a  mortgage  is  given,  this undertaking must be accompanied by a discharge statement from the mortgagee, and, where a real‐time electronic cleared funds transfer system  is not being used, a  direction must  be  given  by  the  vendor  directing  payment  of  a  portion  of  the 

9  

closing funds to the mortgagee and the balance payable to the vendor or the vendor’s solicitor. This methodology follows the approved procedure by the LSUC.38 

Purchase Agreements with a Builder 

The mortgage  discharge  clause  in  a  purchase  agreement  for  a  newly  built  home  or condominium  is  intended  to  deal  with  the  partial  discharge  of  blanket  institutional mortgages on title and the flow of discharge funds either to the bank or to the vendor’s solicitors on  closing.    In  lieu of a discharge  statement  from  the bank,  the purchaser’s solicitors will typically be provided with a letter from the bank advising the solicitors to deliver the net sale proceeds, or the balance due on closing, to the bank or to the vendor’s solicitors, and confirming that on so doing a partial discharge of the institutional mortgage will be provided (as well as a partial discharge of related Personal Property Security Act (Ontario) financing statements) following closing. A deposit insurer may instead provide a  letter that no discharge monies are required to be paid on closing and that a partial discharge will  follow on  registration of  the  transfer.    In all  cases a  solicitor’s personal undertaking  to partially discharge each of  these mortgages should be provided by  the vendor’s solicitor to the purchaser’s solicitor.  It is to be noted that since 1981 the LSUC has expressly frowned on new home purchase agreements which  contractually provide only  for  the  giving of  an undertaking by  the vendor (builder) to partially discharge blanket institutional mortgages.39 In both the 1981 Directive and the 1992 Practice Directive, the LSUC advised that where the purchaser’s counsel has the benefit of reviewing the purchase agreement prior to execution such a clause should be corrected or deleted. 

Purchase Agreements Which Require Discharge 

Not every purchase agreement permits an institutional mortgage to be discharged by a solicitor’s personal undertaking.  Where the purchase agreement requires the vendor to discharge an institutional mortgage on closing, the vendor is obliged to follow the terms of  the  contract,  failing  which  the  purchaser  may  successfully  be  released  from  its obligation to close the transaction40 and the vendor may be unsuccessful in any action for specific performance.41 42  As well, a purchaser’s solicitor who accepts a vendor’s solicitor’s personal undertaking to discharge a mortgage, contrary to the terms of a purchase agreement requiring discharge, 

                                                            38 1992 Practice Directive, supra note 13, as modified by Electronic Registration Guidelines, supra note 11. 39 1981 Practice Directive, supra note 13; The same point is made in the 1992 Practice Directive, supra note 13. 40 Fong v. Weinper, [1973] 2 O.R. 760, 35 D.L.R. (3d) 244 (Ont. H.C.); Garfreed Construction Co. Ltd. v. Blue Orchid Holdings Ltd. et al., 15 O.R. (2d) 22, 1 R.P.R. 79 (Ont. H.C.). 41 McFadden v. Pye et al., 22 O.R. (2d) 268, 93 D.L.R. (3d) 198 (Ont. H.C.). 42 These cases have been variously applied and distinguished. 

10  

may be held liable in negligence to his or her client, unless the client’s specific instructions to accept such an undertaking are obtained prior to closing.43   

2. Banking Framework 

As  noted  earlier,  the  OREA®  forms  of  purchase  agreements  provide  that  where  an institutional  mortgage  is  to  be  discharged,  the  whole  of  the  closing  funds  may  be delivered  directly  to  the  vendor’s  solicitor  pursuant  to  a  solicitor’s  personal undertaking to discharge, only where a real‐time electronic cleared funds transfer system  is  being  utilized.    This  reference  to  real‐time  electronic  cleared  funds  is intended to reflect the Large Value Transfer System (“LVTS”) of money transfer.  

In  Canada,  the  Payments  Canada website  confirms  that wire  transfers  delivered between  financial  institutions  are  delivered  through  the  protection  of  the  LVTS system,44 45 and that the expressly stated purpose of this system  is to provide  for same day certainty of settlement of funds and real time finality of payment. 

Note  that as an exception, wire  transfers between  customers of  the  same  financial institution  (known as On‐Us payments)46 are not actually  transferred  through  the LVTS system. To provide clarity around the treatment of On‐Us wire payments and to address customer expectations,  the Canadian Bankers Association has advised that  endorsing  financial  institutions  have  voluntarily  agreed  to  treat On‐Us wire payments  in  the  same manner  as  LVTS payments.  The  list of  endorsing  financial institutions is appended as a schedule to this paper.47 

In contrast to wire transfers, other electronic payments which are not made by wire (for example,  direct  deposits  and  internet  banking  deposits)  are  settled  through  the Automatic Clearing Settlement System  (ACSS).   The ACSS system does not provide the same protections and finality as the LVTS system.   

Cheques and bank drafts cleared through the ACSS system are normally settled between financial institutions overnight following the day of deposit, however, this does not mean that  they  cannot ultimately be  returned.   Bank drafts or  certified  cheques which  are fraudulent or which have been altered as to payee or amount can be returned through the ACSS clearing system for up to 90 days. 

                                                            43 Polischuk v. Hagarty, 49 O.R. (2d) 71, 14 D.L.R. (4th) 446 (Ont. C.A.) [Polischuk]. 44 Most major banks have introduced online commercial banking suites that include LVTS online wire service.  This process results in a much quicker transaction than the older, manual entry and batch process of wire transfers at the bank. 45 Technically, the delivery of funds in the LVTS system is characterized as in “near real time”. 46  An  On‐Us  wire  payment  is  a  payment  that,  had  it  been  an  LVTS  payment  between  two  financial institutions, would normally be processed  through  the originating  financial  institution’s wire processing system. 47 See Appendix 5. 

11  

3. Institutional Discharge Statements 

Most institutional mortgage statements contain the qualification, “errors and omissions excepted” (“E & O E”), meaning that if additional monies are discovered by the mortgagee to be owing by the mortgagor after closing (for example, a mortgage payment is returned as NSF), then the mortgagee can insist on the payment of these additional monies before discharging the mortgage.  

Credit  line mortgages, where the balance owing  is typically verified on the morning of closing  are  of  particular  concern  to  a  vendor’s  solicitor  in  providing  a  solicitor’s undertaking to discharge, as there is always the possibility that further draws have been made on the credit line which are not reflected in the discharge statement obtained on closing.  In this regard, it is noted in the 1992 Practice Directive that,48 

If an additional amount were to be demanded by the original mortgagee before the discharge of the collateral mortgage could be obtained, and if the client should be reluctant or unable to pay that additional amount, it would become necessary for the lawyer to make the payment out of his or her own personal funds to obtain the discharge of mortgage  required  to honour  the  lawyer’s undertaking  to  the purchaser or the certificate of title to the new mortgagee.   Lawyers should not accept this risk.   

Given the foregoing, the LSUC suggests that,49 50  

The lawyer’s letter to the mortgagee regarding the statement should make it clear that: 

The lawyer will be relying on the accuracy of the statement and will be issuing a cheque payable to the mortgagee for the purpose of completely discharging the mortgage; and,  

The lawyer will not be bound by any qualification in the statement whether by the use of the abbreviation “E. & O. E.” or otherwise. 

The LSUC has further commented that the solicitor,51  

… should do everything possible to establish an estoppel against the mortgagee claiming additional funds on the basis of an error in the mortgage statement.  

                                                            48 1992 Practice Directive, ibid; The same point was made in the 1981 Practice Directive, supra note 13. 49 Real Estate Practice Guide, supra note 12. 50  Interestingly enough, the 1992 Practice Directive, supra note 13,   states that  it  is the purchaser’s solicitor who would be writing to the mortgagee for a discharge statement whereas in the author’s view this has generally always been  the responsibility of  the vendor’s solicitor.   This  is especially  true  following  the enactment of the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Canada) as it would be unlikely that this information would be released to the purchaser’s solicitor without the specific consent of the vendor. 51 1992 Practice Directive, supra note 13. 

12  

4. Institutional Mortgages 

The discharge of institutional mortgages by solicitor’s personal undertaking is driven by the fact that it is impractical in most instances (due to volume) for institutional lenders to make the mortgage discharge document available for closing or funding.   

Prior to the implementation of the Teraview® system, if a mortgage was to be discharged by solicitor’s personal undertaking, the procedure typically meant the following:  (a) an institutional mortgage discharge statement would be obtained; (b) a direction re: funds would be provided, either from the solicitor or the vendor, directing the required portion of the closing funds to the mortgagee, with the balance payable to the vendor or others; (c) certified cheques would be drawn by the purchaser’s solicitor matching the direction re: funds; and, (c) the solicitors would meet at the applicable registry office and exchange closing documents, keys and funds. 

With the advent of electronic registration and title insurance, closings are rarely effected at the registry office and funds are more typically delivered electronically.52  Despite this, and where an  institutional mortgage  is to be discharged, the LSUC has stated that the delivery of the whole of the closing funds to the vendor’s solicitor on closing continues to be contrary  to best practices, except where  the  funds are delivered  through  the LVTS system.53 

Interestingly  enough,  the  payment  of  funds  directly  to  the  institutional  mortgagee required by the 1992 Practice Directive 54 was likely intended to prevent fraud on the part of  the  vendor’s  solicitor  in  that  the mortgage monies  could  not  be  deposited  in  the solicitor’s trust account.  However, where closing funds are delivered through the LVTS system,  the Electronic Registration Guidelines  55 now  clearly permit  the whole of  the balance due on closing to be delivered to the vendor’s solicitors (subject to the terms of the applicable purchase agreement providing to the contrary), despite the fact that the LVTS system does not effect a reduction in the risk of fraud to the purchaser’s solicitor. 56 

Where  the  transaction  is  title  insured, a deficiency  flowing  from an E & O E discharge statement will not be a concern to the holder of a title policy (i.e., the purchaser and/or new mortgagee) as the title insurance policy will cover this deficiency.57 The deficiency, however, remains a concern to the vendor’s solicitor who does not have the benefit of this title policy.   

                                                            52 It has been noted that where closing funds are paid by direct deposit and the vendor’s solicitor then receives a copy of the certified cheques and the deposit confirmation by pdf, that there is no appreciable change in risk to the vendor’s solicitors than that applicable in the older closing practice of meeting and exchanging certified cheques and documentation.  53 1992 Practice Directive, supra note 13, as qualified by the Electronic Registration Guidelines, supra note 11. 54 1992 Practice Directive, supra note 13. 55 Electronic Registration Guidelines, supra note 11. 56 The permission to pay the entire balance due on closing to the vendor’s solicitors is not limited only to transactions completed pursuant to an OREA® form of purchase agreement. 57 Subject to the monetary limits of the title policy. 

13  

Similarly, a revolving credit line mortgage, where the balance may only be verified on the morning of closing, is not a concern to the holder of a title policy as the title insurance policy will cover this deficiency.  Again, the deficiency remains a concern to the vendor’s solicitor who does not have the benefit of this title policy.58 

The following “best practices” may assist with institutional mortgage discharges: 

o A  discharge  statement  should  never  be  accepted  in  the  form  of  an  on‐line statement supplied by the client.  Also, the statement should always be obtained directly from the mortgagee and never through the client as an intermediary. The risk of statements obtained other than as advised, is that the statement may be inaccurate, or worse, fraudulent.  

o Confirm  that  the  lawyer providing  the  solicitor’s undertaking  to discharge  is  in good standing with the LSUC.59  

o When  you  meet  with  your  client  for  signing  purposes,  carefully  review  the discharge statement and the date of the last mortgage payment and confirm that this payment has or will be made.  

o If  a  conventional mortgage  is  being  repaid  and  there  is  a mortgage  payment payable on or shortly before closing, you may wish to hold back an amount from the closing proceeds to ensure that this final payment clears the mortgagee’s bank account.   

o As a vendor’s solicitor, always ensure that the certified cheque in respect of the purchaser’s closing funds is drawn on a lawyer’s trust account.  There is greater likelihood that a certified cheque supplied by directly by the purchaser, or a money order, the origin of which  is unknown, may have been either forged or altered.  Also, if there is an issue regarding a fraudulent cheque on a sale transaction, this will then be an issue affecting the purchaser’s lawyer’s trust account as opposed to the vendor’s lawyer’s trust account.  

Where a credit line mortgage is being repaid, note the following additional suggestions: 

o Advise your client in writing at the outset of the transaction not to draw any more funds on the credit line and to make arrangements at the bank for the closing of the credit line as soon as possible, and in any event no later than the closing date.  

                                                            58 Again, subject to the monetary limits of the title policy. 59 Information as to the lawyer’s status is readily available through the LSUC website. 

14  

o Obtain written  instructions  from your client confirming that he or she  is aware that the line of credit is to be closed and paid out and that no further borrowings against it is permitted.60   

o When writing  to  the bank  to  request  a discharge  statement,  request  that  the credit line access be closed as soon as possible (subject to client instructions), and in any event, no later than the date of issuance of the statement.  

o The discharge request letter should further advise the bank that, other than the amount advised on closing, the solicitor will not be responsible for any additional monies owing by the client which come to light after closing. Obtain confirmation from the bank, if possible.61  62 63  

o You may be able to have the bank agree that any further drawings by the client which are not  showing on  the discharge  statement will be  taken as unsecured drawings and as such will not hold up the discharge of the mortgage.64  

o You may be able to negotiate with the bank for the credit  line to be secured as against another property being acquired by the vendor on the same day 65 (subject to the requirements of any other prior mortgagees of the property to be acquired) or for the credit line to be otherwise secured, such as by way of cash collateral.     

o Where you do not know  the client  (i.e., you have not acted previously  for  this client) and where the monies are not required for closing, you can obtain client instructions  to  hold  back  an  amount which  you  deem  sufficient  in  your  trust account until the discharge is obtained.66 

                                                            60 Decker, Karen, Current Issues in Underwriting, Stewart Title Guaranty Company, Toronto (West) Lecture Series, September 2014 [Decker, Current Issues in Underwriting]. 61 1992 Practice Directive, supra note 13. 62 Stewart Title has noted that their expectation on credit line mortgages would be that the lawyer would, on the day of closing, both confirm the amount owing and also notify the lender to close the line of credit as of the closing date. 63 Sample text suggested by the author on this point would be the following:  “We wish to emphasize that we will be relying upon the accuracy of your discharge statement and on the advice set out therein as to the exact amount required for the discharge of the mortgage, and we will be paying this amount to the institution and no more.  We cannot accept any discharge  statement with  the qualification,  “errors and omissions excepted”.   Further,  to  the extent that any additional amount is found to be owing by the customer after the discharge statement is provided to us, this will be a matter solely between the customer and the institution.  Any such additional amount owing should be considered by  the  institution  to be an unsecured balance, as  same can  in no way  impede  the delivery of  the mortgage discharge by the institution to our office.”. 64 1992 Practice Directive, supra note 13. 65 1992 Practice Directive, ibid. 66 This may be impractical in a situation where there are stacked closings. 

15  

5. Drafting the Solicitor’s Personal Undertaking to Discharge 

As a starting point,  the 1992 Practice Directive67  68 provides  that a solicitor’s personal undertaking to discharge an institutional mortgage should contain the following:  

To deliver the cheque and the letter to the mortgagee forthwith.69 

To be responsible for any additional monies payable for the discharge of the mortgage as a result of any delay in the delivery of discharge funds. 

To make  every  reasonable  effort  to  obtain  and  register  a  proper  form  of discharge of the mortgage as soon as possible after closing. 

To be responsible for any additional amounts payable to the mortgagee by reason of any error, omission or other change in the mortgage statement.  

Good  drafting  practice would  also  require  the  solicitor  to  provide  particulars  of  the discharge registration to the other solicitor forthwith following receipt or registration of same.  

Note that the OREA® forms of purchase agreement provide that the discharge is to be registered  on  title,  “within  a  reasonable  period  of  time  after  completion”.  This varies from the suggested, “as soon as possible” timeline noted in the 1992 Practice Directive. Therefore,  in a  transaction  completed pursuant  to an OREA® purchase agreement, the time frame in the undertaking should reflect this standard. 

Also note that the OREA®  forms require the solicitor’s personal undertaking “…to obtain, out of the closing funds, a discharge in registerable form…” which is a more absolute standard than that provided in the Real Estate Practice Guide for Lawyers, 2010 which states that the solicitor shall, “make every reasonable effort to obtain and register a proper form of discharge of the mortgage as soon as possible after closing.”.  In a  transaction completed pursuant  to an OREA® purchase agreement, the more absolute standard should be reflected. 

Also  note  that  the  OREA®  forms  circumscribe  the  discharge  obligation  on  the solicitor as an obligation  to obtain  the discharge “out of  the closing  funds” only.  Again, this distinction should be referenced in the solicitor’s undertaking.   

In some instances institutional mortgages are discharged on an “in house” basis by the  financial  institution  following  closing.  Therefore,  the  solicitor  giving  the personal undertaking should always inquire in advance if this will be the case.  If the financial institution will be discharging the mortgage itself, the recommended change to 

                                                            67 Supra note 13. 68 There are identical comments in the Real Estate Practice Guide, supra note 12. 69 The reference to delivery of the cheque refers to the amount directed to be paid to the mortgagee pursuant to the discharge statement received. 

16  

the  form  of  undertaking  would  be,  “to  cause  the  discharge  of  the mortgage  to  be registered”.70 

Notwithstanding  the  language  suggested  by  the  LSUC,  there  are many  versions  of  a solicitor’s personal undertaking to discharge in circulation.  By way of example, a typical solicitor’s personal undertaking  to discharge pursuant  to  an OREA®  form of purchase agreement may be worded as follows:  

To  forthwith  pay  to  the mortgagee  from  the  balance  due  on  closing  all amounts  required  to  pay  out  and  fully  discharge  [ADD  DETAILS  OF INSTRUMENTS AND REGISTRATION NUMBERS]. 

To be responsible for any additional monies payable to the mortgagee as a result of any delay by us in delivering the discharge funds. 

To obtain and register, or cause the mortgagee to register, a discharge of the mortgage  within  a  reasonable  period  following  the  closing  date,  and  to forthwith advise you of registration particulars thereof. 

As  an  alternative  to  the  above,  the Working Group  on  Lawyers  and  Real  Estate  (the “Working Group”)71 72 , in its efforts to standardize closing documentation for residential purchase transactions completed pursuant to an OREA® form of purchase agreement, has endorsed  the  following  more  succinct  form  of  solicitor’s  personal  undertaking  to discharge: 

To  take  all  steps  necessary  to  cause  to  be  deleted  from  title  each  of  the following  encumbrances  or  instruments,  and  to  advise  the  purchaser’s lawyer of the registration particulars thereof within a reasonable time after the  closing  of  this  transaction:  [ADD  DETAILS  OF  INSTRUMENTS  AND REGISTRATION NUMBERS]. 

Note that the standard solicitor’s undertaking to discharge produced by the program in The Conveyancer® contains the following additional obligation: 

In the event that we have not obtained the discharge of the mortgage within [NUMBER]  days  of  closing,  to  commence  and  diligently  pursue  a  court application  for  an  order  discharging  the mortgage,  and  upon  such  order 

                                                            70 Practice Guidelines for Electronic Registration, supra note 10; Electronic Registration Guidelines, supra note 11; Real Estate Practice Guide, supra note 12. 71  The Working  Group  is  a  group  comprised  of  representatives  from  the  County  and  District  Law  Presidents Association  (“CDLPA”),  the  Ontario  Bar  Association  (“OBA”)  and  the  Ontario  Real  Estate  Lawyers  Association (“ORELA”).  The  Working  Group’s  suggested  standard  closing  documents  are  available  at www.lawyersworkinggroup.com. 72 The text “to take all steps necessary” was intended by the Working Group to be more neutral than the older form of  discharge  undertaking  in  terms  of  the  specific  obligations  on  the  lawyer.   More  generally,  the  undertaking obligations were drafted so as to apply to many kinds of mortgage discharge obligations.   

17  

being  granted,  to  forthwith  register  same  on  title  and  advise  you  of registration particulars. 

A plausible argument can be made that since the OREA® forms of purchase agreement require the solicitor to obtain a discharge  (as opposed to making every reasonable effort to obtain a discharge),  that  the obligation  to commence a court application would be implied within this requirement. 

On the other hand, in a title insured transaction, such an obligation could also properly be stricken on the basis that this is a matter and risk which is covered by the policy of title insurance. 

Irrespective of whether the transaction is title insured, keep in mind that there is now a published contact list for escalation of outstanding mortgage discharges to be provided by financial institutions.73 Therefore, it may be that imposing an obligation and a timeline on  the  vendor’s  solicitor  to  bring  a  court  action  is  appropriate  only  in  limited circumstances.74 In this regard, note that the British Columbia Branch of The Canadian Bar Association (“BC – CBA”) has specifically taken the position that, 

The  obligation  of  the  Seller’s  Lawyer  to  use  their  diligent  and  commercially reasonable efforts does not require that the Seller’s Lawyer commence a court application against the Existing Financial Chargeholder unless the Seller’s Lawyer [has] obtained clear instructions from their client to do so at their expense.75 76 

Note also that The Conveyancer® program generates the following further obligation on the solicitor in the solicitor’s undertaking to discharge: 

To indemnify you from and against any and all direct or consequential claims, costs or damages arising from the failure to discharge the said mortgage  in accordance with the terms of this undertaking. 

It  is  quite  likely  that  this  obligation  to  indemnify  exceeds  the  required  standard  for solicitor’s undertakings and it may not be appropriate for any transaction, whether or not the transaction is title insured.  Note that the BC – CBA has further commented that, 

The obligation to provide clear title of the Existing Charge is an obligation of the Seller and not the Seller’s lawyer.  The obligation of the Seller’s Lawyer to use  their diligent and  commercially  reasonable efforts, does not  in any way diminish the ultimate obligation of the Seller.77 

                                                            73 See Appendix 5. 74 The lack of an express undertaking by the vendor’s solicitor to make an application to court to obtain a discharge  does not mean that the vendor could not be put to the task of making such an application.   75 Canadian Bar Association – British Columbia Branch  (Real Property Section), Standard Undertakings, March 3, 2003. 76 Italics added by the author. 77 Supra, note 75. 

18  

6. Private Mortgages 

Private mortgages are typically discharged on the closing or funding of a transaction.   This reflects the fact that as far back as 1981 the LSUC recommended (strongly) that private mortgages be discharged on closing and commented this reflected the general practice and expectations of the real estate bar.78  This remains the position of the LSUC.79 

By way of example, Practice Guideline 580 notes as follows:  

In the case of “private mortgages” (mortgages held by persons other than financial institutions), and  in the absence of any express provision to the contrary  in the Agreement  of  Purchase  and  Sale,  lawyers  should  not  give  or  accept  personal undertakings respecting discharge after closing.   Unless the private mortgage  is paid out and discharged prior  to  closing,  it may be necessary  for  the vendor’s solicitor or the mortgagee’s solicitor to seek written authority from the lender in the recommended form of Acknowledgement and Direction to create the required electronic form of discharge and arrange for it to be registered on closing. 

The expectation that a private mortgage will be discharged on closing is also reflected in the OREA® standard forms of purchase agreement, which do not permit the discharge of a private mortgage by means of a solicitor’s personal undertaking. 

Lastly, note that it would be acceptable for a lawyer to transfer the amount required to pay out a private mortgage directly to the vendor’s solicitor’s trust account where the mortgage discharge  itself comprises one of  the documents  to be registered under the DRA.81   However,  it  is considered good practice to request confirmation  in advance of closing that the Acknowledgement and Direction for the discharge has been signed and is being held in escrow.  

7. Private Lender Exception in Title Insurance Policies    

The “private lender exception” in many title insurance policies (other than the TitlePLUS® policy) is an important exception to coverage.  Stewart Title has commented that, 

 [Our] experience with respect to title fraud has indicated that private mortgages pose a greater risk for a claim. In most cases, these lenders focus on the amount of equity available in a property and often complete minimal due diligence with respect to the borrower. Fraudsters are aware of this and choose these lenders as their targets.82 

                                                            78 Law Society of Upper Canada, Real Estate Transactions – Undertakings on Closing – Mortgage Discharges, February 20, 1981. 79 1992 Practice Directive,  supra note 13; Practice Guidelines  for Electronic Registration,  supra note 10, Practice Guideline 5. 80 Practice Guidelines for Electronic Registration, ibid. 81 In traditional conveyancing practice, the discharge would be the first of the documents to be registered on closing. 82 Decker, Current Issues in Underwriting, supra note 60. 

19  

 The typical wording of  the private  lender exception provides that notwithstanding the coverage provided by the policy, the insurer may deny coverage and that it has no liability to the insured in the event that the proceeds of the title insured mortgage are paid to any person or entity other than the registered title holder, the holder of a prior registered encumbrance, execution creditor or other specified limited types of payees.  Although this exception does not apply to a TitlePLUS® title policy, this does not mean that the issue can be ignored. LAWPRO® has commented that, 

 This exception  is not being added  to TitlePLUS® policies as a matter of course, although  TitlePLUS®  underwriting  requires  the  subscribing  lawyer  to  advise  if funds are going to non‐permitted payees.  Failure of the lawyer ordering the policy to  comply  with  the  underwriting  requirement  does  not  affect  the  lender’s coverage under  the policy, although  it  could  result  in a  review of  the  lawyer’s status under the TitlePLUS® Subscription Agreement.83 84 

 Consider that the mortgage advance is typically delivered by the lender’s solicitor to the borrower’s solicitor, and that it is the borrower’s solicitor who oversees the disbursement of  funds.   The problem arises when  the borrower  turns out  to be a  fraudster and  the mortgage proceeds have been paid by  the borrower’s solicitor either  to  the  fraudster (who is not the registered title holder) or to an unrelated third party.  Under the language of the exception, coverage would be denied. 

 LAWPRO®  has  highlighted  the  importance  of  making  the  private  lender  mortgage exception known to your lender client in advance of funding: 

 If  the  lender’s  lawyer  is not  aware of or does  not  alert  a  lender  client  to  the existence of this exception, and highlight the potential for a denial of coverage if the mortgage  proceeds  are  paid  to  parties  other  than  those  permitted  in  the exception, the lender’s only likely recourse will be a negligence claim against the lender’s lawyer in the event the lender’s title insurance claim is denied.85 

 Assuming that the private lender exception remains in the title policy and that your lender client has been made aware of and has agreed to this exception, the best practice would be to obtain assurances from the borrower and/or his lawyer that the mortgage proceeds will be paid only to those permitted payees described in the title policy.  These assurances could  take  the  form  of:  (a)  a  certificate  of  identity  given  by  the  borrower’s  solicitor 

                                                            83 Decker, Current Issues in Underwriting, ibid. 84 The TitlePLUS® application contains a “Mandatory Due Diligence” section where the lawyer must indicate if the mortgage proceeds are being paid to a “non‐approved recipient”, and if so, how much. 85 LAWPRO, “Avoid a Claim – Warning re: Claims exposure where private mortgage advance goes to third party”, online:  October  7,  2014  <http://avoidaclaim.com/2014/warning‐re‐claims‐exposure‐where‐private‐mortgage‐advance‐goes‐to‐third‐party/>. 

20  

attaching  legible  copies  of  identity  documentation  for  the  borrower86;  and,  (b)  an undertaking  by  the  borrower’s  solicitor  not  to  disburse  funds  to  persons  other  than approved persons under the title policy.  

8. Title Insurance 

Questionnaires 

In  order  to  assess  the  impact  of  title  insurance  in  Ontario  on  mortgage  discharge undertakings,  a  questionnaire was  provided  to  four  title  insurers which  provide  title insurance  policies  in  this  province.  The  responses  to  the  questionnaire  are  bound  as appendices to this paper.87 88 

Impact 

Despite  the  language  of  the  OREA®  forms  of  purchase  agreement  and  the recommendations  of  the  LSUC,89  in  a  title  insured  residential  transaction  closed electronically  through  the  Teraview®  system,  the  whole  of  the  closing  funds  are frequently delivered directly to the solicitor for the vendor.  Typically, a certified cheque would be drawn on  the purchaser’s  solicitor’s  trust account and  this  certified  cheque would then be deposited in the vendor’s solicitor’s trust account by direct deposit. A pdf copy of the certified cheque along with a copy of the bank deposit transaction would then be provided to the vendor’s solicitor. 

In this regard, the LSUC has commented that, 

The [1992 Practice Directive] continues to apply to mortgage transactions other than transactions where the electronic real time cleared funds transfer capability is utilized.   Where that capability  is utilized and subject to the provisions of the agreement of purchase and sale, it would be acceptable for the purchaser’s lawyer to transfer the amount required to pay out the institutional mortgage directly to the vendor’s  lawyer’s trust account.   The purchaser’s  lawyer would rely on the vendor’s  lawyer’s  personal  undertaking  to  deliver  the  discharge  funds  to  the mortgagee and procure a discharge of this mortgage. 90 

Bear  in mind  that  if  the  transaction  is  title  insured,  the  repayment of an  institutional mortgage through either the LVTS or the ACSS banking system is a covered risk under the policy of title insurance.  If the mortgage is never repaid by the vendor’s solicitor, the title insurer  is  prohibited  from  claiming  over  against  the  solicitor  for  the  purchaser  or mortgagor for this loss, unless there has been gross negligence or wilful misconduct on 

                                                            86 Source documentation such as a birth certificate, passport or Ontario drivers’ license should be required. 87  The  completed  questionnaires  have  been  supplied  by  each  of  the  title  insurers  on  a  courtesy  basis  and  for discussion purposes only.  These questionnaires may not be relied on to qualify or supplement insurance coverage or to establish or qualify a standard of care for lawyers. 88 The questionnaires are scheduled alphabetically to this paper by name of title insurer in order to show no bias. 89 1992 Practice Directive, supra note 13; Real Estate Practice Guide, supra note 12. 90 Practice Guidelines for Electronic Registration, supra note 10. 

21  

the part of such solicitor and this  is provided  in the Release and  Indemnity Agreement signed by  the LSUC and  the applicable  title  insurer.91 To  the same extent,  if  there are additional monies required to be paid to the institutional mortgagee by reason of the E & O E exception in a discharge statement, or by reason of additional monies being drawn on the vendor’s credit line which are not shown on the discharge statement, these risks are also covered risks under the title policy. 

Bear  in  mind  that  if  there  is  a  shortage  in  the  mortgage  discharge  funds  and  the mortgagee refuses to discharge an institutional mortgage, the title policy does not protect the vendor’s solicitor who does not obtain  the benefit of  the policy of  title  insurance.  Furthermore, the Release and Indemnity Agreement signed by the title insurer does not prohibit  the  title  insurer  from  later claiming over by  subrogation against  the vendor’s solicitor for breach of a personal undertaking given to the purchaser’s solicitor in respect of the discharge a mortgage.92 

9. LAWPRO® Insurance 

An interesting exclusion to the negligence coverage for Ontario lawyers in the context of giving undertakings is specified in Part III (f) of the LAWPRO® Professional Liability Policy is provided in Part III (f), which provides that the policy does not apply, 

to any CLAIM in any way relating to or arising out of any undertaking, agreement or promise by an INSURED, in which the INSURED assumes responsibility for his or her  own  or  another’s  performance  of  an  undertaking,  agreement,  promise  or payment of a debt. 

By way of example, LAWPRO® has given the scenario of an undertaking to pay realty tax arrears where the money is in the lawyer’s trust account and it is inadvertently paid out to the client through a clerical error, which error would be a covered risk.  On the other hand, if the undertaking was given by the lawyer knowing that the money was not at that time in the lawyer’s trust account, then the lawyer has taken a personal risk and that risk would not be a covered risk under the policy.93 

10. The British Columbia Experience 

No discussion of solicitor’s personal undertakings to discharge mortgages would be complete without some comment on the experience of the real estate bar in British Columbia.    In 2002, Martin Wirick, a Vancouver  lawyer  representing a developer, 

                                                            91 Pursuant to the Release and Indemnity Agreement, the title insurer has agreed in respect of the lawyer acting for the transferee or mortgage to: (a) indemnify and save the lawyer harmless from claims under the title policy, save and except for gross negligence or willful misconduct; and, (b) release its right to maintain a negligence claim against the lawyer, save and except of gross negligence or willful misconduct.  92 This  is provided  in Endorsement No. 2 to the LawPRO® policy of Professional Liability  Insurance for  lawyers  in Section C. (v). 93  LAWPRO®,  Undertakings  &  Exclusions  in  the  Professional  Liability  Policy:  Real  Estate  Issues.,  online: 

<http://www.lawpro.ca/news/archive_sections/insurance_coverage4.asp>. 

22  

was  discovered  to  have  breached  numerous  personal  undertakings  to  discharge institutional mortgages by  failing  to pay out  and discharge  those mortgages  and instead  applying  the  funds  for  other  development  purposes.    In  2008,  the  Law Society  of  British  Columbia  (“LSBC”)  noted  that  it  had  paid  out  $38.4 million  in claims and that all of the claims had not then been settled. 

The  LSBC  was  of  the  view  that  the  typical  delay  in  the  provision  of mortgage discharges  by  financial  institutions  had  contributed  to  allowing  the  scheme  to remain under the radar for a period of three years. 

In 2003, new rules of practice were implemented in British Columbia to ensure that it would be unlikely  that  there would be a  repeat of  the Martin Wirick discharge scenario and the “30‐30” rule94 was adopted by the LSBC.   The 30‐30 rule reflects the expectation that a financial institution will now have 30 days after a mortgage repayment  in which  to  issue a discharge, and  that  the  lawyer  responsible  for  the discharge (usually the vendor’s  lawyer) will have a further 30 days to register the discharge.  The 2003 rules also require a lawyer to report to the LSBC the failure of another  lawyer  or  a  notary  to  provide  evidence  that  he  or  she  has  filed  a registerable discharge of mortgage within the 60 day period. After the 60 days have elapsed, the  lawyer then has 5 business days to report the outstanding discharge, in the form prescribed by the LSBC under the 2003 rules. 95 

Qualifiers to Undertakings  Qualifiers to undertakings are typically described as best efforts, commercially reasonable efforts and reasonable efforts.96  Adding a qualifier to an undertaking implies that the parties realize that the outcome is uncertain and  that  the giver of  the undertaking may not be able  to achieve  the stated objective of  the undertaking.  By  way  of  example,  consider  the  difference  between:  (a)  an  undertaking  to discharge where the obligation to discharge the mortgage is required to be satisfied; and, (b) an undertaking to use best efforts to obtain tenant estoppels, where the obligation  is satisfied  if best  efforts  are made  by  the  undertaking  party  even  if  the  requested  tenant  estoppels  can ultimately never be provided.  Where a qualifier  is added  to an undertaking, both parties need  to assess at  the outset  the likelihood that the undertaking can ultimately be satisfied. If your client  is the recipient of the 

                                                            94 Law Society of British Columbia, Law Society Rules 2015, Rules 3‐95 and 3‐96. 95  The B.C.  Real  Estate Association’s  standard  form  of  purchase  agreement  incorporates  by  reference  the CBA Standard  Undertakings  (BC  Branch) which  require,  inter  alia,  delivery  to  the  purchaser’s  solicitors, within  five business days of closing, of a copy of the solicitor’s letter enclosing the discharge funds along with evidence of receipt of  such  funds by  the  institution.   The CBA Standard Undertakings are designed  to  reflect  “transparency”  in  the discharge process to all parties. 96 There are other variations in this language. 

23  

undertaking, confirm that he or she is prepared to accept the risk that the undertaking cannot be satisfied.97  1. Reasonable Efforts 

 A number of courts have canvassed the meaning of “reasonable efforts”.  In 1092369 Alberta Ltd. v. Joben,98 Russell Brown J. of the Alberta Court of Queen’s Bench commented that, 

 While “reasonableness” does not require that a party spare no effort or leave no stone unturned –  for example, Dickson  J. wrote  in Dynamic  Transport  Ltd.  (at 1083) of “best efforts” as requiring “do[ing] all that is necessary” – it nonetheless denotes a prudent and moderate measure of sustained diligence necessary to give business  efficacy  to  the  object  of  the  parties’  underlying  agreement…  Alternatively put, it describes the effort that a reasonable person, committed to achieving the objective would have undertaken.  

 In Ontario  (Ministry  of  Transportation)  v. O.P.S.E.U.,99  Kaplan  V‐Chair  of  the Ontario Grievance Settlement Board noted that, 

 [R]easonable efforts does not mean “all efforts”.  It does not mean “efforts to the point of undue hardship”. It does not mean “every effort”. What it means is efforts that are reasonable in the circumstances all things considered.  What is reasonable in the circumstances will, obviously, depend on the facts of the particular case. 

 2. Best Efforts 

 In general, best efforts impose a higher obligation than reasonable efforts.  In Gheslagi v. Kassis,100 Power J. of the Ontario Superior Court of Justice commented that, 

 “Best efforts” mean just what one would expect the words to mean. The words mean that counsel and his/her client will make a genuine and substantial search for the requested information and/or documentation.  The undertaking is not to be  taken  lightly – a cursory  inquiry  is not good enough. The word “best”  is, or course, the superlative of the adjective “good”  (good‐better‐best) and must be interpreted in that light. If a party and/or counsel is/are not able to discover the subject of the undertaking, he/she/it must be able to satisfy a court that a real and 

                                                            97 The preference would always be to confirm these instructions in writing. 98 2013 ABQB 310, [2013] A.W.L.D. 2740 (Alta. Q.B.).  99 47 C.L.A.S. 405, 64 L.A.C. (4th) 38 (Ont. Grievance S.B.). 100 [2003] O.J. No. 5196, 127 A.C.W.S. (3d) 859 (Ont. S.C.J.). 

24  

substantial effort has been made to seek out what is being requested of the other party.  

 In  Eastwalsh  Homes  Ltd.  v.  Anatal  Development  Ltd.,101  Ewaschuk  J.  of  the  Ontario Supreme Court noted that,  

The  plaintiff  contends  that  the  phrase  “best  efforts”  has  been  authoritatively defined  in CAE  Industries Ltd. v. R.,  [1983] 2 F.C. 616  (T.D.)… There, Mr. Justice Collier, at p. 639, defined “best efforts” not to mean second‐best efforts but to require the requisite party to leave no reasonable stone unturned to discharge its duty.    I accept  that definition, which, as  I understand  it,  requires  first‐class, as opposed to second‐class efforts. However, I qualify that duty as not requiring the party to sacrifice itself totally to the economic interests of the party to whom the duty is owed, although the interests of the other party must predominate.   The  plaintiff  contends  that  “best  efforts”  is  an  objective  and  not  a  subjective standard, as contended by the defendant.  I accept the plaintiff’s submission and find support  for  it  in BEM Enterprises Ltd. v. Campeau Corp.  (1980), 24 B.C.L.R. 244.  

 In Atmospheric Diving Systems  Inc. v.  International Hard Suits  Inc.,102 Dorgan  J. of  the British Columbia Supreme Court noted that, 

   “Best efforts” means  taking,  in good  faith, all  reasonable  steps  to achieve  the objective,  carrying  the  process  to  its  logical  conclusion  and  leaving  no  stone unturned.  “Best efforts” include doing everything known to be usual, necessary and proper for ensuring the success of the endeavour. 

 The meaning of “best efforts” is, however, not boundless.  It must be approached in the light of the particular contract, the parties to it and the contract’s overall purpose as reflected in its language. 

 3. Commercially Reasonable Efforts 

 The  meaning  of  “commercially  reasonable  efforts”  has  received  little  judicial consideration.  

                                                            101 [1990] O.J. No. 564, 72 O.R. (2d) 661 (Ont. H.C.); Appeal upheld in Eastwalsh Homes Ltd. v. Anatal Development Ltd., [1993] O.J. No. 676, 100 D.L.R. (4th) 469 (Ont. C.A.). 102 [1994] B.C.J. No. 493, 13 B.L.R. (2d) 243 (B.C. S.C.). 

25  

In their blog post, Geoff R. Hall and Lama Sabbagh have commented that,103   

A  commercially  reasonable  best  efforts  obligation  …  allows  the  promisor  to exercise business judgment and consider its own financial interests and does not require the promisor to exhaust all possible means of fulfilling its obligation nor to undertake steps which are expensive or time consuming;  it describes the effort that  a  reasonable  person,  committed  to  achieving  the  objective  would  have undertaken.  

In a recent article Joe Brennan 104 noted that,  [The term “commercially reasonable efforts”] ought to be treated with caution and  perhaps with  the  inclusion  of  a  description  of what would  or would  not constitute “commercially reasonable efforts” in the particular circumstances.  In  interpreting  “commercially  reasonable efforts”,  the Courts have determined that  there  exists  a  distinction  between  the  term  “commercially  reasonable efforts”  and  “best  efforts”  and  that  “commercially  reasonable  efforts”  are something less than “best efforts”.  But it remains an open question as to whether “commercially  reasonable  efforts”  are  a  higher  or  lower  standard  than “reasonable efforts”.  In fact some argue that “commercially reasonable efforts” are exactly same as “reasonable efforts” since reasonable means reasonable  in the circumstances and the circumstances are commercial. 

 In contrast, E. Jane Sidnell and Christopher P. Knight 105 argue that,  

The question  to be considered  is whether “commercially reasonable”  implies a lower or a higher standard from “reasonable efforts”. That is, are “commercially reasonable  efforts”  restricted  only  to  steps  that  might  be  commercially acceptable, thus making a less onerous standard, or does “commercially” raise the bar  such  that  the  standard  is closer  to “best efforts” but only  in a commercial context? This is an open question.  

                                                            103 Geoff R. Hall and Lama Sabbagh, “Reasonable Efforts vs. Best Efforts – Why the Fuss?” Canadian M&A Perspectives (August 5, 2014), online: McCarthy Tetrault <www.canadianmergersacquisitions.com/2014/08/05 /reasonable‐efforts‐vs‐best‐efforts‐why‐the‐fuss/>. 104  Joe Brennan, “Best Efforts, Reasonable Efforts, Commercially Reasonable Efforts of Reasonable Best Efforts?” (January  5,  2015)  online:  Shea  Nerland  Law  <http://sheanerland.com/insights/best‐efforts‐reasonable‐efforts‐commercially‐reasonable‐efforts‐or‐reasonable‐best‐efforts/>. 105 E. Jane Sidnell and Christopher P. Knight, ““Best Efforts” – “Reasonable Efforts” – “Commercially Reasonable Efforts” – What Do These Terms Mean?” (June 11, 2010) online: Mondaq <www.mondaq.com/canada/x/102510/ Contract+Law/Best+Efforts+Reasonable+Efforts+Commercially+Reasonable+Efforts+What+Do+These+Terms+Mean>. 

26  

The same authors also note that,  

One  possible  interpretation  of  [“commercially  reasonable  efforts”]  is  that  the market dictates the objective measure of value so as to determine how far the obligation must be taken.    

Another  plausible  interpretation  of  “commercially  reasonable  efforts”  has  been suggested by Walter Traub: 106  

“Commercially  reasonable  efforts”,  based  on  the  meaning  of  the  word “commercial”, would limit the steps or proceedings required by the undertaking to reasonable commercial steps or proceedings in the circumstances, as opposed to additional litigation steps or proceedings.  As such, “commercially reasonable efforts” would exclude any obligation on the solicitor to obtain the objectives of the undertaking through the courts.  

General Guidance on Undertakings and Practice Tips 

1. Rules of Professional Conduct  

Rule  5.1‐6  of  the  LSUC  Rules  of  Professional  Conduct107  provides  that  a  lawyer must strictly and scrupulously fulfil any undertakings given by him or her and honour any trust conditions  accepted  in  the  course of  litigation.   The  commentary  to  this Rule  further provides that unless clearly qualified, a  lawyer’s undertaking  is a personal promise and responsibility.   Rule 7.2‐11108 provides that a lawyer shall not give an undertaking that cannot be fulfilled and shall fulfill every undertaking given and honour every trust condition once accepted.  The  commentary  to  Rule  7.2‐11109  provides  some  helpful  advice  on  the  giving  of undertakings.    Among  other  things,  it  notes  that  undertakings  should  be written  or confirmed in writing and further that undertakings should be clear and unambiguous. 

 2. Giving and Accepting Undertakings 

 Although  not  required  by  the  Rules  of  Practice,  lawyers  should  always  give  their undertakings in writing or confirm undertakings in writing.110   

                                                            106 Conversation between the author and Walter Traub. 107 Rules, supra note 8. 108 Rules, ibid. 109 Rules, ibid. 110 Rules, ibid, Commentary to Rule 7.2‐11. 

27  

The Real  Estate Practice Guide  for  Lawyers111 provides  the  following practice  tips  for giving or accepting personal undertakings on closing:  

o Do not give an undertaking that cannot be fulfilled.  

o Fulfill every undertaking given in a timely manner.  

o Ensure the wording of an undertaking is clear.  

o Ensure that the undertaking is in writing.  

o If you do not intend to accept personal responsibility, this should be clearly stated in the undertaking.  

o Consider imposing a time period in which the undertaking must be fulfilled.  

o Provide  for  contingencies  –  e.g.,  if  the  obligations  in  the  undertaking  are contingent on certain events occurring, indicate what will happen if these events do not occur. 

The  importance  of  ensuring  that  the  undertaking  does  not  exceed  the  contractual obligations  contained  in  the  purchase  agreement  or  loan  commitment  cannot  be overlooked.  Alan G. Silverstein has commented that, 

An undertaking delivered must be compatible with the terms of the Agreement of 

Purchase and Sale,  the document negotiated by  the parties  that governs  their 

relationship from contract to closing.  No undertaking should expand upon those 

provisions, foisting additional obligations upon either or both of the client or the 

lawyer, without clear (preferably written) instructions from the client. Nor should 

an  undertaking  derogate  from  or  prejudice  a  client’s  rights  as  outlined  in  an 

Agreement of Purchase and Sale.112 

The following additional tips for drafting undertakings are provided by LAWPRO® in their Avoid A Claim blog: 113  

o It is good practice to include a time period within which undertakings should be fulfilled.  

                                                            111 Supra note 12. 112 Citing Donahue, D.J. & Quinn, P.D., Real Estate Practice in Ontario. (Fifth ed.), (1995, Toronto: Butterworths). 113  Mahwash  Khan,  “Undertakings  101:  Manage  your  risk”  Avoid  a  Claim  (June  16,  2016),  online:  LAWPRO® <http://avoidaclaim.com/2015/undertakings‐101‐manage‐your‐risk/> [Avoid A Claim]. 

28  

o In some cases, providing  for contingencies may be appropriate,  for example  in situations where  the  completion of an undertaking depends on  certain events taking place – provide a course of action if the events do not take place.  

o The word  “undertaking”  does  not  need  to  be  used  by  a  lawyer  to  create  an obligation.  

o Non‐lawyers should not be permitted to give or accept undertakings on behalf of a  lawyer  or  client  unless  they  have  been  directly  instructed  to  do  so.  Any undertaking  given  or  accepted  by  a  non‐lawyer  is  the  responsibility  of  the supervising lawyer.  

o Do not give or accept personal undertakings to discharge private mortgages; this type of mortgage should be discharged on or prior to closing.  

o Do not accept a “best efforts” undertaking unless you have explained the risk to your client (that the other lawyer’s best efforts may not result in the matter being resolved) and he or  she  instructs you  to go ahead. Confirm  the  instructions  in writing. 

 3. Managing Undertakings 

 Guideline 3 of the Residential Real Estate Transactions Practice Guidelines 114 provides as follows: 

 o Lawyers  should  maintain  a  system  to  follow  up  on  undertakings  regarding 

mortgage  discharges  and/or  other  undertakings  given  or  received  during  the course of a transaction.  

o Lawyers should approach a post‐closing claim  relating  to an undertaking  to  re‐adjust in good faith, advising clients of their rights and obligations and attempting to  resolve  the  situation  (subject  to  reporting  the  claim  to  the purchaser’s  title insurer, if any), and following the instructions of the insurer. 

 The  Avoid  A  Claim  blog115  also  provides  the  following  general  tips  for  managing undertakings: 

 o Manage your risk by analyzing when to give and accept undertakings. Consider the 

following  three  concepts:  first,  the  lawyer  should  have  control  over  the completion of the undertaking; second, the lawyer must be able to complete the task; and third, the undertaking must be clearly communicated  in unambiguous 

                                                            114 Residential Real Estate Transactions Practice Guidelines, supra note 11.  115 Supra note 112.  

29  

terms. When the elements of competence, control, and clarity are missing – giving and accepting an undertaking can be risky.  

o Make clients aware of all undertakings relating to their transactions; make sure they understand the risks associated with giving or accepting each undertaking.  

o Finally, simply giving an undertaking does not replace the completion of the action required. Implement a system to ensure every undertaking that you give or accept is recorded  in a tickler system and satisfied  in accordance to  its terms (and any applicable law society).   

Consequences of Failure to Comply With or Honour Undertakings 

There are many consequences for failure to comply with or to honour undertakings and these are the following:  1. Letters threatening to report you to the LSUC 

The Commentary to Rule 3.2‐5116 notes that it is not improper for a lawyer to request that another  lawyer  comply with  an  undertaking  or  trust  condition  or  other  professional obligation or face being reported to the Law Society. 

A  suggested  follow‐up  practice  for  a  solicitor’s  discharge  undertaking might  be  the following:117 

Diarize the date for fulfilment of the undertaking.118  

Send a reminder letter. 

Send a follow up reminder letter. 

Send a further letter reminding the solicitor of the deadline for fulfilment of the undertaking and advising that failure to respond within [SET NUMBER OF DAYS] will result in reporting the matter to the LSUC. 

If the undertaking has still not been satisfied, report the matter to the LSUC.  

2. Disciplinary proceedings by the LSUC 

Along  with  costs  of  the  disciplinary  proceeding,  penalties  and  a  suspension  can  be imposed. In serious cases, such as those involving misappropriation of funds there would also be disbarment. Also, disciplinary proceedings are a matter of public record.  

                                                            116 Rules, supra note 8. 117 Obviously each file is different and therefore no methodology will be suitable for all purposes. 118  For  a  transaction  completed  pursuant  to  an OREA®  form  of  purchase  agreement,  this would  be  “within  a reasonable period of time after completion”. 

30  

3. Denial of Insurance Coverage 

As noted earlier in this paper, gross negligence and wilful misconduct are excluded from the negligence coverage provided to solicitors under the LawPRO® Professional Liability Policy.As well, there  is a specific exception to coverage pertaining to undertakings and trust property as set out in Part (III) (f) of the policy.  Undertakings given  fraudulently or which may be tainted with criminal  implications or breach  of  professional  ethics  may  also  not  be  covered  by  professional  liability insurance.119  

4. Criminal action 

A criminal action may be commenced in appropriate circumstances.  By way of example, where a lawyer has given a personal undertaking to discharge a mortgage and has instead fraudulently used these monies for other purposes, criminal charges may be laid. 

 5. Contempt proceedings  

Contempt proceedings may be taken.  See, for example, Cain v. Genereux,120 where the solicitor failed to honour his undertaking to discharge mortgages in a sale transaction on a timely basis.    In that case, an application was commenced to compel the solicitor to comply with his undertaking which resulted  in an order to comply.   When the solicitor failed to also comply with the order, a motion was brought to commit the solicitor for contempt for failing to comply with the order. This resulted in a further order requiring the solicitor to pay a fine of $1,000 within six months or to serve three months in jail.  

6. Cost Consequences 

Although not the focus of this paper, in a civil action the failure to honour an undertaking can result in civil sanctions such as cost consequences. 

7. Damages 

An action for damages against the solicitor may result. 

Polischuk v. Hagerty121  

In Polischuk v. Hagarty, the purchaser’s solicitor accepted an undertaking to discharge a private mortgage  contrary  to  the  terms of  the purchase  agreement which  required  a discharge on closing.122 In that case, the vendor’s solicitor (and the vendors) subsequently 

                                                            119 Traub, Undertakings: The Necessary Evil, supra note 18.  120 21 R.P.R. 156, 9 A.C.W.S. (2d) 339 (Ont. H.C.). 121 Polischuk, supra note 43. 122 The transaction which was the subject of the undertaking closed on September 28, 1978, prior to the publication of the 1981 Practice Guidelines.  Several lawyers testified that in the area of London Ontario at that time it was the practice to accept personal undertakings to discharge private mortgages.    

31  

failed to honour the undertaking to discharge.  Although the Compensation Fund of The Law  Society  of  Upper  Canada  provided  some  funds,  these  were  not  sufficient  to compensate the purchasers for their legal expenses in pursuing remedies or of forestalling foreclosure. 

Ultimately  the purchasers’  lawyer was held  liable  in negligence  to  the purchasers and damages of $18,694.07 were awarded. 

The appeal court noted that there was no evidence that the vendor’s solicitor would have refused to close subject to a holdback or subject to a cheque payable to the mortgagee. As well, the finding of what the plaintiffs would have done if they had been advised of the available alternatives was purely speculative and lacking any evidentiary basis. 

Bank of British Columbia v. M.123 

Bank of British Columbia v. M.  involved an undertaking given by a solicitor to the bank with  respect  to  the  delivery  of  funds  apparently  owing  to  the  client  by  the  U.S. Department of Immigration & Naturalization.  No such funds were ultimately found to be owing to the client.  One point of note is that the solicitor had signed conflicting undertakings, one as a form of acknowledgment provided to the bank which appeared more absolute, and the other on her own letterhead which qualified the undertaking.  At trial the solicitor was held liable by Legg J. on the basis that, “…the defendant was not compelled to give the undertaking which she gave, but the bank did send the defendant the certified cheque on the security of her undertaking which the bank requested. In my view, it would be unjust to not enforce the undertaking on these circumstances.”  In a split decision, this judgment was reversed on appeal. Nemetz C.J.B.C. noted that in respect of the bank’s form of acknowledgement,  

Nowhere in that letter is there any suggestion that Mrs. Mutrie was guaranteeing that  in the event that no such funds existed she would pay this out of her own pocket.    To  arrive  at  such  a  conclusion  is  to  accept  the  shadow  and  not  the substance of the transaction.  

Global Marine Drillships Ltd. v. L Bella & Ors124    Global  Marine  Drillships  Ltd.  v.  La  Bella  &  Ors  is  a  complicated  case  involving  the arrangement of letters of credit from HSBC and Deutsche Bank, in the amounts of $200 million and $150 million respectively, which  letters of credit were required  in order to secure  a  line of  finance proposed  to be provided by  J.P. Morgan  in  Singapore  in  the 

                                                            123 Bank of British Columbia, supra note 29. 124 [2014] EWHC 2242 (Ch) (07 July 2014). 

32  

amount of $245 million.  The letters of credit were required to be further supported by an insurance policy covering the risk of a claim being made by J.P. Morgan against these letters of credit.  The client of the solicitor was the party arranging the letters of credit and the insurance policy and it was contractually entitled to be paid arrangement fees of £56 million.  The  solicitor  received  US  $32 million  from  the  plaintiff’s  solicitors  pursuant  to  trust conditions  agreed by  the parties  and  she undertook  to hold  these  funds  in her  trust account.  With respect to $10 million, the solicitor’s undertaking provided that the monies could only be released for the purchase of a policy of insurance, the premium for which was $10 million.  Over a protracted period of time, after heavy pressure from the client who harassed her, threatened to sue her and threatened to report her to the law society, the solicitor did make two transfers of money to the client out of trust totalling $5 million.  This was on the strength of client assurances that the premium for the insurance policy had been paid and that the policy was in place.  Neither fact turned out to be true.  The entity to whom the trust money had been paid used the funds for other purposes and then was declared insolvent.   Ultimately the solicitor was held liable for the loss.  Mr. Justice Newey concluded in his judgment that,  

This  is a sad case.    It  is a  tragedy  that Miss Yildiz did not continue  to hold out against Mr.  La  Bella’s  demands.  The  fact  that  she  was  subjected  to  intense pressure does not, however, provide her with a defence to the claims that Global Marine makes, and neither of the defences  in fact advanced on her behalf and that of Landmark has been made out. In the circumstances, I shall give judgment for Global Marine.   

  Discipline Cases 

A number of discipline cases in Canada have considered whether a solicitor should be disciplined in the context of failure to perform of fulfil a solicitor’s personal undertaking. 

1. Failure to Ensure Undertaking Could be Performed 

Law Society of Alberta v. Amanoh125 

In Law Society of Alberta v. Amanoh, the solicitor acted on a sale transaction between family members. The purchaser, who was a long‐time client of the solicitor, was a realtor who was represented by another solicitor at the request of the purchaser’s mortgagee.  On closing the vendor’s solicitor gave an undertaking to discharge all of the mortgages on 

                                                            125 2010 ABLS 31.  

33  

title,  knowing  that  the  balance  due  on  closing was  insufficient  to  repay  all  of  these mortgages.  The understanding from the realtor was that that two of the mortgages were to be discharged by porting them to other properties. The vendor’s solicitor relied on her prior  dealings with  the  purchaser  in  giving  the  undertaking  to  discharge,  rather  than investigating the matter herself and obtaining a firm commitment from these mortgagees to port  their mortgages. When  the solicitor was ultimately unable  to comply with her undertaking  she  attempted  to  return  the  monies  with  a  request  to  reverse  the transaction. 

The Hearing Committee of the Law Society of Alberta was satisfied that the Member’s conduct was deserving of sanction.  It was noted that, “The Chair delivered a reprimand, which  expressed  denunciation  for  the  conduct  of  the  lawyer  and  expressed  that undertakings  given  by  lawyers  are  fundamental  to  the  practice  of  law  and must  be complied with, nor can a member who is unable to satisfy their undertakings, endeavour to put the onus of solving the problem back on to other counsel by returning the cash to close and requesting a transfer back from the buyer’s lawyer.”. 

2. Failure to Fulfill Undertaking 

Law Society of New Brunswick and J. Douglas Howes126 

In Law Society of New Brunswick and  J. Douglas Howes, counsel was disciplined  for a number of actions, one of which was that he failed to fulfill undertakings given  in real estate transactions. In its reasons the Discipline Committee noted the following: 

The effective practice of  law would not be possible without undertakings. The promise of a lawyer to another to carry out an action, deliver a document, register a transaction, and so on, is paramount to the good conduct of a law practice, the effectiveness of the profession and to clients’ commerce and interests. One can hardly imagine a transactional practice without solicitor’s undertakings. Litigation would become cumbersome and more expensive for clients if barristers could not give and rely on undertakings.  

A  lawyer who does not honour his undertakings  impacts not only the colleague who received the undertaking, but also imperils the entire legal infrastructure that lawyers have depended on for centuries, and thus impacts the public’s trust in the profession.  

Where there are no aggravating circumstances, the authorities dictate fines for failure  to  fulfill undertakings. But where  there are aggravating  factors,  such as here, the penalty can include suspension. 

                                                            126 2012 NBLSB 4. 

34  

3. Failure to Follow Up and Complete an Undertaking on a Timely Basis 

Law Society of Alberta v. ABDI127  

In Law Society of Alberta v. ABDI, the solicitor (Mr. Abdi) acted on the refinancing of his client’s home.   There were  two mortgages on  title; one was  to be discharged and the other was  to be postponed  to  the new mortgage. The  clients  subsequently  sold  their home and another lawyer (Ms. Papp) acted on the sale transaction.  Prior to closing, Ms. Papp wrote to Mr. Abdi regarding the two outstanding mortgages and his assistant replied by fax that both mortgages had been repaid.  Mr. Abdi did not review this correspondence before it was sent.  The sale transaction then closed.  After repeated requests to fulfil his undertaking over a period of nine months, Ms. Papp  reported  the matter  to  the  Law Society of Alberta. 

In its judgment the Committee cited the following extract from Lawyers & Ethics128: 

The purposes of law society discipline proceedings are not to punish offenders and exact  retribution,  but  rather  to  protect  the  public, maintain  high  professional standards, and preserve public confidence in the legal profession. 

In  cases  in  which  professional misconduct  is  either  admitted  or  proven,  the penalty should be determined by reference to these purposes… 

The  seriousness  of  the  misconduct  is  the  prime  determinant  of  the  penalty imposed.  In  the  most  serious  cases,  the  lawyer's  right  to  practice  will  be terminated  regardless  of  extenuating  circumstances  and  the  probability  of recurrence. If a lawyer misappropriates a substantial sum of clients' money, that lawyer's right to practice will almost certainly be determined, for the profession must protect the public against the possibility of a recurrence of the misconduct, even if that possibility is remote. Any other result would undermine public trust in the profession. 

The Committee then cited Bolton v. Law Society:129 

If a solicitor is not shown to have acted dishonestly, but is shown to have fallen below the required standards of integrity, probity and trustworthiness, his lapse is  less  serious but  it  remains very  serious  indeed  in a member of a profession whose reputation depends on trust. 

The Committee  ruled  that  that  conduct of  the Member was deserving of  sanction.  It delivered a reprimand and the Member was ordered to pay a fine of $1,000 and costs. 

                                                            127 2011 ABLS 20. 128 Gavin MacKenzie,  Lawyers & Ethics: Professional Responsibility and Discipline  (looseleaf)  (Scarborough, Ont.: Carswell, 1993).  129 [1994] 1 WLR 512, [1994] 2 All ER 486. 

35  

Law Society (British Columbia) v. Heringa130 

In Law Society (British Columbia) v. Heringa, the solicitor (Mr. Heringa) acted as counsel for the owners on a refinancing of a property.  Proceeds of the refinancing were paid to his clients on the strength of his undertaking to discharge a mortgage on title for which he had  received a mortgagee’s acknowledgement  that she had been paid  in  full.   The mortgagee  subsequently  died  and  there  was  no  follow  up  on  the  discharge  of  the mortgage by the solicitor over a period of about four years, despite repeated requests to do so.   Ultimately the refinanced mortgage went  into foreclosure proceedings and the solicitors for the mortgagee reported the breach of undertaking to the Law Society. 

The panel held that Mr. Heringa was guilty of professional misconduct. The penalty for this was a one month suspension and costs of the proceeding.  

On appeal Mr. Heringa argued that there was no time restraint given in his undertaking and that the panel erred in law by implying a term of punctuality in his undertaking.  The appeal court did not agree. 

Mr. Heringa also argued that an undertaking is not breached until it is no longer capable of being fulfilled.  The appeal court did not agree. 

In affirming the original  judgment the appeal court noted that the heart of the panel’s reasoning was as follows: 

Undertakings are not a matter of convenience to be  fulfilled when  the  time or circumstances  suit  the  person  providing  the  undertaking;  on  the  contrary, undertakings are the most solemn of promises provided by one lawyer to another and must be accorded the most urgent and diligent attention possible in all of the circumstances. 

The  trust  and  confidence  vested  in  lawyer’s  undertakings  will  be  eroded  in circumstances  where  a  cavalier  approach  to  the  fulfillment  of  undertaking obligations  is permitted to endure.   Reliance on undertakings  is fundamental to the practice of  law  and  it  follows  that  serious  and diligent  efforts  to meet  all undertakings will be an essential ingredient in maintaining public credibility and trust in lawyers.  

Clendening, Re131 

In Clendening, Re, the solicitor acted as counsel on a sale transaction.  In connection with the discharge of  two mortgages on  title, Mr. Clendening gave an undertaking  to “use diligent  and  commercially  reasonable  efforts”  to  discharge  these  mortgages.  After repeated reminders over a period of eighteen months, the recipient of the undertaking reported the breach to the Law Society. 

                                                            130 2004 BCCA 97, [2004] B.C.J. No. 377 (B.C. C.A.).  131 2007 LSBC 10.  

36  

The Hearing Panel noted  that  the breach was  at  the  lower end of  the  spectrum, but pointed out that the breach was aggravated by the failure to respond to communication from the notary who received the undertaking.  As well, counsel had previously been the subject of a conduct review.  The Hearing Panel held that the failure to comply with the undertaking  and  to  respond  to  communication  constituted  professional misconduct.  There was an order for a fine of $7,500 and costs of $2,500. 

37  

 APPENDICES  1. Title Insurer Questionnaire – Chicago Title. 

2. Title Insurer Questionnaire – First Canadian Title. 

3. Title Insurer Questionnaire – Stewart Title. 

4. Title Insurer Questionnaire ‐ TitlePLUS®. 

5. CBA Contact List for Matters Involving Mortgage Discharges. 

  SCHEDULES  1. Rules of Professional Conduct – Rules 3.2‐5.1, 5.1‐6 & 7.2‐11 . 

2. Residential Real Estate Transactions Practice Guidelines. 

3. Practice  Guidelines  for  Electronic  Registration  of  Title  Documents,  approved  by 

Convocation June 28, 2002. 

4. Electronic Registration – Rules of Professional Conduct and Practice Guidelines. 

5. Real Estate Practice Guide for Lawyers, 2010 – pages 13‐16. 

6. The Advisor Supplement, September 1992, Undertakings to Discharge Mortgages. 

7. Mortgage Transactions in Electronic Registration (Practice Area Resource). 

8. Show me the Money – Fund handling and the benefits of wire transfers. 

9. Important Information Regarding Payment of the Real Estate Transaction Levy – LSUC. 

10. Endorsement No. 2 – Real Estate Transaction  Levy Surcharge – LawPRO® Professional 

Liability Insurance. 

11. Overview of Undertakings and Trust Conditions (Practice Area Resource). 

12. Undertakings  &  Exclusions  in  the  Professional  Liability  Policy:  Real  Estate  Issues  ‐ 

LawPRO®. 

13. Avoid A Claim:  Undertakings 101: Manage your risk. 

38  

14. Avoid a Claim – Coverage exception in title insurance policies catches lenders’ lawyers off 

guard, posted February 3, 2015 by Kathleen Waters. 

15. Sample discharge request  letter – adapted by Caterina Galati from the sample form of 

letter contained in the LSUC’s former Bar Admission Course materials. 132 

16. Law Society Rules 2015 (effective July 1, 2015), Law Society of British Columbia.  

                                                            132 Galati, Caterina, Discharge of a Collateral Charge Securing a Line of Credit – Avoiding the Traps, Practice Gems: Title and Off‐Title Searching 2010, the Law Society of Upper Canada, Toronto, 2009.