Christa Brønd, Manto: Evaluering af PolitietsRegisterblade.dk ved etnolog Christa Brønd

Evaluering af Politiets Registerblade Seminar, Københavns Rådhus fredag d. 18-11-2011.

Det vil jeg fortælle om…

•  Formål med evalueringen •  Det har vi gjort •  Den typiske frivillige indtaster •  Evalueringens vigtigste pointer

Formål med evalueringen

•  Formålet med evalueringen var, at evaluere frivillighedsprojektet www.politietsregisterblade.dk

•  Evalueringen har haft fokus på:

•  Hvem er de frivillige?

•  Udfordringer, muligheder, læring og god praksis for fremadrettet at rekruttere, motivere og bibeholde de frivillige.

Det har vi gjort

•  Litteraturstudier og research på dialogforummet for Politiets Registerblade.

•  Spørgeskemaundersøgelse blandt 400 frivillige på projektet Politiets Registerblade. Svarprocent: 70%.

•  Fem dybdegående, kvalitative interviews med frivillige i Region Hovedstaden, Fyn og Jylland.

•  Fokusgruppe med seks frivillige fra Region Hovedstaden.

Den typiske frivillige indtaster

Kort sagt…

•  Kvinde (55%) •  56-65 år gammel (42%) •  Har en mellemlang videregående uddannelse (34%) •  Bor i Hovedstadsområdet (51%) •  Betegner sig selv som slægtsforsker (92%) •  Er medlem af en slægsforskerforening (63%) •  Er enten offentligt ansat (23%) eller på pension/efterløn (42%)

Interesse og anerkendelse

•  Den gennemsnitlige frivillige er drevet af en interesse for slægtsforskning, som ofte tager udgangspunkt i en undren eller søgen efter egne slægtninge.

•  Når først de har forsket i egen slægt, drives de af et ønske om at

tilgængeliggøre viden og hjælpe andre slægtsforskere eller nysgerrige.

•  De frivillige ønsker anerkendelse for deres arbejde i form af

feedback, ros og mindre erkendtligheder (interessante bøger eller tidsskrifter, invitationer til interessante arrangementer etc.).

Engagement og faste rutiner

•  Værdsætter orden og korrekthed og forventer det samme fra Stadsarkivet og de øvrige frivillige.

•  Er ikke så meget for forandringer i forhold til tastningsrutinerne, da

det skaber forvirring i forhold til, hvordan de plejer at gøre. Rutinerne betyder meget for indtasterne.

•  Er meget engageret og vil gerne investere i tastningsarbejdet også

ved at engagere sig i andre aktiviteter relateret til tastningsarbejdet. Fx give input til hjemmeside, hjælpe nye indtastere i gang, sidde med i projektggruppe etc.

Personaerne •  Vi har udledt personaer på baggrund af det samlede

datamateriale. De to vigtigste personaer er: •  Den udadvendte •  Den arbejdssomme

•  Hvad er en persona? •  En arke- eller idealtype, der kan bruges til at

personliggøre de virtuelle frivillige. •  Have fokus på at frivilliggruppen er forskellig og det

kræver forskellige motivationsdrivere.

Persona I: Den udadvendte

•  Den udadvendte er en kvinde på 63 år. Hun er gået på efterløn og bor i Region Hovedstaden. Hun kommer meget på arkiverne.

•  Hun bruger indtastningen som afkobling og derfor er det vigtigt, at

rutinen ligger på rygraden. •  Hun vil rigtig gerne lære de andre indtastere bedre at kende –

fagligt og socialt. •  Hun vil også gerne påtage sig yderligere opgaver i forbindelse med

projektet og vil gerne have indflydelse på kommende projekter.

Persona II: Den arbejdssomme

•  Den arbejdssomme er en mand og 60 år gammel. Han er stadig på arbejdsmarkedet.

•  Han bliver inspireret af de andre indtastere, deres engagement og

han opfatter pointsystemet som meget motiverende. •  Han vil gerne deltage i Stadsarkivets arrangementer og vil gerne

lære de andre indtastere bedre at kende. •  Han vil også gerne inddrages mere i beslutningerne omkring

projekterne og føle at hans mening, bliver taget alvorligt.

Hvordan bruger vi personaer?

•  Til at udarbejde forskellige motivations- og rekrutteringsstrategier •  Nogle frivillige drives af pointsystemet andre finder det

demotiverende •  Nogle frivillige vil gerne mødes med andre frivillige, andre kan eller

ønsker det ikke •  Nogle frivillige vil gerne have mere ansvar, påtage sig andre opgaver

andre vil udelukkende taste •  Nogle taster kl. 10-11 hver dag, andre taster kl. 04.00 om

morgenen.. •  Etc. •  Kort sagt bred mangfoldighed, men også mange fællesnævnere.

Evalueringens vigtigste pointer var…

De frivilliges motivation ”Det er en enestående mulighed for at være med til at gøre data tilgængeligt”

Anerkendelse og indflydelse

Det er rart at få påskønnelse i ord. Ikke i gaver. Det er ikke det. Men en eller anden form for anerkendelse, vil man gerne have.

Citat frivillig. Generelt motiveres de frivillige hverken af gaver eller af belønninger, men derimod af : •  Ros, feedback, anerkendelse, mindre erkendtligheder og mulighed for

at komme til faglige arrangementer på Stadsarkivet. •  Muligheden for at få indflydelse på fremtidige projekter, der skal

digitaliseres. Hele 45% svarer ”ved ikke” til motivationsspørgsmålet: De er jo allerede motiverede…

Læring for Stadsarkivet •  Søsæt først nye indtastningsprojekter, når Politiets

Registerblade ophører. •  Giv de frivillige indflydelse på tastningsarbejdet fx ved at

afdække ønskerne blandt de frivillige for fremtidige projekter. •  Skab en fælleskabsfølelse og sammenhold fx gennem sociale og

faglige arrangementer – for dem der har lyst til at deltage. •  Vær til stede som projektleder. Fx ved at kommunikere med de

frivillige gennem dialogforum og hjemmeside.

Indtastning, brugervenlighed og kvalitet

”Det skal helst være på rutinen. Når man taster så meget som vi gør, så nytter det ikke noget, at lave procedurerne om”

Brugervenlighed og indtastning

•  Det er svært, hvis der er noget der laves om, fordi vi har det i fingrene. Citat frivillig.

•  Både hjemmesidens

opbygning og registreringssystemet på hjemmesiden anses generelt for at være brugervenligt.

•  Ændringer er problematiske.

29.2% 24.6%

58.4%

51.2%

7.8%

14.2%

2.1% 7.8%

0.4% 0.4%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Hjemmesiden politietsregisterblade.dk er

som helhed brugervenlig

”Registreringssystemet på politietsregisterblade.dk er

brugervenligt”

Politietregisterblade.dk's brugervenlighed

Helt uenig

Uenig

Hverken enig eller uenig

Enig

Helt enig

Læring for Stadsarkivet

•  Indtastningsvejledningen skal være opdateret og simpel.

•  Forandringer bør holdes på et minimum. •  Orden, korrekthed og kvalitet spiller en stor rolle

for indtasterne. •  Brugergeneret data skal være skarpt adskilt fra øvrig

data. •  Afhold gerne testperioder inden nye projekter går i

luften.

Organisering, dialogforum og tilfredshed med Stadsarkivet ”Det er vigtigt, at projektgruppen svarer samme dag, som man skriver sit spørgsmål. Ellers er det demotiverende”

God kommunikation og dialog •  Størstedelen af de adspurgte frivillige bruger dialogforum og

hjemmeside regelmæssigt og synes, at det fungerer rigtig godt. •  Hjemmeside og dialogforum har en stor betydning for de frivillige,

idet deres fællesskab og univers primært foregår på nettet. •  Det kvalitative datamateriale viser, at der blandt de frivillige fra

hovedstadsregionen generelt er et ønske om, at gå til bruger- og orienteringsmøder arrangeret af Stadsarkivet.

Læring for Stadsarkivet •  Vær garant for korte svartider ved henvendelser fra indtasterne –

max 1-2 dage. •  Uddel gerne flere ansvarsområder til de frivillige, som gerne vil

påtage sig flere opgaver udover tastearbejdet. Fx en webansvarlig, nyhedsansvarlig, repræsentant for de frivillige.

•  Sørg for jævnlige opdateringer – særligt på hjemmesiden som er

billedet udadtil, er det vigtigt at virke dynamisk frem for statisk.

10.0%

35.4% 42.1% 23.6%

53.9% 43.9%

27.5%

7.9% 5.7%

4.3%

0.4% 0.0%

3.2%

0.4% 0.4%

31.4%

2.1% 7.9%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

"Dialogforummet på politietsregisterblade.dk er

vigtigt for mig"

"Jeg er overordnet tilfreds med projektet

politietsregisterblade.dk"

"Jeg vil gerne deltage i et lignende projekt for Stadsarkivet

i fremtiden"

Generel tilfredshed

Helt enig Enig Hverken enig eller uenig Uenig Helt uenig Ved ikke / ikke relevant

Generel tilfredshed med Stadsarkivet som projektleder

•  Den generelle tilfredshed er overordnet meget høj. •  Det er værd at bemærke, at nærmest ingen af de adspurgte er

utilfredse med hverken projektet eller Stadsarkivet som projektleder, hvilket er meget unikt.

•  Spørgeskemaet understøttes af det kvalitative datamateriale, idet

de frivillige også her udtaler, at de er meget tilfredse med både projektet og Stadsarkiv.

Fællesskabet ”På en eller anden måde får man en samhørighed – vi er et stærkt arbejdskollektiv”

Fællesskab •  Der er en generel opfattelse blandt de frivillige af, at de er del af et

(virtuelt) fællesskab. •  Flere af de frivillige udtaler i interviews og fokusgruppe, at de er en

del af et fællesskab, men at de primært taster for dem selv. Man kan inddele de frivillige i to overordnede grupper:

1.  Dem der gerne vil mødes til faglige og sociale arrangementer og som samtidig også har mulighed for det (geografisk).

2.  Dem der af den ene eller anden årsag ikke har lyst eller mulighed for at mødes og derfor foretrækker det virtuelle fællesskab.

Læring for Stadsarkivet •  Arrangere faglige arrangementer hvor de frivillige har

mulighed for at møde hinanden, høre et foredrag og komme ”bag-scenen” på Stadsarkivet.

•  Fortsætte med at afholde brugermøder, hvor der orienteres

om løst og fast, og hvor de frivillige har mulighed for at komme med input til Stadsarkivet.

•  I det hele taget bør Stadsarkivet i højere grad skabe nogle

rammer, hvor de frivillige kan mødes, da det vil være med til at styrke fællesskabet og tanken om det fælles projekt.

SLUT SPØRGSMÅL TAK FOR I DAG