Checklista inför beslut, BP5 JA NEJ · 2019. 4. 11. · NRF dnr 091/17). Att syftet är att skapa en elektronisk version av NORA:s ramverk/underlag i VIS. Norrlandstingen kan på

Norrlandstingens regionförbund, NRF

Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17

Projektledare Jack Lysholm Utgåva: Slutligt förslag

Projektägare: Förbundsdirektör NRF Projektledare: Jack Lysholm & Karin Sikström 1(46) Version 1.0

Projektnamn: NORA 2018.

Projektägare: Förbundsdirektör Norrlandstingens

regionförbund (Mats Brännström t.om

oktober, Nina Fållbäck Svensson fr.om

november).

Checklista inför beslut, BP5 JA NEJ

Alla ärenden och projekthandlingar är omhändertagna och diarieförda X

Projektets akt är avslutad X

Alla erfarenheter och observationer dokumenterade och avrapporterade X

Projektbiblioteket är uppdaterat med relevanta dokument X

Avvikelser från planerade mål är dokumenterade X

Effektmålen är dokumenterade i en nyttokalkyl X

Ansvarig för uppföljningen av nyttoeffekterna är utsedd: Utses av

sjukvårdregionala samverkansgruppen för uppföljning och analys

Se

kolumn

till

vänster

Nyttouppföljningsmetod är dokumenterad i överenskommelsen för realisering

av nytta.

Se

ovan

Ekonomisystemet är uppdaterat och projektet formellt avslutat X

Kryssa i rutan för vilket alternativ som gäller: JA NEJ Kommentar:

Beslut att godkänna Slutrapport och

avsluta projektet, BP5

Beslut att inte avsluta projektet, BP5

Beslut att bordlägga beslutet

Datum och underskrift projektägare

Nina Fållbäck Svensson

Namnförtydligande


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



INNEHÅLLSFÖRTECKNING

GRUNDLÄGGANDE INFORMATION .................................................................... 3

Bakgrund ............................................................................................................................. 3

Syfte ...................................................................................................................................... 4

Effekterna av projektets resultat/Verksamhetsnytta ............................................... 5

EFFEKTMÅL .............................................................................................................. 5

Projektorganisation & organisationsplan .................................................................. 6

Processer och metoder ................................................................................................... 8

PROJEKTRESULTAT JÄMFÖRT MED PROJEKTMÅL ....................................... 9

Målen .................................................................................................................................... 9

Utfall tidplan ....................................................................................................................... 9

Utfall kostnader, inkl. resurser .................................................................................... 10

Uppföljning effektmål/ nyttoeffekter .......................................................................... 19

ÖVERLÄMNING/LEVERANS AV PROJEKT ....................................................... 19

ERFARENHETER OCH OBSERVATIONER ....................................................... 19

HISTORIK .......................................................................................................................... 29

REFERENSER/BILAGOR .................................................................................... 46


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Grundläggande information

Bakgrund

NORA 2018 (Norrlandstingens Analys och uppföljning), är en fortsättning av NORA pilotprojekt (slutrapport, dnr VLL: 301–2018, NFR: 091/17) som initierades hösten 2015 då Regionala Samrådsgruppen för Kunskapsstyrning (RSK) tillsammans med förbundsdirektör för Norrlandstingens regionförbund tar kontakt med Registercentrum Norr (RC Norr):

utifrån ett identifierat behov av stöd att utveckla vårdkvalitetsperspektivet1 i underlag för planering, uppföljning och analys för landstingsledning. Samt hur man på ett överskådligt sätt kan sammanställa och/eller göra urval från stora informationsmängder (som omfattar flera sjukdomsområden) och relatera/orientera indikatorer och variabler till de olika nivåerna i hälso- och sjukvårdsystemet. Detta då VIS ansågs ha blivit ”en bassäng med data” med otydlig struktur som var svår att överblicka, och därmed ändrat sin, för RSK, beskrivna inriktning att utgöra ett stöd för målgruppen landstingsledning.

för att diskutera konkreta samverkansaktiviteter/möjligheten att använda kompetens från RC Norr för analys, statistisk bearbetning och sammanställning av data utifrån ovan behov.

RC Norr tar, utifrån RSK:s behovsformulering och en genomgång av relevanta planerings- och uppföljningsdokument, fram förslag på hur målsättningar i landstingsplanerna skulle kunna följas upp med underlag från kvalitetsregister och andra datakällor. Vidare gavs en översikt av referensprojekt inom kvalitetsuppföljning utifrån ett ledningsperspektiv, exempel på strukturer för sammanställning av data utifrån ett ”system-tänk”, samt hur man kan visualisera samma data på olika vis för att bättre passa olika nivåers behov. Efter en fördjupad behovsbeskrivning (som även inkluderade planerings- och uppföljningsansvariga) visar RC Norr ett förslag på en anpassad struktur som de tagit fram som grund för en fortsatt diskussion om ett ”ramverk” för planering- och uppföljning för målgrupp landstingsledning med syftet att utgöra underlag för landstingens övergripande planerings-/uppföljningsdokument. Utifrån detta arbete lägger RSK och RC Norr ett gemensamt förslag till landstings-/regiondirektörerna, som våren 2016 fattar beslut om att ge dessa i uppdrag att vidareutveckla arbetet (som då får namnet ”NORA”), inom ramen för NRF (förbundsdirektör utses vara sammankallande) och med delvis finansiering från projektet ”Huvudmännens förbättringsarbete” (SKL-Kvalitetsregistersatsningen, 2016-01-01 till 2017-03-31).

1 Även en ambition om att man ville förbättra den ”röda tråden” avseende underlag för dialog mellan ledning och verksamhet om planering och resultat. Tidigare hade man upplevt det som försvårande att man delvis använt olika datakällor för uppföljning.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Under ungefär ett år (perioden 25 april 2016 till 6 april 2017) prioriterar NORA-pilotgruppen att arbeta med hur man med tillgängliga data kan belysa metabolt aktivt fetma och dess följdsjukdomar, ett område där landstingen anser sig ha särskilt stora behov att utveckla sin verksamhet (redovisas i NORA pilotdelrapport 2, NRF dnr 091/17). I april 2017 återupptas arbetet med NORA-ramverk med en 1,5 dags workshop dit företrädare för VIS även är inbjudna för att diskutera möjligheten att skapa en elektronisk version av ramverket som därmed skulle kunna utgöra en ”prototyp” för landstingspresentationer i VIS. Projektgruppen enas om:

Principer för fortsatt arbete med ramverkets utformning (NORA pilotdelrapport 1, NRF dnr 091/17).

Att syftet är att skapa en elektronisk version av NORA:s ramverk/underlag i VIS. Norrlandstingen kan på så sätt bidra i kravställningen och i vidareutvecklingen av VIS.

Ett förslag till fortsatt arbete i en anpassad projektform då ramverksarbete kommer ske parallellt med att landstingen utvecklar/anpassar sin struktur för kunskapsstyrning (nationellt och regionalt/lokalt) i vilken NORA bör integreras. Projektet placeras vid NRF då det inte är beslutat om/hur resultat från NORA ska integreras i kunskapsstyrningen, samt att NRF har en direkt rapporteringslinje till samtliga norrlandsting. Linjeansvariga representanter från tjänstemannaledningens planerings- och uppföljningsarbete (hälso- och sjukvårds eller landstingsdirektörer) föreslås inkluderas i NORA:s projektorganisation i större utsträckning än under pilotprojektet för att säkra en bredare och i ledningen bättre förankrad kravställning.

I augusti 2017 tar BG (beredningsgruppen) för NRF ett inriktningsbeslut (till vilket de fyra landstingen sedan anslöt sig) om att NORA ska fortsätta först i etableringsfas 1/11–31/12 2017 och sedan som ett projekt inom ramen för NRF under 2018. Ett projektdirektiv för NORA 2018 tas fram efter möten med samtliga landsting, och fastställs av BG NRF den 26 oktober 2017.

Syfte

Syftet med NORA 2018 är att utifrån pilotprojektets erfarenheter och resultat

vidareutveckla en målgrupp- och syftesanpassad översikt (ramverk och moduler för en

horisontellt orienterad beskrivning av hälso- och sjukvården som underlag till landstings-

/regionledningarnas planering och uppföljning) med en samling av ett urval av nyckeltal

och variabler, som bygger på en logik (struktur/sortering) bl.a. utifrån lagar/föreskrifter,

målsättningar samt etablerade och centrala termer och begrepp inom folkhälsa och hälso-

och sjukvård, och med förankring i professionen i form av de regionala


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



programområdena. Projektets inriktning är att ramverk och moduler ska tillhandahållas

elektroniskt och bidra till en utvecklad kravställning av Vården i Siffror.

I projektdirektiv för NORA 2018 ingick även att lämna ett förslag till Norrlandstingen över

hur NORA arbets-modell/frågor kan integreras i den organisation för kunskapsstyrning

som är under uppbyggnad (detta återspeglas i projektplanen som nyttorealiseringsmål

P4).

Effekterna av projektets resultat/Verksamhetsnytta

Nedan är de effektmål som beskrivits i projektplan.

Effektmål

E1 Förutsättningar för kedjan av resultatdialog från landsting-/regionledning till verksamhetschefer förbättras.

E2 Befintliga data (i kvalitetsregister, andra myndighetsregister och vårdstatistik) kan utnyttjas bättre genom att de sammanställs på ett mer överskådligt och tillgängligt sätt

E3 Ökade möjligheter för de fyra Norrlandstingen att samordna sitt arbete med underlag för planering och uppföljning och att jämföra och utbyta erfarenheter utifrån dokumenterade skillnader i t.ex. resultat, genom en gemensam struktur (ramverk)

E4 Uppnådda resultat kan relateras till både nationella och av landstingen själva beslutade målnivåer

E5 Icke tillgodosedda uppföljningsbehov blir möjliga (som en följd av NORAs horisontella sammanställning) att identifiera och återkoppla till befintliga dataproducenter, t.ex. kvalitetsregister och landstingens datalager

E6 Genom att Norrlandstingens behov av informationsstruktur och innehåll som underlag för planering och uppföljning kan tydliggöras genom NORA ska ökar Norrlandstingens möjlighet att:

Påverka VIS utveckling och därmed få bättre effekt av sin del av landstingens solidariska finansiering av VIS

Få ökade och mer individuellt anpassade rapporter med möjlighet att använda t.ex. exportfunktion av tabell till landstingens egna planedokument

E7 Göra ytterligare information tillgänglig (om data/datakällan) och på så vis skapa en bättre grund för att värdera resultatet.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Projektorganisation & organisationsplan

Styrgrupp Styrgruppen säkerställer bl.a. projektets inriktning och resultat i förhållande till projektplan och är ansvarig för beställarkompetens och beställarnas krav. Styrgruppen fattar beslut om nödvändiga prioriteringar inom projektet.

Ordförande: Förbundsdirektör NRF, Mats Brännström (t.om 31/10), Nina Fållbäck Svensson (from 1/11)

Region Norrbotten: Tarja Lepola, Ekonomi- och planeringsdirektör

Region Västernorrland: Hanna Vahlund, Planeringschef och Verksamhetschef Ekonomi och Samordning

Region Jämtland Härjedalen: Ingela Jönsson, Planeringsdirektör

Västerbottens Läns Landsting: Katarina Holmgren, Ekonomidirektör

Regionala Samrådsgruppen för kunskapsstyrning (RSK): Susanne Waldau, Strateg

Projektledare (adjungerad)

Bitr. projektledare (adjungerad)

Projektgrupp Medlemmarna i projektgruppen är landstingens representanter, och deltar i NORA både genom eget aktivt arbete och genom att tillsammans utgöra forum för diskussion och förankring/beslut av bitr. projektledarens förslag till lösningar. Inom projektgruppen har en kontaktansvarig utsetts med ett internt samordnings- & informationsansvar inom sitt landsting.

Region Norrbotten: Carola Fransson, Birgitta Nordström, Sofia Reinholdt

Region Västernorrland: Johanna Wikström, Anna Öhman (from 28 juni)

Region Jämtland Härjedalen: Jennie Eriksson, Sandra Hedman, Anna-Kerstin Leijonklou

Västerbottens Läns Landsting: Lina Renfors, Per Sehlin

Bitr. projektledare

Projektledare

Projektledaren ansvarar för att projektet organiseras så att det kan genomföras enligt projektplan och de särskilda anpassningar som kan komma att behövas. Därutöver ska projektledaren underlätta projektets genomförande t.ex. genom att ansvara för vissa kontakter med chefssamråd och kravställare, och även vissa kontakter/avstämningar på nationell nivå, se nedan. Projektledaren ska bevaka och utifrån NORA perspektivet bidra vid uppbyggnad/anpassning av lokal/regional/nationell struktur för kunskapsstyrning. I detta ingår att ett förslag till framtida organisatorisk inplacering/förvaltning av NORA ska tas fram.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Bitr. projektledaren rapporterar till projektledaren. Bitr. projektledaren ansvarar för att fånga in/ta emot och sammanställa behov och krav utifrån olika intressenters/sakkunnigas synpunkter på underlag och ramverk inkl. referensgrupp och arbetsgrupper. Bitr. projektledaren utreder tillgång till data och samordnar med VIS och andra aktörer. Bitr. projektledaren tar fram förslag till lösningar för t.ex. nedanstående moment/delprocesser inom NORA:

Utformning/anpassning/utveckling av ramverk/informationsstruktur för planering, uppföljning och analys inom angivna ramar

Kravställning för elektronisk version av NORA ramverk/informationsstruktur i samarbete med Vården i Siffror (VIS), SKL

Sammanställning och underlag för prioritering av kravställning Referensgrupp: Referensgruppens fungerar som bollplank och ger synpunkter problemställningar och förslag till lösningar. Referensgruppen ska framför allt ge ett kompensmässigt tillskott till projektet och kunna fungera som ”kontaktnod” gentemot de fyra landstingen/regionerna för vissa frågor.

Yulia Blomstedt, enhetschef Registercentrum Norr

Hans Lindsten, Chef neurocentrum, Västerbottens Läns landsting (repr. Chefssamråd)

Urban Tiren, Chefsläkare Region Jämtland Härjedalen

Torbjörn Myrnäs, Chef Kirurgcentrum, Västerbottens läns landsting (repr. Chefssamråd)

Pia Näsvall, landstingsdirektörens medicinska rådgivare Region Norrbotten

Jonas Claesson, Bitr. hälso- och sjukvårdsdirektör, Västerbottens Läns landsting

Projektledare

Bitr. projektledare (adjungeras vid behov)

”Arbetsgrupp”:

Projektledare för etableringsprojektet RCPH, Håkan Gadd och Christina Wennberg Granberg, var inte formella projektdeltagare men de har, på uppdrag av Förbundsdirektör NRF, bidragit och kommit med synpunkter på utformning och innehåll på kvalitetsstrategi och utkast för modul psykisk hälsa samt på uppdragsformulering för de regionala programområdena.

Bitr. projektledare

Projektledare


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Processer och metoder

Projektil projektmodell har, enligt beslut i projektdirektivsdiskussion, varit utgångspunkt för hela projektarbetet. För arbetet med framtagande av moduler har konceptet med ”Kvalitetsstrategi-dokument” tagits fram av bitr. projektledare (som sedan fastställts av projektgrupp). Syftet med kvalitetsstrategi dokumenten är att: 1. Svara mot de krav som finns i Projektil att redogöra för: hur man säkerställer att man arbetar enligt gällande policys inom området hur man tar erfarenheter av andra projekts erfarenheter och observationer hur man följer verksamhetens rutiner och arbetsinstruktioner

2." Beskriva" hur varje modul är framtagen enligt de utgångspunkter för projektgruppens arbete & ramverkets utformning som definierats i NORA pilot ramverksrapport utgå från de enskilda landstingens behov, men samverka för att möjliggöra

landstingsgemensamma lösningar och jämförelser att först definiera vilka frågeställningar och aspekter som tjänstemän och

beslutsfattare på landstingsledningsnivå behöver belysa, och därefter undersöka tillgången till relevanta data som speglar det

utgå från tidigare arbete, expertis och initiativ men kombinera dem i en ny kontext och struktur enligt "ramverksprinciperna" för att anpassa till målgruppens behov och skapa bättre översikt

redovisa val av källa, möjliggöra källkritik och ytterligare informationsinhämtning (transparens och förståelse för framtagandet/besluten)

områden där data saknas ska lyftas fram som förbättringsområden ramverket/underlaget ska utformas så det kan kopplas till den befintliga

organisationens processer skapa förutsättningar för en planerings- och uppföljningsdialog mellan de angränsande

ledningsnivåerna (verksamhet, regional och nationell)

3. Dokumentera arbetet i NORA 2018 (de kommer vara en del av resultatet för projektet) och utgöra källdokument för vad som varit underlag till respektive modul, vad den ska användas till (process, dokument, avgränsningar, definitioner, delkomponenter) vilka identifierade krav som finns (lagar, författningar) samt vad modulen ska försöka svara på för typ av frågor.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Projektresultat jämfört med projektmål

Målen

Enligt projektdirektiv skulle NORA, efter genomförande, ha resulterat i:

Fastställt ramverk/informationsstruktur som underlag både för landstingens gemensamma och egna (unikt för ett landsting) planering och uppföljning.

Etablerat samarbete med VIS inklusive fastställda styrande dokument för detta samarbete

Digitala versioner av en eller flera moduler i ramverket

En eller flera moduler i ramverket har använts av ett eller flera av landstingen/regionerna och återkoppling av erfarenheter med förslag till förbättringar (primärt förbättringsbehov) har skett/är planerad

I samarbete med ansvariga i landstingen/NRF ska ett förslag till fortsatt drift och organisation för NORA lämnas, inkl. hur NORA ska integreras i strukturen för kunskapsstyrning.

Under den inledande projektperioden reviderades projektmål i projektplan. Utfall resultat för respektive projektmål i förhållande till beslutad projektplan redovisas i punkt 2.2. Utfall tidsplan under punkt 2.3 och kostnadsutfall under punkt 2.4.

Utfall tidplan

Projektets genomförandefas beräknades (utifrån projektets karaktär och riskanalys) i projektdirektivet till minst ett år, men att beroende på hur snabbt system för kunskapsstyrning kunde etableras så bedömdes en eventuell förlängning av projektet med ytterligare ett år komma att behövas. Projektplan fastställd först i juni 2018 eftersom anpassning till projektets beroenden ledde till att flera utkast till projektplan krävde justeringar. Vid fastställandet av projektplan beslutades att tydliga tidsplaner inte kunna sättas med tanke på projektets förutsättningar, inriktning och begränsningar/beroenden (risker).

Vissa högt prioriterade projektmål har därtill visat sig vara mer tidskrävande än beräknat framför allt pga. att övergripande förutsättningar visat sig saknas eller vara oklara. Vilket lett till förskjutningar av tidsplan samt förändrade förutsättningar för andra projektmål. Se kommentarer under redovisning av respektive projektmål (punkt 2.2) samt erfarenheter och observationer (punkt 4).


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Utfall kostnader, inkl. resurser

Projektet redovisar ett överskott på 292 513 kr. Då projektet ändrade inriktning i förhållande till VIS/nationella nivån så skedde en förskjutning av arbetsuppgifter till övergripande förutsättnings- och bredare nyttorealiseringsfrågor för respektive projektmål. Detta ledde till att resurs för statistiker inte behövde nyttjas vilket förklarar projektets överskott. Projektägaren (NRF) har hämtat in finansiering från medlemmarna för projektet enligt de skattade, faktiska kostnaderna i november för helåret 2018, motsvarade 1 130 000 kr. Detta innebär att 280 000 kr av projektets beslutade budget inte har rekvirerats. Överskott i förhållande till faktiskt rekvirerade medel är 12 513 kr. Styrgruppen har beslutat, i enlighet med förslag från projektägaren, att dessa medel är för ringa för att återbetala, och att medlen istället överförs till kontot för kunskapsstyrning vid NRF. Utfall projektmål

Projektmål 2 Mål: Norrlandstingens utvecklade kravställning av i första hand Vården i Siffror (VIS)2 Utfall:

Klargjort inom projektet och externt3 att Norrlandstingens NORA kravställning av VIS avser hela VIS utformning (informationsstruktur & funktioner) samt uppdrag (syfte/funktion) i systemet för kunskapsstyrning, dvs inte att skapa en ”Norrlandsrapport” av befintliga data i VIS rapportfunktion (som först föreslogs av VIS).

Konstaterat att för det syftet är ett avtal eller en överenskommelse inte tillämpligt, vilket var ett projektmål i en tidig version av projektplanen.

Konstaterat att norrlandstingen istället därför (behöver och) vill, utifrån deras målbild ” NORA-ramverk”, initiera en nationell process för framtagande av en landstingsgemensam målsättning4 avseende planerings- & uppföljningsunderlag för målgruppen landstingsledning och programområden (verksamhet/professionens behov).

2 Projektplan återremitterades 4 gånger. Det initiala projektmålet var inriktat på att skapa ett avtal/överenskommelse med VIS om att de, utifrån NORA projektets kravställning och (analogt) modulunderlag skulle skapa (elektroniska) dummy-moduler för de tre RPO-områdena. Dummy-moduler skulle sedan testas av projektgrupp och GAP-analys tas fram. Samt att NORA/VIS via detta arbete förtydliga process för norrlandstingens kravställning av VIS utveckling. ”. Dessa moduler var ju dock en del av en helhet i NORA ramverk (som man samtidigt ville föra fram som förslag för VIS informationsstruktur) 3 Genom möten och kontakter med VIS/SKL och SGUA redovisade i punkt 1.5 samt genom Norrlandstingens ”beställning” till VIS. 4 Utifrån vilken förvaltningsobjekt, landstingen själva, berörda parter sedan kan ta fram utvecklingsplaner


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Konstaterat att en sådan målsättning/kravställning berör strategiska ledningsaspekter (nationellt såväl som sjukvårdsregionalt/lokalt) då den är del av en större målbild kring planering, uppföljning och analys i systemet för kunskapsstyrning, och bl.a. behöver beakta andra förvaltningsobjekt med liknande syfte, eventuella ytterligare målgruppers behov samt förutsättningar för berörda myndigheter och de tänkta dataleverantörernas medverkan.

Försökt bidra med underlag för initiering av ett sådant arbete och/eller en utvecklingsplan av VIS, i form av att skicka en utkast-version5 av en ”Norrlandstingens beställning” till VIS. Beställningen (se bilaga ”Beställning VIS Norrlandstingen 180508”) bestod av två delar + en komplettering:

o Del 1) Förtydligande av VIS uppdrag och organisation, inklusive att en sammanhållen6 process för kravställning fastställs (då VIS-frågan blivit vidare och bedömts pågå längre än NORA projektperspektiv, så blev det viktigt att försöka upprätta en icke-projektdriven process (där NORA under resterade projekttiden istället kunde stötta de befintliga grupperingarna/funktionernas arbete).

o Del 2) Övergripande utveckling av VIS (utifrån NORA). o Komplettering) Kompletterande underlag och frågor till nationella BI-

nätverket, se bilaga ”Underlag & frågor till BI-nätverket 180531”.

Fått bekräftat att: o de principiella frågorna och det arbetssätt för kravställning som NORA

identifierat/tagit fram har varit av intresse för Nationella Samverkansgruppen för Uppföljning & Analys och låg i linje med "den nationella diskussionen".

o beställningen, enligt företrädare för VIS, är krävande men ställer viktiga frågor om hur VIS utveckling bör styras, och man förstår att de önskemål norrlandstingen har är potentiellt/troligen generiska och att samma fråga kommer att komma upp angående uppdrag om Nationella Programområdenas (NPOs) uppföljningsdata i VIS.

Konstaterat att det behövs ett beslut om forum för beredning av och beslut om dessa typer av frågor då:

o Företrädare för VIS anser att övergripande principiella frågor passar bäst för Nationella Samverkansgruppens för Uppföljning & Analys diskussion och menar att det även är den som bör bereda frågor och rigga projekt som eventuellt kan bli större, nationellt gemensamma, då sådana är vidare än VIS.

5 Som avsågs bli final version under projekttidens slut. 6 Med sammanhållen avses att inkludera samtliga intressenter/finansiärer (landsting) och ev. andra målgrupper för VIS.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



o Nationella Samverkansgruppen för Uppföljning & Analys verkar vara av en annan åsikt då vi upprepade gånger blivit hänvisade tillbaka till VIS.

Träffat berörda parter7 vid ett gemensamt möte i syfte att få ett ”nationellt”

ställningstagande/bedömning av NORA som grund för arbete med gemensam målbild/kravställning av VIS samt utifrån andra regioners behov, förutsättningar och/eller arbete med liknande syften.

Blivit hänvisade till att Nationella Samverkansgruppen för Uppföljning & Analys planerade ett seminarium till hösten dit landstingen/regionerna skulle bjudas in för att få en bättre och bredare områdesbild (en samlad målbild) utifrån samverkansgruppens uppdrag. Det har även meddelats att verksamhetsplaner för både VIS/SKL och Nationella Samverkansgruppen för Uppföljning och Analys ska tas fram under hösten och VIS8 har lyft iden att ”förena” norrlandstingens beställning med en ”utvecklings-/inriktningsplan och med resurser som svara mot dessa för VIS med förankring i landsting/regioner – läs samverkansgruppen”.

Verkat för/försökt9: o bidra till sjukvårdsregional samsyn kring hur norrlandstingen ska agera på den

nationella nivån genom att försöka få till stånd diskussion om sjukvårdsregional samordning och vidareutveckling/konkretisering av de kunskapsstyrningsrelaterade principiella projektfrågorna/idéerna så att norrlandstingen i sin tur, via sina nationella representanter, kunde ”väcka” frågorna/förslagen i berörda nationella grupperingar med förhoppning att på så sätt få ökat nationellt stöd/prioritet.

o hålla ihop projektarbetet sjukvårdsregionalt med redan initierade aktiviteter från nationella grupperna; ex Nationella samverkansgruppen för metodstöds uppdrag ”Kartläggning av Nationella Programområden, NPO”, ovan nämnda verksamhetsplaner för VIS/SKL och Nationella Samverkansgruppen för Uppföljning & Analys, samt det arbete med NPO-stöd i VIS som VIS/ Nationella Samverkansgruppen för Uppföljning & Analys planerade påbörja arbeta med under hösten (vilket bedömts ha parallellitet/överlapp med NORA RPO-modul).

o skapa bättre förutsättningar för en mer förankrad och konkret nyttorealiseringsdiskussion (slutrapport) samt överlämning/integrering.

7 VIS och SGUA (med representanter från alla sjukvårdsregioner). Mötet skedde efter att VIS vidarebefordrat norrlandstingens ”beställning” till SGUA. 8 Dock oklart om detta är förankrat med samverkansgruppen för uppföljning & analys. 9 Diskussion om projektförutsättningar med projektägare i maj, som senare via/tillsammans med styrgrupp för sjukvårsregional kunskapsstyrning bedömde att det fanns behov av, och fattade beslut om, att projektledare och samtliga norrlandstingens representanter i de nationella grupperingarna skulle träffas.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Projektmål 1:1

Mål: Kravställning och framtagande av moduler (inkl. kvalitetsstrategier) för tre regionala programområden (RPO), enligt styrgrupps prioritering dvs RPO Psykisk hälsa, RPO Kvinnosjukvård & RPO Nervsystemets sjukdomar. Utfall:

Arbetssätt för framtagande och dokumentation av modularbete är framtaget (kvalitetsstrategidokument). Projektgrupp har fastställt grundformat på kvalitetsstrategi-dokument. Förslag på Kvalitetsstrategi för psykisk hälsa är framtagen.

Ett första utkast med brutto-innehåll för modul RPO psykisk hälsa är framtagen utifrån kvalitetsstrategi och input från RCPH projektledare, men ej förankrad med den övergripande huvudmanna-kravställningen utifrån linjeorganisationens process i förhållande till ett fastställt RPO uppdrag (som i sin tur ska ställas mot ett NPO uppdrag och det uppföljningsstöd som planeras tas fram till NPO i VIS/av Nationell Samverkansgrupp för Uppföljning & Analys).

Det har konstaterats (dock ej fastställts) att syfte och användningsområde för programområdesmoduler för målgrupp landstingsledning är:

o att för det specifika programområdet få en övergripande bild av landstingets förutsättningar, resultat (utveckling/måluppfyllelse) och verksamhetsföreträdares behov/prioriteringar. I ramverket utgör således RPO /NPO-moduler ett slags bruttounderlag för urval till en horisontell sammanställning (av flera programområden); i nivå 2 i NORA ramverk.

o att kunna utgöra underlag vid en planerings/uppföljningsdiskussion med den angränsande ansvarsnivån (verksamhetsledning/profession).

o bidra till underlag för beställning av fördjupningsanalyser/rapporter.

Det har konstaterats att ställningstagande till om RPO-/NPO-modul även ska kunna svara mot behov hos verksamhetschefer, divisionschefer eller motsvarande inom programområdet tex:

o att utgöra underlag för den egna verksamhetsplaneringen, -uppföljningen och -utvecklingen (förbättringsarbete) samt utvärdering av särskilda satsningar.

o Ge underlag för beslut om resurser och insatser.

Det har konstaterats att hur (dvs vilken information och i vilket format) underlag från en RPO/NPO modul till den övergripande landstingsledningens planerings- och uppföljningsprocesser ska presenteras behöver fastställas (ex handlingsplan, principer för urval av data i nivån 2 i NORA ramverk).


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Kommentarer:

Andra högre prioriterade projektmål (som även utgjorde förutsättningar för detta projektmål) visade sig vara mer tidskrävande än beräknat och har därmed förskjutit tidsplan för detta projektmål.

Parallella/överlappande initiativ har, efter projektets start, meddelats ska initieras för NPO. Tex NPO stöd i VIS, uppdrag om kartläggning av NPO osv.

Arbetet med RPO-moduler har varit beroende av tid och engagemang från aktörer som ej är projektmedlemmar.

RPO medlemmar för psykisk hälsa gick till andra uppdrag precis då arbetet hade kommit igång. Ersättare saknades och man inväntade beslut om rapport för etableringsprojektet RCPH/ RPO psykisk hälsa (som innehåller förslag om uppdrag, organisation, resurser och former för samverkan med andra aktörer). Dessutom hade det tidigare inte funnits ett chefssamråd för Psykisk Hälsa.

För programområdena kvinnosjukdomar och nervsystemets sjukdomar så meddelades projektet att dessa inte skulle finnas tillgängliga förrän tidigast oktober. Projektägare bedömde att det vid den tidpunkten (se Q3-rapport) det inte var lämpligt/möjligt att påbörja något arbete med dessa.

Den första uppdragsbeskrivningen för NPO/RPO som kommunicerats i samband med etablering av kunskapsstyrningssystemet saknade specificering av vilka behov NPO/RPOs analys och uppföljningsuppdrag skulle svara mot, dvs syfte, användningsområde, format för sammanställning/presentation, tidpunkt för leverans, vilka som förväntas ska ta del av det, samt hur NPO/RPOs planering-, uppföljning- och analysuppdrag ska ses i förhållande till linjeorganisations ansvar. Under projekttiden har vi uppfattat delvis olika tolkningar och förväntningar relaterat till ovan, samt vem/vilka som förväntas ta fram ett sådant underlag.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Projektmål 3 Mål: Lämna förslag till de regionala programområdenas (långsiktiga) uppdrag/roll gällande underlag för planering och uppföljning på nivån landstingsledning. Utfall:

Utkast till RPO-uppdrag gällande uppföljning och analys kopplat till linjeorganisation och utveckling/förvaltning av programområdes-modul finns framtagen och är kommenterad av RCPH projektledare (dvs enbart ett RPO, och ej fastställt) se bilaga ”Diskussionsunderlag RPO uppdrag för uppföljning & analys utifrån NORA modul”. Detta uppdrag och modul ska dock avgränsas/samordnas med motsvarande/näraliggande nationellt uppdrag i NPO samt det stöd som NPO ska få av VIS/samverkansgrupp för uppföljning analys.

Målgrupp landstingsledning i NORA har beskrivit behov av bidrag med underlag för övergripande horisontella sammanställningar och fördjupningsrapporter, men det har även nämnts tankar om att RPO ska ta fram handlingsplaner (likt RCC – modell).

Det har konstaterats i dialog med RPO (dock ej fastställts) att en RPO-modul även skulle kunna svara mot behov hos verksamhetschefer, divisionschefer eller motsvarande inom programområdet tex:

o att utgöra underlag för den egna verksamhetsplaneringen, -uppföljningen och -utvecklingen (förbättringsarbete) samt utvärdering av särskilda satsningar.

o Ge underlag för beslut om resurser och insatser.

Det har konstaterats att första uppdragsbeskrivningen för NPO/RPO som kommunicerats i samband med etablering av kunskapsstyrningssystemet saknade specificering av vilka behov NPO/RPOs analys och uppföljningsuppdrag skulle svara mot, dvs syfte, användningsområde, format för sammanställning/presentation, tidpunkt för leverans, vilka som förväntas ska ta del av det, samt hur NPO/RPOs planering-, uppföljning- och analysuppdrag ska ses i förhållande till linjeorganisations ansvar, och huruvida det ska ses som att RPO ska ta fram material på uppdrag från dem eller primärt för eget uppföljningsbehov. Under projekttiden har vi uppfattat delvis olika tolkningar och förväntningar relaterat till ovan, samt vem/vilka som förväntas ta fram ett sådant underlag.

Förslaget till RPO-uppdrag (och inkomna kommentarer) har/ska (enligt beslut i NORA styrgrupp) lämnas till styrgrupp för regional kunskapsstyrning för att diskuteras och sammanföras med RPO-uppdraget i sin helhet.

Kommentarer:

Andra högre prioriterade projektmål (som även utgjorde förutsättningar för detta projektmål) visade sig vara mer tidskrävande än beräknat och har därmed förskjutit tidsplan för detta projektmål.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Projektmål 1:2 Mål: Vidareutveckling av ramverk som helhet10. Utfall och kommentarer:

Ett utvecklat ramverksförslag (jämfört med principiella ställningstaganden för utformning av ramverk i NORA pilot, se bilaga ”NORA pilot slutrapport ramverk”) finns framtaget (dvs principer/grunder för utformning av ramverket och moduler är kompletterade) Bl.a. är nivåindelning, grund för utformning och användningsområden/syftes-beskrivning utvecklad och behov av delkomponenter för kvalitetsdimensioner är identifierade (se bilagor ”Presentation NORA..”, samt bilagor ”Diskussionsunderlag…”), men forum för var/med vilka dessa delkomponenter ska diskuteras och beslutas är ej fastställt (beror på projektets vidare hantering, t.ex. om nationellt gemensamt eller ej).

En workshop var planerad med projektgrupp/RPO efter sommaren för att gå igenom modul psykisk hälsa (se bilaga ”Diskussionsunderlag Modul Psykisk hälsa”) samt utifrån denna och ett fastställt RPO behov/uppdrag, titta vidare på utveckling av ramverket som helhet. Den genomfördes inte pga. att det framkom från flera olika håll att projektet drev mot den nationella nivån, bl.a.:

o att ”RPO-modul” torde vara av intresse för, och därför tas fram, i samarbete med NPO.

o att VIS/SKL/Nationell Samverkansgrupp Uppföljning och Analys planerade ett NPO-stöd i VIS.

o vikten av att inte ha ”för färdiga lösningar” (framhölls av Nationell Samverkansgrupp Uppföljning och Analys) om iden med att skapa samsyn kring VIS informationsstruktur skulle komma att antas nationellt och NORA-projektet därmed skulle drivas som mer stödjande av en sådan nationell process.

o osäkert vilka delar av ramverket/informationsstrukturen som kan implementeras i VIS.

10 Ramverket omfattar ett flertal moduler utöver de tre RPO moduler som är prioriterade i projektmål 1:1. Parallellt och integrerat med arbetet med RPO modulerna och etableringen av kunskapsstyrningssystemets koppling till linjeorganisationen skulle helheten för ramverket vidareutvecklas.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Projektmål 4 Mål: Nyttorealiserings-beskrivning och förslag till hur NORAs resultat ska implementeras. Utfall

Arbete med underlag för bedömning av nyttorealisering och introducerat vid projektgruppmöte 9/5 och individuella samtal med landstingen genomfördes i juni varefter en första sammanställning gjordes.

Projektledning har verkat för/försökt11: o skapa bättre förutsättningar för en mer förankrad och konkret

nyttorealiseringsdiskussion (slutrapport) samt överlämning/integrering. o bidra till sjukvårdsregional samsyn kring hur norrlandstingen ska agera på den

nationella nivån genom att försöka få till stånd diskussion om sjukvårdsregional samordning och vidareutveckling/konkretisering av de kunskapsstyrningsrelaterade principiella projektfrågorna/idéerna så att norrlandstingen i sin tur, via sina nationella representanter, kunde ”väcka” frågorna/förslagen i berörda nationella grupperingar med förhoppning att på så sätt få ökat nationellt stöd/prioritet.

o hålla ihop projektarbetet sjukvårdsregionalt med redan initierade aktiviteter från nationella grupperna; ex Nationella samverkansgruppen för metodstöds uppdrag ”Kartläggning av nationella programområden”, ovan nämnda verksamhetsplaner för VIS/SKL och Nationell Samverkansgrupp för uppföljning & Analys, samt det arbete med NPO-stöd i VIS som VIS/Nationell Samverkansgrupp för uppföljning & Analys planerade påbörja arbeta med under hösten (vilket bedömts ha parallellitet/överlapp med NORA RPO-modul).

Projektgruppen har (till NORA styrgrupp) lämnat följande förslag avseende hur NORAs resultat ska implementeras:

o de övergripande frågorna12 som NORA projektet har arbetat med bör, även efter 2018, bedrivas på sjukvårdsregional nivå.

o Den interimistiska sjukvårdsregionala samverkansgruppen för uppföljning & analys bör ges ett samordningsansvar/uppdrag för detta, vilket innebär att den nu interimistiska grupperingen bör blir en permanentgruppering13.

o Förutsättningar för den sjukvårdsregionala samverkansgruppen för uppföljning & analys (tid och former för arbetet) att ta emot ett sådant samordningsuppdrag behöver klargöras i förhållande till arbete som ska bedrivs på den nationella nivån och om uppdraget innebär att de ska vara en arbetande eller rent samordnande grupp. Projektgruppen förutsätter dock att ett ”samordningsansvar/ uppdrag” innebär att undergrupperingar finns att

11 Diskussion om projektförutsättningar med projektägare i maj, som senare via/tillsammans med styrgrupp för sjukvårsregional kunskapsstyrning bedömde att det fanns behov av, och fattade beslut om, att projektledare och samtliga norrlandstingens representanter i de nationella grupperingarna skulle träffas. 12 Syftar till frågor i ett workshopunderlag, vilka ansågs behöva specificeras/sammanfattas i det slutliga förslaget. 13 NORA styrgrupp är oenig kring denna punkten av projektgruppens förslag.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



tillgå. Vilka andra sjukvårdsregionala grupperingar som eventuellt ska finnas behöver fastställas. Samt hur uppdraget för interimistisk sjukvårdsregional samverkansgrupp uppföljning & analys ska förhålla sig till uppdrag för norrlandstingens representanter i de nationella programområdena (NPO), samt de processledare för de RPO som norra sjukvårdsregionen har ett nationellt värdskap för.

Styrgruppen är enig med projektgruppens bedömning (frånsett en punkt14, se fotnot nr 13) och anser att:

o strukturen (ramverk, moduler m.m.) ska förvaltas och utvecklas vidare och bedömer att den regionala samverkansgruppen ska få detta uppdrag samt

o samverkansgruppen bör utgöra den sjukvårdsregionala kontaktnoden mot det nationella systemet.

o ett tydligt förslag till regionala samverkansgruppens uppdrag måste formuleras o angränsande funktioners roller (lokala/sjukvårdsregionala) måste förtydligas o behov av resurs utöver befintliga resurser måste bedömas.

Styrgruppen har beslutat att ge den interimistiska sjukvårdsregionala samverkansgruppen för uppföljning & analys uppdraget att ta fram förslag enligt ovan (med ett eller flera alternativ) och framhållit att, ambitionsnivå och ansvarsfördelning är viktigt och att, trots flera osäkerhetsfaktorer, så är tydlighet ett måste i styrgruppens förslag till beslutsgruppen (RD/LD) vid möte den 22/10.

Projektledning har framfört att de kan bistå med underlag för denna diskussion och detta förslag.

Övrigt:

Projektet är även presenterat för Socialstyrelsen, som gav positiv respons men pga. att beslut om/hur arbetet skulle eller inte skulle introduceras på den nationella nivån har deras bedömning/ev. intresse inte kunnat följas upp då besked om var och hur frågan skulle tas vidare inte har funnits.

De framtagna kvalitetsstrategi-dokumenten där projekt-/arbetsgruppen anger specifika syften och användningsområden som modul ska svara mot, är också att se som underlag till nyttorealisering.

För RPO-uppdrag, se separat projektmål.

Kommentarer:

Projektet har, i ett tidigt skede, tagit höjd för att leverera en målbild och plan för nyttorealisering förankrad i en strategisk ledningsdiskussion, om hur planerings- och analys-uppföljningsaktiviteter/produkter från kunskapsstyrningssystemet (framförallt programområdenas) under uppbyggnad ska kopplas till:

o planerings- och uppföljningsprocesserna i respektive landstings linjeorganisation

14 Vid NORA styrgruppsmöte den 11 januari 2019 reserverade sig en styrgruppsmedlem från denna bedömning.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



o den nationella uppföljningen och/eller andra underlag som tas fram av ansvariga statliga myndigheter

Redovisade omständigheter för övriga projektmål har påverkat även detta projektmål.

Projektmål om nyttorealisering och överlämning har formellt inte avförts projektledning men förutsättningarna för arbetet förändrades i juni, vilket tidigare har redovisats vid styrgruppsmöte.

Det har sent i projektet framkommit att styrgrupp anser sig inte ha mandat att ta fram förslag och/eller fatta beslut i frågor som påverkar kunskapsstyrningssystemet.

Uppföljning effektmål/ nyttoeffekter

Ej tillämpligt då nyttorealiseringsfrågor inte genomfördes inom projektet, se vidare beslut under rubrik ”överlämning/leverans av projektet”. Enligt NORA styrgrupp har NORA projektet bidragit till ”en målbild, kunskap och lärdomar inom planerings och uppföljningsfrågor samt uppföljning och analys såväl sjukvårdsregionalt som lokalt men även nationellt. NORA har även bidragit till att Norra sjukvårdsregionen har kunnat samordna sina behov och krav gentemot den nationella nivån”.

Överlämning/leverans av projekt

Projektdokumentationen är diarieförd löpande i NRF:s diarium. Överlämning sker i form av leverans av slutrapport till NORA styrgrupp och styrgrupp för regional kunskapsstyrning (region-/landstingsdirektörer). Någon ytterligare överlämning har inte varit möjlig eftersom, vid tidpunkten för när denna slutrapport skrivs, så är mottagare för överlämning (inklusive förslag om hur och vilka resultat från projektet som ska tas vidare) ej framtaget/ej fastslaget, alternativt har ej kommunicerats till projektledare/styrgrupp, se vidare utfall för projektmål rörande nyttorealisering/förslag till integrering av NORA resultat i struktur för kunskapsstyrning som redovisas under projektmål 4.

Förslag till fortsatt arbete utifrån NORAs resultat ingår inte i rapporten, (enligt styrgruppsbeslut ej projektledares ansvar).

Erfarenheter och observationer

Positiva erfarenheter som projektet genererat: Jämtland Härjedalen (RJH): ‒ Projektets ramverk är den stora behållningen från projektet (de kloka övervägandena

kring hur ramverket analyserats fram och hur det strukturerats upp). En annan bra erfarenhet är att vi nu är medvetna om hur VIS är organiserat och leds och styrs – om än att det inte är som vi velat.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Norrbotten (RN): ‒ Ramverk och moduler mm som projektet tagit fram är en bra grund som kan

vidareutvecklas.

Västerbotten (VLL): ‒ Det finns ett behov att styra upp de förutsättningar som ligger till grund för att styra

ett landsting/region. Dessa förutsättningar delas av de flesta och är därmed inget unikt för ett enskilt landsting/region. I det arbete som föregick NORA projektet lyftes även upp den problematik som finns i att mål och aktiviteter på högsta nivå ska nå ner till verksamheten, där konkret effekt av uppsatta mål kan nås men även att det som upplevs viktigt för att leverera god och jämlik vård inte alltid återspeglas av de mål som tas fram på högsta nivån. Arbetet med NORA har syftat till att klargöra dessa förutsättningar och ge stöd för ett fortsatt utvecklingsarbete där vi alla sitter i samma båt. Det gemensamma arbetet med diskussioner över landstings-/regiongränserna har varit positiva och värdefulla. Engagemanget från både projektdeltagare men framför allt projektledningen har också varit positivt.

‒ Stämningen varit god och engagemanget i stunden varit hög. Projektledningen har drivit på och gjort ett stort jobb i att ta fram sammanställningar, strukturer. Försökt driva arbetet framåt men då vi från landstings-/regionhåll inte mött upp detta på önskvärt sett har vi hamnat där vi är.

Västernorrland (RVN): ‒ Lärorikt. Viktigt. Intresset har varit stort men ibland svårt att greppa för arbetsgrupper

i organisationen. ‒ Ett ramverk och en framtida målbild för en samlad uppföljning och analys finns

framtagen via Norra landstingen. Strukturen bör ligga till grund för den nationella nivån.

‒ Fortsatt arbete bör initieras på nationell nivå i relation till kunskapsstyrningssystemet. ‒ NORA har bidragit till kunskap och lärdomar inom planerings och uppföljningsfrågor

samt uppföljning och analys såväl sjukvårdsregionalt och lokalt men även nationellt. ‒ NORA har bidragit till att Norra sjukvårdsregionen kunnat samordna sina behov och

krav gentemot den nationella nivån. ‒ Erfarenheterna behöver fortsatt vidareutvecklas - inom nya former. ‒ Resultaten av NORA bör fortsatt vidareutvecklas som en del av den samlade

kunskapsstyrningen sjukvårdsregionalt. ‒ Samverkansgruppernas gemensamma uppdrag (RSG) i kunskapsstyrningen bör var det

gemensamma paraplyet tillsammans med linjefunktionen i respektive landsting/region.

Projektledare: ‒ Projektledarna delar uppfattningen att det är ramverkets struktur (logik, olika nivåer)

och potentiella innehåll tillsammans med arbetssätten som projektet använt sig av, bl.a;


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



o Horisontell orientering utifrån ett helhets/systemperspektiv med två processer som möts i ett agilt utvecklingsarbete, dels med professionen/vården och dels med företrädare för region/landstingsledning, som är det viktigaste resultatet av NORA. Dvs en integrerad agil process med både professionen/verksamheten (som förutom att bedöma sitt eget behov av statistik/information för NPO/RPO, måste kunna bedöma vilken statistik om vården som överordnad ledning, t.ex. region/landstingsledning behöver tillgång till) och med företrädare för region/landstingsledning (som måste anta uppgiften att fastställa kriterier för lednings behov av informationsförsörjning och att göra konkreta prioriteringar mellan olika NPO/RPOs förslag) borde säkra ett sammanhållet av alla parter accepterat ramverk och innehåll, vilket i NORA projektet har benämnts ”den röda tråden”.

o Kvalitetsstrategier för framtagande och dokumentation av moduler.

‒ Andra positiva erfarenheter är att många genomgående har varit väldigt entusiastiska och visat stort intresse runt projektidéerna som en möjlig ”lösning” eller ett sätt att gripa sig an de behov/problem som varit utgångspunkt för projektets start. Det finns också mycket upparbetad kunskap inom uppföljningsområdet.

‒ Projektet har även genererat en bättre kännedom om förutsättningar för kravställning och/eller genomförande av projekt på nationell nivå.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Negativa erfarenheter, problem & svårigheter samt andra observationer och förslag på förbättringar från projektdeltagare med kommentarer från projektledare:

Negativa erfarenheter, problem & svårigheter Förslag på förbättringar / Råd till hur liknande saker kan hanteras i framtiden

Kommentarer från projektledare

Projektfokus/ prioriteringar

RJH: Projektets fokusering på att skapa ett automatiserat ramverk med hjälp av VIS har fått för stort utrymme i projektet. Problemen med automatiseringen och VIS innebar att projektet låste sig.

RJH: Det är förståeligt och klokt att satsa på automatisering, men resultatet hade vunnit på att istället under projekttiden, i mer konkret men manuell form, prövas som beslutsunderlag. Dock ska inte projektledningen lastas för detta – styrgruppen har inte varit eniga i sin syn på det och har därmed inte gett tydlig styrning kring hur projektet ska hantera läget när spåret med VIS inte gick som tänkt. Alternativa vägar skulle ha lyfts till styrgruppen för beslut.

Elektroniska versioner blev det högst prioriterade projektmålet vid projektstart. Kravställning av VIS var därmed inte något som projektet kunnat avstå att förhålla sig till. Projektledarna kan till viss del hålla med om att det, för att utnyttja projekttiden bättre, kunde ha varit bättre att ställa arbetet med VIS åt sidan och att arbeta mer med ramverket. Samtidigt så hade det initierats nationella parallella initiativ. Arbetet sjuvårdsregionalt skulle (se agil process i två riktningar, nedan) dessutom ha krävt att ett antal RPO med ett tydligt uppdrag r/t NORA skulle ha funnits på plats, vilket inte var fallet. Olika förutsättningar för de olika landstingen vid start – olika syn på vilket värde projektet skulle ge och bidra med? Om sjukvårdsregional samverkan och likartade förutsättningar (för jämförbarhet) i dessa frågor är viktigt så behöver vissa ibland ”vänta in” övriga och bidra med sina erfarenheter.

RN: Påverkan på VIS har inte gått som planerat i projektet. Projektet ”fastnade” lite i detta.

RN: Fortsätta påverka VIS via nationell samordningsgrupp för analys och planering. Föreslås hanteras av norra regionens gemensamma ”ASTA grupp”.

RVN: Önskan var att ramverket skulle finnas samlat i VIS - detta kunde vi inte påverka.

Styrgrupp konstaterar vid styrgruppsmöte 11/12 att man borde ha prioriterat arbete med ramverket i sin helhet mer.

Projektprocessen Samt beroenden / andra processer i organisationen

RJH: Kunskapsstyrningsorganiserandet påverkade projektet utan att det tydliggjordes om det skulle få påverka eller hur det skulle få påverka.

RJH: Tydligare fokus på det aktuella uppdraget och avgränsningar mot annat i omvärlden. Ett projekt ska egentligen inte bry sig om andra arbetsprocesser i omvärlden. Om andra processer påverkar är det upp till projektledning att påpeka det för tydlighet och avgränsningar.

• Utvecklingen av ramverket (”produkten”) kommer att påverka miljön som den ska implementeras i, men den måste även (och utgångspunkten i NORA har varit) anpassas efter denna miljö


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



som samverkat med projektet

RVN: I samband med projektet har den nationella kunskapsstyrningsstrukturen skapats; detta har bidragit till att länkningen mellan nationell kunskapsstyrning och sjukvårdsregionalt arbete försökt länkas samman på sikt. Detta har bidragit till att projektets mål inte kunnat realiserats som önskat.

RVN:

Projektet har varit omfattande och skulle kunnat avgränsas än mer initialt alternativt bedrivits i faser över x antal år.

Frågor har hanterats utifrån behov. Otydligheter har funnits och finns i uppbyggnaden av kunskapsstyrningssystemet.

Kontakt har funnits då projektet önskat. Inom RVN har ny kompetens rekryterats under året – som inte funnits på plats initialt.

Vi har försökt att samverka över gränser och ibland bidragit med olika kompetens som att sakfrågan kan belysas utifrån olika perspektiv.

En utmaning har varit att våra strukturer för kunskapsstyrningen ser så olika ut inom respektive region/landsting.

(syften/processer/användare). Organiseringen/ konkretiseringen av kunskapsstyrningssystemet blir därmed en kravställning av hur ramverket ska utformas och därmed en viktig övergripande förutsättning/principiell fråga för projektet (och har lyfts som ett projektberoende såväl som projektrisk). Att delar i detta inte var nationellt fastställt sågs även som en möjlighet (rätt tillfälle) att genomföra ett projekt som NORA. Givet de inkomna kommentarerna så tror vi att samsynen avseende detta inte varit fullständig.

Skapa större tydlighet i ansvarsfördelning och uppdrag mellan projektledning (NORA styrgrupp, projektledare) och andra sjukvårdsregionala styr- och samverkansgrupper. Vidare bör man fundera på när man ad hoc etablerar andra styr-/samverkansgrupper inom angränsande områden och som påverkar projektet så bör man ta fram mall/kriterier för dessa grupper (former, syfte, hur uppdrag rapporteras och när, med input från vilka, och till vem osv)? Hög arbetsbelastning i kombination med otydliga roller/mandat och ansvarsområden och arbetssätt medför en ökad risk för arbetsmiljöproblem. I projektet ledde detta till att projektledarnas arbetsförhållanden

påverkats negativt när dessa ställdes utanför

RVN: Styrgrupp för VIS samt de objekten landsting/region finansierar via SKL är inte tydliggjort under kunskapsstyrningen.

RVN: Samverkansgruppen för uppföljning och analys ser att frågan måste lösas snarast i syfte att skapa förutsättningar för en samlad uppföljning och analys enligt den målbild som skapats nationellt den 19/11 2018.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



processer och information inom dessa viktiga

arbetsprocesser i omvärlden.

Utifrån projektledarnas erfarenheter av NORA arbetet så instämmer vi att man i framtida liknande situationer bör överväga andra sätt att bedriva arbetet (ej projekt? flera steg över längre tid? Bedriva projektet tillsammans med de nationella aktörerna?). Mycket tid i projektet fick läggas på att försöka anpassa NORA till projektmodellen, vilket projektledarna bedömer till stor del icke värdeskapande.

Projektledarna delar inte uppfattningen att NORA projektet initialt borde ha avgränsats mer.

Styrgruppens roll & förankring i ledning

VLL: Det som varit negativt har varit, och här kan vi bara tala från vårt eget landsting även om vi tror att situationen varit lika på alla ställen, förankringen i organisationens ledning. För VLLs del finns många förklaringar till det men med en avsaknad av vad vi faktiskt vill ha ut av detta arbete, rent konkret, vilket skulle kunna uttryckas som en bristande beställning. Att det har blivit så här kan bero på många faktorer. Oförmågan hos projektdeltagarna att kommunicera innehållet uppåt i organisationen, projektledningens brist på att ställa styrgrupp och ägare mot väggen och avkräva tydlighet i beställningen, styrgrupp och ägares oförmåga att förstå vad man ska beställa och hur detta arbete måste sättas upp lokalt för att få

VLL: Trots projektledningen ambition om att vara tydlig och försökt styra upp arbetet och tagit initiativ till förankringsdialoger på olika nivåer löpande under arbetets gång har en konkret förankring i, åtminstone vårt landsting, inte lyckats fullt ut. Ett förslag på att hantera detta är helt enkelt att ställa tydligare krav på att arbetets intention faktiskt ligger i linje med det behov som finns i respektive organisation. Det är annars lätt att leva kvar på principiell nivå utan att få någon konkret verkstad av arbetet.

Projektledarna framhåller:

att då det är landstingen gemensamt (dvs ej SKL) som har fattat beslut om ett gemensamt system för kunskapsstyrning, och man identifierat att forum för frågor som rör konkretisering och implementering av vad man redan beställt genom kunskapsstyrningssystemet (dvs de övergripande frågorna som NORA-projektet hamnat i) saknades så har vi försökt bidra till att skapa detta/väcka denna typ av frågor i olika grupperingar. Men utifrån i alla fall ett av landstingens kommentar så kunde detta ha gjort ännu tydligare (övertydligt?)

Att det är viktigt att norrlandstingen (enligt beslut utifrån den s.k. ASTA gruppen) i sitt


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



verkstad i ambitionen. Det har även funnits en osäkerhet i hur projektets olika moment hänger samman med varandra och även hur kopplingen till kunskapsstyrningen har sett ut.

arbete med att utveckla resultatet av NORA i närtid fattar beslut om hur detta arbete ska göras/organiseras (t.ex. vad som bör göras i nationellt samarbete och vad som behöver göras lokalt regionalt) och hur det ska kopplas ihop med arbetet med kunskapsstyrningen, och både kopplas till och i vissa lägen kanske avgränsas från redan påbörjat arbete, t.ex. inom VIS för informationsförsörjning av alla NPO osv.

att en grund för ett fortsatt gemensamt arbete inom området (uppföljning och analys) samt ett gemensamt agerande relaterat till den nationella nivån är en positiv effekt av projektet. Projektledarna vill dock framföra att det behövs ytterligare arbete (utvecklad samsyn och förankring) med att utveckla denna grund. Bristande samsyn har påverkat projektet, inte minst styrgruppens arbete.

RVN: Det är alltid en utmaning att säkra tid i projekt.

RVN: För att styrgruppen ska kunna fullgöra sitt uppdrag och stötta förflyttningen kan det ibland vara av värde att föra samtal med styrgrupps-medlemmen innan beslut – så att dom är förberedda på om svåra frågor ska hanteras vid kommande möte. Styrgruppsmötena har ofta varit i dialogform i detta projekt vilket kan bero på svårigheter att hantera utmaningarna på nationell nivå.

Vi hade hoppats och planerat för att styrgrupp skulle utgöra en mer ”arbetande” styrgrupp som forum för löpande strategisk ledning och säkerställa en sjukvårsregional samsyn på en ”systembild”, dvs att kunskapsstyrningssystemets olika delar (r/t linjeorganisationens uppföljning och analys) tillsammans definierar en sammanhållen process, med konkreta arbetsuppgifter och leveranser (slutprodukter) som svarar mot identifierade målgruppers behov.

RJH: Styrgruppen hade för korta möten med för långa mellanrum för att vara ett bra stöd.

RJH: Styrgrupper för sjukvårdsregionala projekt måste avsätta tid och förstå att det krävs extra tid när det är 4 regionen som ska samordnas.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Projektledarna delar också den uppfattning som framförts från åtminstone ett av landstingen, att styrgruppen skulle ha behövt fler och längre möten. Detta framfördes även av projektägaren vid åtminstone de två första styrgruppsmötena.

RJH: NRFs förbundsdirektörs roll kontra projektledningen har varit lite otydligt för styrgruppen.

RJH: Tydliga roller är alltid viktigt – gärna direkt i projektstart. Förbundsdirektöresrollen skulle kunnat vara tydligare.

Som vi uppfattat så var förbundsdirektör:

projektägare NORA.

ordförande för styrgrupp för sjukvårdsregional kunskapsstyrning, uppdragsgivare ”ASTA”-gruppen, ansvarig för processledare RPO osv.

I NORA styrgrupp har även representant för sjukvårdsregional kunskapsstyrning funnits. Kopplingen mellan linjeorganisationens planering och uppföljning till kunskapsstyrningsgruppernas uppdrag för planering och uppföljning har varit en central fråga sedan pilotprojektet (en nyttorealiserings- /kravställningsfråga), och styrgruppen utformades för att hantera frågor rörande detta och projektet placerades på NRF bl.a. utifrån ovan förhållanden.

RJH: Förankringen mot regionernas ledning var god när projektbeslutet togs hösten 2017 men därefter otydlig – via Förbundsdirektör eller styrgruppsmedlemmar eller….

RJH: Tydligt ansvar för förankring mot ledning borde ha uttalats – eller efterfrågats av styrgruppen.

RN: Styrgruppen har ibland ”gått utanför” uppdraget som styrgrupp för NORA projektet och ibland kommit in på kunskapsstyrning och dess organisation.

RN: Kan det bero på att några styrgruppsmedlemmar jobbar med bägge frågorna och att frågorna berör varandra? NORAs styrgrupp ska styra projektet. Kunskapsstyrningen är en ledningsprocess.

RN: I rapporten står att styrgruppen inte kunnat besluta i frågor som påverkar kunskapsstyrningssystemet. Det måste vara ett missförstånd att det skulle vara styrgruppens uppgift. Styrgruppens uppgift har varit att besluta i frågor gällande projektet NORA.

Projektgruppens roll/arbete

RJH: Projektgruppens uppdrag var otydligt både för styrgruppen och för projektgruppen. Projektgruppen har inte varit en arbetande projektgrupp. De underlag som presenterats för projektgruppen har haft ett för komplicerat och abstrakt innehåll samt skickats ut sent för att projektgruppen på några få möten ska ha en rimlig chans att bidra.

RJH: Styrgruppen skulle ha fastställt ett tydligt uppdrag för projektgruppen. Jag funderar också på vilka förutsättningar vi gav våra projektmedlemmar och hur tydligt uppdraget för projektgruppen var beskriven. I detta finns ansvar både i projektledningens arbete med projektgruppen, styrgruppsmedlemmarnas hemmaförankring/stöd till projektmedlemmarna kring projektuppdraget och

Projektgruppen fick en annan roll (jämfört med under pilotprojektet) då det i projektet 2018 prioriterades att arbeta vidare med ramverket utifrån RPO moduler samt med fokus på elektronisk version i VIS.

Projektgruppen fick även en ytterligare roll än vad som var avsett nämligen att ansvara för


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



styrgruppens gemensamma ansvar för att fastställa ett projektgruppsuppdrag. Håll god framförhållning i utskick och ge tydliga anvisningar av vad som förväntas ske på projektmöte.

nyttorealiseringsfrågor. I och med detta blev projektgruppens arbete mer övergripande (vilket tolkades som abstrakt). Projektgruppen framförde också tveksamhet rörande sitt mandat att diskutera nyttorealiseringen. Detta fördes vidare till styrgruppen, men föranledde inte någon åtgärd.

Första projektgruppsmötet (av totalt tre) genomfördes utan en färdig projektplan men där förslag på en preliminär plan för projektgruppsarbetet gicks igenom (roller och ansvar samt förväntningar fanns som en diskussionspunkt).

Uppgifter och dokument som skulle granskas till det andra projektgruppsmötet mailades ut och lades upp på projektplatsen den 29 mars, dvs över en månad innan projektmöte nr 2 genomfördes (9/5). I mail fanns punktformad lista med uppgifter specificerade och man uppmanades kontakta projektledare vid frågor. Se ”Bilaga med anledning av kommentar om brist på framförhållning & otydlighet för projektgruppens arbete” samt ”Bilaga med anledning av fråga om projektgruppens fastställande av ramverk” .

Efter det andra projektgruppsmötet så genomfördes uppföljande individuella samtal med respektive landsting där ev. kommentarer och revideringar på utskickade uppgifter/dokument efterfrågades.

RN: Arbetet med utvecklingen av ramverket har inte gått framåt som planerat. Projektet har inte jobbat aktivt som projektgrupp, dvs har inte jobbat särskilt mycket tillsammans med projektets uppdrag. Projektmedlemmarna har fått lämna synpunkter och ”tycka till” om olika saker men har inte jobbat aktivt tillsammans med frågorna. Det har sannolikt försämrat projektets möjlighet att nå resultat/utfall vad gäller projektmål och effektmål. RN tycker att strukturen på modulerna varit bra, men för mycket information, därför svårt att få överblick. Vi behöver kunna visualisera skillnader och avvikelser också för de olika områdena för att kunna ha som underlag vid horisontell prioritering. Projektmedlemmar från RN har lämnat synpunkter på ramverk och moduler till projektledare men vet inte vad de andra landstingen/regionerna sagt. Ingen gemensam återkoppling har gjorts från projektledarna. Projektmedlemmarna saknar sammanställning av svaren och diskussion om vad alla har sagt och tolkningen av detta. Därmed har vi inte nått ett gemensamt lärande och kanske gemensam

RN: Var inte projektgruppen rätt sammansatt? I ett projekt ska projektmedlemmarna vara delaktiga i arbetet. I NORA projektet 2018 har projektmedlemmar varit för lite involverade i arbetet. Det skapar otydlighet och frustration. Delaktighet ökar förståelsen för uppgiften och skapar bättre arbetsmiljö.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



ståndpunkt. Projektmedlemmarna anser att man har varit delaktig i att fastställa principer till ramverk men inte innehåll.

Pga. ändrade förutsättningar för RPO-arbetet (som medförde att det framtagna RPO brutto-utkastet inte slutfördes) så genomfördes inte det planerade gemensamma projektgrupp- och RPO mötet där den efterfrågade diskussion skulle ha förts (bedömes ej meningsfullt). Däremot sammankallades projektgruppen till ett tredje möte (då istället rörande underlag för förslag till ev. fortsatt arbetet 2019) efter att styrgrupp fattat beslut om att projektet skulle fortgå (enligt projektil BP3 checklista, se kvartalsrapport 2).

Bedömning av modul-innehåll kan inte göras på en icke färdig bruttosammanställning.

Slutrapport RN: Slutrapporten innehåller mycket text och detaljer så det är svårt att hänga med. Man fastnar lätt i detaljerna och ser inte helheten. Historiken utgör ett stort avsnitt och bör lyftas ur rapporten och istället vara en bilaga till rapporten. Avsnittet Uppföljning effektmål/nyttoeffekter- varför står det ”Ej tillämpligt”? Projektet bör tydliggöra och lämna ”produkterna” ramverk och moduler som konkreta resultat, i form av excelfil, ppt bilder el liknande.

RN: I slutrapporten behöver det finnas en kortare, konkretare sammanfattning av projektets resultat samt huruvida projektmålen uppnåtts.

Projektledare håller med styrgrupp om att det hade varit önskvärt om vi hade haft möjlighet att redovisa mer om ramverk och nyttorealisering i rapporten. Att projektledarna själva haft en hög ambition kring detta som de också kommunicerat. Se vidare redovisning av projektmål 4, samt minnesanteckning NORA styrgruppsmöte 18/12.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



HISTORIK

Syftet med det omfattande historikavsnittet är utgöra underlag för reflektion/diskussion om projektets förändrade förutsättningar och bakomliggande orsaker till avvikelser från projektmål samt förslag till förbättringar. I enlighet med Projektils mall för slutrapport redovisas händelserna i kronologisk ordning. November-December 2017 (etableringsfas)

Arbete med framtagande av ett första förslag till projektplan. Projektorganisation och roller och ansvar för de olika aktörerna (inkl. förankring i ledningsorganisation) fastställs.

Uppdrag till respektive landsting att utse styrgruppsmedlemmar enligt kravprofil (operativt ledningsansvar i respektive landsting, samt en representant för RSK).

Möten med VIS och andra grupperingar inom SKL för att informera om NORA projekt, diskutera avtal/samverkansöverenskommelse med VIS samt andra NORA-relaterade frågor. Bl. a hur risk för överlapp mellan NORAS arbete och för oss nu nya planerade aktiviteter relaterat till VIS (som framkommer vid möten nedan) ska hanteras (för NORA projektplanering viktigt att veta mer i detalj vad som planeras och tidplan för detta):

o 4/12 Deltagande i ÖJ kontaktpersonnätverksmöte för info om planerade aktiviteter.

o 5/12 VIS redaktionsrepresentanter (Fredrik Westander & Emma Vintemon. o 5/12 Representanter PrimärvårdsKvalitet (Stina Arvidsson Gäre & Ulrika

Elmroth). o 13/12 Uppföljande möte med VIS (Fredrik Westander & Emma Vintemon). o 13/12 Kansliet för Nationella Kvalitetsregister, SKL. Deltagare Marie

Lawrence (kanslichef), Fredrik Westander, Adam Sandebring, Staffan Winter, Karin Göransson och Lena Forsman.

Framtagande (projektledare) av underlag (då detta inte fanns) för att försöka få en samlad bild och ökad förståelse av VIS förutsättningar och arbetssätt:

o Uppdrag & syfte/användningsområden (kopplat till olika målgrupper) o Målgrupper o Innehåll och datakällor o Informationsstruktur (logik/principer/regelskrivning för hur data

struktureras/indexeras/indelas på själva websidan) o Skillnad/princip för en ”rapport” i VIS jämfört med VIS informationsstruktur o Krav och kvalitet på indikatorer o Befintliga funktioner o VIS styrning, arbetssätt och roller ex:

Forum för övergripande strategisk styrning och beslut Redaktionsgruppen roll och stöd


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Ansvar vad gäller publicerat innehåll (och helhet för det som presenteras som teman)

Process för behovsinhämtning/kravställning/beställning av utveckling samt förankring med övriga finansiärer (landsting)

Januari

10/1 Kontakt etableras med RCPH projektledare (RPO-område psykisk hälsa)

25/1 Styrgruppsmöte nr 1 (sammanfattning av minnesanteckning): o Info om NORA pilotprojekt. o Projektplan diskuteras (projektplan återremitteras).

Diskussion om nyttorealisering och projektets mål och beroenden r/t genomförbarhet enligt tidsplan, samt styrgruppens roll. Realisering av projektmål är beroende av resurser/prioriteringar som ligger utanför projektet (t.ex. VIS) vilket kan påverka projektresultatet. Det tydliggörs att för en effektiv process så behövs därför andra funktioner engageras t.ex. sjukvårdsregional interimistisk styrgrupp för uppföljning och analys (”ASTA”), samt norrlandstingens representant i nationell motsvarande gruppering15.

o Styrgrupp ombeds utse projektgruppsmedlemmar: Kunskapsstyrningsperspektivet lyfts som nyckelkompetens utöver stabs/ledningsperspektivet. Arbetsgrupper tillsätts efter behov.

o Diskussion om mötesplanering och styrgruppens arbete/roll: Ordförande föreslog tät mötesfrekvens pga. projektets komplexitet och att projektägare/projektledare bedömde att strategiskt viktiga vägval ibland kommer vara svåra att förutse. Detaljerad projektplan framhölls som alternativ av styrgrupp. Inget beslut om mötesplan fattades.

Februari

13/2 möte med Marie Forslund (sektionschef Kvalitet & uppföljning) och Sofia Tullberg (biträdande sektionschef) info om NORA projekt och frågor kring VIS.

14/2 Styrgruppsmöte nr 2 (sammanfattning av minnesanteckning): o Reflektioner från projektägare om utgångsläget för NORA-projektet. En

kärnfråga ansågs vara hur projektets resultat ska implementeras/nyttorealiseras (knytas till kunskapsstyrningssystemet och linjeorganisation) givet de olika förutsättningarna i landstingen avseende system/underlag och processer för planering & uppföljning. Styrgruppens uppgifter blir därför de övergripande frågorna för projektets förutsättningar och att styra/kravställa NORA utifrån en nyttorealisering i landstingen.

15 Dialog med projektägare och projektledning om hur detta bör ske. Olika alternativ förs fram, bl.a. att NORA styrgrupp ska utgöra ”bollplank” för nationell representant, eller att NORA projektledare adjungeras till den s.k. ASTA-gruppen.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



o Fortsatt genomgång & diskussion av projektplan samt gjorda revideringar sedan föregående styrgruppsmöte (projektplan återremitteras för andra gången). Önskemål/krav framfördes på 1) enhetligt material för kommunikation och kommunikationsplan 2) att föra in förväntad arbetstid för deltagare i projektet. Möjlighet att prognosticera detta ansågs svårt med hänvisning till projektets komplexitet (se även föregående styrgruppsmöte). Intermistisk regional samverkansgrupp lyfts återigen som viktig att koppla in.

o Projektgruppsmedlemmar utsedda från ett av tre landsting. o De två sista punkterna avseende statusrapport från överenskommelse med

VIS och arbete med modul psykisk hälsa utgick pga. tidsbrist (redovisas vid styrgruppsmöte 6/3).

Mars

6/3 Styrgruppsmöte nr 3 (sammanfattning av minnesanteckning): o Statusrapport ramverks- och modularbete inkl. genomgång av

referensmaterial, och utformning av ”Kvalitetsstrategi-dokument” som underlag för framtagande av moduler. Samt arbete med beskrivning av VIS.

o Statusrapport överenskommelse med VIS: Det konstaterades att förutsättningarna för VIS: strategi/plan, syfte/uppdrag, styrning, organisation etc. behöver konkretiseras ytterligare. Innan detta har gjorts saknas förutsättningar för en samarbetsöverenskommelse med VIS. Det beslutas att ytterligare diskussioner med VIS/SKL behövs och att projektägare samt representant för samverkansgrupp uppföljning & analys ska delta i möte med VIS tillsammans med projektledare.

o Projektplan diskuterades (projektplan återremitteras för tredje gången): Styrgrupp godkänner att projektgrupp sammankallas när den är utsedd trots att projektplan ej är fastställd.

7/3 Projektgrupp är utsedd & förslag till datum för projektgruppsmöte skickas 9/3.

22/3 Första projektgruppsmöte o Genomgång av arbete i etableringsfas, status för projektplan,

projektgruppens arbete och förväntningar. o Mandat ges att tillsammans med RCPH-projektledare ta fram ett första

förslag på modul för psykisk hälsa utifrån redovisad arbetsplan/metod.

15/3 Möte med VIS tillsammans med projektägare och norra sjukvårdsregionens representant i Nationell samverkansgrupp för uppföljning & analys. Följande synpunkter framfördes: 1) NORA ett prioriterat projekt för Norrlandstingen som bygger på att VIS kan användas och tillgängliggöras för norrlanstingens planering och uppföljning. 2) Norrlandstingen är finansiär av VIS och ser det därför som rimligt att kunna använda VIS enligt ovan. 3) Ovan kräver en kravställning av VIS både gällande uppdrag, organisation och övergripande utveckling. Det beslutades


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



att dessa frågor ska tas till Nationella samverkansgrupp för uppföljning & analys (SGUA).

April

18/4 Styrgruppsmöte nr 4 (sammanfattning av minnesanteckning): o Återrapportering av vad som framfördes vid mötet med VIS (enligt

styrgruppsbeslut) samt återrapportering diskussion om NORA i nationell samverkansgrupp för uppföljning och analys: NORA är intressant ur ett nationellt perspektiv, andra landsting arbetar med projekt på angränsande områden. NORA projektledare kommer att bjudas in för att presentera och ge ytterligare information till gruppen. Styrgrupp beslutar att en ”beställning” till VIS på principiell nivå men utifrån ett NORA perspektiv ska lämnas. Det framförs att NORA projektledning bör vara ”sampratade” med VIS (tydliggöra syftet med kommande beställning) innan NORA presenteras för samverkansgruppen (i enligt med tidigare diskussion i SGUA) och att projektledare därför ska planera in möten för detta - vilket också gjordes. Dock så ställer VIS företrädare in detta möte med hänvisning till att detta inte behövdes (mail 10 april). NORA projektledning hänvisar då till SGUA och sedan bokas ett möte in – se 24/4 nedan.

o Projektplansdiskussion (projektplan återremitteras för fjärde gången men projektgruppen beslutar att projektet kan drivas vidare trots att projektplan ej är fastställd): Styrgrupp accepterar nu problematiken med uppskattning av tidsåtgång, men vill ha kvartalsvisa beskrivningar av projektaktiviteter. Förslag från styrgruppsmedlem att prioritera arbete med utveckling av ramverk och moduler i nuvarande ”analog” form lyftes, men inget beslut fattades.

o Kort budgetredovisning (projektet redovisar ett överskott, se Q1 rapport)

24/4 Möte med VIS, på uppdrag av Nationell Samverkansgrupp för Uppföljning & Analys, för att beskriva NORA arbetssätt för kravställning och syftet med norrlandstingens ”beställning” innan mötet med samverkansgruppen där diskussion om en eventuell landstingsgemensam (ett flertal landsting) målsättning gällande VIS uppdrag avseende underlag för målgruppen landstingsledning och programområden (verksamhet/profession) utifrån utvecklingsplanen för VIS (som i sig är beroende av andra förvaltningsobjekt, ev. andra målgrupper samt andra myndigheters sammanställningar m.m.). Anledningen till denna kontakt var att Nationell Samverkansgrupp Uppföljning & Analys konstaterat att de principiella frågorna och arbetssätt för kravställning som NORA identifierat/tagit fram låg i linje med "den nationella diskussionen", och att man uttryckt en ambition att inte i onödan förlora tid utan komma igång med de delar av arbetet som bedömdes vara av nationellt intresse så fort som möjligt.

25/4 Möte med ett flertal chefer och medarbetare på Socialstyrelsen som en del av förberedande process för nyttorealisering. Stort intresse visas för projektet.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Maj

8/5 ”Beställning” till VIS lämnas till företrädare för VIS redaktionsgrupp som sedan vidarebefordras (på initiativ av VIS-företrädare) till nationell samverkansgrupp uppföljning och analys som diskuterar ”beställningen” vid sitt möte 25/5 (där företrädare för VIS deltar). Via nationella samverkansgruppen för uppföljning och analys ges NORA-projektledare i uppdrag att komplettera VIS-”beställning” med frågor riktade till BI-nätverket från vilka samverkansgruppen ville ha ett yttrande (denna komplettering skickar projektledare till samverkansgruppen den 31/5).

9/5 Projektgruppsmöte nr 2 genomförs Info om projektstatus r/t VIS samt plan RPO-arbete. Målsättning, uppgifter och deadline för fastställande av nyttorealisering samt kvalitetsstrategier och ramverksstruktur presenteras.

9/5 Möte med kommunikatör.

9/5 Avstämningsmöte med projektägare om hur vi ska arbeta vidare med NORA så vi får svar på de frågor vi behöver.

22/5 Avstämningsmöte med projektägare mfl – fortsättning av möte 9/5.

31/5 Möte med RPO psykisk hälsa: Projektledare får första kommentarer på kvalitetsstrategi-dokument och modul-utkast (man lyfter bl.a. frågan om ev NPO-parallellitet). Projektledare informeras även om att bägge RPO- representanterna ska byta jobb/gå i pension och att det inte finns några ersättare utsedda ännu.

Juni

Första nyttorealiseringssamtal med respektive landsting genomförs (5/6 RVN, 12/6 VLL, 14/6 RN samt RJH) för att ta emot feedback på de uppgifter som getts till projektgrupp vid mötet den 9/5. Vid ett av dessa möten uppmärksammas NORA projektledare på att frågor från NORA kvalitetsstrategier finns med i ett dokument från Nationell Samverkansgrupp Uppföljning & Analys, daterat 2018-03-06, med kartläggnings-/gap-analys uppdrag till NPO (se vidare punkt i juli).

14/6 Styrgruppsmöte nr 5 (sammanfattning minnesanteckning): o Statusrapport gällande projektarbetet r/t VIS och diskussion i nationella

samverkansgruppen för uppföljning& analys: Styrgruppen gavs information om beställning till VIS (se ovan). Vidare informerades att SGUA diskuterat denna beställning och bett NORA göra en komplettering till BI-nätverket (något svar på NORAs frågor från BI-nätverket har dock ej inkommit) samt komma och presentera NORA vid deras möte den 19/6 så att övriga regioner kan bedöma NORA som grund för beställning/kravställning samt i förhållande till eget arbete med liknande syfte. Nationell Samverkansgrupp Uppföljning & Analys diskuterar hela den nationella infrastrukturen och behov av olika datakällor och/eller visningsytor utöver VIS t.ex. Sveus. NORA styrgrupp lyfte det vidare begreppet av planering & uppföljning och att flera parallella initiativ pågår


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



samtidig men inte samordnat (de diskuteras i olika forum) och att det inte är avsaknad av data (initiativ) utan struktur och samordning samt vägledning och styrning för att hantera mängden data. NORA projektet syftar till att förbättra förutsättningar för analys/sammanställning av den samlade datan och det är viktigt att landstingen funderar igenom vilka behov de har då frågan återkommer inför projektrapport och nyttorealiseringsplan.

o Q1 rapport gås igenom (utdrag sammanfattas nedan): Realisering av NORA-projektmål och övergripande frågor (hur, när

och i vilken omfattning) är avhängiga resurser i VIS, beslut i nationell samverkansgrupp (som är besluts forum för VIS enligt VIS) samt förankring hos dataleverantörer (inställning till ide och möjlighet att bidra till realiseringen i VIS).

Det finn risk för överlapp med olika planerade initiativ i VIS där NORA projektledare inte är ”part vid bordet” men där kravställning behöver utföras. Framförallt gällande VIS/Nationell Samverkansgrupp för Uppföljning och Analys NPO arbete samt NORA RPO-modul.

Risk att det finns överlapp med frågor i Interimistisk Sjukvårdsregional Samverkansgrupp för Uppföljning & Analys och NORA.

Projektets inriktning till VIS avseende relationen till VIS har ändrats. Projektmål omformuleras r/t leverans av elektroniska moduler i VIS.

Beroende av tidslinje och prioriteringar för uppbyggnad av regional (och nationell) organisation för kunskapsstyrning för att få svar på övergripande frågor.

o Diskussion QI rapport (godkänns med följande kommentarer): Projektet har avvikelser mot projektmål gällande avtal/kravställning

med VIS, samt att projektplan saknas. Men eftersom en plan finns för att hantera dessa avvikelser så anses de vara gul snarare än röd.

Även en avvikelse gällande formulering av uppföljning & analys uppdrag för RPO. Förslag som tagits fram ska lämnas till styrgrupp för regional kunskapsstyrning (att arbeta in i det ”totala” RPO-uppdraget).

o Status projektarbete under Q2 & ev. prioriteringsbeslut av styrgruppen: Projektets arbete gentemot den nationella nivån (VIS/SKL/Nationell

Samverkansgrupp Uppföljning & Analys osv) har tagit (o kan även fortsättningsvis komma att kräva) mer tid än planerat vilket påverkar andra mål i projektet, t.ex. RPO-moduler.

Projektet (bl.a. nyttorealiseringsplan & RPO-uppdrag) påverkas av yttre omständigheter (otydligheter i roller och ansvar) gällande uppbyggnad av det nationella och regionala


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



kunskapsstyrningssystemet och samverkan avseende planerings- & uppföljningsprocessen i respektive landsting.

Projektgruppsarbetet (med kvalitetsstrategier och nyttorealisering) samt möten med RPO psykisk hälsa är igång.

o Information från projektägare: 1) Preliminär nyttorealiseringsplan (med sammanställning av projektets resultat) behöver fastställas av NORA styrgrupp i september för att förslag avseende 2019 och framåt ska kunna ges till landstings/regiondirektörernas(som är utsedda som styrgrupp för sjukvårdsregionala kunskapsstyrningen) möte den 22/10. 2) Beslut16 har tagits i BG NRF och regional samverkansgrupp för kunskapsstyrning (2018-06-03, Dnr 095/18) om avstämning och samordning med NORA projektledning gällande uppföljning och analys i förhållande till kunskapsstyrningssystemet.

o Information från sammankallande för i Interimistisk Sjukvårdsregional Samverkansgrupp för Uppföljning & Analys: även de har enats om att det är viktigt att få ihop frågorna enligt ovan, att det är en svårbedömd tidsprocess men att för nytillkomna kostnader kommer RD/LD få ett underlag ganska snart för att kunna ta beslut om finansiering för 2019.

o Projektplan fastställs o Övriga frågor – beslutas på förekommen anledning att all extern

kommunikation från NORA ska godkännas av projekt/styrgrupp innan det skickas.

19/6 NORA projektledare presenterar NORA för Nationella samverkansgruppen för uppföljning & analys.

20/6 Sista möte med RPO psykisk hälsa: Diskussion/mottagande av kommentarer på förslag på RPO uppdrag samt nyttorealiseringstankar. Projektledare informeras om att deras förslag (som rör RCPH-etablering/RPO-uppdrag) ej beretts/tagits beslut om i (BG) NRF ännu.

Referensgrupp etablerad.

21/6 Projektägare mailar ut ”Uppdrag Uppföljning” (mail går till NORA projektledare, RCO Norr chefer samt sammankallande för Interimistisk Sjukvårdsregional Samverkansgrupp för Uppföljning & Analys) i enlighet med beslut den 13/6 i sjukvårdsregional kunskapsstyrning beredningsgrupp och RSK (se minnesanteckning diarienr 115/18 samt minnesanteckning NORA styrgrupp 2018-06-14).

16 ”Diskussion om behovet av att hålla ihop utvecklingen av uppföljning på den sjukvårdsregionala nivån. Det

finns ett antal grupperingar som behöver träffas och stämma av med varandra. Närmast gäller det; RSG

uppföljning och analys, projektet NORA och RCN. Förbundsdirektören kommer ge uppdrag…” (Protokoll

från styrgruppen NRF BG + RSK 2018-05-13, Dnr 095/18)


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Juli

3/7 besked (från utsedd sammankallande för ”Uppdrag uppföljning”) till NORA projektledare att det inte finns något uppdrag att kalla NORA projektledare till gruppering som ska diskutera frågan om gemensam RSG/Uppföljning-Analys/metodstöd i Norra sjukvårdsregionen (och att NORA projektledare således inte kommer att kallas till mötet men att de ska återkomma om det blir aktuellt). Då detta avviker från beslut i styrgrupp BG NRF + RSK (regional samverkansgrupp för kunskapsstyrning) den 13/6 och NORA styrgruppsmöte 14/6 samt utskick av uppdrag från förbundsdirektör (se punkt 21/6 ovan) ifrågasätts det av projektledare (mail 3/7) - men uppfattning vidhålls av sammankallande för gruppen som anger stöd för detta av projektägare samt delar av RSG.

4/7 Projektledare efterlyser återkoppling/minnesanteckningar (dvs. ”formellt svar”) från nationell samverkansgrupp den 19/6 för att utifrån deras besked kunna planera fortsatt arbete samt för att kunna rapportera till styr-/projektgrupp. Även svar på de frågor NORA tog fram och som skickades till BI-nätverket efterlyses.

Nationella samverkansgruppen för metodstöd skickar ut uppdrag ”Kartläggning av Nationella Programområden” till NPO.

Augusti

13/8 Första respons från VIS på norrlandstingens ”beställning” (som var skickad 8/5, med påminnelse 26/6), dvs. ett mail med ”Reflektioner kring inriktning på fortsatt arbete”. VIS-företrädare föreslår att ”förena” beställning med en ”utvecklings-/inriktningsplan och med resurser som svara mot dessa för VIS med förankring i landsting/regioner – läs samverkansgruppen”.

14/8 – sammanställning av kommentarer på nyttorealiseringsplan (från möten i juni) skickas ut för att få eventuella ytterligare kompletterande synpunkter från landstingen

16/8 Styrgruppsmöte nr 6 (sammanfattning minnesanteckning): o Rapport från möte med samverkansgrupp uppföljning & analys 19/6:

Enbart projektledares återkoppling av Nationella Samverkansgruppen för Uppföljning & Analys spontana reaktioner (vilka var positiva) vid presentation av NORA-projektet kunde ges då föredragande inte anslutit till mötet och projektledare inte deltagit vid samverkansgruppens interna diskussion som efterföljde presentationen. Minnesanteckningar från mötet har efterfrågats men ej kommit projektledare tillhanda. Vid föredragningen hänvisades till att Samverkansgruppen planerade ett seminarium till hösten dit landstingen/regionerna skulle bjudas in för att få en bättre och bredare områdesbild (en samlad målbild) utifrån samverkansgruppens uppdrag men agenda eller specifikation av vilka frågor som skulle avhandlas har inte heller kommunicerats projektledare. Det konstateras att det är av betydelse för NORA då eventuella beslut skulle kunna innebära förändrade förutsättningar för NORA, men också att lärdomar från NORA skulle kunna bidra till en sådan diskussion/beslut (”norrlandstingens kravställning”).

o Återkoppling från nationella aktörer:


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Återkoppling från BI-nätverket r/t ”beställning till VIS” samt ett skriftlig/formellt/komplett svar på norrlandstingens beställning avseende VIS har efterfrågats men inte kommit projektledare tillhanda trots påminnelse (endast respons om utvecklings/inriktningsplan med förankring via Nationell Samverkansgrupp Uppföljning & Analys). Information om former/process och ambition för det planerade ”uppföljningsstöd” till respektive NPO i VIS som anges ska starta under hösten har inte heller kommit projektledare tillhanda – vilka innebär risk för överlapp med RPO modul i NORA. Sammanfattning & diskussion: ur NORA perspektivet är det med hänsyn till ovan inte möjligt att i dagsläget bedöma realisering av NORA ramverk och moduler i VIS. Styrgrupp framhöll dock värdet av att dessa frågor förts in på den nationella nivån eftersom det förväntas påverka utvecklingen i den riktning som NORA ”drar”. Det ansågs viktigt att norrlandstingens representanter fortsätter delta och presenterar de frågor NORA ringat in. Hur landstingen avser koppla kunskapsstyrningen till processer och dokument i tjänstemanna- och politiska ledningen bedömdes vara en kärnfråga särskilt ur ett kravställnings- och huvudmannaperspektiv.

o Återkoppling från det första samrådsmötet med norrlandsrepresentanter i nationella samverkansgrupper dvs ”Uppdrag Uppföljning”: det rapporterades ha varit ett bra första möte där man presenterade respektive grupps aktuella och planerade arbete. Ett uppföljande möte planerades till september där NORA projektledare ska föredra NORA som ett exempel på samverkansprojekt vars arbete och frågeställningar har beröringspunkter med samtliga dessa grupperingars uppdrag/arbete.

o Inkommit underlag för nyttorealiseringsrapport: Ett nyttorealiseringsunderlag skickades ut till projektgrupp i juni. Telefonmöten genomfördes och två landsting skickade in skriftlig feedback. Ett beslut måste tas om vad som händer efter 2018. För att komma vidare med ett bättre och bredare underlag planeras ett seminarium och ett mer omfattande underlag om hur de frågor NORA-projektet arbetat med ska operationaliseras och drivas vidare efter projektavslut (om man bedömer att det finns ett värde med det). Det lyftes att om landstingen ska kunna dra nytta av projektet måste nyttorealiserings- och implementeringsplan upprättas för kommande år.

o Delrapport NORA och plan för beredning NORA inför styrgrupp regional kunskapsstyrning (RD/LD). Arbetet påbörjat, och kort information om tänkt struktur på rapporten ges. Projektgrupp och även referensgrupp ska kunna ha synpunkter (workshop respektive referensgruppmöte planerade till den 12/9 och 29/8). Inför NORA styrgruppsmöte 16/10 behöver förslag ha förankrats/diskuterats landstingsinternt då styrgruppsmötet ska resultera i ett förslag som är så förankrat att RD/LD kan fatta ett beslut (den 22/10) om vad som ska hända med underlag för planering & uppföljning enligt NORAS modell 2019.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



o Q2-rapport gås igenom (godkänns efter diskussion om avvikelser, och styrgrupp beslutar att projektet fortlöper trots dessa). Ett flertal avvikelser och risker lyfts som påverkar projektet, bl.a:

Avsaknad av/otydliga svar från andra nivåer. Även oklart när svar på övergripande VIS-frågor kommer finnas. Att förutsättningar för nyttorealisering är oklara, och att arbete med

detta (med hänsyn till projektrisker och avvikelser) kan komma kräva mer förankring och bli mer omfattande än förväntat. Projektgrupp har ej heller linjeansvar. Och projektägare slutar. Men planerad aktivitet är att projektledare nu är inbjudna till möte 11/9 med representanter i nationella samverkansgrupper.

Att om det är nationellt angeläget/det finns samsyn kring de idéer med informationsstruktur som vi burit fram så är det enligt kommentar vid NORA presentation för Nationell Samverkansgrupp Uppföljning & Analys viktigt med delaktighet (dvs att vi inte tar fram ett ”för färdigt” förslag).

Osäkert vilka delar av ramverk som kommer kunna implementeras i VIS. Att RPOs uppdrag, förutsättningar och förväntningar (ev. eget behov)

inte är fastställda. Att RPO psykisk hälsa byts ut och det finns ej klart med ersättare så

osäkert om avslutande workshop för modul psykisk hälsa kan genomföras.

Att process för arbetet med NPO uppföljningsstöd i VIS innebär en risk för överlapp med RPO modul och hur landstingens behov/input ska säkras i detta arbete har inte meddelats.

Även risk med projektets karaktär (komplexa frågeställningar, starka beroenden till externa aktörer där övergripande strukturer, mandat och uppdrag inte är fastställt, samt många pågående parallella processer).

o Övrigt: Info om att nuvarande projektägare slutar. Efterträdare tillträder någon gång i oktober.

29/8 Första möte med NORA referensgrupp (sammanfattning minnesanteckning): Genomgång av projektet. Referensgruppens bedömning var att: frågor avseende samlingsplats och visningsyta måste drivas nationellt och att norrlandstingen bör fortsatt samordna sig regionalt och driva kravställning/påverkan på det nationella systemet (t.ex. VIS). Det ansågs viktigt att samla/samordna statistik från olika myndigheter. Data måste hålla en acceptabel kvalitet på så lika nivå som möjligt. Vidare har man noterat att informationsförsörjning för ledning av hälso- och sjukvård var svagt tillgodosett/beskrivet i kunskapsstyrningssystemet.

September

11/9 Samrådsmöte med norrlandsrepresentanter i nationella samverkansgrupper inom kunskapsstyrningen: NORA projektledare presenterar ramverk/projekt och informeras om gruppens påbörjade arbete att kartlägga respektive grupps


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



uppdrag (men uppfattades inte förväntas bidra). Pga. av omständigheter för ”Uppdrag Uppföljning” (redovisade ovan- se 3/7) och uppfattning om otydlighet i roller och uppdrag på detta möte så tillfrågas projektägare direkt efter mötet om uppdrag för NORA avseende nyttorealisering/förslag 2019 ändrats (vilket negerades) eller om det var meningen att bägge grupperingar skulle göra samma arbete.

12/9 Workshop med projektgrupp för att ta fram förslag till beslutsgrupp. Projektgruppen ansåg:

o att de övergripande frågorna17* som NORA projektet har arbetat med även efter 2018 ska bedrivas på sjukvårdsregional nivå och lämnar som förslag att beslutsgruppen (RD/LD) ger Interimistisk sjukvårdsregional samverkansgrupp för uppföljning & analys ett samordningsansvar/uppdrag för detta vilket innebär att den nu interimistiska grupperingen blir en permanent gruppering.

o Förutsättningar för Interimistisk Sjukvårdsregional Samverkansgrupp för Uppföljning & Analys (tid och former för arbetet) att ta emot ett sådant samordningsuppdrag behöver klargöras i förhållande till arbete som ska bedrivs på den nationella nivån och om uppdraget innebär att de ska vara en arbetande eller rent samordnande grupp. Projektgruppen förutsätter dock att ett ”samordningsansvar/ uppdrag” innebär att undergrupperingar finns att tillgå.

o Projektgruppen efterlyser besked om vilka andra sjukvårdsregionala grupperingar som eventuellt ska finnas. Samt hur Interimistisk Sjukvårdsregional Samverkansgrupp för Uppföljning & Analys uppdrag ska förhålla sig till uppdrag för norrlandstingens representanter i de nationella programområdena (NPO), samt de processledare för de RPO som norra sjukvårdsregionen har ett nationellt värdskap för.

13/9 Förfrågan till VIS om status avseende VIS verksamhetsplan, om arbetet är påbörjat och om det ska bli en särskild utvecklingsplan eller en del i sektionens årliga plan? Svar (samma dag) att det troligtvis kommer att finnas utvecklingsplan för VIS både inom både SKL och inom nationella samverkansgruppen för uppföljning & analys som ska tas fram under hösten.

17/9 Styrgruppsmöte nr 7 (sammanfattning minnesanteckning): o Återkoppling från möte med NORA referensgrupp (se punkt 29/8 ovan) o Återkoppling från workshop/möte med projektgrupp för att ta fram förslag

till beslut om NORA frågor efter 2018 Projektägare/förbundsdirektör presenterade projektgruppens

förslag (se punkt 12/9 ovan) kompletterat med egna bilder gällande vilka andra sjukvårdsregionala grupperingar som diskuteras kommer finnas samt reflektioner kring Interimistisk

17 Vilka av de från projektgruppens underlag (samt eventuellt ytterligare) behöver specificeras/sammanfattas i förslaget


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Sjukvårdsregional Samverkansgrupp för Uppföljning & Analys förutsättningar (mandat & resurs) vilket hade efterfrågats av projektgruppen.

Projektägare framhöll att det måste finnas mandat och resurs till arbetet med utveckling och planläggning av planering och uppföljning enligt NORAs modell.

Projektledare framhöll att dels så måste arbetet med en nationell aktör för en gemensam visningsyta/databibliotek fortsätta. Och dels så behöver en lämplig ansvars- och arbetsfördelning mellan den nationella och sjukvårdsregionala och landstingsnivån diskuteras och fastställas (inkl NPO och RPOs ev egna behov av anpassade data).

Det framhölls från styrgruppen att, ambitionsnivå och ansvarsfördelning är viktigt och att, trots flera osäkerhetsfaktorer, så är tydlighet ett måste i styrgruppens förslag till beslutsgruppen (RD/LD) vid möte den 22/10.

o Styrgrupp är enig med projektgruppen (frånsett en punkt18) och anser att strukturen (ramverk, moduler m.m) ska förvaltas och utvecklas vidare och bedömer att den regionala samverkansgruppen ska få detta uppdrag, samt anser att de ska utgöra den sjukvårdsregionala kontaktnoden mot det nationella systemet. Ett tydligt förslag till ett sådant uppdrag måste formuleras och angränsande funktioners roller (lokala/sjukvårdsregionala) förtydligas och behov av resurs utöver befintliga resurser måste bedömas.

o Styrgruppen beslutar att ge Interimistisk Sjukvårdsregional Samverkansgrupp för Uppföljning & Analys uppdraget att ta fram förslag enligt ovan (med ett eller flera alternativ) som ska tillställas styrgrupp NORA innan deras nästa styrgruppsmöte 16/10. Mötet den 16/10 ska resultera i ett förslag som är så förankrat att regiondirektörerna kan fatta ett beslut i frågan vid deras möte den 22/10. Projektledare framförde att NORA projektledning kan bistå med underlag för denna diskussion och detta förslag.

o Återkoppling från arbetsmöte samverkansgrupper: Redovisades vilka som deltog och att NORA bjudits in för att presentera NORA projektet.

o Inriktning höstens arbete Slutrapport

Arbete med slutrapport enligt projektilmall och underlagsrapport pågår och kommer så långt det är möjligt utifrån resultat (observationer/kunskap) från NORA 2018 adressera olika aspekter på det fortsatt arbetet från 2019 och framåt (givet att man beslutar arbeta vidare med dessa frågor).

18 Vid NORA styrgruppsmöte den 11 januari 2019 reserverade sig en styrgruppsmedlem från bedömning att den interimistiska gruppen ska bli en permanent gruppering.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Diskussion om ev. fortsatta kontakter med VIS Ansvar för att adressera beställning till VIS olika områden delades upp, frågor om styrning och ledning samt VIS innehåll beslutades skulle arbetas vidare med inom ramen för nationella samverkansgruppen uppföljning & analys. Projektledare gavs i uppdrag att arbeta med VIS funktioner. Hur samordning mellan de två skulle ske beslutades inte.

o Styrgrupp biföll initiativ som styrgruppssmedlem tagit avseende kontakt med andra aktörer inom det nationella systemet (en dragning för NSK).

o Övriga frågor: Frågan om arbete med de tre programområdesmoduler lyftes. Det framfördes att flera förutsättningar för detta arbete (tidigare redovisat i Q2-rapport vid styrgruppsmöte i augusti, se ovan) inte finns på plats för att få den feedback och kunna fastställa/slutföra det förslag till modul för psykisk hälsa som tagits fram. Det framfördes vidare att övriga två programområden inte skulle beslutas förrän i oktober och att det inte bedömdes lämpligt/möjligt att påbörja detta under återstående projekttid.

Oktober

16/10 Styrgruppsmöte nr 8 (sammanfattning minnesanteckning): o Interimistisk Sjukvårdsregional Samverkansgrupp för Uppföljning & Analys

förslag avseende 2019 och framåt (enligt uppdrag från NORA styrgrupp 17/9): Styrgrupp informerades om att Interimistisk Sjukvårdsregional Samverkansgrupp för Uppföljning & Analys hade haft möte den 4 oktober och diskuterat förslag till RD/LD om fortsatt sjukvårdsregionalt och gemensamt arbete enligt NORAs intentioner. Minnesanteckning från Interimistisk Sjukvårdsregional Samverkansgrupp för Uppföljning & Analys möte gicks igenom19. Diskussion om hur den framtida strukturen kan byggas upp på lokal och sjukvårsregional samt nationell nivå, och om hur resursbehov ser ut och hur RCC och RCN kan integreras.

o Styrgruppen beslutade 1: att sammankallande för Interimistisk Sjukvårdsregional Samverkansgrupp för Uppföljning & Analys ska ta fram ett punktformat underlag som nye projektägaren/förbundsdirektören presenterar för RD/LD den 22/10.

o Styrgrupp beslutade 2: att ett underlag för beslut utformas till LD/RDs möte den 30/11. Detta underlag bör innehålla:

att Interimistisk Sjukvårdsregional Samverkansgrupp för Uppföljning & Analys får ett uppdrag att utreda samverkansmöjligheter på sjukvårsregional nivå och finansiering av det.

Resursbehov (kartlägga befintliga resurser) 19 Minnesanteckning hade skickats ut innan mötet varefter styrgruppsmedlem som ej kunde närvara vid dagens möte, via mail, efterfrågat det förslag (på formulering av uppdrag) som styrgruppen gett uppdrag om. Så vitt projektledning känner till gavs inte något svar på den frågan.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



o Q3-rapport hanns ej gås igenom vid mötet, men hade skickats ut innan styrgruppsmötet så styrgruppen beslutade att hantera förslag till beslut via mail. Endast en kommentarer/fråga/förslag kom in och gällde om man genom förslag till fortsatt hantering kunde anses ha hanterat beskrivna risker. Styrgruppen beslutade via mail att godkänna Q3-rapporten med följande kommentar20: ”Genom att styrgruppen föreslår att vidareutvecklingen av NORA projektets resultat ska göras inom ramen för regional samverkansgrupp för uppföljning och analys så bedöms de beskrivna riskerna minska. Regional samverkansgrupp kommer rimligen att kunna arbeta parallellt med RPO/NPO och då bör NORA projektets resultat kunna föras in och vidareutvecklas. Den påverkansmöjligheten måste regional samverkansgrupp förutsättas ha”.

22/10 Final version21 av punktformat underlag från Interimistisk Sjukvårdsregional Samverkansgrupp för Uppföljning & Analys om ”förslag till fortsatt vidareutveckling av resultatet av NORA” (enligt styrgruppsmöte 16/10) skickas till projektägare. Förslaget innebär:

NORA har bidragit till kunskap och lärdomar inom planerings och uppföljningsfrågor samt uppföljning och analys såväl sjukvårdsregionalt och lokalt men även nationellt.

NORA har bidragit till att Norra sjukvårdsregionen kunnat samordna sina behov och krav gentemot den nationella nivån

Erfarenheterna behöver fortsatt vidareutvecklas - inom nya former Resultaten av NORA bör fortsatt vidareutvecklas som en del av den

samlade kunskapsstyrningen sjukvårdsregionalt Samverkansgruppernas gemensamma uppdrag (RSG) i

kunskapsstyrningen bör var det gemensamma paraplyet tillsammans med linjefunktionen i respektive landsting/region.

22/10 Möte styrgrupp sjukvårdsregional kunskapsstyrning (RD/LD) där NORA projektägare presenterar ovan ”punktformade underlag”.

20 NORA projektledare kommenterade via mail den 1/11 de inte kunde bedöma om risk var hanterad då det enligt dem förutsätter att man har samma förståelse o prioritering av Noras övergripande och mycket bredare utmaningar/frågor och beroenden (som projektet istället hamnat i sin ambition att uppnå projektmålen). Vilket man upplevde var osäkert om så var fallet. 21 Ett första utkast blev reviderat då styrgrupp ansåg att det berörde kunskapsstyrningen och organisationen och uppdraget för denna vilket man ansåg att styrgruppen för projektet NORA varken hade mandat eller uppdrag att föreslå. Det första utkastet innehöll (utöver punkter ovan) ett övergripande förslag till beslut att uppdra till de sjukvårdsregionala samverkansgrupperna att 1) kartlägga resurser inom metodstöd, uppföljning & analys samt kvalitetsregister 2) beskriva vad som är gemensamt resp. specifikt för de tre samverkansgruppernas uppdrag 3) återkomma med verksamhetsplan för 2019 4) definiera finansiering på kort och lång sikt


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



November 5/11 & 6/11 Projektledare begär möte med projektägare (nytillträdd) – för att få

återkoppling från möte med RD/LD den 22/10 samt komma överens om vad projektledning ska leverera under återstående projekttid avseende nyttorealisering och slutrapport med tanke på de rådande förutsättningarna, och omständigheter/ beslut (redovisade ovan) som sammantaget resulterat i att NORA projektledare under hösten hamnat i ett successivt ”informationsvakuum” med början innan sommaren och att nu även andra efterfrågat varför vi inte är/varit delaktiga i de möten där sjukvårsregional uppföljning och analys efter 2019 diskuteras. Projektägare informerar att komplettering/konkretisering av lämnat förslag från ASTA är begärt samt att kontakter ska tas i syfte att undersöka vidare.

20/11 NORA styrgruppsmöte nr 9 (sammanfattning minnesanteckning): o Underlag till RD/LD för beslut om förvaltning/fortsatt utveckling av

resultatet av NORA inom norrlandstingen: Powerpoint med titel ”Information om uppdrag och underlag inför gemensam arbetsdag” gås igenom. Kommentarer efterfrågades: Det tydliggjordes att NORA projektledning inte varit delaktiga i arbetet och ser materialet för första gången och därför inte kunde ge kommentarer annat än att man i NORA nyttorealisering påbörjat arbete med dessa frågor och hade hoppats på (och planerat arbete för) en högre konkretisering nivå och en tydligare samsyn på övergripande frågor ”systembild”.

o NORA projektets förutsättningar beskrivs och diskuteras: NORA projektledning informerade styrgrupp om att man, till projektägare, lyft frågan kring rådande förutsättningar för nyttorealiseringsarbetet och vissa omständigheter /beslut som sammantaget resulterat i att NORA-projektledare under hösten hamnat i ett successivt tilltagande ”informationsvakuum” med början innan sommaren. Då informerades NORA projektledare om att det inte fanns något uppdrag att inkludera NORA projektledning. Detta var ändrat i förhållande till tidigare beslut i sjukvårdsregional kunskapsstyrning och beredningsgrupp RSK, samt vad som kommunicerats av förbundsdirektören/projektägare. Projektledare vet inte vad detta stod för, men kan i efterhand konstatera att om denne hade insett vilka konsekvenser det skulle få för projektet så skulle denne ha agerat annorlunda.

20/11 Inbjudan till projektledare att delta vid planerad dag om sjukvårdsregional uppföljning och analys den 29/11. Ett ”förmöte” planeras även in till den 22/11.

29/11 NORA projektledare deltar på workshopdag med utgångspunkten att påbörja arbetet med att skapa förslag till en långsiktig plan för uppföljnings- och analysfrågor i Norra sjukvårdsregionen. Då denna dag genomfördes med inbjudan från norrlandstingens representanter i de nationella samverkansgrupperna (och ej från NORA projektet eller Interimistisk Sjukvårdsregional Samverkansgrupp för Uppföljning & Analys till vilka NORA styrgrupp hade gett uppdrag att ta fram


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



förslag) så redovisas den inte i NORA slutrapport. NORA-projektlednings framförda reflektioner/synpunkter redovisas dock nedan: På kort sikt (nationellt):

o Norrlandstingen bör mana till eftertanke då kunskapsstyrningssystemet är ett långsiktigt bygge.

o Lägg tid på att säkerställa att kunskapsstyrningssystemets olika delar tillsammans definierar en sammanhållen process, med konkreta arbetsuppgifter och leveranser (slutprodukter) som svarar mot identifierade målgruppers behov. Nu är förslaget att ta fram sjukvårdsregionala verksamhetsplaner för delar av en helhet/ett system där man än så länge inte tagit fram och erhållit samsyn på denna ”systembild” och en gemensam målbild specifik för uppföljning och analys. Dvs NORAs perspektiv/arbetsmetod saknas vilket medför risk att dessa inte går i linje med norrlandstingens målbild (dvs NORA) eller att övergripande förutsättningar finns gemensam beslutade.

Utifrån underlag från mötet: ”Är NPO/processledare rätt för att ta fram data/göra datasammanställning och kartläggningar?” Nationell samverkansgrupp för informationsförsörjning mer ändamålsenlig? Då kvalitetsregister är en del av en större helhet.

o Klargör vem som har ansvar för framtagande av helhet respektive olika delar (sjukvårdshuvudmännen beställare – och därmed ”arkitekter” till systemet? Inte SKL)

o Kräv besked (statliga aktörer inkluderade) kring hur man ställer sig nationellt till norrlandstingens målbild (idéerna och arbetsmetoderna) som NORA burit fram. Lyfta till styrgrupp för kunskapsstyrning? Föreslå nationellt uppdrag/arbetsgrupp?

På kort sikt (regionalt/lokalt): o Skapa en sjukvårdsregional samsyn kring en ”systembild” som säkerställer

att kunskapsstyrningssystemets olika delar (r/t uppföljning och analys) tillsammans definierar en sammanhållen process, med konkreta arbetsuppgifter och leveranser (slutprodukter) som svarar mot identifierade målgruppers behov (nyttorealisering som kravställning). N.b fortsatt förankring (arbetsfördelning) och behovsinhämtning från verksamhetschefer/RPO. Alternativt enbart NPO?

o Skapa sjukvårdsregional samsyn kring hur norrlandstingen ska agera på den nationella nivån – föreslå nationellt uppdrag/arbetsgrupp? Status för ASTA-gruppens förslag?

o Bilda arbetsgrupp och påbörja arbetet utifrån ovan.

30/11 projektägare närvarar vid styrgruppen för sjukvårdsregional kunskapsstyrning (dvs region-/landstingsdirektörer) möte.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



December

11/12 NORA Styrgruppsmöte nr 10 o Kort rapport från projektet

Information till styrgrupp om projektledares deltagande vid möte 19/11 (redovisat ovan) samt ett möte med arbetsgrupp inom RCO-Sam av vilka man blivit ombedd att, utifrån NORA erfarenheter, ge reflektioner på ramverk utifrån ett kvalitetsregisterperspektiv.

o Avslutning av projektet/slutrapport Kommentarer från projektdeltagare ska föras in i slutrapport enligt Projektil-mall. Mötets diskussion syftade till att fånga styrgruppens erfarenheter av och reflektioner kring projektet. Fokus blev istället mest på ramverket och nyttorealisering av detta, dvs det projektmål som inte varit prioriterat under projektåret, samt nyttorealisering/förslag till implementering av resultatet av NORA vilket förlagts till annan grupps (ej NORA; dvs projektledare kan inte kan svara på frågor om detta) och inte så mycket på positiva respektive negativa erfarenheter kring det som varit prioriterat. Man kom därför överens om att kommentarer på de punkter/rubriker som inte hanns med vid dagens möte skickas in via mail. Därefter kommer reviderat förslag till final slutrapport att skickas ut för granskning inför godkännande på ett nytt styrgruppsmöte som planerades in till januari.

Januari 2019

7/1 Möte med bl.a. projektägare för att försöka reda ut händelser under projektet.

11/1 NORA Styrgruppsmöte, se bilaga för minnesanteckning.


Slutrapport

NORA 2018 08-JAN-2019 Dnr: 091/17



Referenser/bilagor

Bilagor medföljer slutrapport i komprimerad fil, och finns diarieförd under Dnr 091/17 tillsammans med rapport i NRFs diarium.

Checklista inför beslut, BP5 JA NEJ · 2019. 4. 11. · NRF dnr 091/17). Att syftet är att skapa en elektronisk version av NORA:s ramverk/underlag i VIS. Norrlandstingen kan på

Documents