1
PROJECT COST MANAGEMENTProject cost management adalah proses
yang diperlukan untuk memastikan suatu proyek dapat berjalan dan
selesai dengan anggaran yang telah disetujui di awal. Ada empat
proses yang dilakukan untuk membuat project cost management, yaitu
:
7.1. Plan Cost ManagementPlan cost management adalah proses
untuk menetapkan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi perencanaan,
pengelolaan, pengeluaran, dan pengendalian biaya proyek. Manfaat
utama dari proses ini adalah untuk membuat adanya
penjagaan/pemantawan dan pengarahan tentang bagaimana biaya proyek
akan dikelola sepanjang proyek dilaksanakan.
7.1.1. Plan Cost Management : Input7.1.1.1 Project management
planProjek manajemen plan mengandung informasi yang digunakan untuk
merancang cost management plan, yang di dalamnya terdapat hal-hal
dibawah ini, namun tidak terbatas pada hal tersebut : Scope
baseline.Scope baseline mencakup pernyataan mengenai ruang lingkup
proyek dan rincian dari WBS mengenai estimasi pendanaan proyek yang
dibutuhkan dan manajemen dana tersebut. Schedule baseline.Di dalam
schedule baseline ditentukan kapan saja biaya proyek tersebut akan
dikeluarkan. Other information.Biaya lain-yang terkait dengan
penjadwalan, resiko projek, dan pengambilan keputusan dari project
management plan.7.1.1.2 Project CharterDi dalam project charter
terdapat rekapitulasi anggaran yang berasal dari rincian biaya
proyek yang telah dikembangkan. Di dalam proyek charter juga
terdapat persyaratan persetujuan proyek yang akan mempengaruhi
pengelolaan biaya proyek.7.1.1.3 Enterprise environmental
factorsFaktor dari lingkungan yang mempengaruhi perencanaan biaya,
antara lain : Budaya dan struktur organisasi dapat mempengaruhi
manajemen biaya; Kondisi pasar menggambarkan produk, layanan, dan
hasil apa saja yang tersedia pasar dalam negeri maupun luar negeri;
Nilai tukar mata uang untuk biaya proyek yang menggunakan sumber
daya dari lebih dari satu Negara, baik itu sumber daya manusia dan
juga sumber daya alam. Published Commercial Information, yakni
informasi yang dikeluarkan lembaga resmi yang mana didalamnya
berisikan harga standar sumber daya terkini, termasuk harga tenaga
kerja dan harga standar untuk bahan dan peralatan. sistem informasi
manajemen proyek, yang menyediakan kemungkinan adanya alternatif
untuk management biaya yang mungkin lebih murah dan efisien.7.1.1.4
Organizational process assetsAset-aset perusahaan yang mempengaruhi
proses perencanaan manajemen keuangan, diantaranya sebagai berikut.
Prosedur Kontrol keuangan (misalnya, pelaporan waktu, pengeluaran
yang diperlukan, kode akuntansi, dan standar ketentuan kontrak);
Informasi historis yang bisa menjadi refrensi dalam pengerjaan
proyek dan kajian pengetahuan dasar; database Keuangan prusahaan,
Estimasi biaya dan kebijakan-anggaran terkait, prosedur, dan
pedoman.
7.1.2. Plan Cost Management : Tools and Techniques
7.1.2.1 Expert JudgementExpert judgement, berpedoman pada
informasi historis, yang akan memberikan pemahaman yang berharga
tentang kondisi lingkungan dan informasi dari proyek-proyek serupa
sebelumnya. Expert Judgement juga dapat menyarankan apakah akan
menggabungkan metode-metode yang ada kemudian bagaimana menyatukan
perbedaan dari tiap-tiap metode tsb.Penilaian didasarkan pada
keahlian di area aplikasi, area pengetahuan, disiplin ilmu,
industri, dll, yang sesuai dengan kegiatan yang sedang dilakukan
yang harus digunakan dalam pengembangan perencanaan manajemen
keuangan.7.1.2.2 Analytical TechiquesDalam mengembangkan
perencanaan manajemen biaya ada beberapa opsi-opsi yang strategis
yang bisa menjadi pertimbangan untuk mendanai proyek tersebut
seperti: self-funding, yaitu sumber dana dikeluarkan secara mandiri
yang berasal dari perusahaan tersebut. Funding with equity, yaitu
pendanaan yang berasal dari sponsor ataupun investor, atau Funding
with debt, yaitu menggunakan pinjaman yang berasal dari bank,
dll.7.1.2.3 MeetingsTim proyek dapat mengadakan pertemuan untuk
mengembangkan perencanaan manajemen biaya. Peserta pertemuan yang
mungkin bisa dilibatkan diantaranya manajer proyek, sponsor proyek,
anggota tim proyek yang dipilih, para pemangku kepentingan yang
dipilih, orang-orang yang bertanggung jawab mengenai biaya proyek,
dan lain-lain sesuai kebutuhan.
7.1.3. Plan Cost Management : Output7.1.3.1 Cost Management
PlanCost management plan adalah salah satu komponen dari project
manajemen plan yang menjelaskan bagaimana biaya proyek akan
dirancang, diatur, dan dikendalikan. Bagaimana proses manajemen
biaya proyek dan juga tools and techniques yang terkait dengan hal
ini akan didokumentasikan didalam cost management plan
tersebut.Misalnya, di dalam cost management plan akan terdapat
hal-hal sebagai berikut : Ukuran unit .Yaitu setiap unit yang
digunakan dalam pengukuran ( seperti jam kerja, hari kerja , minggu
kerja yang dihitung dalam satuan waktu; atau satuan meter, liter,
ton, kilometer, atau kubik sebagai ukuran jumlah; atau lump sum
yang dihitung dalam satuan mata uang) didefinisikan berdasarkan
jenis masing-masing sumber daya . Tingkat presisiSejauh mana
perkiraan biaya kegiatan akan dibulatkan ke atas atau ke bawah (
misalnya , US $ 100,49 menjadi US $ 100, atau US $ 995,59
dibulatkan menjadi US $ 1.000 ) , berdasarkan ruang lingkup
kegiatan dan besaran yang digunakan di dalam proyek .
Tingkat akurasiRentang yang dapat diterima ( misalnya , 10 % )
yang digunakan dalam menentukan estimasi biaya aktivitas yang
realistis, dan bisa termasuk jumlah dari kontinjensi;
Organizational procedures link .Di dalam work breakdown structure (
WBS ) terdapat framework yang berguna dalam perencanaan manajemen
biaya untuk menjaga konsistensi dari perencanaan biaya, penyusunan
anggaran , dan pengendalian biaya . Komponen WBS yang digunakan
untuk perhitungan biaya proyek disebut akun kontrol. Dan setiap
akun control akan diberi kode unik atau nomor akun yang dapat
langsung terhubung untuk menampilkan sistem akuntansi perusahaan.
Control Thresholds.Ambang batas tersebut digunakan untuk menyatakan
persentase penyimpangan yang terjadi dari rencana awal. Apakah
penimpangan tersebut masih bisa ditolerir atau tidak.
7.2. Estimate CostEstimate cost merupakan suatu perkiraan
pengembangan sumber daya moneter yang diperlukan untuk melengkapi
kegiatan proyek.Keakuratan perkiraan proyek akan meningkat selama
proyek berlangsung melalui siklus hidup proyek.Sebagai contoh,
sebuah proyek dalam tahap inisiasi mungkin memiliki Rough Order of
Magnitude (ROM) yang memperkirakan keakuratan estimasi di kisaran
-25% sampai +75%. Kemudian dalam proyek, karena informasi lebih
lanjut telah diketahui, estimasi definitif bisa dipersempit dalam
kisaran akurasi -5% sampai +10%. Hal ini terlihat seperti pada
sistem PELITA (pembangunan lima tahun), ketika proyek semakin
mendekati finish maka keakuratan estimasi cost akan mendekati -5%
sampai +10%.
7.2.1. Estimate Cost : Input7.2.1.1. Cost Management PlanCost
Managagement Plan menjelaskan bagaimana biaya proyek akan diatur
dan dikontrol. Termasuk kedalamnya adalah metode yang digunakan dan
akurasi level akurasi yang termasuk dalam aktivitas mengestimasi
biaya.7.2.1.2. Human Resource ManagementRencana pengelolaan sumber
daya manusiamengatur mengenai perkiraan jumlahkepegawaian, tarif
personil, dan skill masing masing personil. 7.2.1.3. Scope
Baseline1. Project Scope StatementBerisi Deskripsi product,
kriteria produk yang diterima, key deliverables, Batasan proyek,
asumsi, dan constrain proyek.2. Work Breakdown StructureBerisi
hubungan antara semua komponen proyek dan proyek deliverables.3.
WBS DictionaryBerisi informasi detail mengenai deliverables dan
deskripsi kerja tiap komponen di WBS yang dibutuhkan untuk
memproduksi setiap deliverable.7.2.1.4. Project ScheduleJenis dan
kuantitas sumber daya dan jumlah waktu yang diterapkan untuk
menyelesaikan pekerjaan dari proyek ini adalahfaktor utama dalam
menentukan biaya proyek . kegiatan jadwalsumber daya dan jangka
waktu masing-masing digunakan sebagai masukan kunci untuk proses
ini . Perkiraan Kegiatan Sumber Daya melibatkan menentukan
ketersediaan staf , jumlah jam staf yang diperlukan , dan jumlah
material danperalatan yang dibutuhkan untuk melakukan penjadwalan
kegiatan.7.2.1.5. Risk RegisterDaftar risiko harus mempertimbangkan
biaya risk response. Risiko, yang dapat berupa ancaman atau peluang
biasanya berdampak pada aktivitas dan biaya proyek secara
keseluruhan. Ketika proyek mengalami kejadian risiko negatif, biaya
jangka pendek proyek biasanya akan meningkat, dan kadang-kadang
akan ada keterlambatan dalam jadwal proyek. Dalam cara yang sama,
tim proyek harus peka terhadap peluang potensial yang dapat
menguntungkan bisnis baik dengan langsung mengurangi biaya kegiatan
atau mempercepat jadwal.7.2.1.6. Enterprise Enviromental
FactorsFaktor-faktor lingkungan perusahaan yang mempengaruhi proses
Biaya Perkiraan :1. Market conditions.Kondisi ini menggambarkan
produk, layanan, dan hasil apa saja yang tersedia dalam pasar, dari
siapa, dan di bawah apa syarat dan kondisi.2. Published commercial
information.Informasi tingkat biaya sumber daya sering tersedia
dari database yang melacak keterampilan dan biaya sumber daya
manusia, dan memberikan biaya standar untuk material dan peralatan.
Daftar harga penjual yang diterbitkan adalah salah satu sumber
informasi.7.2.1.7. Organizational Process AssetsAset proses
organisasi yang mempengaruhi proses Biaya Perkiraan meliputi:1.
cost estimating policies,cost estimating policies menggambarkan
aturan-aturan dalam perencanaan dan perancangan estimate cost,
seperti pada General Service Administration .U.S (GSA).Cost
estimate policies yang ada pada GSA menetapkan bahwa cost estimate
itu harus: AccurateCost estimates must be risk-adjusted, based on
an assessment of the most likely costs, and properly adjusted for
inflation. ComprehansiveCost estimates must be prepared at a level
of detail that includes all pertinent costs and does not
double-count costs. Well-DocumentCost estimates must be prepared
with sufficient documentation to allow the estimates to be easily
repeated and traced to original sources through auditing.
CredibleCost estimates must include some independent verification
and validation, and must identify the level of uncertainty
associated with the estimates. CurrenCost estimates must be updated
at regular intervals or after events that impact the underlying
assumptions of the estimates.
2. cost estimating template,
3. Informasi historis, Informasi histris berisi document
document project-poject sebelumnya yang memilki jenis project yan
sama.4. Pelajaran.
7.2.2. Estimate Cost : Tools and Techniques
7.2.2.1 Expert Judgement Penilaian ahli, dipandu oleh informasi
historis, memberikan pemahaman yang berharga tentang lingkungan dan
informasi dari proyek-proyek serupa sebelumnya. Penilaian ahli juga
dapat digunakan untuk menentukan apakah akan menggabungkan metode
estimasi dan bagaimana untuk menyesiaikan perbedaan di antara
mereka. 7.2.2.2 Analogous EstimatingAnalog estimasi biaya
menggunakan nilai-nilai seperti ruang lingkup, biaya, anggaran, dan
durasi atau ukuran skala tertentu sebagai ukuran, berat, dan
kompleksitas dari proyek serupa sebelumnya sebagai dasar untuk
memperkirakan parameter yang sama atau pengukuran untuk proyek saat
ini. Ketika memperkirakan biaya, teknik ini bergantung pada biaya
yang sebenarnya dari sebelumnya proyek serupa sebagai dasar untuk
memperkirakan biaya proyek ini. Analog estimasi biaya sering
digunakan untuk memperkirakan nilai ketika ada jumlah terbatas
mengenai informasi proyek, misalnya, dalam fase awal proyek.
7.2.2.3 Parametric EstimatingEstimasi parametrik menggunakan
hubungan statistik antara data historis yang relevan dan variabel
lain untuk menghitung perkiraan biaya untuk pekerjaan proyek.
Teknik ini dapat menghasilkan lebih tinggi tingkat akurasi
tergantung pada kecanggihan dan data yang mendasari dibangun ke
dalam model. biaya parametrik estimasi dapat diterapkan pada total
proyek atau segmen proyek, dalam hubungannya dengan metode estimasi
lainnya. 7.2.2.4 Bottom-up EstimatingMetode memperkirakan komponen
pekerjaan, Biaya paket pekerjaan individu atau kegiatan dengan
tingkat terbesar. Biaya rinci kemudian diringkas untuk tingkat yang
lebih tinggi untuk tujuan pelaporan dan pelacakan berikutnya. Biaya
dan akurasi bottom-up memperkirakan biaya yang biasanya dipengaruhi
oleh ukuran dan kompleksitas aktivitas individu atau paket
pekerjaan. 7.2.2.5 Three-Point EstimatingKeakuratan single-point
perkiraan biaya kegiatan dapat ditingkatkan dengan mempertimbangkan
ketidakpastian estimasi dan risiko dan menggunakan tiga perkiraan
untuk menentukan berbagai perkiraan untuk biaya kegiatan ini:1.
Kemungkinan besar (cM). Biaya kegiatan, berdasarkan penilaian upaya
realistis untuk pekerjaan yang diperlukan dan setiap diperkirakan
biaya. 2. Optimis (cO). Biaya aktivitas berdasarkan analisis
skenario kasus terbaik untuk kegiatan tersebut. 3. Pesimistis (cP).
Biaya aktivitas berdasarkan analisis skenario terburuk untuk
kegiatan tersebut.Analisis PERT (CE) , Expecting :CE = (CO + 4 CM +
CP) / 6Analisis Triangular ::CE = (CO + CM + CP) / 3 Perkiraan
biaya berdasarkan tiga poin dengan distribusi diasumsikan
memberikan biaya yang diharapkan dan memperjelas berbagai
ketidakpastian sekitar biaya yang diharapkan.7.2.2.6 Reverse
Analysis Perkiraan biaya mungkin termasuk cadangan kontingensi
(kadang-kadang disebut tunjangan kontingensi) untuk memperhitungkan
biaya ketidakpastian. Cadangan kontingensi adalah anggaran dalam
baseline biaya yang dialokasikan untuk risiko yang diidentifikasi.
Cadangan kontingensi sering dipandang sebagai bagian dari anggaran
yang dimaksudkan untuk mengatasi known-unknowns yang dapat
mempengaruhi proyek. Cadangan kontingensi dapat diperkirakan untuk
memperhitungkan jumlah yang tidak diketahui ulang. Cadangan
kontingensi dapat menyediakan suatu aktivitas tertentu, untuk
keseluruhan proyek. Cadangan kontingensi adalah persentase dari
perkiraan biaya, nomor tetap, atau dapat dikembangkan dengan
menggunakan metode analisis kuantitatif.Perkiraan juga dapat
diproduksi untuk jumlah cadangan manajemen yang akan didanai untuk
proyek tersebut. Cadangan Manajemen merupakan jumlah anggaran
proyek ditahan untuk tujuan pengendalian manajemen dan disediakan
untuk pekerjaan yang tak terduga yang berada dalam lingkup proyek.
Cadangan manajemen dimaksudkan untuk mengatasi unknown unknown"
yang dapat mempengaruhi proyek. Cadangan manajemen tidak termasuk
dalam baseline biaya tetapi merupakan bagian dari kebutuhan
anggaran proyek dan pendanaan secara keseluruhan. Ketika jumlah
cadangan manajemen yang digunakan untuk mendanai pekerjaan tak
terduga, jumlah pengelolaan cagar digunakan ditambahkan ke baseline
biaya, sehingga membutuhkan suatu perubahan disetujui dengan dasar
biaya. 7.2.2.7 Cost of QualityMenggambarkan semua biaya yang
berkaitan dengan kualitas yang sesuai dengan persyaratan
proyek.7.2.2.8 Project Management Software Aplikasi perangkat lunak
manajemen proyek, spreadsheet terkomputerisasi, simulasi, dan alat
statistik yang digunakan untuk membantu estimasi biaya. Alat
tersebut dapat menyederhanakan penggunaan beberapa teknik estimasi
biaya dan dengan demikian memfasilitasi pertimbangan cepat
alternatif perkiraan biaya. 7.2.2.9 Vendor Bid AnalysisMetode
estimasi biaya dapat mencakup analisis apa proyek harus dikenakan
biaya, berdasarkan tawaran responsif dari vendor berkualitas.
Ketika proyek diberikan kepada vendor di bawah proses yang
kompetitif, estimasi biaya tambahan pekerjaan mungkin diperlukan
dari tim proyek untuk memeriksa harga kiriman individu dan untuk
mendapatkan biaya yang mendukung biaya total proyek akhir. Vendor
bid analisis merupakan tawaran yang diberikan oleh vendor
terpilih.7.2.2.10 Group Decision-Making TechniquesPendekatan
berbasis tim, seperti brainstorming, Delphi atau teknik kelompok
nominal, berguna untuk melibatkan anggota tim untuk meningkatkan
akurasi perkiraan dan komitmen terhadap munculnya perkiraan. Dengan
melibatkan sekelompok orang yang dekat dengan pelaksanaan teknis
pekerjaan dalam proses estimasi, informasi tambahan dan perkiraan
akurat lebih mudah diperoleh. Teori Delphi ini sangat baik yuntuk
memecahkan masalah yang bersifat general, dimana rencana kebijakan
tersebut berkaitan erat dengan ahli-ahli bidang tertentu. Karena
dari setiap ahli pada bidang tertentu akan dapat mengeluarkan
aspirasinya yang memiliki kemampuan dari segi yang dialaminya.
Selain itu, metode ini tidak memperhatikan nama dari ahli untuk
mencegah pengaruh besar satu anggota terhadap anggota lainnya, dan
masing-masing responden memiliki waktu yang cukup untuk
mempertimbangkan masing-masing bagian dan jika perlu melihat
informasi yang diperlukan untuk mengisi kuisioner sehingga dapat
menghindari tekanan sosial psikologi.Delhpi mempunyai ciri-ciri:1.
Mengabaikan nama
2. Iterasi dan feedback yang terkontrol3. Respon kelompok secara
statistik
7.2.3. Estimate Cost : Output
7.2.3.1 Activity Cost EstimatesActivity cost estimates adalah
penilaiankuantitatiftentang berapa banyaksumber daya yang
diperlukanuntuk pelaksanaan proyek. Perkiraan biaya dapat disajikan
dalam bentuk ringkasan atau detail. Biaya yang diperkirakan untuk
semua sumber daya yang diterapkan untuk estimasi biaya aktivitas
ini termasuk, namun tidak terbatas pada: tenaga kerja langsung,
bahan, peralatan, layanan, fasilitas, teknologi informasi, dan
kategori khusus seperti biaya pembiayaan (termasuk beban bunga),
uang saku inflasi, nilai tukar, atau cadangan biaya kontingensi.
Biaya tidak langsung, jika termasuk dalam estimasi proyek, dapat
dimasukkan pada tingkat kegiatan yang lebih tinggi.7.2.3.2 Basis Of
EstimaterBasis of estimates merupakan rincian pendukung atau dasar
untuk perkiraan biaya. Dokumen pendukung harus memberikan pemahaman
yang jelas dan lengkap tentang bagaimana perkiraan biaya tersebut
berasal. Rincian pendukung untuk kegiatan perkiraan biaya dapat
mencakup: 1. Dokumentasi dasar perkiraan (yaitu, bagaimana
dikembangkan) 2. Dokumentasi semua asumsi yang dibuat3. Dokumentasi
kendala4. Indikasi kisaran perkiraan (misalnya, 10.000 (10%) untuk
menunjukkan bahwa item tersebut diperkirakan akan menelan biaya
antara rentang nilai), dan 5. Indikasi tingkat kepercayaan dari
perkiraan akhir. 7.2.3.3 Project Documents Updates
Memperbaruidokumenproyek apapunyang dipengaruhi olehbiaya biayaatau
informasi yang diperoleh.
7.3. Determine BudgetDetermine budget adalah proses
menggabungkan estimasi biaya kegiatan individu atau paket pekerjaan
untuk menetapkan cost baseline. Manfaat utama dari proses ini
adalah menentukan cost baseline terhadap kinerja proyek yang dapat
dipantau dan dikendalikan.
Project budget atau anggaran proyek mencakup semua dana untuk
melaksanakan proyek. Cost baseline adalah versi menyetujui
time-phased project budget, tetapi tidak termasuk cadangan
manajemen.
7.3.1 Determine Budget: Inputs
7.3.1.1 Cost Management PlanCost management plan adalah rencana
manajemen biaya yang menggambarkan bagaimana biaya proyek akan
dikelola dan dikendalikan.7.3.1.2 Scope BaselineProject Scope
Statement: keterbatasan formal dengan periode untuk pengeluaran
dana proyek oleh organisasi, dengan kesepakatan, atau dengan
entitas lain seperti instansi pemerintah. Kendala pendanaan ini
tercermin dalam pernyataan ruang lingkup proyek.Work Breakdown
Structure: WBS menyediakan hubungan antara semua deliverable proyek
dan berbagai komponennya. Kamus WBS: kamus WBS dan laporan rinci
terkait pekerjaan memberikan identifikasi kiriman dan deskripsi
pekerjaan dalam setiap komponen WBS dibutuhkan untuk menghasilkan
setiap deliverable .
7.3.1.3 Activity Cost EstimatesPerkiraantentang berapa banyak
daftar kegiatan yang dikenakan biaya.Atau dalam arti lain activity
cost estimate adalah perkiraan biaya untuk setiap kegiatan dalam
paket pekerjaan dikumpulkan untuk mendapatkan perkiraan biaya untuk
masing-masing paket pekerjaan.7.3.1.4 Basis of Estimates Basis of
estimates adalah perkiraan biaya untuk setiap kegiatan dalam
pekerjaan yang dikumpulkan untuk mendapatkan perkiraan biaya untuk
masing-masing pekerjaan. Rincian pendukung untuk perkiraan biaya
yang terkandung dalam dasar perkiraan harus menentukan
asumsi-asumsi dasar yang berhubungan dengan inklusi atau
pengecualian dari biaya tidak langsung atau lainnya dalam anggaran
proyek.7.3.1.5 Project Shedule Jadwal proyek meliputi start dan
finish tanggal yang direncanakan untuk kegiatan proyek, tonggak,
paket kerja, dan rekening kontrol. Informasi ini dapat digunakan
untuk biaya agregat untuk periode kalender dimana biaya yang
direncanakan tersebut akan dikeluarkan. 7.3.1.6 Resource Calendars
Resource calendars merupakan informasi tentang sumber daya yg
dikerahkan untuk proyek ini dan kapan tersedianya sumber daya
tersebut.7.3.1.7 Risk Register Risk register harus ditinjau untuk
mempertimbangkan risk response biaya agregat. Update ke daftar
risiko disertakan dengan update dokumen proyek yang telah atau akan
dibeli termasuk ketika menentukan anggaran. 7.3.1.8
AgreementsMenentukan budget harus merujuk pada agreements info
maupun cost yang berhubungan dengan produk, servis, atau hasil yang
telah atau akan dibeli termasuk ketika menentukan anggaran.7.3.1.9
Organizational Process Assets Aset proses organisasi yang
mempengaruhi proses. Tidak terbatas pada:a. Kebijakan formal dan
informal biaya penganggaran terkait, prosedur, dan pedomanb. Alat
biaya penganggaran, danc. Pelaporan metode.
7.3.2 Determine Budget: Tools and Technique
7.3.2.1 Cost
AggregationMengagregasibiayadaritingkataktivitasketingkatpaketpekerjaan.
Hal ini karena biaya diukur, dikelola dan dikendalikan pada tingkat
paket pekerjaan selama daur hidup proyek. Menaagregasikan biaya
dapat ditunjukan dalam diagram parreto. Contohnya sebagai berikut
:
7.3.2.2 Reserve AnalysisTeknik yang digunakan untuk menentukan
cadangan realisti. Ini terdiri dari cadangan kontingensi dan
cadangan manajemen kontingensi.7.3.2.3 Expert JudgmentPenilaian
ahli dipandu oleh informasi history untuk memberikan pemahaman yang
berharga tentang lingkungan dan informasi dari proyek-proyek serupa
sebelumnya. Expert Judment tersedia dari banyak sumber, namun
tidakterbataspada : Unit unit lain dalam performing organization
Konsultan Stakeholder, termasukkonsumen Professional and technical
assoclation Industry groups
7.3.2.4 Historical RelationshipHistorical relationship antara
kegiatan tertentu dan biayanya dapat membantu menentukan perkiraan
yang lebih akurat.Setiap hubungan historis dapat menghasilkan
estimasi parametrik atau perkiraan analog yang melibatkan
penggunaan karakteristik proyek (parameter) untuk mengembangkan
model matematis untuk memprediksi total biaya proyek. Model
tersebut dapat sederhana, misalnya: konstruksi rumah hunian
didasarkan pada biaya tertentu per kaki persegi ruang Baik biaya
dan akurasi model analog dan parametrik dapat sangat bervariasi.
Mereka yang paling mungkin untuk realible ketika: Informasi
historis yang digunakan untuk mengembangkan model akurat, Parameter
yang digunakan dalam model mudah diukur, dan Model dapat terukur,
sehingga dapat digunakan untuk proyek-proyek besar, proyek-proyek
kecil, dan fase proyek.7.3.2.5 Funding Limit
ReconciliationPengeluaran harus menyesuaikan dengan batasan dana
yang telah disepakati pada proyek tersebut. Ini dapat memungkinkan
untuk penjadwalan ulang untuk meratakan tingkat pengeluaran
sehingga pengeluaran yang direncanakantidakpernahmelebihidanayang
direncanakandiawal.
7.3.3 Determine Budget: Outputs
7.3.3.1 Cost BaselineCost baseline meruakan anggaran proyek
waktu yang bertahap, cost baseline ini tidak termasuk cadangan
manajemen apapun, cost baseline jugga menjadi dasar untuk
dibandingkan dengan hasil aktual.
Gambar diatas mengilustrasikan berbagai komponen anggaran proyek
dan cost baseline.Perkiraan biaya kegiatan ditambah dengan cadangan
kontingensi dikumpulkan ke dalam biaya paket pekerjaan. Estimasi
biaya paket pekerjaan bersama dengan cadangan kontingensi
dikumpulkan menjadi control account. Penjumlahan dari control
account menjadi cost baseline, cost baseline ditambah dengan
manajement reserve atau keperluan kantor menjadi project
budget.Karena perkiraan biaya yang membentuk cost baseline , yang
terkait dengan jadwal kegiatan, ini dapat menjadi kemungkinan
tampilan waktu yang bertahap dari cost baseline, yang dapat
ditampilkan dalam bentuk S-kurva, yang diilustrasikan ;ada gambar
dibawah ini.
7.3.3.2 Project Funding RequirementsTotal kebutuhan dana dan
kebutuhan dana periodik seperti kuartalan dan tahunan berasal dari
cost baseline . Cost baseline dapat mencakup pengeluaran yang
diproyeksikan ditambah dengan anticipated liabilities. Pendanaan
sering kali terjadi dalam jumlah yang tidak kontinyu dan mungkin
tidak didistribusikan secara merata , seperti halnya pada gambar
7-9. Total biaya yang dibutuhkan adalah yang termasuk kedalam cost
baseline, management reserve dan lannya. Funding requerment dapat
termasuk kedalam sumber pendanaan. 7.3.3.3 Project Documents
UpdatesDalam proses penentuan anggaran memungkinkan kita dapat
memperoleh informasi baru tentang biaya proyek, kita mungkin juga
membuat keputusan anggaran yang mempengaruhi aspek lain dari sebuah
proyek di tengah perjalanan,seperti jadwal.Karena itu kita harus
memperbaiki dokumen proyek tersebut. Dokumen proyek yang dapat
diperbarui banyak, tidak hanya terbatas pada : Risk register
Perkiraan biaya aktivitas Jadwal proyek
7.4. Control CostPengendalian biaya proyek meliputi:
Mempengaruhi faktor yang menciptakan perubahan untuk biaya awal
yang ditetapkan; Memastikan bahwa semua permintaan perubahan secara
tepat waktu; Mengelola perubahan yang sebenarnya saat mereka
terjadi; Memastikan bahwa pengeluaran biaya tidak melebihi dana
yang ditetapkan atas periode, atas komponen WBS, aktivitas, dan
total untuk proyek tersebut; Pemantauan kinerja biaya untuk
mengisolasi dan memahami perbedaan dari biaya awal yang disetujui;
Pemantauan kinerja terhadap dana yang dikeluarkan; Mencegah
perubahan tidak disetujui dari yang termasuk dalam biaya atau
penggunaan sumber daya yang dilaporkan; Menginformasikan
stakeholder dari semua perubahan yang disetujui dan biaya yang
terkait, dan Membawa biaya overruns dalam batas yang dapat
diterima.
Control Costs: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs
Control Costs Data Flow Diagram
7.4.1. Control Cost: Inputs
7.4.1.1. Project Management Plan Rencana manajemen proyek berisi
informasi berikut yang digunakan untuk biaya kontrol: Cost
Baseline. Biaya awal dibandingkan dengan hasil aktual untuk
menentukan apakah perubahan, tindakan korektif, atau tindakan
preventif diperlukan. Cost Manajement Plan. Rencana biaya manajemen
menggambarkan bagaimana biaya proyek akan dikelola dan
dikendalikan.7.4.1.2. Project Funding RequirementKebutuhan
danasuatu proyekyangdibentuk oleh Departemen/divisiKeuangan pada
suatu organisasi tertentu. Dalam hal ini termasuk kebutuhan yang
diproyeksikan ditambah dengan biaya antisipasi. 7.4.1.3. Work
Performance DataMencakup informasi tentang kemajuan proyek,
menggambarkanstatus danbiayakegiatanproyek pada saat ini hingga
akhir yang mencakupproyek dari awal sampai dengan selesai7.4.1.4.
Organizational Process Assets Organizational Process Assets
termasuk, namun tidak terbatas pada: Kebijakan formal dan informal
biaya kontrol terkait, prosedur, dan pedoman; Alat pengendalian
biaya Metode Pemantauan dan pelaporan yang akan digunakan.
7.4.2. Control Costs: Tools and Techniques 7.4.2.1. Earned Value
Management Metodologi yang menggabungkan pengukuran ruang lingkup,
jadwal, dan sumber daya untuk menilai kemajuan dan kinerja proyek.
EVM mendevelop dan memonitor 3 dimensi utama, yaitu: Planned Value:
anggaran dasar untuk pekerjaan yang dijadwalkan / anggaran resmi
yang direncanakan untuk pekerjaan yang harus dilakukan untuk suatu
kegiatan atau komponen WBS, tidak termasuk cadangan manajemen.
Total PV ini kadang-kadang disebut sebagai performance measurement
baseline (PMB). Total planned value untuk proyek juga dikenal
sebagai budget at completion (BAC). Earned value (EV) adalah ukuran
dari pekerjaan yang dilakukan yang dinyatakan dalam anggaran dasar
untuk pekerjaan itu. EV diukur tidak dapat lebih besar daripada
anggaran dasar PV untuk komponen. EV ini sering digunakan untuk
menghitung persen dari proyek selesai. Manajer proyek memantau EV,
baik secara bertahap untuk menentukan status saat ini dan secara
kumulatif untuk menentukan tren kinerja jangka panjang. Actual cost
(AC) biaya yang dikeluarkan untuk realisasi pekerjaan yang
dilakukan pada kegiatan selama periode waktu tertentu. Ini adalah
total biaya yang dikeluarkan dalam menyelesaikan pekerjaan yang
diukur EV. AC perlu sesuai dengan apa yang dianggarkan dalam PV dan
diukur dalam EV (misalnya, direct hours only, direct costs only,
atau all costs termasuk indirect costs). AC tidak akan memiliki
batas atas, apa pun yang digunakan untuk mencapai EV akan
diukur.
Variansi dari baseline yang akan dipantau: Schedule variance
(SV) adalah ukuran kinerja jadwal dinyatakan sebagai perbedaan
antara earned value dan planned value. EVM schedule variance adalah
metrik yang dapat menunjukkan kapan sebuah proyek tertinggal atau
lebih cepat dari jadwal awal. The EVM schedule variance akhirnya
akan sama dengan nol ketika proyek selesai karena semua planned
values akan telah diterima. Persamaan: SV = EV PV Cost variance
(CV) adalah jumlah defisit atau surplus anggaran pada suatu titik
waktu tertentu, dinyatakan sebagai perbedaan antara earned value
dan actual cost. Biaya varians di akhir dari proyek ini akan
menjadi perbedaan antara budget at completion (BAC) dengan jumlah
aktual yang dihabiskan. CV ini sangat penting karena menunjukkan
hubungan kinerja fisik terhadap biaya yang dihabiskan. Persamaan:
CV = EV - AC. Schedule Performance Index (SPI) adalah ukuran
efisiensi jadwal dinyatakan sebagai rasio earned value dengan
planned value. Ini untuk menghitung seberapa efisien tim proyek
dalam menggunakan waktu. Nilai SPI 1,0 menunjukkan lebih banyak
pekerjaan selesai dari yang direncanakan. Persamaan: SPI = EV / PV
Cost Performance Index (CPI) adalah ukuran dari efisiensi biaya
atas sumber daya yang dianggarkan, dinyatakan sebagai rasio earned
value dengan actual cost. Nilai CPI 1,0 menunjukkan underrun biaya
kinerja sampai saat ini. Persamaan: CPI = EV / AC
7.4.2.2. Forecasting Sebagai kemajuan proyek, tim proyek dapat
mengembangkan perkiraan untuk estimate at completion (EAC) yang
mungkin berbeda dari budget at completion (BAC). EAC biasanya
didasarkan pada biaya aktual yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang
telah diselesaikan, ditambah estimate to complete (ETC) pekerjaan
yang tersisa. EAC forecast for ETC work performed at the budgeted
rate. Metode EAC ini menerima kinerja proyek aktual sampai saat ini
(apakah menguntungkan atau tidak menguntungkan) yang diwakili oleh
actual costs dan memprediksi semua estimate to complete (ETC) yang
akan dicapai pada tingkat yang dianggarkan. Persamaan: EAC = AC +
(BAC - EV) EAC forecast for ETC work performed at the present CPI.
Metode ini mengasumsikan apa proyek memiliki berpengalaman sampai
saat ini dapat diperkirakan akan terus berlanjut di masa depan.
Pekerjaan ETC diasumsikan dilakukan pada cumulative cost
performance index (CPI) proyek sampai saat ini. Persamaan: EAC =
BAC / CPI EAC forecast for ETC work considering both SPI and CPI
factors. Dalam perkiraan ini, pekerjaan akan dilakukan pada tingkat
efisiensi yang mempertimbangkan indeks baik biaya dan jadwal
kinerja. Persamaan: EAC = AC + [(BAC - EV) / (CPI SPI)]
Earned Value, Planned Value, and Actual CostsDalam grafik
tersebut dapat dilihat bahwa BAC merupakan biaya yang dianggarkan
dari awal proyek hingga proyek selesai. Total project budget yaitu
BAC + Management Reserve. Berdasarkan Grafik, nilai dari earned
value samapi dengan data date kurang dibandingkan dengan planned
value, atau dengan kata lain proyek mengalami keterlambatan
dibandingkan dengan jadwal yang direncanakan, sedangkan actual cost
proyek hingga data date melebihi dari planned value.7.4.2.3.
To-complete perfomance index (TCPI) To-complete performance index
(TCPI) adalah ukuran kinerja biaya yang diperlukan untuk dicapai
dengan sumber daya yang tersisa untuk memenuhi tujuan yang
ditetapkan, dinyatakan sebagai rasio biaya untuk menyelesaikan
pekerjaan yang tertunda untuk sisa anggaran. Jika BAC tidak lagi
layak, manajer proyek harus mempertimbangkan EAC dan menggantikan
BAC dalam perhitungan TCPI . Persamaan untuk TCPI berdasarkan BAC :
( BAC - EV ) / ( BAC - AC ). Persamaan untuk TCPI berdasarkan EAC :
( BAC - EV ) / ( EAC - AC ) .
7.4.2.4. Performance reviews Membandingkan kinerja biaya dari
waktu ke waktu, jadwal kegiatan atau paket pekerjaan dan dana
diperkirakan dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang sedang
berjalan. Variance analysis Seperti yang digunakan dalam EVM ,
adalah penjelasan ( penyebab , dampak, dan korektif tindakan )
untuk biaya ( CV = EV - AC ) , jadwal ( SV = EV - PV ) , dan
varians pada penyelesaian ( VAC = BAC - EAC ). Analisis lebih
lanjut dapat dilakukan untuk menentukan penyebab dan tingkat
varians relatif terhadap baseline jadwal dan tindakan korektif atau
pencegahan yang diperlukan. Trend analysis Analisis Trend mengkaji
kinerja proyek dari waktu ke waktu untuk menentukan apakah kinerja
meningkat atau memburuk. Teknik analisis grafis berguna untuk
memahami kinerja sampai saat ini dan dibandingkan dengan tujuan
kinerja masa depan dalam bentuk BAC dibandingkan EAC dan tanggal
penyelesaian . Earned value performance Membandingkan pengukuran
kinerja dengan jadwal aktual dan kinerja biaya. Jika EVM tidak
digunakan, maka analisis biaya dasar terhadap biaya yang sebenarnya
untuk pekerjaan yang dilakukan digunakan untuk perbandingan kinerja
biaya. 7.4.2.5. Project Management Software Perangkat lunakyang
dirancang khususuntuk membantudalam perencanaan,pemantauan,
danpengendaliankinerja proyek, termasuk kinerjabiaya. Project
management software sering digunakan untuk memantau tiga dimensi
EVM (PV, EV, dan AC), untuk menampilkan tren grafis, dan untuk
meramalkan berbagai kemungkinan hasil proyek akhir. 7.4.2.6.
Reserve Analysis Analisis cadangan untuk mengantisipasi hal-hal
lain selama penggunaan budget proyek. Reserve analysis digunakan
untuk dan menentukan apakah cadangan ini masih dibutuhkan atau
tidak. Cadangan tersebut dapat digunakan seperti yang direncanakan
untuk menutupi risiko peristiwa atau kontinjensi lainnya. Jika
peristiwa risiko kemungkinan tidak terjadi, cadangan kontingensi
yang tidak terpakai dapat dihapus dari anggaran proyek.
7.4.3 Control Costs: Outputs7.4.3.1 Work Performance Information
Menunjukkan bagaimanakegiatan proyekyang benar-benar
berkembangdalam kaitannya dengan jadwal dan anggaranyang
direncanakan. Perhitungan CV, SV, CPI, SPI, TCPI, dan nilai-nilai
VAC untuk komponen WBS, khususnya work package dan control account,
didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada para pemangku
kepentingan. 7.4.3.2 Cost Forecasts Perubahan padabiaya dasar yang
telahdisetujui. Jumlah iniumumnya direvisihanyadalam menanggapi
perubahanlingkup. Nilai EAC terhitung atau nilai EAC bottom-up
didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada para pemangku
kepentingan. 7.4.3.3 Change Request Analisis kinerja proyek dapat
mengakibatkan permintaan perubahan cost baseline atau komponen lain
dari rencana manajemen proyek. Change requests dapat mencakup
tindakan preventif atau korektif, dan diproses untuk review dan
disposisi melalui proses Integrated Change Control 7.4.3.4 Project
Management Plan UpdatesTerdiri dari : Cost baselinePerubahan
baseline biaya digabungkan dalam menanggapi perubahan yang
disetujui dalam lingkup, sumber aktivitas, atau perkiraan biaya.
Dalam beberapa kasus, varians biaya bisa begitu parah sehingga
biaya dasar diperlukan revisi untuk memberikan dasar yang realistis
untuk pengukuran kinerja. Cost management planPerubahan terhadap
program manajemen biaya, seperti perubahan untuk mengontrol batas
atau tingkat akurasi tertentu yang diperlukan dalam pengelolaan
biaya proyek, dimasukkan dalam menanggapi umpan balik dari
stakeholder terkait. 7.4.3.5 Project Documents Updates Pembaruan
dokumen biaya proyek untuk mendapatkan hasil yang lebih akurat
dalam melaksanakan proyek. Terdiri dari Cost estimates, dan Basis
of estimates. 7.4.3.6 Organizational Process assets updates Aset
proses organisasi yang dapat diperbaharui meliputi, tetapi tidak
terbatas pada: 1. Penyebab varians.2. Tindakan korektif yang
dipilih dan alasan3. Database keuangan, dan4. Jenis-jenis pelajaran
dari pengendalian biaya proyek.[Type text]