Ch c n Ng Ki m Tra

CHỨC NĂNG KIỂM TRA

CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ

• Dẫn đến

• ĐẠT

ĐƯỢ

C

MỤC

ĐÍC

H ĐỀ

RA

CỦA

TỔ

CHỨ

C

• Xác

lập

mục

đích,

thành

lập

chiến

lược

và

phát

triển

kế

hoạch

cấp

nhỏ

hơn

để

điều

hành

hoạt

động

• Quyết

định

nhữn

g gì

phải

làm,

làm

như

thế

nào

và ai

sẽ

làm

việc

đó

• Định

hướn

g,

động

viên

tất cả

các

bên

tham

gia và

giải

quyết

mâu

thuẫn,

hoàn

thành

mục

tiêu

chung

• Theo

dõi

các

hoạt

động

để

chắc

chắn

rằng

chúng

được

hoàn

thành

như

trong

kế

hoạch

• Lập kế

hoạch

• Tổ chứ

c

• Lãnh

đạo

• Kiểm tra

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

Khái niệm và phân loại.

Vai trò của kiểm tra.

Sơ đồ quá trình kiểm tra.

Hệ thống kiểm tra phản hồi.

Các phương pháp kiểm tra

5.1 KHÁI NIỆM

• Chức năng kiểm tra được hiểu là quá trình đo lường việc thực hiện

các kế hoạch trên thực tế nhằm phát hiện ra các sai lệch và đề ra

các biện pháp điều chỉnh để thực hiện được các mục tiêu kế hoạch

đã đề ra.

PHÂN LOẠI KIỂM TRA

Kiểm tra phòng ngừa: nhằm làm giảm các sai lầm, có tác động làm

giảm nhu cầu đối với các hoạt động hiệu chỉnh

Kiểm tra hiệu chỉnh: nhằm thay đổi những hành vi không mong

muốn và đem lại hiệu quả phù hợp với những tiêu chuẩn hay nguyên

tắc đã đặt ra.

Kiểm tra phản hồi: kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy

ra nhằm cung cấp thông tin hữu hiệu để lập kế hoạch và cải tiến động

cơ thúc đẩy nhân viên.

CÁC ĐIỂM KIỂM TRA

HỆ THỐNG KIỂM TRA

ĐẦU VÀOQUÁ TRÌNH

CHUYỂN ĐỔI

ĐẦU RA

Kiểm tra phòng ngừa

Kiểm tra hiệu chỉnh

Kiểm tra phản hồi

5.2 MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRÒ

• Mục đích:

• Giúp các nhà quản trị nhận thấy những khuyết điểm trong hệ thống tổ

chức, trên cơ sở đó có thể tiến hành những quyết định điều chỉnh kịp

thời.

• Bảo đảm sụ tồn tại và duy trì tính hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗi

nhóm, mỗi bộ phận và tổ chức: kiểm tra những người thừa hành và

người quản lý.

Vai trò của chức năng kiểm tra

• Vai trò:• Hoàn thiện các quyết định trong quản lý.

• Kiểm tra nhằm đôn đốc việc thực hiện kế hoạch có hiệu quả cao.

• Đảm bảo quyền thực thi quyền lực của nhà tổ chức.

• Giúp tổ chức theo sát và đối phó với những thay đổi của môi trường.

• Kiểm tra tạo điều kiện cho quá trình hoàn thiện và đổi mới.

LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TRA

Tiến trình đưa ra các quyết định về mục tiêu, chiến lược, chiến thuật và phân bổ các nguồn lực của tổ chức

Đo lường nhằm đảm bảo rằng các hoạt động và kết quả phù hợp với các kế hoạch, mục tiêu và tiêu chuẩn đã được vạch ra.

Vạch ra những hoạt động và kết quả dự kiến

Giúp duy trì, rà soát các hoạt động và kết quả thực tế.

Vạch ra mục tiêu và mục đích Cung cấp thông tin cần thiết, đúng thời điểm

5.3 SƠ ĐỒ QUÁ TRÌNH KIỂM TRA

Xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện

Đo lường việc thực hiện

Điều chỉnh các sai lệch

Hệ thống kiểm tra

• Xây dựng tiêu chuẩn:

• Là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện hay là các chỉ tiêu

thực hiện kế hoạch. Ví dụ: kế hoạch tiến độ sản xuất, chất lượng sản

phẩm, các chỉ tiêu tài chính.

• Một doanh nghiệp có thể có nhiều hệ thống tiêu chuẩn.

• Yêu cầu: tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý, có khả năng thực hiện trên thực

tế.

Hệ thống kiểm tra

• Đo lường việc thực hiện và so sánh việc thực hiện với các tiêu

chuẩn:

• Nếu các tiêu chuẩn được đưa ra một cách hợp lý và có các phương

tiện xác định một cách chuẩn xác thì việc đo lường thực hiện thực tế

sẽ dễ dàng.

• Nếu không xác định được tiêu chuẩn rõ ràng thì sự dụng các tiêu

chuẩn mờ như sự tín nhiệm của khách hàng, sự tôn trọng các bạn

hàng kinh doanh…

Hệ thống kiểm tra

• Điều chỉnh các sai lệch:

• Phân tích nguyên nhân gây sai lệch.

• Khắc phục bằng cách điều chỉnh sai lệch bằng cách tổ chức lại bộ

máy trong xí nghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo nhân viên,

tuyển thêm lao động, điều chỉnh mục tiêu…

HỆ THỐNG KIỂM TRA PHẢN HỒI

KẾT QUẢ

THỰC TẾ

ĐO LƯỜNG

KẾT QUẢ

THỰC TẾ

SO SÁNH

THỰC TẾ

VỚI TIÊU

CHUẨN

XÁC ĐỊNH

CÁC SAI

LỆCH

KẾT QUẢ

MONG

MUỐN

THỰC HIỆN

CÁC ĐIỀU

CHỈNH

CHƯƠNG

TRÌNH

ĐiỀU

CHỈNH

PHÂN TÍCH

NGUYÊN

NHÂN

NGUYÊN TẮC KIỂM TRA

• Kiểm tra gắn liền với kết quả mong muốn: kiểm tra phải căn cứ trên kế

hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được

kiểm tra.

• Tính khách quan: nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn

sẽ không cho được những nhận xét và kết quả đúng mức về đối tượng

kiểm tra, kết quả có thể bị sai lệch.

NGUYÊN TẮC KIỂM TRA (tiếp)

• Tính toàn diện: phải lựa chọn và xác định được phạm vi kiểm tra hợp lý

và toàn diện, phải xác định được trọng điểm có tính đại diện tốt cho đối

tượng cần kiểm tra.

• Tính thời điểm.

• Tính có thể chấp nhận được.