CG.UNO Restaurante

PDV – RESTAURANTE

Para operar el Sistema PDV – ALMACEN es necesario seguir algunos pasos básicos, por lo tanto este manual tiene como objetivo explicar dicha secuencia y no como aparece en el menú. Adicionalmente, se debe validar que la estructura de ítems este acordé a las necesidades del cliente (Ver Manual del Sistema Uno8.5C – Estructura de Ítems) y también lo concerniente a los catálogos del PDV.

Pasos para facturar:

1. Apertura

Esta opción es el primer paso para poder facturar y consiste en alistar o preparar el sistema para el siguiente paso que será realizar la factura.

Al realizar la apertura el sistema solicita el centro de operación, el punto de venta, la fecha y el cajero con el que se realiza dicha apertura. También se solicitará el(los) medio(s) de pago(s) con el(los) cual(es) se abrirá el punto de venta. (El punto de venta puede abrirse sin valores y aplica para aquellas empresas que no manejan base).

Nota:

Si la apertura del punto de venta no se ha realizado se presentará el error “Registro Control de Caja no existe”.

Tener en cuenta que el sistema valida el usuario y cajero al momento de la apertura, por lo tanto, si se abre el punto de venta con un usuario diferente al cajero el sistema generará el siguiente error:

2. El siguiente paso es el proceso de facturación, esta se divide en varios tipos que dependen de la necesidad del cliente estos son:

FACTURACION CARGO A CUENTA

Captura de Pedidos y Facturación

Por esta opción es posible capturar un pedido que necesariamente debe convertirse en una factura.

Nro_Cuenta: Es un número que se toma como referencia puede ser el número o código de la mesa, código del cliente o un código de cuenta, el sistema no exige una estructura para este campo.

F1 = Mesa: Permite realizar la captura de los códigos de mesa. Muestra además la cantidad de facturas y personas registradas por cada mesa.

Nótese que en este caso el número de cuenta es el mismo de la mesa.

F2 = Consulta: Permite consultar las órdenes congeladas.

F3 = Cambia Cuenta: Permite cambiar un código de cuenta a otro trasladando toda la información.

F4 = Borra: Limpia un campo.

F10 = Termina: Permite retornar al menú de PDV – RESTAURANTE.

<ESC> = Retorna: Se devuelve un pantallaza atrás.

F11 = Domicilio: Permite capturar el número de teléfono y se activa la venta a domicilio.

Al capturar el pedido el sistema solicitará un tercero, el mesero y la cantidad de personas (este último a nivel informativo).

Es posible capturar los ítems en el pedido por medio de la carta (esta se activa automáticamente) o simplemente seleccionando la tecla F2 en el campo “item”.

A continuación se explicará el trabajo de otras funciones que aplican para cualquier tipo de venta en PDV – RESTAURANTE:

F3 = Obsequio: Mediante esta función es posible capturar productos que se pueden entregar a clientes pero su valor será cero. Los ítems a obsequiar deben estar asociados previamente en los Catálogos de PDV – RESTAURANTE opción “ítems para obsequio y controlados”.

Al presionar la tecla F3 aparece la palabra obsequio e inmediatamente se presiona la tecla F2 se mostrarán los ítems que se pueden obsequiar (tener en cuenta que este funcionamiento depende de la parametrización de los obsequios).

F5 = Cambio: La tecla F5 para este caso funciona como una operación que permite cambiar un producto por otro. Esta transacción se realiza cuando no es necesario una devolución de dinero al cliente sino que simplemente hay un cambio mano a mano de productos, se puede dar la posibilidad que el producto cambiado tenga un valor superior al inicial por lo cual se cobrará un excedente al cliente. El sistema no permitirá realizar un cambio si el producto nuevo tiene un valor de venta inferior al que llevo inicialmente.

Al presionar la función 5 aparecen unos corchetes y es necesario capturar el item que se va a cambiar y seguidamente el producto que el cliente se quiere llevar.

F6 = Modo_Cap: Esta función se utiliza para cambiar la forma de captura de los ítems puede ser por código de barras (si está activo el parámetro), por código principal o por referencia.

F8 = Adición: Esta función es utilizada para que el sistema despliegue un menú mostrando los ítems que se comportan como adiciones. (Ver catálogos de PDV - RESTAURANTE)

Una vez aparece este menú se selecciona el item requerido y este se captura como un producto normal.

F9 = Mat_Emp: De la misma forma que las adiciones se captura el menú del material de empaque y funciona igual (en esta opción se debe tener en cuenta si el producto se valoriza o no.Ver catálogos).

F11 = Cons_Ord: Esta función permite mostrar una consulta que consolida las órdenes pendientes por facturar.

CAPTURA DE PRODUCTOS USANDO COMBINADOS

A continuación se mostrará la captura de un producto que maneja combinados. Esta captura aplica para cualquier tipo de facturación en PDV – RESTAURANTE.

Inicialmente se asocia el producto que maneja combinados y seguidamente a la captura de la cantidad se desplegará el siguiente menú.

En este se debe capturar las cantidades por cada combinado y esto de acuerdo a la cantidad base que haya sido capturada al crear el combinado (Ver catálogos).

Una vez capturadas las cantidades se presiona la tecla F3 para terminar. Seguidamente, se permitirá la captura de la comanda (siempre y cuando esté parametrizada y puede ser automática o manual)

TOTALIZACION PEDIDO

Para poder dar por concluido el pedido es necesario una vez capturados los productos presionar la tecla <ESC>, entonces se desplegará el siguiente menú:

[1] Congelar: Esta opción permite colocar una orden en espera y poder capturar otra. Esto sucede cuando hay algún tipo de indecisión que no permite la conclusión de la orden, por lo tanto, para no retrasar la venta se deja en espera y posteriormente puede ser descongelada para dar continuidad a la misma.

[2] Imprime Comanda: Permite imprimir la comanda de acuerdo a donde se haya diseccionado dicha impresión. Esta es normalmente usada cuando en la caja se toma el pedido y se quiere imprimir la comanda en la cocina para que el pedido sea alistado.

[3] Imprime Cuenta: En caso de que el cliente requiera la impresión de la cuenta previa a la factura se utiliza esta opción.

[4] D_Global/Propina: Con esta opción es posible capturar el descuento global o pie de factura y/o la propina que será cobrada al momento de realizar la factura.

[5] Facturar: Al presionar esta opción es posible pasar a facturar la orden.

[6] Transf. A Cuenta: Esta opción permite transferir ítems de una cuenta a otra. Ej: Sucede cuando existen dos cuentas y el cliente de la cuenta 2 quiere pagar uno o más ítems del cliente de la cuenta 1, entonces simplemente se realiza la transferencia de estos productos y se verán reflejados al cancelar la cuenta 2.

Basta con presionarle enter al ítem que se quiere transferir y luego asociarle el número de cuenta al cual se le cargará el valor de dicho producto.

[7] Distri. A Cuenta: Esta opción permite realizar una distribución en porcentaje o valor entre cuentas diferentes o la misma cuenta, esto a fin de que se generen tantas facturas según la distribución realizada.

[8] Modifica Mesero: Permite cambiar el mesero inicialmente capturado, esto puede darse por efecto de comisiones o simplemente informativo.

Al utilizar esta opción el sistema cargará en ítems de servicio los valores respectivos a la distribución (esto de acuerdo al item asociado en los parámetros usado para la cuenta compartida).

Al facturar la orden (opción 5) el sistema permite capturar descuento global y propina (si están parametrizados).

En caso de no querer liquidar propina basta con presionar la tecla F4.

Seguidamente, aparecerá la opción Transfiere a hotel. Esto solamente aplica siempre y cuando se tenga activo el módulo de hotel, si es así el sistema realizará un cargo mediante un documento a la cuenta del sistema Gestión Hotel y ya en este módulo se realizará la liquidación respectiva.

En caso de no ser transferida a hotel se desplegará la pantalla para capturar el(los) medio(s) de pago con el(los) cual(es) se cancelará la factura.

Con F2 se capturan los medios de pago diferentes al efectivo, ya que este último solamente basta con presionar la tecla enter.

Captura de Pedidos Domicilio

Por esta opción se capturan los pedidos a domicilio, estos posteriormente serán facturados por la opción “Facturación de Pedidos”.

Al capturar un pedido por esta opción se solicita en primera instancia el número de teléfono al cual será cargado el pedido. También se solicitará una información básica del cliente.

La captura siguiente es la de ítems, esta es igual para todos los tipos de facturación.

Al presionar la tecla enter sobre el menú bebidas se despliegan los ítems asociados a este menú.

Con la opción enter se captura el item en el pedido, con la función F3 se ingresa a la receta para realizar algún tipo de modificación.

Una vez capturado el ítem aparece el campo modificador (siempre y cuando se haya parametrizado) en el cual se puede asociar el comentario respectivo para cada ítem, basta con presionar la tecla F2 y el sistema mostrará los modificadores que hayan sido asociados (ver catálogos).

Con la tecla F3 se puede modificar el detalle capturado y con la tecla F5 para este caso se puede retirar un registro. Al presionar la tecla <ESC> se sale del pedido y se imprime el mismo.

Facturación de Pedidos

Con la tecla F2 se puede consultar el pedido capturado.

Seguidamente es posible capturar el código de la persona que realiza la entrega.

Inmediatamente capturado el entregador se procede a totalizar la factura igual al proceso anterior.

Transferencia / Distrib. de Cuentas

Por esta opción se realiza de forma directa la distribución y transferencia de cuentas mencionada anteriormente.

VENTAS DIRECTAS

Facturación – Inmediata

Al ingresar a esta opción es posible realizar dos tipos de facturación inmediata o directa.

La facturación inmediata funciona de la misma forma que la captura de pedidos y facturación.

Facturación Domicilio

Esta facturación funciona de la misma forma que a facturación domicilio de la opción cargo a cuenta. Se diferencia de la anterior en que aparece una nueva función (F12=Domicilio) esta permite capturar el ítem de servicio que se utilizará para el domicilio.

Devoluciones

Para el sistema PDV – RESTAURANTE esta opción se utiliza cuando por alguna razón es necesario realizar devolución del dinero al cliente y necesariamente afectar el inventario. Esta opción es diferente al cambio ya que en esta última solamente hay afectación en el inventario mientras que en una devolución ingresa el inventario del cliente pero a su vez también se devuelve el dinero al cliente (nota crédito), en otras palabras es una especie de reversión de la venta.

Esta devolución se puede hacer de dos formas directa o con base a factura.

Directa:

Este tipo de devolución no necesita de un documento (factura) para poderse registrar y aplica en aquellos casos en los cuales se sabe que el producto fue vendido pero no se tiene identificada la factura del cliente (normalmente cuando este no la tiene).

Nótese que para este caso el sistema muestra los valores negativos, pero como se trata de una devolución de dinero si permitirá totalizarse en ese estado.

Devolución con base a factura:

A diferencia de la devolución directa para este tipo de devolución es necesario conocer el número de la factura, de lo contrario el sistema no permitirá avanzar.

Una vez asociado el número de factura el sistema muestra los ítems pertenecientes a esta para que se seleccione cual es el artículo que se devolverá por parte del cliente. Con la tecla Enter se realiza la selección.

Una vez seleccionado el ítem se presiona la tecla ESC para asignar el ítem a la devolución.

Nuevamente se presiona la tecla ESC para totalizar la devolución.

Nota: los valores correspondientes a las devoluciones en ventas también se pueden apreciar en la opción “Estado de los puntos de venta”.

Otros Ingresos / Egresos – Retiros:

En este submenú se encuentran otras opciones que permiten manejos especiales de acuerdo a la necesidad de cada empresa. Dichas opciones tienen que ver con los ingresos o egresos de la caja del punto de venta.

Ingresos:

Esta opción permite realizar ingresos a la caja por conceptos diferentes a las ventas y además tener la posibilidad de cuadrar dichos dineros al finalizar la jornada y hacer el cuadre.

El sistema solicitará el concepto (o cuenta depende de cómo esté parametrizado) y al asociar este inmediatamente se solicitará el valor del ingreso. El sistema internamente contabilizará el ingreso a la caja contra la cuenta que tenga asociada el concepto utilizado. Cabe decir que estos valores también se verán reflejados en la opción “Estado de los puntos de venta” y obviamente en los informes generados.

Egresos:

Funciona de la misma forma que los ingresos y también es necesario asociar un concepto. Esta transacción permite realizar egresos de la caja como por ejemplo el pago de los servicios públicos, con base a esto el sistema permitirá extraer el dinero de la caja.

Consignaciones / Depósitos:

Esta opción permite sacar el dinero total o parcial que está en el punto de venta para ser consignado en el banco. La contabilización que hará el sistema será el egreso de la caja contra la cuenta del banco. Esto lo hace el sistema de forma automática por medio del uso de mini códigos que tienen incluidas las cuentas contables, por lo tanto, son transacciones transparentes para los usuarios cajeros.

Después de haber capturado el valor a consignar es necesario presionar la tecla F3 para aplicar el valor y pasar a la captura de la información del banco.

Retiros:

La opción retiros tiene como finalidad permitir retirar el dinero que se encuentra en el punto de venta por efecto de arqueos parciales o totales del dinero. Cabe decir que esta opción no contabiliza nada pero si afecta la información del punto de venta y sus informes.

Cierre

Este proceso es necesario realizarlo posterior a la venta y previo al proceso de acumulación y consiste básicamente en cambiarle el estado a la caja para que no se pueda registrar más ventas en el sistema.

El cierre no imprime ningún documento solamente muestra una consulta e inmediatamente le cambia el estado a la caja.

ACUMULACION – ENSAMBLES

Generación Pre-Ensamble

Esta opción permite realizar una simulación de un ensamble con base a las ventas registradas en el PDV.

En caso de encontrar inconsistencias el sistema presenta un listado detallando cada error.

Actualización Directa

Esta opción permite realizar modificaciones a las recetas pre-ensambladas antes de realizar el ensamble automático. Con esto se busca que el sistema descargue los inventarios exactos.

Al seleccionar el ítem con la tecla enter es posible ver los componentes o la receta. Con esto se busca poder modificar las cantidades o si es el caso retirar un item de la receta. Cabe decir que este ítem que se retire o modifique no afecta la receta principal solamente aplica para el proceso de acumulación automática.

Generación Automática

Este proceso se encarga de generar un documento de ensamble automático el cual lo hace con base al pre-ensamble. Con este proceso se descarga del inventario los componentes de cada receta de aquellos ítems que han sido vendidos en el PDV.

Acumulación

Una vez realizado el proceso de Generación Automática es necesario generar el proceso de acumulación para que contabilice las ventas y descargue el inventario de aquellos ítems que no han sido tenidos en cuenta en el proceso de pre-ensamble y generación automática (es decir no son procesados).

Con esta opción finaliza el proceso de ventas en el sistema PDV – RESTAURANTE.

CONSULTAS Y LISTADOS DE CONTROL

Estado de los Puntos de Venta

Mediante esta opción es posible consultar la información y saldo de los puntos de venta, además es posible navegar por cada factura, ver los turnos, medios de pago, etc.

Ordenes Congeladas

Por esta opción es posible consultar todas aquellas órdenes que se encuentran en estado de congeladas ya que dichos documentos no permiten realizar el proceso de cierre, entonces necesariamente se debe ingresar a cada opción por donde se generó la orden y retirarla o facturarla.

CUADRE DE DOMICILIOS

Estado del Cuadre

Esta consulta permite visualizar las facturas y los abonos realizados por cada turno realizado.

Con la opción F3 se pueden consultar las facturas y con la tecla F4 se consultan los abonos realizados.