CG Manual Instalacion Macro Contabilidad General

MANUAL DE INSTALACIN

MACRO DE CONTABILIDAD

GENERAL

Versin 6.00

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Exactus y el logo de Exactus ERP son marcas registradas o marcas comerciales de Softland

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propiedad de sus respectivos fabricantes.

Activos Fijos ndice General i

ndice General

Nota Introductoria 3

Gua de Instalacin ....................................................................................................... 6 Introduccin del componente .......................................................................... 6 Licencia ........................................................................................................... 7 Usuarios .......................................................................................................... 8 Carpeta de instalacin ..................................................................................... 9 INSTALACIN ............................................. Error! Bookmark not defined. Modificar ....................................................................................................... 12 Reparar .......................................................................................................... 13 Desinstalar ..................................................................................................... 16

Ambientes Microsoft Office 18

Office 2003 ................................................................................................................ 18 Office 2007 ................................................................................................................ 19 Office 2010 ................................................................................................................ 19

Conexin 20

Inicio de sesin.............................................................................................. 20 Conectarse ..................................................................................................... 20 Desconectarse................................................................................................ 21

Seleccionar Compaa 22

Acerca de 23

Funciones de Excel 25

Contabilidad General .................................................................................... 25 Presupuesto Financiero ................................................................................. 26

Funciones Almacenadas 27

ii ndice General Activos Fijos

Contabilidad General .................................................................................... 27 Presupuesto Financiero ................................................................................. 28

Descripcin breve de las funciones almacenadas ...................................................... 29 Contabilidad General .................................................................................... 29 Presupuesto Financiero ................................................................................. 30

ALcances de la Macro de Contabilidad General ....................................................... 31 Limitantes de la Macro de Contabilidad General ...................................................... 31

Control Bancario Nota Introductoria 3

CONSIDERACIONES GENERALES

Nota Introductoria

La creacin de la opcin Macro de Contabilidad General incluye como principales caractersticas:

Integracin del Mdulo de Contabilidad General con Microsoft Excel.

Utilizacin de funciones especiales desarrolladas por Exactus junto a las de Microsoft Excel.

Autenticacin de usuarios.

Facilidad del manejo de la informacin contable para la toma de decisiones.

4 ndice General Activos Fijos

PRERREQUISITOS DE INSTALACIN

Antes de iniciar una instalacin de la Macro de Contabilidad General deben

tenerse en cuenta los siguientes prerrequisitos:

Instalacin bsica de Exactus Impulso 6.00 R2 en adelante incluyendo el mdulo de Contabilidad General (CG).

Utilizacin de la herramienta Microsoft Excel.

Instalacin de cliente de SQL Server o cliente de Oracle segn corresponda

Que existan las funciones almacenadas en la BD y que estn habilitadas.

Ser usuario administrador del computador.


INSTALACIN

Para la instalacin del componente, se tendr un instalador del mismo, el cual

se encontrar en la carpeta \\exsd-

nas1\FTP\exactus\Instaladores_ERP\Version_600\Release4\6.4.0.1\ERP

y se encontrar un ejecutable llamado Complemente de Excel para

Contabilidad General.

Pantalla de Preparacin de la Instalacin

Este ejecutable est en idioma Espaol, y le guiara en el transcurso de la

instalacin, a continuacin se muestran los pasos para la instalacin, reparacin

y eliminacin de la Macro de Contabilidad General.


GUA DE INSTALACIN Descargar el archivo Macro de Contabilidad General.msi seguidamente dar doble clic sobre el archivo y esperar a que la aplicacin muestre la pantalla del

proceso de aplicacin.

INTRODUCCIN DEL COMPONENTE

Se mostrar una pantalla de bienvenida, la cual informar acerca del producto

que se est por instalar. Se debe de dar clic en Siguiente para continuar a la

pantalla de Acuerdo de Licencia con la instalacin.

Pantalla de Bienvenida del Instalacin de Macro de Contabilidad General.


LICENCIA

Se mostrar un acuerdo para la licencia de Exactus, se debe de Aceptar el

acuerdo de la licencia seleccionando la opcin de Acepto los Trminos del Contrato de la Licencia. Si no se acepta el proceso de instalacin no puede continuar. Se debe de dar clic en Siguiente para continuar a la pantalla de

Informacin de Usuarios con la instalacin.

Pantalla de Contrato de Licencia


USUARIOS

Se digitara la informacin del Usuario y Organizacin del Cliente. Se debe de

dar clic en Siguiente para continuar a la pantalla de Carpeta de Instalacin con

la instalacin.

Pantalla Informacin del Cliente


CARPETA DE INSTALACIN

Por defecto se mostrar C:\Exactus\, la cual debe de ser cambiada por donde se encuentra la instalacin de Exactus ERP o Softland ERP. Se debe de dar clic

en Siguiente para continuar con la instalacin.

Pantalla Carpeta Instalacin


INSTALACIN

Al tener configurado la instalacin de la Macro de Contabilidad solo queda

instalarla, para ello se debe dar clic sobre el botn Instalar.

Pantalla de Instalacin.


MODIFICACIN, REPARACIN O DESINSTALACIN

Al tener instalada la Macro de Contabilidad General en su computador, y se

desee modificar, reparar, o desinstalar se debe de dar doble clic sobre el archivo

Complemente de Excel para Contabilidad General y esperar a que la aplicacin muestre la pantalla del proceso de aplicacin. Se mostrar la

siguiente pantalla informando lo que se va a realizar. Para continuar se debe de

dar clic sobre el botn de Siguiente.

Pantalla Mantenimiento del Programa


MODIFICAR Al seleccionar la opcin de modificar, el usuario podr personalizar la

instalacin de la Macro de Contabilidad General en su computadora.

Pantalla Instalacin Personalizada

En esta ventana se puede seleccionar entre varias opciones de

instalacin al hacer click en el botn al lado de nombre del

componente. Esto despliega un men donde el usuario podr seleccionar

dentro de las siguientes opciones:


Finalmente, una vez que se haya seleccionado una de las opciones anteriores, se

debe dar click en siguiente y el sistema se preparar para realizar la instalacin personalizada.

Pantalla Instalacin Personalizada

REPARAR Esta opcin le permite al usuario poder reparar la aplicacin desde asistente de

la instalacin de la Macro de Contabilidad. Para esto solo hace falta seleccionar


la opcin de Reparar del men del Mantenimiento del Programa al inicial el

Complemente de Excel para Contabilidad General.


Para realizar la correspondiente reparacin, se debe dar click en Instalar y el

sistema se encargara de reparar la aplicacin.


Pantalla Instalacin de Reparacin


DESINSTALAR Si se desea eliminar el programa, solo es necesario hacer click en el botn

Eliminar del men que aparece en el Mantenimiento del Programa y el sistema

se encargar de borrar la aplicacin de equipo.



Pantalla Eliminar Macro de Contabilidad


INICIO DE LA MACRO DE CONTABILIDAD GENERAL

Ambientes Microsoft Office

OFFICE 2003 Para Microsoft Office 2010 se tiene en el men un campo llamado Exactus, el

cual tendr los botones de Conexin, Seleccin de Compaas, Acerca de... y Refrescar ser un sub men con Refrescar Libro y Refrescar Hoja.

Pantalla Hoja de Excel 2003

Control Bancario Ambientes Microsoft Office 19

OFFICE 2007 Para Microsoft Office 2010 se tiene un Tab en el men llamado Exactus Add-Ins, el cual tiene los botones Conexin, Seleccin de Compaas, Acerca de... y Refrescar ser un sub men con Refrescar Libro y Refrescar Hoja.

Office 2007

OFFICE 2010 Para Microsoft Office 2010 se tiene un Tab en el men llamado Softland, el cual tiene los botones Conexin, Seleccin de Compaas, Acerca de... y Refrescar ser un sub men con Refrescar Libro y Refrescar Hoja.

Office 2010


Conexin

INICIO DE SESIN Para iniciar sesin en la Macro de Contabilidad General el usuario debe

identificar con los siguientes dos botones, los cuales conectaran o

desconectaran la conexin actual ya sea por la hoja o por el libro Activo de

Excel.

Botones para iniciar o terminar una conexin

CONECTARSE

Al hacer click en el botn de conectarse el sistema muestra un dialogo similar

al de la conexin a Exactus ERP.

Dentro de este dialogo de conexin se tiene la opcin la cual si se

tiene marcada conectar todas las hojas del libro a la conexin que estoy

tratando de abrir. Si ya se tiene conectada alguna hoja entonces esta opcin

saldr deshabilitada .

Tambin se tiene la conexin de compaas donde en la casilla

se puede seleccionar las compaas que se deseen y se el

sistema har la conexin.

Control Bancario Seleccionar Compaa 21

Dialogo de Conexin de la Macro de CG

DESCONECTARSE

Al oprimir el botn Desconectarse aparecer un mensaje el cual le preguntar al usuario si desea desconectarse o no de la aplicacin, si se oprime que Si o "Yes" (dependiendo del idioma de Office) est se desconectar de la conexin

que tenga, ya sea por hoja o por libro.


Mensaje de Desconexin

Seleccionar Compaa

Para empezar a utilizar las funciones de la Macro de Contabilidad General es

necesario seleccionar una compaa. Se identifica con el siguiente botn, este

solo estar habilitado cuando se haya conectado la hoja o Libro.

Botn de Seleccin de Compaa

Al hacer click en el botn anterior el sistema mostrar la siguiente ventana

donde el usuario puede seleccionar la o las compaas con que va a trabajar.

Esta ventana despliega una lista donde se tienen todas las compaas que tenga

la base de datos, se tiene que seleccionar aunque sea alguna compaa.

Control Bancario Acerca de 23

Ventana de Seleccin de Compaas

Acerca de

Se identifica con el siguiente botn, el cual estar habilitado en todo momento.

Botn Informacin de la Macro

Este botn muestra informacin muy general acerca de la Macro de

Contabilidad General como la siguiente:


Ventana Acerca de la Macro de Contabilidad General.

Se muestra un dialogo similar al del ERP, pero con la diferencia que est traer

la siguiente informacin:

Versin de Microsoft Office Excel

Base de datos

Compaas

Usuario

Libro

Hoja

Versin de la Macro CG

Control Bancario 25

FUNCIONES DE LA MACRO DE CONTABILIDAD GENERAL

Funciones de Excel

A continuacin se mencionan las funciones que ofrece actualmente la Macro de

Contabilidad General R4 asociadas al mdulo de Contabilidad General y para el

mdulo de Presupuesto Financiero

CONTABILIDAD GENERAL

CentroCostos: Cdigo del centro de costo

Descripcion_Centro_Costo: detalle del centro de costo

Compaas: compaa seleccionada

Crditos: monto de crditos correspondientes a una cuenta contable

Crditos_ Fase: monto de crditos correspondientes a la fase de un proyecto

Creditos_Nit: monto de crditos correspondientes a un tercero que se identifica con el Nmero de Identificacin Tributario (NIT)

CuentasContables: cdigo de la cuenta contable

Descripcion_Cuenta_Contable: detalle acerca de la cuenta contable

Debitos: monto de dbitos correspondientes a una cuenta contable

Debitos_Fase: monto de dbitos correspondientes a la fase de un proyecto.


Debitos_Nit: monto de dbitos correspondientes a un tercero que se identifica con el Nmero de Identificacin Tributario (NIT)

Fase: subdivisin o etapa de un proyecto.

Descripcion_Fase: detalle acerca de la fase de un proyecto.

Nit: Cdigo fiscal con que se identifican terceros (proveedores y clientes) con los que se relaciona la empresa.

Descripcion_Nit: detalle acerca del tercero que se identifica con ese nmero de identificacin tributario.

Movimiento: monto neto de dinero que se movi en una cuenta contable en un periodo determinado.

Movimiento_Fase: monto neto de dinero que se movi en una fase de un

proyecto dentro de un periodo determinado.

Movimiento_Nit: monto neto de dinero que se movi en relacin con un tercero en un periodo determinado.

Proyectos: Cdigo con que se identifican los proyectos en el Sistema.

Saldo: Monto de dinero neto que se registra en una cuenta contable despus de realizar movimientos durante un periodo de tiempo determinado.

Saldo_Fase: Monto de dinero neto que se registra en una fase de un proyecto despus de realizar movimientos durante un periodo de tiempo determinado.

Saldo_Nit: Monto de dinero asociado a un tercero despus de realizar movimientos durante un periodo de tiempo determinado.

PRESUPUESTO FINANCIERO Presupuesto: cdigo con el que se identifica el presupuesto financiero en la Base de Datos.

Descripcin Presupuesto: detalle acerca del presupuesto seleccionado.

PresupuestoPR: obtiene el monto del presupuesto

Control Bancario 27

Descripcion Partida: descripcin de la partida centro-cuenta (00-00-00|1-01-001-001).

REQUERIMIENTOS TCNICOS

Funciones Almacenadas

Para que la macro de Contabilidad General funcione correctamente,

tienen que existir las siguientes funciones por cada compaa creada,

cuando se ejecute el actualizador de estructuras del SP1 se crearan las

siguientes funciones:

CONTABILIDAD GENERAL 1) GETDESCRIPCION

2) GETMONTO

3) GETSALDO

4) GETDEBITOS

5) GETCREDITOS

6) GETMOVIMIENTOS

7) GETSALDONIT

8) GETDEBITOSNIT

9) GETCREDITOSNIT

10) GETMOVIMIENTOSNIT


PRESUPUESTO FINANCIERO 1) GETDESCRIPCIONPARTIDA

2) GETPRESUPUESTO

Sino lo que se tiene que hacer es correr los siguiente modis, para

ejecutarlos solo se tiene que reemplazar $$COMPANIA$$ por la

compaa a la cual se van a instalar las funciones almacenadas.

Contabilidad General

799-01cg

799-04cg

Presupuesto Financiero

799-02pr

799-05pr

Si no se tiene instalado el mdulo de Contabilidad General o

Presupuesto Financiero, al momento de instalarse en la compaa se

instalaran las funciones almacenadas, sino se han instalado entonces

revise su carpeta de instalacin en la seccin de Setup\SQLSrv o

Setup\Oracle dependiendo de su motor de base de datos.

Control Bancario Funciones Almacenadas 29

DESCRIPCIN BREVE DE LAS FUNCIONES ALMACENADAS

Ests funciones almacenadas tendrn la lgica para obtener el resultado

requerido.

CONTABILIDAD GENERAL o GETDESCRIPCION

Obtiene la descripcin del centro de costo, cuenta contable, NIT, o

presupuesto.

o GETMONTO

Obtiene el monto solicitado, ya sea saldo, dbitos, crditos y/o

Movimientos

o GETSALDO

Obtiene el saldo de acuerdo a los parmetros que se le hayan

pasado( centro de costo, cuenta contable, fecha, contabilidad,

Moneda, Antes del cierre, Consolidado)

o GETDEBITOS

Obtiene el dbito de acuerdo a los parmetros que se le hayan

pasado( centro de costo, cuenta contable, fecha inicial, fecha Final,

contabilidad, Moneda, Antes del cierre, Consolidado)

o GETCREDITOS

Obtiene el crdito de acuerdo a los parmetros que se le hayan

pasado( centro de costo, cuenta contable, fecha inicial, fecha final,


o GETMOVIMIENTOS

Obtiene el movimiento de acuerdo a los parmetros que se le hayan

pasado( centro de costo, cuenta contable, fecha inicial, fecha final,


o GETSALDONIT

Obtiene el saldo por NIT de acuerdo a los parmetros que se le

hayan pasado( centro de costo, cuenta contable, NIT, fecha,



o GETDEBITOSNIT

Obtiene el dbito por NIT de acuerdo a los parmetros que se le

hayan pasado( centro de costo, cuenta contable, NIT, fecha inicial,

fecha final, contabilidad, Moneda, Antes del cierre, Consolidado)

o GETCREDITOSNIT

Obtiene el crdito por NIT de acuerdo a los parmetros que se le

hayan pasado( centro de costo, cuenta contable, NIT, fecha inicial,

fecha final, contabilidad, Moneda, Antes del cierre, Consolidado)

o GETMOVIMIENTOSNIT

Obtiene el movimiento por NIT de acuerdo a los parmetros que se

le hayan pasado( centro de costo, cuenta contable, NIT, fecha

inicial, fecha final, contabilidad, Moneda, Antes del cierre,

Consolidado)

PRESUPUESTO FINANCIERO o GETDESCRIPCIONPARTIDA

Obtiene la descripcin de la partida(centro de costo, cuenta

contable)

o GETPRESUPUESTO

Obtiene el presupuesto de acuerdo a los parmetros que se le hayan

pasado( catalogo, presupuesto, centro de costo, cuenta contable,

Fecha, Periodo, Moneda)

Control Bancario Funciones Almacenadas 31

ALCANCES Y LIMITACIONES

ALCANCES DE LA MACRO DE CONTABILIDAD GENERAL

Se podr conectar hasta mil conexiones dentro de un libro de Excel, esto quiere

decir que se pueden tener mil hojas de Excel y cada una puede estar conectada

por diferentes bases de datos y/o compaas.

Se tienen funciones almacenadas las cuales hacen que todo el procesamiento de

las consultas para obtener los datos sea gran parte de la base de datos, con esto

se logra que el tiempo de informacin se reduzca.

Se podr filtrar por uno o varios centros de costo, cuentas contables o NITs de

la siguiente forma:

Ejemplo para Centros de Costo:

LIMITANTES DE LA MACRO DE CONTABILIDAD GENERAL

Al eliminar una hoja, se recomienda desconectarse de la conexin y la hoja

pasarla al final de todas las hojas antes de ser eliminada, ya que si hay alguna

hoja siguiente conectada est pierde la conexin y toma la de la hoja que se

estara eliminando.


No se pueden abrir o crear nuevos archivos de Excel en una misma instancia de

Excel. Es decir, si se quiere abrir otro documento de Excel, se debera abrir una

instancia Excel como si fuera un documento nuevo, esto porque si hay dos

archivos de Excel dentro de una misma instancia la macro se confunde y

mantiene la conexin del archivo anterior. Instancia se refiere a darle click al

icono de Excel o ,

para saber cuntas instancias de Excel se tienen activas solo se tiene que

acceder al administrador de Tareas o Task Manager, en este caso se tienen dos

instancias activas.

Administrador de Tareas de Windows 7

CG Manual Instalacion Macro Contabilidad General

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