Cestovní náhrady, knihy jízd

Cestovní náhrady, knihy jízdCestovní náhrady, knihy jízdCesty v.3Cesty v.3

Ing. Radek KedrušTel.:577 212 800

E-mail: [email protected]

• Softwarová aplikace Softwarová aplikace CESTYCESTY je určena všem, kteří potřebují je určena všem, kteří potřebují – evidovat firemní autopark a jeho stav (vč. servisu)– vést knihy jízd– sledovat a plánovat náklady na firemní autopark– plánovat a optimalizovat obsazenost fir.autoparku– plánovat a evidovat pracovní cesty– počítat a vyplácet cestovní náhrady (vč.soukromých vozidel)– vytvářet přiznání k silniční dani.

• Aplikace vynikáAplikace vyniká – přehledným a úplným seznamem všech nezbytných evidencí– jednoduchým a intuitivním ovládání – výstupem sestav, dokumentů, přehledů nejen na tiskárnu, ale i do

výstupních souborů XLS (Microsoft Excel), libovolně přenositelných souborů PDF (Acrobat Leader), či jednoduchých textových (CSV,TXT ) souborů.

Evidence cestvýpočet a vyúčtování

cestovních náhrad, vyčíslení nákladů

PracovníciEvidence pracovníkůa soukromých vozidel

Firemní autoparkevidence vozidel, knihy

jízd, nákupy PHM, evidence a plánování

servisu vozidel

Plánování cestPlánování cest, tvorba

cestovních příkazů, hlídání dostupnosti

vozidel na daný termín, rezervace vozidel

Číselníky- Databáze tras, okruhů

-Státy (světové měny, kurzy)- Sazby stravného (zahr. sazby)

- Prům.ceny PHM- Základní sazby (amortizace)

Výkaz pracíProvedené práce na

prac.cestách, fakturační podklady

CESTY v.3-Výstupní sestavy-Exportní soubory

-On-line stažení kurů ČNB

Tiskové sestavyLokální nebo síťová

tiskárna

Acrobat ReaderVýstupní soubory ve

formátu PDF

MS ExcelVýstupní soubory ve

formátu XLSInternet ExplorerAutomatické připojení

na stránky ČNB a stažení aktuálních

kurzů zahraničních měn

Export do jiných aplikací

(např. Perm ver.3)

(dle požadavků uživatele)

(Nákup PHM, Servisní kniha)

- kontrola úplnosti knihy jízd

- možnost generování knih jízd

- kontrola nákupů PHM a knihy jízd

- hlídání platností STK

- plánování servisních akcí

- přehledy vytíženosti vozidel

- přehledy nákladů na vozidla

( Základní údaje, Technické údaje, Výbava vozidla)

- možnost evidence i jiným kódem mimo SPZ (vozidla u prodejců v autosalónech)

- zařazení vozidel do různých kategorií (dle způsobu používání vozidla)

- nezbytné údaje pro automatický výpočet silniční daně

- nezbytné údaje pro servisního technika

- údaje o výbavě vozu (např. pro inzerát při prodeji vozidla)

- ukládání fotografií do databáze (např. poškození vozidla, z havárie apod.)

- ukládání skenovaných dokumentů (technický průkaz vozidla, dokumenty pojišťovny apod)

- ukládání textových dokumentů (MS Word, např. o hmotné odpovědnosti)

- další různé dokumenty ( faktury o nákupu, výkazy prací ze servisu apod)

(možnost využití generátoru záznamů)

- plánování pracovníků a vozidel

- tvorba cestovních příkazů

- automatická tvorba cestovních výkazů

Plán cest vybraného firemního vozu v daném období

Znázornění plánu v měsíci

Místo pro poznámky pracovníka v průběhu pracovní cesty

Podpisy zodpovědných pracovníků pro nařízení a schválení pracovní cesty

Měsíční plán cest

• Část „Autodoprava“ softwarové aplikace CESTY umožňuje Část „Autodoprava“ softwarové aplikace CESTY umožňuje – evidovat jednotlivé akce týkající se autodopravy (přeprava zboží, odtahová služba,

přeprava osob apod.)– je zaměřená na evidenci konkrétních vozidel (nákladní vozidla, tahače, návěsy,

dodávky, autobusy atd.) a jimi realizovaných cest– umožňuje na základě evidence (cena přepravy, nákupy PHM, ostatní náklady,

kalkulované náklady na řidiče a vozidlo) ekonomicky vyhodnotit danou akci– lze vytvořit finanční přehledy za dané vozidlo, pracovníka, zakázku, středisko

(měsíční,roční)– automaticky se plní kniha jízd daného vozidla a kniha nákupů PHM– automaticky se počítá stravné (i zahraniční) – na základě nákupů PHM a stavů nádrže lze určit skutečná spotřeba PHM přepravy.

• Část „Autodoprava“Část „Autodoprava“ – využívá všech potřebných číselníků a evidencí aplikace „Cesty 3“ a je její součástí– pro rok 2012 je bonusovou částí aplikace „Cesty 3“ a nezvyšuje cenu licence – mimo několik standardních sestav se výstupní sestavy se vytvářejí na základě potřeb uživatele (za

velmi mírný poplatek), samozřejmě i do formátů XLS (Microsoft Excel), a PDF (Acrobat Leader), či jednoduchých textových (CSV,TXT ) souborů.

Základní údaje, Časová údaje, stravné,Cena přepravy,Ostatní náklady,Zálohy

- evidence stavu a nákupů PHM

- evidence tachografu

- kalkulované náklady aj.

(strávený čas dle států)

(vypočtené stravné za jednotlivé dny, možnost poskytnutí kapesného)

(evidence např. parkovné, mýtné apod.)

(ceny přepravy dle partnerů-firem, datumy vykládky/nakládky)

(nákupy PHM v průběhu cesty)

Zahájení a ukončení cesty- místo zahájení

(sídlo firmy, bydliště pracovníka)

- datum a čas zahájení- datum a čas

ukončení cesty

Cíl cesty- místo určení (sídlo firmy

partnera)

jízda tam

jízda zpět

- automatická generace jízd (využití databáze partnerů a tras)

- kopie cesty pro spolujezdce

- automatické výpočty (stravné, krácení stravného, náhrady při použití vlastního vozidla)

- automatický zápis do knihy (při použití firemního vozidla)

Zahájení a ukončení cesty- místo zahájení

(sídlo firmy, bydliště pracovníka)

- datum a čas zahájení- datum a čas

ukončení cesty

Cíl cesty 1.- místo určení (sídlo firmy partnera 1)

Cíl cesty 2.- místo určení (sídlo firmy partnera 2)

1.den

2.den

3.den

- editace jednotlivých jízd (datum a čas výjezdu a dojezdu)

- evidence poskytnutých záloh

- evidence nákladů na ubytování

- evidence ostatních nákladů (parkovné, jízdné MHD apod.)

- kombinace různých způsobů dopravy (AUV, AUS, VLAK, BUS atd.)

Zahájení a ukončení cesty- místo zahájení

(sídlo firmy, bydliště pracovníka)

- datum a čas zahájení

- datum a čas ukončení cesty

Cíl cesty v zahraničí

- místo určení (sídlo firmy

partnera)

Hraniční přechod

- datum a čas přejezdu hranice

vnitrostátní část cesty

zahraniční část cesty

- editace jednotlivých jízd (datum a čas výjezdu, přejezdu hranic a dojezdu)

- evidence poskytnutých záloh (v různých měnách), vratky záloh (v různých měnách)

- evidence ostatních nákladů (v různých měnách)

- evidence denních kurzů měn (automatické stažení z internetu)

- přepočty a finální vyúčtování v KČ

Zahájení a ukončení cesty- místo zahájení

(sídlo firmy, bydliště pracovníka)

- datum a čas zahájení

- datum a čas ukončení cesty

Vnitrostátní letiště

datum a čas odletu

Letiště v zahraničí

- datum a čas odletu do ČR

Cíl cesty v zahraničí

- místo určení (sídlo firmy

partnera)

vnitrostátní část cesty

zahraniční část cesty

Zahájení a ukončení cesty- místo zahájení

(sídlo firmy, bydliště pracovníka)

- datum a čas zahájení

- datum a čas ukončení cesty

Hraniční přechod

- datum a čas přejezdu hranice

Letiště v zahraničí

(země „A“)- datum a čas odletu do „B“

Cíl cesty v zahraničí

- místo určení (sídlo firmy

partnera)

Letiště v zahraničí

(země „B“)- datum a čas odletu zpět do

„A“

vnitrostátní část cesty

zahraniční část cesty

„AUS“„AUS“

„LET“

„BUS“

Výstupní sestavy

Jednotlivé jízdy z-do

Časové údaje

Přehled výdajů

Přehled náhrad

Rozlišení nákladovosti

• Výstupní sestavy je možno směřovat buď na připojenou lokání či síťovou tiskárnu nebo nasměrovat do výstupních souborů typu *.pdf (Acrobat Reader) , *.xls (Microsoft Excel) nebo *.csv resp. *.txt (textové soubory)

• Vzhled výstupních sestav lze měnit změnou šablony (např. barevný tisk, s logem firmy nebo bez, rozmístění údajů, orámování atd.)

• Výstupní soubory (pdf, xls, csv) mají názvy dle daných sestav a lze je ukládat do předem nadefinovaných adresářů (nastavení parametrů aplikace)

• „Skenované“, pracovníkem doplněné „Cestovní příkazy“ je možno archivovat v databázi dokumentů

• Pro potřeby sledování nákladovosti jsou k dispozici přehledy dle „nákladových středisek“, „zakázek“, „firemních vozů“ ad.

• Aplikace nabízí hesly zabezpečený přístup do aplikaceAplikace nabízí hesly zabezpečený přístup do aplikace (systém hesel je tříúrovňový) : - administrátor (má neomezený přístup do všech částí aplikace, zadává parametry aplikace a přístupová hesla pro ostatní) - vedoucí (má přístup všech částí aplikace a do všech dat jednotlivých pracovníků mimo přístupu do nastavení aplikace a zadávání přístupů - osobní (má přístup do zpracování svých pracovních cest)

• Data jsou zpracovávána SQL serverem, což zajišťuje konzistenci dat i při výpadku proudu Data jsou zpracovávána SQL serverem, což zajišťuje konzistenci dat i při výpadku proudu • Je možno zaktivovat tzv. „aktualizační protokol“, zajistí sledování všech aktivit, které jednotliví uživatele na datech provádějí

• Aplikace má i vlastní zálohovací rutinu pro vytváření záložních kopií datAplikace má i vlastní zálohovací rutinu pro vytváření záložních kopií dat (mimo SQL)

• Prvotní zaškolení uživatelů v rozsahu 3 hodin• Automatická aktualizace programu dle platných norem a vyhlášek

(minimálně 1x ročně)• Informace o změnách a nových verzích programu, download nových

verzí programu na www.kvasar.czwww.kvasar.cz• Telefonické poradenství (hot-line) – práce s programem, legislativní

poradenství, metodická pomoc• Zasílání dotazů a připomínek na [email protected]@kvasar.cz• Servisní a poradenské práce u uživatele i na naší adrese : K Pasekám 3679K Pasekám 3679, 760 01 , 760 01 ZlínZlín