Présenté par : Dirigé par : Octobre 2014 AUDIT DU PROCESSUS DE RECOUVREMENT DES CREANCES STAGIAIRES DU CESAG M. Armel Christian NDONG EKOUA Dr. Edoh GABIAM Professeur associé au CESAG Conseiller juridique CESAG BF – CCA BANQUE, FINANCE, COMPTABILITE, CONTROLE & AUDIT Master Professionnel en Audit et Contrôle de Gestion (MPACG) Mémoire de fin d’étude THEME Promotion 7 (2012-2014) Centre Africain d’études Supérieures en CESAG - BIBLIOTHEQUE
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Présenté par : Dirigé par :
Octobre 2014
AUDIT DU PROCESSUS DE RECOUVREMENT DES CREANCES
STAGIAIRES DU CESAG
M. Armel Christian NDONG EKOUA Dr. Edoh GABIAM
Professeur associé au CESAG
Conseiller juridique
CESAG BF – CCA BANQUE, FINANCE,
COMPTABILITE, CONTROLE & AUDIT
Master Professionnel en Audit et Contrôle de Gestion
(MPACG)
Mémoire de fin d’étude
THEME
Promotion 7 (2012-2014)
Centre Africain d’études Supérieures en
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DEDICACES
Je dédie ce mémoire :
à mes grands-parents qui ont toujours gardé un œil sur moi et veillé à ce que je ne tombe
pas dans les pièges de la vie ;
à mon père et à ma mère pour l’amour et le soutien qu’ils m’ont apporté durant ma
formation.
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REMERCIEMENTS
J'exprime ma reconnaissance et adresse mes sincères remerciements à toutes les personnes qui,
par leur compréhension, leur disponibilité et leur collaboration, ont contribué à la rédaction de
ce mémoire.
A ma famille qui n’a ménagé aucun effort pour ma réussite.
A ma fiancée qui a su m’encourager et à nos enfants qui n’ont pas eu de mal à vivre loin de leur
père.
A tous ceux qui m’ont aidé à la préparation de ce diplôme.
Je témoigne ma reconnaissance :
au bon Dieu qui m’a donné la force de pouvoir reprendre mes études et m’avoir accordé
sa miséricorde pour parfaire mon cursus ;
à monsieur le Directeur Général du CESAG, le professeur Boubacar BAIDARI, pour
m’avoir accueilli dans sa structure en tant que stagiaire ;
à monsieur Sikatin GNANSOUNOU, Chef du département financier et comptable, pour
sa disponibilité, ses conseils et m’avoir accordé un stage dans son département ;
à monsieur André BAGUI, qui était charge du rapprochement à la DFC, actuellement
assistant au département CESAG BF-CCA pour m’avoir aidé dans mes recherches de
stage et de mémoire, pour sa compassion et ses encouragements pendant mon stage et
ainsi que pour sa disponibilité ;
à monsieur YAZI Moussa, Directeur de la Formation et chef de Département CESAG
Banque, Finance, Comptabilité, Contrôle et Audit pour l’encadrement, mais aussi pour
sa rigueur dans le travail et ses qualités humaines appréciables ;
à mon directeur de mémoire, le Docteur Edoh GABIAM, Conseiller Juridique et
professeur associé au CESAG, pour ses conseils, sa disponibilité et l’intérêt qu’il a porté
à ce mémoire ;
à tout le corps professoral du CESAG pour la qualité de l’enseignement dispensé ;
à tous les agents du CESAG en particulier à ceux du département financier et comptable
et particulièrement pour m’avoir reçu et facilité mon travail ;
à la 7ème promotion du Master Professionnel en Audit et Contrôle de Gestion, pour les
échanges d’expériences et l’ambiance amicale qui a régnée durant la formation.
Je ne saurais oublier tous ceux qui, de près ou de loin, ont participé à la réalisation de ce
mémoire.
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Pour s’assurer de la s’assurer de la fiabilité des processus de recouvrement, nous avons collecté
des informations essentiellement auprès de la Direction Financière et comptable (DFC). Cette
Direction est assez représentative dans la mesure où toutes les factures sont faites par le
département.
Selon BRUEL (1998 : 122) « la facturation consiste à présenter un document (la facture)
traduisant en terme la valeur du produit livré ». DIALLO (2003 : 396), complète en disant que
le paiement de la facture doit se faire par chèque ou par bon de caisse respectivement par le
trésorier ou par le caissier.
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Ainsi, la collecte des données a été faite par la recherche des pièces probantes pour valider les
différents tests, et par l’administration directe des questionnaires. Cependant, les comptes des
différents clients extraits du grand livre de 2011 à 2014 ont été analysés.
En outre une stratégie de recouvrement efficace passe par un bon diagnostic juridique
économique et financier et une parfaite maîtrise de l’environnement juridique, particulièrement
en ce qui concerne l’entreprise, de la phase amiable aux différentes phases judiciaires. Le
diagnostic de la stratégie de recouvrement préconisée doit passer inévitablement par une
connaissance précise de la situation du débiteur et de son évolution. Le diagnostic juridique
économique et financier doit également caractériser avec fiabilité la créance et son
environnement et rechercher l’étendue patrimoniale du débiteur et de ses coobligés.
C’est pourquoi le traitement c’est l’ensemble des mesures préconisées, visant à améliorer la
situation du créancier et permettant une solution optimale. Depuis la négociation avec le
débiteur et ses coobligées, éventuellement avec les organes de la procédure, il recouvre une
multiplicité d’action.
Questionnaires du contrôle interne
Le QCI est l’outil indispensable pour concrétiser la phase de réalisation de l’Audit. C’est une
grille d’analyse dont la finalité est de permettre à l’auditeur d’apprécier le niveau et d’apporter
un diagnostic sur le dispositif de Contrôle Interne, de l’entité ou de la fonction auditée.
Ce document commence à s’élaborer dès le découpage des tâches élémentaires pour la mise en
place de l’Audit Interne. Il est constitué de questions ouvertes pour laisser les audités vu leur
temps de s’exprimer et de répondre dans l’absolu de a confidentialité cela dans le cadre de notre
travail. Selon RENARD (2009 : 288), il existe un cycle d’appréciation du contrôle interne.
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Figure 2 : Cycle d’appréciation du contrôle interne
Source : RENNARD (2004 : 38)
Connaissance du sujet Outils
Identification des risques
Définition des objectifs
Programme d’audit
Découpage
séquentiel
Audité
Choix des
outils
Questionnaire
d Outils
Tests
FRAP
Rapport
Appréciation sur le contrôle interne
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La grille d’analyse des tâches
Elle est relative à l’organigramme fonctionnel et hiérarchique. C’est à travers elle qu’on peut
analyser la structure afin de détecter les dysfonctionnements et discerner les réelles causes. Ce
qui revient à mesurer le travail de chacun pour vérifier les cumuls des fonctions et les tâches
incompatibles. Sa lecture va permettre de déceler sans erreurs possible les manquements à la
séparation des tâches et donc d’y porter remède. « Pour chaque tâche, l’auditeur va chercher qui
l’accomplit. A chaque fois que l’auditeur rencontre un personnage nouveau, il indique son nom
en tête d’une colonne et fait une croix en face de la tâche concernée : remplir une grille c’est
donc identifier et mettre des croix » (RENARD, 2010 :359).
La feuille d’analyse des risques (FAR)
La FRAP est le papier de travail synthétique par l’auditeur présent et documente chaque
dysfonctionnement (SCHICK & al. 2010 :125).
Elle est élaborée en tenant compte du tableau des risques. Elle facilite la communication avec
l’audité concerné. « La méthodologie employée consiste à étudier le fonctionnement réel des
opérations ; répéter les constats significatifs, déterminer leurs causes, démontrer les
conséquences et proposer des moyens d’amélioration » (SCHICK & al. 2010 : 125).
L’analyse des données
Toute la documentation relative à la mission d’audit doit être répertoriée et classée par nature.
En règle générale, on distingue quatre types de dossiers :
• Le dossier de synthèse rassemble le rapport définitif, les états financiers relatifs à la
période auditée, le plan d’audit, le budget détaillé ;
• Le dossier annuel comprend le programme de travail, le détail des travaux, les papiers de
travail classés par situation, les documents d’analyse, les notes etc. ;
• Le dossier permanent comporte toute l’information relative à la connaissance générale
de l’entreprise.
Le dossier d’information contiendra toute la correspondance classée chronologiquement,
échangée dans le cadre de la mission d’audit. Ainsi, les données obtenues à partir des différents
outils seront traitées pour obtenir des (forces et des faiblesses), en ce qui concerne les forces,
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nous apporterons des outils d’amélioration pour le CESAG. Quant aux faiblesses, nous allons
donner les conséquences et montrer l’impact de ces derniers.
L'objectif général de contrôle interne est de donner une assurance raisonnable quant à la
maîtrise des différents cycles d'activités dont l'analyse du processus de recouvrement des
créances clients. C'est donc par un respect des dispositifs du CI de ce cycle que l'on peut assurer
la maîtrise des activités, face aux exigences de la fonction vente.
Pour ce faire, un audit doit être mené suivant une démarche rigoureuse avec des techniques et
outils idoines. Ainsi les outils que nous avons retenus dans notre étude serviront de cadre
d’appréciation de l’audit de la gestion de recouvrement des créances clients axés sur une
approche par les risques.
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La revue de littérature que nous venons de faire à travers la première partie, a permis de
présenter les principes fondamentaux de l'audit du processus de recouvrement des créances au
CESAG.
Du point de vue de l'entreprise, l’audit du processus de recouvrement des créances est un
élément déterminant de la protection du patrimoine et pour l'amélioration de l'image de
l'entreprise. Les défaillances de l'entreprise sont pour une grande partie liées à l'insolvabilité
d'un ou plusieurs clients.
Le recouvrement de créances se positionne donc, comme la solution optimiste, apte à résoudre
les problèmes nés de l'insolvabilité des clients, qui est le principal risque client. Pourtant, cette
technique n'est efficace que lorsque l'entreprise effectue une analyse de son risque client. Cette
analyse permet, à l'entreprise, de mettre en exergue les points de risque dans son
fonctionnement et lui suggère des voies de maîtrise de ces risques.
Par ailleurs, une réflexion plus profonde sur l'optimisation du recouvrement de créances,
pourrait emmener à revoir les aspects de la relation entre l'entreprise et ses clients.
L'entreprise doit-elle continuer à voir le client comme un outil de réalisation du chiffre
d'affaires, ou devrait-elle le considérer comme partenaire. A ce partenaire, elle ne se contenterait
pas seulement d'offrir un service ou un produit, mais aussi un financement ou un aval auprès des
institutions financières pour améliorer son activité.
Cette partie théorique nous permettra de faire une corrélation avec la pratique de notre étude au
sein de notre institution qui est le CESAG.
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DEUXIEME PARTIE :
CADRE PRATIQUE DE L’ETUDE
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Tout travail organisé et qui a suivi une méthodologie rationnelle doit initialement être fondé sur
l’analyse des faits. En outre, celui qui veut réaliser un travail pertinent doit en premier lieu être
en harmonisation avec le domaine sujet d’optimisation. Les établissements de formation sont de
plus en plus confrontés au risque client dans la mesure où ils négocient des délais de paiements
avec leurs clients pour le règlement des frais de scolarité. Il est donc nécessaire de porter une
attention particulière sur le système ou la procédure de recouvrement des créances au sein du
CESAG afin de pallier le manque de trésorerie dû aux risques d’impayés.
Ainsi, le but sera de recueillir toutes les informations nécessaires à la réalisation de son travail.
Aussi pour extraire les processus et les traitements suivis dans l’accomplissement des tâches en
question. C’est ainsi, que dans cette deuxième partie, nous allons d’abord faire la présentation
du CESAG dans son ensemble en première lieu avant d’évaluer le processus de recouvrement
de l’entité. En dernier lieu nous asseyons de donner des recommandations pour la bonne marche
du centre en matière de recouvrement de créances.
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Chapitre 4 : Présentation du CESAG
Ce premier chapitre de la deuxième partie de notre étude est consacré à la description de
l’existant. La première section présente le CESAG à travers sa mission, ses structures et son
organisation. La deuxième section traite du manuel de procédures élaboré et mis en œuvre dans
l’institution. En outre, une mission d’audit ne peut se dérouler sans la prise de connaissance de
l’entité auditée.
4.1. Historique, mission, valeurs, vision du CESAG
La présentation du CESAG sera faite au travers de son historique, de ses missions, de ses
valeurs et de sa vision.
4.1.1. Historique
Le CESAG est un Etablissement Public International spécialisé dans la formation, le conseil et
la recherche en gestion. Il a été créé en 1985, et placé depuis 1996 sous la tutelle de la Banque
Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO) pour le compte des Etats de l’Union
Economique et Monétaire Ouest Africain (UEMOA). Le centre s’est rapidement hissé au rang
des meilleures écoles de management en Afrique. Il constitue aujourd’hui une véritable
alternative aux grandes écoles de management du Nord.
4.1.2. Mission
La mission du CESAG est de contribuer à l’intégration régionale, par la formation, la
consultation et la recherche en management, pour le développement durable de l’Afrique. Afin
de répondre à cette mission, le CESAG s’est engagé dans un processus de repositionnement
stratégique avec pour contrat de performance, d’en faire un établissement d’enseignement
supérieur et de recherche à stature internationale.
Pour ce faire, le Centre s’est doté d’une nouvelle vision, de nouvelles valeurs organisationnelles
et d’une offre pédagogique revisitée et réadaptée aux tendances du marché international. Ces
perspectives sont soutenues par des leviers de performance centrés sur la bonne gouvernance,
l’Assurance-Qualité et la Gestion Axée sur les Résultats (GAR).
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4.1.3. Valeurs
Pour répondre à cette mission, nous nous appuyons sur des valeurs telles que le
professionnalisme, l’éthique, la satisfaction du client, le travail et la culture de l’évaluation.
Objectifs et Axes stratégiques
L’objectif du plan stratégique 2013-2017 est de faire passer le CESAG d’un modèle
d’institution de formation professionnelle reconnue régionalement, à un business school de
stature internationale, reconnue dans les meilleurs classements mondiaux. Cette ambition
s’articule autour de (08) axes stratégiques majeurs tels que :
Axe 1 : le développement de la marque CESAG ;
Axe 2 : l’investissement dans la qualité du process « produit » et de l’environnement de
la pédagogie ;
Axes 3 : le développement des activités de recherche et de formation du personnel ;
Axe 4 : le développement des relations avec les entreprises en les alumni ;
Axe 5 : l’accroissement de l’ouverture à l’international ;
Axe 6 : la réorganisation de la formation initiale ;
Axe 7 : la restructuration de la formation continue (CESAG EXECUTIVE) ;
Axe 8 : la reforme pédagogique et de nouveaux programmes dynamiques et de qualité.
4.1.4. Vision
Le CESAG a pour ambition de se positionner comme : « l’école de management africaine, de
référence mondiale, accessible à toutes les couches sociales, intégrée à un réseau d’institutions
prestigieuses, dirigée par une équipe compétente et engagée, laquelle utilise une technologie de
pointe dans un environnement de travail paisible où règnent la transparence et l’équité, pour
mettre à la disposition du continent une élite professionnelle de managers »
4.1.5. Les activités du CESAG
Les activités du CESAG sont essentiellement au nombre de trois :
• formation ;
• consultance ;
• recherche.
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Formation
La gamme des formations actuellement dispensées par le CESAG comprend :
• les formations de cycle long (MBA) ;
• les formations de cycle moyen ;
• les séminaires de perfectionnement ;
• les formations en langues étrangères (anglais, français, italien, arabe, allemand,
espagnol, japonais).
Consultation
La consultation au CESAG a pour objectif d’accroître la notoriété du centre dans le milieu
professionnel, contribuer à son autofinancement et adapter de façon permanente ses
programmes et matériels pédagogiques aux besoins des clients.
Recherche
La recherche au CESAG a pour objectif la réalisation d’études et de recherches sur les pratiques
de management international. Elle porte également sur la création, l’adaptation et la diffusion de
nouvelles techniques de gestion capable d’améliorer les performances des entreprises et autres
organisations. Elle vise enfin la création d’une revue en gestion et la diffusion des résultats des
travaux de recherches.
En marge de ses principales activités, le CESAG a également développé d’autres activités pas
directement liées à la formation ou à la consultation mais des activités qui ont trait à des
services comme :
• location de salles et résidence,
• location de fournitures et de matériels audiovisuels ;
• l’autre prestation telle que la reprographie, les tirages et impression.
4.1.6. La logistique d’appui du CESAG
Les différentes activités du CESAG notamment les formations de déroulent avec un important
support logistique composé de :
• 2 laboratoires de langues de 15 boxes chacun ;
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• une salle de marché-école bénéficiant des services d'information Reuters ;
• une bibliothèque de 60 places proposant plus de 7 000 ouvrages et 3380 titres, 50
abonnements à des revues scientifiques, 2600 mémoires de fin de formation en ligne, 3
base de données en ligne, et une bibliothèque numérique ;
• un centre audiovisuel doté d’un studio d’enregistrement;
• un auditorium de 280 places avec traduction simultané en 6 langues ;
• 26 salles de cours climatisées de 15 à 60 places ;
• une résidence-hôtelière de 64 chambres climatisées avec Tv ;
• 3 restaurants de 150 couverts chacun ;
• un laboratoire multimédia de langues ;
• 4 laboratoires informatiques de 15, 18, 20 et 25 postes en réseau.
C’est cet ensemble qui fait du CESAG une école différente des autres institutions, en matière
logistique.
4.1.7. Organisation et fonctionnement du CESAG
Les différentes structures du CESAG sont les suivantes :
• le Conseil d’Administration ;
• la Direction Générale ;
• le Secrétariat Général ;
• la Direction de la recherche et de la consultance ;
• la Direction de la formation.
4.1.7.1. Le Conseil D’Administration
Le Conseil d’Administration comprend au maximum douze (12) membres représentants
respectivement :
• la commission de l’UEMOA ;
• le monde des affaires et les chambres consultatives des pays de l’UEMOA ;
• les universités ayant des compétences prouvées dans le domaine de l’enseignement
supérieur et/ou dans la recherche scientifique ;
• les organisations internationales des relations de coopération avec le centre ;
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• Il est présidé par le gouverneur de la BCEAO. Le conseil d’Administration est investi
des pouvoirs les plus étendus pour assurer l’administration du centre. A cet effet, il
approuve ;
• les statuts et tout amendement ultérieur, par une décision à la majorité des deux tiers de
ses membres ;
• le programme annuel d’activités et les orientations du centre ;
• le rapport annuel d’activités présenté par le Directeur Général ;
• l’ensemble des règles régissant les activités du centre, notamment en matière
administrative et financière ainsi que dans le domaine de la coopération entre le centre et
les organisations régionales et internationales ;
• les programmes de formation et le statut du personnel.
• De même, le Conseil d’Administration nomme et révoque le Directeur Général.
Tout comme le Conseil d’Administration, le CESAG est aussi, doté d’un Conseil Scientifique et
Pédagogique, consultatif de 11 membres, chargé de la supervision des programmes de
formation et de recherche. Cet organe composé des professeurs des Universités régionales,
européennes et américaines, est chargé d'évaluer de façon permanant le niveau scientifique du
Centre, de formuler des propositions, des observations et des avis sur les activités de formation,
de recherche et de conseil du Centre ;
4.1.7.2. La Direction Générale (DG)
La Direction Générale est assurée par le Directeur Général qui est nommé par le conseil
d’administration sur proposition de son président. Elle organise et dirige les activités du centre.
Ainsi Le professeur Boubacar BAIDARI est nommé Directeur Général du Centre Africain
d’Etudes Supérieures en Gestion à la suite du conseil d’administration extraordinaire qui s’est
tenu le vendredi 15 mars 2013 sous la présidence de Monsieur TIEMOKO MEYLIET KONE ,
Gouverneur de la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest, président du Conseil
d’Administration du CESAG.
4.1.7.3. Les Directions
Pour répondre au besoin de suivi et de qualité par apport aux procédures relative en la matière,
pour le CESAG, ce qui autrefois était des Direction, ont eu à être inséré dans les Directions
majeures.
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4.1.7.4. Le Secrétariat Général (SG)
Le Secrétariat Général est assuré par le Secrétaire Général qui seconde le Directeur Général
dans la coordination des activités administratives du centre. A ce poste de Secrétariat Général
sont rattachés :
• la cellule du budget et du contrôle de gestion ;
• chargé d’étude,
Selon les nouvelles dispositions, le Secrétariat Général dispose aussi de trois (03) département
qui l’appui au suivi et contrôle des activités.
• Département de l’Administration et des Ressources Humaines, qui coordonne les
activités administratives et scolaire pour se faire il est épaulé par deux (02) ; le service
de gestion des ressources humaines, le service approvisionnement et moyens généraux ;
• Le Département Financier et Comptable, qui a dans son sillon trois (03) services ; le
service finance, le service comptabilité, le service suivi financier et projet ;
• Le Département des Ressources Pédagogique, qui gère quatre (04) services, le service
de la scolarité et de l’admission, service logistique pédagogique, service documentation,
service informatique.
4.1.7.5. La Direction de la Formation (DF)
La Direction de la Formation nouvellement instituée est chargée de gérer et coordonné le
déroulement des formations du CESAG car elle est composée six (06) départements
pédagogiques et une cellule FOAD innovation dont :
• le Département CESAG PRO ;
• le Département CESAG BF-CCA ;
• le Département CESAG Grande Ecole ;
• le Département CESAG Exécutif ;
• le Département CESAG Santé ;
• le Département CESAG Langue ;
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4.1.7.6. La direction de la recherche et de la consultance (DRC)
La Direction de la Recherche et de la consultance a été créé dans le but de rehausser l’esprit
LMD (Licence Master Doctorat), elle a pour vocation d’appuyer et d’accompagner les
chercheurs dans leur quête et d’apporté un soutien en matière de conseil aux personnes morales
et physique dans la recherche et l’innovation.
La Direction de la Recherche et de la consultance est composée de deux (02) départements qui
jaugent son étude :
• le Département CESAG Programme Doctoral ;
• le Département CESAG consultance.
4.1.7.7. Le Projet Master Banque Finance (PMBF)
Le Projet Master Banque Finance, est projet autonome chargé de la formation du diplôme de
Master en banque et finance.
4.1.7.8. Le projet Licence en Gestion des PME-PMI
Le projet licence en gestion des PME-PMI, est un projet réalisé en partenariat avec le groupe
TOTAL, pour une formation continue des gérants et entreprenants dans les PME-PMI.
Ce chapitre nous a permis de connaitre le CESAG à travers son histoire, sa mission, ses valeurs
et sa vision et de comprendre aussi son fonctionnement à travers sa structure organisationnelle.
Afin d’atteindre nos objectifs d’étude sur le CESAG, nous avons trouvé utile de présenter le
processus de recouvrement des créances de la scolarité des stagiaires de ladite institution pour
une efficacité de son audit.
Le chapitre suivant est relatif à la présentation du système de recouvrement des créances de la
scolarité des stagiaires du CESAG.
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Chapitre 5 : Recouvrement des créances stagiaires du CESAG
Beaucoup d’entreprises doivent faire face à des impayés, c’est pourquoi la procédure de
recouvrement des créances est une procédure essentielle pour aider les entreprises à faire face à
ce type de comportement. Cette procédure concerne aussi les particuliers dont les loyers, les
pensions alimentaires restent impayées. Les créanciers ont alors à leur disposition des
procédures de droit commun et des procédures d’urgence pour y faire face.
Le processus de recouvrement, est l’élément de l’entreprise qui permet d’évaluer sa
performance et sa capacité d’autofinancement.
Ainsi, toutes les entreprises se doivent de faire attention à leurs créances clients sur la réduction
des délais de paiement à 60 jours, risque d’occasionner quelques tensions sur le besoin en fonds
de roulement des entreprises.
Au-delà de la prise en compte du risque client sur les comptes, il est important de doter de
processus efficaces tant en termes de sélection des clients que de recouvrement. Ainsi, nous
allons décrire les différents processus de recouvrement stagiaires du CESAG, avant de voir les
processus au cœur de leurs démarches.
5.1. Les procédures de recouvrement des créances stagiaires du CESAG
Pour mieux orienter notre investigation nous nous sommes appesantie sur le recouvrement
créances stagiaires qui fait office de maillon nécessaire en matière de créance dans un milieu
académique en dépit des autres sources de revenus.
Le recouvrement des créances stagiaires est constitué dans les processus suivants :
le recouvrement des créances de nouveaux stagiaires ;
le recouvrement des créances des anciens stagiaires ;
le recouvrement des créances des stagiaires institutionnel.
5.1.1. Recouvrement des créances des nouveaux stagiaires
Le processus de recouvrement des nouveaux stagiaires passe par différentes étapes de
l’acceptation à l’inscription.
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Le nouveau stagiaire, se doit de passer le concours d’entrer au CESAG pour les programmes de
ces exigences et ceux du DESS traitement des dossiers.
Ainsi, chaque étudiant admis reçoit par mail après notification de son admission, sa facture
proforma à partir de laquelle il doit payer avant la rentrée les modalités exigées de ses frais de
formation, sa facture définitive lui parviendra après le premier paiement.
Les différentes étapes de ce type de recouvrement comme susmentionné sont :
vérification de la validation d’admission au CESAG sur le registre des inscriptions ;
envoi du mail d’admission et de la facture proforma ;
facturation ;
règlement financier ;
règlement moratoire.
Le recouvrement des créances stagiaires est exercé par un certain nombre de département, lié à
la régularisation et à l’entré au CESAG.
La procédure de recouvrement, passe au préalable par :
le département académique, qui organise le concours d’entrer au CESAG ;
le service de la scolarité qui prépare les listes des admissions qu’elle transmet au
département financier ;
le département financier et comptable qui établit les factures pro-forma, pour les
admissions et les factures définitives ;
la caisse pour les paiements des tranches et versement de la scolarité ;
le service de recouvrement, suivi des règlements, demande et retrait des dérogations,
contrôle à la porte (voir schéma de la page 63) ;
Caisse et ECOBANK pour paiement.
5.1.1.1. Vérification de la validation de l’admission au CESAG
(service scolarité)
Le système de vérification de la validation de l’admission au CESAG est un ensemble de
procédure et d’enregistrement des données sur une base pour lancer en suite une série de
sélection, après concours.
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Ainsi, l’ensemble des participants sont enregistrés sur une base donnée temporaire jusqu’à
l’admission totale. Cette procédure est lancée au début du processus du retrait de dossier, à la
l’admission. Après cette étape si le candidat est admis, il reçoit un mail dans lequel on lui
transfert une facture pro-forma et les modalités de paiement.
5.1.1.2. Envoi de l’admission par mail et de la facture proforma
(service scolarité)
Les lettres d’admission, permettent aux stagiaires de faire part de leurs admissions afin de
pouvoir chercher des bourses pour les stagiaires boursiers et d’identification lors de
l’inscription.
Les stagiaires admis reçoivent par mail après notification de son de leur admission, leurs
factures proforma qu’il sert d’outil de paiement.
5.1.1.3. Facturation (département financier et comptable)
La facturation, permet de définir au client son adhésion au sein de l’institut mais aussi de suivre
les différents paiements des stagiaires, elle vient en complément des reçus de paiement qui en
sont aussi un moyen de suivi et de contrôle de paiement.
Ainsi, comme susmentionné, les nouveaux stagiaires sont facturé après leurs admissions sur la
base de la liste des admis après concours, les factures sont établit à cette pour l’ensemble des
stagiaires admis afin d’avoir confirmation de leur adhésions.
La procédure de facturation permet à l’établissement d’établir une prospection statistique par
rapport à la capacité d’accueil, et un moyen de redimensionner les classes et les espaces
d’études, de façons provisoires et préventives. Pour ce fait, la procédure de facturation après
acceptation du stagiaire et de sa notification à l’inscription s’ouvre ou prend place, la procédure
de règlement financier.
Ainsi, un nouveau reçoit au préalable une facture proforma pour faire valoir de droit d’obtention
du concours.
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5.1.1.4. Règlement financier (caisse, ECOBANK)
Après la procédure de facturation, une autre phase liée au processus de recouvrement s’active,
celle du règlement financier, qui s’exécute par les différents modes de paiement, en espèce, par
chèque ou par virement bancaire. Cette procédure, n’est certes pas celle qui définit l’adhésion
du stagiaire dans l’établissement, elle permet à l’établissement dès les premiers versements de
faire une sélection ou un établissement du planning de départ de l’activité académique et
moyens qu’il faut pour l’entame de l’année.
Ainsi, selon ces modes de paiements, les versements en espèces s’effectuent directement dans le
compte de l’établissement au niveau d’ECOBANK, par les différents stagiaires sous
présentation de leur facture préétablie et envoyé dans les boites mails stagiaires avant la rentrée
académique, après vérification de leur admission et confirmation de leur inscription.
Le paiement par chèque est aussi effectué au niveau d’ECOBANK, mais cette catégorie de
stagiaire, est inscrit sous réserves de l’acceptation ou du paiement du chèque par les institutions
financières.
Par ailleurs, les virements se font dans les comptes de l’établissement au niveau de la BCEAO,
qui notifie à l’établissement des versements effectués par virement, par l’envoi d’un état de
virement. Au départ la BCEAO, était la seule Banque qui avait le droit de recevoir des
virements, mais par confusion, certain stagiaire, ont tendance à virer les fonds à ECOBANK,
qui souvent un temps pour répondre à cette requête, cette difficulté, a été mise l’écart pour que
seul la Banque Centrale peut recevoir les virements des différents stagiaires, autre cette
procédure le stagiaire est conduit à faire suivre ses fonds au risque de non inscription.
La procédure de règlement financier, renvoi à une procédure allégée de paiement par moratoire.
5.1.1.5. Le règlement par moratoire (dérogation recouvrement comptabilité)
Le règlement des stagiaires par moratoire est outre le paiement de la totalité des frais de
scolarités, le montant des frais est étalé sur trois tranches dans une période de six (06) mois de
septembre à mars, ce délai se doit d’être respecté par le stagiaire. Vu les difficultés des
stagiaires, c’est disposition ne sont jamais respecté par une catégorie ou l’ensemble des
stagiaires, qui use de fois des fonds pour satisfaire des besoins qui sont pour eux prioritaires.
Ainsi, les délais de paiements se voient dépasser les six (06) accordé pour le paiement.
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5.1.1.6. Déroulement du processus de recouvrement des créances des
nouveaux stagiaires (les acteurs du processus de recouvrement des créances
stagiaires)
Figure 3 : procédure de recouvrement à l’inscription
- Département académique
Admission Ajourné
- Service de la scolarité
Nouveaux stagiaires accord d’admission - Département financier et comptable
Présentation de la facture proforma. Changement de la facture proforma en facture
normale.
- Caisse
Règlement des frais d’écolage (minimum exigé à
L’inscription (caisse espèce ECOBANK, virement
BCEAO), copie du reçu de paiement pour régularisation.
- Service de recouvrement du CESAG (suivi des règlements, demande et retrait des
dérogations)
Présentation du reçu de paiement pour suivi et régularisation des frais.
Contrôle au portail des entrées
Source : nous même
Les différentes modalités sont prescrites dans le tableau suivant.
Organisation du concours d’entré au CESAG
Envoi de la facture
proforma aux stagiaires
par mail ou retrait sur
place au CESAG pour
les résidents au Sénégal.
Consultation des
listes d’admission
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Tableau 1 : modalités de paiement pour les bénéficiaires de mesures dérogatoires
Frais de scolarité rentrée 2014-2015
PROGRAMMES Montant des frais de
scolarité
Montant minimum
requis à
l’inscription : 50%
Date limite :
30/09/14
2ième Tranche : 25%
Date limite :
31/12/14
3ième Tranche : 25%
Date limite :
30/03/15
1ère année de licence
(LPGEO1+LPTCF1)
1 230 000 615 000 307 500 307 500
2ème année de licence
(LPGEO2+LPTCF2)
1 280 000 640 000 320 000 320 000
3èmeannée de licence
(LPGEO3+LPTCF3)
1 330 000 665 000 332 500 332 500
Master 1 et 2
(MPSG+MPCGF
+MPACG)
1 830 000 915 000 457 500 457 500
MBA
(GP+MS+ACG+GSS
+ES+IGF+GRH+AG)
3 000 000 1 500 000 750 000 750 000
MBA AG MAE 3 030 000 1 515 000 757 500 757 500
MBF 3 530 000 1 765 000 882 500 882 500
Source : CESAG: (2015)
Après les procédures des règlements financiers dont le premier paiement, la première tranche de
50% intervient le processus opérationnels, qui consiste pour l’entreprise, la conception à la
réalisation des produits et des services que l’entreprise fournit à ces clients.
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Dans notre cas après le règlement, le service recouvrement délivre des cartes, appelé « carte
d’accès ». Ces cartes font mention de la situation évolutive de paiement des frais de scolarité.
En outre les processus opérationnels comprennent par exemple les achats, la production, la
logistique, la vente et le support après-vente. Le bon fonctionnement de ces processus
conditionne opérationnelle de la société et exige une vigilance toute particulière en matière de
contrôle interne.
5.1.2. Procédure de recouvrement des créances des anciens stagiaires
Tout comme le processus de recouvrement des nouveaux stagiaires, les anciens stagiaires ont
eux aussi des procédures pour leur inscription ou leur départ, c’est-à-dire d’une part ceux qui
sont arrivés à la fin de leur cursus, ceux qui ont été ajournés, ainsi que ceux dont l’année est
faite d’embuche.
Ainsi, le processus de recouvrement des anciens stagiaires passe par :
les vérifications d’usage (procédure du quitus) ;
traitement des quitus ;
facturation ;
règlement financier.
5.1.2.1. Vérifications d’usage et du matériel académique (quitus)
Les vérifications d’usage, sont les contrôles utilisation ou de gestion des biens acquis lors de
l’année académique. Elles sont régulière par suivi et appointement sur un document appelé
quitus.
Le quitus c'est un document qui atteste que vous êtes en règle avec la bibliothèque universitaire,
la résidence d’accueil, les crédits informatiques, la comptabilité, c'est à dire que vous avez
restitué tous les documents empruntés et, éventuellement, remboursé ceux que vous auriez
perdus ou dégradés. Ainsi, que vous avez régularisé l’ensemble des charges que vous avez
contractées au cours de l’année académique précédente.
Il est à noter qu’un quitus non régularisé à quelle poste que ce soit ne peut être accepté pour
inscription ou dépôt de documents de fin de cycle.
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5.1.2.2. Traitement des quitus
Après l’étape de vérification d’usage, les quitus sont soumis au service comptabilité pour la
vérification des frais d’écolage et autre service lié à la scolarité. Le quitus n'est libératoire de
responsabilité que pour les actes de gestion dont l'établissement a eu connaissance et qu'elle a
été à même de constater.
Le traitement du quitus est fait en une journée sauf cas exceptionnel de vérification ou plusieurs
à la fois.
5.1.2.3. Facturation
Tout comme les nouveaux stagiaires, les anciens stagiaires reçoivent eux aussi des factures par
le même canal, c’est-à-dire par boîte mail ou lors dès la rentrée académique au CESAG. La
facturation met en relief les frais d’écolage et permet au bailleur de mieux se préparer pour
l’année avenir et ne pas avoir à répéter les erreurs de l’année précédente. Par ailleurs, la facture
est établit sur la base du quitus, du relevé de note, afin de savoir si le stagiaire passe en classe
supérieure.
5.1.2.4. Règlement financier
Pour les anciens stagiaires, le mode de règlement s’effectue en fonction des observations du
quitus, vérifié qu’ils se sont acquittés de leurs dettes en matière d’usage du matériel
académique. Le règlement financier prend effet après vérification et traitement du quitus, c’est
dans cette optique, que les anciens stagiaires ont obligation de régulariser leurs situations en
totalité ou par moratoire.
5.1.3. Procédure de recouvrement des créances des stagiaires institutionnels
Les stagiaires institutionnels sont constitués de l’ensemble des bailleurs prise en charge par une
organisation, l’Etat ou toutes autres institutions. Cette catégorie de stagiaire à un mode de
recouvrement bien plus complexe que les précédents.
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5.1.3.1. Présentation et vérification de la prise en charge
La prise en charge est établit par les organisations que sous présentation des factures, à cet effet,
une factures pro forma est établit pour faire valoir de droit, non seulement pour être prise en
charge, mais aussi pour l’obtention d’une bourse dans la mesure ou les budgets des organismes,
bailleurs ne peuvent couvrir ces frais et faire état de rationalisation des dépenses.
5.1.3.2. Etablissement de la facture
Cette catégorie de stagiaire, nécessite un certain nombre de vérification avant l’établissement
des leurs factures dans la mesure où ils sont pris en charge, ils doivent non seulement présenter
les documents attestant de cette prise en charge mais aussi, l’attestation de paiement ou de
bourse.
Au départ, on leur établit une première facture, la proforma pour acceptation de prise en charge
par les organismes. En suite la facture définitive, leur est transmise par mail ou par boite
postale. L’établissement de la facture, respect les conditions précédemment citées, elle est
établit en fonction de la prise en charge et de l’attestation d’obtention de la bourse d’étude.
5.1.3.3. Mise en œuvre de la procédure de recouvrement
Le processus de recouvrement des créances fait partie intégrante d’une bonne gestion de
portefeuille de crédit. Il nécessite une organisation adéquate et efficace et repose essentiellement
sur une collaboration continue entre le chargé de crédit, l’agent de recouvrement et le créancier.
Le recouvrement est un service important pour l’entreprise, il permet à la fois de conserver les
clients et de libérer les fonds pour décaissement.
La procédure de recouvrement du CESAG, prend forme à la rentrée, elle dès le premier
paiement des frais d’écolage, elle est accentuée à la deuxième libération des fonds prescrite dans
les fiches d’engagement. La procédure de recouvrement, se fait en plusieurs étapes selon les
modes de paiement qui sont :
convocation des stagiaires débiteurs ;
relance ;
suivi des relances ;
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confection des cartes d’accès ;
contrôle des paiements et des cartes d’accès.
Ces étapes sont réalisées au fur et à mesure que la date butoir de paiement approche, afin que
l’ensemble des engagements soit rempli et que les parties engagées ne soient plongées dans
l’oubli.
5.2. Suivi des compte des stagiaires
Le paiement des mensualités effectuées par les stagiaires ont été crédité dans leurs comptes.
Avant la fin du mois l’agent chargé du recouvrement sélectionne tous les stagiaires qui n’ont
pas payé et les appels pour leurs rappeler l’engagement qu’ils avaient pris. En outre chaque
stagiaire dispose d’un badge et d’une carte d’accès qui fait mention sur le dos de la situation de
paiement du stagiaire, des modalités de règlement moratoire faisant office d’accès dans le
centre.
D’autre part, les engagements qui ne sont pas encore effectué, suite à des difficultés financières
des tuteurs, on le droit dès le premier paiement de demander une dérogation ou un nouvel
engagement, la date de règlement est signée en fonction des prescriptions ou de l’accord du
Département Financier et Comptable.
Ces documents de paiement sont présentés obligatoire aux vigils chaque fois que le stagiaire
veut entrer dans le centre.
5.3. Rapprochement entre la comptabilité, la scolarité et l’agent de recouvrement
L’agent chargé de recouvrement doit, à la fin de chaque mois, faire un rapprochement entre la
comptabilité, la scolarité et lui. Cela va lui permettre d’avoir une situation nette des créances
stagiaires avant le début du mois prochain et de vérifier réellement le paiement.
La procédure de rapprochement, est plus élargie en matière de compte stagiaires, elle est liée
également au système ou moyen de paiement des stagiaires en guise de contrôle donc le
rapprochement bancaire effectué chaque entre les opérations bancaire, réalisé par le centre et
les opérations enregistré par la banque.
Le rapprochement bancaire est la confrontation entre le relevé tenue par la banque et le grand
livre tenue par le centre, ainsi, on met en relief l’ensemble des opérations effectué courant le
mois puis on lève les anomalies appelé suspens. Le rapprochement bancaire ne prend pas fin à
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la levé des suspens, il faut une vérification des différents suspens relevé cherché leur origine par
l’entremise de l’ancienne état, rappelé les stagiaires afin ou demandé au responsable de la
facture les souches de reçu, et au chargé de recouvrement les états de paiement s’il y a lieu.
5.4. Les processus au cœur de ces démarche
La mise en place d’un contrôle interne efficace passe par la compréhension détaillée, de bout en
bout, des activités de l’entreprise. A cette fin, la représentation des processus s’impose comme
un outil performant. La cartographie des processus distingue ceux qui :
concernent l’activité principale de l’entreprise ;
assurent un rôle de support ;
remplissent un rôle de pilotage.
Dans une entreprise il faut vendre, acheter, produire et tenir la comptabilité et gérer les
ressources humaines. Il existe différentes manières de représenter et de modéliser une entreprise
et ses processus. Dans une logique de marché on peut, comme l’illustre cet exemple, regrouper
les processus en trois grandes familles :
les processus opérationnels ;
les processus support ;
les processus de direction et de pilotage.
Ce chapitre rappelle essentiellement à la description des processus de recouvrement des
créances stagiaires du CESAG et les processus au cœur de leurs démarches, nous a permis
d’identifier ses différents processus de recouvrement. Cependant, nous avons constaté un besoin
d’audit de ses processus enfin d’identifier les dysfonctionnements d’évaluation leurs forces et
faiblesses.
Une analyse des risques liés au recouvrement des créances, dans cette mesure nous apporterons
à notre étude une proposition de la cartographie des risques de recouvrement des créances, une
séparation des tâches et un test de permanence, qui contribuera à vérifier si les points de
contrôle essentiel ont été effectués.
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Chapitre 6 : Mise en œuvre de l’audit du processus de recouvrement des créances du
CESAG et recommandations
Après avoir décrit et cerné les procédures de recouvrement des créances du CESAG dans le
chapitre précèdent, il convient d’identifier, analyser et prévenir les risques existants. Cela se
fera dans ce chapitre selon les trois phases ordinaires d’une mission d’audit interne : la phase de
préparation, la phase de réalisation et la phase de conclusion.
Les travaux de l’auditeur donnent une certaine assurance à la direction sur la pertinence et
l’efficacité de sa politique notamment en matière de recouvrement consiste à analyser les
risques inhérents au processus tel que décrit par l’entité, mais également tel qu’il est pratiqué
par les observations qui découlent de l’examen devraient être d’un précieux apport pour les
dirigeants qui ont commandité la mission.
Notre approche consiste à analyser les processus de recouvrement décrit au chapitre 5 appliqué
au CESAG il y a déjà 6 ans. Faire des tests de contrôle interne, analyser les risques, apprécier
des échantillons des créances de 2011 à 2014. Enfin cette ensemble de risques que nous allons
répertorier sous forme de cartographie pour mieux comprendre et voir les risques majeurs.
6.1. L’audit du processus de recouvrement des créances stagiaires au CESAG
A travers cet audit, nous procéderons à l’identification des risques liés aux différentes phases du
processus, à l’évaluation du dispositif de contrôle interne mis en place. Des tests de conformité
et de permanence seront faits pour renforcer l’efficacité du contrôle interne.
6.2. Prise de connaissance de la société
L’audit ne peut être mis en œuvre auprès d’une entreprise ou d’un groupe d’une manière
efficace et pertinente, qu’après une adaptation aux spécificités et particularités de l’entreprise
contrôlée. Il en résulte la nécessité de s’enquérir de la compréhension réelle de l’activité de
l’entreprise et de son environnement général, ainsi que des spécificités de son organisation.
Le recouvrement des créances stagiaires du CESAG est assuré par le département financier et
comptable. Les créances sont saisies dans le logiciel comptable appelé « SAGE » ainsi que la
comptabilisation des différents opérations. Nous avons procédé à une revue des procédures de
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régularisations pour avoir des informations pertinentes sur le contrôle interne de la société. Les
documents mis à notre disposition sont :
les procédures d’inscription ;
les relevés de comptes ;
les rapports de gestion ;
les factures ;
les reçus.
Nous avons pris connaissance aussi sur la base des entretiens avec le chef de service du
département financier et comptable, de l’agent chargé du recouvrement, du service scolarité des
procédures en vigueur et de l’examen de la documentation disponible. Le guide d’entretien
figure à l’annexe N°4 : page 100.
Le CESAG ayant pour mission première l’éducation, nous ne présenterons que les conclusions
liées à l’audit de son processus de recouvrement des créances stagiaires.
6.2.1. Plan de mission et programme de travail
L'auditeur doit planifier l'audit afin que la mission soit réalisée de manière efficace.
Encore appelé « Note d’orientation » ou « Terms of référence », le plan de mission, nous permet
de faire la synthèse des objectifs (généraux et spécifiques) poursuivis et du champ d’action
relatif à la mission d’audit à réaliser.
Selon la norme ISA 300, planifier un audit implique d’établir un plan de mission décrivant la
stratégie générale d’audit adoptée pour la mission et de développer un programme de travail
dans le but de réduire le risque d'audit à un niveau faible acceptable. La planification demande
la participation de l'associé responsable de la mission et des autres membres clés de l'équipe
affectée à la mission afin de bénéficier de leur expérience et de leur apport personnel et de
rendre le processus de planification plus efficace et plus efficient.
Pour notre mission d’audit au CESAG, ce plan se présente comme suit :
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Tableau 2 : Plan de mission
Processus audité : processus de recouvrement des créances stagiaires
I. Objectifs généraux de la mission
Auditer le système de recouvrement des créances du CESAG afin de maximiser le niveau de règlement des frais de scolarité des stagiaires institutionnels ou individuels et de réduire le taux d’impayés.
Etudier, vérifier et analyser les différentes étapes du système afin d’aider les
différents responsables intervenants dans ce système à avoir une visibilité des risques y afférents et à prendre des mesures pour leur traitement.
II. Objectifs spécifiques de la mission
analyser les étapes du système de recouvrement des créances du CESAG ; contrôler les différentes étapes de la procédure de recouvrement ; décrire l'organisation et le fonctionnement du système de recouvrement du CESAG ;
collecter et d'analyser les informations disponibles ; le processus de recouvrement des créances stagiaires présente une faiblesse humaine
pour son déroulement, un agent pour l’ensemble du processus. Amener la direction à plus tenir en compte le processus et l’améliorer, en recrutement
et formant les agents déjà admis ou exerçant à l’instant ; identifier les problèmes existants liés au recouvrement des créances ; mettre en place un système de contrôle en amont pour éviter les contentieux formuler des recommandations pour l'amélioration du système de recouvrement des
créances du CESAG ; mettre en place les procédures de recouvrement des créances ; évaluer le système de recouvrement. des créances stagiaires du CESAG en analysant
les différents états financiers.
III. Champ d’action
Pour cette mission, nous allons nous concentrer sur les directions et services suivants :
la direction comptable et financière ; la scolarité.
Documents à consulter :
Le manuel de procédures et autres documents nécessaires seront consultés selon les besoins. Source : nous même
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6.3. Analyse des risques
Le but de l’évaluation du dispositif du contrôle interne est d’avoir une bonne vue du processus
étudié au CESAG.
Pour l’évaluation de risque, parmi tant de méthodes existantes, nous allons choisir la méthode
MIRIS (Maîtrise Interne des Risques et Sécurité), proposé par BERNARD & AL (2010 : 82-
87), qui analyse les risques selon la démarche pragmatique en situant les responsabilités sur la
base d’une autosuggestion et de la recherche en commun de la adaptées pour l’amélioration du
processus.
L’évaluation du contrôle interne se fera à travers l’identification des risques (ils sont présentés
dans le tableau des risques TARI qui constitue notre base de contrôle), leurs identifications et
leur hiérarchisation.
6.3.1. Identification des risques de recouvrement des créances
Cette paragraphe vise à recensé les risques qui sont susceptible de nuire au bon déroulement du
processus de recouvrement des créances stagiaires du CESAG. Cette identification est recensée
dans le tableau suivant.
Tableau 3 : Identification des risques de recouvrement
code fonction fonctions code
risque libellés des risques
DR01 division de recouvrement R01.1
risque lié à la procédure inadéquate (non-respect des besoins du client / débiteur due à l'absence de l'éthique et du manque de formation des agents entraînant des conflits.
DR01 Division de recouvrement R01.2
risque lié à l’omission de la liste de certains stagiaires débiteurs due à l’accumulation des dossiers et au manque de main d’œuvre, pouvant entrainer l’oubli de certain dossier admis.
DR01 division de recouvrement R01.3
risque lié à l'absence de procédure préventive de paiement avant les délais de régularisations due à la mauvaise gestion des ressources humaines et aux multiples tâches effectuées par l'agent de recouvrement, pouvant entrainer des retards de paiement.
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DR01 division de recouvrement R01.4
risque lié à la confusion nominative, due aux individus portant le même nom, pouvant entraîner des saisies erronées et des erreurs de pointage lors des contrôles.
DR01 division de recouvrement R01.5
risque lié aux erreurs sur le montant de la créance des stagiaires débiteurs, due à la familiarisation agent et stagiaire pouvant entrainer des inscriptions arbitraires et une confusion de la personne.
DR01 division de recouvrement R01.6
risque lié au repli identitaire dû à une discrimination raciale, et au système d'accueil des clients entraînant un ralentissement des services.
DR01 division de recouvrement R01.7
risque lié au manque de contrôle des tâches à accomplir due à la mauvaise gestion des tâches, pouvant entraîner un laissé aller.
DR01 division de recouvrement R01.8
absence de procédures d'identification de tâches due à la mise en place rapide du processus de recouvrement, pouvant entraîner un méli-mélo dans l'accomplissement des tâches.
DR01 division de recouvrement R01.9
risque de confusion due aux multiples tâches effectuées par l'agent de recouvrement pouvant entraîner des conflits et malversations.
DF02 division financière R02.10 risque lié aux chèques sans provisions due au défaut de paiement et au manque de procédures, pouvant entrainer une perte financière.
DF02 division financière R02.11 risque lié au défaut de compétence en matière de gestion des litiges due au manque de formation des agents en matière de gestion des litiges.
DF02 division financière R02.12
risque lié au défaut d'optimisation de la gestion des ressources humaines due à la gestion serrée des ressources financières pouvant entraîner une confusion dans les tâches à accomplir.
DC03 division comptable R03.13
risque lié à la réception tardive des données bancaires pour contrôle des versements due à l'envoi tardive de la banque entrainant le ralentissement des procédures de vérification et de contrôle de recouvrement.
DC03 division comptable R03.14
risque lié au défaut de vérification de l'exhaustivité des tâches de saisie, d'imputation et de classement due à un délai cours de restitution des données, entraînant un laissé aller.
DC03 division comptable R03.15
risque lié à l'absence des procédures d'identification des clients en cas de litiges et de défaut de paiement (adresse et erroné, déménagement etc…) due au manque de mise à jour de la base de données client,
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pouvant entrainer une perte financière.
DC03 division comptable R03.16 risque lié à la mauvaise gestion des ressources humaines (démotivation, perte du sentiment d'appartenance, démission à la chaîne).
DI04 division informatique R04.17
risque lié à l'absence de vérification des programmes due au manque de contrôle, pouvant entraîner le ralentissement dans l'accomplissement des tâches.
DI04 division informatique R04.18
risque lié à l'absence du système de reporting des incidents qui sont intervenus dans les programmes due au manque de contrôle permanent, de la division informatique pouvant entraîner un arrêt des activités financière et comptable, qui en dépendent.
DR04 division informatique R04.19
risque lié au retard d’exécution sur les interventions due au manque des agents et à l’oubli des agents exécutant pouvant entrainé un retard d’accomplissement des tâches en relation avec l’outil informatique (comptabilité, recouvrement service financier…..)
Source : nous même
Nous constatons sur la lecture de la matrice, que la majorité des risques que nous avons pu
recenser, sont des risques tolérant sous contrôle d’une part vu l’activité et son importance au
sein de l’entreprise.
D’autre part les risques recensés, sont inacceptables et peuvent être refusé, en mettant en place
un système de prévention des risques, pouvant entraîner une réduction des litiges, conduisant au
maintien de l’activité financière et à la réduction de l’activité.
Nous recommandons une formation des agents en charge du recouvrement dans tous les rouages
du recouvrement, et de la gestion des litiges, pour face aux nombreuses difficultés que l’on peut
rencontrer en matière de recouvrement.
Cette partie nous a permis de comprendre et d’analyser le recouvrement de façon qualitative et
quantitative pour pouvoir apporter des recommandations fiables, pour l’activité. Tout au long de
notre étude, nous ne pouvons pas parler de facilité dans nos investigations, car l’analyse des
risques et une proposition de cartographie nous semble plus ou moins comme un acquis à la
prévention des risques lié au recouvrement. Cette cartographie est utile à la mise en place d’un
processus de recouvrement fiable.
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L’audit du processus de recouvrement des créances conduit à la prise en compte des critères
négligés et pas dans la mesure où un nouveau secteur est mis en activité. Le CESAG en matière
de recouvrement, n’est pas encore au point car l’ensemble moyen du recouvrement ne sont pas
encore mis en place.
Ainsi nous ne pouvons pas dire que le CESAG pratique un recouvrement en tant que tel mais un
paiement de frais d’écolage ou de service rendu.
Une rédaction des procédures du processus de recouvrement et de l’ensemble des tâches à
réaliser dans le processus afin que l’agent seul qu’il soit ait un planning d’activité.
6.3.2. Test de contrôle interne et analyse des risques
Pour ce faire il est important de porter des observations de chacun des agents qui participent au
recouvrement par l’administration d’un questionnaire du contrôle interne, la grille de séparation
de tâches, et le contrôle de l’application permanente des processus pour faire des tests sur le
contrôle interne et analyser les risques.
6.3.2.1. Prise de connaissance du contrôle interne du recouvrement du
CESAG
Cette étape de notre investigation, sera analysée à travers les questionnaires du contrôle interne,
la grille de séparation des tâches, le diagramme de circulation des procédures qui nous conduira
à l’élaboration d’une cartographie des risques liés au processus de recouvrement.
6.3.2.2. Le questionnaire du contrôle interne
Nous avons estimé nécessaire de faire le questionnaire de contrôle interne séparément dans la
mesure où les réponses ne doivent pas correspondre. Ainsi, du DFC au recouvrement en passant
l’agent chargé de l’établissement des factures.
L’importance est de limiter les anomalies et désagréments en matière de recouvrement,
l’auditeur se doit d’apporter des conseils et des analyses de risques qui seront recensés.
L’ensemble des tableaux relatifs aux différents tests seront en annexe.
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6.3.2.3. Forces et faiblesses du processus de recouvrement du CESAG
Le tableau des forces et des faiblesses, montre les accomplissements et les manquements du
processus de recouvrement.
Tableau 4 : forces et faiblesses
FORCES FAIBLESSES
Comptabilisation des créances du jour au jour.
absence du contrôle régulier des comptes clients.
Les objectifs de recouvrement sont clairement définis.
Le service de recouvrement ne dispose pas d’organigramme clairement défini.
Inciter le client à payer sa dette. Délai de dérogation laissé à l’appréciation du Département Financier et Comptable et non du client.
Les contrôles de début d’année réalisé par la signature du quitus.
La distribution des quitus doit prendre effet en fin d’année.
La culture de risque est intériorisée au sein de l’institut
La culture du risque n’est pas très bien appliquée.
Toutes les tâches exécutées par la responsable chargée du recouvrement sont supervisées.
Les tâches du responsable du recouvrement ne sont pas contrôlées.
La responsable chargée du recouvrement est associée aux activités de contrôles.
La responsable du recouvrement effectue trop de tâche.
La responsable chargée du recouvrement est dotée de moyens financiers et techniques pour bien mener à bien sa mission.
Absence de ressources humaines au service de recouvrement, faute de la multiplicité des tâches effectuées par la responsable du recouvrement.
La responsable chargée du recouvrement met de la rigueur dans la relance et le suivi des créances et les tâches effectuées.
Absence de manuel de procédure de recouvrement.
Le contrôle et le suivi des comptes se font Rapprochement bancaire non regulier.
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de façon périodique au moyen des rapprochements des comptes.
La procédure de suivi et de traitement des créances anciennes et douteuses permet un recouvrement efficace et sûr des créances.
Aucun reporting des évènements passé en matière de recouvrement pour lutter plus efficacement à la non régularisation de la créance et survenance des risques quelconque.
Source : nous même
Nous avons constaté un certain nombre de problèmes majeur au CESAG e matière de
recouvrement les contrôle n’interviennent que dans la période prescrite dans les modalités de
règlements remis lors du retrait des dossiers et de la rentrée universitaire, prévue chaque mois
d’octobre.
6.3.2.4. La grille de séparation des tâches
Un des principes fondamentaux et en même temps un des impératifs sur lesquels repose un bon
système de contrôle interne (c’est à dire une des conditions pour la mise en œuvre), est
l’organisation au niveau de l’entreprise L’organisation, quelque soient la taille ou le secteur de
l’entreprise, (annexe 2) : pages 96 repose essentiellement sur :
la règle de séparation des fonctions ;
la règle de division des tâches.
La règle de séparation des tâches vise à ce que chaque personne qui commet une erreur ou une
faute n’a ni la possibilité de la dissimuler ni la possibilité d’en retarder la découverte. Il est en
effet fondamental qu’aucune personne n’exerce à la fois des activités de deux (02) tâches
incompatibles. La séparation de ces tâches est à la base de la fiabilité de tout système de
contrôle interne. Elle permet notamment d’exercer un contrôle réciproque ce qui constitue un
dispositif de sécurité important dans l’entreprise.
Il est à noter aussi que, la grille de séparation des tâches nous a permis de connaître les rôles de
tout un chacun inscrit dans le processus de recouvrement du CESAG.
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6.3.2.5. Contrôle de l’application permanente des processus
Le contrôle interne des recouvrements consiste à analyser les risques inhérents au processus tel
que décrit par le centre mais aussi tel qu’il est pratiqué sur le terrain.
6.3.2.6. Les objectifs de l’auditeur
En matière de recouvrement, les exigences sont d’autant plus multiples que le domaine audité. Il
est important ici de faire ressortir les évaluations et les modalités d’enregistrement des créances.
Par ailleurs, nous avons distingué les objectifs généraux et les objectifs spécifiques.
Ainsi, comme objectifs généraux nous devons vérifier la conformité aux exigences du
référentiel de l’entreprise (normes, textes, règlementations, cahiers des charges, spécifications
du client…).
Vérifier que les dispositions organisationnelles (processus et opérationnelles (procédures,
instructions, etc…) sont établies, connues comprises et appliquées.
Vérifier l’efficacité des domaines audités c’est-à-dire son aptitude à atteindre les objectifs.
Identifier les pistes d’amélioration et des recommandations pour conduire l’entreprise vers le
progrès.
Conforter les bonnes pratiques observées pour encourager les équipes et capitaliser ces
pratiques dans l’entreprise.
Les vérifications effectuées en matière d’objectifs spécifiques sont relatives aux différents types
de débiteur aux engagements signés, ainsi, ces objectifs répondent au principe de réalité,
d’évaluation.se traduisant par les objectifs suivants :
• autorisation ;
• sécurité ;
• enregistrement.
Chaque objectif est apprécié en fonction du type de créances et du type d’inscription des
stagiaires.
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oui non oui non oui non oui non oui non oui non oui non
contrôle et traitement des
quitus
C x
oui non oui non oui non oui non oui non oui non oui non
vérification de la facture
pro-forma
C x x
oui non oui non oui non oui non oui non oui non oui non
vérification du versement du
montant exigible
A x x
oui non oui non oui non oui non oui non oui non oui non
vérification des reçus de paiement
C x x x
oui non oui non oui non oui non oui non oui non oui non
suivi des comptes
C x x x
oui non oui non oui non oui non oui non oui non non oui
vérification des comptes créés
EX x
oui non oui non oui non oui non oui non oui non oui non
contrôle des comptes
C x x
oui non oui non oui non oui non oui non oui non oui non
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Annexe 4 : Guides d’Entretien
Guide d’entretien avec le Directeur Comptable et Financier
1. Quels sont les objectifs prioritaires en matière de recouvrement qui vous sont assignés par la Direction Générale ?
2. Pensez-vous que la pratique de l’audit interne a une influence sur la performance de la gestion de recouvrement ?
3. Disposez-vous d’un manuel de procédures pour le recouvrement des créances ?
4. Quels sont les procédures établies dans votre institution concernant la gestion du recouvrement des créances ?
5. Ces procédures sont-elles formalisées en termes de manuel ?
6. Pouvez-vous nous les décrire ?
7. Comment vérifier vous l’application de ces procédures ?
8. Quelles sont les difficultés rencontrées lors de l’exécution de ces procédures ?
9 Quelles sont leurs causes ?
10. Quelles sont leurs conséquences ou leurs impacts
11. Les agents placés sous votre responsabilité ont-ils une notion sur le contrôle interne ?
12. Quelles sont vos suggestions quant à l’amélioration de ces procédures ?
Guide d’entretien avec la responsable chargée du recouvrement
1. Les objectifs du recouvrement des créances vous ont été clairement définis ?
2. Vous disposez d’un manuel de procédure pour l’accomplissement de votre tâche ?
3. Pouvez-vous nous décrire votre procédure de recouvrement des créances ?
4. Existe-t-il un calendrier retraçant les différents périodes de recouvrement des créances ?
5. Le portefeuille client est-il régulièrement mises à jour ?
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6. Existe-t-il une remonté de l’information au niveau de la hiérarchie ?
7. Sous quelle forme ces informations parviennent-elles à la hiérarchie ?
8. Quelles sont les difficultés que vous rencontrez lors de l’exécution de votre tâche ?
9. Quelles sont vos suggestions pour alléger ces difficultés ?
Guide d’entretien avec le responsable de la trésorerie
1. Disposez-vous d’un manuel de procédures ?
2. Quelles sont vos attributions ?
3. Les informations émanant du service recouvrement vous parviennent-elles à temps ?
4. Existe-t-il un suivi des clients s’acquittant de leurs créances via les avis de crédit ?
5. Quel est l’impact d’une baisse de recouvrement sur la trésorerie de l’institution ?
6. Quelles sont les actions menées-vous pour y remédier ?
Guide d’Entretien au responsable de la facturation
1. Existe-t-il un manuel spécial adapté au processus de facturation ? 2. Pourquoi a-t-on mis en place la facturation ? 3. Quelles sont vos attributions ? 4. Quelle est le lien existant entre la facturation et le recouvrement ? 5. Sur quelle base le stagiaire est-il facturé ? 6. A quel moment le processus de facturation prend forme ?
Source : nous même
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Annexe 5 : lettre de relance
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Annexe 6 : facture proforma
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BIBLIOGRAPHIE
CESAG - BIBLIOTHEQUE
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Ouvrages
1. AHOUANGANSI Evariste (2010), Audit et révision des comptes : aspects
internationaux et espace OHADA, Edition Mondexperts, Abidjan, 923 pages.
2. ASSI-ESSO Anne-Marie, DIOUF Ndiaw (2002), Recouvrement des créances, Edition
Bruylant, Bruxelles, 229 pages.
3. BARBIER Etienne (1999), mieux piloter et utiliser l’audit : l’apport de l’audit au
entreprises et organisations, 1ère édition MAXIMA, Paris, 124 pages.