Centrale Aanpak van AGION-dossiers… 8 oktober 2009
Centrale Aanpak van AGION-dossiers…
8 oktober 2009
2
De Leielandscholen
• 5 secundaire scholen
Lyceum Onze-Lieve-Vrouw van Vlaanderen: ASO Sint-Niklaasinstituut: TSO-BSO Sint-Niklaasinstituut Gemeente Zwevegem: 1ste en 2de
graad ASO-TSO-BSO Sint-Theresia-Instituut: TSO-BSO Stella-Marisinstituut: TSO-BSO
• Aantal leerlingen 3750• Aantal personeelsleden 585
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
Administratieve directeurs DPB Brugge 3
Raad van Bestuur
• Centralisatie enkel mogelijk dankzij
sturingén ondersteuning
door de leden van de Raad van Bestuur
8 okt. 2009
4
Raad van Bestuur
• 17 raadsleden
• Verschillende werkgroepen samen met directies
• Volgens de competenties van de leden
• Een beperkt aantal leden per werkgroep
• Terugkoppeling vanuit de werkgroep naar de Raad van Bestuur
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
5
Raad van Bestuur
• Werkgroepen betrokken bij bouwdossiers
Bouwcomité3 raadsleden + CADI
Werkgroep Masterplan: alle raadsleden + 1 directie per school + CADI + ALDI
Financieel comité: 4 raadsleden + financieel directeur
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
6
Raad van Bestuur
• Bouwcomité
3 leden van de Raad van Bestuur Centraal Administratief Directeur - CADI
volgen alle AGION-dossiers op voor de 5 scholen overleggen met de lokale directie over de inhoud brengen in elke Raad van Bestuur verslag uit van de
stand van zaken
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
7
Masterplan
Masterplan = basisdocument voor uitvoering van infrastructuurwerken
• Oplijsten Lokale directies geven noden aan infrastructuurwerken door aan
CADI In volgorde van prioriteiten met raming van kostprijs
CADI lijst op
• Timing Voorstel door lokale directies Cadi past masterplan aan
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
8
Masterplan
Masterplan = basisdocument voor uitvoering van infrastructuurwerken
• Bespreking met de werkgroep masterplan Bespreking van prioriteiten van infrastructuurwerken
• Bespreking met het bouwcomité Beoordelen van de voorgestelde infrastructuurwerken In overleg met lokale directie
• Bespreking met het financieel comité Bespreking van financiële haalbaarheid in financieel comité
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
9
Wijziging Masterplan
Nieuwe noden• Motivering van vraag door lokale directie
• Kostenraming door lokale directie ondersteund door CADI
• Bij het indienen van de begroting
• Bespreking met het bouwcomité Beoordelen van de voorgestelde infrastructuurwerken In overleg met lokale directie
• Bespreking met het financieel comité Bespreking van financiële haalbaarheid in financieel comité
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
10
Aanstelling van Architecten, Studiebureau en Veiligheidscoördinator
CADI
• Ontwerp van offertevraag
• Offertevraag voorleggen aan leden bouwcomité
• Offertes ontvangen en analyseren
• Overzicht bespreken met leden bouwcomité
• Aanstelling door bouwcomité
• Contracten opstellen en laten ondertekenen
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
11
Aanvraag AGION
• Bespreking van het concrete project met Leden bouwcomité CADI TAC en/of lokale directie Preventieadviseur Architect (afhankelijk van complexiteit van dossier) Studiebureau
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
12
Aanvraag AGION
CADI
• Aanvraagdossier opmaken
• Communicatie naar DIKO en/of AGION
• Bestek opgesteld door: Architect TAC CADI
• Offertevraag bij onderhandelingsprocedure
• Opvolgen openbare aanbesteding
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
13
Aanvraag AGION
• Analyse van offertes bij onderhandelingsprocedure
o TACo CADI
bij openbare aanbesteding o door architect
• CADI bespreekt analyse van offertes met bouwcomité
• CADI zorgt voor communicatie met DIKO en/of AGION
• CADI controleert of de aannemers in orde zijn met RSZ en inkomstenbelasting op de website: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/30bis/index.htm
• Gunning door leden van bouwcomité
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
14
Opvolging werken
CADI• Elke werfvergadering volgen steeds in communicatie
ofwel samen met lokale directie of TAC en PA ofwel alleen maar dan met een samenvattende communicatie
naar de lokale directie of TAC• De leden van het bouwcomité op de hoogte houden van
het verloop van de werken noodzakelijke meerkosten
• Overleg met de leden van het bouwcomité bij keuzemogelijkheden in de uitvoering gewenste meerwerken
• Maandelijks rapporteren van stand van zaken aan de Raad van Bestuur
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
15
Facturen en subsidie
CADI• Na controle van vorderingsstaat door architect
• Controle van de aannemers met het oog op de inhoudingplicht voor RSZ en inkomstenbelasting
• Kopie van facturen naar centrale boekhouding
• Communicatie met DIKO en AGION
• Kopie van brief van AGION met mededelen van subsidie bezorgen aan centrale boekhouding
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
16
Oplevering
CADI
• Opleveren van het werk samen met lokale directie en een lid van bouwcomité
• Opvolgen van de opmerkingen van de voorlopige oplevering
• Vrijgeven borg
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
17
Voordelen centrale werking
- 1 contactpersoon voor alle grote dossiers
- 1 contactpersoon voor de leden van het bouwcomité
- ervaring stijgt naargelang je meerdere dossiers moet opvolgen
- 1 offerte-adres en 1 facturatieadres
- 1 contactpersoon ivm. bouwdossiers voor de centrale boekhouding, dus overzichtelijker
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
18
Voordelen centrale werking
- Verlichten taakbelasting van lokale directie centraliseren administratieve beslommeringen vervangen lokale directie op werfvergaderingen
waar mogelijk centraliseren communicatiestroom en
correspondentie centraliseren van de communicatie met
aannemers = tijdswinst voor lokale directie
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
19
Voordelen centrale werking
- 1 contactpersoon voor de architecten- voor meerdere werken- verhoogt de betrokkenheid
- 1 contactpersoon voor de aannemers- versterkt de motivatie- vergemakkelijkt de administratieve opvolging
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
20
Voordelen bouwcomité
- Gedeelde verantwoordelijkheid Ondersteuning door ervaren mensen uit de
Raad van Bestuur Maandelijks overleg met bouwcomité Ad hoc ondersteuning bij dringende vragen Rechtstreekse communicatie tussen leden
van bouwcomité en Financieel comité en Raad van Bestuur.
8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge
Zijn er nog vragen???
vzw Leielandscholen
Beverlaai 75
8500 Kortrijk
056 24 97 72