Categoría: Sector Público - Centro de Desarrollo Industrial -PROCESAMIENTO...Anexo N° 07: Programa de Implementación 2005-2013 Anexo N° 08: Cronograma de Actividades Anexo N°

Categoría: Sector Público

“Procesamiento de Registro Civiles con Microform@s Digit@les”

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Registro Nacional de Identificación y Estado Civil - www.reniec.gob.pe

POSTULACIÓN AL RECONOCIMIENTO A LA

GESTIÓN DE PROYECTOS DE MEJORA 2014

CATEGORÍA: SECTOR PÚBLICO

PROYECTO: PROCESAMIENTO DE REGISTROS CIVILES

CON MICROFORM@S DIGIT@LES

23 DE ABRIL DEL 2014



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INDICE

I. Información General de la Organización……..…………………………………………. 03

II. Organigrama………………………………………………………………………………….. 07

III. Términos de Aceptación………….………………………………………………………… 08

IV. Perfil del Proyecto ………………………………………………………………………….. 09

V. Glosario de términos y abreviaciones.…………………………………………………... 11

VI. Respuestas a los Criterios y Subcriterios….…………………………………………... 13

VII. Anexos

Anexo N° 01: Diagrama de Pareto – Identificación de Problemas

Anexo N° 02: Herramienta de Ishikawa – Identificación de Causas – Efectos

Anexo N° 03: Analisis FODA

Anexo N° 04: Tipos de Scaners utilizados en el Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s

Digit@les

Anexo N° 05: Flujo del Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les

Anexo N° 06: Programa de Implementación 2005-2013

Anexo N° 07: Programa de Implementación 2005-2013

Anexo N° 08: Cronograma de Actividades

Anexo N° 09: Cronograma de Actividades con recursos y plazos

Anexo N° 10: Video del Proyecto

Anexo N° 11: Video de Visitas realizadas al Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s

Digit@les



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I. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN

El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) es un organismo público autónomo que cuenta con personería jurídica de derecho público interno y goza de atribuciones exclusivas y excluyentes en materia registral, técnica, administrativa, económica y financiera. Fue creado por Ley N° 26497, de fecha 12 de julio de 1995, en concordancia con los artículos 177º y 183º de la Constitución Política del Perú. Su función principal es la de organizar y mantener el Registro Único de Identificación de las Personas Naturales; siendo la razón de su existencia la de responder a la necesidad de administrar y dirigir el sistema registral del Perú, que involucra el Registro Civil, Registro de Personas y Registro de Naturalización, lo que constituye el registro único de identificación de todos los peruanos.

A. INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Razón Social Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC)

RUC 20295613620

Página Web www.reniec.gob.pe

E- Mail [email protected]

Central Telefónica 315-2700

SEDES RENIEC

Sede Administrativa Jr. Bolivia 109, Centro Cívico – Lima

Sede Operativa Jr. Cusco 653 – Lima

Sede Registros Civiles Av. Javier Prado Este 2388 - San Borja

B. CATEGORÍA A LA QUE POSTULA

Categoría: Sector Público.

C. TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN

El RENIEC cuenta con un total de 4,071 trabajadores al 31 de diciembre del 2013. De este total

el 83% es personal destinado a las áreas operativas, y el 17% es personal destinado a las

áreas administrativas.

http://www.reniec.gob.pe/

mailto:[email protected]



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D. ASPECTOS IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIÓN

D1. Tipo de Bienes / Servicios que Produce:

ACTIVIDADES DEL PROCESAMIENTO DE LAS ACTAS REGISTRALES

EVALUACIÓN PREVIA DIGITALIZACIÒN Y

CONTROL DE CALIDAD DE

IMÁGENES

DIGITACIÒN

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Sistema de Producción de Microform@s Digit@ales

Generación de

Imágenes y

Digitación

Evaluación

Registral

Evaluación

Previa

Módulos de Trabajo

Aseguramiento de la Calidad

Sistema de Gestión de la Calidad - ISO 9001



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D2. Mercados a los que Destina sus Servicios El mercado del RENEC está compuesto por los 32 millones, residentes en el Perú, y en el extranjero. Para brindar nuestros servicios y productos, hemos segmentado este mercado de la siguiente manera:

PROCESOS CLAVES

PRODUCTOS SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO (POBLACIÓN)

Identificación DNI Mayores de 18 Años 32 022 397

Menores de 18 Años 10, 023 596

Registro Civil Acta Registral Total Población 32 millones

Padrón Electoral Padrón Electoral

Inicial Sistema Electoral JNE/ONPE

Certificado Digital Certificados

Digital

Personas Naturales 32 millones

Personas Jurídicas Entidades Publicas

Entidades Privadas

Otorgamiento de Servicios

Suministro de Información

Entidades Públicas y Privadas

Más de 2,100 convenios con entidades públicas y privadas

Entidades Públicas y Privadas

Colegio de Notarios, PNP, Ministerio de Justicia, Poder Judicial, Ministerio Publico.

Ciudadanía Organizaciones Políticas

32 millones Todas las organizaciones

políticas del país

E. REPRESENTANTE OFICIAL DE LA INSTITUCIÓN Y ALTERNO

Coordinarán con la Secretaría Técnica del Comité de Gestión de la Calidad para aclarar y complementar todos aquellos asuntos que se derivan de la postulación y descritos a través de las Bases 2014. Son los siguientes:

Jorge Luis Yrivarren Lazo [email protected] Representante. Silverio Bustos Díaz [email protected] Alterno.

F. MIEMBROS DE LA ALTA DIRECCIÓN

Cargo Funcional Nombres y Apellidos N° DNI

Jefe Nacional Jorge Luis Yrivarren Lazo 07936507

Secretaría General

Ana Magdeleyn Castillo Aransaenz 07863324

Gerente General Silverio Bustos Diaz 10559649

G. FIRMA

…………………………………… Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo

Jefe Nacional del RENIEC

Cuadro D2.1 Segmentos de Mercado por Producto

A través de Internet, se compara las impresiones dactilares contra la



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ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD

NOMBRE ROL EN EL PROYECTO CARGO

Gerencia de Procesos de Registros Civiles

1 Celia Antonia Saravia Bonifacio Líder del Proyecto Gerente

2 Natividad Bernaldo Bastidas Asistente Asistente Procesos y Calidad

3 Josué Daniel Pozo Dionicio Asistente Asistente de Producción

4 Rocio Yoovana Portuguez Rafael Supervisor Supervisor

5 Jimmy Dante Olortegui Apolinario Calificador de Procesos Calificador de Procesos

6 Inés Ana Quintana Ávila Calificador de Procesos Calificador de Procesos

7 Denise Villanueva Fernandez Calificador de Procesos Calificador de Procesos

8 Janet Medali Puelles de la Cruz Calificador de Procesos Calificador de Procesos

Gerencia de Informática

9 Klever Abel Caytuiro Sandoval

Desarrollo software del

Sistema Integrado de

Registros Civiles y

Microform@s

Analista Programador Informático



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II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

JEFATURA NACIONAL

Sub Gerencia de Racionalización

Sub Gerencia de Operaciones Telemáticas

Sub Gerencia de Gestión de Base de

Datos

Sub Gerencia de Soporte Técnico

Operativo

Sub Gerencia de Logística

Sub Gerencia de Servicios Generales

Sub Gerencia de Ingeniería de

Software

Sub Gerencia de Contabilidad

GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y

PRESUPUESTO

Sub Gerencia de Presupuesto

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARIA

GERENCIA DE IMAGEN

INSTITUCIONAL

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA

INFORMACIÓN

Sub Gerencia de Tesorería

Sub Gerencia de Estadística

GERENCIA DE TALENTO HUMANO

GERENCIA DE REGISTROS DE

IDENTIFICACIÓN

Sub Gerencia de Fiscalización y Evaluación de Identificación

Sub Gerencia de Identificación y

Grafotécnia

Sub Gerencia de Depuración de Identificación

GERENCIA DE CERTIFICACIÓN Y

REGISTRO DIGITAL

GERENCIA DE REGISTROS

CIVILES

Sub Gerencia Técnica de

Registros Civiles

Sub Gerencia de Control

Patrimonial

GERENCIA DE RESTITUCIÓN DE LA

IDENTIDAD Y APOYO SOCIAL

Sub Gerencia de Fomento de la

Identidad

Sub Gerencia de Registro Itinerante

Sub Gerencia de Distribución y

Aprovisionamiento

Sub Gerencia de Personal

Sub Gerencia de Prensa y

Comunicaciones

Sub Gerencia de Relaciones Públicas

Sub Gerencia de Desarrollo Humano

Sub Gerencia de Asuntos Laborales

Sub Gerencia de Planificación

Sub Gerencia de Procesamiento de

Identificación

CONSEJO CONSULTIVO

GERENCIA DE ASESORÍA JURÍDICA

Sub Gerencia de Certificación Digital

Sub Gerencia de Registro Digital

PROCURADURÍA PÚBLICA

GERENCIA GENERAL

Sub Gerencia de Auditoria Operativa

Sub Gerencia de Auditoria

Administrativa

OFICINA DE SEGURIDAD Y DEFENSA NACIONAL

Sub Gerencia de Asesoría Jurídica

Registral

Sub Gerencia de Cooperación Técnica y Proyectos de Inversión

GABINETE DE ASESORES

Sub Gerencia de Gestión por Proyectos

Sub Gerencia de Innovación

Sub Gerencia de Calidad

GERENCIA DE CALIDAD E

INNOVACIÓN

GERENCIA DE REGISTRO

ELECTORAL

Sub Gerencia de Procesamiento del Registro Electoral

Sub Gerencia de Verificación de Firmas y Asistencia Electoral

Sub Gerencia de Asesoría Jurídica Administrativa

Sub Gerencia de Sistematización

Jurídica

ESCUELA REGISTRAL

Sub Gerencia de Investigación Académica

Sub Gerencia de Formación y Capacitación

Sub Gerencia de Archivo Registral

Físico

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

DE ARCHIVOS

OFICINA DE CONVENIOS

Sub Gerencia de Publicaciones

Sub Gerencia de Servicios

Especiales

Sub Gerencia de Operaciones

Sub Gerencia de Fiscalización y Evaluación de

Registros Civiles

OFICINA DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN

CONSEJO TÉCNICO

Sub Gerencia de Asistencia Técnica

Operativa

GERENCIA DE PROCESOS DE

REGISTROSCIVILES

Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles

Sub Gerencia de Integración de

Registros Civiles

Sub Gerencia de Depuración de

Registros Civiles

GERENCIA DE OPERACIONES REGISTRALES

Jefaturas Regionales

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL RENIEC

HASTA EL TERCER NIVEL ORGANIZACIONAL

ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL



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III. TERMINOS DE ACEPTACIÓN

Declaramos que conocemos las Bases del Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora, correspondiente al año 2014 y al presentar nuestra postulación nos sometemos a ellas de manera irrevocable. Asimismo aceptamos el carácter inapelable de las decisiones del Consejo Evaluador. Declaramos que son ciertos la información y los datos proporcionados en el Informe de Postulación. Entendemos que la postulación será revisada por los miembros del Equipo Evaluador. Si nuestra organización fuera seleccionada para ser visitada, aceptamos recibir dicha visita y otorgar facilidades para que los evaluadores realicen una evaluación prolija e imparcial. Aceptamos pagar las cuotas y los gastos que nos corresponden con arreglo a lo estipulado en las Bases. Si nuestra organización resultara ganadora aceptamos compartir información con otras organizaciones en la forma establecida por las Bases.

………………………………………… Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo

Jefe Nacional del RENIEC



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IV. PERFIL DEL PROYECTO

Es función principal de RENIEC lograr la integración de los registros civiles del Perú según lo indicado en la ley 26497 de 1995, a fin de garantizar la identificación plena de la población. El sistema de registro civil acompaña a los peruanos a lo largo de toda su vida; deja constancia de los principales hechos vitales, como el nacimiento, defunción y otros actos que modifiquen el estado civil. El registro de hechos vitales inicialmente fue realizada por los eclesiásticos, posteriormente esta función fue asumida a las Municipalidades en el año 1852, teniendo como resultado un registro civil no integrado, actas extraviadas o manipuladas, duplicidad de información y finalmente tiempo y costo elevado para el ciudadano en la gestión administrativa, judicial o notarial de la corrección de sus actas registrales, toda vez que se tenía que viajar al lugar de origen donde fue registrado para obtener una copia certificada o una rectificación. En este sentido, desde mayo del año 2,005 RENIEC se implementó el proyecto “Procesamiento de Registros Civiles con Microformas Digitales” permitiendo integrar rápidamente los registros civiles a nivel nacional y eliminar la problemática existente de hechos vitales, este es un nuevo proceso sistematizado y certificado bajo normas y estándares internacionales que convierte las actas físicas originales (actas de papel) de nacimiento, matrimonio y defunción en actas digitales con valor legal (con microform@as), esto significa, que ahora las actas registrales que contienen la identidad de los ciudadanos están almacenados en discos ópticos no regrabables, garantizando su seguridad y disponibilidad en el tiempo. Este nuevo proceso de registros civiles que se integra perfectamente al proceso de identificación del DNI, permite la actualización en tiempo real de los datos registrados en las actas, reduciendo la inconsistencia de datos y optimizando los recursos. Además se puede brindar información actualizada de todos los hechos y actos civiles de los peruanos y emitir las copias certificadas en forma descentralizada a nivel nacional. El procesamiento de los Registros Civiles con Microform@s Digit@les, única en Latinoamérica, se ha realizado gracias al uso de nuevas tecnologías de información como las microformas digitales, firmas y certificados digitales, Software Integrado en concordancia con la normativa legal vigente (Decreto Legislativo N° 681 y 827, Decreto Supremo N° 052-2008-PCM y la NTP 392.030-2:2005) y combinación de nuevos procesos en combinación con la normativa legal. Las actas almacenadas como Microform@s Digit@les, se convierten en actas seguras, debido a que no podrán ser manipuladas ni extraviadas, eliminando la adulteración de las mismas, se disminuyen los riesgos de vulneración de la identidad de los ciudadanos, reducir el tiempo de atención de días a minutos así como el ahorro de costos para el ciudadano en la obtención de sus copias certificadas, toda vez que éstas son emitidas en forma confiable automática y descentralizada a nivel nacional (Oficinas Registrales RENIEC, Plataformas Virtuales Multiservicio), evitando así desplazarse al lugar donde se realizó la inscripción de su acta registral (nacimiento, matrimonio y defunción). Es indispensable indicar, que este proceso cuenta con estándares de calidad nacionales e internaciones: Certificación ISO 9001:2008, Certificado de Idoneidad Técnica de Microform@s Digit@les, Certificado de Idoneidad Técnica de Almacenamiento, siendo evaluado constantemente a través de auditorias internas y externas. Asimismo, el Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les ha sido modelo para muchos países latinoamericanos como Ecuador, Venezuela e instituciones como el Archivo General de la Nación, Ministerio del Interior, Corporación Fujitsu, entre otros. Al 31 de diciembre del 2013, se han procesado 22,372,226 actas registrales, representando un avance del 38% del total (59,076,571 actas), la cantidad de actas procesadas se ha incrementado año a año, teniendo la mayor cantidad de procesamiento entre los años 2010 y 2011, donde el



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RENIEC ha incorporado el acervo documentario (actas registrales) de 20 OREC´s Municipales entre distritales y provinciales. Para el desarrollo de este proyecto se utilizó la metodología de Investigación y Desarrollo establecido por RENIEC, donde se realizó un diagnóstico inicial y análisis del entorno, para posteriormente evaluar las alternativas de solución e implementar la mejor opción. La implementación del Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les permite

importantes beneficios de optimización de procesos y mejora del servicio al ciudadano según el

siguiente detalle:

• Obtención de copias certificadas de actas registrales en menos tiempo, los ciudadanos que requerían copias de su acta registral, tenían que esperar entre 01 a 03 días, ahora al encontrarse el acta digitalizada (Microform@s Digit@l) en el Sistema Integrado de Registros Civiles del RENIEC, la impresión de la misma se realiza de manera inmediata en 05 minutos en cualquier Oficina Registral y Plataforma Virtual Multiservicios (PVM) del RENIEC a nivel Nacional, obteniendo el ciudadano su copia certificada en menos tiempo.

• Eliminación de gastos por traslado al lugar donde se inscribió el acta registral, los

ciudadanos no tienen que trasladarse al lugar de origen donde se realizó la inscripción del acta registral. (S/. 300.00 de ahorro en promedio por viaje).

• Mayor Seguridad Jurídica, toda vez que las actas registrales (digitalizadas) se encuentran

en la base de datos del Sistema de Registro Civil, las cuales constantemente pasan por un proceso de validación de los datos ingresados en la misma, con lo cual se evitan y se detectan las dobles o múltiples inscripciones, adulteraciones, falsos registros o cualquier acto ilegal relacionado al mismo, dándole la seguridad al ciudadano para realizar diversos trámites de índole registral con seguridad jurídica.

• Simplificación Administrativa y beneficio para el ciudadano en la obtención del DNI, toda

vez que no es necesario que presenten su acta de nacimiento o matrimonio para obtener el DNI con la rectificación o inscripción solicitada, ya que estas se encuentran almacenadas en la Base de Datos (S/. 15.00 de ahorro en promedio por cada acta).

• Eliminación de múltiples inscripciones mientras se intrege más OREC a nivel nacional. El

Sistema validará en tiempo real con todos los registros realizados a nivel nacional, permitiendo detectar posibles múltiples inscripciones.

• Optimización del proceso de actualización de la base de datos de RENIEC referente al

registros de fallecidos y reducción del tiempo del proceso de trámites de inscripción extemporánea y rectificación del DNI de 30 días a 2 días.

• Mejora la identificación plena de la población Peruana, toda vez que las actas de nacimiento, matrimonio y defunción serán registrados con mayor seguridad y oportunidad, ya que estas actas son el insumo principal del DNI.



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V. GLOSARIO DE TERMINOS Y ABREVIACIONES

CAPACITACIÓN Es el proceso educativo conducente a la adquisición del conocimiento y la especialización, en relación con sus aptitudes vinculadas al quehacer institucional, haciendo uso de metodologías específicas, de carácter analítico y reflexivo cuya finalidad es mejorar y/o actualizar al servidor de RENIEC en las destrezas, habilidades y/o técnicas que faciliten su desempeño en las tareas propias de su labor, función o responsabilidad. RJ N° 030-2011-JNAC/RENIEC GP 256-CAER/001 sobre "Capacitación e Investigación Académica".

ESTADO CIVIL Conjunto de condiciones, atributos y circunstancias de la persona, que la identifican para su conocimiento en vida de relación, otorgándole un status jurídico regulado por normas legales vigentes.

ACTA REGISTRAL Comúnmente llamada partida registral, es el documento en el cual consta el registro de un hecho vital y actos modificatorios al estado civil de los peruanos, ordenado en base a una secuencia numérica y cronológica correlativa de carácter obligatorio y con elementos de seguridad y especificaciones técnicas.

CALIFICADOR DE PROCESOS Personal de la SGPRC encargado del procesamiento de Actas Registrales, debiendo seguir los procedimientos que lo regulan y aplicarlos de acuerdo a la normativa vigente.

REGISTRO ÚNICO DE IDENTIFICACIÓN DE PERSONAS NATURALES (RUIPN) Es aquel en el que se identifican los datos de las personas, incluyendo imágenes (fotografía, firma e impresión dactilar) y el estado de dicho registro (cancelado, restringido, observado, hábil) RJ. Nº 261-2010 JNAC/RENIEC DI 292-GRI/006

BASE DE DATOS Información contenida en el Servidor del RENIEC

PROCESO Sucesión de pasos y decisiones que se siguen para realizar una determinada actividad o tarea, las cuales están mutuamente relacionadas. Trabajo ejecutado que consume recursos del sistema operativo y/o base de datos. RG. Nº 014-2009-GI/RENIEC

REGISTRADOR CIVIL: Es aquel servidor público que se encarga de calificar y ejecutar los procedimientos registrales señalados en la Ley Nº 26497, su Reglamento, y demás documentos normativos que lo regulan.

OFICINA DE REGISTROS DEL ESTADO CIVIL (OREC): Es aquella dependencia, que por delegación de funciones, se encarga de la ejecución de los procedimientos registrales a que hace referencia la Ley Nº 26497 y el Reglamento de las Inscripciones del RENIEC aprobado con Decreto Supremo Nº 015-98-PCM, que depende funcional y administrativamente del RENIEC.

OFICINA REGISTRAL RENIEC (OR): Es aquella dependencia que por su jurisdicción pertenece a una Jefatura Regional y está encargada de la inscripción y ejecución de los hechos vitales y demás actos, referidos en la Ley Nº 26497 y su Reglamento.

PLATAFORMA VIRTUAL MULTISERVICIOS (PVM): Es un Terminal multimedia de autoservicio que brinda servicios del RENIEC y donde se puede realizar pagos con tarjetas de crédito y débito VISA. La PVM proporciona los siguientes cuatro servicios: - Copias certificadas de partidas, a través del pago y operación de impresión de las partidas

solicitadas.



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- Rectificación de estado civil, mediante el pago y trámite de rectificación de estado civil de soltero a casado.

- Duplicado del DNI, por medio del pago y el correspondiente trámite. - Pago de tasas de servicios.

SISTEMA INTEGRADO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO (SIA-SITD): Es un Sistema informático de alcance institucional y a nivel nacional que permite la administración y gestión del flujo administrativo de la documentación, dependiendo del perfil de acceso al sistema, es decir del grado de autorización delegada, las funciones y responsabilidades en la organización. Toda la documentación se encuentra en formato digital, debiendo conservar la Firma Digital durante la emisión y lectura del documento.

SISTEMA REGISTRAL El conjunto de órganos y personas del Registro que tienen a su cargo la ejecución de los procedimientos administrativos a que hacen referencia la Ley (Ley Orgánica del RENIEC) y el presente Reglamento, así como los órganos de apoyo, asesoramiento y control del Registro.

ABREVIACIONES:

GPRC : Gerencia de Procesos de Registros Civiles

GPP : Gerencia de Planificación y Presuesto

SGPRC : Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles

NAI : Norma Administrativa Interna.

GP : Guía de Procedimiento

OREC : Oficina de Registros del Estado Civil.

RENIEC : Registro Nacional de Identificación y Estado Civil.

GRH :Gerencia de Recursos Humanos

OR : Oficina Registral RENIEC

OREC : Oficina de Registro y Estado Civil Municipales

PVM : Plataformas Virtuales Multiservicio



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VI. RESPUESTAS A LOS CRITERIOS Y SUBCRITERIOS

1. LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN

1.1 Organización de soporte para promover el trabajo en equipo

(1) ¿Con qué políticas o normas se promueve el trabajo en equipo al interior de la

organización? La Institución incentiva las actividades colectivas de mejora, fomentando el espíritu de trabajo en equipo y dentro de las políticas y normas tenemos:

Reglamento Interno de Trabajo (artículo Nº 2), aprobado mediante Resolución Jefatural Nº 251-2003-JEF/RENIEC (16JUN2003).

Política de Calidad y Objetivos de la Calidad, aprobados con Plan Estratégico Institucional 2002-2006, 2007-2010, las mismas que fueron actualizadas y se encuentran incluidas actualmente en el Plan Estratégico Institucional 2012-2016.

Con Resoluciones Jefaturales y documentación de gestión, la Alta Dirección conforma comisiones, comités de trabajo con participación multidisciplinaria de funcionarios de distintos Órganos; asimismo promueve que sus Órganos tengan capacidad de implementación de proyectos exitosos y sostenibles, otorgando a los colaboradores capacitación especializada.

(2) ¿Cómo hace efectiva o pone en práctica tales políticas?

La participación se hace efectiva mediante la realización de reuniones de trabajo con los equipos técnicos y la Alta Dirección, donde además intervienen funcionarios y personal especializado de todos los Órganos y Unidades Orgánicas involucradas en el tema objetivo de la reunión.

La Alta Dirección también difunde a través del intranet, sistema de trámite documentario y de la publicación de afiches en todos los órganos del RENIEC, la visión, misión, valores, objetivos, política y objetivos de calidad, con lo cual se permite que los colaboradores de RENIEC de todos los niveles organizativos de la institución conozcan de las políticas institucionales.

Desarrollando cursos específicos de trabajo en equipo, tales como: Liderazgo y Trabajo en Equipo, inducción nuevos servidores y recientemente se está haciendo la reinducción respectiva con la finalidad de continuar con la difusión de las políticas institucionales. La capacitación se realiza a través del ENRECI (Escuela Nacional de Registro Civil) ahora denominada CAER – Centro de Altos Estudios Registrales.

Para el proyecto, la Alta Dirección tomó participación directa desde la iniciativa hasta la ejecución del proyecto, realizándose las reuniones de coordinación respectivas. Mediante Resolución Jefatural Nº 632-2003-JEF/RENIEC (24NOV2003), se conformó la comisión especial encargada de estudiar, analizar y proponer a la Jefatura Nacional, los mecanismos, pasos y procedimientos requeridos por la institución, para la incorporación real, efectiva y progresiva de las OREC´s de las municipalidades del país al RENIEC, lo que expresa el alto compromiso institucional por los grandes proyectos innovadores.

(3) Cómo participa la Alta Dirección y el personal en las actividades relacionadas?

La Alta Dirección participa desde la misma iniciativa para encaminar los proyectos de mejora institucional que impacten positivamente en el país, tal como se dió para este proyecto. En general, independientemente del origen de la iniciativa de los proyectos, la Alta Dirección participa activamente con la revisión y aprobación de los proyectos propuestos estableciendo los objetivos y lineamientos para el trabajo de los equipos. Luego, cada equipo de trabajo planifica y organiza las actividades a fin de desplegar su ejecución. La Alta Dirección mantiene participación activa haciendo el seguimiento al plan



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de trabajo, y evaluando los resultados, sobre los que toma decisiones, asegurando que se logren los objetivos institucionales.

1.2 Facilidades otorgadas a los equipos de proyectos de mejora

(1) ¿Qué facilidades otorgó la Alta Dirección para promover y hacer viable el trabajo del equipo del proyecto de mejora? La Institución otorgó facilidades para la ejecución del proyecto, de acuerdo según el siguiente detalle:

Mediante Resolución Jefatural Nº 632-2003-JEF/RENIEC (24NOV2003), se conformó la comisión especial encargada de estudiar, analizar y proponer a la Jefatura Nacional, los mecanismos, pasos y procedimientos requeridos por la institución , para la incorporación real, efectiva y progresiva de las OREC´s de las municipalidades del país al RENIEC.

Con las Resolución Jefatural Nº 233-2004/JEF/RENIEC (05MAY2004) y Resolución Jefatural Nº 352-2004-JEF/RENIEC, se amplió el plazo para la presentación del estudio de la comisión especial designada para llevar a cabo el estudio que permitiera iniciar el proceso de incorporación de las Oficinas de Registro y Estado Civil ubicadas en el territorio nacional.

Aprobación del proyecto mediante Resolución Jefatural 742-2005-JEF/RENIEC, según lo indicado en el ROF, la Alta Dirección aprobó la creación de la Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles en el RENIEC con la finalidad de realizar el procesamiento de las actas registrales (nacimiento, matrimonio y defunción).

Asignación de recursos necesarios (horas-hombre, equipos y mobiliario) para la fase de concepción, evaluación, implementación y seguimiento del proyecto mediante la aprobación del Plan Operativo, Plan Anual de Contrataciones desde el 2005 hasta la actualidad.

Convocatoria de los Órganos involucrados para la evaluación respectiva y factibilidad de implementación.

(2) ¿Cómo se garantiza la comunicación de los miembros del equipo con la Alta Dirección

a efectos de facilitar el desempeño del equipo?

La Alta Dirección flexibiliza las relaciones interpersonales con sus colaboradores adoptando una política de puertas abiertas en todos sus niveles jerárquicos, creando un clima de confianza para una escucha efectiva.

La comunicación del equipo de proyecto de mejora y la Alta Dirección se garantizó mediante reuniones periódicas para la revisión de avances, coordinando sobre los recursos necesarios para su despliegue (planificación, diseño, implementación, producción, seguimiento y difusión). El equipo de proyecto obtuvo el aprovisionamiento de recursos internos desde otras unidades orgánicas, gracias a la comunicación horizontal y transversal al interior de la institución. Esta comunicación en los equipos de trabajo está soportada en la práctica y adoptada de una organización matricial.

El Reglamento de Organización y Funciones ha sido diseñado adoptando una organización gerencial que coadyuda la toma de decisiones en forma eficaz, flexible y plana donde la cadena de mando se acorta, reduciendo el número de niveles intermedios, esto garantiza y agiliza la comunicación entre los miembros del equipo con la Alta Dirección.

Asimismo, se garantizó la comunicación a través de soportes de comunicación que se pone a disposición de la institución como el Sistema Integrado de Trámite Documentario, correos electrónicos, comunicaciones escritas, comunicación directa, intranet institucional, reuniones entre el equipo de proyecto y representantes de la Alta Dirección,



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para hacer más fluida la comunicación y poder recibir propuestas de mejoras en el desempeño organizacional y actuar sobre las mismas, dando cumplimiento de la política de calidad del RENIEC“…Propiciar la utilización de tecnologías y procedimientos de alta calidad, con comunicaciones abiertas y capacidad de respuesta acorde a sus requerimientos y expectativas de los usuarios…”.

1.3 Apoyo de la Alta Dirección en la implementación de las propuestas de solución.

(1) Qué medios utilizó la Alta Dirección para dar soporte a la implantación de las mejoras propuestas? La Alta Dirección apoyó la implementación del proyecto con las siguientes acciones:

Aprobación de Resolución Jefatural N° 742-2005-JEF/RENIEC mediante la cual se crea la Sub Gerencia de Procesamiento como órgano conformante de la Gerencia de Procesos del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, la mencionada Sub Gerencia tuvo como una de sus funciones principales implementar el procesamiento de los Registros Civiles.

Contratación de personal para cubrir las nuevas funciones aprobadas.

Designación y capacitación de un equipo para el inicio del proyecto.

Se otorgó cobertura presupuestal con la aprobación del Plan Anual de Contrataciones del 2005 a la fecha, en las cuales se encontraban los bienes y Servicios necesarios para la realización del procesamiento de actas registrales, aprobado mediante Resolución Jefatural Respectiva.

El apoyo de la Alta Dirección ha sido constante en desde el año 2005 hasta la fecha, además de las acciones descritas, ha emitido Resoluciones Jefaturales donde ha modificado el ROF para continuar con el impulso al procesamiento de actas registrales y hacer las respectivas rectificaciones y subsanaciones de la misma en el Sistema de Registro Civiles mediante la anotaciones marginales

1:

o Resolución Jefatural N° 050-2007-JEF/RENIEC donde se aprueba el ROF y se dispone la creación de la Sub Gerencia de Procesamiento y Depuración de los Registros Civiles de la Gerencia de Procesos y Depuración Registral.

o En el año 2008 mediante Resolución Jefatural N° 095-2008-JEF/RENIEC se da una nueva denominación a las unidades orgánicas quedando la Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles y la Sub Gerencia de Depuración de Registros civiles, ambas pertenecientes a la Gerencia de Registros Civiles.

o En el año 2010 con la Resolución Jefatural N° 650-2010-JNAC/RENIEC se crea la Gerencia de Procesos de Registros Civiles, la misma que tiene a su cargo 03 Sub Gerencias: La Sub Gerencia de Integración de Registros Civiles, la Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles y la Sub Gerencia de Depuración de Registros Civiles.

1.4 Reconocimiento a los equipos de proyecto de mejora

(1) Qué reconocimientos se otorgan a los integrantes de los equipos de proyectos de mejora que logran resultados destacados? La Alta Dirección del RENIEC reconoce que los logros obtenidos por la institución son el resultado del esfuerzo y compromiso de los colaboradores y, por ello, cada galardón que es otorgado a la institución lo comparte y comunica al personal, a través del intranet y el correo electrónico institucional. Asimismo mantiene una política de motivación a los colaboradores a través de mecanismos de reconocimientos oportunos para aquellos servidores cuyo trabajo dentro de un proyecto de mejora específico, se haya traducido en un logro significativo. El Procesamiento de los Registros Civiles con Microform@s Digit@les forma parte de la Línea de Producción de Procesamiento de Registros Civiles, línea que se encuentra Certificada bajo los alcances de la Norma ISO 9001:2008 y la Norma Técnica Peruana

1 Se realizan las anotaciones marginales en el Acta Registral cuando existe errores evidentes del Registrador Civil por ejemplo datos mal

consignados, los mismos que son previamente verificados en el Sistema de Registro Civiles con la información que se tiene del ciudadano consignada para la obtención del DNI (cruce de información).



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392.030-2:2005, que pasa constantemente por procesos de auditoria internas y externas2

para la certificación y mantenimiento del sistema, los mismos que han sido reconocidos por la Alta Dirección como logros destacados. Los mecanismos de reconocimiento son:

Resoluciones Jefaturales agradeciendo y felicitando por el compromiso y la participación de cada uno de los integrantes involucrados en los proyectos de mejora.

Constancias por destacada desempeño laboral.

Mensajes de la Alta Dirección de felicitaciones y agradecimientos publicados en la Intranet Institucional y vía correo electrónico institucional.

Publicación de reconocimientos externos y premiaciones a los proyectos de mejora, en el Boletín Institucional.

Promoción de los proyectos exitosos y los miembros de equipo vía los medios de comunicación (TV, radio, prensa), que incluye notas, entrevistas, enlaces vía microondas, reportajes, informes periodísticos.

Capacitaciones para el incremento del conocimiento.

A través del proyecto: Reconociendo el trabajo de las agencias en la Atención de Calidad al Usuario, se premia el esfuerzo y compromiso con el “Gallardete Institucional” (RJ N° 036-2011/JNAC/RENIEC).

(2) Informe cómo el reconocimiento forma parte de las políticas de la organización.

El reconocimiento a los equipos de proyectos de mejora se ha institucionalizado a través de la Política de Calidad, la que considera el reconocimiento personal y grupal de los integrantes de equipos de mejora sobre los logros obtenidos como instrumento clave para la motivación del personal.

A nivel de Reglamento Interno de Trabajo, aprobado mediante Resolución Jefatural Nº 251-2003- JEF/RENIEC aprobado el 16JUN2003, el artículo 67º establece que los trabajadores tendrán derecho a incentivos laborales, entendiéndose como incentivos no sólo a la parte económica.

Asimismo, a fin de evaluar el desempeño de los trabajadores, la GRH realiza la evaluación de desempeño semestralmente, teniendo como resultado final indicadores del cumplimiento de trabajo y a la vez el reconocimiento al mejor trabajador, establecido en la DI 278-GRH del 24 de marzo del 2012.

Es adecuado mencionar que mediante Memorando Múltiple N° 00011-2013/GRH/RENIEC comunica a los órganos de la institución se seleccione al personal destacada para generar el reconocimiento respectivo.

2 Las auditorias son realizadas por Auditores Lideres de la institución los mismos que se encuentran certificados y tienen capacitación frecuente

la misma que es motivada por los responsables del Sistema de Gestión de Calidad, las auditorías externas son realizadas por empresas reconocidas en el mercado.



17


Gráfico 2.1.2 Objetivos Estratégicos (PEI 2012-2016)

Lograr la identificación de los peruanos en sus hechos

y actos desde su nacimiento

Ampliar la cobertura y mejorar la calidad de

servicios

Fortalecer la capacidad de gestión administrativa del

RENIEC

Potenciar los recursos del RENIEC, mediante

Cooperación Internacional

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Gráfico 2.1.1 Objetivos Estratégicos (PEI 2002-2006)

OBJETIVO GENERAL 1

Mejora del Servicio

OBJETIVO GENERAL 2

Atención de Sectores Vulnerables

OBJETIVO GENERAL 3

Innovación y Uso Intensivo de la Técnología

2. IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA

2.1 Análisis de la estrategia de la organización y de oportunidades de mejora

(1) Cuáles son las principales estrategias del negocio?

RENIEC elaboró en su oportunidad el Planeamiento Estratégico (PEI) 2002-2006 definiendo estrategias con rostro social y humano, gestionando bajo un enfoque al cliente trazándose como meta acortar la brecha de los ciudadanos indocumentados, minimizar tiempos en la atención, simplificar y flexibilizar los procedimientos registrales e innovar nuevos servicios, meta que se ha cumplido a través de la mejora continua de sus procesos, fortaleciendo la Cultura Organizacional y Recursos Humanos. Las principales estrategias del PEI 2002-2006 están expresadas en los Objetivos Estratégicos Generales acorde con la visión y misión institucional (Ver Gráfico 2.1.1).

El RENIEC tiene identificado claramente sus procesos claves, sobre los cuales proyectó su planeamiento estratégico para el período comprendido entre el 2011-2015, aprobado con Resolución Jefatural N° 034-2011-JNAC/RENIEC (28ENE2011), que contiene estrategias con visión a futuro, asegurándose que estas se lleven a cabo de manera sostenible y sustentable en el tiempo, que den respuesta a los objetivos institucionales los cuales serán medidos a través de los indicadores cuantitativos que conduzcan a la consecución de los mismos.

Actualmente, se encuentra vigente el Plan Estratégico Institucional 2012-2016 aprobado con Resolución Jefatural N° 177-2012/JNAC/RENIEC del 10JUL2012, el cual tiene la finalidad de lograr que todos los peruanos accedan a una identificación, al registro de sus hechos vitales, a los cambios de Estado Civil, a la identidad digital y participen del Sistema Electoral, en un marco de constante innovación tecnológica, servicios brindados con calidad y bajo enfoque de interculturalidad.

}

Bajo el Enfoque Estratégico Institucional cumplimos nuestro rol con responsabilidad social en los productos y servicios que ofrecemos a los ciudadanos y con especial énfasis en las poblaciones vulnerables y zonas alejadas del país.

El RENIEC, alineado al Marco Normativo y considerando los mandatos del Estado, define su estrategia organizacional correspondiente a sus funciones, estableciendo un Sistema de Trabajo (ver Gráfico 2.1.4) en el que se contempla la gestión de sus procesos orientados a la satisfacción de sus clientes/ciudadanos actuales y futuros, desarrollando los productos y



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Gráfico 2.1.4. Mapa de Procesos Claves

Gráfico 2.1.3. Sistema de Trabajo

servicios que estos esperan recibir. Asimismo, este sistema adopta el modelo de gestión por resultados, permitiendo analizar constante y rigurosamente cómo optimizar, formalizar y automatizar cada uno de sus procesos internos, para lo cual considera como fortaleza su personal (conocimiento), infraestructura (instalaciones), equipos (hardware y software), técnicas y métodos.

El RENIEC diseña, elabora y aprueba su Mapa de Procesos (ver Gráfico 2.1.6) alineado a la

Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública, a los mandatos del Estado (en

materia de identidad e inclusión social) y a las directrices definidas, aplicando un Modelo de

Gestión orientado a Procesos como iniciativa estratégica de eficiencia y mejora de la calidad

de sus productos y servicios, enfocado principalmente a la satisfacción de sus grupos de

interés. Este mapa contempla los procesos estratégicos, operativos, soporte y sus

interrelaciones existentes, permitiendo visibilidad y mejor conocimiento de la Organización,

estandarización de la forma de trabajar, hacer operativas las estrategias (prospectiva) y

fomentar un modelo de trabajo colaborativo, integrando distintas áreas y Ofreciendo una

visión transversal con el fin de garantizar la sostenibilidad de la misma.



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CON LAS PERSONAS :

Trato digno al ser humano

Nuestros Usuarios en RENIEC reciben atención personalizada

Atención priorizada a las personas con discapacidad, adultos de la tercera edad, embarazadas

CON EL SERVICIO:

Excelencia en el Servicio

Enfoque 100% orientado al cliente

Facilitar el acceso a nuestros servicios, orientar y esclarecer quejas y preeguntas frecuentes_Enfocado a la mejora continiua

DE LOS TRABAJORES

• Honestidad y Transparencia, de nuestros trabajadores y funcionarios

• Ser ejemplo para la administración pública del país.

• Reserva y Privacidad de datos de nuestros usuarios

• Cumplimiento de nuestras funciones en el marco de las leyes , la ética y la moral.

Gráfico 2.1.6. Valores Institucionales

Gráfico 2.1.5. Misión, Visión, Política de la Calidad y Objetivos de la Calidad

RENIEC es una institución consciente de que el fenómeno de la globalización al igual que los avances tecnológicos son cada vez más acelerados. Ante este escenario, los líderes de la organización muestran su compromiso con la cultura de la excelencia mediante el establecimiento de estrategias, políticas y objetivos de calidad y que coadyuvan a la consecución de su misión y visión, enmarcándose en altos valores que constituyen la filosofía institucional y el soporte de la cultura organizacional (Ver Gráficos 2.1.5 y 2.1.6)

Asimismo el RENIEC cuenta con las siguientes Lineamientos de Política Institucional: 1. Consolidación del DNI como único documento de identificación del ciudadano,

propendiendo a que se concentre las unciones de otros documentos como la licencia de conducir, certificado digital, el número del asegurado, número de contribuyente, documento de viaje, etc.

2. Identificación de los recién nacidos a través del empadronamiento de las madres gestantes declarando la identificación del menor como actividad prioritaria de la institución.

3. Desarrollar métodos y acciones enfocadas a la sostenibilidad de la identificación con el DNI de todos los peruanos, en todos los segmentos poblacionales.

MISIÓN

Registrar la identidad, los hechos vitales y los cambios de estado civil de las personas, participar del Sistema Electoral y promover el uso de la identificación y certificado digital, así como la inclusión social con enfoque intercultural.

VISIÓN

“Fortalecer la ciudadanía y el desarrollo equitativo del país como la entidad de registro del Estado peruano que garantiza a las personas su condición de sujetos de derecho, genera confianza y seguridad jurídica; y promueve el gobierno electrónico a través de la tecnología de información y comunicaciones.”

POLÍTICAS DE LA CALIDAD

Proporcionar servicios registrales en el marco de las funciones encargadas por la Constitución y la Ley, garantizando la identificación y el registro de los hechos vitales de los peruanos, mediante la utilización de tecnologías y procedimientos de alta calidad, con personal cortés y altamente especializado, con el objetivo de satisfacer a los usuarios a través de de un trato de excelencia, agil y personalizado, con comunicaciones abiertas y capacidad de respuesta acorde a sus requerimientos y expectativas, ofreciéndoles una infraestrucutura de servicios modernos que prioriza la tención de persona con discapacidad , excepcionales, menores adultos de la tercera edad, con el compromiso de cumplir los requisitos y mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

OBJETIVOS DE LA CALIDAD

1. Mejorar la cobertura de los servicios y actualización de Sistema de Identificación, así como la ampliación de los servicios complementarios, en un marco de mejora continua de los procesos y la utilización de tecnología informática de alta calidad.

2. Incorporar Oficinas Registrales para potenciar el Sistema de Registros Civiles, mejorando en forma continua la calidad de los procesos de registro de hechos vitales, con el adecuado soporte de tecnología informática de punta.

3. Mejorar el desempeño institucional, en el marco de un adecuado desarrollo de la cultura registral, garantizando altos estándares de calidad en la atención de los ciudadanos y en la gestión de los procesos internos.



20


4. Se establece como política institucional el otorgamiento del DNI en forma gratuita a los menores de 6 años, por primera vez y sin distinción de estrato social ni económico.

5. Intensificar la identificación de menores de edad en zonas rurales y amazónicas estableciéndose como actividad prioritaria para institución.

6. Promover la implementación del DNI Genético generándose una base de datos nacional de perfiles genéticos a efectos de identificación de grupos vulnerables; trata de personas desaparecidas entre otros desarrollando un proyecto piloto.

7. Integración y consolidación de los registros civiles, incorporando en un plazo de 04 años el 100% de las Oficinas de Registros Civiles a nivel de provincias al RENIEC y en una segunda etapa lograr su sistematización cuando ya se encuentre incorporado a la institución.

8. Incorporación de la digitalización para la administración de los Registros Civiles; Digitalización de las actas registrales de los Registros Civiles con una antigüedad de 18 años y la emisión en forma automática de las actas a nivel nacional de las que generan de la fecha para adelante.

9. Descentralización del procesamiento de los trámites y la emisión de los DNI en tres centros, además del de Lima: Norte, Centro Oriental, y Sur del país; lo que facilitará la entrega de los DNI en forma oportuna; y permitirá la integración con las Oficinas de Registro Civil, para la obtención de las actas de nacimiento del ámbito geográfico.

10. Elaboración del Plan Nacional Perú Contra la Indocumentación 2011-2015.

(2) ¿Cómo consideró el equipo los principales lineamientos estratégicos de la Organización en la selección del proyecto de mejora a trabajar?

El proyecto fue seleccionado teniendo en cuenta las principales estrategias del PEI 2002-

2006, las cuales se encontraban expresadas en los Objetivos Estratégicos Generales acorde

con la visión y misión institucional:

Modernizar el sistema de atención al público utilizando recursos de la tecnología, de modo tal que se reduzca el tiempo de demora en la atención, evitando colas, congestionamiento y malestar en el ciudadano.

Implementar programas de capacitación continua para todo el personal para que puedan desarrollar al máximo su potencial del servicio a la población.

Contar con procesos y áreas de atención que permitan a los usuarios a acceder a servicios con niveles de calidad internacional

Potenciar el uso de tecnologías de punta en el cumplimiento de sus funciones, significando para los usuarios un servicio seguro y de calidad al menor costo posible.

Emplear tecnología de punta para garantizar la seguridad de las comunicaciones y la trasmisión de datos.

Como parte de la sostenibilidad, el “Procesamiento de Registros Civiles con Microformas Digitales” continua en la actualidad alineado con los objetivos estratégicos del Plan Estratégico vigente 2012-2016.

(3) ¿Qué relación existe entre el proyecto de mejora y la estrategia del negocio en lo relativo a resultados financieros, a la mejora de procesos internos, al desempeño del personal y/o a los resultados de la satisfacción del cliente externo o interno? El proyecto de mejora “Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les”, tiene relación con la estrategia del negocio en lo referente a resultados financieros, a la mejora de procesos internos, al desempeño del personal y a los resultados de satisfacción del cliente tanto interno como externo, según el siguiente cuadro:



21


Cuadro 2.1.1. Relación del Proyecto de Mejora y Estrategia del Negocio

PROYECTO DE MEJORA: PROCESAMIENTO DE REGISTROS CIVILES CON MICROFORM@S DIGIT@LES

OBJETIVO ESTRATEGICO: DESARROLLO Y CONSOLIDACIÓN DE LOS REGISTROS CIVILES

RESULTADOS FINANCIEROS

PROCESOS INTERNOS

DESEMPEÑO DEL PERSONAL

RESULTADOS DE SATISFACCION DE

CLIENTE EXTERNO O INTERNO

CLIENTE

Ahorro de tiempo, los ciudadanos que requerían copias de su acta registral, tenían que esperar entre 01 a 03 días en las OREC de las Municipalidades.

Ahorro significativo en costo en la economía del ciudadano, toda vez que ya no viajara para obtener una copia certificada o rectificación de su acta de nacimiento, matrimonio o defunción por que estas se emiten descentralizadamente en cualquier Oficina RENIEC a nivel nacional o PVM (ahorro de S/. 300.00 en promedio por cada acta). Asimismo, ya no será necesario que presente su acta ante RENIEC para algún trámite DNI, porque están almacenadas en la Base de Datos de registros civiles (ahorro de S/. 15.00 por cada trámite).

Rectificación Administrativas de Oficio de actas registrales de forma gratuita (por errores evidentes del Registrador Civil).

RENIEC:

Ahorro de costos por procesamiento de actas, actualización de información y tareas administrativas adicionales, porque ahora la información está en línea.

RENIEC

Integración de los Registros Civiles al incorporar en la Base de Datos las actas registrales digitalizadas (microforma digital) lo cual permite brindar atención de óptima calidad a cada uno de los ciudadanos buscando satisfacción de sus expectativas de servicio y sentado las bases para el desarrollo de una cultura registral.

Realizar cruces de información teniendo en cuenta que en la Base de Datos se tiene información de captura y procesamiento de RENIEC para mejorar continuamente los servicios que presta (rectificaciones administrativas).

Desarrollar nuevos servicios relacionados a la identificación de los peruanos y a los registros civiles que permitan obtener nuevas fuentes de ingresos para la Institución.

Modernizar el sistema de atención al público utilizando recursos de la tecnología de modo tal que se reduzca el periodo de demora en la atención, evitando colas, congestionamiento y malestar al ciudadano.

RENIEC

Con la optimización de los procesos de registros civiles a través del uso intenso de la tecnología de información, el personal cuenta con nuevas herramientas para mejorar su desempeño en el trabajo. Se elimina el posible error de transcripción de datos en el acta manual realizada por el registrador civil de la OREC, toda vez que ahora es sistematizada, los datos son extraídos de la Base de Datos del DNI.

Asimismo, los analistas de las áreas internas de procesamiento del DNI, Depuración, Cancelaciones, Investigaciones, Dactiloscopia y Grafotecnia contarán con información en tiempo real para mejorar el análisis y tiempo de respuesta.

ESTADO PERUANO:

El Procesamiento de los Registros Civiles con Microform@s Digit@les, permiten avanzar hacia la identificación integral de la Población Peruana; la información está siendo almacenada en una sola base de datos evitando posibles múltiples inscripciones y mejorando la seguridad jurídica de las actas registrales.

Muchos procesos internos se optimizan, el ciudadanos ahorra tiempo y costos en la gestión de sus acta registrales y las Instituciones del Estado tienen información actualizada sobre la identidad de los peruanos. Estos beneficios están alineados hacia el Desarrollo y Consolidación de los registros civiles.

Ahorro en nuevos soles para los ciudadanos al no tener que tramitar una copia certificada de acta registral de nacimiento para solicitar su Documento Nacional de Identificación (DNI) debido a que el acta se encuentra en los discos ópticos (Microform@ Digit@l).

Cuadro Nº 2.1.1 Relación del Proyecto de Mejora y Estrategia del Negocio



22


FACTOR

Tercerización del

Servicio de

Procesamiento de

Actas Registrales

Procesamiento de

Actas Registrales

Sin Valor Legal

Procesamiento de Actas

Registrales con Valor Legal

(Microformas Digitales)

Costo de Implementación Alto Alto Regular

Costo de Procesos Internos Disminuye Disminuye Disminuye

Costos para el Ciudadano Disminuye Disminuye Disminuye

Seguridad Aumenta Disminuye Aumenta

Confiabilidad Aumenta Disminuye Aumenta

Productividad Aumenta Se mantiene Aumenta

Plazo de Entrega Disminuye Disminuye Disminuye

Tiempo de Procesamiento Disminuye Se mantiene Se mantiene

Calidad del Producto Aumenta Disminuye Aumenta

Calidad de la Identificación Aumenta Disminuye Aumenta

Accesibilidad Aumenta Aumenta Aumenta

Clima Laboral Disminuye Aumenta Aumenta

Aceptación del Ciudadano Aumenta Se mantiene Aumenta

Aceptación del Estado Peruano Se mantiene Disminuye Aumenta

Integración del Registro Civil Aumenta Aumenta Aumenta

Tiempo de Implementación Aumenta Disminuye Disminuye

COMPARATIVO DE ALTERNATIVAS DE PROYECTO DE MEJORA

2.2 Estimación del impacto en los resultados de la organización.

(1) ¿Qué método o procedimiento utilizaron para estimar el impacto de las alternativas de los proyectos de mejora en el desempeño de la organización? Ello incluye analizar el impacto de costos, calidad, entrega, participación en el mercado, clima laboral, productividad, entre otros y según corresponda.

El RENIEC en su constante preocupación por optimizar sus procesos y mejorar el servicio del ciudadano, busca con este proyecto integrar los registros civiles para mejorar la identificación peruana, incrementar la seguridad jurídica, reducir costos para el ciudadano y la Institución, reducir el tiempo de procesamiento y registro de las actas de nacimiento, matrimonio y defunción mediante el “Procesamiento de Registros Civiles con Microformas Digitales” como la mejor alternativa de solución, de acuerdo al siguiente detalle:

Se realizó un comparativo de costos de inversión a nivel ciudadano e institución. Se valoró el costo de implementación. Se evaluó el nivel de seguridad jurídica de las actas registrales Se evaluó la confiabilidad y calidad del producto

(2) ¿Por qué razón el grupo escogió el proyecto de mejora seleccionao?

Cuadro Nº 2.2.1 Comparativo de Alternativas de Proyectos de Mejora



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Las razones por las cuales el equipo escogió el proyecto de mejora “Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digites”, ver Gráfico 2.2.1: Adicional a lo expuesto, también se tomó en consideración:

La Optimización de costos de implementación comparada con las dos alternativas de solución adicionales:

Tercerización del Procesamiento de Actas Registrales: se tendría que asignar

recursos del presupuesto institucional para cumplir con los compromisos del contrato, RENIEC tendría que hacer el proceso Digitación y Digitalización de las Nuevas Inscripciones, por lo tanto al presupuesto que demande la tercerización se tendría que añadir recursos financieros para cubrir al personal que haga esta labores.

Procesamiento de Actas Registrales sin Valor Legal: Las actas registrales

carecerían de valor legal con lo cual no habría una seguridad jurídica de las actas

Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les: El procesamiento masivo de actas registrales seria asumido por RENIEC; pero contaría con la fedatacion de Microform@s para darle valor legal, además RENIEC haría una labor de control de calidad en las diversas fases del proceso y haría la Digitación (se cuenta con personal calificado con conocimiento y experiencia en Registros Civiles).

Gráfico Nº 2.2.1 Razónes para elección del Proyecto

• Del cual los ciudadanos esperaba la entrega de su acta registral en las Oficinas de Registro y Estado Civil de las Municipalidades el cual oscilaba entre 24 horas hasta 03 días acortando su atención de manera inmediata en cualquier OREC, ORA y PVM RENIEC a nivel Nacional a 05 minutos

REDUCCION DE TIEMPO

• Romper los esquemas de territorialidad: no va a ser necesario que el ciudadano haga largos viajes o solicite sus documentos a algún familiar en provincia y/o distrito donde se realizó la inscripción, sino que va a poder acceder a su acta desde cualquiera de las 292 Oficinas Registrales RENIEC o las 09 Plataformas Virtuales Multiservicio. (S/. 300.00 de ahorro en promedio por viaje).

ELIMINACION DE COSTOS DE TRASLADO

• La base de datos de las actas registrales se encuentra constantemente en un proceso de validación de los datos ingresados en la misma, se evita las dobles o múltiples inscripciones, adulteraciones, falsos registros o cualquier acto ilegal relacionado al mismo.

MAYOR SEGURIDAD

• Beneficio para el ciudadano en la obtención del DNI, toda vez que no es necesario que presenten su acta de nacimiento o matrimonio para obtener el DNI con la rectificación o inscripción solicitada, ya que estas se encuentran almacenadas en la Base de Datos (S/. 15.00 de ahorro en promedio por cada acta).

SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA

• Eliminación de múltiples inscripciones mientras se procese más OREC a nivel nacional. El Sistema validará en tiempo real con todos los registros realizados a nivel nacional, permitiendo detectar posibles múltiples inscripciones

ELIMINACIÓN DE DUPLICIDAD DE INSCRIPCIONES

• Restitución al ciudadano de su acta registral que haya sufrido destrucción o pérdida, por negligencia, hechos fotuitos o actos delictivos, en el marco de la Ley N

29312, contribuyendo con ello a la

identificación de los ciudadanos afectados y puedan acceder a los beneficios y Programas Sociales del Estado.

REPOSICION DE ACTAS



24


Todos los procesos de

la institución se

monitorean continuamente,

teniendo como finalidad

comparar el rendimiento real

con respecto al esperado. Esta

medición permite detectar en forma

temprana alguna anomalía que se presente

dentro del proceso.

Aprobada la propuesta

se constituye el proyecto

La planificación y

ejecución quedará a c cargo del equipo

responsable determinada

por la alta dirección

En este sub proceso se decide la aprobaciónde la propuesta de innovación tecnológica

La Alta Direccion de la institucion evalúa la propuesta.

En caso sea aprobada, se determinarán

aspectos relacionados a la

planificación del proyecto

(equipo de proyecto,

recursos requeridos y

etc).

Este sub proceso comienza con la identificación de oportunidades y detección de necesidades, a través de actividades de investigación y análisis de satisfacción de los ciudadanos que acuden diariamente a las oficinas del RENIEC a realizar un trámite, teniendo como resultado una propuesta de innovación tecnológica. En general, una propuesta podría iniciarse por:

Recepción de necesidades

explícitas

Detección de necesidades

latentes.

Concepción de nuevas

ideas e identificación de

oportunidades tecnológicas

3. MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD

3.1. MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

(1) ¿Cuál fue el método de solución de problemas que empleó el equipo? Las nuevas soluciones implementadas por RENIEC siempre han estado orientadas a mejorar el sistema de identificación y los registros civiles del Perú. Para ello ha sido necesario rediseñar los procesos internos y mejorar el servicio al ciudadano a través del uso intensivo de la tecnología e innovación declarados en los Planes Estratégicos Institucional respectivos. El Método de Solución de Problemas que el equipo de proyecto utilizó como referencia está establecido por la Norma Administrativa Interna NAI-025-GIE/001 “Investigación y Desarrollo para la Innovación Tecnológica en RENIEC”, aprobada con Resolución Gerencial N° 000032-2004/GIE/RENIEC del 29DIC2004, y como parte de la mejora continua se han actualizado los procedimientos sobre metodologías de gestión, teniendo actualmente la Directiva DI-344-GCI/001 “Metodología para la gestión por Proyectos Institucionales del RENIEC“. El objetivo principal es establecer lineamientos y acciones a seguir para la investigación, desarrollo y propuesta de innovaciones en el RENIEC, teniendo como finalidad alcanzar procesos eficientes que satisfagan las necesidades de los ciudadanos, haciendo uso de las tecnologías existentes. Esta norma comprende la Metodología de Investigación y Desarrollo para la Sub Gerencia de Planificación e Innovación Tecnológica, describiendo el ciclo de innovación tecnológica en la organización (ver Gráfico 3.1.1), y ha sido elaborada tomando en consideración las metodologías y técnicas recomendadas para el proceso de innovación en las organizaciones, tanto por especialistas reconocidos como por organizaciones internacionales, alineados a la realidad de la institución.

Como parte de la mejora continua, el procedimiento antes señal

DECISIÓN

EJECUCIÓN MONITOREO

I+D

Gráfico Nº 3.1.1. Metodología para Investigación e Innovación en RENIEC



25


(2) ¿Cuáles fueron los pasos o etapas desarrollados? Explíquelos en detalle. La explicación debe cubrir como mínimo las fases de definición de la situación inicial, el levantamiento y análisis de información, el desarrollo de alternativas de solución, la definición y ejecución de la solución y el control y mejora de los resultados. Los pasos o etapas desarrolladas para la solución del presente proyecto están alineados a la metodología de investigación y desarrollo los cuales se establece en la NAI-025-GIE/001, de acuerdo al siguiente detalle:

A. SUBPROCESO I+D En este sub proceso se analizó la problemática y situación inicial, empezando con identificar las oportunidades y necesidades para posteriormente analizar el entorno, evaluar las alternativas de solución y documentar la propuesta (Ver Gráfico3.1.2).

|

A.1 Identificar Oportunidades/Necesidades (Situación Inicial)

Es función principal de RENIEC lograr la consolidación e integración de los registros civiles del Perú según lo indicado en la ley 26497, a fin de garantizar la identificación plena de la población. El sistema de registro civil acompaña a los peruanos a lo largo de toda su vida; deja constancia de los principales hechos vitales, como el nacimiento, matrimonio, defunción y otros actos que modifiquen el estado civil.

Como parte de este sub proceso uno de las primeras entradas (Input) fue el Informe Final de la Comision Especial de estudiar, analizar y proponer los mecanismos para la incorporación real y efectiva y en forma progresiva de los registros de estado civil de las municipalidades del país al RENIEC, creada mediante Resolucion Jefatural Nº 632-2003-RENIEC.

Dicho informe es un estudio técnico legal en donde se determinan los lineamientos más adecuados en que se llevarían a cabo la futura incorporación de las oficinas de registro civil, dicho estudio contaba con las siguientes caracteristicas: Objetivos, Estrategias y Plan de trabajo Diagnostico general del sistema registral, basado en la visita a 59 Oficinas de Registro

Civil en Municipalidades tanto a nivel de Lima Metropolitana, el Callao y ciudades de los diferentes departamentos del país.

Analisis FODA Analisis comparado entre un escenario actual y un escenario objetivo. Otros.

Inicio

Inicio

Gráfico 3.1.2 Proceso de Investigación y Desarrollo



26


Con informe Nº 0001-2005/CSB/GRC/RENIEC, se presenta la identificación de casuísticas en las OREC, la cual consistió en recopilar información mediante una encuesta realizada a 9,156 usuarios, el cual tenia como objetivo principal conocer el nivel de satisfacción de los servicios ofrecidos por las OREC y el RENIEC. En base a esta encuesta realizada se solicitaba que mencionen cuales son las principales problematicas en el servicio que afrontaban al momento de solicitar sus actas registrales, evidenciando la mayor cantidad de observaciones en las actas deterioradas, perdida, centralización y demora en la entrega de ellas según se muestra en el diagrama de Pareto (ver Anexo N° 01) En base a estos 02 estudios realizados se resumen las debilidades importantes del sistema registral: Un registro civil no integrado, ejecutado por cada nivel del Gobierno Provincial,

Distrital o del Centro Poblado Menor. Diversidad de criterios en el registro civil, diversidad de interpretaciones, generando

controversias en materia registral. Registro civil fragmentado, inconexo, centralizado en cada OREC municipal. Falta de condiciones apropiadas para la seguridad y custodia de los libros registrales,

facilitando el manipuleo no autorizado, adulteración, extravíos, y otros. Actas Registrales presentan deterioro parcial y total. Equipamiento técnico mayoritariamente manual. El tiempo de atención para la entrega de un duplicado del acta en las municipalidades

podía demorar de 24 horas a 30 días dependiendo de la ubicación de las actas y de la antigüedad de la misma.

Costos adicionales para el ciudadano (tiempo y dinero) cuando necesitan una copia certificada y no residen en su lugar de origen, pues deben de trasladarse a la oficina de su inscripción.

Demoras en la atención del servicio, debido a que el RENIEC tiene que certificar las actas registrales que son emitidas por las OREC cuando el ciudadano necesita enviar esta acta hacia el exterior, ocasionándole pérdida de tiempo y costo (S/. 17.00 por acta registral).

Al no estar procesadas las actas registrales con microforma digitales, los ciudadanos tienen que presentar su acta de nacimiento, matrimonio o defunción para algún trámite, ocasionándole pérdida de tiempo y costo (S/. 15.00 por acta registral).

Conforme a la problemática expuesta, el proyecto nace con la finalidad de solucionar los problemas antes mencionados y brindarle un mejor servicio al ciudadano realizando su trámite en el menor tiempo, con menos recursos, fácil acceso y de manera descentralizada.

A.2 Analizar el Entorno

Corresponde ahora realizar un análisis del entorno, a fin buscar causas principales que generan la problemática, con la finalidad de establecer las alternativas de solución correspondientes. Para este análisis, debido a su funcionalidad, se utilizó la herramienta de calidad - Diagrama de Causa Efecto (Diagrama Ishikawa), detallado en el Anexo N° 02. El levantamiento y análisis de la información se efectúo visitando algunas de las Municipalidades, tanto de Lima como del Interior, en las cuales se pudo observar que el personal encargado del registro y archivamiento de las actas registrales lo realizaban de una manera precaria, como a continuación se detalla:

El ambiente donde se almacenaban las actas registrales no cumplían las condiciones

de mantenimiento y conservación, encontrándose en su mayoría almacenadas en cajas en ambientes húmedos o a la intemperie, lo que originaba que tanto el clima, insectos y roedores perjudicaran su adecuada conservación.



27


No se contaba con un adecuado inventario de los libros y actas registrales por ello permitía la fácil adulteración y pérdida.

El personal encargado del almacenamiento y la manipulación de las actas no recibía capacitación sobre la conservación y ordenamiento de las actas.

También se pudo evidenciar que el tiempo de atención para la entrega de un duplicado del acta en las municipalidades podía demorar de 24 horas a 30 días dependiendo de la ubicación de las actas y de la antigüedad de la misma.

Adicionalmente los ciudadanos debían de trasladarse al lugar de origen donde se realizó la inscripción, generando gastos de recursos como tiempo y dinero, ocasionándoles malestar y truncamiento de realizar otros trámites que requieren.

Como parte del marco de trabajo del sub proceso de I+D, se analizó la situación actual de la oportunidad afrontar la problemática expuesta y para ello también se tomo como base los estudios realizados por la Comision Especial creada mediante Resolucion Jefatural Nº 632-2003-RENIEC y la identificación de casuísticas en las OREC presentada mediante Nº 0001-2005/CSB/GRC/RENIEC. Conforme a esta información elaborada y revisada se obtuvo un análisis FODA (Anexo N°03) que sirve como instrumento que permiten sintetizar la información y enfocarnos en aspectos claves.

A.3 Evaluar alternativas de Solución En este tercer paso, se procede a evaluar las propuestas de solución a las problematicas y oportunidades expuestas en los pasos A1 y A2, mediante un procedimiento para evaluar las alternivas de solución que consiste en:

a. Presentación de alternativas de solución b. Cuantificar los aspectos clave (tiempo, costo servicio) por cada alternativa de

solución planteada c. Ponderar el impacto sobre factores clave las alternativas de solución. d. Analisis de la cuantificación y ponderación e. Elegir solución

Para presentación de alternativas de solución se considera como problema principal el estao de las actas registrales, las cuales contienen adulteraciones, deterioro parcial o total, generados por las debilidades en las oficinas de registros civiles de las municipalidades, en donde no se garantiza un archivamiento y conservación de las mismas; asimismo existen demoras en tiempo de servicio y se tiene un costo elevado para su entrega, afectando al ciudadano en su desarrollo social y económico.

Realizado la evaluación de las causas que determinaron el problema; asimismo, sabiendo que la no integración de los registros civiles está afectando la seguridad jurídica del País y uso de recursos adicionales para el estado y el Ciudadano, se identificaron tres alternativas de solución para esta problemática:

A1: Tercerización del servicio de procesamiento de Actas Registrales Esta propuesta, se refiere a la contratación de una empresa que preste los servicios para el procesamiento de las actas registrales anteriores al año 1,980 hasta el proceso de registro (7’061,211 Actas) y de actas posteriores a 1,980 hasta el proceso de Control de Calidad de Imágenes (3’173,161 Actas). Analisis: Se tendría que asignar presupuesto para el servicio de tercerización que cubran la

demanda, asimismo, se tendría que contratar personal adicional para el proceso de digitación de data de las actas registrales.

A2: Procesamiento de Actas Registrales sin Valor Legal El procesamiento masivo de actas registrales seria asumido por RENIEC; pero no contrataría el servicio de Fedatacion de Microformas con el cual no tendrían carácter legal las actas registrales y no tendrían seguridad jurídica, haciendo vulnerable el Sistema de Registros Civiles.



28


FACTOR

Tercerización del

Servicio de

Procesamiento de

Actas Registrales

Procesamiento

de Actas

Registrales Sin

Valor Legal

Procesamiento de

Registros Civiles

con Microform@s

Digit@les)

Costo de Implementación 1 1 3

Costo de Procesos Internos 2 2 2

Costos para el Ciudadano 2 2 2

Seguridad 3 0 3

Confiabilidad 2 1 3

Productividad 2 1 2

Plazo de Entrega 2 2 2

Tiempo de Procesamiento 2 1 1

Calidad del Producto 3 1 3

Calidad de la Identificación 2 1 2

Accesibilidad 2 2 2

Clima Laboral 1 2 2

Aceptación del Ciudadano 2 1 2

Aceptación del Estado Peruano 1 0 3

Integración del Registro Civil 2 2 2

Tiempo de Implementación 1 2 2

TOTAL PUNTAJE 30 21 36

NIVEL DE IMPACTO REGULAR IMPACTO MENOR IMPACTO MAYOR IMPACTO

Puntaje: 0= No Recomendable, 1=Regular; 2"Bueno; 3=Óptimo

EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN DE PROYECTO DE MEJORA

Analisis: Asignación de presupuesto para el almacenamiento y mantenimiento de las actas

registrales físicas en archivo. Las actas registrales digitalizadas sin microform@s digit@les, carecen de valor legal, lo

cual no garantiza su seguridad jurídica.

A3: Procesamiento de Actas Registrales con Valor Legal (Microform@s Digitales): El procesamiento masivo de actas registrales seria asumido por RENIEC; pero contaría con la fedatacion de Microform@s para darle valor legal, además RENIEC haría una labor de control de calidad en las diversas fases del proceso y haría la Digitación (se cuenta con personal calificado con conocimiento y experiencia en Registros Civiles). Analisis: Elimina toda posibilidad que las actas puedan sufrir perdida o deterioro, porque estas

son convertidas en microformas digitales y almacenadas en discos ópticos custodiadas en un Microarchivo, garantizando su disponibilidad e inviolabilidad en el tiempo.

No se tendría que asignar presupuesto adicional para el almacenamiento y mantenimiento de custodia de las actas registrales.

Al tener valor legal, seguridad jurídica de las actas registrales

Luego de un análisis de ventajas y desventajas de las alternativas de solución, que se detalla en el Cuadro N° 3.1.1, se desarrolló la cuantificación de los aspectos claves y la ponderación del impacto de las alternativas de solución, mediante el cual se concluyó elegir el Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les, como la mejor propuesta de solución para el presente problema de acuerdo a los factores señalados:

Gráfico 3.1.1 Evaluación de Alternativas de Proyectos de Mejora



29


Los factores decisivos en la selección del proyecto de mejora están relacionados con el costo de implementación, ahorro de procesos internos y tiempo de implementación (oportunidad de iniciar en el más breve plazo con el proyecto para solucionar esta problemática de Estado).

A.4 Documentar Solución Propuesta

El Proyecto de Mejora “El Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les” es un proceso rápido y de bajo costo para la institución ya que permite al RENIEC, poder procesar y almacenar las Actas Registrales de Nacimiento, Matrimonio y Defunción en Microform@s Digit@les las que tienen un valor legal y son almacenadas en medios portadores físico (discos ópticos) que proporcionan seguridad a las mismas, evitando de esta manera el deterioro por el tiempo, adulteraciones y perdidas, lo cual es un gran beneficio para el ciudadano, ya que además reduce el tiempo de atención y descentralización de las mismas en la entrega.

El Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les” que está permitiendo integrar los registros civiles del Perú con mayor velocidad comprende tres grandes procesos:

EVALUACION PREVIA

Actividad donde se realiza las tareas de etiquetado, registro, desempaste y generación de órdenes de producción. La cual comprende las siguientes tareas:

Etiquetado: Tarea en la cual se adhiere una etiqueta con código de barras a las

actas registrales, a fin de individualizar cada registro, la cual permanecerá a través de todo su procesamiento hasta el archivamiento.

Registro: La tarea de registro comprende el ingreso de la información básica del titular

del acta registral; a fin de elaborar un índice que contenga de forma ordenada dicha información y permita la búsqueda de forma rápida y relevante del acta, para su ubicación física y poder brindar el servicio de digitalización de actas registrales para la emisión de copia certificada

Generacion de ordenes de producción: Tarea en la cual se realiza una evaluación

comparativa entre el acta registral matriz y reserva (físico o digital); a fin de dar una agrupación lógica que sirva para identificar el tipo de escáner, que se utilizara y el estado del acta registral.

DIGITALIZACION Y CONTROL DE IMAGENES

Actividad donde se realiza la tarea de digitalización y control de calidad de imágenes.

Digitalización: La tarea de digitalización comprende la captura en forma digital, de

la imagen del acta registral física; de manera que los servicios de emisión de copias certificadas de actas registrales y búsqueda de información registral sea eficiente.

DIGITACIÓN Actividad donde se realiza la tarea de digitación y el reproceso de datos

identificatorios y/o imagen.



30


1. PROCESO DEL PROCESAMIENTO DE REGISTROS CIVILES CON MICROFORM@S DIGITA@LES (NIVEL MACRO)

ETAPA DE MICROFROMAS DIGITALES

MUNICIPALIDADES PROCESAMIENTO DE REGISTRO CIVILES CON

MICROFORM DIGIT@DIGIT@LES

CERTIFICACIÓN Y REGISTRO

Micro

Archiv

o

Las Municipalidades envían actas registrales en papel RENIEC procesa las actas registrales

Las actas pueden ser gestionadas en forma descentralizada

y se obtiene la microform@ digit@l (acta digital)

1. 2. 3.

ACTIVIDADES DEL PROCESAMIENTO DE LAS ACTAS

REGISTRALES

EVALUACIÓN

PREVIA

DIGITALIZACIÒ

N Y CONTROL

DIGITACIÒN

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Sistema de Producción de Microform@s Digit@ales

Generación de

Imágenes y

Digitación

Evaluación

Registral

Evaluación

Previa

Módulos de Trabajo

Aseguramiento de la Calidad

Sistema de Gestión de la Calidad - ISO 9001



31


EVALUACIÓN PREVIA

Detalle del Procesamiento de Registros Civiles con Producción Microform@s

Digit@les

El proceso inicia cuando RENIEC recibe las actas físicas que vienen de los Registros Civiles Municipales, los mismos que son procesados con las siguientes actividades:

GENERACIÓN DE IMÁGENES Y

CONTROL DE CALIDAD DE

DIGITACIÓN



32


En el Anexo N° 04, se detalla los tipos de escáneres utilizados en la digitalización de las actas registrales.

En el Anexo N° 05 adjunto al presente documento se detalla el diagrama de flujo del Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les.

En el Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@ales, la actividad de Aseguramiento de la Calidad se encarga del control de calidad de los procesos. Esta actividad confronta los datos registrados en el Sistema Integrados de Registros Civiles con la imagen del acta registral, verificando que la data está correctamente registrada, es preciso señalar que se realizan muestras estadísticas de las actividades descritas con la finalidad de conocer la cantidad y porcentaje de Productos No Conformes y realizar las medidas correctivas que se requieran para la mejora continua de los procesos.

ETAPA DE MICROFORM@S DIGIT@LES (NIVEL DETALLE)

Luego que las actas han sido registradas, digitalizadas y con el control de calidad

respectivo, se da inicio a la etapa de generación de Microform@s Digit@les

8

FIRMA DIGITAL CONTROL DE CALIDAD

Almacenamiento Digital

El Fedatario Juramentado Informático realiza el

control de calidad de imágenes y datos consignados

en el acta digital que se encuentran almacenados en

la Base de Datos RRCC.

BASE DE DATOS DE RRCC

El Fedatario Juramentado Informático

firma digitalmente las imágenes de las

actas digitales generándose las

Microform@s Digit@les.

8.1 8.2

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS

PROCESOS



33


COMPLETO: Conserva todas sus partes (contenido

y estructura)

FIJO: No es posible variar su contenido ni estructura

FIABLE: Su contenido es cierto ya que está realizado

y certificado bajo estándares

internacionales de Certificado Digital y


PERMANENTE: El tiempo no afecta la información

contenida y se mantiene en el tiempo de manera

indefinida

REPRODUCIBLE: Ya que está almacenado en

medios digitales es posible su reproducción de

manera indefinida

DECLARATIVO: Contiene una declaración de quien

lo crea u otorga .

TRASMISION: Da a conocer y difunde información

simplemente lo suscribe.

CARACTERÍSTICAS DEL ACTA FÍSICA CONVERTIDA A MICROFORM@ DIGIT@L

Se realiza la grabación en discos ópticos no

regrabables. Lo realiza el supervisor del

Centro de Cómputo en presencia del

Fedatario Juramentado Informático (Se

realizan una copia de respaldo adicional).

Se emite el acta de conformidad.

Preparación y control de calidad de

medios portadores virtuales. Se

realizan las acciones de selección,

agrupamiento y control de archivos

que han sido convertidos a


GRABACIÓN EN

MICROARCHIVO PREPARACIÓN DE MEDIOS

PORTADORES 8.3 8.4



34


1. NUEVO PROCESO

Se ha diseñado un nuevo proceso integral de Registros Civiles que rompa los paradigmas de territorialidad y que a la vez cumpla con los estándares de seguridad a nivel internacional.3

2. NUEVO SOFTWARE

Software In HOUSE, desarrollado con Lenguaje de Programación Web JAVA y como manejador de Base de Datos Oracle 11i que integra todos los módulos o sub procesos.

3. INTEGRACIÓN CON BASE DE DATOS

Toda la información se encuentra integrada. Las actas procesadas roducción son usadas a nivel nacional en nuestras Agencias RENIEC para los trámites del DNI.

4. MICROFORM@S DIGIT@LES

Procedimiento mediante el cual las Actas Digitales llegan a tener el mismo valor legal que las actas en papel, siendo necesario que se relice la verificación y proceso previo para posteriormete sea firmado digitalmente por el fedadatario informático, de conformidad con Decreto Legislativo N

681 y con la Norma Técnica Peruana NTP 392.030-2:2005.

5. MICRO ARCHIVO

Centro de alamacenamiento donde se encuentran las microform@s digit@les generadas, en este caso, las microformas de las actas registrales. El almacenamiento se realiza en discos opticos no regrabables. RENIEC cuenta con un Certificado de Idoneidad Tecnica de Almacenamiento.

7. DOCUMENTOS NORMATIVOS

Se elaboró documentos normativos para regular el proceso en concordancia con la normativa legal las cuales han ido actualizandose constantemente de acuerdo a las oportunidades de mejora enontradas

6. CERTIFICADO Y FIRMA DIGITAL

Documento digital asignado al fedatario informático para firmar las actas digitales, garantizando su identidad a través de una clave pública y privada.

Componentes necesarios para la implementación del Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les

El Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les se encuentra soportado por

tecnología de la información digital, herramientas y recursos, según el siguiente detalle:

B. SUBPROCESO DE DECISIÓN

Mediante Proveído N° 4170-2004/JEF/RENIEC del (26ABR2004), la alta dirección aprueba el inicio del proyecto “Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les”; las primeras Oficinas de Registro y Estado Civil fueron:

Municipalidad Distrital de San Borja, con un total de 74, 299 actas registrales

Municipalidad Distrital de Surco, con un total de 124, 319 actas registrales

Estas implementaciones se realizaron con cronogramas respectivos y fueron coordinados previamente con dicha Municipalidad.

Asimismo, la Alta Dirección autorizó la cobertura presupuestal para continuar con el desarrollo del proyecto durante los años siguientes, a través de la Gerencia de Planificación Presupuesto (GPP).

Inicio



35


C. SUBPROCESO DE EJECUCIÓN La ejecución del proyecto se está realizando a través de un cronograma de cobertura en una primera etapa a las OREC´s de Lima Metropolitana, ver Anexo N° 06. Asimismo, estas implementaciones se ejecutan de manera coordinada entre RENIEC y las MunicipalidadesI a fin de lograr su efectividad. Para el desarrollo de las actividades del proyecto, así como para la asignación de funciones del personal participante del proyecto, se realizaron diversas reuniones de coordinación, tanto entre las unidades orgánicas participantes del RENIEC, como con el equipo del proyecto, cuyos acuerdos se plasmaron en actas de reunión y mesas de trabajo. Asimismo, las funciones del personal que ha venido participando en el proyecto se han ido actualizando en forma permanente mediante Memorando de asignación de funciones.

D. SUBPROCESO DE MONITOREO

Los avances de la implementación del proyecto realizadas, han sido informado en forma permanente a la Alta Dirección desde su iniciación desde el año 2005 en que se implementó Es indispensable indicar que continuamente los representantes de la Alta Dirección (Gerente y Sub Gerentes) están supervisando y monitoreando in situ la ejecución del proyecto. La realización de este proceso se realiza a través de un equipo de control el cual realizará visitas y auditorias permanentes con la finalidad de poder observar el correcto funcionamiento del procesamiento de registros civiles y detectar los problemas si es que se presentan para poder tomar las medidas correctivas de la manera más rápida y eficiente. La aplicación del Plan de Monitoreo, permitirá la evaluación periódica e integrada y permanente del proyecto, con el fin de proveer información precisa y actualizada para la toma de decisiones, durante la construcción y operación del proyecto. Por otro lado, permitirá la verificación del cumplimiento de las medidas de mitigación propuestas en las Medidas de Control, y emitirá periódicamente información a la alta dirección y responsables del proyecto, acerca de los principales logros alcanzados en el cumplimiento de las metas, o en su defecto, de las dificultades encontradas para analizar y evaluar las medidas correctivas correspondientes. Para ejecutar el monitoreo al momento de implementar el proyecto será necesario desarrollar un sistema informático que permita el procesamiento y análisis de datos. La dinámica de este sistema, requiere que el área de monitoreo se responsabilice de mantener actualizadas las bases de datos implementados. Para tal efecto, será necesario contar con personal encargado del registro e ingreso de información. En el RENIEC el proyecto se encuentra monitoreado según el plan de implementación y de seguimiento de las actividades implementadas en cada fase, con lo cual se elaboran los informes y continuamente se ven las necesidades, problemas y propuestas de mejoras en los puntos más críticos del proyecto.

3.2. RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

(1) ¿Cómo obtuvo el equipo la información necesaria para la ejecución del proyecto de

mejora? La Alta Dirección y el equipo de proyecto obtuvieron información necesaria para la ejecución del proyecto de mejora a través de distintas herramientas fuentes:

Mediante reuniones coordinadas con las diversas unidades órganicas del RENIEC, para validar las propuestas y alternativas de solución, y analizar su viabilidad y se gestionen todas las acciones requeridas para llevar a cabo la ejecución del proyecto (ver Cuadro 3.2.1):

Inicio

Inicio



36


La información necesaria para la ejecución del proyecto de mejora se obtuvo a través de distintas herramientas fuentes según el siguiente detalle:

Información almacenada en la Base de Datos de Identificación de RENIEC: casuisticas diversas recolectadas del procesamiento de trámites del DNI, en la cual se presentaban como sustentos las actas de nacimiento, matrimonio y defunción que contenían errores,enmedaduras, mutilaciones entre otros. Cuando se realizan trámites de Inscripción Extemporánea del DNI, el sub proceso de Aprobaciones solicita a la OREC donde fue registrada dicha acta le confirme la veracidad de los datos, asimismo, que no tenga otra inscripción de acta registral, lo mismo sucede con algunos casos de rectificación, este trámite demora 30 días.

Se visitaron Oficinas de Registro y Estado Civil de Municipalidades a nivel de Lima Metropolitana, Callao y de principales ciudades de los diferentes departamentos del país, obteniendo información relevante sobre: Uso de registro manual, con margen de error (omisión de datos, transcripción errada,

data ilegible). Estado de Conservación del Acervo Documentario ( custodia, mantenimiento y

conservación de los libros de actas registrales). Informacion Estadística Registral

Resultados de las encuestas realizadas a los ciudadanos, con la finalidad de percibir la satisfacción respecto al servicio recibido por las Oficinas de Registro de Estado Civil.

(2) ¿Cómo determinaron el tipo y tamaño de información a recolectar? Tomando en consideración la problemática presentada de los registros civiles a nivel nacional, mediante reuniones coordinadas con diferentes Unidades Orgánicas del RENIEC; se evaluó la necesidad de contar con información registral de las mismas (duplicidad de actas, errores en el registro de actas, tecnología, conectividad, accesibilidad, cantidad de actas y libros, costos de copias certificadas, uso de recursos internos y externos), que nos permita conocer la situación en la que efectúan sus registros civiles. Por tal motivo, para poder determinar el tamaño de información a recolectar se evaluó los siguientes tipos de información con las que el RENIEC contaba:

Se determinó el tipo y tamaño de la información basado en los volúmenes del acervo registral que contenía cada Oficina Registral de Estado Civil.

Cantidad de errores u omisiones en el registro de las actas registrales rMealizadas en las Oficinas de Registro y Estado Civil de las Municipalidades.

ÓRGANO/ UNIDAD ÓRGANICA ACCIONES

Gerencia de Planificación y Presupuesto Asignación de prespuesto Aprobación de documentos normativos: TUPA, ROF, MOF y demás documentos que correspondan.

Gerencia de Informática (actualmente Gerencia de Técnología e Información)

Elaboración de los procedimientos necesarios para automatización de los Registros Civiles; así como el desarrollo del Sistema Informático de los Registros Civiles.

Escuela Nacional de Registros Civiles e Identificación (actualmente Escuela Registral)

Mantener un Adecuado y sostenido proceso de capacitación interna a fin de desarrollar mayor capacidad de respuesta frente a las exigencias del servicio registral civil.

Oficina de Asesoría Técnica (actualmente Gerencia de Administración)

Definición de costos de un conjunto de servicios vinculados la operatividad de la actividad registral: Cuadro de Estructura de Costos de los Servicios Registrales.

Gerencia de Administración A fin de obtener en forma oportuna las licencias, permisos y demás requisitos que correspondan para la implementación y funcionamiento de las Oficinas Registrales.

Sub Gerencia de Lógistica

Disponer oportunamente de los recursos necesarios para las implementaciones que demande el proyecto.

Sub Gerencia de Recursos Humanos (actualmente Gerencia de Talento Humano)

Gestión del área de recursos humanos en los procesos de evaluación y reclutamiento del personal.

Gerencia de Asesoría Jurídica Elaboración de convenios de colaboración interinstitucional y posibles contratos con empresas de almacenamiento de archivos.

Cuadro Nº 3.2.1 Acciones a realizar por Unidades Órgánicas para la ejecución de proyecto



37


Del análisis de Pareto se determinó que el 85.5% del registro de las acta registrales realizadas en las Oficinas de Registro de Estado Civil de las Municipalidades de Lima y Provincias, evidenciando la mayor cantidad de observaciones en las actas deterioradas, perdida, centralización y demora en la entrega de ellas.

(3) ¿Cómo seleccionaron las fuentes de datos?

Las fuentes de datos se seleccionaron de las bases de datos de RENIEC de acuerdo al volumen de información, tales como:

La fuente de datos fue seleccionada y trabajada por la comisión de incorporación , realizándose diversas tareas para recopilar la información mas importante qe sirva de referencia para la implementacion de la solución.

Reportes de Identificación del RENIEC. http://www.sio.reniec.gob.pe

(4) ¿Cómo verificaron que la información no tuviera errores y cómo resolvieron la falta o deficiencia de la información?

La verificación de la información se dio desde el inicio del proyecto, y en las etapas de desarrollo del proyecto de mejora, conforme a la metodología empleada.

Se contó con información recopilada propia de la institución y proveniente de estadísticos reportados por el INEI y Municipalidades, se realizó un análisis comparativo de los mismos a fin de su verificación y caso de encontrar diferencias se realizaban proyecciones.

La información recolectada de las municipalidades ha sido trabajada en campo, realizado por personal especialista y técnico, siendo monitoreado y supervisado constamente. Sobre lo expuesto en el párrafo precedente, se puede señalar que la información obtenida de las Oficinas de Registro y Estado Civil en las visitas de campo no presentaron errores, lo cual se comprobó cuando se incorporó al RENIEC la Oficina Registral de Estado Civil de San Borja.

Es importante indicar que la información almacenada en la base de datos de registros de identificación del RENIEC pasa por procesos de calidad que garantizan la información sin errores.

(5) Explicar cómo analizaron la información recolectada para la selección del proyecto de mejora. Incluya el análisis de la situación actual contra las expectativas de clientes tanto internos como externos, de la magnitud de la brecha existente entre la situación actual y la situación deseada; y presente un listado de posibles proyectos de mejora identificados. Esta nueva estrategia del proyecto de mejora se realizó sobre la siguiente información recolectada:

La Información recolectada de las Oficinas de Registro de Estado Civil de las Municipalidades visitadas, del cual se obtuvieron las siguientes cantidades:

Cuadro Nº 3.2.2: Observaciones detectadas en el proceso de depuración de actas registrales al 2013

http://www.sio.reniec.gob.pe/



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En este cuadro se observa que producto de la no integración de los registros civiles se ha detectado 885, 833 actas observadas afectando la identidad de ciudadano. Asimismo se tan detectado 206, 591 dobles y múltiples inscripciones.

También se ha considerado los siguientes factores como parte del análisis de la información: Costo y tiempo que le demanda al ciudadano tener que trasladarse hasta el lugar

origen donde se encuentra el acta para obtener una copia certificada o rectificación (S/. 300.00 por gasto de viaje).

Ahorro de recursos por integración de información (actualización de registros de fallecidos, solicitud de confirmación de datos en OREC que es atendido en 30 días).

Dicha recolección de información permitió realizar el análisis de la situación actual contra las expectativas de clientes internos como externos, teniendo como resultado final que podrían obtenerse las siguientes mejoras: Eliminar las observaciones existentes en las actas producto del registro manual. Eliminar los posibles dobles o múltiples inscripciones que vulneran al estado peruano. Las copias certificadas de actas registrales son obtenidas instantáneamente sin

necesidad que el ciudadano viaje hasta el lugar de origen donde fue registrada (ahorro aproximando de S/. 300.00 por viaje).

Reducción del tiempo de registro de 30 minutos a 10 minutos. Optimización de procesos internos y ahorro de recursos Institucionales.

La evaluación de las alternativas de solución se realizó en el punto A.3 correspondiente al desarrollo del método (página 29).

3.3. HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD

(1) ¿Cómo analizó el grupo la pertinencia de utilizar determinadas herramientas para la gestión del proyecto de mejora?

El grupo analizó el uso de herramientas de calidad de acuerdo a la Norma Administrativa Interna NAI-025-GIE/001 sobre “Investigación y Desarrollo para la Innovación Tecnológica en RENIEC”; en esta NAI las herramientas de calidad están identificadas como técnicas a usar en cada etapa del método. En este proyecto se usaron algunas herramientas básicas que han sido ampliamente adoptadas en las actividades de mejora de la Calidad y utilizadas como soporte para el análisis y solución de problemas operativos dentro de la institución, aplicando las Herramientas básicas de calidad.

(2) ¿Qué ventajas y desventajas encontró el grupo de usar las herramientas escogidas? Las ventajas y desventajas que se encontraron en el uso de las herramientas de calidad más utilizadas fueron las siguientes: Las herramientas usadas en este proyecto según necesidad son: Diagrama de Ishikawa, Diagrama de Pareto, Diagrama de Flujo, Comparativo de alternativas, Pronósticos y Mapa de Procesos detallados en los anexos adjuntos.

HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD Y

TÉCNICAS VENTAJAS DESVENTAJAS

Mapa de Procesos Ayudo a tener un enfoque sistémico de los procesos que intervienen en la solución de esta problemática y su interrelación con los clientes internos y externos.

Requirió apoyo de especialistas en gestión por procesos para un mejor aprovechamiento de la herramienta.

Diagrama Pareto

Permitió determinar que el 85.5% de los problemas que se debían solucionar era 1) Deterioro de las Actas Registrales 2) Pérdida de las Actas Registrales 3) Centralismo (copias certificadas solo en lugares de origen ocasionando gastos en el traslado -viajes) 4) Demora en la entrega (además de realizar el viaje, las

Indirectamente se restaba prioridad a problemas menos frecuentes pero de mediano impacto.



39


3.4. CONCORDANCIA ENTRE EL MÉTODO Y LAS HERRAMIENTAS

(1) ¿Cómo asegura el uso adecuado en el proyecto de cada una de las herramientas empleadas a lo largo de las diferentes etapas del método de solución de problemas? Al aplicar el método de solución de problemas establecido en la organización, se utilizaron la mayoría de las herramientas de calidad recomendadas para cada etapa del método, comprobando en la práctica que eran acordes a la necesidad de la tarea específica desarrollada por cada integrante del equipo. Sin embargo, el uso adecuado de las herramientas empleadas era asegurado por el trabajo de revisión y discusión en equipo en el que se compartía entre todos los miembros, las ventajas y desventajas que se habían encontrado con el uso de las herramientas y técnicas, surgiendo así la retroalimentación de experiencias entre todo el equipo, y en algunos casos se recomendaba una combinación de herramientas en las etapas del método aplicado.

La información proveniente del diagrama de Pareto, pronósticos y mapa de procesos fue

evaluada por la Gerencia de Planificación y Presupuesto. La información proveniente del diagrama de Flujo, Ishikawa fue evaluada y coordinada

con div ersas unidades órganicas: Gerencia de Planificación y Presupuesto, Gerencia de Procesos y Gerencia de Informática, asegurando el uso adecuado de estas herramientas.

OREC demoraban entre 24 horas a 03 días)

Pronósticos

Permitió proyectar los beneficios para los clientes externos e internos, así como también los costos de implementación del proyecto.

La información es de proyección.

Diagrama Causa Efecto (Ishikawa)

Facilitó la discusión grupal para identificar y analizar las causas raíz de los potenciales problemas durante la planificación y para resolver los problemas, se determinó el problema central (pérdida, adulteración de actas registrales, centralismo -copia certificada solo en lugar de origen de inscripción- costos de traslado, tiempo empleado para el trámite.

Para los problemas más complejos requirió de facilitadores y expertos en el tema tratado para priorizar y consensuar.

Diagramas de Flujo

A través de gráficas, símbolo y formas permitió crear el flujo de procesos para el “Procesamiento de Registro Civiles con Microform@s Digit@les". Sirvió como una herramienta de comunicaciones entre los órganos Institucionales.

En algunos casos muy técnicos, el diagrama era enredado y requería de mucho orden en la representación gráfica para su entendimiento.

Comparativo de

Alternativas

Permitió evaluar y seleccionar la mejor alternativa a implementar como solución a la problemática planteada. Esta evaluación se realizó a través de factores de evaluación e impacto sobres las expectativas del cliente interno y externo.

Se requirió la participación de las diferentes áreas y especialistas.



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4. GESTIÓN DEL PROYECTO Y TRABAJO EN EQUIPO

4.1 CRITERIOS PARA LA CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO

(1) ¿Cómo y cuáles fueron los criterios de selección de los integrantes del equipo? Con Memorando Múltiple N° 060-2004-JEF/RENIEC del 14MAY2004, la Alta Dirección establecio los lineamientos y acciones a seguir que permitan identificar las fortalezas y debilidades en el desempeño de las funciones de cada colaborador, a fin de implementar un plan de acción que contribuya con la optimización del servicio en cada órgano y unidad órganica y las competencias individuales del personal.

Mediante Memorando Múltiple N° 002-2005-GP/SGPRC/RENIEC de fecha 24ENE2005, el Líder del Proyecto en coordinación con las áreas involucradas, designó el equipo para la investigación y desarrollo, ejecución y monitoreo del proyecto, considerando los criterios siguientes:experiencia profesional, la capacidad de análisis, la capacidad de trabajo en equipo y compromiso, la disponibilidad del tiempo, capacidad de poder establecer relaciones interpersonales satisfactorias, iniciativa, tenacidad y optimismo.

(2) ¿Tuvieron en cuenta la temática a tratar, las experiencias y conocimientos de los potenciales miembros y los objetivos de la organización, entre otros criterios? Explique cómo. La temática a tratar fue el primer aspecto a considerar en la conformación del equipo de proyecto, por la necesidad de entender temas especializados y así poder asegurar la buena comunicación al interior del equipo. La experiencia y conocimiento en los miembros del equipo constituyeron el soporte para lograr los objetivos del proyecto, porque minimizaban el riesgo en las estimaciones de tiempos y en la calidad de los entregables.

Se verificó a través la experiencia profesional, experiencia de trabajo en los procesos del RENIEC, participación en algunos proyectos, además de que las experiencias y conocimientos estén acordes a las necesidades de este proyecto y se ajusten a los objetivos del RENIEC, a fin de asegurar la motivación entre los miembros del equipo.

Estas consideraciones, permitió conformar a los integrantes principales del proyecto, que debían contar con experiencia y conocimiento especializado en desarrollo de rectificación administrativa y normativa de registros civiles, gestión de procesos, análisis de sistemas y nuevos servicios.

(3) ¿Cómo se aseguró, una conformación balanceada del equipo para el mejor aprovechamiento de los conocimientos y experiencia de cada miembro.

Se aseguró una conformación balanceada del equipo, analizando su experiencia y teniendo en cuenta la especialización de cada miembro del equipo en: Normativa de Registros Civiles y Rectificaciones Administrativas, Mejora Continua y Calidad, Análisis de Sistemas y Nuevos Servicios, Seguridad de la Información, Unidad Orgánica de Procedencia y funciones desempeñadas en las mismas, Tiempo de experiencia laboral y conocimiento del negocio del RENIEC. En el Anexo Nº 07 se detalla la conformación balanceada del equipo de proyecto de mejora considerando sus especialidades que son necesarios para el buen funcionamiento.

4.2 PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

(1) ¿Cómo definió el equipo el objetivo del proyecto? El equipo de proyecto definió el objetivo del proyecto al relacionarlo directamente con el objetivo de prioridad 2 “ Desarrollo y Consolidación del sistema de Registros Civiles, contemplado en el Plan Estratégico Institucional 2004-2006 y que actualmente sigue su vigencia.

Para definir el objetivo del proyecto el equipo consideró la problemática existente respecto a la no integración de los registros civiles del Perú, que conllevaba a generar información inconsistente de nacimientos, matrimonios y defunciones, asimismo, tiempo y costo elevado en los procesos internos y externos. Luego, luego se planteó las alternativas de solución



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que permitió identificar el objetivo de integrar los registros civiles con mayor velocidad a través del proyecto “Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les”.

Asimismo, para el equipo fue valioso lograr un proyecto que cubra y mejore las deficiencias presentadas en costos elevados y tiempo excesivo, para el trámite de actas certificadas realizado en las OREC Municipales, las metas a considerar respecto al objetivo del proyecto son: Ahorro de tiempo para el ciudadano. Incrementar la seguridad de las actas generando microformas digitales. Reducir costos por obtener una copia certificada en provincia (ahorro de S/.300.00 en

promedio para el ciudadano). De fácil acceso y disponibilidad para el ciudadano. Simplificación de procesos internos. Simplificación Administrativa

(2) ¿Cómo desplegó las actividades necesarias para alcanzar el objetivo? Se asignó funciones o responsabilidades desde el alcance del proyecto a las unidades involucradas, según competencia de las unidades orgánicas participantes. Asimismo las actividades se desplegó a través de reuniones de trabajos, correo de coordinación y también a través de la documentación gestionada para garantizar el cumplimiento de plazos y efectividad de la implementación.

(3) ¿Cómo planificó dichas actividades? Se diseñó un plan de trabajo donde, además de la asignación de las responsabilidades, se establecieron plazos, indicadores y metas, así como un cronograma de trabajo que incluía las actividades de diseño, monitoreo y evaluación, siendo la técnica y herramienta principal el “Juicio de Expertos” de los propios miembros del equipo, que fueron incorporándose progresivamente, además de la participación clave de los grupos de interés. El Cronograma de Trabajo fue aprobado por la Alta Dirección mediante Proveído N°2560-2004/JEF/RENIEC de fecha 19ABR2004, y difundido a todos los órganos involucrados. En el Anexo N°08 se detalla el cronograma de actividades del proyecto.

(4) ¿Cómo definió los plazos de ejecución y asignó responsabilidades y recursos? Los plazos se definieron concertando con los miembros del equipo, determinando entre ellos los tiempos estimados para el desarrollo de cada fase o actividad. La responsabilidad de cada actividad se hizo de manera voluntaria según la competencia de cada integrante en determinada materia, o la asignación de la misma por parte del líder del proyecto a la persona más capaz en el desarrollo de la actividad. Los recursos que se usaron para el desarrollo de las funciones encargadas para cada miembro del equipo fueron puestos a disposición por la institución, siendo estos: equipos informáticos, material de escritorio, programas, etc. En el Anexo N°09, se detalla el cronograma de actividades del proyecto con plazos, responsabilidades y cronograma de implementación.

4.3 GESTIÓN DEL TIEMPO (1) ¿Cómo aseguró el grupo el cumplimiento de los plazos previstos en el proyecto?

Antes de iniciar el proyecto se diseñó un cronograma de trabajo, éste fue elaborado y aprobado por los miembros del equipo de trabajo, asegurando de esta manera el cumplimiento del mismo en los plazos establecidos.

Además se incluyó un cronograma de reuniones donde se realizó el seguimiento de los avances de las tareas encomendadas para cada miembro del equipo, además de existir de por medio un compromiso personal desde que aceptaron integrar el equipo y por último durante todo el proceso la Alta Dirección se integró a este proyecto realizando el seguimiento del cumplimiento de cada etapa comprometida.

(2) Explique la planificación detallada con las metas de equipo y miembro, la preparación de agendas, el manejo de las comunicaciones previas y posteriores a cada reunión, el seguimiento a los acuerdos y los mecanismos de retroalimentación en relación a la efectividad de las reuniones y al cumplimiento de los plazos.



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Los mecanismos ejecutados para lograr el cumplimiento de las tareas encomendadas a cada unidad orgánica involucrada en el proyecto, fue la de una constante comunicación haciendo uso de herramientas para tal fin como: teléfonos IP, correos electrónicos y a través del sistema integrado de trámite documentario, donde se compartía con todo el grupo los informes, oficios, cartas y otros documentos relacionados con el proyecto. Del mismo modo, se controló los avances y cumplimiento de los acuerdos y plazos, conforme los siguientes pasos:

Elaboración y aprobación del cronograma.

Los cambios que se requieran en el cronograma del proyecto, generalmente por interés del equipo de proyecto, fueron solicitados y/o trasladados por el Jefe del Proyecto y coordinado con las demás áreas internas y externas para su aprobación.

Una vez aprobado el cambio en el alcance y/o cronograma, se actualizó el cronograma con los cambios aprobados formando parte del Enunciado del Alcance del Proyecto.

4.4 GESTIÓN DE LA RELACIÓN CON PERSONAS Y ÁREAS CLAVE DE LA ORGANIZACIÓN

(1) ¿De qué manera el equipo logró la colaboración y apoyo de personas y áreas clave de la organización con el objetivo de facilitar el desarrollo y éxito del proyecto? Facilidades al equipo otorgado en la aprobación del proyecto:

La Alta Dirección brindó las facilidades al equipo de proyecto de mejora, para el desarrollo del mismo, con la participación de las áreas directamente involucradas.

Al identificar la importancia del proyecto, la GPP realizó las coordinaciones respectivas con la Alta dirección para la asignación del presupuesto respectivo.

Se logró la colaboración de los órganos y unidades orgánicas claves de la organización, que mediante su participación anticipada permitió planificar el trabajo en toda su estructura.

La Gerencia de Informática se encargó del desarrollo del software necesario para su funcionamiento.

El buen clima organizacional facilitó la participación proactiva y compromiso de las personas directamente involucradas de las distintas unidades orgánicas.

La GPP y la GAJ apoyaron con la aprobación del procedimiento respectivo.

4.5 DOCUMENTACIÓN (1) ¿Qué documentos utilizaron para gestionar el proyecto? Tales como actas de

reuniones, informes, estudios y registros de la labor del equipo. Los documentos que se utilizaron para gestionar el proyecto son los siguientes: Informes

Técnicos, Documentos Normativos y de gestión interna que facilitaron las comunicaciones oficiales, Actas de reuniones, Comunicación electrónica vía correo institucional para las coordinaciones internas y con proveedores externos, válidamente aceptado entre las partes, Cronogramas, flujogramas, esquemas gráficos, tablas.

(2) ¿Cuáles fueron los criterios para el manejo de la documentación? El manejo de la documentación se realiza según el procedimiento de comunicaciones

escritas y el Sistema Integrado Administrativo de Trámite Documentario que permite emitir, recibir y dar seguimiento de la gestión realizada.

(3) ¿Cómo definieron responsabilidades en materia de redacción y mantenimiento de la documentación, la existencia de formatos adecuados para los registros, el control y distribución de la documentación? Refiérase además a toda la documentación de soporte que que utiliza el equipo y el uso de registros que de ella se derivan.

Se definieron responsables para la redacción, registro, control y mantenimiento de la documentación, por grupos de documentos: Gestión de proyecto, Gestión administrativa interna y datos, Consolidación de Información, Gestión del Sistema Informático

El control y la distribución de la documentación se facilitaron a través del Sistema de

Trámite Documentario (STD), correo electrónico, intranet y el compartimiento de carpetas para el proyecto. El STD proporciona los formatos a utilizarse para cada tipo de documento y actúa como un administrador de la documentación, solo los autorizados pueden ingresar y



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ver toda la trazabilidad de los documentos generados; asimismo, en las reuniones se utiliza el formato Acta de Reunión o Mesa de Trabajo.

5. CAPACITACIÓN

5.1 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN DEL EQUIPO (1) ¿Cómo identificaron las necesidades de capacitación de los miembros del equipo?

El RENIEC, cuenta con un Sistema de Gestión de Capacitaciones implementado que se inicia con un diagnostico de necesidades y culmina con el impacto de las capacitaciones. Bajo el enfoque de “Juicio de Expertos”, es preciso señalar que los integrantes del equipo cuentan experiencia en temas registrales; no obstante a ello y con la finalidad de fortalecer sus conocimiento en diversas especializaciones se realizó el diagnostico de necesidades de las capacitaciones para cada integrante del equipo, tomando en consideración los lineamientos que se detallan a continuación, comunicadas con el Oficio Circular N°030-2004-DIA/ENRECI/RENIEC de fecha 18DIC2004:

LÍNEA DE CAPACITACIÓN: se han establecido las siguientes: Línea de Registros Civiles e Identificación: capacitacion orientada a la formación, actualización, perfeccionamiento y especialización en materia registral y de identificación des las personas. Línea de Gestión Administrativa: capacitación orientada a la formación, actualización, perfeccionamiento y especialización en temas relativos al conocimiento y manejo de gestión pública, que se requieren conocer para un adecuado desempeño en el RENIEC. Línea de desarrollo humano: capactiacón orientada a lograr la motivación en el trabajo del personal del RENIEC; así como la formción de valores y desarrollo de inteligencia emocional en el trabajo.

PERFIL DE COMPETENCIAS SEGÚN LÍNEA DE CAPACITACIÓN: se refiere al conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que se espera debe alcanzar el trabajor luego de finalizada la capacitación propuesta.

En ese sentido, las necesidades de capacitación de los miembros del equipo se identificaron a partir de la naturaleza del proyecto, la misma que fue de manera integral, involucrando a los procesos y tomando en consideración el perfil multidisciplinario del equipo se capacitaron en los siguientes temas: herramientas de calidad, seguridad de información, gestión de procesos, aspectos técnicos de registros civiles, aplicación adecuada de métodos y herramientas a cada proceso de cambio planteado; con la finalidad de fortalecer sus conocimientos.

(2) Explique cómo se prepararon para abordar el proyecto. Se debe de tener en cuenta capacitaciones en el tratamiento de la formación en técnicas de solución de problemas, herramientas de la calidad, trabajo en equipo, liderazgo, así como en los aspectos técnicos específicos del proyecto. Para abordar el proyecto se ha tenido que disponer de los conocimientos y habilidades profesionales, ya adquiridos y desarrollados por cada uno de los miembros del equipo, a través de su formación personal en universidades o centros de educación superior, y de cursos de capacitación gestionados por la institución, orientados a las soluciones tecnológicas implementadas en sus operaciones.

En relación a los temas de la capacitación estos se dieron en 2 grupos de trabajo: 1. Personal operativo del Proyecto.- Se realizó un cronograma anual de capacitaciones

en la cuales se les daba los conocimientos necesarios para un desarrollo del proyecto al implementarse:Producción de Microform@s Digit@les, Evaluación de Actas Registrales Históricas, Reglamento de Organización y funciones de 1937, Grafotecnia, Código Civil de 1936, Procesamiento y evaluación de actas históricas, Regulación de las nuevas directivas aprobadas sobre reposición, inutilización, estadística de hechos vitales y actos modificatorios del estado civil, rectificación y reconstitución, Criterios o posturas institucionales respecto a rectificaciones o regularizaciones de actas registrales, Uso y aplicación de las tablas de observaciones.

2. Personal de Gestión del Proyecto.- Se realizaron capacitaciones en los siguientes temas: Interpretación de Norma ISO 9001:2000 “Sistema de Gestión de la Calidad –



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Requisitos, Código Civil 1936, Taller de Microform@s Digitales y Producción de imágenes Digitales, Requisitos de Idoneidad técnica para la producción de Microform@s, Procedimientos Administrativos y Evaluación de Actas Registrales, Herramientas para la Gestión de la Calidad, Organización y Administración de Archivos, La Firma Digital en el Perú a cinco años de su vigencia, Gestión Administrativa, Liderazgo y Trabajo en Equipo, Seguridad de la Información

(3) Explique cómo se desarrolló el análisis de la brecha existente entre los conocimientos, experiencia y/o habilidades necesarias para la ejecución del proyecto y el nivel actual de cada uno de los miembros del equipo.

Para el análisis de la brecha existente entre la situación inicial y el estado actual, se realizó una evaluación de capacidades, experiencia y conocimientos de cada uno de los integrantes del equipo, permitiendo identificar los puntos débiles a ser mejorados a través de capacitaciones, reforzándose los puntos fuertes, los cuales nos condujo a la mejora de las competencias del equipo, además cada miembro enfocó sus carencias específicas como reto de autoaprendizaje y/o perfeccionamiento, factibles de resolver mediante lecturas de textos o manuales técnicos a través de nuestro Centro de Documentación, consultas en fuentes del Internet, así como intercambio de experiencias con colegas de profesión, estudios grupales y consultas a expertos internos y externos.

5.2 EVALUACIÓN E IMPACTO DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN (1) Qué procedimiento utilizaron para evaluar el impacto de la capacitación realizada para

la mejora del desempeño del equipo?

El procedimiento utilizado para evaluar el impacto de la capacitación se realizó siguiendo los lineamientos de la normativa NAI-275-CAER/SGIA/001 “LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA EN EL PROCESO DE ENSEÑANZA – APRENDIZAJE” en la cual se describe que la sub Gerencia de Investigaci ón Académica evalúa la capacitación sobre la base de tres niveles:

a. Nivel de Reacción, en el primer nivel de evaluación se determina la satisfacción de los participantes respecto de los diversos elementos que intervienen en el proceso educativo.

b. Nivel de Aprendizaje inmediato, en el segundo nivel de evaluación se mide lo aprendido en el aula, a partir de las calificaciones obtenidas en el campo e lo cognitivo, de las habilidades y/o las actitudes, lo cual permitirá establecer el nivel e aprendizaje según las características del perfil del participante.

c. Nivel de Aplicabilidad, en el tercer nivel de evaluación se establece el grado de éxito o fracaso que logro el diseño y formulación del programa de capacitación durante el año. Se busca medir la aplicación de lo aprendido por parte del capacitado y su impacto en el entorno inmediato de trabajo.

Los resultado de la Evaluación de Impacto se hace de conocimiento a los integrantes del equipo como parte de su retroalimentación y mejora continua.

En el modelo de gestión que utiliza el RENIEC considera al talento humano como una pieza clave para alcanzar sus objetivos institucionales. Por ello, cuenta con lineamientos institucionales que permiten ejecutar la evaluación del desempeño, medición del clima laboral y efectuar programas respecto, al servicio de bienestar y asistencia social a favor del trabajador, con la finalidad de incrementar su compro miso con la Institución.

(2) De qué manera la información de la evaluación del impacto de la capacitación es utilizada para retroalimentar el diseño de futuras actividades de capacitación? En mérito al Plan de Capacitación Anual que se elabora de acuerdo a las necesidades identificadas por los diferentes Órganos del RENIEC, la Escuela Nacional de Registros del Estado Civil e Identificación (ENRECI), en la actualidad Escuela Registral (ER), aprueba y ejecuta los cursos solicitados; luego de ello realiza una evaluación de impacto a fin de determinar el grado de aprendizaje obtenido, que le ayudará en el desempeño de sus actividades. La información de esta evaluación se utilizó en primer lugar por la comunicación de los resultados a las personas capacitadas, posteriormente se les indicó las debilidades que tenían a fin de mejorar en el tiempo. Consecutivamente esta información es utilizada a través del involucramiento de los miembros del equipo en nuevos proyectos que requieran los conocimientos adquiridos y el juicio experto ganado con la experiencia directa. Asimismo, estas personas son



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aprovechadas al interior de la organización para que compartan sus conocimientos con sus demás colegas. Así mismo la obtención de estos resultados servirán para ir potenciando la capacidad de cada uno enviándolos a diversos cursos de mejora.

6. INNOVACIÓN

6.1 AMPLITUD EN LA BÚSQUEDA DE OPCIONES Y DESARROLLO DE ALTERNATIVAS (1) Cómo el equipo recopiló y analizó información relacionada con los objetivos del

proyecto? Se desarrolló el levantamiento de información respecto a la problemática en las actas registrales y se realizó el análisis de las soluciones sistemáticas que permitan la ampliación de los servicios que brinda la organización, simplificándolos, y extendiéndolos en beneficio de los ciudadanos. Asimismo, referente a la problemática de inseguridad de las actas registrales por deterioro o algún hecho fortuito, se recopilo información sobre esquemas solucionadores, teniendo como alternativa el Decreto Legislativo N° 681 y 827, Decreto Supremo N° 052-2008-PCM y la NTP 392.030-2:2005. Esta norma técnica peruana establece la forma como implementar un proceso sistemático para que los documentos digitales tengan el mismo valor probatorio que un documento en papel. La elaboración del proyecto, fue también producto de la innovación y mejora continua, donde siempre se están desarrollando nuevos servicios para el ciudadano, en este caso, se evaluó que existía una gran necesidad de los peruanos por solucionar problemas de acceder a sus copias certificadas de forma descentralizada inmediata y cumpliendo mecanismos de seguridad a las actas registrales, que dieron como resultado a “Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les”.

(2) ¿Cómo el equipo desarrolló alternativas de solución de bajo costo, comparadas con otras soluciones convencionales o de menor beneficio? Explique las alternativas analizadas. El análisis de las alternativas de solución del proyecto se desarrollaron teniendo en cuenta diversos factores de costo y tiempo en beneficio para el ciudadano y la institución, según los siguientes mecanismos:

Costo del Procesamiento : se ha solicitado propuestas de terceros para evaluar los costos y tiempo de implementacion

Total Costo de Procesamiento de Actas Registrales con Microform@ Digit@l : Se ha realizado un costeo de los recursos usados para el procesamientode un acta, en el levantamiento de información se ha visitado las áreas de la cual se ha recopilado dicha información

Reuniones de trabajo, visita de proveedores, opiniones de especialistas de fedatios informáticos RENIEC y externos

Ahorro de costos para el ciudadano para obtener una copia certificada / Ahorro de costos para el ciudadano en realización de su trámite DNI.

A través de encuestas a ciudadanos se llego a determinar el tiempo y costo que les demandaba obtener una copia certificada de sus actas afectando su economía.



46


6.2 ORIGINALIDAD DE LA SOLUCIÓN PROPUESTA (1) ¿De qué manera el equipo buscó y analizó soluciones no convencionales, para

romper paradigmas, usando la creatividad de sus integrantes? El equipo del proyecto realizo un análisis inicial de la situación en la que se organizaban las Municipalidades en relación a su acervo documentario encontrándose con grandes deficiencias: búsqueda manual de actas, falta de seguridad física y jurídica, limitación jurisdiccional, etc. La originalidad del modelo desplegado en RENIEC es que está diseñado para procesar la información soportada en actas regístrales de diferentes tamaños, con diversa escritura, tipo de papel permitiendo que la información se integre y esté disponible en línea. Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les es la combinación ideal de tecnologías de vanguardia a nivel mundial con la normatividad legal de Perú. Luego de investigaciones realizadas, RENIEC ha tenido que combinar perfectamente las bases legales y tecnológicas de Microformas Digitales, Firmas y Certificados Digitales con desarrollo de software, creación de nuevos procesos, integración con bases de datos, almacenamiento en microarchivos, conectividad e infraestructura de las OREC, para recién tener como producto final, la integración de los registros civiles del Perú, donde las actas de nacimiento, matrimonio y defunción serán registrados en línea y convertidas a microformas digitales. Esta innovación ha mejorado el proceso de identificación y la atención de los ciudadanos en las OREC y OR’s RENIEC a nivel nacional. Los objetivos del proyecto estuvieron basados en el ahorro de tiempo para el ciudadano, inmediatez en la obtención de su acta registral y ahorro de dinero, ventajas que no se dan

Cuadro 6.1.1 Comparación de Alternativas de Solución con indicadores

FACTOR

Tercerización del

servicio de

procesamiento de

Actas Registrales

Procesamiento de

Actas Registrales

sin Valor Legal

Procesamiento de Registros

Civiles con Microform@s

Digit@les

Tiempo de Procesamiento de actas

registrales01 año 01 año 01 año

Cantidad de Actas que se procesarían 22,229,652 22,229,652 22,229,652

Valor por procesamiento de una Acta

Registral4.05 3.23 3.23

Servicio de certificación de 01 microforma 0.13 0 0.13

Total Costo de Procesamiento de Actas

Registrales con Microform@ [email protected] 3.23 3.36

Tiempo de atención de una copia certificada

de acta (incluido traslado de ciudadano)1 hora 1 hora 1 hora

Tiempo de Procesamiento de trámites DNI

(extemporáneos)2 días 2 días 2 días

Ahorro de costos para el ciudadano para

obtener una copia certificadaS/. 300.00 S/. 300.00 S/. 300.00

Ahorro de costos para el ciudadano en

realización de su trámite DNIS/. 15.00 S/. 15.00 S/. 15.00

Seguridad y Calidad del Producto Regular Regular Muy bueno

Accesibilidad para la Identificación Regular Bueno Muy bueno

Integración del registro civil Bueno No recomendable Muy Bueno

NIVEL DE IMPACTO(REGULAR

IMPACTO)(MENOR IMPACTO) (MAYOR IMPACTO)



47


en los trámites realizados ante Municipalidades puesto que la carga de tiempo y costos para el ciudadano suele ser muy elevados y burocráticos. En este sentido, Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les es un producto ORIGINAL, debido a que somos uno de los primeros países a nivel Latinoamericano en integrar los registros civiles a nivel nacional que cuenten con valor legal y eficacia jurídica.

(2) ¿Cómo comparó y verificó la validez y los beneficios que reportaría la solución propuesta comparada con otras opciones? Se comparó básicamente los beneficios que daban al ciudadano y al RENIEC cada una de las alternativas, se valorizo a) Reducción de tiempo para oobtención de copias certificadas de actas registrales, b) Eliminación de gastos por traslado al lugar donde se generó el acta registral, c) Mayor Seguridad Jurídica y d) Simplificación Administrativa. Teniendo en cuanta los Objetivos Institucionales y la Política de Calidad del RENIEC la prioridad con el proyecto fue buscar la atención al ciudadano que origine satisfacción la realización de sus trámites.

6.3 HABILIDAD PARA IMPLANTAR SOLUCIONES DE BAJO COSTO Y ALTO IMPACTO (1) ¿Cómo el equipo aseguró una adecuada implantación de la solución?

En este sentido, el RENIEC tiene como política agenciarse con personal altamente calificado en todos los ámbitos de su quehacer institucional, desde las áreas informáticas, presupuestales, administrativas, de recursos humanos, imagen corporativa, asesoría jurídica, capacitación e investigación educativa, etc., hasta aquellas más operativas, y que no obstante también requieren de un alto grado de calidad, compromiso y conocimiento de los procesos. Siendo así, al momento de formarse el equipo encargado de la implementación del proyecto de mejora, cada uno de sus integrantes, desde su especialidad y materia de competencia, se encontraba en la capacidad de contribuir con la implementación de la solución. Una suma de talentos multidisciplinarios, emanados de una política institucional comprometida con la calidad y la excelencia, que poseía las cualificaciones necesarias para la puesta en marcha y confección del Proyecto, desde la determinación del problema y la necesidad de la que se deriva el Proyecto, pasando por la elaboración de los objetivos, viabilidad, elaboración y aplicación del piloto, evaluación y resultados, hasta la ejecución del producto final Con esta práctica RENIEC ha logrado la implementación de “Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les” que trasciende los procesos de sistematización dando inicio a la simplificación de trámites, con ello se ha logrado:

Obtención de copias certificadas de actas registrales en menos tiempo, los ciudadanos que requerían copias de su acta registral, tenían que esperar entre 01 a 03 días, ahora al encontrarse el acta digitalizada (Microform@s Digit@l) en el Sistema de Registros Civiles de Reniec, la impresión de la misma se realiza de manera inmediata en 05 minutos en cualquier Oficina Registral y PVM del RENIEC a nivel Nacional obteniendo el ciudadano la copia certificada en menos tiempo.

Eliminación de gastos por traslado al lugar donde se generó el acta registral, los ciudadanos no tienen que trasladarse al lugar de origen donde se realizó la inscripción del acta registral. (S/. 300.00 de ahorro en promedio por viaje).

Mayor Seguridad Jurídica, las actas registrales (digitalizadas) se encuentran en la base de datos del Sistema de Registro Civil, las cuales constantemente pasan por un proceso de validación de los datos ingresados en la misma, con lo cual se evitan y se detectan las dobles o múltiples inscripciones, adulteraciones, falsos registros o cualquier acto ilegal relacionado al mismo, dándole la seguridad al ciudadano para realizar diversos trámites de índole registral con seguridad jurídica.

Simplificación Administrativa, beneficio para el ciudadano en la obtención del DNI, toda vez que no es necesario que presenten su acta de nacimiento o matrimonio para obtener el DNI con la rectificación o inscripción solicitada, ya que estas se encuentran almacenadas en la Base de Datos (S/. 15.00 de ahorro en promedio por cada acta).

Eliminación de Duplicidad de inscripciones, eliminación de múltiples inscripciones mientras se procese más OREC a nivel nacional. El Sistema validará en tiempo real con todos los registros realizados a nivel nacional, permitiendo detectar posibles múltiples inscripciones.



48


El Procesamiento de Actas Registrales con Microform@s Digit@les, no solo se procesan las actas registrales producto de la Incorporación del acervo documentario de las OREC Municipales al RENIEC, sino que tienen diversos orígenes (contenedores), con lo cual RENIEC ha ampliado su base de datos. Los procesos de recepción son los siguientes:Incorporación, Reposición Ley 29312, Reinscripción, Repliegue de Actas Reserva, Repliegue de Decreto de Urgencia N° 044-2010,y Nuevas Inscripciones En este sentido, a continuación se detalla los mecanismos usados para asegurar una adecuada implantación del proyecto de mejora:

Selección de personal con competencias, alta experiencia y compromiso.

Uso de la metodología de Investigación para la Planificación e Innovación, que poseía las cualificaciones necesarias para la puesta en marcha y confección del Proyecto, desde la determinación del problema y la necesidad de la que se deriva el Proyecto, pasando por la elaboración de los objetivos, viabilidad, elaboración de alternativas de solución, proceso operativo, ejecución y evaluación y resultados.

Realización de reuniones de coordinación constante entre las áreas operativas y planificación para el buen direccionamiento del proyecto.

(2) ¿Cómo el equipo garantiza que la solución implementada es de bajo costo y alto impacto?

La solución es de bajo costo porque se aplicó estándares de Hardware/Software, de manera tal que la solución sea tecnológicamente interoperable (condición mediante la cual sistemas heterogéneos pueden intercambiar procesos o datos), y no requiera costos de interfaces de comunicación entre diferentes tecnologías afines. El RENIEC es una organización moderna, que cuenta con el recurso humano especializado en innovación tecnológica y aplicativos necesarios para desarrollar nuevas herramientas informáticas, siendo así que el Proyecto de Mejora es creado por la Institución, no involucrando recursos en la contratación de terceros para la implementación de este tipo de proyectos tecnológicos; adicional a esto, el Proyecto de Mejora Escogido, implica un ahorro en relación a otras alternativas más costosas a lo largo del tiempo, pero menos efectivas. En el cuadro 6.3.1, se observa que el proyecto de mejora Procesamiento de Actas Registrales con Microform@s Digit@les, tiene bajo costos de implementación y mantenimiento toda vez que es una estrategia que optimiza los recursos del estado peruano en general, integrando los registros civiles de forma automatizada y eliminando duplicidad de tareas, tiempo y gasto. Es de bajo costo respecto a la terciarizacion y de alto impacto por la seguridad que tienen las actas registrales con microformas digitales almacenas en discos ópticos. A continuación el detalle de costos:

El alto impacto radica en los siguientes motivos:

Permite avanzar con mayor velocidad hacia la Integración los registros civiles del Perú, eliminando el doble registro y doble identidad, mejorando la calidad y seguridad jurídica del registro de las actas de nacimiento, matrimonio y defunción que son el principal insumo para elaborar el documento nacional de identidad (DNI)

Cuadro N° 6.3.1 Costos de Implementación y Procesamiento

FACTOR

Tercerización del

Servicio

Procesamiento de

Registros Civiles

Procesamiento de Actas

Registrales sin Valor

Legal

Procesamiento de

Registros Civiles con

Microform@s Digit@les

Costo de implementación y Costo de

Procesamiento de actas registrales

(10 millones de actas registrales)

S/. 29,900,000.00 S/. 19,778,000.00 S/. 19,254,468.36



49


173.885 966.474 2.363.469

3.968.639 4.559.990

7.171.971

12.448.604

18.756.599

21.643.327 22.372.226

0

5000000

10000000

15000000

20000000

25000000

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014

4.003 121.135 326.882 543.302

623.196 730.979 905.784

888.785 1.192.933

313.145

5.650.144

0

1.000.000

2.000.000

3.000.000

4.000.000

5.000.000

6.000.000

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 TOTAL

Optimización de los procesos internos de Procesamiento de Actas Registrales, Procesamiento de Trámites DNI, Actualización de la Base de Datos de Identificación y Registro de Actas Registrales.

Reducción del tiempo y costo para el ciudadano en la gestión de sus actas de nacimiento, matrimonio o defunción.

Es una solución de simplificación administrativa y cumplimiento de la ley de modernización del estado. Toda los sustentos que son procesados por RENIEC ya no se solicita al ciudadano, permitiéndoles ahorro de tiempo y costo en su economía

La seguridad jurídica con las Microform@s y la reducción de tiempos al tener las actas en una base de datos interconectada a nivel nacional.

7. RESULTADOS

7.1 RESULTADO DE ORIENTACIÓN HACIA EL CLIENTE INTERNO/EXTERNO

(1) ¿Cuáles son los resultados obtenidos que beneficien al cliente interno/externo, atribuible al proyecto de mejora? Proporcione datos e información incluyendo satisfacción del cliente y resultados de desempeño de los productos y servicios internos/externos.

PROCESO

A Marzo 2014, la Línea de Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les a procesado un total de 22, 372, 226 actas registrales.

A Marzo 2014 se han emitido 5, 650, 144 de certificaciones de manera inmediata, a través de las Oficinas Registrales RENIEC a nivel nacional, beneficiando a un número similar de ciudadanos. A continuación el detalle por años:



50


13.195 45.820

69.446 107.992

160.538

(*) 52,177

449.168

0

100.000

200.000

300.000

400.000

500.000

2009 2010 2011 2012 2013 2014 TOTAL

3.499 39.905 38.774 67.507 72.299

171.122 149.008 113.788 119.477

31.363

806.742

0

100.000

200.000

300.000

400.000

500.000

600.000

700.000

800.000

900.000

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 TOTAL

A marzo 2014, se han efectuado 1´537,483 regularizaciones gratuitas administrativas de oficio, permitiendo que los ciudadanos tengan sus actas subsanadas y jurídicamente válidas a costo cero y sin tener que haber invertido tiempo en realizar trámite alguno.

A marzo 2014 se emitieron 806, 742 DNI’s sin requerir de actas registrales, beneficiando a los ciudadanos al no tener que tramitar en los Municipios las certificación de su acta registral, generando un ahorro directo y efectivo para los ciudadanos de millones de nuevos soles, al eliminar RENIEC como requisito para las inscripciones de DNI la presentación de una certificación de acta registral de nacimiento con la que ya contaba nuestra institución.

A marzo 2014, se ha emitido 449, 168 actas registrales a través de la PVM, dispositivo autónomo que permite la recaudación en efectivo (billetes y monedas), tarjetas de crédito y débito, que emite la certificación de actas registrales de manera automática sin intervención de un personal del RENIEC, así como la rectificación del estado civil.

El RENIEC consciente de brindar siempre un mejor servicio, realiza constantes encuestas a los ciudadanos, usuarios de sus servicios de registros civiles con la finalidad monitorear, conocer y desarrollar mejoras en sus servicios, logrando la satisfacción de sus usuarios. Dichas encuestas han sido realizadas desde el inicio de las incorporaciones de la Oficinas de Registros Civiles (OREC) al RENIEC, la primera encuesta se desarrolló en Junio 2006 en las OREC Incorporadas de los distritos de San Borja, Santiago de Surco, Surquillo y San Isidro. A continuación se presentan en resumen los resultados de las encuestas desarrolladas: RESULTADOS:



51


7.2 Resultados Financieros (1) ¿Qué beneficios económicos ha obtenido su organización como consecuencia de la

ejecución del proyecto de mejora? Se requiere información e indicadores relevantes para aspectos como incrementos en los ingresos, reducciones de costos, mejora del margen de beneficios y de otros ratios financieros, etc., según corresponda.

a. Ahorro costo para RENIEC

A Marzo 2014, existen 73 lugares entre distritos y provincias donde RENIEC ya no será necesario viajar para replegar las actas de defunción (gestión que se realizaba al realizarse los procesos electorales), teniendo un ahorro de S/. 405, 150, optimizando el proceso de trámites de DNI:

Se ha realizado una proyección de ahorro proyectado al 2018 por proceso electoral, el cual es de S/. 3, 286, 440.

Se puede apreciar el ahorro que tienen RENIEC en la optimización de sus procesos, debido a que no es necesario solicitar información a los Municipios lo cual implicaba gastos de personal, Courier y tiempo, al tener las actas digitalizadas con valor legal (Microform@ Digit@l) toda la información requerida es consultada en la base de datos de Registros Civiles. Ahorro a marzo 2014 S/. 2, 617, 206 (Periodo 2005 – 2013)

Cantidad de OREC´s incorporadas al

RENIEC

Cantidad de Personal necesario

Pago de servicios de

personal por 15 días

Gastos de Viáticos

por comisión

Gastos de

Pasajes

Total Gastos

de traslado

Proceso Electoral durante el 2005-

2013

Total de Ahorro a la fecha

73 73 54,750 65,700 14,600 135,050 3 405, 150

Cantidad de

OREC por

incorporarse

Cantidad de

Personal

necesario

Pago de

servicios de

personal

por 15 días

Gastos de

Viáticos

por

comisión

Gastos de

Pasajes

Total

Gastos de

traslado

Proceso

Electoral

al 2,018

Total de

Ahorro a la

fecha

1,842 1, 842 1,381,500 1,657,800 368,400

3, 407, 700 2 3,286,440



52


S/. 3.172.970 S/. 3.701.803 S/. 4.230.626 S/. 4.505.617

S/.15.611.016

S/. 0

S/. 5.000.000

S/. 10.000.000

S/. 15.000.000

S/. 20.000.000

2015 2016 2017 2018 TOTAL

S/. 60.000 S/. 1.817.100

S/. 4.903.200 S/. 8.149.500

S/. 9.348.000

S/. 10.964.700 S/. 13.586.700

S/. 13.331.700 S/. 14.798.187

S/. 3.884.400

S/. 80.843.487

S/. 0

S/. 10.000.000

S/. 20.000.000

S/. 30.000.000

S/. 40.000.000

S/. 50.000.000

S/. 60.000.000

S/. 70.000.000

S/. 80.000.000

S/. 90.000.000

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 TOTAL

Ahorro Proyectado S/. 15, 611, 016 (Periodo 2015 – 2018)

Los beneficios de RENIEC se irán incrementado cada año con la ampliación de la cobertura a nivel nacional con el procesamiento de los registros civiles en Microform@s Digit@les, obteniendo los ciudadanos su DNI en menor tiempo porque ya no se envía las solicitudes a las Municipalidades.

b. Ahorro de costos para el ciudadano

El principal resultado financiero para el RENIEC es el ahorro que puede generar sus servicios en la sociedad, sea este reduciendo tiempos, elevando el nivel de seguridad, evitando desplazamientos a provincias, simplificando tramites o requisitos, siendo estos resultados los que han generado un que se incrementa día a día, a continuación se presenta un resumen de la distribución de los ahorros financieros:

Del 2005 al 2013 se ha tenido un ahorro de S/. 80, 843, 487 por parte de los

ciudadanos debido a que no han tenido que desplazarse a su lugar de origen para obtener una copia certificada de su Acta Registral.

S/. 5.365 S/. 36.145

S/. 27.785 S/. 49.568

S/. 7.253 S/. 78.695 S/. 264.412

S/. 561.493

S/. 1.057.657

S/. 528.833

S/.2.617.206

S/. 0

S/. 500.000

S/. 1.000.000

S/. 1.500.000

S/. 2.000.000

S/. 2.500.000

S/. 3.000.000

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 TOTAL



53


S/. 52.485 S/. 598.575 S/. 581.610

S/. 1.012.605 S/. 1.084.485

S/. 2.566.830 S/. 2.235.120

S/. 1.706.820

S/. 1.792.161 S/. 470.445

S/. 12.101.136

S/. 0

S/. 2.000.000

S/. 4.000.000

S/. 6.000.000

S/. 8.000.000

S/. 10.000.000

S/. 12.000.000

S/. 14.000.000

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 TOTAL

S/. 68

S/. 2.057 S/. 5.559

S/. 9.231 S/. 10.370

S/. 11.645

S/. 14.178 S/. 13.634

S/. 14.316

S/. 3.757

S/. 84.815

S/. 0

S/. 10.000

S/. 20.000

S/. 30.000

S/. 40.000

S/. 50.000

S/. 60.000

S/. 70.000

S/. 80.000

S/. 90.000

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 TOTAL

Del 2005 a marzo del 2014 se ha tenido un ahorro de S/. 12, 101, 136 por parte de los ciudadanos debido a que no tuvieron que incurrir en gastos para obtener copia de sus actas registrales para trámite de DNI, debido a que la información se encuentra en la base de datos del Sistema de Registros Civiles.

En el año 2011 y 2012, el incremento se debió a la aplicación del Decreto de Urgencia N° 044-2010, el cual tenía

como objetivo documentar a todos los niños, razón por la cual se incremento la cantidad de actas procesadas y en

consecuencia era un ahorro para el ciudadano.

Del 2005 a marzo 2014 se ha tenido un ahorro para el ciudadano de S/. 84,815, porque

estas acta emitidas por RENIEC ya no necesitan la certificación para el extranjero

7.3 Resultados de la eficiencia organizacional.

(1) ¿Cómo mejoró la eficiencia del proceso, actividad, área o productos mejorados, como consecuencia de la ejecución del proyecto?

El Procesamiento de los Registros Civiles con Microform@s Digit@les, ha contribuido

en la mejora de los siguiente:

VARIABLE INDICADOR

TIEMPO

a. Reducción del tiempo para obtener una copia certificada de 3 días 5 minutos. A marzo del 2,014, 269, 478 ciudadanos no tuvieron que viajar hasta el lugar origen para obtener su copia certificada.

b. Reducción del tiempo de atención de los trámites de inscripción extemporánea del DNI de 30 días 2 días. Los ciudadanos obtienen su DNI en menor tiempo.

COSTO

c. Reducción de costos en la actualización del Padrón Electoral: o Proceso anterior: Recursos económicos y humanos para viajar y recabar

actas de fallecidos o Proceso Actual: Base de Dato integrada de DNI y Registros Civiles,

actualización de datos en línea.



54


VARIABLE INDICADOR

d. Reducción en costos para el ciudadano: o Proceso anterior: el ciudadano viajaba al lugar donde inscribió su acta

registral para obtener copia certificada. o Proceso Actual: Acta procesada con microformas digitales, almacenada en un

solo repositorio y el ciudadano puede solicitarla a nivel nacional a través de oficinas de atención o PVM.

PROCESO

e. Simplificación administrativa para el ciudadano. o Desde el 2005 marzo del 2014, 806, 742 ciudadanos realizaron su trámite

DNI sin necesidad de presentar su acta registral.

f. Seguridad Jurídica en la Identificación del Ciudadano: o Proceso anterior: actas registrales almacenadas en las municipalidades en

anaqueles, cajas archivadores y otros lugares físicos, lo cual concluyen en deterioro, perdidas, etc.

o Proceso Actual: actas registrales almacenadas digitalmente en discos ópticos no regrabables, garantiza disponibilidad en tiempo, garantizar la conservación de las actas registrales procesadas (documento histórico) frente a cualquier situación de riesgo de destrucción parcial o total del físico, ya que las imágenes tienen valor legal bajo el sistema de Producción de Microform@s Digit@les.

o Del 2,005 a marzo del 2,014 se han procesado 22, 372, 226 actas registrales, las mismas que han sido convertidas a microformas digitales.

El incremento de la eficiencia, eficacia y optimización de los recursos obtenidos del Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les, también ha contribuido a los siguientes beneficios:

Desconcentrar las oficinas Registrales RENIEC al contar con la Plataforma Virtual Multiservicios y con las opciones en la página WEB institucional de: consulta gratuita sobre sus hechos vitales, así como realizar tramite de cambio de estado civil de soltero a casado sin necesidad de asistir a una Oficina Registral RENIEC ni presentar sustento alguno.

La institución ha sido beneficiada al tener seguridad de que los sustentos (actas de nacimiento, matrimonio y defunción) para las inscripciones y rectificaciones del DNI no son adulteradas ni falsas ya que no son proporcionadas por el ciudadano al encontrase los registros en poder del RENIEC debidamente procesados.

La institución al tener procesos certificados bajo estándares técnicos internacionales que se auditan por terceros de manera permanente, ha aprendido a gestionar sus procesos con mayor eficiencia, lo que ha motivado que hoy se esté trabajando en certificar una mayor cantidad de procesos.



55


8. SOSTENIBILIDAD Y MEJORA.

8.1 Sostenibilidad y Mejora.

(1) ¿Qué análisis realizó el equipo para identificar peligros en el mantenimiento de la mejora alcanzada? La implementación de la Integración de los Registros Civiles se encuentra certificada con ISO9001:2008 lo que asegura la sostenibilidad del proceso y la mejora continua, además posee la Certificación de Idoneidad Técnica para la Producción de Microform@s Digit@les lo que asegura la seguridad de los procesos y de la información. Estas certificaciones otorgadas por compañías auditoras independientes permiten medir continuamente el proceso, además se mantiene una infraestructura para la gestión de la calidad y la mejora continua. Entre los proyectos de mejora y sostenibilidad que ha desarrollado Reniec, podemos destacar lo siguiente:

Implementación del Acta Electrónica, con lo cual se deja el concepto tradicional que los documentos de gobierno deben ser sobre soporte papel. Con este proyecto se generan documentos electrónicos, se hace uso del formato PDF/A regulado de acuerdo al estándar ISO 19005-1:2005 Document management -- Electronic document file format for long-term preservation -- Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1), además del uso de certificados digitales y software de firma digital, otorgándose valor legal y eficacia jurídica al documento electrónico al mismo nivel que un documento en soporte papel.

Servicios en línea: Al contarse con la información sistematizada ha sido posible desplegar servicio en línea los cuales se presentan a continuación:

Consulta de Actas registrales

Consulta de Certificaciones de Registro Civil

Rectificación del estado civil de soltero a casado

Validación de Copias Certificadas

Difusión de personas que deben actualizar estado civil

Difusión actas registrales canceladas

(2) ¿Qué actividades ha previsto el equipo para garantizar la sostenibilidad, la estandarización y la mejora del proyecto implementado? La sostenibilidad del proyecto estaba ligada con la aceptación de la propuesta por la Alta Dirección (JNAC) así como la asignación de presupuesto necesario para la ejecución del mismo. Es por ello que el equipo del proyecto para garantizar su sostenibilidad incluyo dentro de sus requerimientos anuales para del 2005 al 2012 todo lo requerido para el Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les”. Dentro de esto podemos identificar los siguientes requerimientos:

Personal.

Adquisición de equipos, materiales y servicios.

Mejoras al Sistema Integrado de Registros Civiles y Microform@s Digit@les.

Capacitaciones

Es indispensable indicar que en los presupuestos y planes operativo anuales ésta incluido las actividades a desarrollarse en el proyecto “Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les”.

(3) ¿Qué metas e indicadores han establecido para evaluar el desempeño futuro y asegurar la continuidad de la mejora? Las metas e indicadores del presente proyecto están dados en función a la cobertura que ofrece el RENIEC a nivel nacional en relación a la cantidad de incorporaciones de OREC Municipales, significa que a mayor cantidad de actas registrales incorporadas de las Municipalidades, mayor será la demanda de actas registrales por certificaciones,



56


considerando además que falta incorporar la mayor parte provincias que son los lugares donde existen más errores u omisiones. Reniec; se encuentra constantemente buscando financiamiento de entidades internacionales para lograr incorporar el acervo documentario (Actas Registrales) de los departamentos más vulnerables, logrando financiamiento y en el año 2012 se incorpore las 06 Provincias de departamento de Huancavelica

3 con lo cual el

100% del mencionado departamento se encuentre incorporadas al RENIEC facilitando así a los ciudadanos Huancavelicanos

4 el acceso a las copias certificadas de sus actas

registrales desde cualquier OREC, ORA y PVM a nivel nacional.

Item Departamentos

Actas Registrales por Incorporar

Históricos RENIEC Total

1 Amazonas 1,340,168 173,500 1,513,668

2 Ancash 2,958,710 463,425 3,422,135

3 Apurímac 1,018,263 196,075 1,214,338

4 Arequipa 1,773,371 421,210 2,194,581

5 Ayacucho 1,603,264 308,535 1,911,799

6 Cajamarca 3,965,236 564,775 4,530,011

7 Cusco 2,124,542 412,579 2,537,121

8 Huancavelica 1,481,776 184,348 1,666,124

9 Huánuco 1,519,524 389,127 1,908,651

10 Ica 922,305 271,635 1,193,940

11 Junín 2,639,415 560,420 3,199,835

12 La Libertad 2,043,107 365,913 2,409,020

13 Lambayeque 1,403,848 413,500 1,817,348

14 Lima 4,647,158 939,850 5,587,008

15 Loreto 1,299,929 234,854 1,534,783

16 Madre de Dios 129,680 44,350 174,030

17 Moquegua 275,548 51,910 327,458

18 Pasco 898,092 117,850 1,015,942

19 Piura 2,256,624 549,599 2,806,223

20 Puno 2,793,311 519,675 3,312,986

21 San Martin 1,193,339 293,115 1,486,454

22 Tacna 462,705 95,510 558,215

23 Tumbes 394,873 74,070 468,943

24 Ucayali 473,995 169,935 643,930

TOTAL 39,618,783 7,815,760 47,434,543

En el cuadro N° 8.1.1, se observa la proyección de actas por incorporar para los años 2014-2016 el cual en alineación al Plan Estratégico Nacional se proyecta un total de 47 millones de actas digitalizadas y convertidas en Microform@s Digit@les en beneficio de la ciudadanía a Nivel nacional.

3 Proyecto: "Fortalecimiento del Sistema Nacional de Registros Civiles e Identificación de los Peruanos Indocumentados en el

Departamento de Huancavelica", financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo – BID. 4 Según el Mapa de Pobreza elaborado por FONCODES, Huancavelica se encuentra entre los 08 departamentos más pobres

(quintil 05) y según el INEI en Huancavelica se encuentran los 10 distritos más pobres del país (Mapa de pobreza Provincial y Distrital).

Cuadro N°8.1.1. Actas Registrales por incorporar al Sistema de Registros Civiles



57


VII. ANEXOS

ANEXO N° 01

PERSONAS 3342154 1952 1870 1850 447 215 176 158

Porcentaje 3.623.5 21.3 20.4 20.2 4.9 2.3 1.9 1.7

% acumulado 100.023.5 44.8 65.3 85.5 90.4 92.7 94.6 96.4

Otro

MA

LA T

RA

NSCRI P

CIO

N

CO

PIA

S B

ORRO

SAS

OM

ISIO

N D

E D

ATO

S

ADU

LTERAD

AS

DEM

ORA

EN

EN

TREGA

CEN

TRA

LI Z

AC

ION

PERD

IDA

DETERIO

RAD

AS

9000

8000

7000

6000

5000

4000

3000

2000

1000

0

100

80

60

40

20

0

PER

SO

NA

S

Po

rce

nta

je

Diagrama de Pareto de PROBLEMAS EN LA ENTREGA DEL ACTA

En el Diagrama de Pareto se puede apreciar que resolviendo los problemas (85.5%) : Deterioro,

Perdida, Centralización (entrega en el lugar de origen de copias certificadas) y Demora en la

entrega de Actas Registrales se solucionan los problemas encontrados.



58


ANEXO N° 02 DIAGRAMA ISHIKAWA

Registros Civiles de Municipalidades

Con procesos costosY lentos que afectan a la

Identificación

SISTEMA DE ARCHIVOS

PERSONAL DEL REGISTRO CIVIL

Infraestructura inadecuada

Condiciones inapropiadas de custodia y seguridad

Manejo manual de actas

SERVICIO DEL TRAMITE

Falta de capacitación

Falta de personal en la Oficina Registral

Tarifas elevadas en algunas

Oficinas

Centralizado por cada Municipalidad

Limitaciones de

espacio en las

municipalidades

Falta de conocimientos en

técnicas de archivística

Falta de implementación de

procedimientos y controles de

seguridad.

Falta de compromiso y

conciencia con el registro civil.Limitaciones en la

implementación tecnológica

Resistencia al cambio

Pocas facilidades por la

municipalidad para el acceso

a la capacitación

Limitaciones en el alcance de las

capacitaciones a nivel nacional

Desorganización del personal

municipal

Falta de compromiso y

concientización de las autoridades

con el servicio de registro civil

Improvisación en la selección del

personal registral

Sistema de archivo físico

Delegación de funciones

especifico por municipalidad

Autonomía municipal para

establecer sus tasas (TUPA)

Horarios de atención

limitados

Falta de útiles de oficina y

equipamiento de fotocopiado

obsoleto



59


FORTALEZA

* RENIEC es una institución de alcance nacional, administrativamente centralizada, con autonomía normativa e infraestrutura y capacidad tecnológica.

* Alta credibilidad y confiabilidad por parte de la Poblacion en general sobre el desempeño institucional del RENIEC

* Avance constante con la normalización y estandarización automática y semiautomática de los procedimientos administrativos.

* Se dispone de procedimientos estandarizados en materia de registros civiles

* Se dispone de una infraestructura apropiada para brindar una formación, integral, altamente competitiva en el aspecto técnico-profesional en materia registral.

DEBILIDADES

* Registro Civil no integrado, ejecutado por cada nivel del Gobierno Provincial, Distrital o del Centro Poblado Menor.

* Diversidad de criterios en el registro civil, diversidad de interpretaciones, generando controversias en materia registral.

* Registro civil fragmentado, inconexo, centralizado en cada OREC municipal.

* Falta de condiciones apropiadas para la seguridad y custodia de los libros registrales, facilitando el manipuleo no autorizado, adulteración, extravíos, y otros.

* Actas Registrales presentan deterioro parcial y total.

Bajo nivel de capacitacion en el personal del registro civil

AMENAZAS

* Modificacion constitucional del sistema registral que afectaría la misión o funciones del RENIEC

* Participacion de una serie de Instituciones en el proceso de registro civil sin vinculación técnico normativa.

* Gran dispersión de la población rural en el país.

* Insuficiente disponibilidad de recursos presupuestarios.

* Interferencia de los gobiernos locales en el proceso para la incorporación de los registros de estado civil al RENIEC.

OPORTUNIDADES

* Necesidad permanente de la población de los servicios del Sistema de Registro Civil.

* Lograr mayor integración y comunicación de la cadena interinstitucional que participa en los registros civiles.

* Existencia de tecnología de comunicación que facilita la captación directa de datos y la prestación de servicios

* Se dispone de un mandato legal que faculta la integración de las oficinas de Registro Civil.

* Requerimiento de estadísticas vitales continuas, oportunas y completas a nivel Global y desagregado para la preparación, ejecución y evaluación de proyectos y programas de desarrollo socio económicos.

ANEXO N° 03

ANALIS FODA (SISTEMA REGISTRAL)



60


ANEXO N° 04

TIPOS DE SCANERS UTILIZADOS EN EL PROCESAMIENTO DE REGISTROS CIVILES CON

MICROFORM@S DIGIT@ALES



61


ANEXO N° 05

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESAMIENTO DE REGISTROS CIVILES CON MICROFORM@S DIGIT@LES

“PROCESAMIENTO DE REGISTROS CIVILES CON MICROFORMAS DIGITALES”

Entidades ExternasEntidades Externas Evaluación PreviaDigitalización y Control de Calidad

de ImágenesDigitación

Fluj

o de

Pro

ceos

GRIAS / SGRI

GRC / SGTRC

MUNICIPALIDADES AFILIADAS

GOR / OREC – RENIEC

Entidades Internas

Remiten contenedores

de nuevas inscripciones (actas en línea y

manuales; CNV, CDEf)

Remiten Contenedores

de nuevas inscripciones

(actas en línea y

manuales; CNV, CDEf)


de nuevas

inscripciones de

nacimiento


de repliegue de actas

reserva

B

GPRC / SGIRC

Remite inventario de

contenedores de

incorporación, ley 29312 y

repliegue de actas reserva

A

Entidades Internas

Recibe inventario de

contenedores

INICIO

Recibe y asigna

contenedores para

etiquetado

Recibe y asigna para

generación de op

Recibe y envía

contenedores

Recibe y asigna

contenedores para

registro

Envía contenedores

(libros) para

desempaste

Actas con

código de

barras?

No

Etiqueta actas

registrales

Si

Contenedor

Ley 29312?

No

Si

A y B

Recibe y asigna

contenedores para

digitalización

Recibe y envía

contenedores

Nuevas

inscripciones en

línea ó cnv ó

cdef?

D

MD

Recibe y asigna

contenedores para

digitación

Recibe y envía

contenedoresNo

Recibe y asigna

contenedores para

control de calidad de

imágenes

FIN

C

REPRESENTANTE DE LA FE PUBLICA

GTI / SGSTO

Graba y Almacena las

microformas digitales

MD

Recibe

Contenedores

GRI / SGARF

GPRC / SGIRC

Recibe

contenedores Ley

29312

D

C

Leyenda (Tareas):

Calificador de Procesos

Asignador

Supervisor

Ley 29312?

Si

Si

No

PROVEEDOR DE DESEMPASTE

Recibe y desempasta

contenedores (libros)

Envía contenedores

(libros)

E

E

F

F

Aprueba

imagen?

Si

No

Registra datos de actas registrales

Genera Op de actas registrales

Realiza control de calidad de imágenes

Digita datos actas registrales

Realiza control de calidad por muestreo

de Imágenes e Indexación de datos

Firma Digitalmente las Imágenes

Digitaliza actas registrales



62


IT DEPARTAMENTO PROVINCIA DISTRITOAÑO DE

IMPLEMENTACIOJN

CANTIDAD DE

LIBROS MATRIZ

CANTIDAD APROX. DE

ACTAS MATRIZ (*)

1 LIMA LIMA SAN BORJA 2005 382 74,299

2 LIMA LIMA SANTIAGO DE SURCO 2005 652 124,319

IT DEPARTAMENTO PROVINCIA DISTRITOCANTIDAD DE

LIBROS MATRIZ

CANTIDAD APROX. DE

ACTAS MATRIZ (*)

1 LIMA LIMA SURQUILLO 412 105,127

2 LIMA LIMA SAN ISIDRO 786 180,576

3 LIMA LIMA SAN LUIS 216 27,780

4 LIMA LIMA LINCE 488 135,524

5 LIMA LIMA COMAS 1,686 351,983

6 LIMA LIMA INDEPENDENCIA 494 108,182

7 LIMA LIMA LOS OLIVOS 364 51,705


LIBROS MATRIZ

CANTIDAD APROX. DE

ACTAS MATRIZ (*)

1 LIMA LIMA SAN MARTIN DE PORRES 1,564 355,535

2 LIMA LIMA SANTA ANITA 299 37,238

3 LIMA LIMA BREÑA 874 248,678

4 LIMA LIMA MAGDALENA DEL MAR 442 86,257

5 LIMA LIMA ATE 1,117 200,443

6 LIMA LIMA RIMAC 875 234,191

ANEXO N° 06

PROGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN

Programa de Implementación año 2,005





63



LIBROS MATRIZ

CANTIDAD APROX. DE

ACTAS MATRIZ (*)

1 LIMA LIMA LA MOLINA 277 52,753

2 CALLAO LA PERLA 182 25,686

3 LIMA LIMA JESÚS MARÍA 3,415 854,759

5 LIMA LIMA BARRANCO 315 105,134

6 CALLAO LA PUNTA 280 19,968

7 LIMA LIMA PUENTE PIEDRA 539 109,140


LIBROS MATRIZ

CANTIDAD APROX. DE

ACTAS MATRIZ (*)

1 LIMA LIMA CIENEGUILLA 99 10,359


LIBROS MATRIZ

CANTIDAD APROX. DE

ACTAS MATRIZ (*)

2 LIMA LIMA VILLA EL SALVADOR 759 123,326

3 LIMA LIMA CARABAYLLO 506 83,541

4 LIMA LIMA SAN MIGUEL 296 55,138

5 CALLAO BELLAVISTA 3,001 626,273

6 LIMA LIMA PUEBLO LIBRE 1,237 317,479

7 LIMA LIMA LA VICTORIA 1,936 557,757

9 UCAYALI CORONEL PORTILLO MANANTAY 48 4,501

10 HUANCAVELICA HUANCAVELICA HUANCAVELICA 580 125,411






64



LIBROS MATRIZ

CANTIDAD APROX. DE

ACTAS MATRIZ (*)

1 LIMA LIMA CHACLACAYO 255 44,032

2 LIMA LIMA LURIN 357 66,687

3 LIMA LIMA PACHACAMAC 312 42,181

4 LIMA LIMA SAN JUAN DE MIRAFLORES 1,455 272,989

5 LIMA LIMA EL AGUSTINO 1,234 262,602

6 LIMA LIMA SAN JUAN DE LURIGANCHO 1,091 226,651

7 CALLAO CALLAO 1,652 513,110

8 PIURA AYABACA FRIAS 292 77,189

9 LORETO MAYNAS SAN JUAN BAUTISTA 388 29,491

10 LORETO MAYNAS BELEN 148 17,514

11 PIURA PIURA PIURA 1,111 322,818

12 LORETO MAYNAS IQUITOS 3,482 620,644


LIBROS MATRIZ

CANTIDAD APROX. DE

ACTAS MATRIZ (*)

1 HUANCAVELICA CASTROVIRREYNA CASTROVIRREYNA 189 31,084

2 HUANCAVELICA CHURCAMPA CHURCAMPA 217 35,081

3 HUANCAVELICA HUAYTARA HUAYTARA 199 15,774

4 HUANCAVELICA ANGARAES LIRCAY 264 48,985

5 HUANCAVELICA ACOBAMBA ACOBAMBA 258 36,115

6 HUANCAVELICA TAYACAJA PAMPAS 320 56,466

7 LA LIBERTAD TRUJILLO TRUJILLO 2,198 719,096

8 CUSCO CUSCO CUSCO 1,020 357,788

9 CALLAO CARMEN DE LA LEGUA REYNOSO 464 82,220

10 LIMA LIMA PUCUSANA 176 14,537

11 LIMA LIMA SAN BARTOLO 182 9,163

12 LIMA LIMA PUNTA NEGRA 101 8,359

13 LIMA LIMA PUNTA HERMOSA 121 8,127

14 LIMA LIMA SANTA MARIA DEL MAR 94 3,276

15 LIMA LIMA SANTA ROSA 120 3,672

16 LIMA LIMA LURIGANCHO - CHOSICA 463 99,755

17 LIMA LIMA ANCON 184 28,415

18 LIMA LIMA VILLA MARIA DEL TRIUNFO 856 184,235

19 CALLAO VENTANILLA 66 3,917





65



LIBROS MATRIZ

CANTIDAD APROX. DE

ACTAS MATRIZ (*)

1 CALLAO VENTANILLA 547 77,254

LIMA LIMA LIMA 1,697 686,023

LIMA LIMA LIMA 802 197,169

LIMA LIMA LIMA (1) 1,360 407,452

3 LA LIBERTAD TRUJILLO EL PORVENIR 566 105,191

4 LA LIBERTAD PATAZ PARCOY 208 21,525

2




66


ESPECIALIZACIÓNCelia Antonia

Saravia

Bonifacio

Natividad

Bernaldo

Bastidas

Josué Daniel

Pozo Dionicio

Rocio

Yoovana

Portuguez

Rafael

Jimmy Dante

Olortegui

Apolinario

Inés Ana

Quintana

Ávila

Denise

Villanueva

Fernandez

Janet Medali

Puelles de la

Cruz

Klever Abel

Caytuiro

Sandoval

Normativa de Registros Civiles y

Rectificaciones AdministrativasX X X X X X X X

Mejora Continua y Calidad X X X X

Análisis de Sistemas y Nuevos Servicios X

Seguridad de la Información X X X X

Unidad Orgánica de Procedencia y funciones

desempeñadas en las mismasX X X X

Tiempo de experiencia laboral X X X X X X X X X

Conocimiento del negocio del RENIEC X X X X X X X X X

CONFORMACION BALANCEADA DEL EQUIPO DE PROYECTO DE MEJORA

ANEXO N° 07



67


Nombre de tarea Duración (dias) Comienzo Fin

PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESAMIENTO DE REGISTROS CIVILES CON

MICROFORM@S DIGIT@LES-RENIEC346 20/01/2005 31/12/2005

INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO 95 20/01/2005 24/04/2005

Identificar Oportunidades 7 20/01/2005 27/01/2005

Analizar el Entorno 20 28/01/2005 17/02/2005

Evaluar Alternativas de Solución 18 18/02/2005 08/03/2005

Documentar la solución Propuesta 46 09/03/2005 24/04/2005

DECISIÓN 145 25/04/2005 16/09/2005

Analisis Técnico de Viabilidad 22 25/04/2005 17/05/2005

Avances de Operativa (Infraestructura, software, equipos, otros) 120 18/05/2005 15/09/2005

Aprobación Final del Proyecto 1 16/09/2005 16/09/2005

EJECUCIÓN 36 19/09/2005 24/10/2005

Inicio de Operativa de Implementación(Incorporación OREC San Borja) 36 19/09/2005 24/10/2005

MONITOREO 90 03/10/2005 31/12/2005

Verificación y Avances 90 03/10/2005 31/12/2005

ANEXO N° 08



68


Nombre de tarea Duración (dias) Comienzo Fin

CELIA SARAVIA

BONIFACIO (LIDER

DEL PROYECTO)

NATIVIDAD

BERNALDO

BASTIDAS

(ASISTENTE DE

PROCESOS Y

CALIDAD)

JOSUE POZO

DIONICIO

(ASISTENTE DE

PRODUCCION)

ROCIO YOOVANA

PORTUGUEZ

RAFAEL

(SUPERVISOR)

KLEVER ABEL CAYTUIRO

SANDOVAL (ANALISTA

PROGRAMADOR

INFORMATICO)

PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESAMIENTO DE REGISTROS CIVILES CON

MICROFORM@S DIGIT@LES-RENIEC346 20/01/2005 31/12/2005

INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO 95 20/01/2005 24/04/2005

Identificar Oportunidades 7 20/01/2005 27/01/2005

Analizar el Entorno 20 28/01/2005 17/02/2005

Evaluar Alternativas de Solución 18 18/02/2005 08/03/2005

Documentar la solución Propuesta 46 09/03/2005 24/04/2005

DECISIÓN 145 25/04/2005 16/09/2005

Analisis Técnico de Viabilidad 22 25/04/2005 17/05/2005

Avances de Operativa (Infraestructura, software, equipos, otros) 120 18/05/2005 15/09/2005

Aprobación Final del Proyecto 1 16/09/2005 16/09/2005

EJECUCIÓN 36 19/09/2005 24/10/2005

Inicio de Operativa de Implementación(Incorporación OREC San Borja) 36 19/09/2005 24/10/2005

MONITOREO 90 03/10/2005 31/12/2005

Verificación y Avances 90 03/10/2005 31/12/2005

ANEXO N° 09

Participo :

Categoría: Sector Público - Centro de Desarrollo Industrial -PROCESAMIENTO...Anexo N° 07: Programa de Implementación 2005-2013 Anexo N° 08: Cronograma de Actividades Anexo N°

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