Cartilla sobre uso de recursos informaticosweb.usbmed.edu.co/.../docs/cartilla_sobre_uso_de_recursos_informa… · PRESENTACIÓN La cartilla será un instrumento para los usuarios,

CARTILLA DE USO DE APLICACIONES Y

RECURSOS INFORMÁTICOS

Departamento de Informática

Universidad de San Buenaventura Seccional Medellín

Septiembre 2 de 2009

CONTENIDO

Presentación.

1. Sistema de Correo Electrónico

1.1 Como enviar un mensaje

1.2 Como insertar el calendario en un Correo Electrónico

1.3 Crear una firma E Insertarla en los mensajes.

1.4 Responder a los mensajes recibidos.

1.5 Crear Carpetas para organizar los mensajes.

1.6 Compartir la agenda para que otra persona la gestione.

1.7 Abrir una agenda compartida para gestionarla.

1.8 Como activar el Ausente de oficina.

1.9 Como acceder al sistema de correo por la web.

2.0 Como abrir documentos compartidos en los servidores por la web desde el

Correo Electrónico.

2. Cambio de contraseñas.

3. Softphone Telefonía IP

PRESENTACIÓN

La cartilla será un instrumento para los usuarios, que les facilitará la utilización de los

recursos tecnológicos con que cuenta la Universidad de San Buenaventura.

Trataremos de ser muy claros y concisos en la explicación del uso de algunas

aplicaciones, de tal forma que cualquier persona que lea esta cartilla pueda operar sin

ninguna dificultad una aplicación o sistema de información.

La idea surge a partir de los cambios que se han dado en las diferentes plataformas

tecnológicas, algunas de ellas: nuevo sistema de correo, Telefonía IP, políticas en la

navegación de Internet y la nueva forma de manejar las contraseñas y usuarios.

Nuevo Sistema de Correo Electrónico USB

En la siguiente imagen se ilustra algunos de los componentes del cliente de Outlook para

el sistema de correo. Tenga presente las opciones de la parte inferior izquierda,

dependiendo de la opción seleccionada, será el contenido de la ventana Principal.

Buzón de correo electrónico. Vista previa de los

mensajes

Barra de menús

Seleccione, Correo, contactos,

agenda etc.

1.1 Como enviar correos electrónicos.

Estando en la consola principal del cliente, es decir, el Outlook, seleccione la opción

Nuevo, como se muestra en la siguiente figura:

Recuerde, al hacer clic en la opción Nuevo, Creará un Nuevo Correo, Siempre y Cuando

Tenga Seleccionada la opción de correo en la parte inferior izquierda.

Haga clic en nuevo, para crear un e-mail.

Le aparecerá la siguiente ventana, donde podrá seleccionar el destinatario del Correo, si

es con copia a otra persona, o copia oculta si es del caso. Paso a paso estructuraremos

un mensaje como ejemplo.

Por ser Outlook 2007, las opciones de la barra de herramientas, cambian dependiendo de

la opción en el Menú, que tenga seleccionada, es decir; si selecciona la opción Mensaje,

vera opciones como: Pegar, Insertar, Comprobar nombres, entre otras, si selecciona la

opción del menú Insertar, vera opciones como: Insertar un documento, Imágenes, Tablas

etc. Es importante tener presente esta recomendación, para que sepa dónde ubicar un

comando especifico.

Contenido del mensaje.

Haga clic para seleccionar el destinatario.

Cuando esté listo para enviar el

mensaje, haga clic en enviar

Como se muestra en la figura anterior, haga clic en la opción “Para”, de esta forma verá

la lista de contactos institucionales y podrá seleccionar las personas a las que les desea

enviar un correo electrónico. El procedimiento se describe en la siguiente figura:

Por defecto la opción marcada para la búsqueda es “Sólo nombre”, pero usted puede

seleccionar la opción “Más columnas” y podrá buscar por apellidos, de esta forma

minimiza el grupo y podrá seleccionar fácilmente la persona o personas a las que desea

enviarles un Correo.

Cuando tenga seleccionadas las personas, haga clic en aceptar y volverá a la ventana

donde podrá seguir estructurando el Correo.

Lista de personas

Para minimizar el tiempo de búsqueda, puede

escribir el primer nombre de la persona.

Al hacer clic en “Aceptar” como se muestra en la grafica anterior, retornará a la siguiente

ventana, donde ya aparecerá seleccionada la persona a la que se le enviará el Correo.

Complete los datos del Asunto, el cuerpo del mensaje y demás.

Hasta el momento, hemos visto lo básico para enviar un correo electrónico, tal como está,

podrías hacer clic en la opción “Enviar”, pero hay opciones adicionales que puedes tener

en cuenta como son: Insertar un archivo, un calendario, una imagen, etc. Estas opciones

las veremos a continuación.

Si desea insertar una imagen, una tabla u otros objetos dentro de un Correo, debe seleccionar la opción “Insertar” en el menú. Recuerde que dependiendo de la opción que tenga seleccionada en el menú, serán los iconos que vea en la barra de herramientas.

Haga clic para adjuntar un

archivo.

1.3 Crear una firma para los mensajes.

Para crear una firma, haga clic en “Herramientas” y luego en “Opciones”, como se

muestra en la siguiente figura:

En esta ventana, seleccione la opción “Formato de correo” en la parte superior, y luego la

opción “Firmas”, como se indica en la siguiente figura.

Haga clic en opciones

Haga clic en firmas.

En la siguiente figura se describen en orden los pasos para crear la firma o las firmas, según

sea el caso. Recuerde que puede crear varias firmas e insertarlas en los mensájes de

acuerdo a su necesidad.

En los próximos mensajes que desee enviar, aparecerá la firma al final del mensaje, según

haya seleccionado en el paso 3 de la figura anterior. Si después de insertar la firma, desea

ingresar una firma diferente a su mensaje, haga clic en la opción de Firmas y seleccione la

que desea, como se muestra en la siguiente figura.

1. Haga clic para crear una nueva firma.

2. Escriba el contenido de la firma.

3. Seleccione la firma para los

nuevos mensajes.

4. haga clic en “Aceptar” para finalizar.

Haga clic en el icono de firmas, y seleccione la

firma deseada.

1.4 Responder a los mensajes recibidos.

Recordemos la pantalla inicial.

Para responder al mensaje recibido lo puede hacer de dos formas: una haciendo clic en

la opción Responder de la barra de menús, y dos haciendo doble clic en el mensaje y le

aparecerá la siguiente ventana, donde podrá seleccionar más opciones para responder.

Vista previa de los

mensajes

Mensaje recibido

Opciones para

responder.

1.5 Crear carpetas para organizar los mensajes.

Estando ubicado en la pantalla de correos, es decir, tener seleccionado la opción

“Correo” en la parte inferior izquierda, haga clic derecho sobre su buzón de mensajes, y

luego seleccione la opción “Nueva Carpeta”.

Le aparecerá la siguiente ventana, donde puede escribir el nombre de la carpeta. Si

usted recibe muchos mensajes de un área especifica, le recomendamos que cree una

carpeta para que guarde allí los mensajes de dicha dependencia, esto le facilitará la

búsqueda en un futuro.

Haga clic en nueva carpeta.

Escriba el nombre de la carpeta.

Cerciórese que tenga seleccionado su buzón,

para crear la carpeta

Observe que al lado izquierdo de la pantalla, le debe aparecer la nueva carpeta creada,

es decir, que ya la puede utilizar para guardar ahí los mensajes que reciba de dicha

dependencia.

Aquí aparece la nueva carpeta creada.

1.6 Compartir la agenda para que otra persona la gestione.

Es importante compartir la agenda, ya que otras personas podrán gestionarla, ingresar

entradas en ella, como reuniones y citas, entre otras. Normalmente esta función es muy

útil para los jefes que comparten sus agendas, para que las secretarias se las operen.

Para compartir la agenda, haga clic sobre ella, y seleccione la opción “Cambiar permisos

de uso compartido”, tal cual se muestra en la siguiente figura.

Verifique que tenga seleccionado su calendario. Es posible que le aparezcan otros

calendarios si ya ha accedido a otros calendarios compartidos. En caso de no aparecer

las opciones del punto 2, como se muestra en la anterior figura, repita el procedimiento.

1. Haga clic derecho sobre su

calendario.

2. Seleccione la opción de “Cambiar permisos de uso

Compartido”

Cuando seleccione la opción “Cambiar permisos de uso compartido,” como se muestra

en el punto 2 de la figura anterior, le aparecerá la siguiente pantalla:

Cuando haya seleccionado las opciones adecuadas, como se muestra en la figura

anterior, su agenda estará compartida para la persona seleccionada en el punto 1. Esta

persona podrá abrir su agenda para editarla y gestionarla.

1. Haga clic para agregar la persona a la que le va a compartir la agenda.

2. Cerciórece que tenga seleccionada la persona

indicada.

3. Seleccione la opción “Detalles

completos”.

4. Seleccione la opción “Crear Elementos” y luego seleccione “Editar todo”

5. Seleccione la opción “Todos”.

6. Seleccione la opción “Carpeta Visible”. Y luego

haga clic en”Aceptar”

1.7 Abrir una agenda compartida para gestionarla.

Debe estar ubicado en la parte de Calendario, recuerde que las opciones de la parte

inferior izquierda le indican los módulos que puede utilizar. Tenga en Cuenta que para

poder abrir una agenda, esta debió haber sido compartida para usted, por el dueño de

la agenda, de ser así, haga clic en “Archivo” y luego “Abrir” como se muestra en la

siguiente figura.

Recuerde que para ver las opciones indicadas en este manual, debe estar ubicado(a) en

el módulo respectivo, en la parte inferior izquierda. Para este caso debe estar en

“Calendario”.

Haga clic en el botón “Nombre” y seleccione el nombre de la persona a la cual le va a

gestionar la agenda.

Haga clic en “Carpeta de

otro usuario”

Observe que al lado izquierdo de su pantalla, debajo de su calendario, ya aparece el

calendario o agenda de la otra persona.

Por defecto aparecen en la vista los dos calendarios. Si desea ver solo uno, desmarque la

casilla de verificación, que aparece al lado izquierdo de cada calendario, de esta forma

podrá ver solo el que tenga seleccionado.

Podrá abrir de la misma forma, cuantos calendarios tenga compartidos. Si desea eliminar

uno de ellos, haga clic secundario sobre él y seleccione “Eliminar”. No podrá eliminar su

propio calendario, pero si la vista de alguno de los calendarios compartidos.

Calendario de la otra persona

Vista de los dos calendarios.

1.8 Como activar el Ausente de oficina.

El “Ausente de oficina” es muy útil para cuando alguien sale de viaje o algo parecido,

porque les informa a las personas que le escriben a su Correo, que no les podrá responder

hasta tanto regrese a la oficina. Aquí mostraremos como configurar el sistema para que

responda automáticamente a sus mensajes mientras usted no está.

Haga clic en “Herramientas” y selecciones “Asistente para fuera de la Oficina”, como se

ve en la siguiente figura.

Haga clic para configurar el

ausente de oficina.

En la siguiente figura, seleccione las opciones como se muestran a continuación.

El “Ausente de oficina” se activará automáticamente, durante las fechas programadas en

el punto 2 del gráfico anterior. Recuerde desactivarlo cuando regrese.

1. Haga clic para activar el ausente de

oficina.

3. escriba un mensaje. Este se reenviara

automáticamente a sus remitentes internos

2. Seleccione las fechas en las cuales estará por fuera

de la oficina.

3. escriba un mensaje. Este se reenviara

automáticamente a sus remitentes externos.

1.9 Como acceder al sistema de correo por la web.

Ingrese al navegador de Internet que tenga instalado en su PC, a través de la siguiente

dirección: https://mail.usbmed.edu.co/owa. No olvide la “S” en https esto quiere

decir que requiere de un certificado digital para la conexión. Al ingresar a esta dirección

le aparecerá la siguiente ventana.

Si está en un sitio donde la conexión es lenta, seleccione la opción “Usar Outlook Web

Access Light” de lo contrario déjelo como está. Luego ingrese nombre de usuario y

contraseña para autenticarse.

Después de autenticarse y hacer clic en iniciar sesión, esta es la ventana de su Correo por

la web.

Como se puede observar, es muy similar a lo que se vio en la primera parte de éste

manual. Por esta razón no entraremos a detallar paso a paso esta ventana.

2. Como abrir documentos compartidos en los servidores por la web desde el

Correo Electrónico.

Los documentos que se pueden acceder vía web, son los que cada usuario haya

copiado en los respectivos servidores de cada sede, por ejemplo \\sanbenito\usuarios ó

\\campus\usuarios. La forma de hacerlo es:

Seleccione la opción “Documentos” en la parte inferior izquierda y siga las instrucciones.

Haga clic en Documentos

Aparecerá la siguiente pantalla, donde seleccionará la ubicación de los documentos.

Haga clic en abrir ubicación.

En el cuadro que aparece, ingrese la dirección, dependiendo de donde haya guardado

sus archivos, \\sanbenito\usuarios ó \\campus\usuarios.

Cuando el sistema le muestre las carpetas, ingrese a la que necesite y abra los

documentos. Es importante anotar, que el sistema sólo le dejará ver las carpetas a las

cuales tenga permiso. Si intenta entrar a una carpeta sin permiso, el sistema le mostrará

un mensaje de error.

Los documentos pueden ser abiertos, para lectura en la misma página web, o para

descargarlos en cualquier equipo para su posterior uso.

Los archivos que modifique, debe guardarlos nuevamente en el servidor cuando regrese a

la institución. Estos no podrán ser modificados directamente desde Internet.

2. CAMBIO DE CONTRASEÑAS EN EL DOMINIO

Con la implementación del nuevo dominio USB.Local, es mucho más fácil que cada

usuario administre el uso de sus contraseñas de acceso a la red, de esta forma se

garantiza confidencialidad en la Utilización de su equipo e información que reposa en el

mismo. El procedimiento se describe a continuación.

1. Inicie sesión normalmente, hasta que le aparezca su escritorio como se muestra en

la siguiente figura.

2. Presione las teclas Crtl + Alt + Supr (Las tres teclas se deben presionar en este orden,

dejando presionada las teclas hasta tanto presione la última de la secuencia)

hasta que le aparezca la siguiente ventana. Luego haga click en la opción

“Cambiar contraseña.”

3. En la siguiente ventana, digite la contraseña actual, Luego la nueva contraseña, presione clic en “Aceptar.”

De esta forma se ha establecido la nueva contraseña. Si tiene algún inconveniente, por

favor comuníquese con el Área Técnica.

Haga clic aquí para cambiar la

contraseña.

3.Telefonía IP

El uso de un softphone es realmente sencillo, es prácticamente un teléfono tradicional

manejado a través del computador y con algunas funcionalidades adicionales. En este

pequeño instructivo vamos a mirar las funciones básicas para su uso.

1- Contestar una llamada 2- Transferir una llamada 3- Capturar una llamada 4- Escuchar el buzón de mensajes 5- Llamadas en espera

Contestar una llamada:

Cuando está entrando una llamada aparece en la parte inferior derecha de la pantalla

el siguiente mensaje

En el recuadro aparece el nombre de la Dependencia que está llamando, se le da click

en Answer para contestar la llamada o en Ignore para rechazarla.

Llamada en espera

Para poner una llamada en espera se oprime el botón

Al contestar la llamada aparecerá el softphone con la información acerca de la llamada

activa.

Nombre y número de extensión con

quien se tiene establecida la comunicación

Transferir una llamada

Para transferir una llamada se presiona la tecla , se introduce el número de la

extensión destino y se presiona nuevamente cuando la llamada es transferida

correctamente le aparecerá un mensaje informándole la transferencia. También se puede

transferir llamadas marcando ## y el número de la extensión destino.

Para capturar una llamada de un grupo específico se hace marcando *8

Para ingresar al buzón de mensajes se debe digitar *97, el sistema le solicitará la

contraseña (por ahora utilizaremos 1234). Si se desea recuperar los mensajes desde

Llamada pendiente por

transferir

Llamada transferida

correctamente

otra extensión distinta a la suya se debe digitar *98, el sistema le pedirá el número

de la extensión que quiere verificar y luego la contraseña.

Algunos códigos de interés

*72 – Activar el desvío de llamadas

*73 – Desactivar el desvío de llamadas

## - Transferir llamadas

*78 - Activar No Molestar

*79 – Desactivar No Molestar

Recomendaciones generales para la utilización de Telefonía IP.

1. Mantener siempre la diadema a la mano.

2. Tenga presente que la calidad de su extensión IP depende de las aplicaciones

que funcionan al tiempo en su PC. Mantenga abiertas las aplicaciones

necesarias.

3. Gradúe el volumen de su micrófono y parlante de acuerdo a su gusto, para que

no afecte su oído.

4. Del nivel de volumen del micrófono depende la calidad de la voz con que será

escuchado en el otro extremo de la llamada.

5. Revise con frecuencia su buzón de voz, y las llamadas perdidas.

6. Si va a dejar su equipo de cómputo, no olvide desconectar la diadema del Pc,

para que pueda escuchar las llamadas entrantes.