CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERIA COMERCIAL Y FINANCIERA Docente: C.P.C. C.Elizabeth Medina Velásquez Ing. Claudia Barreda Flores DOCUMENTACION COMERCIAL.

CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERIA COMERCIAL Y FINANCIERA

Docente: C.P.C. C.Elizabeth Medina VelásquezIng. Claudia Barreda Flores

DOCUMENTACION COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA

SESIÓN 3: “Enfoques de sistemas en

la Administración Documentaria”

UNIVERIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO

Conjunto de técnicas y conocimientos utilizados para la confección, tramite, seguridad y archivo de la

documentación que constituye la correspondencia de la institución.

Con dicho propósito es ineludible estar informado sobre los contenidos de las disposiciones que norman y regulan la

estructuración de los documentos, así como:

Para ello se requiere que el personal encargado de manipular la documentación, se encuentre debidamente

preparado y capacitado, de tal manera que la información documentada llegue:

TramitaciónTécnicas

de archivoMedidas de seguridad

Que garanticen su eficiencia en el manejo y guardianía de la documentación

Seguridad

En forma oportuna

En la mejor

calidad En menor tiempo posible

Exige el conocimiento y dominio de otros temas como la ofimática, la redacción, la ortografía y el sistema de

seguridad aplicable en la confección, trámite y archivo de la documentación.

Es de vital importancia saber las normas básicas para la estructuración de los diversos tipos de documentos que se

usan en la institución; tales como:

Manuales

Ordenanzas

Partes

Directivas

Informes

Memorándums

Oficios

Solicitudes

Memorias

Papeletas de Tramite

Mensajes

Actas

FUNDAMENTOS GENERALES

• La teoría de la organización y la práctica administrativa, han experimentado cambios sustanciales en años recientes.

• El enfoque de sistemas, es un marco de referencia, para la integración de la teoría organizacional moderna.

SISTEMA

Es un conjunto organizado de cosas o partes, interactuantes e interdependientes, , que se relacionan formando un todo unitario y complejo.

Componentes: Entradas Procesos Salidas

ENTRADAS

Son los ingresos del sistema y pueden ser: Son los ingresos del sistema y pueden ser:

AleatoriaRetroacci

ónEn serie

Es el resultado o la salida

de un sistema anterior.

Es la reintroduc

ción de una parte

de las salidas del sistema,

en sí misma.

Es decir, al azar,

donde el término

“azar”, se utiliza en el sentido estadístico

.

Es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser: Es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser:

PROCESO

Una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, o un trámite documentario.

Una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, o un trámite documentario.

En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre, como se efectúa esa transformación..

En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre, como se efectúa esa transformación..

SISTEMA“Caja blanca” “Caja Negra”

Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador

No se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque ésta transformación es demasiado compleja.

Son los resultados que se obtienen de procesar las entradasSon los resultados que se obtienen de procesar las entradas

SALIDAS

Al igual que las entradas, éstas pueden adoptar la forma de productos, servicios e informaciónAl igual que las entradas, éstas pueden adoptar la forma de productos, servicios e informaciónLas salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.

Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.

Es un conjunto de partes e interrelaciones que se encuentran estructural y funcionalmente en un sistema mayor y posee sus propias características.

En la misma definición de sistema, solo que se hace referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo esta formado por partes o cosas.

SUBSISTEMAS

VariablesVariables

Es cada elemento que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas

Según el proceso y las características del mismo, asumen comportamientos diferentes dentro del mismo proceso, de acuerdo al momento y las circunstancias que las rodean.

No todas las variables tienen el mismo comportamiento

SUBSISTEMAS

Centralización

Descentralización

Un sistema se dice centralizado, cuando tiene un núcleo que comanda a todos los demás, y éstos dependen para su activación del primero, ya que por sí solos no son capaces de generar ningún proceso.

Son aquellos donde el núcleo de comando y decisión, está formado por varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas que actúan de reserva, y que sólo se ponen en funcionamiento, cuando falla el sistema que debería actuar en dicho caso.

Es el conjunto de elementos orgánicos, normativos y técnicos que debidamente interrelacionados, permiten el funcionamiento de los diversos procesos que desarrolla la empresa en el área administrativa, operativa, logística, técnica y otras, en sus diferentes niveles.

FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS El funcionamiento de un sistema administrativo está orientado a alcanzar los objetivos mediante un enfoque sistémico y armónico que interrelacione eficientemente los elementos orgánicos, recursos y normatividad que correspondan a un determinado campo de acción institucional.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

Una organización, es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio, que es la sociedad con la que interactúa, influyéndose mutuamente.

Subsistemas que forman la Empresa: Subsistema psicosocial Subsistema técnico Subsistema administrativo

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

Está compuesto por individuos y grupos en

interacción.

Se refiere a los conocimientos necesarios para el

desarrollo de tareas.

Subsistema psicosocialSubsistema psicosocial

Subsistema técnicoSubsistema técnico

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

Relaciona a la organización con su

medio, y establece los objetivos.

Subsistema administrativoSubsistema administrativo

LA ENTIDAD COMO SISTEMAS

•La importancia de considerar la entidad como sistemas, radica en que la documentación debe ser adecuada y completa, referida a una aplicación que se desea implementar, mantener y actualizar en forma satisfactoria.

El Sistema de Gestión Documentaria “SGDi”, está diseñado específicamente para atender las necesidades de entidades públicas, y ha sido elaborado en base a la normatividad vigente, en materia de procedimientos administrativos para el sector público.

Que se ejecuta en ambiente Cliente-Servidor, en una red local.

Que se ejecuta en un Servidor Web de la empresa, para interactuar por Internet.

Subsistema SGDa, Subsistema SGDa,

Subsistema SGDb,

Subsistema SGDb,

PROCESOS DEL SISTEMA DOCUMENTARIO “SGDi”

Generación y Registro de Documentos (Cartas, Oficios, Memos,

etc.) en cada área interna de la empresa

Gestión de los documentos internos (entre dependencias o áreas internas de

la entidad, intranet).

Gestión de los documentos recibidos de terceros, sea documento físico o

virtual por Internet.

Gestión de los documentos emitidos por las dependencias de la entidad

hacia terceros (Clientes, Proveedores o otras áreas externas)