i CARATULA UNIVERSIDAD ESTATAL DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PROYECTO DE TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO TEMA: PROPUESTA DE CREACIÓN DE UN PILOTO DE MODELO DIGITAL DE ALMACENAMIENTO PARA LA CORRECTA GESTIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE Y TRIBUTARIA APLICADO A LAS MIPYMES. AUTORAS: MAURA CLEMENTINA RONQUILLO PIN KARINA TATIANA NÚÑEZ GUTIÉRREZ VERÓNICA ELIZABETH AVEIGA BAZURTO TUTOR: Ing. Aníbal Quintanilla GUAYAQUIL- ECUADOR 2014
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Transcript
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CARATULA
UNIVERSIDAD ESTATAL DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
PROYECTO DE TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL
TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA: PROPUESTA DE CREACIÓN DE UN PILOTO DE MODELO
DIGITAL DE ALMACENAMIENTO PARA LA CORRECTA GESTIÓN DE
INFORMACIÓN CONTABLE Y TRIBUTARIA APLICADO A LAS MIPYMES.
AUTORAS:
MAURA CLEMENTINA RONQUILLO PIN
KARINA TATIANA NÚÑEZ GUTIÉRREZ
VERÓNICA ELIZABETH AVEIGA BAZURTO
TUTOR:
Ing. Aníbal Quintanilla
GUAYAQUIL- ECUADOR
2014
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REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO “ PROPUESTA DE CREACIÓN DE UN PILOTO DE MODELO DIGITAL DE ALMACENAMIENTO PARA LA CORRECTA GESTIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE Y TRIBUTARIA APLICADO A LAS MIPYMES”
Autoras: Maura Clementina Ronquillo Pin
Karina Tatiana Núñez Gutiérrez
Verónica Elizabeth Aveiga Basurto
REVISORES: Ing. Marco Surati Molestina Ing. Julio Pacheco Jara
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA: CONTADURIA PUBLICA AUTORIZADA
FECHA DE PUBLICACIÓN: OCTUBRE 2014 N° DE PÁGS.: 158
ÁREA DE TEMÁTICA: Campo: Empresas de Purificación de agua Área: Contable Administrativa Aspecto: Uso Excesivo de papel y Cuartos de archivos. Delimitación temporal: 2014
PALABRAS CLAVES: Cero papel - Nube Digital - Medio Ambiente - Información Organización.
RESUMEN
El desarrollo de actividades tecnológicas y la constantes actualizaciones que contribuyen a la conservación del
Medio Ambiente y el Buen Vivir de las comunidades, motivo por lo cual la presente investigación con el tema:
“PROPUESTA DE CREACION DE UN PILOTO DE MODELO DIGITAL DE ALMACENAMIENTO PARA LA
CORRECTA GESTION DE INFORMACION CONTABLE Y TRIBUTARIA APLICADO A LAS MIPYMES”. Siendo
su hipótesis optimista, positiva y viable, aplicándola en empresas dedicadas a la purificación y envasado de agua
como piloto para la aplicación de la nube DROPBOX evidenciando el objetivo principal que es determinar un
estudio de factibilidad para la implementación de un sistema de gestión documental digital que permita a las
organizaciones tener un orden de todos los documentos contables y tributarios, realizando una propuesta que
involucre la actualización tecnológica y el uso de cero papel referente a la Gestión Documental. Como conclusión
es imprescindible respaldar la información de una manera ágil, ordenada y oportuna en cada una de las áreas
dentro de la organización además involucrar el aprendizaje de los colaboradores en el ahorro del cero papel y el
manejo de la nube e incluso el soporte inmediato en el almacenamiento de información necesaria y confidencial.
Se recomienda la aplicación directa de las empresas MIPYMES en la actualización de los recursos tecnológicos y
la toma de decisiones en el almacenaje de la información.
El desarrollo de actividades tecnológicas y la constantes actualizaciones que contribuyen a la conservación del medio Ambiente y el buen vivir de las comunidades, motivó la presente investigación con el tema: “Propuesta de Creación de un Piloto de Modelo Digital de Almacenamiento para la Correcta Gestión de Información Contable y Tributaria Aplicado a las Mipymes”. Siendo su hipótesis optimista, positiva y viable aplicándola en empresas dedicadas a la purificación y envasado de agua, como piloto para la aplicación de la nube DROPBOX, evidenciando el objetivo principal que es determinar un estudio de factibilidad para la implementación de un sistema de gestión documental digital que permita a las organizaciones tener un orden de todos los documentos contables y tributarios, realizando una propuesta que involucre la actualización tecnológica y el uso de cero papel referente a la Gestión Documental. Como conclusión es imprescindible respaldar la información de una manera ágil, ordenada y oportuna en cada una de las áreas dentro de la organización, además involucrar el aprendizaje de los colaboradores en el ahorro del cero papel y el manejo de la nube, e incluso el soporte inmediato en el almacenamiento de información necesaria y confidencial. Se recomienda la aplicación directa de las empresas MIPYMES en la actualización de los recursos tecnológicos y la toma de decisiones en el almacenaje de la información. Palabras claves Cero papel Nube Digital Medio Ambiente Información Organización
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COM O REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA.
TEMA:
“Propuesta de creación de un piloto de modelo digital de almacenamiento para la correcta gestión de información contable y tributaria aplicado a
Anexo n° 10 Costos de servicios que ofrece telconet según el espacio en
nube digital ..................................................................................................... 135
xx
ÍNDICE DE FOTOS
Foto 1. Realización de la propuesta ................................................................ 88
Foto 2. Realización de la propuesta ................................................................. 90
Foto 3. Realización de la Propuesta ............................................................... 94
Foto 4. Realización de la propuesta ................................................................. 95
Foto 5. Realización de la propuesta ................................................................. 95
Foto 6. Realización de la propuesta ................................................................. 98
xxi
INTRODUCCIÓN
En diferentes entidades públicas y privadas existe información almacenada en
depósitos o bodegas de archivadores, información muchas veces que no se
utiliza y que solamente sirve para mantener constancia de hechos y sucesos
acontecidos. Esta situación genera un conflicto general de información, al
buscar en folios, archivadores en donde muchas veces se pierde tiempo y
paciencia al buscar información relevante en ese momento.
Sin embargo para una buena salud se necesita un buen ambiente de trabajo,
en donde el estrés no perjudica el desarrollo de las actividades, esto implica
que la organización de la documentación permite el buen vivir en todo
momento.
El buen vivir o SUMAK KAWAY, se desarrolla en los principales países del Alba
en donde es la reflexión para realizar las actividades vinculadas en la
comunidad, en el Ecuador la constitución del 2008 manifiesta su participación
como uno de los temas de mayor importancia para el desarrollo de la
comunidades y del país.
La propuesta de Gestión Documental Digital aparece por la necesidad de
algunas Empresas que no tienen conocimiento del correcto almacenamiento de
la gestión documental, es por ello que este trabajo de investigación va
enfocado al buen manejo de las nubes digitales las cuales nos permiten
mantener la información a través de la web, la misma que podemos encontrar
de manera más rápida y ordenada y en el caso de que ocurra algún tipo de
siniestro no perderemos nuestra información.
Una de las principales herramientas es el DROPBOX, herramienta que
utilizaremos para almacenar todos los documentos de la Empresa Echecom
S.A. Esta nube digital nos permite guardar los documentos, garantizar el
tiempo, optimizar recursos y la prevalencia del mismo, además, seguridad en
la información, búsqueda inmediata y organización indexada de los datos.
xxii
ANTECEDENTES
La falta de organización y gestión en el área de información contable y
tributaria hace que haya menos espacio por la cantidad de documentos y esto
aumenta los gastos de suministros. La inconsistencia de un orden adecuado y
el deterioro del papel o carpetas implica un acontecimiento de mucha
relevancia debido al impacto social que se produce al generar el uso de papel
constante en el registro de las actividades planificadas.
Es necesario ubicar la información en carpetas digitales en base a fecha,
procesos o actividad que se realicen en las organizaciones, ya que se evitaría
el deterioro de papales y la pérdida de tiempo en archivarlos, además que, con
el tiempo se deteriora y esto produce estrés, ya que al momento de que los
documentos quieran ser revisados por autoridades y auditores no estarían
disponibles enseguida.
Sistematización del problema
1. ¿Por qué el papel se deteriora con el tiempo perjudicando el ambiente?
2. ¿Cómo se contamina el ambiente con el uso del papel?
3. ¿Cómo afecta la contaminación del ambiente a los seres vivos en
general?
4. ¿Es factible la propuesta de creación de un piloto de modelo digital de
almacenamiento para la correcta gestión de información contable y tributaria
aplicado a las MIPYMES?
5. ¿Qué rentabilidad se va a obtener?
Objetivo general
Determinar un estudio de factibilidad para la implementación de un sistema de
gestión documental digital que permita a las organizaciones tener en orden
todos los documentos contables y tributarios, generando eficiencia en la
comunicación y contribuyendo con el medio ambiente.
Hipótesis
Con la implementación de un sistema de almacenamiento digital contribuir a
mejorar la gestión del negocio
xxiii
Variable independiente:
Implementación de un sistema de gestión documental digital
Variable dependiente:
Aseguramiento de la información y el mejoramiento de los procesos
DESCRIPCION DE LA PROPUESTA.
Dropbox es una herramienta automática que sirve para organizar toda la
información que se presente dentro de un dispositivo, realizando actividades
directas de guardar en un medio virtual o nube, datos relevante que interesa a
la empresas y que deben de mantenerse en un medio completamente seguro
de almacenamiento
OBJETIVO GENERAL DE LA PROPUESTA
Realizar la implementación de un modelo de gestión documental digital a través
de Dropbox en la compañía ECHECOM S.A. en la ciudad de Guayaquil.
En el problema planteado que es sinónimo en todas la MIPYMES referente al
excesivo uso del papel, y al desorden que existen en muchas empresas de la
información y datos registrados por muchos años, se puede resolver el
inconveniente con el montaje de una nube tipo o modelo similar al Dropbox,
que es una nube de almacenamiento masivo de toda la información detallada
en área contable, financiera y particular de la empresa, organizándola y
asegurándola respectivamente ya que de presentarse algún tipo de siniestro
ya sea por incendio, robo, o daños en los sistemas operativos, la información
de la empresa se va a encontrar respaldada en la nube y se podrá seguir
trabajando en cualquier momento y desde cualquier lugar con tan solo contar
con algún ordenador y conexión a Internet.
1
CAPÍTULO I.
EL PROBLEMA
1.1. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA
En las entidades públicas y privadas existe información almacenada en
depósitos o bodegas de archivadores, información muchas veces que no
se utiliza y que solamente sirven para mantener constancias de hechos y
sucesos acontecidos. Esta situación genera un conflicto general de
información, al buscar en folios, gavetas, archivadores, y cajoneras en
donde muchas veces se pierde tiempo y la paciencia al buscar
información relevante en ese momento.
Muchos de los contadores y personas que laboran dentro de las
organizaciones tienen exceso de papeles y documentos, los cuales por
falta de organización se extravían, ya que en los archivadores la
información no se la puede obtener rápidamente, la falta de accesibilidad
dificulta el proceso y lo hace ineficiente.
La falta de organización y gestión en el área de información contable y
tributaria hace que haya menos espacio por la cantidad de documentos y
esto aumenta los gastos de suministros. La inconsistencia de un orden
adecuado y el deterioro del papel o carpetas implica un acontecimiento
de mucha relevancia debido al impacto social que se produce al generar
el uso de papel constante en el registro de las actividades planificadas.
2
Es necesario ubicar la información en carpetas digitales en base a fecha,
procesos o actividades que se realicen en las organizaciones, ya que se
evitaría el deterioro de papeles y la pérdida de tiempo en archivarlos,
además que, con el tiempo se deterioran y esto produce estrés, ya que al
momento de que los documentos sean revisados por autoridades y
auditores no estarían disponibles enseguida.
Un ejemplo para citar de la importancia de tener almacenada la
información de manera digital, implica que será mucho más fácil y rápido
solicitar la información contable de la empresa cuando se la requiera sin
la necesidad de verificar en todos los documentos y por ende perder
mucho tiempo. La facilidad de este sistema sería de gran ayuda en las
organizaciones para tener en orden todos los registros contables y
tributarios de la misma, para así ser eficaces y ordenados.
La opción de organizar mejor la información contable y tributaria garantiza
un excedente en la gestión de cuidado ambiental que toda empresa está
involucrada para precautelar la salud y con ello el buen vivir de la
comunidad
Según (Acosta, 2009) manifiesta la autora
“El “buen vivir” implica la gratuidad de la salud y
educación, así como una mayor inversión de recursos
hacia este tipo de servicios. Especialmente
significativa resulta la noción de ciudadanía promovida
por el “buen vivir” y la Constitución ecuatoriana”1
Acosta, considera que la salud es importante para el buen vivir, sin
embargo para una buena salud se necesita un buen ambiente de trabajo,
en donde el estrés no perjudica el desarrollo de las actividades, esto 1 Acosta. (2009). Sumak kawsay en el diario vivir de la población. Ambato.
3
implica que la organización de la documentación permite el buen vivir en
todo momento, situación que Acosta señala como indispensable en toda
sociedad.
El buen vivir o SUMAK KAWAY2, se desarrolla en los principales países
del Alba en donde es la reflexión para realizar las actividades vinculadas
en la comunidad, en el Ecuador la constitución del 2008 manifiesta su
participación como uno de los temas de mayor importancia para el
desarrollo de la comunidades y del país.
El ambiente sano es el lugar en donde exista las condiciones favorables
para garantizar la salud, el conocimiento y el buen vivir según lo expresa
la actual Constitución de la República del Ecuador emitida en el 2008, En
el capítulos segundo sección segunda Art 14 y Art 15:
1.1.1. Derechos del buen vivir
Capítulo segundo
Sección segunda
Ambiente sano
Art. 14.- Se reconoce el derecho de la población a vivir en un ambiente
sano y ecológicamente equilibrado, que garantice la sostenibilidad y el
buen vivir, SUMAK KAWSAY.
Se expresa de provecho estatal la conservación del medio ambiente, la
preservación de la naturaleza, la biodiversidad y la entereza del capital
hereditario de la patria, la represión del perjuicio ambiental y el rescate de
los espacios naturales degradados.
2 SUMAK KAWAY Termino quichua que significa estar bien y es sinónimo del buen vivir, se basa en un tipo de vida en el que se incentive a los derechos ya sean estos sociales, culturales, económicos y el bienestar de la naturaleza de una manera diferente.
4
Art. 15.- El Estado promoverá, en el sector público y privado, el uso de
tecnologías ambientalmente limpias y de energías alternativas no
contaminantes y de bajo impacto. La soberanía energética no se
alcanzará en detrimento de la soberanía alimentaria, ni afectará el
derecho al agua.
Se obstaculiza el perfeccionamiento, fabricación, posesión,
mercantilización, adquisición, transferencia, acumulación y uso de
artefactos químicos, orgánicos y atómicos, de agentes contaminadores de
alto grado que son sumamente perniciosos para el vigor humano.
Según la (ASAMBLEA NACIONAL, 2008)
“Las Instituciones son las principales dependencias
que deben de abastecerse de información referente a
la utilización de tóxicos agroquímicos
internacionalmente prohibidos, según lo señala el
mismo Art. 15 en donde son las entidades públicas
la que deben hacer uso del proceso de cero papel en
su tramites cotidiano de trabajo”. 3
El buen vivir en una sociedad es el conjunto de acciones que realiza la
comunidad de acuerdo a sus labores diarias, las cuales producen varios
efectos en beneficio de los más necesitados, formando con ello la unión y
solidaridad entre los pobladores, al momento de referirse al Buen Vivir, se
trata de cada uno de los aspectos fundamentales que se deben aplicar y
desarrollar diariamente con el objetivo de convertirnos en mejores
personas en cada día nuevo, ya sea poniendo en práctica los valores
forjados desde la niñez en las diferentes familias que conforman una
sociedad, así como también aquellos que se adquieren en relación al
entorno en que se vive.
3 ASAMBLEA NACIONAL. (2008). Quinto Programa Regional de Capacitación en Derecho y Políticas Ambientales. Quito.
5
1.1.2. Objetivos nacionales para el buen vivir
Objetivo 1: “Consolidar el Estado democrático y la
construcción del poder popular”
Objetivo 2: “Auspiciar la igualdad, la cohesión, la
inclusión y la equidad social y territorial, en la
diversidad”.
Objetivo 4: “Fortalecer las capacidades y
potencialidades de la ciudadanía”
Objetivo 5: “Construir espacios de encuentro común y
fortalecer la identidad nacional, las identidades diversas,
la plurinacionalidad y la interculturalidad”
Objetivo 6: “Consolidar la transformación de la justicia y
fortalecer la seguridad integral, en estricto respeto a los
derechos humanos”.
Objetivo 7: “Garantizar los derechos de la naturaleza y
promover la sostenibilidad ambiental, territorial y global”.
Objetivo 8: “Consolidar el sistema económico social y
solidario, de forma sostenible”.
Objetivo 9: “Garantizar el trabajo digno en todas sus
formas”.
Objetivo 10: “Impulsar la transformación de la matriz
productiva”.
6
Objetivo 11: “Asegurar la soberanía y eficiencia de los
sectores estratégicos para la transformación industrial y
tecnológica”
Objetivo 12: “Garantizar la soberanía y la paz, y
profundizar la inserción estratégica en el mundo y la
integración latinoamericana”.
"El Buen Vivir se planifica, no se improvisa. El Buen
Vivir es la forma de vida que permite la felicidad y la
permanencia de la diversidad cultural y ambiental; es
armonía, igualdad, equidad y solidaridad. No es
buscar la opulencia ni el crecimiento económico in-
finito." (Embajada del Ecuador en Países Bajos, 2013)
1.1.3. Justificación del Plan Nacional del Buen Vivir
El buen vivir se deriva de la calidad de vida que una persona
lleva en cada día, mostrando ayuda a quienes más lo necesitan
así como también cuidando de los recursos que proporciona la
naturaleza. En otras definiciones, el Buen Vivir es una forma en
la cual cada ser viviente busca la manera de encontrar el bien
personal y por consiguiente el de la sociedad.
Esta forma de vida representa a las personas que tienen metas
y objetivos que cumplir ya sea a corto o largo plazo, cuya
finalidad principal es el de obtener una vida con todos los
recursos que se han trazado, por lo cual el Buen Vivir en una
sociedad conlleva de mucha responsabilidad para el futuro de
un país en el que se fortalece y enriquece los valores humanos.
7
El Buen Vivir se lo puede aplicar teniendo una sociedad activa
y colaboradora a través de las relaciones sociales, dando con
ello la solución de posibles problemas que ocurren en una
población con distintas costumbres y tradiciones, el Buen Vivir
depende de uno mismo, debido a la forma de vida de cada
persona, para poder llevar un correcto estilo de vida se debe de
estar bien con todos, incluyendo así mismo el medio ambiente
que nos rodea.
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Existe un adecuado control y ordenamiento de los documentos
contables y tributarios que permitan acceder a la información con sustento
y completa seguridad, garantizando ambiente sano para el buen vivir.
1.3. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
1. ¿Por qué el papel se deteriora con el tiempo perjudicando el
ambiente?
2. ¿Cómo se contamina el ambiente con el uso del papel?
3. ¿Cómo afecta la contaminación del ambiente a los seres vivos en
general?
4. ¿Es factible la propuesta de creación de un piloto de modelo digital
de almacenamiento para la correcta gestión de información
contable y tributaria aplicado a las MIPYMES?
5. ¿Qué rentabilidad se va a obtener?
8
1.4. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
CAMPO: Información Empresarial
ÁREA: Contable y Tributaria
ASPECTO: Tecnología
TEMA: “Propuesta de creación de un piloto de modelo digital de
almacenamiento para la correcta gestión de información
contable y tributaria aplicado a las MIPYMES”
1.5. OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS
1.5.1. Objetivo general
Determinar un estudio de factibilidad para la implementación de un
sistema de gestión documental digital que permita a las organizaciones
tener en orden todos los documentos contables y tributarios, generando
eficiencia en la comunicación y contribuyendo con el medio ambiente.
1.5.2. Objetivos específicos
i) Almacenar de manera digital los documentos de la empresa u
organización.
ii) Cambiar lo rutinario por lo eficaz, para tener un mejor manejo
del sistema contable y tributario
iii) Respaldar la información digital de manera física, solo si es
necesario generando menos ingredientes a la contaminación
del medio ambiente
9
1.6. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
1.6.1. Justificación teórica
La razón fundamental de este proyecto consiste en poder determinar la
incidencia directa por la mala práctica de la gestión y administración de la
información física en el área contable y tributaria, además del uso
excesivo de papel, el mismo que en el tiempo contamina el medio
ambiente.
Este modelo de gestión contable y tributaria a implementar, nos permitirá
archivar y referenciar los documentos en base a una estricta disciplina,
documentación que crece día a día en función de la evolución de la
actividad económica, desterrando el deterioro de papel, la confusión en la
información física, y el mal uso de los archivadores por el personal no
autorizado; todo esto ha venido trayendo como consecuencia el desgaste
de tiempo, dinero y estrés, elementos que han venido perjudicando a los
encargados de toda gestión.
Como es de comprender los documentos físicos existentes en su primera
etapa se procederá a escanearlos y guardarlos de manera digital en
carpetas relacionadas y de esta manera iniciar el proceso del modelo de
gestión digital, garantizando la preservación del medio ambiente y el buen
vivir.
Como es conocido ya por nosotros, el papel representa uno de los
elementos más destructivos del mundo ya que su materia prima conlleva
a la tala de árboles, mismos que representan el pulmón del medio
ambiente, consecuentemente, al utilizar la menor cantidad de papel
estamos protegiendo automáticamente la conservación de la naturaleza
verde generando como resultado final un ambiente sano con una mejor
calidad de vida.
Manifiesta el analista ambiental Walter Espinosa (2010, pág. 10)
10
“La cultura del uso del papel es un proceso de
cuidado y meditación”4
1.6.2. Justificación metodológica
Nuestra justificación se basará en las entrevistas, que nos ayudarán a
determinar con propiedad los elementos negativos para el medio
ambiente, la salud y el buen vivir, permitiéndonos tener un conocimiento
claro de los impactos que originará el contar con una gestión de
información digital , en el área contable y tributaria de la actividad
económica que día a día se lleva a cabo, además, de la información
confiable, segura, y oportuna para los beneficiarios internos y externos de
la información.
Los procesos que se desarrollarán estarán en base a métodos
explicativos, referenciales y analíticos, los mismos que coordinarán las
actividades en los diferentes departamentos de la Empresa; además de
un método descriptivo basado en encuestas y entrevistas y
complementado con la observaciónes realizadas a diario en los
diferentes momentos y lugares que se desarrollan las transacciones
(Sistema Digital por el Sistema físico de papel).
1.6.3. Justificación práctica
La aplicación es de gran utilidad para la preservación del medio ambiente,
generando los procesos necesarios para la reducción de la contaminación
ambiental, contribuyendo al uso y actualización de nuevas tecnologías
que nos llevan a generar y precautelar un ambiente sano para nuestras
futuras generaciones. Generar un procedimiento de uso práctico y factible
4 Espinoza, W. (12 de Abril de 2010). EL Medio Ambiente y sus Deterior. Expreso diario , pág. 10.
11
en la conversión de la documentación impresa en archivos informáticos
digitales y protegidos, logrando una verdadera gestión digital
documentaria, considerando los objetivos y procesos del negocio.
1.7. HIPÓTESIS
Con la implementación de un sistema de almacenamiento digital se
contribuye a mejorar la gestión del negocio
1.7.1. Variable independiente:
Implementación de un sistema de gestión documental digital
1.7.2. Variable dependiente:
Aseguramiento de la información y el mejoramiento de los procesos
El almacenamiento es en términos científicos como lo manifiesta (Aurelio
E, 2010) “Se utiliza para hacer referencia a un acto mediante el cual se
guarda algún objeto o elemento específico con el fin de poder luego
recurrir a él en el caso que sea necesario”.5
Con esto se considera que Almacenamiento es la acción de guardar
toda aquella información o elementos que poseen las instituciones.
Sin embargo en el ámbito operativo, el almacenamiento se puede dar al
inicio de cada actividad.
Manifiesta (Silvina M, 2011) el almacenamiento en términos técnicos
“Almacenamiento que exista en el mercado actual. Este diseño es muy
cómodo para limpiar, se desmonta fácilmente y puede ser completamente
sumergido en una solución de limpieza para limpiarlo o esterilizarlo”.6
5 Aurelio, E. (2010). Que es el almacenamiento en la actualidad, opción u obligación . Buenos Aires. 6 Silvina, M. (2011). Las tecnologia han alcanzado los papeles en las empresas . Caracas.
14
El almacenamiento técnico indica el proceso en el cual va a
mantenerse la información de manera que en un futuro no sean
un problema para la empresa, al contrario, sea de vital
importancia ya que existe un mecanismo para poder hallarlos de
acuerdo al lugar en el que se los guardó, permitiéndonos así
trabajar de manera ordenada y automatizada.
En la actualidad se ha ido recogiendo mayor información conforme ha ido
avanzando la tecnología, el tiempo en sí lo cual ha permitido incluir en el
almacenamiento el uso de las TIC’S (Tecnología de la información y la
comunicación) para que en esta nueva era se pueda incluir como lo
expone (Baquerizo Martha, 2011)
“Aquellos datos que antes eran ignorados por el
proceso en el que consistía en almacenarlos, ahora
son de gran importancia porque se encontró el
método para poder ser almacenados y no causar
inconvenientes como pérdidas en un futuro”.7
En los diferentes departamentos de contabilidad es usual encontrar la
gran acumulación de papeles; con el avance de la tecnología que se está
desarrollando esto ya no sería un problema, ya que mediante algunos
nuevos software se pueden almacenar aquellos documentos en los que
anteriormente se realizaban procedimientos físicos pero en la actualidad
esos mismos documentos han sido utilizados para que aquella
información que posee sea digitalizada y almacenada de una mejor
manera para evitar la aglomeración de papeles y posibles pérdidas que se
pudieran dar.
7 Baquerizo, M. (2011). Las agencias contables requieren de mayor atención por parte del Estado. México.
15
Los autores (Alarcón, Féliz, & Molina, 2007) referente al uso del
papel manifiestan:
“Parece difícil imaginar nuestra vida sin papel,
¿verdad? El papel está presente en nuestra vida en la
mayor parte de las actividades que desarrollamos,
relacionadas con el trabajo, la comunicación, la
educación, etc.”8
El papel es uno de los elementos más utilizado por la humanidad desde
su descubrimiento, sirve para anotar las grandes ideas y experiencia de la
humanidad, que en generaciones se han manifestado, sin embargo su
utilización despierta un daño a las diversas comunidades, debido a que la
materia prima del mismo, están involucrados cientos de árboles, que son
destruidos para de ahí derivar variedades de productos, este proceso se
repite por varias ocasiones en diferentes partes y crece su accionar en el
mundo, dejando a la naturaleza sin su fuente natural, consumiendo el
medio ambiente sin escrúpulo o control.
El papel es la principal herramienta en los centros de educación, y en el
ámbito laboral, coincidiendo una utopía que no esclarece el buen uso del
mismo, en el momento que ahorramos papel los recursos en suministros
disminuye y por ende la demanda del mismo, esto hace que la oferta
también se deje influenciar por la demanda y con ello la producción del
papel también disminuye y esto a la vez implica que el proceso de
fabricación de papel es más extenso y la tala de árbol se detiene o
disminuye, al disminuir el uso de papel y recurrir a los medios digitales de
presentar la información financiera y tributaria, en general;
8 Alarcón, F. d., Féliz, & Molina. (2007). Papel en la Vda y el medio ambiente. Buenos aires: editores HCVLP.
16
Sin embargo el escritor (Barco E, Los sistemas de gestión electrónica en
las organizaciones privadas, 2010) indica que:
“La utilización de tecnologías informáticas para la
creación de documentos y la gestión electrónica de la
documentación obliga a replantearse la actuación de
los especialistas en información y documentación”9
El almacenamiento tributario y financiero al igual que el contable se da en
aquellos documentos por ejemplo, los formularios en los que se requería
llenar para disponer al pago de impuestos o divisas existentes, se los
realizaba en el pasado de manera física pero en la actualidad existe un
programa que permite que todos estos archivos sean digitalizados y
presentados para la respectiva declaración que se necesite, lo cual ayuda
primordialmente al almacenamiento de la información y conlleva a seguir
mejorando poco a poco los procesos en los que se desarrolla el
almacenamiento para que de manera automatizada una persona pueda
obtener aquellos documentos de hace 10 años en carpetas digitales
organizadas de acuerdo al tema y al área en el que se desenvuelva la
información
El Autor y editorialista (Montero Juan Velez, 2011) en su Obra
manifiesta10:
“La principal actividad de las empresas en vías de
desarrollo y en mejora de su rentabilidad es el uso de
las TICs en todas sus actividades, entre las principales
es el ahorro del papel y la comunicación directa a
través de los medios digitales”
9 Alarcón, F. d., Féliz, & Molina. (2007). Papel en la Vda y el medio ambiente. Buenos aires: editores HCVLP. 10 EL uso de los documento digitales VELEZ, Montero Juan
17
La importancia de llevar un control de la documentación se realizara para
beneficio y optimización de los recursos a través de la Informática y los
diferentes medios digitales de comunicación,
Ilustración 1. Procesos de escanear documentos contables y
tributarios al sistema de Gestión Documental o almacenamientos en
carpetas de entrada y salida.
1 PC
1Servidor de base
de datos
1 Usuario
1Servidor de
impresión.35
1 Impresora
1 Escáner
1Servidor de
archivos
Símbolo Total Descripción
Subtítulo de leyenda
Leyenda
Realizado por Autoras Año 2014
2.1.2. Información financiera
La información financiera es el conjunto de datos que se emiten en
relación con las actividades formuladas a partir del uso y manejo de los
recursos financieros que posee cada empresa. Es aquella información
contable que se considera indispensable para la administración y el
desarrollo de las instituciones, también constan los cambios que pudieran
presentarse en el patrimonio en un tiempo determinado.
Según (Ortíz, 2008)
“Otro tema de vital importancia son la seguridad de los
datos de una empresa, evitar pérdidas, extravíos, virus
o accidentes inesperados son cuestiones que resuelve
fácilmente gracias a que todo el trabajo se hace de
forma online.”
18
Entre los objetivos de la información financiera está, la presentación de
los estados financieros que cumplen con la finalidad de informar a todas
las personas que conforman una entidad sobre la situación por la que
atraviesa la empresa financieramente, de acuerdo con los resultados de
sus operaciones terminadas en una fecha limitada. Estos estados
financieros se desarrollan de acuerdo con cada una de las actividades
formuladas a partir del uso de los recursos financieros de cada empresa,
por lo cual es necesario el empleo de la misma.
La información financiera no solo satisface a los usuarios que se
encuentran en aquellos organismos que llevan el control, las estadísticas
y la información de una misma actividad económica, es por ello que es de
total beneficio para la empresa que la emite siempre y cuando éstas
presenten los resultados de manera real, favorable y oportuna.
En la actualidad su utilización no es tanto manual como se lo realizaba
hace algunos años, ahora entre uno de los beneficios del mundo
actualizado es que este tipo de información debe desarrollarse de
manera digital.
2.1.3. Almacenaje de la información financiera
Con una aplicación de un programa de almacenamiento digital se evitará
el mal manejo y la ineficiencia de archivar los documentos manualmente
y dará un giro completo, ya que este sistema hará que todo el proceso
archivado, sea también digitalizado de manera rápida. Manifiesta (Parco,
2011)
19
“Disminuir la cantidad de impresiones en vez de
apretar el botón de imprimir piense automáticamente
¿Es necesario tener esa información en una hoja de
papel?”11
Por el avance de la tecnología las empresas se ven obligadas a cambiar
el manejo rutinario de archivos por un programa que faciliten la
información de todo lo recolectado y archivado en periodos contables
determinados, ya que con nuevas aplicaciones se podrá manejar los
documentos de una manera fácil, rápida y sin inconvenientes.
Ilustración 2. Procesos de escaneo de comprobantes, facturas y
otros documentos contables y tributarios
Realizado por Autoras Año 2014
Cada proceso de entrada de información que se ha desarrollado,
atraviesan en primera instancia a través de los vínculos de comunicación
que poseen cada dispositivos de entrada como el celular, la laptop entre
otros. Una vez ingresada la información son trasladadas por medio del
internet al servidor de base de datos de la empresa en el que son
registrados.
11 Parco. (2011). Documentación de Archivos.
20
Ilustración 3. Proceso de entrada de información
Rregistro
documentos
Consultar de documentos
emitida e envíados en
un período especifico
C
Consultar
documentaciónEntregar
documentación
USUARIO
ADMINISTRADOR
Archiva
guarada
Realizado por Autoras Año 2014
2.1.4. Programa y proceso de almacenaje
PROGRAMA:
Grupo de instrucciones que le permite a una computadora desarrollar
diferentes funciones.
Mediante este sistema digital se pueden desarrollar diversas actividades
en beneficio de toda institución.
En el caso del almacenamiento digital estos sistemas son empleados para
grabar, guardar o almacenar archivos.
21
Las instituciones que requieran de su uso, establecerán por medio de la
red este sistema que les permitirá a los usuarios utilizar el mismo
programa en distintos accesos, a través de los mismos se puede incluso
llegar a recuperar aquella información que se daba en otras
circunstancias como perdida.
En este modelo de sistema digital se establece una copia de seguridad
automática para cada uno de los documentos que se ingresan a la base
de datos, de manera que cada información va ir sincronizada de acuerdo
a las carpetas que posee cada usuario aunque se utilice distintos
ordenadores.
Así, cada archivo que se adjunte a la base de datos pueda ser utilizado
por otro usuario sin necesidad de registrarlo de nuevo, para ello se le
asignará una clave a cada empleado para poder realizar trabajos en
nuestro sistema de gestión documental de manera que se pueda acceder
a la información de forma eficaz y rápida, para así poder ahorrar tiempo;
el mismo que nos servirá para desarrollar distintas actividades sin
restricción alguna, obteniendo así un proceso operativo acorde con cada
una de las acciones financieras que realice la empresa. (Lanae C, 2011)
En el caso del almacenamiento digital son todo aquel hardware empleado
para que con la ayuda del software instalado desarrollen un adecuado
funcionamiento para el almacenaje de la información. 12 ( (Álvaro M,
2010)
12 Álvaro, M. (2010). El móvil como instrumento para la inclusión financiera. TELOS.
22
Ilustración 4. Programa de gestión documental utilizada por
dependencias del gobierno
Según (Barco E, Los sistemas de gestión electrónica en las
organizaciones privadas., 2010)
“QUIPUX es un sistema de gestión
documental. El sistema fue modificado a partir
del sistema de gestión documental ORFEO el
cual utiliza tecnologías y estándares abiertos”.
13
En el Acuerdo 71814 (PÚBLICA, SECRETARÍA NACIONAL DE LA
ADMINISTRACIÓN, 2012) se especifica que el sistema QUIPUX será
utilizado por entidades que pertenecen a la Administración Pública
Central, por tal razón la Subsecretaría de Gobierno Electrónico, apoyará
en la implantación, soporte y capacitación, a las entidades que son parte
de la Administración Pública
13 Barco, E. (2010). Los sistemas de gestión electrónica en las organizaciones privadas. Editores HGI. 14 SECRETARIA NACIONAL DE LA ADMINISTRACION PUBLICA. (2012). Migración de software
propietario hacia soluciones de codigo libre y abierto: problemas, ventajas y desventajas. Azoguez.
Considerando las definiciones del término proceso, se orienta a un interés
el definir que es la oportunidad de hacer bien los pasos estructurales y
lineales en las distintas áreas de la organización en donde la formalidad
se realiza en base a un sin número de acciones definidas con
organigramas, pasos secuenciales, pasos literales, diagramas, entre
otros, La definición abarca un contexto de planificación secuencial.
Manifiesta el autor (H. James Harrington, 2009) que:
“Es mejor tiempo de respuesta, disminución del costo,
reducción de inventarios, mejoramiento en
manufactura, superior participación de mercado, mayor
satisfacción al cliente, incremento de la moral de los
empleados, incremento de las utilidades, menor
burocracia. Todo lo que hacemos actualmente lo
llevaremos mejor si nos centramos en el proceso”
Observemos el proceso empresarial;
<La venta de un producto desde el pedido, las posibles dudas, la entrega
hasta la recepción de la factura. Para lograr cumplir con este
procedimiento, se requiere de diversos documentos, como un
comprobante de venta el cual se pueda almacenar en su gran mayoría
como un archivo de Excel dentro del disco duro de una computadora y a
su vez en carpetas. Si un compañero lo tiene en formato papel su
empresa no puede responder con la rapidez necesaria y esto le causará
problemas con los clientes, como por ejemplo, “primero tengo que
encontrarlo, déjenme buscarlo” donde el cliente responderá. ¡A esto le
llaman servicio!.
25
Ilustración 6. Elementos básicos de los procesos
Realizado por Autoras Año 2014
En este caso las personas si usan un sistema de gestión documental
tendrán una gran ventaja , ejemplo: el sistema documental DMS gestiona
todos los documentos que se acumulan a diario en la empresa y los
clasifica correctamente en un archivador electrónico; al igual que todos los
operadores autorizados pueden acceder a la búsqueda que comienza
con el nombre completo del documento y a su vez pueden obtener una
vista enseguida de todo el proceso, donde tan solo con hacer clic se
obtiene una vista previa y la información del archivo, independientemente
si el documento es una hoja, mensaje de correo electrónico, un archivo de
Word, una imagen e incluso un archivo de video.
26
Con este sistema el trato al cliente cambiará, su operadora indicará
“Tengo toda la información disponible le resuelvo inmediatamente”
dejando satisfechos a socios y clientes entregando un rápido
resultado…… ¡A esto le llamo servicio!
2.1.5. Ventajas al Implementar un Sistema de Información
Digital
La ventaja de emplear este sistema de gestión digital es que se puede
conocer cada uno de los recursos que posee, de manera en que cada vez
que se produzca una nueva transacción el sistema automáticamente lo
registra en su base de datos permitiendo al personal encargado
desarrollar nuevas gestiones.
2.1.5.1. Uso racional de los recursos:
La gestión documental facilita que la información se comparta y se
aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.
Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la
duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles
grabaciones de información, seguridad y fiabilidad de la información para
la organización, pueden custodiarse en áreas de alta seguridad,
garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el
uso diario, se dispone de su réplica electrónica.
2.1.5.2. Productividad y valor añadido:
Una gestión documental, además de ahorro de costos, genera una
productividad y valor añadido adicional, originados por el rápido acceso a
la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin
necesidad de trasladar los documentos. Debido al avance de la
tecnología, las empresas se ven en la obligación de actualizarse en lo que
respecta el manejo rutinario de archivos por digitalización, los cuales
27
brindan la facilidad necesaria a la hora de buscar el abastecimiento de
información acerca de todo lo recolectado y archivado en periodos
determinados.
2.1.6. Documentos y su clasificación
La documentación almacenada será transmitida solamente en el caso de
que la información descrita en la base de datos coincida con la
información retenida y solicitada, solamente en ese momento se podría
reenviar lo requerido en base a la confirmación de datos ingresados
adecuadamente por código, cédula o apellidos.
Ilustración 7. Clasificación de los docuementos
Documentos
Clasificacion
Documentos Contables
Documentos Tributarios
Documentos de Información
Materia Prima
Bienes y servicios
Servicio de rentas Interna
Documentos gremiales
Permisos municipalesNomina de empleados
EscriturasDocumentos
contablesDocumentos tributariosEntre otros
ComprobantesContratos
FlujosBalances
IVARetencionesEntre otros
Formularios IVA, Impuesto de rentas
RetencionesPrecio de
transferenciaEntre otros
Realizado por Autoras Año 2014
28
2.1.7. Proceso contable
Las actividades dentro de la estructura de una organización se fijan al
realizar las gestiones contables en base a una cultura sistematizada que
se orienta a la realización adecuada y el control sugerido para definir los
procesos acorde a las políticas contables que exija el sistema de rentas
de un país. El proceso contable es el principal eje de control dentro de la
organización y por parte del servicio de rentas internas, por lo que
demanda el soporte adecuado en cada una de las transacciones que se
realiza a fin de obtener resultados dentro del periodo contable
establecido.
Manifiesta. (Rogers S, 2005)15.
“Los procedimientos del ciclo contable son aquellos
pasos que se realizan para mostrar finalmente la
información financiera de una empresa”
Al tener el conocimiento de que una determinada empresa de
capital, está estructurada a través de un gran número de socios y
que sus respectivos ingresos se producen mediante la
comercialización de servicios o mercadería.
151515 Roger Eggar 2005
29
Ilustración 8. Visualización de documentos y sus procesos
Guarda Doc.
En diferentes formatos
1Servidor de
base de datos
1 Usuario
1Vínculo de
comunicación
1 Equipo portátil
1 Tablet PC
1Servidor de
impresión.35
1Servidor de
archivos
Símbolo Total Descripción
Subtítulo de leyenda
Leyenda
Realizado por Autoras Año 2014
El proceso del almacenamiento se lo realiza en una matriz y a la vez en
un disco duro externo que tendrá información contínua al igual que
almacenamiento constante para garantizar que los documentos se
mantengan en diferentes lugares seguros de almacenamiento.
30
En estos últimos tiempos, se ha podido constatar que son prácticamente
inexistentes los diferentes negocios que cierran sus libros al finalizar el
mes, la gran mayoría de los negocios se desempeñan con etapas
contables en cada año y cierran sus cuentas así mismo en un periodo
anual.
Es de gran importancia recalcar que a toda etapa contable que consista
en 12 meses consecutivos se la reconocerá con el nombre de periodo
fiscal.
(Richard Ball, 1994) Manifiesta que:
“Cuando los ciclos contables coinciden con el año
natural del negocio, los libros se cierran cuando los
inventarios y las actividades se encuentran en su nivel
más bajo”16
Los lineamientos dentro del proceso contable a seguir se lo vinculan
acorde al siguiente cuadro.
16 Richard Ball. (1994). Administración de Empresas. México: Mc Graw.
31
Ilustración 9. Información de procesos y organización digital de
información
Inicio de negociación
Proceso de Facturación
Proceso de Ingreso de dinero
Proceso de deposito bancarios
Proceso de Cuentas por Cobrar
Seguimiento a lineamiento
Informacion contable
Información Tributaria
Organización digital de informacion
Información documentaria
Realizado por Autoras Año 2014
La ilustración No 9 se realiza en base a una organización comercial en
donde la cultura contable se asemeja desde el momento mismo que
arranca la negociación en donde se elabora el proceso de facturación ,
posteriormente en el ingreso de dinero, que este al terminar la jornada
laboral se procede a ser depositado en una institución bancaria, sin
32
embargo podrá haber otro proceso que se origina con cuentas por cobrar
y pagar dentro de la organización para que cada una de las cuentas
respectivas sean de soportes y se ingresen al sistema contable y a la vez
la documentación a un sistema digital, respectivamente.
2.1.8. Proceso tributario
Un sistema de control contable es eficiente con el fin de no caer en los
diversos errores que normalmente se vincula dentro de las NIFF y a la vez
repercute en la acción de multas y sanciones que tergiversa la
rentabilidad de la institución por la incorrecta gestión administrativa que se
desarrolle.
Ilustración 10. Medios diferentes de escanear información tributaria
1 PC
1 Cámara digital
1 Usuario
1Vínculo de
comunicación
1 Teléfono inteligente
1 Tablet PC
1 Cámara de vídeo
1 Escáner
1 Gran sistema
1Servidor de base de
datos
1 Servidor Web
1Servidor de
impresión.35
Símbolo Total Descripción
Subtítulo de leyenda
Leyenda
Realizado por Autoras Año 2014
33
El proceso de tributación encierra pasos exigidos de ley que orienta a las
organizaciones de cómo se deben vincular las retenciones, IVA, impuesto
a la renta, precios de transferencias entre otras, que representa un interés
en la realización de pasos exigidos y formularios llenados el fin de hacer
las declaraciones de impuestos respectivas.
La forma más rápida es de ingresar información financiera a la base de
datos a través del sistema utilizando los medios de comunicación como:
Cámara, teléfono, tablet, imagen, escáner; elegimos la forma de guardar o
imprimir en diferentes formatos o archivos utilizando este sistema una vez
visualizada la información.
Normalmente se utiliza un formato PDF y esta información se traslada a
las diferentes bases de datos en el SRI y en la empresa.
TRIBUTO.-
Se determina como las prestaciones que tanto el Estado u otros
organismos de origen público exigen de manera unilateral a las personas
o empresas conocidas como contribuyente, con las que se cubren
aquellas necesidades del Estado como lo es en el ámbito económico. En
conclusión se determina que el tributo es toda prestación que se le debe
al Estado o cualquier otro organismo público legalmente establecido cuya
finalidad es el satisfacer el desarrollo nacional.
Los impuestos exigidos por el Servicio de rentas internas dirigidos a la
variedad de productos que mantiene la responsabilidad de quienes
forman parte de la producción nacional, siendo los principales el impuesto
a la renta, el impuesto al valor agregado, impuestos a los consumos
especiales.
34
“El Gobierno Ecuatoriano toma las medidas protectoras, correctoras y
efectivas para minimizar el efecto de esta crisis económica que afecta a
todos los países del mundo, regulando los impuestos y equilibrando la
balanza comercial”.
2.1.9. Proceso de información
Un programador informático resuelve un problema que no se sabe cómo
es, guarda información referente a las actividades contables, tributarias y
una gran variedad de documentos que respaldan las acciones que realiza
la institución.
Para la solución de su cliente se debe convertir los documentos de papel
en PDF, WORD, JPG.
Ilustración 11. Proceso externo de almacenamiento de información
contable y tributaria
1 Teléfono móvil
3 Ethernet
3Vínculo de
comunicación
1 Equipo portátil
1 Tablet PC
1Servidor de base de
datos
1 PDA
1Servidor de correo
electrónico
1 Servidor FTP
Símbolo Total Descripción
Subtítulo de leyenda
Leyenda
Realizado por Autoras Año 2014
35
La incorporación de este nuevo modelo de almacenamiento de
documentación contable denominado “gestión de información contable y
tributaria”, genera importantes beneficios al facilitar los procesos de
fiscalización y auditorías internas y externas. Hoy en día es muy
importante manejar sistemas tecnológicos que ayuden a hacer los
procesos más rápidos y eficientes. Es importante convertir una montaña
de papeles en una columna de archivos, hay necesidad de gestionar
miles de archivos dispersos en varios discos duros en innumerables
carpetas en varios ordenadores todo esto se resuelve con un programa
de gestión documental.
Este proceso se desarrolla almacenando todas las bases de datos
existentes; y se lo maneja con un solo un ordenador para varios
ordenadores dándonos la facilidad de realizar las copias de seguridad y
una búsqueda más rápida de archivos de control de acceso a los
documentos que nos permite controlar quien entra a nuestra base de
datos.
2.2. PROCESOS PARA LA APLICACIÓN DE DOCUMENTOS A
CARPETAS DIGITALES.
2.2.1 Logística de manejo de documentos
El análisis de los procesos de documentación digital encierra un interés
por crear actividades rápidas y que permitan solucionar problemas e
incluso tomar decisiones inmediatas para el desarrollo de actividades
contables, financieras y de flujos dentro de una entidad comercial o de
servicio, es por ello el interés de saber manejar los procesos debidamente
realizado en base a las actividades descritas en las siguientes
ilustraciones.
36
Ilustración 12. Proceso de escaneado de documentos contables y
tributarios más eficiente mostrándose en el visor y después la
bandeja de entrada.
Realizado por Autoras Año 2014
En el diagrama se gestiona el proceso que toma la información en base a
la frecuencia y a los pasos, desatando un interés por el tiempo que se
desenvuelve los procesos, es decir mientras más rápido más eficiente, se
miden el esfuerzo de la empresa, gracias a las facilidades y ventajas que
ofrece el servicio de gestión documental, agrupando factores como el
ahorro de transporte, el costo del papel, el beneficio en la información
inmediata y las diligencias y solicitudes de manera más eficiente.
Inicio de scaneo
Proceso de
verificación
de datos
Bandeja de
entrada de
información
Importancia
Proceso de
eliminación
de la
información
Bandeja de
entrada
disponible
Clasificación de
la información
Clasificación de
la información
escaneada
Fin de los procesos
de escaneo
37
Ilustración 13. Envío y recepción de memos y oficios de una entidad
utilizando la impresion de documentos contables y tributarios
Realizado por Autoras Año 2014
La información es mostrada en varios formatos, cada registro es guardada
en la base de datos de gestión documental solo se puede modificar y
guardar información. El despliegue de la información encierra una visión a
los contadores, y jefaturas empresariales en formato pdf y sin poder tener
acceso a cambiarla solo verificarla e imprimirla, y queda excusado de
borrar o cambiar información.
38
2.2.2 Técnicas de aplicación de cero papeles en las
organizaciones.
Ilustración 14. Envío y recepción de documentos contables y
tributarios de carcateres electrónicos
Realizado por Autoras Año 2014
Las directrices se respetan y se encaminan en las obligaciones
jerárquicas con el fin de abastecer un orden de prioridades y exigencias
en los mandatos de los documentos transferidos en la base de datos.
39
2.2.3 Impacto ambiental de la Gestión de Documentos
Contables y Tributarios.
La recolección contínua de documentos contables, en este caso aquellos
que se producen como resultado de las actividades tanto administrativas y
financieras que se llevan a cabo dentro de una empresa, produce a la
larga, consecuencias desfavorables para el medio ambiente, esto debido
a que al igual como se da al momento de desechar desperdicios a la
interperie y poco a poco va produciendo daños a la integridad ambiental
una vez que se da la descomposición del mismo, tomando en cuenta que
al existir mayor cantidad de papeles a los cuales no se les brinda un uso
completo, conlleva a que exista la necesidad de fabricar más de este
material, y se debe considerar que la producción del mismo requiere de la
tala y por ende destrucción de áreas verdes, ya que es la fuente principal
para la creación del papel.
Es de esta manera que se debe de considerar que una de las alternativas
más favorables para intentar reducir, y además prevenir que surjan estos
inconvenientes que afectan a la integridad ambiental, se encuentra la
alternativa de gran factibilidad de la digitalización de documentos,
mediante el uso de la información computarizada que conste en la
memoria de un determinado ordenador.
Los procesos del almacenamiento de documentos representan
importantes ventajas. Entre ellas, se logra el ahorro significativo en la
generación, almacenamiento y administración de los libros, pues la
generación, manejo y respaldo de archivos digitales electrónicos ha
comprobado ser más eficiente y económico, ya que al cuarto o quinto mes
de generación se recupera la inversión.
40
2.2.4 Documentos al archivador electrónico
El proceso de digitalización consiste en el ingreso del contenido que
posee en medios físicos, como es en el caso de los papeles o
documentos que a través del modelo digital especializado se deberá
obtener un mejor desempeño en cuanto a una organización documental.
Según (Peña F, 2009) manifiesta:
“El proceso de digitalización se presenta como
semiautomático o como automático en su totalidad” 17
2.2.4.1 Distribución e ingreso de los documentos
En esta distribución encontramos tres tipos de documentos, estos
son:
- Contables
- Tributarios
- De Informacion.
17 Ortíz, C. (2008). Software de Gestión Documental. Maracaibo: Aranguiz.
41
Ilustración 15. Documentos contables
Realizado por Autoras Año 2014
A través de varios medios de comunicación, podemos ingresar la
información en diferentes formatos, y así visualizarlos al ingresar a la
base de datos de gestión documental
Declaración del IVA Documentos Contables
Documentos Tributarios
Documentos de Información
Proceso de Escaneo
Proceso de distribución
Alamcenamiento
Alamacenamiento
Almacenamientos
42
Ilustración 16. Documentos tributarios
Formulario 104
Declaracion Iva
Procesos tributario
Documentos de Información
Proceso de Escaneo
Proceso de distribución
Alamcenamiento
Almacenamientos
Realizado por Autoras Año 2014
La digitalización de los documentos contables y tributarios son métodos
que si bien es cierto con el desarrollo constante de la tecnología, se
manifiestan como una técnica práctica para una mayor organización en
las actividades financieras de las empresas, debido a que la transcripción
física en documentos contables representa en la mayoría de los casos
una desorganización crítica que puede afectar a la integridad de la
empresa en el momento que se requiera la búsqueda de documentos
antiguos de gran importancia para cumplir con una actividad determinada.
43
Ilustración 17. Documentos de información
Contrato de arrendamiento Documento De información
Documento Contable
Proceso de Escaneo
Proceso de distribución
Alamcenamiento
Almacenamientos
Realizado por Autoras Año 2014
2.2.5 Clasificación de Documentos para el Escaneo
Papel como factor incidente en la contaminación del Medio Ambiente
Tal como manifiesta (Gundongan, 2009)
“Parece difícil imaginar nuestra vida sin papel, el papel
está presente en nuestra vida en la mayor parte de las
actividades que desarrollamos, relacionadas con el
trabajo, la comunicación, la educación, entre otras”.18
La sociedad es consciente de la necesidad de alcanzar un desarrollo
económico adecuado, pero sin dejar de conservar los recursos naturales y
se pueda reconocer que se contribuye con la preservación ambiental.
Para (Parco, 2011) es necesario realizar los siguientes:
18 Gundongan, P. (2009). Telecomunicaciones y Desarrollo Sostenible. Mainz: Khan.
44
“Disminuir la cantidad de impresiones, en lugar de optar
por el botón de “imprimir” automáticamente, se debe
pensar básica y conscientemente si es necesario tener
esa información en una hoja de papel. Asimismo, se
pueden utilizar otros medios alternativos como el correo
electrónico o los mensajes de texto para enviar un
mensaje o también se puede guardar la información en
la memoria del computador; si se desea almacenar”. 19
Los impactos ambientales asociados a la fabricación y reciclado del papel,
así como las numerosas ventajas en cuanto al ahorro de costes y
aumento de productividad que supone tener menos papeles en la mano
han fomentado que a distintos niveles de empresas, administraciones
públicas, y organizaciones ecologistas, se implanten iniciativas para la
reducción del consumo del papel.
Manifiesta, (Athento C. H, 2004)
“En los últimos tiempos el gran volúmen, la complejidad
y diversidad de información estructurada y no
estructurada que maneja una empresa, sin importar el
tamaño de la misma, ha provocado que apoyarse y
ayudarse en herramientas como el software de gestión
documental sea algo imprescindible en cualquier tipo de
organización para evitar el caos en los sistemas de
información”. 20
La aplicación correcta de ésta herramienta de gestión documental
contribuye en prácticas del equilibrio administrativo, cumplen con las
19 Parco, N. (2011). La Tecnología del Papel Informática aplicada. Lima Perú: Editorial Paez fienco. 20 Athento, C. H. (2004). La informacion Estructura. Asuncion PAraguay: Ediciones integrales
Paraguayas 1990 ce.
45
políticas de conformidad y además un considerable ahorro de papel,
archivos y espacio, produciendo un importantísimo aumento de la
productividad.
Desecho de Documentos que Representan Grandes Beneficios a la
Actividad del Reciclaje
Como recalca (Ortíz, 2008) al manifestar que:
“Otro tema de vital importancia son la seguridad de los
datos de una empresa, evitar pérdidas, extravíos, virus
o accidentes inesperados son cuestiones que se
resuelven fácilmente gracias a que todo el trabajo se
hace de forma online”.
Una empresa generará una gran cantidad de documentos, con él día a
día según las actividades laborales que en ella se lleven, esto se da ya
que la información que contienen estos archivos es la que la llevará al
éxito a la hora en que esta necesite realizar una determinada actividad.
Este tipo de documentos representan un deber, es por esto que se le
debe dedicar un porcentaje mayor de tiempo a los procesos para poder
conseguir su optimización, es en este factor donde se hace referencia al
sistema tributario de gestión documental, el cual mejorará el servicio a
socios o clientes ahorrando tiempo y dinero.
Los documentos contables se emiten con el objetivo de dar constancia de
un soporte del historial contable de una empresa, que se ha derivado en
un periodo de tiempo específico en el que se hayan realizado diferentes
actividades de gestión, las cuales deben ser transcritas a través de
documentos en los que se lleva a cabo la contabilidad diaria.
Manifiesta (Athento C. H, 2004) en los últimos tiempos el gran volumen, la
complejidad y diversidad de información estructurada y no estructurada
que maneja una empresa, sin importar el tamaño de la misma, ha
46
provocado el apoyarse y ayudarse en herramientas de gestión
documental digital, y sea algo imprescindible en cualquier tipo de
organización para
evitar el caos en los sistemas contables.
Ilustración 18. Lectura de documentos contable y tributarios antes
de la clasificación al archivador
Fuente: Instituciones Públicas del Ecuador
2.2.6 Nube digital
DEFINICIÓN
Desde hace un par de años, muchas empresas comenzaron a trabajar en
mecanismos que permitieran guardar información de manera segura y sin
tener que utilizar material físico; a esto se lo conoce como Nube Virtual o
Cloud.
47
El por qué de ese nombre viene dado por multitud de teorías pero, la que
parece más aceptada es la idea de internet como un conjunto de
ordenadores conectados entre sí por una red de cables y servidores
situados en una nube virtual, desde la que se da funcionalidad a todos los
PCs conectados en dicha red. En la actualidad, millones de personas
tienen una cuenta en una nube virtual y saben de qué manera utilizarla.
BENEFICIO DE OBTENER UNA NUBE DIGITAL
La “nube” permite ingresar a los datos desde cualquier lugar y dispositivo
sin más premisa que acceder a internet. En contrastes aquellos que no
usan aun la nube como recurso de almacenamiento, seguirán
condicionados a guardar archivos en su computadora o accesorios de
almacenamiento externo, como los pendrive, pero en el momento en que
no posean dichos dispositivos no podrán tener acceso a sus documentos.
Por esto para Sebastián Herrero “la independencia que este tipo de
dispositivos le otorga a los usuarios es sin duda su mayor virtud”.
TIPOS DE NUBES
Existen actualmente más de 20 competidores en el juego de
almacenamiento: Dropbox, Caja, Cubby, Stash Mozy y otros.
Pero aún así la tecnología Cloud sigue siendo un territorio desconocido
para muchos.
DROPBOX
Es básicamente un disco rígido pero en Internet el servicio es
completamente gratuito aunque también se puede pagar para tener una
versión Premium. Ofrece espacio en sus servidores para que puedan
almacenar archivos de texto, videos, canciones o cualquiera de las cosas
que tenés en tu PC (Ver Anexo # 1).
48
Lo mejor de todo es que a través de un software que poseen podrás
acceder a este disco rígido digital a través de una carpeta en tu escritorio
o de la barra de tareas de Windows, Mac OS X o Linux.
GOOGLE DOCS Y CALENDAR
Si se está buscando una alternativa para el Microsoft Office, el Google
Docs es lo ideal. Se podrá crear o editar archivos de texto, hojas de
cálculo, presentaciones, archivos PDF y más. Pero, además de poder
ingresar desde cualquier computadora y lugar, una de las mejores
opciones que tiene es que guarda los archivos constantemente. Esto
permite que si, por ejemplo, surge un corte de luz no se pierda
prácticamente nada de información y se pueda continuar modificando los
archivos en cualquier momento.
Por otro lado, Google Calendar es servicio de calendario y agenda online.
Permite no sólo organizar fechas sino sincronizar la información con tus
contactos de Gmail y así compartir o invitarlos a diferentes eventos. Lo
mejor de todo es que, aquellos más olvidadizos, van a poder configurarlo
para que les envíen un correo electrónico o SMS de aviso cuando tengan
una cita importante o saludar a algún amigo por el cumpleaños.
Tanto con Google Docs como con Google Calendar para poder utilizarlos
se debe tener una dirección en Gmail.
PICASA - FLICKR
Son los dos servicios de almacenamiento de imágenes más famosos de
la red de dos de las compañías más relevantes: Flickr es de Yahoo! y
Picasa de Google. Desde que nacieron las cámaras digitales la fotografía
cambió radicalmente pero en más de una oportunidad las capturas se
pierden porque, por ejemplo, un virus entra a la computadora y borra todo.
49
Si cada vez que te vas de vacaciones o cumples años vas subiendo esas
fotos a Internet nunca más vas a perderlas y tu información estará
resguardada.
ZOHO
Es una plataforma que, como Google Docs, ofrece aplicaciones online
para oficina pero mucho más profesional y con una mayor cantidad de
opciones.
Zoho Writer permitirá crear documentos de texto; Zoho Sheet con el que
se pueden hacer hojas de cálculo; Zoho Show para crear diapositivas;
Zoho Wiki para editar archivos wiki (como la Wikipedia); Zoho Notebook
que te dejará crear documentos de texto con videos, audio e imágenes;
Zoho Meeting para realizar videoconferencias entre una o más personas;
Zoho Projects para gestionar proyectos de cualquier tipo (asignación de
tareas, tiempos para realizarlas, personas vinculadas, etc.).
Zoho CRM es una aplicación para administrar y gestionar con la que vas
a poder llevar una agenda de contactos, tareas, gestión de grupos y más;
Zoho Planner para tener una lista muy organizada de tareas por hacer;
Zoho Chat para comunicarte con tus empleados o compañeros de trabajo;
y Zoho Mail que, como su nombre lo dice, es un correo electrónico.
PROVEEDORES DE RED Y NUBES
Si bien no hay un hecho particular que pueda relacionarse con el
nacimiento de la nube digital, el concepto obtuvo su mayor impulso
cuando grandes empresas como Google, Amazon y Microsoft
desarrollaron servicios de almacenamiento en sus servidores.
La “nube” día a día comienza a reemplazar a las formas tradicionales de
almacenar archivos. Antiguamente había que instalar sistemas operativos
en el disco duro de la computadora y todos los programas necesarios
50
también se instalaban en el disco, mientras que hoy la nube promueve
que todo sea almacenado en servidores y se pueda acceder a los
contenidos desde cualquier lugar independientemente del dispositivo
desde el que se accede”. Tanto las empresas como los entes particulares
pueden acceder al dispositivo, cada uno adaptándolo a sus necesidades y
es ahí donde ingresan los distintos servicios que existen para usar el
Cloud Computing.
2.3 MARCO CONCEPTUAL
GESTIÓN DOCUMENTAL EN MYPYMES
“Las compañías, en la actualidad, pagan un alto precio por
la elevada carga de trabajo y desorganización de la
información empresarial, algo que podría solucionarse
utilizando ciertas herramientas, como un buen gestor
documental, el uso de soluciones de gestión
documental y Portal Corporativo además de ser una
imperiosa necesidad para las grandes empresas también lo
es para las MYPYMES”. (Grupo Euclides, 2011)
La acumulación de archivos virtuales en los computadores de las
entidades empresariales surge como una nueva problemática que hasta
la actualidad no se presentaba (Ver Anexo # 2). En esta situación, la
capacidad que ocupa no preocupa mayormente, debido a que la memoria
de almacenamiento es cada vez menos costosa; pero la complejidad para
encontrar un determinado documento que se está buscando, además de
la creación de copias de seguridad comienzan a considerarse como
importantes conflictos de gestión documental.
51
“En los sistemas de archivo de los documentos en soporte
papel, para localizar un documento dentro de un
expediente lo primero que se ha de saber es qué
expediente contiene el documento y cuál es la localización
física de ese expediente. Además, será necesario llevar un
control sobre la circulación de expedientes (cuándo salió,
a quién se le ha dejado en préstamo y cuándo se
devolverá)”. (Nuria San Servando Hernández, 2013)
En los sistemas electrónicos, los usuarios tienen la posibilidad de aplicar
búsquedas por atributos o por comandos de textos libres para lograr
localizar un determinado archivo el cual se pretende encontrar, lo hacen
desde el propio puesto de trabajo y no es necesario realizar un control
sobre el préstamo, ya que diversos usuarios pueden acceder al
expediente incluso de forma simultáneamente.
Pero, al igual que en los sistemas basados en papel, los documentos
electrónicos no tienen sentido ni valor si no se encuentran relacionados
con los otros documentos que se han creado o recibido durante la gestión
del mismo procedimiento o actividad. Igualmente, es imprescindible
describir el contexto administrativo y tecnológico del documento, esta
información servirá para relacionar los documentos electrónicos y los
documentos en otros soportes.
“En la actualidad las empresas tienen ante sí un nuevo reto
en lo que se refiere a la gestión documental: la información
está aislada. La documentación en papel, los correos
electrónicos, los archivos almacenados en carpetas en el
Pc y los datos de registro del eRP no están relacionados
entre sí, la información no se comparte y la pérdida y falta
de control de información generan ineficacia y descontrol
en las organizaciones”. (Servando Hernández, 2013)
52
2.3.1 Proceso contable
Encierra el periodo de tiempo en el que se lleva un registro de todas
aquellas transacciones que practica una empresa ya sea este en periodos
mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, resaltando el periodo
anual como el demandado con mayor frecuencia.
2.3.2 Estados financieros
Aquellos estados contables en los que se representa cada uno de los
informes de cuentas anuales o las finanzas que utiliza la empresa. Son
documentos a los que acuden las empresas para sustentar en ellos la
situación actual de la compañía ya sea ésta financiera u económica.
De acuerdo a su uso, se utilizan:
Estado de Situacion Financiera
Estado de Resultado Integral
Estado de Flujo de efectivo
Estado de cambios en el Patrimonio
Notas a los Estados Financieros
2.3.3 Proceso tributario
Consiste en el conjunto de actividades y acciones que el responsable,
declarante o contribuyente en general lleva a cabo por sí mismo con el fin
de lograr el cumplimiento de la obligación tributaria sustancia.
Entre las finalidades que se presentan durante la aplicación del proceso
tributario constan:
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El análisis y revisión de todas y cada una de las obligaciones
tributarias accesorias ya sean estas del sujeto activo como del
pasivo.
Métodos para lograr hacer cumplir las obligaciones tributarias
princicipales.
Debate administrativo sobre el impuesto.
Debate contencioso del impuesto.
Se determina como las prestaciones que tanto el Estado u otros
organismos de origen público exigen de manera unilateral a las personas
conocidas como ciudadanos con las que se cubren aquellas necesidades
de la empresa como lo es en el ámbito económico.
En conclusión se determina que el tributo es toda prestación que se le
deba al Estado o cualquier otro organismo público legalmente establecido
cuya finalidad es el satisfacer el desarrollo nacional.
54
3. CAPÍTULO III.
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1. MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
Para Justin G. Jongenecker (2007) “La investigación es el proceso de
recopilación, procesamiento, informe e interpretación de la información,
con temas como: Clientes, Competidores y el Mercado, que es lo que se
desarrollará más adelante”.
La investigación representa la voz del consumidor al interior de la
compañía, por lo que se deduce que el propósito de la investigación del
presente proyecto es ayudar en la toma de las decisiones para dar un
mejor desarrollo a la información y documentación en las empresas de
purificación y embasado de Agua de la ciudad de Guayaquil, desarrollo y
la mercadotecnia de la empresa.
El presente proyecto de investigación, fue elaborado con tres diferentes
modalidades:
DE ACUERDO A LOS OBJETIVOS:
Aplicada.-
Es la investigación que está dedicada al desarrollo de la ciencia y puede
determinar un hecho o descubrirlo.
DE ACUERDO AL LUGAR:
De Laboratorio.-
Es aquella investigación que está controlada directamente por el
investigador y dentro del propio lugar de trabajo. Con ella llevamos a cabo
una investigación bibliográfica y la documental audio gráfica
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Bibliográfica
Es la encargada de recopilar datos, por medio del manejo adecuado de
los libros, las revistas, resultados de otras investigaciones, entrevistas,
censos (Ver Anexo # 3), etc. Se trata de buscar la información necesaria
tanto en las bibliotecas, mediante la red mundial de comunicaciones, el
internet.
De Campo.-
Se desarrolla en el mismo lugar donde ocurren los acontecimientos, en
contacto con los gestores del problema que se investiga.
La estrategia que cumple el investigador se basa en métodos que
permiten recoger los datos en forma directa de la realidad donde se
presentan. Los datos obtenidos son llamados primarios o de primera
mano.
DE ACUERDO AL ENFOQUE:
Investigación Científica.
Es el general que recibe, el largo y complejo proceso en el cual, los
avances científicos son el resultado de la aplicación del método científico
para resolver problemas o tratar de explicar determinadas observaciones.
Es además un proceso técnico-científico que busca descubrir las leyes
generales que rigen las relaciones de los fenómenos de la naturaleza y la
sociedad.
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3.2. MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN
Es una especie de brújula en la que no se produce automáticamente, el
saber, pero que evita perderse en el caos aparentemente de los
fenómenos, aunque solo sea porque indica cómo no plantear los
problemas y como no sucumbir en el embrujo de los prejuicios
predilectos.
Investigación Cualitativa: Es la investigación de carácter exploratorio
que pretende determinar principalmente aspectos diversos del