CARATULA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA UNIDAD ACADÉMICA DE INGENIERIA COMERCIAL, ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD CARRERA DE INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A. TRABAJO DE GRADUACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA Realizado por: Sandra Elizabeth Moscoso Cabrera Director: Ingeniero Esteban Morocho Vélez 2015
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CARATULA
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
UNIDAD ACADÉMICA DE INGENIERIA COMERCIAL,
ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD
CARRERA DE INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL
ÁREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA
LOGÍSTICA LGM S.A.
TRABAJO DE GRADUACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
Realizado por:
Sandra Elizabeth Moscoso Cabrera
Director:
Ingeniero Esteban Morocho Vélez
2015
EL HONORABLE JURADO CALIFICADOR OTORGA A ESTE
TRABAJO
La Calificación de: ___________________________
Equivalente a: ___________________________
________________________ ______________________
Presidente del Tribunal Miembro 1
_________________________
Miembro 2
DECLARACIÓN
Yo, Sandra Elizabeth Moscoso Cabrera, declaro bajo juramento que el trabajo aquí
descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado
o calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se
incluyen en este documento.
Sandra Elizabeth Moscoso Cabrera
CERTIFICACIÓN
Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Sandra Elizabeth Moscoso Cabrera, bajo mi supervisión.
Ingeniera Esteban Morocho Vélez
DIRECTOR
DEDICATORIA
A Dios, por darme la vida y regalarme una familia maravillosa.
A mis padres, Enrique y Zoila, por todo su amor, esfuerzo, trabajo y apoyo
incondicional durante todos estos años, gracias por todos sus consejos para que sea
una mejor persona cada día, por su protección y su aliento para para que siga adelante
y siempre sea perseverante y cumpla con mis ideales.
A mis hermanos Miriam, Xavier y Jorge, por el apoyo para que termine con éxito mi
carrera, gracias por compartir conmigo buenos y malos momentos.
A mis sobrinos los quiero mucho, Carito eres mi fuente de alegría.
AGRADECIMIENTO
A mis padres por todo su sacrificio durante todos estos años de estudio.
A mis maestros de la Universidad, por compartir conmigo todas sus enseñanzas
impartidas.
Un agradecimiento al Ing. Esteban Morocho, que como Director de este proyecto me ha
orientado y corregido para que pueda terminar con éxito este trabajo.
RESUMEN
En los últimos años se ha incrementado la necesidad de tener un buen Sistema de
Control Interno en las organizaciones, debido a lo práctico que resulta medir la
eficiencia y la productividad al momento de implantarlos, en especial si se centra en las
actividades básicas que ellas realizan.
La Empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer
la situación real de las mismas, por eso, resulta importante tener una planificación que
sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre
su gestión.
La presente trabajo, tiene como objetivo implementar un sistema de control interno
para el área de Compras en la Empresa Logística LGM, con el fin de detectar, las
desviaciones respecto a los objetivos y metas planteadas en la Empresa y prevenir
cualquier evento que pueda evitar el logro de los objetivos, la obtención de información
confiable y oportuna y el cumplimiento de leyes y reglamentos.
Además con esta investigación se instruye al personal de la compañía del área de
Compras y demás involucrados en el proceso, para que establezca el concepto de
control interno y las consideraciones necesarias al efecto y que de esta manera se
abarque a la entidad como un todo, en busca de niveles de eficiencia y eficacia, de
acuerdo a los parámetros que se exigen, así como en la generalización del Sistema de
Control Interno va más allá del marco contable y se adapta a las características de la
compañía.
Esta solución entrega resultados que beneficia a la empresa donde los Gerentes y
administradores puedan ser partes de una mejora continua para el desarrollo de la
empresa con una liquidez solvente.
Con la implementación de esta propuesta, se obtiene una visión integral de la
organización, referente a si está alcanzando los objetivos y metas que se ha planteado,
así como también si los recursos utilizados y las acciones ejecutadas, tiene la finalidad
de evaluar su gestión para redefinir sus estrategias en el caso que se amerite.
ABSTRACT
In recent years has increased the need to have a good internal control system in
organizations due to the practicality of measuring efficiency and productivity when
implementing them, especially if it focuses on core activities they perform.
The company implement internal controls in their operations, lead to know the real
situation of the same, so it is important to have a plan that is able to ensure that controls
are met to give a better insight into their management.
The present work aims to implement a system of internal control to the Purchasing
Department at the LGM Logistics Company, in order to detect deviations from the
objectives and goals set forth in the Company and to prevent any event that may
prevent achievement of objectives, obtaining reliable and timely information and
compliance with laws and regulations.
In addition to this research to company personnel Purchasing Department is
instructed and others involved in the process, to introduce the concept of internal control
and the necessary follow considerations and thus the entity encompassing as a whole,
looking for efficiencies and effectiveness, according to the parameters that are required
as well as the generalization of Internal Control System goes beyond the accounting
framework and adapts to the characteristics of the company.
This solution delivers results that benefits the company where managers and
administrators can be part of a continuous improvement in the development of the
company with a sound liquidity.
With the implementation of this proposal, a comprehensive vision of the organization
concerning whether it is achieving the goals and objectives that has been raised, as well
as whether the resources used and completed operations, aims to assess their
management to get redefine their strategies in case warranted.
ÍNDICE DE CONTENIDO
CARATULA ................................................................................................................................................... i
EL HONORABLE JURADO CALIFICADOR OTORGA A ESTE TRABAJO ................................... ii
DECLARACIÓN ......................................................................................................................................... iii
CERTIFICACIÓN ....................................................................................................................................... iv
DEDICATORIA ............................................................................................................................................ v
AGRADECIMIENTO .................................................................................................................................. vi
RESUMEN .................................................................................................................................................. vii
ABSTRACT ............................................................................................................................................... viii
ÍNDICE DE CONTENIDO.......................................................................................................................... ix
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................................................ xii
LISTA DE CUADROS ............................................................................................................................. xiii
LISTA DE ANEXOS ................................................................................................................................. xiv
CAPITULO I ................................................................................................................................................. 1
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA ........................................................................................... 1
1.10.1.4. Organigrama de Operaciones ..................................................................................12
1.10.1.5. Organigrama de Logística.........................................................................................13
1.10.1.6. Organigrama de Mantenimiento. .............................................................................14
1.10.1.7. Organigrama de Bodegas. ........................................................................................15
CAPITULO II ..............................................................................................................................................16
2. MARCO TEORICO ...........................................................................................................................16
2.1. CONCEPTO DE CONTROL INTERNO .................................................................................16
2.2. LA NUEVA CULTURA DEL CONTROL INTERNO ............................................................16
2.3. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO ..............................................................................17
2.4. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ............................................................17
2.4.1. ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO ................................17
2.4.2. PLAN DE DESARROLLO DE LA FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO ................18
2.4.3. ANÁLISIS DE LOS RIESGOS DEL CONTROL INTERNO .......................................19
2.4.4. PLAN DE TRABAJO PARA LA DOCUMENTACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. .............................................................................................23
2.5. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO ......................................................................27
2.5.1. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO ....................................................................27
2.5.2. CONTROL INTERNO CONTABLE ................................................................................31
2.6. MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO...............................................34
2.7. CONTROL INTERNO MEDIANTE EL MÉTODO COSO ...................................................39
2.7.1. ACERCA DE COSO .........................................................................................................39
2.7.2. DEFINICIÓN SEGÚN EL MÉTODO COSO ..................................................................39
2.7.3. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO SEGÚN MÉTODO COSO .......................40
2.7.4. COMPONENTES CONTROL INTERNO MÉTODO COSO .......................................41
CAPITULO III .............................................................................................................................................45
3. ANALISIS CONTEXTUAL DE LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. ...................................45
CAPITULO IV ............................................................................................................................................51
4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE
COMPRAS EN LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. ......................................................................51
4.1. FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO ...........................................................................51
4.2. DIAGNOSTICO DE LOS PROCESOS ANTERIORES .......................................................53
4.3. IMPLEMENTACION DEL CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS EN
LA EMPRESA LOGISTICA LGM S.A. ..............................................................................................53
4.3.1. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS ................................................................................53
4.4. ANALISIS Y EVALUCIÓN DE RIESGOS .........................................................................98
4.4.1 MATRIZ DE RIESGOS .....................................................................................................98
Figura 1 Líneas de Servicio Logística LGM ...................................................................... 6
Figura 2 Componentes de control interno ...................................................................... 18
Figura 3 Administración del riesgo ................................................................................. 20
Figura 4 Manejo del riesgo ............................................................................................. 22
Figura 5 Elementos del manual de procedimientos ........................................................ 27
Figura 6 Ventajas y desventajas de los flujogramas ...................................................... 37
Figura 7 Árbol de problemas Logística LGM S.A. .......................................................... 47
Figura 8 Árbol de Objetivos ............................................................................................ 48
Figura 9 Estrategias planteadas por Logística LGM ....................................................... 49
LISTA DE CUADROS
Tabla 1 Determinación de tratamiento del riesgo ........................................................... 23
Tabla 2 Simbología de los flujogramas .......................................................................... 35
Tabla 3 Flujograma de control interno ............................................................................ 52
Tabla 4 Tipo de requerimiento ........................................................................................ 56
Tabla 5 Requerimientos de pago por departamentos .................................................... 57
Tabla 6 Flujograma de proceso de compras .................................................................. 61
Tabla 7 Matriz de riesgos Logística LGM ....................................................................... 99
Tabla 8 Nivel de riesgo ................................................................................................. 100
Tabla 9 Cuestionario de control interno ........................................................................ 102
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1 Diseño de Tesina ........................................................................................... 109
Anexo 2 Orden de Pedido ............................................................................................ 118
Anexo 3 Solicitud de Requerimiento de Pago .............................................................. 119
Anexo 4 Cuadro comparativo de ofertas ...................................................................... 120
Anexo 5 Detalle del Historial de compras ..................................................................... 121
Anexo 6 Solicitud de Compra ....................................................................................... 122
Anexo 7 Formato Kárdex de Inventarios ...................................................................... 123
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 1
CAPITULO I
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1. ANTECEDENTES GENERALES
La Moderna Administración Privada basa su accionar en el contenido del Marco
Legal y de manera dinámica debe construir los Objetivos, Estrategias, Programas y
Proyectos enmarcados en Propósitos que en la línea del tiempo son evaluados por
medio de Metas e Indicadores.
El logro de los Objetivos a pesar de contar con los Cronogramas y el respectivo
Presupuesto, no siempre es de fácil Monitoreo y Evaluación.
El Nivel Directivo y Ejecutivo al establecer los Objetivos y Políticas Estratégicas,
enfocan el accionar de su cumplimiento en el Nivel Asesor, Apoyo, Productivo y
Operativo quienes definen las Estrategias para su logro.
Al parecer la ejecución estratégica tendría varios escenarios, actores, aspectos de
desarrollo organizacional, situaciones críticas, decisiones, etc.
La Gerencia conoce que al des complicarse y des conectarse en lo correcto, a la
hora de gestar un negocio es vital para comprender lo vital del mismo. La Gerencia no
tiene como prioritario las ideas sino hay que explotarlas su rentabilidad solo cuando el
objetivo, principio y punto de llegada son las Necesidades reales de los Clientes. Hay
que vincular la necesidad con la innovación y entonces se tienen los desafíos que exige
un proceso de desarrollo orientado a encontrar la mejor solución con sentido de
organización, bajo el siguiente esquema:
Identificar Desafíos y Oportunidades Relevantes
Resinificarlos para redefinir el Mercado
Romper la barrera de lo Posible
Emplear Estrategias de Innovación
Trabajar con Espíritu sencillo y creador
La garantía técnica en pro del desempeño con criterios de eficiencia, eficacia,
calidad y efectividad es el aprovechamiento de conceptos administrativos, financieros,
técnicos y legales concentrados en un modelo de sistema integrado.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 2
Este modelo permitirá conjugar lo estratégico con lo operativo y la gestión para
permitir el adecuado y oportuno control facilitando la toma de decisiones. Y de igual
manera, el sistema mantendrá la imagen corporativa de la organización difundiendo
sus estrategias y ejes de trabajo.
1.2. RESEÑA HISTÓRICA DE LOGÍSTICA LGM
Logística LGM es una empresa constituida como sociedad anónima, de nacionalidad
ecuatoriana, que tiene su domicilio principal en la ciudad de Cuenca, Provincia del
Azuay, en la Avenida Remigio Tamariz 1-62 y Avenida Solano, y su taller de
operaciones en la ciudad de Manta, Provincia de Manabí, en la Avenida Circunvalación
S/N, Frente a la ciudadela Leónidas Proaño – Montecristi, cuyo objeto social principal
de la empresa constituye el servicio de PDI (PRE INPECTION DELIVERY) basado en
la recepción, reparación mantenimiento y puesta a punto de vehículos, en todas sus
etapas: Lavado, Inspección, Mecánica, Eléctrica, Verificación de improntas, Control de
Calidad Publico y Servicio de pintura.
1.3. MISIÓN Y VISIÓN DE LOGÍSTICA LGM
MISION:
Somos una empresa de Logística Automotriz que brindamos servicios a las
marcas Hyundai, Kia, Volkswagen, Ford, Mahindra, Mercedes Benz, líderes en el
País.
Lograr un cambio empresarial con la satisfacción de brindar un excelente servicio a
nuestros clientes comprometidos como el motor principal, el factor humano dentro de
la compañía, que promoviendo un crecimiento rentable y sostenido incentive a los
accionistas a reinvertir en la nueva cabida y nuevas tecnologías para mejorar
efectivamente la productividad. A una necesidad hacia nuestros consumidores
finales solventando los más altos estándares de calidad a nivel nacional.
VISIÓN:
Ser una compañía con servicios integrales de excelencia que marque la diferencia
a nivel Nacional e Internacional. Proyectando a Logística LGM plantear a largo de la
cadena Logística alternativas oportunas y positivas para lograr satisfacer
completamente a nuestros clientes en el ámbito Socio-Económico-Ambiental.
Incrementar el Servicio de PDI para más Accesorios y Vehículos.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 3
1.4. BASE LEGAL
La Compañía Logística LGM se constituyó el 8 de Agosto del 2007 mediante la
Escritura Pública otorgada ante el Notario Décimo Segundo del Cantón Cuenca, Dr.
Wilson Peña Castro, con el Número 07.C.DIC.444 de Resolución de la
Superintendencia de Compañías e inscrita en el Registro Mercantil bajo el número 278,
y repertorio 6049.
El objeto social es: Servicios de Mantenimiento y Reparación de Vehículos
Automotores; Venta al Por Menor de Accesorios Partes Piezas y Repuestos para todo
tipo de Vehículos y Maquinaria; Administración y Logística de Bodegas o Mecánicas.
La administración y Representación de la empresa está a cargo del Gerente General.
1.5. OBJETIVOS Y VALORES
OBJETIVOS
Dentro de los objetivos planteados por la empresa Logística LGM
1. Aplicar los factores Legales y Regulatorios de calidad a fin de orientar la debida
aplicación de la legislación vigente.
2. Evaluar la eficacia del Sistema de Control Interno, la Administración de Riesgos
Organizacionales, la efectividad de las Operaciones y el cumplimiento de Leyes
y Regulaciones que permitan el logro de los objetivos Organizacionales; y,
proporcionar asesoría en materia de Control a las Autoridades, Directivos y
Empleados, para fomentar la mejora en sus procesos y operaciones.
3. Gestionar el Sistema integrado de Talento Humano, orientando a impulsar y
evaluar las Competencias, Funciones, Macro Actividades, Perfil del Personal, de
conformidad con la normativa legal vigente a fin de lograr eficiencia y eficacia.
4. Administrar y controlar de forma eficiente y eficaz los Recursos Económicos y
Materiales que permita cumplir los objetivos de la Organización.
5. Desarrollar Productos y Servicios por medio de Tecnologías Aplicadas para
potencializar un Gobierno Informático efectivo.
6. Fortalecer la Gestión de la Organización para fomentar su crecimiento de
manera sustentable y sostenible.
7. Fortalecer las Capacidades de Planificación y Gestión de la Organización en el
cumplimiento de sus Actividades.
8. Promover y generar el Fortalecimiento de la Organización para una Gestión
eficiente y articulada al ámbito de la normativa internacional y nacional vigente.
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EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 4
9. Brindar el Asesoramiento Técnico y Especializado a la Organización que
permitirá una Operación de Alta Calidad.
10. Diseñar, Planificar y Ejecutar Estrategias Comunicacionales de alto impacto,
innovadoras y en fiel cumplimiento de los objetivos y metas Organizacionales, a
través de la creación de políticas comunicacionales.
11. Desarrollar un Modelo Técnico Integral para la Gestión que permita
institucionalizar los procesos, orientado a garantizar la Calidad de sus Productos
y Servicios, generando Capacidades en el Talento Humano a través de
procesos permanentes de Capacitación.
12. Implementar el Sistema Informático a fin de Liderar y Gestionar las Estrategias
de la Organización.
13. Garantizar la ejecución de Procesos de Contratación de manera coordinada,
eficaz, eficiente y con calidad para garantizar que los Objetivos de la
Organización se consigan de manera efectiva.
14. Contribuir al mejoramiento de las Finanzas e impulsar la institucionalización de
los procesos de análisis, detección y liquidación de fuentes de financiamiento de
beneficio Organizacional, articulando políticas, planes, programas y actores
integrando procesos, verificando la pertinencia de la inversión; generando
propuestas para promover y apoyar el desarrollo de la Organización.
15. Establecer Alianzas Estratégicas de cooperación técnica, administrativa, legal y
financiera que permita fortalecer la Operación.
VALORES CORPORATIVOS
1. Actitud de Servicio.- Damos respuestas a las necesidades de nuestros clientes
de forma oportuna, amable y efectiva.
2. Cultura de Calidad.- Se manifiesta mediante nuestro firme compromiso con
los clientes de satisfacer plenamente sus requerimientos y expectativas
3. Eficacia y Eficiencia.- Buscamos cumplirá con los compromisos adquiridos de la
mejor forma y en el tiempo requerido.
4. Transparencia.- Realizamos nuestra gestión de manera objetiva, clara y
confiable.
5. Lealtad Institucional.- Al identificar y promulgar valores de la organización para
desempeñarse de la mejor manera.
6. Responsabilidad.- Cumplimos oportunamente nuestro compromiso de cobertura,
continuidad y calidad del servicio.
7. Profesionalismo.- Actuamos con firmeza, rectitud, honestidad, coherencia y
honestidad.
8. Espíritu de Trabajo en Equipo.- Colaboramos, sumamos esfuerzos y
multiplicamos logros.
9. Cultura de Trabajo por Resultados.- Somos mejores todos los días, trabajamos
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CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 5
en equipo y aplicamos el mejoramiento continuo, comparándonos con los
mejores y adoptando las mejores prácticas.
10. Compromiso con la Innovación.- Vamos más allá de nuestros propios límites y
tomamos riesgos al impulsar nuevas ideas.
1.6. DESCRIPCIÓN DE INICIATIVAS ESTRATÉGICAS
Formular una Cultura Organizacional de Servicio Interno y Externo
Implementar el Modelo de Gestión por Procesos que permita el Aseguramiento de
Calidad
Implementar el Modelo de Indicadores de Gestión
Actualizar permanentemente la Estructura Orgánica y Estructura Funcional
Cumplir la Ejecución de la Planificación
Facilitar el Acompañamiento, Soporte y Asistencia Técnica al Personal
Desarrollar las Propuestas de Proyectos, Productos y Servicios
Cumplir las Recomendaciones emitidas por los Controles respectivos
Definir el ámbito de Gestión en las Localidades
1.7. LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS
El proceso de planificación estratégica permitirá a la organización lograr mayores
niveles de alineamiento entre sus estrategias, acciones y resultados. En términos
generales, los procesos de planeación permiten a la organización pasar de un
estado inicial donde no podría existir una claridad en cuanto a los objetivos y al
enfoque de los procesos y resultados, hacia un estado ideal en donde los
objetivos están claros y los procesos internos se encuentran alineados con los
mismos.
La Gerencia comprende que lo tecnológico está ligado a los productos, servicios y
procesos y; lo organizacional incluye los modelos de negocio, las estrategias y las
maneras de organizar el trabajo; de igual manera la gerencia afianza las
estrategias, mantiene el liderazgo y mantiene en alza las expectativas de sus
clientes con productos y servicios.
El éxito de este proceso se traduce en lograr que las tareas y las decisiones
cotidianas sean realizadas y alineadas a los objetivos estratégicos. Este criterio es
vital sobre la base de planes de acción cada vez más detallados que partan
directamente desde la estrategia hasta los planes operativos en cada área de la
organización.
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CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 6
ADMINISTRATIVA
Consiste en la venta de Repuestos y Equipos automotrices, prestación de servicios del PDI, servicios mecánicos e instalación de repuestos y partes automotrices.
LOGÍSTICA
Consiste en la prestación del servicio de entrega del Vehículo, servicio de Bodega y Servicios Logísticos.
TALLER
Cosiste en la prestación del servicio de carga de Vehículos.
1.8. LINEAS DE SERVICIO LOGISTICA LGM
Logística LGM, tiene como actividad principal el mantenimiento y reparación
Automotriz.
Fig. 1 Líneas de Servicio Logística LGM
Fuente: Logística LGM S.A.
Elaborado por: Sandra Moscoso
1.9. COMPETENCIA
La comercialización de los automotores tanto nacionales como importados, solo
puede ser realizada a través de los concesionarios autorizados, que son utilizados
como barreras comerciales por las empresas ensambladoras en el segmento de
distribución.
Los concesionarios se convierten en un intermediario de importancia, debido a que
incentivan la demanda a través de estrategias de marketing.
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CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 7
El principal competidor de Logística LGM, es el Servicio de mantenimiento de
Vehículos de la Chevrolet, quienes mantienen el servicio de PDI en sus propios
concesionarios.
1.10. ESTRUCTURA ORGANICA
Logística LGM, tiene una estructura tipo Funcional contando con siete áreas:
Bodegas. En el organigrama se puede observar que la compañía cuenta con una
estructura organizacional acorde con el tipo de actividades que realiza. Esta Estructura
se la puede visualizar a continuación:
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CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 8
1.10.1. ORGANIGRAMA GENERAL.
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1.10.1.1. Organigrama Financiero.
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1.10.1.2. Organigrama Administrativo.
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CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 11
1.10.1.3. Organigrama Seguridad Industrial.
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CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA Página 12
1.10.1.4. Organigrama de Operaciones
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1.10.1.5. Organigrama de Logística.
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1.10.1.6. Organigrama de Mantenimiento.
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1.10.1.7. Organigrama de Bodegas.
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 16
CAPITULO II
2. MARCO TEORICO
2.1. CONCEPTO DE CONTROL INTERNO
“El control interno se define de la siguiente forma:
El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección
y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado
de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las
siguientes categorías:
• Eficacia y eficiencia de las operaciones.
• Fiabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
La anterior definición refleja ciertos conceptos fundamentales:
• El control interno es un proceso. Es un medio utilizado para la consecución de un
fin, no un fin en sí mismo.
• El control interno lo llevan a cabo las personas. No se trata solamente de manuales
de políticas e impresos, sino de personas en cada nivel de la organización.
• El control interno solo puede aportar en un grado de seguridad razonable, no la
seguridad total, a la dirección y al consejo de administración de la entidad.
• El control interno está pensando para facilitar la consecución de objetivos en una o
más de las diferentes categorías que, al mismo tiempo, se solapan” 1
El control interno es la guía para saber que las operaciones que realizan las
empresas están dentro de los parámetros legales y sobre todo como la administración
o gerencia lo dispuso, básicamente es un plan donde se desarrolla de forma
coordinada los procedimientos que permite proteger los bines y proporcionar
información confiable y oportuna.
2.2. LA NUEVA CULTURA DEL CONTROL INTERNO
Los cambios en las organizaciones deben generar cambios en los sistemas de
control porque:
1 Coopers & Lybrand. “Los Nuevos Conceptos del Control Interno”. Ediciones Díaz de Santos, S.A. Pág. 16
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 17
• Los riesgos varían.
• Las necesidades son otras.
• Las culturas se transforman, por lo tanto debemos cuestionarios si estamos
asumiendo una nueva cultura de control o si nos quedamos estáticos en esta
materia frente a cambios.
2.3. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Los objetivos básicos son:
• La efectividad y eficiencia en las operaciones, incluye la salvaguarda de activos.
• Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.
• Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.
• Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
• Garantizar procesos de planeación y desarrollo organizacional de acuerdo con la
naturaleza de la organización.
• Protección de los recursos y activos en cuanto a su desaprovechamiento, pérdida y
uso indebido.
• Evaluar la eficiencia, eficacia, economía de las operaciones para garantizar una
correcta ejecución de las funciones y actividades.
2.4. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El sistema de control interno no es un objetivo, al momento de establecer el sistema
es necesario considerar la relación costo-beneficio.
2.4.1. ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO
Aunque no es necesaria la existencia de un departamento especializado en el área
de control interno, resulta conveniente crear un departamento con el fin de que lidera el
proceso de diseño e implementación del sistema y de esta manera ayude a la
administración de la organización a cumplir los objetivos plantados con el control
interno.
El sistema de control interno determina el desarrollo de las funciones de todos los
puestos de trabajo de la entidad, esto supone un cambio profundo y difícil de lograr a
corto plazo, especialmente si no se cuenta con las herramientas y recursos humanos
que lidere el proceso. La creación de este departamento es de vital importancia para
que acelere el cambio de actitud entre los miembros de la empresa.
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS
EN LA EMPRESA LOGÍSTICA LGM S.A.
CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 18
Fig. 2 Componentes de control interno
Fuente: Varios autores
Elaborado por: Sandra Moscoso
2.4.2. PLAN DE DESARROLLO DE LA FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO
El diseño del control interno es todo un proceso, por esta razón es importante que su
desarrollo y ejecución sea a través de un plan, en el cual se tenga en cuenta las
características propias de la empresa, este plan debe de contener los siguientes
elementos:
• Definición de la misión del departamento de control interno.
• El alcance de las funciones del departamento de control interno en la empresa.
• Cronograma de documentación e implementación de los procedimientos a seguir
en la organización.
Entorno de Control
• El Entorno de control respalda la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparación del personal que hará que se cumplan.
Evaluación de Riesgos
• La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en las distintas áreas.
Actividades de Control
• Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa.
Información y Comunicación
• Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades.
Supervición
• Todo el proceso debe ser supervisado, introduciéndose las modificaciones pertinentes cuando se estime necesario. De esta forma el sistema puede reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo a las circunstancias.
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CAPÍTULO II MARCO TEORICO Página 19
2.4.3. ANÁLISIS DE LOS RIESGOS DEL CONTROL INTERNO
Es responsabilidad del departamento de control interno, realizar el análisis de los
procedimientos de la empresa con el fin de identificar las partes débiles al no contar
con un sistema de control interno adecuado con lo que nos permite establecer las
medidas preventivas para mitigar el efecto de los riesgos. Los riesgos son inherentes al
proceso, los cuales no van a desaparecer, pero se puede tomar las medidas
preventivas y correctivas del caso.
2.4.3.1. Que es el Riesgo.
“El riesgo es la probabilidad de que un evento ocurra y afecte adversamente el
cumplimiento de los objetivos, en los procesos, en el personal y en los sistemas
internos generando pérdidas.”2
El riesgo es una medida de incertidumbre expresa hechos presentes o futuros que
pueden ocasionar incumplimiento en el logro de los objetivos establecidos por la
empresa.
2.4.3.2. Proceso de administración del riesgo.
La administración de riesgos debe mantener una secuencia lógica de
procedimientos para que el trabajo proporcione un valor agregado y permita un fácil
entendimiento para quienes van a efectuar el trabajo y los beneficiarios finales de la
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ANEXOS Página 109
ANEXOS
Anexo 1 Diseño de Tesina
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA COMUNIDAD EDUCATIVA AL SERVICIO DEL PUEBLO
UNIDAD ACADÉMICA DE INGENIERÍA COMERCIAL ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD
CARRERA:
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
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LGM
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN CONTABILIDAD Y ECONOMIA
SUB LÍNEA DE INVESTIGACIÓN DISEÑO, IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO
INVESTIGADOR SANDRA ELIZABETH MOSCOSO CABRERA
DIRECTOR ING. ESTEBAN MOROCHO
Cuenca, 20 de Enero de 2014.
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ANEXOS Página 110
I. INTRODUCCION
Logística LGM es una Compañía ecuatoriana cuyo objeto social es el Servicio de Mantenimiento y Reparación de Vehículos Automotores, Venta al Por Menor de Accesorios Partes Piezas y Repuestos para todo tipo de Vehículos y Maquinaria, Administración y Logística de Bodegas o Mecánicas, para cumplir con la necesidad de mejorar los controles internos en el departamento de compras, se diseña esta propuesta de Implementación de Control Interno en la empresa Logística LGM, de tal manera que los controles internos sugeridos contribuyan al mejoramiento y modernización de procesos, equipos, de manera que garantice la seguridad de la prestación de un mejor servicio.
Por medio de este sistema de Control Interno, se pretende organizar el control para alcanzar la protección de las compras realizadas que son necesarias para el propio desarrollo de la empresa, y que el personal aplique las Políticas de Compra, lo cual origina efectividad, transparencia y compromiso en las labores cotidianas del personal, lo que nos permitirá obtener los resultados esperados.
II. PROBLEMATIZACION
Dentro del análisis realizado a la empresa Logística LGM en el área de compras, se puede observar que no disponen de un sistema que les permita realizar un buen control sobre las adquisiciones que realiza la empresa, en la actualidad es de vital importancia para un negocio contar con un Sistema de Control Interno para las compras con lo cual se puede evitar las compras en exceso y los desperdicios.
III. ANTECEDENTES
Existen varios criterios acerca del control que la empresa realiza e implementa en su operación, es relevante considerar que el control evoluciona acorde al desarrollo empresarial, a la evolución del control que impone el sector público y privado, la importancia de tener un buen sistema de control interno en las empresas se han incrementado en los últimos años, esto debido a la importancia de medir la eficiencia y la productividad, las empresas que apliquen control interno en sus operaciones podrán conocer la situación real de las mismas.
El sistema de control interno como una herramienta enfoca su objetivo en la minimización de aquellos sucesos que distorsionan el cumplimiento eficiente y eficaz de los lineamientos empresariales.
Es de vital importancia el control interno en los diferentes departamentos de la empresa, en este trabajo de investigación se pretende implementar el control interno en el área de compras con la finalidad de fortalecer la seguridad de las operaciones reflejadas por este departamento en los estados financieros, un sistema de control interno poco confiable representa un aspecto negativo dentro del sistema contable.
IV. OBJETIVOS
General:
Implementar un Sistema de Control Interno para el Área de Compras de la Empresa Logística LGM.
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Específicos:
i. Conocer los elementos organizacionales de la empresa. ii. Analizar de manera contextual a la Empresa, para examinar los problemas que actualmente
presenta. iii. Proponer de implementación de sistema de Control Interno para el área de las Compras de la
empresa Logística LGM. iv. Medir el resultado esperado del Control Interno aplicado en el área de compras de la
empresa Logística LGM.
V. JUSTIFICACIÓN
Académica:
La ejecución de esta investigación permitirá incrementar los juicios de control interno y establecer una guía sólida para futuras investigaciones que deseen realizar los estudiantes y profesionales de la Universidad Católica de Cuenca.
Mediante el modelo propuesto permite expresar en la práctica los conocimientos teóricos y académicos que he recibido de los catedráticos de la Universidad Católica de Cuenca proporcionados en las aulas de la institución.
Social:
La investigación va dirigida al ámbito comercial, por lo que es necesario que cubra con las expectativas esperadas por los proveedores y futuros proveedores en cuanto a la satisfacción de sus necesidades contando con personal capacitado que les permita brindar un servicio de calidad optimizando los procedimientos de control interno en las compras y los pagos de forma oportuna.
Institucional:
Esta investigación representa una oportunidad importante para la empresa Logística LGM, ya que por medio de esta investigación se abordará con precisión cuáles son los problemas que actualmente presenta el área de compras en la aplicación de los procesos de Control Interno.
Por medio de la ejecución de este sistema, se abren las posibilidades de mejoramiento a los procedimientos de Control Interno del área de compras hasta ahora utilizados por la empresa Logística LGM y, por lo tanto, una mayor rapidez de los mismos para la atención de necesidades que demanda la empresa para el progreso y crecimiento de la misma.
Personal:
El desarrollo de este trabajo sobre el control interno en el departamento de compras permite que incremente mis conocimientos adquiridos en las aulas de la universidad, adquirir mayor experiencia en el campo laboral y como un aporte más en el cumplimiento de los requisitos legales para la obtención del título en Ingeniería en Contabilidad y Auditoría.
Operativa:
Hoy en día se encuentran una gran gama de fuentes bibliográficas para poder llevar a cabo el tema planteado, contando con los recursos materiales, humanos y sobre todo el apoyo empresarial de Logística LGM que se puede necesitar a lo largo del desarrollo de este sistema de Control Interno, para el logro del objetivo y su culminación
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VI. MARCO TEORICO
El control interno constituye uno de los elementos que permite asegurar el cumplimiento de las actividades de acuerdo a lo planeado, en uno de los conceptos de Control interno tomado del autor Rodrigo Estupiñan en su libro Control Interno y Fraudes, nos cita lo siguiente:
“Un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías;
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la Información financiera Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.”
1
En este caso el control interno constituye una parte esencial de la gestión ya que es la base para que contenga las leyes, normas, reglas y procedimientos que adopta una entidad para que ayuden al logro de los objetivos planteados, con lo cual se asegura la minimización de errores y la eficiencia en la consecución de los resultados esperados y la prevención del fraude.
Debido a la necesidad de hoy en día de permanecer en el mercado lo que puede lograr el control interno en las empresas, según los que nos indica lo siguiente:
“El control interno puede ayudar a que la entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y rendimiento y a prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a la obtención de información financiera fiable. También puede reforzar la confianza en que la empresa cumple con las leyes y normas aplicables, evitando efectos perjudiciales para su reputación y otras consecuencias. En resumen, puede ayudar a que la entidad llegue adonde quiere ir y evite peligros y sorpresas en el camino.”
2
Se debe de hacer un análisis de la información presentada para que de esta manera tenga la credibilidad de la información y se tenga la confianza necesaria en la empresa, mantilla presenta los supuestos y hallazgos que se debe de considerar para que el control interno este basado en principios que nos orienten a la consecución de los objetivos.
“SUPUESTOS BASICOS:
La credibilidad del procedo de presentación de reportes financieros es tanto un problema nacional de cada país como un problema internacional, requiriéndose acción en los dos niveles.
Para mejorar la credibilidad del procedo de presentación de reportes financieros, será necesaria acción en todos los puntos de la cadena de suministro de la información que entrega reportes financieros al mercado. Los administradores corporativos y juntas de directores, que tienen la responsabilidad principal por el proceso de presentación de reportes financieros, así como auditores, emisores de estándares, reguladores y otros participantes en el proceso de presentación de reportes tales como abogados, banqueros de inversión, analistas y agencias calificadoras, todos ellos tienen importantes roles por desempeñar y mejoramientos por realizar en el ejercicio profesional para restaurar la credibilidad del procedo de presentación de reportes financieros.
HALLAGOS PRINCIPALES:
Se tiene que poner en funcionamiento, y monitorear de manera activa, códigos de ética corporativa que sean efectivos.
1 Control interno y Fraudes, Estupiñan Rodrigo, Edición Primera, Pág. 379 2 Los Nuevos Conceptos del Control Interno, Coopers & Lybrand, Edición 1
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La administración corporativa tiene que dar mayor énfasis a la efectividad de la administración financiera y de los controles.
Se tiene que reducir los incentivos a las declaraciones equivocadas contenidas en la información financiera.
Las juntas de directores requieren mejorar su supervisión de la administración.
Las amenazas a la independencia del auditor necesitan recibir mayor atención en los procesos de gobierno corporativo y por parte de los auditores mismos.
La efectividad de la auditoría necesita enraizarse principalmente mediante mayor atención al proceso de control de calidad de la auditoría.
Se requiere poner en funcionamiento códigos de conducta para los otros participantes den el proceso de presentación de reportes financieros y se debe de monitorear su cumplimiento.
Se requiere fortalecer los estándares y la regulación de la auditoria.
Se requiere fortalecer las prácticas de contabilidad y de presentación de reportes.
Se necesita dar raíces a los estándares de regulación de emisores.”3
VII. METODOLOGÍA
En el desarrollo del presente trabajo se utilizará el método científico, con lo que se investigara la parte teórica del control interno y los procedimientos actuales, se formulará la hipótesis a través de interrogantes que nos permitirán establecer los problemas detectados y se formularan las soluciones a dichos problemas.
Con la utilización de este método se utilizaran las siguientes técnicas de investigación;
i. Entrevistas: Las mismas que estarán dirigidas a propietarios, empleados y proveedores, de
Logística LGM para conocer las inquietudes en cuanto al control interno que debe de manejar la empresa.
ii. Bibliográficas: Esta técnica me permite recopilar información de carácter científico mediante la
consulta de libros, lo cual permitirá escoger el mejor Sistema de Control interno a ser implementado.
iii. Linkográfica: En la actualidad de gran ayuda para obtener información detallada de posibles
sistemas a implementar.
3 Auditoría de Control interno, Mantilla Alberto, Edición 2005
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VIII. TEMARIO PROPUESTO
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CAPÍTULO I
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1 Reseña Histórica de Logística LGM 1.2 Misión y Visión de Logística LGM 1.3 Valores de Logística LGM 1.4 Identificación de Elementos de Desarrollo Organizacional
1.4.1 Manual Orgánico Funcional 1.4.2 Mapa de Procesos 1.4.3 Mapa de Procesos Críticos 1.4.4 Nivel de Detalle de los Procesos 1.4.5 Cadena de Valor 1.4.6 Identificar, Mitigar, Evaluar y Respuesta al Riesgo
CAPITULO II
ANALISIS CONTEXTUAL DE LA EMPRESA
2.1 Análisis Interno
2.1.1 Descripción de los Procesos Financieros
2.1.1.1 Departamento Compras
2.2 Análisis Externo
2.2.1 Factores Económicos
2.2.2 Factores Políticos
2.2.3 Factores Sociales
CAPITULO III
Propuesta del Diseño e Implementación de un Sistema de Control Interno aplicado al Área de Compras.
3.1 Implementación de Control Interno
3.2 Análisis de los Resultados
3.3 Manual de Normas y Procedimientos
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CAPITULO IV
Resultado y Seguimiento de la Implementación del Sistema de Control Interno
aplicado al Área de Compras.
4.1 Medición de las Variables
4.2 Resultados de la aplicación del Control Interno en el área de compras
4.2 Descripción de los procesos aplicados en el Departamento de Compras
4.3 Niveles de Cumplimiento del Control Interno Aplicado
4.4 Evaluación de los resultados esperados
Conclusiones
Recomendaciones
Bibliografía
Anexos
IX. RESULTADOS ESPERADOS
Mediante la presente investigación se pretende conocer los problemas que presenta actualmente la empresa Logística LGM e implementar un buen sistema de control interno de manera que la empresa alcance la eficiencia y productividad en sus operaciones, logre los objetivos propuestos por el departamento de compras, con los factores negativos detectados se podrá dar soluciones a los problemas que actualmente se enfrenta de manera que con un adecuado sistema de control interno cubra con las expectativas deseadas.
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X. CRONOGRAMA DE TRABAJO.
Tiempo
CAPITULOS 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Capítulo I: Generalidades de la Empresa
Logística LGMX X X
Capìtulo II: Análisis Contextual de la
EmpresaX X X
Capítulo III: Propuesta e Implementación
de un Sistema de Control internoX X X X
Capítulo IV: Seguimiento y control de la
Implementación del Sistema de Control
interno X X X X
FEBRERO MARZO ABRILENERO
XI. RECURSOS
ACTIVIDAD/TAREA COSTO
COPIAS IMPRESIONES 15,00
MOVILIZACION 25,00
MATERIAL DE TRABAJO 40,00
PROGRAMAS Y CAPACITACIONES 2O0,00
PRESENTACION DE TRABAJO FINAL 50,00
TOTAL $ 330,00
XII. BIBLIOGRAFÍA
FONSECA LUNA Oswaldo, Edición 2011, Sistemas de Control Interno para Organizaciones.
PERDONO MORENO Abraham, Novena Edición, Fundamentos del Control Interno.
SANTILLA Alberto, Edición 2005,Auditoría del Control Interno.
ESTUPIÑAN Rodrigo, Edición 2006, Control Interno y Fraudes
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE COMPRAS