CARATULA UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABÍ FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS CARRERA INGENIERÍA EN AUDITORÍA TRABAJO DE TITULACIÓN MODALIDAD PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: INGENIERA EN AUDITORÍA TEMA: “EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMATIVAS LEGALES APLICABLES Y SU INCIDENCIA EN EL AREA PARQUE AUTOMOTOR DEL GAD CANTÓN PUERTO LÓPEZ” AUTORA: Jeniffer Katiuska Lucas Rodríguez TUTOR: Econ. Jefferson Calle García Jipijapa Manabí Ecuador 2017
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Transcript
CARATULA
UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABÍ
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
CARRERA INGENIERÍA EN AUDITORÍA
TRABAJO DE TITULACIÓN
MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:
INGENIERA EN AUDITORÍA
TEMA:
“EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMATIVAS LEGALES APLICABLES Y SU
INCIDENCIA EN EL AREA PARQUE AUTOMOTOR DEL GAD CANTÓN
PUERTO LÓPEZ”
AUTORA:
Jeniffer Katiuska Lucas Rodríguez
TUTOR:
Econ. Jefferson Calle García
Jipijapa Manabí Ecuador
2017
II
CERTIFICADO DEL TUTOR
III
DECLARATORIA SOBRE LOS DERECHOS DEL AUTOR
IV
APROBACIÓN DEL TRABAJO
V
DEDICATORIA
Dedico este proyecto de investigación a Dios por ser el guía espiritual de mi vida, por
protegerme día a día en estos años de estudios, él me ha permitido seguir adelante y cumplir
con unas de mis metas propuesta, culminar esta etapa de mi vida profesional.
A mi querida Madre la Sra. Shirley Rodríguez Mero por ser mi ejemplo de vida, aquella
persona que me brindo su infinito apoyo amor y confianza a la cual le debo todo este esfuerzo
de haber logrado culminar mis estudios universitarios, es el mejor legado más grande que
pudieras haberme dejado y es por ello que esta es la mejor oportunidad de quedarle
eternamente agradecida.
A mi querido Padre el Sr. Enrique Lucas Sánchez por ser el pilar fundamental de mi vida por
siempre estar a mi lado aconsejándome para seguir adelante y culminar mis metas propuestas.
A mi querida Hija Paulett Muñiz Lucas ya que es mi inspiración de seguir adelante y brindarle
buenos ejemplo, esta meta cumplida va para ustedes las personas más importantes en mi vida.
Jeniffer Katiuska Lucas Rodríguez
VI
AGRADECIMIENTO
Expreso mi profundo agradecimiento a Dios por darme la vida. La capacidad intelectual y la
perseverancia para culminar mi proceso de estudios universitarios ya que él ha sido mi guía
espiritual que me conduce siempre hasta el camino del bien y el éxito.
A mis padres por el infinito amor brindado, porque gracias a su esfuerzo y apoyo
incondicional me han sabido guiar por el mejor camino.
Este reconocimiento y agradecimiento va para la Universidad Estatal del Sur de Manabí, para
mis docentes de la carrera en Auditoria ya que formaron parte de mi proceso de información
durante estos años. Gracias a quien me acompañaron en este camino de sabiduría a nuestro
compañero de carrera los cuales estuvimos en las aulas.
Jeniffer Katiuska Lucas Rodríguez
VII
RESUMEN
Durante la investigación se determinó que la jefatura del parque automotor del GAD del
cantón Puerto López posee todos los instrumentos de control como; Reglamento general
sustitutivo para el manejo y administración de bienes públicos expedido por la Contraloría
General del Estado, Normas de control interno para las entidades y organismos, Reglamento
para el control de los vehículos del sector público y otras recomendaciones de carácter
general; de ahí que el objetivo se dirija a examinar y evaluar la adecuada aplicación de las
normativas aplicables en los procesos realizados en el parque automotor de GAD. A pesar
que existen las normativas legales, incumplen en ciertos aspectos con su aplicación.
Los métodos utilizados fueron exploratorio, deductivo, inductivo, descriptivo, analítico y
estadístico con técnicas de entrevista, observación, encuestas, recopilación de información
textual y exploratoria. Surgiendo el interés de presentar una propuesta en beneficio de los
servidores inmersos en el área y a las principales autoridades del GAD Puerto López, que
consiste en realizar un examen especial para examinar y evaluar la adecuada aplicación de
las normativas aplicables en los procesos y emitir las respectivas conclusiones y
recomendaciones.
Palabra claves: normativa legal, control interno, sector público, bines del sector público,
examen de auditoria.
VIII
SUMMARY
During the investigation it was determined that the head office of the GAD car park in the
Puerto López canton has all the control instruments such as; General substitute regulation for
the management and administration of public goods issued by the Comptroller General of
the State, Internal control standards for entities and bodies, Regulation for the control of
public sector vehicles and other general recommendations; Hence the objective is to examine
and evaluate the proper application of the applicable regulations in the processes in the head
office of the GAD automotive fleet. The main results showed that despite the existence of
legal regulations, they fail in certain respects to apply them. The methods used were
exploratory, deductive, inductive, descriptive, analytical and statistical techniques with
interview, observation, surveys, textual and exploratory information collection. It is for this
reason that the interest arises to present a proposal for the benefit of the employees immersed
in the area and its main authorities of the GAD Puerto López, which consists of "Conducting
an internal audit examination to examine and evaluate the proper application of the
regulations Applicable in the processes and issue the respective conclusions and
recommendations".
Key words: legal regulation, internal control, public sector, public sector bins, audit exam
IX
ÍNDICE
CARATULA ............................................................................................................................... I
CERTIFICADO DEL TUTOR ................................................................................................. II
DECLARATORIA SOBRE LOS DERECHOS DEL AUTOR ............................................ III
Certificación del tribunal ......................................................... ¡Error! Marcador no definido.
Objetivo de la auditoría de gestión: Verificar el cumplimiento de las normativas legales
aplicables en los procesos del área de los vehículos del parque automotor de GAD del Cantón
Puerto López.
Período de examen: 45 día laborables
Preparado por: Jennifer Lucas Rodríguez
PRODUCTOS DE LA AUDITORÌA
Se presentará el informe final con sus respectivas conclusiones y recomendaciones
FECHA DE INTERVENCIÓN
Orden de Trabajo: 20 de enero
Inicio de trabajo en el campo: 5 de marzo
Finalización del trabajo en el campo: 10 de abril
Fecha de discusión del borrador del informe con funcionarios:24 de abril
Emisión del informe final de auditoría:28 de abril
RESPONSABLE:
Jefe de Equipo : Jennifer Lucas Rodríguez
DÍAS PRESUPUESTADO
Fase 1. Planificación: 10 días
Fase 2. Ejecución: 23 días
Fase 3: Informe Final: 12 días
45
JLR.
AUD. INDPENDIENTE
GAD PUERTO LOPEZ
EXAMEN ESPECIAL
Área: PARQUE AUTOMOTOR
PE/1-2
REPORTE DE LA PLANIFICACION ESPECIFICA
ENFOQUE DE LA AUDITORIA
El examen de auditoria esta dado al cumplimiento de las normativas legales aplicables en los
procesos de los vehículos del parque automotor de GAD del cantón Puerto López, para
determinar la eficiencia y eficacia con que se da cumplimiento a las normativas establecidas
por el ente regulador.
RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS
Descripción Valor
Suministro de Oficina $ 5,00
Tinta para impresora $ 20,00
Copias $ 2,00
Anillados $ 10,00
Viáticos $ 10,00
Internet $ 5,00
total $ 52,00
MATRIZ DE RIESGO POR COMPONENTE Y SUB COMPONENTE
Componente
Parque Automotor
Sub-componentes
Aplicación de Normativas
Capacitación Talento Humano
Control Vehicular
46
GOBIERNO MUNICIPAL DEL CANTÓN PUERTO
LÓPEZ
MATRIZ DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LOS RIESGOS DE
AUDITORIA
JLR.
AUD. INDPENDIENTE
GAD PUERTO LOPEZ
EXAMEN ESPECIAL
Área: PARQUE AUTOMOTOR
MR/1-1
MATRIZ DE EVALUACION RIESGO POR COMPONENTES
COMPONENTE RIESGO
INHERENTE
SITUACION ACTUAL DEL
PERSONAL
RIESGO
CONTROL
ACCION-CORRECCION ENFOQUE DE
AUDITORIA (RESPONSABLE)
Parque
Automotor
Bajo
El área del parque automotor
no cuenta con los
funcionarios adecuados para
las actividades que se
realizan.
No se lleva un registro de
movilidad de los vehículos
del parque automotor
No se capacita
periódicamente al personal
Alto
Que se cumpla con el
manual de funciones
Se realicen evaluaciones
continuas.
El encargado del área debe de
cumplir con el registro y
control de registro de los
vehículos.
Que el jefe del área planifique
las capacitaciones para el
personal
Determinar si el jefe del área supervisa el
cumplimiento del manual de funciones
para la contratación del personal
Realizar control del ingreso y salida de los
vehículos por medio de los registros
establecidos en la institución.
Constatar que las capaciones estén dentro
de la planificación para asignar el debido
presupuesto por parte del área financiera
47
JLR.
AUD. INDPENDIENTE
GAD PUERTO LOPEZ EXAMEN ESPECIAL DE
AUDITORIA
COMPONENTE: PARQUE AUTOMOTOR
PE/1-5
MATRIZ DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
Ambiente de Control
SI
NO
OBSERVACION
1
¿Cuenta el área del parque automotor con los
funcionarios adecuados para las actividades que se
realizan?
X
2 ¿Existe control de procesos para el área parque
automotor?
X
3
¿Se corrige oportunamente las deficiencias
identificadas en los procesos establecidos en el
área del parque automotor?
X
4 ¿Se realizan controles para medir las actividades
designadas en área parque automotor?
X
5 ¿Cuenta el personal, con experiencia y
conocimiento en el área de trabajo?
X
6 ¿Las adquisiciones de Repuestos y Herramientas
de trabajo son debidamente inventariados?
X
7
¿Existe un manual de funciones que defina las
actividades y responsabilidades de los funcionarios
que trabajan en el área?
X
8
¿Las adquisiciones de repuestos y herramientas
cumplen con el debido proceso establecido por el
área de compras públicas?
x
Evaluación de Riesgo
SI
NO
OBSERVACION
9 ¿El área del parque automotor lleva un
control de todos los procesos realizados?
X
48
JLR.
AUD. INDPENDIENTE
GAD PUERTO LOPEZ EXAMEN ESPECIAL
DE AUDITORIA
COMPONENTE: PARQUE AUTOMOTOR
PE/2-5
MATRIZ DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
10 ¿Existe un registro que permita evaluar el nivel
de cumplimiento de los procesos?
X
11
¿Cuentan con un cronograma establecido para
los procesos que se realizan dentro del área?
X
12
¿Se realiza una adecuada evaluación a los
procesos del área?
X
13
¿Evalúan periódicamente al área?
X
14
¿El resultado de la evaluación es dada a conocer
al Alcalde del GAD?
X
Actividades de Control
15
¿Llevan registros individuales actualizados de los
bienes de entidad calificados como activo fijo?
X
16
¿Se lleva un registro de control de asistencia
laboral?
X
17
¿Se lleva un registro de movilidad de los
vehículos del parque automotor?
X
18
¿Se realizan monitoreo de las actividades del
área?
X
49
JLR.
AUD. INDPENDIENTE
GAD PUERTO LOPEZ EXAMEN ESPECIAL
DE AUDITORIA
COMPONENTE: PARQUE AUTOMOTOR
PE/3-5
MATRIZ DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
19 ¿El área tiene cada proceso de compra
documentado?
X
20
¿Se capacita periódicamente al personal?
X
No uno se auto capacita
21
¿Los conductores del parque automotor poseen
licencia profesional?
X
22
¿Las planificaciones de adquisiciones tienen
sus respectivas actas de aprobación?
X
23
¿El área de mantenimiento técnico vehicular
está conformada por personal que trabaja
dentro de la entidad?
X
24
¿Se da cumplimiento a la planificación, todos
los repuestos, bienes y servicios que se
intentan adquirir?
X
No existe presupuesto
25
¿Al momento de adquirir un repuesto para un
vehículo la compra se la realiza a la brevedad
posible?
X
INFORMACION Y MONITOREO
26
¿La información que proporciona el encargado
del área parque automotor es oportuna para la
adecuada toma de decisiones?
X
27
¿Son claramente definidos y comunicados los
procesos entre el personal que labora en el
área?
x
50
JLR.
AUD. INDPENDIENTE
GAD PUERTO LOPEZ EXAMEN ESPECIAL
DE AUDITORIA
COMPONENTE: PARQUE AUTOMOTOR
PE/4-5
MATRIZ DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
28
¿La institución dispone de canales de
comunicación adecuados para asegurar
Información?
X
29
¿Existe por escrito cada una de las actividades
y responsabilidades del funcionario?
X
MONITOREO Y SUPERVICION
30
¿El jefe de compras públicas efectúa un
seguimiento continuo a los procesos de
adquisiciones de área?
X
31
¿El seguimiento que se le da es cada uno de las
fases del proceso?
X
32
¿El seguimiento que se realiza permite que se
realice la respectiva corrección en el
momento?
X
33
¿Se supervisa el cumplimiento de las
adquisidores?
X
34
¿El seguimiento que realiza es de manera
sorpresiva?
X
No, se da seguimiento al
instante en cada uno de
los procesos
Total
27
7
51
JLR.
AUD. INDPENDIENTE
GAD PUERTO LOPEZ EXAMEN ESPECIAL
DE AUDITORIA COMPONENTE:
PARQUE AUTOMOTOR
PE/5-6
52
Rango Nivel de confianza Nivel de riesgo
15% - 50% Bajo Alto
76% - 100% Alto Bajo
GAD PUERTO LOPEZ EXAMEN ESPECIAL
DE AUDITORIA COMPONENTE:
PARQUE AUTOMOTOR
Interpretación:
Una vez que aplicamos el cuestionario de Evaluación de Control Interno para evaluar el componente parque
automotor en la Fase de planificación, se determinó que el área tiene un nivel de RIESGO BAJO del 20% y
un nivel de CONFIANZA ALTO del 80%, lo que señala que el área parque automotor del GAD Puerto López
se lleva un correcto cumplimiento es sus procesos y responsabilidades dentro de la misma.
53
FASE II:
EJECUCIÓN
54
JLR.
AUD. INDPENDIENTE
GAD PUERTO LOPEZ
EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORIA
PA/1
PROGRAMA DE AUDITORÍA ENTIDAD: GAD del Cantón Puerto López COMPONENTE: Parque Automotor
SUB COMPONENTE: Aplicación de normativas
No. CONTENIDO REF/PT ELAB. POR FECHA
1
OBJETIVO Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias, y demás normas
aplicables en el área parque automotor GAD
Puerto López.
.
PT. 1.0.
JKLR
PROCEDIMIENTOS
1 Elaborar el cuestionario del control interno PT. 1.1.
JKLR
2 Aplicar cuestionario de control interno PT. 1.2.
JKLR
3 Solicitar evidencias sobre la evaluación del control de interno.
PT. 1.3.
JKLR
4 Verificar si se aplica las normas de cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias mediante la evaluación del control interno en el área del parque automotor.
PT. 1.4.
JKLR
5 Elaborar hoja de hallazgos y sugerir recomendaciones
PT. 1.5.
JKLR
55
JLR. AUD.
INDPENDIENTE
GAD PUERTO LOPEZ
EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORIA
COMPONENTE: PARQUE AUTOMOTOR
SUBCOMPONENTE: APLICACION DE NORMATIVAS
FIII
CI/1-1
Nº EVALUACION DEL CONTROL INTERNO SI NO OBSERVA
CIÓN
1 ¿El área del parque automotor, cuenta con Normativas legales?
X
2 ¿Conoce Usted las normativas legales? X
3 ¿El jefe del área informa oportunamente si se actualiza Las normativas legales?
X
4 ¿Considera Usted que el cumplimiento de las normas técnicas de control asegura la correcta y eficiente administración de los recursos y bienes del parque automotor?
X
5 ¿El control de la normativa está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo?
X
6 Conoce la ley de sanciones y responsabilidades administrativas culposas por incumplimiento de las
Normativas?
X
7 ¿Tiene conocimiento si el jefe del área cumple con Las normas legales?
X
8 ¿Se realiza acta entrega de los bienes mediante actas entrega-recepción debidamente legalizadas con las
firma de los responsables de la unidad y del custodio de la manera que señala la norma?
X
9 ¿Considera que se aplica las normas legales en las constataciones f í s i c a s d e l o s b i e n e s e i n v e n t a r i o s d e adquisiciones?
X
56
Calificación Total
(CT)
2
Ponderación Total
(PT)
7
Nivel de Confianza: NC= CT/PT X 100
71,42%
Nivel de Riesgo Inherente: RI= 100% - NC%
28,57%
RANGO
NIVEL DE
CONFIANZA
NIVEL DE
RIESGO
15% - 50%
BAJO
BAJO
51% - 75%
MODERADA
MODERADA
76% - 100%
ALTO
ALTO
Nivel de Riesgo
Inherente
Nivel de
Confianza
CONCLUSIÓN: De acuerdo a los resultados de la matriz de evaluación, se puede señalar que
existe un rango de nivel de confianza bajo de 28,57 %, demostrando que las actividades se
realizan de manera accesible, pero si necesitan ciertos procesos ser mejoradas.
57
JLR. AUD.
INDPENDIENTE
GAD PUERTO LÓPEZ EXAMEN
ESPECIAL DE AUDITORIA
COMPONENTE: PARQUE AUTOMOTOR
SUBCOMPONENTE: APLICACIÓN DE NORMATIVAS
HOJA DE HALLAZGOS Nº 2
FIII
CI/1-1
Condición
En área del parque automotor del GAD cantón Puerto López, el cumplimiento de las
normativas legales aplicables en los procesos custodia, mantenimiento, control y gestión
de los vehículos del parque automotor de GAD del cantón Puerto López, del periodo
comprendido entre 2 de enero al 30 de abril 2017. No es eficiente en varios procesos.
Criterio
Se considera como principales referencias las Normas de Control Interno emitidas por la
Contraloría General del Estado y así mismo el Manual General de Administración y
Control de los Activos Fijos del Sector Público. El 400 Actividades de control, también
determina: La máxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables
del control interno de acuerdo a sus competencias, establecerán políticas y
procedimientos para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos
institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los controles de acceso a los
sistemas de información.
Causa Tiene conocimiento si el jefe del área cumple con
Las normas legales
Deficiente incumplimiento de las normas legales por parte del jefe de las áreas del
parque automotor
Procesos no se llevan a cabo
Efecto
El jefe del área no cumple con las normativas que regulan el accionar del área o
departamento.
Procesos deficientes sin registro de control
58
Conclusión
Que el cumplimiento de las normativas legales aplicables en los procesos custodia,
mantenimiento, control y gestión de los vehículos del parque automotor de GAD del
cantón Puerto López, son deficientes.
Recomendaciones al GAD Cantón Puerto López
Se r e c o m i e n d a a l j e f e d e T a l e n t o H u m a n o : s e r e a l i c e u n c r o n o g r a m a
p l a n d e c a p a c i t a c i o n e s p a r a e l j e f e d e l á r e a p a r q u e a u t o m o t o r y d e e s t a
m a n e r a c u m p l i r e s t r i c t a m e n t e c o n l o q u e s e ñ a l a las normativas legales
aplicables en los procesos custodia, mantenimiento, control y gestión de los vehículos
del parque automotor de GAD del cantón Puerto López.
59
PROGRAMA DE AUDITORÍA ENTIDAD: GAD del Cantón Puerto López COMPONENTE: Parque Automotor SUB COMPONENTE: Capacitación Talento Humano
No .
CONTENIDO REF/PT ELAB. POR
FECHA
OBJETIVO Determinar si el personal que labora en el área del parque automotor del GAD Puerto López, se
encuentra capacitado para el desempeño de sus
actividades
.
PT. 1.0
JKLR
PROCEDIMIENTOS
1 Verificar la nómina del personal que labora en el GAD Parroquial
PT. 1.1.
JKLR
2 Identificar s i e l personal del área del parque
automotor se encuentra capacitado en materia de cumplimiento de normativas legales al control, mantenimiento y gestión de los vehículos del parque automotor.
PT. 1.2.
JKLR
3 Evaluar el ambiente laboral que se genera en el área del parque automotor
PT. 1.3.
JKLR
4 Evaluar mediante preguntas y respuestas obteniendo
así el grado de confianza y las conclusiones de la evaluación
PT. 1.4.
JKLR
5 Elaborar hallazgos encontrados PT. 1.5.
JKLR
60
JLR. AUD.
INDPENDIENTE
GAD PUERTO LOPEZ
EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORIA
COMPONENTE: PARQUE AUTOMOTOR
SUBCOMPONENTE: CAPACITACION TALENTO HUMANO
FIII
CI/1-1
CUESTIONARIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Nº
PREGUNTAS
SI
NO
N/A
AUDITOR
1
Se realiza capacitación en el área del parque
automotor?
X
JKLR
2
Las capacitaciones que se realizan en el área
parque automotor GAD Puerto López van
apegadas a lo que establece las normativas legales
X
JKLR
3
¿El personal que labora en el área del parque
automotor posee los conocimientos y capacidades
necesarias para realizar de una forma eficiente el
trabajo?
X
JKLR
4
¿Existen programas o planes de capacitación para el
personal del área del parque automotor?
X
JKLR
5 ¿Se brinda capacitaciones al personal de
mantenimiento vehicular
X
JKLR
6
¿las capacitaciones que se realizan al personal de
mantenimiento están acordes a su puesto de trabajo
X
JKLR
7
¿Las capacitaciones que se brindan en el area de
mantenimiento son periódicas?
X
JKLR
61
8
¿Las temáticas de capacitación que ha obtenido
están acordes a los lineamientos de control?
X
JKLR
9
¿Existe una apropiada planificación y
administración del talento humano de la institución
que asegure la transparencia, eficiencia y vocación
de servicio dentro del area parque automotor?
X
JKLR
10
¿Las capacitaciones recibidas están dada solo para
el personal del parque automotor?
X
JKLR
Calificación Total (CT) 3
Ponderación Total (PT) 7
Nivel de Confianza: NC= CT/PT X 100 42,85%
Nivel de Riesgo Inherente: RI= 100% - NC% 57,15%
RANGO NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15% - 50% BAJO ALTO
51% - 75% MODERADA MODERADA
76% - 100% ALTO BAJO
62
CONCLUSIÓN: De acuerdo a los resultados obtenidos, se establece que existe un 57,15%
nivel de riesgo y el 42 % de nivel de confianza, que significa que existe un nivel de riesgo
moderado y un nivel de confianza bajo, por lo que estos procedimientos requieren mejor
atención para su mejor desarrollo.
63
JLR. AUD.
INDPENDIENTE
GAD PUERTO LOPEZ EXAMEN
ESPECIAL DE AUDITORIA
COMPONENTE: PARQUE AUTOMOTOR
SUBCOMPONENTE: CAPACITACIÓN TALENTO HUMANO
HOJA DE HALLASGOS Nº 1
FIII
CI/1-1
Condición
En la jefatura del parque automotor del GAD cantón Puerto López, el cumplimiento de
las normativas legales aplicables en los procesos de gestión de GAD del cantón Puerto
López, periodo entre 2 de enero al 30 de abril 2017. Es deficiente en lo que corresponde
a capacitación del talento humano.
Criterio
Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de
transparencia. - Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información. -
Causa
Carencia de capacitaciones
Personal no capacitado
Efecto
Desconocimiento de procesos de control.
Conclusión
Que las capacitaciones del personal del parque automotor en correspondencia
cumplimiento de las normativas legales aplicables en los procesos custodia,
mantenimiento, control y gestión, son escazas.
Recomendaciones al GAD Cantón Puerto López
Se recomienda al Jefe de Talento Humano: Capacitar de manera periódica al personal
del parque automotor en materia de cumplimiento de normativa legal al control,
mantenimiento y gestión de los vehículos del parque automotor.
64
JLR. AUD.
INDPENDIENTE
GAD PUERTO LOPEZ EXAMEN
ESPECIAL DE AUDITORIA
COMPONENTE: PARQUE AUTOMOTOR
SUBCOMPONENTE: CAPACITACION TALENTO
HOJA DE HALLASGOS Nº 2
FIII
CI/1-1
Condición
En la jefatura del parque automotor del GAD cantón Puerto López, el cumplimiento de
las normativas legales aplicables en los procesos de gestión de GAD del cantón Puerto
López, periodo entre 2 de enero al 30 de abril 2017. Es deficiente en lo que corresponde
a capacitación del talento humano.
Criterio
Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y
servicios públicos de calidad. - Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida,
despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
Causa
Carencia de capacidades para realizar las actividades
Personal no capacitado
Efecto
Desconocimiento de las normativas legales.
Conclusión
Que las capacitaciones del personal del parque automotor en correspondencia
cumplimiento de las normativas legales aplicables en los procesos custodia,
mantenimiento, control y gestión, son escazas.
Recomendaciones al GAD Cantón Puerto López
Se recomienda al Jefe de Talento Humano: Capacitar de manera periódica al personal
del parque automotor en materia de cumplimiento de normativa legal al control,
mantenimiento y gestión de los vehículos del parque automotor para que no existe
desconocimiento y lograr la eficiencia y eficacia en sus labores.
65
JLR. AUD.
INDPENDIENTE
GAD PUERTO LOPEZ EXAMEN
ESPECIAL DE AUDITORIA
COMPONENTE: PARQUE AUTOMOTOR
SUBCOMPONENTE: CAPACITACION TALENTO HUMANO
HOJA DE HALLASGOS Nº 3
FIII
CI/1-1
Condición
En la jefatura del parque automotor del GAD cantón Puerto López, el cumplimiento de las
normativas legales aplicables en los procesos de gestión de GAD del cantón Puerto López,
periodo entre 2 de enero al 30 de abril 2017. Es deficiente en lo que corresponde a
capacitación del talento humano.
Criterio
Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y
servicios públicos de calidad. - Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida,
despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
Causa
Carencia de planificación de las actividades que realiza el personal.
Tareas sin planificación
Efecto Realizar las actividades sin ajustarse a una planificación.
Conclusión
Que exista una planificación de las actividades que desarrolla el personal del parque
automotor en correspondencia al cumplimiento de las normativas legales aplicables en los
procesos custodia, mantenimiento, control y gestión, son escazas.
Recomendaciones al GAD Cantón Puerto López
Se recomienda al Jefe del Área: Realizar las debidas planificaciones para las actividades
que se desarrollan en el área parque automotor para que exista cumplimiento de
normativa legal al control, mantenimiento y gestión de los vehículos del parque automotor
para que no existe desconocimiento y lograr la eficiencia y eficacia en sus labores.
66
PROGRAMA DE AUDITORÍA ENTIDAD: GAD del Cantón Puerto López
COMPONENTE: Parque automotor CIUDAD: Puerto López
SUB COMPONENTES: Control Operativo AUDITOR: Jennifer Lucas Rodríguez
No. CONTENIDO REF/PT ELAB. POR
FECHA
OBJETIVO Obtener información sobre el proceso de operativo que se desarrolla en la jefatura del parque automotor
del GAD del Cantón Puerto López.
.
PT. 1.0
JKLR
PROCEDIMIENTOS
1 Verificar si existe planes para el control del personal A cargo del área.
PT. 1.1.
JKLR
2 Identificar los diferentes procesos operativos del área del parque automotor
PT. 1.2.
JKLR
3 Determinar si existe los equipos y herramientas para el desarrollo de las operaciones
PT. 1.3.
JKLR
4 Evaluar mediante preguntas y respuestas obteniendo así el grado de confianza y las conclusiones de la evaluación
PT. 1.4.
JKLR
5 Elaborar hallazgos encontrados PT. 1.5.
JKLR
67
JLR. AUD.
INDPENDIENTE
GAD PUERTO LOPEZ
EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORIA
COMPONENTE: PARQUE AUTOMOTOR
SUBCOMPONENTE: CONTROL OPERATIVO
FIII
CI/1-1
CUESTIONARIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Objetivo de auditoría: Evaluar el nivel de cumplimiento de eficiencia y eficacia en los
Controles operativos del GAD Cantón Puerto López.
Nº Preguntas Si No N/A Observación
1 ¿Existen registros anuales de
Capacitaciones?
X
2 ¿Se realizan control de inventarios
De adquisiciones en el área?
X
3 ¿Existen registros de control de
Repuestos y lubricantes por kárdex?
X
4
¿Se cumplen con todos los procesos
Administrativos establecidos por
Talento Humano?
X
5 ¿Se lleva un registro por cada uno de los
Vehículos del parque automotor?
X
6 ¿Se realizan controles de Ingreso- salida de vehículos?
X
7 ¿Se realizan controles de actividades de
El personal de mantenimiento vehicular?
X
8 ¿Se realizan controles laborales a cada uno de los empleados del área parque automotor?
X
68
9 ¿Se lleva un control de registro de visitantes al área de parque automotor?
X
10 ¿Se llevan registros de controles de
Repuestos y lubricantes entregados a el
personal de mantenimiento vehicular?
X
Calificación de los niveles de riesgo
SUBCOMPONENTE: PROCESOS OPERATIVOS
CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y NIVEL DE RIESGO
RANGO CONFIANZA RIESGO
15 – 50% BAJO ALTO
51 – 75% MEDIO MEDIO
76 – 95% ALTO BAJO
Interpretación:
Una vez aplicado el cuestionario de control interno en el subcomponente control
operativo, se determina que existe un nivel de confianza ALTO, y un riesgo BAJO,
por lo tanto las personas que laboran en área cumplen con los procesos administrativos
que se llevan en el parque automotor GAD Puerto López
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Jipijapa, mayo 2017
Señor
Miguel Plúa Murillo
ALCALDE DEL GOBIERNO AUTONOMO DESCRENTALIZADO DEL CANTÓN
PUERTO LÓPEZ
Presente.-
En su despacho:
Se ha realizado el examen especial sobre el cumplimiento de las normativas legales
aplicables en los procesos custodia, mantenimiento, control y gestión de los vehículos del
parque automotor de GAD del cantón Puerto López. , del periodo comprendido entre 2 de
enero al 30 de abril 2017.
La acción de control fueron en concordancia con las Normas de Control Interno emitidas
por la Contraloría General del Estado y así mismo con el Manual General de
Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público, en su parte pertinente que
señala; El 400 Actividades de control, donde determina: “La máxima autoridad de la
entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno de acuerdo a sus
competencias, establecerán políticas y procedimientos para manejar los riesgos en la
consecución de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer
los controles de acceso a los sistemas de información.se efectuó de acuerdo con las Normas
Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del
Estado”.
Debido a la naturaleza de la acción de control, los resultados se encuentran expresados en
los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el
carácter de obligatorio.
Atentamente,
Jennifer Lucas Rodríguez Econ. Jefferson Calle García
JEFE DE EQUIPO SUPERVISOR
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CAPITULO I
ENFOQUE DE LA AUDITORIA
Motivo del Examen Especial
Se realizará una Auditoria de examen especial para medir el cumplimiento de las normativas
legales aplicables en el área del parque automotor del GAD del Cantón Puerto López.
Conocimiento de Entidad.
Puerto López es un cantón de la provincia de Manabí en Ecuador, tiene una población de
20.451 habitantes.1 Su cabecera cantonal es la ciudad de Puerto López. El alcalde actual para
el período 2014 - 2019 es Miguel Plua. El cantón es famoso por el avistamiento de ballenas.
Dentro del cantón se encuentra el Parque nacional Machalilla que pertenece a Puerto
Machalilla.
De acuerdo al Decreto Ejecutivo No. 357, publicado en el Registro Oficial No. 205 del 2 de
junio de 2010 (Zonas) y al Registro Oficial N°290 del 28 de mayo del 2012 (Distritos y
Circuitos) establece:
Zonas administrativas de planificación: están conformadas por provincias. Cada zona está
constituida por distritos y estos a su vez por circuitos. Desde este nivel se coordina
estratégicamente las entidades del sector público, a través de la gestión de la planificación para
el diseño de políticas en el área de su jurisdicción.
Distrito administrativo de planificación: Unidad Territorial para la prestación de servicios
públicos, que coincide con el cantón o unión de cantones y articula las políticas de desarrollo
del territorio, dentro del cual se coordinará la provisión de servicios para el ejercicio de
derechos y garantías ciudadanas.
Circuito administrativo de planificación: Unidad Territorial local conformada por el conjunto
de establecimientos dedicados a la prestación de servicios públicos en un territorio determinado
dentro de un distrito, articulados entre sí a través de los servicios que ofertan.