CARACTERIZACIÓN DE MACROPROCESOS MATRICULA (PM2) 2018 DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD PERSONAL Marzo, 14 del 2018 RESOLUCIÓN CONSEJO UNI. N° 0698-2018-USP/CU
CARACTERIZACIÓN DE
MACROPROCESOS
MATRICULA (PM2)
2018
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD PERSONAL
Marzo, 14 del 2018
RESOLUCIÓN CONSEJO UNI. N° 0698-2018-USP/CU
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Código: USP.PM2.01
CARACTERIZACIÓN DE MACROPROCESOS DE LA UNIVERSIDAD SAN PEDRO Versión: 2.0
Vigencia: 14-03-2018
Página : 1 de 4
Nombre del Macroproceso
MATRÍCULA
Objetivo Proceso que establece de forma clara y organizada el procedimiento a seguir por los usuarios para realizar su matrícula, a fin de cursar los estudios ofertados en la Universidad.
Líder del Proceso Vicerrectorado Académico , Facultades y Escuelas Profesionales
Alcance Inicia con la programación académica y solicitud de matrícula del estudiante Finaliza registro de matrícula del estudiante en el sistema.
Proveedores Entradas Actividades Salidas Usuarios -Vicerrectorado Académico -Planificación -Infraestructura -Logística -Decanos -Directores de Escuela -Dirección Asuntos Académicos -Registro Técnico
-Calendario Académico -Plan de Acción Institucional - Horarios -Aulas
Planear -Información general sobre programas y calendario académico -Solicitud de recursos físicos, tecnológicos, papelería y humano. Requerimiento de aulas
- Cronograma de actividades del proceso
-Asuntos Académicos - Oficina de Cobranzas - Logística -Infraestructura - Alta Dirección
-Planificación de la gestión académica (matrícula) -Programar el desarrollo de la matrícula -Planificar los requerimientos generales de logística con los diferentes responsables que interactúan en el proceso de matrícula. -Determinar los requerimientos específicos por programas, de recursos humanos, técnicos, suministros y equipos para los puntos de matrícula. -Coordinar cronograma de pagos matrículas
-Asuntos Académicos -Estudiantes -Dirección TIC -Cobranzas -Entidades Financieras -Secretaría General
-Directiva Académica -Reglamento de estudios -Tasas Educativas - Resoluciones y acuerdos -Base de datos -información enviada por las entidades financieras sobre pagos de matrícula -Matriculas en línea realizados
Hacer -Reporte de matriculados por programas académicos -Resultados del monitoreo del proceso de matrícula - Reporte de encuestas de satisfacción -Resoluciones atendidas
- VIRAC -Asuntos Académicos -Planificación -Escuelas Profesionales -DGCA -DGA -Estudiantes
- Publicar y divulgar la información que todo interesado necesite para realizar su proceso de matrícula en la Institución. -Generar las tasas educativas para el pago de la matrícula. -Realizar Matrícula de nuevos estudiantes. -Realizar Matrícula de estudiantes antiguos. -Realizar los diversos trámites de matrícula solicitados por los estudiantes -Organizar archivo de las hojas de vida de los estudiantes. -Monitorear el proceso de matrícula académica en las filiales -Realizar encuesta en forma aleatoria, de satisfacción del estudiante (antiguo).
Matricula Salidas del Hacer Encuestas de satisfacción
Verificar -Resultados de las verificaciones a través de auditorias -Medición del indicador de la política de calidad
Matricula DGCA
-Verificar el cumplimiento de los compromisos de las entidades financieras recaudadoras del pago de la matrícula. -Verificar la disposición de los recursos requeridos en las filiales
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Código: USP.PM2.01
CARACTERIZACIÓN DE MACROPROCESOS DE LA UNIVERSIDAD SAN PEDRO Versión: 2.0
Vigencia: 14-03-2018
Página : 2 de 4
-Verificar el funcionamiento del sistema de matrícula en tiempo real. -Verificar la satisfacción del servicio de la Institución a través del estudiante.
-Control Interno -Gestión Documental -Gestión de Calidad
Salidas del Verificar Informes de auditoria
Actuar Plan de Mejoramiento Matricula
-Formular el plan de mejora de acuerdo a las acciones correctivas y preventivas.
Recursos Registros Controles al Proceso
Talento Humano: -Personal Administrativo -Coordinadores de programas académicos -Analistas informáticos Tecnológicos: -Hardware -Software -Ayudas audiovisuales -Equipos de laboratorio Infraestructura Física: -Aulas -Laboratorios -Aulas de informática Información: -Bases de Datos -Información Primaria
-Informe de matrícula -Informes de estudiantes matriculados -Informes económicos con pagos de matricula -Informes económicos de devoluciones de tasas. -Listados de becas tramitadas -Resoluciones de modificaciones de matricula - Resoluciones de ampliación de créditos -Resoluciones de trámites de matrícula
1)Planeación para el proceso de matrícula - Convocar una reunión con los responsables de las dependencias involucradas en el proceso para coordinar las actividades previas al proceso de matrícula. -Revisar la actualización de la información de los requisitos para la matrícula, que se encuentren publicados en los diferentes medios electrónicos. 2)Matrícula para Estudiantes Nuevos - Monitorear el proceso de matrícula en forma aleatoria para medir la efectividad del proceso. -Revisar las hojas de vida de los estudiantes y archivar. 3) Matrícula para Estudiantes Antiguos -Monitorear el proceso de matrícula en forma aleatoria para medir la efectividad del proceso. 4) Corrección de Datos en el Sistema - Registrar la solicitud en la plantilla de control de corrección de datos y firma del estudiante verificando la información reportada. -Efectuar el cambio vía Sistema Académico, según requerimiento del estudiante.
Requisitos Legales y Reglamentarios Requisitos de la Norma ISO 9001 Requisitos del Cliente
-Plan Estratégico -Ley Universitaria N° 30220 -Estatuto
4.4. Gestión de la calidad y sus procesos. 5.1.2. Enfoque al cliente 5.2. Política de la calidad
-Oportunidad, accesibilidad y veracidad de la información publicada.
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Código: USP.PM2.01
CARACTERIZACIÓN DE MACROPROCESOS DE LA UNIVERSIDAD SAN PEDRO Versión: 2.0
Vigencia: 14-03-2018
Página : 3 de 4
-Reglamento de Estudio
7.5. Información documentada 8.2. Determinación de los requisitos para productos y servicios 8.2.2. Determinación de los requisitos relativos a los productos y servicios 8.2.3. Verificación de los requisitos relativos a los productos y servicios 8.2.1. Comunicación con el cliente 9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.1.3. Análisis y evaluación 10. Mejora
-Difusión de la información a través de diversos medios (Radio, página web, cartelera y atención personalizada). -Ampliación de cobertura y oferta académica en las diferentes sedes de la Universidad.
Riesgos del Proceso Acción Responsable
-Incumplimiento de la programación - Fallas de los sistemas académicos
-Seguimiento y auditoría al cumplimiento de la programación. - Plan de contingencia
-Vicerrector Académico. -Asuntos Académicos -Decanos y Directores de carreras profesionales y/o programas de estudios.
Parámetros de Medición
Indicador Fórmula Frecuencia
-Estudiantes matriculados dentro del plazo ordinario de matrícula. - Estudiantes matriculados fuera del plazo ordinario de matrícula. - Nivel de satisfacción del estudiante en la prestación del servicio
- (Número de estudiantes matriculados dentro del plazo establecido/Total de estudiantes matriculados)*100 -(Número de estudiantes matriculados fuera del plazo establecido/Total de los estudiantes matriculados.) * 100 - (Número de encuestados que manifestaron estar satisfechos con el servicio recibido / Total encuestados) * 100
Semestral
Elaborado Revisado Aprobado
Ing. Luz Sheyla Cárdenas Concha Ing. Eddier Albino Flores Idrugo
Dr. Jorge Alcántara Rodríguez Director de Gestión de Calidad
Rector