Manejo de los Expedientes Capítul o 1
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Manejo de los Expedientes
Capítulo 1
Agenda
1. ¿Qué es un expediente? 1. ¿Qué es un expediente?
2. Clasificación de los expedientes2. Clasificación de los expedientes
3. Ciclo de vida de un expediente3. Ciclo de vida de un expediente
4. Formatos de los expedientes 4. Formatos de los expedientes
5. Equipos para Archivar5. Equipos para Archivar
¿Qué es un expediente?
Documentos oficiales de una compañía u organización que son suficientemente importantes para retenerlos y guardarlos para futuras referencias.
Clasificación de los Expedientes
Vitales Importantes ÚtilesNo
esenciales
Esenciales para la
operación de la
oficina.
Pueden serduplicados y
Reemplazados.
Se usan en la operación de la
oficina pero pueden ser
reemplazadosfácilmente.
Pueden serdestruidos.
Ciclo de Vida de los Expedientes
CrearExpediente
Evaluarutilización
Evaluarretención
Transferencia
Expediente
AlmacénActivos
AlmacénInactivos
Disposición
Formatos de los Expedientes
Los expedientes pueden ser creados en formatos convencionales y formatos no convencionales
Formatos de los Expedientes
Formatos Convencionales
Correspondencia Informes deNegocioFormas
Tarjetas3½ x 5
Otros
Formatos de los Expedientes
Formatos No Convencionales
Micrográficas Medios Electrónicos
MediosAudiovisuales
Equipos para Archivar
Verticales
Móviles
Horizontales
Giratorios
Medios Magnéticos
De Video
Manejo de los Expedientes
Capítulo 2
Procedimientos para Archivar
Establecer cómo será accedido el expediente Acceso Directo Acceso Indirecto
Antes de archivar, se debe codificar Se puede asignar colores Cross Reference Charge-Out Card
¿Por qué asegurar la información?
Para la protección de la empresa Para la protección del cliente, paciente,
consumidor Para protegerse contra una litigación
potencial Por si hay una auditoría Para ayudar a la empresa a cumplir con
las regulaciones gubernamentales
¿Cómo manejar la confidencialidad?
Deben estar pendiente de lo que decimos en público
Nunca deben dejar documentos confidenciales expuestos
Deben cuidar la posición en que está su computadora para que no puedan verla
Pasos para asegurar expedientes
Implementar políticas y procedimientos de seguridad para los expedientes
En cuanto al uso de password se pueden considerar las siguientes alternativas:
Utilizar una firma digitalizada Encriptación Decriptación Biometric identification Utilizando una tarjeta magnética que se pasa por un
sistema de lector de tarjeta y te permite el acceso
Pasos para asegurar expedientes
Pasos para asegurar expedientes
Desarrollar un plan detallado o curso de acción en el caso de una emergencia
Seleccionar una persona que desarrolle un plan de desastre
Hacer un inventario de los expedientes que hay.
Hacer un plan para proteger los expedientes vitales – Ej. Cuartos a prueba de fuego
Pasos para asegurar expedientes
Desarrollar un manual de los expedientes vitales que contenga
Procedimientos de recuperación Explicación de la lista de los expedientes vitales Dar instrucciones específicas para la recuperación
de varios tipos de expedientes
Desarrollar un plan de recuperación de desastre
Periódicamente dar seguimiento al plan de acción para asegurarse de que todos los componentes estén funcionando y en su lugar
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