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PLANIFICACIN DE PROYECTOS UNIDAD I
LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Prof. Jos Humberto Quintero D. Mayo 2010
INSTITUTO UNIVERSITARIO TECNOOLGICO DE EJIDO
ENTORNO TECNOLGICO FINANZAS
EVALUACIN
PLANIFICACIN
ADMINISTRACIN
CLCULOS ALTERNATIVAS
PRECISIN SUPERVISIN
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CAPTULO 1
LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
En este capitulo se desarrollar la teora general sobre la
temtica
de proyectos, ante todo debemos conceptualizar algunos
trminos
claves que argumentan la administracin de proyectos. Se
discutirn
temas como:
1. Definir planificacin y planeacin, diferencias y que es
proyecto
2. Estudiar inversin y la decisin de proyectos.
3. Aprender la evaluacin de proyectos.
4. Definir la administracin de proyectos.
5. Explicar ciclo de duracin de un proyecto.
6. Describir las etapas de un proyecto.
Proyecto
La Biblioteca de Consulta Microsoft Encarta 2004. 1993-2003
Microsoft Corporation define proyecto como:
Planta y disposicin que se forma para la realizacin de un
tratado, o para la ejecucin de algo de importancia.
Designio o pensamiento de ejecutar algo.
Conjunto de escritos, clculos y dibujos que se hacen para
dar
idea de cmo ha de ser y lo que ha de costar una obra de
arquitectura o
de ingeniera.
Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a
veces
como prueba antes de darle la forma definitiva.
El diccionario enciclopdico 2000 LAROUSSE, la frase proyecto
la
define como La intencin de hacer algo o plan que se idea para
poderlo
realizar.
Segn Baca Urbina (1998) el trmino proyecto Es la bsqueda de
una solucin inteligente a un planteamiento de un problema
tendente a
resolver entre muchas, una necesidad humana (pg. 2).
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Por lo que podemos conceptualizar que proyecto es una idea
que
se le presenta a un individuo segn su necesidad o deseo, la cual
puede
solucionar un problema en particular, proveniente de una imagen
que se
le muestra mediante la coordinacin de un trabajo o actividad
que
comenz o emprendi, donde l por intermedio de una serie de
conjeturas empieza a razonar y genera soluciones factibles,
que
conllevan a dar un resultado satisfactorio para obtener una
utilidad,
mediante un producto o servicio de calidad. Ver esquema N 1.
Esquema: Proyecto
Planificacin
Proviene de la accin planificar, Es la tcnica que trata de
coordinar una serie de actividades que se van a ejecutar. Por lo
que
podemos conceptualizarlo como el estudio por adelantado que se
realiza
de cualquier actividad, tarea, o trabajo, igualmente podemos
decir que es
el plan de accin que debe seguir una persona para la ejecucin de
una
actividad determinada.
Del mismo modo lo denominamos como un proceso anticipado (El
mapa
mental) que tenemos antes de la ejecucin del trabajo.
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Planeacin
Va ms all de una sencilla planificacin cotidiana de actividad,
es
la estrategia utilizada para la ejecucin de un proyecto,
objetivo, misin
etc., es decir engloba un conjunto de actividades o tareas a la
vez. La
diferencia entre la planificacin y la planeacin est en la
envergadura de
la actividad a realizar y en el tiempo en que va a ser
ejecutado, por lo que
la planificacin se ejecuta en el corto plazo y la planeacin en
un
mediano y largo plazo, tambin es llamada por muchos autores
la
planificacin estratgica, ver esquema N 2
Esquema N 2 Fuente Koontz, H., O`Donnell, C. y Weihrich,
Heinz,
(1985)
La inversin de proyecto
La inversin es un efecto de invertir, donde un individuo
emplea
una cantidad determinada de algo, en especial dinero en alguna
cosa,
por la que la inversin de proyecto no es mas que el importe en
recursos
financieros, materiales y humanos que una persona jurdica o
natural
realiza con el fin de solucionar, hacer o mejorar la situacin
actual y
La cual nos ayuda a conocer
Naturaleza de la Planeacin
Planes los objetivos como
alcanzarlo
Que tipo de personal necesitamos y cuando
Y proporcionar estndares de control
Son necesarios para
Lo que determina la direccin y el
liderazgo
Para asegurar el xito de los
planes
Para dirigir ms eficazmente al
personal
Determinar la estructura de la organizacin
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construir un futuro que le genere mejor utilidad, calidad y
valor agregado
a su firma u organizacin.
En la actualidad estamos involucrados en muchas actividades
sociales, econmicas, salud, educacin, tecnolgicas en fin, por lo
que
nos encontramos con cualquier producto o servicio que nos brinda
una
necesidad o deseo de incursionar en la inversin de nuevas ideas
de
trabajo, en especial el elevado status tecnolgico, cuyos
resultados estn
haciendo efecto en nuestra vida y por ende estamos tentado a
generar
inversiones de toda ndole.
Esquema N 3 La Inversin
Pues como dice Baca Urbina (1998) estamos siempre en una
necesidad humana de un bien o servicio y que habr la obligacin
y
deseo de invertir Todo ello con un slo propsito que es la de
satisfacer a un cliente y por consiguiente ganar dinero.
La inversin es un elemento financiero cuantificable, mediante
el
cual hace realidad cualquier actividad, tarea o trabajo que se
registra en
el quehacer diario de una organizacin, cuyos resultados deben
ser
positivos, dejando as una satisfaccin o incremento futuro. En s
los
proyectistas buscan la economa, la utilidad y la calidad en la
ejecucin
de la obra, plan o proyecto, con la finalidad de obtener un
resultado que
beneficie a todos los involucrados en la misin establecida en el
mismo.
Por qu invertimos? Es necesario?
Para el desarrollo Por la necesidades del mercado Deseo de
Superacin Ambicin Crecimiento en la Industria
Es la nica forma producir y servir
Por que estamos sometidos a una
sociedad como Sistema Elaborar
proyectos
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Es importante saber y conocer una serie de elementos y
factores
controlables y no controlables al momento de invertir, pues si
no se
toman presentarn las fallas, por lo que pueden generar
prdidas
irreversibles a la compaa o individuo. Por lo que se debe hacer
un
estudio previo del ambiente externo e interno para tomar una
decisin.
La decisin y evaluacin
En primer lugar definamos lo que es decisin, es muy comn que
el ser humano se involucre en tal terminologa, la decisin es la
accin
que ejecuta un individuo al momento de accionar o ejecutar una
tarea,
donde analiza entre varias alternativas o realiza un diagnstico
sobre la
situacin actual. Por ejemplo segn Biblioteca de Consulta
Microsoft
Encarta 2004. 1993-2003 Microsoft Corporation define decisin
como
Determinacin, resolucin que se toma o se da en una cosa
dudosa
Tambin lo denomina "Firmeza de carcter. El diccionario
enciclopdico
Larousse 2000 que dice textualmente Teora de la Decisin: teora
que,
a partir de unos datos sicolgicos, econmicos, sociolgicos
etc.,
intentan determinar con ayuda de modelos matemticos el
comportamiento ptimo en una situacin determinada (Pg. 316).
En
este sentido podemos decir que en la administracin de proyectos,
la
teora de decisiones es la piedra angular para enfrentar
cualquier idea,
en lo que concierne a la decisin de proyecto va un poco ms all
de una
simple decisin comn, por que sta debe pasar por un estudio
previo,
anlisis, diagnstico, etc. De manera que sea sometido a la
aprobacin
de expertos en el rea, objeto de la idea principal.
Hoy en da someten a muchos proyectos aun patrn metodolgico
donde sus componentes son estudiados en mesa redonda o
jurados,
juicio de expertos que deciden si la obra, proyecto, trabajo se
ejecuta o
no. En fin podemos teorizar mucho la decisin desde varios puntos
de
vistas, pero en la administracin de proyectos el Sr. Baca Urbina
(1998)
dice:
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Para tomar una decisin sobre un proyecto es necesario que ste
sea sometido a un anlisis multidisciplinario de diferentes
especialistas. Una decisin de este tipo no puede ser tomada por una
sola persona, con un enfoque limitado, o ser analizada slo desde un
punto de vista.
En el mundo empresarial o comercial la decisin juega un
papel
muy importante para cumplir con las metas, objetivos o misin,
por lo que
la teora de las decisiones, es denominada toma de decisiones
Donde
el ejecutivo realiza un estudio previo sobre la inversin,
elementos,
caractersticas, fenmenos, etc. con el fin de tomar la decisin.
Koontz,
H., O`Donnell, C. y Weihrich (1985). Dice la toma de
decisiones:
Es la seleccin de un curso de accin entre varias opciones es el
ncleo de la planeacin. No se puede decir que existe un plan hasta
que no se haya tomado una decisin Los administradores consideran
algunas veces la toma de decisiones como su trabajo central, porque
deben escoger en forma constante lo que se debe hacer quien debe
hacerlo, cuando y donde y, en ocasiones, como se debe hacer.
La toma de decisiones en s debemos conceptualizarla como el
proceso mediante el cual un individuo, (ejecutivo, funcionario,
gerente,
administrador, etc.) realiza un compendio de informacin sobre el
tema a
estudiar, idea o proyecto, mediante el cual determina la accin
favorable
que beneficie a la colectividad involucrada en el mismo.
Esquema N 4 Toma de Decisiones
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En segundo lugar, analizaremos lo que es evaluacin, este
trmino conlleva a una disertacin sobre la importancia, lo
significativo
de algo, que se hace o se va hacer, la evaluacin involucra un
estudio
minucioso y riguroso que brinda la seguridad y factibilidad si
la accin se
emprender. La evaluacin debe ser sometida a ciertos
conocimientos
previos, extrado de la experiencia o estudios realizado del
caso,
podemos decir que un individuo evala algo y lo valora, ya que
tiene una
intuicin, sensatez y comprensin de la idea que se tiene.
La evaluacin en s proviene de la accin y efecto de evaluar,
lo
que significa valorar o atribuir un valor. En trminos
comprensivo de la
evaluacin de proyectos, podemos difundir que la evaluacin es
el
estudio previo que se le hace a un plan o proyecto con el fin
de
determinar si es factible y viable, por lo que la evaluacin de
proyecto
esta muy correlacionado con la decisin de proyecto.
Cuando se evala un proyecto se somete a un grupo
interdisciplinario, donde ellos dirn si procede o no, pero esto
no quiere
decir, que cuando se incurre en el plan bajo la evaluacin de
expertos,
esto sea una realidad o verdad 100%; siempre la evaluacin de
proyecto
maneja y estudia una serie de elementos que determinan el valor
y el
riesgo que se corre en invertir en una idea o proyecto. Dice
Baca Urbina
(1998) que Si en un proyecto de inversin (lucrativo) se diera a
dos
grupos multidisciplinarios distintos, es seguro que sus
resultado no seran
iguales esto obliga a que la evaluacin es necesaria hacerla para
incurrir
en la inversin, lo indica que el juicio de valor, los resultado,
las
prioridades de los que hacen tal valoracin es importante
para
determinar la decisin.
Consideraciones para la elaboracin y evaluacin de proyectos
Existen patrones de conducta y filosofa general para
considerar
evaluar un proyecto, esto est a criterio propio del proyectista
y sus
posibles asesores, consultores o tutores que se tengan para
ello. Las
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tcnicas varan entre ellos y, podemos decir que en comn se
someten a
un patrn metodolgico que pasa por varias etapas, el cual se
citar ms
adelante. Cabe destacar que para la elaboracin de un proyecto se
debe
generalizar un orden de ideas principales y luego un esquema de
ideas
secundarias con el fin de determinar las fases de la evaluacin,
entre
esta tenemos:
Consideracin N 1: Segn Baca Urbina (1998) en forma frecuente
se
puede asumir una posicin general sobre la estructura metodolgica
para
su desarrollo:
1. Formular el proyecto objeto de estudio. 2. Definir los
objetivos. 3. Hacer los anlisis de: mercado, tcnico operativo,
econmico,
financiero, y socio econmico. 4. Resumen y Conclusiones. 5.
Retroalimentacin 6. Decisin del Proyecto
Consideracin N 2: Segn Baca Urbina (1998) como un proceso y
sus
alcances se especifica as:
1- Perfil o Visin
Idea del Proyecto.
Anlisis del Entorno.
Detencin de necesidades.
Anlisis de oportunidades para satisfacer las necesidades. 2-
Factibilidad del Proyecto
Estudio del proyecto.
Evaluacin del proyecto.
Decisin del proyecto 3- Proyecto definitivo
Consideracin N 3: La forma metodolgica expresada comnmente
para
la elaboracin de proyectos de investigacin de grados la
obtenemos de
la siguiente manera:
1- Planteamiento del problema
Anlisis de la Situacin Actual.
Anlisis de la situacin deseada.
Justificacin y limitaciones.
Objetivo General y especficos 2- Establecer Marco Terico y
prctico. 3- Aplicar Estrategias y Metodologa.
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4- Generar los resultados y presentar opiniones o propuestas. 5-
Determinar las conclusiones y recomendaciones
Consideracin N 4: La forma metodolgica expresada para el
desarrollo
de un proyecto de sistema de informacin es:
1. Identificacin de la Necesidad. 2. Definicin de la solucin. 3.
Indagacin documental o de campo. 4. Diseo y produccin de prototipo
de solucin tecnolgica. 5. Diseo de los mtodos de experimentacin
(Prueba y rediseo). 6. Evaluacin externa (consideraciones
racionales ante los principios
ticos) 7. Elaboracin del prototipo de producto tecnolgico
Se recomienda al estudiante en informtica tomar este ultimo
como
patrn para su elaboracin del trabajo especial de Grado, aunque
no es
una camisa de fuerza ya que el puede bien adaptarse al mejor que
a l le
convenga.
Administracin de Proyectos
Cuando se habla de la administracin debemos aclarar lo que
son
las funciones administrativas, Fayol define el acto de
administrar como
planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar ciertas
actividades a
realizar que abarcan los elementos de la administracin, es
decir, las
funciones del administrador:
Planear: visualizar el futuro y trazar el programa de accin.
Organizar: construir las estructuras material y social de la
empresa.
Dirigir: guiar y orientar al personal.
Coordinar: enlazar, unir y armonizar todos los actos y
esfuerzos
colectivos.
Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las
reglas
establecidas y las rdenes dada.
Para el desarrollo de un proyecto el gerente debe tener en
cuenta
una estructura relacionada con la actividad administrativa, en
la cual
involucra el estudio econmico, los costos, la inversin, los
cronogramas
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de inversin, las depreciaciones y amortizaciones, e incluso el
capital de
trabajo, con el propsito de fijar precedentes de utilidad y
beneficio.
Esta estructura debe generar una visin general del proyecto
y
ayuda a determinar si se incursiona o no, ya que estos
parmetros
financieros y econmicos van ha fijar el presente y las pautas de
la
ejecucin exitosa del mismo. De aqu en adelante desarrollaremos
las
generalidades de la estructuracin administrativa que fija la
pauta de la
accin futura del proyecto.
La estructura econmica la conforman: la determinacin de
ingresos, el clculo de los costos financieros, los costos de
produccin,
los gastos de administracin, las depreciaciones y
amortizaciones, la
inversin fija y diferida, el capital de trabajo y el costo del
capital. Se
invita a los participantes involucrados en el proyecto
documentarse sobre
estos trminos de manera mas profunda. Ver figura N 5
Esquema N 5 Estructura Econmica y financiera
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Por costos financieros podemos decir que es el valor que cuesta
la
bsqueda de dinero lquido y la administracin del capital que
se
disponga para uso efectivo del mismo. En relacin con los costos
de
produccin sabemos que significa el valor que nos cuesta los
materiales
directos e indirectos cuando fabricamos o producimos un bien o
servicio.
En referencia a los gastos administrativos nos encontramos con
todos
aquellos desembolso tanto materiales, pagos ocasionados por
trabajos
que no son directos o imputados al proceso de produccin, tales
como:
alquiler del local, nmina de los empleados administrativos,
entre otros.
Asimismo encontramos las depreciaciones, amortizaciones y
agotamiento de los bienes muebles e inmuebles y minas o
yacimientos,
se sabe que todo bien tiene una vida til, mediante la cual
debe
estimarse los gastos de consumos en el periodo subsiguiente.
Adems
encontramos la inversin fija o diferida, el cual me indica el
dinero que
desembolso constantemente en el tiempo que dura el proyecto,
puede
ser en periodos iguales o pagos a futuro por convenios.
Siguiendo la
secuencia encontramos el capital de trabajo, el cual me indica
que debo
tener dinero disponible en las distintas etapas que el proyecto
me exija,
cuyo resultados pueden ser grave cuando se inicia una etapa y si
no
contamos con el dinero al momento, por lo que conlleva a un
retrazo,
incluso al fracaso del mismo. Por ultimo se debe evaluar y
considerar el
costo de capital, que no es ms que el dinero vale dinero, es
decir que un
bolvar hoy, vale menos que maana, lo que implica que el dinero
en el
tiempo, por el alto costo de la vida y la inflacin, por lo que
genera un
incremento en el tiempo el cual se le asigna un valor; este
valor nos es
mas que el tanto porciento de inters que devenga o gana un
dinero a
plazo.
Este estudio estructural conlleva a que se conformen los
estados
financieros del proyecto, como es el balance general, el estado
de
ganancias y prdidas, el flujo de efectivo y el movimiento del
patrimonio.
Todo ello desemboca en la llamada evaluacin econmica del
proyecto.
Duracin o (Ciclo) de un proyecto
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El proyecto puede presentar diferentes ciclos duracin,
dependiendo
de la extensin del mismo; en efecto todo proyecto debe tener una
fecha
de inicio y una de terminacin, mediante la cual en el transcurso
del
mismo se analizar los niveles tpico de ciertas actividades
crticas y que
son prelantes una con las otras, las fases que se tienen para la
duracin
de un proyecto son las siguiente:
1. Definicin del proyecto: debemos identificar su origen, cual
es el
problema que se presenta cual es la oportunidad que se presenta,
de
donde proviene si de la gerencia, cliente o del personal. Es
decir que la
idea principal que se presenta debe aclararse con el fin que no
hayan
percances.
2. Planeacin del proyecto: Se refiere poner en orden las ideas
sobre
la situacin actual y la situacin deseada, se hace la prediccin y
los
cronogramas futuros para emprender el Cundo?, Cmo?, Dnde?
Se efectuar y la relacin existente entre las metas finales y
como
obtenerlas. Tomando en consideracin las premisas del
proyecto.
3. Puesta en marcha del proyecto: No es ms que la ejecucin de
lo
pautado o planeado en el punto dos, es decir, desarrollar las
metas
planeadas y as alcanzar los objetivos fijados para cada fase
del
proyecto.
4. Terminacin del proyecto: Una vez ejecutado el proyecto, se
debe
hacer una revisin general, que nos servir de retroalimentacin
para
futuros proyectos o trabajos a ejecutar, en esta fase aunque
todo halla
salido de manera excelente debe someterse a una revisin para
perfeccionar el proceso si se amerita mejorar el mismo.
Esquema N 6 Fuente Propia
TIEMPO
1 2 3 4
F AC T I B I L I DA
D
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Etapas que involucra un proyecto
Igual que la duracin todo proyecto por muy insignificante que
sea
debe agotar las siguientes etapas:
1.- Etapa de preinversin.
2.- Etapa de evaluacin y administracin.
3.- Etapa de ejecucin y control.
4.- Post evaluacin, seguimiento o retroalimentacin.
Estableciendo una pequea definicin de estas etapas podemos
decir:
Etapa de preinversin. Esta etapa opera desde el momento en que
la
idea del proyecto se concibe hasta la toma de decisin de iniciar
la
inversin del mismo. Lo que equivale a la bsqueda de una serie
de
factores que puedan influir en la factibilidad o no del
proyecto, por lo que
ha de observarse las distintas premisas y buscar el perfil que
presente,
adems se debe considerar ampliamente la idea y tener el
conocimiento
y expertos que asesoren el proyecto para as aceptarlo o
rechazarlo. Vea
el esquema siguiente.
Etapa evaluacin y administracin: Aqu entra en juego una serie
de
elementos que son cruciales para el desarrollo del proyecto, se
pueden
determinar los distintos egresos o desembolsos que se puedan
incurrir,
motivado a los equipos, maquinarias, capitales, inversiones,
recursos
humano, entre otros con el fin de percibir las labores, el
monitoreo del
desarrollo del proyecto, la cual nos puede permitir hacer
modificaciones
sobre la marcha al diseo original, podemos a la vez mejorar los
criterios
de proyeccin. Ver esquema
Etapa de ejecucin y control: En esta etapa se pone en marcha
el
proyecto definitivo, cuyo roles son la bsqueda de todo los
recursos
nombrados anteriormente en la evaluacin y administracin, adems
se
fijan los presupuestos y los cronogramas de trabajo
conjuntamente con la
combinacin de la compra de equipos y maquinarias, todo bajo
la
coordinacin de un jefe encargado que dirija el proyecto.
Post evaluacin, seguimiento o retroalimentacin: Ya culminado
el
proyecto se debe tener presente el seguimiento de todos y cada
unos de
los pasos, con el fin de determinar las posibles fallas que
presentaron
-
dificultad, y as remodelar y perfeccionar el proceso, en caso
que se
repita o se ejecute. Esto nos sirve de antemano mejorar el
producto o
servicio con el fin de generar competencia en el mercado.