CAPITULO II MARCO TEORICO SOBRE ADMINISTRACIÓN, SISTEMA, SIX SIGMA CALIDAD, PRODUCTIVIDAD Y COMPETITIVIDAD 1. ADMINISTRACIÓN. La administración es universal, como necesidad como disciplina, como proceso, como conjunto de técnicas y herramientas que son necesarias estudiar con toda la seriedad y profundidad. Son las condiciones políticas, económicas, sociales y culturales las que determinan las modalidades de la aplicación de la administración en general pero son los problemas empresariales los que exigen soluciones practicas ante la industrialización, la legislación laboral, la acción sindical, tecnología sus avances y la globalización. 1.1 Concepto de Administración. A continuación mencionaremos los siguientes conceptos de administración tales como: La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual los individuos trabajen juntos o en grupos logrando eficientemente los objetivos de la empresa. 13 Proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas.” 14 13 George Terry, Principios de Administración, Pág. 22 14 Harold Koontz. Administración. Una Perspectiva Global. P. 4
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CAPITULO II
MARCO TEORICO SOBRE ADMINISTRACIÓN, SISTEMA, SIX SIGMA CALIDAD, PRODUCTIVIDAD Y COMPETITIVIDAD
1. ADMINISTRACIÓN. La administración es universal, como necesidad como disciplina, como proceso,
como conjunto de técnicas y herramientas que son necesarias estudiar con toda
la seriedad y profundidad.
Son las condiciones políticas, económicas, sociales y culturales las que
determinan las modalidades de la aplicación de la administración en general
pero son los problemas empresariales los que exigen soluciones practicas ante
la industrialización, la legislación laboral, la acción sindical, tecnología sus
avances y la globalización.
1.1 Concepto de Administración. A continuación mencionaremos los siguientes conceptos de administración tales
como:
La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en
el cual los individuos trabajen juntos o en grupos logrando eficientemente los
objetivos de la empresa.13
Proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas,
trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas.”14
13 George Terry, Principios de Administración, Pág. 22 14 Harold Koontz. Administración. Una Perspectiva Global. P. 4
Es la ciencia social compuesta de principios, técnicas y practicas cuya
aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de
esfuerzos cooperativos a través de los cuales puedan alcanzar propósitos
comunes que individualmente no es posible lograr.15
Es una disciplina que persigue la satisfacción de objetivos
organizacionales, contando para ello con una estructura y a través del esfuerzo
humano combinado.16
1.2 Evolución de La Administración.
Las actuales concepciones administrativas son la resultante de un proceso
iniciado en los mismos albores de la humanidad y que ha venido evolucionando
y adquiriendo sus propios perfiles a través de diferentes épocas y etapas.
Dicho proceso administrativo se inició como un hecho obligado cuando dos
individuos tuvieron que coordinar sus esfuerzos para hacer algo que ninguno de
ellos pudo hacer por sí solo y evolucionó hasta convertirse en un acto previo y
cuidadosamente planificado y racional que permite alcanzar los objetivos con los
menores esfuerzos posibles y con las mayores satisfacciones para los
individuos.
El estudio histórico de esa evolución administrativa nos muestra los enfoques
que tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y la influencia que
tuvieron ciertos procedimientos utilizados en esos lugares sobre algunas
prácticas actuales en el campo, entre ellas de la organización funcional de los
poderes del Estado.
15 Wilbur Jiménez Castro. Glosario Administrativo, 1 Edición 16 George Terry , Principios de Administración, Pág. 22
El conocimiento de la organización de la Iglesia Católica Apostólica Romana es
también muy interesante para conocer la importancia que tiene en
administración el adoctrinamiento para la persecución de un objetivo, a pesar de
que las estructuras y procedimientos puedan no satisfacer todos los principios
teóricos administrativos.
Se adquiere un mejor entendimiento de la transformación que tuvo la ciencia de
la administración; ella viene a consolidarse en la Edad Contemporánea con los
valiosos estudios de Woodrow Wilson.
Las teorías y experiencias de Fayol y de Taylor marcaron una nueva etapa en la
evolución de esa ciencia y la Administración científica, que postularon ellos y
continuaron sus discípulos viene a ser uno de los medios más efectivos para la
tecnificación de las industrias nacientes en el presente siglo; esa tecnificación ha
influido grandemente también en el desarrollo económico y el mejoramiento de
muchos países por su aplicación en el sector público.
1.3 Importancia de la Administración.
La importancia de la administración se base en la necesidad de convivencia y
labor de grupo, que requiere una eficiente aplicación de la misma, y que se verá
reflejada en la productividad y eficiencia de la empresa que la requiera de
acuerdo a lo siguiente:
La administración puede darse en donde exista un organismo social, y de
acuerdo con su complejidad.Un organismo depende, para su éxito de una buena
administración, ya que solo a través de ella, es como se hace buen uso de los
recursos materiales, humanos y tecnológicos con que se cuenta.
En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función
administrativa, debido a su magnitud y complejidad, la administración también es
importante, porque al implementarla o mejorarla obtienen un mayor nivel de
competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: Maquinaria, mano de
obra, mercado.
La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre
fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada administración el
panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la
sociedad.
Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la
administración es requisito indispensable, por lo que se necesita coordinar todos
los elementos que intervienen en esta etapa para poder crear las bases
esenciales del desarrollo como son: la calificación de sus trabajadores y
empleados.
1.4 Características de la Administración.
Las características son:
Universalidad: El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe
un organismo social. En él tiene siempre que existir coordinación sistemática de
medios. La administración se da por lo mismo en el estado, ejercito, en la
empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, y los
elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos,
aunque lógicamente existan variantes accidentales.
Especificidad: Aunque la administración va siempre acompañada de
otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y
distinto a los que acompaña.
Se puede ser un magnífico ingeniero de producción pero un pésimo
administrador
Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del
fenómeno administrativo. Este es único y por lo mismo en todo momento de la
vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor
parte de los elementos administrativos.
Así al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, controlar.
Unidad Jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un
organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma
administración. Así como en una empresa forman un solo cuerpo administrativo,
desde el gerente general, hasta el último obrero.
1.5 Principios de Administración.
Los Principios de administración son básicos y sencillos, pero no absolutos. No
son ni leyes, no dogmas, y no deben ser considerados totalmente rígidos, y
deben ser flexibles.
La aplicación de los principios de administración están orientados a la
simplificación del trabajo de la empresa, los cuales incluye que se resuelva el
trabajo en algo más sencillo para las personas.
A continuación se detallan algunos de los principios de la administración general:
Realizar las tareas con el menor esfuerzo: Todas las actividades que se
señalen deben obtenerse con efectividad y eficiencia, entendiéndose por
efectividad el logro de lo objetivos sin valuar por eficiencia se entiende la relación
de los recursos empleados con respecto a los resultados obtenidos.
La Racionalidad: Todo tiene que preverse o planificarse para saber que
es lo que puede incidir, sobre lo que prioritariamente queremos y cuanto
podemos obtener sobre la base de lo que tenemos.
Obtención al máximo provecho: Obtener lo mas con el
aprovechamiento de todos los recursos, tiempo, dinero, esfuerzo, riesgo y otros.
Obtención de Productividad: es el coeficiente obtenido de dividir el
producto total por uno de los factores de la producción, o el total de insumos
invertido.
Reducción de Costos: Busca la efectividad para lograr rebajar los
precios, a través de la reducción del valor del costo de la producción del bien o
servicio.
Rentabilidad: Es la relación entre el valor de la producción menos los
gastos incurridos en ella por una parte el capital empleado por la otra.
La Economicidad: Se refiere a la reducción de tiempo, espacio y
recursos entre otros.
Buen ambiente en el trabajo: Se refiere a las buenas relaciones de
prosperidad y satisfacción en el desarrollo del trabajo.
Principios según Henry Fayol :17
División del trabajo. El objetivo es lograr una mayor productividad
mediante la especialización en una tarea en la cual se desarrollan destrezas que
en el corto plazo lograra un incremento de resultados.
Autoridad y Responsabilidad. Se considera que tanto la autoridad y
responsabilidad estén relacionadas y señala que esta se desprende de aquella
como consecuencia. Concibe la autoridad como una combinación de la autoridad
oficial, derivada de la posición del administrador.
17 George terry, Principios de Administración, Pág. 25
Disciplina. Es el respeto por el acuerdo que tienen como fin lograr
obediencia, aplicación energía y señala exteriores de respeto.
Unidad de Mando. Cada empleado no debe recibir ordenes de mas de
un superior.
Unidad de Dirección. Cada grupo de actividades con el mismo objetivo
debe tener un director y un plan.
Subordinación del interés individual al interés general. Establece que
en una empresa el interés de un empleado no debe prevalecer sobre el interés
de la empresa.
Remuneración. La remuneración y los métodos de retribución deben ser
justos y propiciar la máxima satisfacción posible para los trabajadores y el
empresario.
Centralización. Las organizaciones deben de ser dirigidas y coordinadas
desde un sistema nervioso central.
Jerarquía de autoridad. Se refiere a una cadena de autoridad, la cual va
desde los más altos rangos hasta los más bajos, pero se podrá modificar cuando
sea necesario.
Orden. Tanto el equipo como el personal deben ser bien escogidos bien
ubicados y organizados.
Equidad. Los administradores deben ser leales y respetuosos con el
personal, y demostrar cortesía y justicia en su trato.
Estabilidad en el empleo. Los cambios en las asignaciones en los
empleados serán necesarios, pero si ocurren con demasiada frecuencia pueden
perjudicar la moral y la eficiencia.
Iniciativa. Es pensar un plan y llevarlo a cabo con éxito.
Espíritu de equipo. La unión hace la fuerza.
Principios según Frederick Taylor:18
Planeación. Sustituir el criterio individual del obrero, la improvisación y la
actuación empírica en el trabajo por métodos basados en procedimientos
científicos.
Preparación. Seleccionar científicamente los trabajadores de acuerdo con
sus actitudes; prepararlos y entrenarlos para que produzcan mas y mejor de
acuerdo con el método planeado.
Control. Controlar el trabajo para certificar que se ejecuta de acuerdo a
las normas establecidas y según el plan previsto.
Ejecución. Distribuir de manera distinta las funciones y responsabilidades
para que la ejecución del trabajo sea mas disciplinada.
1.6 Proceso Administrativo.
El proceso Administrativo constituye las funciones principales de un
administrador: Planeación, organización, integración personal, dirección y
control. El proceso administrativo es el corazón de la administración se aplica
incuestionablemente en cualquier empresa del mundo existente, sus fases
fundamentales se resumen en cuatro: planeación, organización, ejecución y
control.
18 Frederick Winslow Taylor, principios de la Administración, Pág. 36
Cada una de estas fases ha recibido tratamientos validos para su aplicación de
tal forma que algunos estudiosos han dividido el proceso en otras fases mas las
cuales pueden estar incorporadas en las cuatro que aquí se mencionan.19
De acuerdo al autor Agustín Reyes Ponce, orienta la administración en dos
grandes fases que son: Mecánica Administrativa y Dinámica Administrativa.
La mecánica Administrativa comprende los elementos siguientes: 20 Previsión
Planeación
Organización
a) Previsión. Implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras
que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual seria imposible hacer
planes. La previsión es base necesaria para la planeación.
La previsión comprende tres etapas:
Objetivos: se fijan los fines de la empresa al análisis de los medios con
que se puede contar
Investigaciones : Se refiere al análisis de los medios con que se puede
contar.
Cursos alternativos: Adaptar los medios encontrados a los fines
propuestos. Para conocer las diferentes posibilidades que existen a fin de
seleccionar la alternativa mas adecuada para cada caso.
b) Principios de la Previsión.
Principio de la Previsibilidad
19 Lic. José Maria Melgar Callejas, Curso Básico de Organización y Métodos, San Salvador, 1998 20 Agustín Reyes Ponce, Administración de Empresa, Pág. 61,62
Descansa en una certeza moral o probabilidad seria, la que será tanto mayor
cuanto más pueda apoyarse en experiencias pasadas, propias o ajenas y cuanto
más puedan aplicarse a dichas experiencias métodos estadísticos o de calculo
de probabilidad. Para la aplicación de este principio interviene tres situaciones
básicas: certeza, incertidumbre y probabilidad.
Objetividad: La previsión debe descansar en hechos mas bien que son
opiniones subjetivas.
Medición. Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podamos
apreciarlas, no solo cualitativamente sino en forma cuantitativa o susceptible de
medirse.
c) Planeación. Para fines de nuestro estudio vamos enfocar esta fase del proceso
administrativo que según los autores es la más importante de las funciones de la
administración ya que requiere una escogencias entre varias alternativas de
acción.
La planificación es también una actitud de análisis de proyección hacia el futuro
mediante la previsión anticipada de los hechos. Por medio de la planificación se
hace necesario prever, concebir y formular lo concerniente a la operación y
envuelve una sucesión de pasos que ha de seguirse en forma ordenada y
continua.
Los planes comprenden la selección de los objetivos de la empresa y de las
metas y programas de los departamentos y determinan los medios de
alcanzarlos.
d) Principios de la Planeación:
Contribución a los objetivos: La finalidad de todo plan es facilitar la realización
de los objetivos empresariales. Este principio deriva de la naturaleza de la
empresa organizada para la consecución de propósitos de grupo.
Prevalencía de la planeación: Precede o es antes de la ejecución de las demás
funciones administrativas es decir cumplirse la función de anticipación.
Extensión de la planeación. Dicha función debe cubrir desde el nivel alto al
inferior de la pirámide de la empresa.
Eficiencia en los planes. La efectividad de un plan se mide por su contribución
a la relación de los costos de formulación y puestas en marcha.
La contribución se puede medir en horas hombre, unidades de producción
entre otros.
Del compromiso. Abarca un periodo del futuro en el cual la voluntad es la
piedra angular para cumplir los objetivos.
De la flexibilidad. Capacidad de cambios involucrados en los planes.
Cambio de rumbo. Revisión periódica de los planes y nuevos trazos de los
mismos. Implica revisión en tiempo y reformulación.
Unidad. Es decir debe ser único, congruente en sus medios de tal manera que
puedan integrarse y coordinarse para formar un solo plan.
Continuidad. Puede haber cambios de forma pero no de fondo el cual debe
mantenerse vigente.
Claridad y sencillez. Que sea fácil de comprender y seguir por otras personas
que no han intervenido en su elaboración.
Realidad. Conocer el ambiente que rodea a lo que se planifica ya que los
objetivos deben responder a una realidad estudiada.
Comparabilidad. Los periodos pasados deben servir de referencias para el
presente de manera tal que existe una comparabilidad entre ambos.
Precisión. Enunciar exactamente los objetivos de las actividades que se
pretenden realizar.
e) Organización. Es el orden de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo
una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignadas a las personas que
tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.
También se considera como el proceso de combinar el trabajo que los individuos
o grupos deben efectuar con los elementos necesarios para su ejecución, de tal
manera que las labores que así se ejecuten sean los mejores medios para la
aplicación eficiente y sistemática, positiva y coordinada del esfuerzo disponible.
Importancia. La organización por ser el elemento final del aspecto teórico al análisis de los
medios con que se puede contar recoge complementa y lleva hasta sus últimos
detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a como
debe ser una empresa.
Tan grande es la importancia de la organización que en algunas ocasiones ha
hecho perder de vista a muchos autores que no es sino un aporte de la
administración dando lugar a que la contrapongan a esta ultima como si la
primera representara lo teórico y científico y la segunda lo practicó y empírico.
De ahí que muchos al hacer el estudio de la organización prolonguen su campo
hasta los aspectos que corresponden a la integración: reclutamiento, selección,
introducción y aun desarrollo de los trabajadores y jefes.
De hecho así como los elementos de la previsión y planeación tienen mayor
relación la organización y la integración guardan la máxima conexión pero
parece más conveniente estudiarlas y realizarlas bajo sus principios propios y
separadamente.
f) Principios de la Organización.
Objetivo. Tiene que haber una razón para que exista un trabajo o puesto en
particular.
Coordinación. Cada trabajo debe tener canales de comunicación claramente
definidos y oficiales.
Autoridad. Es la facultad que el jefe tiene para la toma de decisiones a fin de
cumplir el objetivo.
Responsabilidad. Siempre acompaña al principio de autoridad.
Definición. Se refiere a que todo trabajo debe definirse por escrito, reflejado
generalmente en la descripción de puestos.
Amplitud y Control. Se refiere al numero de áreas principales resultados por lo
que es responsable.
Unidad de mando. Establece que cada puesto no debe tener mas de un jefe.
Delegación. Se establece que la autoridad para la toma de decisiones deberá
delegarse hasta el punto mas bajo de la organización en el que pueda tomarse
la decisión de manera efectiva.
1.7 Sistemas de organización. Son las diversas combinaciones estables de la división de funciones y la
autoridad a través de las cuales se realiza la organización. Se expresan en las
cartas o graficas de organización y se complementan con los análisis de
puestos.
Hay tres sistemas fundamentales que son los siguientes:
a) Organización de línea
b) Organización de asesoramiento
c) Organización funcional
Organización de línea:
La organización consiste “En una serie continua de escalones de autoridad o
rango que constituye las jerarquías existentes en toda clase de organización”
permite ejercer una autoridad sobre las actividades y el personal que es
responsable adaptando las políticas y procedimientos de sus correspondientes
operaciones.
Los miembros de la organización responden directamente y solamente a una
persona o a un superior único. Esto mantiene una clara línea de autoridad desde
los niveles altos hasta los más bajos.
En este sistema cada individuo tiene sino un solo jefe para todos los aspectos,
ni recibe ordene consiguientemente mas que del y a el solo se reporta.
Los jefes o ejecutivos de línea de una empresa son los responsables en gran
parte del éxito o fracaso de su unidad para la obtención de los objetivos
propuestos.
Ventajas: a) Es muy sencillo y claro
b) No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad
c) Se facilita la rapidez de acción
d) Se crea una firme disciplina, porque cada jefe adquiere toda su autoridad ya
que para sus subordinados es el único que la posee.
e) Es más fácil y útil en la pequeña empresa.
Desventajas : a) Se carece casi totalmente de los beneficios de la especialización.
b) Se carece de flexibilidad en los caso de crecimiento de la empresa.
c) Es difícil capacitar a un jefe en todos los aspectos que debe coordinar.
d) Se facilita la arbitrariedad.
e) Los jefes están siempre recargados de detalles.
Organización de Asesoramiento (staff) El tipo de autoridad staff consiste en la ayuda que presta ciertos elementos de la
organización a los distintos niveles jerárquicos a trabajar mas efectivamente para
lograr los objetivos fundamentales de la empresa. Es de naturaleza y se
especializa en asistencia de diversas funciones administrativas a menudo se
expresa que los funcionarios de staff se les asignan una autoridad de ideas. Su
trabajo es de asesorar y no de ordenar.
Puede utilizarse la autoridad de staff por las necesidades que retiene los jefes de
línea en el manejo de los detalles para localizar datos que ayudaran a tomar
decisiones o como fuentes de trabajo.
Lógicamente es el sistema mas seguido actualmente sobre todo por las grandes
organizaciones. Todo secreto de su éxito parece depender que precise lo que
significa asesoramiento y servicio.
Organización Funcional.
Consiste en delegar en un jefe de departamento de lineal una autoridad
especifica para ordenar procedimientos, métodos, políticas o aplicarse en las
distinta secciones de los departamentos ya sean estos lineales o de staff.
En este sistema los jefes continúan siendo responsables en general de la
marcha de sus departamentos pero los asesores tienen la responsabilidad frente
a la empresa en todo lo relacionado con su especialidad.
Ventajas : a) Mayor capacidad de los jefes por razón de su especialización y por lo mismo
mayor eficiencia.
b) Descomposición de un trabajo de dirección, complejo y difícil en varios
elementos simples.
c) Posibilidades de rápida adaptación en casos de cambios de procesos.
Desventajas: a) Es muy difícil diferenciar y definir autoridad y responsabilidad de cada jefe.
b) Se da por ello con mucha frecuencia duplicidad de mando.
c) Surgen por lo mismo fugas de responsabilidad
d) Se reduce la iniciativa para acciones comunes.
e) Existen fácilmente quebrantamientos de la disciplina y numerosos conflictos.
1.8 Herramientas de Organización.
Son aquellos medios que se utilizan para lograr los fines propuestos con el
espíritu de ordenar un ente social, económico y jurídico.
Para lo cual específicamente se expresan en organigramas y manuales de
organización cuyo contenido representa la esencia organizativa de la empresa:
a) Organigramas: Consiste en una representación de forma grafica de las relaciones de
dependencia y jerárquico existen entre los diferentes cargos de la organización,
del nivel de importancia relativa de los cargos dentro de la empresa como tan
bien de quien depende cada persona y cual son sus subordinados.
Los organigramas tienen propósitos permanentes dentro de los cuales se
mencionan: Reorganización, adiestramiento de personal, emisión de
instrucciones, inspección de una empresa o parte de ella, relación de un
proceso o una practica, delimitar responsabilidades, nivel de autoridad y
posiciones en la organización.
Los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos revelan:
La división de funciones
Los niveles jerárquicos
Las líneas de autoridad y responsabilidad
Los canales formales de comunicación
La naturaleza lineal o de asesoramiento del departamento
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros
Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en
Cada departamento o sección de la misma
Los sueldos y salarios
Características de la unidad
Las proyecciones para el desarrollo de la estructura
Manuales
La pirámide de organización consiste solo en la representación grafica de la
organización de la empresa. No pretende por lo tanto, constituir una explicación
completa y detallada de las funciones, responsabilidades, autoridad y relaciones
que corresponde a cada cargo.
Para obtener estas explicaciones se elaboran los manuales de organización, los
cuales consisten en una lista completa de los diferentes cargos en los cuales se
especifican de forma ordenada:
Las funciones y obligaciones
La responsabilidad y la autoridad, por lo general es conveniente enfocar
estas de acuerdo a los diferentes ángulos o aspectos que cubre.
Las relaciones, las que también se representan generalmente clasificadas
en relaciones jerárquicas y funcionales.
b) Clases de Organigramas: Los organigramas pueden ser: verticales, horizontales, circulares y escalares.
c) Manuales de Procedimientos.
Para generar los resultados deseados en una organización, minimizar los
recursos empleados y tener la capacidad para adaptarse a las necesidades de la
misma, es imprescindible contar con manuales de procedimientos bien
elaborados, que permitan tener limites definidos, interacciones y
responsabilidades internas claramente establecidas, obligaciones de trabajo y
mas.
Es necesario seguir algunos pasos:
Elaboración de un flujo grama
Definición del numero de procedimientos a realizar
Elaboración de un formulario
Colecta de datos
Análisis de datos
La Dinámica Administrativa comprende los siguientes elementos:21 Integración
Dirección
Control
a) Integración: Es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y
la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un
organismo social.
Toda empresa basa su éxito en la eficiencia de su personal, a su vez esta
eficiencia depende de la capacidad, la satisfacción y la cooperación de los
trabajadores.
Sobre estos factores influye la actuación de los jefes y las buenas relaciones en
el trato diarios de la empresa.
De acuerdo con la definición, la integración de la persona abarca:
Selección
Introducción
Desarrollo
Principios de Integración
Debe de tratarse de adaptar los hombres a las funciones y no las
funciones a los hombres, es decir, que hay que lograr el axioma que expresa”: El
hombre adecuado para el puesto adecuado”
También es necesario cuidar que hombres con cualidades excesivamente
superiores a las que un puesto demanda, no sea asignado a dicho puesto, ya
que puede sentir muy poco interés hasta pensar que es una persona sub.
utilizada.
21 Agustín Reyes Ponce, Administración de Empresas, Pág. 63,64
b) Dirección Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un
organismo social, con el fin que el conjunto de todas ellas relacionados del modo
más eficaz los planes señalados.
A través de la dirección se obtienen los resultados que se han previstos y
planeado y para los que se han organizado e integrado. Para obtener estos
resultados, entran en combinación de dos estados esenciales:
En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aun técnicos) se trata de “
hacer, ejecutar y llevar a cabo” aquellas acciones que habrán de ser productivas.
En el nivel administrativo, o sea de todo aquel que es jefe y precisamente
en cuanto lo es, se trata de dirigir no de ejecutar. El jefe en cuanto tal, no ejecuta
sino hace que otros ejecuten.
La combinación de ambos factores hace posible la obtención de resultados y su
denominación depende de la mayor importancia que se le dé a cualquiera de los
dos aspectos, sin omitir alguno y entrelazando ambos.
Además es importante, para aprovechar los esfuerzos del personal en forma
eficaz, prestar la atención debida a los fundamentos de la dirección.
Comprende por lo tanto las siguientes etapas:
Mando o autoridad
Comunicación
Supervisión
Relaciones humanas
Mando o Autoridad: En cualquier grupo de cualquier actividad, el don de
mando juega un papel importantísimo en la actuación de estos. El mando
equivale a emplear la habilidad y el talento para inducir a otros a esforzarse a
alcanzar un objetivo común.
El don de mando es indispensable en todas las jerarquías administrativas; no
esta destinado especialmente a las jerarquías superiores, sino que es
igualmente necesario en las inferiores.
La realización de los grandes ideales, el progreso y los avances de la
civilización, depende en gran medida de una jefatura competente. Sin jefes se
estancan los negocios, el cumplimiento de las leyes es mínima y los progresos
son lentos; siempre se necesita y siempre hay un lugar para un verdadero jefe.
Un jefe tiene que tener habilidad para despertar las fuerzas emocionales y
racionales de sus seguidores; les explica el objetivo con toda claridad y vigor en
términos que demuestran a los seguidores que su mejor interés será lograr las
metas. La jefatura resulta más eficaz cuando ayuda a otros a desarrollar al
máximo sus potencialidades.
Comunicación: Es un proceso por virtud del cual nuestro conocimientos,
tendencias y sentimientos son conocidos y aceptados por otros. La mayor parte
de las fallas en la comunicación ocurren debido a que creemos que con emitir
una orden, pasar un informe, la comunicación es perfecta; olvidando que
previamente se debió haber preparado todo el proceso en forma proporcional a
la importancia y las dificultades de esa comunicación.
La comunicación busca que los demás sepan bien lo que se quiere transmitir,
por ello es esencial que sea clara; pero que seria incompleta si no se logra que
los demás quieran y acepten lo que se desea de ellos. Por eso, a cada plano de
mayor profundidad en este aspecto, es más efectiva la comunicación.
Supervisión: La función supervisora, supone ver que las cosas se hagan como
fueron ordenadas. Aunque tiene que darse en todo jefe, predomina en los
niveles inferiores, llamados por ellos supervisores inmediatos: cabos,
mayordomos, jefes de oficina, entre otros. Siendo, en todo caso aquellos jefes
que no tienen bajo sus ordenes a otros jefes inferiores, sino sólo obreros o
empleados que realizan ordenes o instrucciones.
La supervisión puede confundirse fácilmente con el control, sin embargo la
supervisión es simultánea a la ejecución y el control es posterior a ella, aunque
sea por corto tiempo.
El papel que el supervisor desempeña en una empresa o institución es de suma
importancia, por cuanto:
Es el encargado directamente de la labor de vigilancia; es quien
realmente "ve que las cosas se hagan", de quien depende en ultima instancia la
eficiencia de todos los elementos administrativos anteriores.
Es el eslabón que une al cuerpo administrativo con los trabajadores y
empleados, estando en contacto inmediato con unos y con otros.
Es el transmisor, no sólo de las órdenes e informaciones, motivaciones,
entre otros, ve la jerarquía superior, sino a la vez de las inquietudes, deseos,
temores, esperanzas, reportes, entre otros de los obreros y empleados.
Relaciones Humanas: Por relaciones humanas se entiende el elemento
humano para el máximo aprovechamiento de su eficiencia, mediante la
satisfacción de las necesidades humanas y el mantenimiento de relaciones
satisfactorias entre todo el personal.
Las relaciones humanas se fundamentan principalmente en el principio de que
cada persona que sirve a una determinada empresa debe ser objeto de:
Un respeto absoluto a su dignidad personal.
Un trato digno y decoroso.
Una motivación adecuada para la ejecución de sus tareas.
Un adecuado ambiente de trabajo.
Buenas relaciones obrero-patronales.
Un sentido de utilidad e importancia para la empresa.
Estímulos colectivos individuales por su eficiencia y buen desempeño en
sus tareas.
Por otra parte, es objeto de las buenas relaciones humanas," dar al trabajador un
sentido de utilidad y de importancia que lo hagan participar activa y lealmente en
el trabajo y lograr que se sienta satisfecho de lo que hace; todo ello a través de
un trato digno y considerado.
c) Principios de Dirección. Principio de Coordinación de Intereses. El objetivo común será más fácil de lograr cuando mejor se coordinen los
intereses del grupo y aún los individuales, de quienes participan en el logro de
aquel.
Principio Impersonal del Mando. Debe ejercerse el mando en función de todo el contexto de la empresa y no
como una resultante exclusiva del que manda.
Principio de la Vía Jerárquica. Al transmitirse una orden, debe seguirse los conductos previamente establecidos
y jamás saltarlos sin razón y nunca en forma constante.
Principio de la Resolución de Conflictos. Los conflictos se deben resolver en la forma más rápida posible de modo que la
disciplina no se le lesione en forma acentuada. Diferir un conflicto es obstruir
inútilmente la coordinación.
Principio del Aprovechamiento del Conflicto. Debe aprovecharse el conflicto para forzar el encuentro de soluciones. Puede
realizarse por dominación, conciliación, integración o coordinación.
Principio de Excepción. Este principio se refiere a la delegación de autoridad, la cual algunos aspectos
por su trascendencia deberán ser consultados, no así aquellos de rutina.
1.9 Control Consiste en observar, inspeccionar, verificar y registrar la ejecución de un plan
de manera que puedan compararse continuamente los resultados obtenidos con
los planes realizados en un principio y tomar las medidas necesarias para
asegurar la realización de sus objetivos.
El control abarca tres responsabilidades ejecutivas:
Iniciación de las operaciones necesarias, elaboración de órdenes y su
transmisión a las personas indicadas.
Tomar las medidas necesarias para dirigir la ejecución de las órdenes
incluyendo la inspección de las mismas.
Efectuar evaluaciones y mantener registros de las distintas operaciones.
a) Importancia del Control. Para facilitar de manera eficiente el logro de objetivos es posible planear, crear
una estructura organizacional y dirigir así como motivar a los empleados. No
obstante, no hay garantía de que las actividades se realicen como se planeo y
de que las metas que los administradores buscan, de hecho, se estén
alcanzado.
Por tanto, el control es importante debido a su vehículo final en la cadena
funcional de la administración. Sin embargo, el valor de la función del control
radica en su relación con la planeación y la delegación de actividades.
Los objetivos dan direcciones específicas a los administradores. Sin embargo, el
solo hecho de establecer objetivos o de que los empleados acepten sus
objetivos no es garantía de que las acciones necesarias han sido realizadas.
El administrador efectivo necesita efectuar el seguimiento para asegurarse de
que las actividades que se suponen que otros deben realizar y los objetivos que
se considera que se deben alcanzar en efecto se están realizando y alcanzando.
El control, pues, es vital para el funcionamiento adecuado y eficiente de las
empresas, puesto que el director actual se ve introducido en un trabajo diverso y
complejo en la intuición, por si sola, no es fiable.
La revisión o supervisión es una función que, para ser efectiva, dependerá
totalmente de los datos del control, y que es supervisor intentara utilizar de la
manera más eficiente posible para la empresa.
El supervisor ha de ser consciente de los costos, por esos debe esforzarse
constantemente para mejorar la productividad de su empresa por medio del
máximo aprovechamiento de todo los recursos.
b) Puntos Críticos del Control. Los administradores deben elegir puntos que requieren de especial atención y
vigilarlos después para cerciorarse de que las operaciones en su conjunto
marchan de acuerdo con lo planeado.
Los puntos elegidos para efectos de control deben ser críticos, en el sentido ya
sea de constituir factores limitantes de las operaciones o de dar cuenta mejor
que otros factores de si los planes están dando resultado o no. Con estas
normas, los administradores pueden manejar a un mayor grupo de subordinados
e incrementa por lo tanto su tramo de administración con los resultantes ahorros
en costos y mejoras en la comunicación.
La capacidad para seleccionar puntos críticos de control es una de las artes de
la administración, ya que el control fidedigno depende de ellos. A este respecto,
los administradores deben hacerse preguntas como las siguientes: que reflejara
mejor las metas de mi departamento.
¿Cuál será la mejor señal de que estas metas no están cumpliéndose? ¿Con
qué recurso medir la desviación crítica? ¿Qué me indicara quien es responsable
de cualquier falla? ¿Qué normas sean las de menor costo? ¿Para cuáles normas
dispongo de información de bajo costo?
c) Tipos de Normas de Puntos Críticos. Normas físicas. Las normas físicas son medidas no monetarias comunes en el nivel operativo,
en el cual se usan materiales, se emplea fuerza de trabajo, se prestan servicios
y se producen bienes.
Pueden reflejar cantidades como horas-hombres por unidad de producción, litros
de combustible por caballo de fuerza producido, toneladas de kilómetros de
tráfico de carga transportada, unidades de producción por máquina horas o
metros.
Normas de Costos. Las normas de costos son medidas monetarias comunes, como las normas
físicas, en el nivel operativo. Atribuyen valores monetarios a aspectos
específicos de las operaciones.
Como ejemplos de normas de costos pueden citarse medidas de unos tan
amplio como costos directos e indirectos por unidad, costos de maquina hora,
costos por reservación de boletos de avión, costos de ventas por unidad
monetaria o unidad de ventas y costos por metros de pozo petrolero excavado.
Normas de Capital. Existen muchas normas de capital, productos todos ellas de la aplicación de
medidas monetarias a objetos físicos. Tienen que ver con el capital invertido en
la empresa más que con los costos de operación, y por lo tanto se relacionan
fundamentalmente con el balance general antes que con el Estado de Perdidas y
Ganancias.
Quizás la norma de uso más extendida respecto de nuevas inversiones, así
como del control general. Sea el rendimiento de la inversión.
d) Etapas del Control. Medición del Desempeño.
Comparación del desempeño con el estándar y comprobación de las diferencias,
si existen.
Corregir las desviaciones desfavorables aplicando las medidas correctivas
necesarias. e) Herramientas de Control. Dentro de las herramientas necesarias para realizar un control en la empresa
tenemos:
Presupuestos.
Contabilidad.
Auditoria.
Estadística.
f) Presupuestos: Son declaraciones de resultados que se espera conseguir.
Pueden ser expresados en términos financieros, como en el caso de los
presupuestos de gastos e ingresos y capital, en términos no financieros como se
observa en los presupuestos de horas de mano de obra directa, de materiales,
de volumen físico de ventas o de unidades de producción.
El objetivo del presupuesto es la expresión numérica de planes y la
descomposición de estos en partes siguiendo la estructura de la organización,
los presupuestos proporcionan un instrumento para hacer una planificación
coordinada y un medio para delegar ampliamente autoridad sin perdidas de
control.
En otras palabras el proceso mismo de reducir los planes a números definidos
obliga a una especie de organización que de otra forma no se produciría,
permitiendo al dirigente ver claramente que capital se gastara, por quien y
donde, que gastos e ingresos habrá y que unidades existirán de factores de
producción.
Al ordenar a esa ordenación definida, el dirigente podrá seguir el plan y por lo
tanto, delegar con más libertad en los subordinados dentro de los límites
presupuestarios.
g) Contabilidad: Es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa
y en términos de dinero las operaciones y los hechos que son, cuando menos en
parte de carácter financiero, así como de interpretar resultados.
El control contable abarca los siguientes aspectos de la actividad económica:
Exactitud de cifras: Se relaciona con la teneduría de libros y contadores, el cual
concierne solamente al balance de los libros y cuentas.
Corrección de procedimientos y normas: Implica el control de personal, es
decir, de quienes dirigen y administra la empresa y de los empleados
subalternos que ejecutan los actos de dirección y administración propiamente
dichos.
Determinación y análisis de los resultados obtenidos de la empresa: Emanan de la misma contabilidad y control, tanto preventivo como a "posteriori"
es de la mayor importancia, pues aquélla esta ligada directamente a las
posibilidades de subsistencia o fracaso de la iniciativa de que se trate.
El control contable se clasifica en dos ramas: Control Interno y Control
Externo.
Control Interno: Se aplica por medio de la organización de la empresa en si
misma, mediante disposiciones que atañen a la contabilidad, normas y
procedimientos de trabajo, distribución de funciones entre otros.
El control interno, aunque fiscaliza también las operaciones ya hechas, suele ser
en la práctica preventiva.
Control Externo: Llena funciones parecidas al interno; es el ejecutado
exclusivamente por personas que no pertenecen a la empresa y que ejercitan
sus tareas por llamado de la misma o respondiendo a mandatos legales.
Sucede siempre a los hechos, los que fiscaliza y revisa para determinar si son el
resultado de actos normales y correctos.
Auditoria: Son controles contables y administrativos que se realizan en las
empresas, ya sean por personal de la misma conocida como auditoria interna, o
por personal extraño a ella llamada auditoria externa; que puede ser hecho por
la misma empresa, o para efectos legales, enviados por otra empresa ajenas a
ésta.
Las auditorias internas se utilizan para efectos del control general, y pueden ser
realizadas por los gerentes o por las personas designadas para ello. Las
auditorias externas se utilizan para revisar los libro y demás registros para ver si
se siguen sistemas de contabilidad aceptables, si las cuentas están correctas, y
si los informes que de ello se derivan, tales como los balances y estados de
pérdidas y ganancias están de acuerdo.
Estadística: El análisis estadístico de los innumerables aspectos de las
operaciones de una empresa y la presentación clara de la información
estadística, ya sea de carácter histórico o no, son importantes para el control.
La información estadística puede ser presentada en forma tabular o en forma de
gráficos, como por ejemplo: Histogramas, diagramas de barra, pictogramas,
gráficos lineales o circulas, entre otros.
Comprende por lo mismo tres etapas:
Establecimiento de normas
Operación de controles
Interpretación de resultados
h) Principios de Control. El Objetivo del Control. Debe determinarse con anticipación para facilitar la
identificación oportuna de las desviaciones actuales y futuras y poder adoptar las
medidas correctivas del caso.
La Eficiencia del Control. Debe determinarse la eficiencia mediante los costos
que se incurren en la instalación del control.
La Responsabilidad del Control. Es una función recomendada al administrador
responsable de todo o parte de los planes.
El Control Indirecto. La necesidad de controles indirectos está en relación
inversamente proporcional a la calidad de los administradores y subordinados.
Correspondencia con los Planes. Debe obedecer a los objetivos que se
señalan en los planes.
Adecuación de la Organización. Los controles deben identificar en que punto
de la estructura radica la responsabilidad por los resultados.
Individualidad del Control. Deben adecuarse a la posición, nivel, capacidad de
comprensión y necesidades del individuo que deberá ejercerlo.
2. SISTEMAS
Los Sistemas son mecanismos que facilitan la adaptación de un equipo de
trabajo para realizarlo con mayor eficiencia y poder cumplir las metas u objetivos
que la empresa se ha trazado.
Los sistemas ayudan a unir las partes que conforman un todo, donde las partes
son los diferentes departamentos que se fusionan para llevar a cabo los
objetivos.
Es decir que se abordan los diversos segmentos de una organización por
separado, puesto que la organización es un sistema único que esta compuesto
por partes que sé interrelacionan. Esta posición permite ver a la organización
como un todo y como parte del ambiente externo, más amplio.
El enfoque de sistemas expresa que la actividad de un segmento de la
organización afecta, en diferentes grados la actividad de todos sus otros
segmentos. La ventaja de enfocar cualquier área de estudio o cualquier
problema como un sistema, consiste en que capacita para observar las variables
y limitaciones criticas y la interacción entre estas.
Esto puede quedar ejemplificado analizando las funciones de los
administradores como son: planeación, organización, integración, dirección,
control y liderazgo; los administradores por ejemplo planean la estructura de la
organización, desarrollan programas de integración de personal y basan los
controles sobre los planes.
2.1 Conceptos Básicos de Sistemas
Toda organización para realizar sus actividades en forma adecuada, necesita
sistemas de trabajo orientados a lograr una coordinación integral de todos sus
elementos. Par mayor aclaracion de lo que entiende por sistemas se presentan
los siguientes conceptos:
Es un conjunto de reglas y principios sobre una materia enlazados entre
si.22
“Es una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrollados de
acuerdo con un esquema integrado para lograr una mayor actividad de las
empresas.”23
“Sistema es un conjunto de componentes destinados a lograr un objetivo
particular, de acuerdo con un plan.”24
2.2 Importancia de los Sistemas
La planeación y aplicación de sistemas constituye un elemento de vital
importancia para el desarrollo de la empresa pública y privada; y requiere
tomarse con cuidado, debido a que es fundamental para la planeación de la
empresa en sus etapas de estructuración y operación.
Es importante que los sistemas sean tanto realistas, objetivos y flexibles, de
modo que vayan acordes con el momento histórico y la situación en que sean
implantados.
2.3 Características de los Sistemas.
22 Diccionario de Economía, Salvador Brawn, pag. 171. 23 Guillermo Richard F. Management By System ,McGraw Hill, pag. 10 24 Guillermo, Gómez Ceja, Sistemas Administrativos, McGraw-Hill, 1994, p. 3
Todo sistema contiene otros sistemas (subsistemas) y a la vez está contenido en
otros sistemas de carácter superior.
Todos los componentes de un sistema, así como sus interrelaciones, actúan y
operan orientados en función de los objetivos del sistema. Se puede deducir
que los objetivos constituyen el factor o elemento que direcciona todas las partes
del conjunto.
La alteración o variación de una de las partes o de sus relaciones incide en las
demás y en el conjunto. Sin dejar de reconocer la importancia de las otras
características, ésta constituye uno de los soportes básicos para la construcción
del modelo o matriz de análisis administrativos.
Los Sistemas están compuestos por varios elementos que conforman un todo.
Los elementos de un sistema están coordinados para que su funcionamiento sea
perfecto.
2.4 Tipos de Sistemas Al comprender el significado y la importancia que tienen los sistemas será más
fácil clasificarlos debido a que existen diferentes tipos.
a) Sistema determinista Excesivamente complejo: para el caso se puede mencionar el astronómico,
puede ser descrito en cierta forma o en detalle, sin importar que tan complejo
sea.
b) Sistemas simple determinista Aquel que tiene algunos componentes e interrelaciones que revelan un
comportamiento dinámico completamente predecible. Ejemplo el cerrojo de una
puerta o ventana.
c) Sistema complejo determinista
Para efectos prácticos se puede señalar la computadora electrónica, que está
formada por un sistema sumamente complejo o complicado y determinista,
porque la computadora hará únicamente lo que se le indique.
d) Sistema Probabilística En este no se puede dar una predicción exacta y detalladas, sino que sólo puede
decir su probabilidad en determinadas circunstancias; en ocasiones un sistema
debe ser descrito en formas y tiempo diferentes, dependiendo de lo que se
quiere decir.
f) Sistema simple probabilística Como es posible deducir corresponde a un sistema simple pero impredecible.
Ejemplo : arrojar una moneda al aire.
g) Sistema complejo probabilista. Este puede encontrarse en el reflejo condicionado de un animal que responde a
un estímulo con un mecanismo de placer o dolor para condicionarlo. Se puede
predecir por medio de estadísticas.
h) Sistemas abstractos.
Son los que por lo menos dos de sus elementos son objetos.
2.5 Clasificación de los Sistemas de acuerdo a su origen:
a) Sistemas Naturales: Los que se desarrollan de un proceso natural, como la fotosíntesis. b) Sistemas Elaborados: Son aquellos en los cuales el hombre ha dado contribución al proceso en
marcha mediante objetivos, atributos o relaciones. Ejemplo: injertos en plantas o
frutas.
2.6 Clasificación de Sistemas de acuerdo a su categoría: a) Cerrados: Un sistema cerrado no depende de su ambiente: es autónomo, encerrado y
sellado del mundo externo.
Tiene toda la energía que necesita y puede funcionar sin el consumo de
recursos externos. Ejemplo: Reloj despertados en el tiempo que tiene cuerda.
b) Abiertos: Un sistema abierto tiene que interactuar con el medio ambiente para sobrevivir,
consumo y exporta recursos al medio ambiente.
No puede encerrarse en sí mismo, tiene que cambiar continuamente y
adaptarse al medio ambiente. Ejemplo: El ser humano, así como lo es el planeta
tierra.
2.7 Componentes de los Sistemas: a) Insumos Constituyen los componentes que ingresan (entrada) en el sistema dentro del
cual se van transformando hasta convertirse en producto (salida.
b) Procesador Es el componente que transforma el estado original de los insumos o entrada, en
productos o salida.
c) Productos
Son las salidas o la expresión material de los objetivos de los sistemas; son los
fines y las metas del sistema.
d) Regulador
Es el componente que gobierna todo el sistema, al igual que el cerebro en el
organismo humano.
e) Retroalimentación.
Los productos de un sistema pueden constituir insumos del contexto o sistema
superior; mediante la retroalimentación, los productos inciden en el sistema
superior, el cual genera energía a través de los insumos que vuelven a entrar en
el sistema para transformarse nuevamente en productos o salidas.
CUADRO No.2
COMPONENTES DE LOS SISTEMAS
2.8 Principios de los Sistemas (Según Jonson, Kast y Rosen Swing).
Todo sistema debe poseer principios que conlleven a una ejecución práctica, lo
cual constituirá una aplicación de los mismos en una forma ordenada y
coherente.
a) El todo es primero y las partes secundarias.
b) La integración es la condición de la interrelacionalidad de las muchas partes
dentro de una.
c) Las partes así constituidas forman un todo indisoluble en el cual ninguna parte
pude ser afectada sin afectar todas las partes.
d) El papel que juegan las partes depende del propósito para el cual existe el
todo.
e) La naturaleza de la parte y su función se deriva de su posición dentro del todo
y su conducta es regulada para relación del todo a la parte.
REGULADOR
PROCESADOR
RETROALIMENTACION
PRODUCTOS
AMBIENTE
AMBIENTE
FUENTE: Guillermo Gómez Ceja, Sistemas Administrativos, McGraw-Hill, 1994 Pág. 11
f) El todo es cualquier sistema complejo o configuración de energía y se conduce
como una pieza única, no importando que tan compleja sea.
g) La totalidad debe empezar como una premisa y las partes, así como sus
relaciones, deberán evolucionar a partir del todo.
En conclusión se puede decir que un sistema es una serie de funciones,
actividades, métodos u operaciones interrelacionadas entre sí, ejecutadas por un
conjunto de empleados para obtener el resultado deseado por la organización.
3. SIX SIGMA Esta filosofía se inicia en los años 80's como una estrategia de negocios y de
mejoramiento de la calidad, introducida por Motorola, la cual ha sido
ampliamente difundida y adoptada por otras empresas de clase mundial, tales
como: G.E., Allied Signal, Sony, Polaroid, Dow Chemical, FeDex, Dupont, NASA,
Lockheed, Bombardier, Toshiba, J&J, Ford, ABB, Black & Decker.
Su aplicación requiere del uso intensivo de herramientas y metodologías
estadísticas( en su mayoría) para eliminar la variabilidad de los procesos y
producir los resultados esperados, con el mínimo posible de defectos, bajos
costos y máxima satisfacción del cliente. Esto contrasta con la forma tradicional
de asegurar la calidad, al inspeccionar post-mortem y tratar de corregir los
defectos, una vez producidos.
Six sigma se basa en gran medida como una herramienta ejecutiva general para
el cambio y la calidad para los clientes. Una de las fortalezas de Six Sigma en
comparación con otros enfoques de calidad, es que no es solo un método sino
también la visión el objetivo y el símbolo todo en uno. La administración total de
la calidad es una metodología de calidad favorita del publico y que contribuye en
buena medida al enfoque de Six Sigma.
Six Sigma mide y refleja estadísticamente la capacidad real de los procesos,
correlacionándolos con características como los defectos por unidad y la
probabilidad de éxito o fallo.
3.1 Conceptos
A continuación se mencionan algunos conceptos de Six Sigma:
Es el despliegue activo de herramientas estadísticas que eliminan la
variación, los defectos y el despilfarro de todos los procesos de negocio y que
están relacionados con resultados financieros significativos.25
Un Sistema completo y flexible para conseguir, mantener y maximizar el
éxito en los negocios.26 Six Sigma funciona especialmente gracias a una
comprensión total de las necesidades del cliente, del uso disciplinado del análisis
de los hechos y datos y de la atención constantes a la gestión, mejora y
reinvención de los procesos empresariales.
3.2 Importancia de Six Sigma
Es importante porque es una forma más inteligente de dirigir un negocio o un
departamento, pone primero al cliente y usa hechos y datos para impulsar
mejores soluciones.
Los esfuerzos Six Sigma se dirigen a tres áreas principales:
Mejorar la satisfacción del cliente
Reducir el tiempo de ciclo
Reducir los defectos
Six Sigma es un compromiso total de la dirección y una filosofía de la excelencia,
del enfoque en el cliente, de la mejora de procesos y de usar como regla la
medida en lugar de las opiniones.
25 Six Sigma para Directivos, 1. Edicion, Greg Brue, Mcgraw Hill, Pag. 22 26 Las claves de Six Sigma, 1 Edición Peter s. Pande, Robert P, Neuman, Mcgraw Hill, Pág. 23
Six sigma trata de cómo hacer que cada área de la organización sea capaz de
satisfacer mejor las necesidades cambiantes de los clientes, los mercados y las
tecnologías, con beneficios para los empleados, los clientes y accionistas.
Por lo tanto, la pregunta “ que es Six Sigma” requiere tres respuestas:
Es un nuevo paradigma de satisfacción del cliente, una escala de medición
basada en la estadística y una metodología mediante la cual es posible mejorar
la calidad.
Six Sigma es muchas cosas y puede ser percibido como:
Una visión
Una filosofía
Un símbolo
Una medición
Una meta
Una metodología
Que no es Six Sigma? Six Sigma no es otro programa de calidad, este es un importante punto a
enfatizar.
Las empresas existen por un único objetivo servir de forma rentable a los
clientes. De modo que cualquier iniciativa de resolución de problemas debería
hacer lo mismo. Six Sigma utiliza sus recursos para solucionar problemas
identificables y crónicos. Demuestra su valía al unir resultados con la cuenta de
resultados de la empresa.
Six Sigma no es una teoría, es la practica de descubrir los pocos factores vitales
que más le importan. Six Sigma es un esfuerzo activo, complicado que pone en
funcionamiento herramientas practicas para eliminar de raíz los defectos en
todos los niveles de su organización. No es un ejercicio teórico; usted no piensa
en Six Sigma, sino que la aplica.
Puesto que Six Sigma esta directamente relacionado con los resultados
económicos, genera resultados reales utiliza los recursos más disponibles en
una organización, su activo humano. Esto implica que los resultados positivos
tangibles aparecen consecuentemente en cualquier momento y lugar en el que
los empleados estén comprometidos en la implantación de las técnicas de Six
Sigma. Six Sigma tiene tres significados diferentes pero relacionados e integrados entre
sí.
Es una cultura gerencial definida para llevar toda una organización a
enfocarse y a dedicarse a generar u ofrecer productos y/o servicios casi
perfectos que produzcan la permanente satisfacción del cliente y que generen a
su vez grandes ganancias.
Es una metodología standard para la solución de problemas que se puede
aplicar a cualquier proceso para eliminar las causas de ineficiencia o defectos y
sus costos asociados, además una metodología para diseñar nuevos procesos
que satisfagan mejor los deseos y necesidades del cliente y que generan mas y
mejores ganancias.
Es una escala de medición que permite evaluar el avance al objetivo general de
performance de la empresa de 3,4 defectos por millón de ocurrencias para cada
producto o servicio entregado.
3.3 Diferencia entre Calidad Tradicional y Six Sigma
¿Qué hace diferente a Six Sigma de la Calidad Tradicional?. No están
soportadas por prácticamente las mismas herramientas y métodos conocidos por
los practicantes de la Calidad Total, TQM?. Las diferencias quizá residen en la
forma de aplicar estas herramientas y su integración con los propósitos y
objetivos de la organización, como un todo.
La integración y participación de todos los niveles y funciones dentro de la
organización es factor clave, respaldado por un sólido compromiso por parte de
la alta Gerencia y una actitud proactiva, organizada y sistemática en busca de la
satisfacción tanto de las necesidades y objetivos de los clientes, como de las
necesidades y objetivos de la propia organización.
En la siguiente tabla se resumen algunas de las diferencias más notables entre
la forma tradicional de enfocar la Calidad en las organizaciones y la forma de
enfocarla a través de la estrategia de Six Sigma:
CALIDAD TRADICIONAL SIX SIGMA
Está centralizada. Su estructura es rígida y de enfoque reactivo.
Está descentralizada en una estructura constituida para la detección y solución de los problemas. Su enfoque es proactivo.
Generalmente no hay una aplicación estructurada de las herramientas de mejora.
Se hace uso estructurado de las herramientas de mejora y de las técnicas estadísticas para la solución de los problemas.
No se tiene soporte en la aplicación de las herramientas de mejora. Generalmente su uso es localizado y aislado.
Se provee toda una estructura de apoyo y capacitación al personal, para el empleo de las herramientas de mejora.
La toma de decisiones se efectúa sobre la base de presentimientos y datos vagos.
La toma de decisiones se basa en datos precisos y objetivos: "Sólo en Dios creo, los demás traigan datos".
Se aplican remedios provisionales o parches. Sólo se corrige en vez de prevenir.
Se va a la causa raíz para implementar soluciones sólidas y efectivas y así prevenir la recurrencia de los problemas.
No se establecen planes estructurados de formación y capacitación para la aplicación de las técnicas estadísticas requeridas.
Se establecen planes de entrenamiento estructurados para la aplicación de las técnicas estadísticas requeridas.
Se enfoca solamente en la inspección para la detección de los defectos (variables clave de salida del proceso. Post-Mortem.
Se enfoca hacia el control de las variables clave de entrada al proceso, las cuales generan la salida o producto deseado del proceso
3.4 Six Sigma en la Manufactura.
La fuerza impulsora de la nueva norma que es la calidad Six Sigma proviene de
la manufactura global donde la escala y el tipo de producción suponen que una
calidad de producto del 99% ya no es lo suficientemente buena. En la década de
1920 quizá los procesos de producción tuviera una tolerancia al error
considerablemente mayor y el costo de un defecto fuera más pequeño.
En la manufactura de hoy en día ya no es posible transferir al cliente los gastos
que supone la generación de una buena calidad, ya que los demás fabricantes
del mundo pronto encontraran una forma de proporcionar una calidad similar sin
los costos asociados. De manera histórica una mejor calidad significa un mayor
aseguramiento de la misma en donde se eliminan los gastos que suponía la
prueba y rechazo de productos después de la manufactura.
Hoy en día el concepto de calidad es que “ una mejor calidad de hecho ahorra
dinero” Nada de esto es particularmente nuevo, pero desde hace mucho tiempo
la manufactura ha estado obsesionada con la calidad de producto y no la del
cliente. Solo al ver mas allá de las especificaciones del producto y del
aseguramiento de la calidad, es posible percibir que la calidad excelente viene
con una satisfacción total del cliente.
Y es solo aplicando la medición y la filosofía de Six Sigma que es posible
lograrlo. La manufactura ha empleado varias metodologías de calidad como
ayuda para mejorar la calidad del producto y reducir los costos, pero Six Sigma
va mas allá de esto y aporta un nuevo énfasis a tres áreas esenciales:
1- Requerimiento del cliente
2- Mejora de procesos para la reducción de defectos
3- La administración total de la calidad que abarca a todos los empleados.
El “costo de (asegurar) la calidad” es un factor verdaderamente limitante que es
posible alcanzar de manera practica en términos de excelencia entregada al
cliente. Los pasos prácticos que supone garantizar el producto o la calidad del
producto o servicio requieren de manera inevitable un costo y un gasto general
asociados que de manera tradicional se ha equilibrado contra la reducción en los
costos reales que se asocian los fracasos y el retrabajo debidos a la baja
calidad.
Se han asociado diferentes niveles de logro con empresas que aumentan la
calidad mediante una mejor inspección, aseguramiento de la calidad, mejor
diseño y operaciones de procesos y la meta final cero defectos.
4. CALIDAD
En su acepción latina Calidad (Qualitas) significa forma o manera de ser. Esto
significa que los servicios y los productos llevarán siempre el sello de la
personalidad de quienes los elaboran, lo que en otras palabras quiere decir que
la calidad sólo podrá ofrecerla personas de calidad.
Esto lleva implícitos conceptos como educación, cultura, valores personales y
actitud, entre otros. En el transcurso del tiempo esta palabra ha tenido múltiples
definiciones que expresan más o menos lo mismo: la satisfacción de
expectativas y el cumplimiento o superación de los requerimientos de los
clientes.
Sin embargo, el verdadero significado no está en la palabra en sí, sino en lo que
hay alrededor de ella. La Calidad Productiva está íntimamente ligada a la
Calidad de Vida. Debemos de recordar que tanto empleados (productores) como
clientes (consumidores) son ante todos seres humanos. Donde hay Calidad
Total hay una mejor Calidad de Vida. Hay que mencionar también que la Calidad
no es un fin en sí misma, sino un medio para alcanzar fines de mayor
trascendencia: desarrollo humano, una mejor distribución de la riqueza y una
mejora general del bienestar.
Calidad es precisión; desarrollo humano; uso de tecnologías duras y suaves,
alternas y avanzadas; orgullo por lo bien hecho; trabajo en equipo; auto
confianza; autocontrol; auto planeación; es una actitud de superación constante,
de perfeccionamiento continuo, de búsqueda comprometida para lograr siempre
lo mejor; no conformarse; es tener un compromiso con uno mismo, con la
organización en la que se trabaja y con la comunidad en la que se vive.
Por eso la Calidad no es simplemente una metodología o un conjunto de
metodologías a implantar dentro de una organización, sino un valor o un
conjunto de valores que generan actividades y comportamientos en el trabajo y
fuera de éste. Es alcanzar los máximos estándares en todo lo que realizamos.
Es una filosofía y un estilo de vida.
4.1 Concepto de calidad Dentro de los conceptos de calidad podemos mencionar los siguientes:
Es el grado de conformidad de las características y atributos de un
producto con respecto a las necesidades y expectativas del comprador, teniendo
en cuenta el precio que este esta dispuesto a pagar.
El control de calidad se refiere a vigilar la calidad (peso, fortaleza,
consistencia, color, sabor, confiabilidad, acabado)para asegurar que el producto
o servicio satisfaga la norma preestablecida.
Tal vez el control de calidad sea necesario en alguno o en varios puntos,
empezando por la recepción de insumos. Continuara con el trabajo en proceso y
asciende hasta el producto final.
Evaluaciones en puntos intermedios del proceso de transformación,
generalmente son parte de un control de calidad. La detección rápida de una
parte defectuosa o un proceso puede ahorrar el costo de mayor trabajo en él
articulo.
¿Qué hay detrás del concepto de Calidad?
Una definición del propósito de la compañía (Misión), sus valores y sus
metas.
Una visión de largo plazo orientada a un mercado que cambia cada vez a
mayor velocidad.
Un sistema de medición del desempeño de los procesos clave.
Un sistema de reconocimientos a los avances en calidad.
Un sistema para el desarrollo y la educación continua del personal.
Trabajo en equipo.
Un grupo directivo convencido apoyando las tareas de mejora de la
calidad.
Un sistema confiable de información sobre las necesidades y expectativas
de los clientes y sobre cómo éstas van cambiando.
Procesos eficientes, sencillos y fluidos, diseñados para solucionar las
necesidades de los clientes.
4.2 Antecedentes. Desde los tiempos de los jefes tribales, reyes y faraones han existido las
cuestiones sobre la calidad.
El código de Hammurabbi que data del año 2150 antes de cristo declara: Si un
albañil construye una casa para un hombre y su trabajo no es fuerte y la casa sé
derrumba matando a su dueño el albañil será condenado a muerte. Los
inspectores fenicios suprimieron todas las transgresiones repetidas de las
normas de calidad, cortándoles la mano a quien hacia un producto defectuoso,
aceptaban o rechazaban los productos y ponían en vigor las especificaciones
gubernamentales.
.
Este estado cíclico de la calidad podía florecer en un mundo pequeño y local,
pero el crecimiento de la población mundial exigió mas productos. Hoy en día
muchas organizaciones se empeñan en lograr el mejoramiento de la calidad
incluyendo juse asqc eoqc european for quality control: organización europea
para el control de la calidad, academia internacional para la calidad.
4.3 La Calidad en la Revolución Industrial
Con el advenimiento de la Revolución industrial, la producción en masa de
productos manufacturados se hizo posible mediante la división del trabajo y la
creación de partes intercambiables, sin embargo, ello crea problemas para los
que estaban acostumbrados a que sus productos fueran hechos a la medida.
El sistema industrial moderno comenzó a surgir a fines del siglo XIX> en los
Estados Unidos, Frederick Taylor fue el pionero de la administración científica;
suprimió la planificación del trabajo como parte de las responsabilidades de los
trabajadores y capataces y la puso en manos de los ingenieros industriales; el
siglo XX trajo consigo una era de tecnológica que permitió que las masas
obtuvieran productos hasta entonces reservada solo para los ricos, Henry Ford
introdujo la línea de ensamblaje en movimientos en la producción de la Ford
Motor Company.
La producción de la línea de ensamblajes dividió operaciones complejas en
procedimientos sencillos capaces de ser ejecutados, por obreros no
especializados, dando como resultado productos de gran tecnología a bajo costo
parte de este proceso fue una inspección para separar los productos aceptables
de los no aceptables vio la calidad como la sola responsabilidad del
departamento de fabricación, muy pronto se hizo evidente que la prioridad del
director de la producción era cumplir con los plazos fijados para la fabricación en
lugar de preocuparse por la calidad mientras que solo recibiría un regaño, si la
calidad era inferior.
Eventualmente la administración superior llega a comprender que la calidad
subirá a causa de este sistema, de modo que se creo un puesto separado para
inspector jefe.
4.4 Autores de la Calidad
En 1950 W. Edwars Deming un hombre dedicado a la estadística, que había
trabajado en la Bello System con George Edwards y Walter Shewhart, fue
invitado a hablar ante los principales hombres de negocios de Japón, quienes
estaban interesados en la reconstrucción de su país en la pos-guerra intentando
entrar en los mercados extranjeros y cambiando la reputación del Japón de
producir artículos de calidad inferior. Deming los convenció de que la calidad
japonesa podría convertirse en la mejor del mundo al instituirse los métodos que
él proponía.
Los industriales japoneses aprendieron de memoria las enseñanzas del Dr.
Deming y la calidad japonesa, la producción y su posición competitiva se
mejoraron y reforzaron de forma increíbles por ello que cada año se otorga en el
Japón los muy deseados premios Deming al individuo que muestre logros excelentes en teoría o en la aplicación del control de calidad por estadísticas o
aquella persona que contribuya notablemente a la difusión de las técnicas del
control de calidad por estadísticas.
Al principio los administradores japoneses no estaban interesados en las
actividades del control de calidad, pero el Dr. Juran logro obtener su apoyo y
entrega a las mismas su visita fue el inicio de una nueva era de la actividad
sobre el Control de Calidad, dirigiendo la senda de las actividades de la calidad
basadas tecnológicamente en fabricas hacia un interés global sobre la calidad en
todos los aspectos de la administración en una organización.
El aumento del interés por parte del consumidor en la calidad y competencia
extranjera obliga a los administradores a preocuparse cada vez mas por la
calidad. El final de los años setenta y el principio de los ochenta fue marcado por
un empeño en la calidad en todos los aspectos de los negocios, organizaciones
de servicio.
El foco fue puesto en la producción, los altos costos, huelgas y alto desempleo
hizo que la administración se volviera hacia el mejoramiento en la calidad como
medio de supervivencia organizacional.
En 1958,un equipo japonés de estudio de Control de calidad, dirigido por el Dr.
Kauro Ishikawa,visita a Feifenbaun .
La seguridad de la calidad en la industria de los servicios, también empezó a
enfocarse al uso de los métodos de la calidad en los hoteles, bancos, gobierno y
otros sistemas de servicio. A finales de los setenta los programas de la calidad
se habían extendido a través de la mayoría de las grandes corporaciones.
Esta industria ocupaba la primera posición en los mercados mundiales mientras
que Europa y Japón continuaban su reconstrucción.
4.5 Parámetros y Dimensiones de la Calidad
La calidad es un compuesto de tres parámetros:
a) La Calidad de Diseño Es el grado en el que el diseño reflejado por un producto o servicio satisface las
necesidades del cliente.
b) La Calidad de conformidad
Es el grado en que el producto o servicio cumple con el estándar de diseño.
C) La Calidad de uso Es el grado en que el usuario es capaz de asegurar la continuidad de uso del
producto o servicio.
4.6 Características de la Calidad
La calidad tiene siete características: a) Peso: por ley o convenio debe tener el producto.
b) Fortaleza: el beneficio que se adquiere con el producto.
c) Consistencia: el grado de calidad del producto.
d) Color: color determinado del producto.
e) Sabor: sabor único del producto.
f) Confiabilidad: la seguridad que da el adquirir el producto.
g) Acabado: producto garantizado con calidad.
4.7 Influencia de la Calidad en las nuevas corrientes de mercado El proceso para mejorar la calidad es una filosofía ejecutiva que se basa en una
definición (la traída de la calidad) y los principios de la calidad ( las claves a la
calidad) ”El proceso de mejora de la calidad consisten de enfocar los sistemas
que mejoraran la forma de producir un articulo ( o de proporcionar un servicio)
para satisfacer los requerimientos y expectativas de los clientes y para
proporcionar un máximo de valor.”
Es importante darse cuenta que la mejora de la calidad no es un programa en el
sentido tradicional, sino que trasciende a todos los programas e iniciativas
empresariales.
El proceso de mejorar la calidad es una forma de hacer negocios que en últimos
términos mejorara los resultados financieros de la empresa.
El proceso de mejora de la calidad:
a) Mejora de la competitividad
b) Eliminar el desperdicio y el retrabajo
c) Crear la confianza de los clientes
d) Llevar al crecimiento y a la prosperidad
Esforzarse por cumplir las expectativas de los clientes abre el camino a nuevas
ampliaciones y nuevas iniciativas de mercado, acaso un énfasis singular en los
requerimientos genere una visión de tonel que obstaculice el cambiante entorno
del mercado.
Ni siquiera aquellas empresas que, de manera consistente, cumplen con los
requerimientos pueden permitirse descansar y cerrar los ojos al futuro.
Es ese esfuerzo por cumplir las expectativas lo que dio al mundo los cajeros
automáticos, el registro expreso en el alquilar automóviles y los mini
supermercados de conveniencias satisfacer las expectativas diferencia a los
productos( o servicios) y agrega una característica dinámica al proceso de
mejorar la calidad.
4.8 Beneficios de la Calidad de los Productos Proporcionar bienes o servicios que posean valor o utilidad máximos es la fuerza
impulsora económica para el sistema de intercambiar productos y servicios.
Cuando se emplea en este sentido él termino utilidad se refiere a la aptitud para
cierto propósito o valor. El requerimiento más básico de un bien o servicio de
calidad estriba en que quien lo reciba obtendrá algún beneficio máximo, el
producto o servicio deberá tener una calidad consistente y ajustarse al valor
esperado del cliente otras palabras, si un bien o servicio no mantienen una
buena calidad consistente, o bien si se encuentre fuera de especificaciones, el
cliente sufrirá un daño económico debido a problema de proceso, desempeño
deficiente del producto terminado(perdida de ventas)costos de trabajo, perdida
de productividad o aumento en los costos de evaluación( mas inspecciones.
El asegurar el Control de Calidad tiene como naturaleza y propósito dar
confianza que un producto o servicio cumplirá adecuadamente un objetivo
determinado, muchas veces con referencias a normas técnicas y el ensayo de
calidad mediante mediciones
También tiene como propósito mejorar continuamente la calidad de los procesos,
de la organización sus productos y servicios, tanto que al enfatizar acciones para
impedir errores con la calidad hace posible identificarlos y corregir lo que haya
ocurrido.
4.9 Tipos de Calidad a) Calidad Total: Es un programa amplio orientado a clientes para mejorar
continuamente la calidad de los procesos de la organización, sus productos o
servicios.
b) Reingeniería o rediseño de procesos de negocios: Es la revisión
fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras
espectaculares en medidas criticas y contemporáneas de rendimiento, tales
como costos, calidad, servicio y rapidez.
c) Bechmarking o comparación competitiva: Es un punto de referencia
mediante el cual se juzga o mide el desempeño. En términos de calidad las
comparaciones posibles van de Las tradicionales a las poco usuales: la
especificación, los deseos del cliente, la competencia, el mejor en cualquier
industria.
d)ISO 9000 : Es una serie de estándares internacionales para sistemas de
calidad especifican las recomendaciones y requerimientos para el diseño y
valoración de un sistema de gestión con el propósito de asegurar que los
proveedores proporcionen productos y servicios que satisfagan los
requerimientos especificados.
e) Justo a tiempo: Es la incorporación occidental de una filosofía y unas
técnicas de apoyo para producción desarrollada y perfeccionadas por los
japoneses. La escuela exige que las partes se pasen al siguiente proceso
solamente cuando se necesite que sean de calidad perfecta y que no haya
desperdicios.
Las técnicas incluyen estandarización de diseños enfoque en la fabrica y flujo de
introducción en la manufactura. Por proceso entenderemos un conjunto de
actividades de trabajo interrelacionadas que convierten un producto final
mediante tareas de valor añadido y los mismos no solamente se aplican a la
fabricación sino a las distintas áreas de organización.
Áreas Funcionales de la Calidad Las áreas funcionales de aplicación del control de calidad son las siguientes:
a) Área de Personal: “La administración de personal es función primordial de las actividades de
gerencia basadas en el arte de seleccionar y colocar el material humano que ha
de participar en las actividades de una empresa en forma tal que se obtenga la
cantidad y la calidad máxima de producción y servicios de mano de obra de su
condición humana.”
b) Área de producción: La función primordial del área de producción es la transformación de la materia
prima y materiales en artículos que puedan comercializarse.
b) Área de finanzas: Esta área es la encargada de los aspectos de dinero en una empresa y podemos
agregar el ahorro, el gasto, el préstamo y la inversión de fondos están incluidos
en este significado.
c) Área de mercadeo: Es una función que se centra en el empleo de mecanismos de mercado externo
como la competencia de precios y la participación relativa en el mercado.
d) Área de informática: La función primordial es dotar del recurso tecnológico necesario que permita el
procesamiento rápido y económico de grandes cantidades de datos la
computadora con una programación adecuada puede procesar los datos hacia
una conclusión lógica clasificada y hacerla útil para los usuarios
5. Productividad
Es un indicador que refleja que tan bien se están usando los recursos de una
economía en la producción de bienes y servicios.
Analizando la palabra productividad, se puede descomponer en los dos términos
que la componen: producción y actividad. Esto es lo que ha conllevado durante
muchos años a la creencia de que este concepto está asociado únicamente a la
actividad productiva de la empresa y ha limitado su utilización en otras áreas que
no clasifican como tal.
Así observamos el uso de este concepto en diversos organismos
internacionales, como son:
Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE):
Productividad es igual a producción dividida por cada uno de sus elementos de
producción.
Organización Internacional del Trabajo (OIT):
Los productos son fabricados como resultados de la integración de cuatro
elementos principales: tierra, capital, trabajo y organización. La relación de estos
elementos a la producción es una medida de la productividad.
Agencia Europea de Productividad (EPA):
Productividad es el grado de utilización efectiva de cada elemento de
producción. Es sobre todo una actitud mental. Busca la constante mejora de lo
que existe ya. Está basada sobre la convicción de que uno puede hacer las
cosas mejor hoy que ayer, y mejor mañana que hoy. Requiere esfuerzos
continuados para adaptar las actividades económicas a las condiciones
cambiantes y aplicar nuevas técnicas y métodos. Es la firme creencia del
progreso humano.
5.1 Definición de Productividad
La productividad se define en su expresión más elemental como la relación entre
insumo y producto. La mejora de esa relación, conllevaría teóricamente a
mayores niveles de bienestar, es decir, la productividad se convierte en la base
del bienestar. 27
La definición de productividad se asocia con el logro de un producto eficiente,
enfocando la atención específicamente en la relación del producto con el insumo
utilizado para obtenerlo. Productividad puede definirse como la relación entre la
cantidad de bienes y servicios producidos y la cantidad de recursos utilizados.
En la fabricación la productividad sirve para evaluar el rendimiento de los
talleres, las máquinas, los equipos de trabajo y los empleados.
5.2 Indicadores asociados a la productividad
Existen tres criterios comúnmente utilizados en la evaluación del desempeño de
un sistema, los cuáles están muy relacionados con la productividad: eficiencia,
efectividad y eficacia, sin embargo, no debe mal interpretarse considerándolos
sinónimos, en este sentido, su definición es la siguiente:
Eficiencia :
Se le utiliza para dar cuenta del uso de los recursos o cumplimiento de
actividades con dos acepciones: la primera, como la “relación entre la cantidad
de recursos utilizados y la cantidad de recursos estimados o programados”; la
segunda, como “grado en el que se aprovechan los recursos utilizados
transformándose en productos”.
De acuerdo a lo anterior, se puede observar que si se utiliza este indicador como
medición de la productividad únicamente se asociaría la productividad al uso de
los recursos; sólo se tomaría en cuenta la cantidad y no la calidad de lo
producido, pondríamos un énfasis mayor “hacia adentro” de la organización,
buscando a toda costa ser más eficiente.
27 Formación Productividad y Competencia Laboral en la Organización, Leonardo Mertens, Pág. No. 7
Efectividad :
Es la relación entre los resultados logrados y los resultados propuestos, es decir,
permite medir el grado de cumplimiento de los objetivos planificados.
La efectividad se vincula con la productividad a través de impactar en el logro de
mayores y mejores productos (según el objetivo); sin embargo, adolece de la
noción del uso de recursos.
No obstante, este indicador sirve para medir determinados parámetros de
calidad que toda organización debe preestablecer y también para poder controlar
los desperdicios del proceso y aumentar el valor agregado.
Eficacia :
Valora el impacto de lo que se hace, del producto o servicio, no basta con
producir con 100% de efectividad el servicio o producto fijado, tanto en cantidad
y calidad, sino que es necesario que el mismo sea el adecuado; aquel que
logrará realmente satisfacer al cliente o impactar en el mercado. Como puede
deducirse, la eficacia es un criterio muy relacionado con la definición de calidad
(adecuación al uso, satisfacción del cliente. Del análisis de los tres indicadores
se desprende que no puede ser considerados ninguno de ellos de forma
independiente, ya que cada uno brinda una medición parcial de los resultados.
Es por ello que deben ser considerados como un Sistema de Indicadores que
sirven para medir de forma integral la PRODUCTIVIDAD.
5.3 Importancia de la Productividad
El único camino para que un negocio pueda crecer y aumentar su rentabilidad (o
sus utilidades) es aumentando su productividad.
Elementos importantes a considerar para aumentar la productividad de la
empresa son el capital humano como la inversión realizada por la organización
para capacitar y formar a sus miembros y el instructor de la población
trabajadora que son los conocimientos y habilidades que guardan relación
directa con los resultados del trabajo.
5.4 Factores que afectan la productividad Existe diversidad de factores que afectan directa e indirectamente el índice de
productividad en toda empresa, entre ellos se mencionan los factores internos y
externos siguientes:
Internos: terrenos y edificios, materiales, energía, maquinaria y equipo, recurso
humano, entre otros.
Externos: disponibilidad de materiales o materias primas, mano de obra
calificada, políticas estatales relativas a tributación y aranceles, Infraestructura
existente, disponibilidad de capital e intereses, medidas de ajuste aplicadas.
5.5 Problemas de la productividad Es indudable que la productividad será una de las mayores preocupaciones de
los administradores en la década de los noventa y quizá más allá.
Hay también quienes consideran que la causa principal es el recorte en
investigación y el énfasis en resultados inmediato.
Otra razón entre las que se han esgrimido para explicar el dilema de la
productividad es la mayor riqueza de los individuos, lo que los vuelve menos
ambiciosos. Otros observadores han mencionado la ruptura de la estructura
familiar, las actitudes de los trabajadores y las políticas y regulaciones
gubernamentales. Sin embargo, la atención se ceñirá cada vez más en la
administración como la causa del problema, lo mismo que la solución.
6. LA COMPETITIVIDAD La competitividad de una empresa está determinada por la calidad, el precio y el
tiempo de entrega de sus productos o servicios.
Se es más competitivo si se puede ofrecer mejor calidad a bajo precio, y en un
menor tiempo de entrega.
La competitividad potencializa factores que generan valor agregado, lo cual
contribuye al desarrollo de las organizaciones y por lo tanto al crecimiento
económico del país, en este sentido, se considera conveniente definir lo que es
competitividad.
6.1 Concepto de Competitividad. La capacidad estructural de una empresa de generar beneficios a través de sus
procesos productivos, organizativos y de distribución en donde la capacidad
estructural es función directa de sus principios estratégicos del conocimiento del
factor humano y de su organización y la continuidad en la generación de
beneficios.
De lo anterior se deriva que la competitividad es una característica28 interna al
sistema empresa, un mercado o mejor un entorno socio político y económico que
determina el nivel temporal de su capacidad competitiva.
La competitividad es un medio, no un fin es un proceso constante y permanente
que a través de la capacitación, la productividad, la estrategia y la innovación
permite a individuos y empresas desarrollar ventajas competitivas. La
generación de estas ultimas fomenta la creación de mayores oportunidades de
empleo y mejores salarios, elementos que marcan el camino a la prosperidad y a
una calidad de vida para todos.
La competitividad es la capacidad que tiene la empresa nacional de un sector en
particular para alcanzar un éxito sostenido contra o en comparación con sus
competidores foráneos, sin protecciones o subsidios, además la capacidad para
colocar su producción de bienes y servicios en los mercados nacionales e
internacionales bajo condiciones legales de competencia y traducirlo en
bienestar para su población.29
28 htt://lanic.utexas.edu/-sela 29 Informe Final de la Comisión Presidencial para la Competitividad Industrial, 1994
6.2 Determinantes de la competitividad La competitividad vista desde un punto de vista macroeconómicos un efecto de
la globalización, de los tratados de libre comercio. Lo que ha permitido la entrada
de productos y servicios de todas partes del mundo a mercados que
anteriormente se encontraban cerrados, de esta manera los consumidores que
tienen cada vez mas opciones de compra pero así el mercado exige:
a) Calidad: Es decir que el producto cumpla con las exigencias de los
consumidores.
b) Costo: se percibe como justo.
c) Continuidad: El proveedor estará presente para dar servicio o proporcionar
nuevos productos en el futuro.
c) Rapidez: El cual tiene que ser capaz de generar innovaciones.
Ventaja competitiva. La ventaja competitiva son los beneficios que la empresa ofrece a los
consumidores a través de las peculiaridades que poseen los productos y/o
servicios que lo hacen diferente y garantizando su aceptación en el
mercado.Casi siempre estas características son aspectos que hacen único a los
productos y/o servicios de la empresa, en comparación con otros ya existentes
en el mercado. La ventaja competitiva puede ser de dos tipos:
a) Interna. Cuando la empresa aprovecha con mayor eficacia los costos de fabricación, de
administración, de gestión del producto que aporta un valor al producto,
dándoles un costo unitario inferior al del competir directo. De aquí se deduce el
concepto de Rivalidad Ampliada, la que consiste en la capacidad de una
empresa para explotar una ventaja competitiva en su mercado de referencia y
que depende no solamente de la competencia directa que ahí encuentre,
b) Externa. Cuando se presentan en los productos características distintivas que motivan al
consumidor a adquirir los productos, ya sea disminuyendo sus costos de uso o
aumentando su rendimiento.
Importancia de la ventaja competitiva. La importancia de la ventaja competitiva para las empresas es que a través de
esta les permite tener una mejor posición en el mercado en cuanto a la
competencia logrando asegurar a los clientes y defenderse contra las fuerzas
competitivas.
Entre las fuentes que se pueden mencionar están: Elaboración del producto con
la mayor alta calidad, lograr menores costos que los de la competencia dar un
producto y/o servicio superior a los clientes tener una buena ubicación
geográfica, diseño de un producto que tenga mejor rendimiento que el de la
competencia.
Para alcanzar la competitividad al nivel de empresa, es fundamental incorporar
tres pilares básicos de la competitividad.
a) Innovación. La innovación, es decir, el buscar nuevas y mejores maneras de ver y hacer las
cosas ya que esta fortalece la capacidad competitiva de las empresas. Esta
implica cambios positivos que deben buscar constantemente con el propósito de
estar al corriente de los nuevos cambios que cada día exige el mundo de los
negocios y de esta manera lograr una posición ventajosa, es decir una ventaja
competitiva sobre la competencia.
b) Capacitación. En el mundo actual, los factores de producción más importantes no se heredan,
se crean. La obtención de nuevos conocimientos y aptitudes permite a las
personas aspirar al trabajo que requiere una mano de obra mas sofisticada. Esto
se traduce en querer lograr que cada persona como trabajador sea competitivo,
en este sentido la capacitación juega un papel muy importante ya que al ser
aprovechada por las personas y ponerla al servicio de las empresas se logra un
desarrollo económico y social
.
c) Estrategias. La estrategia es la visión que permite a una empresa movilizar sus factores,
recursos y ventajas en una cierta dirección que permite definir como y donde
compite la empresa obteniendo mayores beneficios, una estrategia sólida y bien
pensada lleva a las empresas a aumentar su competitividad.30
En el mercado internacional compiten no sólo empresas. Se conforman también
sistemas productivos, esquemas institucionales y organizaciones sociales, en los
que la empresa constituye un elemento importante, pero integrado en una red de
vinculaciones con el sistema educativo, la infraestructura tecnológica, las
relaciones gerencial-laborales, La competitividad no es sencillamente un
fenómeno económico ni un fenómeno impulsado por el mercado. La eficiencia
pasiva no es la experiencia de países como Corea, que ha tenido un buen
desempeño en la economía mundial. Leyes, costumbres, lenguaje, hábitos en
los negocios y otras peculiaridades nacionales desempeñan un papel importante
en la determinación de la competitividad y del Comercio.
La competitividad aparece como una mezcla de:
a) una visión del mundo contemporáneo, sumergido en valores sociales, que
acepta diversas combinaciones de organización y mercado;
b) conceptos de distintas vertientes teóricas que, al reunirse, sobrepasan el
alcance de otros conceptos utilizados en teorías como la del comercio
internacional;
30 Programa Nacional de Competitividad, Ministerio de Economía.
c) vida práctica, donde se lucha ferozmente por mercados y donde no hay
regulaciones internacionales tan civilizadas que permitan a los agentes
experimentar los valores sociales propuestos por el modelo (G. Müller, 1995.
La competitividad industrial es el producto de la interacción compleja y dinámica
entre cuatro niveles económicos y sociales de un sistema nacional, que son los
siguientes:
El nivel micro, de las empresas, las que buscan simultáneamente eficiencia,
calidad, flexibilidad y rapidez de reacción, estando muchas de ellas articuladas
en redes de colaboración mutua; el nivel correspondiente al Estado y los actores sociales, que desarrollan políticas de apoyo específico, fomentan la
formación de estructuras y articulan los procesos de aprendizaje a nivel de la
sociedad; el nivel macro, que ejerce presiones sobre las empresas mediante
exigencias de desempeño; y, por último, el que se llama nivel meta, que se
estructura con sólidos patrones básicos de organización jurídica, política y
económica, suficiente capacidad social de organización e integración y
capacidad de los actores para la integración estratégica. Al respecto, la
competitividad de una empresa se basa en el patrón organizativo de la sociedad
en su conjunto y por tanto es sistemática.
A corto plazo se definió como prioridad y por su facilidad de puesta en marcha
las siguientes estrategias:
a) Diferimiento del régimen de establecimiento permanente.
b) Estructura arancelaria competitiva.
c) Marco normativo y regulatorio
d) Combate al contrabando.
e) Diseño de una política fiscal competitiva
A mediano plazo se pretende:
a) Desarrollo de cadenas de proveeduría.
b) Logística aduanera y de procesos de comercio exterior.
c) Infraestructura digital y de transporte competitivo.
d) Entorno macroeconómico y operativo.
El primer ingrediente para elevar la competitividad es la confianza y certidumbre
que los inversionistas tienen para la proyección de sus capitales.
En este sentido, el punto número uno, el diferimiento del esquema de
establecimiento permanente hasta el 2007, soluciona de manera parcial esta
incertidumbre
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