CAPITOLATO TECNICO SPECIALE D’APPALTO PER L'AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI GESTIONE, MANUTENZIONE, INFORMATIZZAZIONE, MAGAZZINAGGIO TEMPORANEO, CONSEGNA E RITIRO A DOMICILIO DEGLI AUSILI TERAPEUTICI PER DISABILI Regione Lombardia AZIENDA SANITARIA LOCALE Provincia Monza e Brianza Sede legale: 20052 MONZA - Viale Elvezia, 2 - Tel. 039 23841 - Fax 039 2384270 - www.aslmb.it - C.F./P.IVA 02734330968
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CAPITOLATO TECNICO SPECIALE D’APPALTO PER … · Grone, Luzzana, Monasterolo del Castello, Ranzanico al Lago, San Paolo d'Argon, Spinone al Lago, Trescore Balneario, Vigano San
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CAPITOLATO TECNICO SPECIALE D’APPALTO PER L'AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI GESTIONE, MANUTENZIONE, INFORMATIZZAZIONE,
MAGAZZINAGGIO TEMPORANEO, CONSEGNA E RITIRO A DOMICILIO DEGLI AUSILI TERAPEUTICI PER DISABILI
ART. 2 AMBITO TERRITORIALE DI SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO
ART. 3 AVVIO DEL SERVIZIO
ART. 4 DESCRIZIONE DEL SERVIZIO
ART. 5 INFORMATIZZAZIONE
ART. 6 PERSONALE
ART. 7 CONTROLLI
ART. 8 SEDI OPERATIVE
ART. 9 MODALITÀ DI FATTURAZIONE E PAGAMENTI
ART. 10 RILEVAZIONE GRADO DI SODDISFAZIONE CLIENTE
ART. 11 ALTRI OBBLIGHI SPECIFICI DEL FORNITORE
ART. 12 SERVIZI CONSULENZA E FORMAZIONE
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ART. 1 - OGGETTO DELLA GARA
Oggetto dell’appalto è la gestione manutentiva, lo stoccaggio e la logistica distributiva degli ausili
terapeutici per disabili (elenchi 1, 2 e 3 del D.M. 332/99), di proprietà delle seguenti Aziende
Sanitarie:
- ASL della Provincia di Monza e Brianza;
- ASL della Provincia di Bergamo;
- ASL della Provincia di Varese.
Nel seguito del presente Capitolato, la denominazione “ASL” è utilizzata con riferimento a ciascuna
delle tre aziende sanitarie che partecipano alla presente procedura. Al momento ell’aggiudicazione,
tutte le prescrizioni/disposizioni degli atti di gara che utilizzano la denominazione ASL dovranno
essere riferite all’ASL relativa al Lotto di aggiudicazione:
- Lotto 1: ASL della Provincia di Monza e Brianza;
- Lotto 2: ASL della Provincia di Bergamo;
- Lotto 3: ASL della Provincia di Varese.
In particolare la procedura di gara ha per oggetto: 1. AUSILI USATI:
a. Ritiro presso il domicilio del paziente;
b. Pulizia e igienizzazione;
c. Verifica funzionalità e manutenzione ove necessaria;
d. Stoccaggio nel deposito;
e. Immatricolazione;
f. Inserimento nel software gestionale dei dati del dispositivo;
g. Consegna a nuovo utente con montaggio, personalizzazione – quando prevista – e
istruzione all’uso.
La revisione dell’ausilio consisterà nella manutenzione, riparazione e igienizzazione prima del
riutilizzo, in modo tale che il bene risulti in possesso di tutti i necessari requisiti di efficienza
funzionale
e di aspetto, con caratteristiche paragonabili al nuovo.
2. AUSILI ELETTRONICI/INFORMATICI E PER LA COMUNICAZIONE USATI: a. Ritiro presso il domicilio del paziente;
b. Pulizia e igienizzazione;
c. Verifica funzionalità;
d. Stoccaggio nel deposito in area dedicata con apposito armadio e/scaffale protetto da
polvere. Qualora il prodotto sia un sistema con varie componenti le stesse dovranno
essere riposte nelle confezioni originali e agevolmente visibili al fine di un possibile
il riutilizzo di singole parti. Per i dispositivi provvisti di batteria a ricarica dovranno
essere effettuati adeguati cicli di scarico e carico al fine di non determinare
danneggiamenti delle batterie;
e. Immatricolazione;
f. Inserimento nel software gestionale dei dati del dispositivo e di tutte le componenti.
L’applicativo dovrà consentire l’estrazione di file riepilogativo che verrà utilizzato
per la segnalazione delle disponibilità, in giacenza, ai medici dei centri di
prescrizione.
Costituirà elemento migliorativo, oggetto di attribuzione punteggio, la sussistenza di requisiti tra i
quali l’accordo con ditte costruttrici e/o distributrici in esclusiva, la possibilità di manutenzione con
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riconsegna a nuovo utente e relativa istruzione all’uso effettuata da personale adeguatamente
qualificato.
3. AUSILI NUOVI IN STOCCAGGIO:
a. • ricevimento delle merce a magazzino;
b. • stoccaggio nel deposito;
c. • immatricolazione;
d. • inserimento a software dei dati del dispositivo come da Allegato 3 denominato
“specifiche tecniche ausilio”;
e. consegna, a seguito di assegnazione, al domicilio del paziente, montaggio,
adeguamento e istruzione all’uso.
4. FORNITURA AUSILI NUOVI: la fornitura di nuovi ausili di seguito elencati (elenco 2 DM 332/99) le cui modalità sono dettagliatamente descritte nel successivo paragrafo 4.5:
Descrizione Codice ISO
Stampella:
- con appoggio antibrachiale e puntale di appoggio
- regolabile nella parte inferiore 12.03.06.003
- c.s. con ammortizzatore 12.03.06.006
- con appoggio sottoascellare, puntale di appoggio e regolazione 12.03.12.003
Tripode:
- regolabile 12.03.15.003
- regolabile con appoggio antibrachiale 12.03.15.006
Quadripode:
- regolabile 12.03.18.003
- regolabile con appoggio antibrachiale 12.03.18.006
L’espletamento del servizio per le attività sopra indicate sarà da intendersi anche per gli ausili per
disabili nuovi (elenco 2 del D.M. 332/99), di proprietà della ASL e acquisiti per tramite di altre e
precedenti procedure pubbliche di acquisto.
Il servizio comprende, pertanto, la disponibilità di spazi adeguati per il ricovero dei suddetti ausili
nuovi, acquistati direttamente dall’ASL.
Gli ausili oggetto delle prestazioni regolate dal presente capitolato sono compresi nel vigente
Nomenclatore Tariffario (D.M. n. 332 del 27.08.1999) e di seguito elencati: CLASSI DI PRESIDI CORRISPONDENTI SECONDO LA CLASSIFICAZIONE A NORMA ISO Elenco 1 DM 332/99 03 48 - 03 78 Ausili per rieducazione di movimento, forza, equilibrio
12 06 Ausili per la deambulazione utilizzabili con due braccia
12 18 Biciclette (a tre ruote)
12 21 Carrozzine e relativi accessori
12 27 Veicoli (passeggini)
18 09 Seggioloni
18 09 Sistemi di postura Elenco 2 DM 332/99 12 18 Biciclette (a due ruote)
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12 21 Carrozzine (a telaio rigido, ad autospinta unilaterale, motocarrozzine)
12 27 Passeggini
12 36 Sollevapersone
18 09 Seggiolone normale
09 12 Ausili per l’evacuazione
12 03 Ausili per la deambulazione utilizzabili con un braccio
18 12 Letti ortopedici
03 33 Ausili antidecubito (cuscini e materassi)
21.06 Ausili ottici elettronici
21.15 Ausili per la scrittura
21.42 Ausili per la comunicazione interpersonale
21.09 Periferiche di input e output
21.15 Macchine da scrivere e sistemi elaborazione testi
Quanto sopra, fatte salve eventuali variazioni delle aree di competenza in esito a disposizioni
normative e/o a riorganizzazione territoriale della ASL.
Eccezionalmente, su richiesta della ASL e alle medesime condizioni economiche, potranno essere
effettuati ritiri e/o consegne presso utenti domiciliati in comuni afferenti ad ASL confinanti.
ART. 3 - AVVIO DEL SERVIZIO L’avvio del servizio dovrà avvenire entro il termine di 35 giorni lavorativi dalla comunicazione di
aggiudicazione, a seguito della conclusione da parte della stazione appaltante di tutte le verifiche
previste ex lege. Il servizio dovrà essere pienamente operativo entro i successivi 30 giorni dalla data
di partenza.
Per il recupero degli ausili dall’attuale affidatario del servizio verrà riconosciuto un importo
forfettario unico, omnicomprensivo (recupero, più sanificazione, più trasporto, e aggiornamento
banche dati informatiche) pari ad € 4.000,00.
ART. 4 - DESCRIZIONE DEL SERVIZIO
Il servizio consiste nelle sotto elencate prestazioni:
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4.1 Creazione di un magazzino
L’attività di “presa in carico” iniziale da parte della ditta aggiudicataria, avverrà con il ritiro e il
recupero degli ausili dall’attuale affidatario del servizio e con la presa in carico degli ausili, nuovi e
non, in giacenza presso le sedi distrettuali Asl e presso l’utenza.
La ditta aggiudicataria sarà responsabile di tutti i beni presi in carico rispondendone per il loro
valore, sia per le operazioni di trasferimento, sia per lo stoccaggio e la buona conservazione.
Il magazzino/officina dovrà prevedere spazi adeguati, con apposite separazioni, per le seguenti aree
di attività:
1. area stoccaggio materiale ritirato (in attesa di manutenzione/sanificazione)
2. area materiale non riparabile in attesa di autorizzazione ASL per lo smaltimento
3. area sanificazione 4. area manutenzione/officina
5. area materiale sanificato pronto per la consegna (appositamente protetti con teli di nylon o
simili e riparati dalla polvere)
6. area stoccaggio ausili nuovi acquistati dall’ASL 7. area esposizione campionature (con possibilità accesso utenza per valutazioni e prova
ergonomica).
Quanto sopra anche al fine di non determinare “contaminazioni” tra dispositivi da
sanificare/manutenzionare e dispositivi nuovi o manutenzionati pronti per la consegna.
Dovrà essere garantito un accesso agevole (sono esclusi container, box prefabbricati o altre strutture
mobili) a tutte le aree sopra nominate ai funzionari ASL preposti al controllo sullo svolgimento
dell’appalto.
Tutti i beni immagazzinati nelle aree sopra indicate, attraverso l’utilizzo del software applicativo
che dovrà essere fornito dalla ditta aggiudicataria, dovranno essere sempre rintracciabili in funzione
del percorso ad essi riservato nel processo di immagazzinamento e/o sanificazione.
4.2 Inventariazione La ditta aggiudicataria quindi, dovrà provvedere, a proprie spese, all’inventariazione dei beni presi
in carico di cui al punto precedente apponendo sul dispositivo, in posizione adeguata, apposito
contrassegno inamovibile indicante il numero di matricola. Il numero di inventario che identifica
ciascun dispositivo preso in carico dovrà essere visualizzabile e consultabile nel software
applicativo di gestione. Laddove si ritenga adottare una doppia inventariazione (n. matricola ASL e
n. inventario banca dati gestore) dovranno essere entrambi visibili sul dispositivo e registrate nel
data base informatico.
In particolare la ditta aggiudicataria avrà cura di tenere sempre aggiornato:
a) l’elenco informatizzato dei beni esistenti in deposito e di quelli presenti al domicilio degli
utenti, specificando la tipologia dell’ausilio e la relativa quantità; l’elenco dei carichi a
magazzino in funzione di nuovi acquisti o rientri e l’elenco degli scarichi per avvenuto invio
all’utente o dismissione dell’ausilio stesso. Tale elenco dovrà essere messo a disposizione
dell’ Asl su adeguato supporto informatico con connessione Web.
b) l’elenco informatizzato dei codici di inventario assegnati dall’ASL;
c) il quantitativo delle scorte minime necessarie per singolo ausilio al fine di garantire un'
evasione puntuale di tutte le richieste.
Inoltre la ditta aggiudicataria dovrà provvedere al recupero di tutti i dati ed informazioni in formato
elettronico esistenti su precedenti sistemi informativi e riferiti alla storia tecnica di ogni singolo/a
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ausilio o apparecchiatura (riparazioni e verifiche di funzionalità e sicurezza, aggiornamento,
trasloco, revisione ecc..) ed al loro trasferimento nel Sistema informatico fornito.
Si significa l’estrema importanza dell’aggiornamento in tempo reale del Sistema Informatizzato di
gestione, mediante l’inserimento puntuale dei dati inerenti alle varie attività contemplate nel
presente documento. I dati presenti nel database del sistema saranno da considerarsi di proprietà
dell’ASL.
La ditta aggiudicataria dovrà rendere disponibili, al termine del periodo di validità del contratto
relativo al presente appalto e a titolo gratuito per l’ASL, tutte le banche dati conservate
nell’applicativo gestionale.
4.3. Preparazione ausili.
La predisposizione del materiale da consegnare all’utenza, a carico della ditta aggiudicataria, dovrà
necessariamente tenere conto della necessità di adeguare l’ausilio, se necessario, secondo le
indicazioni dello specialista, utilizzando il proprio personale qualificato. In presenza di dispositivi
di cui all’elenco 1 del DM 332/99 la personalizzazione sarà esclusivamente effettuata a cura di
tecnico ortopedico abilitato che certificherà la propria attività con firma sulla modulistica di
consegna. Il tecnico ortopedico dovrà garantire la propria presenza, presso il magazzino, in modo
continuativo e comunque con un orario tale da garantire la fornitura di presidi personalizzati nei
tempi e con le modalità previste dal presente capitolato.
4.4 Consegne Il modello organizzativo/gestionale richiesto è conseguente alla revisione del processo di assistenza
protesica regionale, avviato con la DGR 8730/2008 e che verte sull’utilizzo dell’applicativo
informatico regionale AssistantRL.
Assistant-RL è il sistema di gestione della Protesica, utilizzato da tutte le ASL lombarde, che
supporta il nuovo processo di erogazione di ausili protesici voluto dalla Regione Lombardia.
Tutte le forniture il cui percorso di erogazione, discrezionalmente individuato dalla ASL, è per tramite del magazzino dovranno essere direttamente prese in carico dalla ditta aggiudicataria e portate a termine utilizzando l’applicativo informatico AssistantRL. Al riguardo si precisa, altresì, che è di esclusiva competenza della azienda aggiudicataria provvedere alla registrazione nell’applicativo informatico AssistantRL della data di consegna nonché di marca e modello del prodotto erogato (con particolare riferimento ai dispositivi di cui all’elenco 1 del DM 332/99). La registrazione potrà essere manuale, quindi con diretto accesso ad Assistant, o informatica tramite il flusso MAGAZZINO-ASL. La data dovrà essere registrata nel Sistema nella medesima giornata in cui l’ausilio è stato consegnato al domicilio dell’assistito Qualora il medico specialista certifichi il collaudo, ove previsto, con esito negativo il gestore del magazzino è tenuto ad apportare le opportune variazioni, così come circostanziato dal medico
prescrittore.
A tal fine verranno rilasciati dalla ASL appositi profili di accesso all’applicativo informatico
AssistantRL per i tecnici individuati dalla ditta aggiudicataria.
Al riguardo si individuano i due seguenti profili, strettamente correlati alle tipologie di dispositivi
trattati, autorizzati all’utilizzo dell’applicativo informatico per le casistiche di competenza:
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1. Tecnico Ortopedico: per i dispositivi giacenti nel magazzino e compresi nell’elenco 1 del
DM 332/99 e per altri dispositivi che richiedono interventi di modifica e personalizzazione;
2. Tecnico qualificato: per i dispositivi di serie e standard di cui all’elenco 2 e 3 del DM
332/99. S’intende operatore con comprovata esperienza nel campo dell’Assistenza
Protesica, documentabile con il curriculum e l’esibizione di attestati di partecipazione a
corsi specifici sugli ausili e le normative di riferimento.
E’ fatto assoluto divieto cedere a terzi il profilo di accesso, che è strettamente personale e rilasciato
in funzione del ruolo e dell’attività svolta.
La presa in carico delle forniture, con percorso erogativo che l’ASL ha definito “da magazzino”,
dovrà avvenire esclusivamente con importazione delle nuove prescrizioni nel sistema gestionale
informatico della ditta aggiudicataria (flusso ASL – MAGAZZINO). La modalità di
interfacciamento degli applicativi è più esaustivamente descritta nel paragrafo “Informatizzazione”
del presente capitolato.
L’individuazione del dispositivo tra quelli giacenti nel magazzino, rispondente ai termini della
prescrizione, è di esclusiva competenza del personale tecnico della ditta aggiudicataria.
Qualora pervengano richieste di erogazione con prescrizioni incomplete (ad esempio assenza dimensioni seduta per carrozzine) o contenenti dati o codici tra loro incoerenti o conflittuali è compito del personale tecnico della ditta aggiudicataria rapportarsi direttamente con il medico specialista proscrittore utilizzando l’apposita modalità di AssistantRL denominata RICHIESTA REVISIONE DELLA PRESCRIZIONE. Tale prassi andrà adottata anche in presenza di una formalmente corretta prescrizione rifiutata,
tuttavia, dal paziente con motivazioni palesemente contrastanti con la prescrizione stessa.
La richiesta di REVISIONE DELLA PRESCRIZIONE dovrà essere obbligatoriamente seguita dal personale di seguito specificato a seconda che trattasi di dispositivi di cui all’elenco 1 o all’elenco 2 e 3 del DM 332/99.
• Dispositivi di cui all’elenco 1 DM332/99: richiesta effettuata solo ed esclusivamente dal/i tecnico/i ortopedico/i individuati dalla ditta aggiudicataria nella documentazione di presentazione offerta;
• Dispositivi di cui all’elenco 2 e 3 DM332/99: richiesta effettuata dal tecnico ortopedico
o da altro personale tecnico espressamente individuati dalla ditta aggiudicataria nella documentazione di presentazione offerta.
Sarà compito della ditta aggiudicataria individuare, nel magazzino, l’ausilio prescritto dal medico
specialista, con gli stessi codici e le caratteristiche tecniche indicate dal medico nella prescrizione.
Nel caso in cui l’ausilio con le caratteristiche prescritte dal medico non fosse disponibile presso il
magazzino, ricondizionato o nuovo, la Ditta aggiudicataria dovrà darne tempestivamente
comunicazione all’Ufficio di Assistenza protesica di competenza affinché valuti l’eventuale
acquisto.
La Ditta aggiudicataria dovrà prioritariamente individuare l’ausilio - prescritto dal medico
specialista – tra le disponibilità, presenti a magazzino, degli ausili ricondizionati. Solo nel caso in
cui l’ausilio prescritto non sia disponibile tra i ricondizionati, potrà attingere nella disponibilità
degli ausili nuovi.
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La ditta aggiudicataria dovrà provvedere alla consegna dei dispositivi con mezzi e dipendenti
propri, tempestivamente e comunque entro e non oltre 16 ore lavorative dalla data di prescrizione
(per i dispositivi per i quali è prevista l’erogazione diretta da magazzino) o dalla data di affidamento
in carico (per i dispositivi preventivamente individuati a verifica ASL). Nei casi di particolare
urgenza e gravità, segnalata dal medico prescrittore o dai competenti Uffici Protesi distrettuali, la
Ditta si impegnerà a consegnare l’ausilio entro il giorno successivo a quello di richiesta (con ordine
da effettuarsi entro le ore 14.30).
Il personale qualificato, con padronanza della lingua italiana che accede al domicilio dell’utente,
dovrà essere munito di idoneo cartellino di identificazione con foto, nominativo e indicazione
dell’azienda di appartenenza.
La ditta aggiudicataria, con la presa in carico della fornitura (flusso ASL – MAGAZZINO),
s’impegna a prendere tempestivo contatto con l’utente o i suoi familiari, al recapito segnalato dagli
Uffici Protesi dell’ASL al fine di fissare appuntamento per la consegna.
In caso di mancata reperibilità dell’utente la ditta effettuerà almeno tre tentativi, in giorni e orari
diversi, dopodiché segnalerà all'ufficio ASL ordinante l’impossibilità di consegna, specificando il
motivo, orario e date dei tentativi di contatto.
Al momento della consegna dell'ausilio all’utente, sarà compito del personale della ditta
aggiudicataria istruire l’utente o suo famigliare sull’uso degli ausili consegnati, sulle procedure di
pulizia e ordinaria manutenzione con contestuale consegna di manuale di istruzioni, nonché
redigere e far sottoscrivere apposito "verbale di consegna" contenente:
1. Descrizione del presidio,
2. Certificazione di sanitarizzazione degli ausili rigenerati con conferma della
rispondenza degli stessi alle norme in materia di sicurezza ed igiene;
3. Comunicazione riserva di proprietà ASL dell'ausilio e obbligo al corretto utilizzo
della fornitura (da far sottoscrivere all’utente e trattenere in copia);
4. Accertamento dell’idoneità dei locali per la collocazione e l’utilizzo dell’ausilio
assegnato;
5. Avvenuta dimostrazione sull’utilizzo e funzionamento del dispositivo;
6. Avvenuta istruzione all’uso dell’accompagnatore/manovratore con verifica di capacità
di conduzione;
7. Firma per accettazione da parte del ricevente delle condizioni di cui sopra e con
impegno alla restituzione del dispositivo quando non più necessario.
I documenti di consegna ed i documenti attestanti l’avvenuta istruzione e consegna del manuale
d’uso dovranno essere redatti in modo chiaro ed essere allegati in copia alle fatture emesse.
Ogni anomalia o problematica che possa determinare criticità o non consentire il pieno utilizzo del
presidio dovrà essere immediatamente verbalizzata dal personale della ditta aggiudicataria,
sottoscritta dalla parte ricevente e immediatamente inviata al responsabile ufficio protesi dell’ASL.
Qualora la criticità, anomalia meccanica o altro problema di funzionamento non prontamente e
definitivamente risolvibile in loco, rendesse non utilizzabile l’ausilio in consegna, l’addetto della
ditta aggiudicataria dovrà sospendere la procedura di consegna e riportare tutto il materiale a
magazzino per i controlli del caso.
In tal caso nessun addebito aggiuntivo relativo al rientro, controllo tecnico e successiva consegna,
dovrà essere addebitato all’ASL.
Analoga comunicazione dovrà essere effettuata dalla ditta in caso di particolari problemi o difficoltà
incontrati al domicilio dell’utente quali, ad esempio, rischio sicurezza o inadeguatezza ambientale.
In tale evenienza l’ordine effettuato è da intendersi sospeso e la ditta incaricata non darà ulteriore
corso se non successivamente a disposizioni fornite dal competente ufficio ASL. Nel caso in cui
l’ufficio interessato non provveda a fornire alcuna indicazione alla ditta, entro dieci giorni
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lavorativi, la stessa provvederà all’annullamento dell’ordine rendendo nuovamente disponibile
l’ausilio prenotato per tutti i distretti.
Nel caso in cui il paziente o il familiare rifiuti la fornitura l'addetto alla consegna annoterà sulla
scheda/verbale i motivi del rifiuto. L’assenza della firma dell’utente o di suo familiare sulla
scheda/verbale comporterà l’impossibilità di procedere al pagamento della prestazione da parte
della ASL.
A consegna avvenuta sarà cura della ditta aggiudicataria provvedere al tempestivo aggiornamento
dei dati (data consegna, marca e modello, ecc.) nell’applicativo informatico AssistantRL con
apposito file di trasmissione (flusso MAGAZZINO – ASL).
Qualora in seguito alla consegna il medico prescrittore accerti l’incongruenza del dispositivo fornito
rispetto ai termini della prescrizione verrà verbalizzato un “COLLAUDO NEGATIVO”
La ditta aggiudicataria, presa visione del messaggio di warning che l’applicativo regionale Assistant
segnalerà al primo accesso, è tenuta ad apportare le opportune variazioni sulla base di quanto
verbalizzato dal medico senza alcun onere aggiuntivo per la ASL.
La ripetuta e consistente casistica di collaudi negativi potrà comportare provvedimenti da parte
della ASL meglio precisati nel paragrafo Sanzioni.
4.5 Fornitura a somministrazione di ausili di nuova acquisizione.
Con riferimento ai seguenti dispositivi:
Descrizione Codice ISO
Stampella:
- con appoggio antibrachiale e puntale di appoggio
- regolabile nella parte inferiore 12.03.06.003
- c.s. con ammortizzatore 12.03.06.006
- con appoggio sottoascellare, puntale di appoggio e regolazione 12.03.12.003
Tripode:
- regolabile 12.03.15.003
- regolabile con appoggio antibrachiale 12.03.15.006
Quadripode:
- regolabile 12.03.18.003
- regolabile con appoggio antibrachiale 12.03.18.006
Premesso che in ragione del contenuto costo di acquisto non è previsto alcun intervento
manutentivo al fine del riutilizzo, la ditta aggiudicataria dovrà procedere alla fornitura del
fabbisogno indicato per ciascuna ASL aggregata, sulla base delle tariffe definite dal committente,
La tariffa indicata comprende l’imballo, il trasporto, consegna al domicilio del paziente, secondo
quanto dettagliato nelle schede tecniche di ciascun ausilio. La fornitura verrà effettuata “al
bisogno” sulla base delle prescrizioni pervenute e non è previsto alcun acquisto in stock da parte
della ASL. 4.6 - Ritiro
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Gli ordini di ritiro di quei dispositivi, per i quali è venuta meno la necessità d’uso da parte
dell’utente, saranno disposti dai responsabili identificati dalla ASL con annotazione del ritiro
nell’apposito campo di Assistant RL.
In analogia a quanto previsto per le consegne gli ordini di ritiro verranno trasmessi da AssistantRL
all’applicativo gestionale dell’aggiudicatario tramite apposito flusso ASL – MAGAZZINO.
La ditta aggiudicataria dovrà provvedere al ritiro degli ausili, presso il domicilio dell’utente, entro
24 ore lavorative dalla data della richiesta da parte della ASL. Il superamento di detta tempistica
sarà considerato giustificato solo in presenza di circostanziate motivazioni che dovranno essere
adeguatamente e tempestivamente verbalizzate alla ASL. In assenza di tale riscontro la prestazione
non verrà ritenuta evasa correttamente, con eventuale applicazione delle previste sanzioni.
La ditta aggiudicataria s’impegna a prendere tempestivo contatto con l’utente o i suoi familiari, al
recapito segnalato dagli Uffici Protesi dell’ASL al fine di fissare appuntamento per il ritiro.
In occasione del ritiro la ditta è tenuta alla compilazione di apposito verbale di consegna e
contenente:
1. dati anagrafici utente;
2. data ritiro;
3. n. d’ordine;
4. la tipologia e lo stato di conservazione dell’ausilio al momento del recupero;
5. numero di inventario qualora già assegnato;
6. accettazione e firma di chi riconsegna l’ausilio.
Tale prassi è richiesta anche ai fini di eventuali oneri da imputare all’utenza in presenza di evidente
incuria e cattivo utilizzo del bene assegnato in comodato d’uso.
I documenti di ritiro, firmati dall’utente o suo familiare, dovranno essere redatti in modo chiaro e
fatti pervenire ai competenti Uffici dell’ASL per il controllo di regolare esecuzione, nonché per la
liquidazione delle fatture emesse.
La mancata verbalizzazione, nella scheda sottoscritta dall’utente, di parti o componenti mancanti
nel presidio in restituzione determinerà l’addebito delle parti reintegrate, ai fini del riutilizzo, a
carico della ditta aggiudicataria.
Il personale addetto non effettuerà il ritiro di quegli ausili, presentati per la restituzione, privi di
parti fondamentali o così gravemente danneggiati da non poter essere più riutilizzati.
In tal caso sarà data comunicazione all'ufficio protesi distrettuale specificando il motivo del
mancato ritiro. Sarà cura del personale ASL verificare quanto segnalato e formalizzare eventuali
contestazioni all’utente.
Si precisa, altresì, che è di esclusiva competenza della azienda aggiudicataria provvedere alla
registrazione nell’applicativo informatico AssistantRL della data di RITIRO. La registrazione potrà
essere manuale, quindi con diretto accesso ad Assistant, o informatica tramite il flusso
MAGAZZINO-ASL.
4.7 – Revisione, manutenzione, sanificazione degli ausili riutilizzabili (manutenzione ordinaria) Nell’ambito del presente Appalto, per manutenzione/revisione/sanificazione si intendono le
procedure, di seguito elencate, effettuate dalla ditta aggiudicataria sugli ausili ritirati, al fine di
ripristinare tutti i necessari requisiti di efficienza funzionale ed estetica, con caratteristiche
paragonabili al nuovo, per un eventuale riutilizzo. 4.7.1 DETERSIONE E SANIFICAZIONE DEGLI AUSILI
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Per ciascun ausilio ritirato e giudicato riutilizzabili dovrà procedere alla detersione e sanificazione.
La pulizia dei presidi dovrà essere effettuata a fondo con detergenti e disinfettanti adeguati alla
tipologia e qualità del materiale trattato nonché rimuovendo tutte le parti mobili e accessorie.
In tutti i casi in cui si proceda a sanificare carrozzine dotate di vaschetta WC si dovrà provvedere
obbligatoriamente alla sostituzione di detta vaschetta con una nuova.
Tutti i prodotti chimici impiegati per la detersione sanificazione dovranno essere rispondenti alle
normative vigenti in Italia.
A ciascun presidio, pronto per la consegna, dovrà essere allegata una dichiarazione di
sanitarizzazione con indicazione del prodotto sanificante utilizzato.
In caso di danni al presidio, causati dall’utilizzo improprio di prodotti di igiene e di pulizia, l’ASL
si riserva la facoltà di richiedere alla ditta aggiudicataria la sostituzione della parte danneggiata, con
onere a carico della stessa. In caso di rifiuto o di mancato adempimento entro il termine di 10 giorni
dalla richiesta, sarà detratta dalla fattura emessa dalla Ditta la spesa sostenuta dall’ASL c/o terzi per
la riparazione del danno.
4.7.2 REVISIONE E RIPARAZIONE DEGLI AUSILI Le operazioni a carico della ditta appaltatrice saranno essenzialmente le seguenti:
1) Verifica del funzionamento dell’ausilio in tutte le sue parti anche tramite smontaggio e
rimontaggio (freni e pedane compresi, manovelle dei letti, leve oleodinamiche dei
sollevatori, ecc.);
2) accertamento della presenza di guasto o malfunzionamento dell’ausilio e
dell’apparecchiatura;
3) richiesta di autorizzazione alla riparazione (emissione di preventivo) ove necessario e
ripristino delle condizioni normali di funzionamento, mediante sostituzione parti,
rigenerazione, riparazione, ecc…;
4) verifica finale, ove necessario, della funzionalità e della sicurezza dell’apparecchiatura;
5) imballaggio con materiale protettivo per la riconsegna dell’ausilio e/o dell’apparecchiatura
al domicilio del paziente o lo stoccaggio nel deposito.
La voce RICONDIZIONAMENTO-DISINFEZIONE-REVISIONE DISPOSITIVI DI
MOVIMENTO, di cui all’allegato listino, comprende tutte le operazioni sopra descritte ai punti 1,
2, 3, 4, e 5.
In occasione di ogni intervento di manutenzione correttiva la ditta aggiudicataria dovrà redigere il
rapporto di lavoro, registrandone i relativi dati nel Sistema Informativo di gestione.
La ditta aggiudicataria potrà inoltre ricorrere, qualora lo ritenga opportuno e al fine del rispetto delle
prescrizioni del presente Capitolato, a Ditte esterne purché produttrici o delegate dal produttore per
effettuare assistenza tecnica autorizzata degli ausili e delle apparecchiature. Tutti gli oneri di
manodopera, trasferta, parti di ricambio, diritto di chiamata, costi di viaggio ecc., derivanti dal
coinvolgimento di ditte terze e ogni altro onere relativo all’intervento, inclusi gli eventuali
materiali soggetti ad usura e/o di consumo saranno a totale carico della ditta aggiudicataria.
Unico responsabile del servizio è in ogni caso la ditta aggiudicataria.
Gli ausili ritirati dovranno essere pronti all’uso entro 5 giorni lavorativi dalla data del ritiro per una
nuova consegna. Per interventi straordinari su dispositivi complessi (montascale, sollevapersone,
sistemi posturali, ecc.) il termine entro il quale vanno resi disponibili è di dieci giorni.
E’ facoltà della ASL individuare una limitata casistica di dispositivi per i quali la manutenzione non
viene effettuata in seguito al ritiro ma solo ed esclusivamente in concomitanza di una eventuale
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richiesta di riassegnazione. Rientrano in tale casistica, a esempio, le carrozzine elettroniche la cui
manutenzione, contestuale al ritiro, potrebbe essere inficiata da una lunga permanenza nel
magazzino con possibili deterioramento di parti delicate, quali ad esempio, le batterie.
La valutazione per procedere a riparazione/ricondizionamento verrà effettuata in contraddittorio con
un funzionario ASL.
L’ASL si riserva la facoltà di individuare, per determinate tipologie di presidi, alcune operazioni di
routine che possono essere realizzate senza la preventiva valutazione del funzionario incaricato.
In ogni caso il costo complessivo della riparazione, comprensivo di ricondizionamento e
disinfezione, è subordinato alla valutazione di opportunità e convenienza da parte dell’ASL. Per tale
evenienza, facendo riferimento al valore presunto del bene nonché ai costi previsti per il medesimo
ausilio nuovo, sono individuate dalla ASL delle soglie di spesa – rispetto al valore del nuovo - al di
sopra delle quali non si prevede alcuna manutenzione.
Ogni singolo intervento tecnico effettuato sugli ausili o sulle apparecchiature dovrà essere
comprovato e documentato mediante l’emissione di un rapporto di lavoro che dovrà essere
controfirmato dal Tecnico che effettua l’intervento.
I dati e le informazioni contenute nel Rapporto di Lavoro dovranno essere inseriti in tempo reale, o
comunque entro 24 ore, mediante l’ausilio di adeguati dispositivi elettronici, dal personale della
Ditta aggiudicataria nel sistema informatico gestionale.
Il Rapporto di Lavoro dovrà contenere, obbligatoriamente, le informazioni di minima di seguito
specificate.
• Identificazione anagrafica dell’ausilio o apparecchiatura:
- N. Inventario ASL
- Tipologia
- Marca e modello
- Ubicazione
• Data dell’intervento;
• Tipologia dell’intervento;
• Descrizione dell’intervento con indicazione delle principali operazioni svolte;
• Materiali di ricambio e/o di consumo sostituiti;
• Nominativo dei tecnici che hanno effettuato l’intervento.
Nel caso di verifiche di sicurezza :
• I riferimenti normativi applicabili;
• Indicazione dei risultati relativi all’esame visivo e alle prove strumentali;
• Lo strumento di misura utilizzato per l’esecuzione delle prove;
• L’esito della verifica;
• Le eventuali non conformità riscontrate.
Tutti i presidi igienizzati, pronti per la distribuzione all’utenza devono essere adeguatamente
imballati con un telo protettivo.
Qualora la richiesta di nuova erogazione preveda la contestuale presenza di componenti aggiuntive
al momento non presenti su un dispositivo già presente in deposito, la relativa fornitura potrà
avvenire, previa autorizzazione dell’ASL, applicando uno sconto di almeno del 35% sulle tariffe
indicate nel Nomenclatore Tariffario relativamente agli aggiuntivi espressamente codificati e
tariffati nel vigente nomenclatore tariffario ministeriale.
I componenti aggiunti e le parti di ricambio utilizzate devono essere rispondenti agli standard
qualitativi previsti dalla vigente normativa.
Ogni accessorio o ricambio dovrà recare apposita marcatura CE.
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La ditta aggiudicataria garantirà il buon funzionamento di ogni ausilio ricondizionato per un
periodo di sei mesi dalla consegna all’utente, anche in caso di guasto o difetti di funzionamento non
imputabili alle lavorazioni effettuate dalla ditta o ai ricambi da questa forniti.
4.8 - Manutenzione straordinaria
Gli interventi di manutenzione straordinaria consistono in quegli interventi non riconducibili alle
attività descritte ai precedenti Art. ma eseguiti al fine di apportare una miglioria funzionale o di
sicurezza degli ausili e/o delle apparecchiature tramite integrazioni e/o aggiunte alle configurazioni
originarie delle stesse. Nell’ambito dei suddetti interventi possono essere comprese le migliorie
funzionali suggerite dalle Ditte produttrici.
Tali attività di manutenzione straordinaria possono essere effettuate solo se espressamente richieste
dalla ASL e previa autorizzazione del referente ASL sulla base di specifico e dettagliato preventivo
e in ragione di opportunità e convenienza economica al ricondizionamento.
4.9 - Manutenzione Preventiva Programmata Tale attività consiste nella periodica verifica presso la sede di utilizzo, da parte di personale
specializzato, al fine di accertare le condizioni di efficienza, funzionalità e sicurezza di
apparecchiature quali i montascale mobili, i sollevapersone elettrici e altri dispositivi complessi
individuati e comunicati preventivamente dalla ASL e a prescindere dalla modalità di
approvvigionamento (ricondizionato fornito da magazzino o nuovo acquisto da gara d’appalto).
Con esclusivo riferimento al lotto 1 – ASL Monza e Brianza l’attività dovrà essere effettuata anche
per i presidi complessi per la mobilità (seggioloni, polifunzionali, sistemi posturali, carrozzine
personalizzate, ecc) in uso agli ospiti del Presidio Ospedaliero Corberi di Limbiate.
Gli interventi di manutenzione preventiva oggetto dell’Appalto hanno quindi lo scopo di:
a. prevenire il verificarsi dei guasti connessi all’utilizzo degli ausili e delle apparecchiature ed all’usura delle parti componenti;
b. mantenere gli ausili e le apparecchiature in condizioni di corretto funzionamento;
c. garantire la qualità e l’affidabilità delle prestazioni di ciascun ausilio ed apparecchiatura; d. garantire il mantenimento delle condizioni e dei parametri di sicurezza operativa;
e. verificare la corretta installazione di ciascun ausilio ed apparecchiatura; f. evidenziare particolari situazioni di obsolescenza e degrado delle prestazioni.
Il servizio sarà reso attraverso la costituzione di dedicata sessione dell’applicativo gestionale con la