Capacitación MSProject 2013 - V01

Capacitación

MS PROJECT 2013

Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C.

Lima, 24 de Octubre de 2014

Índice

01 03

04

02

Conociendo MS Project 2013

• Novedades de Microsoft Project 2013

• Descripción de la pantalla inicial

• Creando un nuevo proyecto con

Plantillas

• Propiedades del Proyecto

Información Básica

• Información del Proyecto

• Calendario del Proyecto

• Ingresar, Insertar y seleccionar

tareas

• Definir Hitos

• Programación controlada por el

Usuario

• Guardar Archivo

Conceptos Iniciales sobre

Proyectos

• ¿Qué es un Proyecto?

• Portafolios, Programas y

Proyectos

• Ciclo de Vida de un Proyecto

• Stakeholders

Administración de Proyectos .

• Conceptos Generales

• Areas de Conocimiento según

PMBOK

• Etapa de Iniciación

• Etapa de Planeación

• Etapa de Ejecución

• Etapa de Seguimiento & Control

• Etapa de Cierre

Índice

05

07

08

09

06

Recursos. • Condicionamiento por el esfuerzo

• Configuración de Recursos

• Disponibilidad de Recursos

• Tasa de Costo de Recursos

Configuración de Recursos. • Uso de recursos en la

programación

• Programación condicionada por el

esfuerzo

• Configuración de recursos tipo

persona

Asignación de Recursos. • Asignación de Recursos a la tarea

• Efecto de Condicionamiento por el

esfuerzo

• Asignación de recursos adicionales

• Tipos de Tareas

Esquema de Programación. • Tarea Resumen del proyecto

• Esquema de Programación

• Utilizar Esquema de tareas

• Estructura de Descomposición del

Trabajo – EDT

• Duración de las tareas

(determinístico y probabilístico)

• Relación de dependencia entre

tareas

Delimitaciones y Tareas Repetitivas. • Delimitaciones

• Tipos de Delimitaciones

• Evitar delimitaciones inflexibles

• Fecha limite de una tarea

• Tareas repetitivas

10

Conflicto de Recursos. • Sobreasignaciones

• Redistribuir recursos automáticamente

• Redistribuir recursos manualmente

• Vista de uso de recursos

• Trabajo parcial de un recurso

Conceptos Iniciales

sobre Proyectos

01

5 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe

Introducción

• Microsoft Project permite describir en detalle las

etapas, actividades necesarias para el desarrollo de

un cronograma requerido para un Plan de Gestión

del Proyecto, así como efectuar el seguimiento y

control de un proyecto.

D1


Objetivo

• Nivelar las competencias del personal de la

Supervisión Software Factory Negocios en el uso

del MS Project 2013 orientando a la gestión de

proyectos con la finalidad de poder controlar sus

principales parámetros durante su desarrollo.

D1


Origen de los Proyectos

• Históricamente relacionada con proyectos de ingeniería de

construcción de obras civiles (como los proyectos de ingeniería

hidráulica en Mesopotamia, donde entraban en juego la logística o la

creación de equipos de trabajo, con sus categorías profesionales

definidas.

• La cultura ingenieril desarrollada por el Imperio Romano, donde

aparece el control de costos y tiempos y la aplicación de soluciones

normalizadas, como por ejemplo en la construcción de una calle).

• En “campañas militares”, donde también entran en juego muchos

elementos de gestión (identificación de objetivos, gestión de recursos

humanos, logística, identificación de riesgos, financiación, etc.).

• ……. a partir de la Segunda Guerra Mundial cuando el avance de

estas técnicas desde el punto de vista profesional han transformado

la administración por Proyectos en una disciplina de investigación.

D1


¿Qué es un proyecto?

Es un esfuerzo temporal necesario para la creación de un

producto, servicio o resultado único.

• Temporal: existe una limitación en el tiempo. Existe una fecha

de inicio y fin de proyecto.

• Único: quiere decir que el objetivo de un proyecto es crear un

producto o servicio diferente a otros productos o servicios

similares.

• Gradual: significa desarrollar en pasos e ir aumentando

mediante incrementos.

Es un conjunto de actividades con inicio definido y duración que

utiliza recursos dirigido para obtener un objetivo.


Es necesario tomar en cuenta los siguientes requisitos:

• Ser un proceso factible, no constituye un proyecto cualquier

conjunto de actividades que previamente se conoce no podrán

ser realizados, por ejemplo falta de medios.

• Generalmente se efectúa con recursos y presupuestos

limitados

• Sus actividades se encuentran en una secuencia lógica.


D1


Proyecto

Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4

1 2

Fecha de

Comienzo

Fecha

de Fin

Hitos


D1


Dirigir un proyecto conlleva a:

Identificar requisitos.

• Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas

de los interesados según se planifica y desarrolla el proyecto.

• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se

relacionan, entre otros aspectos, con:

• el alcance

• la calidad

• el cronograma

• el presupuesto

• Los recursos

• El riesgos.

La relación entre estos factores es grande y si alguno de estos

cambia, es probable que al menos otro se vea afectado


D1


Portafolio y Programa

¿Qué es un Portafolio?

Es un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se

agrupan para facilitar la dirección eficaz de ese trabajo para

cumplir con los objetivos estratégicos del negocio. Los proyectos

o programas del portafolio no son necesariamente

interdependientes ni están directamente relacionados requisitos.

¿Qué es un Programa?

Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados

administrados de forma coordinada para obtener beneficios y

control, que no se obtendrían si se gestionaran en forma

individual. Los programas pueden incluir elementos de trabajo

relacionados que están fuera del alcance de los proyectos

específicos del programa. Un proyecto puede o no formar parte de

un programa, pero un programa incluye siempre proyectos


Ciclo de vida del Proyecto

1. Inicio*

2. Planeación*

3. Ejecución*

4. Control*

5. Cierre* NIV

EL D

E A

CT

IVID

AD

INICIO TIEMPO

*Etapas del proyecto

TERMINO

D1


Stakeholders

¿Quiénes son los Stakeholders (Interesados)?

Los interesados son personas u organizaciones (por ejemplo,

clientes, patrocinadores, la organización ejecutante o el

público), que participan activamente en el proyecto, o cuyos

intereses pueden verse afectados positiva o negativamente

por la ejecución o terminación del proyecto.

Los interesados también pueden ejercer influencia sobre el

proyecto, los entregables y los miembros del equipo

D1


Stakeholders

¿Quiénes son los Stakeholders (Interesados)?

D1


Administración de

Proyectos

02


¿Qué es la Administración de Proyectos?

Proceso de planificar, organizar y administrar tareas y recursos

para obtener un objetivo definido.

Usualmente dentro de algunas restricciones de tiempo, costo y

alcance.

Consta de 05 grupos de procesos:

• Iniciación. Define y autoriza el Proyecto

• Planeamiento. Objetivos y alcance

• Ejecución. Integra recursos para la ejecución

• Seguimiento y Control. Mide y supervisa el avance

• Cierre. Formaliza la aceptación del producto

Conceptos Generales


¿Qué es PMBOK?

• PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

• Contiene prácticas que han sido compiladas y mejoradas

durante los últimos veinte años gracias al esfuerzo de

profesionales y académicos de diversos ámbitos de ingeniería.

• Es uno de los más importantes documentos publicados en la

actualidad por el Project Management Institute que produce

documentos y prácticas generalmente aceptadas de dirección y

de gestión de proyectos.

Conceptos Generales


Integración

Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución, al cierre.

Alcance

Administración, definición de productos y actividades y su seguimiento.

Costos

Presupuesto y su control.

Recursos

Planeación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto.

Áreas de Conocimiento

según PMBOK


Tiempo

Definición de actividades interrelacionadas y cronogramas,

Calidad

Planeación, aseguramiento y control de la calidad.

Comunica

ciones

Definición de la distribución de información del proyecto.

Riesgos

Planes y administración.


según PMBOK


Suministros

Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores


según PMBOK


1) Creación del archivo

2) Establecer fecha de comienzo

3) Definir el calendario

4) Guardar proyecto

Iniciación

Planificación

Ejecución

Seguimiento & Control

Cierre

Etapa de Iniciación


Proceso de Iniciación

Definir objetivos, restricciones y supuestos. Los objetivos de un

proyecto, debe estar bien definido y claramente establecido.

Se puede jerarquizar de la siguiente manera:

Objetivo General

Objetivos Específicos

Indicadores meta

Actividades principales o fases

Tareas




Restricciones o delimitaciones, denominado también el

Triangulo de Proyecto los cuales son: Fecha, Presupuesto

o Costo y Alcance.

COSTOS ALCANCE

TIEMPO

Triángulo de Proyecto




Supuestos, cuando hay incertidumbre generamos

suposiciones importantes.

ZONA DE

INCERTIDUMBRE

Delimitación 1 Delimitación 2

Delimitación 3

En la ejecución del

Proyecto se

convierte en

RIESGOS



1) Especificar las tareas

2) Tareas del esquema

3) Especificar duraciones

4) Vincular las tareas para mostrar relaciones

5) Crear resultados *

6) Asignar recursos

7) Especificar la cantidad de trabajo que realizarán

los recursos

8) Establecer línea de base

Iniciación

Planificación

Ejecución


Cierre

Etapa de Planificación


Proceso de Planificación

• Definir de tareas (hito, tarea, fase)

• Esquematizar la programación

• Determinar o calcular duraciones

Juicio de expertos.

Estimación análoga. Experiencias anteriores

Paramétrica. Análisis de data histórica

Estimación por tres valores. Análisis PERT

• Establecer la relación de dependencia

(vinculaciones)

• Asignación de recursos



Proceso de Planificación

• Distribuir la programación (dar a conocer el proyecto)



1) Administrar los cambios

2) Seguimiento de las fechas y duraciones reales

3) Seguimiento de las horas y los costos reales

Iniciación

Planificación

Ejecución


Cierre

Etapa de Ejecución


Proceso de Ejecución

• Preparar un esquema para su seguimiento

Preparar un patrón de comparación (L. B.)

Preparar documentación para obtener los datos

• Informar periódicamente el avance.

Etapa de Ejecución


1) Crear informe

2) Personalizar vistas

3) Personalizar tablas

4) Personalizar grupos

5) Reprogramar tareas

Iniciación

Planificación

Ejecución


Cierre

Etapa de Seguimiento &

Control


Proceso de Seguimiento y Control

• Analizar y reprogramar las Tareas o fases

• Balance de cargas de trabajo de recursos

• Anticipar los probables problemas (indicadores gráficos)

Etapa de Seguimiento &

Control

D1


1) Crear informe final

2) Guardar un proyecto como plantilla

Iniciación

Planificación

Ejecución


Cierre

Etapa de Cierre

D1


Proceso de Cierre

• Formaliza la aceptación del producto o servicio

• Termina ordenadamente el proyecto o fase

• Realice una sesión de ‘lecciones aprendidas’ y recabe

información sobre las áreas y los procedimientos que se

pueden mejorar

Etapa de Cierre

D1


Conociendo

MS Project 2013

03


DEFINICIONES

Es un paso individual (actividad) que debe

finalizar para completar el proyecto. Tiene

comienzo y fin.

Tarea:

Fase: Es un grupo de tareas que representan un

período de tiempo determinado .

Hito: Es una tarea que, mayormente, no tiene

duración ni asignación de recurso, usada para

identificar eventos significativos en la

programación

D1


Dependencia

entre tareas:

Es la forma en que una tarea está

relacionada con el comienzo o fin de

otra tarea.

Post-posición: Es el retraso o adelanto que puede

existir entre tareas que tienen una

relación de dependencia

DEFINICIONES

D1


Es una tarea cuyo comienzo o fin

determina el comienzo o fin de otra tarea.

Una tarea puede tener varias

predecesoras.

Predecesora:

Sucesora:

Es una tarea que no puede comenzar o

finalizar mientras que otra tarea no

comience o finalice. Una tarea puede

tener varias sucesoras.

DEFINICIONES

D1


Es una tarea que debe ser completada de

acuerdo a la programación para no causar

retraso en la fecha de finalización del

proyecto

Tarea Crítica

Ruta Crítica

Es la serie de tareas que deben ser

completadas de acuerdo a la

programación para que el proyecto finalice

en la fecha programada.

Un proyecto puede tener varias Rutas

Críticas

DEFINICIONES

D1


Determinación de una Tarea y Ruta crítica

CA FA

CT FT

Id de

Tarea Duración

CA = Comienzo

adelantado

FA= Fin

adelantado

CT= Comienzo

tardío

FT= Fin tardío

UNIDAD BÁSICA:

EL NODO DE

ACTIVIDAD

DEFINICIONES

D1


Ruta Crítica: Conjunto de actividades que determina el tiempo

más rápido en el que puede terminarse un proyecto.

En el MS Project Professional se puede ejecutar mediante el

siguiente paso.

En la cinta Formato, grupo Estilos de barra.

Determinación de una Tarea y Ruta crítica

DEFINICIONES

D1


Microsoft Project 2013 presenta nuevas características

que pueden mejorar de manera significativa el modo en

que administra, programa y ver los proyectos.

Microsoft Project 2013 tiene una nueva y atractiva

interfaz, acorde con el nuevo look & feel de la versión

2013 de la suite Microsoft Office. Contiene además

nuevas y eficaces mejoras en la programación,

administración de tareas y vistas que ofrecen mayor

control para administrar y presentar sus proyectos.

Novedades de Microsoft

Project 2013

D1


Introducción Rápida

Al ingresar lleva a un

centro de proyectos

único para iniciar las

actividades. Pueden

verse proyectos

antiguos o crear

proyectos nuevos

D1


Project 2013



Project 2013

Mostrar datos del

proyecto

Se pueden crear

informes personali-

zados sin necesi-

dad de exportar a

otro programa los

datos

D1



Project 2013

Nuevo conjunto de

Informes

Predefinidos

Cuenta con nuevos

informes que se

benefician de las

nuevas capacidades

graficas y de formato,

siendo personali-

zables

D1


Comunicación con el Equipo

Mantiene contacto con su equipo vía Lync 2010

permitiendo mantener reuniones virtuales sin

abandonar Project.

D1


Project 2013


Trazar rutas de Tareas

Permite identificar con

colores diferentes las

tareas predecesoras y

sucesoras de una en

particular.

Esto permite resaltar la

cadena de vínculos o

trazar la ruta de tareas

D1


Project 2013


Otras características nuevas

• Se pueden configurar tareas hasta el 31/12/2149

• Se pueden exportar informes y escalas de tiempo de

Project a otros programas

• Se pueden guardar y compartir archivos de Project

2013 en la nube (sky drive, one drive, etc.)

• Mediante Internet se puede acceder a una versión

completa de Project des cualquier sitio.

D1


Project 2013


Pantalla de inicio

CINTA DE OPCIONES

HOJA O TABLA

DE DATOS DEL

PROYECTO

DIAGRAMA DE

BARRAS

ESCALA DE

TIEMPO

D1


• Permite configurar Project de acuerdo a la

personalización que los usuarios requieren para

simplificar la generación de cronogramas y su

gestión.

Opciones de Project

D1


Plantilla de proyectos

Crear un nuevo proyecto utilizando plantillas

Ruta: <Archivo / Nuevo>

D1


Información Básica

04


• Especifica las fechas de comienzo y fin del proyecto

• Programar a partir de

• Fecha de Estado

• Calendario

Información del proyecto

D2


Calendario del Proyecto

En la cinta Proyecto luego: Cambiar tiempo de

trabajo

• Excepciones / Semanas laborales

D2


• Opciones de Project

Archivo/ Opciones / Programación / Opciones de calendario


D2


• Crear un nuevo calendario

Cambiar tiempo de trabajo /

Crear calendario…


D2


• En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en

Diagrama de Gantt.

• En un campo Nombre de tarea vacío, escriba el nombre de la

tarea y luego ENTER.

Ingresar una nueva tarea

Número correlativo de Id

Modo de tarea

D2


• Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la

nueva tarea.

• En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, sobre el botón

Tarea.

• Para seleccionar se puede realizar de varias maneras.

Seleccionar una tarea

Seleccionar tareas adyacentes

Seleccionar tareas no adyacentes

Insertar una tarea entre otras

existentes y seleccionar tareas

D2


Tenemos 2 formas de establecer la tarea como un hito:

• Establecer la duración de la tarea a 0 días.

• Desde Información de la Tarea / Avanzado, habilitar la

opción “Marcar la tarea como hito”.

Definir un hito

D2


• Desde la ficha Tarea, en el grupo Tareas. Existen dos formas

de programación de tareas:

Programar manualmente, actualiza las tareas

seleccionadas para que se programen manualmente y los

valores que se escriben para el inicio, duración y

finalización se actualicen.

Autoprogramar, calcula automáticamente los valores de

inicio, finalización y duración para la tarea de acuerdo con

las dependencias, restricciones, calendario y otros factores.

Programación controlada

por el usuario

D2


• Dos formas de programación de tareas:

Programar manualmente

Autoprogramar


por el usuario

D2


• Desactivar una tarea

Si desactiva una tarea, ésta no se elimina del proyecto. Esto

impide que se informen datos reales acerca de la tarea.


por el usuario

D2


• En Archivo / Guardar y enviar / Guardar proyecto como

archivo.

• Clic en Guardar como.

Guardando un archivo

D2


Fin de la Clase


Esquema de

Programación

05


Desde la ficha Formato, en el grupo Mostrar u ocultar.

Seleccionar Tarea de resumen del proyecto

Resumen del proyecto

D2


Esquema de tareas

Para mostrar sólo una parte del esquema, haga clic en Esquema

y, a continuación, en el número de nivel del esquema hasta el que

desea ver.

D2

68 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe 68

• Esta constituida por códigos alfanuméricos que identifican el

único lugar para cada tarea dentro de la estructura del

proyecto.

• Nos permite brindar información sobre la programación como:

duración, costo, trabajo entre otros.

Estructura de Descomposición

del Trabajo - EDT

D2


Duración

La duración es la cantidad de tiempo útil – duración laboral – completar una tarea, sus valores deben ir seguidos de

una unidad de tiempo.

Usualmente se determinan mediante la experiencia de los miembros del equipo. (determinístico)

Establecer la

duración en días

D2


Tenemos dos escenarios:

• Que el valor de la duración de la tarea sea conocido

(valor determinístico)

• Que se tenga incertidumbre y no se cuenta con un valor

único de la duración de una tarea (valor probabilístico)

Calcular la duración de una

tarea

D2


Relación de dependencia

entre tareas

• La vinculación es el proceso mediante el cual se

establece una relación de dependencia entre las

tareas.

• Existen 4 tipos de relaciones:

• Fin a Comienzo <FC>: la tarea Sucesora no puede

comenzar antes que la tarea Predecesora finalice

D2


• Comienzo a Comienzo <CC>: las tareas Predecesora y

Sucesora deben comenzar al mismo tiempo

• Fin a Fin <FF>: las tareas Predecesora y Sucesora deben

finalizar al mismo tiempo


entre tareas

D2


• Comienzo a Fin <CF>: Es un vínculo poco común, pero

ocurre cuando la tarea posterior (Diseño terminado) no

puede finalizar hasta que no comience la tarea actual

(Eléctricos).


entre tareas

D2


Establecer la relación de

dependencia entre tareas

El vínculo predeterminado es: Fin a Comienzo <FC>

• Método 1: Utilizando el botón Vincular

Para establecer el tipo de vínculo, existen varios métodos:

D2


• Método 3: Utilizando la columna denominada

Predecesoras

• Método 2: Utilizando el mouse



D2


• Método 4: Utilizando la caja de diálogo Información

de la Tarea



D2


Desarrollar Practica

D2


Fin de la Clase


Delimitaciones y

Tareas Repetitivas

06


Delimitaciones

Las Delimitaciones son restricciones o limitaciones que se imponen a las fechas de comienzo o fin de algunas tareas del proyecto.

El MS Project viene configurado con las delimitaciones Lo antes posible y Lo más tarde posible según se programe el inicio del Proyecto, cada vez que se ingresa una tarea nueva.

D4


Tipos de delimitaciones Delimitación

Impacto en

programación Descripción

Lo antes posible

(LAP) Flexible

Con esta delimitación, Microsoft Project programa la tarea para

que comience en la fecha más temprana posible, teniendo en

cuenta los demás parámetros de programación.

Lo mas tarde

posible (LMTP) Flexible

Con esta delimitación, Microsoft Project programa la tarea para

que comience en la fecha más tardía posible, teniendo en

cuenta los demás parámetros de programación.

No finalizar después

del (NFDD) Moderada

Esta delimitación indica la fecha más tardía posible en que

puede completarse la tarea. Puede finalizar en una fecha igual o

anterior a la fecha especificada.

No comenzar

después del

(NCDD)

Moderada

Esta delimitación indica la fecha más tardía posible en que

puede empezar la tarea. Puede empezar en una fecha igual o

anterior a la fecha especificada.

No finalizar antes

del (NFAD) Moderada

Esta delimitación indica la fecha más temprana posible en que

puede completarse la tarea. No puede finalizar antes de la fecha

especificada.

No comenzar

antes del (NCAD) Moderada

Esta delimitación indica la fecha más temprana posible en que

puede empezar la tarea. No puede empezar antes de la fecha

especificada.

Debe comenzar el

(DCE) Inflexible

Esta delimitación indica la fecha exacta en que debe empezar

una tarea.

Debe finalizar el

(DFE) Inflexible

Esta delimitación indica la fecha exacta en que se debe

completar una tarea.

D4


Tipos de delimitaciones

Hay tres tipos de delimitaciones:

• Las delimitaciones no tienen fechas específicas asociadas a ellas. El

establecimiento de estas delimitaciones le permite comenzar las

tareas lo antes posible o lo más tarde posible, finalizando la tarea

antes de que termine el proyecto, dadas otras delimitaciones y

dependencias entre tareas en la programación.

• Las delimitaciones semiflexibles requieren una fecha asociada que

controla la fecha de comienzo o de fin más próxima o última,

respectivamente, para una tarea. Estas delimitaciones permiten a

una tarea terminar en cualquier momento, siempre que cumpla con la

fecha límite de comienzo o de fin.

• Las delimitaciones inflexibles requieren una fecha asociada que

controla la fecha de comienzo o de fin de la tarea. Estas

delimitaciones son útiles cuando necesita que la programación tenga

en cuenta factores externos, como la disponibilidad del equipo o de

recursos, fechas límites, hitos de contrato y fechas de comienzo o fin. D4


Tarea periódica

Una Tarea periódica es aquella se repite a intervalos predecibles,

tal como una Reunión semanal. También pueden considerarse

como tareas repetitivas a aquellas que se repiten sin periodicidad.

En la ficha Tarea, en el grupo Insertar,

sobre el botón Tarea.

D4


Si la tarea se repite a intervalos regulares, especifíquela como una tarea repetitiva

Patrón de repetición:

Diariamente.

Semanalmente.

Mensualmente.

Anual.

Tarea periódica

D4


Recursos

07


Uso de recursos en la

programación

Se utiliza los recursos para: • Llevar a cabo un seguimiento del trabajo

• Garantizar responsabilidad y comprensión del proyecto

• Controlar los recursos con sobreasignación o infra asignación

de trabajo

• Determinar los costos de los recursos para poder controlarlos

Si no se ingresa recursos a las tareas, Project calcula la

programación de las duraciones mediante la relación de

dependencia. No habrá costo, ni trabajo

D4


Project trabaja con tres tipos de recursos:

Trabajo: Se refiere a las personas o equipos asignados a

una tarea, los cuales no se consumen durante el transcurso

de ésta.

Material: Se refiere a los materiales asignados a una tarea

los cuales son consumibles.

Costo: Recursos que no depende de la cantidad de

trabajo de una tarea o de la duración de una tarea.

Uso de recursos en la

programación

D4


Programación condicionada

por el esfuerzo

• El condicionamiento por el esfuerzo hace que la

duración de una tarea aumente o disminuya cuando

se disminuye o agrega un recurso, respectivamente.

• Cuando se asigna un solo recurso a la tarea, este se

convierte en lo que se denomina recurso esencial, y

por tanto su asignación determina la cantidad de

trabajo a efectuar para completar la tarea.

D4


Condicionamiento por el

esfuerzo

Trabajo=Duración x Asignación

• La ecuación básica del trabajo es la siguiente:

• Por ejemplo, una tarea tiene una duración de 10 días y se le asigna un

recurso que trabaja 8 horas/día; por lo tanto el trabajo necesario para

completar la tarea será:

Trabajo=10 días x 8 horas/día=80 horas

• Si luego a la misma tarea se le asignan cuatro recursos más, el trabajo

por día será ahora de 40 horas (5 recursos a 8 horas/día). Sin embargo,

la cantidad de trabajo ya fue definida en 80 horas al asignar el primer

recurso y ya no variará.

Duración= =2 días 80 horas

40 horas/día

D4


Configurando Recursos

Seleccionar: “Hoja de recursos”

D4


Disponibilidad del Recurso

• Disponibilidad del recurso: Ventana “Información del

recurso”

Permite

hasta 100

cambios

No debe

exceder la

capacidad

máxima

ingresada

en la hoja

de recursos

D4


Ingresando Tasas de

costos de Recursos

• Seleccionar el separador Costos – Ingresar la tasa de costos

Permite

hasta 25

cambios en

cada una de

las 5 tablas

(A-E)

Seleccionar

recurso e ingresar

a la información

del recurso.

Seleccionar la

Tasa estándar.

D4


Configuración de

Recursos

08


Calendario de recursos

• Se configura un calendario para los recursos que sean

necesario

D4


Nota de recursos

• En información del recurso seleccionar el separador Notas

D4


Fin de la Clase

Sesión 4


Asignación de

Recursos

09


Asignando recursos a las

tareas • Desde la barra de herramientas estándar hacer clic en el botón

Asignar recursos.

D4


• El condicionamiento por el esfuerzo hace que la duración

de una tarea aumente o disminuya cuando se disminuye

o agrega un recurso, respectivamente.

• Cuando se asigna un solo recurso a la tarea, este se

convierte en lo que se denomina recurso esencial, y por

tanto su asignación determina la cantidad de trabajo a

efectuar para completar la tarea.


esfuerzo

D4


Trabajo=Duración x Asignación

• La ecuación básica del trabajo es la siguiente:

• Por ejemplo, una tarea tiene una duración de 10 días y se le asigna un

recurso que trabaja 8 horas/día; por lo tanto el trabajo necesario para

completar la tarea será:

Trabajo=10 días x 8 horas/día=80 horas

• Si luego a la misma tarea se le asignan cuatro recursos más, el trabajo

por día será ahora de 40 horas (5 recursos a 8 horas/día). Sin

embargo, la cantidad de trabajo ya fue definida en 80 horas al asignar

el primer recurso y ya no variará.

Duración= =2 días 80 horas

40 horas/día


esfuerzo

D4


Utilizar el Organizador de

equipo En la ficha Vista, en el grupo Vistas de recursos

Ofrece a los jefes de proyecto mayor visibilidad y control sobre el

trabajo de su equipo

D4


• En el Organizador de equipo. Se muestra una fila para cada

recurso del proyecto.

• A la izquierda, aparecen los nombres de los recursos. Todas las

tareas asignadas a un recurso aparecen en la misma fila a la

derecha.


equipo

D4




• Las tareas de recursos que no tengan fecha de inicio o fecha

de finalización también aparecen a la izquierda junto al nombre

del recurso.


equipo

D4

104 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe 104



• Las tareas que no están asignadas a ninguna persona

aparecen en la parte inferior.


equipo

D4


• Una tarea completada con 100% trabajo real no se

puede mover con el Organizador de equipo.

• Dos tareas asignadas a la misma persona. La

sobreasignación resultante está señalada con líneas

rojas.


equipo

D4


• Una tarea no programada, esta tarea está asignada a una

persona específica pero no tiene la suficiente información

de programación para convertirse en una tarea

programada.

• Una tarea sin asignar, en esta tarea no se ha asignado a

ninguna persona.


equipo

D4


Conflicto de

Recursos

10


Sobreasignación de

recursos

• La Sobreasignación es el resultado de asignar un

recurso a más tareas de las que puede realizar en el

horario de trabajo disponible

Asignación

Capacidad

máxima

D5


Identificar Sobreasignaciones

• Hoja de Recursos

• Gráfico de Recursos

D5


• Uso Recursos


D5


• Imprimir Recursos Sobreasignados


D5


Redistribución de Recursos

Redistribución Automática

Si la mejor solución para

resolver la sobreasignación

consiste en redistribuir los

recursos retrasando aquellas

tareas que generan

sobreasignaciones,

Microsoft Project puede

resolver estos conflictos de

asignación en forma

automática.

D5


Redistribución automática:

• Orden de Redistribución: Solo Identificador

Redistribuye por el

Identificador de la

Tarea en forma

ascendente

(Menor a Mayor)

D5


• Orden de Redistribución: Estándar

Microsoft Project

buscará las

relaciones de

predecesora, el

margen de demora,

las fechas y las

prioridades para

determinar cuál tarea

retrasar.


D5


• Orden de Redistribución: Prioridad, Estándar

Project primero examina las

prioridades de cualquier

conjunto de tareas, tarea de

resumen o proyecto, y

luego los factores estándar.

Prioridad = 1000, significa

No redistribuir y se aplica

sólo cuando una tarea no

se pueda retrasar ni dividir.


D5


Fin de la Clase

Sesión 5


Redistribución personalizada

• Identificar Ruta Crítica

D5


Redistribución manual

Uso de recurso

D5


Uso de recurso

Redistribución manual

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Seguimiento del

progreso de las tareas

11


Guardando Línea de Base

del proyecto

• Desde el menú

Herramientas, en la

opción Seguimiento

hacer clic en guardar

línea de base…

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• Desde la ventana Guardar línea de base seleccionar si se desea guardar una línea de base o un plan provisional.

• Elegir también si se va a guardar para el proyecto completo o solo para las tareas seleccionadas.

• Ingresar al Asistente para Diagrama de Gantt

Guardando Línea de Base

del proyecto

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Seguimiento de un proyecto

• El seguimiento del proyecto significa actualizar la

información real a una fecha definida y analizar

periódicamente la ejecución del proyecto una vez que se ha

iniciado.

• Al finalizar la etapa Planeamiento, se definió una Línea de

base, que es una copia de la programación original y que no

debe cambiar.

• Durante la ejecución del proyecto, se compara la

programación actual con la prevista (línea de base).

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• Cuando se guarda una Línea de Base, se guarda la

información del proyecto inicial en un plan llamado

Previsto, es decir, todos los campos previstos

pertenecen a la línea base.

• Recuerde que pueden establecer hasta 11 líneas

base del cronograma

Diferencias entre campos

Actual, Previsto y Real

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• Para tener una mejor vista durante el seguimiento se

puede ingresar a la tabla Variación, Menú Ver /

Tabla / Variación

• Para actualizar el proyecto se puede utilizar la

siguiente opción Herramientas / Seguimiento /

Actualizar Proyecto

Seguimiento de un proyecto

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Estadística del Proyecto

• En el Menú Proyecto seleccionar Información de

Proyecto y de después Estadísticas

• Actual, Previsto y Real

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Diferencias

% Completado

(Duración real / Duración) * 100

% de trabajo completado

(Trabajo real / Trabajo) * 100

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• Actualizar el proyecto

Actualizamos el trabajo completado para las tareas del

proyecto

Menú Herramientas/ Seguimiento / Actualizar proyecto

Método de Actualización

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Ingresando el Porcentaje

Completado de la tarea

• En el Menú Ver activar en la Barra de Herramientas la

opción de Seguimiento

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Uso de la Fecha de Estado

• Ir a la ventana

información del

proyecto, en el

menú proyecto,

donde se definirá la

fecha en el cuadro

de lista respectivo

Es una Fecha de Estado para realizar los cálculos de

valor acumulado.

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Reprogramar el trabajo de

las tareas con retraso

• Esto se puede realizar utilizando el botón

Reprogramar trabajo de la Barra de herramientas

Seguimiento …

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Fin de la Clase

Sesión 6


Capacitación MSProject 2013 - V01

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