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Sistema de Facturacin:Microsoft Dynamics GP es un sistema de
contabilidad financiera para pequeas y medianas empresas, se
organiza en serie, cadauno de los cuales contiene varios mdulos. La
serie tpica son Financiero, Ventas, Compras, Inventario, Proyecto,
Nmina,Manufactura, Empresa y Sistema.
Proceso de Ventas
Comprobantes de pago que se emiten: Facturas Boletas de
venta
Se deben emitir: En la transferencia de bienes muebles, en el
momento en que se entregue el bien o en el momento en que seefecte
el pago, lo que ocurra primero. En la transferencia de bienes, por
los pagos parciales recibidos anticipadamente a laentrega del bien
o puesta a disposicin del mismo, en la fecha y por el monto
percibido.
Tipos de Documentos que se usan en GP (PERU):
Cotizacin Una propuesta de venta para un momento en el futuro y
a un precio especfico. Las cotizaciones no se contabilizan,pero la
informacin que contienen puede transferirse a pedidos o
facturas.
COTIZACIONESTIPO DOC ID DOC SECUENCIA1 CTLIMA CTLI0014409
cotizaciones Per
Pedido en espera Los pedidos en espera son documentos que se
ingresan como referencia de venta pero los artculos detalladosno
afectan la disponibilidad de inventario, la informacin que
contienen se puede transferir a facturas cuando los artculos
estndisponibles.
COTIZACION PEDIDO EN ESPERA
FACTURACION ARTICULOS ENTREGA DE ARTICULOS
FACTURACION ANTICIPOS
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PEDIDOS EN ESPERATIPODOC ID DOC SECUENCIA5 PDBLSANISIDRO
PDBLSI00000373 Pedido para Boleta San Isidro5 PDSANISIDRO
PDSI0000079 Pedido para Factura San Borja5 PDLIMA PDLI0001618
Pedido para Factura San Borja5 PDLIMABOL PDLB0004862 Pedido para
Boleta San Borja
Factura Documento de vinculacin legal que registra el precio y
los detalles de la transaccin. Puede transferir informacin deventas
de una cotizacin o pedido en espera a una factura. Las facturas
pueden contabilizarse y afectan directamente a ladisponibilidad de
inventario
FACTURAS / BOLETASTIPODOC ID DOC SECUENCIA3 BLLIMA BL001-005122
Boletas desde logstica3 FTLIMA FT001-001536 Factura desde logstica3
BLLIMA2COMPLE BL002-001641 Boletas Directas Complementos/Anticipos
San Borja3 FTLIMA2COMPLE FT002-000230 Facturas directas
Complementos/Anticipos San Borja3 BLSANISIDRO BS003-000454 Boletas
Directas Complementos/Anticipos San Isidro3 FTSANISIDRO
FS003-000079 Facturas Directas Complementos/Anticipos San Isidro3
VENT-EXTERNASLI 004-000002 ventas externas
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Devolucin (Notas de Crdito) Documento utilizado para registrar
la devolucin de un artculo vendido previamente. Lasdevoluciones
deben contabilizarse y no pueden transferirse a otros
documentos.
NOTA DE CREDITOTIPO DOC ID DOC SECUENCIA
4 NCLIMA DF0001401 Notas de Crdito /Devoluciones desde
logstica
RECLAMOSTIPODOC ID DOC SECUENCIA1 RECLAMOS_LIMA RU00000579
Reclamos Per
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Datos Generales del Documento de Venta:
Bodega de Descargade Inventario
Cliente
Tipo Documento
Cliente
Detalle de Articulo deVenta
Detalle de lnea deartculo.
Descuento en lnea de artculo
Cantidaddisponible parafacturar.
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Para cambiar la direccin de envo o el Id de sitio de un nico
artculo de lnea, puede seleccionar los botones de consultaId.
Direccin envo o Sitio predeterminado en las ventanas Entrada
transaccin de ventas o Entrada detalle de artculo deventas y, a
continuacin, un nuevo Id. de direccin de envo o Id de sitio.
Los cambios slo se aplicarn al artculo de lnea seleccionado. Si
especifica un artculo de lnea nuevo, el Id. de direccinde envo o
Id. de sitio proceder del artculo especificado previamente
Descuento en lneade articulo
Detalle de Articulo deVenta
Artculo de entregadirecta
Impuesto de Cliente
Impuesto de ArticuloVendedor y Territorio delnea de artculo
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Proceso de Registro de Documentos de Venta
Puede utilizar la ventana Entrada transaccin de ventas para
especificar e imprimir los pedidos para los clientes y tambinpara
ver, anular o eliminar los pedidos que ya existen.
Para registrar un documento venta (Pedido en espera)
1. Abra la ventana Entrada transaccin de ventas.(Transacciones
>> Ventas >> Entrada transaccin de ventas)
2. Seleccione Pedido en Espera y especifique o seleccione el ID
del tipo de pedido que desee especificar.
3. Nmero de documento.
De acuerdo al tipo de documento, se lista los Id de tipos
deventas. En este acaso todos los de tipo pedido en espera
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4. Especifique la fecha del documento. La fecha que especifique
se utilizar para actualizar los registros de ventas. Para entrar
una fechade envo solicitada, seleccione el botn de expansin
Fecha.
5. Especifique o seleccione el ID localizacin desde el que se
vendern los artculos en el pedido (Bodega). El ID de sitio se
utiliza paraasignar los artculos del inventario y puede utilizarse
para calcular impuestos.
6. Especifique o seleccione un ID lote (Generalmente un lote es
asignado a cada usuario que tiene acceso para ingresar documentos
de venta.) Lospedidos deben guardarse en un lote donde permanecern
hasta que se anulen, eliminen o transfieran a otro documento.
Especifique un nmerode documento o aceptela
entradapredeterminada.
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7. Especifique o seleccione un ID cliente y entre el nmero de
orden de compra si el cliente le ha provisto de uno. El nmero de
orden de compra seimprimir en el pedido
En esta ventana se debe ingresar la Zona de entrega que se
utiliza para la generacin de rutas de entrega y para impresiones de
notas adicionales enel documento
8. Escriba o seleccione un ID de moneda. Si el registro del
cliente tiene un ID de moneda asignado al mismo, el ID de moneda
del cliente aparecer comola entrada predefinida.
9. Especifique o seleccione nmeros de artculo, unidades de
medida y cantidades de artculo para el pedido. Para ver lneas
adicionales de informacinpara cada artculo, seleccione el botn
Ocultar o Mostrar al lado de los precios totales.
En el caso de pedidos en elcampo orden de compra seguardara el
nmero de garantaque se le entregue al cliente en laventa de
muebles.
Ocultar o Mostrar el detalle de lneade Artculo
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Cumplimiento de Polticas de Venta (Descuentos de Artculos,
generacin y Aplicacin de Bonos)Descuento en Ventas
Ingreso de Descuento por lnea de articulo
Ingreso de Descuento por bono CashEl bono o cash Colineal es un
billete de descuento que se entrega al cliente por su compra cuando
cumpleciertas condiciones segn poltica de ventas:
Para aplicar un bono Colineal en un documento de venta debemos
tener el bono a aplicar en la mano, ya queantes de guardar el
documento el bono debe estar aplicado caso contrario si guarda o
imprime el documentosin aplicar el bono, el sistema validara si
cumple con la poltica de ventas y generara otro bono Colineal,
luegode esto el sistema no le permitir aplicar el bono a un
documento que tiene un bono generado.Para aplicar un bono debemos
pulsar el botn (Cash Colineal) que est situado alado de los totales
deldocumento como se muestra en la grfica inferior.
Al pulsar el botn Cash Colineal aparecer una ventana en donde
consta el listado de bonos Colineal que seencuentran generados en
el sistema y nos permite buscar el bono a aplicar digitando el
apellido o nmero deidentificacin del cliente.
Abre la ventanade Descuento delartculo
Dependiendo de la poltica s e cargarael % de descuento
correspondientepara el articulo seleccionado, casocontrario le
permitir ingresar el dscto.Correspondiente
Aplicar Cash Colineal
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Para aplicar el bono debemos seleccionarlo dando clic en el
campo Pago del listado y lo sealamos con unvisto al seleccionarlo
se nos muestra una ventana en donde debemos digitar la clave
impresa en el bono,pulsamos aceptar y se cargara el valor del bono
al documento.
Una vez aplicado el bono el valor de descuento se mostrara en el
campo Dto.comercial del documento deventa como en la siguiente
grafica
(Anexo1) Detalle de Bono Cash
Validado el bono semostrara seleccionado.
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- Facturacin de Anticipos y Registro de Cobros a Clientes
(MCP).
Facturacin de Anticipos
Por el valor del pago parcial o total de la venta, se genera una
factura por valor, en la cual se har uso de un tem detipo servicio,
en donde la descripcin indicara que se pag por el pedido.
ITEM: 00ANTICIPOVENTADESCRIPCION: Anticipo de pago de pedido
PDBL00004848
Este articulo generara los impuestos correspondientes pero no
altera los inventarios.
Registro de Cobros a Clientes:
Para registrar un cobro de clientes nos vamos al men
transacciones >> tesorera >> Recibos
Se abre la ventana de Entrada de Recibos: en donde se debe
elegir el tipo/secuencia de ingresocorrespondiente a la tienda en
donde se haga el cobro:
Datos generalescabecera
tem Anticipo
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En el campo id. De Cliente digitamos el nmero de identificacin
del cliente o lo podemos buscar desde la lupaubicada a la do del
campo. Al validar el valor ingresado se cargara el nombre del
cliente.
Pulsamos la tecla TAB y nos ubicamos en referencia en donde
aparecer la pantalla de listado de pedidos pendientes del
clienteingresado, se debe elegir el pedido o documento que se est
cancelando como mximo 2 documentos por cuestiones de longitud
decampo.
Despus de seleccionar los documentos pulsamos el botn
aceptar
Luego pulsamos el botn Medio de Cobro para ingresar la
informacin detallada del cobro del cliente:
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En la ventana Entrada de medios de cobro debemos ingresar la
informacin relacionada con el detalle del cobro :
Id de Medio de cobro: con cheque a la Vista, cheque postfechado,
tarjeta de Credito y efectivoId. De Cuenca bancaria: aqu escogemos
la caja a la que afecta el cobro .Monto del Pago: digitamos el
valor de ese cobroNum. De Documento: digitamos el nmero del
cheque.N de cuenta del titular: aqu es el nmero de la cuenta
bancaria a la cual pertenece el cheque.
El buscar los medios de cobro se listaran todos los que se
encuentren activos dentro de la empresa para cadatipo de cobro.
Al seleccionar el tipo de cobro se activaran los campos
necesarios: en el ejemplo se eligi uno de tipo tarjeta decrdito,
por lo tanto en el campo Num. De Documento: digitamos el nmero de
la tarjeta de crdito que nosentregue el cliente, y N de cuenta del
titular: aqu es el nmero de la cuenta bancaria o cualquier
datoadicional.
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Ingresamos tambin las fechas validas de la tarjeta como fecha de
emisin y vencimiento.Digitamos en el campo Monto del Pago: el valor
del cobro que se hara a esa tarjeta.
Los campos Id. Impuesto firmante y comentario no son
obligatorios los puede utilizar para almacenarinformacin que se
crea conveniente.Verificamos que la informacin sea la correcta y
pulsamos el botn insertar >> ubicado en la parte
inferiorizquierda y la informacin se agregara al listado del
detalle como se muestra a continuacin
Registro de efectivo, o cheque: si en el medio de cobro elegimos
un medio de efectivo, cheque a la vista oposfechado, se activar el
campo Id. De Cuenca bancaria: en donde escogemos la caja a la que
afecta el cobro,en este lisrtaod se mostraran todas las
chequeras/cuentas activas .
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Se seleccin la cuenta correspondiente y se ingresan los dems
campos solicitados. Verificamos los datos ypulsamos
Insertar>> para que se agregue al detalle
Una vez ingresada toda la informacin necesaria podemos ver que
en la parte superior de la ventana nosmuestra el valor total del
cobro. Campo: Monto en moneda Funcional, as como tambin el tipo en
ingreso decaja y numero de documento que seleccionamos al inicio.
Pulsamos el botn aceptar y nos regresamos laventana de inicio donde
podemos contabilizar le cobro registrado.
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Notas de Crdito por AnticiposEl Dpto. de Logstica cuando FACTURE
el pedido a ser entregado (PREVIA AUTORIZACION) deber tambin hacer
laemisin de una NOTA DE CREDITO que afecte a la(s) facturas por
valor emitidas, de esta manera la facturacin del pedidoregulariza
el inventario y la nota de crdito regulariza las facturas por
valor
Esta nota de crdito debe originarse de la factura por valor
emitida ..
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Anexo 1:
Generacin Bono Cash:Al momento de guardar o imprimir el
documento de venta el sistema validara la generacin del bono
Colineal y si estdentro de la poltica activa mostrara la siguiente
ventana
Desde esta ventana podemos imprimir el bono pulsando el botn con
el grafico de la impresora o guardarlo paraimprimirlo ms tarde
desde el botn (guardar / salir)
Si seleccionamos imprimir se mostrara un documento con el
detalle del bono generado, donde lo podemos imprimir yentregar al
cliente.
Consultar un cash
Imprimir el bono
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Para buscar un bono Colineal o saber si el cliente tiene otros
bonos generados o el estado de estos (anulados,
aplicados,caducados) nos vamos a la consulta de documentos de
ventas y pulsamos el botn (Cash_colineal)
En esta ventana se mostrara el listado de los bonos generados en
el sistema y la informacin de los mismo , los podemos buscarpor
nmero de bono, nombre del beneficiario y numero de documento de
venta que lo origino..Cuando hayamos encontrado el bono que
queremos, damos clic sobre el nmero y se activara la ventana DATOS
GENERALES.
Desde la ventana de DATOS GENERALES podemos ver toda la
informacin del bono como su estado, documento que logenero y si
esta aplicado la informacin del documento en donde se lo
aplico.Desde esta ventano lo podemos imprimir , y los usuarios
administrador podrn modificar el estado de impresin, fechasde
caducidad o eliminar el documento..