CALENTAMIENTO GLOBAL

“Evaluación del Desempeño”

Retroalimentación y Mejora Continua

http://www.youtube.com/watch?v=lW1rVLCvLZs&feature=related

OBJETIVO DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO

Objetivo: Proporcionar retroalimentación sobre el desempeño profesional

respecto a los requerimientos del puesto y a las expectativas del jefe y la

organización.

DEFINICION DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO

Es un proceso de comunicación y mejora continua que proporciona

retroalimentación sobre el desempeño de un colaborador considerando los

requerimientos del puesto ( funciones, objetivos, estándares,

responsabilidades ), las expectativas del jefe inmediato ( actitudes, cambios,

desempeño, eficiencia, colaboración, etc. ) y de la organización ( que

contribuyen a la misión, visión, valores, política de calidad, objetivos de

calidad, etc. ).

IMPORTANCIA DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO

Debido al alto nivel de competencia, el tener un proceso de Evaluación de

Desempeño es vital para tener mejores índices de Calidad y Productividad

generales. “ Lo que no se mide no se puede mejorar “.

Proporciona a los involucrados

una nueva y mejor perspectiva

de su trabajo, volviéndolos más

maduros hacia el mismo y

preparándolos para diferentes

herramientas que requieren de

elevados niveles de madurez

en el personal. Instalación de

nuevos sistemas de calidad,

procesos de evaluación 3600,

reingeniería de procesos, etc.

SEPA

QUE COMO CON QUIEN

RESULTADOS

TENGA CON QUE

QUIERA

INSTITUCION

JEFE

PUESTO

AMBIENTE

REMUNERACION

TECNOLOGIA INFORMACION

CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS

CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS

( explicación ).

A ) que SEPA QUE va a hacer y PARA QUE.

1. Que va a hacer: descripción de puesto, objetivos de trabajo, etc.

2. Como lo va a hacer: procedimientos, políticas, instrucciones, formatos, etc.

3. Con quien lo va a hacer: miembros del equipo de trabajo, relaciones

internas y externas comunes y razones de las mismas, departamentos de

apoyo en la empresa, etc.

CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS

( explicación ).

B ) QUE QUIERA hacer las cosas.

1. Que se identifique con la empresa: que la conozca; su historia, dueños,

directivos, productos y servicios, mercado, visión, misión, valores, etc.

2. Que sienta apoyo y confianza de parte de su jefe inmediato: que haya

buena comunicación, que de apoyo y asesoría, que desarrolle, etc.

3. Que le guste su puesto: que desempeñe funciones que vayan de acuerdo

con sus expectativas, que se le de confianza, que haya oportunidad de

capacitarse y desarrollarse.

4. Que el ambiente sea favorable: que no exista mucho antagonismo, ni

politiquería, que exista respeto.

5. Que la remuneración sea justa: que se gane realmente por lo que se hace,

que se premie el esfuerzo y se castigue la falta de profesionalismo, que haya

congruencia entre los sueldos y puestos/funciones.

CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS

( explicación ).

C ) que tenga CON QUE hacer las

cosas.

1. Que se le proporcione la

tecnología para poder hacer su

trabajo: que cuente con el equipo

y herramientas de trabajo

necesarias, no quiere decir que se

le den los mas caros o novedosos,

sino los que se ocupan realmente.

2. Que se le proporcione la

información para tomar

decisiones: que existan los

sistemas de información

adecuados para poder trabajar y

tomar decisiones efectivas tanto

en forma como en tiempo.

La evaluación del desempeño permite fundamentar acciones de mejora,

basada en las Competencias Organizacionales Estratégicas y las del Puesto

de Trabajo, motivando con ello una serie de cambios en todos los

involucrados, evaluados y evaluadores, fomentando una sinergia muy

especial por la consecución de mejores resultados.

LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO COMO

ELEMENTO GENERADOR DE CAMBIOS

La evaluación del desempeño es

una es una decisión que tiene que

ser auspiciada por la Alta Gerencia

para que sea efectiva.

Una evaluación del desempeño, proporciona retroalimentación sobre la capacidad de los Gerentes para involucrar y desarrollar a su gente.

Es decir, cuando una persona obtiene de forma constante calificaciones deficientes, puede ser también falta de liderazgo, asesoría, soporte, capacitación, comunicación, etc. por parte del jefe inmediato.

LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO COMO

DESAROLLADOR DE EFECTIVIDAD GERENCIAL

CONDICIONES NECESARIAS PARA LOGRAR ÉXITO

EN UNA EVALUACION DEL DESEMPEÑO

1.- Total y absoluto apoyo de la alta dirección.

2.- Comprensión absoluta del proceso / objetivos, por parte de las gerencias.

3.- Compromiso total por hacer cambios derivados de los resultados.

4.- Definir y aceptar un RESPONSABLE de coordinar el proceso.

5.- Difusión oportuna y clara a todos los involucrados.

6.- Programa definido de seguimiento.

ETAPAS PRINCIPALES DEL PROCESO DE

EVALUACION DEL DESEMPEÑO.

Proceso básico de una sistema de

evaluación del desempeño:

Acuerdos iniciales y planeación (definición

de alcance y objetivos ).

Diseño o selección de instrumentos para

la evaluación.

Comunicación del proyecto.

Aplicación de evaluaciones.

Retroalimentación.

Compromisos de mejora y seguimiento

personales.

Seguimiento a las acciones de mejora.

FACTORES O ASPECTOS QUE SE MIDEN EN UNA

EVALUACION DEL DESEMPEÑO.

En las evaluaciones de este tipo, se busca obtener información de todos los aspectos que conforman el ambiente laboral para la realización del trabajo, entre los topicos más comunes estan:

Conocimiento del puesto.

Calidad del trabajo.

Productividad.

Confiabilidad.

Adaptabilidad.

Estabilidad.

Salud / Apariencia.

Iniciativa / Seguridad.

Cuidado del equipo.

Actitud hacia terceros.

Actitud hacia supervisión.

Orden y limpieza.

Asistencia.

Puntualidad.

Métodos y procedimientos.

Trabajo en equipo.

Manejo de información.

CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS

Normalmente en los procesos de Evaluación del Desempeño se

consideran 2 condiciones del trabajo, la eficiencia ( forma de trabajar

y apegarse a las normas y procedimientos establecidos ) y

efectividad ( cumplimiento de objetivos.

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA INICIAR CON UNA

EVALUACION DEL DESEMPEÑO

1.- Determinar el tipo de evaluación.

2.- Definir el alcance de la aplicación ( a

todos, a un área, a un nivel, etc. ).

3.- Definir periodicidad ( cada cuando se

debe de hacer ).

4.- Sensibilizar con anticipación a los

involucrados sobre los objetivos y

beneficios.

5.- Mostrar el plan de seguimiento que

habrá, con compromisos de ambas

partes.

6.- Procurar ofrecer un ambiente tranquilo

y agradable para la realización de cada

evaluación.

IMPORTANCIA DEL SEGUIMIENTO Y

LA MEJORA CONTINUA

El proceso de Evaluación del Desempeño, es normalmente conducido por el

área de Recursos Humanos. Sin embargo, las etapas de seguimiento y

mejora continua a partir de los resultados obtenidos, es una

RESPONSABILIDAD DE TODA LA ORGANIZACION, encabezada por la alta

dirección y absolutamente TODAS las GERENCIAS y DIRECCIONES.

EJEMPLO DE FORMATO DE SEGUIMIENTO

Y COMPROMISOS

Nombre / Evaluado Fecha:

Nombre: Agustin Monroy Acosta 15 de septiembre de 2002

Puesto: Gerente de ventas.

Departamento Fecha próxima seguimiento:

Comercialización y Marketing. 15 de diciembre de 2002

Resultado global de la evaluación Resultado objetivo y tiempo estimado.

Puntuación obtenida: 80 puntos. Objetivo: 85 puntos

Tiempo estimado: 6 meses.

Asistentes / Involucrados / Responsables

Evaluado y evaluador.

Factor Actual Meta Expectativa Jefe Inmediato Compromisos

Conocimiento 4 5 Que es para el jefe un BUEN o EXCELENTE conocimiento Que acciones tomará el evaluado para lograr esa calificación meta y las

del trabajo del trabajo. Que se debe hacer, tener, lograr. expectativas del jefe inmediato.

Calidad del 4 5

trabajo

Productividad 4 5

Confiabilidad. 4 5

Adaptabilidad. 4 5

Estabilidad 4 5

Salud / Apariencia 4 5

Iniciativa y 4 5

seguridad.

RECIBIDO POR: Fecha Nombre Firma

Evaluador / Jefe

Evaluado

Rec. Humanos

Principales causas del desempeño NO efectivo.

Políticas y prácticas de la empresa

Persona equivocada para el puesto.

Entrenamiento insuficiente.

Tolerancia en el cumplimiento y estándares.

Dirección demasiado estricta.

Falta de atención a las necesidades del ocupante.

Mal clima organizacional.

Confusiones de y en la comunicación. Aspectos del puesto / funciones

Requisitos del puesto poco claro o inexistente.

Aburrimiento o monotonía en el puesto.

Falta de oportunidad de crecimiento.

Conflictos entre dirección y empleados.

Problemas con compañeros.

Condiciones de trabajo inseguras.

Falta de equipo y/o materiales.

Demasiada carga de trabajo.

Incapacidad para llevar a cabo el trabajo.

Falta de competencia.

Principales causas del desempeño NO efectivo.

Problemas personales

Problemas conyugales.

Preocupaciones financieras.

Desordenes emocionales / psicológicos.

Limitaciones físicas.

Poca ética profesional.

Problemas de salud.

Falta de esfuerzo.

Falta de madurez para el trabajo.

Factores externos.

Bajas en la industria o demasiada competencia.

Limitaciones legales.

Conflicto entre lineamientos éticos y exigencias del trabajo.

Conflictos entre la dirección y el sindicato.

Tomado de Administración de los Recursos Humanos, de Sherman Jr. Y Bohlander. Edit. Iberoamericana. Año 2000

LA RETROALIMENTACION EFECTIVA.

En la etapa de Retroalimentación se deben analizar objetivamente los errores, las oportunidades, las necesidades que existan y sobre todo, la mejor forma de mejorar. Una retroalimentación deficiente afecta la confianza y puede crear resentimientos y desmotivar.

Para que sea efectiva tiene que ser en forma continua.

RECOMENDACIONES PARA UNA

RETROALIMENTACION EFECTIVA.

Para las personas que recibiran retroalimentación (los evaluados), estas son algunas

recomendaciones:

1.- Escuchar lo que se te dice atentamente, si algo no queda claro pedir que se te

repita o explique.

2.- Entender lo que se te dice, no prejuzgar, ni estar a la defensiva. Si no lo entiendes

pide explicación nuevamente o ejemplos.

3.- No atacar al evaluador.

4.- Ante las diferencias hacer propuestas, ofrecer soluciones.

5.- Pedir a tu evaluador que expectativas tiene (muy especificas) para demostrar en

una siguiente evaluación las mejoras correspondientes.

6.- Si en algún aspecto no depende de ti el dar un resultado, explicarlo claramente.

Ejm. Políticas establecidas, labor de equipo, proveedores, etc.

7.- Definir compromisos tuyos y pedir a tu evaluador los de él en cuanto a sus

expectativas ( que quede todo muy claro ).

8.- Darse la oportunidad de conocerse mejor y encontrar puntos de acuerdo por la

mejora continua.

9.- Agradecer los comentarios y el tiempo.

RECOMENDACIONES PARA UNA

RETROALIMENTACION EFECTIVA.

Para las personas que darán

retroalimentación (los evaluadores), éstas

son algunas recomendaciones:

1.- Describir NO EVALUAR. Si no evalúas, la

otra persona no necesita defenderse de ti.

Ejm. Es diferente decir “siempre haces las

cosas mal”, a decir “ en esta operación de

armado, no revisaste adecuadamente tu

check list y fallaste en el 3er y 4to.paso”.

2.- Especificar, no ser general. Hablar de

hechos concretos. Ejm. “es que eres muy

impuntual”, no es lo mismo que “este mes el

día 12 llegaste 10 min tarde, y el martes 19

20 min. después de la hora, me parece

extraño y te hace ver como impuntual”.

3.- Usar palabras claras y entendibles.

RECOMENDACIONES PARA UNA

RETROALIMENTACION EFECTIVA.

Recomendaciones para los evaluadores:

4.- Verificar que el receptor haya recibido el

mensaje correctamente, pidiéndole que lo

repita ( muy necesario ) o de su opinión al

respecto.

Ejem.

Toño, tu desarrollo de procedimientos es

muy bueno, sin embargo me parece que

haciendo un esfuerzo mayor por actualizarte

en ISO 9000 (2000), tendrás mucho mejores

resultados. Para ello, cuentas con todo mi

apoyo, busca opciones esta semana y

definimos lo más adecuado.

¿Qué opinas?

RECOMENDACIONES PARA UNA

RETROALIMENTACION EFECTIVA.

5.- Verificar con otros miembros del grupo nuestra percepción. No está de más pedir otras opiniones sobre el evaluado.

6.- Tomar en cuenta los 3 aspectos del dar resultados: sabe hacerlo, quiere hacerlo, tiene con que hacerlo.

7.- Promover en todo momento su mejora, sus fuerzas, no solo juzgar. La función principal de ustedes es la de DESARROLLAR a su gente, no de frustrarla, ni desmotivarla. Den ejemplos continuamente, aclaren, impulsen.

8.- Definir tus expectativas ( para mi lograr una calificación excelente representa estos esfuerzos específicos, alcanzar estos objetivos, hacer estos cambios, etc.).

9.- Escuchar y ENTENDER muy claramente a tu evaluado, manejar la empatia y la inteligencia emocional.

NIVELES DE LA RETROALIMENTACION

( UN EJEMPLO ).

1.- Eres un inútil !.- Critica personalizada que acaba con la autoestima y la confianza, en decremento del desempeño futuro y la comunicación.

2.- Este reporte no sirve !.- Este comentario de criterio esta dirigido al reporte, no a la persona. También daña la autoestima y el desempeño, y lo que es peor, no provee información acerca de cómo se puede corregir o mejorar.

3.- El contenido de tu reporte fue claro y conciso, pero el flujo y la presentación fue enviado a las personas menos indicadas. – Este comentario desde luego, evita la critica y provee alguna información, pero no genera responsabilidad ni aclara varios aspectos.

4.- Como te sientes con tu reporte ? Consideras que le servirá a quien se lo proporcionaste ?

Ahora el ejecutor tiene la responsabilidad de dar su comentario, pero puede emitir una respuesta vaga o no esperada.

NIVELES DE LA RETROALIMENTACION

UN EJEMPLO.

5.- Qué es lo más esencial en tu reporte ? A quién crees que este dirigido ?

Qué aspectos consideras que necesitan ser enfatizados ? Con qué

periodicidad se debe elaborar y analizar ?. – El ejecutor ahora no solo puede

emitir comentarios centrados, sino que racionaliza, aprende indirectamente

y está siendo asesorado para lograr su desarrollo profesional y personal.

QUE MEJOR NO CREES !