Business Process Design - Time Management V1.3

Business Process Design

RIM SAP Project

SAP ERP Implementation

PT. Royal Indo Mandiri

PT. Grand Utama Mandiri

PT. Tintin Boyok Sawit Makmur

PT. Tintin Boyok Sawit Makmur Dua

Module:

Time Management

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Business Process Design ini adalah dokumen RAHASIA antara PT Royal Indo Mandiri dengan PT Hermis Consulting.

Materi di dalam dokumen ini tidak diperkenankan untuk dibuka sebagian ataupun keseluruhan

kepada pihak lain tanpa persetujuan tertulis dari PT Royal Indo Mandiri.

3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 1

KENDALI DOKUMEN

Nomor revisi Pembaharuan oleh Tanggal Keterangan

1.0 Sudyarti 11 Februari 2015 Initial Document

2.0 Sudyarti 16 Maret 2015 Aturan pengganti piket libur

Penambahan informasi di tipe absence mangkir

3.0 Sudyarti 27 Maret 2015 Menambahkan kondisi untuk interface aplikasi leave


PERSETUJUAN

Dokumen ini menandai diterimanya Proses Bisnis Desain untuk Time Management modul.

Business Process Owner:

BPO

W. Sinaga

Tanggal Tanda Tangan

BPO

Jefry Susanto


Hermis Consultant

Sudyarti


Project Management:

RIM Project Manager

Doni Permana


Hermis Project Manager

Pantyo Ardi


Catatan:

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


Board of Steering Committee:

President Director

Bhaskaran


Finance Director

Sylviarini Arifin


Director

Patrick Suwarsa


Director

Agus Susanto



1. GENERAL OVERVIEW 6

2. ENTERPRISE STRUCTURE 7

2.1. COST CENTER 7 2.2. PERSONNEL AREA 7 2.3. PERSONNEL SUBAREA 8 2.4. EMPLOYEE GROUP 9 2.5. EMPLOYEE SU7BGROUP 9

3. MASTER DATA 12

3.1. PLANNED WORKING TIME (IT0007) 12 3.1.1 Break Schedule 12 3.1.2 Daily Work Schedule 12 3.1.3 Period Work Schedule 13 3.1.4 Work Schedule Rule 13

3.2. TIME RECORDING INFO (IT0050) 15 3.3. ABSENCES (IT2001) 16 3.4. ATTENDANCES (IT2002) 18 3.5. SUBSTITUTIONS (IT2003) 19 3.6. ABSENCE QUOTA (IT2006) 21 3.7. OVERTIME (IT2007) 23 3.8. REMUNERATION INFO (IT2010) 24 3.9. TIME EVENT (IT2011) 25

4. BUSINESS PROCESS 27

4.1. ABSENCE QUOTA 27 4.1.1 Conceptual Design 27 4.1.2 Process Flow 27 4.1.3 Mapping to SAP Functionalities 27 4.1.4 Procedure 28 4.1.5 Changes & Impact 28 4.1.6 Gaps dan Issue 28

4.2. ABSENCE 29 4.2.1 Conceptual Design 29 4.2.2 Process Flow 31 4.2.3 Mapping to SAP Functionalities 31 4.2.4 Procedure 31 4.2.5 Changes & Impact 32 4.2.6 Gaps dan Issue 32

4.3. TIME EVENT RECORDING 33 4.3.1 Conceptual Design 33 4.3.2 Process Flow 33 4.3.3 Mapping to SAP Functionalities 34 4.3.4 Procedure 34 4.3.5 Changes & Impact 34 4.3.6 Gaps dan Issue 35

4.4. SUBSTITUTION 35 4.4.1 Conceptual Design 35 4.4.2 Process Flow 36 4.4.3 Mapping to SAP Functionalities 36 4.4.4 Procedure 36 4.4.5 Changes & Impact 36 4.4.6 Gaps dan Issue 37

4.5. ATTENDANCE 37 4.5.1 Conceptual Design 37 4.5.2 Process Flow 37 4.5.3 Mapping to SAP Functionalities 37 4.5.4 Procedure 38


4.5.5 Changes & Impact 38 4.5.6 Gaps dan Issue 38

4.6. OVERTIME 39 4.6.1 Conceptual Design 39 4.6.2 Process Flow 39 4.6.3 Mapping to SAP Functionalities 40 4.6.4 Procedure 40 4.6.5 Changes & Impact 40 4.6.6 Gaps dan Issue 41

4.7. TIME EVALUATION 41 4.7.1 Conceptual Design 41 4.7.2 Process Flow 42 4.7.3 Mapping to SAP Functionalities 42 4.7.4 Procedure 42 4.7.5 Changes & Impact 43 4.7.6 Gaps dan Issue 43

5. RICEF 44

5.1. REPORTS. 44 5.2. INTERFACE. 44 5.3. CONVERSION. 44 5.4. ENHANCEMENT. 44 5.5. FORMS. 44


1. GENERAL OVERVIEW

Time Management membantu Time Administration PT. Royal Indo Mandiri untuk menjalankan proses

Human Resources yang melibatkan perencanaan, penyimpanan, dan pengevaluasian dari waktu

bekerja dan waktu ketidakhadiran karyawan.

Time Management meliputi:

1. Administrasi seperti ketika izin, cuti dan sakit

2. Perencanaan waktu kerja

3. Evaluasi dari kehadiran dan ketidakhadiran untuk pengelolaan waktu

Time Management data akan mengolah informasi mengenai pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan

dan aktifitas mereka ketika bekerja. Time data (Actual & Planned) milik karyawan akan dievaluasi di

Time Evaluation.

Fungsi dan proses di dalam Time Management akan mencakup skenario bisnis sebagai berikut:

1. Time Administration (pencatatan data karyawan seperti kehadiran, ijin, cuti, dan lain-lain)

2. Time Evaluation Processing (evaluasi antara jadwal kerja dengan pencatatan data karyawan)


2. ENTERPRISE STRUCTURE

Company code merupakan unit organisasi terkecil dari akuntansi eksternal, di mana akuntansi

keuangan yang lengkap dan terisolasi dapat diciptakan. Dalam hal ini, yang dimaksud company code

adalah kode dari perusahaan sebagai entitas legal yang diakui secara hukum. Company code

digunakan dalam pembuatan laporan untuk standard laporan keuangan, untuk contoh neraca, dan

perhitungan laba rugi, yang terkandung dalam kode unit organisasi dalam perusahaan. Didalam

customizing, company code direpresentasikan oleh empat character kode alpa-numeric. Detail dari

company code didefinisikan dan dibuat di dalam modul Finance and Controlling.

Didalam modul Personnel Administration, company code memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut:

Company code digunakan untuk menghasilkan nilai-nilai awal (default value) untuk data entry

seperti gaji karyawan.

Company code merupakan kriteria seleksi untuk pelaporan.

Company code merupakan unit memeriksa otorisasi.

Company code yang didefinisikan adalah:

Company Description

RIMI Royal Indo Mandiri

GUMI Grand Utama Mandiri

TBSI Tintin Boyok Sawit Makmur

TBSD Tintin Boyok Sawit Makmur Dua

2.1. Cost Center

Cost Center adalah unit organisasi untuk mengendalikan expense / biaya yang dikeluarkan unit

terkecil di Controlling Area. Cost Center ini juga bisa menampung Revenue karena di Cost Center

akan diassign Profit Center, dan Company Code. Desain Cost Center adalah berdasarkan Direktorat,

Divisi dan area fungsional / departemen.

Dalam struktur organisasi, pada umumnya cost center akan dipasangkan atau dihubungkan dengan

setiap organisasi unit yang ada dalam struktur organisasi perusahaan. Dengan sifat turunan yang ada

dalam struktur organisasi, maka setiap orang yang memiliki posisi yang berada dalam suatu

organisasi unit akan memilki cost center yang dimiliki atau telah dipasangkan dengan organisasi unit

tempat karyawan berada.

2.2. Personnel Area

Personnel Area merupakan bagian dari perusahaan. Satu perusahaan dapat memiliki satu atau lebih

Personnel Area. Dalam sudut pandang administrasi kepegawaian, Personnel Area merupakan

pembagian karyawan dalam area-area tertentu yang tergabung dalam satu perusahaan. Sedangkan


dari sudut pandang organisasi atau bisnis usaha, Personnel Area dapat merepresentasikan

pembagian bisnis usaha dalam satu perusahaan.

Personnel Area memiliki fungsi-fungsi berikut:

Personnel Area digunakan untuk menghasilkan nilai-nilai default untuk entry data, sebagai contoh

penggajian karyawan.

Personnel Area untuk seleksi pelaporan.

Personnel Area merupakan unit check otorisasi.

Personnel Area yang didefinisikan sebagai pembagian berdasarkan area kerja perusahaan. Berikut ini

adalah detail dari personnel area yang ada:

Company Code Deskripsi Personnel Area Deskripsi

RIMI Royal Indo Mandiri 1000 Royal Indo Mandiri

GUMI Grand Utama Mandiri 2000 Grand Utama Mandiri

TBSI Tintin Boyok Sawit Makmur 3000 Tintin Boyok Sawit Makmur

TBSD Tintin Boyok Sawit Makmur Dua 4000 Tintin Boyok Sawit Makmur Dua

2.3. Personnel Subarea

Personnel subarea adalah bagian dari personnel area. Pengendalian organisasi pada enterprise

structure terletak pada personnel subarea. Di dalam customizing, personnel subarea

direpresentasikan dengan empat karakter alpha-numeric.

Personnel subarea memiliki fungsi-fungsi di dalam organisasi sebagai berikut:

1. Mengatur user interface dalam memasukan data country-specific dan pengaturan/pengolahan

wage type dan group pay scale didalam penggajian.

2. Menentukan area pelaporan terkait jamsostek dan pajak.

3. Penentuan kelompok untuk Time Management. Hal ini memungkinkan anda untuk mengatur

jadwal kerja, jenis substitusi, dan absensi berdasarkan suatu Personnel Subarea tertentu.

4. Personnel Subarea dapat menjadi kriteria seleksi untuk proses atau pelaporan.

5. Personnel Subarea digunakan untuk menghasilkan nilai awal pay scale area dan pay scale type

pada pengupahan dasar karyawan.

6. Menentukan kalender hari libur.

7. Mendefinisikan jenis upah Personnel Subarea khusus per daerah

Personnel Subarea yang didefinisikan adalah area yang lebih kecil dan merupakan bagian dari area

kerja. Pembagian Personnel Subarea adalah sebagai berikut:

Personnel

Area Deskripsi

Personnel

Subarea Deskripsi

1000 Royal Indo Mandiri 1001 HO


2000 Grand Utama Mandiri 2001 HO

2002 Sekadau

3000 Tintin Boyok Sawit Makmur 3001 HO

3002 Sekadau

4000 Tintin Boyok Sawit Makmur Dua 4001 HO

4002 Sanggau

2.4. Employee Group

Employee group merupakan suatu bagian utama dari data kepegawaian. Employee group

didefinisikan sebagai penempatan sekelompok karyawan pada suatu perusahaan. Komponen

employee group membuat perbedaan yang signifikan antara karyawan aktif, karyawan eksternal, dan

sebagainya. Di dalam SAP, employee group direpresentasikan dengan satu digit alpha-numerik.

Employee group memiliki fungsi-fungsi di dalam organisasi berikut ini:

1. Employee group memungkinkan kita untuk menghasilkan nilai data entri awal, misalnya untuk

area penggajian atau dalam penentuan nilai gaji pokok karyawan.

2. Employee group menjadi kriteria seleksi untuk proses dan pelaporan.

3. Employee group merupakan kelompok unit pemeriksaan otorisasi.

Employee group yang didefinisikan adalah:

Employee Group Deskripsi

1 Active

2 Inactive

3 Expatriate

5 Terminated

2.5. Employee Subgroup

Employee Subgroup menggambarkan bagian-bagian employee group yang lebih kecil. Pembagian

tersebut dapat dilakukan karena adanya kebutuhan yang berbeda di setiap kelompok kecil karyawan

di dalam perusahaan misalnya digunakan untuk membedakan jadwal kerja di setiap kelompok

karyawan.

Employee Subgroup memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut:

1. Employee Subgroup dapat digunakan untuk pengelompokkan karyawan berdasarkan jenis

remunerasi.

2. Employee Subgroup dapat digunakan untuk menentukan jadwal kerja yang dijinkan untuk sub

kelompok karyawan.

3. Employee Subgroup dapat digunakan untuk menentukan nilai entri data awal, misalnya untuk

payroll area atau membayar gaji pokok seorang karyawan.

4. Employee Subgroup sebagai kriteria seleksi untuk proses dan pelaporan.


5. Employee Subgroup merupakan unit memeriksa otorisasi.

Employee subgroup yang didefinisikan adalah:

Employee Group Deskripsi Employee Subgroup Deskripsi

1 Active 02 Non-Staff

03 Staff

04 Senior Staff

05 Supervisor

06 Asisten Manager

07 Manager

08 General Manager

09 Direksi

2 Inactive 02 Non-Staff

03 Staff

04 Senior Staff

05 Supervisor

06 Asisten Manager

07 Manager

08 General Manager

09 Direksi

3 Expatriate 02 Non-Staff

03 Staff

04 Senior Staff

05 Supervisor

06 Asisten Manager

07 Manager

08 General Manager

09 Direksi

5 Terminated 02 Non-Staff


03 Staff

04 Senior Staff

05 Supervisor

06 Asisten Manager

07 Manager

08 General Manager

09 Direksi


3. MASTER DATA

Master data infotype yang digunakan pada proses Time Management adalah sebagai berikut:

Infotype Description Remarks

0007 Planned Working

Time

Jadwal kerja

0050 Time Recording Info Informasi ID mesin absen

2001 Absences Ketidakhadiran karyawan / absen

2002 Attendances Kehadiran karyawan di tempat lain (Dinas Luar &

Training)

2003 Substitution Pergantian jadwal kerja sementara

2006 Absence Quota Kuota cuti (cuti tahunan dan cuti besar)

2007 Overtime Izin Lembur (SPL)

2010 Remuneration Info Tunjangan yang menggunakan hitungan waktu

2011 Time Event Data kehadiran (clock-in & clock-out) karyawan setiap

bekerja

Berikut ini detail dari masing-masing master data infotype yang digunakan.

3.1. Planned Working Time (IT0007)

Planned Working Time Infotype (0007) mendefinisikan kapan dan di mana seorang karyawan harus

bekerja dan juga menentukan bagaimana data waktu karyawan tersebut diproses.

Dengan menetapkan jadwal kerja di Planned Working Time infotype (0007), informasi rencana jam

kerja karyawan untuk jangka panjang akan terbentuk.

Seluruh karyawan memiliki pola kerja. Pola kerja kemudian akan di-maintain menjadi Work Schedule

Rule yang ditentukan berdasarkan pola kerja karyawan dari hari ke hari dimulai jam masuk, jam

pulang, jam istirahat dan hari tidak bekerja (off).

Di dalam SAP, Work Schedule Rule terbentuk dari beberapa bagian yaitu:

3.1.1 Break Schedule

Break schedule adalah jadwal libur yang berlaku di perusahaan. Break schedule akan

digunakan pada saat membuat jadwal harian atau Daily Work Schedule.

Berikut ini Break Schedule yang ada antara lain:

Break No Start End Prev. Indicator Unpaid Paid

B001 1 12:00 13:00 1

B002 2 11.30 13.00 1,5

3.1.2 Daily Work Schedule

Daily Work Schedule adalah jadwal kerja harian karyawan. Setiap hari karyawan dapat

memliki jadwal kerja yang berbeda-beda. Misalnya karyawan yang masuk Senin sampai

Jumat, memiliki jadwal kerja hari Senin sampai dengan Kamis dan hari Jumat memiliki jadwal

kerja yang berbeda. Dengan demikian, pada jadwal kerja karyawan tersebut memiliki Dua


Daily Work Schedule, yaitu jadwal Senin – Kamis, dan jadwal Jumat. Sementara untuk jadwal

istirahat mengacu pada sub bab 3.1.1 Break Schedule

Berikut ini Daily Work Schedule yang adalah:

DWS Description Working Time Break Time

H521 Head Office (Senin – Kamis) 08:00 – 17:00 12:00 – 13:00

H522 Head Office (Jumat) 08:00 – 17:30 11:30 – 13:00

P521 Head Office Puasa 07:30 – 16:00 12:00 – 13:00

S611 Site Office (Senin – Kamis) 07:00 – 15:00 12:00 – 13:00

S612 Site Office (Jumat) 07:00 – 15:30 11:30 – 13:00

S613 Site Office (Sabtu) 07:00 – 12:00 -

3.1.3 Period Work Schedule

Period Work Schedule adalah kumpulan dari Daily Work Schedule dalam periode tertentu

(pada umumnya perminggu atau kelipatannya). Untuk jadwal normal, satu periode adalah

satu minggu (tujuh hari). Sedangkan untuk jadwal shift, satu periode dapat lebih dari satu

minggu (misalnya dua minggu atau tiga minggu).

Berikut ini adalah list Period Work Schedule yang akan digunakan:

PWS Description Seq 1 2 3 4 5 6 7

H521 Head Office 1 H521 H521 H521 H521 H522 OFF OFF

S611 Site 1 S611 S611 S611 S611 S612 S613 OFF

3.1.4 Work Schedule Rule

Work Schedule Rule adalah jadwal kerja yang akan muncul pada infotype Planned Working

Time. Work Schedule Rule terbentuk dari beberapa bagian yaitu:

Period Work Schedule

Reference Date

Start point in Work Schedule

Holiday Calendar (menggunakan standard Holiday Calendar ID – Indonesia)

Beberapa informasi jumlah jam pada jadwal kerja tersebut:

o Pola kerja 5 – 2

Daily working hours : 8

Weekly working hours : 40

Weekly working days : 5

Monthly working hours : 173 (akan menjadi acuan lembur)

Annual working hours : 2080

o Pola kerja 6 – 1

Daily working hours : 7

Weekly working hours : 40

Weekly working days : 6


Monthly working hours : 173 (akan menjadi acuan lembur)

Annual working hours : 2080

Jadwal kerja ini akan menentukan jadwal masuk atau libur kerja karyawan. Berikut ini WS

Rule yang ada:

WS Rule Description PWS Ref Date Start point in PWS

H521 Head Office H521 01.12.2014 1

S611 Site Office S611 01.12.2014 1

Berikut adalah field area dan field detail dari layar Planned Working Time:

Work Schedule Rule

Field

Name

Description Field

Type

*

User Input Remarks

Work

schedule

rule

Work schedule rule

menentukan jadwal

kerja yang akan

digunakan untuk

mengatur waktu

kerja dan hari kerja

karyawan pada

periode yang berlaku.

M Work Schedule Rule yang akan

digunakan terdapat pada sub bab 3.1.4

Work Schedule Rule

Selection

button

Time

Manage

ment

Status

Field ini untuk

mengindikasikan

apakah karyawan

berpartisipasi dalam

time evaluation atau

tidak

M

Code Time Management Status

0 No Time Evaluation

1 Time Evaluation of actual

times

Contoh : Time management status 0 - No

time Evaluaton digunakan sebagai time

status untuk direksi.

Sedangkan Golongan 2 dan Golongan 8

diset Time Evaluation of actual times

Drop

down list

* M = Mandatory; R = Required; O = Optional

Working Time

Field Name Description Field

Type

*

User Input Remarks


Employment

percent

Field ini menunjukkan

persentase kerja sesuai

dengan jadwal kerja. Jika

kita mengubah nilai pada

field ini, sistem akan

menyesuaikannya secara

otomatis

R Otomatis 100 persen. Default by SAP

Daily

working

hours

Field ini menentukan

berapa jam karyawan

harus kerja per hari.

R Nilai dari field ini ditentukan

dari work schedule rule yang

sesuai.

Default by SAP

Weekly

working

hours

Field ini berisi jumlah jam

kerja karyawan per

minggu.


dari work schedule rule

Default by SAP

Monthly

working

hours

Field ini berisi jumlah jam

kerja bulanan seorang

karyawan.


dari work schedule rule.

Default by SAP

Annual

working

hours

Rata-rata waktu bekerja

tahunan dalam jam. Field

ini berisi jam kerja tahunan

seorang karyawan.



Default by SAP

Weekly

workdays

Field ini menentukan

berapa hari karyawan

biasanya bekerja per

minggu.



Default by SAP


3.2. Time Recording Info (IT0050)

Dalam Infotype Time Recording Info, akan dimasukkan master data dari karyawan-karyawan yang

akan melakukan clock in / clock out dalam mesin absensi dan infotype ini digunakan sebagai

informasi pengontrol dalam Time Evaluation. Infotype ini adalah infotype mandatory jika karyawan

akan di proses dalam Time Evaluation.

Detail Field dalam infotype Time Recording Info :

Time Recording ID

Field

Name

Description Field

Type

*

User Input Remarks

Time ID Identitas karyawan dalam

mesin absensi.

M Jika identitas dalam mesin

absensi sama dengan

Default by SAP

SAPEVENT:DOCU_LINK%5CDS:DE.SCHKN






employee number pada

SAP, maka akan dibuatkan

proses otomatis agar

informasi ini dapat terbentuk

pada saat Hiring.


3.3. Absences (IT2001)

Absence Infotype digunakan untuk menyimpan dan memelihara waktu dimana karyawan

meninggalkan tempat bekerja sesuai ijin yang tertera pada peraturan perusahaan dan mencatat

ketidakhadiran tanpa ijin pada saat tidak melakukan absen pada mesin absen.

Sebelum kita masuk ke layar Absence infotype, kita harus memilih subtype. Subtype yang dipilih

adalah Absence Type yang akan menggambarkan tipe ketidakhadiran dan alasan umum

ketidakhadiran karyawan.

Absence

Type

Description Rule

0001 Cuti Tahunan • Secara SOP boleh hutang cuti selama 3

hari

• Tidak memotong gaji

0002 Cuti Bersama • Memotong kuota cuti tahunan

• Jika tidak memiliki kuota cuti tahunan,

maka akan dianggap hutang cuti

0003 Cuti Haid • Berlaku untuk karyawan wanita

• Maksimal 1 hari

• Tidak memotong kuota cuti tahunan

• Bisa digunakan ketika karyawati

mengalami haid

0004 Cuti Haji • Maksimal 40 hari

• Hanya berlaku untuk ibadah haji

pertama

0005 Cuti Umroh • Jika cuti tahunan masih tersedia, maka

akan memotong cuti tahunan

• Jika cuti tahunan sudah habis, maka

akan dianggap unpaid

0006 Cuti Melahirkan • Berlaku untuk karyawan wanita

• Maksimal 3 bulan


0007 Cuti Keguguran • Berlaku untuk karyawan wanita

• Maksimal 1 bulan



0008 Ijin Darurat (Bencana Alam) • Tidak memotong kuota cuti tahunan

0009 Ijin Sakit • Maksimal 1 hari jika tanpa surat dokter

• Lebih dari 1 hari memerlukan surat

dokter

0010 Ijin Keluarga Meninggal • Maksimal 2 hari

0011 Ijin Karyawan Menikah • Maksimal 3 hari

• Hanya berlaku untuk pernikahan

pertama

0012 Ijin Anak Karyawan Menikah • Maksimal 2 hari

0013 Ijin Istri Karyawan Melahirkan /

Keguguran

• Maksimal 2 hari

0014 Ijin Anak Pembaptisan / Khitanan • Maksimal 2 hari

0015 Ijin Anggota Keluarga 1 Rumah

Meninggal

• Maksimal 1 hari

0016 Ijin Terlambat • Maksimal 4 jam, lebih dari 4 jam akan

dianggap cuti

0017 Ijin Pulang Cepat • Maksimal 4 jam, lebih dari 4 jam akan

dianggap cuti

0018 Pengganti Piket Libur • Cuti didapatkan karyawan 1 hari setelah

pengganti piket libur dilakukan

• Berlaku 30 hari, lewat dari 30 hari maka

akan dianggap hangus

• Contoh: karyawan melakukan cuti pada

tanggal 15 maret 2015, maka cuti akan

muncul dari periode 16 maret 2015 – 15

april 2015

0019 Home Trip • Maksimal 2 hari


• Berlaku untuk karyawan yang lokasi

kerjanya berbeda dengan point of hire

0099 Mangkir • Memotong kuota cuti tahunan

• Maksimal 5 hari, jika lebih dari 5 hari

akan diberhentikan dari perusahaan

(ada SP-I, SP-II, dan SP-Terakhir)

Absence

Field Description Field User Input Remarks


Name Type

*

Absence type

Setiap aktifitas dari Absence diwakili sebuah Absence type, yang menggambarkan tipe ketidakhadiran dengan lebih terinci.

M Sesuai dengan subtype absence

Selection button

Time Perincian waktu mulai, waktu akhir . Field ini dapat dikosongkan, cukup memasukkan tanggal mulai dan tanggal akhir absen pada field From To.

O hh:mm – hh:mm Manual input

Absence hours

Menentukan durasi dari Absence dalam jam

O Dihitung oleh SAP jika field Time diisi.

Default by SAP

Absence days

Jumlah hari yang ditentukan oleh SAP berdasarkan informasi dari jadwal kerja karyawan, dan pada setiap data yang menimpa jadwal kerja.

O Dihitung oleh SAP Default by SAP

Calendar days

Hari kalender dengan jumlah hari antara tanggal mulai dan tanggal akhir pada saat data direcord.

R Dihitung oleh SAP Default by SAP


3.4. Attendances (IT2002)

Infotype Attendance digunakan untuk mencatat aktifitas karyawan di luar kantor yang dihitung sebagai

jam bekerja. Infotype Attendance memiliki beberapa atendence type yang berfungsi untuk mencatat

alasan kehadiran karyawan di tempat lain secara lebih spesifik.

Sebelum kita masuk ke layar infotype Attendance, kita harus memilih subtype. Subtype yang dipilih

adalah Attendance Type yang akan menggambarkan tipe ketidakhadiran di lokasi bekerja yang

dihitung sebagai waktu bekerja dan alasan umum ketidakhadiran tersebut.

Attendance Type Description

0001 Dinas Luar

0002 Training / Seminar

0003 Meeting Diluar Kantor


Attendance

Field

Name

Description Field

Type

*

User Input Remarks

Attendanc

e type

Setiap bentuk dari Attendance mewakili

sebuah Attendance type, yang

menggambarkan tipe ketidakhadiran

dengan lebih terinci.

M Sesuai dengan

subtype

Attendance.

Selection

button

Time Dalam field ini, Kita diminta untuk

memasukkan waktu mulai, waktu akhir.

Field ini dapat dikosongkan, cukup

memasukkan tanggal mulai dan tanggal

akhir absen pada field From To.

O hh:mm – hh:mm Manual

input

Attendanc

e hours

Menentukan durasi dari Attendance dalam

jam

O Dihitung oleh

SAP

Attendanc

e days

Jumlah hari yang ditentukan oleh SAP

berdasarkan informasi dari jadwal

pekerjaan karyawan, dan pada setiap data

yang menimpa jadwal kerja.

O Dihitung oleh

SAP

Calendar

days

Hari-hari kalender dengan jumlah hari

antara tanggal mulai dan tanggal akhir

pada saat data direcord.

R Dihitung oleh

SAP


3.5. Substitutions (IT2003)

Infotype Substitutions akan mencatat waktu kerja seorang karyawan yang berubah atau berganti dari

jadwal kerja yang telah di rencanakan. Substitutions ini memungkinkan kita untuk merekam

perubahan jangka pendek pada jadwal pekerjaan.

Berikut ini adalah field area dan detail field dari Infotype Substitution :

Substitution Type


Type

*

User Input Remarks

Substitution

type

Pada field ini kita menentukan

jenis/alasan substitusi

M Code Substitution Type

01 Shift substitution

Selection

button

Substitution

hours

Jam/waktu substitusi

(disarankan tidak menggunakan

O hh:mm – hh:mm Manual

input


field ini)


Daily work schedule


Type

*

User Input Remarks

Daily work

schedule

Substitusi dapat dilakukan

dengan mengganti Daily Work

Schedule.

R

DWS

Daily WS

Text

N52J

Normal HO

52

N61S

Normal Site

61

OFF Not Working

Detail Daily Work Schedule

terdapat pada sub bab 3.1.2

Daily Work Schedule

Selection

button

Daily work

schedule

variant

Versi yang berbeda dari jadwal

kerja harian yang sama.

Contoh : Jam istirahat pada hari

jumat dan hari senin berbeda.

O Selection

button

Daily work

schedule

grouping

Grouping daily work schedule O Selection

button


Work schedule rule


Type

*

User Input Remarks

Work

schedule rule

Jadwal kerja O Detail Work Schedule

terdapat pada akhir sub bab

3.1.4 Work Schedule Rule

Selection

button

Holiday

calendar ID

Grouping kalender hari kerja O ID (Indonesia Calendar ID) Selection

button

Personel

Number

Nomor Identitas karyawan

dalam SAP

O Selection

button


ES Grouping Grouping work schedule

berdasarkan employee group

dan employee subgroup

O Selection

button

PS Grouping Grouping work schedule

berdasarkan personnel

subarea

O Selection

button


Breaks

Field

Name

Description Field

Type

*

User Input Remarks

Work

break

Schedule

Jadwal istirahat karyawan. O Break

Name

Break Time

B001 12:00 - 13:00

B002 11:30 - 13:00

Detail Break terdapat pada sub

bab 3.1.1 Break Schedule

Selection

button

1st break Periode dimana karyawan

membutuhkan istirahat.

O hh:mm

2nd break Periode dimana karyawan

membutuhkan istirahat.

O hh:mm

Paid break

period

Bagian dari istirahat yang

dibayar

O Numerik

Unpaid

break

period

Bagian dari istirahat yang tidak

dibayar

O Numerik


3.6. Absence Quota (IT2006)

Infotype ini akan menyimpan detail quota absen (cuti) yang berisi sejumlah hari dimana karyawan

diperbolehkan untuk ijin tidak bekerja.

Infotype ini akan digunakan untuk menyimpan data :

1. Kuota Cuti Tahunan

Cuti tahunan adalah cuti yang diperoleh oleh karyawan setiap satu tahun terhitung sejak

setahun menjadi karyawan

Kuota cuti tahunan karyawan adalah 12 hari kerja


Hutang cuti max. 3 hari kerja, lebih dari 3 hari kerja akan dianggap unpaid, dan dihitung

potongannya secara manual diluar SAP

Perhitungan cuti tahunan berdasarkan join date karyawan yang disimpan di infotype Date

Specification (IT0041) dengan kode TC – Generate Cuti

Masa berlaku cuti 1 1/2 tahun setelah cuti didapat karyawan

Karyawan dapat mengambil cuti sebelum 1 tahun bekerja, tetapi sudah melewati masa

probation, pada saat kuota cuti tahunan digenerate, maka akan dikurangi dengan hutang cuti

yang sudah pernah diambil

2. Pengganti Piket Libur

Pengganti Piket Libur adalah cuti yang diperoleh oleh karyawan yang masuk di hari libur/off

Cuti ini merupakan pengganti hari libur/off karyawan setelah karyawan masuk di hari libur/off

Cuti ini akan di-generate pada saat infotype substitution di-create

Kuota bisa diambil oleh karyawan 1 hari setelah piket dilaksanakan

Masa berlaku cuti ini adalah 30 hari. Jika setelah 30 hari sejak dilaksanakannya piket tidak

diambil, cuti ini akan hangus

Berikut adalah detail field dalam layar Infotype Absence Quotas :

Absence Quotas


Type

*

User Input Remarks

Type Tipe absence quota. M Quota

Type Quota Text

01 Cuti

Tahunan

02 Pengganti

Piket Libur

Quota Text Quota text M Default by

SAP

Number Jumlah hari status kuota waktu. M Numerik

Unit Satuan waktu dari field number. M (hari) Default by

SAP

Start Date Tanggal mulai. R dd.mm.yyyy

End Date Tanggal akhir. R dd.mm.yyyy

Deduction

from

Tanggal matang cuti dapat

dipotong

R dd.mm.yyyy

Deduction to Tanggal matang cuti hangus. R dd.mm.yyyy

From Waktu mulai dimana kuota O hh:mm


dapat digunakan

To Waktu selesai dimana kuota

dapat digunakan

O hh:mm


3.7. Overtime (IT2007)

Infotype Overtime digunakan untuk mencatat waktu lembur karyawan berdasarkan Surat Perintah

Lembur. Data yang dimasukkan adalah waktu awal dan waktu akhir lembur. SAP akan menghitung

total jam lembur berdasarkan peraturan yang berlaku melalui proses Time Evaluation. Selanjutnya

total jam lembur hasil Time Evaluation ini akan ditransfer oleh proses payroll dan dihitung nilai

uangnya berdasarkan dasar gaji masing-masing karyawan.

Perhitungan lembur hanya dikhususkan untuk karyawan non-staff (office boy dan messanger) dengan

lokasi di head office.

Misalnya karyawan yang memiliki pola 5 hari kerja melakukan lembur pada hari kerja biasa mulai

pukul 17:00 sampai dengam pukul 20:00. Rule yang digunakan adalah Rule 5-2: Hari Kerja Biasa

seperti pada gambar di atas. Perhitungan lemburnya adalah sebagai berikut:

Total jam lembur 3 jam

Rule “1 jam pertama x 1,5” 1 wage type Lembur 1,5Ovt

Rule “Selanjutnya x 2” 2 wage type Lembur 2Ovt

Jika dihitung secara total, jumlah lemburnya adalah:

Atau jika dihitung dalam lembur, jumlah lemburnya adalah:

Nilai ini yang akan dihitung nilai uangnya di dalam proses payroll dengan mengalikan lemburnya:

Gaji adalah komponen yang ada di infotype basic pay yaitu Gaji Tetap.

Karyawan bisa mendapatkan overtime sebelum jam kerja dimulai dan setelah jam kerja

selesai.

Nilai uang = 5,5 x Ovt

= 5,5 x (Gaji Tetap / 173)

(1 x 1,5Ovt) + (2 x 2Ovt) = 1,5 Ovt + 4 Ovt = 5,5 Ovt

1x Lembur 1,5Ovt dan 2x Lembur 2Ovt


Data infotype overtime dapat diinput maksimal satu hari setelah pelaksanaan lembur.

Overtime


Type

*

User Input Remarks

Time Jadwal overtime (waktu awal

dan waktu akhir overtime)

M hh:mm Manual

input

Prev. Day Indikator jam pulang melewati

hari berikutnya atau tidak

O Ticked / Unticked Manual

Input

Overtime

Hour

Jumlah jam overtime O Dihitung oleh SAP

Overtime

Comp. Type

Jenis kompensasi overtime O Depend on Wage Type Selection

button


Breaks

Field

Name

Description Field

Type

*

User Input Remarks

Break Waktu istirahat overtime (waktu

awal dan waktu akhir

O hh:mm Manual

input

Unpaid Jumlah jam istirahat yang tidak

dibayar

O Numerik Manual

input

Paid Jumlah jam istirahat yang

dibayar

O Numerik Manual

input


3.8. Remuneration Info (IT2010)

Infotype Employee Remuneration Info digunakan dengan memasukkan jenis upah dan informasi yang

telah dihitung secara manual, seperti jumlah hari uang makan, jumlah hari uang transport dan nilai

lembur untuk selanjutnya di proses dalam payroll.

Remuneration Info

Field

Name

Description Field

Type

*

User Input Remarks

Wage

Type

Tipe/jenis upah M Secara detail jenis wage

type yang akan dimasukkan

ke dalam field ini ini akan


tercatat pada blueprint

Payroll

Number of

hours

Jumlah jam O Numerik

Number Kuantitas O Numerik

Unit Unit O - Jam

- Hari

Selection

button

Amount Jumlah (uang) O Numerik Manual input

Currency Nilai mata uang O - Selection

button


3.9. Time Event (IT2011)

Infotype Time Event akan menyimpan aktual waktu kerja (seperti waktu masuk dan waktu selesai

kerja) yang dimasukkan oleh karyawan pada recording terminal. Infotype ini digunakan hanya jika

ingin mengevaluasi waktu kerja karyawan menggunakan time evaluation.

Time events akan diedit secara manual jika kita telah menerima pesan time conflict dari time

evaluation. Apabila terdapat kesalahan atau koreksi dari waktu actual yang telah tersimpan,

perubahan tersebut dapat dilakukan dengan mengubah nilai waktu di infotype ini.

PT. Royal Indo Mandiri memiliki time recording terminal berupa mesin finger print pada setiap tempat

bekerja. Karyawan akan melakukan absensi ketika tiba di tempat bekerja dan pulang dari tempat

bekerja. Data dari time recording terminal akan didownload data secara periodik. Data ini kemudian

akan dibaca secara otomatis oleh enhancement program dan kemudian diupload ke dalam infotype

Time Event. Enhancement Program ini akan dijalankan secara background dalam periode tertentu.

Jika terjadi kegagalan pada saat system secara background, maka personnel admin harus

mengeksekusi enhancement program tersebut secara manual.

Berikut adalah detail field pada layar Time Event :

Time Event

Field

Name

Description Field

Type

*

User Input Remarks

Time Clock time dari time event akan

menunjukkan stamp waktu yang

dibawa dari tanggal dan tipe time

event.

M hh:mm:ss


Time event

type

Pengelompokan dari time events

menurut aspek-aspek tertentu

dari waktu recording.

M Type

Descriptio

n

P10 Clock-in

P20 Clock-out

Selection

button

Day

Assignmen

t

Penetapan apakah suatu time

event ditugaskan untuk hari saat

ini atau hari sebelumnya

R ' + ' time event seharusnya

diassign untuk hari saat ini.

' - ' time event seharusnya

diassign untuk hari

sebelumnya.

Selection

button

Attendanc

e/absene

reason

Jika kita bekerja dengan time

recording, karyawan dapat

memasukkan kehadiran dan

alasan Time Event ketika mereka

mengentri jam masuk atau keluar

di terminal

O

Terminal

ID

ID dari terminal pada saat Time

Event direkam

O

Origin Indikator apakah time event

dimasukkan secara manual

dalam sistem SAP. Sebuah 'M' di

field menunjukkan entri manual.

Field ini kosong jika data di

upload kedalam system.

M Origin Short Description

Was entered in a

subsystem

M

Was entered or

changed by Time

Administrator

G Not currently in use

E Was entered by

employee in ESS

S

Was entered in a

subsystem and

processed in ESS

Default

by SAP



4. BUSINESS PROCESS

4.1. Absence Quota

4.1.1 Conceptual Design

Infotype Absence Quota akan dibuat dengan menggunakan program standard SAP. Start date jumlah

kuota cuti tahunan karyawan akan dimulai 1 tahun setelah karyawan join berdasarkan join date

karyawan. Detail dari jumlah kuota cuti tahunan mengacu pada sub bab 3.7 Absence Quota (IT2006).

Program standard SAP akan dijalankan secara background dalam periode tertentu, yaitu setiap

tanggal 1 setiap bulannya. Proses background tersebut harus di-setup terlebih dahulu. Setelah proses

dijalankan secara background, HRD dapat mengecek hasil dari proses pembuatan Absence Quota.

Jika karena suatu hal program gagal dijalankan secara background oleh sistem, HRD dapat

menjalankan program standard tersebut secara manual. Infotype Absence Quota selanjutnya akan

digunakan untuk transaksi data ketidakhadiran karyawan dalam infotype Absence.

4.1.2 Process Flow

Absence Quota Generation

Generate Annual

& Periodic Leave

PT_QTA00

Background

End

Sukses? Ya

Generate Annual

& Periodic Leave

PT_QTA00

HRD

Tidak

Absence

TM.01.01.03

Export Quota ke

Aplikasi Leave

RIM

hr.barito.co.id

4.1.3 Mapping to SAP Functionalities

SAP Transactions/Functions Description

PT_QTA00 Generate Absence Quota

PT_QTA10 Display Absence Quota

PA61 Maintain Time Data

SM37 Display Background Job

Key Requirement Solution Map

Menampilkan hak cuti karyawan Display infotype absence quota

Data for Customizing and Naming Conventions

Tidak Ada


4.1.4 Procedure

Step Activity Role Notes

1 Generate kuota cuti tahunan

(background)

System SAP System

2 Cek kuota cuti tahunan HRD SAP System

3 Generate kuota cuti tahunan secara

manual jika diperlukan

HRD SAP System

4 Export kuota cuti dari SAP ke aplikasi

leave RIM secara background job

System SAP System & Leave

Request RIM

4.1.5 Changes & Impact

Changes (from As-Is) Impacts

Processes & Procedures:

Proses pembuatan Absence Quota

dilakukan secara background (oleh

system) setelah dilakukan scheduling.

Perlu dilakukan pengecekan apakah proses

background berjalan sukses atau tidak. Jika tidak,

perlu dilakukan proses generate Absence Quota

secara manual dengan program standard SAP

Roles & Responsibilities:

Infotype Time Admin Head HR

Work Schedule MAINTAIN

FU

LL A

UT

HO

RIZ

AT

ION

Time Recording Info

Absences Entry & Change Data Lock

Attendances

MA

INT

AIN

Substitutions

Absence Quotas

Attendance Quotas

Employee Remuneration Info

Time Events

Time Evaluation

Time Statement

Report-report

4.1.6 Gaps dan Issue

Diperlukan program untuk mengenerate cuti karyawan. Start date cuti karyawan akan

dimulai 1 tahun setelah karyawan bekerja di perusahaan, dan untuk masa pengambilan

bisa digunakan setelah 3 bulan kerja. Contoh:


Karyawan mulai bekerja diperusahaan dari 01.02.2015, maka absence quota karyawan

akan seperti dibawah ini:

From To Quota

Number

Deduction From Deduction To

01.02.2016 31.01.2017 12 01.05.2015 31.07.2017

01.02.2017 31.01.2018 12 01.02.2017 31.07.2018

Pada saat kuota cuti karyawan tergenerate, maka tanggal berakhirnya cuti akan

dimasukkan ke infotype monitoring of task sebagai reminder.

Integrasi antara SAP dengan aplikasi leave di RIM, dan dijalankan secara background job

setiap hari pada jam 18.00

4.2. Absence


Pencatatan data ketidakhadiran karyawan akan disimpan di dalam infotype Absence. Setiap jenis

ketidakhadiran memiliki jenisnya masing-masing atau dalam infotype Absence disebut dengan

absence type. Absence type tersebut dapat dibedakan menjadi 3 golongan yang berbeda, yaitu:

Absen dengan kuota (cuti).

Karyawan harus memiliki kuota cuti untuk mengambil absen dengan jenis ini. Misalnya cuti

tahunan. Untuk mengambil cuti tahunan, karyawan harus memiliki kuota cuti tahunan yang

umumnya akan dibuat setiap awal bulan. Jika karyawan tidak memiliki kuota cuti tahunan,

karyawan dapat mengambil cuti tahunan dengan maksimal hutang cuti 3 hari.

Karyawan mengajukan cuti terlebih dahulu ke HRD dengan melampirkan form cuti karyawan. HRD

akan mengecek terlebih dahulu kuota cuti tahunan karyawan. Jika cukup, HRD akan

menginformasikan ke atasan karyawan dan menunggu persetujuan dari atasan. Setelah atasan

menyetujui, HRD memasukkan data cuti karyawan ke dalam infotype Absence di SAP. Namun jika

karena keadaan darurat dan atasan mengijinkan, karyawan diperbolehkan mengambil ijin darurat

yang akan memotong kuota cuti tahunan setelah cuti tahunannya dibuat.

Absen tanpa kuota.

Absen jenis ini merupakan ijin-ijin yang ditentukan berdasarkan kebijakan atau peraturan

perusahaan maupun pemerintah. Misalnya ijin karyawan menikah, ijin karena sakit, dan jenis ijin

yang lain.

Karyawan mengajukan ijin kepada atasannya. Setelah atasan menyetujui, admin departemen

memberikan pengajuan ijin karyawan tersebut ke HRD. Kemudian HRD memasukkan data ijin

karyawan ke dalam infotype Absence di SAP.

Cuti bersama.

Cuti bersama pada dasarnya adalah cuti tahunan yang diambil secara masal sesuai dengan

keputusan pemerintah terkait libur hari besar agama. Cuti bersama akan memotong kuota cuti


tahunan. Jika kuota cuti karyawan tidak cukup, akan dibuat ijin cuti bersama yang akan memotong

kuota cuti bersama setelah karyawan mendapat kuota cuti tahunan.

Pembuatan data cuti bersama karyawan dilakukan oleh HRD dengan menggunakan enhancement

program. Program dijalankan setelah diketahui adanya cuti bersama. Program akan membuat cuti

bersama ke dalam infotype Absence.

Sakit berkepanjangan

Absen jenis ini merupakan absen yang ditentukan berdasarkan kebijakan perusahaan yang

tercantum pada peraturan perusahaan Pasal 93 dan pemerintah. Pemotongan hanya untuk

komponen gaji, sedangkan allowance yang diterima oleh karyawan tetap akan dibayar full oleh

perusahaan.

Berikut ini adalah ketentuan untuk sakit berkepanjangan:

Bulan Paid Leave

1 – 4 100%

5 – 8 75%

9 – 12 50%

13 – dst 25% & proses PHK

Mangkir karena Penahanan

Absen jenis ini merupakan absen yang ditentukan berdasarkan kebijakan perusahaan.

Pemotongan hanya untuk komponen gaji, sedangkan allowance yang diterima oleh karyawan tetap

akan dibayar full oleh perusahaan.

Berikut ini adalah ketentuan untuk mangkir karena penahanan:

Bukan pengaduan dari perusahaan

Jenis Mangkir Bulan Keterangan Paid Leave

Mangkir karena penahanan

(25%)

Max. 6 Bulan,

lebih dari 6 bulan

karyawan tidak

akan dibayar

gajinya

Untuk satu orang yang ditanggung

Dibayar 25% dari gaji

Mangkir Karena Penahanan (35%)

Untuk dua orang yang ditanggung



Untuk tiga orang yang ditanggung



Untuk empat orang yang ditanggung


Pengaduan dari perusahaan

Jenis Mangkir Bulan Paid Leave


Max. 6 Bulan, lebih dari 6 bulan

karyawan tidak akan dibayar gajinya

Dibayar 75% dari gaji dan proses PHK


4.2.2 Process Flow

Text file cuti

karyawan

Form Cuti

Absence Quota

TM.01.01.01

Selesai

Mengajukan cuti

ke HRD

Employee

Entry Absence

PA61

HRD

Cukup?

Absence without Quota

Form Cuti

Mengajukan ijin

Employee

Approval

Department /

Manager

Memberikan

pengajuan cuti ke

HRD

Department /

User

Approval

Manager HR

Entry Absence

PA61

HRD

Cek Quota

HRD

Tidak

Ya Approval Atasan

Department /

User

HRD menerima

pengajuan cuti

Cuti BersamaGenerate Cuti

Bersama

HRD

Time Evaluation

TM.01.02

Batal Cuti Bersama

Pembatalan Cuti

Bersama

karyawan

Direksi

Delete Absence

PA61

HRD

hr.barito.co.id Mengajukan cuti

Employee

Cukup?

Tidak

Ya

hr.barito.co.id




ZHR_IT2001 SAP Query Infotype Absence


Tidak Ada Tidak Ada


Tidak ada.

4.2.4 Procedure


1 Karyawan mengajukan cuti / ijin Employee Manual

2 HRD mengecek kuota cuti karyawan HRD SAP System

3 HRD input data ijin / cuti karyawan HRD / System SAP System


4 Import data cuti dari aplikasi leave RIM

ke SAP background job

System SAP System & Leave

Request RIM




Pengecekan kuota cuti karyawan.

Pembuatan cuti bersama dilakukan dengan

menggunakan enhancement program

Pengecekan dilakukan dengan melihat

infotype absence quota. Untuk melihat per

karyawan dapat menggunakan tcode standard

PA30. Sedangkan untuk melihat beberapa

karyawan sekaligus dapat menggunakan SAP

Query ZHR_IT2001.

HRD harus menjalankan enhancement

program setelah diketahui dengan pasti

jadwal cuti bersama.

Roles & Responsibilities



FU

LL A

UT

HO

RIZ

AT

ION

Time Recording Info


Attendances

MA

INT

AIN

Substitutions

Absence Quotas

Attendance Quotas


Time Events

Time Evaluation

Time Statement

Report-report


Tidak ada program standard untuk membuat cuti bersama secara massal. Untuk

melakukannya secara otomatis, perlu dibuatkan enhancement program.

Integrasi antara SAP dengan aplikasi leave di RIM, dan dijalankan secara background job

setiap hari pada jam 18.00


4.3. Time Event Recording


Pencatatan time event atau kehadiran karyawan dilakukan melalui mesin absensi. Mesin absensi

yang digunakan adalah metode Finger Print. Dalam periode tertentu, data kehadiran karyawan

didownload dan diproses. Secara garis besar pencatatan data kehadiran terdiri dari dua bagian, yaitu:

Pencatatan atau upload data kehadiran karyawan dari mesin absensi ke dalam SAP.

Pencatatan data kehadiran karyawan diawali dengan proses absensi karyawan yaitu clock-in /

clock-out pada mesin absensi. Dalam periode tertentu (setiap Sabtu), bagian IT akan

mendownload data kehadiran karyawan dari mesin absensi. Hasil download data kehadiran

karyawan disimpan dalam bentuk text file dan disimpan pada shared folder tertentu. Kemudian

enhancement program SAP akan membaca hasil download tersebut dan mengupload ke dalam

SAP.

Setelah data kehadiran masuk ke dalam SAP, HRD akan menjalankan proses Time Evaluation

untuk mengevaluasi data kehadiran karyawan. Jika terjadi kesalahan data, misalnya karyawan

datang ke kantor melakukan clock-in tetapi ketika pulang tidak melakukan clock-out, HRD

melakukan proses revisi data kehadiran karyawan.

Revisi data kehadiran karyawan.

HRD akan memberikan laporan kehadiran karyawan kepada Departemen berdasarkan laporan

kesalahan data kehadiran hasil proses Time Evaluation. Departemen akan melakukan konfirmasi

kepada karyawan-karyawan yang data kehadirannya tidak sesuai. Setelah data diperbaiki,

Departemen kemudian mengirim hasil revisi ke HRD. HRD melakukan update data kehadiran

karyawan di SAP secara manual berdasarkan revisi dari Departemen. Data kehadiran karyawan

yang sudah diperbaiki kemudian dievaluasi kembali dalam proses Time Evaluation. Jika masih

terjadi kesalahan data, HRD akan melakukan kembali proses revisi data.

4.3.2 Process Flow

Laporan

Absensi

Text File

Time Event Recording

Karyawan

melakukan

absensi

Download time

recording dari

mesin absen

HRD

Selesai

Employee

Program Upload

Time Event

LSMW

Background

Time Evaluation

TM.01.02

Memberikan

laporan absensi ke

Department

HRD

Merevisi laporan

absensi karyawan

Employee

Memberikan

laporan absensi ke

HRD

Department /

User

Update Time

Event

PA61

HRD

Ya

Sukses

Tidak

Upload Time

Event

LSMW

HRD

OK?Ya Tidak





PT60 Time Evaluation

PT_BAL00 Report Time Evaluation Result

PT_ERL00 Time Evaluation Error Message


Tidak Ada Tidak Ada


Tidak ada.

4.3.4 Procedure


1 Karyawan melakukan absensi Employee Manual

2 Download data kehadiran karyawan dari

mesin absensi

HRD Legacy System (software

absensi)

3 Upload data kehadiran karyawan ke

SAP

HRD / System SAP System

4 Time Evaluation HRD SAP System

5 Download hasil Time Evaluation HRD SAP System

6 Revisi data kehadiran karyawan Employee Manual

7 Update data kehadiran karyawan HRD SAP System




Proses download data kehadiran dari mesin

absensi dilakukan secara otomatis dalam

periode tertentu setelah dilakukan scheduling.

Proses upload data kehadiran ke dalam SAP

dilakukan secara otomatis oleh enhancement

program setelah dilakukan scheduling.

Perlu dibuat scheduling untuk program

download data kehadiran dari mesin absensi

dan menyesuaikan hasil download dengan

format upload di SAP

Perlu dilakukan pengecekan apakah proses

background berjalan sukses atau tidak. Jika

tidak, perlu dilakukan proses upload data

kehadiran ke dalam SAP dengan


Proses evaluasi data kehadiran karyawan

(Time Evaluation) dilakukan secara periodik

(setiap Senin) oleh HRD

Proses revisi data kehadiran dilakukan

mingguan

menggunakan LSMW

Proses Time Evaluation harus dilakukan

mingguan setelah data kehadiran didownload

dari mesin absensi dan diupload ke SAP

HRD harus memberikan laporan kehadiran

karyawan ke Departemen dan karyawan

harus merevisi data-data kehadiran yang tidak

sesuai




FU

LL A

UT

HO

RIZ

AT

ION

Time Recording Info


Attendances

MA

INT

AIN

Substitutions

Absence Quotas

Attendance Quotas


Time Events

Time Evaluation

Time Statement

Report-report


Selama ini proses download data kehadiran dari mesin absensi dilakukan secara manual.

Dengan adanya proses baru ini, tim IT harus merubah proses download menjadi otomatis

dalam periode tertentu (mingguan)

Program upload standar SAP menggunakan LSMW yang harus dilakukan secara langsung

oleh user. Dengan adanya proses baru ini, perlu adanya enhancement program untuk

membaca file hasil download dari mesin absensi dan mengupload ke SAP secara periodik

(mingguan) dan dilakukan dengan otomatis (dengan scheduling).

4.4. Substitution


Pencatatan data substitutions dilakukan secara manual ke dalam SAP. Data substitutions dipicu oleh

permintaan karyawan untuk mengganti jadwal kerja sementara atau perintah atasan untuk pergantian


jadwal. Setelah admin departemen mengirim informasi tersebut, HRD memasukkan data substitutions

karyawan ke dalam SAP

4.4.2 Process Flow

Permintaan perubahan

jadwal

Entry Substitution

PA61

Selesai

Mengajukan

perubahan jadwal

kerja

Employee

Approval

Manager

Approve? Tidak

Ya

Memberikan

informasi ke HRD

Department /

UserHRD

Perintah perubahan jadwal

Perintah

perubahan jadwal

kerja

Manager

Time Evaluation

TM.01.02




ZHR_IT2002 SAP Query Infotype Substitution


Tidak Ada Tidak Ada


Tidak ada.

4.4.4 Procedure


1 Karyawan mengajukan pergantian

jadwal

Employee Manual

2 Atasan memberi perintah pergantian

jadwal

Manager Manual

3 HRD input data pergantian jadwal HRD SAP System





Tidak ada.

Tidak ada




FU

LL A

UT

HO

RIZ

AT

ION

Time Recording Info


Attendances

MA

INT

AIN

Substitutions

Absence Quotas

Attendance Quotas


Time Events

Time Evaluation

Time Statement

Report-report


Tidak ada

4.5. Attendance


Pencatatan data substitutions dilakukan secara manual ke dalam SAP. Data attendance dipicu oleh

perjalanan dinas karyawan. HRD memasukkan data attendance karyawan ke dalam SAP setelah

perjalanan dinas dimasukkan ke dalam SAP dan disetujui oleh HRD.

4.5.2 Process Flow

Travel Plan/Training/Seminar EndMenerima Surat

Tugas

HRD

Entry Attendance

PA61

HRD

Time Evaluation

TM.01.02




ZHR_IT2003 SAP Query Infotype Attendance



Tidak Ada Tidak Ada


Tidak ada.

4.5.4 Procedure


1 HRD input data attendance HRD SAP System




Tidak ada.

Tidak ada




FU

LL A

UT

HO

RIZ

AT

ION

Time Recording Info


Attendances

MA

INT

AIN

Substitutions

Absence Quotas

Attendance Quotas


Time Events

Time Evaluation

Time Statement

Report-report


Tidak ada


4.6. Overtime


Pencatatan data lembur dilakukan secara manual ke dalam SAP. Data lembur dipicu oleh adanya

Surat Perintah Lembur dari Department. HRD memasukkan data lembur karyawan ke dalam SAP

berdasarkan Surat Perintah Lembur yang diterima. Ada tiga cara untuk memasukkan data lembur.

Waktu lembur

HRD dapat memasukkan waktu lembur karyawan ke dalam infotype Overtime (IT2007). Misalnya

karyawan lembur pada pukul 17:00 – 21:00. Data yang dimasukkan ke dalam infotype Overtime

adalah tanggal lembur, waktu awal lembur dan waktu akhir lembur. Pada saat HRD melakukan

Time Evaluation, data lembur tersebut akan dihitung berdasarkan rule yang ada pada sub bab 3.7

Overtime (IT2007). Hasilnya adalah durasi lembur (total Ovt) yang akan menjadi input bagi proses

payroll untuk perhitungan nilai uang lemburnya.

Lembur jenis ini digunakan untuk proses waktu lembur normal (Januari – cut off Desember).

Khusus untuk periode 16 Desember sampai 31 Desember, perhitungan akan dilakukan secara

manual diluar SAP, kemudian dimasukkan ke SAP. Sedangkan untuk periode 1 Januari sampai 15

Januari tetap akan dihitung dari SAP.

Durasi lembur (total Ovt)

HRD langsung memasukkan nilai total durasi lembur (total Ovt) ke dalam infotype Remuneration

Info (IT2010). Nilai total lembur ini akan diproses pada payroll untuk perhitungan nilai uang

lemburnya

Lembur jenis ini digunakan untuk proses perhitungan lembur setelah cut off Desember sampai

akhir Desember. Data lembur Desember ini akan dimasukkan sebagai lembur Januari supaya

tidak dihitung kembali pada SPT tahun sebelumnya.

Total uang lembur

HRD langsung memasukkan nilai uang lembur(perhitungan dilakukan di luar system) ke dalam

infotype Additional Payment (IT0015). Nilai uang ini akan diproses pada proses payroll.

Lembur jenis ini digunakan untuk proses perhitungan lembur setelah cut off Desember sampai

akhir Desember. Data lembur Desember ini akan dimasukkan sebagai lembur Januari supaya

tidak dihitung kembali pada SPT tahun sebelumnya.

4.6.2 Process Flow

Overtime EndPerintah Lembur

Manager

Menerima Surat

Perintah Lembur

HRD

Entry Lembur

PA61

HRD


TM.01.01.02

Time Evaluation

TM.01.02




PA30 Maintain Master Data


ZHR_IT0015 SAP Query Infotype Additional Payment

ZHR_IT2007 SAP Query Infotype Overtime

ZHR_IT2010 SAP Query Infotype Remuneration Info


Tidak Ada Tidak Ada


Tidak ada.

4.6.4 Procedure


1 Manager membuat SPL Manager Manual

2 HRD input data Overtime HRD SAP System




Tidak ada.

Tidak ada




FU

LL A

UT

HO

RIZ

AT

ION

Time Recording Info


Attendances

MA

INT

AIN

Substitutions

Absence Quotas

Attendance Quotas


Time Events


Time Evaluation

Time Statement

Report-report


Penarikan data kehadiran karyawan langsung dari mesin absensi, dimana IT akan

memprovide data sesuai dengan format yang ada di SAP untuk kemudian ditarik secara

background job oleh SAP. Jika penarikan secara background tidak berhasil, maka user akan

melakukan upload manual untuk data kehadiran karyawan.

4.7. Time Evaluation


Time evaluation merupakan proses evaluasi aktifitas karyawan terhadap jadwal kerjanya masing-

masing. Data yang dievaluasi adalah sebagai berikut:

Infotype Planned Working Time (0007)

Infotype Time Event (2011)

Infotype Absence (2001)

Infotype Substitution (2002)

Infotype Attendance (2003)

Infotype Overtime (2007)

Infotype-infotype tersebut akan dibandingkan dengan jadwal kerja karyawan setiap harinya. Evaluasi

tersebut akan menghasilkan:

Time Type Terlambat

Time Type Terlambat adalah time type yang dihasilkan oleh Time Evaluation karena perbandingan

kedatangan karyawan (time event / clock – in) dengan jadwal kerja (work schedule rule) masing-

masing karyawan.

Karyawan yang terlambat akan mendapatkan pinalti berupa pengurangan kuota cuti tahunan

dengan ketentuan:

- Terlambat datang sampai dengan Max. 4 jam 1 hari cuti

Time Type Pulang Cepat

Time Type Pulang Cepat adalah time type yang dihasilkan oleh Time Evaluation karena

perbandingan kepulangan karyawan (time event / clock – out) dengan jadwal kerja (work schedule

rule) masing-masing karyawan.

Karyawan yang pulang cepat akan mendapatkan pinalti berupa pengurangan kuota cuti tahunan

dengan ketentuan:

- Pulang cepat sampai dengan Max. 4 jam 1 hari cuti

Wage Type Lembur


Wage Type Lembur di-generate berdasarkan data waktu lembur yang dimasukkan oleh HRD di

infotype Overtime. Time Evaluation akan memproses perhitungan lembur seperti yang dijelaskan

pada sub bab 3.7 Overtime.

4.7.2 Process Flow

Time Evaluation

Selesai

Time Evaluation

PT60

HRD

Laporan

Time

Statement

OK? Ya

Tidak

Payroll

PY.01.01


TM.01.01.02

Substitution

TM.01.01.04

Absence

TM.01.01.03

Attendance

TM.01.01.05

Overtime

TM.01.01.06



PA30 Maintain Master Data


PT60 Time Evaluation

PT_BAL00 Report Time Evaluation Result

PT_ERL00 Time Evaluation Error Message


Tidak Ada Tidak Ada


Tidak ada.

4.7.4 Procedure


1 HRD menjalankan proses Time

Evaluation

HRD SAP System

2 HRD download report hasil Time HRD SAP System


Evaluation

3 Karyawan mengupdate data kehadiran

jika diperlukan

Employee Manual

4 HRD mengupdate data kehadiran

karyawan

HRD SAP System




Prosses Time Evaluation dilakukan seminggu

sekali setelah system melakukan background

job upload data time event karyawan.

HRD mengkonfirmasi data kehadiran

karyawan jika terjadi kesalahan

HRD melakukan pengecekan hasil upload

time event oleh system dan mengevaluasinya

dengan Time Evaluation

HRD men-download error message hasil

Time Evaluation untuk dikonfrmasi ke

karyawan




FU

LL A

UT

HO

RIZ

AT

ION

Time Recording Info


Attendances

MA

INT

AIN

Substitutions

Absence Quotas

Attendance Quotas


Time Events

Time Evaluation

Time Statement

Report-report


Tidak ada


5. RICEF

5.1. Reports.

Report Name Purpose

Laporan kehadiran karyawan Menampilkan data kehadiran karyawan

5.2. Interface.

Enhancement Name Purpose

Penarikan data clock in/out karyawan Untuk menarik data clock in/out kehadiran

karyawan dari folder yang sudah disepakati.

Integrasi dengan aplikasi leave Mengexport data ke aplikasi leave RIM dan menarik

jumlah pengajuan cuti dari karyawan dengan

catatan aplikasi leave minimal ready 2 bulan

sebelum go live

5.3. Conversion.


Tidak ada

5.4. Enhancement.


Generate absence quota pada saat substitution Otomatis mengenerate pengganti piket libur ketika

karyawan site yang melaksanakan piket pada hari

off.

5.5. Forms.

Form Name Purpose

Program upload cuti bersama Program untuk membuat cuti bersama pada

tanggal tertentu secara massal

Program generate cuti karyawan Generate cuti karyawan akan berdasarkan

anniversary karyawan bekerja di perusahaan

Business Process Design - Time Management V1.3

Documents