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O Business Case
Produto de Gerenciamento: Business Case Preliminar IntroduoEsse
artigo parte da nova srie de artigos proposta pela Management Plaza
e se relaciona aos chamados Produtos de Gerenciamento[1]
dosprojetos conduzidos com a Metodologia de Gerenciamento de
projetos PRINCE2 (PRojects in a ControlledEnvironment).
Nesse primeiro artigo, nosso foco ser no Business Case
Preliminar (A.2)[2] e nosso objetivo fornecer as seguintes
informaes para cadaproduto de gerenciamento:
Relacionamento com outros produtos do tema;Como o produto de
gerenciamento usado;Quem responsvel pela criao;O contedo tpico;Quem
fornece as informaes;Papel do Gerente de Projetos;Outros papis
importantes;Tempo e esforo para a criao;Um exemplo do documento;O
que acontece no mundo real.
Outros documentos relacionados ao Business CaseO Business Case
preliminar o primeiro documento relacionado ao tema Business Case e
criado no pr-projeto, durante o processo Startingup a Project (SU).
Essa verso do Business Case, na verdade, faz parte do documento
chamado Sumrio do Projeto (A.19) e fornece uma visosuperficial do
projeto, de forma que o Comit Diretor do Projeto possa julgar o
valor que o mesmo traz para a organizao.
Os passos para a criao do Business Case so:
Desenvolvimento do Business Case (criao do documento);Manter o
Business Case (manter o documento atualizado).
O documento Business Case Preliminar expandido para o documento
Business Case detalhado durante o estgio de iniciao (que umestgio
de planejamento). Isso feito no processo chamado IP (Initiating a
Project). Aps a criao do Business Case detalhado, o mesmo mantido
atualizado (a atualizao ocorre ao final de cada estgio de
gerenciamento) com as informaes do projeto, como por exemplo:
custosreais, nova anlise do ROI, sumrio dos riscos, prazos etc.
Trata-se de um documento vivo para mostrar a Viabilidade Contnua do
Projeto(conforme Princpio 1 do PRINCE2).
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Figura 1 A abordagem do PRINCE2 para o tema Business Case
O Business Case o nico documento de gerenciamento que est na
linha do Comit Diretor, uma vez que o Executivo o responsvel
pelacriao do documento. Todos os outros documentos relacionados ao
Business Case, ou verses do mesmo, so de responsabilidade do
Gerentedo projeto.
O Busines Case PreliminarO Business Case preliminar basicamente
uma verso light do Business Case detalhado, de forma que iniciamos
com o esboo que expandido para o Business Case detalhado. Este
documento declara por quais motivos o projeto vale a pena ser
conduzido e, portanto, usadopara justificar o mesmo.
Nesse ponto bastante inicial da vida do projeto, o Business Case
conter apenas informaes de alto-nvel, porm so informaes
suficientespara auxiliar o Comit Diretor do Projeto para tomar sua
primeira deciso, que autorizar o Estgio de Iniciao. O Business Case
detalhadofar parte do Documento de Iniciao do Projeto (DIP) no
estgio de iniciao e fornecer uma base para a criao do Plano de
Reviso deBenefcios (A.1).
Como o Business Case Preliminar utilizado?Imaginemos que sua
organizao tem 20 idias para novos projetos de 8 departamentos
diferentes e com um oramento limitado. Faz-se entonecessrio haver
uma avaliao se os projetos so realmente viveis, com base no melhor
investimento e se o projeto est alinhado s direesestratgicas.
Assim, a organizao escolhe quais projetos so viveis e quais no so.
O Business Case Preliminar faz parte do Sumrio doProjeto, que
enviado ao Comit Diretor do Projeto para a tomada de deciso.
Figura 2 A criao do Business Case Preliminar
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Quem responsvel pela criao do Business Case Preliminar?
O executivo o responsvel pela criao do Business Case Preliminar
(tambm chamado de esboo de Business Case) e ser auxiliado poroutras
pessoas, como o Usurio Principal, o Fornecedor Principal e o
Gerente do Projeto.
O Contedo do Business Case PreliminarA Metodologia de
Gerenciamento de Projetos PRINCE2 apresenta um template [modelo]
para o Business Case. O mesmo template utilizadopara o Business
Case Preliminar e para o Business Case detalhado, porm as informaes
deste ltimo tm um nvel de detalhamento, ou dequalidade de informao,
ainda melhor.
Razes So as razes para se fazer o projeto (geralmente informaes
extradas da Proposio doProjeto) e como elas se alinham ao
direcionamento estratgico da organizao, como porexemplo: reduo nas
vendas, processos obsoletos, perda de market-share.
Benefcios Esperados Esta uma lista de cada benefcio, apresentada
de forma mensurvel, como por exemplo:aumento nas vendas em 20% nos
prximos 3 anos. Os benefcios esperados sero usadostambm para a
Criao de um documento de gerenciamento chamado Plano de Reviso
deBenefcios.
Contra-benefciosesperados
De acordo com o PRINCE2, um contra-benefcio um resultado visto
como negativo por umaou mais partes interessadas, como por exemplo
uma aplicao de vendas online a serdesenvolvida, em que 50% da
equipe de vendas buscar novas oportunidades no mercado.
Prazos So as datas de incio e fim do projeto e quando os
benefcios passaro a ser materializados,como por exemplo 5% de
aumento nas vendas 6 meses aps a concluso do projeto.
Custos So os Custos do Projeto e tambm os custos de
manuteno.Anlise do Investimento Clculo do ROI, payback, anlise de
custo-benefcio, NPV etc.Riscos Este um resumo dos principais
riscos, que podero ser extrados da Proposio do Projeto,
do Dirio do Projeto e do Registro de Riscos.
Tabela 1 Contedo mnimo de um Business Case
Quem fornece tais informaes?
Razes A Gerncia Corporativa ou o Gerente do Programa criam a
proposio do projeto.O Usurio Principal contribui com um conjunto
substancial de informaes.
Benefcios Esperados As informaes sero fornecidas pelo Usurio
Principal, visto que este conhece o negcio e aoperao e portanto tem
condies de fornecer uma lista dos possveis benefcios.
Contra-benefciosesperados
Tambm fornecidos pelo usurio principal.
Prazos O fornecedor principal fornecer uma estimativa de quando
o produto final estar disponvel,com base nas informaes e
caractersticas do produto que esto descritas no documentochamado
Descrio do Produto do Projeto.
O Usurio Principal prover as informaes de quando os benefcios
podero sermaterializados e como esses benefcios aumentaro ou
diminuiro ao longo do tempo. Estasinformaes requerem a previso de
entrega do Produto Final.
Custos O Fornecedor Principal providenciar uma estimativa dos
custos, com base nas informaes ecaractersticas do produto, as quais
esto descritas no documento Descrio do Produto doProjeto. O item
Custos tambm poder fornecer dados relacionados aos custos futuros
de manutenoe operao.
Anlise do Investimento O Executivo responsvel por estas
informaes, porm o Usurio Principal ou algum doDepartamento
Financeiro pode prestar tal assistncia. importante rever e
verificar as informaes fornecidas pelo Usurio Principal, pois
ele/elapoder ficar bastante entusiasmado com os benefcios e
eventuais exageros devem seridentificados.
Riscos Os riscos podero ser fornecidos por quaisquer partes
interessadas, as quais devem serencorajadas a fornecer tais
dados.
Tabela 2 Participao das partes interessadas
O papel do Gerente do Projeto O Gerente do Projeto auxilia na
criao do Business Case Preliminar e fornece o suporte necessrio ao
Executivo. Ele poder organizarworkshops para:
Confirmar as razes para a organizao assumir o projeto;Rever os
benefcios esperados;Analisar a Descrio do Produto do Projeto e
obter as expectativas de prazo e custo do Fornecedor Principal;
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Efetuar os clculos para a anlise do investimento e verificar se
os dados podem ser validados;Coletar os riscos principais e
auxiliar na identificao de novos riscos importantes.
Tempo e esforo Conforme se pode observar no exemplo abaixo, no h
que se juntar muitos dados, pois muitas informaes so relacionadas
no documentoSumrio do Projeto. Uma vez que a Descrio do Produto do
Projeto (A.21) esteja completa, o Fornecedor Principal poder
fornecer estimativasde prazo e custo. O Usurio Principal j ter uma
tima idia dos benefcios esperados e dever verificar se tais
benefcios so realmentefactveis de serem alcanados e se todos esto
includos no Business Case. O Usurio Principal tambm ser responsvel
por materializar osbenefcios, to logo os produtos estejam
concludos.
O Gerente do Projeto est principalmente preocupado em manter o
andamento do projeto, organizar e facilitar os workshops necessrios
para acoleta das informaes. A quantidade de tempo e esforo para
essas atividades variar em funo da disponibilidade das informaes e
tambmda qualidade das mesmas.
Exemplo de um Business Case preliminarAqui vemos um exemplo de
um Business Case Preliminar documentado, extrado do Projeto Caneta
(um exemplo nosso de um projetototalmente documentado com PRINCE2).
Conforme se pode observar, no h muitas informaes, mas mesmo assim
este documento j auxiliaa organizao para a tomada de deciso.
Figura 3 Contedo mnimo de um Business Case em formato pptx
O que acontece no mundo real?Algumas organizaes iniciam a criao
de um Business Case detalhado bem no incio do projeto, o que poder
representar um investimentomais alto e uma perda de tempo, caso o
projeto no siga em frente. Assim, uma boa prtica iniciar com um
esboo do Business Case,conforme detalhamos no presente artigo.
Algumas organizaes consideram o Business Case como um documento
esttico usado apenas para a criao do Termo de Abertura doProjeto e
nunca mais efetuam uma reviso, de modo a saberem se o projeto
continua sendo bom para a organizao. Todavia, esse documentodeve
ser vivo (atualizado constantemente) e confrontado em relao s
mudanas pelas quais toda organizao passa.
Outras organizaes no criam o documento, o que pode parecer
bastante ineficaz e ineficiente, mas constitua a realidade vigente,
conduzindoprojetos por feeling. Por exemplo, muitos executivos
ficam extremamente ansiosos com a concepo do projeto e querem
inici-lo o mais rpidopossvel, como se fosse um mutiro. Outras vezes
o fazem apenas com uma parcela do oramento necessrio e sem ter
investido algum tempona anlise de viabilidade (econmica,
financeira, tcnica etc), investindo somente tal parcela de oramento
na iniciativa, at um ponto em queacreditam no poderem mais voltar
atrs, precisando assim concluir o projeto a qualquer custo. Tais
projetos so os chamados projetos pet(projetos de estimao, que os
executivos no querem largar).
Temos cincia de timos Gerentes de Projetos que sequer jamais
viram um Business Case. Em muitos casos, o Gerente do Projeto viu
taldocumento nos prembulos do projeto e l ficou arquivado e
empoeirado. Contudo, mais e mais organizaes vm percebendo a
importnciade se ter um Business Case, iniciado com um Business Case
Preliminar que lhes ajude na priorizao e na tomada de decises, alm
de mantero documento atualizado para constatar a justificativa
contnua para o Projeto, conforme preconizam o PRINCE2 e o COBIT (Um
Modelo deNegcio para a Governana e para a Gesto de TI da Organizao
- Framework de Governana do ISACA).
Template de Business CaseO PRINCE2 j fornece a voc e sua empresa
os templates de todos os documentos de Gerenciamento, de forma que
voc no precisereinventar a roda, alm do questionrio Verificao da
Abordagem Adequada (health check), que permite que voc e/ou o
escritrio de projetos
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saibam se a conduo do projeto est sendo bem aplicada. Mesmo
pertencendo AXELOS Limited, sua empresa no precisa pagar
paraimplementar a metodologia PRINCE2.
No caso do Business Case Preliminar Detalhado, o modelo dos
documentos exatamente o mesmo. Baixe aqui o template em formato
Word dodocumento Business Case, conforme proposto pelo PRINCE2.
[1] (Produtos de Gerenciamento so os documentos criados para
auxiliar no Gerenciamento do Projeto)
[2] As indicaes entre parnteses mostram a referncia do Template
no Manual Ocial do PRINCE2.
ltima atualizao em Ter, 30 de Dezembro de 2014 10:11
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