BUKU_JICA

39

ADB : Asian Development Bank

ASMINDO : Asosiasi Mebel Indonesia

BAPPEDA : Badan Perencanaan Pembangu nan Daerah

BPM : Badan Penanaman Modal

BPT : Badan Pelayanan Terpadu

CEMSED : Center for Small and Micro Enterprises Development

Dispenda : Dinas Pendapatan Daerah

DPU : Dinas Pekerjaan Umum

ESQ : Emotional Spiritual Quotient

FE-UKSW : Fakultas Ekonomi-Universitas Kristen Satya Wacana

HO : Hinder Ordonantie/Izin Gangguan

IMB : Izin Mendirikan Bangunan

ISO : International Standard Organi zation

KPT : Kantor Pelayanan Terpadu

LC : Letter of Credit

PAKI : Persatuan Ahli Kecantikan In donesia

SDM : Sumber Daya Manusia

SIUP : Surat Izin Usaha Perdagangan

SK : Surat Keputusan

SNI : Standar Nasional Indonesia

TDI : Tanda Daftar Industri

TDP : Tanda Daftar Perusahaan

UKM : Usaha Kecil dan Menengah

UPT : Unit Pelayanan Terpadu

Daftar Singkatan

SATU PINTUP E R I Z I N A N

E K O N O M I

DAERAHMELAJU

Mengungkap Kisah Sukses Badan Pelayanan

Terpadu (BPT) Kabupaten Sragen, Jawa Tengah

PenulisHariatni Novitasari

ReviewerUbaidillah

Editor Redhi Setiadi

buku JICA.indd, Spread 1 of 22 - Pages (44, 1) 3/8/07 10:55 PM

Penulis Hariatni Novitasari

Reviewer Ubaidillah

Editor Redhi Setiadi

Desain Cover Wahyu Kokkang

Tata Artistik Taufik Teguh Setiawan

Penerbit Jawa Pos Institute of Pro Otonomi

Percetakan Det@ail Advertising

Cetakan I

Maret 2007

ISBN

PERIZINAN SATU PINTU,EKONOMI DAERAH MELAJU

Mengungkap Kisah Sukses

Badan Pelayanan

Terpadu (BPT) Kabupaten

Sragen, Jawa Tengah

Buku ini dilindungi Undang-Undang Hak Cipta.Segala bentuk penggandaan, reproduksi harus seizin penerbit

PERIZINAN SATU PINTU, EKONOMI DAERAH MELAJU

38

Pihak-Pihak yang Terlibat dalam PenyusunanDIREKTORAT JENDERAL BINA PEMBANGUNAN DAERAHDrs. H. Syamsul Arief Rivai Direktur Jenderal Bina Pembangunan DaerahDrs. Soegeng Sasomo Sekretaris Direktorat Jenderal Bina Pembangunan DaerahDrs. Kun Wildan, MBA Kepala Bagian Perencanaan Ditjen Bina Bangda Selaku Koordinator Tim Kerjasama JICA-BangdaIr. Bambang Suliantoro,M.Pst. Kasubdit Wilayah Perbatasan, Direktorat Peng-embangan WilayahIr. Gunawan, MA, Kasubdit Perencanaan Pemanfaatan & Pengendalian Tata Ruang, Direktorat Fasilitasi Penataan Ruang & Lingkungan HidupIr. Diah Indrajati, MSc. Kasubdit Pengembangan Kapasitas Pengelolaan SDA & Lingkungan Hidup, Direktorat Fasilitasi Penataan Ruang & Lingkungan HidupDra. Tjutju Hendrawati, Kasubdit Promosi Ekonomi Daerah, Direktorat Pengembangan Ekonomi DaerahIr. Tavip Rubianto, MT. Kasubag Evaluasi Program, Bagian PerencanaanDrs. Dindin Wahidin, MSi. Kasubag Tata Usaha, Direktorat PerkotaanIr. St. Zuchriaty, MA Kasi Kemitraan, Subdit Kerjasama Pembangunan Perko-taan, Direktorat PerkotaanIr. Zamzani B. Tjenreng, MSi. Kasi Kawasan Strategis, Subdit Kawasan Anda-lan dan Strategis, Direktorat Pengembangan WilayahDrs. Ucok Damenta,Mag.Rer.Publ. Bagian Perencanaan

KANTOR JICA INDONESIAMr. Keiichi Kato Resident RepresentativeMr. Nobuhiko Hanazato Deputy Resident RepresentativeMr. Yamanishi Hiroaki Assistant Resident RepresentativeMr. Sakuma Hiroyuki JICA Expert on Regional Development Policy in JICA BangdaMs. Nirwana Anar Assistant JICA-BANGDA

JAWA POST INSTITUTE OF PRO OTONOMI (JPIP)Mr. Redhi Setiadi Team LeaderMr. Ubaidillah ResearcherMs. Hariatni Novitasari EditorMr. Arifin Hamid Video SpecialistMr. Rahmanda Assistant Video SpecialistWahyu Widodo Layouter

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN SRAGENMr. Untung Wiyono Bupati Kabupaten SragenMr. Maksun Isnadi Kepala Kantor Pelayanan Terpadu Kabupaten Sragen



37

NO JENIS LAYANAN WAKTU PERIZINAN

1 KK Sragen Kota 1 hari

2 KTP Sragen Kota 1 hari

3 Akte Kelahiran 5 hari

4 Akte Kematian 2 hari

5 Akte Pengangkatan Anak 2 hari

6 Akte Pengakuan dan Pengasuhan Anak 2 hari

7 Akte Perubahan/Ganti Nama 2 hari

8 Akte Perkawinan 2 hari

9 Akte Perceraian 2 hari

10 Informasi Pengaduan 2 hari

NON PERIZINAN

DAFTARLAYANAN

DI KPTSRAGEN

Lampiran PERIZINAN

NO JENIS LAYANAN WAKTU PERIZINAN37 Perizinan Penggunaan Ketel, 7 hari kerja Minyak untuk setiap Ketel

38 Perizinan Penggunaan Bejana 7 hari kerja Uap/ Pemanas Air Berdiri Sendiri

39 Perizinan Penggunaan Bejana Tekan 7 hari kerja

40 Perizinan Botol Baja 7 hari kerja

41 Perizinan Penggunaan Pesawat Angkut 7 hari kerja

42 Perizinan Penggunaan 7 hari kerja Pesawat Tenaga dan Produksi

43 Perizinan Penggunaan 7 hari kerja Instalasi Kebakaran

44 Perizinan Penggunaan Instalasi Listrik 7 hari kerja

45 Perizinan Penggunaan 7 hari kerja Instalasi Penyalur Petir

46 Izin Trayek Tetap 12 hari kerja

47 Izin Usaha Angkutan 12 hari kerja

48 Izin Kursus 12 hari kerja

49 Izin Usaha Peternakan 12 hari kerja

50 Izin Pemotongan Hewan 12 hari kerja

51 Izin Pendirian Keramba Apung 12 hari kerja

52 Izin Usaha Jasa Konstruksi 12 hari kerja

Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan profesionalisme, pemerintah daerah perlu melakukan penataan ulang terhadap birokrasi yang selama ini dijalankan (bureaucracy reengineering). Penataan ulang terhadap bi-rokrasi kiranya menjadi hal yang mendesak untuk dilakukan manakala praktik atau bentuk birokrasi yang selama ini dijalankan cenderung membuat masyarakat khususnya kalangan pengusaha cenderung ”aler-gi” terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan birokrasi. Birokrasi dalam benak mereka adalah antrian panjang, urusan yang berbelit-belit, loncat dari satu meja ke meja lainnya yang pada ujungnya akan berakibat pada apa yang disebut dengan ekonomi biaya tinggi. Kondisi semacam ini jelas akan memberikan dampak yang buruk terhadap pertumbuhan perekonomian daerah.

Secara operasional penataan ulang terhadap birokrasi paling tidak me-merlukan 2 (dua) langkah mendasar, yaitu reformasi kelembagaan (in-stitutional reform) dan reformasi menajemen publik (public management reform). Reformasi kelembagaan menyangkut pembenahan seluruh alat-alat pemerintahan, baik struktur maupun infrastrukturnya. Adapun reformasi menajemen publik terkait dengan perlunya digunakan model manajemen pemerintahan yang baru yang sesuai tuntutan perkem-bangan zaman. Dalam kaitan ini langkah penting yang harus dilakukan adalah menata seluruh prosedur dan mekanisme pelayanan publik yang diorientasikan pada terciptanya prosedur dan mekanisme yang efisien,

KATA PENGANTAR

i


sehingga diharapkan dapat terwujud suatu bentuk pelayanan yang op-timal kepada masyarakat.

Sejalan dengan pola pikir sebagaimana tersebut di atas, Ditjen Bina Pembangunan Daerah sesuai dengan tugas dan fungsinya telah menyu-sun suatu kebijakan tentang Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu yang dituangkan dalam bentuk Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 24 Tahun 2006. Kebijakan ini pada prinsipnya diarahkan untuk meng-hilangkan birokrasi yang berbelit-belit dalam proses perizinan melalui penyederhanaan pelayanan dalam bentuk pelayanan terpadu satu pintu. Melalui kebijakan ini diharapkan akan terwujud suatu pelayanan pub-lik yang cepat, murah, mudah, transparan, pasti dan terjangkau. Sejalan dengan kebijakan ini, melalui kerja sama dengan JICA di bawah payung program Regional Development Policies for Local Government (RDPLG) dan dilanjutkan dengan program Capacity Development for Management of Regional Development (CDMRD), Ditjen Bina Pembangunan Daerah telah melakukan pengkajian terhadap praktek-praktek penyelenggara-an pembangunan daerah yang dinilai berhasil yang selanjutnya disebut Best Practice Cases. Salah satu praktik penyelenggaraan pembangunan yang dinilai berhasil adalah Sistem Pelayanan Teknis Satu Atap di Kabu-paten Sragen.

Textbook ini disusun sebagai suatu upaya untuk mendokumentasikan seluruh proses penyelenggaraan Pelayanan Teknis Satu Atap di Kabu-paten Sragen sebagaimana tersebut di atas, dan merupakan penyem-purnaan dari textbook sebelumnya. Dengan demikian diharapkan dapat memberikan gambaran yang utuh seluruh proses penyelenggaran pelayanan tersebut . Dalam konteks pelaksanaan tugas dan fungsi or-ganisasi Ditjen Bina Pembangunan Daerah, keberadaan textbook ini di-harapkan dapat dimanfaatkan sebagai salah satu instrumen pembinaan ke daerah.

Semoga textbook ini dapat memberikan sumbangan positif bagi pe-ningkatan kualitas pembinaan Ditjen Bina Pembangunan Daerah teru-tama dalam mendorong percepatan pertumbuhan ekonomi daerah.

Jakarta, Februari 2007DIREKTORAT JENDERAL BINA PEMBANGUNAN DAERAH


36

PERIZINAN

NO JENIS LAYANAN WAKTU PERIZINAN1 Izin Prinsip 12 hari kerja

2 Izin Lokasi 12 hari kerja

3 IMB 15 hari kerja

4 HO/SITU 7 hari kerja

5 SIUP 5 hari kerja

6 IUI 7 hari kerja

7 TDP 5 hari kerja

8 TDI 5 hari kerja

9 Izin Usaha Rekreasi dan Hiburan Umum 5 hari kerja

10 Izin Usaha Rumah Makan 5 hari kerja

11 Izin Usaha Kecantikan 5 hari kerja

12 Izin Usaha Hotel Bunga Melati 12 hari kerja

13 Biro/ Agen Perjalanan Wisata 10 hari kerja

14 Izin Pondok Wisata 12 hari kerja

15 Izin Penutupan Jalan 2 hari kerja

16 Pajak Reklame 1 hari kerja

17 Izin Usaha Huller 7 hari kerja

18 Izin Praktik Bersama Dokter Umum/Gigi 5 hari kerja

19 Izin Pendirian Rumah Bersalin 12 hari kerja

20 Izin Pendirian Balai Pengobatan 12 hari kerja

21 Izin Praktik Dokter Spesialis 5 hari kerja

22 Izin Praktik Dokter Umum/Gigi 5 hari kerja

23 Izin Praktik Bidan 5 hari kerja

24 Izin Praktik Perawat 5 hari kerja

25 Izin Pendirian Apotik 7 hari kerja

26 Izin Mendirikan Optik 7 hari kerja

27 Izin Praktik Tukang Gigi 5 hari kerja

28 Izin Praktik Toko Obat 5 hari kerja

29 Izin Pengobatan Tradisional 5 hari kerja

30 Izin Produksi Makanan 5 hari kerja dan Minuman

31 Rekomendasi Pendirian 5 hari kerja Rumah Sakit Swasta

32 Rekomendasi Pendirian 5 hari kerja Pusat Kebugaran

33 Rekomendasi Pendirian 5 hari kerja Salon Kecantikan

34 Rekomendasi Pendirian 5 hari kerja Lembaga Pendidikan

35 Rekomendasi Praktik 5 hari kerja Bersama Dokter Spesialis

36 Tanda Daftar Gudang 5 hari kerja

DAFTARLAYANAN DI KPTSRAGEN

Lampiran



35

Matriks Tahapan Kegiatan dan Pengembangan BPT Sragen

NO TAHAPAN KEGIATAN

5 Pengembangan Kegiatan Peningkatan kemampuan dan kapasitas SDM melalui pelatihan rutin dan insidentil (khusus) Peningkatan status unit menjadi KPT untuk memperkuat basis pengembangan kapasitas dan kegiatan Analisiz pengukuran kemampuan dan evaluasi untuk peningkatan jumlah izin yang dikelola Penambahan jumlah izin yang dikelola KPT dengan dukungan Perbup dari 23 layanan pada 2002 menjadi 62 layanan pada 2005.

6 Monitoring dan Evaluasi Evaluasi melalui laporan bulanan untuk melihat kinerja Survei kepuasan pelanggan dengan 14 indikator kepuasan pelayanan masyarakat Audit internal untuk mengevaluasi kelengkapan dokumen, kecepatan pelayanan, konsistensi prosedur, dan penerapan aturan serta kinerja keuangan Evaluasi langsung kepada konsumen pengguna dan diskusi stakeholder.

7 Dampak Peningkatan pengurusan izin dan formalisasi usaha Peningkatan pendapatan asli daerah (PAD) Pertumbuhan investasi dan kegiatan usaha Peningkatan penyerapan tenaga kerja dan dinamika usaha Pertumbuhan ekonomi daerah

8 Sustainability Peningkatan terus-menerus kualitas dan kapasitas kemampuan SDM pendukung Pengembangan institusi dari status Kantor menjadi Badan melalui Perda No. 4 tahun 2006 Pengembangan sistem dukungan teknologi informasi untuk semakin mempermudah dan memberi kepastian pelayanan

DAFTAR ISIKata Pengantar iDaftar Isi iii

BAB I Birokrasi Berbelit Hambat Investasi 1 - Mindset Lama, Birokrasi Belum Berubah 1- Pembentukan UPT Satu Atap 2

BAB II Merancang Perizinan Terpadu, Sederhana, dan Transparan 3- Terobosan Bupati Bervisi ke Depan 3- Mulusnya Pengalihan Kewenangan Izin dari Dinas-Dinas 5- Hambatan Awal 7

BAB III Gagasan Berkembang, Dukungan pun Datang 10- Kunci Sukses 12

BAB IV Masyarakat Puas, Diubah Menjadi KPT 13- Waktu Jelas dan Pasti, Biaya Murah dan Transparan 15- Menyatukan dan Menyederhanakan 15- Pengembangan SDM 16- Monitoring dan Evaluasi (monev) 17

BAB V Pengembangan KPT 19- Izin Dipermudah, Permohonan Bertambah 20- Standar Mutu Pelayanan ISO 9001 untuk 16 Perizinan 21- Izin Disederhanakan, PAD Meningkat 23

BAB VI Dampak Terhadap Ekonomi Daerah 25- Peningkatan Formalisasi Usaha 25- Kenaikan Investasi dan Perkembangan Usaha 25- Pertumbuhan Ekonomi Daerah 26- Dampak Ekonomi Didapat, Apresiasi pun Diraih 28

BAB VII Inovasi Pelayanan Perizinan yang Terus Berkembang 30- Dikembangkan Menjadi Badan 30- Pengembangan SDM yang Tiada Henti 31- Penyiapan Sistem dan Pengembangan IT 32- Dukungan dari Luar Terus Mengalir 32- KPT Hanya sebagai Pintu Masuk 33Matriks Tahapan Kegiatan dan Pengembangan KPT Sragen 34

Lampiran - Daftar Layanan di KPT Sragen 36

Daftar Singkatan 39

iii


DARI segi geografis, posisi Kabupaten Sragen cukup strategis meski bu-kan wilayah yang kaya sumber daya alam. Kabupaten yang juga dike nal de ngan nama Bumi Sukowati ini hanya berjarak 30 km dari Solo, sa lah sa tu pusat bisnis di Jawa Tengah. Sragen menjadi pintu gerbang Ko ta Solo bagi pelintas dari provinsi tetangga, Jawa Timur, atau yang hendak menuju Jog-jakarta. Untuk kemudah an arus bisnis, Sragen memiliki jalan akses aspal hot mixed menuju Pelabuhan Tanjung Mas, Semarang.

Kabupaten ini dibelah aliran Sungai Bengawan Solo menjadi dua ’’bagian’’. Wilayah Selatan cocok untuk pertanian karena tanahnya yang subur. Sementara wilayah Utara cenderung kering sehingga di-manfaatkan untuk kawasan industri.

Geliat perekonomian kabupaten Sragen ditopang tiga sektor utama. Sektor pertanian menjadi penyumbang terbesar perekonomian dae-rah dengan memberikan kontribusi terbesar terhadap PDRB (Produk Domestik Regional Bruto). Dua sektor terbesar berikutnya adalah in-dustri pengolahan serta perdagangan, hotel , dan restoran.

Sektor industri terutama didukung industri kecil me nengah berba-sis keahlian dan kearifan lokal seperti industri furnitur, batik dan kon-veksi. Sektor pertanian, yang didukung areal yang mencapai 43% luas wilayah Sragen, sukses mengembangkan pertanian organik.

Mindset Lama, Birokrasi Belum BerubahDengan potensi seperti disebutkan di atas, Sragen pantas dilirik sebagai

alter natif lokasi investasi. Ia bisa menjadi kota satelit yang menarik bagi in-vestor, terutama sebagai kawasan pendukung (buffer zone) Kota Solo.

Sayangnya, itu masih sebatas konsep yang cantik di atas kertas. Reali-tanya, tak banyak investasi yang tumbuh di sana. Pertanyaan yang kemu-dian muncul, apa yang salah? Ternyata, salah satu faktor yang dikeluhkan peng usaha adalah birokrasi yang berbelit. Mental kuno birokrasi yang lebih suka dilayani ketimbang melayani menjadi penghambat arus in-vestasi. Birokrasi masih identik dengan antrean panjang maupun loncat dari meja ke meja lainnya yang menimbulkan ekonomi biaya tinggi.

1

Birokrasi Berbelit Hambat InvestasiBAB I

PERIZINAN SATU PINTU, EKONOMI DAERAH MELAJU PERIZINAN SATU PINTU, EKONOMI DAERAH MELAJU

34

Matriks Tahapan Kegiatan dan Pengembangan BPT Sragen

NO TAHAPAN KEGIATAN

1 Inisiatif dan Birokrasi perizinan yang rumit dan berbelit- Munculnya Gagasan belit menghambat masuknya investasi ke kabupaten yang strategis

Momentum kepemimpinan baru untuk melakukan reformasi birokrasi termasuk penataan perizinan dan peningkatan kualitas layanan publik.

2 Formulasi Gagasan Mengumpulkan pimpinan instansi dan pejabat struktural untuk mendiskusikan bentuk lembaga perizinan yang sesuai keinginan Evaluasi kegagalan UPT satu atap yang pernah dibuat Studi banding ke beberapa sistem perizinan terpadu di daerah lain

3 Persiapan Pembentukan tim kecil untuk memfor- mulasikan lembaga perizinan terpadu Pemagangan calon pengelola UPT satu pintu di Gianyar Kajian flow chart perizinan yang ada dan pengembangan software oleh KPDE dengan dukungan CEMSED Penyiapan kelembagaan dan bentuk pelayanan perizinan yang sesuai dengan keinginan pelayanan yang cepat, pasti, dan terpadu

4 Pelaksanaan Pengalihan kewenangan izin dengan tetap memberikan target dan penerimaan retribusi kepada dinas Penyiapan SDM (SDM UPT, SDM dari instansi lain) melalui seleksi dengan orientasi pengembangan Set up kelembagaan berbentuk unit (UPT) satu pintu dan meraih dukungan DPRD dengan pendampingan dari konsultan ADB Penataan sistem, software dan infrastruktur pendukung Penataan mekanisme dan alur perizinan dengan format work station.



baga resmi pemerintah Jerman. GTZ menilai, sebagai daerah percon-tohan, KPT Sragen tidak boleh berpuas diri dan harus terus belajar untuk berkembang.

Oleh karena itu GTZ memfasilitasi Sragen untuk melakukan studi banding ke Thailand. Pengembangan sistem perizinan terpadu ju ga harus terus berlangsung da lam kerangka promosi daerah dan pe-ningkatan investasi. Du kungan untuk studi banding ke negara lain juga datang dalam bentuk undangan dari negara lain untuk datang.

KPT Hanya sebagai Pintu MasukAgar tidak menabrak wewenang-wewenang lain yang dimi liki di-

nas, bupati menegaskan bahwa KPT ha nya sebagai pintu masuk pen-gurusan perizinan. Fungsi dinas tetap berjalan seperti dulu, terutama dalam melakukan pengawasan dan pembinaan. Di antaranya yang dilakukan Indakop keti ka mendirikan micro finance.

33

STUDI BANDING: Kepala BPT Maksun Isnadi (kanan) menjelaskan pelayanan perizinan terpadu di Sragen kepada Bupati Banyuwangi Ratna Ani Lestari (kedua dari kanan) dan Bupati Jembrana Gde Winasa (kedua dari kiri), Februari 2007.

Banyak meja yang harus dilalui. Proses perizinannya juga terpisah di masing-masing lembaga teknis. sehingga memakan waktu lama. Misal-nya, seorang investor yang ingin mendirikan pabrik garmen. Pertama, dia harus mengurus izin prinsip di Dinas Lingkungan Hidup (LH). Setelah itu pindah ke Badan Pertanahan Nasional (BPN), baru kemudian mengu-rus Izin Mendirikan Bangunan (IMB) di Dinas Pekerjaan Umum.

Selesai? Belum. Pemohon izin harus kembali ke Dinas LH untuk me-nyelesaikan Izin Gangguan (HO), lalu ke Dinas Industri Perdagangan dan Koperasi (Indakop) untuk mendapatkan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Tanda Daftar Perusahaan (TDP), dan Tanda Daftar Industri (TDI). Nah, bisa dibayangkan betapa memakan waktu dan tenaga sebelum memulai investasi di Sragen. Belum lagi biaya ’’siluman” untuk pelicin.

Pembentukan UPT Satu AtapKondisi yang kurang ramah terhadap investor ini berusaha dijem batani

dengan pendirian Unit Pelayanan Terpadu (UPT) Satu Atap pada 2000. Waktu itu, ada imbauan dari Pemerintah Provinsi Jawa Tengah bagi 35 Kabupaten/Kota untuk mendirikan one stop service (OSS).

Tapi, lagi-lagi program itu hanya indah didengar pada tataran kon-sep. Meski sudah berbentuk pelayanan satu atap, pemohon izin masih melalui banyak meja. Upaya menyatukan perizinan dalam satu lembaga yang tidak didukung dengan perencanaan yang baik justru menimbul-kan ketidakefisienan dalam pelayanan. Apalagi pola hubungan antara UPT dengan dinas teknis belum cukup jelas. UPT hanya berfungsi seb-agai tempat ma suk pemohon izin (front office), sementara prosesnya tetap berjalan di ma sing-masing lembaga teknis yang menjadi back office. Peran UPT tak ubahnya kantor pos perizinan.

Model itu hanya menambah rantai pengurusan. Setelah berkas ma-suk di UPT, pemohon izin harus membawa sendiri berkas tersebut ke lembaga teknis terkait. Dampaknya, ketika para pemohon izin mulai tahu bahwa perizinan masih diproses di lembaga teknis, banyak yang memilih datang langsung ke lembaga teknis bersangkutan. Kondisi ini menimbulkan dualisme loket perizinan.

Parahnya lagi, staf front office tidak menguasai segala pro ses pengurusan izin. Mereka sepenuhnya bergantung pada back office, termasuk ketika melakukan pengecekan lapangan. Padahal, keduanya merupakan lembaga terpisah. Pelayanan model ini dinilai tidak efektif. Selain prosesnya ber-belit-belit, juga tidak ada kepastian waktu dan biaya. Model tersebut berpeluang memunculkan pu ngutan liar. Walhasil, usia UPT tidak lebih dari setahun dan akhirnya dibubarkan.

2


Kab. SragenLuas : 946,49 km persegiPenduduk : 865.417 jiwa (BPS 2004)Akses : Jalan Negara : 30,45 km Jalan Provinsi : 66,69 kmJalan Kabupaten : 992,2 kmJalur KA : 55 km

Potensi :Pertanian Wilayah Selatan seperti Kedawung, Sidoharjo, dan Masaran merupakan wilayah pertanian yang subur. Panen 2-3 kali per tahun, padi yang dihasilkan pada 2002 mencapai total 451.337 ton. Pada 2004, luas lahan padi organik menca-pai 1.973,42 hektar dengan hasil produksi 10.909,65 ton untuk sekali panen.

IndustriYang berkembang adalah industri rumah tangga, kecil, dan menengah. Di antaranya mebel, batik tulis, wayang beber, konveksi, sangkar burung, produk batu-batuan, maupun emping garut.

SEMARANG


Terobosan Bupati Bervisi ke DepanSEJALAN dengan pemberlakuan otonomi daerah, kabupaten dan

kota diberi kewenangan yang luas untuk menggelembungkan pen -da patan asli daerah (PAD). Umumnya, ada tiga cara yang ditem puh. Pertama, melakukan intensifi kasi dan ekstensifi kasi pajak dan retri -busi daerah. Kedua, mengeksploitasi sumber daya alam. Dan keti ga, menggarap potensi lokal dengan menarik investor dan menum buh -kan peluang usaha masyarakat.

Sragen lebih memilih cara yang terakhir. Sudah banyak riset dan pengalaman menyimpulkan, birokrasi yang berbelit dan lamban menjadi salah satu penghambat investasi dan pemberdayaan eko-no mi lokal. Hambatan investasi di Sragen berusaha dibongkar oleh bupati Untung Wiyono, 56, setelah dilantik pada 2001 bersama wakil bupati Agus Fatturahman.

Sebagai kepala daerah yang berlatar belakang pengusaha, bupati tentu paham betul betapa ruwetnya berurusan dengan birokrasi di wilayahnya. Dia pun mulai melakukan perombakan besar-besaran terhadap pola pikir dan manajemen birokrasi. Bupati melakukan reformasi birokrasi de ngan dua agenda utama, yakni desentralisasi kecamatan dan penyederha na an sistem perizinan. Pelayanan perizin-an merupakan salah satu pe la yan an yang dibahas secara serius agar bisa menarik investor. Bupati menekankan bahwa pro ses perizinan di Kabupaten Sragen harus lebih efisien.

Pada 16 Juni 2002, bupati membentuk tim kecil yang terdiri dari sem bilan orang. Yakni Agus Fatturahman (Wakil Bupati), Drs Daryanto (Asisten I), Drs Harto Muksin (Asisten II), Eddy Sasongko (Asisten III), Suyoto SH MM (Asisten IV), Alwi Sulddin SH MM (Ketua Bappeda), Drs Ruwiyatmo (Kepala Bagian Kepegawaian Daerah), Ir Haryoto MM (Ke-pala Dinas Perhubungan dan Pariwisata), dan Drs Suparmin (Kabag Ortala). Sesuai jumlah personel, tim ini lantas disebut Tim Sembilan.

Tim ini bertugas mengevaluasi Unit Pelayanan Terpadu (UPT) Satu

3


Merancang Perizinan Terpadu, Sederhana, dan Transparan

BAB II

Untung WiyonoBupati Sragen

32


itu, KPT melakukan pelatihan setiap Sabtu pagi. Pelatihan selama setengah jam itu dikemas dalam training for success dan ditangani oleh Badan Konseling Psikologi Pemkab Sragen.

Dalam pelatihan itu ditekankan perlunya memberikan pelayanan prima kepada pemohon izin. Salah satu hal yang ditekankan adalah selalu tersenyum kepada masyarakat yang datang. Selain itu, diberi-kan juga bagaimana cara menyelesaikan masalah (problem solving) karena petugas di KPT adalah petugas di garda terdepan dalam memberikan pelayanan kepada publik.

Training tidak hanya dilakukan internal Pemkab Sragen. Tapi juga pihak-pihak luar, seperti dari perguruan tinggi (Universitas Negeri Sebelas Maret dan Universitas Gadjah Mada) dan pengusaha. Menu-rut penuturan Kepala KPT, Maksun Isnadi, semua pelatihan tersebut dilakukan secara cuma-cuma. Banyak pihak luar menawarkan diri un-tuk memberikan training secara gratis.

Penyiapan Sistem dan Pengembangan ITYang tidak kalah penting dilakukan adalah penyiapan sistem, ter-

masuk sistem teknologi yang digunakan KPT. Salah satunya adalah soft ware peri zinan. Banyak permintaan dari masyarakat untuk me-nge tahui sampai di mana perizinan yang mereka urus (tracking do-cu ment). Kalau ada fasilitas tracking document, pemohon izin bisa mengecek status izinnya sampai di mana.

Dengan dukungan PDE, inovasi dan pengembangan sistem yang sema kin mempermudah masyarakat dan komitmen pada prinsip trans paransi terus dilakukan. Ini sebagai upaya pemberian pelayanan yang bagus kepada masyarakat.

Rencana pe ngembangan lainnya adalah formulir permohonan izin yang bisa diunduh (download) melalui website dan informasi pe-rubahan per syaratan yang bisa diketahui secara langsung melalui in-ternet. Yang jadi kendala, kemampuan server KPT yang di-set up pada tahun 2004 masih terbatas. Fasilitas yang ada belum mendukung pengembangan tersebut. KPT berencana mengganti server dengan kapasitas yang lebih besar.

Dukungan dari Luar Terus MengalirKeinginan untuk terus berkembang dan berkelanjutan juga men-

dapat dukungan dari pihak luar setelah mengalami perkem bangan yang cukup pesat dan banyak melakukan inovasi, dukungan untuk terus berkembang pun datang. Salah satunya dari GTZ, sebuah lem-


31


Kedua, kendala psikologis berkaitan dengan eselonisasi. Selama ini, KPT menjadi koodinator dinas-dinas untuk kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan izin. Padahal, dalam eselonisasi, kepala KPT hanya eselon III, sedangkan kepala dinas eselon II. Sempat muncul pemikiran, eselon yang lebih rendah mengkoordinasi eselon yang lebih tinggi.

Dengan perubahan KPT menjadi badan memungkinkan adanya tiga orang yang menjadi eselon III. Sementara kalau masih berben-tuk kantor, hanya ada satu orang yang menduduki eselon III, yakni Kepala KPT.

Mengapa tidak diganti menjadi dinas saja? Berdasar pemberlakuan PP No. 8 tahun 2003, Sragen sudah menyentuh batas kuota maksimal 14 dinas. Makanya, tidak mungkin ada penambahan dinas baru. Yang bisa dilakukan hanya bergabung atau menurunkan status kelem-bagaan dinas lain. Namun, hal tersebut hanya akan menambah ma-salah baru.

Karena itu, bentuk kelembagaan berupa badan dinilai lebih pas. Fungsi pe layanan terpadu sebagai koordinasi dinas-dinas. Dengan berbentuk se buah badan, fungsi koordinator akan menonjol. Se-mentara dinas-di nas, berdasar Tupoksi, melakukan kegiatan di lapan-gan, pengawasan, dan pembinaan.

Pengembangan SDM yang Tiada HentiCara berikutnya untuk menjaga keberlanjutan KPT adalah dengan

mengadakan pengembangan SDM yang terus-menerus. Terkait hal

SERBATRANS-SPARAN: Alur pen-gurusan perizinan dipampang secara jelas di depan KPT.

Atap yang gagal dan bagaimana membentuk sistem baru yang lebih ideal. Tim ini mengadakan pertemuan informal secara rutin. Mereka merumuskan, UPT yang ideal adalah yang proses perizinannya dapat diselesaikan di satu tempat dan sesuai dengan potensi masyarakat Sragen.

Untuk mengetahui jenis layanan yang terbaik, Tim Sembilan me-rekomendasikan studi banding ke beberapa daerah di Indonesia yang lebih dulu menerapkan pelayanan terpadu. Di antaranya Kabu-paten Sidoarjo, Kabupaten Bulukumba, Kota Pare-Pare, dan Kota Bon-tang. Yang diberangkatkan dalam studi banding adalah beberapa anggota tim kecil (secara bergantian) dan legislatif.

Pemkab Sragen menganalisis berbagai kelebihan dan kelemahan pelayanan terpadu dari daerah yang mereka kunjungi. Mereka mem-pelajari dan memilah model-model tersebut untuk mencari format yang pas bagi Sragen.

Sebagai upaya pengenalan lebih detail, terutama pemahaman soal pelayanan kepada pemohon izin, Pemkab Sragen juga mengirimkan 15 orang untuk magang di Kabupaten Gianyar, Bali, pada akhir Sep-tember 2002. Kabupaten Gianyar dipilih karena sering menjadi ruju-kan daerah lain untuk membuat layanan perizinan.

Penunjukan ke-15 staf itu berdasar pada track record yang ada di Bagian Kepegawaian Daerah (BKD). Mereka rata-rata berusia di bawah 35 tahun dan dinilai memiliki visi ke depan dan kemampuan untuk berubah.

Staf yang berasal dari berbagai lembaga teknis itu dimagangkan selama lima hari. Setelah selesai, mereka dikembalikan ke instansi masing-masing. Namun, sejauh itu mereka belum mengetahui jika akan dijadikan staf lembaga baru UPT.

Maklum, meski sudah melakukan studi banding dan program ma-gang, Tim Sembilan belum bisa secara konkret merumuskan bentuk UPT yang ideal untuk Sragen. Salah satu contoh, kalau di Gianyar ke-wenangan untuk menandatangani perizinan berada di tangan be-berapa pihak seperti bupati, sekda, atau kepala dinas. Itu disesuaikan dengan jenis perizinan. Jika pejabat yang bersangkutan tidak berada di tempat, pengurusan perizinan harus tersendat. Ini yang dinilai be-lum efisien. Lantas?

Kondisi itu yang dicarikan solusinya. Bupati lalu mengadakan per-temuan khusus dengan Tim Sembilan dan kepala dinas. Setelah berdiskusi selama enam jam, mereka sepakat untuk mengubah UPT Satu Atap menjadi unit pelayanan yang sederhana, satu pintu, dan transparan. Bentuk UPT yang baru harus diberi kewenangan penuh

Awalnya lembaga ini hanya berbentuk unit karena Pemkab Sragen takut berharap terlalu tinggi. Semua be-rangkat dari kesederha-naan.

4



5


untuk memutuskan perizinan.Di tempat itu, semua layanan perizinan bisa diselesaikan. Mulai dari

memasuk kan berkas, pemrosesan, tanda tangan, hingga izin keluar. Karena itu, kewenangan memberikan tanda tangan perizinan cukup mela lui kepala kantor. Tidak harus bupati, sekda, atau kepala dinas yang lintas sektoral.

Selama enam bulan pertama setelah terpilih, bupati rutin mengadakan rapat dengan wakil bupati, asisten, serta Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Pertemuan dilaksanakan setelah usai jam kantor. Rapat baru sele-sai sekitar pukul 24.00. Dari sinilah bupati bisa mengetahui dan mengukur kegigihan dan keuletan para pendampingnya. Bupati menganggap ini seb-agai brain washed mindset birokrasi. Birokrasi bukanlah yang harus dilayani, tetapi harus bisa memberikan pelayanan. Dalam rapat dinas nonformal itu juga dilakukan evaluasi terhadap program dinas-dinas. Bupati bahkan men-gevaluasi anggaran dinas yang telah disetujui oleh DPRD. Hasilnya, Sragen bisa melakukan efisiensi hingga Rp 12,2 miliar.

Mulusnya Pengalihan Kewenangan Izin dari Dinas-Dinas

Tantangan berikutnya adalah bagaimana mengalihkan kewena-ngan izin dari dinas-dinas. Untuk memulai proses ini, bupati memang-gil semua kepala dinas dan mengajak mereka melakukan evaluasi izin apa yang dibutuhkan masyarakat. Bagaimana prosesnya selama ini? Bagai mana transparansi dan kepastian tarif dan waktu? Berapa ba nyak dan kualifikasi seperti apa petugas yang dibutuhkan?

Prinsipnya, kewenangan mengeluarkan izin yang dimiliki dinas ada-lah kewenangan bupati yang diberikan kepada kepala dinas. Jika ke-wenangan tersebut ditarik kembali dan diberikan kepada lembaga perizinan terpadu tentu tidak jadi masalah, selama kebutuhan untuk melayani perizinan bagi masyarakat beserta persyaratan proses dan kualifikasi yang dibutuhkan terpenuhi.

Awalnya, sebagian dinas meragukan kemampuan UPT untuk men-gelola semua izin-izin yang selama ini ditangani dinas. Apalagi ini bu-kan sekadar perkara mengeluarkan izin, tapi menyangkut penerimaan retribusi, kelayakan untuk diberikan izin sampai kontrol atas izin yang dikeluarkan. Setelah melihat pelayanan perizinan UPT ternyata lebih baik, akhirnya dinas-dinas tersebut secara penuh mengalihkan ke-

box 1

30


SETELAH beroperasi selama empat tahun, KPT Sragen mampu mem berikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat dan mem-berikan dampak yang signifikan terhadap kemajuan daerah.

Lalu, bagaimana langkah ke depan? Jika nanti masa jabatan bu-pati Untung Wiyono berakhir, apakah pelayanan KPT masih seperti sekarang? Harus diakui, kekhawatiran itu pasti ada. Sebab, selama ini pelayanan prima KPT tidak lepas dari dorongan serta komitmen bupati.

Kalau kepala daerah dan SDM di KPT berganti, apakah mereka ma-sih memiliki komitmen yang sama? Apa yang bisa dilakukan untuk sustainability-nya? Pimpinan daerah dan pimpinan KPT bukan tidak menyadari kekhawatiran tersebut. Untuk menjaga keberlanjutan pelayanan prima di bidang perizinan ini, seperangkat langkah stra-tegis telah disiapkan dan dijalankan.

Dikembangkan Menjadi BadanPada 2006, status kelembagaan KPT diubah menjadi Badan Pela-

yanan Terpadu (BPT). Pergantian ini diperkuat dengan dikeluarkan-nya Perda Nomor 4 tahun 2006 tentang Perubahan atas Perda No. 15/2003. Perda ini dikeluarkan pada Juni 2006, tapi baru dijalankan pada 2007.

Ada dua pertimbangan pengubahan status kelembagaan ini. Perta-ma, volume pekerjaan yang semakin banyak. Misalnya saja perubah-an jum lah layanan, dari 17 layanan perizinan menjadi 52 layanan perizin an. Penambahan jumlah layanan tentu berpengaruh pada ke-butuhan struktur kelembagaan. Kalau berbentuk badan, sudah bisa dipilih beberapa kepala bagian yang akan membantu tugas kepala badan. Kalau berbentuk kantor, terlalu sulit untuk melakukan kinerja yang diinginkan.

Inovasi Pelayanan Perizinan yang

Terus BerkembangBAB VII


29


molor. Terpaksa, saya juga menggunakan jasa calo. Saya tidak pernah tahu, berapa biaya yang sesungguhnya.

Beda dengan sekarang. Karena semua izin sudah ditangani oleh KPT, saya hanya cukup datang ke satu tempat. Semua petugas juga selalu stand by. Seka-rang, saya juga bisa tahu berapa biaya izin yang saya urus karena biaya total dicantumkan dalam SK. Semuanya sekarang sudah benar-benar berubah!

Saya pernah mengajukan proposal sebagai mitra PT HM Sampoerna. Nilai in-vestasinya mencapai Rp 5 miliar. Proposal saya disetujui oleh pihak Sampoerna. Tapi, saya di-deadline oleh Sampoerna, dalam waktu tiga bulan sudah harus bisa produksi. Itu berarti saya harus menyelesaikan masalah perizinannya juga dalam waktu sesingkat itu. Padahal, dari pengalaman saya, mengurus per izinan bukan hal yang mudah. Selain waktu, butuh banyak biaya.

Namun, ketika saya datang ke KPT, pelayanannya jauh bertolak belakang dengan sepuluh tahun sebelumnya. Untuk mengurus semua izin, saya cukup datang ke satu loket meskipun ada lima perizinan yang sedang saya urus. Yaitu, izin prinsip, Izin Mendirikan Bangunan, HO (Izin Gangguan), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Tanda Daftar Industri (TDI). Hebatnya, semua itu bisa selesai dalam waktu enam hari!

Sekarang, usaha saya sudah mampu menampung 2.500 tenaga kerja. Sekitar 90 persen di antaranya adalah perempuan. Saya mengutamakan pekerja yang merupakan penduduk Sragen, sekaligus untuk mengurangi jumlah pengang-guran di kota saya.’’

Eko Suprihono, Pemilik Batik Brontoseno

di Kliwonan-Masaran, Sragen.

Dulu, Urus HO Bisa Enam Bulan

Saya meneruskan usaha batik dari orang tua saya. Ibu saya yang pertama kali merintis usaha ini pada 1975. Sejak dirintis, usaha batik keluarga saya belum ada izin. Kami baru mengurus pada 1985. Waktu itu, pengurusannya susah sekali. Izinnya masih

terpisah di dinas-dinas. Bahkan, untuk izin HO saja, harus diurus di Semarang (jaraknya sekitar 180 km dari Sragen, membutuhkan 3 jam perjalanan darat).

Untuk izin HO saja baru bisa selesai dalam 6 bulan. Lalu, SIUP dan TDP membu-tuhkan waktu 3 bulan. Tidak hanya itu. Kami menghadapi banyak pungutan.

Tapi, sejak adanya KPT ini. Semuanya lebih mudah. Lebih cepat dan lebih transparan. Buktinya, ketika saja mengurus izin untuk membuka showroom ba-tik di Masaran baru-baru ini, Lima izin yang saya urus, yakni IMB, HO, SIUP, TDP, dan TDI bisa selsai dalam empat hari dari jadwal 12 hari yang ditetapkan. Jadi, waktu pengurusan izin bisa hemat delapan hari!


6

wenangan pengeluaran izin kepada UPT. Dinas teknis pun bisa lebih fokus pada tugas pembinaan. Apalagi target penerimaan dari periz-inan yang dikeluarkan juga masih ditetapkan oleh dinas asal yang mengeluarkan izin. Penerimaan dari retribusi izin tersebut nanti juga dikembalikan kepada dinas tersebut untuk kegiatan pembinaan.

Keputusan strategis itu disampaikan bupati di hadapan semua ke-pala dinas. Pengumuman tersebut sekaligus berarti penarikan kem-bali semua kewenangan perizinan dari lembaga-lembaga teknis. Izin Mendirikan Bangunan (IMB) ditarik dari kewenangan Dinas Pe-kerjaan Umum; Dinas Industri, Perdagangan dan Koperasi (Indakop) tidak lagi mengeluarkan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP). Begitu juga dinas-dinas lainnya. Semua kewenangan pemberian izin-izin tersebut dilimpahkan pada kepala perizinan di UPT.

Pada 1 Oktober 2002, Sragen membentuk kelembagaan baru yang khu sus mengurus perizinan. Lembaga itu bernama Unit Pela yan an Ter padu (UPT) Satu Pintu. Mengapa masih menggunakan bentuk unit? Ini tak lebih dari sikap kehati-hatian Pemkab Sragen. Mereka takut berharap terlalu tinggi.

Itu berkaca pada pengalaman sebelumnya, ketika UPT Satu Atap didiri-kan, ternyata pola yang berkembang tidak jauh berbeda de ngan model lama. Model front office dan back office belum mampu jadi solusi.

Karena itu, meski berbentuk unit, spirit UPT Satu Pintu adalah memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Sebagai payung hukum, bupati mengeluarkan Surat Keputusan (SK) Nomor 17 tahun 2002. Dengan SK ini pula, kewenangan dinas-dinas untuk menge-luarkan izin secara resmi dicabut. Dinas-dinas tentu khawatir, dari se-belumnya sebagai lahan “basah” bisa saja berubah menjadi “kering.”

Kebijakan bupati ini ternyata didukung penuh oleh DPRD melalui Surat Ketua DPRD tentang persetujuan operasional UPT Kabupaten Sragen. Jika eksekutif dan legislatif sudah satu visi, jalan pun menjadi mudah. Hanya berselang satu tahun, SK Bupati ini diperkuat dengan Perda nomor 15 tahun 2003 tentang Susunan Organisasi Lembaga Teknis Daerah. Dengan Perda tersebut, status UPT Satu Pintu diting-katkan menjadi Kantor Pelayanan Terpadu.

Setelah payung hukum beres, langkah berikutnya adalah membe-nahi Sumber Daya Manusia (SDM). Staf UPT yang baru ini merupakan pegawai-pegawai pilihan dari dinas-dinas teknis dan instansi terkait. Mereka dimagangkan dulu di Gianyar, Bali, selama seminggu penuh untuk belajar bangaimana memberikan pelayanan yang baik dan ra-mah kepada costumer.

Untuk personel, selain ke-15 staf yang dimagangkan ke Gianyar,

Surat Kepu-

tusan (SK)

Bupati No-

mor 17/2002

sekaligus

mencabut

kewenangan

dinas-dinas

untuk menge-

luarkan izin.


7


ditambah lagi lima staf yang sudah terbiasa memberikan layanan perizinan di lembaga-lembaga teknis. Misalnya dari Indakop, ada tiga orang yang ditarik ke UPT. Dua lainnya dari Dinas PU.

Pendirian UPT Satu Pintu berangkat dari kesederhanaan. Tapi, para stafnya tetap bersemangat tinggi untuk memberikan pelayanan ter-baik. Jumlah personel maupun kantor dibuat seefisien mungkin.

Kantor terpadu tanpa software yang memadai tentu tidak akan ada artinya. Pada saat yang sama Pemerintah Provinsi Jawa Tengah mempunyai program mendorong pengembangan UKM dengan penyederhanaan perizinan. Program ini mendapat bimbingan teknis dari CEMSED Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) Salatiga. Lembaga inilah yang banyak membantu pengembangan software UPT pada awal-awal berdiri.

Hambatan AwalSebagai tantangan awal, 'lawan' UPT bukan berasal dari luar lem-

baga. Mereka justru harus mampu menaklukkan citra mereka sendiri yang selama ini dibayangi pandangan skeptis. UPT harus memba-ngun kembali kepercayaan publik. Setidaknya ada empat tantangan utama yang harus dihadapi UPT.

PERTAMA, masyarakat masih meragukan keberadaan dan kinerja lembaga baru itu. Logika mereka sederhana saja. Lembaga serupa pernah gagal dalam memberikan pelayanan terpadu secara. Selain itu, masyarakat keberatan dengan letak kantor UPT yang berdeka-tan dengan kantor pemkab. Mereka masih dibayangi citra pegawai pemkab yang selalu ingin dilayani.

KEDUA, DPRD juga belum yakin terhadap kinerja lembaga baru ini. Kegagalan UPT Satu Atap masih jadi penghalang. Kondisi inilah yang menyebabkan bupati hanya mengeluarkan SK sebagai payung hu-kum UPT. Untuk di-Perda-kan, membutuhkan waktu lama. Belum lagi kemungkinan ditolak oleh DPRD.

KETIGA, keterbatasan sarana fisik. Ketika baru berdiri, staf UPT ha nya terdiri dari kepala unit, kepala tata usaha, dan para staf yang memban-tu melayani perizinan. Sarana pendukung juga terbatas. Kantor UPT menempati bekas kantor Bagian Ketentraman dan Ketertiban (Tran-tib). Lokasinya tidak terlalu luas, sekitar 8 x 14 meter. Untuk opera-sional, unit ini hanya memiliki dua perangkat komputer pinjaman.

Namun, bagi UPT Sragen, gedung bukanlah ukuran utama. Yang ter-penting adalah semangat untuk memberikan layanan prima kepada masyarakat.

Pendirian

UPT Satu Pin-

tu berangkat

dari keseder-

hanaan.

Mereka men-

empati bekas

kantor Bagian

Trantib. Dua

komputer

yang ada pun

hasil pinjam.

28


Dampak Ekonomi Didapat, Apresiasi pun Diraih

Pengakuan atas keberhasilan Sragen dalam membangun lembaga dan sistem perizinan yang baik pun datang. Bukan hanya dampak yang dirasakan bagi masyarakat dan dunia usaha, KPT Sragen pun menuai berbagai penghargaan sebagai model lembaga dan sistem perizinan yang layak di contoh. Tidak kurang dari 14 penghargaan telah diraih. Di antaranya (1) Citra Pelayanan Prima dari Presiden RI tahun 2004, (2) Otonomi Award untuk inovasi pelayanan Publik dari Jawa Pos Institute of Pro Otonomi, dan (3) Kabupaten percontohan untuk pelayanan publik dari Presiden RI. Namun kepuasan dan ke-mudahan pelayanan yang dirasakan masyarakat dan dunia usaha adalah yang menjadi tujuan utama.

Sebagai daerah dengan sistem perizinan yang dinilai sangat baik dan mendapat berbagai apresiasi, tidak mengherankan kalau KPT Sragen kemudian banyak dijadikan tempat studi banding. Studi banding dilakukan bukan hanya oleh pemerintah daerah tapi juga legislatif yang ingin mempelajari sistem perizinan terpadu. Bahkan pejabat dari pusat-pun melakukan kunjungan ke Sragen untuk meli-hat langsung sistem pelayanan perizinan di kabupaten kecil namun berprestasi besar di bidang layanan perizinan ini. Sejak berstatus KPT, tidak kurang 510 tamu telah berkunjung. Pada tahun 2006 saja KPT Sragen telah dikunjungi 325 tamu yang melakukan studi banding. Para pengelola KPT juga telah diundang ke berbagai forum untuk menyampaikan keunggulan KPT Sragen.

Lima Perizinan Selesai dalam Enam Hari

Saya memulai usaha pada 1992. Dulu, lama waktu pengurusan izin tidak pernah ditetapkan dengan jelas, saya harus datang ke berbagai dinas yang berbeda dengan dasar perda yang berbeda pula.

Selain itu, petugas di sana tidak pernah stand by sehingga pengurusan izin sering

Warga Bicara

Srihatin, Direktur PT Aroma Sukawai, sebuah perusahaan yang menjadi mitra PT HM Sampoerna


27


0

500000

1000000

1500000

2000000

2500000

3000000

3500000

0

500000

1000000

1500000

2000000

2500000

3000000

per tumbuhan investasi dan berkembangnya kegiatan ekonomi, Pen-dapatan Regional Domestik Bruto (PDRB) Kabupaten Sragen juga meng alami peningkatan. Secara-rata, PDRB dalam harga berlaku Ka-bupaten Sragen tumbuh 12% per tahun dan dalam harga konstan pe ning katannya 4% per tahun sejak berjalannya KPT Sragen. Pe-ningkatan juga terjadi dalam pendapatan per kapita masyarakat Sra-gen yang meningkat 11.9% persen dalam harga berlaku dan 3,7% (harga konstan).

Peningkatan PDRB dan pertumbuhan ekonomi di Kabupaten Sragen ter utama disokong oleh tiga sektor yang menjadi motor utama pere-ko no mian Sragen yaitu pertanian, industri dan perdagangan hotel dan restoran. Dua sektor terakhir pertumbuhannya sangat dipengaruhi oleh kemudahan perizinan usaha yang muncul berkat KPT Sragen.


Lewat so-

sialisasi,

masyarakat

diharapkan

tahu bahwa

kualitas

pelayanan

UPT Sra-

gen sudah

berubah.

8

KEEMPAT, staf yang berasal dari berbagai macam lembaga teknis sempat keberatan untuk ditarik ke UPT. Diduga, mereka takut kehila-ngan pendapatan tambahan. Di lembaga teknis yang lama, mereka sudah ’’mapan’’ karena biasa mendapatkan fee.

Ketakutan itu tidak terbukti. Setiap bulan, UPT menerapkan sistem reward (insentif ) kepada para staf yang punya kinerja bagus. Tapi, se-bagai konsekuensi, UPT memberlakukan sistem punishment bagi staf yang melakukan pelanggaran.

Untuk meningkatkan pelayanan, UPT Satu Pintu terus berinovasi agar kegagalan UPT Satu Atap tidak terulang. Seperti apa? Pertama, mencip-takan dukungan sistem berbasis teknologi. UPT diyakini bisa berjalan dengan baik jika semua kecamatan sudah online. Itu bisa memudahkan pelimpahan kewenangan mengurus KTP di kecamatan. Teknologi infor-masi pun di-set up oleh Kantor Pengelolaan Data Elektronik (KPDE).

Kedua, menciptakan keterpaduan antarstaf. Karena berasal dari berbagai lembaga yang berbeda, tidak menutup kemungkinan mer-eka membawa ’’budaya’’ sektoral (masing-masing lembaga teknis). Jika dibiarkan terus, perbedaan tersebut bisa menimbulkan gesekan

BIROKRASI EFISIEN: UPT Sragen yang lokasinya berdekatan dengan kantor pemkab.


9


yang berujung pada mutu layanan. UPT kemudian melakukan pelatihan dan pembinaan secara berkala.

Ini bertujuan untuk menghilangkan ego sektoral dengan menanam-kan doktrin bahwa mereka adalah staf UPT. Bukan lagi membawa bendera lembaga teknis tempat mereka berasal.

Setelah sistem dibangun dengan baik, berikutnya adalah bagaima-na menyampaikan kepada masyarakat bahwa pelayanan perizinan sudah berubah. Sosialisasi sangat penting.

Pada tahap awal, dibantu oleh Asian Development Bank (ADB), UPT mengadakan pertemuan dengan publik, sekaligus menyebar leaflet profil UPT Sragen. Seiring perjalanan waktu, layanan yang berbeda dari UPT menyebar dari mulut ke mulut. Masyarakat pun mulai per-caya dan tertarik untuk mengurus perizinan di UPT. Kepercayaan ini yang harus terus dijaga.

Catatan sukses UPT tidak lepas dari kontribusi empat faktor utama. Pertama, Sragen memiliki bupati yang memiliki komitmen dan visi ke depan. Tanpa adanya komitmen yang kuat dari bupati, penyera-han kewenangan ke UPT pasti mengalami banyak kesulitan.

Kedua, kesadaran dari lembaga-lembaga teknis untuk secara ikhlas menyerahkan kewenangannya kepada UPT. Di sini juga diperlukan pengaruh bupati yang kuat untuk membangun kesadaran lembaga-lembaga teknis dalam memberikan pelayanan yang terbaik.

Ketiga, dukungan SDM yang mumpuni. Staf yang dipilih UPT tidak hanya orang terbaik di instansi mereka, tapi masih berusia muda, me-miliki visi jenjang karir ke depan, dan keinginan keras untuk belajar.

Keempat, dukungan teknologi informasi yang dibangun oleh Kan-tor Pengelolaan Data Elektronik. Dengan adanya teknologi Wide Area Network (WAN), antara bupati, sekda, asisten, lembaga teknis, dan ke-camatan memungkinkan terhubung secara online. Ini memudahkan dan mempercepat pengurusan perizinan.

Salah seorang staf UPT pernah dikembalikan ke lembaga teknis tempat dia berasal gara-gara ketahuan melakukan pungutan. Mes ki nominalnya tidak besar, perilaku tersebut dinilai melang-gar prinsip UPT sebagai garda terdepan dalam memberikan lay-anan kepada masyarakat. Ketegasan ini sekaligus menjadi shock therapy bagi staf lainnya.

box 2

26


0

100

200

300

400

500

600

TAHUN2002

145

33.8

394.8

35

555

36.8

556

38.7

2003 2004 2005

Nilai Investasi Mikro dan Besar

Sragen. Peningkatan investasi bukan hanya berasal dari investasi da-lam negeri tapi juga meningkatnya pemodal asing yang melakukan in vestasi di Kabupaten Sragen. Investasi asing yang masuk tahun 2005 misalnya berasal dari Italia, Thailand dan Tur ki. Tidak sedikit pula in vestasi yang berasal dari kerja sama antara pe mo dal asing dengan pe modal dalam negeri di berbagai sektor. Pe ningkatan investasi ini ti dak terlepas dari kemudahan pengurusan izin-izin yang diperlukan un tuk melakukan investasi di Kabupaten Sra gen. Bahkan untuk izin in vestasi dan usaha di kawasan industri, KPT Sragen membebaskan dari biaya perizinan. Selama empat tahun ber ja lannya KPT Sragen, in vestasi skala besar rata-rata meningkat 14,4 % per tahun. Bahkan pa da tahun 2003-2004 peningkatan investasi mencapai 24%.

Peningkatan investasi juga berlangsung pada usaha skala mikro kecil dan menengah (UMKM). Peningkatan investasi pada kelompok UMKM ini juga diikuti dengan peningkatan penyerapan tenaga kerja yang cukup signifi kan. Peningkatan investasi pada kelompok UKM men capai 5,7% setiap tahun. Sementara peningkatan penyerapan tenaga kerja bahkan mencapai 12,5% setiap tahun sebagai dampak kemudahan dalam melakukan pengurusan perizinan. Kemudahan mengurus izin memberi kemudahan bagi pelaku usaha untuk me mu-lai usaha ataupun mengembangkan kegiatan usaha.

Pertumbuhan Ekonomi DaerahPeningkatan pada investasi dan tumbuhnya UKM sebagai dampak

dari prosedur perizinan usaha yang semakin mudah dan transparan juga berimbas pada pertumbuhan ekonomi daerah. Searah dengan


25


PENYEDERHANAAN dan transparansi proses perizinan melalui KPT memberikan dampak yang signifi kan bukan hanya pada peningkatan PAD. Semakin mudahnya pelaku usaha mengurus izin usaha dan melakukan formalisasi usaha berdampak pada meningkatnya jumlah usaha formal, iklim usaha yang semakin kondusif untuk tumbuhnya usaha-usaha baru dan peningkatan investasi. Peningkatan-peningkat an ini pada akhirnya memberikan dampak yang besar bagi pere konomian daerah.

Peningkatan Formalisasi UsahaSejalan dengan tujuan untuk mempermudah proses perizinan

usa ha dan semakin meningkatnya usaha yang mengurus perizinan, upaya Sragen membuat sistem perizinan yang lebih terpadu berdam-pak pada peningkatan formalisasi usaha. Meskipun pada tahun pertama usaha yang memiliki izin menurun 1,5 % namun pada tahun berikutnya jumlah usaha yang memiliki izin meningkat hingga 15,4% akibat meningkatnya formalisasi usaha. Peningkatan usaha yang memiliki izin di Sragen rata-rata mencapai 7,5% sejak adanya KPT.

Bagi pelaku usaha, formalisasi usaha yang semakin mudah juga memberikan manfaat bagi usahanya. Seperti peluang mengikuti tender pengadaan barang dan jasa dari pemerintah jauh lebih terbuka, lebih aman dan terlindungi dalam menjalankan usaha, dan bisa mengajukan kredit ke bank. Kepemilikan izin juga sangat dirasakan ketika usaha semakin berkembang dan membutuhkan ekspansi pasar.

Pada 2002, jumlah usaha yang memiliki legalitas usaha 6.373, men-jadi 6.280 pada 2003, menjadi 7.425 pada 2004. Sedangkan terjadi ke-naikan sebesar 27 persen pada 2005 atau menjadi 8.105 usaha yang memiliki izin usaha.

Kenaikan Investasi dan Perkembangan UsahaProsedur mengurus perizinan yang mudah berdampak pa da pe-

ningkatan investasi dan perkembangan dunia usaha di Kabupa ten

Dampak TerhadapEkonomi Daerah

BAB VI

10


SEIRING dengan upaya UPT untuk terus memiliki kemampuan mem berikan pelayanan perizinan yang baik dengan dukungan ino-vasi, dukungan dari pihak luar mulai berdatangan. Center for Mi cro and Small Enterprise Dynamics (CEMSED) UKSW Salati ga me na warkan pe-ngembangan software untuk layanan per izinan. CEMSED merupakan mitra Badan Penanaman Modal (BPM) Provinsi Ja wa Tengah untuk memberikan software sis tem perizinan secara gra tis. Program CEMSED ini ditu jukan ke 35 kabupaten/kota di Jawa Tengah. Sayangnya, masih sedikit daerah yang merespons positif program terobosan itu.

Tawaran CEMSED itu tentu saja disambut antusias oleh Pemkab Sragen yang tengah mengembangkan sistem perizinan yang lebih se derha na, terpadu, dan transparan. Mereka lantas melakukan peng kajian untuk penyederhanaan izin dengan melihat kembali alur proses (fl ow chart) perizinan pada 2002-2003. Dari fl ow chart tersebut dianalisis (i) dasar hukum yang menjadi landasan hukum suatu izin dan dibandingkan dengan perundang-undangan yang ber laku, dan (ii) berdasarkan tinjau an dasar hukum ter se but, apakah dimungkinkan prose dur dan persyaratan izin dise derhanakan dan proses pengu rusan be be rapa izin diparalel kan. Penggunaan soft ware yang dikem bangkan CEMSED juga mulai diterapkan untuk 14 layanan perizinan.

Pada tahap awal berdirinya UPT, penyederhanaan perizinan difokus-kan pada sektor yang berkaitan erat dengan usaha dan investasi. Mulanya, untuk izin pengeringan tanah dan izin lokasi, mereka bekerja

Gagasan Berkembang,Dukungan pun Datang BAB III

Pelayanan Terpadu bukan hal yang baru di Jawa Tengah. Pada dekade 1980-an per-nah dibantuk pelyanan terpadu di Kabupaten Sukoharjo dan Banyumas. OSS (One Stop Service) menguat lagi pada 1998. Munculnya keinginan untuk memunculkan kembali ide OSS sangat erat kaitannya dengan menciptakan iklim dunia usaha yang kondusif. Yang memunculkan hal ini adalah Forum Pengembangan Ekonomi dan Sumber Daya (FPESD) yang merupakan forum stakeholder Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Provinsi Jawa Tengah.

Konta DamanikKonsultan Asian Development Bank

box 3


11


sama dengan Badan Pertanahan Nasional (BPN). Tapi, lantaran BPN merupakan institusi vertikal, prosesnya menjadi ribet. Karena itu, UPT dan CEMSED memutuskan untuk melakukan hal itu sendirian.

Untuk mempersiapkan software program CEMSED ini terlebih dahulu harus dibangun database perizinan. Harus ada database dari lembaga-lembaga teknis yang disatukan perizinannya sehingga dapat mem-percepat pemberian layanan kepada masyarakat. Database ini dibangun bersama-sama antara CEMSED dengan KPDE. Meskipun CEMSED hanya memberikan pendampingan selama satu tahun (2002-2003), hubungan dengan CEMSED dilakukan secara informal hingga 2006.

Hampir pada saat yang bersamaan, Asian Development Bank (ADB) melalui proyek dukungan teknis bagi pengembangan UKM ju ga me miliki program layanan pengembangan usaha (business de ve lop-ment services). Termasuk dalam program ini adalah pengem bangan one stop service (OSS) perizinan. ADB memilih empat dae rah untuk pe ngembangan one stop service perizinan yaitu dua dae rah di Sula-wesi Selatan (Kota Pare-Pare dan Kabupaten Bu lu kumba) serta dua daerah di Jawa Tengah (Kabupaten Sragen dan Kabupaten Pati).

Ketika program ini disosialisasikan, bupati meresponnya dengan baik. Konsultan ADB waktu itu, Konta Intan Damanik, melihat bahwa Sragen memiliki tiga kelebihan dibandingkan daerah lainnya.

Pertama, Sragen memiliki bupati berlatar belakang sebagai peng-usaha, bukan dari politikus ataupun birokrat. Seorang pe ng usaha bia sa nya memiliki visi ke depan untuk mengembangkan eko no mi wilayahnya. Sehingga, visi pembangunan dan pengembangan eko-nomi diha rap kan berdampak pada kesejahteraan masyarakat. Eksekutif dan legislatif juga sejalan dalam pengemba ngan iklim investasi.

Ketika DPRD masih diliputi keraguan terhadap UPT, bersama de-ngan bupati, tim ADB bertemu dengan ketua, para ketua ko misi, dan seluruh anggota DPRD yang berjumlah 30 orang. Dalam pertemuan itu, ADB menjelaskan tentang visi dan misi UPT, apa saja dampak yang mungkin muncul melalui efi siensi proses perizinan, dan lain-lain. Tak sia-sia, DPRD akhirnya menyetujui pendirian UPT.

Kedua, bupati memiliki perhatian yang besar pada pengem bangan SDM yang dikaitkan dengan visi pengembangan UPT. Sebagai institusi baru, bupati berpandangan bahwa UPT harus dikelola oleh orang-orang muda, enerjik, karir yang masih panjang, cukup berpendidikan, kemampuan lobi dan personalitas yang bagus, mau belajar dan mau mengembangkan SDM-nya.

Ketiga, Sragen mau menerapkan teknologi informasi dan berbasis database dalam menjalankan UPT. Penertiban perizinan sangat mem-

Komitmen

seorang bu-

pati sangat

menentukan

kelancaran

reformasi bi-

rokrasi dalam

pelayanan

perizinan

yang efi sien.

24


Yang lebih membahagiakan bagi lembaga teknis, penetapan target Pendapatan Asli Daerah (PAD) masih tetap berada di tangan lembaga teknis. Meksipun proses perizinan sudah dilakukan oleh KPT, setiap hari, lembaga teknis bisa melakukan kontrol (pengecekan) berapa pemasukan lembaganya pada hari itu. Pengecekan itu dilakukan me-lalui webline (Wide Area Network/WAN) yang menghubungkan antar lembaga teknis, dan kecamatan.

Bahkan, dalam perkembangannya, lembaga teknis menjadi lebih ringan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Selain itu, mereka men-jadi lebih fokus dalam menjalankan program-program dinas lainnya. Mereka tidak lagi mengurus masalah administrasi yang bagi lem-baga-lembaga teknis ini cukup menyita waktu. Pada umumnya, lem-baga teknis lebih fokus program-program pemberdayaan dinas.

Dari sisi penghasilan, tidak seperti yang ditakutkan oleh lembaga-lembaga teknis. Justru sebaliknya, pendapatan dinas menjadi naik setelah pelimpahan kewenangan ke KPT. Misalnya saja di Dinas Per-hubungan. Sebelum adanya KPT, pendapatan dinas hanya Rp. 125 juta. Setelah adanya KPT, izin uji kendaraan mampu memberikan sumbangan bagi PAD sebesar Rp. 750 juta. Atau pengalaman Dinas Tata Kota dan Kebersihan. Dari target PAD Rp. 400 juta, real PAD yang didapatkan adalah Rp. 700 juta. Secara keseluruhan PAD pemerintah daerah justru meningkat sejak penerapan sistem pelayanan per izinan terpadu ini.

Pada tahun pertama implementasi sistem pelayanan perizinan ter-padu, PAD justru meningkat 66,8%. Selama empat tahun perjalanan KPT, PAD kabupaten sragen meningkat rata-rata 20,1% per tahun.

Sumber: KPT

80

0

10

20

30

40

50

60

70

80

JUM

LAH

PA

D (M

ILIA

R)

TAHUN

200220012000

7.3

14.2

22.6

68

60.8

72.8

2003 2004 2005 2006

Peningkatan Angka PAD


23


Izin Disederhanakan, PAD MeningkatSalah satu kekhawatiran dari penyederhanaan izin dan pembentu-

kan sistem perizinan terpadu adalah hilangnya poten si pendapatan yang berasal dari retribusi pengeluaran izin. Bagi lem baga teknis yang biasa mengeluarkan izin, ini juga berarti hilangnya sum ber pendapa-tan bagi dinas tersebut. Ada anggapan bahwa lemba ga-lembaga tek-nis ini akan kehilangan lahan basah. Sudah bukan ra hasia lagi, kalau tempat pelayanan perizinan sering dijadikan tam bang bagi perso-nel-personel di lembaga teknis.

Bagaimana reaksi lembaga teknis yang akan kehilangan lahan ba-sah ini? Banyak lembaga teknis keberatan dengan kebijakan bu pati. Alasannya, di dalam aturan disebutkan bahwa kewenangan mem-berikan izin adalah kewenangan dinas.

Selain itu, ada ketakutan dari dinas-dinas kalau mereka akan ke-hilangan insentif sebagai dinas yang memberikan pemasukan bagi PAD. Saat ini, tantangan terberat berasal dari dinas-dinas vertikal.

Untuk mengatasi keberatan dinas dalam melepaskan kewenangan penerbitan izin, bupati menerapkan strategi khusus. Strategi tersebut adalah : (i) tetap menyerahkan kontrol izin pada dinas teknis teruta-ma ter kait dengan retribusi dan target PAD, (ii) menjelaskan bahwa KPT pa da dasarnya hanya sebagai pelaksana pelayanan perizinan, (iii) peng alihan izin kepada KPT pada prinsipnya mengembangkan dou-ble control dalam pelayanan instansi, dan (iv) perizinan melalui KPT membawa misi memberi contoh praktik bebas korupsi (no corrup-tion) dari bupati yang didukung dengan tindakan tegas.

Itulah yang terjadi di Sragen pada 2002. Meskipun terkesan masih enggan, mereka juga ingin melihat kinerja lembaga baru. Trauma pelaksanaan UPT yang lama membuat lembaga teknis tidak terlalu yakin lembaga baru ini mampu menunjukan kinerja yang berbeda.

Ada yang mem buat lembaga teknis ini sedikit terhibur. Bahwa yang menangani pelayanan perizinan itu adalah orang-orang yang biasan-ya menguru si perizinan itu ketika masih berada di lembaga teknis. Hanya tem patnya saja yang berpindah. Selain itu, dalam prakteknya, lembaga tek nis juga masih dilibatkan dalam pemeriksaan lapangan dan pemberian rekomendasi untuk pengeluaran izin.

Misalnya, Indakop masih dilibatkan untuk memberikan rekomen-dasi un tuk izin-izin usaha seperti SIUP, Tanda Daftar Perusahaan (TDP), dan Izin Usaha Industri (IUI). Saat itu, hanya ada tiga dari lima izin di In dakop yang dilimpahkan ke UPT. Dua izin lainnya, dilimpahkan pa da 2004. Yaitu Tanda Daftar Industri (TDI) and Tanda Daftar Gudang (TDG).

Dinas-dinas

khawatir

bahwa pe-

nyederha-

naan izin bisa

menghilang-

kan potensi

pendapatan

mereka dari

retribusi per-

izinan.

12


butuhkan database yang baik. Pendampingan ADB lebih bersifat konsultasi dan bimbingan da lam

menjalankan suatu perizinan terpadu. Secara bersama-sama, ADB dan UPT memecahkan semua persoalan yang dihadapi. Mulai dari pemaha-man yang belum sama antara legislatif dengan eksekutif tentang pelay-anan perizinan terpadu, mengatasi keterbatasan sarana yang ada, pros-es pengalihan kewenangan sampai strategi pengembangan teknologi informasi untuk mendukung kinerja pelayanan perizinan.

Konsultan ADB juga membantu membuat riset kecil terkait pengalihan ke we nangan pengeluaran izin dari dinas teknis ke UPT. Riset sederhana dila kukan dengan menanyakan respon dinas-dinas yang kewenangan izin nya dialihkan kepada UPT. Konsultan ADB juga membimbing UPT un tuk membuat laporan secara berkala, melakukan survei kepuasan pe-lang gan, pengembangan SDM dan perencanaan.

Kunci SuksesMeskipun memiliki banyak kekurangan ketika pertama kali diimple-

mentasikan, ada beberapa kunci sukses keberhasilan Kabupaten Sragen men jalankan UPT.

Pertama, Sragen memiliki bupati yang memiliki komitmen dan visi ke depan. Tanpa adanya komitmen yang kuat dari bupati, penyerahan kewe nangan ke UPT pasti mengalami banyak kesulitan.

Kedua, kesadaran dari lembaga-lembaga teknis untuk menyerah-kan kewenangan kepada UPT. Komitmen bupati yang kuat dapat berpengaruh terhadap kesadaran lembaga teknis untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat.

Ketiga, dukungan Sumber Daya Manusia (SDM) yang mumpuni. SDM yang dipilih ke UPT tidak hanya orang yang terbaik di instansi mereka sebelumnya, tapi juga harus masih muda (maksimal 35 tahun), memiliki visi jenjang karir ke depan, dan keinginan keras untuk belajar.

Keempat, dukungan teknologi informasi yang dibangun oleh Kantor Pengelolaan Data Elektronik. Melalui TI (Wide Area Network/WAN) memungkinkan antara bupati, sekda, asisten, lembaga teknis, dan kecamatan terhubung secara online. Fasilitas ini juga bisa memu-dahkan pendelegasian pengurusan KTP di kecamatan.

Bupati pernah memutasi salah seorang kepala dinas di Sragen. Gara-garanya, kepala dinas tersebut menerima “uang suap” untuk memperlancar urusan perizinan pemohon tertentu.

box 4


13


KEHADIRAN UPT sangat membantu masyarakat. Lama proses per-izinan bisa dipangkas, pemohon juga tidak perlu datang ke berbagai lembaga teknis terkait. Mereka hanya cukup datang ke UPT. Mulai memasukkan berkas, hingga izin selesai.

Untuk mempermudah layanan, UPT dibagi dalam loket-loket (work stations). Jadi, pemohon izin tidak usah pindah loket hanya untuk menyelesaikan perizinan. Model loket ini akan memangkas banyak meja. Model loket ini dilakukan agar perjinan menjadi efi sien, efektif dan transparan.

Model work station dipilih setelah melalui pengkajian. Sebelum UPT didirikan, model ini sudah menjadi pilihan. Karena itu, ketika diimple-mentasikan semua menyesuaikan model ini. Salah satunya adalah terkait lay out (tata letak) ruangan.

Pembagian loket itu berdasar pada jenis izin. Izin-izin yang hampir serupa dijadikan satu untuk lebih mempercepat proses pe ngurusan. Misalnya, TDP, SIUP dan IUI dijadikan dalam sa tu loket. Pada awal pengoperasi an UPT, ada enam (6) loket yang melayani pemohon izin. Selain petugas di loket, UPT juga mengefektifkan petugas resepsio-nis. Petugas di front office inilah yang memberikan pelayanan per-tama kali ketika pemohon izin masuk.

Setelah satu tahun bisa memberikan pelayanan yang baik, status UPT diubah menjadi Kantor Pelayanan Terpadu (KPT) pada 2003. Ke-naikan status kelembagaan ini didukung dengan Peraturan Daerah (Perda) Nomor 15 tahun 2003 tentang Pembentukan Kan tor Pela-yanan Terpadu dan Susunan Organisasi Lembaga Teknik Daerah.

Sebab, bentuk unit dianggap tidak lagi dapat mengakomodasi perkemba ngan yang terjadi dalam pelayanan perizinan. Kendala yang muncul jika tetap ber bentuk unit di antaranya (i) keterbatasan mana j emen untuk men ciptakan alur pelayanan yang efektif dan efisien karena keterbatasan ke wenangan dan struktur, (ii) kesulitan

Masyarakat Puas, Diubah Menjadi KPT

BAB IV

22


ISO yang didapatkan oleh KPT Sragen adalah ISO 9001:2000 yang merupakan standar di bidang administrasi. Sertifikasi ISO membantu untuk menciptakan pelayanan yang akuntabel, terukur, dan terken-dali. Selama ini, kesulitan birokrasi untuk memberikan pelayanan yang bermutu adalah ketika membuat tolok ukurnya. Dengan stan-dar ISO, semua itu bisa diatasi.

Di KPT terdapat 127 item yang dibuat standar. Penyusunan standar ISO itu dilakukan tim ISO KPT yang beranggotakan 15 orang dan konsultan se-cara bersama-sama. Lewat standardisasi itu, KPT Sragen tidak bisa lagi seenaknya mengubah stan-dar layanan.

Tahapan menuju ISO tidaklah mudah. Selama enam bulan, para staf KPT harus mengikuti pelati-han manajemen mutu. Pelatihan dibagi dalam 35 kali pertemuan. Setiap pekan pada hari Kamis, mer-eka mengikuti pelatihan selama 8 jam.

Pelatihan dipraktikkan secara langsung dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Un tuk pelatihan manajemen mutu yang menghabis kan dana Rp 65 juta ini, KPT menunjuk CV Wira damas Semarang sebagai konsultan.

Setelah pelatihan selesai, KPT Sragen tidak lang-sung meng-ISO-kan layanannya. Mereka berjalan dulu selama 4 bulan untuk memantapkan pela-yanan. KPT Sragen juga mengundang Sucofindo untuk melakukan audit terhadap standar admi-nistrasi KPT Sragen.

Pada Oktober 2005, KPT Sragen mendapatkan ISO dari Suconfindo dengan kontrak berjangka selama tiga tahun. Setiap Desember, Su-confindo melakukan surveillance audit atau audit untuk memeriksa apakah KPT Sragen konsisten menjalankan layanan sesuai standar yang telah disertifikasi atau tidak. Kalau tidak, Sucofindo berhak mencabut sertifikat ISO yang diberikan.

KPT juga melibatkan masyarakat sebagai pengguna layanan untuk memastikan standar layanan berjalan dengan baik. Ada 16 layanan perizinan yang telah memiliki sertifikasi ISO, yakni izin lokasi, IMB, HO/SITU, izin usaha kecantikan, SIUP, IUI, TDP, TDI, izin usaha rekreasi dan hiburan umum, izin pondok wisata, izin usaha rumah makan, izin usaha hotel bunga melati, biro/agen perjalanan wisata, izin penutup-an jalan, pajak reklame dan izin usaha huller.

RAPI: Para staf KPT menggunakan sera-gam layaknya seorang pegawai bank. Staf pria juga harus men-genakan dasi.


21


rian Insentif Khusus Petugas KPT. Jumlah insentif disesuaikan dengan jabatan. Untuk eselon III (Kepala KPT) insentif Rp. 450 ribu, untuk Kasi (eselon IV) Rp. 350 ribu dan untuk pelaksana Rp. 250 ribu.

Dalam memberikan layanan kepada masyarakat, KPT menerap-kan prosedur pelayanan yang transparan, mudah dan cepat. Untuk transparansi, pemohon izin tahu betul berapa biaya yang dia bayar-kan. Biaya perizinan ini akan dicantumkan dalam SK kepala KPT. Sedangkan besarnya tarif ditetapkan berdasarkan Perda tarif yang berlaku.

Prinsip mudah ditetapkan dengan menerapkan pelayanan di work station-work station pelayanan. Dengan sistem work station, untuk pengurusan izin yang dilayani oleh work station yang sama, pemo-hon tidak usah pindah loket. Terlalu banyak pindah loket, sering me-nyulitkan pemohon izin.

Prinsip cepat ditunjukkan dengan penyelesaian perizinan lebih cepat dari waktu standar yang telah ditentukan. Sejak 2003, penyele-saian layanan lebih cepat dibandingkan dengan tahun sebelumnya. Survei kecepatan layanan pada awalnya dilakukan dengan survei ADB. Namun, sejak 2005, survei kecepatan layanan dilakukan oleh KPT sendiri.

KECEPATAN PENYELESAIANTAHUN LEBIH SESUAI TERLAMBAT KETERANGAN CEPAT STANDAR

2003 30% 70% - Survei ADB

2004 - - - -

2005 65% 35% - KPT

2006 74% 26% - KPT

TIAP TAHUN LAYANAN LEBIH CEPAT

Sumber: KPT

Standar Mutu Pelayanan ISO 9001 untuk 16 Perizinan

Untuk memberikan pelayanan yang bermutu kepada masyarakat, KPT berusaha melakukan ISO terhadap layanan perizinan. Rencana itu sebenarnya sudah ada sejak UPT diubah menjadi KPT, tapi baru terealisasi pada 2004.


14

memotivasi pegawai karena tidak diko or dinasi langsung (masih ber-status pegawai dinas teknis), (iii) Sulit membuat perencanaan sendiri karena tidak memiliki anggaran sen diri, dan (iv) proses pelayanan lebih lambat karena kinerja pegawai tidak sesuai dengan yang di-harapkan.

KPT Sragen melayani dua jenis layan an, yakni perizinan dan non perizinan. Perizinan bersifat satu pintu, sedangkan pelayanan non perizinan bersifat satu atap. La yan an satu pintu maksudnya, pro ses perizinan ber langsung di KPT se jak masuknya berkas sam-pai de ngan keluarnya perizin an. Pe nanda tanganan izin menjadi ke wenangan kepala KPT.

Sedangkan untuk layanan non peri zinan bersifat satu atap berarti ber kas masuk di KPT, akan tetapi penan datangan ma sih ber ada di ta ngan Kepala Di nas Cata tan Sipil dan Kepen du du kan. Ini terjadi karena ti dak ada no men klatur. Akan te ta pi, setelah se le sai, war ga bi sa mengambilnya di KPT. Je nis pelayanan satu atap antara lain layan an akte ke la hiran, ak te ke-matian, dan se ba gai nya. Khu sus layanan KTP, KPT juga mem proses KTP untuk warga di Keca matan Sragen. Se dangkan un tuk keca-matan lainnya, diproses di keca ma-tan masing-masing.

Status Kantor memungkinkan struk tur yang lebih meng ako mo -da si kebu tuh an pelayanan izin dan non izin yang se ma kin banyak dan ber kem bang. Struk tur kantor juga memungkinkan pemba gi an seksi/divisi yang lebih memba gi tugas dan fungsi yang lebih ter fokus dan saling menunjang dalam mem be ri kan pelayanan yang baik ke pada ma syarakat pemohon izin. Di samping kelompok fungsional dan Tata Usa ha, KPT mempunyai tiga seksi pendukung yaitu Seksi Perizin an, Seksi Pelayanan, serta Seksi Bina Program dan Informasi.

WORK STATIONS:

Deretan loket pelayanan KPT Sragen.


15


Waktu Jelas dan Pasti, Biaya Murah, dan Transparan

Salah satu ciri pelayanan lembaga perizinan terpadu satu ointu yang efi sien dan baik adalah kejelasan dan kepastian waktu penyelesaian proses perizinan dan biaya yang transparan. Pemohon mengetahui secara pasti berapa hari paling lama proses izinnya bisa selesai karena waktu penyelesaian untuk masing-masing izin dipampang jelas di depan KPT. Pemohon juga mengetahui berapa biaya untuk pengurusan izin atau non izin karena tarifnya ditempel di loket. KPT juga menjamin tidak ada penyimpangan biaya karena petugas di work station tidak boleh menerima pembayaran.

Lalu, bagaimana KPT Sragen menetapkan waktu penyelesaian dan tarif/biaya yang dikenakan untuk masing-masing izin sehingga tidak memberatkan bagi pemohon? Pene tap an biaya perizinan dilakukan berdasar analisis unit cost pelayanan terhadap masing-masing izin/non-izin. Unit cost ini mempertimbangkankan kebutuhan operasional pe la yanan, kemampuan SDM dan yang paling penting adalah kemampuan daya beli masyarakat sebagai cermin seberapa besar kemam puan membayar masyarakat. Hal yang menarik adalah bahwa penetapan tarif retribusi ataupun biaya pengurusan izin tidak boleh berorientasi pada peningkatan peneriman daerah (PAD).

Bagaimana dengan waktu? Penetapan waktu penyelesaian izin/non-izin didasarkan atas volume pekerjaan dan kapasitas pada ma-sing-masing work station, kemampuan petugas di work station yang menangani, proses koordinasi dengan dinas teknis (jika diperlukan), pe ngalamaan yang dilakukan daerah lain (sedapat mungkin lebih baik) dan evaluasi terhadap waktu penyelesaian pelayanan yang su dah dilakukan. Berdasar faktor-faktor tersebut, ditetapkan wak tu penyelesaian pelayan an untuk masing-masing izin dan dipublika-sikan ke khalayak. Na mun dalam praktiknya, pelayanan justru sering lebih ce pat ketimbang yang sudah ditetapkan.

Menyatukan dan MenyederhanakanKonsep yang dikembangkan KPT Sragen tidak saja menya t ukan

pe la yanan perizinan tapi juga menyederhanakan pro se dur dalam pe ngu rusan perizinan. Penyederhanaan juga bukan lantaran pe mo -hon izin bisa mengurus beberapa izin secara paralel dalam wak tu lebih singkat, tapi KPT juga menyederhanakan prosedur pe ngu rusan izin untuk satu jenis perizinan dibandingkan prosedur sebelum ada KPT.


20

han jumlah loket layanan dan SDM. Loket atau work station pelayan-an bertambah dari enam menjadi sepuluh work station. Kebutuhan SDM untuk memenuhi tuntutan penambahan pelayanan diambil dari personel di lembaga teknis yang terbiasa menangani pelayanan perizinan ini. Hingga tahun lalu, KPT didukung oleh 40 personel yang berasal dari beragam jenjang pendidikan, mulai SMA hingga S-2.

Izin Dipermudah, Permohonan Bertambah

Sejak didirikan pada 2002, terjadi kenaikan jumlah pemohon izin di KPT. Peningkatan ini terutama karena semakin mudah dan transpa-rannya proses pengurusan izin sehingga kalangan usaha mau me-ngurus izin. Setahun pertama KPT, peningkatan izin yang dikeluarkan mencapai lebih dari 40%. Selama empat tahun perjalanan KPT, pe-ningkatan pengurusan izin rata-rata mencapai 18.7% setiap tahun. Desentralisasi izin ke kecamatan juga berkontribusi dalam pening-katan pengurusan oleh dunia usaha. Sejak diberikan kewenangan kepada kecamatan untuk mengeluarkan 14 izin dari 16 kewenangan yang diberikan, pengurusan izin di kecamatan meningkat rata-rata 10%-15% setiap tahun

Sebagai bentuk reward kepada para petugas KPT, insentif diberikan setiap bulan yang secara resmi diambilkan dari APBD. Insentif ini di-perkuat dengan SK Bupati Nomor 841/25/03/2004 tentang Pembe-

JENJANG JUMLAH

Strata 2 1 orang

Strata 1 21 orang

Diploma 3 4 orang

SLTA 14 orang

STAF KPT BERDASAR JENJANG PENDIDIKAN

0

JUM

LAH

IZIN

TAHUN

2002

2.027

3.5673.145

4.047

5.247

2003 2004 2005 2006

Tren Peningkatan Pengurusan Izin di KPT

1000

2000

3000

4000

5000

6000


19


BERKAT kualitas pelayanan yang memuaskan, banyak lembaga tek-nis yang ingin melimpahkan pengurusan izin ke KPT. Sebab, memang lebih mudah apabila semua layanan perizinan disatukan di KPT.

Namun, tentu tidak semua layanan bisa diserahkan ke KPT. Ada beberapa izin yang tetap lebih efektif jika dilakukan di dinas teknis. Misalnya, uji kir kendaraan bermotor yang membutuhkan alat-alat tertentu di Dinas Perhubungan. Pemindahan alat-alat uji tersebut ke KPT tentu menjadikan pelayanan justru tidak efektif.

Untuk izin-izin yang dilimpahkan ke KPT, ada beberapa langkah yang ditempuh sebagai dasar pembuatan keputusan. Yang pertama adalah identifikasi dan pengkajian izin-izin yang akan diga bungkan. Apabila hasil identifikasi menunjukkan hasil yang lebih bagus jika digabung, barulah pengurusan perizinan digabung dengan payung peraturan bupati (Perbup).

Mengapa hanya menggunakan perbup? Perbup dinilai lebih luwes ketimbang perda ketika harus menambah jumlah pelayanan. Sejak didirikan pada 2002, tercatat dua kali penambahan layanan KPT, yak-ni pada 2003 dan 2005.

PENAMBAHAN LAYANAN KPT

TAHUN LAYANAN LAYANAN PERIZINAN NON PERIZINAN

2002 15 layanan 8 layanan



Pada 2005, terjadi penambahan layanan perizinan hingga 35 jenis la-yanan. Sebanyak 17 layanan perizinan berasal dari kewenangan yang sebelumnya ditangani oleh Dinas Kesehatan. Seperti izin prak tik dokter umum/dokter gigi, dan sebagainya. Yang berperan da lam melakukan penambahan identifikasi dan analisis perizinan di KPT ada lah Asisten I, KPT dan dinas-dinas yang izinnya akan dilimpahkan. Penggabungan 35 perizinan ini tidak terlalu sulit apabila dibandingkan sebelumnya. Peng-gabungan ini dipimpin oleh Asisten I, bukan bu pa ti seperti pada peng-gabungan kewenangan perizinan seperti pada 2002.

Penambahan jumlah layanan perizinan berdampak pada penamba-

Pengembangan KPTBAB V


16

Penyederhanaan prosedur ini dilakukan di antaranya dengan (i) mengurangi persyaratan yang dianggap tidak perlu atau sama jika beberapa izin diurus secara paralel, (ii) pemenuhan persyaratan yang kurang, bisa dilakukan saat pemeriksaan lapangan sehingga tidak menghambat penyelesaian izin, (iii) memangkas prosedur yang ha-rus dilalui, dan meringkas form permohonan dan blanko. Pembayar-an retribusi izin ataupun non izin yang diurus di KPT pada masing-masing work station juga cukup dilakukan melalui kasir yang berada di dalam KPT. Dengan demikian, hanya ada satu pintu pembayaran untuk menghindari penyimpangan dan pembayaran yang tidak se-suai tarif resmi.

Misalnya, pengurusan izin HO yang dulu harus memenuhi per-syaratan menunjukkan fotocopi SPPT PBB, rekomendasi dan sertifikat pemilikan tanah. Kini, semua persyaratan tersebut ditiadakan dan cu-kup dengan surat keterangan dari Kepala Desa. Persyaratan berupa foto bisa diberikan pada saat pengambilan izin sehingga pemohon tidak harus kembali untuk memenuhi persyaratan tersebut, baru izin bisa diproses.

Dengan begitu proses perizinan bisa berlangsung lebih cepat. Bahkan, bisa 60 persen lebih cepat dibandingkan waktu yang telah ditetapkan, tanpa harus menggunakan fasilitas apapun. Pengurusan izin usaha industri (IUI) yang ditetapkan maksimum selesai dalam tu-juh hari, ternyata bisa diselesaikan dalam 3-4 hari.

Keberadaan KPT bukan berarti Sragen menerapkan sentralisasi pelayanan izin dan mengabaikan prinsip mendekatkan pelayanan perizinan kepada publik. Sejalan dengan desentralisasi kecamatan yang dilakukan, Pemkab Sragen telah memberikan kewenangan kepada kecamatan 16 jenis kewenangan termasuk 14 kewenangan untuk mengeluarkan izin maupun rekomendasi melalui SK Bupati No. 36 Tahun 2002.

Pengembangan SDM Inovasi dan upaya terus-menerus untuk meningkatkan kualitas pelay-

anan melalui penerapan sistem dan teknologi tentu juga harus diim-bangi dengan peningkatan kemampuan SDM. Bukan hanya etos kerja yang harus berbeda dan lebih baik, kemampuan dan keterampilan staf di KPT juga harus terus ditingkatkan. KPT Sragen belum puas jika hanya memilih orang-orang terseleksi dari lembaga-lembaga teknis yang ada.

Proses peningkatan kualitas dan kemampuan SDM di KPT terus dila-kukan. Program pengembangan SDM dirancang dengan meman faat-


17


kan hasil evaluasi berupa rekomendasi hasil monitoring dan evaluasi. Program pengembangan SDM juga dibuat oleh tim khusus di inter-nal KPT. Ada dua bentuk program pelatihan dalam rangka pengem-bangan kapasitas SDM yaitu (i) pelatihan khusus yang disiapkan se-tiap tahun dengan menggunakan dana APBD, dan (ii) pela tihan yang dilakukan melalui kerja sama (network) dengan pihak lain (menye-diakan trainer) seperti dari perguruan tinggi, dunia usaha, dan LSM.

Pelatihan diadakan dalam rangka peningkatan kapasitas SDM di KPT melalui (a) pelatihan sistem manajemen mutu, (b) pe ngembangan kepribadian, (c) keterampilan komputer dan sis tem da tabase, (d) ke-mampuan bahasa Inggris, (e) pengembangan ke cer dasan emosional dan spiritual. Pengembangan kepribadian ditujukan untuk mem-bangun tata nilai yang berorientasi pelayanan prima.

Monitoring dan Evaluasi (Monev)KPT tak pernah cepat puas. Mereka terus melakukan pembenahan

pelayanan melalui monitoring dan evaluasi. Langkah-langkah yang dilakukan seperti:

Pertama, mengadakan evaluasi data riil berdasar laporan bulanan yang masuk. Dalam laporan itu disebutkan berapa jumlah izin yang masuk, waktu penyelesaian, kecepatan penyelesaian, dan indikator-

Harike 11

Harike 12

Harike 1

Harike 2

Harike 3-7

Harike 8

Harike 9

Harike 10

Mengambil formulir per-mohonan

Memenuhi persyaratan

Mengem-balikan per-mohonan ke KPT

Koordinasi untuk cek lapangan dengan Dinas Teknis

Cek lapa-ngan (KPT, Dinas Tata Kota)

Pertimban-gan teknis dan reko-mendasi

Penghi-tungan retribusi

Pengetikan SK ijin

Pemerik-saan SK Ijin oleh Ka. Sie

Penanda-tanganan ijin oleh kepala KPT

Pemanggi-lan pemo-hon untuk mengambil ijin

Pemba yar-an re tribusi

Pengambi-lan ijin

• Gambar Bangunan • FC PBB• FC Sertifikat Tanah • SK Tidak keberatan• FC KTP untuk rumah tingkat

Dalam praktek, proses cek lapangan dan rekomendasi bisa berlangusng lebih cepat sehingga penyelesaian selurih proses bisa mencapai 7-9 hari


18

indikator lainnya.Kedua, berdasar survei kepuasan pelanggan. Setiap enam bulan,

survei kepuasan pelanggan dilakukan pada 150 responden dengan memakai 14 indikator dari Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Menpan). Sebelum SK Menpan tentang survei kepuasan pelanggan terbit, KPT Sragen sudah lebih dulu menerapkan secara internal den-gan menggunakan 7 indikator.

Survei dilakukan secara rutin sejak Desember 2004. Hasil survei terakhir pelanggan pada Desember 2006 menunjukkan, kepuasan masyarakat terhadap KPT mencapai 83,92. % Itu berarti bahwa lay-anan yang diberikan KPT jauh dari memuaskan. Survei ini dilakukan secara mandiri oleh staf KPT untuk efisiensi dan efektivitas.

Ketiga, audit internal yang dilakukan setiap enam bulan. Anggo-tanya terdiri dari para petugas loket yang telah dididik secara khusus. Mereka mengevaluasi hal-hal yang tidak sesuai indikator audit se-perti kelengkapan dokumen, kecepatan layanan, konsistensi pengi-sian formulir, kesesuaian dengan aturan, dan kinerja keuangan. Tim au dit internal ditetapkan melalui SK kepala KPT.

Keempat, menelepon ulang para pengguna jasa KPT setelah dilaku-kan survei lapangan. Pemohon izin akan ditanya, bagaimana pela yan-an petugas ketika melakukan survei, apakah mereka dimintai uang tambahan di luar biaya yang semestinya? Dan lain-lain.

Kelima, diskusi dengan stakeholder yang dilakukan setahun sekali. Dalam forum ini, KPT mengundang Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), akademisi, dan lain-lain.

JAMINAN PELAYANAN: Kualitas layanan KPT Sragen sudah mengantongi ISO 9001.


BUKU_JICA

Documents

jica bangda

pm perizinan satu pintu

direktorat perkotaan

buku jica

badan pelayanan terpadu

kantor pelayanan terpadu

dinas pendapatan daerah

kasubag tata usaha