Buku Tata Naskah Dinas Umum

- 1 -

P

KEPUTUSANKEPALA KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI BENGKULU

NOMOR 48 TAHUN 2016TENTANG

KODE JABATAN, KLASIFIKASI ARSIP DAN PEDOMAN TATA NASKAH DINASPADA KEMENTERIAN AGAMA SE-PROVINSI BENGKULU

KEPALA KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI BENGKULU,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka menyamakan pemahaman tentangpenggunaan Kode Jabatan dan Klasifikasi Arsip di lingkunganKantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkulu, perluditetapkan Kode Jabatan dan Klasifikasi Arsip untuk seluruhSatuan Organisasi/Satuan Kerja;

b. bahwa dalam rangka meningkatkan tertib administrasikedinasan serta efisiensi komunikasi dan informasi antar unitorganisasi, perlu ditetapkan pedoman tata naskah dinas padaKantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkulu;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan huruf a dan b diatas perluditetapkan dengan Keputusan Kepala Kantor WilayahKementerian Agama Provinsi Bengkulu;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 2964) sebagaimana telah diubahdengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik IndonesiaNomor 5071);

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentangPelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik IndonesiaNomor 5286);

3. Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2010 tentangOrganisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama sebagaimanatelah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan MeneteriAgama Nomor 16 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat AtasPeraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2010 tentangOrganisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama (Berita NegaraRepublik Indonesia Tahun 2015 Nomor 348);

4. Peraturan Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2012 tentangOrganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama(Berita Negara Republik Indonesia Nomor 851);

5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang PedomanTata Naskah Dinas Instansi Pemerintah (Berita Negara RepublikIndonesia Tahun 2013 Nomor 69);

- 2 -

6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2012tentang Pedoman Penamaan, Singkatan dan Akronim InstansiPemerintah;

7. Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 4 Tahun2016 tentang Pencabutan Peraturan Menteri Agama Nomor 16Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di LingkunganDepartemen Agama;

8. Keputusan Menteri Agama Nomor 44 Tahun 2010 tentangPedoman Penataan Kearsipan di Lingkungan KementerianAgama;

9. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 210Tahun 2015 tentang Perubahan Nama Madrasah Aliyah Negeri,Madrasah Tsanawiyah Negeri dan Madrasah Ibtidaiyah Negeri diProvinsi Bengkulu;

10. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 8 Tahun2016 tentang Kode Jabatan, Singkatan, dan Akronim padaKementerian Agama;

11. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 9 Tahun2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas pada KementerianAgama;

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMAPROVINSI BENGKULU TENTANG KODE JABATAN, KLASIFIKASIARSIP DAN PEDOMAN TATA NASKAH DINAS PADA KEMENTERIANAGAMA SE-PROVINSI BENGKULU.

KESATU : Menetapkan Kode Jabatan, Klasifikasi Arsip dan Pedoman TataNaskah Dinas pada Kementerian Agama Se-Provinsi Bengkulu.

KEDUA : Kode Jabatan, Klasifikasi Arsip dan Pedoman Tata Naskah Dinassebagaimana dimaksud dalam Diktum KESATU merupakanpedoman bagi seluruh satuan organisasi/kerja Kantor WilayahKementerian Agama Provinsi Bengkulu.

KETIGA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Bengkulupada tanggal 29 April 2016

Pgs. Kepala Kantor WilayahKementerian Agama Prov. Bengkulu,

Bustasar M.S.

TembusanSetjen Kementerian Agama RI

- 3 -

LAMPIRANKEPUTUSAN KEPALA KANTOR WILAYAHKEMENTERIAN AGAMA PROVINSI BENGKULUNOMOR 48 TAHUN 2016TENTANGKODE JABATAN, KLASIFIKASI ARSIP DANPEDOMAN TATA NASKAH DINAS PADAKEMENTERIAN AGAMA SE-PROVINSIBENGKULU

BAB IPENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dengan ditetapkannya Peraturan Menteri Agama RepublikIndonesia Nomor 4 Tahun 2016 tentang Pencabutan Peraturan MenteriAgama Nomor 16 Tahun 2016 tentang Tata Persuratan Dinas diLingkungan Kementerian Agama, Keputusan Menteri Agama RepublikIndonesia Nomor 8 Tahun 2016 tentang Kode Jabatan, Singkatan danAkronim pada Kementerian Agama, serta Keputusan Menteri AgamaRepublik Indonesia Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata NaskahDinas pada Kementerian Agama, maka terjadilah perubahan dalam halpenomoran kode jabatan dan pedoman tata naskah dinas pada KantorWilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkulu.

Belum ditetapkannya keputusan tentang kode jabatan, KodeKlasifikasi serta pedoman tata naskah dinas pada Kantor WilayahKementerian Agama menyebabkan keterlambatan dalam penerapanperaturan tersebut sehingga dipandang perlu untuk menetapkan suatukeputusan guna menyeragamkan pemahaman bagi seluruh satuanorganisasi/kerja di lingkungan Kantor Wilayah Kementerian AgamaProvinsi Bengkulu.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud

Kode Jabatan, Klasifikasi Arsip dan Pedoman Tata Naskah Dinas padaKantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkulu dimaksudkansebagai acuan bagi satuan organisasi/satuan kerja dilingkungan KantorWilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkulu dalam menggunakanKode Jabatan, Kode Klasifikasi dan Pedoman Tata Naskah Dinas.

2. Tujuan

Kode Jabatan, Kode Klasifikasi dan Pedoman Tata Naskah Dinasbertujuan untuk:a. Mewujudkan pemahaman yang sama serta kejelasan dan

kemudahan komunikasi bagi satuan organisasi/satuan kerja padaKantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkulu sertapemangku kepentingan;

b. Melancarkan komunikasi tulis yang efektif dan efisien antar unitorganisasi/unit kerja serta dalam pemanfaatan teknologi informasi;

- 4 -

c. Mewujudkan keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas denganunsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; dan

d. Mewujudkan efektifitas dan efisiensi dalam penyelenggaraan tatanaskah dinas.

C. Asas

Asas penetapan kode jabatan, kode klasifikasi dan penyusunan tatanaskah dinas adalah sebagai berikut:1. Kesuaian dengan kaidah bahasa Indonesia;2. Kesamaan dalam pengertian dan pemahaman;3. Kemudahan dalam penggunaan dan komunikasi;4. Kesesuaian dengan tuntutan lingkungan;5. Dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur,

kewenangan dan keabsahan; dan6. Keamanan dalam penyusunan, klasifikasi, kearsipan dan distribusi.

D. Ruang lingkup

Ruang lingkup Keputusan ini meliputi:1. Pembentukan dan Penggunaan Kode Jabatan pada Kantor Wilayah

Kementerian Agama Provinsi Bengkulu;2. Penggunaan Kode Klasifikasi;3. Pengaturan tentang jenis dan wewenang pembuatan/penetapan,

penandatangan, penyusunan, pengurusan, korespondensi, pejabatpenandatanganan, penggunaan lambang Kementerian Agama dan CapDinas serta Bentuk dan Format Naskah Dinas.

E. Pengertian Umum

Pengertian Umum dalam Keputusan ini meliputi hal-hal sebagai berikut:1. Kode Jabatan adalah kode jabatan yang terdapat pada satuan organisasi

dan satuan kerja sesuai dengan peraturan perundang-undangan.2. Kode Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan atas dasar perincian

masalah dari pelaksanaan tugas fungsi dan kegiatan KementerianAgama yang disusun secara logis dan sistematis.

3. Naskah Dinas adalah informasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasanyang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang padaKantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkulu dalam rangkapenyelenggaraan tugas sesuai tugas dan fungsi Kementerian Agama.

4. Tata Naskah Dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yangmeliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta mediayang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

5. Cap Dinas adalah tanda pengenal yang sah dan berlaku pada KantorWilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkulu, yang dibubhkan padaruang tanda tangan.

6. Lambang Kementerian Agama adalah Lambang Ikhlas Beramal yaitugambar dan/atau huruf dalam bentuk segilima yang digunakan dalamNaskah Dinas sebagai identitas.

7. Satuan Organanisasi yang selanjutnya disebut Sator adalah bagian darisuatu organisasi yang menyelenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi

- 5 -

dalam arti terbatas yang di dalamnya terdapat pejabat-pejabat yangmengurusi administrasi keuangan dan umum.

8. Satuan Kerja yang selanjutnya disebut dengan Satker adalah satuan-satuan dibawah satuan organisasi yang melaksanakan administrasitertentu dan tidak memenuhi unsur-unsur yang menanganiadministrasi kepegawaian, keuangan dan umum.

- 6 -

BAB IIPEMBENTUKAN KODE JABATAN

Pemberian kode jabatan pada Satuan Organisasi dan Satuan KerjaKantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkulu diurutkan berdasarkanorganisasi dan tata kerja dan urutannya disesuaikan dengan strukturorganisasi pada organisasi dan tata kerja masing-masing satuanorganisasi/satuan kerja.

1. Kode Jabatan pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkuluadalah sebagai berikut:

NO NAMA UNIT ORGANISASI KODEJABATAN

1. Kanwil Kementerian Agama Provinsi Bengkulu Kw.07

2. Bagian Tata Usaha Kw.07.1

a. Subbag Perencanaan dan Keuangan Kw.07.1.1

b. Subbag Ortala dan Kepegawaian Kw.07.1.2

c. Subbag Hukum dan KUB Kw.07.1.3

d. Subbag Informasi dan Humas Kw.07.1.4

e. Subbag Umum Kw.07.1.5

3. Bidang Pendidikan Madrasah Kw.07.2

a. Seksi Kurikulum dan Evaluasi Kw.07.2.1

b. Seksi Pendidik dan Tenaga Kependidikan Kw.07.2.2

c. Seksi Sarana dan Prasarana Kw.07.2.3

d. Seksi Kesiswaan Kw.07.2.4

e. Seksi Kelembagaan dan Sistem Informasi Kw.07.2.5

4. Bidang Pendidikan Agama dan Keagamaan Islam Kw.07.3

a. Seksi PAI pada PAUD dan Pendidikan Dasar Kw.07.3.1

b. Seksi PAI pada Pendidikan Menengah Kw.07.3.2

c. Seksi Pendidikan Diniyah dan al-Qur’an Kw.07.3.3

d. Seksi Pondok Pesantren Kw.07.3.4

e. Seksi Sistem Informasi Bidang Kw.07.3.5

5. Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kw.07.4

a. Seksi Pendaftaran dan Dokumen Haji Kw.07.4.1

b. Seksi Pembinaan Haji dan Umrah Kw.07.4.2

c. Seksi Akomodasi, Transportasi dan PerlengkapanHaji

Kw.07.4.3

d. Seksi Pengelolaan Keuangan Haji Kw.07.4.4

e. Seksi Sistem Informasi Haji Kw.07.4.5

- 7 -

6. Bidang Urais dan Pembinaan Syariah Kw.07.5

a. Seksi Kepenghuluan Kw.07.5.1

b. Seksi Pemberdayaan KUA Kw.07.5.2

c. Seksi Kemasjidan Kw.07.5.3

d. Seksi Produk Halal Kw.07.5.4

e. Seksi Pembinaan Syariah dan Sistem Informasi Kw.07.5.5

7. Bidang Penerangan Agama Islam, Zakat dan Wakaf Kw.07.6

a. Seksi Penerangan dan Penyuluhan Agama Kw.07.6.1

b. Seksi Kemitraan Umat, Publikasi Dakwah dan HBI Kw.07.6.2

c. Seksi Peng. Seni Budaya Islam, MTQ dan Hadits Kw.07.6.3

d. Seksi Pemberdayaan Zakat Kw.07.6.4

e. Seksi Pemberdayaan Wakaf Kw.07.6.5

8. Bimas Kristen Kw.07.7

9. Bimas Katolik Kw.07.8

10. Bimas Hindu Kw.07.9

11. Bimas Budha Kw.07.10

2. Kode Jabatan pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota adalahsebagai berikut:

NO NAMA UNIT ORGANISASIKODE

JABATAN

1. Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bengkulu Selatan Kk.07.01

a. Subbag Tata Usaha Kk.07.01.1

b. Seksi Pendidikan Madrasah Kk.07.01.2

c. Seksi Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren Kk.07.01.3

d. Seksi Pendidikan Agama Islam Kk.07.01.4

e. Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kk.07.01.5

f. Seksi Bimbingan Masyarakat Islam Kk.07.01.6

g. Penyelenggara Syariah Kk.07.01.7

2. Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bengkulu Utara Kk.07.02






- 8 -



3. Kantor Kementerian Agama Kabupaten Rejang Lebong Kk.07.03








h. Penyelenggara Kristen KK.07.03.8

4. Kantor Kementerian Agama Kota Bengkulu Kk.07.04








5. Kantor Kementerian Agama Kabupaten Mukomuko Kk.07.05



c. Seksi Pendidikan Agama dan Keagamaan Islam Kk.07.05.3

d. Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kk.07.05.4

e. Seksi Bimbingan Masyarakat Islam Kk.07.05.5

f. Penyelenggara Syariah Kk.07.05.6

6. Kantor Kementerian Agama Kabupaten Seluma Kk.07.06







7. Kantor Kementerian Agama Kabupaten Kaur Kk.07.07


- 9 -






8. Kantor Kementerian Agama Kabupaten Kepahiang Kk.07.08






f. Penyelenggara Kristen Kk.07.08.6

g. Penyelenggara Buddha Kk.07.08.7

9. Kantor Kementerian Agama Kabupaten Lebong Kk.07.09


b. Seksi Pendidikan Islam Kk.07.09.2

c. Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah Kk.07.09.3

d. Seksi Bimbingan Masyarakat Islam Kk.07.09.4

e. Penyelenggara Kristen Kk.07.09.5

f. Penyelenggara Katolik Kk.07.09.6

10. Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bengkulu Tengah Kk.07.10


b. Seksi Pendidikan Islam Kk.07.10.2

c. Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah Kk.07.10.3

d. Seksi Bimbingan Masyarakat Islam Kk.07.10.4

3. Kode Jabatan pada Madrasah Aliyah Negeri (MAN) adalah sebagai berikut:


JABATAN

1. Madrasah Aliyah Negeri Bengkulu Selatan Ma.07.01

2. Madrasah Aliyah Negeri 1 Kepahiang Ma.07.02

3. Madrasah Aliyah Negeri Rejang Lebong Ma.07.03

4. Madrasah Aliyah Negeri 1 Model Bengkulu Ma.07.04

5. Madrasah Aliyah Negeri 2 Kepahiang Ma.07.05

6. Madrasah Aliyah Negeri 1 Bengkulu Utara Ma.07.06

- 10 -

7. Madrasah Aliyah Negeri 1 Mukomuko Ma.07.07

8. Madrasah Aliyah Negeri Kaur Ma.07.08

9. Madrasah Aliyah Negeri 2 Mukomuko Ma.07.09

10. Madrasah Aliyah Negeri 1 Lebong Ma.07.10

11. Madrasah Aliyah Negeri 2 Bengkulu Ma.07.11

12. Madrasah Aliyah Negeri 2 Bengkulu Utara Ma.07.12

13. Madrasah Aliyah Negeri Seluma Ma.07.13

14. Madrasah Aliyah Negeri 2 Lebong Ma.07.14

15. Madrasah Aliyah Negeri Insan Cendikia Bengkulu Tengah Ma.07.15

4. Kode Jabatan pada Madrasah Tsnawiyah Negeri (MTsN) adalah sebagaiberikut:


JABATAN

1. Madrasah Tsanawiyah Negeri 1 Bengkulu Mts.07.01

2. Madrasah Tsanawiyah Negeri 1 Lebong Mts.07.02

3. Madrasah Tsanawiyah Negeri 2 Lebong Mts.07.03

4. Madrasah Tsanawiyah Negeri 1 Bengkulu Selatan Mts.07.04

5. Madrasah Tsanawiyah Negeri 1 Kaur Mts.07.05

6. Madrasah Tsanawiyah Negeri 2 Kepahiang Mts.07.06

7. Madrasah Tsanawiyah Negeri 1 Mukomuko Mts.07.07


9. Madrasah Tsanawiyah Negeri 1 Rejang Lebong Mts.07.09

10. Madrasah Tsanawiyah Negeri 2 Rejang Lebong Mts.07.10



13. Madrasah Tsanawiyah Negeri 1 Seluma Mts.07.13

14. Madrasah Tsanawiyah Negeri 1 Bengkulu Utara Mts.07.14



17. Madrasah Tsanawiyah Negeri 1 Bengkulu Tengah Mts.07.17


19. Madrasah Tsanawiyah Negeri 2 Bengkulu Tengah Mts.07.19

20. Madrasah Tsanawiyah Negeri 2 Bengkulu Mts.07.20



- 11 -











5. Kode Jabatan pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri (MIN) adalah sebagaiberikut:


JABATAN

1. Madrasah Ibtidaiyah Negeri 1 Rejang Lebong Mi.07.01

2. Madrasah Ibtidaiyah Negeri 1 Kota Bengkulu Mi.07.02

3. Madrasah Ibtidaiyah Negeri 1 Bengkulu Selatan Mi.07.03

4. Madrasah Ibtidaiyah Negeri 1 Mukomuko Mi.07.04




8. Madrasah Ibtidaiyah Negeri 1 Kepahiang Mi.07.08


10. Madrasah Ibtidaiyah Negeri 1 Lebong Mi.07.10


12. Madrasah Ibtidaiyah Negeri 1 Bengkulu Utara Mi.07.12

13. Madrasah Ibtidaiyah Negeri 2 Lebong Mi.07.13

14. Madrasah Ibtidaiyah Negeri 4 Seluma Mi.07.14







- 12 -


22. Madrasah Ibtidaiyah Negeri 1 Kaur Mi.07.22




26. Madrasah Ibtidaiyah Negeri 2 Bengkulu Tengah Mi.07.26









35. Madrasah Ibtidaiyah Negeri 2 Bengkulu Utara Mi.07.35






41. Madrasah Ibtidaiyah Negeri 2 Kota Bengkulu Mi.07.41

6. Kode Jabatan pada Kantor Urusan Agama (KUA) adalah sebagai berikut:


JABATAN

1. Kabupaten Bengkulu Selatan

a. Kantor Urusan Agama Kec. Manna Kua.07.01.01

b. Kantor Urusan Agama Kec. Pino Kua.07.01.02

c. Kantor Urusan Agama Kec. Kedurang Kua.07.01.03

d. Kantor Urusan Agama Kec. Seginim Kua.07.01.04

e. Kantor Urusan Agama Kec. Kota Manna Kua.07.01.05

f. Kantor Urusan Agama Kec. Pino Raya Kua.07.01.06

g. Kantor Urusan Agama Kec. Bunga Mas Kua.07.01.07

h. Kantor Urusan Agama Kec. Kedurang Ilir Kua.07.01.08

i. Kantor Urusan Agama Kec. Pasar Manna Kua.07.01.09

- 13 -

j. Kantor Urusan Agama Kec. Air Nipis Kua.07.01.10

k. Kantor Urusan Agama Kec. Ulu Manna Kua.07.01.11

2. Kabupaten Bengkulu Utara

a. Kantor Urusan Agama Kec. Kerkap Kua.07.02.01

b. Kantor Urusan Agama Kec. Lais Kua.07.02.02

c. Kantor Urusan Agama Kec. Ketahun Kua.07.02.03

d. Kantor Urusan Agama Kec. Argamakmur Kua.07.02.04

e. Kantor Urusan Agama Kec. Enggano Kua.07.02.05

f. Kantor Urusan Agama Kec. Putri Hijau Kua.07.02.06

g. Kantor Urusan Agama Kec. Padang Jaya Kua.07.02.07

h. Kantor Urusan Agama Kec. Napal Putih Kua.07.02.08

i. Kantor Urusan Agama Kec. Air Besi Kua.07.02.09

j. Kantor Urusan Agama Kec. Air Napal Kua.07.02.10

k. Kantor Urusan Agama Kec. Batik Nau Kua.07.02.11

l. Kantor Urusan Agama Kec. Giri Mulya Kua.07.02.12

3. Kabupaten Rejang Lebong

a. Kantor Urusan Agama Kec. Curup Kua.07.03.01

b. Kantor Urusan Agama Kec. Padang Ulak Tanding Kua.07.03.02

c. Kantor Urusan Agama Kec. Kota Padang Kua.07.03.03

d. Kantor Urusan Agama Kec. Sindang Kelingi Kua.07.03.04

e. Kantor Urusan Agama Kec. Bermani Ulu Kua.07.03.05

f. Kantor Urusan Agama Kec. Selupu Rejang Kua.07.03.06

g. Kantor Urusan Agama Kec. Curup Timur Kua.07.03.07

h. Kantor Urusan Agama Kec. Curup Utara Kua.07.03.08

i. Kantor Urusan Agama Kec. Curup Selatan Kua.07.03.09

j. Kantor Urusan Agama Kec. Curup Tengah Kua.07.03.10

k. Kantor Urusan Agama Kec. Bermani Ulu Raya Kua.07.03.11

l. Kantor Urusan Agama Kec. Binduriang Kua.07.03.12

m. Kantor Urusan Agama Kec. Sindang Daratan Kua.07.03.13

n. Kantor Urusan Agama Kec. Sindang Beliti Ulu Kua.07.03.14

o. Kantor Urusan Agama Kec. Sindang Beliti Ilir Kua.07.03.15

4. Kota Bengkulu

a. Kantor Urusan Agama Kec. Gading Cempaka Kua.07.04.01

b. Kantor Urusan Agama Kec. Teluk Segara Kua.07.04.02

c. Kantor Urusan Agama Kec. Selebar Kua.07.04.03

- 14 -

d. Kantor Urusan Agama Kec. Muara Bangkahulu Kua.07.04.04

e. Kantor Urusan Agama Kec. Kampung Melayu Kua.07.04.05

f. Kantor Urusan Agama Kec. Sungai Serut Kua.07.04.06

g. Kantor Urusan Agama Kec. Ratu Samban Kua.07.04.07

h. Kantor Urusan Agama Kec. Ratu Agung Kua.07.04.08

i. Kantor Urusan Agama Kec. Singaran Pati Kua.07.04.09

5. Kabupaten Mukomuko

a. Kantor Urusan Agama Kec. Mukomuko Kua.07.05.01

b. Kantor Urusan Agama Kec. Ipuh Kua.07.05.02

c. Kantor Urusan Agama Kec. Teras Terunjam Kua.07.05.03

d. Kantor Urusan Agama Kec. Lubuk Pinang Kua.07.05.04

e. Kantor Urusan Agama Kec. Pondok Suguh Kua.07.05.05

f. Kantor Urusan Agama Kec. Air Rami Kua.07.05.06

g. Kantor Urusan Agama Kec. Malin Deman Kua.07.05.07

h. Kantor Urusan Agama Kec. Sungai Rumbai Kua.07.05.08

i. Kantor Urusan Agama Kec. Teramang Jaya Kua.07.05.09

j. Kantor Urusan Agama Kec. Penarik Kua.07.05.10

k. Kantor Urusan Agama Kec. Selagan Raya Kua.07.05.11

l. Kantor Urusan Agama Kec. Air Dikit Kua.07.05.12

m. Kantor Urusan Agama Kec. XIV Koto Kua.07.05.13

n. Kantor Urusan Agama Kec. V Koto Kua.07.05.14

o. Kantor Urusan Agama Kec. Air Majunto Kua.07.05.15

6. Kabupaten Seluma

a. Kantor Urusan Agama Kec. Talo Kua.07.06.01

b. Kantor Urusan Agama Kec. Seluma Kua.07.06.02

c. Kantor Urusan Agama Kec. Sukaraja Kua.07.06.03

d. Kantor Urusan Agama Kec. Semidang Alas Maras Kua.07.06.04

e. Kantor Urusan Agama Kec. Semidang Alas Kua.07.06.05

f. Kantor Urusan Agama Kec. Air Periukan Kua.07.06.06

g. Kantor Urusan Agama Kec. Lubuk Sandi Kua.07.06.07

h. Kantor Urusan Agama Kec. Seluma Barat Kua.07.06.08

i. Kantor Urusan Agama Kec. Seluma Timur Kua.07.06.09

j. Kantor Urusan Agama Kec. Seluma Utara Kua.07.06.10

k. Kantor Urusan Agama Kec. Seluma Selatan Kua.07.06.11

l. Kantor Urusan Agama Kec. Ulu Talo Kua.07.06.12

- 15 -

m. Kantor Urusan Agama Kec. Ilir Talo Kua.07.06.13

n. Kantor Urusan Agama Kec. Talo Kecil Kua.07.06.14

7. Kabupaten Kaur

a. Kantor Urusan Agama Kec. Kaur Selatan Kua.07.07.01

b. Kantor Urusan Agama Kec. Kaur Tengah Kua.07.07.02

c. Kantor Urusan Agama Kec. Kaur Utara Kua.07.07.03

d. Kantor Urusan Agama Kec. Tanjung Kemuning Kua.07.07.04

e. Kantor Urusan Agama Kec. Kinal Kua.07.07.05

f. Kantor Urusan Agama Kec. Nasal Kua.07.07.06

g. Kantor Urusan Agama Kec. Maje Kua.07.07.07

h. Kantor Urusan Agama Kec. Padang Guci Hilir Kua.07.07.08

i. Kantor Urusan Agama Kec. Padang Guci Hulu Kua.07.07.09

j. Kantor Urusan Agama Kec. Lungkang Kule Kua.07.07.10

k. Kantor Urusan Agama Kec. Kelam Tengah Kua.07.07.11

l. Kantor Urusan Agama Kec. Muara Sahung Kua.07.07.12

m. Kantor Urusan Agama Kec. Luas Kua.07.07.13

n. Kantor Urusan Agama Kec. Tetap Kua.07.07.14

o. Kantor Urusan Agama Kec. Semidang Gumai Kua.07.07.15

8. Kabupaten Kepahiang

a. Kantor Urusan Agama Kec. Kepahiang Kua.07.08.01

b. Kantor Urusan Agama Kec. Ujan Mas Kua.07.08.02

c. Kantor Urusan Agama Kec. Tebat Karai Kua.07.08.03

d. Kantor Urusan Agama Kec. Bermani Ilir Kua.07.08.04

9. Kabupaten Lebong

a. Kantor Urusan Agama Kec. Lebong Selatan Kua.07.09.01

b. Kantor Urusan Agama Kec. Lebong Utara Kua.07.09.02

c. Kantor Urusan Agama Kec. Lebong Atas Kua.07.09.03

d. Kantor Urusan Agama Kec. Lebong Tengah Kua.07.09.04

e. Kantor Urusan Agama Kec. Rimbo Pengadang Kua.07.09.05

10. Kabupaten Bengkulu Tengah

a. Kantor Urusan Agama Kec. Pondok Kelapa Kua.07.10.01

b. Kantor Urusan Agama Kec. Taba Penanjung Kua.07.10.02

c. Kantor Urusan Agama Kec. Talang Empat Kua.07.10.03

d. Kantor Urusan Agama Kec. Pematang Tiga Kua.07.10.04

e. Kantor Urusan Agama Kec. Pagar Jati Kua.07.10.05

- 16 -

f. Kantor Urusan Agama Kec. Karang Tinggi Kua.07.10.06

g. Kantor Urusan Agama Kec. Merigi Kelindang Kua.07.10.07

h. Kantor Urusan Agama Kec. Pondok Kubang Kua.07.10.08

i. Kantor Urusan Agama Kec. Bang Haji Kua.07.10.09

- 17 -

BAB IIIKODE KLASIFIKASI ARSIP

A. KU. KEUANGAN00. RENCANA DAN PENYUSUNAN ANGGARAN

00.1 RENCANA ANGGARANSurat-surat atau naskah yang berkenaan dengan rencanaanggaran meliputi Rencana Anggaran Kerja Instansi (RAKIP),RKA-KL, dan RASKIP, usulan RAPBN ke DPR RI termasukusulan anggaran belanja dari Unit Organisasi.

00.2 PENYUSUNAN ANGGARANSurat-surat yang berkenaan dengan anggaran belanja mulaidari pengumpulan bahan, pemrosesan penetapan PaguIndikatif, Pagu Definitif, Rencana Kerja Anggaran (RKA), DIPA,Petunjuk Operasional Kegiatan (POK), Revisi Anggaran dantarget penerimaan bukan pajak.

00.3 NON BUDGETERSurat-surat yang berkenaan dengan penyusunan anggarannon budgeter meliputi:- NTCR (Nikah, Talak, Cerai, Rujuk)- Biaya Petugas Haji- BKM (Badan Kesejahteraan Masjid)- BP-4 (Badan Perkawinan dan Penyelesaian Perceraian)- MTQ (Musabaqoh Tilawatil Qur'an).

01. BELANJA01.1 Surat Permintaan Pembayaran

Surat-surat yang berkenaan dengan pengajuan danpengeluaran surat permintaan pembayaran (SPP) meliputiSPP-GU, SPP-DU/TU, SPP-LS, ABT rutin, termasuk gajipegawai, Surat Pernyataan Pengajuan Tambahan UangPersediaan, Surat Permohonan Tambahan Uang Persediaan,Surat Pernyataan Permintaan Dispensasi Tambahan UangPersediaan, Penambahan Anggaran/Anggaran PendapatanBelanja Negara Perubahan.

01.2 SPJSurat-surat yang berkenaan dengan pengajuan danpengeluaran surat permintaan pembayaran (SPP) beban tetapdan sementara/ UUDP (Uang untuk dipertanggungjawabkan)pembangunan.

02. SPJ02.1 SPJ APBN

Surat-surat yang berkenaan dengan pertanggungjawabankeuangan anggaran belanja rutin, seperti:- Laporan Realisasi Keuangan- Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja- Surat Keterangan Tanggung Jawab Mutlak- Laporan Realisasi Anggaran

- 18 -

02.2 SPJ NON BUDGETERSurat-surat yang berkenaan dengan pertanggungjawabankeuangan:- NTCR (Nikah, Talak, Cerai, Rujuk)- Biaya Petugas Haji- BKM (Badan Kesejahteraan Masjid)- BP-4 (Badan Perkawinan dan Penyelesaian Perceraian)- MTQ (Musabaqoh Tilawatil Qur'an).

03. PENDAPATAN NEGARA03.1 PAJAK

Surat-surat yang berkenaan dengan pendapatan Negaradari hasil pajak yang meliputi;- MPO (Menghitung Pajak Orang)- PPN (Pajak Pendapatan Negara)- Pajak Jasa- PPH (Pajak Pendapatan Penghasilan)- Dan pajak lainnya.

03.2 BUKAN PAJAKSurat-surat yang berkenaan dengan pendapatan Negaradan hasil bukan pajak (nontax) yang meliputi penerimaandari:- biaya penelitian hasil penerimaan Negara- biaya NTCR- biaya perkara dan hasil penjualan barang-barang

inventaris yang dihapuskan.

04. PERBANKAN04.1 VALUTA ASING/TRANSFER

Surat-surat yang berkenaan dengan pembelian Valuta Asing

04.2 SURAT-SURAT YANG BERKENAAN DENGAN SALDOREKENING KORAN YANG ADA PADA BANK.- Ralat Rekening- Surat Pernyataan Rekening

05. SUMBANGAN/BANTUANSurat-surat yang berkenaan dengan permintaan, pemberiansumbangan/bantuan khusus diluar tugas pokok KementerianAgama, seperti:

- bencana alam- kebakaran- pekan Olah Raga- dan lain sebagainya

B. KP. KEPEGAWAIAN00. PENGADAAN

00.1 FORMASISurat-surat yang berkenaan dengan perencanaanpengadaan pegawai, nota usul, formasi sampai denganpersetujuan termasuk didalamnya berzetting.

- 19 -

00.2 PENERIMAANSurat-surat yang berkenaan dengan penerimaan pegawaibaru, mulai dari pengumuman penerimaan, panggilantesting/psychotest/clearance test sampai pengumuman yangditerima, termasuk di dalamnya:- GAH (Guru Agama Honorarium)- GTT (Guru Tidak Tetap)- P3-NTCR (Pegawai Pembantu Pencatat Nikah Talak Cerai

Rujuk)/Pembantu PPN dan Tenaga honorarium lainnya,termasuk pengangkatan dan pemberhentiannya.

00.3 PENGANGKATANSurat-surat yang berkenaan dengan seluruh prosespengangkatan calon pegawai dan menempatkan calon pegawaisampai dengan menjadi pegawai negeri, mulai daripemeriksaan kesehatan sampai dengan pengangkatan,termasuk pelimpahan/penempatan.

01. TATA USAHA KEPEGAWAIAN01.1 IZIN/DISPENSASI

Surat-surat yang berkenaan dengan izin tidak masuk kerjaatas permintaan yang diajukan oleh pegawai yangbersangkutan, maupun dispensasi yang diajukan oleh instansilain termasuk tugas pada instansi lain dan tugas ke luarnegeri bagi pegawai Kementerian Agama serta tugas belajaryang diberikan oleh instansi Kementerian Agama atau ataspermintaan pegawai yang bersangkutan.

01.2 KETERANGANSurat-surat yang berkenaan dengan keterangan pegawaikeluarganya, termasuk surat-surat mengenai NIP/KARPEGpenunjukan penghubung ke instansi lain dan datapegawai/pejabat.

02. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN02.1 DIKLAT PRAJABATAN

Surat-surat yang berkenaan dengan:- Diklat Prajabatan Golongan I sebagai syarat untuk menjadi

PNS golongan I- Diklat Prajabatan Golongan II sebagai syarat untuk

menjadi PNS golongan II- Diklat Prajabatan Golongan III sebagai syarat untuk

menjadi PNS golongan III mulai dari perencanaan(training need survei kurikulum, silabus dan lainnya),pelaksanaan dan evaluasi.

02.2 DIKLAT DALAM JABATANSurat-surat yang berkenaan dengan:a. Diklat Kepemimpinan

Jabatan Struktural- Diklatpim Tingkat IV adalah Diklatpim untuk Jabatan

Struktural Eselon IV- Diklatpim Tingkat III adalah Diklatpim untuk Jabatan

Struktural Eselon III- Diklatpim Tingkat II adalah Diklatpim untuk Jabatan

Struktural Eselon II

- 20 -

- Diklatpim Tingkat I adalah Diklatpim untuk JabatanStruktural Eselon I

Diklat Pengembangan Kepemimpinan terdiri:- Diklat Manajemen Kepala Madrasah- Diklat Manajemen Kepala KUA- Diklat Bagi Pengolah Program Diklat- Diklat Instruktur Bidang Kepemimpinan dan

Administrasi- Diklat Manajemen Strategi- Diklat Analisis Organisasi- Diklat Pengembangan Staf

b. Diklat Fungsional- Diklat Fungsional Administrasi- Diklat Pustakawan- Diklat Arsiparis- Diklat Pranata Komputer- Diklat Perencana- Diklat Auditor- Diklat Statistisi- Diklat Penganalis Organisasi Diklat Analisis

Kepegawaian- Diklat Litkayasa- Diklat Widyaiswara Administrasi Diklat Fungsional

Tenaga Teknis Keagamaan- Diklat Guru- Diklat Dosen- Diklat Peneliti- Diklat Pengawas Pendidikan Agama- Diklat Widyaiswara Keagamaan- Diklat Penyuluh

c. Diklat Teknis- Diklat Teknis Administrasi- Diklat Perencanaan- Diklat Kepegawaian- Diklat Keuangan- Diklat Perlengkapan- Diklat Keprotokolan- DiklatPenelitian- Diklat Penyelenggara Program- Diklat Administrasi- Diklat Teknis Keagamaan- Diklat Pengembangan Metodologi dan Bahan Ajar- Diklat Peningkatan Kemampuan Guru- Diklat Pegawai Pencatat Nikah- Diklat Pengelola ZIS dan Wakaf- Diklat Pembimbing lbadah Haji- Diklat Keluarga Sakinah- Diklat Hisab dan Rukyat

Mulai dari perencanaan (training, need survey, kurikulum,silabus dan lainnya), persiapan, pelaksanaan danevaluasi.

- 21 -

02.3 LATIHAN KURSUSSurat-surat yang berkenaan dengan kursus baik yangdiselenggarakan dalam negeri maupun luar negeri, misalnya:- LEMHANAS (Lembaga Pertahanan Nasional)- Workshop- Lokakarya- Orientasi- Konsultasi- Sosialisasi- Seminar, dan lain-lainMulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan dan evaluasi.

03. KORPRISurat-surat yang berkenaan dengan organisasi KORPRI termasukdidalamnya:

- Dharma Wanita- PEMILU- dan lain-lain yang sejenis.

04. PENILAIAN DAN HUKUMAN04.1 PENILAIAN

Surat-surat yang berkenaan dengan penilaian pelaksanaanpekerjaan, disiplin pegawai, pemalsuan administrasikepegawaian, rehabilitasi dan pemutihan.

04.2 HUKUMANSurat-surat yang berkenaan dengan hukuman pegawai yangmeliputi:- teguran tertulis- pernyataan tidak puas secara tertulis- penundaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1

(satu) tahun- penundaan kenaikan pangkat untuk paling lama 1 (satu)

tahun- penurunan pangkat pada pangkat yang setingkat lebih

rendah untuk paling lama 1 (satu) tahun- pembebasan dari jabatan- pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan

sendiri sebagai Pegawai Negeri Sipil- pemberhentian tidak dengan hormat sebagai Pegawai

Negeri Sipil.

05. SCREENINGSurat-surat yang berhubungan dengan screening bagi pegawaidalam hal kegiatan politik. .

06. PEMBINAAN MENTALSurat-surat yang berkenaan dengan pembinaan mental pegawaitermasuk di dalamnya kerohanian dan P4.

07. MUTASI07.1 KEPANGKATAN

Surat-surat yang berkenaan dengan kenaikanpangkat/golongan termasuk didalamnya ujian dinas,penyesuaian ijazah dan daftar unit kepangkatan.

- 22 -

07.2 KENAIKAN GAJI BERKALASurat-surat yang berkenaan dengan kenaikan gaji berkala.

07.3 PENYESUAIAN MASAKERJASurat-surat yang berkenaan dengan penyesuaian masa kerjauntuk perubahan ruang gaji dan impassing.

07.4 PENYESUAIAN TUNJANGAN KELUARGASurat-surat yang berkenaan dengan penyesuaiantunjangan keluarga.

07.5 ALIH TUGASSurat-surat yang berkenaan dengan alih tugas bagi parapelaksana/staf, perpindahan dalam rangka pemantapan tugaspekerjaan termasuk mengenai fasilitasnya.

07.6 JABATAN STRUKTURAL/FUNGSIONALSurat-surat yang berkenaan dengan pengangkatan danpemberhentian dalam jabatan struktural/fungsionaltermasuk tunjangan jabatan sewaktu penugasan ataupemberian kuasa untuk menjabat sementara, termasukfasilitasnya.

08. KESEJAHTERAAN08.1 KESEHATAN

Surat-surat yang berkenaan dengan penyelenggaraankesehatan bagi pegawai meliputi:- asuransi kesehatan (ASKES)- general chek up pejabat- general chek up karyawan/i

08.2 CUTISurat-surat yang berkenaan dengan cuti pegawai meliputi:- cuti tahunan- cuti karena alasan penting- cuti sakit- cuti bersalin/hamil, dan- cuti di luar tanggungan negara.

08.3 REKREASISurat-surat yang berkenaan dengan rekreasi dan olah raga.

08.4 BANTUAN/SANTUAN SOSIALSurat-surat yang berkenaan pemberian bantuan/tunjangansosial kepada pegawai dan keluarga yang mengalamimusibah, termasuk ucapan duka cita.

08.5 KOPERASISurat-surat yang berkenaan dengan organisasi koperasitermasuk didalamnya masalah pengurusan kebutuhan bahanpokok.

08.6 PERUMAHANSurat-surat yang berkenaan dengan perumahan pegawai.

08.7 ANTAR JEMPUT/TRANSPORTASISurat-surat yang berkenaan dengan transportasi pegawai.

- 23 -

08.8 PENGHARGAANSurat-surat yang berkenaan dengan penghargaan, Tandajasa, Piagam, Satya Lencana, Penghargaan Anumerta dansebagainya.

09. PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJASurat-surat yang berkenaan pemberian dengan pensiun pegawai,termasuk jaminan-jaminan asuransi karena berhenti ataspermintaan sendiri, berhenti dengan hormat bukan karenahukuman, pindah keluar dari Kementerian dan meninggal dunia.

C. OT. ORGANISASI DAN TATA LAKSANA00. ORGANISASI

Surat-surat yang berhubungan dengan pembentukan danpengembangan organisasi serta analisis jabatan.

01. TATALAKSANA01.1 PERENCANAAN

Surat-surat yang berhubungan dengan perencanaan/ programkerja, Pengembangan organisasi dan kebijakan di bidangperencanaan.

01.2 LAPORANSurat-surat yang berhubungan dengan monitoring, evaluasidan Iaporan, antara Iain:- AKIP- Kinerja Menteri- Mingguan- Bulanan- Triwulan- Semesteran

01.3 PENYUSUNAN PROSEDUR KERJASurat-surat yang berhubungan dengan penyusunan sistem,pedoman, petunjuk pelaksanaan, petunjuk teknis danpembakuan sarana kerja.

01.4 PELAYANAN MASYARAKATSurat-surat yang berhubungan dengan peningkatanpelayanan masyarakat antara lain :- Penilaian kinerja unit pelayanan masyarakat- Penilaian kinerja Sumber Daya Manusia- Indeks kepuasan masyarakat- Standar pelayanan minimal (SPM)- Standar pelayanan Prosedur (SPP)- Standar operasional prosedur (SOP)

D. HK. HUKUM00. PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

Surat-surat yang berkenaan dengan pemrosesan suatu peraturanperundang-undangan produk Kementerian Agama dan konsep/draftsampai selesai, maupun produk peraturan-peraturan perundang-undangan yang diterima baik intern Kementerian maupun dariinstansi lain.

- 24 -

00.1 Undang-Undang termasuk perpu00.2 Peraturan Pemerintah00.3 Keputusan Presiden, Instruksi Presiden00.4 Peraturan Menteri, Instruksi Menteri00.5 Keputusan Menteri, Pimpinan Unit Eselon I00.6 SKB Menteri-Menteri, Pimpinan Unit Eselon I/II00.7 Edaran Menteri/Pimpinan Unit Eselon I/II00.8 Peraturan Kanwil Kementerian Agama Provinsi dan Kantor

Kementerian Agama Kabupaten/Kota00.9 Peraturan PEMDA Tk. I/PEMDA Tk. II

01. PIDANA01.1 PENCURIAN

Surat-surat yang berkenaan dengan pencurian yang terjadi didalam lingkungan Kantor Kementerian Agama baik pusatmaupun daerah.

01.2 KORUPSISurat-surat yang berkenaan dengan korupsi, penyelewengandan penyalahgunaan wewenang/jabatan.

02. PERDATA02.1 PERIKATAN

Surat-surat yang berhubungan dengan perikatan yangmeliputi:- Hak pakai- Peminjaman- Sewa menyewa- Dan lain sebagainya

03. HUKUM AGAMA03.1 FATWA

Surat-surat yang berkenaan dengan pendapat hukum danpenetapan status hukum mengenai suatu hal yang belum jelashukumnya seperti:- bedah mayat- masalah waris (di Jawa dan Madura)- masalah hibah/Shodaqoh (di Jawa dan Madura)- dan lain-lain sejenisnya.

03.2 RUKYAT/HISABSurat-surat yang berkenaan dengan penentuan:- Arah kiblat- Awal/akhir Ramadhan- Hari besar Islam- Jadwal Waktu Sholat- Kalender

03.3 HARI BESAR AGAMASurat-surat yang berhubungan dengan hari besar agama:- Islam- Kristen- Katholik- Hindu- Budha dan- Kong Hu Cu (Imlek)

- 25 -

04. BANTUAN HUKUM04.1 KASUS HUKUM PIDANA

Surat-surat yang berkenaan dengan bantuan hukumkepada pejabat/pegawai Kementerian Agama dalam kasuspidana yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas.

04.2 KASUS HUKUM PERDATASurat-surat yang meliputi/berhubungan dengan bantuanhokum kepada pejabat/pegawai Kementerian Agama dalamkasus perdata yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas.

04.3 KASUS HUKUM TATA USAHA NEGARA (TUN)Surat-surat yang berkenaan dengan pemberian bantuanhokum kepada Menteri Agama atau Pejabat KementerianAgama dalam kasus Tata Usaha Negara (TUN).

04.4 PENELAAHAN HUKUMSurat-surat yang meliputi/berhubungan dengan penelaahanHukum yang berkaitan dengan masalah agama, selain agamaIslam.

E. HM. KEHUMASAN00. PENERANGAN

Surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan yang berkenaandengan penerangan terhadap masyarakat antara lain :

- konferensi pers- pameran- wawancara- dan penerangan dalam media massa lainnya.

01. HUBUNGANSurat-surat yang berhubungan dengan kerja sama dalam dan luarnegeri dan kordinasi intern dan ekstern antar pemerintahan umumantara lain:

- Bakohumas- Hearing DPR, AMD, PKP.- Kelompok kerja (POKJA)- Dan organisasi-organisasi media massa termasuk didalamnya

pengarahan/ sambutan yang bersifat umum.

02. DOKUMENTASI DAN KEPUSTAKAAN02.1 DOKUMENTASI

Surat-surat yang berkenaan dengan kegiatan yangberhubungan dengan penyediaan/pengumpulan bahan/dokumentasi termasuk penyebarannya.

02.1 KEPUSTAKAANSurat-surat yang berkenaan dengan kegiatan yangberhubungan dengan penyediaan pengumpulan bahan-bahan kepustakaan.

03. KEPROTOKOLANSurat-surat yang berkenaan dengan masalah keprotokolan,seperti:

- tamu-tamu pimpinan Kementerian (dalam maupun luar negeri)

- 26 -

- kunjungan kerja- upacara hari nasional- dan HUT Kementerian Agama.

F. KS. KESEKRETARIATAN00. KERUMAHTANGGAAN

Surat-surat yang berkenaan dengan:- Penggunaan fasilitas, contoh: pinjam untuk dapat

menggunakan ruang rapat, kendaraan dsb.- Keamanan dan ketertiban- Konsumsi- Pakaian dinas kerja- Papan Nama- Lambang- Alamat pejabatdan telekomunikasi/listrik/air (langganan)

01. PERLENGKAPAN01.1 GEDUNG

Surat-surat yang berkenaan dengan:- asrama- bangunan kantor- gedung sekolah- pos penjangaan- rumah dinas termasuk tanahMulai dari perencanaan, pengadaan, pendistribusian,pemeliharaan sampai dengan penghapusannya.

01.2 ALAT KANTORSurat-surat yang berkenaan dengan alat kantor seperti:- ATK (Alat Tulis Kantor)- Formulir/fakturMulai dari perencanaan, pengadaan dan pendistribusian.

01.3 MESIN KANTOR/ALAT-ALAT ELEKTRONIKSurat-surat yang berkenaan dengan mesin kantor (barang-barang mekanis)/alat-alat elektronik meliputi:- AC- Amplifier- Fan/kipas angin- Fotocopy- Kamera- Mesin ketik/hitung- Overhead Proyektor- Proyektor Film- Radio- Roneo- Slide- Mesin stensile- Tape recorder- Teleks- Videotape- dan lain-lain yang sejenis.Mulai dari perencanaan, pendistribusian, pemeliharaan sampaidengan penghapusan.

- 27 -

01.4 PERABOT KANTORSurat-surat yang berkenaan dengan pengelolaan perabotkantor, meliputi:- kursi- meja lemari- filing cabinet/card rak- dan lain-lain yang sejenisMulai dari perencanaan, pendistribusian, pemeliharaansampai dengan penghapusan.

01.5 KENDARAANSurat-surat yang berkenaan dengan masalah kendaraanmulai dari perencanaan, pendistribusian, pemeliharaan sampaidengan penghapusan.

01.6 INVENTARIS PERLENGKAPANSurat-surat yang berkenaan dengan inventaris perlengkapan,laporan inventaris perlengkapan pusat dan daerah.

01.7 PENAWARAN UMUMSurat-surat yang berkenaan dengan penyelenggaraanprakualifikasi calon rekanan dan penawaran umum termasukpersyaratannya.

02. KETATAUSAHAANSurat-surat yang berkenaan dengan korespondensi dan kearsipan,penandatanganan surat dan wewenangnya serta cap dinas.

G. TL. PENELITIAN00. PENELITIAN PENDIDIKAN

Surat-surat yang berhubungan dengan penelitian pendidikan, sejakdari perizinan, pelaksanaan sampai laporan hasilnya.

01. PENELITIAN KEAGAMAANSurat-surat yang berhubungan dengan penelitian keagamaan,sejak dari perizinan, pelaksanaan sampai dengan laporan hasilnya.

02. PENELITIAN LEKTUR AGAMA02.1 Surat-surat yang berhubungan dengan penelitian atas

penerbitan, import dan penyebaran kitab-kitab suci agama.

02.2 PENELITIAN BUKU-BUKU AGAMASurat-surat yang berhubungan dengan penelitian buku-buku agama yang diterbitkan, diimport dan penyebaranbuku-buku agama.

03. PENGEMBANGAN PENELITIANSurat-surat yang berhubungan dengan masalah-masalahpengembangan penelitian sejak dari perencanaan, pelaksanaannyasampai dengan laporannya.

H. PS. PENGAWASAN00. ADMINISTRASI UMUM

Surat-surat yang berkenaan dengan pengawasan adminitrasi umumyang terdiri dari:

- 28 -

- Pengawasan tugas pokok- Pengawasan kepegawaian- Pengawasan keuangan- Pengawasan perlengkapan- Saran tindak Ianjut (SLT) dan laporan hasil audit (LHA) serta

tindak lanjut hasil audit (TLHP)nya.

01. TUGAS UMUMSurat-surat yang berkenaan dengan pengawasan tugas umum, yangmeliputi bidang-bidang:

- Pendidikan agama- Penerangan agama urusan agama- Bimbingan masyarakat beragama- Peradilan agama- Haji- Penelitian dan pengembangan keagamaan

02. PROYEK PEMBANGUNAN02.1 FISIK

Surat-surat yang berkenaan dengan pengawasan proyek-proyek pembangunan fisik, termasuk laporan hasilpemeriksaan (LHP) maupun tindak lanjut hasil pemeriksaan(TLHP)nya.

02.2 NON FISIKSurat-surat yang berkenaan dengan pengawasan proyek-proyek pembangunan non fisik, termasuk laporan hasilpemeriksaan (LHP) maupun tindak lanjut hasil pemeriksaan(TLHP)nya.

03. PENGAWASAN EKSTERNAL03.1 BPK RI

Surat-surat yang berkenaan dengan pengawasan BPK RItermasuk laporan hasil pemeriksaan semester (HAPSEM)maupun tindak lanjut hasil pemeriksaan (TLHP)nya.

03.2 BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN(BPKP)Surat-surat yang berkenaan dengan pengawasan BPKP,termasuk laporan hasil audit (LHA) maupun tindak lanjutaudit (TLHA)nya.

03.3 PENGADUAN MASYARAKATSurat-surat yang berkenaan dengan pengaduan ataupengawasan dari masyarakat yang disampaikan melaluiTromol Pos 5000 (TP 5000) termasuk tindak lanjutnya.

03.4 PENGADUAN MASYARAKAT (NON TP 5000)Surat-surat yang berkenaan dengan pengaduan ataupengawasan yang disampaikan secara langsung olehmasyarakat (non TP 5000), termasuk tindak lanjutnya.

I. PW. PERKAWINAN00. PENYULUHAN

Surat-surat yang berkenaan dengan:

- 29 -

- Penyuluhan perkawinan- KB (Keluarga Berencana) dan KKB (Keluarga Kecil Bahagia)- BP 4 (Badan Penasehat Perkawinan dan Penyelesaian

Perceraian)- PKK (Pendidikan Kesejahteraan Keluarga)- Dan UPGK (Usaha Peningkatan Gizi Keluarga)

01. PERKAWINANSurat-surat yang berkenaan dengan seluruh proses:

- Nikah- Talak- Cerai- Rujuk- Termasuk akte dan sarananya.

02. CAMPURANSurat-surat yang berkenaan dengan seluruh proses perkawinancampuran antar agama dan bangsa.

J. HJ. HAJI00. CALON HAJI

Surat-surat yang berkenaan dengan pendaftaran calon haji,termasuk kelengkapan dokumen, seperti:

- Daftar nominatif ·- STPH (Surat Tanda Pergi Haji)- Paspor- Paskim (buku kesehatan}- Visa- dan lain-lain yang sehubungan

01. BIMBINGANSurat-surat yang berkenaan dengan bimbingan jemaah haji danpetugas haji, termasuk:

- Pameran- Penataran- dan Peragaan

02. PETUGAS HAJISurat-surat yang berkenaan dengan petugas haji:

- TPID (Tim Petugas Haji Indonesia)- TKHI (Tim Kesehatan Haji Indonesia)- PPIH (Panitia Penyelenggara Ibadah Haji)Pusat- PPIH (Panitia Penyelenggara Ibadah Haji)Embarkasi- PPIH (Panitia Penyelenggara Ibadah Haji)Arab Saudi- Tenaga Musiman- P3H (Panitia Pemberangkatan dan Pemulangan Haji)- Sekretariat Boyongan- Amirul Haj dan Naib Ainirul Haj- PPIH non kloter termasuk laporan kegiatan

03. ONGKOS NAIK HAJISurat-surat yang berkenaan dengan:

- Penentuan besarnya ONH- Restitusi dan asuransi

- 30 -

- Living cost

04. JEMAAH HAJISurat-surat yang berkenaan dengan jemaah haji, meliputi:

- sejkh/muzawwir- sakit- meninggal- melahirkan- dan hilang

05. ANGKUTANSurat-surat yang berkenaan dengan transportasi haji dalam danluar negeri, jadwal pemberangkatan dan pemulangan jemaah haji dandaftar jemaah (manifest).

06. PENGASRAMAANSurat-surat yang berkenaan dengan pengasramaan calon hajidalam/luar negeri, pengembalian biaya perumahaan di Arab Saudidan Qur'ah.

07. PEMBEKALANSurat-surat yang berhubungan dengan pembekalan jemaah hajitermasuk pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, antara lain:

- Kemas haji- Katering- Obat-obatan- Buku manasik haji- Buku kesehatan jamaah haji- Petunjuk perjalanan haji- Barang-barang bawaan dan dalam/luar negeri serta

kelengkapan Iainnya yang sehubungan.

08. DISPENSASI/REKOMENDASI KHUSUSSurat-surat yang berkenaan dengan dispensasi dan rekomendasimasuk Arab Saudi pada masa-masa musim haji baik bagi WNIdalam maupun luar negeri.

09. UMROHSurat-surat yang berkenaan dengan masalah-masalah umroh,termasuk perizinan, pelaksanaan penyelenggara/organisasi-organisasi, yayasan-yayasan, travel biro dan pengawasanpenyelenggaraannya.

K. BA. PEMBINAAN AGAMA00. PENYULUHAN

Surat-surat yang berkenaan dengan seluruh proses yangberhubungan dengan penerangan agama kepada masyarakat danlingkungan khusus (transmigrasi, suku terasing, inrehab dannarapidana), termasuk sarananya seperti:

- Film- Drama- MTQ (Musabaqoh Tilawatil Qur'an)- Pagelaran seni budaya- Perayaan hari-haribesar agama

- 31 -

- Sekaten- Pesparawi- Utsawa Dharma Gita- Orientasi Seni Budaya- Siaran RRI/TVRI

01. BIMBINGAN01.1 LEMBAGA KEAGAMAAN

Surat-surat yang berkenaan dengan bimbingan kepadalembaga-lembaga keagamaan yang ada dalam masyarakat,meliputi:- Da'i/juru penerang agama- Organisasi-organisasi keagamaan- Kepengurusan rumah ibadah- Organisasi remaja keagamaan dan sarana bimbingannya- Rekomendasi DPKK (Dana Pengembangan Keahlian dan

Keterampilan)- Rekomendasi izin impor terhadap barang bantuan/hibah

dari luar negeri- Rekomendasi pembebasan pajak pertambahan nilai

terhadap buku kitab suci, buku pelajaran agama.

01.2 ALIRAN KEROHANIAN/KEAGAMAANSurat-surat yang berkenaan dengan aliran kerohanian/keagamaan yang timbul dalam masyarakat.

02. KERUKUNAN HIDUP BERAGAMASurat-surat yang berkenaan dengan bimbingan kerukunan hidupberagama, termasuk surat-surat yang berkenaan dengan hal-halyang menyinggung perasaan umat beragama.

03. IBADAH DAN IBADAH SOSIAL03.1 IBADAH

Surat-surat yang berkenaan dengan seluruh proseskegiatan pembinaan ibadah seperti:- Shalat Ied- Eka Dhasa Rudra- Kebaktian- Natal- Galungan- Waisak- Nyepi

03.2 IBADAH SOSIALSurat-surat yang berkenaan dengan seluruh proses kegiatanibadah sosial, seperti:- Baitul maal termasuk zakat, hibah, infak, wakaf dan bondo

masjid- Dana punia- Dana paramita- Kolekta- Diskonia dan lain-lain termasuk bantuan rumahibadah.

04. PENGEMBANGAN KEAGAMAANSurat-surat yang berkenaan dengan pengembangan keagamaan,meliputi data:

- 32 -

- Statistik keagamaan- Pemeluk agama- Tokoh agama- danrumah ibadah.

05. ROHANIAWANSurat-surat yang berkenaan dengan rohaniawan, termasuk:

- Urusan perizinan- Naturalisasi- paskim (buku kesehatan)- Visa- Perpanjangan izin- dan pengambilan sumpah.

L. PP. PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN00. KURIKULUM, TENAGA EDUKATIF DAN SARANA

00.1 SEKOLAH UMUM TINGKAT TAMAN KANAK-KANAK DANSEKOLAH DASAR (TK DAN SD).Surat-surat yang berkenaan dengan masalah-masalahkurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajarantermasuk subsidi dan bantuan pada TK dan SD serta masalah-masalah yang menyangkut siswa.

00.2 SEKOLAH LANJUTAN TINGKAT PERTAMA (SLTP)Surat-surat yang berkenaan dengan masalah-masalahkurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajarantermasuk subsidi dan bantuan pada tingkat SLTP sertamasalah-masalah yang menyangkut siswa.

00.3 SEKOLAH LANJUTAN TINGKAT ATAS (SLTA).Surat-surat yang berkenaan dengan masalah-masalahkurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajarantermasuk subsidi dan bantuan pada tingkat SLTA sertamasalah-masalah yang menyangkut siswa.

00.4 RAUDHATUL ATHFAL DAN MADRASAH IBTIDAIYAHSurat-surat yang berkenaan dengan masalah-masalahkurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajarantermasuk subsidi dan bantuan pada perguruan agama tingkatRA dan Madrasah lbtidaiyah (prasekolah dan pratama).

00.5 MADRASAH TSANAWIYAHSurat-surat yang berkenaan dengan masalah-masalahkurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajarantermasuk subsidi dan bantuan pada Madrasah Tsanawiyah(menengah pertama).

00.6 MADRASAH ALIYAHSurat-surat yang berkenaan dengan masalah-masalahkurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajarantermasuk subsidi dan bantuan pada Madrasah Aliyah baikMadrasah maupun PGA.

00.7 PONDOK PFSANTRENSurat-surat yang berkenaan dengan masalah-masalahkurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajarantermasuk subsidi dan bantuan pada pada pondok pesantren.

- 33 -

00.8 MADRASAHDINIYAHSurat-surat yang berkenaan dengan masalah-masalahkurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajarantermasuk subsidi dan bantuan pada madrasah diniyah.

00.9 PERGURUAN TINGGI AGAMASurat-surat yang berkenaan dengan masalah-masalahkurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajarantermasuk subsidi dan bantuan pada perguruan tinggi agamatermasuk program pasca purna sarjana.

00.10 PERGURUAN TINGGI UMUMSurat-surat yang berkenaan dengan masalah-masalahkurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajarantermasuk subsidi dan bantuan pada perguruan tinggi umumtermasuk program pasca purna sarjana.

00.11 PENGEMBANGAN PENDIDIKANSurat-surat yang berkenaan dengan masalah-masalahpengembangan kurikulum, tenaga edukatif dan saranapendidikan di lingkungan Kementerian Agama. Ruang ini jugauntuk menampung masalah PP.00.1 s/d PP.00.11 yangtermuat secara kolektif dalam satu surat.

01. EVALUASI DAN IJAZAH01.1 PENDIDIKAN AGAMA

Surat-surat yang berkenaan dengan masalah-masalah yangmenyangkut soal evaluasi/ujian dan ijazah dari tingkat RA, MI,MTs, MA, Diniyah, Pondok Pesantren sampai Perguruan TinggiAgama.

01.2 PENDIDIKAN UMUMSurat-surat yang berkenaan dengan masalah-masalahyangmenyangkut soal evaluasi/ujian dan ijazah tingkat TK, SD,SLTP, SLTA dan Perguruan Tinggi Umum.

02. KEPENILIKAN, KEPENGAWASAN DAN PEMBINAAN02.1 KEPENILIKAN

Surat-surat yang berkenaan dengan kegiatan kepenilikan padaTK/RA, SD/MI dan Diniyah Awaliyah.

02.2 KEPENGAWASANSurat-surat yang berkenaan dengan kepengawasan padaSLTP/MTs, SLTA/MA, Pondok Pesantren dan Siniyah Wustho.

02.3 PEMBINAANSurat-surat yang berkenaan dengan kegiatan pembinaan padaPerguruan Tinggi Agama dan Perguruan Tinggi umum dibidangkeagamaan.

03. KELEMBAGAAN03.1 ORGANISASI

Surat-surat yang menyangkut masalah organisasi intramaupun ekstra sekolah/siswa/mahasiswa/guru maupunorang tua murid. Contoh: OSIS, MENWA, POMD, PGRI,Musyawarah Guru Mata Pelajaran (MGMP) PAK, KelompokKerja Guru (KKG) dan sebagainya.

- 34 -

03.2 PENGEMBANGANSurat-surat yang menyangkut masalah pengembangan,relokasi, fisial/kelas jauh, perubahan/persamaan/penyesuaian status swasta-negeri pada perguruan agama.

04. BEASISWASurat-surat yang berkenaan dengan pemberian beasiswa baik daripemerintah, swasta maupun dalam dan luar negeri, termasuk anakasuh.

05. SUMBANGANSurat-surat yang berkenaan dengan:

- uang sekolah- uang ujian dan lain-lain yang sejenis.

06. PENGABDIANSurat-surat yang berkenaan dengan pengabdian terhadapmasyarakat seperti:

- KKN (Kuliah Kerja Nyata)- BUTSI (Badan Usaha Tenaga Sukarela Indonesia)- dan kegiatan-kegiatan ektra kurikuler lainnya.

07. PERIZINANSurat-surat yang menyangkut masalah perizinan belajar/ mengajarbagi lembaga/instansi/orang Indonesia ke luar negeri.

- 35 -

BAB IVJENIS DAN WEWENANG PEMBUATAN/PENETAPAN,

DAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

A. Jenis Naskah DinasJenis naskah dinas terdiri dari naskah dinas arahan, naskah dinas

korespondensi, naskah dinas khusus, laporan, telaahan staf, formulir, dannaskah dinas elektronik.

1. Naskah dinas arahan, terdiri dari:Keputusan, Instruksi, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan, StandarOperasional Prosedur, Surat Edaran, dan Surat Tugas.

2. Naskah Dinas Korespondensi, terdiri dari:a. Naskah Dinas Korespondensi Internal, meliputi nota dinas dan

memorandum.b. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal, meliputi surat dinas.c. Surat Undangan

3. Naskah Dinas Khusus, meliputi perjanjian dalam negeri dan perjanjianinternasional, surat kuasa, berita acara, surat keterangan, suratketernagan dan pengumuman.

4. Laporan

5. Telaahan Staf

6. Formulir

7. Naskah Dinas Elektronik

B. Naskah Dinas1. Naskah Dinas Arahan

Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuatkebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomanidan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatanKementerian Agama yang berupa produk hukum yang bersifatpengaturan, penetapan, dan penugasan.

a. KeputusanKetentuan tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata carapenulisan Keputusan diatur sesuai ketentuan peraturanperundang-undangan.

b. Petunjuk Pelaksanaan memuat cara pelaksanaan kegiatan,termasuk urutan pelaksanaannya.

c. Standar Operasional ProsedurKetentuan tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata carapenulisan diatur dengan peraturan perundang-undangan.

d. Surat TugasSurat Tugas merupakan naskah dinas dari Pimpinan SatuanOrganisasi/Kerja yang ditujukan kepada bawahan atau pegawailainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaansesuai dengan tugas dan fungsi.

- 36 -

2. Naskah Dinas Korespondensia. Naskah Dinas Korespondesi Internal

1) Nota Dinas merupakan naskah dinas internal pada satuanorganisasi/kerja yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakantugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan,permintaan, atau penyampaian pendapat kepada pejabat lain.Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatanringkas dan lengkap, dan dapat langsung dijawab dengandisposisi oleh pejabat struktural yang dituju.

2) Memorandum merupakan naskah dinas internal pada satuanorganisasi/kerja yang bersifat mengingatkan suatu masalah,menyampaikan arahan, peringatan, saran dan pendapatkedinasan.

b. Naskah Dinas Korespondesi Eksternal adalah Surat DinasSurat Dinas merupakan naskah dinas pelaksanaan tugas pejabatdalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang,atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain diluar satuanorganisasi.

c. Surat Undangan merupakan surat dinas yang memuat undangankepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untukmenghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacaradan pertemuan.

3. Naskah Dinas Khususa. Surat Kuasa merupakan naskah dinas yang berisi pemberian

wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseroan ataupihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakantertentu dalam rangka kedinasan.

b. Berita Acara merupakan naskah dinas yang berisi uraian tentangproses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani olehpihak dan para saksi apabila diperlukan.

c. Surat Keterangan merupakan naskah dinas yang berisi informasihal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.

d. Surat Pengantar merupakan naskah dinas yang digunakan untukmengantar/menyampaikan barang atau naskah.

e. Pengumuman merupakan naskah dinas yang memuatpemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawaiKementerian Agama atau perseorangan dan golongan di dalam ataudi luar Kementerian Agama.

4. Laporan merupakan naskah dinas yang memuat pemberitahuantentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.

5. Telaahan Staf merupakan bentuk uraian yang disampaikan olehpejabat struktural atau fungsional yang memuat analisis singkat danjelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalankeluar/pemecahan yang disarankan.

6. Formulir merupakan bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembarnaskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat

- 37 -

dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentuberisi keterangan yang diperlukan.

7. Naskah Dinas Elektronik merupakan naskah dinas berupa komunikasiinformasi yang dilakukan secara elektronik atau yang terekam dalammultimedia elektronik.

C. Wewenang Pembuatan/Penetapan dan Penandatanganan Naskah Dinas1. Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh Pimpinan Satuan

Organisasi/Satuan Kerja sesuai dengan lingkup tugas, wewenang dantanggung jawab.

2. Nota Dinas dibuat dan ditandatangani oleh Pimpinan SatuanOrganisasi/Kerja sesuai dengan lingkup tugas, wewenang dantanggung jawab.

3. Memorandum dibuat dan ditandatangani oleh atasan sesuai denganlingkup tugas, wewenang dan tanggung jawab.

4. Surat Dinas dan Surat Undangan ditandatangani oleh pejabat yangberwenang sesuai dengan lingkup tugas, wewenang dan tanggungjawab.

5. Berita Acara ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabiladiperlukan.

6. Surat Keterangan dan Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani olehpejabat yang berwenang sesuai dengan lingkup tugas, wewenang dantanggung jawab.

7. Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh Pimpinan SatuanOrganisasi/Kerja sesuai dengan lingkup tugas, wewenang dantanggung jawab.

8. Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.

9. Telaahan Staf dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai denganlingkup tugas, wewenang dan tanggung jawab.

- 38 -

BAB VPENYUSUNAN NASKAH DINAS

A. Persyaratan PenyusunanSetiap Naskah Dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas,

padat dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalampenyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut:1. Ketelitian

Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dankecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur,kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalammengurangi kesalahan pengambilan putusan kebijakan.

2. KejelasanNaskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, danmateri.

3. Singkat dan PadatNaskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik danbenar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap).

4. Logis dan MeyakinkanNaskah Dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangangagasan kedalam Naskah Dinas dilakukan menurut urutan yang logisdan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehinggamemudahkan pemahaman penalaran bagi penerima Naskah Dinas.

5. PembakuanNaskah Dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlakusesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut formatmaupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan danmemperlancar pemahaman isi Naskah Dinas.

B. Lambang Kementerian Agama pada Naskah DinasUntuk mengindetifikasi Naskah Dinas, pada halaman pertama

menggunakan Lambang Kementerian Agama. Pencantuman LambangKementerian Agama digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatanganioleh pejabat struktural yang berwenang pada Kantor Wilayah KementerianAgama Provinsi Bengkulu dan pimpinan satuan organisasi/satuan kerjayang berada dibawahnya.

C. Penomoran pada Naskah DinasNomor pada Naskah Dinas merupakan segmen penting dalam

kearsipan. Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikankemudahan penyimpanan, temu balik dan penilaian arsip.1. Susunan Penomoran Naskah Dinas Khusus

a) nomor naskah dinas khusus (nomor urut dalam satu tahun takwim)b) kode jabatanc) bulan (ditulis dalam dua digit)d) tahun terbit

Contoh nomor Naskah Dinas Khusus (Surat Kuasa, Berita Acara, SuratKeterangan, Surat Pengantar dan Pengumuman):

- 39 -

NOMOR 09 / Kw.07.1/03/2016

Keterangan:09 : Nomor urut dalam satu tahun takwim kalenderKw.07.1 : Kode Jabatan Kepala Bagian Tata Usaha03 : Bulan ke-3 (Maret)2016 : Tahun 2016

2. Susunan Penomoran Surat Dinasa) kode derajat pengamanan surat dinasb) nomor surat dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim)c) kode jabatand) kode klasifikasi arsip (KKA)e) bulan (ditulis dalam dua digit)f) tahun terbit

Contoh:

a) Nomor Surat Dinas yang ditandatangani oleh Kepala KanwilSR-1090/Kw.07/KP.04.2/03/2016

Keterangan:SR : Kode derajat pengamanan Surat Dinas Sangat Rahasia1090 : Nomor Surat DinasKw.07 : Kode Jabatan Kepala Kanwil Kementerian Agama Provinsi

BengkuluKP.04.2 : Kode Kalsifikasi Arsip (KKA)03 : Bulan ke-3 (Maret)2016 : Tahun 2016

b) Nomor Surat Dinas yang ditandatangani oleh Pimpinan SatuanOrganisasi/Satuan Kerja

R-109/Ma.07.1/KP.04.2/03/2016

Keterangan:R : Kode derajat pengamanan Surat Dinas Rahasia109 : Nomor Surat DinasMa.07.1 : Kode Jabatan untuk Madrasah Aliyah Negeri MannaKP.04.2 : Kode Klasifikasi Arsip03 : Bulan ke-3 (Maret)2016 : Tahun 2016

c) Nomor Surat Dinas yang ditandatangani atas nama PimpinanSatuan Organisasi

B-1090/Kw.07.4/KP.04.2/03/2016

Keterangan:

B : Kode derajat pengamanan Surat Dinas Biasa1090 : Nomor Surat DinasKw.07.4 : Kode Jabatan untuk Kepala Bidang PHUKP.04.2 : Kode Klasifikasi Arsip03 : Bulan ke-3 (Maret)2016 : Tahun 2016

- 40 -

3. Susunan Penomoran Nota Dinas, Memorandum, Surat Tugas danSurat Undangana) nomor nota dinas, memorandum, surat tugas, dan surat undangan

(nomor urut dalam satu tahun takwim)b) kode jabatanc) kode klasifikasi arsip (KKA)d) bulan (ditulis dalam dua digit)e) tahun terbit

Contoh:

Nomor Nota Dinas yang ditandatangani oleh Kepala Bidang Urais danBinsyar

NOMOR 11/Kw.07.5/OT.01/03/2016

Keterangan:11 : Nomor urut Nota Dinas dalam satu tahun takwimKw.07.5 : Kode Jabatan Kepala Bidang Urais dan BinsyarOT.01 : Kode Klasifikasi Arsip (KKA)03 : Bulan ke-3 (Maret)2016 : Tahun 2016

4. Nomor Salinan SuratPenomoran salinan surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa surattersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu.Penyebutan nomor salinan surat disusun sebagai berikut:a. Semua surat yang mempunyai tingkat keamanan sangat rahasia

atau rahasia harus diberi nomor salinan pada halaman pertama.b. Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya satu salinan

(salinan tunggal).c. Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sama dengan

daftar distribusinya. Daftar distribusi harus dicantumkan sebagailampiran.Contoh:

D. Nomor HalamanNomor halaman Naskah Dinas ditulis dengan menggunakan nomor

urut angka arab dan dicantumkan secara simetris ditengah atas denganmembubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecualihalaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan kop Naskah Dinastidak perlu dicantumkan nomor halaman.

Contoh: -2-

E. Ketentuan Jarak Spasi1. Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi.2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua

adalah satu spasi.3. Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi.4. Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi.5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian,estetika, dengan menyeimbangkan banyaknya isi Naskah Dinas.

SALINAN 1

- 41 -

F. Penggunaan HurufNaskah Dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11

atau 12, sedangkan Naskah Dinas pengaturan dan penetapan diatur sesuaiketentuan peraturan perundang-undangan.

G. LampiranJika Naskah Dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran

harus diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiranmerupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.

H. Daftar DistribusiDaftar distribusi merupakan susunan pejabat yang dibuat oleh

pejabat sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusiannaskah. Setiap distribusi menunjukkan pejabat yang berhak menerimanaskah.

I. RujukanRujukan merupakan naskah atau dokumen lain yang digunakan

sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukandilakukan sebagai berikut:1. Naskah Dinas yang berbentuk Surat Tugas, Surat Edaran dan

Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans dasar.2. Surat Dinas memerlukan rujukan, naskah yang menjadi rujukan

ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yangbersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulissecara kronologis.a. Dalam hal Surat Dinas memerlukan rujukan, naskah rujukan

ditulis pada alinea pembuka, diikuti substansi materi suratyang bersangkutan rujukan lebih dari satu naskah, rujukan ituharus ditulis secara kronologis.

b. Cara menulis rujukan sebagai berikut:1) Rujukan Berupa Naskah

Penulisan rujukan berupa naskah mencakupi informasi singkattentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagaiberikut: jenis Naskah Dinas, jabatan penandatangan NaskahDinas, nomor Naskah Dinas, tanggal penetapan, dan subjekNaskah Dinas.

2) Rujukan Berupa Surat DinasPenulisan rujukan berupa surat dinas mencakupi informasisingkat tentang surat dinas yang menjadi rujukan, denganurutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penandatangan,nomor surat, tanggal penandatanganan surat, dan perihal.

3) Rujukan Berupa Surat Dinas ElektronikPenulisan rujukan berupa Surat Dinas Elektronik (surat yangdikirimkan melalui sarana elektronik) diatur tersendiri.

4) Rujukan Surat kepada Instansi Non-PemerintahRujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yangditujukkan kepada instansi nonpemerintah.

- 42 -

J. Ruang Tanda Tangan1. Pengertian

Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskahdinas yang memuat nama jabatan (misalnya Kepala KantorKementerian Agama Kabupaten/Kota, Kepala Madrasah dan KepalaKUA).

2. Cara Penulisana. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah

baris kalimat terakhir.b. Nama jabatan yang diletakkan pada baris pertama tidak boleh

disingkat.c. Nama jabatan yang dilimpahkan wewenangnya sesuai tugas dan

fungsinya diletakkan pada baris kedua dan ketiga boleh disingkat,misalnya: Kabag Tata Usaha, Kabid Urais dan Binsyar, dan KasiPend. Madrasah.

d. Ruang tanda tangan paling sedikit empat paragraf.e. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas ditulis dengan

huruf awal kapital.f. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah ± 3

cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.Contoh:

a.n. KepalaKabag Tata Usaha,

(tanda tangan)

Mulya Hudori

K. Penentuan Batas/Ruang TepiDemi keserasian dan kerapihan (estetika) dalam penyusunan Naskah

Dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secarapenuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dannaskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kirisehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepidilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yangdigunakan untuk membuat Naskah Dinas, yaitu:1. Ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah dinas, 2

spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kopnaskah dinas, paling sedikit 2 cm dari tepi ataskertas;

2. Ruang tepi bawah : paling sedikit 2,5 cm dari tepi bawah kertas;

3. Ruang tepi kiri : paling sedikit 3 cm dari tepi kiri kertas;batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebaragar pada waktu dilubangi untuk kepentinganpenyimpanan dalam ordner/snelhechter tidakberakibat hilangnya salah satu huruf/kata/angka pada naskah dinas tersebut; dan

4. Ruang tepi kanan : paling sedikit 2 cm dari tepi kanan kertas.

- 43 -

Catatan:Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atasbersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatuNaskah Dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalamparagraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

L. Pengunaan BahasaBahasa yang digunakan di dalam naskah harus jelas, tepat, dan

menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perludiperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik danbenar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku, yaitu Tata BahasaBaku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.

Ejaan yang digunakan di dalam Naskah Dinas adalah EjaanBahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

M. Media Sarana Naskah DinasMedia sarana Naskah Dinas merupakan alat untuk merekam informasiyang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas).1. Kertas Surat

Penggunaan kertas untuk Naskah Dinas yaitu sebagai berikut:a. Kertas yang digunakan adalah HVS maksimal 80 gram.b. Naskah Dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama

menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau kertas jenislain yang memiliki nilai kesamaan tertentu paling rendah harusmenggunakan kertas dengan nilai keasaman (PH) 7.

c. Surat Dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putih dengankualitas terbaik white bond.

d. Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yangberukuran 297 x 210 mm (8¼ x 11¾ inci). Di samping kertas A4,untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas dengan ukuranberikut:1) A3 kuarto ganda (297 x 420 mm);2) A5 setengah kuarto (210 x 148 mm);3) Folio (210 x 330 mm); dan4) Folio ganda (420 x 330 mm).

2. Sampul SuratSampul surat merupakan sarana kelengkapan penyampaian

surat, terutama untuk surat keluar Kementerian Agama. Ukuran,bentuk, dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyuratpada Kementerian Agama, diatur sesuai dengan keperluan.a. Warna dan Kualitas

Sampul surat dinas menggunakan kertas tahan lama (bond)berwarna putih atau coklat muda dengan kualitas sedemikian rupasehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau surat dinasyang dikirimkan.

b. Penulisan Alamat Pengirim dan TujuanPada sampul surat harus dicantumkan alamat pengirim dan alamattujuan. Alamat pengirim dicetak pada bagian atas dengan susunandan bentuk huruf yang sama dengan yang dicetak pada kepalasurat, yaitu Lambang Kementerian Agama, nama Kementerian

- 44 -

Agama/Satuan Organisasi/Satuan Kerja, dan alamat KementerianAgamaSatuan Organisasi/Satuan Kerja. Alinea pertama alamattujuan mulai dicetak atau ditulis pada bagian sampul kananbawah.

c. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam SampulSurat dinas dilipat dengan sudut saling bertemu dan lipatan haruslurus dan tidak kusut. Sebelum surat dinas dilipat harusdipertimbangkan sampul yang akan digunakan. Surat dinas dilipatdengan cara sepertiga bagian bawah lembaran surat dilipat kedepan dan sepertiga bagian atas dilipat ke belakang. Selanjutnya,surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala suratmenghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat.

FORMAT MELIPAT KERTAS SURAT

Pertama, sepertiga bagian bawahlembaran kertas surat dilipat ke depan

Lembar kertas surat

Kedua, sepertiga bagian ataslembaran kertas surat dilipat kebelakang

Ketiga, surat dimasukkan ke dalamsampul dengan bagian kepala suratmenghadap ke depan ke arah pembacasurat

- 45 -

N. Susunan Surat Dinas1. Kop Surat

Kop Surat kementerian Agama menunjukkan nama dan alamatKementerian Agama. Kertas dengan kop surat dimaksud digunakanuntuk kemudahan semua surat. Kop surat nama Kementerian Agamadiatur dengan ketentuan sebagaimana berikut:

a. Kop Surat Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkulu- Kop surat terdiri dari Lambang Kementerian Agama di margin

kiri.- Baris pertama bertuliskan Kementerian Agama Republik

Indonesia ditulis dengan huruf kapital dengan font Arial 14.- Baris kedua bertuliskan nama Kantor Wilayah Kementerian

Agama Provinsi Bengkulu ditulis dengan huruf kapital denganfont Arial 12.

- Baris terakhir bertuliskan alamat Kantor ditulis dengan hurufawal kapital dengan font Arial 9.

Contoh:

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIAKANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA

PROVINSI BENGKULUJalan Basuki Rahmat No. 10 Bengkulu 38221

Telepon (0736) 21097-21597-344602-28123; Faksimili (0736) 21597Website : www.bengkulu.kemenag.go.id

b. Kop Surat Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota- Kop surat terdiri dari Lambang Kementerian Agama di margin


Indonesia ditulis dengan huruf kapital dengan font Arial 14.- Baris kedua bertuliskan nama Kantor Kementerian Agama

Kabupaten/Kota ditulis dengan huruf kapital dengan font Arial12.


Contoh:

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIAKANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA BENGKULUJalan Bangka No. 17 Bengkulu 38221 Telepon / Faksimili (0736) 21864

Website : www.kemenag-kotabengkulu.blogspot.com

c. Kop Surat Madrasah Negeri- Kop surat terdiri dari Lambang Kementerian Agama di margin


Indonesia ditulis dengan huruf kapital dengan font Arial 14.

- 46 -

- Baris kedua bertuliskan nama Kantor Kementerian AgamaKabupaten/Kota ditulis dengan huruf kapital dengan font Arial12.

- Baris ketiga bertuliskan nama Madrasah Negeri ditulis denganhuruf kapital dengan font Arial 11.


Contoh:

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIAKANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN KEPAHIANG

MADRASAH ALIYAH NEGERI 2Jalan Kiagus Hasan Pasar Ujung Kepahiang 39372

Telepon (0732) 391586; Faksimili (0732) 391586

d. Kop Surat Kantor Urusan Agama- Kop surat terdiri dari Lambang Kementerian Agama di margin


Indonesia ditulis dengan huruf kapital dengan font Arial 14.- Baris kedua bertuliskan nama Kantor Kementerian Agama

Kabupaten/Kota ditulis dengan huruf kapital dengan font Arial12.

- Baris ketiga bertuliskan nama Kantor Urusan Agama ditulisdengan huruf kapital dengan font Arial 11.


Contoh:

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIAKANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA BENGKULUKANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN RATU AGUNG

Jalan Anggrek No. 13 Bengkulu 38224Telepon (0736) 28120

2. Tanggal SuratTanggal surat ditulis dengan tata urutan sebagai berikut:a. tanggal ditulis dengan angka Arab;b. bulan ditulis dengan huruf lengkap; danc. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab.

3. Hal SuratHal merupakan materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompokkata singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan alasan sebagaiberikut:a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang

dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi;b. memudahkan identifikasi dalam penyusunan halaman pada surat

yang terdiri atas lebih dari satu halaman; dan

- 47 -

c. memudahkan penentuan alur pengiriman surat atau pemberkasandan penyimpanan surat.

4. Tujuan dan Alamat Surata. Surat Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan sauan

organisasi/satuan kerja yang dituju. Surat Dinas tidak dapatditujukan kepada identitas yang tidak individual, misalnya kantor,kementerian dan instansi.

b. Surat Dinas yang ditujukan kepada pejabat pemerintah/pejabatnegara ditulis dengan urutan sebagai berikut:1) Nama jabatan2) Jalan3) Kota4) Kode pos

Contoh:Yth. Kepala Kantor Kementerian AgamaKota BengkuluJalan Bangka No. 17Bengkulu 38221

5. Paragraf dan Spasi SuratParagraf merupakan sekelompok kalimat pernyataan yang berkaitansatu dengan yang lain, yang merupakan satu kesatuan. Fungsiparagraf adalah mempermudah pemahaman penerima, memisahkanatau menghubungkan pemikiran dan komunikasi tertulis.

Isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5 s.d. 2 spasi diantara paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya. Surat yangterdiri atas satu paragraf jarak antar barisnya adalah dua spasi.Pemagrafan ditandai dengan ketuk, yaitu +6 ketuk atau spasi.

6. Warna TintaTinta yang digunakan untuk penulisan surat adalah warna hitam,sedangkan untuk penandatangan surat berwarna hitam atau biru tua.Penggunaan warna tinta cap dinas berwarna ungu.

7. SalinanSalinan surat dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan terdapatpada tembusan surat, yaitu salinan surat yang disampaikan kepadapejabat yang terkait.

8. Tingkat Keamanana. Sangat Rahasia disingkat (SR)

Tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi sangat erathubungannya dengan kemanan dan keselamatan negara. Jikadisiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak,maka akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.

b. Rahasia disingkat (R)Tingkat kemanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengankemanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sahatau jatuh ke tangan yang tidak berhak, maka akan merugikannegara.

- 48 -

c. Biasa disingkat (B)Tingkat kemanan isi surat dinas yang tidak termasuk dalam butir adan b. Namun itu tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapatdisampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan tertentu(Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalamrangka keamanan dan keselamatan negara. Tanda tingkat keamananditulis dengan cap berwarna merah pada bagian atas sampul surat dansetiap halaman surat dinas. Jika surat dinas tersebut disalin, captingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang samadengan warna cap pada surat asli.

Contoh:

a. a. b.

9. Kecepatan Penyampaian/Sifat Surata. Sangat Segera/Kilat merupakan surat dians yang harus

diselesaikan/dikirim/disampaikan pada hari yang sama denganbatas waktu 24 jam.

b. Segera merupakan surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam waktu 2x24 jam.

c. Biasa merupakan surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagianpengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir.

O. Ketentuan Surat-Menyurat1. Komunikasi Langsung

Surat dinas dikirim langsung kepada individu (pejabat formal).Jika surat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepalasatuan organisasi/satuan kerja, untuk mempercepat penyampaiansurat kepada pejabat yang dituju tersebut, surat tetap ditujukankepada kepala satuan organisasi/satuan kerja, tetapi dicantumkanuntuk perhatian (u.p.) pejabat yang bersangkutan.

2. Alur Surat-MenyuratAlur surat-menyurat harus melalui hirarki dari tingkat pimpinan

tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenangsehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.a. Alur surat dari atas ke bawah diatur sebagai berikut:

1) Surat dari Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama ProvinsiBengkulu dialamatkan kepada Kepala Kantor KementerianAgama Kabupaten/Kota.

2) Surat dari Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kotadialamatkan kepada Kepala KUA, Kepala MAN, Kepala MTsN danKepala MIN dalam lingkungan wilayahnya masing-masing.

b. Alur surat dari bawah ke atas diatur sebagai berikut:1) Surat dari Kepala Kantor Urusan Agama (KUA), Kepala Madrasah

Aliyah Negeri (MAN), Kepala Madrasah Tsanawiyah Negeri (MTsN)dan Kepala Madrasah Ibitdaiyah Negeri (MIN) yang mengirim

SR R

- 49 -

surat alur ke atas hanya boleh dialamatkan kepada KepalaKantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota.

2) Surat dari Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kotayang mengirim surat alur ke atas hanya boleh dialamatkankepada Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama ProvinsiBengkulu.

3. DisposisiDisposisi merupakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut

pengelolaan surat atau penyelesaian surat, yang ditulis secara jelaspada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar disposisimerupakan satu kesatuan dengan naskah atau surat dinas yangbersangkutan dan tidak boleh dipisahkan, sehingga pada lembardisposisi selalu dicantumkan kalimat “Dilarang memisahkan sehelaisurat pun yang tergabung dalam berkas ini”.

Contoh:

- 50 -




LEMBAR DISPOSISIPERHATIAN: Dilarang memisahkan sehelai surat pun yang digabung dalam berkas ini

Nomor Surat : Status : Asli Tembusan

Tanggal Surat : Sifat : Sangat Segera/KilatLampiran : SegeraDiterima Tanggal : BiasaNo. Agenda : Sangat Rahasia Rahasia Biasa

Dari : ......................................................................................................................

Perihal : ......................................................................................................................

......................................................................................................................

Disposisi Kepada : Isi disposisi :

Kabag Tata UsahaKabid Pendidikan MadrasahKabid Pend. Agama & KeagamaanKabid Peny. Haji dan UmrahKabid Urais dan Pembinaan SyariahKabid Penerangan Agama Islam, ZawaPembimas KristenPembimas KatolikPembimas HinduPembimas BudhaKasubbag Perencanaan & KeuanganKasubbag Ortala & KepegawaianKasubbag Hukum dan KUBKasubbag Informasi dan HumasKasubbag Umum

Tanggal Penyelesaian : Diajukan kembali tgl :Penerima : Penerima :Disposisi Kepala Bidang/Pembimas : Disposisi Kasubbag / Kasi :

- 51 -

BAB VIPENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI

Korespondensi sangat penting untuk mendukung terselenggaranya tugasfungsi organisasi. Jika pelaksanaannyatidak diatur dengan cermat dan teliti,akan diperlukan banyak waktu dan biaya. Pengurusan naskah dinaskorespondensi yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensipenyelenggaraan administrasi instansi pemerintah.

A. Naskah Dinas Korespondensi Internal (Nota Dinas, Memorandum)Pengurusan Nota Dinas/Memorandum merupakan pengelolaan Nota

Dinas/Memorandum yang diterima dan yang akan dikirim. PengurusanNota Dinas/Memorandum itu sebaiknya dipusatkan di kesekretariatanyaitu subbagian yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan untukmemudahkan pengawasan dan pengendaliannya.

B. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal (Surat Dinas)1. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas

a. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinasharus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidakmenimbulkan salah penafsiran.

b. Koordinasi antar pejabat sebaiknya dilakukan denganmengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, seperti diskusi,kunjungan pribadi dan jaringan telepon lokal. Koordinasi antarpejabat perlu dilakukan mulai dari tahap penyusunan draf sehinggaperbaikan pada konsep final dapat dihindari.

c. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata caradan prosedur surat-menyurat harus menggunakan saranakomunikasi resmi.

d. Jawaban terhadap surat yang masuk:1) Instansi pengirim harus segera menginformasikan kepada

penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proseskomunikasi.

2) Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadapkonfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.

2. Pengurusan Surat MasukSurat masuk merupakan semua surat dinas yang diterima.

Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan suratmasuk dipusatkan di kesekretariatan atau unit kerja yangmenyelenggarakan fungsi ketatausahaan. Jika surat masukdisampaikan langsung kepada pejabat yang membidangi urusannya,pejabat tersebut berkewajiban memberi tahu kepada pihak sekretariatatau pejabat yang diberi wewenang melaksanakan penerimaan surattersebut.

Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan berikut:a. Penerimaan

Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dipilah, dipilihdan dikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan (SR, R, dan B)

- 52 -

dan tingkat kecepatan penyampaiannya (Kilat/Sangat Segera,Segera dan Biasa).Selanjutnya surat ditangani sesui dengan tingkat kemanan dantingkat kecepatan penyampaiannya.

b. Pencatatan1) Surat masuk yang diterima dari petugas penerimaan dicatat dan

lembar kontrol atau tanda penerimaannya ditandatangani.Pencatatan surat dilaksanakan dengan prioritas sesuai dengantingkat kecepatan penyampaiannya.

2) Catatan dilasanakan pada buku agenda menurut tingkatkeamanannya. Pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisidan surat mengenai nomor agenda dan tanggal penerimaan.

3) Pencatatansurat dinas yang mempunyai tingkat keamanan SRdan R dilakukan oleh pimpinan kesekretariatan atau pejabattertentu yang mendapatkan kewenangan dari pimpinan.

4) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan Bdilakukan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinankesekretariatan.

5) Pencatatan surat masuk dimulai dari Nomor 1 pada bulanJanuari dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun,yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Jika suratmasih banyak sehingga diperlukan pencatat lebih dari satuorang, pencatatan dilakukan dengan pemberian kode tertentusehingga semua surat masuk dapat dicatat dengan cepat.

6) Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap terjadipemindahan dan penyimpanan.

c. Penilaian1) Kegiatan penilaian surat masuk sebenarnya sudah mulai

dilaksanakan pada tahap pencatatan, yaitu pada waktu menilaisementara apakah surat masuk termasuk yang harusdiberkaskan. Penilaian sementara ini dilakukan untukmemudahkan penanganan surat oleh pejabat arsip.

2) Pada tahap penilaian, surat dinilai apakah akan disampaikankepada pimpinan atau dapat disampaikan langsung kepadapejabat yang menangani.

3) Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula penilaianpenanganan surat, apakah surat masuk itu akan diproses biasaatau melalui proses pemberkasan naskah.

4) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) dinilaitermasuk surat yang harus disampaikan langsung kepada yangbersangkutan dalam keadaan sampul tertutup.

5) Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkatkeamanan dan tingkat kecepatan penyampaian surat.

d. Pemilahan1) Kegaitan pemilahan surat masuk mulai dilaksanakan pada

tahap pencatatan.2) Pada tahap pemilahan, surat akan disampaikan sesuai tujuan

surat.

- 53 -

3) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) disampaikanlangsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampultertutup.

e. Pengolahan1) Pada tahap pengolahan, pimpinan/pejabat memutuskan

tindakan yang akan diambil sehubungan dengan surat masuktersebut.

2) Dari hasil pengolahan dapat diputuskan tindak lanjutnya.3) Pengolahan surat masuk dapat menggunakan proses

pemberkasan naskah atau proses administrasi biasa sesuaidengan kebutuhan.

f. Penyimpanan1) Selama masa pengolahan surat masuk sudah mulai mengalami

proses penyimpanan karena surat dinas yang sudah disimpanitu sering diminta kembali untuk diolah. Surat dinas harusdisimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembalijika diperlukan.

2) Surat masuk yang melalui proses pemberkasan naskah disimpandalam berkas naskah dinas menurut bidang permasalahan.

3) Surat masuk yang diproses tidak melalui proses pemberkasan,surat disimpan dalam himpunan sesuai dengan kebutuhan.Beberapa cara menghimpun surat sebagai berikut:a) Seri, merupakan himpunan satu jenis surat dinas yang

berdasarkan format surat atau jenis naskah dinas, misalnyaKeputusan, Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan, dan SuratEdaran, disusun secara kronologis. Himpunan menurut seriselain dibatasi oleh kemampuan map juga dibatasi oleh tahunnaskah dinas.

b) Rubrik, merupakan himpunan sari satu macam masalah/hal/pokok persoalan yang disusun secara kronologis,misalnya cuti, kunjungan dinas, kerja lapangan. Himpunanmenurut rubrik dibatasi dengan tahun atau dibatasi sampaidengan masalah selesai.

c) Dosir, merupakan himpunan satu macam kegaitan ataupersoalan yang disusun secara kronologis dari awal sampaiakhir. Misalnya, fail/berkas pegawai yang merupakanhimpunan naskah dinas dari mulai lamaran sampai denganperberhentian.

4) Penyimpanan surat atau himpunan dilakukan sebagai berikut:a) Lateral, merupakan penyimpanan surat/himpunan yang

diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanyabagian sisi samping, misalnya penyimpanan dalam ordner,kotak arsip, atau box file.

b) Vertikal, merupakan penyimpanan surat/himpunan yangdiletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanyabagian muka, misalnya penyimpanan surat/map pada lemariberkas (fail kabinet).

c) Horizontal, merupakan penyimpanan surat/himpunan yangdiletakkan sedemikian rupa sehingga muka surat/himpunan

- 54 -

terlihat di sebelah atas, misalnya penyimpanan peta ataugambar konstruksi.

5) Surat masih aktif, surat tetap berada di unit pengolah. Jikasetelah diniali surat itu menjadi arsip in aktif, penyimpannyaharus sudah dialihkan ke unit kearsipan sesuai denganketentuan kearsipan yang berlaku.

g. Sarana Penanganan Surat Masuk1) Buku Agenda merupakan sarana utama pengendalian dan

pengawasan surat masuk. Semua surat masuk pertama kalidicatat pada buku agenda, yang disusun dalam kolom catatansebagai berikut:a) tanggal;b) nomor agenda;c) nomor dan tanggal surat masuk;d) lampirane) alamat pengirimf) hal/isi surat; dang) keterangan.

Sesuai kebutuhan, kolom catatan dapat ditambah, misalnyadengan petunjuk pada nomor yang lalu dan petunjuk padanomor berikutnya.

2) Pengurusan surat masukPengurusan surat masuk yang tidak melalui pemberkasannaskah dinas, selain buku buku agenda, dapat digunakansarana lain yang diatur sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

3) Sarana pengurusan surat masukSarana pengurusan surat masuk melalui pemberkasan naskah,selain buku agenda juga digunakan sarana lain.

3. Pengurusan Surat KeluarSurat keluar merupakan semua surat dinas yang akan dikirim kepadapejabat yang tercan tum pada alamat surat dinas dan sampul suratdinas. Penanganan surat keluar, pencatatan, pemberian nomor/capdan pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh unit kerja yangmempunyai tugas dan fungsi pada bagian tata usaha. Penanganansurat keluar dilakukan melalui tahap sebagai berikut:a. Pengolahan

1) Kegiatan pengolaahan dimulai dari penyiapan hingga kepenandatanganan surat dinas. Penyiapan surat keluardilaksanakan, antara lain karena:a) adanya kebijaksanaan pimpinan;b) reaksi atas suatu aksi; danc) adanya konsep baru.

2) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar sebagai berikut:a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh pejabat/

pegawai yang membidanginya, seperti sekretaris/pimpinansekretariat atau pejabat yang ditunjuk.

- 55 -

b) Setiap konsep yang disiapkan harus didasarkan padakebijaksanaan dan pengarahan pimpinan.

c) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebihdahulu harus diteliti oleh sekretaris/pimpinan sekretariatatau pejabat yang diserahi wewenang. Sesuai denganpetunjuk pimpinan atau menurut pertimbangannya sendiriterhadap isi surat dinas, sekretaris/pimpinan sekretariatmenetapkan tingkat kecepatan penyampaian dan tingkatkeamanan surat.

d) Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani olehpejabat yang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu olehdua para pejabat dua tingkat dibawahnya yang betugasmenyiapkan konsep surat dinas tersebut.

e) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut:(1) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat

penandatangan surat dinas dibubuhkan di sebelahkiri/sebelum nama pejabat penandatangan surat.

(2) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabatpenandatangan surat dinas dibubuhkan di sebelahkanan/setelah nama pejabat penandatangan.

(3) Untuk surat-surat yang berasal dari bidang-bidang,Kepala Bagian Tata Usaha Kantor Wilayah KementerianAgama Provinsi Bengkulu membubuhkan paraf disebelahkanan/setelah paraf pejabat yang berada satu tingkat dibawah pejabat pendandatangan. Dalam hal ini KepalaBagian Tata Usaha hanya bertanggungjawab dalam haladministratifnya.

(4) Untuk surat-surat yang berasal dari seksi-seksi di luarSubbag Tata Usaha, Kasubbag Tata Usaha KantorKementerian Agama Kabupaten/Kota membubuhkanparaf disebelah kanan/setelah nama pejabatpenandatangan. Dalam hal ini Kasubbag Tata Usahahanya bertanggungjawab dalam hal administratifnya.

(5) Setelah surat dinas diparaf oleh pejabat yangbersangkutan dan tidak lagi mengandungkekurangan/kesalahan yang perlu diperbaiki, prosesselanjutnya adalah:- pengajuan kepada pejabat yang akan menandatangani

surat;- penandatanganan oleh pejabat yang bersangkutan;- pembubuhan cap; dan- pemberian nomor.

- 56 -

Contoh pemberian paraf pada Kantor Wilayah:

Kepala,

(Nama Lengkap) Paraf Kabag TU

Paraf pejabat Eselon IV Paraf pejabat Eselon III

b. PencatatanSemua surat kelaur dicatat dalam agenda surat keluar.

c. Penggandaan1) Penggandaan merupakan kegiatan memperbanyak surat dinas

dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai denganbanyaknya alamat yang dituju.

2) Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluarditandatangani oleh pejabat yang berhak.

3) Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli(bukan salinan).

4) Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju(alamat distribusi).

5) Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatanpenyampaiannya segera dan sangat segera diprioritaskanterlebih dahulu.

6) Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya SangatRahasia dan Rahasia harus diawasi dengan ketat.

7) Sekretaris/pimpinan sekretariat berkewajiban menjaga agarpenggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang diatur olehKementerian Agama.

d. Pengiriman dan Pengamanan1) Surat keluar yang akan dikirmkan dimasukkan ke dalam

sampul.2) Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya Biasa (B),

Rahasia (R) dan Sangat Rahasia (SR), dicantumkan alamatlengkap, nomor surat dinas dan cap yang sesuai dengan tingkatkecepatan penyampaian (segera/sangat segera/biasa).

3) Surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan kedalam amplop, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas, capdinas, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaiandan cap tingkat keamanan.

4) Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam buku ekspedisisebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda buktipengiriman tersendiri.

- 57 -

5) Untuk kepentingan keamanan, sekretaris/pimpinan sekretariatmengusahakan keselamatan pengiriman semua surat keluar,khususnya yang tingkat keamanannya SR/R.

6) Untuk kepentingan keamanan, Kepala Sub Bagian yangmenangani persuratan mengusahakan keselamatan pengirimansurat keluar, khususnya yang tingkat keamanannya SR/R.

7) Waktu penandatanganan suratWaktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwalpengiriman surat dan segera dikirim setelah ditandatangani.

e. Penyimpanan1) Semua arsip surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai

dengan ketentuan kearsipan.2) Naskah asli surat dinas keluar dan naskah yang diparaf harus

disimpan di unit kerja yang mempunyai tugas dan fungi dibagian tata usaha.

- 58 -

BAB VIIPEJABAT PENANDATANGAN NASKAH DINAS

A. Garis Kewenangan dan Penandatanganan1. Penggunaan Garis Kewenangan

Pimpinan Satuan Organisasi/Satuan Kerja bertanggung jawab atassegala kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi atau instansinya.Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkankepada seseorang yang bukan pejabat berwenang. Garis kewenangandigunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapatpelimpahan dari pejabat yang berwenang.

2. PenandatangananPenandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenanggandapat menggunakan tiga cara:a. Atas Nama (a.n.)

Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yangmenandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yangbertanggungjawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggungjawabpajabat yang bersangkutan. Susunan penandatanganan atas nama(a.n.) pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulislengkap dengan huruf kapital pada setiap awal kata, didahuluidengan singkatan (a.n.)Pejabat penandatanganan surat dinas bertanggungjawab atas isisurat dinas kepada penanggung jawab, tanggung jawab tetap beradapada pejabat yang memberikan kuasa.Contoh:

a.n. Kepala a.n. KepalaKepala Bagian Tata Usaha, Kasubbag Tata Usaha,

(Tanda tangan) (Tanda tangan)

Mulya Hudori Abu Bakar

b. Untuk Beliau (u.b.)Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikankuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat dibawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama(a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai duatingkat struktural di bawahnya.Contoh:


u.b.Kasubbag Umum

(Tanda tangan)

Lapulangi

- 59 -

c. Untuk Perhatian (u.p.)Alamat surat untuk dengan menggunakan singkatan (u.p.) untukperhatian digunakan untk keperluan sebagai berikut:1) Untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan

dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan instansi.2) Untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima

surat pejabat yang dituju dan untuk mempercepatpenyelesaiannya sesuai dengan maksud surat.

3) Untuk mempercepat penyelesaian surat karena tidak menunggukebijaksanaan langsung dari pimpinan.

Contoh:

Yth. Ka. Kankemenag Kabupaten SelumaJl. Soekarno-Hatta Komplek PEMDASelumau.p.Kasi Pendidikan Madrasah

d. Pelaksana Tugas (Plt.)Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang disingkat (Plt.)sebagai berikut:1) Pelaksana Tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang

menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karenamenunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut.

2) Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabatyang definitif ditetapkan.

Contoh:Plt. Kepala,

(Tanda tangan)

(Nama Lengkap)

e. Pelaksana Harian (Plh.)Ketentuan penandatanganan pelaksana harian yang disingkat (Plh.)sebagai berikut:1) Pelaksana Harian (Plh.) dipergunakan apabila pejabat yang

berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempatsehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hariperlu ada pejabat sementara yang menggantikannya.

2) Pelimpahan wewenang ini bersifat sementara sampai denganpejabat yang definitif kembali di tempat.

Contoh:Plh. Kasubbag Umum,

(Tanda tangan)

Effendi Alamsyah

- 60 -

B. Kewenangan Penandatanganan1. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat dinas

antar/keluar Kementerian Agama yang bersifat kebijakan/putusan/arahan berada pada pejabat pimpinan tertinggi Kementerian Agama.

2. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat yangtidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan kepadapimpinan satuan organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lainyang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.

3. Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganankorespondensi kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan sebagaiberikut:

No Jenis NaskahDinas

KepalaKanwil

Kabag/Kabid

Kasubbag/Kasi

KepalaKankemenag

Kepala KUA/Ka. Madrasah

1. Keputusan √ √ √

2. StandarOperasionalProsedur (SOP)

√ √ √

3. Surat Perintah /Surat Tugas

√ √ √

4. Surat Dinas √ √ √

5. Memorandum √ √ √ √ √

6. Nota Dinas √ √ √ √ √

7. Surat Undangan √ √ √

8. Berita Acara √ √ √

9. Surat Keterangan √ √ √

10. Surat Pengantar √ √ √ √ √

11. Pengumuman √ √ √

12. Laporan √ √ √ √ √

13. Telaahan Staf √ √ √ √ √

- 61 -

BAB VIIIPENGGUNAAN CAP DINAS DAN LAMBANG KEMENTERIAN AGAMA

Lambang Kementerian Agama dan cap dinas digunakan dalam TataNaskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap danresmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam pengelolaan Tata Naskah Dinasdisleuruh jajaran aparatur pada Kementerian Agama, perlu ditentukanpenggunaan Lambang Kementerian Agama dan cap dinas pada kertas surat dansampul.

A. Penggunaan Cap DinasPejabat yang berwenang menggunakan cap Kementerian Agama adalahpejabat berwenang pada Satuan Organisasi/Satuan Kerja KementerianAgama.

B. Penggunaan Lambang Kementerian Agama1. Ketentuan Penggunaan Lambang Kementerian Agama

a. Umum1) Lambang Kementerian Agama yang disebut Lambang Ikhlas

Beramal sebagai Keputusan Menteri Agama Nomor 717 Tahun2006 tentang Lambang Departemen Agama adalah tanda pengenalatau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalamTata Naskah Dinas Kementerian Agama sebagai identitas agarpublik lebih mudah mengenalnya.

2) Penggunaan Lambang Kementerian Agama diletakkan disebelahkiri kepala surat.

b. Lambang Kementerian Agama1) Bentuk Segi Lima Sama Sisi

Menyiratkan makna simbolik bintang bersudut lima yangmelambangkan sila Ketuhanan Yang Mahsa Esa dalam Pancasila,bermakna bahwa pegawai Kementerian Agama selalu mentaatidan menjunjung tinggi norma-norma agama dalam melaksanakantugas pemerintahan dalam negara Republik Indonesia yangberdasarkan Pancasila.

2) 17 (tujuh belas) kuantum bunga kapas, 8 (delapan) baris tulisandalam kitab suci dan 45 (empat puluh lima) butir gabahMenyiratkan makna simbolik Proklamasi Kemerdekaan RepublikIndonesia pada tanggal 17 Agustus 1945, emnunjukkan kebulatantekad pegawai Kementerian Agama untuk membela kemerdekaanNegara Kesatuan Republik Indonesia yang diproklamirkan padatanggal 17 Agustus 1945.

3) Padi dan Kapas yang melingkar berbentuk bulatanMenyiratkan makna simbolik bahwa pegawai Kementerian Agamamengemban tugasnya untuk mewujudkan masyarakat yangsejahtera, adil, makmur dan merata.

4) Kitab SuciMenyiratkan makna simbolik sebagai pedoman hidup dankehidupan yang serasi antara kebahagiaan duniawi dan ukhrowi,materiil dan spiritual dengan ridho Allah SWT, Tuhan Yang MahaEsa.

- 62 -

5) Alas Kitab SuciMenyiratkan makna simbolik bahwa pedoman hidup dankehidupan harus ditempatkan pada proporsi yang sebenarnyasesuai potensi dinamis dari kitab suci.

6) Semboyan Ikhlas BeramalMenyiratkan makna bahwa pegawai Kementerian Agama dalammengabdi kepada masyarakat dan negara berlandaskan niatberibadah dengan tulus ikhlas. Hal ini berarti bahwa dengan imanyang kuat, teguh, dan hati yang suci, serta menghayati danmengamalkan Pancasila yang merupakan tuntunan sertapegangan hidup dalam kehidupan bermasyarakat dan bernegara,pegawai Kementerian Agama bertekad mengabdi kepada negarakarena ibadah.

7) PitaMenyiratkan makna simbolik sebagai ikatan saling kekeluargaandan persaudaraan yang erat dan hati yang bersih dan suci.

8) Perisai yang berbentuk segi lima sama sisiMenyiratkan makna simbolik bahwa kerukunan hidup antar umatberagama di Negara Republik Indonesia yang berdasarkanPancasila dilindungi sepenuhnya sesuai dengan Undang-UndangDasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

9) Warna dan Maknanyaa) Warna Dasar adalah Hijau Tua, bermakna keadilan.b) Warna Bintang, Padi dan Kitab Suci adalah Kuning Emas,

bermakna keagungan.c) Warna Kelopak Bunga Kapas dan pita adlaah Putih, bermakna

kesucian.d) Warna Batang dan Tangkai Bunga Kapas adalah Hijau Muda,

bermakna kemakmuran.e) Warna Empat Baris Abstraksi tulisan di sebelah kanan dan

empat baris sebelah kiri kitab suci dan alas kitab suci sertasemboyan Ikhlas Beramal adalah Hitam, bermakna keteguhan.

f) Warna Perisai Segi Lima adalah Kuning, bermakna kemuliaan.

c. Penggunaan Lambang Kementerian AgamaLambang Kementerian Agama wajib digunakan untuk:- Kop Naskah Dinas- Cap Dinas- Amplop Dinas- Dokumen resmi yang diterbitkan oleh Kementerian Agama- Stop map- Papan Nama Kantor- Kartu Tanda Pengenal Aparatur- Tanda Pengenal PIN Apartur- Label Barang Milik Negara (BMN)- Situs resmi

- 63 -

Lambang Kementerian Agama dapat digunakan pada:- Gedung kantor- Kartu nama pejabat/aparatur- Untuk hal-hal lain yang memerlukan lambang

Penggunaan Lambang Kementerian Agama untuk hal-hal selain yangdiatur di atas, harus mendapatkan ijin diri Sekretaris JenderalKementerian Agama.

2. Penggunaan Lambang Kementerian Agama pada Kop Dinasa. Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskah dinas

Kementerian Agama dengan menggunakan Lambang KementerianAgama adalah pejabat berwenang pada Satuan Organisasi/SatuanKerja Kementerian Agama.

b. Lambang ikhlas Beramal pada kop naskah dinas dicantumkanberdasarkan bentuk, perbandingan ukuran, dan warna yang telahdiatur sesuai sengan ketentuan yang berlaku.

3. Penggunaan Lambang Kementerian Agama pada Cap DinasBentuk dan spesifikasi cap dinas dengan Lambang Kementerian Agamaadalah seebagai berikut:a. Cap Kementerian Agama berbentuk bundar, terdiri dari tiga

lingkaran dengan jari-jari R1 = 18,5 mm, R2 = 17,5 mm dan R3 =13,5 mm. Tebal garis lingkaran R1 = ± 0,8 mm, R2 = R3 = ± 0,2 mm.

b. Lingkaran pertama adalah lingkaran paling luar. Pada lingkarankedua, di bagian atas tercantum tulisan nama Kementerian Agama.Sedangkan di bagian bawah tercantum tulisan Republik Indonesia.Pada lingkaran ketiga, terdapat lambang dengan ukuran 14,5 x 14,5mm sedangkan di bagian bawah tercantum tulisan nama unitorganisasi. Di antara kedua tulisan tersebut diberi tanda berupabintang segi lima dengan ukuran sesuai huruf.

c. Cap Kementerian Agama menggunakan tinta berwarna ungu.d. Penggunaan cap dinas terletak di sebelah kiri tanda tangan naskah

dinas dan mengenai sedikit tanda tangan pejabat yang berwenang.e. Bentuk dan spesifikasi cap dinas dengan menggunakan Lambang

kementerian Agama dapat dilihat sebagai berikut:

BENTUK DANUKURAN

ISI CONTOH KET

1 2 3 42 (dua) LingkaranGaris tengah: 4 cmdan 2,8 cm

R1 = 18,5 mmR2 = 17,5 mmR3 = 13,5 mm

a. Tulisan KementerianAgama

b. Gambar LambangKementerian Agama

c. Nama Unit Organisasid. Tulisan Republik

Indonesiae. Dua gambar bintang

(sebagai pembatas)

- 64 -

Contoh bentuk dan spesifikasi cap Kementerian Agama:

NO CAP KEMENTERIAN AGAMA KETERANGAN

1. Kantor WilayahKementerian AgamaProvinsi Bengkulu

2. Kantor Kementerian AgamaKabupaten/Kota

3. Madrasah Aliyah Negeri

4. Madrasah TsanawiyahNegeri

- 65 -

NO CAP KEMENTERIAN AGAMA KETERANGAN

5. Kantor Urusan Agama

- 66 -

BAB IXBENTUK DAN FORMAT NASKAH DINAS

A. Bentuk dan Format Naskah Dinas Arahan (Surat Tugas)Susunan Surat Tugas, meliputi:1. Kepala terdiri dari:

a. Kop naskah dinas.b. Kata SURAT TUGAS ditulis dengan huruf kapital secara simetris.c. NOMOR, yang berada di bawah tulisan SURAT TUGAS ditulis dengan

huruf kapital.

2. Batang Tubuh terdiri dari:a. Konsiderans meliputi kata:

1) Menimbang memuat peraturan/dasar ditetapkannya Surat Tugas.2) Dasar pertimbangan memuat alasan ditetapkannya Surat Tugas,

dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannyaSurat Tugas tersebut.

b. Diktum, dimulai dengan kata Memberi Tugas, yang ditulis denganhuruf awal kapital dicantumkan secara simetris, diikuti dengan kata:1) Kepada, ditulis di tepi kiri dan memuat daftar nama dan jabatan

pegawai yang mendapat tugas.2) Untuk, ditulis di bawah kata Kepada, memuaat substansi arahan

yang ditugaskan.

3. Kaki terdiri daria. Nama Tempat dan Tanggal, memuat nama tempat dan tanggal

dibuatnya Surat Tugas.b. Nama Jabatan, memuat nama jabatan yang menandatangani, yang

ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dandiakhiri dengan tanda baca koma (,).

c. Tanda Tangan, memuat tanda tangan pejabat yang memberi tugas.d. Nama Lengkap, memuat nama lengkap pejabat yang menandatangani

Surat Tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital di setiapunsurnya.

e. Cap Dinas, memuat cap Kementerian Agama pada satuan organisasiyang menandatangani.

- 67 -

Contoh Surat Tugas yang ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang:




SURAT TUGASNOMOR 1987/Kw. 07.5/Kp.02.3/03/2016

Menimbang : bahwa perlunya pemahaman yang menyeluruh terhadapKMA Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pedoman TataNaskah Dinas Kementerian Agama.

Dasar : Surat Sekretaris Jenderal Kementerian Agama RepublikIndonesia Nomor: B-1972/SJ/B.IV.2/OT.01/03/2016tanggal 22 Maret 2016.

Memberi Tugas

Kepada : 1. Nama : Drs. H. Mulya Hudori, M.PdNIP : 196311051990031003Pangkat/Gol : Pembina Tk. I, IV/bJabatan : Kepala Bagian Tata Usaha

2. Nama : Drs. H. Lapulangi, MMNIP : 196307061998051001Pangkat/Gol : Pembina, IV/aJabatan : Kasubbag Umum

Untuk : mengikuti kegiatan Sosialisasi PMA Nomor 4, KMANomor 8 dan KMA Nomor 9 Tahun 2016, pada hari Senin- Rabu, tanggal 28 - 30 Maret 2016 bertempat diAuditorium HM. Rasjidi Kantor Kementerian Agama JalanM.H. Thamrin No. 6 Jakarta.

Bengkulu, 19 Maret 2016Kepala,

(Tanda tangan)

Nama Lengkap

- 68 -

Contoh Surat tugas yang ditandatangani atas nama pejabat yangberwenang:




SURAT TUGASNOMOR 1987 /Kw. 07.1/Kp.02.3/03/2016

Menimbang : bahwa perlunya pemahaman yang menyeluruh terhadapKMA Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pedoman TataNaskah Dinas Kementerian Agama.

Dasar : Surat Sekretaris Jenderal Kementerian Agama RepublikIndonesia Nomor: B-1972/SJ/B.IV.2/OT.01/03/2016tanggal 22 Maret 2016.

Memberi Tugas

Kepada : 1. Nama : Drs. H. Lapulangi, MMNIP : 196307061998051001Pangkat/Gol : Pembina, IV/aJabatan : Kasubbag Umum

2. Nama : Fatimah Hijriani NT, STNIP : 198610282011012024Pangkat/Gol : Penata Muda Tk. I, III/bJabatan : Staf Subbag Umum

Untuk : mengikuti kegiatan Sosialisasi PMA Nomor 4, KMANomor 8 dan KMA Nomor 9 Tahun 2016, pada hari Senin- Rabu, tanggal 28 - 30 Maret 2016 bertempat diAuditorium HM. Rasjidi Kantor Kementerian Agama JalanM.H. Thamrin No. 6 Jakarta.

Bengkulu, 19 Maret 2016a.n. Kepala

Kabag Tata Usaha,

Mulya HudoriTembusanKa. Kanwil Kementerian Agama Provinsi Bengkulu

- 69 -

B. Bentuk dan Format Naskah Dinas Korespondensi1. Naskah Dinas Korespondensi Internal

a. Susunan dan Bentuk Nota Dinas1) Kepala Nota Dinas tediri dari:

a) Kop naskah dinas;b) Kata NOTA DINAS, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;c) Kata NOMOR, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;d) Kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital diikuti

dengan tanda baca titik (.);e) Kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital;f) Kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dang) Kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

2) Batang TubuhBagian batang tubuh Nota Dinas terdiri dari alinea pembuka, isidan penutup yang singkat, padat dan jelas.

3) KakiBagian kaki Nota Dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabatdan tembusan (jika perlu).

- 70 -

Contoh Nota Dinas:




NOTA DINASNOMOR 13/Kw.07.1/OT.01/03/2016

Yth. : Kepala Bidang, Pembimas dan KasubbagDari : Kepala Bagian Tata UsahaHal : Penyampaian KMA Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pedoman

Tata Naskah Dinas Kementerian AgamaTanggal : 02 Maret 2016

Sehubungan dengan telah diterbitkannya Peraturan Menteri AgamaNomor 4 Tahun 2016 tentang Pencabutan Peraturan Menteri Agama Nomor16 Tahun 2016 tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan DepartemenAgama, maka dengan ini kami sampaikan Keputusan Menteri Agama Nomor9 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas pada KementerianAgama untuk dipedomani dan dilaksanakan.

Demikianlah kami sampaikan, atas kerjasamanya kami ucapkanterima kasih.

(Tanda tangan)

Mulya HudoriTembusanKa. Kanwil Kementerian Agama Prov. Bengkulu

- 71 -

b. Susunan dan Bentuk Memorandum1) Kepala Memorandum terdiri dari:

a) Kop naskah dinas;b) Kata MEMORANDUM, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;c) Kata NOMOR, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;d) Kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital diikuti

dengan tanda baca titik (.);e) Kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital;f) Kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dang) Kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

2) Batang TubuhBagian batang tubuh Memorandum terdiri dari alinea pembuka,isi dan penutup yang singkat, padat dan jelas.

3) KakiBagian kaki Nota Dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabatdan tembusan (jika perlu).

- 72 -

Contoh Memorandum:




MEMORANDUMNOMOR 11/Kw.07/OT.01/03/2016

Yth. : Kepala Bagian Tata UsahaDari : KepalaHal : Penerapan KMA Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata

Naskah Dinas Kementerian AgamaTanggal : 01 Maret 2016

Dengan telah diterbitkannya Peraturan Menteri Agama Nomor 4Tahun 2016 tentang Pencabutan Peraturan Menteri Agama Nomor 16 Tahun2016 tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama,untuk segera melaksanakan Keputusan Menteri Agama Nomor 9 Tahun2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agamaterhitung mulai tanggal 01 Maret 2016.

Demikianlah kami sampaikan, untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

(Tanda tangan)

Nama Lengkap

- 73 -

2. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal (Surat Dinas)Susunan dan Bentuk Surat Dinas:a. Kepala Surat terdiri dari:

1) Kop naskah dinas;2) Nomor, Sifat, Lampiran dan Hal, yang diketik dengan huruf awal

kapital di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas;3) Tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas

sejajar/sebaris dengan nomor;4) Kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan nama jabatan

penerima surat; dan5) Alamat surat, yang ditulis di bawah Yth.

b. Batang Tubuh terdiri dari:Batang tubuh Surat Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi danpenutup.

c. Kaki Surat terdiri dari:1) Nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri

tanda baca koma (,);2) Tanda tangan pejabat;3) Nama lengkap pejabat/penandatangan, yang ditulis dengan huruf

awal kapital;4) Stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; dan5) Tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika

diperlukan).

- 74 -

Contoh Surat Dinas:




Nomor : B - 2382 /Kw.07.1/OT.01/03/2016 31 Maret 2016Sifat : Sangat SegeraLampiran : 1 (satu) lembarHal : Permintaan Data Penegerian Madrasah

Yth. Kepala Kantor Kementerian AgamaKabupaten/Kota Se-Provinsi Bengkuludi -

Tempat

Menindaklanjuti Keputusan Menteri Agama Nomor 8 Tahun 2016tentang Kode Jabatan, Singkatan dan Akronim Kementerian Agama, danuntuk keperluan mengurutkan kembali Kode Jabatan seluruh madarasahnegeri di Provinsi Bengkulu, dengan ini kami meminta data tanggal SKPenegerian seluruh Madrasah Aliyah Negeri (MAN), Madrasah TsanawiyahNegeri (MTsN) dan Madrasah Ibtidaiyah Negeri (MIN) dilingkungan kerjaSaudara sesuai dengan format terlampir. Data ini sangat diperlukan dalampenyusunan Kode Jabatan yang akan dituangkan dalam Keputusan KantorWilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkulu, untuk itu kami mohon datadikirimkan segera melalui fax (0736) 21597 atau email [email protected].

Demikian kami sampaikan, atas kerja sama Saudara kami ucapkanterima kasih.


Mulya HudoriTembusan:1. Setjen Kementerian Agama RI2. Ka. Kanwil Kementerian Agama Provinsi Bengkulu

- 75 -

3. Susunan dan Bentuk Surat UndanganSusunan Surat Undangan terdiri dari:1) Kepala terdiri dari:

a) Kop naskah dinas;b) Nomor, Sifat, Lampiran dan Hal, yang diketik dengan huruf awal

kapital di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas;c) Tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas

sejajar/sebaris dengan nomor; dand) Kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan nama jabatan

dan alamat penerima surat (jika diperlukan).

2) Batang Tubuh terdiri dari:Batang tubuh Surat Undangan terdiri dari:1) Alinea pembuka;2) Isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat dan

acara; dan3) Penutup.

3) Kaki Surat terdiri dari:a) Nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri

tanda baca koma (,);b) Tanda tangan pejabat;c) Nama lengkap pejabat/penandatangan, yang ditulis dengan huruf

awal kapital; dand) Stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan.

- 76 -

Contoh Surat Undangan:




Nomor : 1892/Kw.07.1/OT.01/03/2016 31 Maret 2016Sifat : SegeraLampiran : 1 (satu) lembarHal : Undangan

Yth. Kepala Kantor Kementerian AgamaKabupaten/Kota Se-Provinsi Bengkuludi -

Tempat

Menindaklanjuti Peraturan Menteri Agama Nomor 4 tentangPencabutan Peraturan Menteri Agama Nomor 16 Tahun 2006 tentang TataPersuratan Dinas di Lingkungan Kementerian Agama dan Keputusan MenteriAgama Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas padaKementerian Agama, maka dengan ini kami mengundang Saudara untukhadir pada:

Hari, tanggal : Kamis, 07 April 2016Waktu : Pkl. 10.00 WIB s.d. SelesaiTempat : Aula Kanwil Kementerian Agama Provinsi BengkuluAcara : Sosialisasi PMA Nomor 4 Tahun 2016 dan KMA Nomor 9

Tahun 2016

Sehubungan dengan acara tersebut, biaya transportasi danakomodasi ditanggung oleh satker masing-masing. Untuk informasi lebihlanjut dapat menghubungi Bapak Drs. H. Lapulangi, MM (081394120007).

Demikian kami sampaikan, atas partisipasi Saudara kami ucapkanterima kasih.

Kepala,

(Tanda tangan)

Nama Lengkap

- 77 -

4. Susunan dan Bentuk Naskah Dinas Khususa. Susunan dan Bentuk Berita Acara

1) Kepala terdiri dari:a) Kop naskah dinas;b) Kata BERITA ACARA ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; danc) Kata NOMOR ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

2) Batang Tubuh terdiri dari:Batang tubuh Berita Acara terdiri dari:a) Tulisan hari, tanggal dan tahun, serta nama dan jabatan para

pihak yang membuat Berita Acara; danb) Substansi Berita Acara.

3) KakiBagian kaki Berita Acara memuat tempat pelaksanaanpenandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan parapihak dan para saksi/yang mengesahkan.

- 78 -

Contoh Berita Acara:




BERITA ACARANOMOR 1987/Kw.07.1/04/2016

Pada hari ini, Rabu tanggal enam, bulan April, tahun dua ribu enambelas, kami masing-masing:

1. Nama : Drs. H. Lapulangi, MMNIP : 196307061998051001Jabatan : Kasubbag Umum Kanwil Kemenag Provinsi Bengkulu

selanjutnya disebut Pihak Pertama,dan

2. Nama : Drs. H. Abu Bakar, MHINIP : 196207181993031002Jabatan : Kasubbag Tata Usaha Kantor Kemenag Kota Bengkulu

selanjutnya disebut Pihak Kedua, telah melaksanakan serah terima BPKBKendaraan Dinas dengan Nopol BD 1648 AY sebanyak 1 (satu) eksemplar.

Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenarnya untukdipergunakan sebagaimana mestinya.

Dibuat di BengkuluPihak Kedua, Pihak Pertama,

(Tanda Tangan) (Tanda Tangan)

Abu Bakar Lapulangi

Mengetahui/MengesahkanKepala Bagian Tata Usaha,

(Tanda Tangan)

Mulya Hudori

- 79 -

b. Susunan dan Bentuk Surat Keterangan1) Kepala Surat Keterangan terdiri dari:

a) Kop naskah dinas;b) Kata SURAT KETERANGAN ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; danc) Kata NOMOR ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

2) Batang Tubuh terdiri dari:Bagian batang tubuh Surat Keterangan memuat pejabat yangmenerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dantujuan diterbitkannya Surat Keterangan.

3) KakiBagian kaki Surat Keterangan memuat keterangan tempat,tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan dan namapejabat yang membuat Surat Keterangan tersebut. Posisi bagiankaki terletak pada bagian kanan bawah.

- 80 -

Contoh Surat Keterangan:




SURAT KETERANGANNOMOR 1986/Kw.07.1/04/2016

Yang bertandatangan di bawah ini,

Nama : Drs. H. Lapulangi, MMNIP : 196307061998051001Jabatan : Kasubbag Umum

dengan ini menerangkan bahwa

Nama : Fatimah Hijriani NT, STNIP : 198610282011012024Jabatan : Staf Subbag Umum

adalah benar Pegawai Negeri Sipil pada Kantor Wilayah KementerianAgama Provinsi Bengkulu dan yang bersangkutan selama ini telah bekerjadengan baik.

Demikianlah Surat Keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untukdipergunakan sebagaimana mestinya.

Bengkulu, 06 April 2016Kasubbag Umum,

(Tanda tangan dan Cap)

Lapulangi

- 81 -

c. Susunan dan Bentuk Surat Pengantara. Kepala Surat Pengantar terdiri dari:

1) Kop naskah dinas;2) Yth.;3) Tanggal, bulan dan tahun yang ditulis di sebelah kanan sebaris

dengan kata Yth.;4) Nama jabatan dan nama alamat yang dituju yang ditulis

dibawah Yth.;5) BERITA ACARA ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

dan6) Kata NOMOR ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

b. Batang Tubuh terdiri dari:Bagian batang tubuh Surat Pengantar dalam bentuk kolom terdiridari:1) Nomor urut;2) Jenis yang dikirim;3) Banyaknya naskah/barang; dan4) Keterangan.

c. KakiBagian kaki Surat Pengantar terdiri dari:1) Pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi:

(1) Nama jabatan pembuat pengantar;(2) Tanda tangan;(3) Nama lengkap; dan(4) Cap Dinas.

2) Penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi:(1) Nama jabatan penerima;(2) Tanda tangan;(3) Nama dan NIP;(4) Nomor telepon/faksimile; dan(5) Tanggal penerimaan.

- 82 -

Contoh Surat Pengantar:




Yth. 05 April 2016Kepala Kantor KementerianAgama Kota BengkuluJl. Bangka No. 17Bengkulu 38221

SURAT PENGANTARNOMOR 1985/Kw.07.1/04/2016

No Naskah Dinas/Barang Banyaknya Keterangan

1. Salinan KMA Nomor 9 Tahun2016 tentang Pedoman TataNaskah Dinas padaKementerian Agama

1 eks Bersama inikami sampaikankepada Bapak,untuk dapatditindaklanjuti.

Diterima tanggal ...............................

Penerima, Pengirim,Nama Jabatan, Kepala,

(Tanda tangan) (Tanda tangan dan Cap)

Nama Lengkap Nama LengkapNIP..............................

No. Telepon :No. Faksimile :

Catatan :Setelah diterima, lembar kedua harap dikirimkan kembali pada pengirim.

- 83 -

5. Susunan dan Bentuk Laporana. Kepala Naskah Dinas Laporan terdiri dari:

1) Kop naskah dinas;2) Kata LAPORAN ditulis dengan huruf kapital secara simetris;3) Kata TENTANG ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan4) Judul laporan yang ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan

secara simetris.

b. Batang Tubuh terdiri dari:Bagian batang tubuh Laporan terdiri dari:1) Pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan

tujuan, serta ruang lingkup dan sistematika Laporan;2) Materi Laporan, yang terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan,

faktor yang memperngaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan,hambatan yang dihadapi dan hal lain yang perlu dilaporkan;

3) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; dan4) Penutup, yang merupakan akhir Laporan, memuat harapan/

permintaan arahan/ucapan terima kasih.

c. KakiBagian kaki Laporan terdiri dari:1) Tempat dan tanggal pembuat Laporan;2) Nama jabatan pejabat pembuat Laporan, yang ditulis dengan

huruf awal kapital;3) Tanda tangan; dan4) Nama lengkap, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

- 84 -

Contoh Laporan:




LAPORANTENTANG

.........................................................................................................................

A. Pendahuluan1. Umum

...................................................................................................................................................................................................................

2. Maksud....................................................................................................

...............................................................................................................3. Ruang Lingkup

................................................................................................................................................................................... ...............................

4. Dasar....................................................................................................

...............................................................................................................

B. Kegiatan Yang Dilaksanakan........................................................................................................

................................................................................ ..................................

C. Hasil Yang Dicapai........................................................................................................

.............................................................................. ....................................

D. Kesimpulan dan Saran........................................................................................................

................................................................................. .................................

E. Penutup........................................................................................................

............................................................................ ......................................

- 85 -

Di buat di .........................pada tanggal ...................Nama Jabatan PembuatLaporan

(Tanda tangan dan Cap Dinas)

Nama Lengkap

6. Susunan dan Bentuk Naskah Dinas Telaahan Stafa. Kepala Naskah Dinas Telaahan Staf terdiri dari:

1) Kop naskah dinas;2) Kata TELAAHAN STAF ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;3) Kata TENTANG ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan4) Judul Telaahan Staf yang ditulis dengan huruf kapital dan

diletakkan secara simetris.

b. Batang Tubuh terdiri dari:Bagian batang tubuh Telaahan Staf terdiri dari:1) Persoalan yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang

persoalan yang akan dipecahkan;2) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan

data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yangdihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa yangakan datang;

3) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang merupakanlandasan analisis dan pemecahan persoalan;

4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan danakibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya,pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapatdilakukan;

5) Kesimpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakanpilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan

6) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelassaran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yangdihadapi.

c. KakiBagian kaki Telaahan Staf terdiri dari:1) Nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf

awal kapital;2) Tanda tangan;3) Nama lengkap; dan4) Daftar lampiran.

- 86 -

Bentuk Naskah Dinas Telaahan Staf:

TELAAHAN STAFTENTANG

...............................................................................................................

A. PersoalanBagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang

persoalan yang akan dipecahkan.

B. PraanggapanPraanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data

dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi danmerupakan kemungkinan kejadian dimasa yang akan datang.

C. Fakta yang MempengaruhiBagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan

landasan analisis dan pemecahan persoalan.

D. AnalisisBagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta

terhadap persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dankerugiannya, serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin ataudapat dilakukan.

E. KesimpulanBagian kesimpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan

satu cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalanyang dihadapi.

F. Saran TindakanBagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran

tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.

Nama jabatan,

(Tanda tangan)

Nama Lengkap

- 87 -

BAB XPENUTUP

Kode jabatan. Klasifikasi Arsip dan Pedoman Tata Naskah Dinas inimerupakan acuan bagi seluruh Satuan Organisasi/Satuan Kerja di lingkunganKantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkulu untuk pelaksanaan TataNaskah Dinas sesuai dengan keperluan masing-masing.

Pgs. Kepala Kantor WilayahKemenag Provinsi Bengkulu,

Bustasar M.S.

- 88 -


NOMOR 31 TAHUN 2016TENTANG

PEDOMAN PEMBENTUKAN NASKAH DINAS ARAHAN KEPUTUSANPADA KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI BENGKULU


Menimbang : a. bahwa untuk mewujudkan kerapian, ketertiban, keamanandan keseragamaan dalam pembentukan Naskah Dinas padaKantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkuluharusmengikuti ketentuan yang telah diatur dalam PeraturanMenteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan ReformasiBirokrasi Nommor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman TataNaskah Dinas Instansi Pemerintah dan Keputusan MenteriAgama Nomor 8 tahun 2016 tentang Kode Jabatan, Singkatandan Akronim pada Kementerian Agama dan KeputusanMenteri Agama Nomor 9 tahun 2016 tentang Pedoman tatanaskah dinas pada Kementerian Agama;

b. bahwa ketentuan sebagaimana dimaksud dalam huruf aharus dilaksanakan menurut ketentuan mutatis mutandissebagaimana diatur dalam pasal 97 Undang Undang Nomor12 tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundangundangan;

c. bahwa untuk memudahkan dalam melaksanakan ketentuansebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, makaperlu ditetapkan Pedoman Pembentukan Naskah Dinas PadaKantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkulu;

d. bahwa untuk melaksanakan ketentuan sebagaimanadisebutkan dalam huruf a, huruf b dan huruf c, maka perlumenetapkan Keputusan Kepala Kantor Wilayah KementerianAgama Provinsi Bengkulu Tentang Pedoman PembentukanNaskah Dinas Pada Kementerian Agama Provinsi Bengkulu;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 Tentang PembuatanPeraturan Perundang-Undangan Pasal 4,Pasal 5, Pasal 6,Pasal 8, Pasal 42 dan Pasal 97;

2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi Nomor 80 tahun 2012 Tentang PedomanTata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;

3. Peraturan Menteri Agama Nomor 4 Tahun 2016 TentangPencabutan Peraturan Menteri Agama Nomor 16 tahun 2006Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Pada KementerianAgama;

- 89 -

4. Keputusan Menteri Agama Nomor 8 Tahun 2016 TentangKode Jabatan, Singkatan dan Akronim Pada KementerianAgama;

5. Keputusan Menteri Agama Nomor 9 Tahun 2016 TentangPedoman Tata Naskah Dinas Pada Kementerian Agama;

6. Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Agama RINomor SJ/B.VI/KS.02/633/2012 Tentang PenertibanPengelolaan Surat Dinas dan Arsip dan PemberdayaanPejabat Fungsional Arsiparis;

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA KANTOR WILAYAH KEMENTERIANAGAMA TENTANG PEDOMAN PEMBENTUKAN NASKAH DINASARAHAN KEPUTUSAN PADA KANTOR WILAYAH KEMENTERIANAGAMA PROVINSI BENGKULU.

KESATU : Pedoman Tata Naskah Dinas Arahan Keputusan pada KantorWilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkulu sebagaimanatercantum dalam Lampiran Keputusan ini merupakan bagian takterpisahkan dari Keputusan ini.

KEDUA : Pedoman Tata Naskah Dinas Arahan Keputusan sebagaimanadimaksud pada Diktum Kesatu merupakan pedoman bagiinstansi Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkuludan Instansi Kementerian Agama di bawahnya.

KETIGA : Naskah Dinas Arahan Keputusan wajib dibuat rangkap dua,rangkap pertama dilengkapi dengan kolom koreksi dan tandatangan atau paraf pemeriksa disimpan di sub bagian hukum danrangkap kedua adalah salinan tanpa dilengkapi kolom koreksidan paraf pemeriksa. Pada Kantor Kementerian agama Kota danKabupaten rangkap pertama disimpan di Sub bagian tata usaha.

KEEMPAT : Naskah Dinas berupa Keputusan menggunakan nomor tunggalyang pengambilannya berada pada Subbagian Hukum danKerukunan Umat Beragama.

KELIMA : Pedoman Tata Naskah Dinas Arahan Keputusan dalamKeputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.


Pgs. Kepala Kantor WilayahKementerian Agama Provinsi Bengkulu,

Bustasar M.S.

- 90 -

LAMPIRANKEPUTUSAN KEPALA KANTOR WILAYAHKEMENTERIAN NOMOR 31 TAHUN 2106PROVINSI BENGKULUTENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINASARAHAN KEPUTUSAN PADA KANTOR WILAYAHKEMENTERIAN AGAMA PROVINSI BENGKULU

BAB IPENDAHULUAN

A. Latar BelakangSebagaimana telah dikeluarkannya Peraturan Menpan dan RB

Nomor 80 tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas pada InstansiPemerintah yang berlaku bagi seluruh instansi pemerintah dan KeputusanMenteri Agama Nomor 9 tahun 2016 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinaspada Kementerian Agama maka Kantor wilayah kementerian agamaprovinsi Bengkulu wajib mengikuti ketentuan sebagaimana diatur dalamperaturan tersebut. Untuk memudahkan dalam pelaksanaannya di tingkatKantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkulu maka perluditetapkan sebuah Pedoman sebagai acuan bagi seluruh instansikementerian Agama di provinsi Bengkulu.

B. Maksud dan tujuan1. Maksud

Pedoman Naskah Dinas Arahan Keputusan ini dimaksudkansebagai rujukan atau acuan bagi Satuan Organisasi yang ada padaKantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bengkulu dan SatuanKerja yang ada dibawahnya.

2. TujuanPedoman Naskah Dinas Arahan Keputusan ini bertujuan sebagai

panduan pembuatan naskah dinas pada Kantor Wilayah KementerianAgama Provinsi Bengkulu sehingga sesuai dan mengacu pada peraturanperundangan yang berlaku.

- 91 -

BAB IIUMUM

A. Pengertian Umum1. Naskah Dinas yang dimaksud dalam pedoman ini adalah Naskah Dinas

arahan berupa Keputusan2. Lambang Kementerian adalah Lambang Ikhlas beramal3. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata

letak, termasuk penggunaan lambang kementerian agama, logo dan capdinas, penulisan nama instansi, boks tanda tangan dan cap dinas, sertabentuk redaksional.

B. Bentuk dan Format Naskah Dinas KeputusanNaskah Dinas Keputusan dibuat dengan mengikuti ketentuan pada

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan ReformasiBirokrasi Nomor 80 tahun 2012 tentang Pedoman Naskah Dinas InstansiPemerintah.Contoh:


NOMOR ......TAHUN 2016TENTANG

.........................................................


Menimbang : a. bahwa ..........................................;

b. bahwa ketentuan sebagaimana dimaksud dalam huruf a.............. ......................................;

c. bahwa untuk memudahkan dalam melaksanakan ketentuansebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, makaperlu ditetapkan.........................;

d. bahwa untuk melaksanakan ketentuan sebagaimanadisebutkan dalam huruf a, huruf b dan huruf c, maka perlumenetapkan Keputusan Kepala Kantor Wilayah KementerianAgama Provinsi Bengkulu Tentang................;

Mengingat : 1. Undang –Undang Nomor...... Tahun...... Tentang ............

2. Peraturan Menteri............Nomor ....tahun ..... Tentang .......

- 92 -

3. Keputusan Menteri Agama Nomor .... Tahun .... Tentang......

4. Keputusan Menteri.............

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA KANTOR WILAYAH KEMENTERIANAGAMA TENTANG.........................

KESATU : ..................

KEDUA : ..................

KETIGA : ..................

KEEMPAT : ..................

KELIMA : .....................dalam Keputusan ini mulai berlaku pada tanggalditetapkan.

Ditetapkan di Bengkulupada tanggal ............... 2016


(dto)

Bustasar M.S.

- 93 -

BAB IIIPEMERIKSAAN DAN KOREKSI

A. Pemeriksaan dan Koreksi Naskah Dinas KeputusanNaskah dinas Keputusan sebelum ditanda tangani kepala kantor

akan di periksa dan diteliti oleh Legal Drafter pada Sub bagian Hukum danKerukunan Umat Beragama Kantor Wilayah. Keputusan pada KantorWilayah Kementerian Agama dibuat dua rangkap.Rangkap pertamadilengkapi kolom pembuat dan kolom paraf pemeriksa pada bagian bawahatau samping atau belakang lembar terakhir.

Contoh Keputusan untuk Kantor Wilayah Kementerian Agama ProvinsiBengkulu dengan Lembar Konseptor, Pemeriksaan dan Koreksi yangdiletakkan di bagian bawah lembar terakhir:

Ditetapkan di Bengkulupada tanggal ............... 2016


(dto)

Bustasar M.S.

Lembar Konseptor, Pemeriksa dan Korektor

Nama Jabatan Paraf

JFU Konseptor

Pemeriksa

Kabid/ Pembimas/Kabag TU

Korektor I

Korektor II

Korektor III

Menyetujui

.................................

................................

................................

................................

................................

................................

................................

.................................

................................

................................

JFU Subbag Hukum

JFU Subbag Hukum

Kasubbag Hukumdan KUBKabag T.U.

...........

...........

...........

...........

...........

...........

...........

- 94 -

Rangkap kedua tidak dilengkapi kolom Lembar Konseptor, Pemeriksaandan Koreksi tetapi mencantumkan kolom salinan pada bagian depanhalaman pertama.

Contoh:


NOMOR ......TAHUN 2016TENTANG

.........................................................


Menimbang : a. bahwa ..........................................;

b. bahwa ketentuan sebagaimana dimaksud dalam huruf a.............. ......................................;

c. bahwa untuk memudahkan dalam melaksanakan ketentuansebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, makaperlu ditetapkan.........................;

d. bahwa untuk melaksanakan ketentuan sebagaimanadisebutkan dalam huruf a, huruf b dan huruf c, maka perlumenetapkan Keputusan Kepala Kantor Wilayah KementerianAgama Provinsi Bengkulu Tentang................;

SALINAN

- 95 -

BAB IVPENUTUP

Pedoman Naskah Dinas Keputusan pada Kantor Wilayah KementerianAgama ini merupakan acuan bagi Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsidan Kabupaten/Kota di Provinsi Bengkulu dan Madrasah di Provinsi Bengkulu.



Bustasar M.S.

Buku Tata Naskah Dinas Umum

Documents