Buku Panduan Penggunaan AKS HP/WA ... PANDUAN AKS WEB v2.pdf · kelas & paralel atau paralel saja, misal A, B, C, 1-A, 1-B, 2-A, 2-B dst. Pada prinsipnya pembuatan Jenjang dan Paralel

Buku Panduan Penggunaan AKS – http://aplikasiaks.com HP/WA : 085328635677 -- h a l a m a n | 1 --

Kh

am

di

Ra

hm

an

i


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

BUKU PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI KEUANGAN SEKOLAH (AKS)

http://aplikasiaks.com

Khamdi Rahmani

Bismillaahirrohmaanirrohiim

Alhamdulillah, di sela-sela kesibukan tugas dan kewajiban sehari-hari , Alloh swt masih

memberikan kesempatan untuk menyelesaikan aplikasi penerimaan keuangan sekolah.

Dengan aplikasi ini diharapkan penerima keuangan / sumbangan masyarakat kepada

sekolah/madrasah ataupun komite akan lebih mudah, efektif, efisien. Pengeloloa keuangan

tidak terporsir tenaga dan fikirannya untuk membukukan dan mengkalkulasikan penerimaan

keuangan.

Apa itu AKS ?

Aplikasi Keuangan Sekolah atau kami singkat AKS, adalah sebuah aplikasi yang

digunakan untuk mengelola penerimaan keuangan sekolah/madrasah dengan output cetak

kuitansi hingga pembuatan laporan kalkulasi / rekapitulasi secara otomatis oleh sistem. Jadi,

bukan Buku Kas Umum, tapi pengadministrasian penerimaan keuangan. (Untuk Pembukuan

dan Laporan Realisasi pakai aplikasi tersendiri, yaitu SIMAKOM)

Aplikasi ini kami buat dengan berbasis web untuk mengikuti perkembangan zaman,

dimana saat ini aplikasi berbasis desktop sudah banyak beralih ke aplikasi berbasis web.

Meskipun demikian, aplikasi ini tidak harus digunakan secara online, karena bisa juga

diinstall di komputer secara offline. Tetapi cara pemakainnya sama seperti aplikasi secara

online, yaitu menggunakan browser, membukanya bisa menggunakan mozilla firefox,

internet explorer, google chrome ataupun browser-browser lainnya.

Adapun Spesifikasi Aplikasi AKS yang kami susun di antaranya :

1. Aplikasi yang userfriendly / mudah dipelajari & digunakan

2. Dapat digunakan secara online maupun offline (tanpa koneksi internet)

3. Tersedia hingga 20 Jenis / Nama Pembayaran

4. Tersedia database hingga 20 Tahun Pelajaran & dapat diupdate.

5. Tersedia kapasitas siswa unlimited

6. Data dan Laporan dapat didownload ke format excel, untuk pengembangan laporan

yang lebih luas.

7. Database terpisah dengan aplikasi untuk keamanan data.

8. Sistem Backup-Restore untuk system pengamanan / cadangan data.

9. Support system jaringan, sehingga bisa digunakan oleh multi user dan database

menjadi satu.

10. Tersedia Panduan langsung pada aplikasi.

11. Aplikasi dapat diupdate sendiri secara online.

Kami mencoba membuat panduan dengan bahasa yang sederhana agar bisa dipahami

oleh semua pengguna meskipun belum pernah bersinggungan dengan pemrograman. Kami

menyadari bahwa aplikasi ini mungkin masih terdapat kekurangan atau masih bisa

dikembangkan lebih lanjut, oleh karenanya kami menerima saran dan kritik untuk

pengembangan aplikasi ini.

http://aplikasiaks.com/


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

Panduan ini meliputi :

a. Langkah mengisi data pada awal tahun

b. Seting Lembaga

c. Seting Jenjang dan Paralel

d. Seting Nama / Jenis Pembayaran

e. Seting User

f. Seting Siswa dan Tanggungan

g. Seting Browser (untuk menyesuaikan hasil cetakan)

h. Cara rekam, melihat data dan menghapus transaksi serta cetak ulang kuitansi

i. Membuat Laporan Transaksi (fleksibel bisa harian, mingguan, bulanan, tahunan)

j. Membuat Laporan Rekapitulasi (per kelas ataupun per jenis pembayaran)

k. Membuat Laporan Siswa (laporan transaksi & rekapitulasi pada siswa tertentu)

l. Cara pengamanan data (backup & restore database)

Sebagai gambaran awal, berikut bagan proses penggunaan aplikasi AKS :

MEMBUKA APLIKASI

Untuk proses Installasi aplikasi AKS, ada panduan tersendiri, yaitu melalui link email

saat lembaga melakukan Registrasi. Untuk melakukan Registrasi Lisensi / Serial Number

dapat melalui kami atau distributor kami. Panduan Registrasi bisa dilihat di

http://aplikasiaks.com menu “Cara Pemesanan”.

Untuk mengoperasikan aplikasi ini adalah dengan menggunakan browser, baik Mozilla

Firefox, Google Chrome, Internet Explorer ataupun browser-browser lainnya.

Langkah awal penggunaan aplikasi ini adalah membuat Database dengan cara sebagai

berikut :

1. Buka Browser

2. Buka Alamat di browser : http://localhost/aks_...

Sesuai dengan jenis AKS-nya, untuk aplikasi :

a. AKS PAUD : http://localhost/aks_paud

b. AKS SD/MI : http://localhost/aks_sd

c. AKS SMP/MTs : http://localhost/aks_smp

d. AKS SMA/MA : http://localhost/aks_sma


http://localhost/aks_paud

http://localhost/aks_sd

http://localhost/aks_smp

http://localhost/aks_sma


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

3. Untuk Pertama kali membuka alamat tersebut, aplikasi akan mengarahkan untuk

pembuatan Database. Klik “Buat Database” untuk membuat Database. Proses

Pembuatan Database akan memakan waktu beberapa saat, tunggu hingga selesai

dan masuk ke halaman login.

Bila sudah pernah membuat database, aplikasi akan mengarahkan ke halaman

login.

LOGIN APLIKASI

1. Untuk masuk ke aplikasi, lakukan login dengan mengakses alamat aplikasi

Pada halaman awal login, akan muncul pilihan login sebagai “Pengelola Sekolah”

atau “Siswa”

a. Pilihan “Login Sekolah” adalah aplikasi yang digunakan untuk melakukan proses

pembayaran oleh pihak sekolah, sebagaimana yang akan dibahas pada panduan

ini.

b. Pilihan “Login Siswa” adalah aplikasi yang dapat digunakan oleh siswa untuk

melihat data pembayaran. Aplikasi siswa ini, selain dapat melihat data

tanggungan dan pembayaran juga terdapat fasilitas cetak kuitansi. Untuk login

siswa menggunakan user dan password NIS setelah terlebih dulu dibuat oleh

pihak sekolah (login sekolah, menu Pengaturan – User Siswa)


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

2. Untuk mengelola aplikasi, pilih “Login Sekolah”, maka akan ditampilkan halaman

login dengan memasukkan Username, Password dan Tahun Pelajaran.

3. Masukkan Username dan Password. Untuk pertama kali masuk :

Username : admin

Password : admin

Pilihan Tahun Pelajaran : pilih tahun pelajaran yang akan dikelola

CATATAN :

Aplikasi AKS ini memuat database lebih dari 20 tahun pelajaran, jadi data tahun

pelajaran sebelumnya dan tahun pelajaran berjalan, database terpisah dan tidak

terhapus, sehingga meskipun sudah beralih tahun pelajaran tetap bisa melihat data

pembayaran tahun-tahun yang telah berlalu. Hal ini juga menunjukkan bahwa

database tahun lalu (terutama terkait tanggungan yang belum terbayar) tidak secara

otomatis masuk ke tahun setelahnya. Hal ini untuk mengantisipasi kerumitan dalam

pengelolaan, dikarenakan adanya perubahan jenjang dan paralel yang sangat

mungkin terjadi ketika kenaikan kelas.

Ringkasnya, setiap awal tahun pelajaran harus membuat data siswa dan

tanggungan, sesuai dengan jenjang-paralel dan jenis pembayaran. Adapun untuk

tanggungan tahun lalu, harus dijadikan sebagai salah satu jenis / nama pembayaran.

(Untuk membuat tanggungan tahun lalau ada menu bantuan pada aplikasi, akan

dibahas lebih lanjut pada panduan ini).

Setelah login user dan password bisa diubah dan ditambah melalui menu

Pengaturan-Daftar User.


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

4. Setelah berhasil masuk, akan ditampilkan halaman utama Aplikasi AKS

5. Aplikasi Siap Digunakan.

PENGATURAN/SETING APLIKASI

Setelah bisa masuk ke halaman aplikasi, kemudian langkah mengoperasikan aplikasi

adalah mengisi Referensi sebagai berikut :

a. Seting Lembaga, melalui menu Pengaturan Seting Lembaga.


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

Pengaturan Lembaga, terdiri dari :

1. Nama Sekolah/Madrasah, isi sesuai dengan Nama Sekolah / Madrasah

2. Alamat, isi sesuai alamat Sekolah/Madrasah

3. Kota, kota Sekolah/Madrasah berada, nama kota ini akan muncul di Kuitansi.

4. Seting Nama Pembayar pada Kuitansi, digunakan untuk mengatur nama yang

muncul pada kuitansi, ada 2 pilihan yaitu nama orang tua & alamat atau nama

siswa & kelas.

Hal ini untuk menyesuaikan bila penerima adalah komite (maka pilih nama orang tua)

atau lembaga/sekolah (mana pilih nama siswa)

5. Default Tahun Pelajaran, dugunakan untuk membuat Default Tahun Pelajaran

saat login agar otomatis pada pilihan TP langsung terpilih tahun yang didefault

pada setingan ini.

6. Check “Tampilkan Informasi Tanggungan pada Kuitansi”, digunakan untuk

seting agar jumlah tanggungan, terbayar dan kekurangan tampil pada kuitansi.

7. Check “Tampilkan Informasi Tahap/Bulan”, digunakan apabila ingin

menampilkan tahap ke berapa / bulan apa pada suatu transaksi pada kuitansi.

Check / pilih apabila terdapat Pembayaran yang sifatnya bulanan.

8. Check “Logo lembaga pada kuitansi”, diguanakan untuk menampilkan atau tidak

menampilkan logo pada kuitansi.

9. Seting Kops Kuitansi, isikan uraian sebagai Kops Kuitansi (ada 2 baris)


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

b. Seting Kelas, terdiri dari Seting Tingkat / Jenjang dan Seting Paralel melalui menu

Pengaturan Pengaturan Kelas Tingkat dan Paralel.

Pengaturan Kelas yang terdiri dari Tingkat/Jenjang dan Paralel digunakan untuk

mengatur nama Jenjang dan Paralel Siswa.

Untuk tingkat :

1. SMP/MTs untuk jenjang dibuat 3 jenjang yaitu 7, 8 dan 9. Sedang Paralel dibuat

sesuai parallel yang ada, missal A, B, C, D dst, atau 1, 2, 3, 4 dst.

2. SMA/MA untuk jenjang dibuat 3 jenjang yaitu 10, 11 dan 12. Sedang Paralel

dibuat sesuai parallel yang ada, missal A, B, C, D dst, atau 1, 2, 3, 4 dst.

3. Yayasan yang membawahi beberapa lembaga (missal TPA, KB, TK, SD), maka

jenjang bisa diisi TPA, KB, TK dan SD. Sedang parallel diisi dengan “gabungan”

kelas & paralel atau paralel saja, misal A, B, C, 1-A, 1-B, 2-A, 2-B dst.

Pada prinsipnya pembuatan Jenjang dan Paralel harus sama dengan yang

diisikan pada referensi Siswa & Tanggungan.

c. Seting Nama Pembayaran , melalui menu Pengaturan Nama Pembayaran.

Pengaturan Nama Pembayaran adalah meliputi seluruh jenjang, untuk satu tahun.

Yang perlu diperhatikan saat Pembuatan Nama Pembayaran :

1. Pembuatan Nama Pembayaran harus dibuat di awal tahun dan tidak boleh

diubah / digeser apabila sudah dilakukan rekam transaksi. Namun melakukan

penambahan Nama Pembayaran di pertengahan tahun boleh dilakukan.

2. Nama Bayar paling banyak 20 Jenis dan Kode Nama Bayar harus berbeda

terdiri dari huruf A – T.

3. Pilih Bulanan ??, “Ya”, apabila nama pembayaran tersebut sifatnya pembayaran

bulanan, dan “Tidak” bila tahunan.

d. Seting Siswa & Tanggungan, melalui menu Pengaturan Siswa-Tanggungan.

Pengaturan Siswa dan Tanggungan dilakukan paling akhir setelah dibuat

referensi Kelas dan Nama Pembayaran.

Ada 2 cara untuk merekam data siswa dan tanggungan, dan penggunaannya

menyesuaikan dengan kebutuhan. Kedua cara tersebut yaitu :

1. Input satu per satu. Cara ini melalui menu Pengaturan - Siswa & Tanggungan

– Tambah Siswa.


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

Masukan data sebagai berikut :

a. Nama Siswa

b. NIS

c. Pilih Jenis Kelamin

d. Pilih Kelas (Jenjang & Paralel), jenjang dan paralel adalah data yang diinput

saat merekam referensi jenjang dan paralel.

e. Nama Orang tua, optional. Diisi bila pada kuitansi yang tercantum adalah

nama orang tua/wali.

f. Alamat Orang tua, optional. Diisi bila pada kuitansi yang tercantum adalah

nama orang tua/wali.

g. Jumlah tanggungan, isikan dengan nominal rupiah tanpa titik. (Misal

500000, tidak boleh 500.000)

2. Input secara kolektif semua siswa melalui excel. Cara melakukan input

secara kiolektif menggunakan excel yaitu dengan langkah sebagai berikut :

a. Dari menu Utility – Download/Upload Data – Data Siswa & Tanggungan

b. “Download Form Excel”


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

c. Pilih Save File - OK

d. Setelah File Excel terdownload, isi file sesuai petunjuk di file excel

Kolom A : Nomor, kosongkan saja, aplikasi akan mengurutkan otomatis

Kolom B : Nama, isikan nama. Pastikan nama tidak ada tanpa

apostrop („). Gunakan tanda petik atas (`) di sebelah kiri angka 1

pada keyboard untuk menggantikan tanda apostrop bila diperlukan.

Apabila terdapat tanda apostrop, maka tidak dapat terupload ke

aplikasi.

Kolom C : NIS siswa. Tidak boleh ada NIS yang sama pada seluruh

siswa, karena NIS akan digunakan sebagai ID yang tidak boleh duplikat.

Bila ddigunakan oleh yayasan yang terdiri dari beberapa lembaga dan

memungkinkan ada NIS sama, maka tambahkan NIS dengan nama

lembaga agar NIS tetap berbeda. Misal TK ada NIS 1020 dan SD ada

NIS 1020 juga, maka bedakan NIS dengan menambahkan nama

lembaga sehingga menjadi 1020.TK dan 1020.SD.

Kolom D : Jenis Kelamin, isi dengan L atau P.

Kolom E : Jenjang, isi dengan jenjang siswa bersangkutan. Jenjang

yang diisi harus ada pada referensi yang direkam pada referensi jenjang.


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

Kolom F : Paralel, isi dengan paralel siswa bersangkutan. Paralel yang

diisi harus ada pada referensi yang direkam pada referensi paralel.

Kolom G : Nama Orang tua, optional. Diisi bila pada kuitansi yang

tercantum adalah nama orang tua/wali.

Kolom H : Alamat Orang tua, optional. Diisi bila pada kuitansi yang

tercantum adalah nama orang tua/wali.

Kolom I – AB : Jumlah tanggungan nomor urut 1 – 20. Nomor urut

adalah sesuai Referensi “Nama Pembayaran” dari kode A-T. isikan

dengan nominal rupiah tanpa titik. (Misal 500000, tidak boleh 500.000)

e. Setelah File excel terisi semua - pastikan excel adalah format excel

1997/2003 (.xls) dan tidak terdapat tanda apostrop („) di dalamnya – langkah

selanjutnya yaitu upload ke aplikasi.

f. Klik tombol “Upload Data Siswa (.xls)”

g. Pilih / Cari File Excel yang telah diisi data siswa dan tanggungan

h. Lalu klik “Upload”

i. Tunggu Proses Upload hingga selesai. Cepat lamanya proses upload

tergantung banyak sedikitnya data.

j. Proses input data siswa secara kolektif selesai.

Catatan :

a. Cara yang sama juga digunakan ketika akan melakukan edit data siswa dan

tanggungan secara kolektif / banyak, dengan terlebih dulu :

1. Download Data

2. Edit File Excel yang didownload

3. Save As file Excel ke excel 1997/2003 (.xls), Pastikan dilakukan Save As

meskipun file sudah nampak sudah format .xls.

4. Upload kembali seperti cara di atas.


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

b. Untuk melakukan edit data siswa satu anak, cukup melalui menu Pengaturan

– Siswa-Tanggungan – Cari Siswa*) - Pilih tombol “Edit Data”

*) Kata untuk pencarian siswa bisa menggunakan NIS atau Nama Siswa.

Untuk pencarian dengan nama siswa tidak perlu ditulis nama secara

lengkap, tetapi cukup penggalan nama saja.

e. Seting User Sekolah/Pengelola, melalui menu Pengaturan User Pengelola

Apabila komputer terdapat jaringan LAN / wifi, maka aplikasi dapat diakses dari

beberapa komputer tanpa harus meng-install di setiap komputer, cukup membuka

melalui browser dengan alamat IP dimana aplikasi diinstall, sehingga transaksi yang

direkam oleh banyak penerima akan langsung menjadi 1 (satu) database*). Oleh

karenanya aplikasi memungkinkan untuk membuat beberapa nama penerima / user.

Terdapat 2 level penerima pada aplikasi ini, yaitu :

1. “admin”, memiliki akses semua menu aplikasi.

2. “user”, hanya memilki akses rekam transaksi dan melihat laporan saja.

*) dibahas secara khusus pada bagian akhir.

Catatan : Saat melakukan edit user, kolom Password tetap “HARUS” diisi.


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

f. Seting User Siswa, melalui menu Pengaturan User Siswa

Sebagaimana pada bagian depan telah dijelaskan bahwa login aplikasi AKS ada 2

macam, yaitu “login pengelola” dan “login siswa”. Login siswa digunakan agar siswa

/ orang tua siswa bisa melalukan monitoring terhadap tanggungan, pembayaran dan

kekurangan. Termasuk di dalamnya terdapat fasilitas cetak kuitansi oleh siswa

(siswa tidak dapat merekam transaksi, hanya bisa mencetak).

Agar siswa dapat login ke aplikasi, maka pengelola sekolah harus memberikan

Username dan Password untuk siswa. Adapun cara membuatkan username untuk

siswa adalah dengan cara sebagai berikut :

1. Masuk ke Menu Pengaturan – User Siswa,

2. Pilih menu “Tambah User”

3. Maka akan diarahkan ke Daftar Siswa. Untuk membuat User 1 siswa, bisa

langsung klik “Buat User” pada siswa yang akan dibuatkan. Namun untuk

membuat multi siswa / per 100 siswa, Check List “All” atau check list siswa yang

akan dibuat, kemudian klik menu “Proses Buat User”.

4. User Siswa terbentuk, dan siswa siap untuk login.

Untuk login awal, setelah dibuatkan user, siswa login dengan Username dan

Password : NIS (angka kode NIS). Setelah siswa login, password dapat diubah

sendiri oleh siswa.

Fasilitas Login Siswa, efektif jika Aplikasi AKS dipasang secara online, sehingga

siswa/orang tua dapat memonitor secara online dari rumah.


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

REKAM DATA TRANSAKSI / PEMBAYARAN

Setelah Semua Pengaturan sudah diisi semua, maka aplikasi sudah siap untuk

melakukan perekaman data transaksi / pembayaran.

A. Rekam data transaksi/pembayaran yaitu :

1. Menu “Rekam Transaksi” / “REKAM” pada Dashboard.

2. Isikan Nama Siswa (atau penggalana nama) atau NIS pada kolom “Cari Siswa”, lalu

klik cari.

3. Setelah ditemukan nama siswa, klik tombol hijau “Rekam”

4. Pilih “Jenis Pembayaran” dan Isi “Jumlah bayar”, lalu klik “SIMPAN”

Catatan :

Pada halaman Rekam Transaksi terdapat monitoring tanggungan,

terbayar dan kekurangan siswa untuk mempermudah pembayaran.

Pada hari yang sama, pembayaran bisa sekaligus untuk beberapa jenis

pembayaran, dan kuitansi juga akan terekap menjadi 1.

Rekam Data dibuat otomatis ber-tanggal saat rekam. Apabila

menghendaki diberi tanggal lain (Tidak Direkomendasikan) dapat ke

halaman rekam dengan tanggal manual dengan klik tulisan “Tanggal

lain? Klik di sini”. Namun fasiitas tanggal lain hanya bisa untuk 1 jenis

pembayaran.

5. Setelah tersimpan, maka kuitansi akan terbentuk pada Tab baru dan bisa langsung

dicetak.


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

Catatan :

1. Setelah Kuitansi dicetak, tab Cetak Kuitansi bisa ditutup agar Tab Browser tidak

terlalu banyak.

2. setelah rekam transaksi, Info Tanggungan – Terbayar – Kekurangan pada

halaman Rekam Transaksi belum terlihat terupdate meskipun sebenarnya data

sudah masuk ke dalam database. Untuk menampilkan data terupdate sesuai

database lakukan refresh / Reload pada browser.

B. Melihat, Menghapus data transaksi/pembayaran dan Cetak Ulang

Terkait Data Transaksi :

1. Untuk melihat data transaksi yang telah direkam dapat dilihat dari Menu “Daftar

Transaksi”

2. Untuk menghapus transaksi klik tombol merah

3. Untuk cetak ulang kuitansi tombol biru

4. Data Transaksi tidak ada fasilitas edit. Apabila ditemukan kesalahan pada transaksi

yang telah direkam, dilakukan melalui “Hapus” dan Rekam Ulang.


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

EDIT DATA TRANSAKSI / PEMBAYARAN

Pada aplikasi AKS ini tidak disediakan menu edit data transaksi, tapi apabila terdapat

kesalahan rekam, maka dengan melakukan hapus data transaksi dan kemudian input

kembali data yang benar. Namun untuk keperluan DARURAT (hanya jika terpaksa, misal

terjadi perubahan data di tengah perjalanan seperti kelas, NIS dll sementara sudah banyak

melakukan rekam transaksi), bisa dilakukan edit data transaksi secara menyeluruh melalui

data excel. Adapun cara melakukan edit data transaksi tersebut yaitu :

1. Download data transaksi menjadi excel, Dari menu menu Utility – Download/Upload

Data – Data Transaksi.

2. Klik tombol “Download Transaksi Excel”

3. Buka File Excel yang didownload, klik “Yes” saat membuka

4. Setelah excel terbuka bisa dilakukan edit sesuai dengan keperluan. Catatan

PENTING pada proses ini adalah kolom B, yaitu tanggal transaksi harus diubah


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

menjadi format “yyyy-mm-dd”, dengan klik kanan pada kolom B – Format Cell –

Data – Pilih Format “yyyy-mm-dd”

5. Setelah proses editing selesai, file di Save As ke Excel 1997-2003.

6. Upload ke halaman Transaksi, dengan terlebih dahulu kosongkan data transaksi.

Lakukan Backup Database sebelum melakukan proses editing ini, untuk

menjaga Data bila terjadi kesalahan edit.


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

LAPORAN / REPORT

Ada 4 jenis laporan yang bisa digunakan untuk monitoring dan menganalisis data, yaitu :

1. Laporan Transaksi

2. Laporan Rekapitulasi

3. Laporan Siswa

4. Laporan Tanggungan Tahun Lalu

Jenis-jenis laporan tersebut selain bisa dicetak secara langsung juga dapat didownload

dalam format excel sehingga bisa digunakan untuk kepentingan laporan yang lebih luas.

I. LAPORAN TRANSAKSI

Laporan Transaksi digunakan untuk membuat laporan :

1. antar rentang tanggal, sehingga bisa digunakan untuk membuat laporan harian,

mingguan, bulanan atau bahkan tahunan. Pada laporan jenis ini juga terdapat

rekapitulasi per jenis / nama pembayaran

2. Filter per jenjang, untuk membuat laporan transaksi / rekapitulasi jenis pembayaran

pada jenjang tertentu

3. Filter Penerima, untuk membuat laporan transaksi / rekapitulasi jenis pembayaran

pada penerima tertentu. Berfungsi apabila suatu saat difungsikannya multi user

dengan jaringan.


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

II. LAPORAN REKAPITULASI

Laporan Rekapitulasi adalah laporan yang digunakan untuk menyajikan laporan Rekap

per kelas. Terdiri dari tanggungan, terbayar dan kekurangan. Laporan Rekapitulasi per

kelas / jenjang / semua juga dapat difilter per jenis / nama pembayaran. Saat mencetak

Jenis laporan rekapitulasi per kelas ini juga otomatis akan terdownload ke excel.


Kh

am

di

Ra

hm

an

i


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

III. LAPORAN SISWA

Laporan Siswa adalah laporan yang digunakan untuk menyajikan laporan pembayaran /

rekapitulasi siswa tertentu.

1. Lakukan Pencarian dengan nama atau NIS.

2. Bila sudah ditemukan, Klik tombol “Laporan”


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

IV. LAPORAN TANGGUNGAN TAHUN LALU

Laporan Tanggungan Tahun Lalu adalah laporan yang digunakan sebagai bantuan

untuk mengkalkulasi tanggungan tahun sebelumnya setelah terjadi pergantian jenjang /

paralel (akibat kenaikan kelas). Untuk memproses tanggungan tahun lalu, perlu diperhatikan

hal-hal sebagai berikut :

1. Buat dan Upload Data Siswa dan Tanggungan tahun berjalan (sementara jenis

tanggungan tahun lalu dikosongkan dahulu).

2. Klik menu Laporan – Tanggungan Tahun Lalu

3. Tentukan Jenjang, Paralel dan Jenis Pembayaran yang akan dikalkulasi

tanggungan tahun lalu-nya.


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

4. Klik menu “Lihat & Download Laporan”

5. Maka laporan akan tampil dan akan didownload ke Excel. Hasil Download sudah

bisa dijadikan Data Tanggungan Tahun lalu untuk Data tahun berjalan.

Catatan Penting :

a. untuk mendapatkan data yang Valid terkait Data Tanggungan Tahun Lalu, NIS yang

digunakan pada tahun lalu dengan tahun berjalan harus SAMA, meskipun kelas dan

paralel berbeda.

b. Data Siswa & Tanggungan tahun berjalan harus diupload ke aplikasi terlebih dahulu,

tanpa data siswa tahun berjalan, maka laporan tidak bisa terbentuk

SETING CETAK HALAMAN BROWSER

Secara Default ketika cetak kuitansi ataupun laporan dengan menggunakan browser, akan

tercetak informasi alamat, tanggal cetak, halaman cetak dsb. Untuk menghilangkan

munculnya informasi yang tidak diperlukan serta untuk melakukan seting halaman / page

setup, maka perlu dilakukan pengaturan / page setup pada browser.

Langkah pengaturan pada browser adalah sebagai berikut (kami asumsikan browser

menggunkan Mozilla Firefox) :

1. Tampilkan Menu Browser (bila belum terlihat menunya), dengan klik kanan pada

bagian atas browser, lalu beri tanda centang pada “Menu Bar”

2. Maka “Menu Bar” akan terlihat. Kemudian pilih menu File – Page Setup


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

3. Pada Tab Format & Option, lakukan seting :

a. Orientation : Portrait

b. Beri Centang (√) pada Shrink to fit Page Width

c. Beri Centang (√) pada Print Background (colors & images)

4. Pada Tab Margin & Header/Footer, lakukan seting :

a. Top : 0

b. Botton : 0

c. Left : 3 atau menyesuaikan hasil cetak

d. Right : 3 atau menyesuaikan hasil cetak

e. Pada kotak Header & Footer pilih “--Blank-- ” semua


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

BACKUP & RESTORE

Sistem Backup dan Restore digunakan untuk mengamankan data sebagai cadangan

database, sehingga tidak perlu khawatir jika sewaktu-waktu komputer yang digunakan

terjadai error atau dilkaukan install ulang. Atau sistem ini juga bisa diguankan saat ingin

memindah server dari satu komputer ke komputer lain.

Untuk membuat backup database :

1. Dari menu Utility – Backup / Restore


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

2. Klik tombol “Backup”, setelah proses Backup selesai untuk mengambil File Backup-

nya yaitu dengan download pada link “Download File Backup”

Adapun untuk me-restore file Backup yaitu dengan mencari File Backup Database, lalu klik

tombol “Restore”. Proses Restore akan memakan waktu beberapa saat tergantu banyak

sedikitnya data.

Catatan : Sistem Backup & Restore pada aplikasi bersifat 1 (satu) tahun pelajaran, dan file

backup yang terbentuk juga akan diberi nama tahun pelajaran. Jadi perlu dilakukan backup

untuk setiap tahun pelajaran, karena misal backup TP. 2017/2018 maka data TP. 2016/2017

tidak akan terbawa, jadi perlu 2 backup, 1 Tahun Pelajaran satu backup.

SISTEM JARINGAN / MULTI USER

(Optional)

Sebagaimana pada bagian terdahulu bahwa Aplikasi AKS ini support untuk digunakan

secara multiuser dan jaringan. Artinya, aplikasi ini bisa dikelola oleh beberapa penerima /

beberapa komputer, tetapi database akan secara otomatis menjadi satu, yaitu pada

komputer server / komputer yang diinstall aplikasi. Syarat penerapan sistem ini adalah

komputer yang digunakan untuk mengoperasikan aplikasi berada pada satu jaringan baik

dengan menggunakan kabel LAN ataupun wifi.

Cara penyetingan sistem ini yaitu :

1. Buatlah jaringan dengan LAN / Wifi

2. Install Aplikasi di Komputer A (misal) / Komputer Server

3. Seting IP Address di Komputer A (misal) / Komputer Server

Cara Seting IP :

a. Buka Control Panel – Network and Internet – Network anda Sharing Center –

Change Adapter Setting


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

b. Klik Kanan pada Local Area Connection – Properties

c. Pilih Internet Protocol Version 4 (TCP/IPv4), lalu klik tombol Properties

d. Aturlah alamat IP, misal seperti ini (kami seting dengan IP 192.168.1.100) :

IP boleh beda dengan setingan di atas antara 1 – 225.


Kh

am

di

Ra

hm

an

i

4. Apabila jaringan tidak bermasalah, dan komputer server telah diseting IP-nya, maka

untuk membuka aplikasi dari komputer lain cukup dengan membukanya dengan

alamat (misal IP seperti di atas) http://192.168.1.100/aks

Demikian untuk setingan sistem Server-Clien, jadi Aplikasi cukup diinstal pada 1 aplikasi,

yaitu komputer yang berfungsi sebagai server, adapun komputer yang lain tidak perlu

diinstal aplikasi, cukup mengakses melalui browser dan dialamatkan sesuai dengan alamat

IP komputer server.

“Dengan sistem ini memungkinkan dibuat multiuser, banyak penerima tetapi database

menjadi satu” (untuk membuat seting multi user lihat pada bagian Referensi – Daftar User)

KONSULTASI & PEMESANAN MELALUI :

Web : http://aplikasiaks.com

Facebook : https://facebook.com/khamdirahmani

E-mail : [email protected]

WA : 085328635677

“Insya Alloh kami siap membantu Instalasi Aplikasi”

CARA PEMESANAN :

1. Hubungi kami melalui SMS / WA di nomor di atas atau melalui

Distributor yang terdaftar di Web http://aplikasiaks.com, dengan

mencantumkan Identitas Lembaga / Sekolah / Madrasah /

Yayasan / Komite untuk kami.

2. Kirimkan logo Lembaga / Sekolah / Madrasah / Yayasan /

Komite yang akan dijadikan background Kuitansi melalui email

/ WA di atas.

3. Kami akan mengirimkan Aplikasi melalui link download ke

email yang didaftarkan saat konfirmasi pembayaran.

http://192.168.1.100/aks


https://facebook.com/khamdirahmani

mailto:[email protected]

Buku Panduan Penggunaan AKS HP/WA ... PANDUAN AKS WEB v2.pdf · kelas & paralel atau paralel saja, misal A, B, C, 1-A, 1-B, 2-A, 2-B dst. Pada prinsipnya pembuatan Jenjang dan Paralel

Documents