Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset BUKU PANDUAN PENGUKURAN TAHAP PRESTASI PENYENGGARAAN ASET (TPPA) Berdasarkan Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2012 TATACARA PENGURUSAN ASET TAK ALIH KERAJAAN (TPATA) Format JKR.PATA-3D No. Terbitan : JKR 29300-0020-16
43
Embed
BUKU PANDUANjpak.jkr.gov.my/document/files/Dokumen/Super Admin/UPPF...Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset C BUKU PANDUAN PENGUKURAN
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
C
BUKU PANDUAN PENGUKURAN
TAHAP PRESTASI
PENYENGGARAAN ASET
(TPPA)
Berdasarkan Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2012
TATACARA PENGURUSAN ASET TAK ALIH
KERAJAAN (TPATA)
Format JKR.PATA-3D
No. Terbitan : JKR 29300-0020-16
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
KERAJAAN MALAYSIA
BUKU PANDUAN
PENGUKURAN
TAHAP PRESTASI
PENYENGGARAAN ASET
(TPPA)
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
I
KAWALAN DOKUMEN Maklumat Dokumen
Tajuk Dokumen
Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset (TPPA)
Pihak Yang Mengawal
Pengarah Kanan Cawangan Perancangan Aset Bersepadu (CPAB) Ibu Pejabat Jabatan Kerja Raya Malaysia
Kawalan Versi
No. Versi Tarikh Butiran Pindaan
Versi 1.0
16 MAC 2016
Versi 2.0
30 MAC 2018 i. Pindaan unit pengukuran penyenggaraan
ii. Pindaan keterangan KPI
Penyenggaraan lebih jelas
Butiran Pejabat Pengeluar: Pengarah Kanan Cawangan Perancangan Aset Bersepadu (CPAB) Ibu Pejabat Jabatan Kerja Raya Malaysia Tingkat 28, Menara PJD, No. 50, Jalan Tun Razak 50400 Kuala Lumpur Tel : 03 – 2618 7504 / 7500
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
II
KATA-KATA ALUAN
Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset ini diterbitkan sebagai salah satu usaha untuk membantu pelaksanaan pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Aset (OPA) sebagaimana yang diperlukan di dalam Bab B dan Bab D, Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih (TPATA), 2012.
Buku panduan ini menyediakan rujukan seragam tentang kriteria tahap prestasi dan kiteria petunjuk prestasi penyenggaraan aset tak alih Kerajaan serta memberikan panduan tentang kaedah untuk menentu dan mengukur pencapaian prestasi penyenggaran aset tak alih di sesebuah premis Kerajaan.
Adalah menjadi harapan agar buku panduan ini dapat melancarkan lagi Pengurusan Aset Tak Alih (PATA) Kerajaan dari aspek pengurusan penyenggaraan yang berobjektif, teratur dan cekap.
IR. HJ. MOHD DAUD BIN HARUN
PENGARAH KANAN
CAWANGAN PERANCANGAN ASET BERSEPADU
IBU PEJABAT JKR MALAYSIA
KUALA LUMPUR
TARIKH : 16 MAC 2016
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
III
PENGHARGAAN
Dokumen Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset ini telah
disiapkan dengan hasil usaha yang berterusan dan dinamik oleh pegawai-pegawai dari
Unit Perundingan Pengurusan Aset (UPPA), Bahagian Perundingan Pengurusan Aset
(BPPA), Cawangan Perancangan Pengurusan Aset (CPAB), Jabatan Kerja Raya.
Setinggi-tinggi penghargaan dan ucapan terima kasih kepada Jawatankuasa Penggubal
dan semua pihak yang terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam menjayakan
penyediaan dokumen ini.
Pengerusi Jawatankuasa Penggubal:
Ir. Ramli Bin Mohd Yusoff,
Pengarah, Bahagian Perundingan Pengurusan Aset
Ahli Jawatankuasa Penggubal:
1. Ir. Hj. Mohd Sabri B. Mat Deris
2. Ir. Azizul Bin Ariffin
3. Ir. Saiful Muzamir Bin Ismail
4. Puan Fadzilah Binti Sulaiman
5. Pn. Maznida Shahila Bt. Mat Salleh
6. Ir. Riduan Bin Osman
7. Pn. Nurhayati Bt. Abdul Hamid
8. Pn. Roziana Bt. Mahmood
9. Sr. Shahrul Effendy Bin Ahmad Shahrum
10. En. Ilias Bin Abdullah
11. Pn. Noor Faezah Bt. Hamdi
12. En. Zulzani Bin Ebon
13. Pn. Rozia Hanim Bt. Mohd Daim
14. En. Zulkifli Bin Zainal Abidin
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
16
9.0 PROSEDUR PENENTUAN TAHAP PRESTASI PENYENGGARAAN
ASET (TPPA)
9.1 Carta aliran prosedur penentuan Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
(TPPA)
Langkah
Huraian
1
2
3
M
T
Dapatkan Nilai Setiap Petunjuk Prestasi Penyenggaraan (PI Penyenggaraan)
Ukur Petunjuk Prestasi Utama (Pencapaian KPI Penyenggaraan)
Tentukan Tahap Prestasi Penyenggaraan (TPPA) (Status Penyenggaraan Aset)
Prosedur Bermula
Prosedur Tamat
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
17
X 100%
9.2 Keterangan prosedur penentuan Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
(TPPA)
9.2.1 Langkah 1 : Dapatkan nilai setiap petunjuk prestasi penyenggaraan
(PI Penyenggaraan) iaitu PI PyA, PI PyB, PI PyC dan PI KK
PI Penyenggaraan Am (PI PyA)
PI PyA = Bil. Skor PI (Respon) PyA + Bil. Skor PI (Aduan) PyA] 2
PI (Respon) PyA adalah pencapaian tempoh respon aduan penyenggaraan am/ rutin mengikut ASL PI (Respon) PyA = Bil. Aduan PyA dimaklumbalas mengikut ASL Bil. Aduan PyA keseluruhan (Sila rujuk Jadual 1: Indeks PI (Respon) PyA) Contoh: PI (Respon) PyA = 95/100 X 100%
= 95%
Skor = 5 (Sangat Memuaskan)
Skor Pencapaian (%) Tahap Kepuasan
1 0 – 74 % Sangat Tidak Memuaskan
2 75 – 79 % Tidak Memuaskan
3 80 – 84 % Sederhana Memuaskan
4 85 – 94 % Memuaskan
5 95 – 100 % Sangat Memuaskan
Jadual 1 : Indeks PI (Respon) PyA
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
18
X 100%
PI (Aduan) PyA adalah pencapaian tindakan aduan mengikut ASL PI (Aduan) PyA = Bil. Aduan PyA diambil tindakan mengikut ASL Bil. Aduan PyA Keseluruhan (Sila rujuk Jadual 2: Indeks PI (Aduan) PyA) Contoh: PI (Aduan) PyA = 80/100 X 100%
= 80% Skor = 4 (Memuaskan)
Skor Pencapaian (%) Tahap Kepuasan
1 0 – 19 % Sangat Tidak Memuaskan
2 20 – 39 % Tidak Memuaskan
3 40 – 59 % Sederhana Memuaskan
4 60 – 89 % Memuaskan
5 90 – 100 % Sangat Memuaskan
Jadual 2 : Indeks PI (Aduan) PyA
PI PyA = Bil. Skor PI (Respon) PyA + Bil. Skor PI (aduan) PyA 2 (Sila rujuk Jadual 3: Nilai PI PyA) Contoh:
PI PyA = 5 + 4 = 2
Skor = 4.5 (Memuaskan)
SKOR TAHAP KEPUASAN
1 Sangat Tidak Memuaskan
2 Tidak Memuaskan
3 Sederhana Memuaskan
4 Memuaskan
5 Sangat Memuaskan
Jadual 3 : Nilai PI PyA
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
19
X 100%
X 100%
[Parameter bagi mengukur PI PyA adalah:
i) % tempoh respon mengikut ASL (Leading Measure) &
ii) % tindakan aduan mengikut ASL (Leading Measure)
PI Penyenggaraan Pembaikan (PI PyB)
PI PyB = Bil. Skor PI (Respon) PyB + Bil. Skor PI (Pembaikan) PyB
2 PI (Respon) PyB adalah pencapaian tempoh respon aduan penyenggaraan pembaikan mengikut ASL PI (Respon) PyB = Bil. Aduan PyB dimaklumbalas mengikut ASL Bil. Aduan PyB keseluruhan (Sila rujuk Jadual 4: Indeks PI (Respon) PyB) Contoh:
PI (Respon) PyB = 95/100 X 100
= 95% Skor = 5 (Sangat Memuaskan)
Skor Pencapaian (%) Tahap Kepuasan
1 0 – 74 % Sangat Tidak Memuaskan
2 75 – 84 % Tidak Memuaskan
3 85 – 89 % Sederhana Memuaskan
4 90 – 94 % Memuaskan
5 95 – 100 % Sangat Memuaskan
Jadual 4 : Indeks PI (Respon) PyB
PI (Pembaikan) PyB adalah pencapaian tindakan pelaksanaan pembaikan mengikut ASL PI (Pembaikan) PyB = Bil. PyB yang dilaksanakan mengikut ASL Bil. Keseluruhan PyB yang dilaporkan (Sila rujuk Jadual 5: Indeks PI (Pembaikan) PyB)
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
20
Contoh:
PI (Pembaikan) PyB = 80/100 X100%
= 80% Skor = 4 (Memuaskan)
Skor Pencapaian (%) Tahap Kepuasan
1 0 – 19 % Sangat Tidak Memuaskan
2 20 – 39 % Tidak Memuaskan
3 40 – 59 % Sederhana Memuaskan
4 60 – 89 % Memuaskan
5 90 – 100 % Sangat Memuaskan
Jadual 5 : Indeks PI (Pembaikan) PyB
PI PyB = Bil. Skor PI (Respon) PyB + Bil. Skor PI (Pembaikan) PyB 2 (Sila rujuk Jadual 6: Nilai PI PyB) Contoh:
PI PyB = 5 + 4
= 2
= 4.5 (Memuaskan)
SKOR TAHAP KEPUASAN
1 Sangat Tidak Memuaskan
2 Tidak Memuaskan
3 Sederhana Memuaskan
4 Memuaskan
5 Sangat Memuaskan
Jadual 6 : Nilai PI PyB
[Parameter bagi mengukur PI PyB adalah:
i) % tempoh respon mengikut ASL (Leading Measure) &
ii) % pembaikan kerosakan mengikut ASL (Leading Measure)]
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
21
X 100%
PI Penyenggaraan Pencegahan (PI PyC)
PI PyC = Bilangan skor PI (Pencegahan) PyC PI (Pencegahan) PyC adalah pencapaian tindakan pelaksanaan Planned Preventive Maintainance (PPM) mengikut ASL PI (Pencegahan) PyC = Bil. PPM yang dilaksanakan mengikut ASL Bil. PPM yang dijadualkan (Sila rujuk Jadual 7: Indeks PI (Pencegahan) PyC) Contoh: PI (Pencegahan) PyC
= 85 /100 X 100%
= 85%
Skor = 4 (Memuaskan)
Skor Pencapaian (%) Tahap Kepuasan
1 0 – 4 % Sangat Tidak Memuaskan
2 5 – 34 % Tidak Memuaskan
3 35 – 64 % Sederhana Memuaskan
4 65 – 94 % Memuaskan
5 95 – 100 % Sangat Memuaskan
Jadual 7 : Indeks PI (Pencegahan) PyC
PI PyC = Bilangan skor PI (Pencegahan) PyC (Sila rujuk Jadual 8: Nilai PI PyC) Contoh:
PI PyC = 4 (Memuaskan)
SKOR TAHAP KEPUASAN
1 Sangat Tidak Memuaskan
2 Tidak Memuaskan
3 Sederhana Memuaskan
4 Memuaskan
5 Sangat Memuaskan
Jadual 8 : Nilai PI PyC
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
22
X 100%
X 100%
[Parameter bagi mengukur PI PyC adalah:
i) % Planned Preventive Maintenance (PPM) mengikut jadual (Leading
Measure)]
PI Kajian Kepuasan (PI KK)
PI KK = Bil. Skor PI (CSI) KK + Bil. Skor PI (SSI) KK
2 PI (CSI) KK adalah pencapaian kepuasan hati pelanggan mengikut ASL PI (CSI) = Bil. Responden pelanggan yang berpuas hati mengikut ASL Bil. Keseluruhan responden CSI (Sila rujuk Jadual 9: Indeks PI (CSI) KK) Contoh: PI (CSI) KK = 85/100X100% = 85%
Skor = 5 (Sangat Memuaskan)
Skor Pencapaian (%) Tahap Kepuasan
1 0 – 24 % Sangat Tidak Memuaskan
2 25 – 44 % Tidak Memuaskan
3 45 – 64 % Sederhana Memuaskan
4 65 – 84 % Memuaskan
5 85 – 100 % Sangat Memuaskan
Jadual 9 : Indeks PI (CSI) KK
PI (SSI) KK adalah pencapaian kepuasan hati staf mengikut ASL PI (SSI) KK = Bil. Responden SSI yang berpuas hati mengikut ASL Bil. Keseluruhan responden SSI (Sila rujuk Jadual 10: Indeks PI (SSI) KK)
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
23
Contoh:
PI (SSI) KK = 85/100 X 100%
= 85% Skor = 5 (Sangat Memuaskan)
Skor Pencapaian (%) Tahap Kepuasan
1 0 – 24 % Sangat Tidak Memuaskan
2 25 – 44 % Tidak Memuaskan
3 45 – 64 % Sederhana Memuaskan
4 65 – 84 % Memuaskan
5 85 – 100 % Sangat Memuaskan
Jadual 10 : Indeks PI (SSI) KK
PI KK = Bil. Skor PI (CSI) + Bil. Skor PI (SSI) 2 (Sila rujuk Jadual 11 : Nilai PI KK) Contoh: PI KK = 5 + 5
= 2 = 5
Skor = 5 (Sangat Memuaskan)
SKOR TAHAP KEPUASAN
1 Sangat Tidak Memuaskan
2 Tidak Memuaskan
3 Sederhana Memuaskan
4 Memuaskan
5 Sangat Memuaskan
Jadual 11 : Nilai PI KK
Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset
24
=
[Parameter bagi mengukur PI KK adalah:
i) % kepuasan pelanggan (CSI) (Lagging Measure) &
ii) % kepuasan staff (SSI) (Lagging Measure)]
9.2.2 Langkah 2 : Ukur Petunjuk Prestasi Utama (Pencapaian KPI
Penyenggaraan)
Berdasarkan JKR.PATA.F7/5, Pencapaian KPI Penyenggaraan diukur dalam bentuk peratus (%) Pembahagian wajaran untuk 100% KPI penyenggaraan adalah:
Aktiviti penyenggaraan : 85% (Leading Measure)
Kepuasan pelanggan : 15% (Lagging Measure)
100%
Maka,
Pencapaian KPI [(PI PyA + PI PyB + PI PyC) x 85%] + [PI KK x 15%] Penyenggaraan 15 5
(Sila rujuk Jadual 12: Nilai Pencapaian KPI Penyenggaraan)
TAHAP PRESTASI DAN KPI PENYENGGARAAN ASET TAK ALIH KERAJAAN
TAHAP KPI PENYENGGARAAN KETERANGAN
1 Penyenggaraan Sangat Lemah
0% - 20%
Aktiviti pengurusan penyenggaraan lemah
Aset tidak berfungsi memenuhi tujuan reka bentuk dan perundangan
Tiada maklumbalas dan tindakan kerja aduan*
Aset tidak dinaiktaraf, terus menyusut/merosot, menjadikan aset tidak cukup upaya untuk mencapai keperluan semasa penggunaan
2 Penyenggaraan Lemah
21% - 40%
Aktiviti pengurusan penyenggaraan lemah
Aset tidak berfungsi memenuhi tujuan reka bentuk dan perundangan
Tidak mematuhi masa maklumbalas dan tindakan kerja aduan yang ditetapkan*
Aset dinaiktaraf tetapi tidak secara berkala, menjadikan aset masih tidak cukup upaya untuk mencapai keperluan semasa penggunaan
3 Penyenggaraan Sederhana
41% - 60%
Aktiviti pengurusan penyenggaraan berkeadaan sederhana
Aset berfungsi memenuhi tujuan reka bentuk dan perundangan
Masa maklumbalas dan tindakan kerja aduan dipatuhi*
Aset dinaiktaraf secara berkala selaras dengan piawaian dan penggunaan, tetapi tidak cukup untuk mengawal kesannya kepada penggunaan biasa dan kemerosotan/penyusutan
LAMPIRAN 1
28
TAHAP KPI PENYENGGARAAN KETERANGAN
4 Penyenggaraan Baik
61% - 80%
Aktiviti pengurusan penyenggaraan berkeadaan baik
Aset berfungsi memenuhi tujuan reka bentuk dan perundangan
Masa maklumbalas dan tindakan kerja aduan dipatuhi*
Aset dinaiktaraf mengikut keperluan, selaras dengan piawaian dan penggunaan terkini
5 Penyenggaraan Cemerlang
81% - 100%
Aktiviti pengurusan penyenggaraan sangat baik
Aset berfungsi memenuhi tujuan reka bentuk dan perundangan
Masa maklumbalas dan tindakan kerja aduan dipatuhi*
Aset sentiasa dinaiktaraf, selaras dengan piawaian dan penggunaan terkini
Nota :
*Nilai sasaran bagi kategori (Umum,Segera,Kecemasan) adalah ditetapkan oleh pihak jabatan