Abschlusspräsentation zum NSM-Projekt der SLUB Dresden, 28.01.2014
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Januar 28, 2014 | Seite 3 Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors
Ausgangssituation bis 2010
Gespräch im SMWK, 29.10.2010 ; Eröffnungsrunde 05.01.2011
Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden
Konsequentes Entscheiden nach Kosten- und Leistungskriterien? -
Investitionsrücklagen und Rück- stellungen (periodenübergreifend)? -
Strategisches Personalmanagement? -
Finanz-Effizienz durch wechselseitige Deckung von Personal- und Sachetat?
Leistungspartnerschaften durch Beteiligungsmanagement?
-
-
Die Möglichkeiten kameraler Verfassung: Unternehmerische Freiräume?
Die SLUB rangiert noch unter den „top five“ der Bibliotheken auf einem hochdynamischen Verdrängungsmarkt. Nachhaltiger Erfolg erfordert deutlich mehr unternehmerische Spielräume.
Betriebswirtschaftlich sinnvolles Personal- und Finanzmanagement ist unter diesen Rahmenbedingungen nicht möglich. Antrags- und Genehmigungsverfahren gewährleisten die notwendige Flexibilität und Planungssicherheit nicht.
Januar 28, 2014 | Seite 4 Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors
Ausgangssituation bis 2010 Ergebnisse 31.12.2013
Gespräch im SMWK, 29.10.2010 ; Eröffnungsrunde 05.01.2011
Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden
Konsequentes Entscheiden nach Kosten- und Leistungskriterien? -
Investitionsrücklagen und Rück- stellungen (periodenübergreifend)? -
Strategisches Personalmanagement? -
Finanz-Effizienz durch wechselseitige Deckung von Personal- und Sachetat?
Leistungspartnerschaften durch Beteiligungsmanagement?
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Die Möglichkeiten kameraler Verfassung: Unternehmerische Freiräume?
Die SLUB rangiert noch unter den „top five“ der Bibliotheken auf einem hochdynamischen Verdrängungsmarkt. Nachhaltiger Erfolg erfordert deutlich mehr unternehmerische Spielräume.
Betriebswirtschaftlich sinnvolles Personal- und Finanzmanagement ist unter diesen Rahmenbedingungen nicht möglich. Antrags- und Genehmigungsverfahren gewährleisten die notwendige Flexibilität und Planungssicherheit nicht.
Organisatorische Rahmenbedingungen
5. Januar 2011 22
✓ ✓ ✓ ✓
Die SLUB hat sich in der Spitzengruppe der deutschen Bibliotheken etabliert und als Staatsbetrieb dringend benötigte unternehmerische Freiräume gewonnen.
Diese Rahmenbedingungen bedeuten für das Haus einen „Quantensprung“. Dauerhafter Erfolg setzt jedoch auch künftig eine aufgaben-adäquate Finanzierung voraus.
Januar 28, 2014 | Seite 12 Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors
NSM-Controlling: ausgewählte Ergebnisse
SLUB Dresden, M. Golsch, 19. November /22. Dezember 2013 Seite 10 von 14
Mediennutzung 3 . Quartal 2013 2 . Quartal 2013
Vorgänge Std. Vorg./ Std.
Vorgänge Std. Vorg/ Std.
Ausleihservice, gesamt davon - Ausleihservice - Hintergrundlogistik - Forderungs- management
914.426
827.509
80.343 6.574
10.241
7.398 2.253
591
89,3
112
35.7 11,1
951.342
864.804
79.163 7.375
10.076
7.519 2.003
554
94,4
115
39,5 13,3
Magazin- und Freihanddienste
272.032
5.395
50,4
254.675
5.458
46,7
Lieferservice + Fernleihe, gesamt davon - Fernleihe - Subito - TULieferdienst
23.079
16.183
3.075 3.821
4.203
3.039
574 591
5,5
5,3 5,3 6,5
26.365
18.656
3.331 4.378
4.123
3.045
549 529
6,4
6,1 6,1 8,3
Summen 1.209.537 19.839 1.232.382 19.657 Tabelle 1: Eckwerte der physischen Mediennutzung, auf ganze Stunden gerundet Eine Gesamtübersicht mit den Werten für das 1. Quartal 2013 und den Quartalsdurchschnitten des Vorjahres bietet Anlage 5 dieses Berichts. Für die Geschäftsanfälle im Ausleihservice verdeutlicht der Zahlenvergleich auch im 3. Quartal, dass im Zuge des elektronischen Medienwandels die physische Nutzung weiter zurückgeht, was den seit 2010 festzustellenden Trend fortsetzt. Erfahrungsgemäß ist jedoch zum Semesterstart und Studienbeginn im 4. Quartal wieder mit steigenden Geschäftsanfällen im Ausleihservice zu rechnen. In die Betriebsergebnisse „Information/Auskunft“ flossen neben den mündlichen und schriftlichen Auskünften bisher auch die besonders zeitintensiven Beratungsformen mit ein, z.B. Auskünfte per Wissensbar, neue Beratungsthemen zum Open-Access-Publizieren oder zu bibliometrischen Analysen, sowie die Organisation, Konzeption und Durchführung von Schulungen und Führungen, aber auch die Software- und Anforderungsentwicklung für das Veranstaltungsmanagement, die den arithmetischen Durchschnitt entsprechend beeinflusst haben. So verzeichnet das Gesamtprodukt Information/Auskunft im 3. Quartal 7.553 aufgewendete Stunden mit 22.237 erfassten Auskünften. Rein rechnerisch ergibt sich daraus ein Aufwand von rd. 20 Minuten pro Auskunft (2. Quartal: rd. 21 Minuten, 1. Quartal: rd. 20 Minuten). Die mit dem 2. Quartal 2013 verbesserte Produktuntergliederung erlaubt seither auch in diesem Segment genauere Auswertungen. So entfallen auf das Produkt Benutzerberatung (inkl. Wissensbar) im 3. Quartal insgesamt 6.272,50 aufgewendete Stunden, denen 21.864 Auskünfte gegenüberstehen. Rein rechnerisch ergibt sich daraus ein Aufwand von rd. 17 Minuten pro Auskunft. Der Aufwand für die Vorbereitung, Organisation und Durchführung der 129 Schulungen und Führungen betrug 551 Stunden, so dass sich ein errechneter Aufwand von ca. 256 Minuten pro Veranstaltung ergibt. Im 2. Quartal waren es rd. 130 Minuten. Das Ergebnis spiegelt auch die konzeptionellen Arbeiten zur Weiterentwicklung des Produktes wider. Insbesondere im September fielen zur Vorbereitung der Veranstaltungen im Wintersemester zusätzliche Aufwände an, die sich auch in der Vollkostenbetrachtung wiederfinden (vgl. Pkt. 4.2 S. 14).
Stundenvolumen im Bibliotheksservice
SLUB Dresden, M. Golsch, 19. November /22. Dezember 2013 Seite 11 von 14
Dass die Zahl der Schulungen/Führungen um rd. 35% hinter dem Ergebnis des 2. Quartals zurückbleibt, ist dem Semesterverlauf und damit saisonalen Effekten geschuldet. Erfahrungsgemäß wird das Aufkommen in diesem Segment mit Beginn des Wintersemesters wieder deutlich steigen. Die derzeit hohen Aufwände für Open Access Publizieren und insbesondere für Bibliometrie sind auch weiterhin mit der Evaluation und Einarbeitung in ein neues Fachgebiet begründet, um diese Services an der SLUB als neue Dienstleistungen zu etablieren. Die Grundlage der gezählten Vorgänge sind hierbei Kontaktanbahnungen, Beratungsgespräche und Kooperationsbeziehungen mit Wissenschaftlern der TU Dresden. Tabelle 2 bietet eine Übersicht zum Bereich „Information/“Auskunft“.
Gesamt davon - Benutzerberatung - Schulungen / Führungen - Open Access Publizieren - Bibliometrie - Auftragsrecherchen
22.237
21.864 129 187
49 8
7.553
6.273 551 541 176
13
21.370
20.972 198 158
34 8
7.670
6.656 449 400 158
8 Tabelle 2: Eckwerte der Informationsvermittlung, auf ganze Stunden gerundet 3.2.3 Staatsbibliothekarische Koordinierungsaufgaben Für die neun Produkte im Produktbereich Staatsbibliothekarische Koordinierungsaufgaben sind insgesamt rd. 266 Tsd. ! Stundenkosten angefallen (2. Quartal: rd. 253 Tsd. !, 1. Quartal: rd. 223 Tsd. !; Quartalsdurchschnitt des Vorjahres von rd. 225 Tsd. !). Neben dem Aufbau eines medienübergreifenden Repositories haben vor allem die Beratungsleistungen der Landesstelle für Bestandserhaltung zur Bewältigung der Flutschäden vom Juni zusätzlichen Aufwand verursacht.
3.2.4 Landesweite Produkte Für die fünf landesweiten Produkte wurden insgesamt rd. 89 Tsd. ! Stundenkosten aufgewendet (2. Quartal: rd. 104 Tsd. !, 1. Quartal: rd. 122 Tsd. !), von denen rd. 48% auf die Ausbildung entfielen (2. Quartal: rd. 51%, 1. Quartal: 49%). Die SLUB bildet derzeit 21 Lehrlinge (incl. zweier BA-Studenten) in den Berufen Fachangestellte für Medien und Informationsdienste, Fachinformatiker, Foto- und Medienlaborant sowie Buchbinder aus. 3.2.5 Externe Projekte Um ihre Digitalisierungskapazitäten bis zum Start der Hauptphase des VD 18 sinnvoll auszulasten, hat die SLUB zur Überbrückung ihr Digitalisierungsprojekt für Saxonica des 19. Jahrhunderts weiter forciert, das mit 2.631 Stunden und 120.520 ! Stundenkosten zu Buche schlug (2. Quartal: 1.652 Stunden, 80.594 ! Stundenkosten, 1. Quartal: 707 Stunden, 35.688 ! Stundenkosten). Ebenfalls fortgeführt wurde das im Februar 2013 gestartete Projekt VD 17-Nummernliste, für das an Stundenkosten 22.697 ! anfielen (2. Quartal: 37.051 !, 1. Quartal: 21.439 !).
In der Rubrik „Katalogzugriffe“ war in der Zwischenabrechnung zum 30. September 2013 ein Schreibfehler enthalten. Statt 17.826.696 Zugriffe muss das IST per 30.09.2013 auf 11.826.696 lauten.
Erläuterungen zu den quantitativen Zielen: - Die Anzahl vorgemerkter Exemplare lässt Aussagen über die Abdeckung des Nutzerbedarfes und damit über die Qualität der
Literaturversorgung zu. Gleichzeitig bedeutet jede Vormerkung aufgrund der damit verbundenen logistischen Prozesse Kosten für die Bibliothek. Beides sind Gründe, eine Absenkung dieser Anzahl anzustreben. Gesehen auf das gesamte Jahr 2013 konnte die Anzahl der von Nutzern ausgelösten Vormerkungen an die Zielvorgabe von 120.000 Stück angenähert werden. Das hat zunächst einen positiven Effekt hinsichtlich der Kosten für diese Vorgänge. Die Anzahl tatsächlich bedienter Vormerkungen liegt 2013 20 % unter der Anzahl der ausgelösten Vormerkungen bei 96.000. Das heißt, die nicht bedienten Vormerkungen schlagen zwar kostenmäßig zu Buche, es kann aber nicht dokumentiert werden, dass sie schlussendlich einen Bedarf bei den Bibliotheksbenutzern decken. Nicht abgeleitet werden kann aus der Tatsache der Nicht-Ausleihe vorgemerkter Exemplare, dass Nutzern die gewünschten Inhalte vorenthalten bleiben: Die Bereitstellung vorgemerkter Exemplare in Selbstbedienungsregalen schließt die Nutzung ohne Ausleihe nicht aus. Darüber hinaus ist insbesondere solche Literatur mit hoher Nachfrage i.d.R. in mehreren ausleihbaren und nicht ausleihbaren Exemplaren im Freihandbereich für Nutzer zugänglich, so dass in vielen Fällen eine Nutzung der fraglichen Inhalte bereits vor der Bereitstellung des vorgemerkten Exemplars stattfinden kann. Darüber hinaus führt die technische Möglichkeit, im Katalog mehrere Exemplare eines Titels
September 9, 2013 | Seite 6 Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors
Agresso Business World als ERP-System
VERTRAGSECKDATEN
03.12.12 Seite 1
! Der Auftragnehmer verpflichtet sich, schwerpunktmäßig die in Anlage 1a zu Anlage 2 seines Angebotes vom 31.08.2012 benannten Mitarbeiter bei der Bearbeitung der Einzelaufträge einzusetzen.
VERTRAGSECKDATEN
03.12.12 Seite 1
! Der Auftragnehmer verpflichtet sich, schwerpunktmäßig die in Anlage 1a zu Anlage 2 seines Angebotes vom 31.08.2012 benannten Mitarbeiter bei der Bearbeitung der Einzelaufträge einzusetzen.
Ø Entwicklungsverbund mit anderen Staatsbetrieben.
Ø Anwenderfreundlichere Programmoberfläche.
Ø Vereinfachung von Prozessen in der Finanzbuchhaltung, wie z.B. Wegfall von zusätzlichen Auswertungen in Excel (z. B. vereinfachte Massenbuchhaltungen in der Anlagenbuchhaltung, Anbindung an das Abrechnungssystem der Kasse-KABU).
Ø Einfacheres Berichtswesen, flexiblere Gestaltung spezifischer Berichte, integrierte landesweite NSM-CO-Tabellen (z. B. Tabelle aller Betriebsergebnisse auf Produktebene).
Ø grafisch gut aufbereitete Controllingberichte (Plan-Ist Vergleiche, Cockpitfunktion).
Die NSM-Einführung in der SLUB passt in die Strategie der UNIT4
Ø UNIT4 ist bereit, die angebotene NSM-Landeslizenz zur Anwendung zu bringen.
Ø UNIT4 verstärkt seine Aktivitäten im Hochschulbereich mit neuen Partnern.
Ø Das ERP-Produkt ABW wächst mit Ihren Anforderungen Ausbaustufen sind möglich.
Ø UNIT4 erachtet den NSM-Lösungsansatz als Einstieg in die europäischen Rechnungsnormen (EPSAS) und kann sich hier eine erweiterte Zusammenarbeit mit dem SMF vorstellen.
Zentrale in Sliedrecht, NL
München
Hr. Mors
28.01.14
UNIT4 IST UND BLEIBT EIN STARKER PARTNER FÜR DEN FREISTAAT SACHSEN
Januar 28, 2014 | Seite 29 Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors
Auditierung ABW als NSM-System
Ø Im Rahmen des Projektes wurden spezifische NSM-Fachkonzepte erarbeitet, die von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Wibera auditiert wurden.
Ø Bei der Erarbeitung der NSM-Umsetzungskonzepte durch Unit4 und die SLUB hat Syncwork fachlich beraten und konnte sich von der NSM-Konformität der NSM-Umsetzungskonzepte überzeugen.
Ø Die Einführung von ABW auf Grundlage der NSM-Umsetzungskonzepte wurde von Syncwork fachlich unterstützt (projektbegleitende Auditierung).
Ø In einer Systempräsentation am 24. Januar 2014 wurde das ABW-System anhand NSM-relevanter Geschäftsvorfälle von Mitarbeitern der SLUB vorgeführt.
Ø Die NSM-Konformität des in der SLUB eingerichteten ABW-Systems kann bestätigt werden.
Ø Die in kraft gesetzte ABW-Dienstanweisung sowie die Freigabeerklärungen der Hauptkasse für die KaBu-Schnittstelle wurden schriftlich vorgelegt.
Januar 28, 2014 | Seite 33 Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors
Leistungsführerschaft als Unternehmensvision
Die SLUB gehört zu den leistungsfähigsten wissenschaftlichen Bibliotheken der Bundesrepublik. Sie ist ein bedeutendes Innovations- und Koordinierungszentrum im deutschen und internationalen Bibliothekswesen und arbeitet engagiert an der Entwicklung ihrer digitalen Informations- und Kommunikationsdienste. Die SLUB versteht die „Digitale Revolution“ als Chance und gestaltet den elektronischen Medienwandel erfolgreich mit. Sie ist damit Zentrum und Motor im Leistungsverbund der sächsischen Bibliotheken. Konsequente Strukturentwicklung erschließt der sächsischen Informationslandschaft weitere Synergien. Mit der Bündelung von Investitionen und Nachfragemacht sowie über den koordinierten Roll Out zentral gehosteter Dienste leistet die Sächsische Staatsbibliothek dazu die entscheidenden Beiträge.