Broodje Agora: infomomenten over het nieuwe dienstverleningsconcept

Een broodje Agora

Infomoment over het Agoraproject

30 & 31 maart 2015

Visienota nieuwe dienstverlening

10 strategische principes In de praktijk

1. De logica van de burger

Burgerzaken Vrije tijd Welzijn

Omgeving Algemeen

2. Front office in drie lagen

3. Meer online dienstverlening

4. Loketmedewerkers zijn klantgericht

5. Flexibele bezetting van de loketten

6. Zelfde organisatie online als offline

7. Centralisatie balies in AC

8. Uniforme openingstijden

9. Dienstverlening op afspraak

10. De loketten zijn modulair en flexibel

Dienstverlening in de praktijk

• Welke producten in elk thema?

• Aantal balies per thema

• Vormvereisten en aandachtspunten

• De backoffice

Onthaalbalie

Snelbalies

Themabalies

Burgerzaken

Omgeving

Vrije tijd

Welzijn

Algemeen

Spreekkamers

De backoffice

3 werkgroepen

Infrastructuur

Dienstverlening en software

Personeel

Infrastructuur

• Trekker: Paul Somers

• Leden– Martine Roothooft

– Roel Saeyvoet

– Kathleen Staes

– Marc van Daele

– ?

– ?

• Ad hoc medewerkers

Dienstverlening en software

• Trekker: Martine Roothooft

• Leden– Koen Noens

– Kathleen Staes

– Ken Van Dyck

– Marc van Daele

– Sarah Hellemans (eindwerk)

– ?

– ?

• Ad hoc medewerkers

Personeel

• Trekkers: Viviane Buys en Dennis Van den Broeck

• Leden– Marc van Daele

– Ellen Van Hoorick

– Daniëlle Fissette

– Ilse Weynants

– Vakbondsafgevaardigde

– ?

– ?

• Ad hoc medewerkers

!

Voor elke werkgroep2 medewerkers met visie en enthousiasme om mee te bouwen

Projectfiche: Scope

Datum Mijlpaal

1 april 2015 Visietekst, projectfiche, projectplan en communicatieplan goedgekeurd op CBSFrame voor geïntegreerd organogram

1 juli 2015 Benodigde oppervlakte afgetoetstVisietekst en frame besproken met diensthoofden en goedgekeurd door CBSBeschrijving en raming benodigde softwareKader voor het nieuwe werken en voorwaarden voor diensten en personeelsleden

1 oktober 2015 PersoneelsbehoefteplanHet nieuwe werken vanuit de pilootfase van de communicatiedienst goedgekeurd door CBS

1 januari 2016 Concrete visie met stappenplan voor het nieuwe werkenBestek voor software goedgekeurd door GRConcept voor inrichting van de verschillende locatiesPersoneelsbehoefteplan gecommuniceerd aan het personeelCompetentieprofielen en uurroosters

1 april 2016 Bestekken voor infrastructuur en verhuisplan goedgekeurdProductencatalogus met procedures voor baliemedewerkers en integratie sociaal huisVisie op e-government

1 juli 2016 Softwareleveranciers zijn gekozenGoestinggesprekken met het personeel

1 oktober 2016 Nieuwe software geïnstalleerd en geparametriseerd

1 januari 2017 Personeel is opgeleidVerbouwingswerken en aankopen uitgevoerd en personeel is verhuisdAgora in productie met nieuwe openingstijden, locaties en software

Communicatie

Intern

• Informele infomomenten

• Zwiepers

• Teamvergadering

• Documenten op intranet

• Werkgroepen

• Bezoeken aan andere

besturen

• Goestinggesprekken

Extern• Voor het begin van de werken

– Infomagazine over nieuwe dienstverlening

– Infomagazine over planning en hinder

– Flyer voor baliebezoekers

• Tijdens de werken– Info over vordering en hinder in

infomagazine en website

– Info op sociale media, met aandacht voor beleving

• Na de werken– Feestelijke opening

– Lancering nieuwe website